Понятие документа электронного документа реквизитов документа

Календарь документов работает только для информации об избранных документах. Для системного поиска перейдите в раздел «Поиск по всем документам».

Разберёмся, в чем различия бумажного варианта документа, его отсканированной версии и документа, изначально созданного в электронной форме, затем сравним требования к ним и определим сферы применения.

Документ бумажный, электронный образ и электронный документ

Федеральный закон от 29.12.1994 № 77-ФЗ (редакция от 03.07.2016) «Об обязательном экземпляре документов» определяет документ как «Материальный носитель с зафиксированной на нём в любой форме информацией в виде текста, звукозаписи, изображения и (или) их сочетания, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и предназначен для передачи во времени и в пространстве в целях общественного использования и хранения».

Разделение документов на бумажные и электронные — не более чем разграничение по виду носителя, форме документирования и представления информации.

Понятие электронного документа закреплено Федеральным законом от 27.07.2006 № 149-ФЗ (редакция от 18.03.2019) «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» и звучит так:

«Электронный документ — документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах».

Таким образом, документ в электронном виде и изначально электронный документ — не одно и то же. В первом случае документ создается как бумажный и преобразуется в электронный документ, получается электронный образ документа. Во втором — изначально создаётся в форме электронного документа.

В электронном документообороте используются как образы документов, так и электронные документы. Но если для электронных образов в большинстве случаев можно использовать любой вид электронной подписи, то для электронных документов зачастую нужна усиленная квалифицированная электронная подпись.

Бумажные и электронные документы юридически равнозначны, если иное не установлено законом или договором. Исключения касаются только отдельных видов документов, к которым предъявляются повышенные требования к безопасности данных и условиям хранения.

Требования к документам в электронном виде

Требования к документам в электронном виде делятся на три категории и соблюдаются в порядке приоритетности:

1. Общие требования. Не отличаются от требований к документам в бумажном виде и в основном касаются формы и содержания.
2. Требования, предъявляемые к конкретному виду документов в электронном виде, в том числе электронным документам. Ключевые в этой категории — требования к электронной подписи. Именно она и соблюдение условий её применения делают документ юридически значимым.
3. Особые требования к конкретным документам в электронном виде, предъявляемые исходя из их назначения, условий создания, обработки, передачи и хранения. Эти требования всегда индивидуальны по отношению к категориям или видам документов. Они отражены в специальных нормативных актах или инструкциях.

Для каждого документа в электронном виде свои требования. Поэтому, когда вы собираетесь создать или передать документ, обращайтесь к требованиям, установленным конкретно для него.

Виды и применение электронных документов

Рассмотрим самые распространённые документы в практике документооборота компаний и индивидуальных предпринимателей.

Договоры, контракты, соглашения

Часть 2 статьи 434 ГК РФ разрешает заключение письменных договоров путём обмена электронными документами, в том числе с использованием сторонами сделки электронной почты. Обязательное требование — возможность достоверно установить, что документ, например экземпляр договора, исходит от стороны сделки.

Выполнить условие легко: договоритесь с контрагентом о заключении договора таким способом, составьте и подпишите договор с использованием электронной подписи. Аналогичным способом можно обмениваться протоколами разногласий и дополнительными соглашениями, вносить изменения в договоры и направлять претензии.

Первичные учётные документы

Требования к ним изложены в статье 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ (редакция от 28.11.2018) «О бухгалтерском учёте». Специальные требования к счетам-фактурам — в статье 169 НК РФ.

Первичные документы могут быть бумажными или электронными, электронный первичный документ обязательно должен быть подписан электронной подписью. Но если законом или договором предусмотрено представление первичного документа в бумажном виде, он должен быть представлен именно на бумаге. Если бумажного документа нет, придётся его создать — распечатать соответствующий электронный документ. Это условие пока препятствует полному переходу на электронный документооборот: многие компании вынуждены дублировать документы полностью либо частично. Для обмена электронными счетами-фактурами и УПД, например, необходимо, обращаться к услугам оператора электронного документооборота. Также вести документооборот через оператора ЭДО целесообразно при больших объёмах документооборота — налаженная система сбережёт ваше время.

Выполнение всех требований к первичным учётным документам — это фактически выполнение требований ФНС. Упрощает задачу применение обязательных или рекомендованных налоговым органом форматов — формализованных электронных документов. Обязательные форматы утверждены для счёта-фактуры и универсального передаточного документа, в том числе корректировочных (Приказы ФНС № ММВ-7-15/155@, № ММВ-7-15/155@ и № ММВ-7-15/189@). Рекомендованные форматы есть для акта приёмки работ и документа о передаче товаров (Приказы ФНС № ММВ-7-10/552@ и № ММВ-7-10/551@) — можно применять их или разработать свой формат.

Отчётность

Всю налоговую и бухгалтерскую отчётность можно представлять в электронной форме. Обязательное условие для сдачи электронной отчетности — подписание документов усиленной квалифицированной электронной подписью. Передавать отчётность в электронном виде можно через оператора ЭДО или через официальный сайт ФНС.

Документы для подачи в суд

Любые процессуальные документы можно подавать в суд в электронном виде, в том числе в форме электронного документа. Для электронной подачи документов в арбитражные суды используется сервис «Мой арбитр», в суды общей юрисдикции — личный кабинет пользователя в разделе «Подача процессуальных документов в электронном виде» официального сайта суда на портале ГАС «Правосудие». Электронный образ документа можно заверить простой электронной подписью, электронный документ подписывается только усиленной квалифицированной электронной подписью.

Обращения в государственные органы

Большинство ведомств уже поддерживают онлайн-обмен документами и обращениями через сайты и личные кабинеты пользователей. Чтобы обратиться в государственный орган через интернет или направить электронный документ, зайдите на официальный сайт нужного ведомства, найдите раздел для обращений или направления отчётности в электронном виде и воспользуйтесь указанной информацией.

Юридическая значимость электронной переписки

Несколько иначе, чем электронные документы, подписанные ЭП надлежащего вида, выглядит обмен письмами или сообщениями посредством электронной почты, мессенджеров или СМС-сообщений. В этих случаях, как правило, не используется привычная электронная подпись. Что тогда служит средством идентификации — интересный вопрос, прежде всего, с позиции судебной практики.

Электронную переписку, где не используется усиленная электронная подпись, можно приравнять к обороту документов с применением простой электронной подписи. В данном случае это не противоречит правилам и нормам. Но необходимость идентификации отправителя и получателя в случае спора обязательно возникнет.

В процессе идентификации отправителей и получателей писем и сообщений, возможно, потребуется определить:

• кто составил документ;
• кто, в какое время и откуда его направил;
• кто, в какое время и где получил;
• применялся ли полученный документ, какой юридический характер и значимые последствия он имел.

Дать ответы на эти вопросы и подтвердить их доказательствами бывает непросто.

Если адреса электронной почты указаны в договоре с контрагентом и при этом чётко определён порядок обмена документами, проблем обычно не возникает. Идентифицировать СМС-отправления можно посредством сотового оператора. Сообщения в чатах и мессенджерах — через техподдержку соответствующей платформы. Но проблемы могут возникнуть, если придется оспаривать факт личного отправления. Ведь не исключено, что доступ к логину, паролю, устройству и сим-карте может получить третье лицо.

В 2016 году арбитражный суд Санкт-Петербурга и Ленинградской области рассматривал дело №А56-95953/2015, где фигурировали СМС-уведомления. Истец судился со Сбербанком относительно несанкционированного вывода со счёта истца денежных средств на сумму более 6 миллионов рублей. Для операций использовались платёжные поручения, подготовленные в информационной системе банка и подписанные сгенерированными одноразовыми кодами (паролями), которые направлялись на телефон истца и при вводе в подтверждение операции означали подписание документа простой ЭП. Суд отказал в удовлетворении исковых требований, сославшись на то, что истец, хотя, возможно, и не был причастен к операциям, не обеспечил недоступность средств идентификации.

Изложенная позиция суда наглядно показывает, что фактически к электронной переписке, где используются средства идентификации, отличные от электронной подписи, применяются аналогичные с ЭП требования. Получение и ввод кода из СМС для подтверждения действий — аналог использования простой электронной подписи.

Подведём итог

Любые документы можно передавать в электронном виде, к тому же практически все они в таком виде создаются изначально, но важно соблюдать требования. Главное в передаче документов в электронном виде или электронных документов — проверить, выполнены ли технические требования и требования к виду электронной подписи. Не стоит забывать также о правильности формы и содержания документа.

Второй момент — целесообразность перехода на ЭДО, станет ли документооборот проще, быстрее, надёжнее и экономичнее. Ради передачи нескольких документов в год нет смысла тратиться на организацию электронного документооборота. Но если объём документооборота большой, расходы на печать и доставку бумажных документов превышают потенциальные затраты на электронный документооборот, выгоднее перейти на ЭДО. Использование системы электронного документооборота поможет существенно сэкономить и упростить работу.

Эта статья была полезной?

Подключиться

Чтобы подключиться к электронному документообороту, заполните заявку вручную или загрузите сертификат ЭП

Законодательство трансформируется, подстраиваясь или определяя современные тенденции, и из-за этого, так или иначе, документооборот постепенно, но неуклонно, переходит в электронный вид. Это удобнее, быстрее и практичнее работы с бумагой. Чтобы электронный документ имел юридическую силу, необходимо соблюдать ряд правил, которые рассмотрим далее.

Что говорит закон об электронных документах?

Понятие документа закрепляет Федеральный Закон от 29.12.1994 № 77-ФЗ (действующая редакция от 03.07.2016) «Об обязательном экземпляре документов». Так, документ – материальный носитель, который содержит текстовую, графическую, аудио- или видеоинформацию, а также реквизиты владельца, предназначенную для передачи, хранения и использования физическими и юридическими лицами.

Соответственно, с точки зрения закона бумажные и электронные документы практически не отличаются, только электронный формат подразумевает хранение информации на CD-дисках, FLASH- или USВ-накопителях, винчестерах, а бумажный, соответственно, на бумаге. Но это не значит, что электронный и бумажный документ – тождественные понятия.

Термин электронного документа (далее ЭД) дан в Федеральном законе от 27.07.2006 № 149-ФЗ (действующая редакция от 18.03.2019) «Об информации, информационных технологиях и о защите информации». Так, ЭД – это информация, изначально созданная и представленная в электронном виде в формате, который позволяет обработать ее с помощью компьютера или других электронно-вычислительных систем.

Отличия образа документа от электронного документа

Следует различать образы документов и ЭД, поскольку установленные требования и критерии при оформлении к ним различаются, как и возможности последующего придания им юридической значимости и распространения

Под образом документа следует понимать версию информации, содержащуюся на материальном носителе. Наиболее простой пример – распечатанные ЭД. Они создаются только для удобства работы пользователей с электронными документами, так как дают им информацию о состоянии электронного документа в момент времени просмотра или в момент сохранения. Примером может послужить распечатка платежного поручения, с отметками банка о подписании в формате pdf, для каких-то срочных внутрикорпоративных нужд.

Стоит отметить, что даже если такие документы будут заверены надлежащим образом, во многих случаях (например, на суде), они все равно останутся копиями, которые будет необходимо подтверждать оригиналами. При этом все копии электронного документа в электронном виде являются оригиналами.

Подключение 1С-ЭДО от официального партнера 1С. Комплект документов от 250 руб./мес.

Виды электронных документов

В широком смысле ЭД делятся на формализованные и неформализованные. Для этих определений важен тип (сила) электронной подписи, используемой для их подписания.

К первой категории относятся бумаги, которые направляются в ФНС, суд и другие государственные органы. Например, бухгалтерскую и налоговую отчетность допускается сдавать в электронном виде в установленных форматах при условии, что документированная информация подписана усиленной квалифицированной подписью.

Документы налогового учета, в отношении которых установлены специальные форматы и процедуры обмена, дополнительно требуют обязательного посредничества Оператора ЭДО!

Аналогично обстоят дела с обращениями в суд. Иски, ходатайства и другие файлы разрешено отправлять в электронном виде. При обращении в арбитражные суды подача электронных документов происходит через сервис «Мой арбитр». Для отправки документов в суды общей юрисдикции нужно создать личный кабинет на сайте ГАС «Правосудие» и воспользоваться вкладкой «Подача процессуальных документов в электронном виде». В обоих случаях заполняются необходимые формы, загружаются документы, которые подписываются усиленной квалифицированной подписью.

Другие государственные органы также предоставляют возможность вести документооборот в электронном виде. Подобное решение удобно хотя бы потому, что позволяет избежать стояния в очередях или ожидания своего номера по электронной записи, а также увеличивает скорость обработки информации.

Документы второй группы, которые используются в межкорпоративном документообороте, составляются в условно-произвольной форме, к таким бумагам относятся:

• Договоры;
• Контракты;
• Соглашения;
• Первичные учетные документы.

Так, частью 2 статьи 434 ГК РФ закреплена возможность заключать гражданско-правовые соглашения с использованием ЭД. При этом не уточняется, как именно должны быть составлены и оформлены документы. Из юридической практики известно, что электронные договора, контракты и соглашения составляются аналогично бумажным аналогам и содержат те же обязательные реквизиты, закрепленные ГК РФ, что и бумажные аналоги.

Что касается подписания таких документов, рекомендуется также использовать квалифицированную цифровую подпись. Этот вид ЭП автоматически придает документу юридическую силу бумажного оригинала. Если договор подписывают обе стороны, используйте специализированное ПО, которое позволяет ставить несколько подписей в одном документе, а еще надежнее – систему оператора электронного документооборота. Оператор не только проверяет в момент подписания действительность сертификата ЭД, но и позволяет вести документооборот, даже неформализованными документами, по четко установленным правилам.

Отдельно отметим, что работу с «первичкой» в электронном виде регулирует и ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ (действующая редакция от 28.11.2018) «О бухгалтерском учете» и ст. 169 НК РФ, где прописаны аспекта обмена первичными документами в таком формате.

Вести первоначальную документацию в электронном виде удобно. Например, по запросу контролирующих органов можно за секунды найти оригинал электронного документа и предоставить его в виде файла документа и файла подписи на электронном носителе, а запрашивающий орган также быстро сможет его проверить сертифицированными средствами.

Требования к электронным документам

Формат и критерии составления электронных документов продиктованы законодательством, а также деловыми традициями и здравым смыслом. Для систематизации требований к ЭД уместно разделить их на 3 группы:

• Законодательно прописанные требования к содержанию документа. Они распространяются как на бумажные, так и на электронные акты. Нарушение данных правил ведет к тому, что документ автоматически теряет юридическую силу, неважно, подписан он ЭП или нет.
• Требования специального нормативного регулирования, к которым относится необходимая форма ЭП, возможность составления документа в электронном виде, необходимость создания копии на бумаге.
• Особый вид правил, относящийся к конкретному виду документов. Такие правила вносят ограничения или предоставляют дополнительные возможности. Например, особым видом таких правил могут являться требования по форме ведения электронного документа. Например, это регламентировано для счет-фактур и многих других документов первичной бухгалтерской документации.

Эти требования важно учитывать при переходе с бумажных документов на электронные. Определившись с видами документов, которыми организация будет обмениваться и хранить в электронном виде, по каждому из них нужно отследить все существующие регламенты и нормативные акты, так как они могут касаться нескольких видов, особенно, если речь идет о регламентированном учете. Если у вас возникнут сложности при переводе организации на электронный документооборот, обращайтесь к нашим специалистам по ЭДО. Мы осуществляем все виды работ в области построения систем ЭДО и подготовки на них организаций самого разного масштаба.

Преимущества и недостатки электронных документов

Спорить с тем, что за цифровым документооборотом будущее, довольно сложно. Оцифрованная информация при должной организации электронного архива в разы сохраннее, чем любые другие аналоги. При обмене документами через операторов хранение документов гарантирует сам оператор, чем упрощает процесс организации электронного архива (поэтому важно при выборе оператора ЭДО уточнить сроки и условия хранения документов).

Если говорить об отдельно взятом предприятии, документы в электронном виде обладают следующими преимуществами:

• Документооборот происходит мгновенно: процесс подписания и передачи любой документации ускоряется, что влияет на показатель эффективности работы сотрудников и как следствие организации;
• Отсутствие необходимости хранения документации на бумажном носителе, т.к. ведение электронного документооборота предполагает и процесс архивирования документов в электронном виде;
• Отпадает необходимость в помещениях для хранения архива и их аренде, т.к. все хранение происходит на серверах организации, на серверах оператора ЭДО или при помощи облачного сервиса;
• Ускорение поиска нужной документации в архиве и доступность архива из самой программы оперативного учета ЭДО, при условии интеграции между системами;
• Высокий уровень безопасности относительно форс-мажорных ситуаций, т.к. производится резервное копирование всех имеющихся документов;
• Возможность предоставления отчетности в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи через специальные программы операторов или через государственные порталы.

Электронный вид документа имеет сугубо технические недостатки, как пример, недостаточный уровень владения ПК возрастными группами сотрудников. При этом некоторые организации – как государственные, так и частные, – до сих пор не поддерживают электронный документооборот, соответственно, для них придется поддерживать параллельный документооборот в бумажном виде.

Также можно упомянуть о затратах, сопутствующих переходу на ЭД. Но здесь все зависит от масштаба компаний, целей внедрения и требований к безопасности, существующих на предприятии. Например, предприятия, работающие с гостайной или конфиденциальной информацией своих клиентов, обязаны соблюдать установленные законом требования к шифрованию и оборудованию.

Гарантия 6 мес. на услуги подключения и настройки ЭДО в 1С. Решаем любые задачи!

Подводя итог, следует сказать, что современное общество быстро учится пользоваться достижениями технического прогресса. По оценкам статистических бюро в США уже более 86% документов циркулирует исключительно в «облаке», и с каждым годом процент растет. Аналогичная ситуация наблюдается и в других странах. Например, в Китае уже ведутся разработки по созданию тотальной криптографической системы документооборота, которая в состоянии полностью заменить бумажные документы. Более того, она не нуждается в отдельных ЭП, частных серверах, каналах трафика, что делает себестоимость ее эксплуатации близкой к нулю.

Учитывая все это, имеет смысл уже сейчас начинать переходить на ЭД, разобравшись в особенностях работы с данным форматом документов. Если у вас остались вопросы по электронным документам и ЭП, внедрению ЭДО и СЭД, а также электронному кадровому документообороту и созданию электронного архива, обращайтесь к нашим специалистам, которые готовы оперативно решить ваши задачи.

Электронный документооборот — это обмен документами через интернет. Организовать его можно по-разному. Например, договориться с контрагентом и обмениваться документами через email. Этот вариант прост в исполнении, но у него есть минусы:

• файлы  могут быть перехвачены сторонними лицами или утеряны;
• сам документооборот не защищен от мошенничества;
• счета-фактуры, переданные таким образом, не будут признаны госорганами.

Второй способ — обмен документами через систему ЭДО, например Контур.Диадок. В этом случае процесс схож с отправкой письма по той же электронной почте, только документы будут юридически значимыми. Схема такова:

• пользователь переходит в раздел «Документы» и нажимает «+ Новый документ»;
• загружает документы с компьютера или создает в редакторе;
• нажимает «Подписать и отправить».

После этого Диадок проверяет, действует ли сертификат электронной подписи, о которой поговорим ниже, и соответствует ли документ формату. Этот процесс занимает секунду — затем файл уходит получателю. Пользователь же видит его в исходящих.

В результате такого обмена у пользователя ЭДО и его контрагента остается документ с подписью обеих сторон. Так можно проводить и закрывать сделки, заключать договоры, согласовывать акты выполненных работ или услуг. Причем каждая операция требует всего пару кликов, а доставка занимает считаные секунды. 

Технология электронного документооборота позволяет не только отправлять и получать документы. В системе ЭДО можно:

• хранить их в единой базе;
• находить нужные файлы и выгружать их на компьютер;
• видеть текущий статус каждого документа: подписан ли он, проходит согласование или вовсе отклонен;
• ограничивать доступ работников к информации;
• работать с электронной документацией с любого устройства.

Основное назначение электронного документооборота — упростить жизнь сотрудникам компании и ее руководителям. Ведь ЭДО позволяет забыть о кипах бумаг на столах, бесконечном поиске в архиве, регулярных потерях и порче актов и накладных. Главное — автоматизация.

Внедрение ЭДО — это прямая помощь бизнесу, потому что онлайн-документооборот:

• сокращает издержки на бумагу, канцелярские принадлежности, печать, доставку;
• ускоряет рабочие процессы: согласование, подписание, получение закрывающих документов;
• снижает влияние человеческого фактора, что сводит число ошибок к минимуму.

О том, что такое электронный документооборот и зачем он бизнесу, подробно рассказано в видео от Контур.Эльбы.

Рассмотрим несколько основных понятий электронного документооборота подробнее.

Кажется, что в обмене электронными документами в сервисе ЭДО задействованы только сами компании, которым нужно подписать накладную или акт. Но это не так. На самом деле в этом процессе участвуют четыре стороны:

• Участники ЭДО. Это сами пользователи системы ЭДО, которые и ведут документооборот. В сервисе они работают с документами, визируют их электронной подписью, отправляют и получают файлы.
• Оператор ЭДО. Это коммерческая организация, которая разрабатывает и обеспечивает работу системы ЭДО, гарантирует безопасную передачу данных и юридическую значимость счетов-фактур. К операторам законодательно установлены серьезные требования, а ФНС и Минцифры контролируют их деятельность. Оператор системы ЭДО Диадок — СКБ Контур.
• Удостоверяющий центр. Это организация, которая имеет право выпускать сертификаты электронной подписи. Например, получить подпись можно в УЦ Контура. Он аккредитован Минцифры и входит в сеть доверенных центров ФНС, ПФР, ФСС и Росстата.
• Государственные органы. Они выдают аккредитации операторам ЭДО, курируют их работу, разрабатывают законодательные нормы для онлайн-документооборота.

Понятие системы электронного документооборота шире, чем выглядит на первый взгляд. Но все, что нужно пользователю Диадока — получить электронную подпись, подключиться к сервису и начать обмен юридически значимыми документами. Решение остальных вопросов оператор берет на себя.

Одним из базовых понятий в ЭДО является электронный документ. По своей юридической значимости он ничем не отличается от бумажного, но существует в виде файла на компьютере или в системе ЭДО. 

Среди особенностей электронных документов:

• Сразу создаются в таком виде на компьютере или сервисе ЭДО. То есть обычный скан бумажного счета не будет считаться электронным документом, его нельзя представить в госорганы или суд.
• Имеют персональную метку — электронную подпись.
• Передаются мгновенно на любые расстояния.

В Диадоке можно передавать любые виды электронных документов. Они бывают формализованные, частично формализованные и неформализованные.

Передавать онлайн по закону нельзя лишь короткий перечень документов:

• приказ об увольнении;
• акт о несчастных случаях на производстве;
• журнал инструктажей по охране труда;
• переводной и простой вексель.

Зато все чаще документы становятся обязательными для оформления в электронном виде. В нем уже сдается часть бухгалтерской и налоговой отчетности, декларации по НДС и другие отчеты. Документацией в цифровом виде обмениваются участники государственных торгов, а также компании, работающие с маркированными и прослеживаемыми товарами.

Документ всегда можно идентифицировать по реквизитам: сведениям об адресанте и адресате, названию, дате, подписи. Это «опознание» подтверждает: информация, которая содержится в документе, правдива. Значит, документ может использоваться в качестве доказательства сделки или другой договоренности между сторонами, в том числе для контролирующих госорганов и в суде.

У электронного документа тоже есть реквизиты, а юридическую силу он получает только после подписания. В технологии работы системы электронного документооборота применяются электронные подписи (ЭП). Они подтверждают, что документы юридически значимы, а сделки — законны.

Поэтому при переходе компании на онлайн-документооборот руководителю и тем сотрудникам, которые будут подписывать документы, необходимо получить сертификат электронной подписи. Какие функции выполняет ЭП:

• визирует документ;
• позволяет проверить авторство подписи;
• гарантирует, что после подписания документ не изменялся.

Достоверность самой подписи подтверждает оператор ЭДО, который отвечает за информационные технологии электронного документооборота. 
Виды ЭП обозначены в № 63-ФЗ «Об электронной подписи».

Квалифицированная электронная подпись — КЭП 

Эта самая защищенная ЭП. Она сразу равнозначна собственноручной подписи: контрагент примет подписанный ею документ без дополнительных соглашений. Ей можно заверять любые документы, в том числе для налоговой, торговых онлайн-площадок, судов. Технология КЭП контролируется ФСБ, а получить подпись можно только в аккредитованном Минцифры удостоверяющем центре — например  УЦ Контура.  

Неквалифицированная электронная подпись — НЭП

Для создания НЭП так же, как и для КЭП, используются криптографические алгоритмы. Однако защита у этой подписи ниже, поскольку ее выпускают все удостоверяющие центры, даже неаккредитованные. Поэтому для признания ее силы контрагенты подписывают особое соглашение.

Простая электронная подпись — ПЭП

Эта ЭП подтверждает лишь тот факт, что оставлена конкретным человеком. ПЭП — это СМС-коды от банков и связки «логин-пароль» в личных кабинетах различных сервисов. Документы, подписанные ПЭП, не принимаются госорганами. Но вести дела с партнерами и клиентами с ней можно — если предварительно договориться об этом.

Технологии управления электронным документооборотом позволяют завизировать той или иной электронной подписью файлы любых форматов. В Диадоке в основном используется КЭП, она визуализирована: на документе проставляется синий штамп, в котором заключены сведения об операторе и сертификате электронной подписи.

В зависимости от назначения системы электронного документооборота бывает:

• Внутренний ЭДО. Это обмен документами внутри компании между сотрудниками и руководителями. 
• Внешний ЭДО. Это обмен документами с контрагентами или с государством.

Виды онлайн-документооборота также делят в соответствии со сферой применения. Для бухгалтерских документов — бухгалтерский ЭДО, для кадровых — кадровый. Существуют складской, технологический электронный документооборот и другие.

Посмотрите видео, чтобы узнать, как происходит отправка электронных документов в Диадоке.

Познакомиться ближе и разобраться в компьютерных технологиях электронного документооборота и работе сервиса поможет бесплатный онлайн-курс от Диадока. Также полезная информация есть:

• в справочной Диадока;
• в руководстве пользователя.

С вопросами в любое время можно обратиться и в Центр поддержки, ссылка на который находится внизу страницы. 

Электронный документ (ЭД) — это документированная информация, представленная в электронно-цифровой форме. Такие данные отображаются на компьютере, передаются по информационно-телекоммуникационным сетям, а обрабатываются в информационных системах.

Определение ЭД дано в ФЗ № 149 «Об информации, информационных технологиях и о защите информации». Цифровой документ содержит реквизиты, позволяющие установить его подлинность.

В электронном виде может быть представлен любой документ — договор, счет-фактура, акт, накладная. Лишь в ряде случаев, оговоренных законом, допустимо использовать только бумажные версии.

Обмениваться электронными документами можно как внутри компании, так и с контрагентами и госведомствами. Юридическую значимость ЭД придает электронная подпись (ЭП). В законе № 63-ФЗ «Об электронной подписи» перечислены три вида подписей:

• простая;
• неквалифицированная;
• квалифицированная.

Документ может быть подписан каждой из них, но есть ограничения. При использовании простой или неквалифицированной подписи стороны должны заключить отдельное соглашение о признании подписания юридически значимым. Если документы подписываются квалифицированной электронной подписью (КЭП), они равнозначны бумажным без дополнительных условий. Кроме того, только КЭП подписываются электронные счета-фактуры, отчетность, трудовые договоры.

Закон устанавливает требования к цифровым документам, их передаче и хранению. В частности:

• Электронные счета-фактуры передаются только при участии оператора электронного документооборота. Порядок передачи установлен ст. 169 Налогового кодекса РФ.
• Нужно соблюдать утвержденные ФНС форматы ряда документов. Речь о счетах-фактурах, корректировочных счетах-фактурах, книгах покупок и продаж, актах передачи работ, приема и/или расхождений, универсальных передаточных документах, товарных накладных. Другие документы могут передаваться в произвольных форматах. 

Главное отличие от бумажных аналогов в том, что ЭД — не единый файл, каждая сторона подписывает свою часть. При этом после подписания ЭП документ уже нельзя изменить.

Электронный документооборот может быть задействован во всех бизнес-процессах. В онлайн-формате заключаются соглашения и договоры, проводятся регистрационные действия и участие в госзакупках, ведется бухучет, взаимодействие с контрагентами и госорганами.

Как отмечалось выше, работа с определенными видами цифровых документов регламентируется законодательно. Здесь важно остановиться на нормативно-правовой базе электронного документооборота.

ЭДО регулируется следующими законами и актами:

• ФЗ № 63  «Об электронной подписи». Регламентирует отношения в области использования электронных подписей, а также их виды, принципы применения. Указаны и условия признания электронных документов равнозначным бумажным, подписанным собственноручной подписью.
• ФЗ № 149 «Об информации, информационных технологиях и о защите информации». Регулирует вопросы получения, производства, распространения информации, а также применения информационных технологий.
• Гражданский и Налоговый кодексы РФ, ФЗ № 402 «О бухгалтерском учете». Конкретизируют условия использования электронных документов в разноплановых процессах — отчетности, закупках, сделках и других.
• Приказы и письма ФНС. Утверждают форматы и требования к документам.

Также электронный документооборот регулируется рядом нормативно-правовых актов правительства РФ, министерств и ведомств. Регламентируется работа с ЭД и внутри компаний.

Переход на электронный документооборот — это изменение привычных процессов в компании. Поэтому к нему нужно подготовиться. Сперва разработайте правовую базу внутри организации. Это позволит официально перейти на ЭДО и структурировать нововведения, порядок работы и обязанности участников.
ЭДО в компании регулируют следующие внутренние акты:

• Приказ о внедрении системы электронного документооборота. Он составляется в свободной форме. При этом должен содержать данные о дате перехода компании на ЭДО, перечень ответственных за систему ЭДО работников, сведения о регламентах и инструкциях, информацию об обучении.
• Положение о переходе на электронный документооборот. Этот документ поможет собрать все акты, которые регламентируют переход на ЭДО. Положение содержит данные об операторе и системе ЭДО, опциях, правилах работы, контролирующих работниках, конфиденциальности.

Если в электронно-цифровой вид переводятся и первичные учетные документы, то этот момент прописывается в учетной политике организации. А в том, чтобы сотрудники быстрее освоили новые правила работы, поможет база знаний. В нее включаются инструкции, обучающие материалы.

Существуют и регламенты работы в системах ЭДО. Когда определитесь с сервисом, изучите этот документ. Он включает:

• Термины и определения. Дана конкретика о самой системе и ее участниках. Приведены объяснения понятиям оператора ЭДО, электронного документа, электронной подписи, сертификата ЭП.
• Общие положения. О задачах регламента, сторонах, условиях внесения изменений.
• Электронный документооборот. Фиксируется порядок подключения к системе ЭДО и получения права пользования, стоимость услуг.
• Требования к электронной подписи. Указывается, какие подписи и средства криптографической защиты можно использовать в системе. Определено, кто обеспечивает сохранность ключей.
• Правила работы в системе ЭДО. Порядок работы с ЭД и взаимодействия с контрагентами, сроки хранения файлов и т.д.

Помимо этого, в регламенте обозначается обязанность участников ЭДО сохранять конфиденциальность данных, ответственность сторон за несоблюдение предусмотренных обязательств и способ разрешения разногласий.

В первое время при работе с ЭД у сотрудников так или иначе возникают вопросы. В частности, непонимание вызывает отражение даты подписания. В случае с бумажными версиями актов и накладных дата приема товаров (или услуг) указывается в самом документе. Расходы учитываются на дату составления акта или накладной. При этом отдельно дата подписания чаще всего не указывается — предполагается, что акт (накладная) визируется в день составления.

Проставление даты в электронных документах не регламентируется актами или положениями. Если электронный документооборот обеспечивает оператор ЭДО, то он автоматически фиксирует дату визирования. По сути, это время формирования электронной подписи. Процесс происходит следующим образом:

• Диадок визуализирует документ, пользователь формирует подпись;
• в штампе подписи указывается дата подписания;
• параллельно оператор запрашивает удостоверяющий центр для проверки действительности сертификата электронной подписи;
• если подтверждение получено, в штампе появляются сведения о владельце сертификата, а также о дате, времени подписания.

Главный смысл этой проверки — удостовериться, что документ подписан действующими сертификатами ЭП. Это гарантирует соглашениям, актам, договорам юридическую значимость. Регистрация оператором факта подписания станет доказательством в случае спорной ситуации.

Однако зафиксированная дата подписания служит больше для удобства, чем для учетных целей. Для учета ориентироваться нужно на непосредственные факты тех или иных событий хозяйственной жизни. Это указано в законе № 402-ФЗ, где сказано, что среди обязательных реквизитов первичного учетного документа только даты составления документа и содержание факта хозяйственной жизни. Отметим, что в XML-файле счета-фактуры и первичного документа участники сделки могут указать нужные даты, которые не всегда совпадают с датами подписания.

Работа с электронными документами выстраивается по тем же принципам, что с бумажными. Сложности вызывает только сам переход на онлайн-делопроизводство. Но это временный период.

Как перейти на электронный документооборот? Для этого нужно:

• Выбрать оператора и систему ЭДО. В этом вопросе важно отталкиваться от потребностей бизнеса, возможностей и задач компании. Перед переходом на ЭДО рекомендуется проанализировать делопроизводство организации, выявить слабые места и продумать их оптимизацию.
• Получить сертификат электронной подписи. Для этого нужно обратиться в аккредитованный Минцифры удостоверяющий центр — к примеру, в УЦ Контура. Для этого оставьте заявку на этой странице.
• Обучить сотрудников. Даже при бумажном делопроизводстве многие операции осуществляются с помощью различного ПО. Инструктаж — необходимая часть перехода на ЭДО. От подготовленности работников зависит результативность «реформы».
• Договориться с контрагентами об обмене электронными документами. Проще всего вести документооборот через оператора ЭДО. В нем сразу ясны механизмы действий, есть необходимые инструменты. Кроме того, в системе ЭДО проще налаживать процесс обмена с любым контрагентом. Например, в сервисе Диадок настраивается роуминг, если поставщик или клиент пользуется услугами другого провайдера ЭДО.

Отдельная тема — хранение электронных документов. На ЭД распространяются те же требования по срокам хранения, что и на бумажные. Значит, электронный документооборот должен обеспечивать сохранность файлов в течение нужного периода. Важен и легкий доступ к данным.

В Диадоке несколько экземпляров каждого файла хранятся на разных серверах, так что потери не страшны. Поиск нужных документов в единой базе при этом занимает минимум времени.

Переход на электронный документооборот улучшит многие бизнес-показатели компании, например производительность труда. Это связано с тем, что ЭДО оптимизирует процессы внутри организации, ускоряет обмен с контрагентами и упрощает взаимодействие с контролирующими госорганами.

Среди преимуществ работы с электронными документами:

• снижение расходов на печать и отправку, а также на содержание архивных помещений;
• экономия времени работников на передаче документов между отделами, необходимости распечатывать, сканировать, вносить данные;
• секундный поиск нужных файлов по названию, тегам, контрагенту и другим фильтрам;
• одновременная работа над документом, онлайн-согласование, опция массового подписания;
• фиксация действий, отслеживание сроков;
• автоматизация обработки документов;
• минимизация ручного труда, а значит, и вероятности ошибок;
• быстрая выгрузка документов для представления в ФНС по запросу;
• уменьшение числа проверок контролирующих органов благодаря чистоте операций;
• освобождение рабочих столов от папок и бумаг;
• улучшение внутрикорпоративного взаимодействия.

Системы электронного документооборота позволяют контролировать исполнение документов и разграничивать доступ, обеспечивают безопасность передачи и хранения данных. За счет преимуществ ЭД повышается конкурентоспособность компании, растет лояльность партнеров и клиентов, повышается оборачиваемость денежных средств.

Переход на ЭДО потребует определенных усилий. Со сложностями могут столкнуться руководители крупных компаний с большими объемами документооборота. Однако есть решения для автоматизации и интеграции, а наши специалисты помогут их подобрать. Обработка любых объемов документов будет быстрой, что позволит бизнесу стать крепче и держать позиции даже в условиях ограничений.