Подарки сотрудникам на день рождения от компании как оформить

Содержание страницы

Пишем учетную политику и положения
Как выглядит налоговый учет и начисление взносов с поощрений
Разбираемся с удержанием и расчетом НДФЛ
Кто заплатит налог?
Проводки по бухгалтерскому учету
Особенности учета материальной помощи
Премирование
Отчетность

Крупные холдинги и сети разрабатывают систему поощрения, нередко проводят активную социальную политику: материально помогают сотрудникам, дарят подарки к праздникам, дням рождения.

То же самое происходит в малом бизнесе, только с разницей в масштабе и подходе. Принципы же учета одинаковы везде. Если грамотно его организовать, уменьшится налогооблагаемая база или хотя бы удастся избежать последующих проблем при проверке.

К разовым выплатам в частности относятся:

Премии — любые, в т.ч. не относящиеся к работе.
Материальная помощь — к событию по заявлению в связи со сложной жизненной ситуацией и другая.
Подарки — вещные (даже такие, как автомобиль и недвижимость), денежные и прочие.

Пишем учетную политику и положения

Некоторых специалистов, особенно в творческой сфере, высококлассных профессионалов, имеющих выбор предложений, привлекает социальный пакет.

Чтобы сотрудники видели, что они получат от работы в компании, помимо зарплаты, стоит четко расписать варианты поощрения и определить, на что вы готовы потратиться. Затем собрать данные в отдельном положении, которое станет частью учетной политики. В ней же указываются нюансы бухгалтерского и налогового учета.

Обратите внимание! Каждого сотрудника необходимо ознакомить с документом под роспись.

Если кому-то устанавливаются личные бонусы (обычно это руководители), они прописываются в отдельном пункте трудового договора. В остальных случаях в тексте просто ссылаются на положение (незачем раздувать документ).

Можно также указать общие формулировки. Например, «организация вправе поощрять сотрудника за труд, достижение профессиональных результатов и по иным основаниям». Однако подобный вариант не поддерживается налоговыми органами, они требуют конкретики и четких определений – когда и за что работник получает поощрение.

В качестве примера положения о премировании вы можете воспользоваться нашим образцом.

Как выглядит налоговый учет и начисление взносов с поощрений

Формируя учетную политику и локальные положения, помните следующие принципы:

Для принятия сумм затрат в налоговом учете укажите их как часть ФОТ, привяжите к трудовой деятельности, но при этом придется обложить их взносами. Если, наоборот, отразить затраты на поощрения как выплаты, не относящиеся к работе, то в базу для взносов они не попадут, зато и принять в расходы их будет невозможно. Выбираем из двух зол то, что вам выгоднее.

Обратите внимание! Премии из целевых средств, за счет профсоюзов, вознаграждения работникам и руководителям за пределами упомянутых в заключенных договорах не попадут в расходы. Основание — п. 21 и 22 статьи 270 НК.

Премиальные к праздникам и другие, нерабочие платежи в пользу сотрудников нельзя учесть в расходах. Можно попытаться их переформулировать, чтобы все-таки включить в затраты. Например, премии ко дню рождения соотнести со стажем работы в организации и создать градацию – чем дольше период работы, тем больше поощрение. Правда остается вероятность, что подход не устроит налоговиков, и за решением придется обращаться в суд. Положительная для работодателя судебная практика есть.
Рассчитанные взносы независимо от самих выплат полностью войдут в затраты — пп. 1 п. 1 ст. 264 НК РФ.
Матпомощь, невзирая на размер и цель, однозначно не войдет в состав налоговых расходов (п. 23 ст. 270 НК). Зато с отдельных ее видов не потребуется начислять страховые взносы. Например, не облагается ими помощь в сумме до 50000 при рождении ребенка (тут главное соблюсти срок — произвести выплату в течение первого года после рождения). Без начисления взносов можно обойтись, если выдать помощь до 4000 рублей в год своим работникам в других ситуациях. Ссылки — пп. 3 и 11 п. 1 с. 422 НК.
Независимо от формы любые подарки требуют оформления договора дарения, если стоимость дара больше 3 тысяч рублей (п. 2 ст. 574 ГК), но для документального подтверждения сделки рекомендуется составлять его всегда, даже когда сумма меньше.
Трудовой кодекс устанавливает, что одним из вариантов награждения может быть ценный подарок (ст. 191). Установив такой вид поощрения в компании и обозначив его как часть ФОТ, вы должны будете начислять на него страховые взносы.
Когда в соответствии с договором ГПХ осуществляется переход права собственности (допустим, компания дарит автомобиль, квартиру), взносы начисляться не будут (п. 4 ст. 420 НК).
Операция дарения облагается НДС (пп. 1 п. 1 статьи 146 НК). Исключение – дарение денег (подпункт 3 п.1 ст. 39 НК). Плательщиками будут компании, которые работают на ОСНО.

Кстати! Другого мнения относительно НДС придерживаются некоторые налогоплательщики и даже судьи. По альтернативному варианту можно учесть подарки, которые прописаны во внутренних документах компании как часть Фонда оплаты труда, и не рассчитывать НДС. На практике безопаснее, конечно, не спорить с проверяющими органами, особенно если речь о редких и небольших презентах.

Грань между награждением за трудовые достижения и желанием порадовать работников «просто так» тонка, так что придется обороняться и железно обосновывать собственную точку зрения (разумеется, документально). Пенсионный фонд и Фонд социального страхования тоже интересуют необлагаемые выплаты, они особенно внимательны к ним при выездной проверке.

Разбираемся с удержанием и расчетом НДФЛ

Премии придется обложить налогом полностью, для них нет исключений.

Перечислим некоторые исключения из облагаемой базы, список неполный, другие можно посмотреть в статье 217 НК, в скобках указаны ссылки на пункты именно из нее.

Выплаченная работающему или бывшему сотруднику (если его увольнение связано с выходом на пенсию) материальная помощь – в сумме до 4000 в год (п. 28).
Помощь, оказанная организацией работнику при рождении (усыновлении, получении опекунства) ребенка (в период до года после рождения), — до 50000 рублей (п. 8).
Любая помощь ветеранам и инвалидам ВОВ; бывшим узникам (подробный список в п. 33) – до 10000 рублей в течение года.
Любые другие подарки от организаций и ИП, полученные налогоплательщиком за год в общей сумме, не превышающей 4000 рублей (п. 28).

Кстати! Вы можете одарить ребенка и другого родственника работника, а не только его самого. Для каждого человека будет действовать предел в 4000 в год. Главное, оформлять договор дарения на соответствующее лицо.

Кто заплатит налог?

НДФЛ удерживаем из дохода сотрудника. Если выдаем деньги, то непосредственно из них. Если вознаграждение в натуральной форме — оплата СПА, бассейна, каких-то товаров, то из других доходов.

Представим себе щедрого работодателя и сотрудника-счастливчика, получившего в дар что-то ценное: квартиру, автомобиль, дорогое ювелирное украшение. Стоимость таких вещей высока, значит, и налог получится немаленьким.

Несмотря на безвозмездную основу договора дарения, не забудьте указать стоимость дара, иначе невозможно определить доход. Если размер доходов сотрудника не позволит удержать НДФЛ до конца года, то налоговый агент не обязан выполнять свои обязанности до бесконечности. Необходимо просто сообщить в ИФНС справкой 2-НДФЛ (признак «2») до 1 марта следующего года, что имеется остаток невзысканного налога, она вышлет налогоплательщику уведомление о размере долга и сроках уплаты.

Разъясните сотруднику нюансы налогообложения, чтобы избежать разногласий в будущем.

Сроки перечисления НДФЛ зависят от того, в какой форме сделана выплата.

выдаем деньги – удерживаем непосредственно из дохода, перечисляем не позднее следующего дня;
дарим вещь, сертификат, оплачиваем что-то — НДФЛ в бюджет переводим не позднее дня, следующего за днем фактического удержания налога.

Проводки по бухгалтерскому учету

В разных случаях методы учета похожи, но имеются особенности по видам выплат и других поощрений. Дарим подарки, выдаем материальную помощь или премию, не связанные с работой, используя нижеуказанные проводки.

Вариант 1. Товары, приобретенные у поставщика с НДС. Организация — плательщик НДС:

Д 10 К 60 – поступили покупки.
Д 19 К 60 – учтен входящий НДС.
Д 60 К 51 (71) – оплатили покупку поставщику с р/с (или через подотчетное лицо).
Д 68 НДС К 19 – принят НДС к вычету.
Д 73 (76) К 10 – выдача поощрения сотрудникам (другим физическим лицам).
Д 91.2 К 73 (76) – стоимость закупленных вещей списана в прочие расходы. Иногда проводки №5 и №6 объединяют Д 91.2 К 10, но это не корректно.
Д 91.2 К 68 НДС – начислен НДС.
Д 99 К 68 НП – отражено постоянное налоговое обязательство (ПНО) по налогу на прибыль (ПБУ 18/02), рассчитывается по формуле (сумма поощрения в виде вещи + НДС)*20%.
Д 73 К 68 – начислен НДФЛ.
Д 91.2 К 69 – начислены взносы.
Д 70 К 73 – удержан НДФЛ из заработной платы.

Обратите внимание! ПБУ 18/02 не применяется теми, кто не уплачивает налог на прибыль (к примеру, организациями на УСН, ЕСХН) и по желанию применяется компаниями, ведущими упрощенный учет (например, субъектами малого предпринимательства).

Аналогичные проводки делаются, когда организация «расплачивается» товарами, которыми обычно торгует (счет 10 заменит другой — 41 «Товары») или передает собственную продукцию (вместо 10 «Материалы» счет 43 «Готовая продукция» и нет первых 4-х проводок).

Вариант 2. Сертификаты, билеты, подарочные карты и другие денежные документы, по которым в дальнейшем оказываются услуги или приобретаются товары:

Здесь все в точности так же, как в Варианте 1, только счет 10 меняется на 50.3 «Денежные документы».

Вариант 3. Деньги:

Д 73 (76) К 50 (51) – выданы денежные средства из кассы или перечислены через банк.
Д 91.2 К 73 (76) – списание суммы в прочие расходы.
Д 99 К 68 Налог на прибыль – ПНО.
Д 73 К 68 – НДФЛ.
Д 91.2 К 69 – начислены страховые взносы.

Вариант 4. Натуральную форму поощрения. Оплачиваем в пользу работника услуги или товары:

Д 73 К 76 – отражена задолженность сотрудника перед кредитором.
Д 76 К 51 (50, 71) – услуги, работы или товары оплачены работодателем.
Д 91.2 К 73 – списывается оплата.
Д 99 К 68 НП – ПНО.
Д 73 К 68 – НДФЛ.
Д 91.2 К 69 – взносы.
Д 70 К 73 – из заработной платы удержан НДФЛ.

Особенности учета материальной помощи

Для выплаты можно использовать различные источники. В том числе прибыль компании, оставшуюся после налогообложения и не распределенную ранее. Допустим, что организация решила выдать материальную помощь из нераспределенной прибыли прошлых лет (счет 84). Как провести такую хозяйственную операцию? Подчеркну, что Минфин против подобных манипуляций, по его мнению, выражение «нераспределенная прибыль» подразумевает, что по этим средствам еще не принято решение учредителей.

Чтобы не нервировать Минфин, нужно провести собрание и составить протокол с решением о направлении части нераспределенной прибыли на такие расходы. Это будет проще сделать, если в организации один участник, тогда достаточно его единоличного решения. Проводки будут аналогичны проводкам выше, но счет 91 заменит счет 84.

Премирование

Если в организации практикуются разовые поощрения работников за рабочие достижения, то их учет не отличается от простой зарплаты:

Д 20, 25, 26, 44 К 70 – премия начислена.
Д 70 К 50 (51) – выдана.
Д 70 К 68 – начислен НДФЛ.
Д 20, 25, 26, 44 К 69 – начислены взносы.

Разовые премии выдают на основе приказа руководителя и указывают на особые достижения.

Отчетность

Иногда возникает путаница при отражении необлагаемых выплат. Кто-то вообще не включает их в отчеты и справку 2-НДФЛ, кто-то показывает везде. Как согласно правилам и законодательству правильно заполнить отчетность?

В первую очередь смотрите инструкции к формам, они достаточно подробные, и там можно найти ответы на большинство вопросов. Во-вторых, отметьте для себя разницу между выплатами, не относящимися к облагаемым согласно законодательству, и теми, что не облагаются налогом или взносами условно. К примеру, дивиденды не относятся к облагаемым суммам и в отчете РСВ-1 не показываются совсем. В то же время материальная помощь в общем случае облагается взносами и освобождена от них только в виде отдельных исключений, значит, в отчете фигурировать должна.

Источник

При выдаче подарков сотрудникам у организации возникает необходимость правильно оформить такую операцию, исчислить налоги и страховые взносы.

Общий порядок

Подарки физическим лицам можно разделить на две категории:

в качестве поощрения за труд;
к празднику, юбилею и другому событию.

В первом случае, когда работник получает подарок в качестве поощрения за труд по ст. 191 ТК РФ, нормы гражданского законодательства по дарению применять не нужно. Фактически это не подарок, а вознаграждение за труд.

Для этого нужно оформить соответствующий приказ. Можно использовать унифицированные формы № Т-11 или Т-11а (утв. Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1).

Во втором случае, когда подарок не связан с результатами трудовой деятельности работника, а вручается в связи с каким-либо событием и его стоимость превышает 3 000 руб., обязательно нужно в письменной форме заключить договор дарения (ст. 574 ГК РФ).

По подаркам меньшей стоимости тоже можно заключить письменный договор дарения либо оформить выдачу иным документом, предусмотренным в организации, например, ведомостью выдачи. Такая ведомость должна содержать все реквизиты первичного документа (п. 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ).

Выдачу подарков надо обосновать локальными нормативными актами организации: положением, приказом, распоряжением и пр. В них следует установить порядок закупки подарков, их вид, примерную стоимость, список сотрудников и их детей, если подарки для них, и др.

НДФЛ

Когда работникам вручаются ценные подарки в качестве поощрения за труд, то НДФЛ взимается в общем порядке, как и при выдаче премии. Подарок расценивается как часть заработной платы (ст. 129 ТК РФ).

Не облагаются НДФЛ подарки, выданные к определенным событиям, если их суммарная стоимость не превышает 4 000 руб. в год (п. 33 ст. 217 НК РФ). Налогом облагается только сумма, превышающая этот лимит.

В расчете 6-НДФЛ подарки в пределах 4 000 руб. в год можно не показывать (Письмо ФНС России от 21.07.2017 № БС-4-11/14329@). Однако удобнее это сделать, отразив одновременно стоимость подарка в строке 110 и строке 130 расчета 6-НДФЛ.

Если в дальнейшем будет еще выдаваться подарок и облагаемая с начала года сумма превысит 4 000 руб., нужно будет в расчете по строке 110 раздела 2 расчета 6-НДФЛ полностью отразить всю сумму дохода в виде подарков, а необлагаемую часть в размере 4 000 руб. указать в вычетах (п. 28 ст. 217 НК РФ, Приложение 2 к Приказу ФНС России от 10.09.2015 № ММВ-7-11/387@, Письмо ФНС России от 01.08.2016 № БС-4-11/13984@).

Пример. Предположим, что в отчетном году организации только одному работнику выдавались подарки.

Сотрудник получил подарок стоимостью 2 500 руб. к своему юбилею в сентябре 2022 года, а затем к Новому году еще один подарок такой же стоимости.

В этом случае с подарка, полученного в сентябре, НДФЛ не удерживается, так как доход в виде подарка не превышает 4 000 руб. Не обязательно показывать подарок в расчете 6-НДФЛ за 9 месяцев. Если вы все же решили сделать это, отразите его стоимость одновременно по строкам 110 и 130 раздела 2 расчета.

В декабре НДФЛ нужно будет удержать по ставке 13 (15) % с суммы превышения, то есть с 1 000 руб. ((2 500 +2 500) – 4 000 руб.).

В расчете 6-НДФЛ в строку 110 раздела 2 включается общая стоимость подарков с начала года, то есть 5 000 руб., а в строку 130 сумма вычета с подарка, то есть 4 000 руб.

Если организация выдает подарки детям сотрудников, чаще всего новогодние, важно оформить документы так, чтобы одаряемым был именно ребенок. В этом случае именно он станет самостоятельным плательщиком НДФЛ, соответственно вычет в сумме 4 000 руб. будет применяться к его доходу, а не доходу родителя (Письмо Минфина от 24.07.2019 № 03-04-05/55239).

Страховые взносы

На ценные подарки, которые вручаются в качестве поощрения за труд (ст. 191 ТК РФ), начисляются страховые взносы, как и на суммы оплаты труда (подп. 1 п. 1 ст. 420 НК РФ).

Подарки, которые вручаются к какому-то радостному событию, не облагаются страховыми взносами. Они относятся к выплатам, производимым не по трудовому договору, а в рамках гражданско-правового договора, предметом которого является переход права собственности или иных вещных прав на имущество и не входят в объект обложения страховыми взносами (п. 4 ст. 420 НК РФ).

При выдаче подарков работникам нужно обратить внимание на оформление документов.

Если подарок дешевле 3 000 руб., проверьте, чтобы из документов: приказа, положения и пр. — вытекало, что передача подарка производится в рамках дарения (ст. 572 ГК РФ). Если стоимость подарка превышает 3 000 руб., чтобы избежать начисления страховых взносов, с каждым работником придется оформлять письменный договор дарения (Письмо Минфина от 31.10.2022 № 03-04-06/105519).

Подарки детям сотрудников также не облагаются страховыми взносами. Такие выплаты нельзя признать производимыми в рамках трудовых отношений, объектом обложения страховыми взносами они не являются (подп. 1, 4 ст. 420 НК РФ).

НДС

Курсы для бухгалтеров

Профпереподготовка, повышение квалификации. Обучение онлайн в Контур.Школе

Расписание курсов

При передаче подарков сотрудникам и их детям нужно начислить НДС. Согласно п. 1 ст. 146 НК РФ передача товаров на безвозмездной основе признается реализацией и является объектом обложения НДС (Письмо Минфина от 16.12.2021 № 03-07-11/102497). Дата реализации — день вручения подарков работникам или их детям.

Как разъяснил Минфин России в письме от 08.02.2016 № 03-07-09/6171, при выдаче подарков счета-фактуры на каждое физическое лицо можно не составлять. Чтобы отразить операции в книге продаж, достаточно составить бухгалтерскую справку-расчет или сводный документ, содержащий суммарные данные по указанным операциям.

Можно по итогам налогового периода выписать счет-фактуру в одном экземпляре. В нем в строках 6 «Покупатель», 6 а «Адрес», 6 б «ИНН/КПП покупателя» проставляются прочерки. Сводный документ или счет-фактура, регистрируется в книге продаж с кодом вида операции «26».

При безвозмездной передаче товаров их стоимость рассчитывается исходя из цен, определяемых в порядке, аналогичном предусмотренному ст. 105.3 НК РФ, с учетом акцизов для подакцизных товаров и без включения в них налога на добавленную стоимость. При этом цены, применяемые в сделках, сторонами которых являются лица, не признаваемые взаимозависимыми, признаются рыночными (ст. 105.3 НК РФ).

Поэтому, если подарки организация приобретала в обычном порядке у лиц, не являющихся взаимозависимыми, то при их безвозмездной передаче нужно применить цены покупки без учета НДС (Письма Минфина России от 30.01.2020 № 03-07-11/5569, от 04.10.2012 № 03-07-11/402).

Входной НДС при наличии счета-фактуры от продавца подарков можно принять к вычету в общем порядке (п. 1, 2 ст. 171 НК РФ, Постановление Президиума ВАС РФ от 25.06.2013 № 1001/13).

Поскольку подарки при передаче работникам будут отражены по стоимости их покупки, в целом по операции НДС к уплате не будет. Сумма НДС, исчисленного с безвозмездной передачи, будет равняться сумме НДС, принятого к вычету.

Налог на прибыль организаций

Включить в расходы по налогу на прибыль можно стоимость тех подарков, которые переданы сотруднику как поощрение за труд (Письмо Минфина России от 02.06.2014 № 03-03-06/2/26291).

Затраты на покупку подарков к праздникам включать в расходы по налогу на прибыль нельзя (пп. 16, 21 ст. 270 НК РФ).

Бухгалтерский учет

Приобретенные для сотрудников подарки являются имуществом, которое не способно приносить экономическую выгоду в будущем. Оно не может быть признано активом организации (пп. 7.2, 8.3 Концепции бухгалтерского учета в рыночной экономике России, одобрена Методологическим советом по бухгалтерскому учету при Минфине РФ, Президентским советом ИПБ РФ 29.12.1997). Поэтому в бухгалтерском учете их стоимость должна отражаться в составе прочих расходов в момент их приобретения (пп. 16, 18, 19 ПБУ 10/99 «Расходы организации»).

Чтобы следить за движением подарков, их можно учитывать на забалансовом счете. Однако, как правило, подарки выдаются в месяц их покупки и такого учета не потребуется.

Бухгалтерские проводки по операциям, связанным с приобретением и выдачей подарков могут быть следующими:

Операция	Дебет	Кредит
Приобретение подарков (без НДС)	Дт счета 91-2 «Прочие расходы»	Кт счета 60 «Расчеты с поставщиками»
Отражение покупки товаров на забалансовом счете	Дт счета 012 «Подарки»
Отражение НДС, предъявленного продавцом подарков	Дт счета 19 «НДС по приобретенным ценностям»	Кт счета 60 «Расчеты с поставщиками»
НДС, предъявленный продавцом, принят к вычету	Дт счета 68 «Расчеты по налогам»	Кт счета 19 «НДС по приобретенным ценностям»
Выдача подарков работникам		Кт счета 012 «Подарки»
Начислен НДС по операции выдачи товара	Дт счета 91-2«Прочие расходы»	Кт счета 68 «Расчеты по налогам»

В заключении следует отметить, что в отношении порядка учета и налогообложения подарков сотрудникам и их детям в настоящее время сложилась устойчивая позиция финансовых органов.

Организациям нужно только правильно классифицировать подарок и правильно оформить документы.

Источник

Подарки сотрудникам являются частью корпоративной культуры и элементом мотивации работников. Новогодние праздники, 23 февраля, 8 марта, свадьба, рождение ребенка, выход на пенсию — самые распространенные поводы, по которым работодатели делают подарки. В качестве подарков могут быть, например, конфеты, цветы, сувениры, а также денежные суммы. Эксперты 1С рассматривают вопросы правового регулирования и налогообложения НДФЛ подарков работникам и порядок отражения их в «1С:Зарплате и управлении персоналом 8» редакции 3.

Правовое регулирование и налогообложение подарков сотрудникам

Законодательство РФ допускает вручение подарков сотрудникам и в рамках трудовых, и в рамках гражданских отношений. Статья 22 ТК РФ закрепляет за работодателем право поощрять работников за добросовестный эффективный труд.

Способ поощрения в законодательстве не уточнен. Наградить сотрудника, обеспечить стимул для добросовестного исполнения обязанностей можно и премией, и ценным подарком.

Статья 129 ТК РФ дает определение заработной плате. Оплата труда работника — это вознаграждение за труд, иные выплаты компенсационного характера и стимулирующие выплаты. Если выплата или некий натуральный доход входят в систему оплаты труда (т. е. перечислены в локальных нормативных актах, носят регулярный периодический характер, связаны с качеством труда, выработкой, зависят от должности или выслуги), то слово «подарок» употребляется в бытовом смысле. Формально же этот подарок составляет часть системы оплаты труда и по сути — премия.

С точки зрения гражданских взаимоотношений дарение регулируется главой 32 ГК РФ. Юридическое лицо вправе безвозмездно передать (подарить) физическому лицу (в том числе сотруднику) материальные ценности. Подарок может быть приурочен к Новому году, Дню защитника Отечества, Международному женскому дню, Дню ВДВ, ко дню рождения сотрудника и пр. Форма договора дарения законодательно не регламентирована.

Намерения работодателя одаривать своих сотрудников не следует закреплять коллективным и трудовыми договорами, положением о заработной плате и премировании, т. к. такие подарки не связаны с исполнением трудовых обязанностей.

Законодательством установлены правила вручения и принятия подарка. Вручая подарок сотруднику, бухгалтеру следует:

1. Определить, связан ли подарок с трудовыми достижениями сотрудника:

если, к примеру, подарок связан с многолетним и плодотворным трудом сотрудника, то корректнее его сразу зарегистрировать в качестве премии, выданной в денежной или натуральной форме, и издать соответствующий приказ о премировании. При вручении работнику ценного подарка в качестве вознаграждения за труд НДФЛ нужно начислить с полной его стоимости (пп. 6 п. 1 ст. 208, ст. 209, п.п. 1, 3, 4 ст. 210 НК РФ);
если подарки вручаются, к примеру, к Празднику Весны и Труда (1 мая), то следует оформить договор дарения. Согласно пункту 2 статьи 574 ГК РФ заключать договор дарения обязательно, когда дарителем является юридическое лицо и стоимость дара превышает 3 000 руб. Можно рекомендовать взять за правило при оформлении подарка в зависимости от причины и вне зависимости от суммы издавать либо приказ о премировании, либо оформлять договор дарения. Минфин России в письме от 12.08.2014 № 03-04-06/40051 разъясняет, что доход будет считаться подарком только при условии документального оформления подарка. Таким документом служит именно договор дарения.

2. Исчислить налогооблагаемую базу для НДФЛ и удержать налог с дохода сотрудника:

согласно пункту 28 статьи 217 НК РФ к доходам, освобождаемым от налогообложения, относится стоимость подарков, полученных налогоплательщиками от организаций или индивидуальных предпринимателей, которая не превышает 4 000 руб. за налоговый период. Таким образом, работодателю надлежит учитывать все подарки, выданные сотруднику. Когда суммарная стоимость подарков за год превысит 4 000 руб., то у работодателя возникнет обязанность налогового агента по НДФЛ;
в соответствии с действующими кодами видов доходов для отражения в отчетности по НДФЛ (утвержденных приказом ФНС России от 10.09.2015 № ММВ-7-11/387@) код дохода в виде подарка «2720» предусматривает вычет с кодом «501» в размере 4 000 руб. Для некоторых категорий граждан — ветеранов и инвалидов Великой Отечественной войны и др. — предусмотрен увеличенный вычет в размере 10 000 руб. (п. 33 ст. 217 НК РФ) с кодом «507»;
доход, превышающий льготную сумму 4 000 руб., облагается НДФЛ. Ставка налога зависит от налогового статуса сотрудника. Для налогового резидента ставка НДФЛ составляет 13 % (п. 1 ст. 224 НК РФ), для нерезидента — 30 % (п. 3 ст. 224 НК РФ). Обратите внимание, что льготные категории нерезидентов — беженцы, граждане стран — участников Договора ЕАЭС, высококвалифицированные иностранные специалисты и др. — остаются в первую очередь нерезидентами. Они, получая подарок, уплачивают НДФЛ по ставке 30 %. При изменении налогового статуса НДФЛ нужно пересчитать, в том числе и исчисленный при вручении подарка.

3. Выяснить, является ли стоимость подарка объектом для обложения страховыми взносами, и при необходимости рассчитать их. Договор дарения — это договор гражданско-правового характера, в котором предусматривается передача сотруднику в собственность имущества (п. 1 ст. 572 ГК РФ). При этом у организации не возникает объекта обложения по страховым взносам (п. 4 ст. 420 НК РФ). При вручении работнику ценного подарка в качестве вознаграждения за труд стоимость подарка входит в расчетную базу по страховым взносам в соответствии с НК РФ.

Отметим, что сотруднику при получении подарка следует уточнить, что у работодателя — налогового агента была возможность удержать НДФЛ. Сведения об удержанном налоге содержатся в справке 2-НДФЛ. В противном случае сотруднику нужно сообщить о своем доходе в виде полученного подарка, представив в ИФНС налоговую декларацию 3-НДФЛ.

Примечание

О том, как определить налоговый статус физического лица, зарегистрировать его в «1С:Зарплате и управлении персоналом 8» (ред. 3), отразить изменение налогового статуса в программе и рассчитать НДФЛ, см. в статье «НДФЛ у нерезидентов: учет в 1С:ЗУП 8».

Подарки сотрудникам в 1С:ЗУП 8 (ред. 3)

В программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» редакции 3 есть все необходимые механизмы для регистрации подарков сотрудникам, однако требуется их подключение и настройка.

Настройку и использование функциональности программы для регистрации подарков рассмотрим на примерах.

Пример 1

Сотрудник В.С. Боровских, который является налоговым резидентом РФ, получил к юбилею 50 лет подарок — бронзовую скульптуру коня стоимостью 2 000 руб. Ни коллективный договор, ни положение о премировании организации ООО «Статистическое учреждение» не предусматривают обязательного одаривания сотрудников в честь пятидесятилетия. Работодатель решил вручить подарок, и для В.С. Боровских — это доход с кодом «2720». Стоимость скульптуры — менее 3 000 руб., но при получении подарка В.С. Боровских поставил подпись о согласии в получении подарка в договоре дарения — ведомости вручения подарков. Ранее в течение года сотрудник уже получал подарки к праздникам на сумму 2 500 руб.

В организации ООО «Статистическое учреждение» практикуется дарение подарков, поэтому при настройке программы «1С:Зарплата и управление персоналом 8» редакции 3 соответствующая возможность подключается флагом Выдаются подарки и призы сотрудникам предприятия (меню Настройка — Расчет зарплаты).

Для регистрации подарка на закладке Зарплата следует создать новый документ Приз, подарок и установить флаг Подарок (рис. 1).

Рис. 1. Документ «Приз, подарок»

В документе Дата выдачи подарка 12.10.2018 регистрируется дата фактического получения дохода. С точки зрения НДФЛ — это доход с кодом «2720». Этому доходу соответствует вычет с кодом «501» в размере 4 000 руб. в год. В Примере 1 сотрудник за год получил подарки на сумму 4 500 руб. Вычет 2 500 руб. уже был применен при вручении предыдущих подарков. При регистрации очередного подарка применяется оставшаяся часть вычета 1 500 руб. НДФЛ исчисляется с 500 руб. по ставке 13 % (т. к. В.С. Боровских — налоговый резидент РФ) и составляет 65 руб. Исчисленный НДФЛ в документе Приз, подарок следует удержать при очередной выплате денег и перечислить не позднее следующего дня, т. е. дня, следующего за днем выплаты дохода.

При выплате 15.10.2018 зарплаты за сентябрь НДФЛ в размере 65 руб. удержан вместе с налогом на сентябрьскую зарплату (рис. 2).

Рис. 2. Удержание НДФЛ с натурального дохода при выплате денежных средств

Подарок передан работнику по договору дарения, поэтому он не стал объектом обложения страховыми взносами.

Пример 2

В отличие от Примера 1, не был заключен договор дарения при вручении В.С. Боровских бронзовой скульптуры коня к юбилею.

Cтоимость подарка — менее 3 000 руб., поэтому договор дарения можно было не заключать. При этом получается, что подарок был вручен в рамках трудовых, а не гражданских отношений, и подлежит обложению страховыми взносами, так как не перечислен среди необлагаемых выплат, закрепленных статьей 422 НК РФ.

В программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» редакции 3 для регистрации необходимости удержания страховых взносов следует в документе Приз, подарок (меню Расчет зарплаты — Призы, подарки) установить флаг Подарок (приз) предусмотрен коллективным договором. Страховые взносы со стоимости подарков будут исчислены при очередном начислении зарплаты в документе Начисление зарплаты и взносов, даже при отсутствии каких-либо начислений у этого сотрудника.

Пример 3

В.С. Боровских получил к юбилею подарочный конверт, содержащий 2 000 руб.

В соответствии с пунктом 1 статьи 572 ГК РФ работодатель может подарить сотруднику вещь, причем статья 128 ГК РФ указывает, что вещью могут быть и наличные деньги.

Денежный подарок от работодателя, не связанный с трудовой деятельностью (к празднику, юбилею и т. д.), — это доход сотрудника (п. 1 ст. 210 НК РФ) с кодом «2720».

Стоимость денежных подарков, как и подарков в натуральной форме, облагается НДФЛ в размере, превышающем 4 000 руб. за налоговый период, по ставке 13 или 30 % в зависимости от налогового статуса сотрудника.

Если в организации практикуется дарение денежных средств, то в программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» редакции 3 следует выполнить предварительную настройку (рис. 3).

Рис. 3. Настройка вид расчета для регистрации денежного подарка

В меню Настройка — Начисления — кнопка Создать следует создать новое Начисление.

На закладке Основное следует:

в поле Наименование ввести название начисления, например «Подарок деньгами»;
в поле Назначение начисления указать Прочие начисления и выплаты;
в поле Начисление выполняется выбрать По отдельному документу;
вид документа установить Разовое начисление.

На закладке Налоги, взносы, бухучет в поле НДФЛ переключатель необходимо установить на поле облагается и указать код дохода — 2720.

Сумма, освобождаемая от налогообложения (не более 4 000 руб. за налоговый период), отражается как вычет с кодом «501» и в программе применяется к доходу с кодом «2720» по умолчанию. В поле Категория дохода необходимо выбрать Прочие доходы.

В организации практикуется оформление договоров дарения для подарков на любую сумму, а не только для тех, стоимость которых превышает 3 000 руб. Для страховых взносов в поле Вид дохода необходимо выбрать Доходы, не являющиеся объектом обложения страховыми взносами. Настройка Начисления выполняется однократно. Для отражения денежного подарка в программе следует в меню Зарплата создать документ Разовые начисления. В качестве Начисления в документе выбирается настроенный вид начисления «Подарок деньгами». Для выбранного сотрудника в поле Результат указывается величина денежного подарка. НДФЛ исчисляется с учетом вычета 4 000 руб. и всех подарков (доходов с кодом «2720») в натуральном и денежном выражении, зарегистрированных для сотрудника в текущем налоговом периоде (в текущем году).

Дата фактического получения дохода в виде денежного подарка — день его выплаты (пп. 1 п. 1 ст. 223 НК РФ). Удержанный с такого подарка налог необходимо перечислить в бюджет не позднее дня, следующего за днем его выплаты сотруднику (п. 6 ст. 226 НК РФ).

Как в 1С:ЗУП 8 редакции 3 указать, что стоимость подарка сотруднику нужно включить в расчетную базу по страховым взносам

Как в 1С:ЗУП 8 редакции 3 настроить выдачу сотруднику подарка в денежной форме

Как в 1С:ЗУП 8 версии 3.1.8 оформить выдачу сотруднику подарка в денежной форме

Источник

Вручение подарков работникам – это один из доступных способов их мотивации и поощрения. Однако при передаче имущества есть налоговые и правовые последствия, о которых изложим в статье.

Как оформить подарок работнику

Подарки сотрудникам и их детям обычно вручаются безвозмездно. Если даритель – компания и стоимость передаваемого имущества превышает 3 тыс. рублей, в обязательном порядке оформляется письменный договор дарения. При цене ниже лимита – договор можно заключить как в устной, так и в письменной форме. Для снижения налоговых рисков и подтверждения нетрудового характера дохода безопаснее оформить письменное соглашение с сотрудником независимо от стоимости подарка.

Решение о вручении подарков принимается руководителем компании и закрепляется приказом. В этом документе необходимо указать сведения о закупке и вручении подарков, сроки выполнения, а также полный перечень (ведомость) сотрудников и иных физических лиц, которым они будут вручаться. Например, новогодние подарки работникам можно оформить приказом со списком сотрудников и количеством подарков, вручаемых каждому.

Для документирования и отражения в бухгалтерском учете потребуются первичные документы, связанные с приобретением имущества, которое будет вручено в качестве подарка. Применение контрольно-кассовой техники при выдаче подарков сотрудникам или их детям не требуется. Выдача подарков сотрудникам не требует оплаты либо удержания денежных средств из зарплаты этих сотрудников. Это один из способов поощрения и материального стимулирования, которые не происходит из расчетов согласно ст. 1.1 Закона от 05.05.2003 № 54-ФЗ.

Положение о подарках работникам

Положение о подарках работникам – это локальный нормативный документ, в котором регламентируют правила и условия получения имущества сотрудниками, а также – условия дарения, которые должны быть соблюдены для передачи подарков компанией. Главное назначение этого документа – формализация и регламентация бизнес-процессов компании, связанных с подарками.

Российское законодательство не обязывает юридические лица формировать и утверждать положение, его состав и порядок использования находится в зоне ответственности компании. Положение о подарках может быть создано в качестве отдельного документа или быть частью другого локального регламента по решению руководства (например, положения о премировании). Установленные в документе правила не должны противоречить трудовому праву и ущемлять права одаряемых.

Положение может регламентировать вручение подарков не только сотрудникам, но и контрагентам и партнерам компании. В нем можно закрепить правила согласования при получении или вручении имущества. Принятый в организации регламент может устанавливать лимиты стоимости, условия отказа в выдаче и другие ключевые правила, связанные с получением и вручением подаренного имущества.

НДФЛ

Подарки облагаются налогом на доходы физических лиц в общем порядке, независимо от статуса одариваемого: налог придется заплатить за подарки, полученные действующими и бывшими сотрудниками компаниями, а также их детьми. Налог уплачивается, если совокупная стоимость всех подарков за год превысит 4 тыс. рублей. Количество вручений и виды подарков не влияют на сумму НДФЛ: если их общая стоимость выше установленного лимита, налог придется заплатить.

Для материальной помощи и других видов единовременных выплат, которые вручаются или выплачиваются в виде подарков, действуют специальные правила налогообложения. В общем случае освобождаются от НДФЛ выплаты в пределах 4 тыс. рублей в течение календарного года. Для материальной помощи при рождении ребенка установлен более высокий предел освобождения – 50 тыс. рублей. Он будет действовать при выплате денежных средств в течение одного года со дня рождения ребенка.

Налог рассчитывается с общей стоимости подарков, превышающей 4 тыс. рублей. Стоимость подарков определяется с учетом входного НДС, если он есть. Если имущество приобретено без НДС, то в налоговую базу по НДФЛ включите стоимость подарка без НДС. Дополнительно начислять НДС не нужно. Налог на доходы удерживается при первой же выплате денежных средств сотруднику, при этом общая сумма налога, удерживаемая из дохода сотрудника, не должна превышать 50 процентов от суммы выплаты.

Пример расчета НДФЛ с подарков.

В январе 2022 года сотрудник получил подарок к юбилею компании стоимостью 3 тыс. рублей (с учетом НДС). Дополнительно ко дню рождения в мае 2022-го был вручен подарочный набор стоимостью 2 400 рублей (в том числе НДС – 400 рублей). Общая стоимость полученных подарков за 2022 год превысила необлагаемый лимит. Необходимо удержать НДФЛ при первой выплате зарплаты после майского подарка. Сумма удержанного налога определяется по формуле: НДФЛ = (3 000 руб. + 2 400 руб. – 4000 руб.) х 13 % = 182 рубля.

Если организация не осуществляет выплаты одаряемому, то НДФЛ не удерживается, о нем необходимо сообщить в ИФНС не позднее 1 марта следующего года. Сведения о невозможности удержать налог агентом указываются в разделе 2 декларации 6-НДФЛ.

Страховые взносы

Необходимость уплаты страховых взносов со стоимости вручаемых подарков зависит от документального оформления передачи имущества. Письменный договор дарения освобождает организацию от начисления и уплаты страховых взносов. Это связано с тем, что гражданско-правовой договор перехода право собственности на имущество не признается объектом обложения.

При отсутствии договора дарения страховые взносы необходимо начислять на подарки стоимостью свыше 3 тыс. рублей, это будет рассматриваться контролирующими органами как оплата труда в натуральной форме.

Подарки детям работников не облагаются взносами на обязательное пенсионное, социальное, медицинское страхование и страхование от несчастных случаев. При передаче имущества не возникает объект начисления взносов, так как у организации нет трудовых и гражданско-правовых отношений с одаряемыми. Подарки бывшим работникам (аналогично детским) освобождены от платежей во внебюджетные фонды.

НДС

С точки зрения налогового законодательства при передаче подарков сотрудникам или их детям организация проводит безвозмездную передачу имущества, которая признается реализацией и облагается НДС. От налога освобождены товары и услуги, перечисленные в п. 2 ст. 149 НК РФ. Например, льгота будет действовать для билетов в театр, проездных билетов на общественный транспорт и др.

Дополнительный способ освободиться от НДС при передаче подарков – включить это имущество в систему оплаты труда. Для этого условия и порядок вручения имущества необходимо описать во внутренних документах организации (коллективном договоре, положении о премировании). В соответствии с НК РФ расчеты в рамках оплаты труда не относятся к реализации, а значит, объект налогообложения НДС не возникает. В иных случаях начисление и учет НДС являются обязательным.

Алгоритм определения суммы налога зависит от стоимости приобретаемого имущества: без «входящего» НДС или с учетом. Если в цене подарка не было налога, его необходимо определить исходя из рыночной стоимости подаренного имущества. Сумма налога определяется по формуле: НДС = стоимость подарка (без НДС) х 20 % (10 %).

Если при приобретении НДС был выделен, то налоговая база определяется как межценовая разница. Используйте формулу: НДС = (рыночная стоимость подарка с НДС – покупная стоимость с НДС) х 20/120 (10/110).

Важно: в соответствии с позицией Минфина РФ при наличии всех обязательных условий входной НДС по активам, которые впоследствии будут подарены, можно принять к вычету на общих основаниях.

Проводки

Бухгалтерский учет подарков сотрудникам разделен на две составляющие: приобретение имущества, которое будет передано, и отражение в учете факта выдачи подарков. Покупка отражается типовым образом:

Дт 10 Кт 60 – фактическая стоимость подарков;

Дт 19 Кт 60 – «входящий» НДС (при наличии оснований);

Дт 68 Кт 19 – принятие НДС к вычету;

Дт 60 Кт 50 (51) – наличная (безналичная) оплата приобретения.

Если в качестве подарка будут выступать сертификаты или иные документы, дающие право на оказание услуг (работ), например, билеты в театр или путевки, то они учитываются на счете 50.03.

Важно: бухгалтерское законодательство допускает списание стоимости подарков сразу на 91.02, без использования счета учета ТМЦ. Правила учета, действующие в вашей компании, необходимо закрепить в учетной политике.

Для дополнительного контроля и учета имущества, приобретенного для передачи работникам, возможно организовать учет на отдельном забалансовом счете, например, на 013 «Имущество, предназначенное для выдачи в качестве подарков». Забалансовый учет, аналогично учету обычных ТМЦ, можно вести в количественном и стоимостном выражении.

При передаче работникам подарков необходимо выполнить следующие записи:

Дт 73 Кт 10 – списание имущества с баланса;

Дт 91 Кт 73 – подарок учтен в составе расходов;

Дт 91 Кт 68 – начислен НДС по безвозмездной передаче;

Дт 70 Кт 68 – удержание НДФЛ при превышении лимита стоимости;

Дт 99 Кт 68 – начисление ПНО (20 процентов от стоимости подарка).

Если подарки выдаются за трудовые достижения, например, выполнение плана продаж или производственного задания, то списание стоимости подаренного имущества осуществляется на счете 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда». При этом действуют правила учета и налогообложения заработной платы.

Источник

Время от времени организации выдают подарки своим сотрудникам – это могут быть дни рождения, годовщины работы, но чаще всего среди компаний можно встретить подарки сотрудникам на Новый год.

Иллюстрация: Вера Ревина / Клерк.ру

В статье рассмотрим нюансы предоставления подарков сотрудникам, а также их отражение в программах 1С.

Подарки и законодательство

Выдача подарков – это не обязанность, а право работодателя. Четкого определения, что является подарком в трудовом законодательстве нет – это могут быть любые вещи, оборот которых не запрещен на законодательном уровне.

Важно учесть нюанс: если стоимость подарка от юридического лица превышает 3 000 руб., то должен быть заключен договор дарения.

Также работодателю необходимо учесть, что при выдаче подарка своему сотруднику издается дополнительный приказ о его поощрении – для этого можно использовать унифицированную форму Т-11, в случае выдачи подарка группе сотрудников – Т-11а.

Подарки, выданные сотрудникам, являются их доходом – об этом свидетельствует п. 1 ст. 210 НК, но если сумма подарки менее 4 000 руб. (в рамках одного налогового периода), то она освобождается от обложения НДФЛ.

С суммы, превышающей указанный предел, нужно исчислить налог по следующим ставкам:

13%, если получателем является резидент РФ;
30%, если сотрудник-нерезидент РФ.

Рекомендованные коды отражения дохода в виде подарка в части учета НДФЛ 2720 и 2721. В отношении сумм, которые входят в предельную базу 4 000 руб., используется специальный вычет 501 «Вычет из стоимости подарков, полученных от организаций и индивидуальных предпринимателей».

В случае выдачи подарков в натуральной форме их фактической датой получения будет признаваться дата передачи подарка сотруднику – учитывайте этот факт при формировании регистров и отчетности по НДФЛ.

В отличие от НДФЛ, страховые взносы исчислять предприятию не требуется(п. 4 ст. 420 НК).

Отражение подарка сотрудникам в «1С:Зарплата и управление персоналом» (ред. 3.1)

Если ранее в программе не использовался функционал по выдаче подарков сотрудникам, то первое, с чего следует начать – это настройка программы.

Перейдите в Раздел «Настройка» и выберете «Расчет зарплаты».

В открывшихся настройках установите флаг «Выдаются подарки и призы сотрудникам предприятия».

После загрузки настроек в разделе «Зарплата» появится новый документ «Призы, подарки» (блок «См. также»), который создается для того, чтобы отразить суммы подарков, выданные сотрудникам с целью корректного учета страховых взносов, НДФЛ и отражения сумм в соответствующей отчетности.

Отметим, что «Призы, подарки», в отличие от таких документов, как «Разовое начисление», «Премия» и другие, не подлежит выплате – у предприятия после него не образуется задолженность перед сотрудником, т. к. в программе заложен механизм, который предполагает то, что выдача подарков и призов будет происходить в бухгалтерской программе.

Рассмотрим создание документа. В графе «Месяц» указывается месяц, которым будут зарегистрированы суммы во всех аналитических отчетах программы, поэтому рекомендуется указывать месяц, в которым подарок был выдан сотруднику.

По умолчанию в поле «Дата» проставляется дата компьютера, но она находится в свободном для редактирования доступе – эта дата будет учтена при печати Приказа о поощрении.

«Счет, субконто» – в данном поле следует указать способ отражения затрат на выдачу подарка для целей бухгалтерского учета. Если не заполнять графу, информация по умолчанию будет подобрана из карточки сотрудника.

После заполнения реквизитов укажите конкретную дату выдачи подарков, код дохода и вычета – по умолчанию это 2720 и 501, соответственно.

В табличную часть добавьте сотрудника, которому выдан подарок и его сумму.

Если сумма подарка менее 4 000 руб., она автоматически продублируется в графу «Сумма вычета» и аннулирует НДФЛ.

Для корректного заполнения печатной формы в подвале документа заполните графу «Мотив поощрения». После этого проверьте данные и сохраните документ.

В расчетном листке сумма подарка будет отражена в поле «Справочно».

Если по каким-то причинам нужно отражать выплату суммы подарков именно в программе «1С: Зарплата и управление персоналом», то в таком случае для начисления лучше использовать документ «Разовое начисление» (Радел «Зарплата»).

Отражение подарка сотрудникам в «1С:Бухгалтерия предприятия» (ред. 3.0)

Так как в «1С: Бухгалтерия предприятия» ограниченный функционал в части зарплатного учета, порядок оформления выдачи подарков сотрудников будет иным.

В первую очередь, следует создать начисление, отличное от стандартных зарплатных доходов сотрудника. Для этого перейдите в раздел «Зарплата и кадры» – Блок «Справочники и настройки» – «Настройки зарплаты». Раскрыв блок «Расчет зарплаты» выберете ссылку «Начисления» и создайте новый элемент справочника.

Заполните начисление согласно данным, приведенным в таблице ниже.

Сохраните начисление, воспользовавшись командой «Записать и закрыть».

Чтобы начислить сотруднику стоимость подарка, перейдите в документ «Начисление зарплаты и взносов» (раздел «Зарплата и кадры»). Подберите нужного сотрудника и, встав на строчку с ним, над табличной нажмите на Кнопку «Начислить» – откроется список предлагаемых начислений. В списке выберите ранее созданное начисление «Стоимость подарка».

В открывшемся окне укажите сумму, а также проверьте код вычета (501) и его сумму.

После проведения документа за сотрудником будут закреплены суммы дохода, вычета и налога для целей учета НДФЛ.

Если НДФЛ с подарка нужно отразить в корреспонденции со счетом 73.03 «Расчеты по прочим операциям», то создайте документ «Операция, введенная вручную» (радел «Операции»), перенеся суммы со счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» на 73.03 с помощью проводки Дебет – 73.03 – Кредит – 70.

Источник

Подарки персоналу нужно не только выдать, но и правильно оформить и учесть. Если этого не сделать могут возникнуть проблемы с контролирующими органами. Разберемся, какими документами сопровождается выдача подарков работникам в 2020 году.

Какие подарки бывают?

Порядок оформления и выдачи подарка зависит от основания, по которому он вручается:

В качестве поощрения за добросовестный труд (ст. 191 ТК РФ).

Возможность награждения сотрудника ценным подарком прямо предусматривается ТК РФ, наравне с премией, благодарностью и почетной грамотой. Основанием его вручения является трудовой договор, а точнее осуществляемая работником деятельность.

К празднику или памятному событию.

Такой подарок не связан с трудовой деятельностью сотрудника и передается ему безвозмездной основе. Основанием его выдачи выступает договор дарения, заключаемый в устной или письменной форме в зависимости от стоимости презента.

Рассмотрим подробнее, порядок документального оформления выдачи сотруднику указанных подарков.

Какими документами оформляется выдача ценного подарка?

Поощрение сотрудника ценным подарком за добросовестный и ответственный труд оформляется следующими документами:

Представлением на поощрение (служебная записка).

Этот документ составляется непосредственным начальником сотрудника. В нем он описывает необходимость поощрения своего подчиненного, указывает его заслуги, послужившие основанием для принятия решения о поощрении. Представление или служебная записка направляется руководителю организации на рассмотрение. Ознакомиться с порядком и образцом составления этого документа вы можете в статье «Представление к поощрению (образец)».

Приказом о поощрении.

Приказ составляется, как правило, на основании представления или служебной записки. Если руководитель может оценить работу сотрудника самостоятельно, то приказ выносится на основании его решения. Этот документ составляется по унифицированной форме Т-11 (если подарок вручается одному сотруднику) или Т-11а (если поощряется сразу несколько работников). Его можно оформить и в свободной форме, но лучше использовать типовой бланк. Это исключит риск возникновения претензий со стороны проверяющих, если у них возникнут сомнения в обоснованности такого поощрения. Подробную информацию о порядке заполнения этого документа вы можете узнать из статьи «Составляем приказ о поощрении сотрудника».

Данные о вручении ценного подарка вносятся в трудовую книжку и личную карточку сотрудника (п. 4 ст. 66 ТК РФ, п. 24 Правил ведения и хранения трудовых книжек, утв. Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225).

Какими документами оформляется выдача подарка к празднику?

Выдачу подарка к празднику, памятной дате или событию, произошедшему в жизни сотрудника, нужно сопроводить следующими документами:

Приказом о выдаче подарка.

Оформляется в свободной форме с указанием обязательных сведений о наименовании работодателя, реквизитах документа, перечне сотрудников, которым передается подарок и основаниях его вручения. В этом документе можно также дать поручение ответственному работнику на закупку подарков. Ознакомиться с порядком и образцом составления приказа на выдачу подарков по случаю Нового года этого вы можете в этой статье.

Ведомостью выдачи подарков.

Этим документом подтверждается факт передачи работнику подарка. Составляется ведомость в свободной форме с указанием: кому передается презент, даты его передачи и подписи сотрудника его получившего. Также в нее можно внести стоимость подарка и его название. Ознакомиться с образцом составления ведомости можно в этой статье.

Договором дарения.

Этот документ заключается в устной форме, если стоимость подарка не превышает 3 000 руб. Если дарителем выступает организация и стоимость подарка превышает 3 000 руб. договор дарения заключается только в письменной форме (п. 2 ст. 574 ТК РФ). Обратите внимание, что этот документ составляется лишь при вручении подарков, не связанных с трудовой деятельностью. Составить его можно и при стоимости презента менее 3 000 руб., это обезопасит вас от возможных претензий со стороны проверяющих органов .

Подводим итоги

Подарок, вручаемый в качестве поощрения за труд, оформляется приказом по форме Т-11 или Т-11, а данные о нем вносятся в трудовую книжку.
Подарок к празднику вручается на основании приказа о выдаче подарка и ведомости, подтверждающей передачу презента сотруднику.
Если стоимость подарка к празднику превышает 3 000 руб. дополнительно нужно заключить договор дарения в письменной форме.

Источник