В конце года все компании подводят итоги своей работы. Мы предлагаем набор процедур по анализу показателей хозяйственной деятельности, которые помогут понять, насколько рационально в течение года использовались ресурсы предприятия.
ПОЧЕМУ ВАЖНО ОЦЕНИВАТЬ ЭФФЕКТИВНОСТЬ РАБОТЫ ПРЕДПРИЯТИЯ
Когда речь идет о подведении итогов работы предприятия за год, экономисты традиционно уделяют внимание план-фактным отклонениям, динамике показателей за несколько лет, анализу финансовых коэффициентов. При этом специалисты довольно часто упускают из виду вопрос, насколько эффективна была компания в процессе получения конечных годовых показателей своей работы.
Возьмем для примера прибыль. Запланированную годовую сумму прибыли можно получить, предоставляя покупателям дополнительные скидки. С одной стороны, это позволит увеличить продажи, с другой — приведет к росту логистических и коммерческих затрат.
В результате рентабельность бизнеса значительно упадет. Это автоматически снизит конкурентоспособность предприятия на рынке сбыта, с большой долей вероятности приведет к потере доли рынка в будущем году.
Собственники бизнеса вполне могут рассматривать падение рентабельности как свою упущенную прибыль и предъявить претензии к руководству компании. Поэтому при подведении итогов работы предприятия за год очень важно оценивать эффективность и выяснять причины ее снижения.
КАКИЕ КРИТЕРИИ И МЕТОДЫ ИСПОЛЬЗОВАТЬ ДЛЯ ОЦЕНКИ ЭФФЕКТИВНОСТИ РАБОТЫ ПРЕДПРИЯТИЯ
Оценка экономической эффективности деятельности предприятия позволяет понять, насколько рационально использовались имеющиеся ресурсы в процессе достижения запланированных целей.
Такая оценка особенно актуальна в периоды расширения масштабов бизнеса, открытия новых направлений, поскольку помогает своевременно выявить причины снижения эффективности работы компании, принять меры к их устранению.
Оценка эффективности включает набор процедур по анализу динамики различных показателей хозяйственной деятельности предприятия в сравнении с аналогичными показателями прошлых периодов или утвержденными на отчетный период плановыми значениями.
Все анализируемые показатели можно объединить в четыре основные группы (см. рисунок).
По мере развития бизнеса происходит естественная смена критериев оценки успешности и эффективности работы компании. В таблице 1 представлен перечень наиболее распространенных критериев оценки эффективности в привязке к стадиям развития компании.
Качество оценки эффективности работы предприятия по итогам отчетного года зависит от полноты использования методов оценки.
В ходе оценки эффективности должны быть задействованы четыре метода анализа данных:
- трендовый (горизонтальный);
- структурный (вертикальный);
- сравнительный;
- факторный.
Применительно к проведению оценки эффективности работы предприятия каждый из указанных методов представлен в следующих разновидностях (табл. 2).
Качественная оценка эффективности работы предприятия основана на выборе критериев оценки, соответствующих стадии развития бизнеса, и комплексном использовании различных методов анализа данных о деятельности компании.
КАК ОЦЕНИТЬ ЭФФЕКТИВНОСТЬ РАБОТЫ ПРЕДПРИЯТИЯ
Оценка эффективности работы предприятия в силу своей комплексности предполагает использование частных и обобщающих показателей.
По частным показателям можно определить:
- эффективность применения каждого из ресурсов компании;
- результативность реализации каждого вида продукции/услуг компании.
По обобщающим показателям определяют:
- эффективность всех ресурсов, продукции/услуг предприятия;
- результативность компании в целом.
Порядок оценки эффективности предприятия
Эффективность работы предприятия оценивают в несколько этапов.
ЭТАП 1. Рассчитывают и оценивают общие показатели рентабельности, отражающие эффективность производственной деятельности компании:
- рентабельность бизнеса — информирует о доле чистой прибыли в выручке от реализации:
Рентабельность бизнеса = Чистая прибыль / Выручка от реализации × 100 %; (1)
- рентабельность продаж — дает представление о том, какова доля прибыли от реализации в выручке от реализации:
Рентабельность продаж = Прибыль от продаж / Выручка от реализации × 100 %; (2)
- рентабельность реализованной продукции — показывает эффективность реализации продукции:
Рентабельность реализованной продукции = Прибыль от продаж / Себестоимость реализованной продукции × 100 %. (3)
ЭТАП 2. Рассчитывают и оценивают общие показатели рентабельности, отражающие эффективность использования ресурсов предприятия:
- рентабельность оборотных активов — отражает эффективность использования оборотного капитала организации:
Рентабельность оборотных активов = Чистая прибыль / Средняя стоимость оборотных активов × 100 %; (4)
- рентабельность внеоборотных активов — показывает эффективность использования внеоборотных активов предприятия:
Рентабельность внеоборотных активов = Чистая прибыль / Средняя стоимость внеоборотных активов × 100 %; (5)
- рентабельность собственного капитала — отражает эффективность использования организацией собственного капитала:
Рентабельность собственного капитала = Чистая прибыль / Средняя величина собственного капитала × 100 %; (6)
- рентабельность инвестированного капитала — характеризует отдачу на сумму денежных средств, вложенных в бизнес:
Рентабельность инвестированного капитала = Чистая прибыль / (Средняя величина собственного капитала + Средняя величина долгосрочных обязательств) × 100 %; (7)
- рентабельность заемного капитала — характеризует эффективность использования организацией заемного капитала:
Рентабельность заемного капитала = Чистая прибыль / Средняя величина заемного капитала × 100 %. (8)
ЭТАП 3. Проводят факторный анализ показателей рентабельности. Цель — определить причины отклонений значений отчетного периода по сравнению с данными прошлых периодов или планами на отчетный период.
ЭТАП 4. Рассчитывают и оценивают частные показатели эффективности, которые отражают отдельные аспекты работы предприятия. Среди них могут быть такие показатели:
- издержкоемкость выпуска продукции;
- выработка и заработная плата на одного сотрудника;
- удельный вес укрупненных статей затрат в себестоимости продукции и др.
Пример оценки эффективности производственной компании
Оценим эффективность производственной компании за 2020 г. Оценку проведем в соответствии с приведенным выше алгоритмом.
Прежде всего нам понадобятся данные о результатах работы компании за несколько отчетных лет (табл. 3), которые включают следующие показатели:
- выручка компании от реализации продукции;
- себестоимость реализованной продукции;
- расходы на реализацию продукции;
- расходы на управление бизнесом.
Также нужны данные о структуре имущества, капитала и обязательств компании за анализируемый период (табл. 4).
На основе имеющихся данных рассчитаем показатели эффективности.
Шаг 1. Рассчитываем показатели общей эффективности деятельности предприятия.
Используем формулы (1)–(3) и находим значения рентабельности бизнеса в целом, рентабельности продаж и рентабельности реализованной продукции.
Шаг 2. Рассчитываем показатели общей эффективности использования ресурсов предприятия.
Используем формулы (4)–(8) и находим значения рентабельности оборотных и внеоборотных активов, собственного, инвестированного и заемного капитала. При расчете рентабельности заемного капитала по формуле (8) в качестве величины заемного капитала используются данные по краткосрочным обязательствам, поскольку данные по долгосрочным обязательствам участвуют в расчете рентабельности инвестированного капитала.
Отражаем полученные результаты в табл. 5 и анализируем их динамику:
Показатели эффективности хозяйственной деятельности компании по итогам 2020 г. улучшились по сравнению с данными 2019 г., однако они ниже показателей 2018 г. Общая эффективность улучшилась незначительно, что говорит о недостаточной степени контроля над управленческими расходами;На основании данных табл. 5 можно сделать следующие выводы:
- опережающий рост рентабельности реализованной продукции над ростом рентабельности продаж — признак хорошей управляемости себестоимостью выпуска продукции;
- анализ эффективности использования ресурсов показывает, что оборотные активы можно использовать более эффективно. Для этого следует более тщательно контролировать их размер;
- снижение динамики рентабельности собственного капитала свидетельствует о том, что компании нужно повышать эффективность управления капиталом.
Шаг 3. Проводим факторный анализ показателей рентабельности деятельности и ресурсов предприятия.
Здесь можно рассчитать влияние факторов на динамику рентабельности продаж в 2020 г. по отношению к 2019 г. Для данного показателя такими факторами являются:
- выручка от реализации продукции;
- прибыль от продаж.
Чтобы определить влияние указанных факторов, используем метод цепных подстановок и произведем последовательно следующие расчеты:
1) рассчитаем рентабельность продаж, используя выручку 2020 г. и сумму прибыли 2019 г.:
20 000 тыс. руб. / 160 000 тыс. руб. × 100 % = 12,50 %;
2) определим влияние фактора выручки путем вычитания рассчитанной рентабельности продаж (п. 1) из величины фактической рентабельности продаж 2019 г.:
12,50 % – 13,33 % = –0,83 %;
3) определим влияние фактора прибыли от продаж путем вычитания из величины фактической рентабельности продаж за 2020 г. величины, полученной в первом расчете:
14,38 % – 12,50 % = 1,88 %;
4) проверим корректность расчетов. Для этого найдем сумму влияния факторов, рассчитанных в двух предыдущих пунктах (–0,83 % + 1,88 % = 1,05 %), и сопоставим ее с разностью между фактической рентабельностью 2020 г. и 2019 г. (14,38 % – 13,33 % = 1,05 %). Поскольку эти суммы равны, расчет влияния факторов выполнен корректно.
Итоги указанных вычислений представлены в табл. 6.
Шаг 4. Рассчитаем и оценим частные показатели эффективности работы предприятия.
Для проведения заключительного этапа оценки эффективности возьмем данные о выпуске продукции за 2018–2020 гг. (табл. 7).
На основе данных табл. 7 рассчитаем следующие частные показатели эффективности выпуска продукции:
- издержкоемкость основных групп производственных затрат в структуре общей себестоимости продукции;
- издержкоемкость основных групп производственных затрат в тысячах рублей на 1 т продукции;
- производственные показатели выпуска продукции в части выработки в тоннах на одного человека, фонда оплаты труда в тысячах рублей на одного человека и среднемесячной зарплаты в тысячах рублей на одного человека.
Результаты расчетов — в табл. 8.
Полученные данные говорят о том, что к положительным показателям эффективности выпуска продукции можно отнести последовательное снижение доли материалоемкости и энергоемкости в общей структуре себестоимости.
Положительная динамика присутствует и в суммовых показателях этих расходов в расчете на 1 т выпуска продукции. Такие результаты свидетельствуют о достаточной эффективности управления себестоимостью выпуска продукции.
Негативный момент — постоянное снижение выработки продукции в тоннах на одного человека. Это свидетельство недостаточной эффективности управления трудовыми ресурсами.
ПОДВОДИМ ИТОГИ
- Чтобы качественно оценить эффективность работы предприятия, рассматривают четыре группы показателей:
- общая эффективность деятельности;
- эффективность использования трудовых ресурсов;
- эффективность использования производственных фондов;
- эффективность использования финансовых ресурсов.
- Трендовый, структурный, сравнительный и факторный анализы — главные методы оценки эффективности деятельности любой компании.
- Эффективность работы предприятия оценивают поэтапно:
- рассчитывают общие показатели рентабельности хозяйственной деятельности;
- рассчитывают общие показатели рентабельности использования ресурсов;
- проводят факторный анализ общих показателей рентабельности;
- рассчитывают частные показатели эффективности деятельности и использования ресурсов.
- Критерии для оценки эффективности работы предприятия следует выбирать в зависимости от стадии развития бизнеса компании.
Статья опубликована в журнале «Планово-экономический отдел» № 12, 2020.
Содержание статьи
Что такое показатели эффективности
Основные ключевые показатели эффективности для малого бизнеса
1. Собственный капитал
2. Прогноз денежного потока
3. Доходы и расходы
4. Объем производства и качество продукции
5. Себестоимость продукции
6. Рентабельность
Комментарий эксперта
У Сергея есть собственный производственный цех — он делает мебель на заказ. Порядок работы такой: клиент заказывает мебель, вносит предоплату и Сергей начинает работу. Львиную долю предоплаты забирают материалы, которые нужно заказать и купить, аренда цеха, зарплата сотрудникам, коммунальные услуги. Но Сергей не переживает — хотя собственных средств у него нет, зато есть очередь из клиентов на три месяца вперед и большая часть предоплаты уже получена.
Казалось бы, бизнес успешен. Но — нет. Сергей живет не на свои деньги. Он пользуется чужими деньгами, то есть живет в долг. Для оценки эффективности своего бизнеса он использует показатели «Доходы» и «Расходы» и считает, что этого достаточно. Но если он будет работать по такой схеме дальше, то в лучшем случае бизнес будет стагнировать, в худшем — он обанкротится. А когда это случится, Сергей горестно воскликнет: «Ну что я делал не так?!» и уйдет из бизнеса.
Каждый год закрываются тысячи предприятий. Только за первые шесть месяцев в 2021 году перестали существовать 545,8 тыс. индивидуальных предприятий. Чаще бизнесы закрывались лишь в 2013 году.
С начала 2021 года количество субъектов малого бизнеса уменьшилось на 2359, о чем свидетельствуют данные на сайте ФНС:
Статистика по малому бизнесу на начало 2021 года
Статистика по малому бизнесу на 10.08.2021
Банкротство предприятий происходит по разным причинам. Иногда потому, что предприниматель не умеет правильно оценить рентабельность и эффективность работы, а значит, не успевает спрогнозировать падение бизнеса и принять меры по его оздоровлению (как наш герой Сергей). Рассказываем, какие показатели нужно оценивать, чтобы не пополнить ряды банкротов.
Что такое показатели эффективности
Если на счетах компании миллионы долларов, это не означает, что она в плюсе. Так же, как и кассовый разрыв или отрицательный баланс на счете не факт, что бизнес на грани банкротства. Успешен бизнес или нет показывает не количество денег в кассе, а цифры по разным аспектам работы компании. Эти цифры и есть показатели эффективности.
Показатель эффективности (KPI) — результат деятельности компании за определенный период.
Показатели эффективности разные. Одни оценивают полностью весь бизнес, другие — работу его отдельных отделов или продуктивность сотрудников. Например, на какую сумму всего было продано товаров в месяц — это общий показатель, а сколько сделок за месяц закрыл отдел продаж или на сколько процентов увеличил трафик на сайт SEO-специалист — конкретный.
Определить важные показатели — задача не из легких. Часто предприниматели смотрят совсем не на те цифры и принимают стратегически неверные решения, которые могут привести к краху компании. Как определить KPI для своего бизнеса мы расскажем в другой раз — это тема для отдельной статьи. Но очень упрощенное правило можно использовать.
Ключевые показатели бизнеса — это те, которые сильнее других влияют на чистую прибыль.
Например, для Сергея важным показателем может быть себестоимость продукции, а для консультационного центра — профессионализм сотрудников и абсолютная вежливость. Прибыль увеличится, если Сергей сможет снизить себестоимость мебели, а владелец Центра провести мастер класс по коммуникациям своему персоналу.
Основные ключевые показатели эффективности для малого бизнеса
В малом бизнесе для оценки эффективности используют всего 3-5 показателей. Вот основные:
- собственный капитал;
- прогноз движения денег;
- доходы и расходы;
- объем производства и качество продукции;
- себестоимость продукции;
- рентабельность.
Самый важный показатель для владельцев малого бизнеса — собственный капитал. Если он растет — все в порядке, если не растет или уменьшается — в бизнесе проблемы.
Собственный капитал
Предприниматель запускает бизнес и вкладывает в него собственный капитал — деньги, технику, недвижимость, для того чтобы эти ресурсы приносили ему доход.
К примеру, владелец автомойки закупил оборудование и выкупил помещение — он моет автомобили и получает с этого доход. Или продавец цветов купил небольшое помещение, приобрел разные виды растений и продает их. Эти ресурсы приносят ему прибыль.
В бухгалтерии такие ресурсы называются активами. Стоимость активов — и есть собственный капитал.
Но не всегда ресурсы — собственность владельца. Бывает, он берет их в аренду или приобретает в кредит или лизинг. Тогда собственный капитал — это активы минус обязательства перед кредиторами.
Если бизнес работает успешно — собственный капитал увеличивается. Если сумма не изменяется или стала меньше — бизнес работает в ноль или убыточен. Кроме того, собственный капитал показывает, насколько бизнес независим. Если собственного капитала больше, чем заемного — отлично. В случае закрытия бизнеса можно распродать активы и рассчитаться с кредиторами. Если меньше — предпринимателю придется влезать в долги, чтобы заплатить кредиторам.
Для оценки собственного капитала используют показатель рентабельности. Он показывает, сколько прибыли приносит бизнес на вложенные деньги. О нем — ниже.
Прогноз денежного потока
Компания ведет расчеты с поставщиками, оплачивает налоги, зарплату. Иногда деньги сразу поступают на счет компании за оказанные услуги или товары, иногда — позже.
Денежный поток — это общий входящий поток денег в отчетном периоде (месяц, квартал, полугодие, год). Денежный отток — исходящие выплаты, деньги, которые компания платит другим компаниям или людям.
Прогноз денежного потока — общая сумма платежей от тех, кто должен деньги компании минус общая сумма платежей тем, кому должны она.
Не путайте денежный поток и прибыль. Денежный поток — это фактический приток денег и их отток в отчетном периоде, а прибыль — это учтенные доходы от продаж минус проведенные в этом месяце расходы компании.
Разрыв между прибылью и денежным потоком может быть огромным. Например, предприниматель продает много товаров в кредит (лучше с отсрочкой платежа), а оплату за них получает только через несколько месяцев. По факту прибыль есть, в реальности — наличных денег нет. В таких случаях говорят про кассовый разрыв.
Для владельцев малого бизнеса прогнозирование денежного потока важнее прибыли. Компания может быть прибыльной, но иметь отрицательный денежный поток. Тогда она не сможет оплатить свои счета. Нехватка наличных — большая проблема в малом бизнесе. Это одна из самых частых причин банкротства.
Анализировать денежные потоки нужно регулярно — минимум раз в месяц и сравнивать суммы поступлений с суммами выплат. Это поможет вовремя заметить разрыв и не остаться без денег.
Прогноз движения денежных средств помогает лучше управлять бюджетом компании, планировать финансирование и грамотно распределять деньги. Для этого существует стандартный отчет о движении денежных средств, или ДДС.
Доходы и расходы
Доходы — это деньги, которая компания получает от продажи своих товаров или услуг. Расходы — это все затраты и издержки на производство, аренду, коммунальные платежи, налоги, зарплату и так далее.
Если доходы больше расходов — бизнес работает правильно. Если наоборот — все очень печально, банкротство не за горами.
Предприниматель, который работает на упрощенной системе налогообложения «Доходы» не обязан вести учет доходов и расходов. Но для себя его надо вести, чтобы понимать, как развивается бизнес. Не обязательно слишком подробно, как в бухгалтерском учете, достаточно выбрать основные статьи и работать с ними. Так можно будет определить доходные и не очень направления и сконцентрироваться на тех, которые приносят наибольшую прибыль.
Например, Сергей может учитывать доходы по:
- группе товаров (он делает кухни, прихожие, шкафы-купе, кровати и столы);
- времени работы (на производство кухни уходит 30 дней, а на шкаф-купе — 14);
- менеджерам (Вася заключает на 30% больше сделок, чем Лена).
Посмотрев цифры, Сергей видит, что делать кровати ему невыгодно — забирает много времени, маржа небольшая.
Так же точно можно поступить и с расходами.
Расходы у Сергея:
- закупка материалов;
- зарплата сотрудникам;
- коммунальные платежи;
- кредиты;
- транспортные расходы;
- налоги;
- связь.
Сергей видит, что больше всего денег уходит на закупку материалов, транспорт и мобильную связь. Он хочет снизить эти расходы и находит поставщика с более лояльными ценами, заключает договор с транспортной компанией на выгодных для себя условиях и переходит к другому оператору мобильной связи.
Он уменьшил расходы и увеличил доходы — прибыль компании стала больше.
Объем производства и качество продукции
Чем больше товаров или услуг продает компания, тем выше обороты и прибыль. Ежемесячный мониторинг этого показателя поможет понять, наращивает бизнес обороты или нет.
Если объемы продаж не увеличиваются, нужно искать причину. Одна из возможных причин — низкое качество продукции.
В компанию Сергея позвонил клиент и пожаловался на плохое качество мебели. Провели расследование и выяснили, что менеджер в документах показывал закупку фурнитуры высокого качества, а на производство поставлял материалы низкого качества. Сергей понес значительные убытки, не только материальные, но и моральные. Теперь он восстанавливает репутацию и тщательно следит за качеством мебели.
Снижение качества продукции или предоставляемых услуг — краткосрочная выгода. В долгосрочной перспективе такая политика может привести к банкротству предприятия.
Себестоимость продукции
Когда Сергей определяет цену шкафа-купе для покупателя, он учитывает, сколько денег он должен заплатить за материалы, включает зарплату работников, электроэнергию, амортизацию оборудования и другие расходы. Это и есть себестоимость продукции.
Себестоимость — это затраты компании, которые она понесла при изготовлении единицы товара.
От себестоимости зависит цена продажи товара или услуги. Если себестоимость посчитана неправильно, то не верно будет рассчитана и конечная стоимость товара. При низкой цене товара компания будет работать себе в убыток.
На цену продажи товара или услуги влияют разные факторы: сезонность, конкуренция, ценность для клиента, покупательская способность, новизна, уникальность, качество. Минимальная цена, за которую можно продать товар — себестоимость, максимальная — сколько прибыли можно получить от реализации.
На примере нашего мебельного цеха это будет выглядеть так:
Себестоимость прихожей — 12 000₽. Это уникальный дизайн по индивидуальным размерам клиента, с учетом его требований. Клиенту важно, чтобы все было сделано в точности, как в дизайн-проекте и быстро — не за две недели, а за одну.
Сергей учел все факторы, включая срочность, и установил цену на прихожую в размере 26 000₽. Клиента цена устроила и он внес предоплату.
Рентабельность
Производственный цех Сергея приносит доходов больше, чем расходов. У него не простаивает оборудование, нет задержек в доставке готовой мебели, персонал работает продуктивно, клиенты делают заказы и деньги регулярно поступают на счет. Это рентабельный бизнес.
Рентабельность — это оценка эффективности работы компании в целом. Чем меньше усилий и денег нужно, чтобы получить результат, тем выше рентабельность.
Показатель для расчета рентабельности — прибыль. Рассчитать ее несложно.
РЕНТАБЕЛЬНОСТЬ = ПРИБЫЛЬ * 100% / ПОКАЗАТЕЛЬ, РЕНТАБЕЛЬНОСТЬ КОТОРОГО НУЖНО ОПРЕДЕЛИТЬ
Например, Сергей хочет посчитать рентабельность собственного капитала. Посчитать ее просто:
Рентабельность = ЧИСТАЯ ПРИБЫЛЬ * 100% / СОБСТВЕННЫЙ КАПИТАЛ
У нашего героя Сергея расчет рентабельности будет выглядеть так:
Собственный капитал Сергея — 1 600 000₽ (4 100 000-2 500 000)
Чистая прибыль за последний год у него составила 80 000₽. Рентабельность собственного капитала: 80 000₽ * 100% / 1 600 000₽ = 5%.
Компания прибыльная, но прибыль микроскопически мала — всего 5%. Сергею нужно подумать, стоит ли продолжать работать, ведь ту же прибыль (и даже больше) можно получить, если просто отправить эти деньги на депозит в банк. А если он хочет продолжать свое дело, то ему надо крепко подумать над тем, как изменить бизнес-процессы и увеличить собственный капитал.
Точно так же можно рассчитать рентабельность основных средств, продаж, инвестиций и других параметров.
Для малого бизнеса анализа и оценки этих показателей достаточно, чтобы оценить эффективность бизнеса и вовремя заметить намечающиеся проблемы. Сложность в том, что учет нужно вести постоянно, а у предпринимателя обычно не так много времени на бумажные дела. ПланФакт помогает предпринимателям вести учет, не затрачивая много времени. Он прогнозирует денежные потоки, кассовые разрывы, планирует расходы, напоминает о выплатах и делает много других важных и полезных вещей.
Комментарий эксперта:
Анжелика Горох — кризис-менеджер:
Из собственной практики: 9 из 10 малых бизнесов не занимаются финансовым планированием, потому что не понимают, как учет денег может повлиять на результат бизнеса.
Если вкладывать деньги в маркетинг и продажи, растет денежный поток. Если уволить сотрудника, можно сэкономить на расходах. Чтобы избежать штрафов и неприятностей с банками и проверяющими органами, предприниматель нанимает бухгалтера, полагая, что тот отвечает за финансовую стабильность предприятия. Но это не так. Обанкротившиеся бизнесы тоже имели в штате бухгалтера и платили налоги.
Неприятные открытия, после которых начинаются изменения, наступают после первых кассовых разрывов. Приходят деньги от клиентов, но нет денег, чтобы рассчитаться с поставщиками. Разговор с бухгалтером не приносит ясности. Обычно он только подтверждает, что денег на счете нет и может показать движение денежных средств за период.
Но предприниматель хочет другого. Он хочет понять, что нужно сделать, чтобы деньги на счете были, и еще понять, как он может контролировать финансовую стабильность бизнеса простыми инструментами.
Ему нужен тот, кто скажет: денег в этом году было получено на 20% больше, чем в прошлом за счет роста выручки по 2 менеджерам и 10 клиентам. Рост продаж привел к росту доходов, но не привел к росту прибыли, потому что выросла зарплата вот по этим сотрудникам, а еще траты вот по этим статьям увеличились на 40% по сравнению с прошлым годом. К тому же поставщики снизили отсрочку платежа, что привело к росту кредиторки. А вот дебиторка выросла за счет просрочки по 3 клиентам. Если ничего не делать, то через три месяца мы не сможем заплатить вот этим поставщикам и не получим товар.
На основании этих фактов предприниматель примет решения, а финансовый анализ приобретет ценность в его глазах. Если анализ и выводы делать не раз в год, а чаще, то появится планирование, ведь лучше спланировать все расходы заранее, чем оказаться перед угрозой срыва поставок. А еще можно отказаться от спонтанных расходов и начать на них влиять. Это приведет к росту прибыли без дополнительных вложений.
Чтобы ввести у себя привычку смотреть только нужные данные не отвлекаясь на мелочи, важно построить систему управленческой отчетности, которая и даст ответы. Поддерживать систему на порядок проще даже силами обычного бухгалтера.
Финансовый учет — это консультант для бизнеса. Отслеживая важные экономические и маркетинговые показатели, вы можете планировать. Посмотрите на табличку в Excel или в отчет системы аналитики, и сразу будет понятно, может ли компания позволить себе еще одного сотрудника, не будет ли кассового разрыва через полгода, выгодно ли брать кредит, или в текущей ситуации он просто разорит бизнес.
Мы собрали несколько показателей, которые являются основными для финансового учета. Без них решения придется принимать наугад. Показываем на примерах, что будет, если их не отслеживать.
- Выручка
- Операционные расходы
- EBITDA
- Прочие расходы
- Чистая прибыль
- Рентабельность
- Денежный поток
- Количество дебиторской задолженности
- Точка безубыточности
- Средний чек
Выручка
Этот показатель еще называют прибылью, и он кажется самым простым — ведь это деньги, которые пришли в компанию. Но есть нюанс — в выручку нельзя записывать деньги, которые уже есть на счетах, но работы за них еще не выполнены.
Например, вы продаете пельмени на заказ. Покупатель отправил вам предоплату, несколько десятков тысяч рублей. Будет ошибкой записать эту сумму в выручку, пока пельмени не доставлены покупателю. Курьер может потерять товар, покупатель во время доставки откажется от покупки и потребует деньги назад, произойдет еще что-то.
Поэтому финансисты обычно считают выручку по факту выполнения обязательств или, если речь про B2B, по подписанному акту.
Выручка — это деньги, которые получила компания за выполненные обязательства.
Если не считать выручку, у бизнесмена может возникнуть иллюзия успешности. Например, у вас веб-студия, вы набрали заказов на миллионы рублей, получили половину денег в качестве предоплаты. А затем из коллектива по какой-то причине выбыли несколько ключевых сотрудников. Оставшаяся команда пропустила сроки сдачи проекта, предоплату пришлось возвращать и еще платить штраф.
Важно четко понимать, какая у вас реальная выручка, какими средствами вы располагаете.
Операционные расходы
Это деньги, которые компания тратит на свою деятельность. Обычно в операционные расходы финансисты закладывают вообще все расходы компании, кроме прибыли и обратных вложений в развитие. То есть закупка товара, зарплата, налоги, аренда и прочее — все это операционные расходы. Этот показатель условно разделяют на две категории.
Переменные расходы
Это расходы, которые меняются вместе с выручкой. Например, если ваша компания продаст 100 кг пельменей, она потратит 200 руб. на муку. Если продажи составят 500 кг, то расходы на муку увеличатся до 1 000 руб. Так работают переменные расходы.
Постоянные расходы
Это траты компании, которые не зависят от выручки. Чаще всего это зарплаты сотрудников, аренда помещения, оплата интернета и офисных принадлежностей.
Не путайте постоянные и переменные расходы. Постоянным расход называется не от того, что эта сумма одинаковая из месяца в месяц, а потому что не зависит от выручки. Те же канцтовары в офис не зависят от выручки, поэтому это постоянные расходы. Хотя в разные месяцы мы можем тратить на них разные суммы.
Екатерина Яхонтова, финансовый директор «Нескучных финансов»
Обратите внимание: финансисты не записывают в операционные расходы дивиденды, но учитывают зарплаты. Если вы открыли ООО и стали гендиректором, то прибыль вы можете не распределять и вкладывать ее в развитие компании — соответственно, тогда это не будет расходом. Но вот зарплату, хотя бы МРОТ, вам нужно записать в постоянные расходы.
В учете зарплат есть два важных нюанса. Например, у вас есть менеджер по продажам, который получает оклад в 10 000 руб. за месяц. Остальной его доход — процент со сделок, премия. Считайте оклад в постоянных расходах, а премию — в переменных, потому что она зависит от выручки.
Еще помните, что в расходы предприниматель должен заносить не сумму, которую работник получает на руки, а деньги, которые вы списываете с расчетного счета. То есть если человек заработает 10 000 руб., то списать придется примерно 15 000 — добавьте налоги и взносы в социальные фонды.
Иван Шкиря, CEO компании «Гудок» и основатель сервиса Callibri
EBITDA
В оригинале звучит как Earning Before Interest, Taxes, Depreciation and Amortization, то есть показатель прибыли без учета налогов, кредитов и амортизации. Считать просто — нужно из выручки отнять операционные расходы.
Вот зачем нужен EBITDA:
- Вы понимаете, есть ли в бизнесе заработок. Если показатель отрицательный или нулевой, с компанией что-то не в порядке на уровне операционной деятельности, высока вероятность ухода в долги.
- Можете сравнить вашу компанию с другими. Операционные расходы обычно у всех более или менее одинаковые, а вот структура капитала, то есть наличие кредитов, обычно разная.
- Показатель обычно используют инвесторы, когда считают индикатор возврата своих средств.
EBITDA является основой других финансовых показателей.
Прочие расходы
В операционные расходы не записываются налоги компании, кредиты и амортизация — эти показатели в финансовых отчетах обычно идут отдельными строками. Но отслеживать их не менее важно.
Кредиты
В расходы идет не весь ежемесячный платеж, а только процент по займу, ведь основное тело кредита вы именно возвращаете, а не тратите.
Налоги
Фиксируются налоги именно компании — например, если вы на УСН «доходы», то это 6 %. Налоги, которые вы платите за сотрудников, записываются в переменные траты, в категории операционных расходов.
Амортизация
С помощью этого показателя в финансовом планировании учитывают расходы на дорогое оборудование и другие материальные вложения в бизнес. Например, когда вы купили новую тестомешалку для пельменной, то ее некорректно записывать в расход конкретного месяца. Если так сделать, у компании будет огромный минус в прибыли. Поэтому сумму равномерно распределяют по месяцам на срок службы купленного предмета.
Например, технику купили за 50 000 руб., а срок службы производителя — 2 года, то есть 24 месяца. Делим деньги на срок и получаем 2 083 руб. в месяц. Именно эту сумму нужно записать в строку «Амортизация» в разделе прочих расходов.
Амортизация — это бухгалтерский термин. При вычислении показателя можно ориентироваться на сроки амортизации, введенные Постановлением Правительства РФ от 01.01.2002 № 1. Или руководствоваться реалиями бизнеса — мы же говорим не о бухгалтерской документации, а о показателях для себя.
Амортизацию полезно отслеживать для планирования. Например, вы понимаете, что через 3 года тестомешалку нужно поменять, и откладываете на отдельный счет сумму, которая занесена в расход.
Чистая прибыль
Это ваши деньги, которые остались после вычета всех расходов, включая налоги, кредиты и амортизацию. В идеальном мире владелец компании, даже малого бизнеса, «вытаскивает» для личных нужд деньги именно из чистой прибыли.
Чистую прибыль нужно отслеживать, чтобы держать эффективность всего предприятия под контролем. И избежать ситуации, когда на счетах бизнеса денег много, а через полгода выясняется, что компания несет крупные убытки.
Пример с пельменной
Компания генерирует большой оборот, с EBITDA все в порядке. Денег в кассе так много, что основатель перестает отслеживать чистую прибыль, ведь его личные расходы незаметны в общем обороте. Через пару лет выясняется, что никто не учитывал расходы на амортизацию. Коммерческое оборудование устаревает быстро: ломаются печи, выходит из строя тестомешалка.
Ситуацию удается исправить с помощью кредита, но в итоге основатель еще несколько лет не мог тратить деньги на себя — все приходилось вкладывать обратно в дело.
Рентабельность
Рентабельность — это экономический показатель, который показывает в динамике эффективность использования каких-либо ресурсов. Рентабельность бывает разных видов. Например, вы можете посчитать эффективность использования всей компании в целом или вычислить рентабельность конкретного актива бизнеса.
Высчитывается рентабельность в виде числа или процента — этот показатель является коэффициентом. Если получившееся число меньше 0 — плохо, если больше, значит лучше.
Вот несколько полезных видов рентабельности.
Маржинальная рентабельность
Берем маржинальную прибыль — это выручка минус переменные расходы. И делим эту прибыль на выручку.
Кофейня продала за месяц 10 000 чашек кофе по цене 100 руб. Выручка — 100 000 руб. Переменные расходы составили 55 000 руб.
Итого:
- Маржинальная прибыль = 100 000 − 55 000 = 45 000 руб.
- Рентабельность по марже = 45 000 / 100 000 = 0,45 или 45 %.
Операционная рентабельность
Это выручка минус постоянные и переменные расходы — сколько зарабатывает бизнес после уплаты всех операционных расходов.
Если предположить, что постоянные расходы кофейни из примера выше 20 000 руб., то считать можно так:
- Операционная прибыль = маржинальная прибыль − постоянные расходы = 45 000 − 20 000 = 25 000
- Операционная рентабельность = 25 000 / 100 000 = 0,25 или 25 %
Рентабельность по чистой прибыли
Считают делением чистой прибыли на выручку.
В примере с кофейней бизнесмен платит 6 000 руб. налогов и еще учитывает амортизацию, то есть 5 000 руб. на кофемашину. Вот что получается:
- Чистая прибыль = 25 000 − 6000 − 5000 = 14 000 руб.
- Рентабельность = 14 000 / 100 000 = 0,14 или 14 %
Рентабельность нужно отслеживать в динамике, сам по себе этот показатель ничего не даст. Со временем можно делать выводы об эффективности управления расходами. Например, если рентабельность по марже падает, значит у вас увеличились переменные расходы. Возможно, поставщик поднял цену, а вы не заметили.
Если рентабельность по операционной прибыли падает, значит, ваш бизнес становится менее эффективным и затрачивает все больше ресурсов на каждый заработанный рубль. Еще по этому показателю инвесторы сравнивают компанию с конкурентами и оценивают риски.
Рентабельность по чистой прибыли покажет, сколько вы получите денег с каждого рубля выручки. Это общий индикатор для компании: если он снижается, нужно срочно разбираться, в чем причина.Екатерина Яхонтова, финансовый директор «Нескучных финансов»
Денежный поток
Еще этот показатель называют «кэшфлоу» или движением денежных средств (ДДС). Суть в том, что показатели выручки и рентабельности отражают состояние компании в конкретный момент. А ДДС демонстрирует финансовое состояние компании в динамике. Грубо говоря, вы всегда понимаете, сколько у вас денег сейчас и сколько будет через 1-3-6 или больше месяцев. Причем смотреть полезно как на общий показатель «Итого» в ДДС, то есть сколько денег есть у компании сейчас, так и на составляющие ДДС.
Чтобы составить ДДС, структурируйте все ваши расходы и доходы в одной табличке. Фиксируйте каждую операцию, когда у компании стало больше или меньше денег.
Еще удобно интегрировать в ДДС платежный календарь — записывайте не только расходы и доходы по факту их появления, но и будущие. Например, в вашей таблице могут быть расходы на аренду, которые появляются каждый месяц, и обещанные доходы — те, которые вы ожидаете на счет через некоторое время.
Если вы ИП, разделяйте личные и рабочие расходы, тогда не будет путаницы. Например, назначьте себе условную зарплату, а остальную чистую прибыль сверх нее вкладывайте в развитие бизнеса.
Если не отслеживать ДДС, легко попасть в ситуацию, когда денег не хватает. Пару раз не записали расходы, не учли несколько личных трат — и вот в конце месяца компания уже не может выплатить зарплату сотруднику.
Количество дебиторской задолженности
Дебиторская задолженность — это обязательства перед вами. Например, веб-студия сделала кому-то сайт, а денег еще не перевели. Или пельменная привезла еды на корпоратив, а оплата будет в конце месяца на счет.
Большая дебиторка — это и хорошо, и плохо одновременно.
- Хорошо, если вам должны больше, чем должны вы — это показатель устойчивости и востребованности компании.
- Плохо, если вам должны много — может произойти кассовый разрыв. Например, по бумагам у компании деньги вроде бы есть, акты подписаны, но средства еще на счет не поступили. А зарплату платить надо прямо сейчас.
Если не следить за дебиторской задолженностью, можно упустить момент, когда компания не может существовать на имеющиеся средства. Плюс большая дебиторка может обернуться безнадежными долгами. Например, если ваши контрагенты разорятся и не смогут выполнить обязательства перед вами.
Точка безубыточности
Этот показатель особенно важен небольшому или начинающему бизнесу. Еще его называют точкой рентабельности или «нулевой точкой». Проще говоря, это ситуация, когда бизнес работает в ноль — не приносит убытков, но и не генерирует чистую прибыль. Обслуживает сам себя.
Точку безубыточности считают в двух видах:
- в деньгах — выясняют, сколько всего выручки нужно для нулевой работы;
- в единицах продукта — сколько нужно продать товаров и услуг, чтобы не генерировать убытки.
Вот как посчитать ТБУ:
- Сначала выяснить маржинальность = (Выручка − Переменные расходы) / Выручка × 100 %
- Затем посчитать в деньгах. ТБУ в деньгах = Постоянные расходы / Маржинальность × 100 %
- И посчитать ТБУ в единицах = ТБУ в денежном выражении / Стоимость продукта
Средний чек
Средний чек, или средняя стоимость заказа — показатель эффективности продаж. Посчитать можно так:
Средний чек = выручка / общее количество совершенных покупок
Показатель пригодится не всем предпринимателям. Если веб-студия делает и небольшие проекты за 10 000 руб., и заключает годовые контракты на несколько миллионов, то средний чек будет только путать. Но та же пельменная этим показателем сможет отслеживать лояльность покупателей или эффективность маркетинговых акций. Например, пельменная запускает акцию — скидку на новинки. И отслеживает средний чек — до акции и после. Если увеличился, все прошло успешно.
Средний чек — это индикатор ситуации с продажами. Помните, что этот показатель зависит от двух составляющих: от выручки и от количества покупателей. Если показатель изменился, даже в большую сторону, нужно выяснять причины. Не всегда рост чека означает, что все хорошо.
- Средний чек уменьшился — однозначно ситуация негативная, сократилось количество выручки.
- Средний чек увеличился — может быть, у вас стали больше покупать, и это хорошо. Но представьте, что вы увеличили цены. Часть покупателей отказывается и уходит к конкурентам, а оставшиеся генерируют больше выручки. В таком случае средний чек может и вырасти, но ситуация не очень — у вас стало меньше покупателей.
Отслеживая изменения среднего чека и количества покупателей в зависимости от цен, можно планировать ассортиментный ряд и стратегию развития. Например, постепенно поменять все товары на дорогие, чтобы дальше привлекать только богатых покупателей. Или сформировать ассортимент эконом-класса. Средний чек уменьшится, но общая прибыль может вырасти за счет роста количества покупателей.
Кратко о том, какие финансовые показатели отслеживать бизнесу и зачем
Финансовый учет нужен для контроля и планирования. Отслеживать полезно не только доходы-расходы, но и различные экономические показатели. Они работают как индикаторы, предупреждают о потенциальных проблемах и подсказывают, какие решения можно принять для исправления ситуации.
Вот основные показатели:
- Выручка — деньги, которые компания заработала. Считать нужно по подписанному акту — если предоплату перевели, но работы еще не сделаны, это еще не выручка.
- Операционные расходы. Бывают переменные, то есть зависящие от выручки, и постоянные — когда не важно, есть приток денег или нет. Например, переменным расходом будут траты на муку для пельменей, а постоянным — аренда цеха.
- EBITDA — показатель прибыли без учета налогов, кредитов и амортизации. Нужен, чтобы понять, есть вообще в операционной схеме заработок или нет.
- Прочие расходы — налоги, кредиты и амортизация. Если не отслеживать, можно внезапно обнаружить сломанный инструмент или большой долг по налогам, который сделает из прибыльного предприятия банкрота.
- Чистая прибыль — деньги, которые вы можете забрать из компании и потратить куда угодно, например, на развитие той же компании.
- Рентабельность — индикатор эффективности использования. Есть много видов показателя. Например, маржинальная рентабельность нужна для отслеживания роста переменных расходов. Рентабельность по операционной прибыли поможет найти инвестора.
- Денежный поток — финансовое состояние компании в динамике. Если отслеживать, сможете понимать, что произойдет с компанией через несколько месяцев.
- Дебиторская задолженность — деньги, которые вам должны. Отслеживайте, чтобы не получить кассовый разрыв.
- Точка безубыточности — финансовой состояние, когда бизнес не генерирует убытков и не приносит доходов. Проще говоря, сколько нужно заработать денег или продать товаров или услуг, чтобы бизнес работал в ноль.
- Средний чек — помогает отследить ситуацию с продажами и оценить эффективность маркетинговых кампаний.