Почему аутсорсинговая компания может предоставить более дешевую услугу

В статье расскажем, почему аутсорсинг дешевле штатной бухгалтерии и почему обоснования других аутсорсеров в духе: «‎вы не платите зарплату, страховые взносы, 1С и офис»‎ — буллшит.

Большинство аутсорсинговых компаний на своем сайте указывают, что их услуги дешевле штатной бухгалтерии. Аргументы сводятся к: клиенту не придется платить зарплату, страховые взносы, оплачивать больничные, офис и другие расходы на штатного сотрудника.

Однако аутсорсинговые компании не пишут, что все эти расходы они берут на себя и зашивают эти расходы в стоимость своих услуг, включая операционные расходы и прибыль.

Получается, что когда компания пользуется услугами аутсорсинговой компании, для нее все расходы на бухгалтерию выходят дороже в 2-3 раза?

Почему аутсорсинг дешевле штатной бухгалтерии

Основная причина, почему аутсорсинг дешевле штатной бухгалтерии — расходы компании на бухгалтерию становятся переменными, а не постоянными.

Сейчас объясним.

Когда компания небольшая, то у сотрудника может не хватать задач, чтобы сотрудник эффективно работал полный рабочий день. Сотрудник может сделать свои задачи за 2 часа, а остальное время отдыхать. Либо сотрудник может растягивать задачи на целый день, когда их можно сделать за 2 часа.

При этом, как сотрудник получал 80 000 рублей на руки, так и будет получать (средняя зарплата бухгалтера в единственном лице в Москве, который сможет нормально сдать отчетность и посчитать зарплату) — для компании это постоянные расходы и они всегда будут такими в независимости от нагрузки сотрудника (если нет сложной системы KPI и вознаграждений).

Общая нагрузка сотрудника за месяц получается следующей:

В управлении проектами и человеческими ресурсами есть показатель, который показывает эффективность труда — утилизация. Управляя этим показателем, компании оказывающие услуги, контролируют себестоимость и рентабельность проектов (хотя контроль утилизации необходим всем компаниям, чтобы контролировать раздутость штата и эффективность сотрудников). Чем показатель выше, тем лучше для компании.

Показатель рассчитывается следующим образом:

В нашем случае:

Это крайне низкий показатель, который показывает, что ресурсы расходуются нерационально и компания теряет деньги.

Показатель, к которому стремится большинство компаний — 80%. Т.к. сотрудники не могут работать эффективно полный рабочий день.

Т.е. сотрудники при полной нагрузке работают эффективно:

Теперь рассчитаем себестоимость часа.

Если учесть расходы компании чисто на ФОТ и страховые взносы с зарплатой сотрудника на руки в 80 000 рублей:

Если компания решит обратиться в аутсорсинговую компанию, то она не будет покупать 168 часов рабочего времени. Компания купит 42 рабочих часа — именно столько, сколько нужно для выполнения всех задач.

Средняя часовая ставка аутсорсинговых компаний в Москве — 1500 рублей/час.

Соответственно компания заплатит аутсорсинговой компании:

Если у компании снизится активность на 10 часов, то компания заплатит на 15 000 рублей меньше, если наоборот повысится на 10 часов, то компания заплатит на 15 000 рублей больше.

Именно за счет этого механизма и достигается меньшая стоимость услуг аутсорсинговой компании по сравнению с штатным сотрудником.

Однако чем больше эффективная нагрузка на штатного сотрудника, тем ниже себестоимость часа для компании и при определенном количестве часов аутсорсинг может стать дороже, чем содержание штатного сотрудника. В нашем примере это находится из уравнения:

При ставке аутсорсинговой компании в 1500 рублей/час, зарплате штатного сотрудника на руки в 80 000 рублей и нагрузке сотрудника в 72 часа и более, содержание штатной службы будет обходиться дешевле. Если в расходах учитываем только ФОТ и страховые взносы.

Для корректного расчета нужно взять P&L из финансовой отчетности компании и также включить другие расходы, которые напрямую относятся к затратам на бухгалтерию и которые возьмет на себя аутсорсер: отпуска, больничные, ПО, обучение, HR и другие расходы, которые компания относит к прямым на бухгалтерию.

Также отметим, что у аутсорсинговой компании не всегда единая фиксированная ставка. Компания может применять различные модели, например:

1. Использовать систему грейдов

2. Использовать разные ставки для различных позиций:

В некоторых случаях, аутсорсинговая компания может выделить на проект сотрудника с ставкой, которая равна себестоимости (ФОТ + страховые взносы). Например, на обработку документов, если их много. А подготовку отчетности и зарплату считать по нормальной ставке. В этом случае общая рентабельность проекта будет ниже, но аутсорсинговая компания может получить клиента с которого будет получать прибыль.

Такой прием давно используется в маркетинге: компания продает какой-то продукт по себестоимости или ниже, привлекая клиентов, которые также покупают другие продукты с которых компания получает прибыль. В нашем случае единый продукт делится на участки работ, которые тарифицируются отдельно.

Кстати в этом случае, если аутсорсинговая компания понимает свою финмодель и может отстроить процессы на проекте, она может гарантированно предлагать стоимость услуг ниже, чем стоимость штатной бухгалтерии в Москве при любом составе штатной бухгалтерии компании в Москве, хоть там 1 человек или 10. Например, так делаем мы

Однако равны ли 42 часа, которые тратит штатный специалист 42 часам специалиста из аутсорсинговой компании? На самом деле не всегда. При каких условиях? Расскажем ниже.

Производительность бухгалтерии

Не всегда 40 часов, которые нужны штатному бухгалтеру, чтобы выполнить задачу равны 40 часам специалиста аутсорсинговой компании.

Опыт аутсорсинговой компании

Аутсорсинговая компания изучает каждый процесс в бухгалтерии и регламентирует его, чтобы уменьшать себестоимость и повышать эффективность. Аутсорсинговая компания ведет базу знаний, где фиксирует все новые знания и опыт, полученные на проектах, чтобы в дальнейшем этот опыт и знания можно было применить к другому проекту в формате ctrl+c ctrl+v, если нет дополнительной специфики.

Если учесть, что аутсорсинговая компания может вести сотни и тысячи компаний, то можно представить, какой внутренний объем знаний есть у компании.

Поэтому в ситуациях, когда штатный специалист сталкивается с неизвестной задачей: как получить льготы Минцифры; как работать с самозанятыми; как и что написать в ТЗ для программиста и когда делать автоматизацию не ради автоматизации; как устроить иностранного сотрудника или возместить НДС из бюджета.

У сотрудника может уйти дополнительное время на изучение этого вопроса и изучение практик коллег. При этом результат будет неизвестен, т.к. решение не обкатывалось сотрудником.

В аутсорсинговой компании в этом случае есть инструкции, как это делать правильно и быстро, чтобы клиент получил нужный результат. За счет этого возможна экономия времени.

Штатный бухгалтер может потратить на поиск решения и выполнение задачи 5 часов, а специалист аутсорсинговой компании сможет найти решение в базе знаний и решить задачу за 1 час.

Коллективный разум

Иногда возникают задачи, которые могут быть характерны именно для этой компании и любое другое шаблонное решение не будет работать. Обычно эти ситуации связаны с учетной системой (1С и другим ПО) и управленческим учетом, либо налоговым консалтингом.

В этом случае аутсорсинговая компания, как и штатная бухгалтерия начинают исследование и пытаются найти решение задачи.

Однако в штатной бухгалтерии над задачей могут думать 1-2 человека (зависит от численности бухгалтерии и иерархии в отделе), а в аутсорсинговой компании к задаче могут подключиться 3 и более человек: руководитель проекта; сотрудник, который выполняет задачу; внутренний штатный консультант.

Также могут подключаться специалисты смежных специальностей: программисты 1С, финансисты, налоговые юристы, методологи, аудиторы.

Аутсорсинговая компания может привлечь нужных специалистов с похожим опытом в предметной области, чтобы быстрее и с нужным результатом решить задачу.

Автоматизация процессов

В бухгалтерии большую часть времени занимает обработка первички, исправление косяков в учетной системе и рутинные операции в 1С.

Первичная документация

На обработку 1 бумажного документа (акта, накладной, УПД) с 5 позициями номенклатуры уходит в среднем 10 минут. При условиях:

Если использовать OCR (оптическое распознавание символов с документа pdf или png), то время полной обработки бумажного документа можно сократить до порядка 7 минут.

Если настроить ЭДО и синхронизировать его с 1С, то возможно сократить время полной обработки документа до 4 минут.

Однако жизнь документа на этом не заканчивается. Налоговая может запросить любой документ в течение 3 следующих налоговых периодов. Иногда в бухгалтерии не ведется реестр документов, нет системы в хранении документов, нет электронного архива сканов документов.

В этом случае поиск документа может затянуться на десятки минут — это серьезные потери времени.

Аутсорсеры жестко контролируют себестоимость и нормативы по обработке документов — чем быстрее обработается документ, тем ниже будет себестоимость. Поэтому аутсорсеры внедряют ЭДО, электронные архивы на базе облачных технологий (используют готовые решения или разрабатывают собственные), используют OCR для обработки документов.

При этом нужно не забыть про качество. Поэтому некоторые аутсорсеры делают дополнительные проверки. Например, в нашей компании первичку вводит бухгалтер по первичке, затем ставится задача на главного бухгалтера, чтобы он проверил каждый документ, чтобы сумма налога считалась корректно.

У штатной бухгалтерии не всегда есть мотивация внедрять технологии и становиться современными, чтобы эффективнее работать, т.к. зарплата фиксирована, на все задачи хватает времени, можно поработать по классике с бумагой не запариваясь с процессом.

В этом случае штатная бухгалтерия может обрабатывать документы за 30 часов, в то время, как аутсорсеру будет достаточно 20 часов.

Исправление косяков в учетной системе

Проблема актуальна для старых программных продуктов 1С, которые дополнительно были дописаны и переписаны программистами.

В этом случае бухгалтерия может тратить время на «борьбу» с программой и будет просить руководство переехать на новую версию. При этом переезд на новую версию обойдется дополнительными расходами, а расходы на бухгалтерию останутся прежними.

Ну и зачем тратить дополнительные деньги, если в итоге для компании ничего не поменяется?

Другое дело, если с переездом на новую версию программы компания сможет:

Первый вариант можно реализовать с штатной бухгалтерией, в этом случае функция финансового менеджера может упроститься.

Вторая история с штатной бухгалтерией сложнореализуема.

Уменьшение расходов на бухгалтерию означают сокращение штата, при этом сокращение может составлять не целую штатную единицу, а например 0,3-0,5 штатной единицы. Если в этом случае уволить сотрудника, то нагрузка перераспределится неравномерно по остальным членам команды, другие сотрудники могут стать перегруженными. Они начнут делать ошибки и выгорать.

Поэтому большинство компаний не переезжают на новые версии программ: для компании расходы не изменятся, а если изменятся, то только за счет сокращения бухгалтерии, на что вероятнее всего штатный отдел не пойдет.

С аутсорсингом такое дело возможно, т.к. функция бухгалтерии на аутсорсинге — переменные издержки для компании. Если после переезда и улучшения учетной системы нагрузка снизится на 15 часов в месяц, то аутсорсер может снизить стоимость услуг на соответствующую величину.

Однако может возникнуть логичный вопрос — зачем аутсорсеру уменьшать свою выручку и прибыль? Но если мы вспомним про то, что некоторые часы сотрудников на работу аутсорсер может закладывать по себестоимости или с меньшей рентабельностью, то может произойти следующее:

Много текста, объясним на цифрах:

Аутсорсер предлагает переезд на новую программу за 100 000 рублей, при этом аутсорсер сэкономит 25 часов первичника в месяц:

Рентабельность проекта увеличилась на 2,5%, выручка уменьшилась на 15 000 рублей, а ежемесячная валовая прибыль с проекта уменьшилась на 6 000 рублей в месяц. Может показаться, что аутсорсеру невыгодно что-то менять.

Однако у аутсорсера освободилось 25 часов первичника для других проектов. Аутсорсер может направить эти часы на другие проекты и сделать ставку не в 600 рублей/час, а например в 1000 рублей/час.

В этом случае:

После всех манипуляций и перераспределения мощностей:

Поэтому у аутсорсера есть мотивация для внедрения автоматизации и снижения стоимости услуг и эта мотивация чисто коммерческая. В этом случае можно добиться win-win результата:

Либо возможен второй вариант, когда аутсорсер за собственный счет проводит переезд и доработки 1С, а для клиента стоимость остается на прежнем уровне. Аутсорсер также уменьшит нерентабельные часы первичника и направит их на другой проект, при этом стоимость обслуживания для клиента не поменяется.

При этом для доработок 1С аутсорсер может использовать штатного 1С специалиста у которого есть часы, которые не используются на внешних проектах. Поэтому у аутсорсера может не быть потери выручки и валовой прибыли от использования штатного программиста, а расходы останутся неизменными. Зарплата 1С программиста — постоянный расход для аутсорсера.

В этом случае:

В этом случае у клиента не будет дополнительных расходов, а аутсорсер увеличит валовую прибыль и повысит качество учета за счет переезда на более удобную программу.

В любом случае у аутсорсера есть мотивация для того, чтобы делать бухгалтерию более качественной и эффективной, чтобы тратить на работу меньше времени и давать нужный результат для клиента, чтобы клиент дольше оставался с аутсорсером и приносил больше прибыли.

Рутинные операции в 1С

К этим операциям можно отнести обработку документов, изменения в документах или перенос данных из одной системы в другую. Например:

Здесь соблюдается аналогичная логика по повышению производительности, которая была разобрана выше.

Штатной бухгалтерии может быть удобно работать в привычном формате и не гнаться за автоматизацией и увеличением эффективности:

Например, штатная бухгалтерия тратит дополнительные 20 часов в месяц, чтобы перебить данные из 1С: УТ в 1С: БП. Бухгалтерия просит сделать доработку 1С за 50 000 рублей.

Директор: «‎Окей. Вот потратим мы 50 000 рублей. Что в итоге изменится? Мы уменьшим расходы?»‎

Бухгалтерия: «‎Ну, мы не будем руками перебивать данные и будем допускать меньше ошибок. Расходы на зарплату будут такими же»

Директор: «‎А сколько ошибок мы уже сделали и сколько эти ошибки нам стоили?»

Бухгалтерия: «‎Ошибок не было»

Директор: «‎Тогда давайте дальше так и работать»

Такая ситуация происходит достаточно часто. У компании могут быть крутые штатные бухгалтеры, которые хотят автоматизировать процессы и исключить ручной труд. Однако автоматизация будет ради автоматизации, т.к. компания не заметит эффекта в денежном выражении или качестве ведения учета.

В случае аутсорсинга, аутсорсер может предложить сделать доработку за дополнительную стоимость и при этом уменьшить стоимость услуг на соответствующее количество уменьшения часов, чтобы доработка окупилась за разумное количество времени. Либо сделать все работы самостоятельно за собственный счет и оставить текущую стоимость услуг.

Компания сможет улучшить качество учетных процессов и дополнительно сэкономить.

Скорость работы

Сотрудники аутсорсинговой компании мотивированы в том, чтобы они вели как можно больше клиентов и делали как можно больше выручки или прибыли для компании. Для этого вознаграждение сотрудников привязывается к размеру выручки или прибыли, которую генерируют сотрудники.

Больше принес компании — больше получил зарплату.

Однако есть обратная сторона такой мотивации — сотрудник может поспешить или взять на себя слишком большой объем работы.

Поэтому аутсорсинговые компании делают следующее:

С помощью правильной мотивации, умных специалистов, контроля нагрузки и системы подстраховки аутсорсинговые компании достигают более высоких скоростей в работе и более высокого качества учета.

Итого

Отказываются от услуг штатных исполнителей в пользу специализированных компаний не только мелкие фирмы. В качестве классического примера приводят компании IKEA и NOKIA. Шведский мебельный гигант сотрудничает более чем с 2 500 сторонними организациями для оформления бухгалтерской отчетной документации. По зарубежным исследованиям, еще четверть века назад удельный вес компаний в США, передающих по аутсорсингу производственные или сервисные операции, составлял 86%.

Какие функции отдают

Аутсорсинг (англ. Outsourcing)  — передача по договору непрофильных функций компании внешним исполнителям, специализирующимся на реализации этих конкретных видов услуг. Традиционно в Новосибирске чаще используют услуги бухгалтеров, системного администрирования, юристов и рабочего персонала: охранников, уборщиц, кассиров. В последнее время на аутсорсинг отдают функции маркетологов, pr-менеджеров, операторов колл-центров, рекрутеров.

По словам Рады Малышевой, управляющего директора компании APRA, пока услуги аутсорсинга маркетинга развиты достаточно слабо, по сравнению с аутсорсингом бухгалтерских или IT-услуг. «Далеко не все компании регионального масштаба задумываются о необходимости маркетолога в принципе. Это сегодня своего рода не необходимость, а роскошь. Как правило, сегмент ограничен компаниями, находящимися в условиях активной конкуренции, либо на переломном этапе развития — создание нового продукта, выход на новые рынки».

Чем выгодно

Системы передачи определенных функций на откуп сторонним исполнителям имеют для компании-заказчика довольно много плюсов. К ним относят: сокращение фонда зарплат по сотрудникам, налогов на эти зарплаты, трат на обучение работников (скажем, повышение квалификации бухгалтеров). Аутсорсеры не ходят на больничный и в отпуск, не опаздывают и не сидят в рабочее время в социальных сетях.

Кроме экономии на персонале, к плюсам аутсорсинга стандартно относят экономию на оборудовании рабочего места и арендной плате за него. Скажем, в Новосибирске эта статья затрат (аренда в месяц + стоимость мебели и оборудования, разделенная на количество месяцев полезного использования) составит порядка 2,5 тыс. руб. в месяц. К этому надо добавить необходимость установки 1С, программ передачи электронной отчетности. Юлия Шаройкова, руководитель аутсорсинговой компании «Умный совет» оценивает итоговую экономию порядка 15-20 тыс. руб в месяц. В бухгалтерском аутсорсинге есть некая сезонность. «Основной приток клиентов происходит в период годовой отчетности», — комментирует Юлия.

Менее очевидные плюсы аутсорсинга — возможность доступа к практикам, опыту и знаниям провайдера. «За счет специализации глубина и объем профильных компетенций провайдера значительно выше рядового бухгалтера», — комментирует Елена Сазонова, учредитель компании «Профи». Также отмечают перспективы повышения финансовой эффективности бизнеса (оптимизация налогов, бюджетирование) и перенос рисков на провайдера (штрафы за несданные отчеты и неправильно оформленные декларации).

Все эти же плюсы переносимы и на другие специальности, с добавлением определенных нюансов. Скажем, для непрофессионала свой программист или системный администратор в штате — это головная боль при отборе и контроле, поскольку у управленца нет достаточного уровня знаний для проверки качества работ. Также страдает оценка трудозатрат, где возможно лукавство со стороны исполнителя. Часто программисты, как и системные администраторы, являются специалистами по одной платформе или операционной системе (скажем, программисты на «Битриксе» встречаются реже и платить им надо больше, есть проблема с настройками linux-серверов). Сторонние специалисты получают деньги за решение задачи, а не за человекочасы работы.

Передача функций рабочего персонала вообще порядком облегчает жизнь управленцам. Скажем, в Москве компании предлагают услуги летучих бригад грузчиков, которые с утра три часа разгружают товар в одном супермаркете, потом три часа в другом. Таким образом, работа выполняется в сжатые сроки и не требует содержания в магазине избыточного персонала. Плюс рабочие позиции, — охрана, грузчики, рабочие, уборщицы, — предполагают обычно сложности в поиске, собеседовании, найме и контроле этих работников.

Риски для бизнеса

Естественно, что кроме ощутимых выгод передача части функций на аутсорсинг влечет за собой и ряд рисков для компании. Во-первых, придется передавать на сторону конфиденциальную внутрифирменную информацию. Это всегда риск, даже если в договоре есть пункт о неразглашении. Для крупных компаний или бизнесов с высокими темпами работы негативом может оказаться снижение оперативности в учете. В случае с ИТ-аутсорсингом в договоре обычно прописывают время реагирования на определенные аварии, однако оно может составлять 4-8 часов.

Стороннего провайдера слабо возможно контролировать извне. Если заказчик платит за результат, то он не имеет права досконального контроля в процессе.

Кому выгодно

По мнению экспертов, для представителей малого и среднего бизнеса аутсорсинг — реальная возможность получить услуги высокого качества по приемлемой цене. Чем крупнее компания, тем более ощутимы нюансы аутсорсинга. В таком случае часто функции отдела передают на аутсорсинг, а в штате компании оставляют одиночного специалиста для решения оперативных вопросов и координации работы по данной функции.

Перспективы аутосорсинга

По словам Малышевой, развитие рыка неминуемо приводит к выделению в пользу внешних специалистов рутинных функций: контекстная реклама, текущее обслуживание офиса, снабжение офиса. «Задача должна быть: рутинной, несрочной (редко возникают форс-мажоры), поддающейся планированию и расписанию. Второй вариант — задача должна быть слишком сложной, чтобы ею мог заниматься первый встречный, или очень редко востребуемой, чтобы невыгодно было постоянно заботиться об этой функции в компании.

Алла Рауд полагает, что на аутсорсинг могут быть отданы все узкие специализации, например, «Инженер по технике безопасности»: «Также это специализации, которые могут быть оптимизированы и объединены в одну, например коммерческий директор, который отвечает за работоспособность бизнеса со стороны ритейла, может на аутсорсинг отдавать узкие поручения по аналитике ROI например. Но мы только-только к этому идем, ведь далеко не все готовы говорить о своем бизнесе голыми цифрами»

Сазонова полагает, что перспективы в сочетанности технологий и работы специалистов. «Скажем, есть технологии, позволяющие в минуты совершать массовый обзвон потенциальных кандидатов по резюме, или уточнять контакты нужного вам сотрудника, проводить автоматизированный холодный прозвон по упрощенному сценарию. Даже при невысокой по сравнению с «ручным» прозвоном воронке по результатам из-за низкой цены такие способы порядком экономят бюджеты».

Когда выгоден аутсорсинг

В прошлом году в первом чтении Госдумой был принят законопроект, значительно ужесточающий правила привлечения заемного труда. Часть экспертов полагает, что если проект будет окончательно принят, то вне закона окажутся не только компании, которые предоставляют персонал в лизинг, но и те, что занимаются аутсорсингом. Большинство же экспертов считает, что этого не произойдет. Разберемся, когда можно прибегнуть к аутсорсингу, а в каких случаях желание экономить обернется неприятностями.

Когда необходим аутсорсинг

Одним из ключевых моментов деятельности коммерческой организации является увеличение прибыли, некоммерческой — увеличение эффективности, т.е. достижение целей деятельности с меньшими затратами. Современные методы управления организации сосредоточены на оптимальном использовании располагаемых ресурсов, ограниченных и влекущих расходы на их поддержание. Основные и вспомогательные процессы (закупки, основная деятельность, продажи, сервис и поддержка клиентов; инфраструктура организации, включающая информационную систему, управление кадрами, учет и т.д.) могут выполняться как собственными силами организации с помощью внутренних ресурсов, так и с привлечением внешних, не являющихся частью организации исполнителей.
Под аутсорсингом (англ. outsourcing — привлечение внешних ресурсов) подразумевают выполнение процессов, функций, операций исполнителями, не являющимися частью структуры организации. Проще говоря, решение об аутсорсинге связано с ответом на вопрос: сделать собственными силами или приобрести у внешних поставщиков и исполнителей? Если речь идет о привлечении внешних сотрудников для выполнения определенных функций без введения в штат организации, такую услугу привлечения «аренды» персонала называют аутстаффингом (англ. outstaffing — использование персонала вне структуры организации).
Принятие решения об аутсорсинге каких-либо процессов и функций является частью стратегии управления организацией. Передача вспомогательных и поддерживающих процессов на аутсорсинг позволяет руководству организации сконцентрировать усилия на процессах, составляющих основу конкурентного преимущества организации.

Пример. Производитель текстиля, скорее всего, предпочтет оплачивать труд штатных художников и дизайнеров, создающих эскизы, чем платить сторонним исполнителям, чтобы обеспечить уникальность производимой продукции.
Торговое розничное предприятие, состоящее из сети супермаркетов, заказывает производителю продукты питания под собственной торговой маркой, поскольку предприятие не располагает собственными производственными мощностями, организация собственного производства не является стратегической целью и данный товар не является в своем роде особенным.

В то же время многие организации, независимо от вида деятельности, отдают на аутсорсинг подбор кадров, ремонт основных средств, транспортировку материалов и товаров. К аутсорсингу обычно обращаются для выполнения второстепенных процессов и операций, в результате менеджеры могут сосредоточиться на управлении ключевыми процессами. Аутсорсинг ключевых операций может существенно усложнить деятельность организации. В то же время не всегда с достаточной четкостью возможно определить, какие виды деятельности являются ключевыми.
Как уже упоминалось, часто практикуется аутсорсинг вспомогательных процессов и функций. Сформировались рынки таких услуг со многими конкурирующими поставщиками и исполнителями, например, информационные технологии, юридические или бухгалтерские услуги.
Необходимость привлечения экспертов может возникнуть в рамках деятельности любого функционального подразделения. Например, при представлении интересов организации в судебных разбирательствах, заключении сложных сделок с имуществом, выходом на рынки капитала, так как штатные юристы могут не обладать необходимым опытом.
Если расходы на развитие и поддержание информационных систем собственным IT-персоналом выходят из-под контроля, об аутсорсинге стоит задуматься, например, по причине сложности найма и высокой стоимости сотрудников, неправильного планирования работ и определения технического задания для внедрения программного обеспечения, изменения потребностей пользователей, недостаточности возможностей имеющейся информационной системы. Без высококвалифицированной поддержки в данной ситуации не обойтись.
Одним из востребованных и распространенных видов аутсорсинга является передача учетных функций, т.е. обязанностей, возлагаемых на бухгалтерию. Это может быть ведение бухгалтерского, налогового учета и составление отчетности в полном объеме либо передача аутсорсеру отдельных функций, например, расчета заработной платы, НДФЛ, обязательных взносов в социальные фонды, составление отчетности по МСФО, налоговое консультирование.

К сведению. По данным рейтинга российских компаний в области аутсорсинга учетных функций за 2010 г., подготовленного агентством «Эксперт РА», наиболее востребованными являются:
— услуги по ведению бухгалтерского и налогового учета (44% совокупной выручки компаний, участвовавших в рейтинге),
— расчет заработной платы (22%),
— подготовка отчетности по МСФО (8%).
Данные услуги востребованы иностранными компаниями и представительствами, избегающими рисков нарушения часто меняющегося законодательства. На передачу учетных функций аутсорсеру решаются и малые предприятия вместо содержания штатной бухгалтерии и кадрового работника, а также крупные компании в целях повышения эффективности учетных процессов.

Резюмируя, можно сказать, что процессы и функции передают на аутсорсинг в целях:
— улучшения системы управления организацией;
— экономии затрат, снижения стоимости выполнения процессов;
— приобретения необходимых экспертных знаний, методологий и опыта;
— налоговой оптимизации.
Решение о передаче каких-либо процессов на аутсорсинг принимают с учетом особенностей деятельности организации, взвесив все «за» и «против», так как имеющиеся выгоды, возможно, будут краткосрочными, а отрицательные последствия могут проявиться в долгосрочной перспективе.
Например, в будущем рынок предоставляемых ресурсов и услуг может существенно измениться. Также нельзя исключить вероятность того, что поставщик изменит условия или прекратит свою деятельность.

Плюсы и минусы

Аутсорсинг позволяет организации получить выгоду от использования опыта и знания поставщика ресурса (процесса), его экономии на масштабах производства и таким образом достичь более высокого качества и сократить расходы по сравнению со стоимостью выполнения данных процессов самой организацией.
При передаче процессов (функций) на аутсорсинг организация экономит связанные с их выполнением расходы. Такими расходами могут быть:
— расходы на персонал, выполняющий данную работу (заработная плата, оплата отпусков, больничных, обязательные и добровольные страховые взносы, обучение и повышение квалификации, подбор новых кадров в случае увольнения и другие расходы);
— создание и поддержание необходимых информационных систем и продуктов;
— аренда и содержание рабочих мест;
— потенциальные расходы и штрафы, если организация не может обеспечить нужное качество, выполняя процесс собственными силами.
Организация-аутсорсер достигает более низкой стоимости процесса за счет специализации на определенном виде деятельности. Это позволяет достичь экономии на масштабах деятельности, наработать опыт наиболее рационального выполнения процесса. Аутсорсер может иметь доступ к более дешевым ресурсам (например, вести деятельность в районах с низкой стоимостью трудовых ресурсов, аренды и т.п.), использовать льготные ставки налогообложения, например, при применении упрощенной системы налогообложения (УСН).

К сведению. Несмотря на то что издержки в связи с выполнением какого-либо процесса можно полностью переложить на аутсорсера, организация несет расходы, связанные с документооборотом и контролем выполняемых аутсорсером работ.

Однако если экономию расходов каким-то образом еще можно определить, заранее удостовериться в качестве того, что будет предоставлено по аутсорсингу, достаточно сложно, особенно на начальном этапе выполнения процессов после передачи их аутсорсеру. В качестве основной причины, по которой аутсорсинг не становится массовым явлением в деловой среде во всем мире, можно назвать ту, согласно которой деятельность каждой организации имеет свои особенности и стандартизировать даже схожие процессы сложно, в отличие от унификации конечных производимых товаров или услуг. Если бы аналогичные процессы разных компаний были стандартными, в этом случае можно было бы очень быстро сопоставить предложения различных поставщиков и исполнителей и достаточно точно определить экономию от аутсорсинга. Кроме того, организация теряет возможность контролировать качество в ходе выполнения процесса, а также навыки и опыт, связанные с выполнением процессов и операций собственными силами.
Еще одной сложностью при принятии решения об аутсорсинге являются вопросы обеспечения конфиденциальности в части передаваемых операций и информации о деятельности организации. Например, неготовность раскрывать применяемые методы снижения налоговой нагрузки не позволяют рассматривать возможности бухгалтерского аутсорсинга.

Заключаем договор

Как правило, организации запрашивают и анализируют условия оказания услуг несколькими потенциальными исполнителями. Если сумма договора значительна, выбор исполнителя (поставщика) связан с выполнением определенных условий, особые требования предъявляются к заказываемой услуге, проводится тендер.
При выборе аутсорсера принимают во внимание опыт выполнения аналогичных договоров, профессиональный уровень персонала, репутацию.
Гражданский кодекс РФ не предусматривает отдельных положений для аутсорсинга и аутстаффинга, поскольку это не вид договора, а способ организации и управления деятельностью.
Если в рамках аутсорсинга исполнитель предоставляет услуги, во многих случаях данные договорные отношения регулируются гл. 39 «Возмездное оказание услуг» ГК РФ. Аутстаффинг оформляется договором на оказание услуг по предоставлению персонала. Так как российское законодательство не содержит определений данных понятий, пришедших из практики зарубежного управления, суды и контролирующие органы не делают различий в отношении данных форм управления процессами. Такие договоры зачастую называют аутсорсингом.

К сведению. На практике не важно, как называется договор. В случае возникновения судебных разбирательств суды рассматривают подобные договоры исходя из их условий в соответствии с нормами Гражданского кодекса РФ.

В Определении ВАС РФ от 04.03.2010 N ВАС-2063 была отклонена претензия аутсорсера, предоставившего персонал, к заказчику о выплате выходных пособий и компенсаций за неиспользованный отпуск предоставленным работникам. Как отмечается в документе, в договоре, заключенном сторонами, условие о цене не включало выплату пособий и компенсаций за неиспользованный отпуск.
В договоре, оформляющем отношения в рамках аутсорсинга, важно детально определить:
— предоставляемые услуги, выполняемые работы;
— фиксированную цену либо порядок расчета стоимости;
— определяющие качество параметры;
— сроки промежуточных этапов и итоговой сдачи работ;
— порядок расторжения договора.
Основная черта договоров, оформляющих отношения в рамках аутсорсинга, — это их длительный характер, выполнение комплекса операций, в основном повторяющихся, а не разовых.
Если объем работ может измениться в связи с изменением деятельности организации, в договоре разумно предусмотреть порядок изменения оплаты. Во избежание разногласий и ошибок нужно регламентировать документооборот, сроки предоставления исполнителю необходимых документов и информации заказчиком и ответов исполнителя на запросы заказчика.
Заказчик заинтересован установить ответственность аутсорсера за качество предоставляемых услуг (работ) и порядок компенсаций в случае профессиональной ошибки. Однако если закон предусматривает ответственность организации и ее должностных лиц за какие-либо действия, поручение данных действий внешнему исполнителю не освобождает организацию от такой ответственности. Например, Федеральный закон от 21.11.1996 N 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» (Отметим, что с 2013 г. начнет действовать новый Закон о бухучете) допускает передачу руководителем организации ведения бухгалтерского учета специализированной организации. В данной ситуации руководителю организации необходимо обратить внимание на то, что, несмотря на заключение договора на ведение учета со специализированной организацией, он несет ответственность за ошибки в отчетности и несвоевременное представление отчетности в налоговую инспекцию. На это указано в п. 26 Постановления Пленума ВС РФ от 24.10.2006 N 18.

В некотором смысле риск возникновения недоимки и штрафных санкций по налогам можно переложить на аутсорсера. Если ошибка или нарушение допущены сотрудником организации, уплата недоимки и штрафов не всегда производится за счет ответственных лиц, поскольку часто в случае занижения налогов не преследуется цель личной выгоды, кроме того, уплачивать налоги должен сам налогоплательщик, т.е. организация. Если включить соответствующее условие в договор, исполнитель будет компенсировать расходы в связи с ошибочным занижением суммы налогов. С другой стороны, исполнители, как правило, ограничивают сумму ответственности стоимостью оказываемых услуг.
Заключая договор, необходимо учитывать, что эффективность аутсорсинга во многом зависит не от формализованных инструментов контроля поставщика (исполнителя), а от возможности и желания сторон построить доверительные отношения.

Налоговые риски

Согласно общим принципам признания расходов при расчете налогооблагаемой прибыли (гл. 25 НК РФ «Налог на прибыль») они должны быть экономически оправданными и документально подтвержденными. В гл. 25 НК РФ отдельно упоминаются определенные виды расходов. Например, налогооблагаемую прибыль в соответствии со ст. 264 НК РФ могут уменьшать расходы на:
— юридические и информационные услуги (пп. 14 п. 1);
— консультационные услуги (пп. 15 п. 1);
— услуги по предоставлению работников (пп. 19 п. 1);
— услуги по ведению бухгалтерского учета, оказываемые сторонними организациями или индивидуальными предпринимателями (пп. 36 п. 1).
Если помимо стоимости товаров, работ, услуг организация уплачивает поставщику НДС, она вправе предъявить его к вычету при соблюдении условий, перечисленных в гл. 21 НК РФ «Налог на добавленную стоимость».
Правомерность признания расходов и возмещения НДС зависит от конкретных условий деятельности и операций, совершаемых организацией. Рассмотрим примеры таких ситуаций и судебных прецедентов, возникших в связи с ними.

Вознаграждение аутсорсеру — в расход

Налоговые споры возникают при включении в расходы, уменьшающие налогооблагаемую прибыль, стоимости услуг сторонних исполнителей при наличии сотрудников в штате организации, выполняющих аналогичные функции. Зачастую предметом споров с контролирующими органами оказываются расходы на оказание бухгалтерских, юридических, кадровых услуг. По мнению Минфина России, изложенному в ответе на частный запрос (Письмо от 16.07.2008 N 03-03-06/1/83), признание расходов на юридические услуги, оказанные сторонними специалистами, не зависит от наличия в штате организации юристов. Данная позиция также подтверждается Постановлением Президиума ВАС РФ от 18.03.2008 N 14616/07 (в деле рассматривались расходы на юридические услуги при наличии у налогоплательщика собственной юридической службы).
Если операции, выполняемые аутсорсером, не входят в обязанности штатных сотрудников, это дает дополнительное подтверждение оправданности понесенных затрат для целей налогообложения. Подобный вопрос был решен в пользу налогоплательщика в Постановлении ФАС Московского округа от 02.04.2010 N КА-А40/2846-10. В данной ситуации у сотрудников юридической службы отсутствовали обязанности по представлению интересов налогоплательщика в судебных спорах, поэтому был привлечен внешний исполнитель.
Необходимо отметить, что в Письме от 05.04.2007 N 03-03-06/1/222 Минфин России указывает, что услуги по предоставлению персонала по договору аутсорсинга могут уменьшать налоговую базу по налогу на прибыль в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией, если в штате организации отсутствуют такие специалисты.
В Постановлении ФАС Московского округа от 03.11.2010 N КА-А40/13398-10 рассматривался вопрос об обоснованности возмещения НДС и включения в расходы при исчислении налога на прибыль затрат на привлечение аутсорсера. Суд признал данные расходы и возмещение НДС обоснованными, поскольку в результате резкого снижения обеспеченности производственным персоналом проектов, выполняемых налогоплательщиком, не могли быть выполнены обязательства перед клиентами.

К сведению. Суды поддерживают позицию налоговых органов, если налогоплательщик не может обосновать экономическую целесообразность привлечения аутсорсера.

Так, в Постановлении ФАС Западно-Сибирского округа от 08.11.2007 N Ф04-3725/2005(39893-А67-26) установлено, что расходы на услуги аутсорсинга существенно превышали затраты организации на выполнение данных операций штатными сотрудниками. Отмечается также взаимозависимость организации и поставщика услуг. В итоге экономическую обоснованность произведенных затрат налогоплательщик доказать не смог.
У налоговых органов может возникнуть вопрос и по поводу обоснованности уменьшения налогооблагаемой прибыли на командировочные и представительские расходы сотрудников, привлеченных по договору предоставления персонала (аутстаффингу). Контролирующие органы исходят из того, что для целей налогообложения по налогу на прибыль могут быть приняты только командировочные расходы лиц, состоящих в трудовых отношениях с организацией (Письма Минфина России от 16.10.2007 N 03-03-06/1/723 и УФНС России по г. Москве от 29.12.2008 N 19-12/121858). Однако если оплату таких расходов заранее прописать в договоре, то проблем с проверяющими возникнуть не должно. В этом случае суды рассматривают данные расходы не как командировочные, а как часть стоимости услуг. Так, в Постановлении ФАС Московского округа от 21.09.2009 N КА-А40/9252-09 по делу N А40-69990/08-126-303 указано, что данные расходы были предусмотрены договором на оказание услуг по предоставлению персонала, их сумма была подтверждена документами (билетами, счетами). Соответственно, расходы были признаны понесенными в производственных целях и экономически обоснованными, хотя привлеченные специалисты не состояли в трудовых отношениях с проверяемой организацией. Аналогичное решение в отношении командировочных расходов, понесенных исполнителем услуги, было принято в Постановлении ФАС Московского округа от 08.10.2010 N КА-А40/10448-10.

Не в службу, а в дружбу…

На практике возможны ситуации, при которых процессы, переданные на аутсорсинг стороннему исполнителю, продолжают выполняться прежними сотрудниками организации, переведенными в штат исполнителя услуг. Внимание налоговых органов к такому договору обеспечено. Проверяющие могут доказать необоснованную налоговую выгоду, если сотрудники проверяемого налогоплательщика переводятся в организацию, применяющую УСН, или в общественную организацию инвалидов. Таким образом, часть дохода переносится в организацию, которая использует льготный режим налогообложения. В пользу налоговиков свидетельствует то, что трудовые обязанности сотрудников при переводе в организацию, применяющую пониженные ставки социальных взносов, не изменяются. Как указано в п. 4 Постановления Пленума ВАС РФ от 12.10.2006 N 53 «Об оценке арбитражными судами обоснованности получения налогоплательщиком налоговой выгоды», налоговая выгода не может быть признана обоснованной, если получена налогоплательщиком вне связи с осуществлением реальной предпринимательской или иной экономической деятельности. При рассмотрении подобных дел судами все факты, связанные с деятельностью организации и привлечением аутсорсера, рассматриваются в совокупности.
Постановлением от 21.05.2007 по делу N А42-5065/2006 ФАС Северо-Западного округа подтвердил, что расходы на услуги коммерческого менеджмента, материально-технического снабжения, проведение мероприятий по экономии энергетических ресурсов и др. были неправомерно приняты для уменьшения налогооблагаемой прибыли, так как рассматриваемые услуги дублировали трудовые обязанности должностных лиц компании. Кроме того, часть сотрудников одновременно являлась работниками и налогоплательщика, и исполнителя услуг. Оказание услуг было признано недоказанным, расходы на них — экономически необоснованными.
Похожая ситуация рассматривается в Постановлении ФАС Волго-Вятского округа от 29.05.2008 по делу N А11-7745/2007-К2-18/354. Предприятие, которому были предъявлены налоговые претензии, приобретало услуги по управлению и эксплуатации автотранспорта у взаимозависимого поставщика. При этом используемый автотранспорт находился на балансе предприятия, а все работники числились в штате взаимозависимого поставщика, применявшего УСН. Налоговые органы доначислили взносы с сумм выплат, произведенных поставщиком в пользу физических лиц. Решение суда было принято не в пользу предприятия.

Предъявите результат

Если в результате аутсорсинга участвующие стороны получают не только налоговую выгоду, но и экономию затрат, увеличение выручки, возможность доказать налогоплательщиком обоснованность расходов увеличивается. Определение ВАС РФ от 05.05.2010 N ВАС-2810/10 оставило без изменений решения судов нижестоящих инстанций о том, что применение налогоплательщиком договоров аутсорсинга привело не только к налоговой выгоде, но и к планируемому экономическому результату: выручка и объем продаж увеличились в натуральных показателях, повышены также заработные платы. Суды пришли к выводу о том, что договорные отношения организации с аутсорсерами не являются «схемой» по уходу от налогообложения.
В другом случае (Постановление Президиума ВАС РФ от 06.07.2010 N 17152/09 по делу N А29-5718/2008) аргумент об улучшении финансового положения завода в связи с использованием «схемы» перевода сотрудников в зависимые организации на УСН не был принят судом во внимание. «Схема» подтверждалась наличием одних и тех же лиц на руководящих должностях завода и зависимых организаций, едиными бухгалтерией и отделом кадров, а также тем, что трудовые функции, должностные обязанности, условия труда, фактическое место работы сотрудников после перевода не изменились.
Таким образом, если налоговые органы не могут доказать формальность применяемой схемы перевода сотрудников в организацию, применяющую УСН, суды, как правило, поддерживают позицию налогоплательщика (Постановление ФАС Волго-Вятского округа от 13.01.2009 по делу N А43-5963/2008-31-112).

Аутсорсинг и УСН

Организации, применяющей УСН и привлекающей аутсорсера для предоставления дополнительного персонала, стоит иметь в виду, что налоговые органы могут потребовать рассчитать общую численность работников с учетом привлеченных сотрудников в рамках договора предоставления персонала. Это важно, поскольку средняя численность работников в целях применения УСН не может превышать 100 человек за отчетный период. В случае разногласия с налоговыми органами позицию придется отстаивать в суде. Пример судебного акта, принятого в пользу налогоплательщика, — Постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 30.09.2008 N Ф04-5942/2008(12623-А27-27) — обосновывает, что привлеченные сотрудники не будут учитываться в составе средней численности работников.
Однако у компании, скорее всего, возникнут сложности при отнесении суммы расходов на аренду персонала, если она применяет объект налогообложения «доходы минус расходы». Связано это с тем, что гл. 26.2 НК РФ «Упрощенная система налогообложения» не предусматривает данного вида расходов. Суды в таких ситуациях поддерживают позицию налоговых органов (Постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 23.01.2007 N Ф04-8833/2006(29967-А46-27)).
В приведенных судебных постановлениях рассматривались периоды деятельности до 2010 г., соответственно, речь шла о доначислении ЕСН (26% с облагаемых выплат сотрудникам). Организации на УСН уплачивали только 14% пенсионных взносов.
Несмотря на то что с 2011 г. для компаний, применяющих УСН, процент социальных взносов был увеличен до 34%, схемы с использованием аутстаффинга не потеряли своей актуальности. Дело в том, что организации на УСН, ведущие определенные виды деятельности (их перечень приведен в п. 8 ч. 1 ст. 58 Федерального закона от 24.07.2009 N 212-ФЗ «О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования»), по-прежнему платят взносы в пониженном размере (в 2011 г. — по ставке 26%, в 2012 — 2013 гг. — 20%).

Применять или отказаться?

Стоит ли компании использовать аутсорсинг, во многом зависит от того, какой процесс (функция) рассматривается для передачи аутсорсеру, каковы преимущества и риски, связанные с привлечением аутсорсера в данном конкретном случае. Аутсорсинг вспомогательных процессов получил распространение, и можно оценить опыт тех, кто уже применил данный способ управления процессом на практике. Следует также оценить налоговые риски, связанные с заключением необходимых договоров. Стандартного и универсального решения нет. Таким образом, вопрос о применении аутсорсинга должен решаться индивидуально для каждой организации с учетом текущих особенностей ее деятельности, планируемого развития, позиции собственников по данному вопросу.
 

Март 2012 г.

В настоящее время такая практика как аутсорсинг бухгалтерских услуг применяется всё чаще и чаще. Вопреки распространённому заблуждению, её выбирают не только представители малого бизнеса, но и руководители достаточно крупных компаний. Удалённое ведение бухгалтерского учёта позволяет значительно сократить расходы, связанные с содержанием штатных специалистов и в то же время получить комплексное и качественное обслуживание, а также бухгалтерское сопровождение стоимость. Давайте разберёмся, какими особенностями обладает эта услуга и чем она отличается от классического фриланса.

Бухгалтерия на аутсорсинге: почему это выгодно?

Цены на аутсорсинг бухгалтерских услуг являются демократичными и заманчивыми. Конечно, финальная цифра зависит от многих факторов, среди которых – размер и тип предприятия, используемая в нём система налогообложения, объём документооборота и прочее. Однако для любой ситуации можно подобрать удобный тариф с приемлемой стоимостью бухгалтерского сопровождения на удалённой основе. Для того чтобы понять, почему это происходит, нужно разобраться, из чего обычно складываются расходы на штатную бухгалтерию. Основные статьи следующие:

• выплаты заработной платы;
• отчисления в пенсионный фонд;
• выделение дополнительных средств, необходимых для повышения квалификации кадрового состава;
• расходы на эксплуатацию офисного пространства;
• расходы на организацию рабочих мест;
• расходы, связанные с программным обеспечением бухгалтерии.

Коммерческим организациям аутсорсинг бухгалтерских услуг позволяет отказаться от всех вышеперечисленных расходов, что выступает прекрасным способом оптимизации бизнеса. Оплата в данном случае осуществляется по выбранному клиентом тарифу, а удалённое ведение бухгалтерии поручается целой команде специалистов. Они работают гораздо эффективнее одного штатного сотрудника, но при этом стоимость их бухгалтерского сопровождения всегда оказывается значительно ниже.

Что лучше для организации – аутсорсинг бухгалтерских услуг или фриланс?

В Москве ведение бухгалтерского учета на аутсорсинге является весьма распространённым явлением, однако некоторые фирмы, предпочитающие обходиться без штатной бухгалтерии, используют и альтернативные методы. Самым популярным решением является приглашение фрилансеров на период налоговых проверок или подготовки текущих отчётов. Делать это не рекомендуется, поскольку по стоимости аутсорсинг бухгалтерских услуг оказывается дешевле и при этом защищает компанию от всевозможных рисков, связанных с фрилансерами. Не следует забывать, что бухгалтерское сопровождение ООО на удалённой основе защищено страхованием материальной ответственности, а вот приходящие специалисты никаких особенных гарантий предоставить не могут. Кроме того, фрилансера достаточно трудно ввести в курс дела за очень короткое время, а при пакетном обслуживании на аутсорсинге такая проблема не возникает. Вашим юридическим лицом занимается целая команда удалённых специалистов, которая располагает всеми необходимыми сведениями и учитывает особенности вашей бизнес-стратегии с учетом стоимости бухгалтерского сопровождения.

Аутсорсинг бухгалтерских услуг: цены, нюансы, тарифы

Ведение бухгалтерского учета на аутсорсинге в Москве и других городах может осуществляться в различных формах, среди которых – абонентское обслуживание, возврат НДС, восстановление бухучёта, обучение сотрудников и т.д. Нюансы определяются пакетом, который выбирает клиент. Многие дополнительные услуги (например, расчет заработной платы или ведение кадрового делопроизводства) можно присовокупить к комплексному бухгалтерскому сопровождению ООО. Сфера деятельности клиента при этом определяющего значения не имеет, поскольку бухгалтерские компании формируют свой штат из специалистов, обладающих разносторонними знаниями и опытом. В целом, любой бухгалтер, который длительное время работал на аутсорсинге, может похвастаться более высоким уровнем квалификации, нежели его коллега, трудившийся в штате. Объясняется это возможностью работать с большим количеством предприятий различного типа, объёма и уровня развития.