Письмо в котором компания запрашивает определенную информацию называется

КЛАССИФИКАЦИЯ СЛУЖЕБНЫХ ПИСЕМ 

Классификация переписки может проводиться по различным признакам, связанным с назначением и содержанием документов, их важностью и срочностью, значимостью в решении определенных задач, статусом автора и адресата, характеристиками материального носителя и способа записи, технологией передачи с помощью средств связи и особенностями обработки в системах делопроизводства. Для классификации переписки существенное значение имеет отнесение документов к определенным системам управленческой документации и категориям сообщений, передаваемых по сетям связи. Перечень оснований, по которым может проводиться систематизация деловой переписки, является весьма обширным. На различных стадиях создания, передачи и использования деловой переписки решаются определенные прикладные задачи и применяются соответствующие признаки классификации документов.

Переписку, как любую другую документацию, принято подразделять на служебную (официальную) и личную. Пометка «Лично» на письмах, направляемых по адресу организации, может иметь двоякий характер: она может проставляться на письмах конкретному лицу, имеющих сугубо личный характер, и подчеркивать закрытость, конфиденциальность информации служебного характера.

Официальная переписка классифицируется по различным признакам (основаниям деления) (см. таблицу).

Перечень признаков классификации деловой переписки не исчерпывается указанными основаниями деления. В ряде случаев существенное значение имеют такие факторы в работе с документами, как статус отправителя и получателя,  срочность подготовки и исполнения, категория доступа к информации, отнесение к определенным почтовым категориям и разрядам. Важным моментом при организации работы по подготовке и оформлению писем является наличие официально утвержденной формы письма или требований к его составу и содержанию.

Рассмотрим подробнее структуру и содержание некоторых видов писем.

Информационное письмо – деловое письмо, в котором адресату сообщаются сведения официального характера.

Информационные письма, как правило, носят типовой характер и рассылаются органами власти и управления различных уровней подведомственным организациям или организациям определенного типа. В информационных письмах могут дословно приводиться отдельные положения законодательных и иных нормативных правовых документов, а также рекомендации и предложения. В них может содержаться информация, разъясняющая особенности применения тех или иных нормативных документов или правила поведения в определенных условиях. Иногда эти письма называются методическими.

Информационные письма могут содержать приложения. Объем информационного письма колеблется от одного абзаца до нескольких страниц.

Как правило, такие письма подписываются руководителем организации.

На практике встречаются письма с названием «директивное письмо». В данном случае следует иметь в виду, что законодательство ограничивает использование документов, относящихся к деловой переписке, в качестве инструмента нормативного регулирования. Так, Правила подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации (утверждены постановлением Правительства РФ от 13.08.1997 № 1009) связывают нормативные правовые акты с определенными видами документов и органами управления. Нормативные правовые акты федеральных органов исполнительной власти могут издаваться только в виде постановлений, приказов, распоряжений, правил, инструкций и положений. Издание нормативных правовых актов в виде писем и телеграмм не допускается.

Письмо-сообщение – деловое письмо, которым автор информирует адресата о каких-либо событиях, фактах, представляющих взаимный интерес.

Письмо-сообщение может быть инициативным или являться ответом на письмо-просьбу или письмо-запрос. Как правило, письма-сообщения – письма небольшого объема, нередко состоящие из одного–двух предложений.

Письмо-сообщение может начинаться с обоснования или непосредственно с изложения сообщаемой информации:

Сообщаем Вам, что…

Доводим до Вашего сведения, что…

Считаем необходимым поставить Вас в известность о…

Извещаем Вас о…

Письмо-извещение – деловое письмо, информирующее о публичных мероприятиях (конкурсах, совещаниях, семинарах, выставках, конференциях и т.п.).

Письма-извещения, как правило, рассылаются широкому кругу организаций, учреждений, предприятий с целью их привлечения или приглашения к участию в проводимых мероприятиях. В зависимости от конкретной ситуации письма-извещения могут только сообщать о проводимом мероприятии, времени и месте проведения, а также одновременно приглашать к участию, сообщать об условиях участия в мероприятии и содержать другую вспомогательную информацию.

Письмо-извещение может иметь приложения. В них могут быть карта участника, анкета участника, программа мероприятия и другие информационные материалы.

Письмо-извещение может быть одновременно письмом-приглашением, но приглашение может быть и отдельным документом.

Письма-извещения, как правило, рассылаются по списку, поэтому реквизит «Адресат» оформляется обобщенно или не оформляется вообще.

Подписываются такие письма руководителем организации или заместителем руководителя, отвечающим за организацию и проведения мероприятия, либо несколькими руководителями, если мероприятие проводится совместно несколькими организациями.

Сопроводительное письмо – деловое письмо, используемое для отправки документов (проектов нормативных правовых актов, договоров, каталогов, протоколов, актов и др.), не имеющих адресной части.

Текст сопроводительного письма начинается словами: Представляем Вам… (в вышестоящую организацию), Направляем Вам… (в подведомственную организацию), Высылаем Вам… (в стороннюю организацию). Одновременно может быть указана дополнительная информация, отражающая характер управленческой ситуации, в которой осуществляется деловое общение:

В соответствии с предварительной договоренностью высылаем Вам…

В соответствии с дополнительным протоколом высылаем Вам…

В подтверждение нашей договоренности высылаем Вам… и др.

Текст сопроводительного письма может содержать просьбы, пояснения, связанные с теми материалами, которые составляют приложение к сопроводительному письму. В этом случае сначала говорится о направлении документов, затем излагаются просьбы, предложения и пояснения.

Для некоторых управленческих действий разработаны типовые формы сопроводительных писем (например, письмо Минфина России от 14.02.2003 № 28-01-21/295/АП «Об образцах сопроводительных писем к проекту состава экзаменационной комиссии для проведения квалификационных экзаменов на получение квалификационного аттестата аудитора и к списку претендентов для проведения экзаменов на получение квалификационного аттестата аудитора»).

Обязательным реквизитом сопроводительного письма является отметка о наличии приложения, которую ставят непосредственно под текстом.

Гарантийное письмо – деловое письмо, содержащее обязательство или подтверждение.

Гарантийные письма адресуются организациям и лицам. Гарантироваться могут оплата работы, продукции, услуг, аренды, качество и сроки выполнения работы или сроки поставки, возврат кредита, предоставление жилплощади и др.

В тексте гарантийного письма, как правило, содержится просьба в адрес корреспондента и юридически значимая формула: Оплату (предоставление услуг и т.д.) гарантируем; Возврат кредита гарантируем и др. Если в письме гарантируется оплата, автор должен сообщить свои банковские реквизиты.

Гарантийные письма подписываются двумя лицами: руководителем организации и главным бухгалтером и удостоверяются печатью организации.

Следует иметь в виду, что в отдельных случаях нормативными правовыми актами утверждены унифицированные формы гарантийных писем, которые следует использовать при документировании определенных управленческих действий. Например, приказ Росстроя от 29.06.2006 № 167 содержит образец гарантийного письма кредитной организации.

Письмо-предложение – деловое письмо, направляемое потенциальному партнеру с предложением товаров, услуг, сотрудничества и т.п. Предложение может быть направлено по инициативе организации-автора (продавца) или в ответ на письмо-запрос.

Если письмо-предложение направляется адресату впервые, оно содержит не только собственно предложение, но и информацию об организации-авторе.

Письмо-предложение может быть направлено одному корреспонденту или сразу нескольким. Предложение партнеру может содержать конкретную детальную информацию или общую информацию, являющуюся фактически предложением к началу переговоров.

Ключевой фразой письма-предложения может быть:

Предлагаем Вам…

В подтверждение нашей договоренности предлагаем Вам…

Письмо-просьба – деловое письмо, цель которого является получение информации, услуг, товаров, инициирование определенных действий, необходимых организации-автору. Огромное количество управленческих ситуаций дают повод для составления писем-просьб.

Письмо-просьба содержит обоснование просьбы и ее изложение. Обоснование должно предшествовать изложению просьбы. Обоснование может отсутствовать в случаях очевидности просьбы, его типового характера, а также в случае, если осуществление действий, составляющих просьбу, является обязанностью организации, подразделения, должностного лица. Просьба излагается с помощью глагола просить:

Просим Вас сообщить…

Просим Вас предоставить…

Просим Вас предоставить данные о…

Обращаемся к Вам с просьбой о… и т.д.

Просьба может формулироваться и без глагола просить, например:

Надеемся на положительное решение вопроса…

Надеемся, что Вы сочтете возможным рассмотреть наше обращение…  и т.п.

В одном письме может содержаться несколько просьб. В этом случае используются следующие языковые обороты:

Также просим Вас рассмотреть (предоставить, провести …)…

Одновременно просим Вас…

Просьба может содержаться и в других письмах, например в сопроводительном, гарантийном и др.

Письмо-просьба требует письма-ответа.

Письмо-заявка – деловое письмо, составляемое в случаях, если организация желает принять участие в мероприятиях или получить услуги, предоставляемые другой организацией.

В деятельности, связанной с получением товаров и услуг, такое письмо может использоваться и как первичный документ, на основании которого предварительно рассматривается вопрос, оформляется заказ или составляется договор. Разновидностью заявок являются документы, представляемые в органы исполнительной власти и организации их подчинения в целях регистрации каких-либо прав, получения разрешений и т.п.

Заявка может составляться по унифицированной форме или иметь установленный состав реквизитов. Например, требования к заявке определены постановлением Правительства Москвы от 27.09.2005 № 741-ПП «Об утверждении Порядка (процедуры) представления и рассмотрения заявок на приобретение в государственную собственность города Москвы объектов недвижимости».

Если заявка составляется в свободной форме, в нее включается только та информация, которая существенна для автора письма. Поскольку письмо-заявка – это фактически просьба выполнить какую-либо работу, оказать услуги, включить в состав участников какого-либо мероприятия и т.п., то в тексте заявки, как правило, используются те же языковые обороты, что и в письмах-просьбах:

Просим Вас включить в состав группы для участия в…

Просим Вас предусмотреть участие двух представителей нашей фирмы в…

Просим Вас зарегистрироваться в качестве участников … и т.п.

В зависимости от ситуации в текст письма-заявки включаются дополнительные сведения, касающиеся участников мероприятия, предмета заявки, условий выполнения работ или участия в проводимых мероприятиях и т.д. Например, если составляется заявка на участие в каком-либо мероприятии (семинаре, конференции, фестивале, ярмарке и т.п.), указываются следующие сведения:

·        название мероприятия;

·        дата его проведения;

·        форма участия (докладчик, слушатель, участник и т.п.);

·        фамилия, имя и отчество участника (участников);

·        место работы, должность;

·        почтовый адрес с индексом, телефон для связи, адрес электронной почты;

·        потребность в гостинице на время проведения мероприятия.

Если составляется заявка на оказание какого-либо вида услуг, указываются все существенные стороны предмета заявки и все необходимые данные об авторе заявке, помимо тех, что содержатся в бланке письма.

Заявка может содержать  гарантию оплаты услуг или участия в мероприятии, о котором идет речь. В этом случае авторы, как правило, так и пишут на самом письме – гарантийная заявка. Хотя вряд ли имеет смысл выделять гарантийную заявку в особую разновидность, поскольку в этом случае мы имеем дело с обычным гарантийным письмом. Любое гарантийное письмо – это просьба (заявка) выполнить что-то с гарантией оплаты либо иной формы компенсации.

Письмо-подтверждение – деловое письмо, в котором адресат подтверждает получение сведений, документов или других материалов, ранее достигнутые договоренности, намерения и т.п. Если подтверждается предварительная договоренность, в тексте письма следует коротко изложить ее суть, если подтверждается получение документов – необходимо назвать их. В отдельных случаях в письме-подтверждении кратко излагается суть полученных документов. Письмо-подтверждение может заканчиваться просьбой, предложением.

Ключевыми языковыми формулами этой разновидности писем являются:

Подтверждаем получение (документов, предварительную договоренность, согласие и т.п.)…

Подтверждаем договоренности, достигнутые на переговорах…

Подтверждаем намерение…

С благодарностью подтверждаем получение материалов… и др.

Письмо-подтверждение может заканчиваться просьбой, пожеланием, предложением.

Письмо-напоминание – деловое письмо, используемое в случаях, когда организация-корреспондент не осуществляет действия, вытекающие из ее функциональных обязанностей или принятых договоренностей.

Текст письма-напоминания, как правило, состоит из двух частей: ссылки на официальный документ, в котором зафиксированы обязательства сторон или обстоятельства, в связи с которыми организация обязана предпринять определенные действия, и просьбы выполнить те или иные действия.

Ключевыми фразами письма-напоминания являются:

Напоминаем Вам…

Вторично напоминаем Вам…

Обращаем Ваше внимание на то, что…

Ставим Вас в известность, что…

Несмотря на неоднократные напоминания… и др.

Письмо-напоминание может содержать еще одну часть – указание на санкции, к которым вынуждена будет прибегнуть организация – автор письма, если адресат не выполнит необходимые действия, например: В случае невыполнения взятых на себя обязательств Вам будут предъявлены штрафные санкции и т.п.

Письмо-требование – деловое письмо, цель которого – заставить адресата выполнить взятые на себя обязательства в условиях, когда имеются серьезные нарушения ранее принятых договоренностей.

Письма-требования, как правило, – письма сложной структуры. В них обязательно излагаются условия заключенных договоренностей со ссылкой на конкретные документы, существо сложившейся ситуации, требование о необходимости выполнения обязательств и угрозы в адрес корреспондента, если обязательства не будут выполнены.

Ключевыми фразами в письмах-требованиях могут быть:

Требуем выполнить взятые на себя обязательства…

Срочно требуем выполнить (выслать, предоставить, перечислить)…

Требуем незамедлительно выполнить… и т.д.

Угрозы в адрес корреспондента могут формулироваться следующим образом:

В противном случае дело будет передано в Арбитражный суд…

В противном случае Вам будут предъявлены штрафные санкции…

В противном случае мы не несем ответственности за последствия… и т.п.

Претензионное (рекламационное) письмо – деловое письмо, содержащее заявление об обнаружении несоответствия товара или услуг требованиям, заявленным в договоре. Цель претензии (рекламации) – возместить убытки, полученные в результате нарушения условий договора.

Претензия (рекламация) составляется в письменной форме на бланке письма. Фактически это разновидность коммерческого письма.

Поскольку в практике возможно множество ситуаций, дающих основание для предъявления претензий, не может быть единой формы претензии, но можно говорить об обязательных элементах текста и о правилах оформления, которые следует соблюдать всегда, независимо от того, по какому поводу составляется претензия.

Претензия (рекламация) должна содержать следующие сведения:

·      полное наименование организации, которой направлена претензия, ее адрес;

·      основание для предъявления претензии (ссылка на договор, заключенный между сторонами, гарантийное письмо или иные обязательства);

·      предмет претензии (должно быть указано, какое обязательство нарушено и в какой мере);

·      доказательства (ссылки на документы, подтверждающие нарушение договорных обязательств виновной стороной);

·      конкретные требования составителя претензии (требование замены некачественного товара, требование уценки товара, допоставки недостающего количества товара или возврата уплаченной суммы за недостающий товар, требование скидки с общей стоимости партии товара, требование расторжения контракта или возмещения убытков и др.).

Претензии направляются виновной стороне заказным письмом (или с уведомлением о вручении) с приложением копий всех документов, подтверждающих обоснованность претензии и имеющих полную доказательную силу для обеих сторон. Документы-приложения должны быть перечислены в тексте претензии или в отметке о приложении. В зависимости от предмета претензии приложениями к претензии могут быть такие документы, как акт экспертизы, акт несоответствия товара по количеству и качеству, рекламационный акт, транспортные документы и др., Организация, направляющая претензию, должна хранить квитанцию почтового отделения об отправке письма.

При составлении текста претензии используются следующие фразы:

Направляем Вам претензию на…

Предъявляем Вам претензию (рекламацию) в связи с…

Заявляем Вам претензию в отношении…

Высылаем Вам акт экспертизы от _______ № _____, из которого следует, что…

Наш заказчик предъявляет Вам претензию (рекламацию) в отношении качества…

В партии товара, отгруженной…,  обнаружена недостача…

При приемке товара, поступившего (дата) по накладной №…,  была установлена недостача… и т.п.

В конце текста используются выражения: В соответствии с изложенным просим Вас заменить дефектный товар новым (отправить нам новую партию товара; поставить недостающий товар; возместить стоимость поврежденного товара; возместить убытки; предоставить скидку с цены в ___%; перечислить на наш расчетный счет сумму  ____; компенсировать расходы в сумме ____ и т.п.).

Претензия должна иметь заголовок к тексту, содержащий ссылку на договор, по которому она составлена, например: О претензии по договору купли-продажи от _____ № ___ .

Письмо-запрос – деловое письмо, направляемое с целью получения каких-либо официальных сведений или документов.

Текст письма-запроса содержит обоснование необходимости предоставления сведений или материалов и собственно изложение запроса (просьбы). В обосновании могут содержаться ссылки на законодательные и иные нормативные акты, организационно-правовые документы, так как организация не имеет права запрашивать сведения, не обусловленные ее функциональной деятельностью.

В целом письма-запросы составляются так же, как письма-просьбы. Письма-запросы, как правило, подписываются руководителем организации или официально уполномоченным на это должностным лицом. Письмо-запрос требует письма-ответа.

Особый статус имеют запросы, направляемые органами власти. В законодательстве определен порядок направления запросов представительных органов власти (парламентский, депутатский запросы), а также должностных лиц других ветвей власти.

Письмо-ответ – деловое письмо, составляемое как ответ на письмо-просьбу, письмо-запрос или предложение. Ответ может быть положительным или отрицательным (письмо-отказ).

При составлении писем-ответов должен соблюдаться принцип языкового параллелизма: в тексте письма-ответа следует использовать те же языковые обороты, лексику, которые использовал автор в инициативном письме, исключая допущенные автором письма-просьбы ошибки.

Не следует в текст письма-ответа включать ссылку на поступившее письмо (На Ваше письмо от __________ № ___ …). Для ссылки на поступившее письмо в бланке есть реквизит «Ссылка на дату и номер поступившего документа», куда и вносятся сведения об инициативном письме.

Письмо-ответ может начинаться словами: Сообщаем Вам…; Извещаем Вас…

Отрицательный ответ должен быть обоснован, нельзя просто отказать в просьбе без объяснения. Поэтому письмо-отказ целесообразно начинать с обоснования отказа: В связи с…

В случае отрицательного ответа рекомендуется сообщить адресату информацию о том, кто, на каких условия, когда может дать положительный ответ на данную просьбу или запрос, если автор письма владеет такой информацией.

Ответом на письмо-предложение может быть письмо, подтверждающее либо не подтверждающее принятие предложения. Покупатель может быть не согласен лишь с некоторыми условиями предложения, тогда он может направить продавцу встречное предложение, в результате возникает коммерческая переписка, в процессе которой стороны или приходят к соглашению по всем существенным условиям поставки, или отказываются от заключения сделки. В зависимости от ситуации в ответе на письмо-предложение могут использоваться следующие устойчивые обороты:

Благодарим Вас за сделанное предложение и сообщаем о готовности заключить сделку на…

Принимаем ваше предложение на…

Подтверждаем свою готовность заключить сделку на…

Благодарим Вас за предложение на…, однако в настоящее время мы не заинтересованы в закупке данного товара.

Письмо-приглашение – деловое письмо, разновидность письма-извещения. Отличается от письма-извещения тем, что может составляться не на бланке, иметь различный формат, цвет, дополнительные элементы оформления в виде орнамента, рисунков и т.п.

При приглашении большого количества лиц используются трафаретные, заранее изготовленные тексты приглашений.

Как правило, письма-приглашения адресуются конкретному лицу или лицам, поэтому в них используются формулы обращения к адресату Уважаемый…! (Уважаемые…!), например:

Уважаемый господин Лужков!

Уважаемый Алексей Михайлович!

Уважаемые господа!

Уважаемые господа банкиры! и т.п.

Письма-приглашения могут рассылаться по факсу, но в особо торжественных случаях следует направлять приглашения по почте или курьерской связью. В письмах-приглашениях, как правило, используются следующие выражения:

Приглашаем Вас принять участие в…

Просим Вас принять участие в…

Имеем честь пригласить Вас…

Примите наше приглашение…

Письмо-благодарность – деловое письмо, направляемое организации, должностному лицу или гражданину  с выражением благодарности за совершенные действия.

Эта разновидность писем, как правило, составляется в более свободной форме, чем другие письма. Ключевыми фразами письма могут быть следующие выражения:

Благодарим за оказанную помощь в…

Выражаем Вам свою благодарность за…

Позвольте Вас поблагодарить за…

Позвольте выразить Вам искреннюю благодарность за… и т.п.

Письмо-поздравление – деловое письмо, составляемое в торжественных случаях, связанных со значительными событиями в положении должностного лица, организации, учреждения, предприятия.

Письма-приглашения, как правило, составляются в свободной форме, могут быть как небольшими по объему – одно-два предложения, так и достаточно развернутыми. В последнем случае в письме-поздравлении излагаются основные этапы жизни, деятельности лица, к которому обращено поздравление, наиболее важные его достижения. Если письмо обращено к организации или ее структурному подразделению, в нем излагаются наиболее важные и значимые достижения организации или подразделения.

В письмах-поздравлениях используются следующие ключевые фразы:

Поздравляем Вас в связи с…

Искренне поздравляем Вас с…

Примите наши искренние поздравления в связи с…

Сердечно поздравляем Вас с… и т.п.

Письма-поздравления могут оформляться не только на бланках организации, но и на специальной бумаге различной цветовой гаммы, украшенной орнаментом, водяными знаками, имеющей большую плотность и т.д.

Письмо — основное средство переписки между деловыми партнерами.

Деловое письмо — это письменное обращение к должностному лицу (представляемому им предприятию, организации, учреждению), подготовленное в соответствии с правилами переписки. Письма могут готовиться компанией:

— как ответные — в связи с исполнением ранее принятых вышестоящим органом управления (власти) решений;

— как сопроводительные — в связи с необходимостью сопровождения пересылки адресату каких-либо документов (материалов);

— как ответы — в связи с получением запросов различных организаций, а также физических лиц (граждан);

— как инициативные.

Текст письма должен точно соответствовать заданию, зафиксированному в резолюции руководителя компании или предписаниям (указаниям) документа, в ответ на который готовится письмо. Сроки подготовки писем определяются исходя из сроков, отведенных на исполнение решения (запроса) в ранее полученном письме (документе) и с учетом типовых сроков исполнения документов.

Текст делового письма, как правило, должен касаться одного вопроса. Освещение в тексте делового письма нескольких вопросов допускается, если эти вопроса тематически взаимосвязаны и могут быть изложены ясно и кратко. Ниже приведены рекомендации по подготовке проекта содержания делового письма.

10 важных рекомендаций

по подготовке проекта содержания делового письма

1. Просмотрите (подготовьте) черновик письма. Выделите в нем три основные части — вводную часть, констатирующую или отчетную часть, а также заключительную часть, содержащую выводы, предложения или указания (в зависимости от направленности письма).

2. Во вводной части, открывающей основной текст и следующей сразу за вступительным обращением (указанием на содержание письма), определите одну-две проблемы, о которых вы намереваетесь написать. Обозначьте их общее состояние двумя-тремя предложениями.

3. В констатирующей (отчетной) части уточните (детализируйте) характеристику состояния дел. Ответьте на вопросы, поставленные в письме вашим респондентом. Дайте краткую оценку того, что выполнено на текущий момент. Выделите нерешенные проблемы, кратко остановитесь на причинах.

4. В заключительной части поместите выводы и предложения (указания) относительно разрешения существующей ситуации или перспектив деятельности в данной области. Поручения давайте конкретно, предложения излагайте немногословно, и в том, и в другом случае действуйте обдуманно, особенно при описании вопросов финансирования, при установлении сроков решения тех или иных задач и т.п.

5. Составьте список приложений, надпишите адрес и вступительное обращение, подпишите черновик письма (или укажите необходимые данные лица, к которому документ будет направлен на подпись). После этого передайте проект документа на оформление.

6. Откорректируйте и отредактируйте оформленный (отпечатанный набело) документ, внесите в текст правку. Еще раз прочитайте. После этого передайте документ на окончательное оформление, не забыв при этом указать количество экземпляров. Просмотрите в последний раз оформленный документ. Подпишите его или представьте на подпись. Если вы сами оформили и подписали письмо, передайте его для подготовки к отправке. Черновик документа и последний экземпляр храните у себя до истечения надобности в нем. Данный пункт исполняется после просмотра всего текста (включая сведения об исполнителях и т.д.) окончательного варианта документа.

7. Обратите внимание не только на содержание послания, но и на форму его подачи. Имейте в виду, что написанное, по сути, верно деловое письмо может произвести обратное желаемому воздействие на адресата в силу неверного тона или шероховатости стиля изложения.

8. Старайтесь максимально верно расставлять по ходу содержания делового письма смысловые акценты. Изложение начинайте с главной мысли, составляющей тему (предмет) документа, которую затем последовательно развивайте.

9. Не следует писать деловые письма в состоянии сильного гнева или под воздействием иных эмоций — это самым нежелательным образом отразится на их содержании. Если же все-таки рука «сама тянется к перу», то, дописав последнюю строчку, не спешите с отправкой этого опуса — отложите ее, по крайней мере, до следующего дня.

10. Избегайте использовать в деловых письмах сомнительные по толкованию слова и выражения — поскольку двусмысленность содержания ведет к его недопониманию. Стремитесь к тому, чтобы написанное было написано по возможности просто и доходчиво.

Изложение делового письма производится от третьего лица единственного числа либо от первого лица единственного или множественного числа. Как правило, текст делового письма состоит из двух частей.

В первой части излагается причина, основание или обоснование составления письма, приводятся ссылки на документы, являющиеся основанием подготовки письма. Во второй части, начинающейся с абзаца, — выводы, предложения, просьбы, решения и т.д.

Оформление документа производится на бланке письма. Письмо подписывает лицо, распорядившееся о его подготовке, а инициативное письмо, кроме того, — исполнитель письма.

Реквизитами документа являются:

1. Дата документа.

2. Регистрационный номер документа.

3. Ссылка на регистрационный номер и дату документа (для ответных писем).

4. Сведения об адресате.

5. Заголовок к тексту.

6. Текст.

7. Подпись.

8. Отметка о наличии приложения.

9. Отметка об исполнителе.

10. Идентификатор электронной копии документа.

5 важных рекомендаций

по оформлению проекта делового письма

1. Напечатанный текст должен в точности соответствовать черновику документа. Достоверность текста, набранного под диктовку, затем выверяется в ходе повторной читки во избежание ошибок и несоответствий действительному положению вещей. Во всех остальных случаях набранный текст сверяется с первоисточником и при необходимости корректируется.

2. Документ не должен содержать ошибок. При обнаружении таковых в процессе проверки необходимо произвести верификацию электронной версии, после чего распечатать в исправленном виде.

3. Текст письма должен отчетливо читаться при умеренном освещении. Если это затруднительно, переоформите его: отпечатайте текст письма более насыщенным или более крупным шрифтом. Обратите внимание на наличие и расстановку абзацев, отделение частей текста пустыми строками (отступами) в необходимых случаях: это правило неукоснительно соблюдается для выделения вводной и заключительной частей письма. Использование этих несложных приемов позволит получателю письма быстрее и глубже ознакомиться с его содержанием.

4. Обратите внимание и на то, в каком состоянии находится бумага (бланк), предназначенная для оформления письма: она должна быть абсолютно белой, без каких-либо дополнительных оттенков, поскольку желтизна бумаги невольно намекает на ее возраст, а сероватый цвет — на неряшливость или скупость владельца.

5. Для подписи используйте чернильную ручку с чернилами черного (темного) цвета, поскольку они более гармонично сочетаются с текстом письма. При этом чернила не должны «просвечивать» (т.е. быть слишком жидкими), а перо — царапать. В сигнатуре (подписи) на документе должны хорошо различаться первые четыре буквы фамилии отправителя (если фамилия короткая — то все буквы).

Рекомендации по использованию отдельных наиболее часто употребляемых слов и устойчивых словосочетаний при подготовке содержания деловых писем

1. Синтаксические конструкции, используемые для изложения мотивов, объяснения причин для принятия тех или иных действий:

В порядке оказания помощи прошу Вас…

В целях обмена опытом направляю в Ваш адрес…

В порядке исключения…

Ввиду особых обстоятельств…

В связи с завершением работ по…

В связи с принятием решения о…

В соответствии с ранее достигнутой договоренностью…

По взаимной договоренности между…

Согласно Вашей заявке…

Несмотря на то-то и то-то, продолжает иметь место…

2. Формулировки для выражения отказа:

Несмотря на предпринятые нами (организацией) усилия, Ваше указание остается невыполненным в связи с…

К сожалению, удовлетворить Вашу просьбу не представляется возможным, поскольку…

Ваше распоряжение не может быть выполнено к установленному сроку по следующим причинам…

Мы не можем предоставить интересующую Вас информацию, так как…

Организация не располагает возможностью для выполнения данной задачи из-за отсутствия…

3. Формулировки для выражения предупреждения (уведомления):

Обращаем Ваше внимание на то, что через такое-то время срок соглашения истекает…

Организация вынуждена предупредить Вас о том, что…

Считаем необходимым еще раз напомнить Вам о том, что…

Организация сохраняет за собой право в одностороннем порядке приостановить действие договора в связи с…

Взятые на себя организацией гарантийные обязательства утрачивают свою силу…

Ставим Вас в известность о том, что…

Организация извещает о…

Сообщаю Вам…

Довожу до Вашего сведения, что…

Докладываю о…

4. Устойчивые распорядительные обороты:

Ввести в эксплуатацию…

Обязать руководителя…

Возложить контроль за исполнением настоящей директивы на…

Назначить расследование по факту…

Изыскать дополнительные возможности для…

5. Формулировки для выражения просьб:

Прошу Вас направить в мой адрес…

В связи с острой необходимостью в… настоятельно прошу Вас…

Убедительно прошу Вас решить вопрос о…

В рамках предварительной договоренности с представителем Вашей организации прошу рассмотреть возможность…

Исходя из величины годового лимита по… прошу изыскать для нужд организации…

6. Формулировки для подчеркивания особой важности сведений:

Безопасность гарантируется…

Документация выслана в ваш адрес курьером…

Предпринимаются энергичные меры по…

Конфиденциальность информации обеспечена…

Содержание проекта оперативно корректируется…

Выявленные недостатки уже устраняются…

Выделены дополнительные средства на…

Спланированы необходимые мероприятия, направленные на…

В кратчайшие сроки организуется…

Обеспечен повседневный жесткий контроль за…

7. Устойчивые обороты речи:

наименее сложный… наиболее важный…

наилучший эффект… наихудший результат…

оказать помощь… произвести проверку…

руководство считает возможным… организация не возражает…

срочно сообщите… немедленно устраните…

обеспечьте выполнение… создайте необходимые условия…

доложите предложения по… оптимальное решение…

вероятные сроки… подтвердите получение…

сообщите данные… направьте в мой адрес…

подготовьте к отправке… решите самостоятельно…

8. Наиболее часто употребляемые глаголы:

выполнить (исполнить), решить (разрешить), обязать, завершить, прекратить, направить (отправить), обратить (внимание на…), ввести (в эксплуатацию), спланировать (скоординировать), осуществить (реализовать), создать, восполнить (пополнить), организовать, обеспечить, сообщить (доложить), представить (предоставить), уточнить, установить, устранить, выявить (выяснить).

9. Наиболее часто употребляемые прилагательные:

срочный (оперативный), второстепенный, перспективный, важный, главный (основной), ведущий, серьезный (существенный), плановый, дополнительный, полный, недостаточный, заключительный, промежуточный, общий, конкретный, высший, первичный, лучший, худший, надежный.

10. Стилистические запреты:

Следует использовать:

Вместо Пишите

В отношении, относительно… О…

Благодаря тому факту, что… Потому что…

Приобретать… Покупать…

Принять во внимание… Учесть…

При сем прилагается… Приложение…

Оказывать влияние… Влиять…

За исключением… Кроме…

В целях… Для…

В том случае, если… Если…

В настоящее время… Сейчас…

Перечисление… Платеж…

Наращивать темпы… Ускорять…

Прилагать усилия… Пытаться…

Элементы стиля

Личный стиль

Формальный стиль

Использование местоимений «я»,

«мы», «вы», «нам», «наш»

Мы предлагаем вам…

Отказ от местоимений, замена их

существительными «организация»,

«подразделение», «сотрудник» и т.п.

Предприятие предлагает клиентам…

Прямое обращение, просьба

Пожалуйста, подавайте отчет

в срок…

Констатация

Отчет необходимо подавать в срок…

Использование эмоционально

окрашенных выражений

Стремительный рост

Использование нейтральной лексики

Увеличение

Использование оценочных

выражений

Мы победили

Объективная констатация фактов

Был получен положительный результат

Использование активных оборотов

Выполняем, предлагаю

Использование пассивных оборотов

Выполняется, хотелось бы предложить

Использование простых слов

Переработка, сейчас

Использование «книжных» оборотов

Утилизация, в настоящее время

Использование глагольных

сказуемых

Менеджер руководил

Замена глаголов абстрактными

конструкциями

Менеджер осуществлял руководство

Упоминание чувств

Я с огорчением узнал о…

Мы были рады услышать…

Использование канцелярских клише

Вследствие того обстоятельства, что…

Мероприятие имеет своей целью…

Деловая переписка не терпит дополнительных неделовых речевых оборотов и в том числе каких-то графических изображений. Письмо должно быть сдержанным и достаточно официальным.

Есть одно простое правило: нужно внимательно смотреть, как тебе отвечают или пишут.

Если человек использует сухой деловой язык, то лучше «зеркалить» примерно в той же мере, но ввести больше естественности. Если ваш корреспондент допускает более свободный, естественный язык, это значит, что вам нужно по возможности в том же стиле с ним общаться.

Одна из составляющих искусства эффективного делового общения заключается в том, чтобы, не нарушая формализованных рамок, дать максимальный простор естественному общению. Но здесь необходимо чутье — в какой мере можно позволить себе эту естественность. И она с разными людьми разная. Если ты не хочешь обострить отношения с кем-то, а, наоборот, хочешь создать и укрепить отношения сотрудничества, то нужно искать способы сделать так, чтобы твое письмо было приятно читать другой стороне, чтобы оно вызывало добрые, хорошие эмоции.

Как правильно написать письмо-запрос

В деловом документообороте достаточно распространенным является письмо-запрос. Его составляют в тех случаях, когда одно лицо желает получить определенные сведения от другого лица. Образец, готовые примеры и рекомендации по его написанию приводятся в статье.

Назначение и содержание

Основная задача – получить актуальную, достоверную информацию от какого-либо лица. Как правило, письмо составляет одно юридическое лицо в адрес другого. Но в целом он может быть оформлен любыми лицами:

• индивидуальными предпринимателями;
• частными гражданами;
• представителями органов власти;
• общественными деятелями и др.

Таким образом это разновидность деловой корреспонденции, единого образца которого не установлено. Тем не менее, на практике сложились определенные требования к содержанию документа. В нем обязательно отражаются такие сведения:

1. Наименование отправителя.
2. Наименование получателя (адресата).
3. Номер и дата регистрации документа (в журнале исходящей корреспонденции).
4. Название документа обычно содержит суть просьбы – например: «Запрос на предоставление копий документов».
5. Основная часть – изложение обстоятельств, побудивших написать запрос.
6. Просительная часть – собственно просьба о том, какие именно сведения необходимо получить.
7. Иногда образец письма-запроса также сопровождают приложениями – документами, копии или оригиналы которых прикладывают к основной бумаге. Указывают название документа, и количество страниц.
8. В конце можно дополнительно указать удобный способ ответа – по почте или на е-мэйл. В общем случае принято отправлять ответ таким же способом, как пришел сам запрос, однако в любом случае решение остается на усмотрение отправителя.
9. Дата, подпись, расшифровка подписи, должность просителя, печать организации. В некоторых случаях компании не используют печать в документообороте – тогда достаточно поставить только собственноручную подпись.

Как правило, он составляется на фирменном бланке организации. Присутствуют отметки о реквизитах компании или ИП. Предпочтительно использовать печатный вариант оформления, хотя иногда письмо составляют и в рукописном виде.

Отправить можно разными способами:

• по обычной почте;
• по е-мэйл;
• передать по факсу;
• передать с курьером.

Если принципиально важно получить документальное подтверждение отправки письма, лучше передать его физически – по почте или с курьером. Тогда можно получить уведомление о вручении, которое послужит доказательством факта и даты доставки.

Разновидности и образцы составления: 5 вариантов

Поскольку информацию можно запрашивать у разных представителей и по разным поводам, разновидностей образца письма-запроса существует не менее 5. Они классифицируются по разным основаниям – в зависимости от адресата (налоговая, банк, орган власти) или в зависимости от сути просьбы (уточнение информации об условиях договора, запрос на получение копий документов и т.п.). Далее рассмотрены наиболее распространенные виды.

О предоставлении информации

Это один из самых популярных видов послания – организация просит предоставить не документы, а определенные сведения, например:

• прайс-лист;
• условия акции, предоставления скидок;
• технические характеристики товара и т.п.

В этом случае необходимо максимально конкретно сформулировать свою просьбу – например, если речь идет об уточнении сведений о товаре, подробно прописывают название, марку, артикул и другие реквизиты.

О подтверждении информации

В этом случае запрашивают выписки из разных документов (например, из приказов о приеме или увольнении с работы). Причина составления письма-запроса связана с необходимостью подтвердить те или иные сведения (например, работал ли сотрудник в тот или иной период, когда был уволен и т.п.).

О предоставлении документов

В этом случае компания нуждается в предоставлении документов (как правило, речь идет о копиях). Указывают конкретное название каждой бумаги. Если необходимо, дополнительно формируют просьбу о заверении копий (подпись и печать организации на каждой странице).

В этой же категории отдельно можно выделить письмо-запрос, в котором компании просит предоставить образец акта сверки. Документ нужен для проверки наличия/отсутствия задолженности или переплаты по конкретным платежам.

Запрос в налоговую инспекцию

Обычно такой документ составляется от имени главного бухгалтера. Необходимо получение пояснений по тем или иным нормам налогового законодательства, раскрытие персональных данных на основании исполнительного листа и др.

Запрос в банк

В банк составляют обращения с просьбой прояснения отдельных положений договора, возможности реструктурировать долг, оформить кредит на более выгодных условиях, пролонгировать договор и т.п.

Сроки ответа

Вне зависимости от того, какой именно образец используется, сроки ответа на запрос определяются исходя из традиций деловой этики. Поскольку в законодательстве подобный вопрос никак не регулируется, компании сами вправе решать, какое время им понадобится для ответа. Обычно срок составляет 10-15 рабочих дней.

Если это время неизбежно увеличивается (например, для получения необходимых сведений понадобится сделать запросы, которые также отнимут время), целесообразно уведомить об этом отправителя. Составляют ответное послание, в котором указывают, что письмо принято в работу и обозначают примерные сроки ответа.

В некоторых случаях сроки ответа регулируются на уровне законодательства или внутренних регламентов компании. Например, государственные органы и банковские организации, как правило, должны предоставить ответы в течение 30 календарных дней.

Видео комментарий по общим рекомендациям составления деловых писем:

Источник статьи: http://2ann.ru/kak-pravilno-napisat-pismo-zapros/

Запрос на предоставление документов

Обзоры КонсультантПлюс

Верховный суд опубликовал обзор по коронавирусу № 1 и № 2

Запрос о предоставлении документов и информации — это вид деловой переписки, официальное обращение к юридическому лицу:

• физического лица или его представителя;
• юридического лица или его представителя.

Оформление и образец рекомендованы ГОСТ Р 7.0.97-2016.

Когда пишется письмо о предоставлении информации или документов

Письма-запросы предназначены для получения дополнительной информации и документации, необходимых в жизненных и деловых ситуациях. Они адресуются:

• законодательным и исполнительным органам государственной власти, их территориальным подразделениям;
• деловым партнерам;
• контрагентам;
• головному предприятию и нижестоящей организации;
• дочерней фирме;
• обособленному подразделению;
• органам корпоративного управления;
• поставщикам товаров, работ и услуг населению.

Письмо-запрос — документ, имеющий юридическую силу, поэтому оно:

• должно иметь все необходимые реквизиты;
• составляется в соответствии с государственным регламентом, если адресован госорганам.

Некоторые сведения не раскрываются. Например, при проверке контрагента вам предоставят не все запрашиваемые документы, но их можно заменить.

Кто и по какой форме составляет

Унифицированного бланка или образца запроса в таможню о предоставлении информации не существует, поскольку каждая ситуация уникальна. Его содержание будет определяться:

• целью получения необходимых сведений;
• регламентом, если адресатом является госорган;
• составителем и его видением ситуации.

Кто обычно готовит обращение:

• в интересах организации это делает любой уполномоченный и компетентный сотрудник по поручению либо в соответствии с должностными полномочиями;
• гражданин лично или уполномоченное им доверенное лицо.

Рекомендованная структура содержит следующие смысловые блоки:

Наиболее точно и полно описаны требования и сформулировано, какие пункты содержит бланк запроса, в ГОСТ Р 7.0.97-2016 (дата актуализации ‎01.06.2019).

Образцы

Переписка с исполнительными органами государственной власти подчиняется общим требованиям.

Для коммерческого документооборота пригодится образец письма-запроса документов у контрагента в случае их утраты и необходимости получения дубликатов:

ОБЩЕСТВО С ОГРАНИЧЕННОЙ ОТВЕТСТВЕННОСТЬЮ «ФИРМА»

Волгоградский просп., д. 18, Москва, 110213, Тел. (321) 321-11-22; тел./факс (495) 321-01-02 ОКПО 02112332; ОГРН 1022000230321; ИНН/КПП 1103021120/338022002

Генеральному директору ООО «Холод»

Уважаемый Сергей Сергеевич!

ООО «Фирма» закупало у вас кондиционеры модели LG P09EP в количестве 150 шт. в течение марта — июня 2020 г. Расчеты произведены полностью.

В связи с непредвиденными обстоятельствами (пожар в офисе) нами утрачены:

1. Подлинник договора поставки №123 от 23.02.2020.
2. Акты приема-передачи №123-1, №123-2, №123-3.

Прошу оказать содействие и подготовить нам дубликаты утраченных документов в течение 7 рабочих дней. Просим выдать их нашему сотруднику лично.

Заместитель директора ООО «Фирма» Р. Р. Разумов

Как оформить и кому отправить

В соответствии с ГОСТ Р 7.0.97-2016 оптимальный алгоритм, как написать официальный запрос о предоставлении документов, выглядит следующим образом:

• оформляйте на бланке организации;
• используйте деловой язык и стиль;
• в обосновании ссылайтесь на нормы закона, правовые акты, договоры, организационно-правовые документы;
• укажите цель запроса или обоснуйте его (при необходимости);
• используйте существующие образцы деловой переписки.

Сроки ответа

Срок ответа госорганов на запросы регламентируется ФЗ-8 от 09.02.2009 (ред. 28.12.2017). Он составляет:

• 30 дней со дня регистрации;
• 45 дней, если для подготовки ответа требуется больше времени.

Необходимо уведомить обратившегося об увеличении срока (с указанием причины отсрочки) в течение 7 дней со дня регистрации запроса (ч. 6 ст. 18 ФЗ-8).

В иных случаях ответ следует дать в соответствии с:

• с договором;
• регламентом предоставления госуслуги;
• локальным нормативным актом конкретной организации.

Источник статьи: http://ppt.ru/forms/zapros/na-predostavlenie-dokumentov

ПИСЬМО-ЗАПРОС