Показатели планирования численности работников компании

Часто бизнесмены делают так: увеличились объемы работы — открыли пару вакансий, упали продажи — уволили плохого менеджера. В этом методе нет ничего зазорного, но он абсолютно не подходит, если перед вами стоит более сложная задача: открыть филиал, привлечь инвестиции или сократить расходы без потери качества услуг. В таких ситуациях к расчету численности персонала нужно подходить серьезнее. Как? Расскажем в статье.

Содержание

I. Как рассчитать необходимое количество сотрудников
1. Методики расчета численности персонала
II. Расчет штатной численности персонала
III. Как рассчитать численность работников с учетом человеческого фактора
IV. Что делать, если результаты вам не нравятся
1. Ситуация 1: нужно нанять больше людей, но нет денег
2. Ситуация 2: нужно сократить расходы и кого-то уволить, но персонала и так мало
V. Как подавать сведения о численности персонала в налоговую в 2021 году
1. Как рассчитать среднесписочную численность сотрудников
VI. Шпаргалка расчета численности персонала

Как рассчитать необходимое количество сотрудников

Методики расчета численности персонала

Для подсчетов не обязательно обращаться к бухгалтеру или кадровику, все можно сделать самому. Для этого есть методики расчета численности персонала.

Нормативная — считают по нормативам из Трудового кодекса РФ. Расчет нормы численности персонала показывает, сколько должно быть сотрудников в идеале, когда никто не уходит в отпуск, не болеет и не уезжает в командировку. Не учитывает особенности бизнеса и форс-мажоры.

Подойдет, если вы только планируете открывать бизнес и примерно прикидываете, сколько людей будет работать, сколько им платить и как лучше составить бюджет. Точных результатов вы не получите, но сможете сориентироваться на старте, когда на руках минимум конкретных цифр.

Плановая — также считается по нормам ТК РФ, но уже учитывает особенности компании: что производит или продает, сколько часов в неделю работает каждый сотрудник и т. п. Результаты получаются более точными, чем при расчете по сухим нормам.

Подойдет, если у вас есть цель по выручке за год или сезон. Нужно рассчитать, какое количество сотрудников понадобится, чтобы воплотить этот план в реальность.

Списочная (фактическая) — показывает, сколько всего сотрудников работает на предприятии по трудовому договору.

Понадобится, когда нужно будет оценить эффективность работы сотрудников, определить среднюю зарплату или рассчитать коэффициент текучести персонала — как часто увольняются люди. Эти сведения можно запросить у бухгалтера или в отделе кадров.

Среднесписочная — показывает, сколько сотрудников работало в компании за месяц или год.

Бизнес уже запущен. Пора заполнять отчеты для налоговой. Для этого нужен расчет средней численности персонала на конкретный период времени. Он не учитывает тех, кто ушел в декрет, работает удаленно или по договору подряда.

Явочная — учитывает только тех сотрудников, которые есть на рабочем месте.

Дает понимание, сколько людей должно выходить на работу ежедневно, чтобы рабочий процесс не прерывался и сервис не проседал

Штатная — учитывает особенности бизнеса: выручку, количество рабочих часов, объемы работы на одного сотрудника. В расчет входят все работники плюс люди, которые нужны для подмены тех, кто ушел на больничный или в отпуск. Для этого к расчетам добавляется коэффициент невыхода на работу.

Вы составляете штатное расписание, которое не будет меняться в течение конкретного периода. В нем должно быть столько человек, чтобы выполнялся рабочий план, никто не был недогружен или перегружен и хватило бюджета на зарплату.

Каждый вид расчета численности служит для своих целей. Если вы хотите расширить или сократить штат, то вам стоит рассчитывать именно штатную численность. Как это сделать? Разберем в следующей главе.

Расчет штатной численности персонала

Штатная численность — количество людей, которое нужно для выполнения рабочего плана за конкретный период. Она учитывает, сколько в среднем продаж приходится на каждого сотрудника. Например, 10 путевок в Сочи за неделю, 5 квартирных сделок в месяц.

Дополнительно считается погрешность, или коэффициент выполнения нормы. Он показывает, насколько объемы работ в плане отличаются от того, что получилось на практике в прошлом году или месяце.

Формула расчета:

V — планируемый объем работ, который нужно выполнить за конкретный период времени: месяц, год, квартал, смену. Например, заработать 1 млн рублей, пошить 20 свадебных платьев.
ФРВ — сколько нужно времени, чтобы выполнить план. Например, 10 часов или 1 год, чтобы заработать 500 тыс. рублей.
ВПЛ — сколько должен продать или произвести каждый сотрудник за время ФРВ. Здесь берем только отдел продаж и тех, кто производит товар или услугу, не учитываем уборщицу, офис-менеджера и т. д.
КВН — коэффициент выполнения нормы. Он показывает погрешность между тем, сколько удалось заработать по факту за прошлый период, и тем, сколько планируется сейчас. Например, в марте сделали 10 тортов, в апреле планируем 15.

Расчет численности персонала на примере

В магазине работают 10 человек. Владелец решил сократить издержки и уменьшить количество персонала. Прежде чем это сделать, он посчитал по формуле, сколько людей должно быть в штате для оптимальной работы.

Данные такие:

V — 1 180 000 рублей выручки за 12 месяцев;

ФРБ — 1 980 часов в год при 9-часовом рабочем дне с учетом праздников и форс-мажоров;

ВПЛ — 118 000 рублей выручки на одного человека в год и 60 рублей/час (118 000/1 980);

КВН — 1,18, он получился в результате расчета: 1,18 млн рублей разделили на 1 млн рублей выручки за прошлый год.

Считаем:

1 180 000/(1980 х 60 х 1,18) = 8 человек.

Это означает, что в штате небольшой избыток персонала: работают 10 человек, и можно уволить двух сотрудников.

Расчет по этому методу дает приблизительный результат: он не учитывает, что иногда сотрудники уходят в отпуск и декрет, болеют или увольняются. Чтобы результаты были более реальными, нужно посчитать коэффициент невыхода на работу и включить его в общую формулу. Он покажет, сколько нужно людей, чтобы процесс не останавливался, если кого-то не будет на работе.

Как рассчитать численность работников с учетом человеческого фактора

Формула расчета коэффициента невыхода на работу:

КН — коэффициент невыхода на работу. Характеризует количество людей, которые не могут выйти на работу из-за болезни, берут отпуск или уходят в декрет.
ДН — доля нерабочего времени в общем количестве времени. Это показатель ФРБ из предыдущей формулы (1 980 часов).

Пример расчета коэффициента невыходов на работу

После того, как владелец магазинов посчитал, что ему можно сократить штат продавцов на два человека, он решил уточнить результат, чтобы убедиться, что в случае увольнения не снизится качество сервиса. Для этого он рассчитал коэффициент невыхода сотрудников на работу в течение 12 месяцев.

Получилось, что каждый сотрудник за год идет в отпуск на 28 дней, или 252 часа.

ДН = 252 часа/1 980 часов (показатель ФРВ) = 0,13.

1 + 0,13 = 1,13 — коэффициент невыхода на работу.

Теперь сделаем расчет численности персонала предприятия вместе с коэффициентом невыхода на работу.

Формула штатной численности (ШЧ) с учетом коэффициента невыходов на работу (КН):

Дополним пример

В расчете получилось, что персонал с 10 человек можно сократить до 8. Теперь посчитаем численность вместе с коэффициентом невыходов на работу (1,13).

8 х 1,13 = 9

Это означает, что сотрудников в магазине должно быть не менее 9 человек. Поэтому уволить можно только кого-то одного

Что делать, если результаты вам не нравятся

Результаты расчетов могут отличаться от реальности. Например, вы расширяете бизнес, и, согласно цифрам, нужно нанять в штат еще 4 человек, а бюджета на их зарплату нет. Или наоборот: нужно оптимизировать зарплатный фонд, и цифры говорят, что можно уволить 2 человек, но на деле людей не хватает, все и так зашиваются. Что делать в таких случаях?

Для примера рассмотрим две ситуации.

Ситуация 1: нужно нанять больше людей, но нет денег

В этом случае можно оптимизировать рабочие процессы:

Повысить квалификацию персонала — отправить на курсы или обучить смежной профессии. Перед этим нужно прикинуть, что будет дешевле: нанять нового сотрудника или оплатить обучение старому. Иногда не подходят сразу оба варианта.
Отдать часть задач на аутсорс — подойдет, если подрядчик на аутсорсе обойдется дешевле, чем штатный сотрудник с белой зарплатой.
Автоматизировать работу с помощью CRM-системы — она снимет часть рутинных задач с сотрудников. В итоге вырастет продуктивность персонала, нанимать еще людей не придется.
Мотивировать — измерять продуктивность и поощрять за достижения. Например, давать премии, делать необычные подарки, предлагать обучение на курсах. Все это поднимает продуктивность, люди будут делать больше, чем раньше и, возможно, не придется никого нанимать.

Попробуйте с помощью этих методов увеличить продуктивность персонала и наблюдайте, что происходит. Если ни один из этих методов не помог, то у вас остается немного вариантов: взять человека хотя бы на неполный день либо обратиться за консультацией к бизнес-аналитику, чтобы он проанализировал ваши процессы и, возможно, выявил причину проблемы.

Ситуация 2: нужно сократить расходы и кого-то уволить, но персонала и так мало

Случился кризис, и резко упал спрос на продукцию. Самый простой способ как можно быстрее выровнять ситуацию и сократить издержки — уволить сотрудника. Выполняем расчет численности персонала организации и оказывается, что увольнять некого. Наоборот, желательно еще хотя бы одного человека нанять в команду.

Что можно сделать:

Составить хронометраж — изучить производительность труда сотрудников в течение дня или недели. Насколько эффективно они работают, на что отвлекаются, возможно, кто-то ленится или сильно опаздывает. Бывает, что проблема именно в персонале, а не в большой нагрузке. Лентяев увольте, их задачи равномерно распределите между теми, кто не занят весь рабочий день.
Провести переаттестацию — выясните, все ли хорошо знают свои обязанности или кто-то растерял навыки. Так вы отделите незаменимых сотрудников от тех, кто не справляется: их можно отправить на курсы повышения квалификации или уволить.
Ввести систему штрафов и предупреждений, установить более строгие дедлайны. Эти меры приведут персонал в тонус, улучшат показатели эффективности работы. Те, кто не справляется, будут заслуженно получать меньшую зарплату.
Оптимизировать процессы с помощью CRM-системы — она возьмет на себя часть операций. В результате объем работы сократится, и чтобы выполнять ее, вам потребуется меньше сотрудников, чем раньше, — а значит, кого-то можно будет уволить, не жертвуя качеством сервиса.

Если увольнять кого-то необходимо несмотря ни на какие меры, всегда есть возможность обойтись малой кровью. Например, если у вас есть вакансии в других отделах, можно попробовать переучить сотрудников, которых вы собрались увольнять, и перевести на другую должность.

Учитывайте, что при оптимизации штата легко потерять ценные кадры: уволить того, кто действительно хорошо делает свою работу, и оставить некомпетентного сотрудника. Чтобы такого не произошло, обязательно нужны переаттестация и хронометраж.

Обязательно подавайте сведения о численности персонала в налоговую

Работодатели больше не должны сдавать сведения о среднесписочной численности сотрудников в виде самостоятельного отчета. Об этом сказано в изменениях НК РФ. То есть в произвольной форме отчитаться о количестве сотрудников больше нельзя.

Изменения вступили в силу с 1 января 2021 года. И если раньше каждый работодатель был обязан ежегодно сдавать такой отчет, то теперь данные о численности работающих сотрудников в организации нужно включать в расчет по страховым взносам (РСВ).

Сдавать сведения о среднесписочной численности сотрудников (ССЧ) необходимо всем организациям с наемными работниками. Исключение — ИП без сотрудников.

Скачать форму для заполнения РСВ на сайте Консультанта.

Скачать образец заполнения РСВ.

Как рассчитать среднесписочную численность сотрудников

Годовая ССЧ складывается из месячной. Чтобы посчитать месячную ССЧ нужно сложить численность работников за каждый день и поделить на количество дней в месяце.

В расчете учитываются:

сотрудники в отпуске;
сотрудники на больничном.

В расчете не учитываются:

женщины в декретном отпуске;
сотрудники по договорам ГПХ;
работники в неоплачиваемом учебном отпуске;
сотрудники в отпуске по уходу за ребенком.

Например, на 01.02.2021 в компании работает 50 человек. Одна сотрудница 16 февраля уходит в декретный отпуск, а другой сотрудник в этот же день — в отпуск по уходу за ребенком. Значит, с 16 числа они не будут учитываться в расчете. С 1 по 15 февраля (15 дней) — 50 человек. С 16 по 28 февраля (13 дней) — 48 человек.

Считаем:

(50 х 15) + (48 х 13) = 1374

Затем эту сумму делим на количество дней в феврале:

1374:28 = 49

Чтобы посчитать годовую СЧЧ, такой расчет нужно произвести по каждому месяцу. Затем сложить получившиеся цифры за каждый месяц и поделить на 12 — количество месяцев в году.

Шпаргалка расчета численности персонала

Чтобы не потеряться среди формул и цифр, соберем все в чек-лист:

1. Если нужно сбалансировать работу персонала компании, считайте штатную численность сотрудников.

2. Для расчета используйте формулу H = V / (ФРВ х ВПЛ х КВН).

3. Чтобы рассчитать численность с учетом тех, кто может заболеть или уйти в отпуск, посчитайте коэффициент невыходов на работу по формуле КН = 1 + ДН.

4. Дополните формулу расчета штатной численности коэффициентом невыходов. Формула имеет вид: ШЧ = H х КН.

5. Когда нужно подавать сведения в налоговую, считайте среднесписочную численность сотрудников.

6. Если цифры не вносят ясности и все равно нужно кого-то увольнять, или нет денег, чтобы нанимать новых сотрудников, — оптимизируйте рабочие процессы, выявите лентяев, ужесточите дедлайны, мотивируйте, подключите CRM.

Автор: Анна Наумкина, Дарья Милакова

42 139

Источник

Блог

Как рассчитать штатную численность персонала

В HR с 2011 года. Ex-HR team lead в EPAM. Работал руководителем группы по подбору и адаптации персонала в ООО «Брянская Мясная Компания» (агрохолдинг «Мираторг»).

Мир HR переживает цифровую трансформацию. Мы слышим слова agile, распределенные команды, вовлеченность, марчар и другие. Идти в ногу со временем очень здорово, я только за. Но есть базовые понятия и принципы, от которых никуда не деться. Одно из таких — штатная численность и структура штата организации.

Регистрируйтесь на БЕСПЛАТНЫЕ УРОКИ
topcareer, чтобы получить современные инструменты работы с персоналом

Цели и нормативы расчета

За свою карьеру я успел поработать и в крупных холдингах, и в малом бизнесе — на разных этапах развития. Бизнес постоянно меняется, возникают новые задачи и направления, или приходится делать то, что изначально не предусматривалось бизнес-планом.

В качестве примера можно посмотреть на развитие HR функции. Все традиционно начинается с кадрового делопроизводства, потом отделяется рекрутмент, затем обучение, а дальше могут появиться и event managers, и фасилитаторы, и специалисты по well being. Такие же примеры можно найти и digital сфере и IT.

Казалось бы, появляются люди, и что здесь такого? Внес новую строчку в штатное расписание и забудь. Но не все так просто.

Мы все действуем в рамках правового поля.

Чтобы избежать неприятных ответов в ГИТ, нам нужно выполнить ряд формальных требований в плане подготовки локальных нормативных актов до того, как мы примем человека на работу.

Но личный опыт показывает, что между желанием заказчиков вакансии должен состояться внутренний фильтр. Важно, чтобы было точное название новой должности, ее функционал, административное и функциональное подчинение. И не общими шаблонными фразами («решать цели и задачи в плане маркетинга в социальных сетях…»), а конкретными пунктами:

ведение корпоративного аккаунта в Инстаграме (4 поста в день),
создание контента (ролики, фотографии, посты) и т. д.

Если в компании есть система грейдов, нужно понять, какой грейд присвоен новой должности и почему?

Если есть нормы по соотношению руководителей и линейного персонала, надо понять, насколько введение новой должности изменит пропорции.

На этих простых примерах мы видим, как изменение численности влияет на структуру штатного расписания, и какие затраты и риски мы берем на себя при изменении численности организации.

Регистрируйтесь на БЕСПЛАТНЫЕ УРОКИ
Научитесь планировать численность персонала под задачи компании

Методики расчета штатной численности

Про цели расчета численности мы поговорили выше. Понятно, что рассчитывать численность надо. Следующий вопрос — как считать?

Здесь мы соприкасаемся с университетской дисциплиной «Экономика труда» и реальностью жизни. Советская и российская экономическая школа (Бухалков, М. И, Бычин, В.Б.Либерман) дают хорошо разработанный базис для нормирования производства, АПК, отчасти — инженерно-технических работников. Но, как показывает практика, к данным нормам надо подходить с осторожностью.

Например, в животноводстве количество рабочего персонала базируется на понятии условная голова. Теленок = 0,5 у. г, бык-производитель = 2 у.г., и количество людей рассчитывается, исходя из планируемой численности поголовья в условных головах. А количество техники, и соответственно механизаторов, — из обрабатываемой площади, количества операций, сроков выполнения сельхозработ.

Кто их рассчитывает? Профильные специалисты на основе своего мнения. Заглянем в IT-индустрию. Принцип рынка прост, работает по схеме time and material, или по-русски — человекочасы. Из них складывается стоимость разработки. А как рассчитывают человекочасы? Их сообщают либо сами разработчики, либо СТО (технический директор).

Как мы видим, в основе всего лежит все тот же человеческий фактор. Лучшим решением для своей собственной нормы видится комплексный анализ с привлечением экспертов.

Что такое среднесписочная численность работников

Среднесписочная численность работников — это показатель, рассчитываемый за определенный период. Его получают путем подсчета работников, для которых место работы является основным + работники с неполной занятостью.

Списочная численность работников предприятия — это почти все, кто на нем работает, кроме отдельных категорий.

Фактическая численность — те, кто действительно работают в организации.

Штатная численность — наиболее сложный для расчета показатель. В нем применяются знания из экономики труда. Мы рассчитываем планируемый объем работ и делим его на норму. Для полного понимания того, сколько нам потребуется персонала, мы должны учесть коэффициент невыполнения и коэффициент абсентеизма. Тогда мы получим то число работников, которое надо вносить в штатное расписание. Но стоит учесть и коэффициент текучести персонала, чтобы не сесть в лужу.

Кто входит в среднесписочную численность работников

Предположим, что наше предприятие успешно проработало год и мы решили посчитать среднесписочную численность работников за год. Для начала определимся, кого и как считаем.

Есть численность среднесписочная и есть средняя численность работников.

В среднесписочной численности учитываются только сотрудники, работающие по трудовым договорам. В расчет не включаются:

внешние совместители,
неработающие сотрудники в декрете,
работники в учебном отпуске.

Как рассчитать среднесписочную численность работников

100 сотрудников * 20 дней + 95 * 11 дней / 31 или 30 дней = 101,5 (округляем до целого)

95 здесь — это количество оставшихся сотрудников: было 100 сотрудников на 20 рабочих дней, уволилось 5, получаем 95 человек на 11 оставшихся дней в периоде.

Если есть люди, которые работают на полставки, то их считаем отдельно. Пример:

240 часов (4 человека по 4 часа в течение 20 рабочих дней) / 8 (полная ставка) * 20 (количество рабочих дней в месяце) = 2

В списочную численность организации мы подаем всех, кто числится в организации. Не включаются в списочный состав:

внешние совместители (внутренние включаются, как 1 единица, по основному месту работы);
привлеченные на основании ГПД;
собственники компании, если они не получают заработную плату;
военнослужащие, лица, отбывающие наказания, и другие привлеченные по специальным договорам с государственными организациями.

Регистрируйтесь на БЕСПЛАТНЫЕ УРОКИ
от экспертов topcareer

Как рассчитать штатную численность персонала

Расчет основан на понятиях нормы труда.

Нормативная численность = планируемый объем работ / (Фонд рабочего времени (планируемый) * план на одного работника * коэффициент выполнения нормы)

Нужно учитывать, что работник не сидит 8 часов подряд, прикованным к рабочему месту, будь то офисный стол или станок на производстве. Нормой считается 90% рабочего времени из запланированного.

Как видно из расчета, это норма без учета больничных, отпусков и прочих внезапностей реальной жизни. Не считая того, что планируемый объем работ тоже может поменяться в большую или меньшую сторону.

Как рассчитать плановую численность

Когда мы нормативную численность умножаем на коэффициент невыполнения, то откуда он берется?

Возьмем пример работника за год.

28 дней отпуска (выгуливать надо весь, требует ТК, ГИТ может наказать)

14 дней больничного (в среднем за год)

7 дней за свой счет (в среднем за год)

Считаем коэффициент невыполнения:

(28*8 + 14*8 + 7*8) = 392

Фонд рабочего времени на 2021 год — 1972 часа.

Поправим на коэффициент абсентеизма: 1972*0,9=1775.

Теперь считаем коэффициент невыхода:

И считаем плановую численность на нескольких примерах.

Пример 1.

Возьмем проект по разработке ПО, оцененный в 6000 часов.

6000 (план) / (1972 (производственный календарь на 1 человека 2021) * 1 (норма в час) * 0,9 (коэффициент выполнения нормы или коэффициент абсентеизма) = 3,38 человек на год

Умножаем на коэффициент невыполнения:

3,38 * 1,2 = 4,056

получаем 4 вместо 3 разработчиков

Пример 2

Сборка заказов (для простоты подсчетов берем только рабочие дни). Планируем отгрузить 100 000 заказов за год.

100 000 / (1972 * 3 (норма заказов в час) * 0,9) = 18,78 = 19 человек

Умножаем на коэффициент невыполнения: 19 * 1,2 = 22,8

А если вспомним про текучесть персонала, то получим — 23+30% = 30 человек.

Это примерно планируемая численность персонала.

Как узнать фактическую или явочную численность

Здесь все просто. Выгружаем табель учета рабочего времени на сегодня и смотрим, кто же у нас все-таки работает.

Заключение

Мы познакомились с различными видами подсчета численности персонала. Зачем все это надо считать? Знания этих цифр поможет ответить на вопросы, что происходит в бизнесе.

Насколько мы правильно нормируем и рассчитываем показатели и нагрузку на людей? Насколько вознаграждение справедливо? Есть ли у нас недооцененные или переоцененные сотрудники? При подсчете всех этих цифр главное не бояться ошибиться, все перепроверить и подходить ко всему критически.

Соберите команду мечты
под потребности и бюджет компании
на курсе Рекрутмент PRO

Мнение автора может не совпадать с мнением редакции. Мы публикуем разные точки зрения.

Читайте больше интересных материалов в нашем блоге:

Источник

В зависимости от потребностей бизнеса предприниматель меняет кадровый состав предприятия. Число сотрудников, которые требуются для успешной работы компании, определяют с помощью подсчета штатной численности. Как рассчитать и где применить этот параметр, рассмотрим далее.

Немного терминологии

На практике используется шесть видов численности работников, которые отличаются методами исчисления и способами отражения в отчетности:

нормативная — устанавливается трудовыми нормами и объемом работ к выполнению (идеальное значение);
плановая — зависит от вида деятельности, размера предприятия, объема производства, наличия вакантных рабочих мест и других факторов (реалистичнее нормативной — определяется по данным конкретного предприятия);
среднесписочная — среднее число сотрудников организации за отчетный период, не считая внешних совместителей и тех, кто работает по договорам подряда;
фактическая — величина работников предприятия на определенную дату;
штатная — сотрудники, которых руководитель утвердил в штатном расписании компании (без учета сезонных работников);
явочная — персонал организации, находящийся на рабочем месте.

Понятие штатной численности не закреплено законом. Оно используется в кадровом деле и означает сотрудников нужной специальности и квалификации, которые обеспечивают предприятию успешную работу и выполнение планов.

Штат организации: цели и нормативы расчета

Штатную численность рассчитывают для оптимизации кадрового состава предприятия и затрат на оплату труда. В процессе расчета уточняется время, которое потребуется сотруднику для выполнения работы определенной сложности, и число сотрудников, необходимое для работы предприятия.

Для расчета используют данные, разработанные научно-исследовательскими институтами. Отраслевые стандарты рассчитываются в основном для крупных предприятий и включают типовые объемы и сложность работ. Мелким организациям придется самостоятельно делать расчеты с учетом масштабов и специфики деятельности.

Методики расчета штатной численности

На государственных предприятиях необходимое число сотрудников определяется и контролируется в обязательном порядке. Поэтому большинство методик расчета разработано для компаний госсектора. Так, в утвержденных Росздравом «Рекомендациях по определению штатной численности работников бюджетных организаций на основе нормативов по труду» перечислены методики, основанные на следующих нормах:

времени работы — рабочее время, которое требуется сотрудникам для выполнения определенной работы;
нагрузки — объем работ, который должен выполнить работник или группа за рабочее время;
времени обслуживания — рабочие места, которые должен обслужить специалист за рабочее время;
численности — число работников, которых может организовать один менеджер.

Согласно Рекомендациям, предельная величина персонала бюджетного учреждения рассчитывается по формуле:

Штатная численность

Общие затраты времени за год (ч)

Норма рабочего времени каждого сотрудника за год (ч)

Коэффициент неявок по болезни, отпуску и т.п.

Рекомендации приведены для бюджетных предприятий, но норматив применяется и коммерческими компаниями.

Как рассчитать штатную численность работников

Одна из формул расчета штатной величины основана на сопоставлении выручки с рабочим временем:

Н = Ов ÷ (Фрв × Впл × Квн)

где Ов — плановый объем работ или выручки;

Фрв — планируемый фонд рабочего времени в часах (при 40-часовой рабочей неделе фонд времени в среднем составляет 2004 часа в год, 167 часов в месяц);

Впл — плановая выработка на одного работника;

Квн — плановый коэффициент выполнения нормы.

Пример. Персонал отдела продаж состоит из 15 человек. Руководство хочет просчитать, можно ли сократить подразделение. Чтобы определить штатную численность, кадровик использовал формулу Н = Ов ÷ (Фрв × Впл × Квн).

Плановый показатель Ов объема продаж на июнь — декабрь 2021 года — 58 000 000 рублей. Фонд рабочего времени (Фвр) за этот период — 1 047 часов. Плановая выработка на одного работника равна 755 000 рублей/мес. Фактическая выработка за июль — декабрь 2020 года — 644 373 рублей/мес. Плановый коэффициент выполнения нормы (Квн) рассчитан как отношение: 755 000 / 644 373 = 1,17. Плановая выработка в час на одного сотрудника составит 4 327 рублей/час (755 000 / 1 047 × 6 мес.). Подставив величины в формулу, кадровик получил результат: 58 000 000 / (1 047 × 4 327 × 1,17) = 10,94 — округляем до 11 человек. Следовательно, на первый взгляд, в отделе продаж избыток персонала.

Эта формула не учитывает условия работы, специфику деятельности предприятия и человеческий фактор (люди — не роботы, они болеют, уходят в отпуск и т.п.).

Определение кадрового состава с учетом человеческого фактора

Расчет штатной численности работников проводится на основе норматива — идеальной ситуации, в которой все сотрудники присутствуют на рабочих местах. Нормативная величина не учитывает, что работники уходят в отпуск, болеют и т.п. Для поправки расчета применяется коэффициент невыхода (Кн) на работу, который определяется путем точного учета явок и неявок персонала от фонда рабочего времени:

Кн = 1 + Дн

где Кн — планируемый коэффициент невыхода персонала на работу;

Дн — доля «не работы» в фонде рабочего времени — процент планируемых невыходов / 100.

С учетом этого коэффициента формула расчета штатной величины примет вид Шч = Н × Кн. Эта формула позволяет определить оптимальное число сотрудников и не перерасходовать фонд зарплаты.

Пример. Сотрудник кадровой службы определил, что нормативная численность отдела продаж — 10,9 человек. Для уточнения величины он рассчитал коэффициент невыходов (Кн) на период июль — декабрь 2021 года.

В расчет принимается 35 нерабочих дней при 40-часовой рабочей неделе, из которых 14 приходится на оплачиваемый отпуск, 14 — норма по больничному, 7 — без сохранения зарплаты по ТК РФ. Это составляет 280 часов (35 × 8).

Доля «не работы» (Дн) равна отношению: 280 (невыходы) / 1 047 (фонд рабочего времени). Результат — 0,27. Коэффициент невыхода за июль-декбрь 2021 года: 1+0,27=1,27. Оптимальное число работников составит 10,9 × 1,27 = 13,8 или 14 человек. Следовательно, отдел продаж можно сократить на 1 сотрудника.

Структура и штат организации: взаимосвязь

Структура и штат организации — понятия сопоставимые. Структурные особенности предприятия влияют на кадровый состав и должны учитываться при подсчете штатной численности. Для этого определяется отношение руководящих работников к рядовым сотрудникам:

какую часть персонала обслуживает один юрист, бухгалтер, экономист;
сколько на предприятии производственных и обслуживающих подразделений;
какое количество подчиненных у каждого руководителя подразделения.

С 1930-х в кадровом деле используют нормативы, которые разработал французский ученый В. Грейкунас. Согласно этим нормативам на руководителя высшего уровня приходится 3-5 рядовых работников, среднего уровня — 7-9.

Важно! Нормативы — ориентировочные величины, которые отражают средние показатели по отрасли. Поэтому оптимальная штатная численность рассчитывается на каждом предприятии индивидуально.

У вас малое предприятие с сотрудниками? Ведите кадровый учет, легко начисляйте зарплату и сдавайте через интернет отчеты по сотрудникам в сервисе Контур.Бухгалтерия. Сервис автоматизирует большинство рутинных операций, избавляет от авралов, экономит ваше время и деньги. Также в сервисе — бухгалтерский и налоговый учет, подготовка, проверка и отправка отчетности, сверки с контролирующими органами, консультации экспертов, нормативно-правовая база.

Попробовать бесплатно

Источник

Особую
роль для деятельности организаций
играет планирование труда, в частности,
персонала. При планировании численности
персонала различают списочную и явочную
численность работников. Списочная
численность
– это количество работников организации
на определённую дату, принятых на
постоянную, сезонную или временную
работу сроком на 1 день и более со дня
зачисления. Естественное движение
(приём, увольнение) персонала обусловливает
практически ежедневное изменение
списочной численности, особенно в
крупных организациях, которые преобладают
в экономике Беларуси. Для учёта движения
персонала рассчитывают среднесписочную
численность (Ч_сс)
по формуле:

(1),
где –
численность персонала на определённую,
принятую в расчёт дату, чел.; К – количество
дат (точек), принятых в расчёт.

Особенности
численности персонала как экономического
ресурса обусловливают невыходы на
работу, как по объективным, так и по
субъективным причинам. В связи с этим
рассчитывают явочную численность
персонала, которая может быть фактической
и плановой. Фактическая
явочная численность
– количество работников списочного
состава, явившихся на работу. Плановая
явочная численность — количество
работников, которые должны явиться на
работу для выполнения плановых заданий.
Как правило, первая численность меньше
второй. При планировании соотношение
этих показателей учитывается с помощью
коэффициента приведения явочной
численности в списочную. Она показывает,
во сколько раз среднесписочная численность
персонала превышает (или должна превышать)
явочную для выполнения плановых заданий
с учётом невыходов на работу. Коэффициент
приведения явочной численности в
списочную (К_пр)
рассчитывается на основе баланса
рабочего времени по формуле:

(2) К_пр
= Ф_н
/ Ф_э
, где Ф_н
и Ф_э
– номинальный и эффективный фонды
рабочего времени одного работника
соответственно, ч/чел.

Номинальный фонд
рабочего времени
– это потенциальный, максимально
возможный для использования плановый
фонд рабочего времени, который определяется
путём исключения из календарного фонда
времени нерабочих дней по законодательству
(выходных, праздничных и дней очередного
отпуска). Эффективный
(полезный) фонд рабочего времени
— это фонд рабочего времени, учитывающий
невыходы работников на работу по
различным уважительным и неуважительным
причинам. Он рассчитывается путём
исключения из номинального фонда
рабочего времени планируемых невыходов
по различным причинам. С учётом данного
коэффициента среднесписочная численность
персонала (Ч_сс)
определяется по формуле:

(3) Ч_сс
= Ч_я
* К_пр,
где Ч_я
– явочная численность персонала, чел.

Если из этой формулы
известна среднесписочная численность,
можно найти явочную численность
персонала:

(4) Ч_я
= Ч_сс
/ К_пр.

Важнейшей
характеристикой состояния персонала
предприятия является его динамика:
работники поступают на работу, увольняются,
уходят в отпуск, на учебу, на пенсию, в
армию. Движение персонала предприятия
учитывается таким показателем, как
оборот кадров. Это совокупность принятых
на работу (зачисленных в списочный
состав) и выбывших работников по отношению
к среднесписочной численности работников
периода. Кроме того, рассчитывается
интенсивность оборота, которая
характеризуется коэффициентами:

а) общего оборота
(отношение суммарного числа принятых
и выбывших за период работников к
среднесписочной численности);

б) оборота по приему
(отношение числа принятых за период
работников к среднесписочной численности
работников);

в) оборота по
выбытию (отношение выбывших работников
к среднесписочной численности).

Коэффициент
постоянства кадров
— это отношение численности работников,
состоящих в списочном составе весь год,
к среднесписочной численности работников
года.

Коэффициент
восполнения работников
— это восполнение работников, покинувших
предприятие по различным причинам,
вновь принятыми работниками (отношение
численности принятых работников к
численности выбывших).

Для характеристики
движения кадров используется показатель
уровня текучести кадров. Коэффициент
текучести кадров
— это отношение числа уволенных по
субъективным причинам работников (по
собственному желанию, инициативе
администрации и в связи с окончанием
срока контракта) к среднесписочной
численности работников:

(5) К_т
= (Ч / Ч_сс)100%,
где К_т
— коэффициент текучести кадров, %; Ч —
численность работников, уволенных по
собственному желанию, инициативе
администрации, в связи с окончанием
срока контракта, чел; Ч_сс
— среднесписочная численность работников
предприятия, чел.

Планирование
численности персонала
— это комплекс мер по обеспечению
потребности предприятия в работниках.

Оно призвано решать
следующие задачи:

• обеспечение
предприятия необходимым количеством
работников;

• подбор нужных
людей, способных выполнять функциональные
обязанности и ставить новые цели развития
предприятия.

Основными этапами
планирования персонала на предприятии
являются:

• оценка имеющегося
персонала;

• планирование
потребности в персонале, в том числе
долго-срочной и текущей;

• планирование
работы с персоналом;

• определение
бюджета на персонал.

На первом этапе
выявляется соответствие работников
должностным требованиям к ним. На втором
этапе учитываются:

• специфика
отрасли;

• объем деятельности
предприятия;

• необходимые
виды работ;

• задачи управления;

• финансовые
возможности предприятия.

Этот этап призван
установить необходимый количественный
и качественный состав персонала на
длительную и краткосрочную перспективы.

В зависимости от
используемых исходных данных применяются
следующие методы планирования численности
персонала:

— корректировки
базовой численности;

— на основе
плановой выработки;

— нормативные.

Первые два метода
планирования численности персонала
предполагают использование
выработки на одного работника (отчётной
или плановой). Нормативные методы
основаны на использовании норм труда.
Планирование численности на основе
нормативной трудоёмкости производственной
программы (производственных заданий)
предполагает использование либо
номинального, либо эффективного фонда
рабочего времени одного работника. При
таком планировании используются
следующие нормы труда: норма выработки,
норма обслуживания, норма численности
и др. С их помощью определяется в первую
очередь плановая явочная численность
персонала. Затем с использованием
коэффициента приведения она приводится
в плановую списочную численность.

1)
Метод корректировки базовой численности
(Пример 1).
Его сущность состоит в том, что базовая
(фактическая) численность персонала
корректируется с учетом объёмов
производства в плановом периоде,
вызванных ростом производительности
труда в результате организационно-технических
мероприятий:

1-ый этап. Определение
расчётной численности работников (Ч_р),
т.е. численности необходимой для
обеспечения планового объёма производства
(ОПпл) при сохранении базовой выработки
на одного работника (Вб):

(6) Ч_р
= ОПпл/Вб

(7) Чр = ОПб*I_оппл/Вб
= Чб* I_оппл,
где ОПб – выпуск продукции в базисном
периоде, шт.; I_оппл
– плановый индекс роста объёма
производства, Чб – базовая численность
работников, чел.

2-ой этап. Расчёт
экономии численности персонала. Для
выполнения расчёта необходимо:

1. Скорректировать
численность работающих на плановый
период при сохранении базовой выработки
с учётом структурных сдвигов в производстве
(Эсс):

(8),
где i
— индекс производственного подразделения;

— темп роста объёмов производства i–го
производственного подразделения, %;
—
численность работающих на плановый
период при сохранении базисной выработки,
чел.;
— численность персонала в i–м
производственном подразделении, чел.

2. Расcчитать
экономию
численности за счёт повышения технического
уровня производства.

2.1. экономия
численности в связи с
изменением трудоёмкости продукции
(расчёт производят по каждому изделию,
по которому изменилась трудоёмкость):

(9) ,где
,–
трудоёмкость единицы продукции до и
после внедрения мероприятия, нормо-ч;

— объём выпуска продукции в плановом
периоде, в натуральном выражении;
— действительный фонд рабочего времени,
ч; —
коэффициент выполнения нормы выработки
в плановом периоде;

— коэффициент срока действия мероприятия.
В таблице 3 приведены результаты расчёта
экономии численности в связи со снижением
трудоёмкости по двум изделиям.

2.2 Экономия
численности за
счёт ввода в эксплуатацию нового и
модернизированного оборудования:

(10),
где О – общее количество оборудования,
шт.;
— количество оборудования, не подвергающегося
техническому совершенствованию, шт.;
,

— количество оборудования, подвергающегося
техническому совершенствованию, шт.;
,
— темп роста производительности
оборудования, %; ,
— коэффициенты, учитывающие срок действия
оборудования; —
численность работающих на плановый
период при сохранении базисной выработки,
чел.;
— удельный вес рабочих в общей численности
работающих, %.

3. Расчёт экономии
численности за счёт совершенствования
управления, организации производства
и труда:

3.1.Экономия
численности за
счёт изменения количества рабочих дней
в плановом периоде:

(11),где

— численность работающих на плановый
период при сохранении базисной выработки,
чел.; —
удельный вес рабочих в общей численности
работающих, %;
— действительный фонд рабочего времени,
ч;
— действительный фонд рабочего времени
в базисном периоде, ч.

4. Расчёт экономии
численности за
счёт изменения объёма производства и
удельного веса видов продукта в
ассортименте:

4.1.Экономия
численности за счёт сдвигов в ассортименте
продукции

(12) ,
где
– численность работающих на плановый
период при сохранении базисной выработки,
чел.;
— удельный вес рабочих в общей численности
работающих, %; ,—
удельная трудоёмкость 1 000 руб.
продукции в базисном и плановом периодах,
нормо-ч.

4.2. Экономия
численности за счёт изменения объёма
производства

(13),где

– численность работающих на плановый
период при сохранении базисной выработки
чел.; —
темп роста объёмов производства,%;
— темп роста численности персонала,
кроме рабочих (на основе статистики
прошлых периодов), %.

3-й этап. Расчёт
плановой численности работников (Чпл)
осуществляется по формуле:

(14) Чпл =Чр – Эч =
Чб* Iоппл
– Эч.

4-ый этап. Планирование
численности персонала по категориям
осуществляется на основе удельного
веса каждой категории персонала по
формуле:

(15) Чплi
= Чпл*Уi,
где Чплi-
плановая численность i–ой
категории персонала, чел.; Уi
– удельный вес i–ой
категории персонала в базисном периоде,
доли ед.

5-ый этап. Сопоставление
плановой численности с фактической в
целом по организации и по категориям
персонала, что необходимо для организации
выполнения плана. Если плановая
численность персонала равна фактической,
то плановые задания будут выполнены
прежней, фактической численностью
работников. Если плановая численность
персонала больше фактической, то
необходимо привлечение дополнительной
численности работников. Если плановая
численность персонала меньше фактической,
то необходимо сокращение численности
персонала для выполнения плана по росту
производительности труда.

6-ой этап. Собственно
расчёт плановой явочной численности
персонала по формуле (4): Ч_я
= Ч_сс
/ К_пр.

2) Метод
планирования численности персонала на
основе плановой выработки на одного
работника.
Его сущность состоит в том, что плановая
численность персонала определяется на
основе планируемых объема производства
(ОПпл) и выработки на одного работника
(Впл) по формуле:

(16) Ч_пл
=ОПпл/Впл

Плановые явочные
и среднесписочные численности персонала
по категориям определяются так же, как
по методу корректировки базовой
численности.

3) Оба вышеописанных
метода являются укрупнёнными. Более
точными технически и экономически
обоснованными являются нормативные
методы,
которые по целям и степени детализации
плановых расчётов разделяются на методы
планирования:

а) общей численности
персонала;

б) численности
отдельных категорий персонала.

Планирование общей
численности персонала нормативным
методом осуществляется путём деления
трудоёмкости
производственной программы
на эффективный фонд рабочего времени
на одного работника. При этом расчёт
может производиться на основе либо
плановой (формула 17), либо базисной
(формула 18) трудоёмкости:

(17) Ч_пл=
Тпл/ (Ф_пл
• Кв.нпл),

(18) Ч_пл=
Тб/ (Ф_б
• Кв.нб) – Эч,

где Тпл и Тб –
полная трудоёмкость производственной
программы планового периода, рассчитанная
на основе плановой и базисной трудоёмкости
соответственно, нормо-ч; Ф_пл
и Ф_б
– эффективный фонд рабочего времени
одного работника в плановом и базисном
периодах соответственно, ч/чел.; Кв.нб
и Кв.нпл – среднегодовой коэффициент
выполнения норм выработки в плановом
и базисном периодах соответственно; Эч
– планируемое изменение численности
персонала за счёт технико-экономических
факторов, чел.

Плановая
среднесписочная численность рабочих
по нормативной
трудоёмкости
определяется по формуле:

(19) ,
где
— плановый объём производства i-ого
вида продукции, ед.; — плановая (нормативная)
технологическая трудоёмкость i-ого
вида продукции, нормо-ч.

Планирование
явочной численности рабочих по
норме выработки
(Ч_чпл)
осуществляется по формуле:

(20) Ч_япл
= ОПпл/НВпл/ Кв.нпл•С, где ОПпл – плановый
объём производства конкретного вида
работ, ед.; НВпл – норма выработки при
выполнении конкретного вида работ на
одного рабочего на определённый период
времени (час, сутки, смену), ед/чел.; С –
количество смен в сутки.

Метод планирования
численности рабочих по
норме обслуживания
применяется для расчёта численности
рабочих, занятых обслуживанием
производственных объектов (оборудования,
рабочих мест). Норма
обслуживания
— это количество производственных
объектов, которые работник или группа
работников соответствующей квалификации
должны обслужить в единицу времени.
Явочная численность рабочих по норме
обслуживания определяется по формуле:

(21) Ч_япл=К/НО•С,
где К – количество обслуживаемых
объектов, ед.; НО – норма обслуживания,
ед./чел.

Метод планирования
численности по
норме численности
применяется на участках, где обслуживание
каждого сложного агрегата осуществляется
несколькими рабочими одновременно.
Норма
численности
– установленная численность рабочих,
необходимых для обслуживания одного
агрегата. Плановая явочная численность
рабочих по норме численности определяется
по формуле:

(22) Ч_япл=
К•НЧ•С, где К – количество оборудования,
обслуживаемого нескольким работниками,
ед.; НЧ – норма численности, чел./ед.

Каждый из методов
планирования численности персонала
имеет свои сильные и слабые стороны,
области эффективного применения. Всё
это обусловливает необходимость выбора
метода в зависимости от целей и условий
планирования, практики дальнейшего их
введения на производстве.

Соседние файлы в предмете [НЕСОРТИРОВАННОЕ]

Источник