Положение по обучению сотрудников компании

Бумаги не обязательные, но полезные

Речь идет о внутренних документах организации: положении об обучении персонала, годовом плане и приказах на обучение сотрудников. Трудовой кодекс не обязывает работодателей составлять их, но они могут стать опорой кадровику, помочь систематизировать виды и формы обучения, выстроить единую систему с учетом целей и ожидаемых результатов.

Положение об обучении персонала, годовой план могут разрабатывать все организации, особенно это актуально для крупных организаций численностью более 1 000 человек, компаниям с разветвленной структурой и территориальной отдаленностью филиалов, где есть единые требования к бизнес-процессам или за обучение в компании отвечают разные люди. Также это будет актуально для производственных предприятий, где велик процент рабочих кадров и инженерно-технических работников (ИТР), у которых есть обязательное обучение и аттестация.

В этом вопросе очень многое зависит от самой организации. Где-то стараются максимально зафиксировать все элементы системы обучения и строго ей придерживаются; где-то планы составляют, но меняют в течение года; где-то потребности в таких документах нет вовсе. Однако не забывайте, что некоторые внешние формы обучения (подготовка, переподготовка, повышение квалификации, обязательные аттестации и пр.) сотрудников могут потребовать оформления приказов, распоряжений, ученических договоров и пр. О них мы расскажем в следующих статьях.

Положение, стандарт или регламент

Как будет называться этот документ, зависит от компании: Стандарт обучения и развития, Регламент проведения обучения, Положение о развитии талантов — единых требований к названию, равно как и к содержанию, нет. Для простоты назовем его «Положение об обучении персонала».

Вот несколько рекомендаций по содержанию документа:

1. Пропишите цели и задачи данного положения. Это позволит показать границы бизнес-процесса, а также поможет собственнику ответить на ключевой вопрос: зачем этот ЛНА нужен компании.
2. Укажите все заинтересованные в обучении стороны.
3. Опишите основные направления, формы и виды обучения.
4. Подробно пропишите бизнес-процесс: порядок действий и ответственность сторон на каждом этапе.
5. Отразите систему/форму оценки результатов обучения.
6. Важно включить в документ информацию о том, как формируется бюджет на обучение, каковы источники финансирования и порядок согласования затрат и выделения средств. Например, бюджет организации на следующий год формируется в конце предыдущего. Подразделения подают аргументированные заявки на обучение, и руководитель определяет суммы, исходя из потребностей подразделений и возможностей бюджета. В середине года может пройти корректировка бюджетов и планов. Есть предприятия, где средства на обучение выделяются ситуативно, когда возникает необходимость в нем.

Будет здорово, если вы отразите в Положении об обучении персонала систему оценки эффективности. Существует много методик, можно использовать одну из них или выработать свои критерии. Главное — определить инструмент, который позволит понять, насколько эффективно проведено обучение и как это позволяет достичь бизнес-результата компании. И если обучение неэффективно, то почему.

План на год: реально ли? надо ли?

Составлять годовой план обучений, семинаров, конференций и пр. по закону обязаны только учреждения бюджетной сферы. Остальные работодатели вправе обойтись без него. Однако такой график будет полезен, если вы сталкиваетесь с обязательным обучением или аттестацией сотрудников. Его также удобно использовать, если в организации есть практика тематических/сезонных стратегий, например, в этом году решено упор сделать на повышении эффективности мастерского состава. В плане вы можете отметить основные этапы, крупные мероприятия и сроки, а частные задачи решать в течение года.

«У нас в компании планирование обучения — гибкий процесс, каждый руководитель подразделения определяет потребность сотрудников самостоятельно: кто-то на год вперед, кто-то в оперативном режиме. Тут все зависит от ситуации, необходимость в обучении может и в середине года возникнуть: задачи поменялись, сотрудника перевели на другую должность и расширили его трудовые функции, приняли в компанию сразу много новых работников и многое другое», — делится своим опытом
Наталия Фефелова, менеджер по обучению компании СКБ Контур.

Приказы как страховка для работодателя

Нужен или нет приказ на обучение сотрудников, решать тоже вам. Этот документ можно использовать в разных целях: обязать работников выполнять распоряжения руководства, придать статусность обучающему мероприятию, зафиксировать выделение средств и пр.

Не забывайте и о юридической стороне вопроса, например, если на обучение уходит сотрудник, чья деятельность связана с повышенными требованиями к технике безопасности. Приказом можно урегулировать изменения в рабочих процессах компании, когда, например, из-за тренинга у вас целый день будет отсутствовать персонал ключевого отдела. Приказ станет вашей «страховкой», если с работником во время внешнего обучения произойдет несчастный случай. Такое, к сожалению, тоже случается.

Хочется порекомендовать кадровым службам делать документы об обучении максимально простыми и понятными. Чтобы сотрудники организации знали, как построена система в целом, на что они имеют право, где найти тот или иной документ, к кому обратиться. Образцы заявлений, регламенты взаимодействия, планы по подразделениям — сделайте их приложениями к Положению об обучении персонала. Будет удобно, если вы составите схему бизнес-процесса: основные участники процесса, порядок взаимодействия и пр. Как правило, это дает очень хорошие результаты.

Об авторе: Ольга Куцко, сертифицированный член Института CIPD, выпускник Nottingham Trent University 2014, опыт работы в сфере HR более 9 лет.

Читайте также: Обучение персонала: ставим цели — выбираем методы

Обучение работников на предприятие может осуществляться по инициативе сотрудников или по желанию руководства. Прохождение учебы по инициативе работодателя может быть обязательным или добровольным. У каждого работодателя должно быть Положение об обучении персонала на предприятии.

Что это за документ, для чего составляют?

Положение об обучении персонала — это локальный документ, в котором прописаны положения и регламенты процесса обучения на предприятии. На основании этого документа строится образовательный процесс. Локальный нормативный акт позволяет грамотно выстроить процесс взаимодействия заинтересованных сторон, правильно поставить цели и задачи, определить программы, по которым работники будут обучаться. Также в документе должны содержаться положения об оценке персонала.

Разработка образца положения входит в обязанности сотрудника кадровой службы (если такие обязанности прописаны в должностной инструкции кадровика или в трудовом договоре). Форма документа не регламентирована на законодательном уровне.

Если руководитель правильно организует и структурирует систему обучения на вверенном ему предприятии, это заметно повысит эффективность компании, добавит престижа на конкурентном уровне. Каждый процесс обучения должен быть обоснован. Для этого ему присваивается официальный статус, создаётся необходимая документация. То есть, руководитель не сможет заставить наёмный персонал пройти обучение, если эта норма не будет закреплена в локальном акте.

Также каждый сотрудник, устраиваясь на работу, должен ознакомиться с положением об обучении персонала, затем расписаться в соответствующем журнале.

Что нужно сделать, чтобы правильно составить положение?

Чтобы составить эффективное положение, необходимо оценить текущую обстановку на фирме. Есть 6 критериев, по которым можно определить, принесёт ли обучение нужный результат. Критерии таковы:

1. Специфика деятельность предприятия подразумевает под собой постоянный поток новых работников. С каждым из них нужно проводить вводные тренинги. По результатам тренингов тот или иной соискатель приступает к должности.
2. На предприятии постоянно происходит смена основных показателей – появляется новая продукция, колеблются цены, расширяется ассортимент.
3. Предвидится реорганизация, внедрение новых стандартов работы, открытие нового направления деятельности. То есть, грядут события, после которых возникнет необходимость обучение большого количества персонала.
4. Мониторинг показал, что расходы на оплату труда тренеров и преподавателей гораздо больше, чем расходы на оплату труда отдела дистанционного обучения.
5. Планируется оптимизация временных и финансовых затрат на обучение персонала. Выход из ситуации – дистанционное обучение. Теоретические навыки работники получают онлайн, а практические – отрабатывают очно.
6. Более 80% рабочих мест компьютеризированы. У остальных есть возможность работы с телефона или планшета.

Изучив тщательно указанные критерии, работодатель принимает решение относительно эффективности будущего обучения персонала. Теперь можно переходить к составлению Положения. Необходимо соблюсти последовательность действий:

• Полагается изучить типовые документы, различные методики по обучению персонала.
• Разработать проект Положения. Здесь нужно привлечь к работе руководителей кадровой службы и различных структурных подразделений.
• Согласовать проект Положения с непосредственным руководством предприятия. Документ получит силу только после того, как его подпишет руководитель.
• Ознакомить сотрудников. Если возникнет необходимость, нужно объяснить смысл написанного.
• Проконтролировать процесс реализации, процесс достижения целей и задач, прописанных в документе.

Каждый шаг подразумевает определённые действия.

Как правильно составить Положение?

У работодателя есть выбор относительно названия документа – это необязательно должно быть Положение. Например, можно назвать Стандарт обучения и развития сотрудников общественного питания или Регламент процесса обучения персонала в детском центре.

Вне зависимости, как документ будет называться, при его составлении нужно отразить следующую информацию:

1. Основные цели и задачи, которые компания преследует, направляя работников на обучение. Это поможет разграничить бизнес-процессы.
2. Указать стороны обучения, которые проявили заинтересованность к процессу. Если предприятие небольшое, то можно составить список с ФИО каждого работника. Если фирма большая, то можно просто выделить структурные подразделения.
3. Досконально описать основные направления обучения. А также виды и формы, в которых будут проводиться занятия. Например, дистанционно или очное посещение семинаров.
4. Подробно описать сам процесс – порядок действий каждой стороны на различных этапах, а также ответственность.
5. Указать, как будет проходить оценивание персонала, какая система будет использована.
6. Сведения о том, как формируется бюджет на обучения, откуда берутся средства, каков порядок согласования бюджета и выделения средств на каждое структурное подразделение. Например, бюджет фирмы на будущий год формируется в конце текущего. Нужно, чтобы каждый заинтересованный отдел подал заявку на обучение определённого количества сотрудников. Руководитель предприятия проверяет каждую заявку на целесообразность. Ближе к началу обучения (например, к маю), может произойти корректировка. Это не означает, что средства будут обязательно урезаны. Возможно, появились новые источники финансирования, и пройти обучения сможет большее количество работников.

Составляя Положение, важно корректно отразить регламент оценивания. Существует множество методик, можно выбрать одну. Главное условие – выбрать ту, которая достоверно отражает эффективность пройденного процесса обучения.

На основании полученных результатов нужно будет провести анализ – выгодно ли обучение или нет. Если нет, то почему.

Обязательно ли составлять план обучения на год?

Делать это в обязательном порядке обязаны только предприятия бюджетной сферы. Остальные работодатели – на своё усмотрение. Контролирующие органы не проверяют наличие локального нормативного акта на обучение персонала. Но, если планируется обязательная аттестация сотрудников, график лучше составить. Необязательно составлять план обучения по предприятию в целом. Достаточно делегировать полномочия руководителям структурных подразделений. Внутри отдела они лучше знают, как выстроить эффективный процесс.

Нужен ли приказ на прохождение обучения?

Только руководитель предприятия решает – нужен ли приказ на обучение работников. Если наёмный персонал воспринял новые веяния «в штыки», то возможно составить распорядительный документ. Он понадобиться для того чтобы обязать несогласных пройти обучение. Также приказ поможет зафиксировать выделение некой суммы.

Важно! Если человек уходит на обучение, он будет пропускать работу. Может получиться так, что в конкретный день на предприятии будет отсутствовать персонал целого отдела. Приказом можно урегулировать изменения в рабочем процессе. Приказ будет рассматриваться в качестве «страховки», если с работником во время образовательного процесса вне фирмы произойдет несчастный случай. Поэтому рекомендуется не пренебрегать составлением распорядительного документа.

Дополнительные рекомендации! Документы на обучение должны быть максимально просты и доступны. Работники должны с ними ознакомиться, понять процесс оценивания, знать, на что они имеют право, какие несут обязанности, и к какой ответственности могут быть привлечены.

Поэтому если работодатель решил организовать обучение на своём предприятии, ему необходимо побеспокоиться о том, чтобы процесс был максимально прозрачным и понятным.

Заключение

Обучение персонала позволяет поднять эффективность производственного процесса, повысить прибыльность предприятия, утвердить конкурентные позиции. Составлять или не составлять Положение – решать руководству. Но, во избежание проблем с работниками, локальный нормативный акт нужно составить, согласовать и утвердить.

Образцы документов

Источник: «Юридическая азбука»