Помощь в обеспечении делопроизводства компании - Контакты компаний и предприятий

Автор: Е.Л. Полоса, документовед, архивист

Если перед вами стоит задача организовать ведение делопроизводства с нуля, то эта статья как раз для вас. Она пригодится и в том случае, если ваша организация действует уже какое-то время, но вы стали задаваться вопросом, насколько правильно и рационально построена работа с документами. Мы предлагаем вашему вниманию примерное пошаговое руководство по созданию оптимальной системы делопроизводства в отдельно взятой организации, изложенное в доступной форме, чтобы наладить работу смог даже человек, не имеющий специального образования.

Начинаем разбираться

Основными этапами создания делопроизводства с нуля являются:

организация документооборота (оптимального движения готовых документов внутри организации);
создание документов (документирование деятельности);
обеспечение хранения документов и их использования.

Как правило, в составлении и оформлении документов участвуют многие сотрудники организации. Организация документооборота относится всецело к зоне ответственности службы делопроизводства, причем она может иметь различные названия в зависимости от возложенных функций, размера организации и субъективных предпочтений руководства – общий отдел, канцелярия, управление делами и др., в маленькой фирме чаще всего выполнение всей работы делегируется секретарю.

Прежде всего требуется определиться в отношении единых правил работы с документами. Лучше всего закрепить их в инструкции по делопроизводству. Необходимо учитывать, что в современном делопроизводстве очень многое определяет непосредственно сама организация, поскольку часто нормативные акты приводят лишь рекомендации.

Для выполнения намеченного службе делопроизводства потребуется разработать два основных документа:

инструкцию по делопроизводству, которая закрепляет принятые внутри организации правила работы с документами на всех этапах работы с ними;
номенклатуру дел, которая представляет собой систему группировки документов в дела, а также используется для учета документов временных сроков хранения, их отбора к передаче в архив или на уничтожение.

Если организация только начинает свою деятельность (т. е. определенные правила еще не сложились) или разработка инструкции по делопроизводству на данном этапе кажется неподъемным занятием, то временно можно ограничиться положениями (регламентами и т. п.) по отдельным направлениям, утверждаемыми приказами руководителя.

Наш совет. Начинать любую работу следует с изучения необходимого минимума нормативно-методических документов. В делопроизводстве такими документами являются:

ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»;
Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденные приказом Росархива от 23.12.2009 № 76 (далее – Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти).

Второй документ предназначен для применения прежде всего в федеральных органах исполнительной власти. Вместе с тем службы делопроизводства организаций любых форм собственности и направлений деятельности могут использовать его как нормативную основу, поскольку на сегодняшний день альтернатив этому документу не существует. Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти охватывают все этапы работы с документами с учетом всех действующих на сегодняшний день нормативов по делопроизводству и архивному делу, в них приведены образцы отдельных документов. Вы можете адаптировать интересующий вас раздел в соответствии с конкретными требованиями и условиями вашей деятельности и включить его в инструкцию по делопроизводству своей организации.

Далее мы рассмотрим основные этапы организации работы с документами. На основании приведенных ниже рекомендаций вы сможете создать оптимальную систему делопроизводства в своей организации или в случае необходимости внести коррективы в уже действующую.

Получение документов, первичная обработка, предварительное рассмотрение

Как правило, все перечисленные ниже работы выполняются службой делопроизводства.

Документы могут быть получены по почте, телеграфу, электронной почте, через факсимильную связь или доставлены курьером. Прежде всего проверяют, по адресу ли доставлена почта. После вскрытия конверта необходимо убедиться в наличии полного пакета документов – всех страниц письма и приложений при их наличии. Ошибочно доставленные письма возвращают на почту или пересылают по указанному на них адресу. Конверт с пометкой «Лично» передают адресату, не вскрывая.

Если имеется значительное повреждение упаковки или выявлено отсутствие важных документов, то составляют акт в произвольной форме (один экземпляр направляют отправителю, другой прикладывают к полученным документам). Кроме того, можно проставить на документе отметку о получении без приложений, а затем дополнительно запросить недостающие документы у отправителя.

Конверты обычно не сохраняют из-за отсутствия практической надобности и значительного увеличения объема формируемых дел. Однако есть исключения. Конверт хранят в следующих случаях:

адрес указан только на конверте, в документе он отсутствует или не читается;
в полученном документе не проставлена дата или она имеет значительное расхождение с датой получения письма;
дата на конверте позволяет доказать время получения документов (это актуально для судебных документов и некоторых других).

В зависимости от установленного распределения обязанностей в организации все поступившие документы направляют:

руководителю;
его заместителям;
сразу непосредственно в подразделения.

При этом руководствуются принципом: руководству необходимо доставлять важные документы и избавить его от потока второстепенных, имеющих оперативное значение. Какие документы являются важными – решают в каждом случае индивидуально, опираясь на мнение руководства.

Регистрация входящих документов

Регистрации подлежат входящие документы, которые требуют исполнения или которые предстоит использовать в справочных целях. Это означает, что следует регистрировать абсолютно все поступившие документы за исключением внесенных в особый список. Такой список готовят, проведя анализ обычно поступающей почты. Его включают в инструкцию по делопроизводству или утверждают приказом руководителя как самостоятельный документ.

Примерный перечень нерегистрируемых документов:

печатные издания (журналы, газеты, брошюры);
копии информационных документов и рекламные материалы;
поздравления;
• приглашения;
прейскуранты.

Для создания оптимальной системы регистрации поступивших документов в организации предлагаем учитывать следующие сложившиеся правила:

Регистрировать входящие документы следует в день их поступления (полученные во внерабочее время – на следующий день), для чего необходимо проставить отметку на первом листе в правом нижнем углу и занести краткие сведения о документе в принятую в организации форму регистрации (образец такой формы приведен в Примере 1).
Отметка должна содержать порядковый номер и дату. Кроме того, очень часто она включает название организации. Отметку можно делать ручкой, но гораздо удобнее наносить ее с помощью штампа. Можно заказать штамп с возможностью проставления даты, что значительно сэкономит время при большом объеме документооборота.

Каждому документу следует присваивать уникальный номер путем добавления принятого в организации префикса для каждой группы документов (например, к входящему номеру писем из филиалов дописывают «-ф» и т. д.).
Входящие документы следует централизованно регистрировать в службе делопроизводства. При большом объеме документооборота допускается децентрализованный способ при условии обеспечения поступления документов (возможно, какой-то отдельной категории) напрямую в соответствующее подразделение.
Необходимо соблюдать принцип однократности регистрации. Например, для оперативности письмо было направлено факсом, а затем пришел оригинал письма или одно и то же письмо было передано из одного подразделения в другое. В этих и иных случаях на документе от одного и того же корреспондента с одинаковым исходящим номером и датой должен быть один и тот же входящий номер вашей организации.
Регистрировать необходимо все поступившие документы вне зависимости от способа их получения (по электронной почте, по обычной почте и т. д.). Иногда исполнители получают документы напрямую. Постарайтесь убедить их в необходимости передавать в этом случае документы в службу делопроизводства на регистрацию.

Сама организация также предусматривает, какие категории документов будут регистрироваться отдельными массивами (потоками). В каждом выделенном массиве начинают присваивать номера в валовом порядке начиная с № 1 с 1 января каждого года.

При разделении документов (всех, а не только поступивших) на различные потоки обычно исходят из следующих соображений:

в отдельные группы регистрации попадают исходящие, входящие и внутренние документы;
обычно отдельные виды документов при регистрации не смешивают – так, отдельно регистрируют деловые письма, приказы (при этом по личному составу всегда отдельно от приказов по основной деятельности), акты, протоколы, договоры, служебные записки и др.;
регистрация проводится в одном месте;
допускается отдельные большие группы разбивать еще на несколько групп – например, можно выделить из деловой переписки в отдельный поток регистрации входящие письма из филиалов или по каким-то определенным вопросам, типичным для деятельности вашей организации.

Регистрационные формы входящих документов. Документы допускается регистрировать в журнале или на карточках (на бумажных носителях или в электронном виде). Какие именно формы следует использовать – не регламентирует ни один нормативный правовой акт, значит, каждая организация самостоятельно определяет наиболее подходящую ей форму.

Изначально для регистрации документов использовался обычный бумажный журнал. Затем было предложено регистрировать документы на бумажных регистрационных карточках и на их основе создавать картотеку по различным категориям (не только по порядку номеров и виду документов – дополнительно один и тот же документ можно систематизировать в зависимости от исполнителя, автора, содержания документа и др.).

Сейчас нельзя рекомендовать ни один из этих способов из-за неэффективной справочной работы. Например, не представляется возможным оперативно узнать, кому отдан документ на исполнение или поступал ли вообще определенный документ в организацию.

Наиболее современный подход – регистрация документов в системе электронного документооборота (СЭД). Для этого в СЭД создается регистрационная карточка (РК) документа, в готовой форме необходимо только заполнить нужные поля. Внешний вид этой карточки может быть различным в зависимости от применяемой СЭД и предъявляемых организацией требований к ее форме.

Если в организации не внедрена СЭД, то используйте электронный журнал регистрации входящих документов. Простейший вариант – использовать для этих целей обычный файл Word или Excel. Для каждого отдельного регистрируемого массива документов нужно создать отдельный файл.

Если в организации ведется электронная регистрация, то можно быстро получать информацию об интересующем документе (группе документов) по заданному параметру (например, номеру, автору, содержанию и т. д.).

К сведению. Распечатывать журнал необходимо, только если требуется получить подпись исполнителя для доказательства направления ему на исполнение конкретного документа. В общем же случае электронный журнал не распечатывается и объективно не существует никакой иной необходимости его дублирования на бумаге.

Пример 1

Примерная форма журнала регистрации входящих документов

Часто в журнал регистрации входящих документов добавляют графы о количестве листов документа и приложения, а также о содержании поручения с указанием срока исполнения.

Рассмотрение входящих документов руководством и передача их на исполнение

Зарегистрированные документы в этот же день передают на рассмотрение руководителю, его заместителям либо сразу непосредственно в структурные подразделения (в зависимости от распределения обязанностей и сложившихся внутренних традиций). В задачу руководства входит оперативно рассмотреть переданные документы. Итогом рассмотрения становится вынесение резолюции (на самом документе, бумажной или электронной регистрационной карточке), из которой должно быть понятно, кто исполнитель, каковы поручения и срок исполнения, например:

Богданчикову М.Б.
Для подготовки ответа. Ознакомить работников отдела. Срок – до 16.05.2012.
Никифоров
30.04.2012

Для типовых документов, не требующих дополнительных поручений, обычно ограничиваются указанием фамилии исполнителя:

Богданчикову М.Б.
Никифоров
30.04.2012

После возврата документов в службу делопроизводства их необходимо в тот же день передать исполнителю. При наличии нескольких исполнителей подлинник всегда передается тому, кто назван в резолюции первым. Чтобы не возникало вопросов, когда документ поступил на исполнение и был ли он вообще передан определенному исполнителю, документы передают под роспись в журнале регистрации входящих документов.

Контроль исполнения и ведение справочной работы

В случае организации делопроизводства с нуля контроль исполнения, конечно, не является первоочередной задачей. Однако в целях качественного и своевременного исполнения документов такой контроль в той или иной форме должен проводиться в любой организации. Различают два направления контрольной деятельности:

контроль за исполнением документов по существу поставленных вопросов;
контроль за сроками исполнения документов.

Обычно за своевременное и в полном объеме исполнение поручений отвечают начальники структурных подразделений. Задача службы делопроизводства – контролировать сроки исполнения. В зависимости от имеющихся технических возможностей и объема документооборота следует определить, какие категории документов будут ставиться на контроль – все или ограниченное число (например, из вышестоящей организации, от наиболее важных контрагентов и т. д.).

Если в организации делопроизводство ведется с применением СЭД, то этот вид деятельности автоматизирован и есть возможность контролировать, на какой стадии исполнения и у кого конкретно находится любой прошедший регистрацию документ. Если регистрация ведется в журналах на бумажных носителях, то для постановки документов на контроль потребуется заводить на них дополнительную карточку (понятно, что в этом случае работа будет трудоемкой и контролироваться будет ограниченное количество документов). В случае электронной регистрации (но без применения СЭД) возможности будут находиться где-то посередине.

Итак, задача делопроизводственной службы – ставить на контроль документы, напоминать исполнителям о приближающемся сроке исполнения, вести анализ результатов исполнения документов и информировать руководство о результатах. В зависимости от практической надобности определите, с какой периодичностью будет составляться справка для руководства о просроченных или исполненных с опозданием документах (эту информацию можно также готовить в виде докладной записки).

Создание документов

Ответственность за составление и оформление исходящих (отправляемых) документов возлагается на сотрудников, подготовивших данные документы. Функции делопроизводственной службы в отношении создания документов следующие:

разработка образцов бланков (письма, приказа, распоряжения, акта, протокола и др.) и утверждение их в составе инструкции по делопроизводству или отдельно приказом;
определение порядка подготовки и оформления документов и утверждение его в составе инструкции по делопроизводству или отдельно приказом;
оказание методической помощи сотрудникам организации и обучение их правильному оформлению документов.

Нормативные акты по делопроизводству не регламентируют внешнее оформление документов, поэтому допускается проявить некоторую инициативу и установить правила, наиболее подходящие вашей организации. Тем не менее в этом вопросе стоит ориентироваться на рекомендации ГОСТ Р 6.30-2003 и Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти.

Оформленные документы в соответствии с инструкцией по делопроизводству организации передаются на регистрацию. Специалист службы делопроизводства не несет ответственности за содержание документа и проверяет только правильность оформления. При этом следует проверить:

наличие необходимых виз согласования;
подпись документа лицом, имеющим на это право согласно принятому в организации распределению обязанностей;
использование бланка организации установленной формы, реквизиты документа;
наличие индекса в соответствии с номенклатурой дел;
правильность адресования документа и наличие всех необходимых приложений.

Регистрация исходящих документов и их отправка

Подписанные руководителем документы регистрирует служба делопроизводства, в небольших фирмах – секретарь. Исключение обычно делают для приказов по личному составу, бухгалтерских документов, договоров и некоторых других, которые регистрируют в подразделениях по месту их создания. Внутренние документы, подписанные начальниками отделов, обычно регистрируют децентрализовано в этих подразделениях.

Важно соблюдать следующие требования:

документ регистрируется только того, как он был подписан имеющим на это право лицом – существует вероятность внесения изменений в документ, кроме того, его вообще могут не подписать, тогда в журнале будут значиться документы, которые юридически не существуют, или будут пропуски номеров, или нарушится хронология регистрации,
однократность регистрации каждого документа в день утверждения или подписания документа – если регистрация производится в службе делопроизводства, то в подразделениях может быть только учет.

Документы необходимо регистрировать отдельными массивами, начиная новый отсчет порядка номеров с начала каждого года для каждой группы. Наиболее распространенный пример разделения:

исходящие деловые письма (при большом документообороте допускается из единого массива дополнительно выделить отдельные группы регистрации, например переписку с подведомственными организациями, документы, выделенные по территориальному признаку, и т. д.);
приказы по основной деятельности;
распоряжения по основной деятельности;
приказы по личному составу (обычно в зависимости от сроков хранения их дополнительно делят – о приеме, переводе, увольнении (срок хранения – 75 лет), об очередных отпусках (срок хранения – 5 лет) и т. д.);
докладные и служебные записки (внутреннюю переписку не допускается регистрировать совместно с внешними деловыми письмами);
иные группы – отдельно по видам в зависимости от образующихся в организации документов (например, ведется отдельная регистрация протоколов, актов, договоров и т. д.).

На бланке письма, приказа или любом другом документе регистрационный номер и дата проставляются в месте расположения данных реквизитов.

Следующий порядковый номер присваивают в пределах каждого выделенного массива, который очень удобно дополнять индексом по номенклатуре дел (например, 09-24/968, где 09 – принятый в организации номер подразделения, 24 – номер дела по номенклатуре подразделения, 968 – следующий присваиваемый свободный номер). Допускается дополнять порядковые номера буквенными обозначениями по исполнителю (например, 09-24/968АЛ, где АЛ – исполнитель Алла Лихова), корреспонденту или применять другие классификаторы, удобные организации.

Установленной формы журнала регистрации исходящих документов не существует (Пример 2). Его допускается заполнять на бумажных носителях, но мы советуем согласно современным веяниям вести его в электронном виде (хотя бы в Word или Excel). Этим вы обеспечите себе удобный и быстрый поиск, экономию времени на регистрацию.

Распечатывать файл с заполненной формой журнала вовсе не обязательно. Исключение целесообразно сделать для обеспечения сохранности журналов регистрации документов с длительными сроками хранения, например приказов по основной деятельности (срок хранения – постоянно), приказов по личному составу (срок хранения – 75 лет).

Пример 2

Примерная форма журнала исходящих документов

Если в организации используется СЭД, то, разумеется, регистрация проходит в электронном виде с применением СЭД.

Подготовка номенклатуры дел

Когда работа над документом завершена (т. е. на письмо-запрос дан ответ, сведения в соответствии с информационным письмом используются в работе, согласно письму-просьбе выполнены все необходимые действия и т. п.), требуется исполненные документы поместить в подходящее дело по номенклатуре дел.

Номенклатура дел (Пример 3) представляет собой перечень заголовков дел с указанием сроков хранения, составленный по установленной форме. Ее ведение является обязательным, т. к. она позволяет систематизировать и упорядочить документы в текущем делопроизводстве для обеспечения их оперативного поиска и использования. Также ее можно использовать для учета документов временных сроков хранения, отбора их к передаче в архив или на уничтожение.

Пример 3

Образец номенклатуры дел

Какой именно Перечень – обычно оговаривают во введении.

После завершения делопроизводственного года необходимо заполнить графу 3 с проставлением количества заведенных дел напротив каждого заголовка и обобщить данные сведения в итоговой записи к номенклатуре дел.

Самое сложное при составлении номенклатуры дел – сформулировать заголовки дел (они должны отражать всю документируемую деятельность с включением в нее всех подразделений организации) и правильно определить сроки хранения дел на основании действующих нормативных документов. На сегодняшний день действуют два типовых перечня, регламентирующих сроки хранения документов:

Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558;
Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций с указанием сроков хранения, утвержденный приказом Минкультуры России от 31.07.2007 № 1182.

Дополнительно можно использовать ведомственные перечни (если они составлены для вашей сферы деятельности).

Сводная номенклатура дел организации на предстоящий год разрабатывается в IV квартале каждого года. Утверждение номенклатуры включает следующие основные этапы:

подписание руководителем службы делопроизводства;
визирование ответственным за архив организации;
согласование с экспертной комиссией организации с составлением протокола заседания экспертной комиссии;
• рассмотрение экспертно-проверочной комиссией соответствующего архивного учреждения – не реже 1 раза в 5 лет (данный этап можно пропустить, если организация не передает документы на государственное хранение, т. е. не является источником комплектования государственного архива);
утверждение руководителем организации (приказом или с помощью грифа утверждения на самом документе).

Конечно, для составления номенклатуры дел требуется владеть определенными знаниями и навыками. При ее составлении необходимо приложить максимум усилий, поскольку правильно составленная номенклатура дел способствует эффективному ведению делопроизводства.

Формирование документов в дела

Документы по рассмотрению одного вопроса помещаются вместе (формируют пакет документов) в последовательности:

входящий документ;
приложение к нему (если имеется);
документ во исполнение входящего;
приложение к нему (если имеется);
другие документы, имеющие отношение к указанному вопросу.

Чаще всего их располагают в деле в хронологической последовательности (начиная с самой ранней даты в каждом пакете документов). Например, запрос и ответ о строительстве моста помещаются рядом, затем следующий пакет документов − о строительстве торгового центра и т. д. По правилам делопроизводства нельзя завести дело с заголовком «Исходящие» и другое самостоятельное дело с заголовком «Входящие» (а это довольно часто встречающаяся ошибка при формировании дел).

Другое существенное требование – нельзя помещать в одно дело документы различных сроков хранения, т. е. документы постоянного (или долговременного) хранения не располагают вместе с документами временного срока хранения (до 10 лет). Например, приказы по личному составу о приеме, перемещении, увольнении и др. (срок хранения – 75 лет) формируют отдельно от приказов по предоставлению очередных отпусков (5 лет).

К приказам по основной деятельности, утвердившим какие-либо приложения, инструкции и др. всегда должны прилагаться утвержденные документы (например, к приказу об утверждении положения о службе делопроизводства должно прилагаться названное положение, к приказу об утверждении инструкции по делопроизводству − соответствующая инструкция.

Хранение и уничтожение документов

Первоначально все документы находятся на оперативном хранении в структурных подразделениях организации. Через 2–3 года после завершения делопроизводственного года документы постоянного и долговременного (свыше 10 лет) сроков хранения (в т. ч. по личному составу) передаются по описям в архив организации. Документы временных сроков хранения (до 10 лет) обычно в архив не поступают. После истечения сроков их хранения и потери практического значения они подлежат уничтожению с составлением акта установленной формы.

Если вы применили на практике приведенные в статье рекомендации, то можете с уверенностью сказать, что в вашей организации система делопроизводства функционирует. Однако с течением времени происходят изменения, поэтому для поддержания на эффективном уровне организации работы с документами вам предстоит постоянно вносить в нее коррективы.

Источник:
(«Секретарь-референт» №7 2012) #2597

Источник:
http://www.profiz.ru/sr/7_2012/deloproizv_s_nulya/

Источник

Основы делопроизводства и документооборота для новичков

Основы делопроизводства и документооборота для новичков — это краткая инструкция, которая поможет разобраться в том, с какими типами документации приходится работать делопроизводителю и каковы принципы работы.

Каждый сотрудник, кто в той или иной степени взаимодействует с документами, обязан изучить основы делопроизводства — это та область знаний, которая им необходима. Хотя основная часть работы в этой сфере возлагается на секретариат, представителям других специальностей тоже полезно разбираться в документальной деятельности организации. Проясним основные моменты.

Нормативно-правовая база

Федеральное архивное агентство координирует всю систему делопроизводства и обеспечивает методическое сопровождение ее участников: основы делопроизводства и документооборота находятся в ведении этого ведомства.

Разработкой непосредственно форм документов занимается Федеральное агентство по техническому регулированию и метрологии (известное как Госстандарт). Еще одна значимая организация — ВНИИДАД. В ее компетенции — научно-исследовательская работа в области документоведения и архивного дела.

Что касается законов и подзаконных актов, то особое внимание специалистам необходимо обратить на:

Федеральный закон № 125-ФЗ от 22.10.2004;
ГОСТ Р 7.0.97-2016;
ГОСТ 6.10.5-87;
Приказ Минкультуры № 526 от 31.03.2015;
Приказ Минкультуры № 558 от 25.08.2010;
Постановление Госкомстата России № 1 от 05.01.2004.

Также Росархив предлагает методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству.

С чем предстоит работать специалисту

Базовая тема — это документационное обеспечение деятельности организации. Основы делопроизводства (кратко) сводятся к изучению различных видов бумаг, которые укрупненно делятся на:

входящие (которые фирма получает);
исходящие (которые она отправляет);
внутренние (не выходящие за ее пределы).

Когда они изучены, целесообразно переходить к следующим тематическим блокам:

Требования к бланкам и общие правила их оформления.
Методика составления основных документов предприятия.
Организация их оборота: регистрации, обработки, рассмотрения, исполнения.
Требования к оформлению документации в соответствии с гостами.
Правила хранения.

Государственное регулирование мы вкратце уже рассмотрели выше. Это тоже обязательная часть. Требования и стандарты регулярно обновляются. Следовательно, делопроизводителю необходимо отслеживать нововведения и корректировать с их учетом свою работу.

Номенклатура дел

Базовый свод правил организации документооборота на конкретном предприятии обычно формулируется в виде номенклатуры дел, которую утверждает приказом руководитель организации.

Еще одним основополагающим документом является Положение о делопроизводстве.

Специфические вопросы документооборота

Вышеперечисленные темы актуальны для любого сотрудника от секретаря до руководителя. Но есть и узкоспециализированные, предназначенные для конкретных категорий специалистов:

Кадровые. Сюда входят правила ведения документов по личному составу, в том числе трудовых книжек.
Бухгалтерские. Здесь особое внимание уделяется арифметической проверке бумаг, таксировке (расчету такс), контировке (подбору бухгалтерских проводок под задокументированные операции).
Производственные. Тут особое внимание стоит уделить аналитическим отчетам по запасам, издержкам, динамике активов, хранению и товарообороту.
Секретные. Если деятельность организации подпадает под Закон РФ № 5485-1 от 21.07.1993, то делопроизводство должно вестись с учетом соблюдения государственной тайны.

Есть специфика ведения документов в каждой конкретной отрасли (промышленность, торговля, строительство и т. п.).

Скачать шаблон номенклатуры

Гончарова Алина
Юрист

Юрист сайта «Правовед.ру», автор научных статей по юриспруденции.

Все статьи автора

Вам может быть интересно:

Подписывайтесь на наш канал в Telegram

Мы расскажем о последних новостях и публикациях

Источник

В документации предприятия сосредоточено более 80% информационных ресурсов, которые помогают в работе организации и её подразделений. Чтобы наладить рабочие процессы в компании, необходима автоматизация документооборота и делопроизводства.

Автоматизации работы с электронными документами и организации бизнеса имеет огромный потенциал для развития компании, ведь с документами работают абсолютно все контрагенты и большое количество клиентов.

Система электронного документооборота (СЭД) поможет упорядочить составление и передачу документации каждому предпринимателю и офисному сотруднику. Чем быстрее происходит обработка документации, тем выше результат. Большинство организаций уже используют СЭД, которая позволяет упростить внутреннюю работу предприятия, а также ускорить обмен документами с внешними организациями.

Чем автоматизация документооборота отличается от делопроизводства

Несмотря на то что эти два термина тесно взаимосвязаны и даже синонимичны для многих, тем не менее, автоматизацию документооборота следует отличать от делопроизводства. Одно из понятий является частью другого — делопроизводство невозможно без документооборота.

Документооборот — это движение документации внутри компании.
Делопроизводство — комплексное понятие, включающее следующие мероприятия:

создание, редактирование и утверждение документов;
обработка и регистрация документов;
документооборот;
выдача поручений и контроль за их исполнением;
ведение архива, поиск документов и контроль за их местонахождением.

Оба понятия в совокупности необходимы для документационного обеспечения управления (ДОУ), которое помогает в процессе реализации функций предприятия.

Делопроизводство включает меры по обеспечению документационной поддержки управления и ведения бизнеса: взаимодействие с контрагентами и закрепление деловых процедур договорами; создание внутренних актов и регламентов компании для управления сотрудниками и оптимизации бизнес-процессов.

Для автоматизации делопроизводства внедряют систему электронного документооборота, которая позволит организовать работу всех подразделений компании.

СЭД – надёжная компьютерная программа, позволяющая создавать, исправлять, искать электронные документы, а также организовывать взаимодействие сотрудников с ними (отправка, утверждение и передача). Она может функционировать в локальной сети организации или в интернет-сети круглосуточно, с чётким разграничением прав доступа.

Программа автоматизирует документооборот. Она помогает проводить и хранить счета, платежи, акты и приказы. Можно контролировать все этапы их редактирования, согласования и исполнения. Это проверенная временем многофункциональная система, которая, помимо работы с документацией, позволяет контролировать объём выполненных задач сотрудников компании. Также это способ улучшения порядка ведения дел в компании, чтобы сделать их более прозрачными и защищёнными от ошибок.

Как связаны управление и делопроизводство

Делопроизводство необходимо для обеспечения документационной поддержки управления организацией. Когда руководитель получает информацию о задаче, он её анализирует, принимает решение и сообщает подчинённым.

Управление тесно связано с документацией, потому как информация может поступать в виде документа, её анализ отражаться в различных других документах, а объявление решения может быть в форме акта или приказа. Поэтому корректная организация работы с документами сильно повышает оперативность и качество работы руководителей.

Связь между управлением и делопроизводством можно посмотреть на следующем примере — наём сотрудника на работу. Алгоритм действий представлен так:

руководством принимается решение об открытии новой вакансии;
отдел кадров составляет вакансию и согласовывает с руководством;
вакансия размещается на сайте компании и биржах поиска работы;
кандидаты присылают резюме;
кадры отбирают резюме и передают их руководству;
руководство просматривает резюме и принимает решение о собеседовании с потенциальным кандидатом;
по итогам встречи отбирается один сотрудник, с которым заключается трудовой договор.

Здесь принимаются несколько управленческих решений: об открытии вакансии, собеседовании и о приёме на работу. Их необходимо подкреплять документами: описание вакансии, резюме, трудовой договор. А если процесс найма более сложный, с выполнением тестового задания, проверкой службой безопасности и медицинской комиссией, то документов становится ещё больше.

Поэтому мероприятия по делопроизводству сопровождают управленческие решения, где необходимо получить или выдать данные в виде документов. Отсюда связь между делопроизводством и управлением.

Документация выступает как средство информационного обмена для руководителей. И при неналаженном делопроизводстве страдает управление, которое зависит от качества и достоверности информации, скорости приёма и передачи данных, правильной организации документов.

Основные задачи автоматизации делопроизводства и документооборота

Задачи во многом перекликаются с целями. Вот ключевые из них:

Выстраивание полных маршрутов передвижения электронных актов, справок, договоров.
Реализация удобного управления процессами, выстраивание последовательности стандартных действий.
Организация архивов с каталогом файлов для облегчения и улучшения условий хранения.
Объединение всех инструментов контроля для последующего анализа сфер работы, где имеются недочёты, чтобы оперативно их устранить.
Повышение эффективности использования ресурсов компании.

Частая ошибка при автоматизации делопроизводства и способ её решения

Когда компания расширяется и руководитель принимает решение о необходимости автоматизации процессов документооборота с помощью информационных технологий, то многие компании часто совершают одну ошибку.

Они пытаются обойтись автоматизацией работы только отдельных сотрудников: секретаря, менеджера, бухгалтера. Получается, что одни сотрудники работают в цифровом пространстве, а другие нет. Это значит, что нет взаимодействия работников друг с другом, работа отделов не налажена, прикладные процессы никак не связываются с делопроизводственными. Нет возможности и инструментов для более продуктивной деятельности персонала.

Автоматизация электронного документооборота и делопроизводства должна быть комплексной и одна для всех сотрудников. При организации эффективной среды информационного обмена следует выполнить задачи по автоматизации трёх составных частей делопроизводства:

документирование;
документооборот;
ведение цифрового архива.

Учитывая все основные части делопроизводства, нужна программа, которая имеет возможность создания, хранения и обмена документации в цифровом виде. Должен быть поиск необходимого файла, а также возможность интеграции с другими платформами компании, чтобы документы приходили от всех сотрудников. Не менее важную роль при выборе программы играет политика безопасности и разграничение прав доступа.

При подключении рабочих процессов к системе появляется внутрикорпоративный архив с удобной логической структурой и неограниченным объёмом. Каждая производственная операция будет определена, чётко описана и регламентирована, чтобы избежать ошибок.

Почему автоматизация документооборота очень важна на предприятии

При расширении предприятия, когда растёт численность сотрудников и направлений деятельности, процессы информационного обмена могут становиться запутанными, что напрямую отражается на деятельности предприятия. Автоматизация документооборота поможет в следующем:

Отделам и подразделениям компании наладить согласованный и упорядоченный рабочий процесс. Получая информацию о деятельности друг друга и работая в слаженном ритме, повышается качество обслуживания клиентов и взаимодействие с контрагентами.
Повысить производительность труда у сотрудников, благодаря ускорению процессов согласования и передачи договоров, актов, счетов.
Разгрузить рядовых сотрудников, поскольку система упрощает создание и редактирование файлов.
Поможет справляться с задачами при небольшом количестве работников. Не потребуется расширять штат, вкладываться в новые рабочие места и помещения, заниматься обучением персонала.
Повысить уровень защиты внутрикорпоративной информации за счёт широких возможностей настройки и разграничения прав.

Руководители смогут не потерять и увидеть целостную картину происходящей ситуации в подразделении или организации. А владельцы компании смогут избежать новых инвестиций в основную деятельность, потребности в увеличении оборотного капитала, получения кредитов, уменьшения ожидаемой прибыли.

Поэтому создание налаженной рабочей среды по обработке информации имеет непосредственное влияние на успешность предприятия. В связи с этим очень важно правильно выбрать стратегию автоматизации, в том числе ПО для её реализации.

Как автоматизировать документооборот

В целях автоматизации делопроизводства используются комплексные информационные системы, которые управляют базами данных, имеют поиск документов и анализа текстов. Смогут наладить внутренний документооборот и обеспечить доступ в корпоративную среду Intranet.

Наиболее популярными и современными считаются следующие технологии автоматизации документооборота:

Клиент-серверные. Модели управления находятся на специально выделенном внутрикорпоративном ресурсе, доступ к которому круглосуточный и осуществляется через веб-интерфейс.
Интегрированные с базами данных, из которых можно оперативно получить нужные данные.
Реализованные на веб-решениях, когда вход выполняется через браузер.
Облачные – с использованием места, предоставленного сторонним сервисом.

Сложность возникает при выборе программного продукта. Можно приобрести качественное ПО, но оно не сможет помочь компании, так как ориентировано на другие задачи. Чтобы фирма зря не потратила деньги, необходимо для начала определить цели, которые должна выполнять система. И потом при покупке обращать внимание на соответствие нужным задачам в отдельности и в качестве одного целого (имеется ли интеграция с другими системами).

Какие проблемы решает СЭД

Внедрение системы электронного документооборота (СЭД) обеспечивает автоматизацию движения документов в рамках делопроизводства. СЭД может работать с любым видом документации: корреспонденция и электронные письма, офисные документы, отчёты.

Программы СЭД дают возможность просматривать некоторое количество писем сразу с нескольких электронных ящиков. Позволяют планировать бизнес-проекты, что удобно с точки зрения менеджмента, и менеджеры могут в любой момент проконтролировать работу сотрудников. При наличии мобильной версии программы, это можно будет делать, находясь вне офиса.

Также удобно отслеживать процесс согласования и утверждения документа. Когда руководитель заканчивает с документом, его можно легко отправить контрагенту по электронной почте, на печать или в архив.

Главные проблемы, которые решает автоматизация документооборота – это сокращение ручного труда и постепенное избавление от бумажных носителей, что позволит снизить затраты на закупку оргтехники и расходников для печати. Не потребуются услуги курьера и других посредников, что снижает вероятность умышленной порчи или случайной потери важной информации. В СЭД обмен документами происходит в пару кликов с рабочего места.

Документы хранятся в цифровой среде программного обеспечения, что помогает освободить архивы и оптимизировать все процессы документооборота. Хранящиеся файлы легко извлекаются за счёт удобного поиска по разным параметрам — название, содержание, номер документа и т. д.

Помимо этого, все подразделения станут работать более слаженно из-за повышения качества взаимодействия филиалов и структур. Значительно снизятся ошибки, вызванные человеческим фактором, а доступ к информации можно будет разграничить.

Автоматизация документооборота ускорит деятельность компании в целом, увеличит оборот, повысит солидность фирмы. СЭД говорит о серьёзном отношении к бизнесу, что благоприятно сказывается на качестве обслуживания клиентов.

Делопроизводство и документооборот: важность для организации

Неспециалистам, которые не сталкиваются с организацией работы в комплексе, может казаться, что правильное делопроизводство и документооборот на предприятии — одна из наименее важных задач. Ведь это «всего лишь бумажки», а самое главное — наладить продажи, производство или предоставление услуг. И действительно, если ваше предприятие представляет собой руководителя и 3 сотрудников, то, возможно, это справедливо. Однако чем сложнее становятся ваши бизнес-процессы, и чем больше людей вовлекаются в каждый из них, тем меньше будет эффективность без налаженного делопроизводства и документооборота. Вы вольны выбирать форму: электронную или бумажную, однако совсем без них обойтись нельзя. Ведь вам нужно:

Организовать эффективный бухгалтерский, налоговый, управленческий учет;
Обеспечить с помощью делопроизводства и документооборота оперативное реагирование на входящие сообщения: письма из гос.органов, жалобы клиентов, коммерческие предложения и так далее. Необходимо назначить ответственного, организовать взаимодействие различных отделов по обсуждению вопросов, которые находятся в компетенции нескольких подразделений одновременно, и контролировать скорость обработки информации;
Обеспечить эффективную обратную связь «снизу»: обсуждение и внедрение предложений по улучшению работы, претензии подразделений друг к другу, сообщения об изменениях в процессах и тому подобное;
Организовать с помощью делопроизводства и документооборота взаимодействие кадровой службы с бухгалтерией, хозяйственной частью, службой защиты информации на предприятии: своевременную смену кодов доступа при увольнении сотрудника, блокировки/приостановки учетной записи, обеспечение нового сотрудника оборудованным рабочим местом и необходимыми инструментами и материалами для работы;
Организовать эффективную систему учета показателей работы и выплаты премий по их результатам;
Организовать автоматизацию рутинных операций, ускорить обработку заявок клиентов.

И это только небольшая часть задач, которые можно решить с помощью эффективного делопроизводства и документооборота на предприятии. Кроме того, в зависимости от вида деятельности организации и размера штата задачи могут сильно отличаться и дробиться.

Делопроизводство и документооборот на предприятии: общая схема организации

Однако вне зависимости от указанных выше факторов, есть общая схема организации делопроизводства и документооборота на предприятии, этапы и задачи, которые будут присутствовать даже в самой маленькой компании.

Организация входящих потоков документов

Это документация, которая создается в других организациях и учреждениях и поступает на предприятие в бумажном или электронном виде: письма, претензии, коммерческие предложения, счета на оплату и тому подобное. В их отношении для эффективного делопроизводства и документооборота необходимо обеспечить:

регистрацию документа, т. е. отметку даты поступления и присвоение ему входящего номера (опционально);
передачу входящего документа в установленные графиком документооборота сроки в подразделение, которое занимается этим вопросом, или в несколько подразделений;
регистрацию принятия документа ответственными лицами в работу;
получение отметки об исполнении/ ответе/ принятых мерах по документу;
передачу обработанного документа на хранение.

Организация исходящих потоков документов

Путь таких документов в делопроизводстве и документообороте предприятия обычно начинается в самом «низу» организационной структуры предприятия. После создания они проходят путь согласования и визирования в нескольких структурных подразделениях (в последнюю очередь — у руководства) и отправляются во внешние инстанции: торговым партнерам, поставщикам и покупателям, в контролирующие органы и так далее. Для исходящих документов необходимо разработать:

назначение ответственных лиц по созданию, проверке и доработке исходящих документов в каждом подразделении;
эффективный порядок согласования документа в различных отделах, с соблюдением определенных сроков;
регистрацию документа при его отправке адресату.

Организация внутренних потоков документов

Это самый обширный участок делопроизводства и документооборота на крупных предприятиях. При этом часто именно их движение является наиболее неупорядоченным. Внутренние документы могут объединять в себе черты входящих и исходящих. К примеру, путь какого-то документа может начинаться от специалиста или отдела в качестве проекта, пройти согласование и визирование в вышестоящих подразделениях, поступить на подпись к руководству и уже с его разрешительной резолюцией отправиться обратно вниз — к исполнению сотрудникам определенного отдела или всего предприятия.

Поэтому для результативного делопроизводства и документооборота необходимо разработать наименее затратные по времени пути движения документов как от исполнителей «наверх» при разработке проекта документа, так и «вниз», к исполнению уже готового, а также контроль их исполнения. Нужно избегать повторной регистрации одного и того же документа, поскольку это означает потери времени и непродуктивную нагрузку на исполнителей.

Источник

В статье раскрываем все этапы организации делопроизводства и документооборота в любой компании независимо от сферы деятельности. В основе лежит экспертный опыт построения бизнес-процессов среднего и крупного бизнеса с их дальнейшей автоматизацией на базе российского программного решения «1С:Документооборот».

Я не случайно выбрал обзор программного продукта «1С:Документооборот 8» с позиции системы управления контентом, поскольку на начальном этапе он многими рассматривается, как «решение для удобной работы с документами», «решение для упорядочивания, систематизации, категоризации документов и файлов, удобного поиска» и т.д. Но возможностей, которыми располагает система, гораздо больше

На сегодняшний день можно найти множество публикаций, посвященных построению процессов делопроизводства и документооборота в государственных учреждениях, органах исполнительной власти, а также в коммерческих предприятиях различных по своим организационно-правовым формам, направлениям деятельности и отраслевым спецификам.

Основная масса этих публикаций направлена в основном на проблематику построения системы управления бумажным и электронным документооборотом. Авторы, имеющие большой опыт по систематизации бумажного делопроизводства и дальнейшей автоматизации в предлагаемых на рынке системах электронного документооборота (СЭД), ограничиваются рассмотрением только методологической стороны вопроса. Методика построения системы управления документами с использованием программы «1С:Документооборот 8» представляет собой некую общую последовательность этапов, которая применяется практически во всех организациях. В качестве примера выделим самые основные этапы:

аудит существующего документооборота в организации;
организация работы с бумажными документами;
организация работы с электронными документами;
автоматизация работы с корреспонденцией;
автоматизация договорной работы;
автоматизация распорядительной деятельности;
автоматизация деятельности подразделений по заявкам;
автоматизация прохождения служебных записок;
автоматизация прохождения документов по кадровой работе, хозяйственной деятельности и т.д.;
организация мониторинга работы с документами и контроля их исполнения.

Для того, чтобы организовать делопроизводство и документооборот с нуля, представленных выше этапов недостаточно, поскольку они не предполагают решения технических вопросов, которые должны быть рассмотрены и проработаны еще до внедрения СЭД. Качественная проработка и решение именно технических вопросов на первоначальном этапе является главным залогом успеха дальнейшего внедрения системы управления контентом (ECM), которой и является «1С:Документооборот 8».

1С:ДО становится неким «ядром», «кровеносной системой» всей организации, и от того, насколько качественно решен вопрос оптимизации системы документооборота, настолько эффективно будет работать организация. Объем документов, видов документов компании увеличивается, растет количество маршрутов обработки документов, непрерывно требуя совершенствования и улучшения внутренних бизнес-процессов. Все это должна и может обеспечивать ECM-система от 1С.

Если изначально автоматизируется работа с входящими, исходящими и внутренними документами, то дальше уже идет автоматизация бизнес-процессов, регламентированной отправки отчетов сотрудникам. Пользователи делятся новостями, проводимыми акциями организации, ведут переписку с контрагентами. Таким образом, продолжается раскрытие потенциала программного решения в условиях конкретной организации. И для полного его раскрытия необходимо проработать технические вопросы еще до внедрения системы. Нужно как бы заглянуть вперед, чтобы в нужный момент не испытывать технических ограничений, связанных с вопросами оптимизации системы в целом.

Далее в привычном нам понимании методики построения делопроизводства и внедрения документооборота мы не будем отходить от общепринятой и всем понятной последовательности работ, а сделаем следующее: каждый рассматриваемый этап мы дополним анализом технических вопросов и их решением.

Постановка процессов документооборота. Методологическая основа для внедрения 1С:ДО

Подготовительные работы по технической части

К подготовительным техническим работам относятся те, которые затрагивают важные аспекты внедрения информационной системы.

Уровень Hardware

Анализ рабочих мест ключевых пользователей. При данном вопросе необходимо учитывать специфику работы отдельно взятого пользователя, используемое им основное и периферийное оборудование. Например, у пользователя, ответственного за регистрацию входящих документов в бумажном и электронном виде, установлены сканер и принтер, которые работают только с 32-битной версией тонкого клиента «1С:Предприятие», и если мы установим 64-битную версию, то полноценно выполнять работу он не сможет. В таком случае мы можем получить обратный эффект от внедрения новой СЭД в виде негативного отзыва. В аналогичных случаях лучше подготовиться и предусмотреть подобные ситуации заблаговременно.

Анализ конфигурации сервера:

сведения о необходимой и имеющейся процессорной мощности отвечают на главный вопрос: «Хватит ли вычислительной мощности сервера?». Если, например, в организации используется несколько информационных систем на одном сервере такие как «1С:ERP», «1С:Бухгалтерия», «1С:Зарплата и управление персоналом» и все системы являются требовательны к процессорной мощности, то анализ нагрузки процессора будет не лишним;
сведения о необходимом и имеющимся устройстве дисковой подсистемы. Анализ включает в себя описание и основные характеристики моделей дисковых устройств, используемый способ объединения нескольких физических дисковых устройств в логический модуль, RAID-массив, для повышения отказоустойчивости;
сведения о необходимом и имеющемся объеме дискового пространства для информационной базы (ИБ), который необходимо выделить в необходимом количестве с запасом в соответствии с возможным прогнозным увеличением размера базы;
сведения о необходимом и имеющемся объеме дискового пространства для файлового тома ИБ, который необходимо выделить с учетом понимания примерного объема документов за год или месяц. Как правило, измеряется объем электронного архива всех документов за год и закладывается запас в процентном соотношении;
сведения о необходимом и имеющемся объеме дискового пространства для копий ИБ и файлового тома ИБ выбираются, исходя из того, с какой частотой будут создаваться копии: ежедневно один раз, ежедневно каждый час. При высоком объеме документов и интенсивной изменчивости данных в некоторых организациях резервирование может осуществляться ежедневно каждые 30 минут;
сведения о необходимом и имеющимся объеме оперативной памяти дадут ответ на вопрос очень близкий по смыслу к самому первому нашему вопросу: «Насколько оперативно можно будет работать в программе, в нескольких программах одновременно и в многопользовательском режиме, например, при количестве одновременно работающих пользователей более 100 человек?»

Оптимизация ресурсов сервера и рабочих мест пользователей – это заключительная немаловажная техническая работа, которая проводится после получения результатов проработки первых двух пунктов. Необходимо ли выполнить апгрейд аппаратной части сервера и что именно нужно сделать? Необходимо ли выполнить апгрейд рабочих мест пользователей, закупить необходимые периферийные устройства, комплектующие? Примерно такие вопросы мы решим в этом разделе.

Уровень Software

Система СЭД взаимодействует с сопутствующими программными компонентами на клиентском и серверном уровне: совместимым с «1С:Документооборот 8» пакетом офисных программ, совместимыми компонентами для работы и распознавания текстовых образов, например, ImageMagic, CuneiForm, электронно-цифровыми подписями, сервисами электронной отчетности, такими как «1С:ЭДО», «Такском».

Есть в компании пользователи, работающие в офисе и им удобно работать через тонкий клиент, а есть и те, кто работает дистанционно, то в таком случае больше всего подходит использование web-клиента. В этом разделе мы берем во внимание вопросы удобства пользователей, эргономики и производительности при работе с СЭД.

В соответствии с вышеизложенным, мы можем сделать следующий вывод: после планомерно проведенных работ по данному этапу мы можем приступать к методологической части построения автоматизированной информационной системы делопроизводства и документооборота.

Мы подготовили качественную платформу для дальнейшего раскрытия потенциала данного программного решения, предназначенного не только для основных задач: управления бумажным документооборотом, управления электронным документооборотом, автоматизации бизнес-процессов и контроля исполнительской дисциплины, но и для задач, свойственных системе управления контентом, учитывая дальнейшие перспективы развития в искусстве организационного управления.

Подготовка информационной базы и общие настройки 1С:Документооборота

Мы перешли к самому ответственному этапу, который лежит в основе функционирования СЭД, он является «скелетом» всей механики работы системы. Первоначально необходимо выполнить настройки информационной базы по следующим разделам.

Установка методики документооборота

Главное: устанавливаем типовую методику документооборота. Обращаем внимание на то, что методика предназначена для установки в пустую базу. При установке в заполненную базу уже имеющиеся данные будут дополнены новыми.

Рис.1 Установка типовой методики документооборота

Общие настройки

Устанавливаем общие настройки программы, выполняем публикацию информационной базы на web-сервере для использования web-клиента.

Данные предприятия

Заполняем справочник «Должности», регистрируем руководителей подразделений, заполняем организационную структуру предприятия, создаем и регистрируем остальных пользователей. В данном разделе можно создать организации, входящие в состав предприятия, если предприятие состоит из нескольких юридических лиц. Создаем корневые папки справочников «Входящие, исходящие и внутренние документы», «Файлы», при необходимости, папки справочников «Проекты», «Мероприятия», «Форум», «Вопросы деятельности».

Работа с документами и файлами

На данном этапе необходимо собрать достаточный объем информации с качественной степенью детализации для дальнейшего анализа и усовершенствования процедур обработки документов. Помимо основного инструмента — методики сбора информации путем анкетирования подразделений, вовлеченных в процедуры обработки документов, — далее на основе собранной информации можно подготовить маршрутные карты движения документа отдельно для каждого вида документа, заранее подготовив их макеты в табличном редакторе, например, Microsoft Excel.

Рис.2 Маршрутная карта движения исходящих документов в Excel

Для создания видов документов и построения шаблонов процессов по ним желательно использовать базу-прототип для тестирования и корректировок. Алгоритм работы следующий:

настраиваем хранение файлов в томах,
устанавливаем на сервере программное обеспечение для работы с файлами,
вводим и настраиваем виды документов,
назначаем видам документов соответствующие шаблоны документов,
добавляем к шаблонам документов шаблоны файлов,
настраиваем автозаполнение шаблонов файлов,
выполняем настройку нумераторов и индексов нумерации,
при необходимости создаем наборы дополнительных реквизитов и сведений.

Тестируем виды документов и процессы к ним, уточняем дополнительные требования, дорабатываем макеты, распечатываем готовый результат в виде полученного шаблона документа, блок-схемы процесса и таблицы этапов с исполнителями и утвержденными сроками, далее согласовываем в каждом отдельно взятом подразделении.

Внедрение СЭД

Комплексная автоматизация документооборота. Обработка документов в 2 раза быстрее! +45% к трудовой дисциплине

Права доступа

Здесь необходимо настроить систему прав, которая определяется справочниками: «Полномочия», «Грифы доступа», «Рабочие группы», «Права к папкам» и др. Настройка прав ведется параллельно с заполнением информационной базы данными.

Рис.3 Настройка системы прав доступа в 1С:Документообороте

Совместная работа

Создаем шаблоны процессов, которые позволяют регламентировать процедуры согласования, исполнения, регистрации и прочие для документов тех или иных видов.

Рис.4 Шаблоны процессов в 1С:ДО

1) Настраиваем ролевую маршрутизацию. Задачи могут быть адресованы персонально или рабочей группе исполнителей, так и с использованием механизма ролевой адресации.

Рис.5 Настройка ролей по маршрутам

2) Настраиваем условия маршрутизации. На практике внедрения в большинстве случаев необходимо написать некоторое условие или обработчик бизнес-события, в алгоритмах которого далее, например, использовать данные внутреннего документа – это могут быть значения дополнительных реквизитов, типовых реквизитов и т.д. Также при настройке последовательности выполнения действий комплексного бизнес-процесса или настройке состава исполнителей в процессах с несколькими исполнителями возникает необходимость включить/исключить действие или исполнителя при выполнении процесса. Для этого в программе есть так называемые условия маршрутизации, которые могут настраиваться ответственным за работу процессов и задач.

3) Назначаем шаблоны процессов видам документов. Шаблоны процессов используются для обеспечения соблюдения регламента процедур обработки документов тех или иных видов. Для создания нового шаблона на панели действий списка шаблонов предусмотрена кнопка Создать. При этом открывается карточка нового шаблона, в которой необходимо:

указать сведения о шаблоне;
ввести список согласующих лиц;
добавить предметы;
настроить ручной или автоматический запуск процесса по шаблону;
перейти по гиперссылке «Назначить шаблон видам документов» и т. д.

Настройки процесса. На закладке заполняется список исполнителей, срок исполнения, настраивается отложенный старт процесса и порядок формирования наименования процесса.

Предметы процесса. Закладка служит для управления предметами шаблона процесса. Доступно добавление основных, вспомогательных и заполняемых предметов, настройка видимости, изменение ролей и порядка отображения.

Пользователи могут самостоятельно заполнить процесс данными по шаблону, выбрав его из списка помощника создания процесса. Но удобнее настроить автоматический или ручной запуск процесса по шаблону. Для этого шаблон нужно назначить видам документов с помощью гиперссылки Назначен видам документов в карточке шаблона. Гиперссылка открывает список настроек шаблона процесса для видов документов, которым он назначен. Для создания новой настройки на панели действий предусмотрена кнопка Создать.

В карточке настройки шаблона процесса есть возможность:

указать вид или группу видов документов, к которым будет автоматически применен шаблон процесса;
настроить ручной или автоматический запуск процесса.

Вид документа. В поле необходимо указать вид или группу видов документов, которым будет назначен шаблон процесса. Например, при настройке шаблона процесса Согласование договора поставки необходимо выбрать вид документа Договор поставки. В этом случае при создании процесса на основании документа указанного вида данный шаблон будет отображаться в списке Рекомендованные шаблоны.

Или, например, виды документов Договор аренды, Договор подряда и Договор строительства можно объединить в группу Договорная документация и назначить им шаблон процесса.

Действует для организации. В качестве дополнительных настроек можно выбрать организацию, для которой будет действовать шаблон.

Запрет на изменение процесса по шаблону. Для того чтобы поля карточки процесса, заполненные из шаблона, были недоступны для изменения пользователями, необходимо установить флажок «Запретить изменение процессов», созданных по этому шаблону для этого вида документа. В этом случае пользователи смогут поменять только название и описание процесса. Остальные ключевые данные, такие как исполнители, сроки и другие, останутся недоступными для редактирования.

Бесплатная
консультация
эксперта

Спасибо за Ваше обращение!

Специалист 1С свяжется с вами в течение 15 минут.

Ручной запуск. Ручной запуск означает, что после указанного в настройках действия программа предложит пользователю запустить процесс по шаблону. Например, после закрытия только что созданного договора поставки программа предложит запустить процесс согласования.

Выбор действия станет доступен после установки флажка «Предлагать запуск при выполнении действия»:

Закрытие карточки только что созданного внутреннего документа – помощник автоматического запуска процесса появится после того как пользователь закроет карточку документа указанного вида;
Ручная регистрация внутреннего документа – помощник автоматического запуска процесса появится, после того как пользователь вручную проставит регистрационный номер в карточке документа указанного вида.

Автоматический запуск. После наступления событий, указанных в настройках, процесс запустится автоматически. Например, после регистрации договора аренды оборудования процесс согласования запустится автоматически.

4) Создаем мероприятия в справочнике «Виды мероприятий». Среди мероприятий можно выделить довольно крупный класс мероприятий – протокольное мероприятие. Для протокольных мероприятий доступны некоторые возможности, недоступные для обычных:

указание секретаря;
указание председателя;
ведение протокола;
установка состояний протокола;
использование операций протокола.

Секретарь и председатель протокольного мероприятия обладают такими же правами, как и организатор. Они играют особую роль в операциях протокольного мероприятия. Например, задача подготовки протокола направляется секретарю мероприятия.

Для протокола доступна команда заполнения протокола по программе или по предыдущему мероприятию.

Состав протокола мероприятия хранится в табличной части Протокол элемента справочника Мероприятия – хранится номер пункта программы, к которому относится пункт протокола, ссылка на пункт протокола, порядок пунктов протокола.

Для мероприятий предусмотрен определенный набор операций. Операции мероприятия отличаются от обычных процессов по мероприятиям. Доступны следующие операции мероприятия:

Утвердить программу – направляет программу на утверждение председателю, влияет состояние программы;
Отправить приглашения – отправляет приглашения участникам мероприятия, влияет на состояние приглашения участников и состояние приглашения на мероприятие. При изменении места проведения или времени в процессе направления приглашений изменяет место и время в мероприятии;
Запросить материалы – запрашивает материалы у ответственных за пункты программы, влияет на состояние материалов;
Ознакомить с материалами – отправляет материалы на ознакомление всем участникам, влияет на состояние материалов;
Провести мероприятие – направляет задачу провести мероприятие председателю, влияет на состояние мероприятия;
Подготовить протокол – направляет задачу подготовить протокол секретарю, влияет на состояние протокола;
Согласовать протокол – направляет протокол на согласование всем участникам мероприятия, влияет на состояние протокола;
Утвердить протокол – направляет протокол на утверждение председателю, влияет на состояние протокола;
Исполнить протокол – направляет протокол на исполнение, влияет на состояние протокола.

Аудит целевых участков документооборота. Определим готовность к внедрению 1С:Документооборота

Учет трудозатрат

Ход действий: настроить справочник Виды работ, заполнить Календарь, составить Графики работ, заполнить справочник Виды отсутствий. В «1С:Документообороте» ведется учет отсутствий сотрудников на рабочем месте по любым причинам: в связи с удаленной работой, болезнью, командировкой, отпуском, отгулом и т. п. Информация об отсутствии отображается в карточке сотрудника, адресной книге и календаре. При попытке взаимодействия с отсутствующим вы получите уведомление о датах, причине его отсутствия и имени заместителя (если он указан).

Хранение

Нужно настроить номенклатуру дел, места хранения дел, дела. Номенклатура дел представляет заводимый и используемый по определенному регламенту перечень дел, хранящих документы. Использование номенклатуры дел значительно снижает издержки делопроизводства. Автоматизация учета номенклатуры дел дает возможность еще больше снизить трудозатраты применения делопроизводства и позволяет значительно ускорить доступ к документам номенклатуры дел. Далее надо заполнить справочник Помещения и территории.

Загрузка классификаторов

Загрузите классификаторы: Валюты, Банки, Адресный.

Заполнение справочников

Заполните справочники: Типы связей, Товары и услуги, Виды документов физических лиц, Способы доставки, Виды контактной информации, Контрагенты.

Категории

В конце нужно заполнить справочник Категории, создать правила автоматической категоризации. Понятие категорий в «1С:Документооборот КОРП» аналогично понятию тегов в блоге. Это ярлыки, которые могут быть в произвольном количестве прикреплены к документам, файлам и некоторым другим элементам системы для облегчения их поиска. То есть документу или файлу могут быть присвоены определенные теги, по которым и будут работать дополнительные отборы.

Рис.6 Справочник Категории

Категории включаются соответствующей функциональной опцией в разделе Делопроизводство. Тут же включается автокатегоризация и опция проверки категорий.

Рис.7 Включение Категорий для документов и файлов в 1С:Документообороте

После этого в сам список категорий и связанные с ними функции системы можно зайти через раздел НСИ:

Рис.8 Категории в разделе НСИ

В самой категории можно задать список пользователей, которым данная категория будет видна.

Рис.9 Список пользователей для просмотра Категории

Если выставить галку «Это личная категория», то список пользователей виден не будет — категория будет доступна лишь автору. В рабочем месте категорий можно задавать сложные отборы и тем самым выбирать документы «на пересечении» нескольких различных категорий. Также при включенном категорийном учете сами списки документов и файлов можно показывать в представлении категорий.

Рис.10 Списки по категориям

Личные категории отображаются в списке синим цветом. Категории могут быть установлены файлу или документу вручную по команде Установить категории. Далее нужно будет отметить выбранные категории в отдельном окошке, либо просто перетащить мышкой документ в нужную категорию.

Рис.11 Выбранные категории

Либо для категории можно настроить правила, по которым файлы и документы будут в нее автоматически попадать. В правилах можно задавать достаточно сложные условия категоризации, например, поиск по ключевым словам наименования.

На случай, когда отдельные файлы или документы не могут быть корректно обработаны по правилам (или, напротив, это исключение из правила), существует механизм проверки категорий. В нем категории можно установить вручную, а также указать необходимость использования для данного документа/файла автоприсвоение категорий. Заметим, что категоризироваться могут не только все виды документов и файлы, но и Контрагенты, Мероприятия, Проекты и Проектные задачи.

Внедрение системы

Когда позади подготовительные работы по техническим вопросам, подготовлена информационная база и произведены общие настройки «1С:Документооборота», можно смело приступать к внедрению системы и начинать пользоваться ее широкими возможностями.

Бесплатная оценка внедрения проекта документооборота от экспертов WiseAdvice-IT!

Источник

От документооборота в организации зависят многие рабочие процессы. Его правильная организация даст больше возможностей для скорости работы и прозрачности бизнес–процессов. Как сделать его удобнее?

Почему это важно

В зависимости от масштаба организации количество документов может быть разным. В любом случае, контролировать процесс их обработки не так сложно, как кажется на первый взгляд.

Регламентация документооборота – первый шаг к его контролю. В новых и небольших организациях такой потребности может и не быть, но со временем, когда количество документов станет в разы больше, внедрить такую технологию контроля все равно придется. Если вести документооборот правильно с самого начала, в будущем это откликнется отсутствием путаницы и просроченных документов.

Путаница

Рост числа контрагентов заставляет сотрудников организации сталкиваться с большим потоком неструктурированной информации, которую они получают в виде документов. Это ведет к путанице в отделах, срыве сделок и поставок, отсутствии согласования важных документов в срок и еще много других негативных последствий.

Инструкция по ведению документооборота поможет создать единую систему обработки информации и четкое распределение документов между конечными получателями.

Дисциплина

Очевидно, что отсутствие регламента работы порождает и отсутствие дисциплины в коллективе. Если каждый сотрудник будет работать с документами так, как считает нужным, процесс их обработки может затянуться надолго. Это происходит из-за несогласованности действий, то в дальнейшем приведет к потере документами своей актуальности.

Важно

Обучение сотрудников ведению документооборота поможет исключить риск неверного оформления документов и обеспечить корректную работу внутри организации.

Автоматизация не пройдет

Отсутствие регламента ведения документооборота не позволяет провести его автоматизацию. Если организация большая, то существенный минус для ее успешности.

Проблемы с законом

Неисполнение должностных обязанностей, связанных с согласованием документов, грозит организации штрафами или даже лишением права на работу. Регламент будет главной инструкцией сотрудников, на которую они смогут ориентироваться и тем самым обрабатывать документы в срок.

Бизнес под контролем

Любая законная деятельность сопровождается официальными документами. Контролируя их ведение от начала до конца, сотрудник контролирует и связанный с ним бизнес–процесс.

Как создать регламент ведения документооборота

Ряд экспертов выделяет определенные этапы создания регламента:

разработка форм первичных документов;
создание рабочих групп для контроля документооборота;
формы и регламенты, позволяющие оперативно согласовывать документы.
закрепление списков документов за отделами;

Важный пункт – частью регламента должны стать методы, которые помогут каким-либо образом ускорить ведение документооборота. Так сотрудники экономят рабочее время.

Регламентов моет быть несколько, если бизнес масштабный. К примеру, если конкретный отдел постоянно получает какие-либо документы, он может ввести свой регламент работы с ними. Важно, чтобы с этим регламентом ознакомились все сотрудники отдела и смежных отделов, имеющие отношение к этим документам.

Важно

Регламент одного отдела ни в коем случае не должен противоречить такому же документу другого отдела. Чтобы избежать такой ошибки, изменения регламентов нужно обязательно обсуждать со всеми ответственными сотрудниками.

Один из часто используемых регламентов – регламент договорной работы. Здесь указывают инициатора контракта, работы, которые нужно провести в рамках договора, какие документы требуются от контрагента, срок их согласования и ответственных сотрудников.

Другой вид регламентов для контроля документооборота ¬– планово-бюджетные. Они включают порядок и сроки формирования бюджетов организации, состав сотрудников, работающих с данными бюджетами, их функции, ответственность, а также способы корректировки бюджетов и контроль исполнения.

Обратите внимание

Составить регламент недостаточно. Нужно также позаботиться о его использовании внутри организации. Если какой-то пункт регламента неактуален, его нужно оперативно убрать и оповестить об этом сотрудников. Также поступайте и с нововведениями.

Другие инструменты для контроля документооборота

В некоторых организациях для успешного ведения документооборота внедряют и другие инструменты контроля. К ним относятся:

Отметки на документах. Для ускорения процессов согласования документов секретарь ставит отметки на те документы, которые нужно обработать в первую очередь. Так руководитель точно знает, какие документы важно подписать в ближайшее время
Бланк идентификации документов. Этот инструмент контроля помогает быстрее определить, кто должен получить документ и когда. На специальном бланке сотрудник указывает что это за документ, кто его составил, к какому проекту он относится и прочая необходимая информация. Данный бланк переедают вместе с документом ответственному сотруднику.
Критерии согласования. Сотрудники заранее составляют критерии, по которым далее оценивают полученные или отправляемые документы. В качестве критериев может выступать время обработки документа, дата согласования или его состав.
Реестр передачи документов. Если документооборот масштабный, данный инструмент поможет его упорядочить и проще контролировать. В реестре отмечаются документы и этап согласования на данный момент. Создать реестр можно как в электронном, так и в бумажном виде. Реестр позволяет собрать определенную статистику для дальнейших правок в регламент ведения документооборота.

Важные правила для контроля документооборота

Главная функция ведения документооборота – обеспечение контроля первичных документов на всех контрольных точках: у контрагента, у менеджера, у бухгалтера. Чтобы этот процесс был быстрее, нужно соблюдать 6 важных правил.

Правило 1

Ответственность – главным спутник при работе с документами. Без соблюдения этого пункта есть большая вероятность совершить ошибку и потратит на ее исправление много рабочего времени.

Чтобы такой ситуации не произошло, лучше назначить ответственного за ведения документооборота сотрудника или несколько сотрудников. Это касается всех документов, которые попадают в организацию. Такое решение обеспечит контроль входящего и исходящего документооборота.

Кроме минимизации рисков данный шаг освобождает от ведения документооборот остальных работников организации. Ответственные сотрудники отвечают за регистрацию и учет документов, их проверку и переадресацию, маркировку и прочие рутинные задачи, которые отнимают рабочее время других работников.

Правило 2

Предварительная оценка входящей документации поможет сократить рабочее время, которое вы планировали потратить на ее обработку. Для этого нужно заранее выделить типы документов для конкретного получателя: руководителя, бухгалтера или других сотрудников. Так документы сразу попадут к тому, кто должен его согласовать, минуя заместителей.

Грамотное распределение входящего потока документооборота поможет избежать путаницы и обеспечить быстрое попадание документов непосредственно к получателю.

Правило 3

Залог успешного дела – порядок. Поэтому стоит соблюдать его и при ведении документооборота в организации. Для этого любой документ – входящий и исходящий, нужно регистрировать в ответственном за него подразделении не больше 1 раза – когда он только поступил в организацию. Не занимайтесь регистрацией повторно, если нужно отдать документ на дополнительное рассмотрение специалистам.

Правило 4

Согласование документов нередко занимают большую часть времени, отведенного на их обработку. Поэтому к принятым в организации правилам ведения документообороте важно добавить регламент по согласованию документов. Он включает сроки согласования документов, а также ответственных за этот процесс сотрудников.

Таким образов документы не теряют свою актуальность из-за очень долгого согласования.

Правило 5

Если на почту организации приходит много рекламных и прочих материалов, не требующих регистрации, отведите им минимум времени. Как правило, такие письма можно сразу отдавать получателю без лишних этапов согласования.

Правило 6

Когда подписать документы может лишь руководитель, это очень замедляет документооборот в организации. Делегирование данного право заместителям значительно ускорить процессы согласования.

Обратите внимание

Это правило также поможет освободить больше рабочего времени руководителя организации для других, не менее важных задач.

Правило 7

Если делить документацию на потоки, обработать ее получится быстрее и проще. Они идут по одному маршруту и всегда попадают к нужному получателю.

Как правило, в организациях выделяют 3 вида потоков документооборота – входящие, исходящие и для использования внутри компании. Здесь распределяют документы в зависимости от структуры предприятия: к примеру, если есть какие-либо филиалы, нужно дополнить регламент ведения документооборота потоком «для филиалов».

Все материалы будет идти по определенному регламентированному маршруту. Это упростит процесс передачи документов и также не допустить путаницы в них.

Указанные правила помогут сделать документооборот в организации проще, за счет сокращения времени, потраченного на обработку входящего и исходящего потока.

Контролировать ведение документооборота важно, чтобы обрабатывать их в срок и своевременно доставлять их адресатам. Используя указанные рекомендации, организация сделает документооборот проще, быстрее и удобнее для своих сотрудников.

Источник

Инструкция по делопроизводству: организация работы с документами

Продолжаем цикл статей, посвященный разработке инструкции по делопроизводству. В этой статье говорим о разделе инструкции, в котором должны быть описаны основные правила и принципы организации работы с документами в компании.

Что фиксировать в разделе «Организация работы с документами»?

Автору инструкции по делопроизводству при написании этого раздела рекомендуем взять за основу следующие положения:

1. Раздел III «Организация документооборота» Правил делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления[1] (далее – Правила делопроизводства).

2. Подраздел 3.4 «Организация документооборота» Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в государственных органах, органах местного самоуправления[2] (далее – Методические рекомендации).

3. Раздел V «Организация документооборота» Примерной инструкции по делопроизводству в государственных организациях[3].

Структура раздела «Организация работы с документами» отображена в Схеме. Подробно рассмотрим, из чего должен состоять каждый подраздел этого раздела.

Подраздел «Документооборот в Обществе»

Сначала следует установить, что такое документооборот (не забудьте поместить этот термин и его толкование в раздел «Термины и определения» инструкции по делопроизводству). Важно зафиксировать, из каких операций состоит этот процесс. Они перечислены в п. 3.1 Правил делопроизводства. В последующих разделах их нужно пошагово рассмотреть и расписать.

Далее следует изложить принципы документооборота. Они перечислены в п. 3.4.1 Методических рекомендаций. Подробно описывать значение этих принципов нет необходимости. Весь текст инструкции и само ее существование в организации направлены на их соблюдение.

В этом подразделе также необходимо указать, что документооборот в организации осуществляется при помощи СЭД [4], обозначить обязанности участников делопроизводственных процессов, связанные с помещением в СЭД как документов, так и информации о них. Если в компании принято учитывать в СЭД не только готовые документы, но и их проекты, об этом тоже нужно написать.

В конце этого подраздела нужно перечислить потоки документов, которые действуют в компании. Потоков традиционно три: входящие, исходящие и внутренние документы. В инструкции по делопроизводству обычно описывают общие правила обращения с документами всех потоков.

Текст подраздела «Документооборот в Обществе» раздела «Организация работы с документами» инструкции по делопроизводству приведен в Примере 1.

Подраздел «Доставка и отправка документов Общества»

В этом подразделе следует указать каналы, по которым документы доставляются в организацию и отправляются из нее. Чем богаче выбор каналов доставки, тем сложнее делопроизводителям уследить за всей поступающей корреспонденцией и учесть ее. Также здесь нужно отметить принятый в компании способ приема корреспонденции. Он может быть:

централизованным (когда все письма, независимо от того, как попали в организацию, передают в канцелярию для регистрации);
децентрализованным (когда учет поступившей почты происходит в структурных подразделениях).

Отдельно следует указать, что делать, если письмо на бумажном носителе поступило в самом конце рабочего дня или в нерабочий день.

Также необходимо обозначить, кто отвечает за отправку документов. Особого внимания заслуживает почтовая корреспонденция на бумажных носителях. Если отправка почты происходит централизованно (например, канцелярией), то нужно описать условия, при соблюдении которых отправление примут для пересылки. При несоблюдении этих условий письмо вернут исполнителю, и отвечать за задержку отправления будет именно он. Нужно сказать и о срочной отправке почты: кто и при каких условиях должен ей заниматься.

Важно
Подраздел «Доставка и отправка документов Общества» инструкции по делопроизводству посвящен исключительно доставке и отправке корреспонденции. О приеме, предварительном рассмотрении и дальнейших операциях с входящими письмами здесь рассказывать не нужно, этому следует уделить внимание в других частях инструкции. То же относится и к исходящим письмам.

Текст подраздела «Доставка и отправка документов Общества» раздела «Организация работы с документами» инструкции по делопроизводству приведен в Примере 2.

Подраздел «Учет объемов документооборота»

В этом подразделе нужно описать, как, каким образом и для чего ежегодно происходит учет объемов документооборота. Этот подраздел нельзя игнорировать, даже если на практике руководитель совсем не интересуется итоговыми цифрами по входящим и исходящим документам за год. Зато эти цифры нужны руководителю делопроизводственной службы: они станут едва ли не единственным убедительным аргументом, когда придется «выбивать» для канцелярии новую мебель, технику или штатные единицы.

Кроме этого, здесь следует указать категории документов, количество которых нужно посчитать отдельно. Эта информация может быть очень интересна главе компании или топ-менеджерам по направлениям. Почему? Рассмотрим пример. После учета стало известно, что 10 % от всей входящей корреспонденции составляют жалобы на качество продукции или обслуживания. Безусловно, это должно привлечь внимание к подразделениям, ответственным за качество. Кстати, соотношение количества отправленных предложений о сотрудничестве числу заключенных договоров – тоже интересная информация, которая может помочь оптимизировать политику продаж.

Вопрос
Существует ли перечень документов, которые нужно учитывать отдельно при учете объемов документооборота?
Ответ
Нет. В каждой организации самостоятельно решают, учет каких именно категорий документов следует вести отдельно.

Отчет об объемах документооборота составляют в форме простой справки: статистической (если автор просто приводит цифры для сведения) или аналитической (если автор делает какие-то выводы из собранных цифр).

Текст подраздела «Учет объемов документооборота» раздела «Организация работы с документами» инструкции по делопроизводству приведен в Примере 3.

Подраздел «Организация работы с документами в структурных подразделениях Общества»

В этом подразделе инструкции по делопроизводству нужно прописать, что в каждом структурном подразделении компании должен быть работник, ответственный за делопроизводство. Также здесь следует указать:

порядок назначения делопроизводителя подразделения;
порядок организации его труда;
его функциональные обязанности.

Текст подраздела «Организация работы с документами в структурных подразделениях Общества» раздела «Организация работы с документами» инструкции по делопроизводству приведен в Примере 4.

Резюме

В четвертом разделе инструкции по делопроизводству описывают общие правила и принципы организации документооборота в компании.
В подразделе «Документооборот в Обществе» объясняют понятие документооборота, устанавливают его операции и принципы.
В подразделе «Доставка и отправка документов Общества» перечисляют каналы внешней коммуникации компании и описывают правила приема документов службой делопроизводства для отправки.
В подразделе «Учет объемов документооборота» перечисляют категории учитываемых ежегодно документов, а также указывают форму представления соответствующего отчета.
В подразделе «Организация работы с документами в структурных подразделениях» указывают, что в каждом подразделении должен быть ответственный за работу с документами, а также описывают порядок его назначения и функционал.

[1] Утв. Приказом Росархива от 22.05.2019 № 71.

[2] Утв. Приказом Росархива от 24.12.2020 № 199.

[3] Утв. Приказом Росархива от 11.04.2018 № 44.

[4] СЭД – система электронного документооборота.

[5] ЭРК – электронная регистрационная карта.

Статья опубликована в журнале «Секретарь-референт» № 5, 2021.

Узнать больше:

Инструкция по делопроизводству: организация работы с документами

Что фиксировать в разделе «Организация работы с документами»?

Подраздел «Документооборот в Обществе»

Подраздел «Доставка и отправка документов Общества»

централизованным (когда все письма, независимо от того, как попали в организацию, передают в канцелярию для регистрации);
децентрализованным (когда учет поступившей почты происходит в структурных подразделениях).

Подраздел «Учет объемов документооборота»

Подраздел «Организация работы с документами в структурных подразделениях Общества»

порядок назначения делопроизводителя подразделения;
порядок организации его труда;
его функциональные обязанности.

Резюме

В четвертом разделе инструкции по делопроизводству описывают общие правила и принципы организации документооборота в компании.
В подразделе «Документооборот в Обществе» объясняют понятие документооборота, устанавливают его операции и принципы.
В подразделе «Доставка и отправка документов Общества» перечисляют каналы внешней коммуникации компании и описывают правила приема документов службой делопроизводства для отправки.
В подразделе «Учет объемов документооборота» перечисляют категории учитываемых ежегодно документов, а также указывают форму представления соответствующего отчета.
В подразделе «Организация работы с документами в структурных подразделениях» указывают, что в каждом подразделении должен быть ответственный за работу с документами, а также описывают порядок его назначения и функционал.

[1] Утв. Приказом Росархива от 22.05.2019 № 71.

[2] Утв. Приказом Росархива от 24.12.2020 № 199.

[3] Утв. Приказом Росархива от 11.04.2018 № 44.

[4] СЭД – система электронного документооборота.

[5] ЭРК – электронная регистрационная карта.

Е.Н. Кожанова,
специалист по ДОУ и кадровому делопроизводству

Статья опубликована в журнале «Секретарь-референт» № 5, 2021.

Источник

Начинаем разбираться

Получение документов, первичная обработка, предварительное рассмотрение

Регистрация входящих документов

Пример 1

Рассмотрение входящих документов руководством и передача их на исполнение

Богданчикову М.Б. Для подготовки ответа. Ознакомить работников отдела. Срок – до 16.05.2012. Никифоров 30.04.2012

Богданчикову М.Б. Никифоров 30.04.2012

Контроль исполнения и ведение справочной работы

Создание документов

Регистрация исходящих документов и их отправка

Пример 2

Подготовка номенклатуры дел

Пример 3

Хранение и уничтожение документов

Основы делопроизводства и документооборота для новичков

Нормативно-правовая база

С чем предстоит работать специалисту

Номенклатура дел

Специфические вопросы документооборота

Чем автоматизация документооборота отличается от делопроизводства

Как связаны управление и делопроизводство

Основные задачи автоматизации делопроизводства и документооборота

Частая ошибка при автоматизации делопроизводства и способ её решения

Почему автоматизация документооборота очень важна на предприятии

Как автоматизировать документооборот

Какие проблемы решает СЭД

Рекомендации по выбору системы электронного документооборота

Делопроизводство и документооборот: важность для организации

Делопроизводство и документооборот на предприятии: общая схема организации

Организация входящих потоков документов

Организация исходящих потоков документов

Организация внутренних потоков документов

Подготовительные работы по технической части

Уровень Hardware

Уровень Software

Подготовка информационной базы и общие настройки 1С:Документооборота

Установка методики документооборота

Общие настройки

Данные предприятия

Работа с документами и файлами

Внедрение СЭД

Права доступа

Совместная работа

Учет трудозатрат

Хранение

Загрузка классификаторов

Заполнение справочников

Категории

Внедрение системы

Почему это важно

Важно

Как создать регламент ведения документооборота

Важно

Обратите внимание

Другие инструменты для контроля документооборота

Важные правила для контроля документооборота

Обратите внимание

Инструкция по делопроизводству: организация работы с документами

Что фиксировать в разделе «Организация работы с документами»?

Подраздел «Документооборот в Обществе»

Подраздел «Доставка и отправка документов Общества»

Подраздел «Учет объемов документооборота»

Подраздел «Организация работы с документами в структурных подразделениях Общества»

Резюме

Узнать больше:

Что фиксировать в разделе «Организация работы с документами»?

Подраздел «Документооборот в Обществе»

Подраздел «Доставка и отправка документов Общества»

Подраздел «Учет объемов документооборота»

Подраздел «Организация работы с документами в структурных подразделениях Общества»

Резюме

Богданчикову М.Б.
Для подготовки ответа. Ознакомить работников отдела. Срок – до 16.05.2012.
Никифоров
30.04.2012

Богданчикову М.Б.
Никифоров
30.04.2012