Политика компании детальные инструкции процедуры управления шаблоны документов

Положения Инструкции распространяются на работу с документами, содержащими общедоступную информацию, на бумажном и электронном носителе, включая их подготовку, регистрацию, учет, использование и контроль исполнения, осуществляемые при помощи системы электронного документооборота. Требования Инструкции применяются к работе с кадровой, бухгалтерской, научно-технической и другой специальной документацией в части общих принципов работы с документами, а также подготовки документов к передаче на архивное хранение.

Затем в разделе «Общие положения» приводится список нормативно-методических документов и внутренних регламентов компании, на основе которых составлен текст этого ЛНА. Впрочем, некоторые компании предпочитают выводить его в отдельный раздел «Нормативно-методическая документация». Источники располагаются в порядке значимости: сначала нормативные документы (кодексы, законы, постановления, инструкции и т.д.), затем стандарты, методические рекомендации. Завершают список внутренние регламенты.

Следующим блоком описывается порядок применения ЛНА: кто отвечает за его исполнение, кто контролирует исполнение, что последует за неисполнение требований документа.

Завершают раздел сведения о порядке утверждения ЛНА, введения его в действие, изменения и отмены.

Термины, определения, сокращения 

Это традиционный раздел, в котором собраны все термины, используемые в тексте документа, их толкование, а также расшифровка аббревиатур. Рекомендуем составлять раздел постепенно, по мере создания текста ЛНА. Каждый встретившийся термин выносится в раздел, для него подбирается или формулируется определение. То же и с сокращениями.

Раздел обычно состоит из двух частей (1 – термины, 2 – сокращения) и представлен в табличной форме словаря, когда в алфавитном порядке перечисляются термины (аббревиатуры) и тут же дается их толкование.

Например:

Основной текст 

Предугадать содержание каждого документа, конечно, невозможно. Поэтому и мы в статье, и автор «ЛНА об ЛНА» дают только универсальные рекомендации, подходящие для каждого регламентирующего документа, независимо от его вида.

Объем ЛНА 

Конечно, нельзя ограничивать авторов регламентирующих документов строго установленным количеством страниц. Однако не лишним будет напомнить, что слишком объемный текст воспринимается тяжело. Оптимальный объем любого ЛНА – до 30 страниц основного текста (исключая приложенные таблицы, блок-схемы, формы, образцы документов и пр.).

Структура текста 

Нужно ввести стандартные правила структурирования текста, например:

• делить текст сначала на разделы, а потом на подразделы (а не структурировать его как набор подразделов); при необходимости (но необязательно) разделы могут объединяться в главы;
• создавать в тексте не более четырех уровней рубрикации. Это означает следующую иерархию пунктов в тексте:

1. Заголовок главы;

1.1. Заголовок раздела;

1.1.1. Заголовок подраздела;

1.1.1.1. Содержание пункта подраздела.

Нельзя путать «уровень рубрикации» с количеством пунктов. Пятого уровня рубрикации – 1.1.1.1.1. – уже быть не может, а на четвертом уровне может быть сколько угодно пунктов, например, 12.4.14.57.

Приложения 

Все, что прикладывается к тексту ЛНА, помещается после основного текста в разделе «Приложения». Приложения обязательно нумеруются и помещаются в своем разделе строго в порядке первого упоминания в тексте.

Каждое приложение сопровождается перечислением тех пунктов (всех!), в которых упоминается, но первым среди них указывается тот пункт, в котором оно упоминается впервые. После приложения по центру строки выводится его наименование.

Например:

Мы привели минимальный набор разделов ЛНА. Некоторые организации могут расширить его. Например, существует практика создания раздела «Документация», в который вносятся все документы, образующиеся в процессе выполнения регламентированных работ, с указанием ответственного подразделения и даже срока хранения. Безусловно, такая практика очень помогает в составлении номенклатуры дел и в целом в процессе хранения документов.

Оформление ЛНА 

Титульный лист 

При желании организация может оформлять свои ЛНА с титульным листом (Пример 1). Главное, чтобы было принято окончательное решение относительно его использования: или на всех ЛНА без исключения, или вовсе без него. Без титульного листа вполне можно обойтись, оформляя ЛНА на общих фирменных бланках для документов.

Форма титульного листа приведена в ГОСТ Р 7.0.97-2016.

Пункты и списки 

Если неукоснительно следовать правилам оформления нормативных документов, то маркированные списки придется исключить из своих ЛНА и тоже пронумеровать. Государственным организациям приходится так и делать. Что касается коммерческих организаций, то они могут позволить себе немного отступить от строгих правил в пользу комфортного восприятия текста: списки воспринимаются намного проще (Таблица).

Впрочем, злоупотреблять списками в тексте документа тоже не стоит. Их использование можно разрешить со словом «допускается».

Заголовки, гиперссылки, формат 

Большинство ЛНА сегодня используются в электронном виде. Это нужно учитывать при их разработке и оформлении. Цель разработчика нормативного документа – сделать свое детище максимально удобным в использовании. Его должно быть не просто комфортно читать, но и находить в нем информацию, перемещаться между разделами, прямо из текста пункта переходить в упомянутое в нем приложение и обратно.

Это достигается, в первую очередь, структурированием текста. Заголовки разделов и подразделов не просто выделяются жирным шрифтом, а отмечаются как заголовки разного уровня через функционал текстового редактора. Это отправная точка структурирования. Во-первых, заголовки позволят создать оглавление (тоже не вручную, а с помощью программы), во-вторых, помогут перейти на нужную структурную единицу из любой точки текста.

Быстрое перемещение между структурными единицами документа достигается путем системы гиперссылок. Это очень полезно, например, если к пункту ЛНА имеется приложение. Из текста пункта ставится гиперссылка на приложение, а из приложения – обратно на пункт (Пример 2). Также ставятся быстрые переходы в любые точки текста.

Но все эти полезные элементы структуры текста легко потеряются, если неправильно сохранить готовый ЛНА. Однозначно это должен быть неизменяемый формат (лучше всего PDF). Но достичь этого формата можно по-разному:

Работа над ЛНА 

Стандартизации подлежат также процессы работы над ЛНА – от разработки проекта до передачи на хранение.

Подготовка проекта 

Исполнитель приступает к работе над ЛНА в двух случаях: по собственной инициативе или исполняя задание руководства. Задание может быть изложено в распорядительном документе, поручении, резолюции на письме или записке. Его лучше задокументировать, чтобы рассчитать срок подготовки проекта ЛНА. Что касается инициативы, то ее можно и ограничить. Например, некоторые компании устанавливают в своих регламентах, что инициировать ЛНА может только структурное подразделение статусом не ниже управления.

Согласование 

Проекты ЛНА подлежат обязательному согласованию. Рекомендуется установить не только «универсальный» состав согласующих лиц, но и сроки согласования. Важно, чтобы сроки не противоречили тем, что установлены в уже действующих делопроизводственных регламентах (например, инструкции по делопроизводству).

И состав согласующих лиц, и сроки согласования для ЛНА можно взять из Примерной инструкции по делопроизводству (пп. 4.4 и 4.6 соответственно).

Утверждение

Главное, что необходимо установить относительно утверждения ЛНА в компании, – то, что утверждение возможно двумя способами: лично должностным лицом и распорядительным документом.

Личное утверждение используется, когда ЛНА может быть введен в действие немедленно. Утверждение приказом – когда между утверждением и введением ЛНА в действие нужно еще что-то сделать, например, ознакомить сотрудников, которые будут работать с новым документом, обучить их и т.д.

Рекомендуется применять в организации оба способа утверждения документов.

Регистрация 

Если организация регистрирует свои ЛНА, то правила регистрации тоже устанавливаются регламентом. Необходимо написать, где именно происходит регистрация (обычно это система электронного документооборота), и описать структуру регистрационных индексов.

Ознакомление 

Ознакомление с ЛНА компании организуют по-разному. Существуют книги ознакомления, листы ознакомления, об ознакомлении с иным ЛНА работник расписывается прямо в трудовом договоре. Все нужно привести к единообразию. Пожалуй, оптимальный вариант – это лист ознакомления, который является неотъемлемой частью каждого ЛНА.

Внесение изменений 

За время действия многих «долгоиграющих» ЛНА в них не раз могут вноситься изменения. Порядок внесения описывается в регламенте. Указываются виды изменений ЛНА, обязанность вносить их распорядительным документом, а главное – как внедрить изменения в уже действующий документ.

Отмена 

Каждый ЛНА действует или до своей отмены, или до ликвидации организации. Но большинство все-таки проходят через процедуру отмены. Обычно ЛНА отменяют путем издания распорядительного документа. Об этом нужно упомянуть в регламенте.

Хранение 

Как правило, ЛНА – документы постоянного хранения. После отмены они передаются в архив организации и там проходят полную архивную обработку. Не нужно расписывать подробности – для этого есть специальные ЛНА по хранению. Достаточно сослаться на них.

Предлагаем вам пример инструкции по работе с локальными нормативными актами (Пример 3).

Резюме 

1. «ЛНА об ЛНА» необходим на зрелом этапе жизненного цикла организации, когда все установившиеся процессы регламентируются.

2. В «ЛНА об ЛНА» устанавливаются виды ЛНА, используемые в организации, правила их структурирования и оформления.

3. В «ЛНА об ЛНА» устанавливаются общие правила (независимо от вида ЛНА) подготовки проектов, согласования, утверждения, учета, изменения, отмены, хранения регламентирующих документов организации.

Задание 1.3.1.

К
стандартам управления проектами относят:

—
RUP

—
PJM

+
PMI

Задание 1.3.2.

К
технологиям управления проектами
относят:

—
PMI

—
IPMA

+
RUP

Задание 1.3.3.

Какая
организация устанавливает стандарт
де-факто в области управления проектами:

—
РМВОК

—
РМО

+
РМI

Задание 1.3.4.

Программа
«Поларис» способствовала появлению
метода:

+
PERT

—
PJM

—
DMI

Задание 1.3.5.

Расписание
проекта не используется для определения:

—
даты начала и окончания отдельных работ

—
общего резерва времени

+
бюджета проекта

Задание 1.3.6.

Какая
организация устанавливает стандарт
де-юре в области управления проектами:

—
PMI

—
ANSI

+
BSO
10006:1997

Задание 1.3.7.

Первые
стандарты по управлению проектами
появились в:

—
США

+
Англии

—
России

Задание 1.3.8.

Международным
нормативным документом, определяющим
систему международных требований и
компетенций менеджеров проектов,
является:

+
IPMA

—
PMI

—
ANSI

Задание 1.3.9.

Российским
нормативным документом, определяющим
систему международных требований и
компетенций менеджеров проектов,
является:

+
совнет

—
роснет

—
роспроект

Задание 1.3.10.

Международный
свод знаний по управлению проектами:

—
AIPM

+
ICB
IPMA

—
GPM

Тема 1.4. «Структура и содержание плана управления проектами»

Задание 1.4.1.

Рамочный
шаблон плана управления проектами можно
создать используя:

—
PJM

+
PMBO
PMI

—
WBS

Задание 1.4.2.

Выберите
правильную последовательность структуры
стандарта управления проектами:

—
политика компании, детальные инструкции,
процедуры управления, шаблоны документов

—
шаблоны документов, детальные инструкции,
процедуры управления, политика компании

+
политика компании, процедуры управления,
детальные инструкции, шаблоны документов

Задание 1.4.3.

Основные
события проекта и план их достижения,
возможно, определить с использованием:

+
WBS

—
PJM

—
ANSI

Задание 1.4.4.

К
задачам структуризации проекта относят:

+
увязка работ по проекту

—
этапы жизненного цикла

—
компоненты продукции проекта

Задание 1.4.5.

Выберите
правильную последовательность процесса
структуризации проекта:

+
определение проекта, уровень детализации,
структура процесса, организационная
структура

—
определение проекта, уровень детализации,
организационная структура, структура
процесса

—
структура процесса, определение проекта,
уровень детализации, организационная
структура

Задание 1.4.6.

Модели
используемые для структуризации проекта:

+
сетевая модель

—
ветвей и границ

—
дерево задач

Задача 1.4.7.

Что
из перечисленного определяет начало
проекта:

—
появление инициатора проекта

—
определение даты завершения проекта

+
определение бюджета проекта

Задача 1.4.8.

Что
такое освоенный объем:

—
плановая стоимость работ

—
фактическая стоимость работ

+
фактическая стоимость выполненных
работ

Задача 1.4.9.

Наибольшая
угроза успешного завершения проекта:

—
изменение границ проекта

+
перерасход средств

—
ослабление внимания к проекту

Задание 1.4.10.

В
чем состоит специфика IT
проектов:

+
быстрое моральное устаревание

—
состав специалистов

—
высокий уровень затрат

В статье рассмотрен один из возможных подходов к структурированию процессов управления, выполняемых руководителями организации. Представлен пример системы процессов управления Транспортным отделом торговой компании, схемы процессов управления в Business Studio. К статье прилагается xml-файл с шаблоном отчета, позволяющим выгружать из Business Studio регламент процесса управления на 3-х уровнях (контур управления — процесс управления — операции процесса управления).

Введение

Описание и регламентация бизнес-процессов выполняется практически во всех современных компаниях. В некоторых случаях процессы описываются стихийно, в некоторых — по определенному плану в соответствии с разработанной архитектурой бизнес-процессов. Общим является то, что на схемах процессов, в первую очередь, описывают работу сотрудников организации по созданию какого-либо результата: документа, материального продукта. Но процессы управления, выполняемые руководителями, описывают и регламентируют исключительно редко и бессистемно!

Если собственники и руководители компании намерены постоянно совершенствовать систему управления, добиваясь эффективной работы всех руководителей, то им рано или поздно придется организовать работу по описанию, анализу и регламентации бизнес-процессов управления.

В данной статье рассмотрен один из возможных методических подходов к структурированию и описанию процессов управления, а так же пример описания процессов управления в среде Business Studio.

Структурирование процессов управления

Опробованным на практике и удобным способом структурирования процессов управления, выполняемых конкретным руководителем подразделения, является определение этих процессов в привязке к контурам управления. Можно выделить следующие контуры управления:

1. Годовой;
2. Квартальный;
3. Месячный;
4. Недельный;
5. Ежедневный.

Для руководителей верхнего уровня, отвечающих за принятие решений стратегического характера, дополнительно можно определить 3-летний или 5-летний контур управления.

Внутри каждого контура управления выделяют деятельность руководителя, повторяющуюся с определенной периодичностью (год, квартал, месяц и т. д.) и приводящую к значимому результату (управленческому решению, зафиксированному в различной форме). Именно анализ результатов деятельности позволяет структурировать ее в виде процессов управления. Разовая, неповторяющаяся деятельность руководителя не указывается (например, «выполнение текущих поручений вышестоящего руководителя»). Так же нецелесообразно указывать такую работу руководителя, как проверка электронной почты, посещение столовой или получение зарплаты в кассе.

Структурирование процессов внутри контура управления выполняется следующим образом:

1. Проводится интервью с руководителем, в рамках которого обсуждается его деятельность (например, выполняемая ежегодно в рамках годового планирования или отчетности);
2. Бизнес-аналитик формирует перечень процессов в рамках контура управления; определяется примерный состав участников и результат каждого процесса управления;
3. Руководитель согласует полученный перечень процессов управления в рамках контура; бизнес-аналитик вносит необходимые корректировки.

Далее бизнес-аналитик проводит дополнительные интервью с руководителем по сбору информации для детального описания процессов управления внутри каждого контура. В результате получается следующая 3-уровневая структура:

1. Контур управления:
   1. Процесс управления:
      1. Операция;
      2. Операция;
      3. …
   2. Процесс управления:
      1. Операция;
      2. Операция;
      3. …
   3. Процесс управления
      1. …

Следует отметить некоторую особенность описания процессов управления. Для руководителей верхнего и среднего уровня большее количество процессов выделяют для годового, квартального и месячного контуров. Для руководителей нижнего уровня большая часть их деятельности попадает в еженедельный и ежедневный контур управления.

Кроме того, руководители нижнего (реже — среднего) звена могут быть вовлечены в ряд процессов как простые исполнители некоторых операций. Такой эффект возникает по нескольким причинам:

• Неукомплектованный штат организации (руководитель вынужден выполнять часть работы за отсутствующих сотрудников);
• Неумение руководителя делегировать полномочия и организовывать работу подчиненных;
• Желание руководителя путем личного «встраивания» в операционные процессы всё держать под контролем, быть «незаменимым» и т. п.

Пример. Руководитель некоторой компании проанализировал существующие подходы к структурированию управленческой деятельности и предложил использовать следующий перечень типовых действий по управлению:

1. Сбор и анализ информации для выработки решения:
   1. Определение состава собираемой информации;
   2. Определение форм отчетности.
2. Выработка решения:
   1. Анализ альтернатив;
   2. Подготовка вариантов решения;
   3. Принятие решения;
   4. Выработка критериев оценки достижения результата.
3. Реализация решения:
   1. Планирование;
   2. Организация исполнения плана;
   3. Мотивация персонала;
   4. Координация.
4. Учет результатов реализации решения:
   1. Учет результатов;
   2. Сравнение по принятым критериям.
5. Оценка и контроль результатов реализации решения;
6. Анализ и выявление существенных факторов, повлиявших на решение и результаты его реализации:
   1. Анализ дополнительной информации;
   2. Диагностика возможных причин отклонений.
7. Регулирование существенных факторов доступными инструментами:
   1. Регулирование на уровне реализации (возврат к п. 3);
   2. Регулирование на уровне выработки решения (возврат к п. 1, 2).

Данный перечень можно использовать для:

• Анализа полноты и качества выполнения конкретных процессов управления, осуществляемых руководителем;
• Разработке предложений по оптимизации процессов управления.

Описание процессов управления в среде Business Studio

На Рис. 1. показана структура процессов управления, разработанная в рамках проекта, участником которого являлся автор статьи.

Рассмотрен процесс управления Транспортным отделом торговой компании «Оптима»*, г. Ижевск. Описание процессов выполнено в среде моделирования Business Studio 3.5. На рисунке слева видно дерево процессов, в котором процессы управления структурированы по соответствующим контурам.

Для описания объекта модели «Управление ТО» и контуров управления использована нотация «Процесс». Это наиболее простая нотация в Business Studio, но в рамках рассматриваемой задачи ее использование вполне адекватно.

Для описания процессов управления внутри контуров управления использована нотация «Процедура» (более подробно об этой нотации можно прочитать в статье «ARIS eEPC или „Процедура“ Business Studio?»). На Рис. 1. показана кросс-функциональная схема процесса «Корректировка потребности в а/транспорте на месяц/квартал». В рамках данной модели все процессы управления были описаны в виде подобных схем.

Для каждого процесса управления и для каждой операции процессы были заполнены текстовые атрибуты:

1. Содержание деятельности;
2. Начало процесса;
3. Результат процесса.

Этих атрибутов вполне хватает для достаточно полного описания деятельности. При необходимости, можно использовать и другие атрибуты (в т. ч. создавать новые, необходимые бизнес-аналитику).

Описание процессов управления в среде моделирования — это только часть задачи. Необходимо выгрузить информацию о процессах в виде документов для возможности последующего анализа и корректировки.

Рис. 1. Структура процессов управления Транспортным отделом

Формирование отчета для выгрузки информации из Business Studio

Для выгрузки описания процессов управления из Business Studio был разработан специальный отчет, который включает информацию о процессах на 3-х уровнях:

1. Описание контура управления;
2. Описание процесса в контуре управления;
3. Описание операций процесса (в табличной форме) и схему процесса.

На Рис. 2. показана работа мастера отчетов среды моделирования Business Studio. При помощи системы так называемых «привязок» была сформирована необходимая структура отчета. Далее был создан и отредактирован (под формат, принятый в компании) шаблон отчета — регламент процесса управления на 3-х уровнях. После этого готовый отчет был сохранен в папке пользовательских отчетов среды моделирования Business Studio и запущен на исполнение для объекта «Управление ТО» (см. Рис. 3).

Рис. 2. Мастер отчетов Business Studio. Разработка регламента управления на 3-х уровнях

Рис. 3. Запуск отчета для объекта «Управление ТО»

Регламент процесса управления для 3-х уровней

Отчет, запущенный для объекта модели «Управление ТО» сгенерировал документ в MS Word и вывел всю информацию о контурах и процессах управления в нужном формате. Автоматически было получено содержание документа (см. Рис. 4.).

Рис. 4. Содержание регламента процесса управления, полученное автоматически в результате запуска отчета в среде моделирования Business Studio

На Рис. 5. в качестве примера показан вывод информации о контуре управления в отчете. Показано текстовое описание контура и состав процессов управления, которые в него входят (в виде таблицы).

Заметим, что формат вывода описания контура управления можно сделать любым удобным для пользователя. В данном случае специально был выбран самый простой способ отображения информации, а детальное текстовое описание контура не делалось.

Рис. 5. Вывод информации о контуре управления в отчете

На Рис. 6. показан формат вывода информации для каждого процесса управления. Он включает в себя таблицу и графическую схему процесса, размещенную на листе А4.

Рис. 6. Вывод информации о процессе управления в табличной и графической форме

На Рис. 6 видно, что описание операций процесса выводится в виде таблицы, содержащей следующие столбцы:

1. Номер операции;
2. Наименование операции;
3. Исполнитель;
4. Инициирующие события;
5. Входящие документы;
6. Описание операции;
7. Завершающие события;
8. Исходящие документы.

Графическая схема процесса представлена в кросс-функциональном виде.

Объем регламента процесса управления в целом составил для процесса «Управления ТО» около 70 страниц в MS Word, что немного для такого значительного количества процессов.

Заключение

Структурирование процессов управления при помощи контуров управления быстро дает хорошие практические результаты. Можно за приемлемое время получить подробную информацию о том, какую деятельность выполняют руководители организации.

Вопрос целесообразности вывода всей информации о процессе управления в одном документе или формирования пакета инструкций по отдельным подпроцессам мы оставляем вне рамок данной статьи. Это технический аспект работы со средствами моделирования.

Отметим, что в статье представлен только методический подход к структурированию, описанию и регламентации бизнес-процессов системы управления. Вопросы анализа эффективности и подходы к разработке мероприятий по улучшению процессов управления требуют отдельного, более подробного рассмотрения.

* Компания «Оптима» — это сеть современных удобных и доступных каждому магазинов в формате «дрогери», т. е. «магазин самообслуживания у дома». На сегодня «Оптима» — крупнейшая сеть магазинов непродовольственной группы в Удмуртии. Также компания представлена в Перми и Пермском крае, Республиках Башкортостан и Татарстан. В данный момент компания «Оптима» насчитывает более 60 магазинов и продолжает уверенно и динамично развиваться.

Шаблон отчета в формате XML для загрузки в систему Business Studio

Сентябрь 2010 г.

Рекомендуемые материалы по тематике

Глоссарий. Регламент процесса

Методика описания бизнес-процессов банка. Версия 2.0

Как сделать незаменимой систему управления бизнес-процессами в банке

Карточка бизнес-процесса — инструмент руководителя

Разработка документации по СМК

Внедрение и использование СМК (системы менеджмента качества) является важным условием для успешного ведения любого бизнеса. Даже если предприятие не планирует сертифицировать СМК и получать подтверждающий бланк, следует самостоятельно разработать и утвердить документацию под стандарты ИСО, либо поручить это профессиональным специалистам. Точный перечень локальных актов на СМК будет зависеть от сферы деятельности и величины компании, количества и особенностей бизнес-процессов.

Разработка и внедрение СМК на предприятии

Ключевой целью внедрения и использования СМК является введение строго контроля за качеством продукции и услуг, анализ возможных рисков и разработка мер по их устранению. Внедрив систему менеджмента в соответствии с общепринятыми или специальными стандартами ГОСТ ИСО, организация получает следующие преимущества:

• возможность быстро и успешно пройти оценку соответствия по техрегламентам ТС и в системе ГОСТ, если ее схемой предусмотрен производственный контроль;
• гарантия потребителям, контрагентам и клиентам, что на производстве действует жесткая система контроля за качеством;
• повышение конкурентоспособности продукции и деловой репутации компании;
• оптимизация внутренних бизнес-процессов, снижение издержке и отказов, переход на новые технологии и современное оборудование.

Организация разработки СМК на предприятии является обязательным условием для успешного прохождения сертификации. Общераспространенным стандартом для этой процедуры является ГОСТ Р ИСО 9001-2015. На его базе разработано и утверждено множество стандартов под специальные сферы деятельности. Список документации для их внедрения и использования может отличаться, так как будут разными и возможные риски, бизнес-процессы, меры по контролю за качеством.

Без подготовки документации невозможно внедрить стандарты, обеспечить надлежащее применение и мониторинг, оценить результаты. Локальные акты, утвержденные руководством компании, будут использовать рядовые сотрудники всех звеньев. Поэтому они должны быть понятны, реализуемы на практике, соответствовать реальным бизнес-процессам и моделям управления.

Кто должен разрабатывать документацию

Процесс разработки документации СМК является сложным, так как для подготовки локальных актов нужно:

• получить, систематизировать и обобщить множество сведений о текущей деятельности;
• сформировать отчеты о качестве продукции или услуг на предыдущие периоды;
• соблюсти требованиями смежных госстандартов и технических условий под отдельные виды товаров и услуг;
• учесть требования законодательства, нормативной базы Таможенного союза.

По указанным причинам только в редких случаях разработка и внедрение СМК предприятия осуществляется самостоятельно. Оптимальным вариантом является привлечение сторонних специалистов, экспертов в сфере стандартизации и сертификации, в профильных сферах деятельности. Это гарантирует отсутствие проблем при официальной оценке соответствия по ГОСТ Р ИСО 9001-2015 или иным госстандартам, получении сертификатов на систему менеджмента.

Какие документы нужно разработать на систему менеджмента

Непосредственно в содержании ГОСТ Р ИСО 9001-2015 содержаться только общие требования к локальной документации, которые нужно учесть при разработке. Чтобы внедрить, использовать и сертифицировать систему менеджмента, нужно подготовить:

• политику и цели компании в сфере качества товаров или услуг (организация или предприниматель должны сразу озвучить, какие цели преследуют, внедряя систему менеджмента);
• руководство по качеству, т.е. непосредственно описание всех бизнес-процессов, результатов их применения, мер по контролю;
• описание структуры предприятия, т.е. всех подразделений, участков, цехов, отделов и т.д.;
• отдельные документы на службу, контролирующую качество товаров и услуг;
• инструкции, положения, регламенты, карты и иные локальные акты, обеспечивающие неизменное качество и контроль за его соответствием;
• регламенты и руководства на отдельные процедуры, в том числе на управление документацией, записями, аудитами, некачественной и бракованной продукцией, и т.д.;
• отчеты о проведенных аудитах;
• отчеты и справки за предыдущие календарные периоды – о количественных и качественных показателях продукции и услуг;
• список товарных групп и услуг со ссылкой на нормативно-техническую базу (ГОСТ и ТУ);
• материалы о проведенных проверках со стороны контрольных и надзорных органов за последние 3 года (Роспотребнадзор, МЧС, прокуратура и т.д.);
• договоры, контракты, иные материалы, подтверждающие взаимоотношения с контрагентами, поставщиками, сервисными организациями.

Все процессы, отраженные в локальных документах, должны быть взаимосвязаны, последовательны. В этом заключается суть процессного подхода по ISO. Для каждого последовательного этапа производства или обслуживания должны определяться сотрудники, ответственные за итоговый результат. Это предусматривает издание приказов, внесение изменений в должностные инструкции.

Точный список документов может отличаться. Более того, из указанного перечня не все локальные акты нужно разрабатывать заново. Например, внутренние положения и регламенты могут уже соответствовать требуемым стандартам. Их достаточно проверить или внести незначительные корректировки, утвердить руководством.

Этапы разработки стандартов СМК

Порядок разработки СМК определяется организацией или предпринимателем. Чтобы приступить к подготовке документации, на предварительном этапе нужно:

• собрать объективные данные о производственных процессах, текущей системе мониторинга за качеством;
• провести аудиты, подготовки отчеты, заключения;
• разработать и утвердить технические условия на товары, если их характеристики не подпадают под действующие ГОСТ;
• определить и зафиксировать в документах политику и цели для достижения качественных показателей.

Список процессов, применяемых при производстве или оказании услуг, их сложность и последовательность, будет отличаться для каждого конкретного предприятия. Кроме того, по мере развития бизнеса количество процессов может увеличиться, что повлияет на систему менеджмента. Поэтому владелец бизнеса должен обеспечить регулярный мониторинг за производством, своевременно вносить корректировки в менеджмент.

Дальнейшие этапы работы с документацией предусматривают следующие мероприятия:

• разграничение ответственности, компетенции и полномочий руководства, специалистов среднего звена и исполнителей, в том числе по отдельным подразделениям;
• описание всех процессов, их взаимодействия, результатов и порядка оценки;
• организация повышения квалификации персонала под требования ГОСТ;
• согласование инструкций, регламентов и положений с руководителями структурных подразделений (они будут их реализовывать на практике);
• доведение политики и цели внедрения, вновь разработанной документации до сотрудников, внесение изменений в должностные инструкции.

Для повышения качественных показателей готовой продукции или оказания услуг может потребоваться изменение производственных условий, переоборудование предприятия, внедрение новых технологий. Под все эти процессы также разрабатываются или заказываются документы, проводятся согласования на ввод в эксплуатацию и пусконаладочные работы.

Комплект локальных актов, разработанный на подготовительной стадии, передается в аккредитованный центр. Его будет проверять инспекционная комиссия, в том числе при практическом анализе производственных процессов.

Как и когда проверяют документы на систему менеджмента

Анализ документов, разработанных на предприятии, является одной из ключевых стадий сертификации. Специалисты аккредитованного центра проверят:

• соответствие локальных актов требованиям стандартов, законодательству;
• реализацию содержания документов на практике, т.е. их применение персоналом;
• возможность повышения качества и улучшения результатов управления после сертификации.

Выводы специалистов будут отражены в акте аудита. Если претензий и замечаний нет, заказчик получит сертификат со сроком действия на 1 или 3 года.

Еще больше информации о правилах, сроках и условиях подготовки документов по ИСО вы можете узнать у наших специалистов. Звоните, по всем возникшим вопросам консультации бесплатны!