Андрей Недолужко
Эксперт по проектированию архитектуры бизнес и ИТ-систем
Консультант по бизнес-процессам девелопмента и управления недвижимостью
В данной статье речь пойдёт о системном подходе в использовании инструментов бизнес-моделирования в проектах построения системы управления организации.
Основные идеи статьи
Система управления организации — нематериальный продукт, поэтому её сложно оценить и сформулировать требования к ней. Требования будут постоянно меняться по мере построения и развития системы. Поэтому проекты создания подобных систем должны носить итерационный характер. Ключевые факторы успешности проекта: проектирование системы управления организации с использованием специализированного программного обеспечения, правильная организация процесса и распределение ролей проекта.
Дело в том, что с одной стороны, специализированное программное обеспечение для бизнес моделирования — инструмент, крайне полезный для широкого спектра организаций: как для частного бизнеса (от малого до крупного), так и для государственных учреждений, поэтому он достаточно популярен в последнее время. С другой стороны, покупатели подобных систем часто недооценивают сложность проектов, для реализации которых данный продукт приобретается. В результате нередко возникает ситуация, когда приобрели систему бизнес-моделирования, «поигрались» и забросили, а задач, для которых покупался продукт, так и не выполнили.
Определение
Прежде, чем рассуждать о системных подходах для построения системы управления организации, необходимо определиться с вопросами «Что такое система управления организации?» и «Зачем вообще нужна система управления организации?»
Что такое система управления организации?
Для начала нужно разобраться, почему «система управления организации». Я рассуждаю следующим образом: организация — это любое искусственное образование, в котором занято более одного человека, которые должны каким-то образом организовывать совместную работу для достижения какой-либо цели. Соответственно, под термином «организация» понимается собирательный образ, обобщающий такие понятия как «бизнес», «компания», «предприятие», «учреждение», «группа компаний», «корпорация» и т. д.
Теперь ответим на вопрос, что такое система управления организации. К сожалению, существует распространённая ситуация, когда при упоминании термина «система управления организации» у владельцев бизнеса, топ-менеджеров и руководящих работников возникают ассоциации с информационной системой типа ERP или другим программным продуктом.
На самом деле система управления организации — это система, с помощью которой организация управляет объектами внутренней и внешней среды (клиенты, партнёры, ресурсы, оборудование, продукты, технологии, персонал) для достижения своих целей в долгосрочной перспективе. Элементами этой системы являются:
- Цели (в разрезе объектов управления, т. е. цели в области клиентов, партнёров, ре-сурсов, оборудования, продуктов, технологий, персонала);
- Бизнес-процессы, посредством которых обеспечивается технология управления;
- Персонал, выполняющий эти бизнес-процессы, объединённый в организационную структуру;
- Информационные системы и ИТ -инфраструктура (оборудование, системное про-граммное обеспечение), на базе которой разворачиваются информационные системы управления.
Рисунок 1. Система управления организации
Закономерный вопрос, почему система управления организации, а не система управления организацией? Потому что, как уже было написано выше, это система, с помощью которой сама организация (люди, которые работают внутри неё) управляет объектами управления, т. е. клиентами, партнёрами, ресурсами, оборудованием, продуктами, технологиями, персоналом и т. д. При этом организация сама определяет, что для неё является объектом управления, исходя из её целей, видов деятельности, применяемых стандартов и практик управления, специфики отрасли и размеров.
Для чего нужна система управления организации?
Есть, по меньшей мере, три веских аргумента:
- Для того чтобы повысить шансы на успех. Под успехом в данном случае понимается достижение стратегических целей организации с минимальными затратами и сроками. Успешная организация — это не просто та организация, которая достигла своих целей, а та, которая достигла своих целей в разумные сроки и с разумными затратами. Учитывая, что разработка и последующее развитие эффективной системы управления может сократить сроки и затраты на достижение стратегических целей организации, то шансы на успех повышаются. Необходимо отметить, что большинство организаций вообще не достигают своих целей, не говоря о том, чтобы быть успешными. Поэтому, чтобы достичь успеха, организация должна иметь такую систему управления целями, бизнес-процессами, ресурсами, которая позволяет ей, реагируя на запросы рынка, быстро производить товары и услуги высокого качества и по умеренным ценам;
- Для того чтобы повысить инвестиционную привлекательность организации или её отдельных проектов. Мы живём в мире, где правит капитал, и даже государственные организации вынуждены привлекать частный капитал для реализации своих проектов, не говоря уже о частном бизнесе. Инвестиции позволяют ускорить процесс развития организации, сократить время достижения стратегических целей, выиграть конкурентную гонку, однако их всегда непросто получить на выгодных условиях. А в условиях финансового кризиса их сложно получить вообще! Прозрачная и эффективная система управления организацией существенно повышает шансы на привлечение инвестиций на очень выгодных условиях;
- Для того чтобы повысить ликвидность и капитализацию организации. Этот аргумент больше интересен владельцам коммерческих организаций. Ликвидность подразумевает способность легко продать организацию, а капитализация — способность продать дороже. Опять же, прозрачная и эффективная система управления организации существенно повышает ликвидность и капитализацию этой организации и способствует быстрой и выгодной продаже. Автору статьи знакомы компании, стоящие миллионы долларов, владельцы которых не могут выгодно продать их, чтобы успешно «выйти» из бизнеса.
Существует ещё масса аргументов за разработку системы управления организации, таких как повышение эффективности управления, масштабирование бизнеса, сокращение затрат, повышение производительности труда, внедрение информационных систем, но, на мой взгляд, все эти аргументы являются вытекающими из трех основных, а соответственно, вторичными.
Основные проблемы построения эффективной системы управления организации
С одной стороны, аргументов в пользу построения системы управления организации предостаточно. Однако, в большинстве случаев организации сталкиваются с рядом проблем, основные из которых следующие:
- Текущее состояние организации. Идея построения системы управления организации может возникнуть у руководства в разные периоды жизненного цикла организации, т. е. как в начальной стадии (когда организация только формируется), т. к. и на зрелой стадии, когда организация существует уже не первый год. При этом организация может находиться в состоянии бурного развития, а может — в состоянии стагнации. Соответственно, система управления необходима, в первом случае для того, чтобы руководство эффективно справлялось и управляло процессом развития, а во втором — руководство может рассчитывать на выход из состояния стагнации;
- Нематериальность системы управления организации усложняет оценку и выполнение проекта. В результате проекта мы получаем не здание или сооружение, не производственную линию или автомобиль, а совокупность элементов, выраженных документами, ИТ-системами, обученным персоналом. Эта система элементов определяет, как должна работать организация, чтобы быть успешной и достичь своих целей в разумной перспективе;
- Быстроменяющиеся требования в процессе разработки системы управления. В ходе проекта заинтересованные лица проекта начинают понимать, на каких целях организации нужно концентрироваться, какие процессы можно оптимизировать и выстроить более эффективно, какие изменения нужно внести в организационную структуру, какие элементы информационных систем нужны организации и т. д. С другой стороны, динамично меняющаяся внешняя среда, которая в современных реалиях вещь вообще трудно прогнозируемая, также заставляет менять требования к системе управления организации. Новые требования к системе управления организации порождают внесение изменений, что, в свою очередь, влияет на содержание, сроки и бюджет проекта;
- Зрелость менеджмента организации, т. е. способность высшего руководства организации обладать единым взглядом на все элементы системы управления организации и проводить согласованную политику в управлении, опираясь на факты.
В силу этих проблем, трудно оценить проект, т. е. объем работ, сложность, сроки, качество и риски, и ещё сложнее определить ценность продукта, который будет получен на выходе. В результате, на практике очень часто разработка системы управления организации носит неорганизованный, бессистемный или симптоматический характер, например, в рамках проектов внедрения информационных технологий или внедрения каких-нибудь новомодных управленческих «заманух», а документация системы управления организации большей частью неактуальна и не соответствует реальному положению дел в организации.
Какую альтернативу можно предложить в подобной ситуации? Другими словами:
- Каким образом убедиться, что в результате выполнения проекта организация получит именно ту систему, которая позволит ей добиться успеха?
- Каким образом организовать проект так, чтобы процесс разработки системы управления организации был последовательным, максимально прозрачным и управляемым?
- Как системно управлять меняющимися требованиями и эффективно организовать процесс внесения изменений в бизнес-модель организации и документацию системы управления?.
Решение
На мой взгляд, одним из оптимальных решений является использование итерационного или цикличного подходов в построении системы управления и ориентация на стандарты PMBOK (руководство к своду знаниями по управления проектами) и BABOK (руководство к своду знаний по бизнес-анализу).
В этом контексте, следует обратить внимание на существенные изменения (по отношению к предыдущим версиям) в четвёртой версии стандарта по управлению проектами PMBOK, где акцент сделан на то, что реализация подобных проектов должна носить итерационный характер. Другими словами, стандарт PMBOK признаёт тот факт, что гибкие методологии реализации проектов имеют преимущества по сравнению с жёсткими методологиями, построенными по принципу «водопада», где выполнив все работы одной фазы проекта, приступают к следующей. Однако стандарт PMBOK определяет только общие вопросы реализации проектов, и не даёт детальных методических рекомендации по технологии выполнения подобных проектов. Я предлагаю воспользоваться некоторыми идеями и практиками стандартов и методологий из индустрии программного обеспечения, таких как RUP или Microsoft Solutions Framework MSF, адаптировав их под задачи создания системы управления организации.
RUP — подразумевает итерационную и инкрементную модель разработки, в то время как MSF — спиральную модель разработки с поддержкой итеративности. Несмотря на некоторые отличия, в основе этих подходов лежит общая концепция, т. к. они в разное время были предложены одним и тем же человеком — немецким специалистом в области программного инжиниринга Барри Боемом (к слову, водопадная модель разработки также принадлежит его авторству). То есть, разницы между итерационным и спиральным подходом практически никакой нет, вопрос просто в том, кто как лучше воспринимает модель.
В качестве примера можно привести традиционное концептуальное изображение RUP — Рисунок 2
Рисунок 2. Традиционное изображение методологии RUP
Сущность методологии RUP заключается в том, что процесс разработки состоит из четырёх фаз, каждая из которых может быть разбита ещё на отдельные итерации. В ходе выполнения каждой фазы/итерации осуществляются постоянная последовательность определённых процессов. Попробуем рассмотреть аналогичную модель в контексте построения системы управления организации.
Жизненный цикл системы управления организации можно представить следующим образом:
- Анализ и определение требований к системе;
- Проектирование;
- Построение;
- Внедрение;
- Поддержание и развитие.
Соответственно, фазы проекта создания системы управления организации будут аналогичны фазам, определённым в RUP. Однако контекст фаз будет другим — Таблица 1
Название фазы | Назначение фазы |
---|---|
Анализ и определение требований | Мероприятия по анализу различных аспектов организации и определения требований к системе управления |
Проектирование |
Разработка схем, диаграмм и документов, описывающих:
|
Построение | Реализация информационных систем и инфраструктуры организации, подготовка изменений в организации в соответствии со спроектиро-ванной системой управления. Разработка документации системы управления организации |
Внедрение | Реализация организационных изменений, ввод в действие ИТ-систем, обучение персонала |
Таблица 1. Фазы проекта разработки системы управления организации
Процессы каждой итерации выглядят следующим образом — Таблица 2.
Название группы процессов | Комментарий |
---|---|
Управление проектом | Процессы управления проектом в соответствии с PMBOK |
Бизнес-анализ | Выполнение задач бизнес-анализа в соответствии с BABOK |
Бизнес-моделирование | Определение бизнес-архитектуры организации, детальное моделирование и описание её элементов: целей, процессов, показателей, должностей, подразделений, информационных систем и т. д., с указанием связей между ними |
Разработка документации системы управления организации | На базе полученной бизнес-модели формирование документации системы управления организации в виде: положений, регламентов и инструкций, заданий на разработку информационных систем |
Разработка информационных систем |
Информационные системы могут быть реализованы:
|
Развитие ИТ-инфраструктуры | Приведение ИТ-инфраструктуры к состоянию, позволяющему эффективно развернуть и использовать необходимые информационные системы |
Таблица 2. Процессы разработки системы управления организации
Ознакомившись с подобной организацией процессов, можно спросить:
- Если речь шла об управлении требованиями, то почему нет такого процесса?
- Где процессы управления качеством, изменениями?.
Дело в том, что именно эти вопросы охватывают процессы и процедуры, описанные в стандартах PMBOK или BABOK, т. е.
- Управление проектами согласно PMBOK уже само по себе включает все процессы, связанные с управлением требованиями, качеством, изменениями и интеграцией всех элементов проекта;
- Руководство к своду знаний по Бизнес-Анализу (BABOK) делает глубокий акцент на процессах выявления, анализа и управления требованиями, т. к. это является одной из ключевых задач бизнес-анализа.
Таким образом, использование PMBOK и BABOK в качестве базы избавляет от необходимости разрабатывать процессы самостоятельно.
В результате получается следующая концептуальная модель построения системы управления организации, аналогичная RUP — Рисунок 3. Естественно, отображение трудозатрат выглядит несколько утрированно, но, тем не менее, оно даёт представление о том, как распределять ресурсы в ходе выполнения проекта.
Рисунок 3. Итерационный процесс разработки системы управления организации
Место инструментов бизнес-моделирования в проекте
В качестве примера рассмотрим систему бизнес-моделирования Business Studio. Этот продукт предоставляет набор возможностей, который позволяет рассматривать его как центральный инструмент для проектирования верхнего уровня системы управления организации (Рисунок 4).
Рисунок 4. Уровень проектирования системы управления организации
Также Business Studio может использоваться при решении задач на других стадиях проекта:
Фаза | Процесс | Применение |
---|---|---|
Определение требований | Бизнес-анализ | Фиксирование информации, собранной в результате интервью с заинтересованными лицами, относительно их точки зрения на цели, процессы, организационную структуру и информационные системы организации |
Бизнес-моделирование | «Эскизная» разработка модели организации | |
Разработка документации системы управления организации | Подготовка и согласование структуры и внешнего вида | |
Разработка информационных систем | Фиксирование видения высокоуровневых элементов информационных систем с точки зрения заинтересованных лиц | |
Проектирование | Бизнес-анализ | Фиксирование информации, собранной в результате ознакомления заинтересованных лиц с эскизом бизнес-модели и уточнения требований |
Бизнес-моделирование | Разработки бизнес-модели | |
Разработка документации системы управления организации | Подготовка внешнего вида и содержания документации системы управления организации (например, с помощью настройки отчётов в Мастере отчетов Business Studio) | |
Разработка информационных систем |
|
|
Построение | Бизнес-анализ | Ознакомление заинтересованных лиц с результатами проектирования системы управления организации, например, посредством публикации результатов проектирования системы управления в виде HTML-навигатора и фиксирования в Business Studio результатов обработки «обратной связи» от заинтересованных лиц |
Бизнес-моделирование | Внесение изменений и развитие бизнес-модели | |
Разработка документации системы управления организации | Выполнение основного комплекса работ по разработке документации системы для конечных потребителей, т. е. всего персонала организации | |
Внедрение | Внесение изменений и развитие бизнес-модели, документации системы управления организации и требований к информационным системам |
Таблица 3. Применение Business Studio, на разных фазах проекта
Таким образом, применение системы Business Studio позволяет закрыть целый комплекс задач создания системы управления организации — Рисунок 5.
Рисунок 5. Область применения Business Studio
Команда
Широко распространено заблуждение, что для создания системы управления организации достаточно купить специализированное программное обеспечение (одно или несколько рабочих мест, в зависимости от размеров и целей организации)и обучить специалистов. Однако из рисунков 4 и 5 следует, что возможности современных программных продуктов охватывают различные процессы и, соответственно, области знаний, и для каждого процесса к пользователю системы бизнес-моделирования предъявляются особые требования в плане навыков, знаний и опыта. Поэтому для достижения максимального эффекта в проекте построения системы управления можно выделить следующие роли — Таблица 4.
Роль | Ответственность и основные функции (кратко) | Особенности компетенций и требований к кандидату |
---|---|---|
Бизнес-аналитик |
|
|
Бизнес-архитектор |
|
|
Специалист по бизнес-моделированию |
|
|
Специалист по разработке документации системы управления организации |
|
|
Специалист по качеству |
|
|
Таблица 4. Роли команды, использующей систему бизнес-моделирования
Как видно из таблицы 4, можно выделить пять ключевых ролей исполнителей, которые будут участвовать в проекте создания системы управления организации. Они выполняют совершенно различные функции, имеют различные зоны ответственности и требования к квалификации. Обеспечение человеческими ресурсами данных ролей — это, собственно, уже другой вопрос, который зависит от объёмов проекта и возможностей организации. Естественно, для небольших организаций некоторые роли могут совмещаться: например, бизнес-архитектор может также выполнять роль бизнес-аналитика или специалиста по бизнес-моделированию (но не две сразу), возможны и другие варианты. Основное правило — не должно быть явного конфликта интересов: например, специалист по разработке документации системы управления не может выполнять роль специалиста по качеству, иначе качество будет страдать. С другой стороны, и для крупных и для небольших организаций можно активно использовать аутсорсинг или инсорсинг ресурсов:
- Бизнес-аналитик, бизнес-архитектор или специалист по бизнес-моделированию, специалист по разработке документации системы управления организации могут наниматься как внешние подрядчики — пример аутсорсинга;
- В качестве специалиста по качеству может привлекаться (после дополнительного обучения) сотрудник отдела качества компании — пример инсорсинга.
Заключение
Залогом успешного выполнения проекта разработки системы управления организации является тщательный выбор методологических инструментов. Необходимо учитывать современные тенденции в проектном менеджменте и смежных видах деятельности, в частности индустрии ПО, которые делают акцент на гибких (agile) методах реализации подобных проектов.
Поэтому предложенный подход организации проекта имеет целый ряд преимуществ, ключевые, на мой взгляд:
- Использование итерационного подхода. В рамках итераций последовательно уточняются и дополняются все элементы системы управления и, таким образом, выстраивается «живая система» управления организации. Если же система управления существует только на бумаге или в компьютере, то между ее различными элементами образуются разрывы и нестыковки, которые затем приводят к таким же разрывам и нестыковкам в реальной работе организации. В этом случае неизбежно разочарование в системном управлении и инструментах для бизнес-моделирования;
- Разработка системы управления организации имеет последовательный, предсказуемый, прозрачный и управляемый характер, поэтому более понятна заказчикам проекта (например, высшему руководству организации). Это упрощает процесс выделения необходимых ресурсов для реализации проекта и увеличивает поддержку проекта;
- Повышаются гарантии качества результатов проекта;
- Распределение и комбинирование ролей сокращает длительность работ и позволяет более эффективно использовать человеческие ресурсы, а главное, уменьшить число ошибок при создании такого сложного и важного для организации продукта, как её система управления.
В конечном итоге, повышается вероятность получения именной той системы управления, которая необходима организации для достижения поставленных целей, а программное обеспечение для бизнес-моделирования превращается из дорогой игрушки в ключевой инструмент построения и развития организации.
Литература:
[1] Якбсон А., Буч Г., Рамбо Дж. Унифицированный процесс разработки программного обеспечения. — СПб.: Питер, 2002 — 496 с. ил
[2] Руководство к своду знаний по управлению проектами (Руководство PMBOK) — Четвётое издание. ©2008 Project Management Institute, Inc
[3] A Guide to the Business Analysis Body of Knowledge (BABOK® Guide), Version 2.0. ©2009 International Institute of Business Analysis. Toronto, Ontario, Canada
Опубликовано по материалам:
Журнал Intelligent Enterprise № 12, 2012
Февраль 2013 г.
Рекомендуемые материалы по тематике
Оптимизация бизнес-процесса за три месяца, или как повысить операционную эффективность клиентского сервиса на 30%
Business Studio 3.5: Бизнес-моделирование для компаний любой зрелости
Сценарии выполнения сквозного процесса
Процедура БП
Под системой управления бизнес-организациями обычно понимают совокупность подходов к созданию процессов, отношению к сотрудникам и постановкам задач, контролю и планированию деятельности компании.
— Основы менеджмента
— Три варианта управления бизнесом с точки зрения влияния руководителя
— Классификация с точки зрения подхода к процессам
— Гибкие методологии
— Как научиться системному управлению бизнесом
Основы менеджмента
Любой менеджмент сводится к трем составляющим: планированию, организации и контролю. В свою очередь, эти элементы можно разложить на несколько подпунктов, например:
-
Постановка целей.
-
Сбор информации.
-
Анализ данных.
-
Формулировка стратегической задачи.
-
Создание тактического плана для достижения цели.
-
Создание реестра ресурсов.
-
Дополнительный набор необходимых ресурсов.
-
Запуск проекта.
-
Контроль процессов.
-
Контроль промежуточных результатов.
-
Изменение цели при необходимости.
-
Повторение цикла до достижения цели.
-
Анализ результатов.
Сами функции и их порядок могут меняться в зависимости от того, какую систему управления компанией внедрил владелец или руководитель. Например, в случае с бирюзовыми организациями этапы постановки и контроля практически исчезают — вместо этого появляется процесс внедрения системы заботы о сотрудниках. А при деспотичном административном управлении, наоборот, менеджеры меньше задумываются о мотивации, но больше сил тратят на создание инструкций и контроль.
Не бывает универсальных плохих или хороших систем управления бизнесом. Руководителю необходимо выбирать подходящий вариант в зависимости от глобальных задач, стоящих перед компанией.
Три варианта управления бизнесом с точки зрения влияния руководителя
Как правило, система управления бизнес-процессами выстраивается в зависимости от характера собственника или генерального директора. Существуют три основных вида систем управления:
-
Авторитарная, деспотическая система — строится на принципе жесткого контроля руководителя. Отличительный признак подобной модели — стремление менеджеров к микроконтролю, множество инструкций и чек-листов, желание регулировать любую деятельность работников. Жесткая модель подходит для бизнеса, в котором важна поточность производства, а креатив будет лишним. Например, часто на деспотичной системе строятся военные организации или заводы.
-
Демократичная, мягкая модель управления. Это антоним деспотизму — модель, в которой менеджеры меньше времени тратят на контроль, и больше на обеспечение потребностей сотрудников. Цель мягкой модели управления — появление саморегулируемой организации, когда все работники сосредоточены на создании качественного результата и повышения продуктивности.
-
Комбинированные модели. Как правило, в бизнесе нет универсальных примеров деспотичных или мягких моделей. Обычно строится что-то комбинированное, но с уклоном в какую-то сторону.
Классификация с точки зрения подхода к процессам
Обычно модель управления бизнесом создают, исходя из парадигмы, что бизнес — это непрерывно работающий механизм. Поэтому организуют административно-хозяйственную схему: управленец оценивает, какие сборочные линии есть на производстве, а далее создает подразделения, которые помогают работе — отдел сбыта, логистики, поставок сырья, маркетинга.
Кроме организации основной системы процессов, в обязанности менеджера входит контроль за потоком и решение возникающих проблем. Однако есть и другой подход — проектный, когда перед началом работы фиксируют видение того, чего предприниматель хочет достичь, цели проекта, сроки сдачи, бюджет. Тогда вся система управления строится исходя из того, что у работы точно есть осязаемое окончание, время, когда работа будет завершена. Возможно, после этого компания будет заниматься поддержкой созданного — тогда придется формировать новую систему управления.
Например, предприниматель решил организовать онлайн-сервис. Он нанимает сотрудников исходя из того, что впоследствии часть из них придется увольнять. Ищет инвестиции, предлагая процент от будущей прибыли, что влияет на финансовую модель проекта. После запуска стартап превращается в компанию — модель управления и финансовая модель меняется.
Бывает, что проектный подход сочетают с классическим, административно-хозяйственным. Например, студия-разработчик сайтов может под каждый проект собирать команду из штатных работников, а после его завершения распределять людей на другие задачи или на решение внутренних потребностей студии.
Гибкие методологии
В проектных системах управления широко известны так называемые гибкие методологии — философия, системы ценностей, по которым выстраивается работа над проектом. Из этой философии появляются фреймворки — принципы, по которым проект планируют, контролируют и реализуют.
Agile — это философия, по которой выстраивают работу над проектом. Ее основные ценности:
-
Люди и общение важнее, чем процесс и инструменты.
-
Работающий продукт важнее, чем исчерпывающая документация.
-
Сотрудничество с заказчиком важнее, чем составление контрактов.
-
Готовность к изменениям важнее следования плану.
На системе ценностей Agile выстроены популярные в диджитал-индустрии методологии Scrum и Kanban.
Scrum — подход к проекту, в котором работа ведется отрезками, длительностью в 1—2 недели. После каждого отрезка проходит «ретроспектива», на которой команда подводит итоги: что сделано хорошо, что плохо, что и как можно улучшить.
Kanban — это подход, помогающий улучшить процесс работы над проектом. Его идея в том, что нужно выяснить потребности заказчика, управлять потоком задач, но при этом дать людям самоорганизоваться вокруг работы, а затем развивать правила, чтобы улучшить показатели.
Как научиться системному управлению бизнесом
У Русской Школы Управления есть несколько курсов, подготовленных для менеджеров, желающих создавать автономные системы управления:
-
Курс «Генеральный директор: построение системы управления» подойдет менеджерам, которые интересуются цифровизацией работы компании, оптимизацией процессов и сокращением потерь, финансовыми циклами бизнеса. В том числе в курс включен обзор информационных систем управления бизнесом.
-
Курс «Директор компании: навыки и системы управления» — эта программа состоит из двух блоков: система управления в организации и развитие профессиональных навыков руководителя. Практикующие эксперты в управлении бизнесом рассматривают актуальные вопросы улучшения менеджмента, управления персоналом, финансами, проектами. В отдельном блоке — развитие лидерских компетенций, планирование и профессиональное развитие управленца.
-
«Школа профессионального руководителя» — это 15-дневный курс, который охватывает все необходимые компетенции эффективного управленца: навыки стратегического управления, диагностику бизнес-процессов, финансового менеджмента. Эксперты курса расскажут о проектных методологиях и мышлении, которые необходимы для построения автономной системы управления бизнесом.
Любое использование материалов медиапортала РШУ возможно только с разрешения
редакции.
Библиографическое описание:
Стальская, А. С. Базовые подходы к управлению и их применение в известных компаниях / А. С. Стальская. — Текст : непосредственный // Вопросы экономики и управления. — 2016. — № 5 (7). — С. 173-175. — URL: https://moluch.ru/th/5/archive/44/1534/ (дата обращения: 24.03.2023).
Эффективное управление организацией неразрывно связано с пониманием ключевых понятий и представлений о подходах к управлению. Не зная сущность разнообразных подходов, менеджеру будет трудно управлять предприятием, чтобы оно было рентабельным и развивалось, особенно в условиях быстроменяющегося рынка или кризисных условиях.В рамках статьи будет рассмотрено три базовых подхода к управлению компанией, которые подразделяются на: системный, процессный и ситуационный. Актуальность данной темы заключается в том, что, использование правильного сочетания подходов к управлению может способствовать развитию предприятия и преодолению трудностей.
Рассмотрим системный подход, который является важной точкой в изучение управления. При данном подходе организацию можно представить как открытую систему, включающую в себя следующие элементы: люди, структуры, задачи, технологии, которые ориентированы на достижение поставленных целей и сохранение результата в условиях меняющейся внешней среды. С помощью применения системного подхода цели организации достигаются путем выбора и реализации управленческих решений, основанных на анализе факторов, влияющих на дальнейшую деятельность компании. Рассматриваемый подход способствует упорядочиванию управленческих задач, помогает их структурировать, определяет варианты и пути решения проблем и обращает внимание на факторы и условия, оказывающие воздействие на принимаемые решения.
При данном подходе организация рассматривается как единая система, включающая в себя следующие взаимосвязанные элементы: «вход», «процесс» и «выход». В процессе производственной деятельности предприятие приобретает необходимые ресурсы из внешней среды, преобразовывает их с помощью имеющихся трудовых и производственных возможностей и выдает товары или услуги во внешнюю среду.
При системном подходе сначала рассматривается параметр «выхода», который включает в себя выбор товара или услуги, подсчет затрат на их производство, изучение потенциальных покупателей, сроков и цены реализации продукции. При эффективном управлении данный анализ должен происходить своевременно с целью сохранения и развития организации. По итогу на «выходе» организация получит конкурентоспособный по оптимальной рыночной цене продукт, который будет пользоваться высоким спросом у покупателей.
На следующем этапе применения системного подхода рассматриваются параметры «входа». Происходит изучение состава и объема необходимых ресурсов (материальных, трудовых, финансовых, информационных), которые определяются после исследования организационно-технических возможностей предприятия и изменяющихся условий внешней среды.
Заключительным этапом являются параметры «процесса», в результате которого происходит преобразование ресурсов в готовые товары и услуги. Он включает в себя анализ применяемой производственной технологии, процесса управления, а также совершенствование производственного и управленческого процессов.
Системный подход используется при управлении любым предприятием, т. к. любая организация представляет собой целостную систему, где есть управляющий и управляемые, на «входе» имеет ресурсы (например, вложения собственников или инвесторов), а на «выходе» преобразует их в продукцию (товар или услуги), которые в свою очередь должны приносить прибыль — достигать целей тех, кто предоставляет ресурсы (дает средства на их приобретение).
Системный подход можно наиболее четко отследить на сфере ресторанов фастфуда, где в организации все поставлено на поток и она работает как четкая отлаженная система. Для примера рассмотрим системный подход на кейсе Макдональдс, который, несмотря на постоянную критику со стороны представителей здорового питания, остается самым успешным бизнес-кейсом и продолжает наращивать свое присутствие во всем мире, а очереди в эти рестораны не прекращаются и спустя 26 лет присутствия в России.
Ключевым фактором успеха «Макдональдс» можно назвать системный подход управления компанией, где четко прослеживается, что компания — это единая система, в основе которой заложен конвейерный метод производства (ресурсы на «входе» и продукт «на выходе»), что и сделало «Макдональдс» одним из самых успешных фирм в истории бизнеса, а также четкая иерархическая система в управлении компанией, которая позволяет удерживать лидирующие позиции на рынке.
Центральное ядро «Макдональдс» — конвейерная система производства продукции. В ней существуют инструкции, в которых все расписано в деталях. В них обозначено точное время и температура готовки для каждого продукта, дана полная раскладка компонентов каждого блюда, расписана неповторимая технология производства, которая делает «Макдональдс» похожим на сборочный конвейер. Также в ней расписаны действия и обязанности сотрудников. Данная процедура способствует производству качественной продукции и высокой производительности труда. Руководство компании так систематизировало процесс производства, что его может выполнить любой сотрудник не имеющий должного образования.
Системный подход в управлении «Макдональдс» позволяет удерживать рынок и получать выручку, даже в условиях кризиса и меняющихся экономических условиях.
Еще одним базовым подходом к управлению является процессный метод, рассматривающий управление как непрерывную взаимосвязь управленческих функций: планирование, организация, мотивация, контроль и координация. Выполнение каждой из данных функций является важной и неотъемлемой частью успешной организации. Каждый управленческий принцип представляет собой процесс, потому что включает в себя серию непрерывных взаимосвязанных действий, направленных на работу по достижению поставленной цели.
Функция планирования представляет собой постановку целей и задач, выработку плана достижения желаемого результата и распределения имеющихся ресурсов. С помощью данной функции руководству удается направить деятельность сотрудников на достижение единой цели. На данном этапе важно объяснить сотрудникам, к какой цели стремится фирма, какой результат она может получить завтра, через год и в конечном итоге, таким образом формируя четкое понимание у персонала смысла осуществляемой ими деятельности и правильный климат компании.
Организация — это создание эффективно функционирующей рабочей структуры предприятия. С помощью данной функций сотрудники получают информацию о деятельности фирмы — основные правила и устав организации, оргструктуру предприятия, количество работников и на данном этапе происходит распределение обязанностей между сотрудниками организации.
Мотивация стимулирует сотрудников на достижение поставленных целей и задач. Если сотрудники не будут мотивированы на результат и своевременно выполнять свои полномочия, то составленные планы организации не будут воплощены в жизнь. Задача данной функции заключается в том, чтобы сотрудники стремились к получению наилучшего результата в выполнении делегированных им обязанностей.
Контроль способствует оценке выполнения поставленных целей и задач и корректировки поведения организации при наличие отклонений от планируемых показателей.
Функция координации заключается в согласованности и единстве действий всех управленческих подразделений и сотрудников в целях эффективного воздействия на производство.
Рассмотрим процессный подход на примере Отдела выпуска карт Операционного департамента в Банке ВТБ 24 (ПАО).
Операционный департамент обеспечивает выполнение следующих задач:
– заведение в банковскую систему данных анкет на предоставление банковских карт
– выпуск банковских карт;
– обработка и рассылка клиентской корреспонденции по предоставляемым клиентам продуктам и услугам.
Выполнение данных задач связано с управленческими функциями. Данный отдел планирует число потенциальных клиентов, объем пластика для производства карт, ресурсы, необходимые для бесперебойного функционирования системы и т. д. Отдел организовывает процесс выпуска и доставки банковских карт, следуя плану, чтобы в дальнейшем банк смог достигать своих целей. Также все сотрудники замотивированы на выполнения своих обязанностей, чему способствует мотивация, которая побуждает работников к активной трудовой деятельности. Она заключается в ежеквартальном и ежегодном премировании сотрудников, исходя из показателей прибыли банка и объемов продаж, дополнительно присутствует нематериальная мотивация, которая заключается в непрерывном обучении сотрудников с целью повышения их квалификации. Руководитель отдела проверяет, чтобы каждый подчиненный выполнял фактическую работу организации в соответствии с делегированными им обязанностями и установленным планом, — тем самым руководитель контролирует действия своих подчинённых.
Последний базовый подход называется ситуационным. Он основан на предположении, что выбранный метод управления зависит от ситуации. Организация постоянно находится во взаимосвязи с непрерывно изменяющейся внешней средой, на которую необходимо вовремя реагировать и вводить актуальные корректировки управления всеми процессами. При данном подходе нельзя выявить единого способа управления организацией, так как существует большое разнообразие ситуаций, влияющих на деятельность предприятия. Поэтому наиболее эффективно выбирать метод управления, советующий сложившейся ситуации.
Ситуационный подход управления строится не на наборе конкретных действий, а на анализе факторов внешней и внутренней среды организации, на основе которых принимается оптимальное решение. Данный подход применяется при нестандартных и непредвиденных ситуациях.
Используя данный подход, руководитель применяет совокупность базовых принципов управления, используемых во всех предприятиях, и специфических приемов, способствующих эффективному существованию и росту организации. Руководитель должен постоянно анализировать меняющуюся ситуацию и определять ее влияние на деятельность организации.
Руководитель никогда не может предполагать, что какой-то конкретный метод или способ, как бы хорошо он ни работал, является точно правильным. В связи с чем очень часто приходится действовать исходя из ситуации и ситуационный метод управления применяется практически всегда на любом предприятии.
Ситуационный подход в наиболее проявленном виде можно рассмотреть на небольшом, но дорогом предприятии, например известном французском ресторане «Ла Тур д’Аржан». Деятельность данного ресторана не направлена на производство большого количества бургеров в день (как это представлено в «Макдональдс»), но в нем может быть приготовлено безупречное блюдо по просьбе посетителя. Руководство данного ресторана может прибегнуть к помощи машин для приготовления блюд и замены ингредиентов для ускорения работы персонала, но тогда придется заменить применяемые высококачественные продукты на менее полезные сухие смеси и замороженные ингредиенты, что противоречит цели, которая заключается в приготовление еды самого высокого качества. Так как все люди, посещающие ресторан, разные, то и их запросы могут отличаться. Поведение обслуживающего персонала и поваров в «Ла Тур д’Аржан», направленное на удовлетворение потребностей и запросов потребителей, зависит от характера и настроения посетителя. Таким образом, работа данного ресторана в приготовлении определенных блюд зависит от клиентов, то есть от ситуации, создаваемой их запросами.
Также, в ресторане «Ла Тур д’Аржан» используется системный подход, где «на входе» собственники ресторана предоставляют финансирование, которое вливается в ресторан и используется на закупку ресурсов (материальных, трудовых, рекламу и т. п.), по итогам предоставляется продукция, реализация которой приносит собственникам свои дивиденды. Процессный подход заключается в планировании деятельности ресторана (бизнес-планирование, планирование смен и т. п.), организации всех подразделении (поваров и официантов), контроле (качества производимой продукции, а также за использованием ресурсов), мотивации персонала и координации всех элементов предприятия.
Рассмотренные примеры подтверждают, что правильно выбранный подход к управлению может привести к успеху организации. На практике в управлении организациями, как правило, невозможно увидеть в чистом виде использование одного из подходов управления, а применяются одновременно все три подхода, так как компания — это живой организм, который для того, чтобы выжить, должен постоянно реагировать на внешнюю и внутреннюю среду. Их взаимное применение способствует развитию предприятия и получению прибыли.
Литература:
- Основы менеджмента // Библиотекарь.Ру // http://www.bibliotekar.ru/biznes-43/ (дата обращения: 28.10.2016)
- Процессный подход к правлению // Библиотека успешного бизнесмена. URL: http://club-energy.ru/3_6.php (дата обращения: 28.10.2016)
- Румянцева З.П. Общее управление организацией. — 1-е изд. — М: ИНФРА-М, 2007. — 304 с.
- Теория организации (Дмитрий Олянич) // BookReader // URL: http://bookre.org/reader?file=598015&pg=2 (дата обращения: 28.10.2016)
Основные термины (генерируются автоматически): системный подход, подход, внешняя среда, сотрудник, единая система, задача, операционный департамент, развитие предприятия, управление компанией, эффективное управление.
Похожие статьи
Системный подход к выбору модели управления изменениями…
системный подход, подход, сотрудник, внешняя среда, единая система, операционный департамент, эффективное управление, развитие предприятия, управление компанией, задача.
Системный подход к совершенствованию менеджмента…
Системный анализ, система управления, системный подход, инновационный подход, маркетинговый подход, развитие организации
Базовые подходы к управлению и их применение в известных… Эффективное управление организацией неразрывно связано с…
Развитие организаций с позиций системного подхода
Иными словами, менеджменту нужен целостный подход. Системный подход в организации может быть отнесен методологией к плану управления изменениями. Системный подход — это методология исследования объектов как систем.
Система управления устойчивым развитием градообразующих…
Ключевые слова:развитие, устойчивое развитие, управление, система управления, процесс управления, методы управления, градообразующее предприятие. Существует множество позиций и других подходов, отражающих разнообразное отношение к управлению.
Формирование системы управления в современных условиях…
стратегическое планирование, Ресурсная концепция, внешняя среда, стратегия, стратегическое управление, стратегический менеджмент, предприятие, Гарвардская группа, ресурсный подход… Системный подход к совершенствованию менеджмента…
Альтернативные подходы к выбору систем управления…
система управления эффективностью бизнеса, подходы к управлению эффективностью бизнеса.
Повышение эффективности системы управления предприятием на основе применения информационной системы оценки сценариев развития.
Модели формирования эффективной системы управления…
Научно-практические подходы к оценке эффективности систем… Оценка эффективности системы управления предприятием является важным элементом разработки проектных и плановых управленческих решений…
Проблемы и практика реализации процессного подхода…
Ключевые слова: процессный подход к управлению, управление персоналом, обучение и развитие персонала, кадровое администрирование.
Системный подход подразумевает собой взгляд на организацию, как на единый бизнес-процесс, где задачи, технологии, люди…
Научно-практические подходы к оценке эффективности систем…
Научно признаны есть несколько подходов, которые могут быть дифференцированно использованы в конкретных ситуациях. Один из них заключается в сравнении показателей, характеризующих эффективность системы управления эталонного предприятия.