Каждый документ состоит из отдельных
составляющих его информационных
элементов, которые называются реквизитами
(от лат. requisitum– требуемое,
необходимое).В государственном
стандарте (ГОСТ Р
51141-98. «Делопроизводство и архивное
дело. Термины и определения») дается
такое определение слову «реквизит»:
«обязательный элемент
оформления официального документа»
(1).Поэтому в определении термина
«документ» слово «реквизит» является
одним из центральных.
Реквизиты могут быть графическими(герб, печать, эмблема), но в основном
являютсятекстовыми(наименование
организации, наименование вида документа,
адресат, заголовок к тексту документа,
отметка о наличии приложение и др.).
Текстовые реквизиты могут состоять из
одного-двух слов или включать в себя
несколько достаточно самостоятельных
частей.
Реквизиты документа
устанавливаются стандартом или
положением. Так, в государственном
стандарте (ГОСТ Р 6.30-2003. «Унифицированные
системы документации. Унифицированная
система организационно-распорядительной
документации. Требования к оформлению
документов») определен максимальный
набор реквизитов управленческого
документа. Таких реквизитов в стандарте
— 30. Однако не все они используются при
оформлении конкретного документа.
Обязательными для
всех видов документа являются реквизиты,
обеспечивающие его юридическую силу,
— наименование организации (автора
документа), дата документа, текст, подпись
должностного лица (2).
Для отдельных групп документов
обязательными могут стать и другие
реквизиты, например, Государственный
герб Российской Федерации, герб субъекта
Российской Федерации, эмблема организации
или товарный знак (знак обслуживания),
Состав дополнительных обязательных
реквизитовформуляра-образца
определяется в нормативных документах,
разработанных или согласованных
министерствами (ведомствами) —
разработчиками унифицированных систем
документации.
Так, в число дополнительных обязательных
реквизитов для всех документов, кроме
писем, входит наименование документа;
а в регламенте и других организационных
документах обязательным является
проставление грифа утверждения.
Регистрационный номер документа как
обязательный реквизит проставляется
в документах, указанных в соответствующем
перечне. Реквизиты «Справочные данные
об организации», «Основной регистрационный
номер (ОГРН) юридического лица» и
«Идентификационный номер налогоплательщика/код
причины постановки на учет (ИНН/КПП)»
являются обязательными только для
исходящих документов.
Кроме того, некоторые реквизиты могут
стать обязательными лишь в конкретной
ситуации. Так, в бланках внутренних
документов организации, в наименовании
которой отсутствует указание на ее
местонахождение, обязательным реквизитом
является «место составления или издания».
Если в самом наименовании организации
имеется указание на ее географическое
положение, то данный реквизит не
используется.
Таким образом, количество
обязательных реквизитов, как и их состав,
зависят, прежде всего, от вида документа
и системы документации, а также от цели
создания документа, его назначения,
содержания и формы, способа документирования
(3).
Часть реквизитов носит
достаточно длительный характер и может
быть заранее внесена в бланк документа
типографским способом.
Это постоянные
реквизиты:государственный герб
Российской Федерации, герб субъекта
Российской федерации, эмблема или
товарный знак (знак обслуживания)
организации, наименование организации
(автора документа), юридический или
фактический адрес организации, место
составления или издания документа, код
организации, код формы документа,
основной государственный регистрационный
номер (ОГРН) юридического лица,
идентификационный номер налогоплательщика/код
причины постановки на учет (ИНН/КПП)
(4).
Другие реквизиты вносятся в процессе
работы с конкретным документом. Это
переменные реквизиты,например: дата, регистрационный номер
документа, адресат, резолюция, ссылка
на дату и регистрационный номер входящего
документа, заголовок к тексту, отметка
о контроле, отметка о поступлении
документа в организацию, отметка об
исполнении документа и др. Они вписываются
от руки, печатаются на компьютере или
проставляются специальными штемпелями
(штампами).
Реквизиты
в официальном документе, как правило,
расположены всегда в одном и том же
месте, в определенной последовательности.
Это помогает быстро найти нужные данные
при ознакомлении с документом, применить
метод однократной записи.
В практике работы с документами появляется
необходимость проставления таких
отметок, которые реквизитами не являются.
Например: подлежит возврату,взамен
разосланногои др.
Соседние файлы в предмете [НЕСОРТИРОВАННОЕ]
- #
- #
- #
- #
- #
- #
- #
- #
- #
- #
- #
Каждый документ состоит из отдельных
составляющих его информационных
элементов, которые называются реквизитами
(от лат. requisitum– требуемое,
необходимое).В государственном
стандарте (ГОСТ Р
51141-98. «Делопроизводство и архивное
дело. Термины и определения») дается
такое определение слову «реквизит»:
«обязательный элемент
оформления официального документа»
(1).Поэтому в определении термина
«документ» слово «реквизит» является
одним из центральных.
Реквизиты могут быть графическими(герб, печать, эмблема), но в основном
являютсятекстовыми(наименование
организации, наименование вида документа,
адресат, заголовок к тексту документа,
отметка о наличии приложение и др.).
Текстовые реквизиты могут состоять из
одного-двух слов или включать в себя
несколько достаточно самостоятельных
частей.
Реквизиты документа
устанавливаются стандартом или
положением. Так, в государственном
стандарте (ГОСТ Р 6.30-2003. «Унифицированные
системы документации. Унифицированная
система организационно-распорядительной
документации. Требования к оформлению
документов») определен максимальный
набор реквизитов управленческого
документа. Таких реквизитов в стандарте
— 30. Однако не все они используются при
оформлении конкретного документа.
Обязательными для
всех видов документа являются реквизиты,
обеспечивающие его юридическую силу,
— наименование организации (автора
документа), дата документа, текст, подпись
должностного лица (2).
Для отдельных групп документов
обязательными могут стать и другие
реквизиты, например, Государственный
герб Российской Федерации, герб субъекта
Российской Федерации, эмблема организации
или товарный знак (знак обслуживания),
Состав
дополнительных обязательных
реквизитовформуляра-образца
определяется в нормативных документах,
разработанных или согласованных
министерствами (ведомствами) —
разработчиками унифицированных систем
документации.
Так, в число дополнительных обязательных
реквизитов для всех документов, кроме
писем, входит наименование документа;
а в регламенте и других организационных
документах обязательным является
проставление грифа утверждения.
Регистрационный номер документа как
обязательный реквизит проставляется
в документах, указанных в соответствующем
перечне. Реквизиты «Справочные данные
об организации», «Основной регистрационный
номер (ОГРН) юридического лица» и
«Идентификационный номер налогоплательщика/код
причины постановки на учет (ИНН/КПП)»
являются обязательными только для
исходящих документов.
Кроме того, некоторые реквизиты могут
стать обязательными лишь в конкретной
ситуации. Так, в бланках внутренних
документов организации, в наименовании
которой отсутствует указание на ее
местонахождение, обязательным реквизитом
является «место составления или издания».
Если в самом наименовании организации
имеется указание на ее географическое
положение, то данный реквизит не
используется.
Таким образом, количество
обязательных реквизитов, как и их состав,
зависят, прежде всего, от вида документа
и системы документации, а также от цели
создания документа, его назначения,
содержания и формы, способа документирования
(3).
Часть реквизитов носит
достаточно длительный характер и может
быть заранее внесена в бланк документа
типографским способом.
Это постоянные
реквизиты:государственный герб
Российской Федерации, герб субъекта
Российской федерации, эмблема или
товарный знак (знак обслуживания)
организации, наименование организации
(автора документа), юридический или
фактический адрес организации, место
составления или издания документа, код
организации, код формы документа,
основной государственный регистрационный
номер (ОГРН) юридического лица,
идентификационный номер налогоплательщика/код
причины постановки на учет (ИНН/КПП)
(4).
Другие реквизиты вносятся в процессе
работы с конкретным документом. Это
переменные реквизиты,например: дата, регистрационный номер
документа, адресат, резолюция, ссылка
на дату и регистрационный номер входящего
документа, заголовок к тексту, отметка
о контроле, отметка о поступлении
документа в организацию, отметка об
исполнении документа и др. Они вписываются
от руки, печатаются на компьютере или
проставляются специальными штемпелями
(штампами).
Реквизиты
в официальном документе, как правило,
расположены всегда в одном и том же
месте, в определенной последовательности.
Это помогает быстро найти нужные данные
при ознакомлении с документом, применить
метод однократной записи.
В практике работы с документами появляется
необходимость проставления таких
отметок, которые реквизитами не являются.
Например:
подлежит возврату,взамен
разосланногои др.
studfiles.net
Реквизиты постоянные — Энциклопедия по экономике
Состав реквизитов распорядительных документов делят на постоянные и переменные реквизиты. Постоянные в обязательном порядке повторяются на бланках документов данного наименования. Переменные реквизиты наносятся непосредственно при подготовке конкретного документа. Состав и содержание переменных реквизитов может изменяться для разных документов одного и того же наименования.
[c.14]
Таким образом, применение математических методов и ЭВМ позволит проводить выполняемую раньше ручными способами работу по созданию формуляров-образцов с наименьшими затратами и получать более эффективные решения. Однако этим полезность применения расчетов на ЭВМ не ограничивается. Модель построения всех документов может быть представлена принципиально в новом виде. Она может быть суммой всех разнообразных реквизитов, постоянные части которых могут храниться в памяти ЭВМ, и при необходимости создания какого-либо документа он будет получаться автоматизированным путем в результате выдачи на печать АЦПУ макета формы этого документа. Причем получаемый таким образом документ может быть построен по единой структуре, соответствовать требованиям тех видов организационной и вычислительной техники, с помощью которых он изготавливается и обрабатывается, и будет оптимизирован по заданным критериям. Такая модель явится основой для построения унифицированных документов, а само построение значительно упростится и будет выполняться с минимальными затратами при высокой степени оптимизации.
[c.135]
Б. Набор характеристик обобщенных и конкретных реквизитов, а именно код реквизита, постоянная часть реквизита, переменная часть реквизита.
[c.102]
Автоматизированная подготовка унифицированных, часто повторяющихся текстов документов осуществляется на базе банка трафаретных заготовок. В банк включаются унифицированные формы, постоянные части текстов, реквизиты постоянных авторов и корреспондентов, нормативные положения и типовые решения.
[c.209]
Информационные элементы документа обозначенные цифрами на рис. 2 и 3, в делопроизводстве называют реквизитами. Различают реквизиты постоянные и переменные. Постоянные реквизиты повторяются в обязательном порядке во всех документах данного наименования. Переменные — наносятся непосредственно при подготовке конкретного документа.
[c.29]
Реквизиты делятся на постоянные и переменные. К постоянным относятся реквизиты, которые в рамках предприятия никогда или длительное время не меняются. Это наименование и адрес предприятия, номер расчетного счета, номер склада или цеха, табельные номера работников и т. д. Совокупность реквизитов документа предопределяет его форму. К учету принимаются только правильно оформленные документы, составленные в соответствии с формой, принятой для данной категории документов, в которых заполнены все реквизиты, обеспечивающие им силу закона.
[c.438]
Первичные документы на отпуск и перемещение материально-производственных запасов (лимитно-заборные карты, требования-накладные и др.) формируются на АРМ Б в соответствующих подразделениях организации (цехах, отделе снабжения и др.) на основе расчета нормативных данных, производственных заданий и т.п. Документы создаются на машинных носителях, а пользователи при оснащении их рабочих мест терминальными устройствами или персональными компьютерами могут получать на экране дисплея изображение этих документов и вводить в них реквизиты, дополняющие постоянную информацию. После составления и проверки никакие изменения в первичных документах не допускаются. С помощью печатающего устройства на АРМЕ получают бумажную копию, которая может быть использована в оперативных целях.
[c.97]
Информация с типовых первичных приходно-расходных документов вводится кладовщиком-оператором с терминального устройства в ЭВМ и записывается на магнитном носителе в форме карточки складского учета. До ввода этой информации кладовщик набирает на пульте свой личный код, код склада, номенклатурный номер конкретного вида запаса, вызывает на экране запись в форме карточки складского учета и указывает код программы обработки соответствующего документа. В автоматическом режиме на экране дается наименование каждого последующего реквизита, который необходимо ввести. Выведенная на экран дисплея заполненная строка вводится оператором в память ЭВМ, а сами первичные документы, с которых производилась регистрация, группируются в пачки и сдаются в бухгалтерию. При обработке документов, имеющих постоянную информацию (например, лимитно-заборных карт), в память вводятся только фактические показатели (количество, дата).
[c.100]
Реквизиты, которым присущ постоянный признак (наименование организации, подпись и т. п.), печатаются типографским способом.
[c.100]
Хранение классификаторов в ЭВМ позволяет автоматически формировать необходимую текстовую информацию в выходных сводках. Например, в машине постоянно хранится справочник на работающих, где имеются такие реквизиты, как фамилия, имя, отчество, табельный номер, профессия и др. При расчете заработной платы на ЭВМ с первичных документов по начислениям и удержаниям в машину вводится только табельный номер работающего (без фамилии) и данные о заработной плате.
[c.102]
Технология применения кодов в современных условиях использования ПЭВМ определяется прежде всего эксплуатационными возможностями машин, а также методами программирования, обеспечивающими создание в машине различных взаимосвязанных массивов информации — банка данных. Новая информационная технология, использующая персональные компьютеры, строится, как правило, на безбумажной технологии, где происходит автоматическое, а не ручное формирование первичного документа. Как известно, документ состоит из различных реквизитов-признаков и оснований. Технологический процесс предусматривает при этом автоматическое занесение реквизитов-признаков в документ. С этой целью в машинной программе имеется специальный блок меню справочники (словари), которые содержат определенный перечень номенклатур, используемый в данной задаче. Некоторые номенклатуры, являющиеся постоянными для данного вида деятельности (бухгалтерского учета, банковских операций), содержатся в программе, другие составляются на месте. К первому виду номенклатур относятся отраслевые классификаторы. Состав справочника имеет вид
[c.107]
Некоторые расчетно-платежные документы (например, платежные поручения) имеют несколько иное построение зон для автоматизированной обработки. Коды постоянных признаков (дебет, кредит) в них расположены в содержательной части документа. Это обусловлено спецификой заполнения расчетно-платежной документации. Однако такое расположение реквизитов не снижает качества автоматизированной обработки.
[c.123]
Использование документов с заранее заполненными постоянными реквизитами (фирменные бланки) и широкое применение компьютерных программ с разовым вводом исходных данных и многократным получением выходной информации.
[c.145]
В таблицу, исходную по отношению к ЯОФ, мы вынесли некоторые реквизиты — такие, как корреспондирующий счет, корреспондирующий субсчет и другие — которые, строго говоря, принадлежат другим записям. Исключения мы сделали ради бухгалтеров, постоянно к данным реквизитам обращающихся. Однако в отчетную ведомость может потребоваться внести реквизит, в текущей строке нормализованной таблицы отсутствующий например, может потребоваться указание на номер первичного документа, которым оформлен корреспондирующий ОУ. Решение в данном
[c.622]
При втором способе организации письменных переговоров между поставщиком и потребителем инициатива вступления в переговоры исходит от покупателя. Он рассылает потенциальным поставщикам коммерческое письмо или запрос, главной целью которого является получение предложения (оферты). В запросе указываются все необходимые реквизиты (наименование товара, требуемое качество, условия и сроки поставки, платежа и пр.), кроме цены, которая указывается в ответном предложении. В случае если потенциальный покупатель обращается к своим постоянным контрагентам, то вместо запроса может быть выслан заказ.
[c.132]
Схемы расположения реквизитов (формуляры) для наиболее широко применяемого формата А4 при угловом и продольном размещении постоянных реквизитов приведены Соответственно на рис. 2.1, 2.2. Такое расположение реквизитов позволяет максимально использовать площадь формата для размещения основного реквизита письма — его текста (реквизит 19).
[c.17]
Бланки писем проектируют в соответствии с расположением и границами зон реквизитов, предусмотренных ГОСТ Р 6.30-97, на основе как углового (рис. 2.1), так и продольного (рис. 2.2) их размещения. Вариант бланка с угловым расположением постоянных реквизитов считается более выгодным, поскольку позволяет экономить до 20 % площади формата.
[c.22]
ГОСТ Р 6.30—97 предусматривает определенные требования к размещению на бланках постоянных реквизитов, ограничительных отметок и трафаретных мест.
[c.22]
Аналогичным образом оформляются бланки для переписки с иностранными корреспондентами наименование организации, ее адрес и другие постоянные реквизиты приводятся дважды — на русском и иностранном языках. Например
[c.36]
Пример оформления реквизита приводился при описании оформления реквизита 10 (с. 41). Размещение трафаретных частей реквизитов 10 и 11 на бланках как с угловым, так и с продольным расположением постоянных реквизитов см. на рис. 2.3—2.6.
[c.42]
При угловом бланке заголовок к тексту пишется под реквизитами углового бланка в рамках выделенного уголками места (см. рис. 4.3, 4.4). Пример оформления заголовка при продольном расположении постоянных реквизитов приводится ниже.
[c.48]
Деловые письма оформляют на бланках по ГОСТ Р 6.30-97 (рис. 2.3—2.6), как правило, с угловым расположением постоянных реквизитов. Бланки с продольным расположением постоянных реквизитов для писем используют реже, в основном органами власти и вышестоящими организациями. Используются бланки формата А4 и А5. Формат А5 используют, если письмо не превышает 7—8 строк.
[c.84]
Схемы расположения реквизитов (формуляры) для наиболее широко применяемого формата бумаги А4 при угловом и продольном размещении постоянных реквизитов (составляющих штамп документа) приведены соответственно на рис. 2.1, 2.2.
[c.15]
Бланк документа — это стандартный лист бумаги, с нанесенными на нем постоянными реквизитами, содержащими необходимую информацию об организации — авторе документа.
[c.42]
ГОСТ 6.30-97 предусматривает следующие варианты размещения на бланке постоянных реквизитов и ограничительных отметок.
[c.44]
В настоящее время на нефтебазах одним из основных носителей информации является инвентарная карточка учета основных средств. Значительная часть ее реквизитов содержится и в других документах (акте приема-передачи, накладной на. внутреннее перемещение, акте о ликвидации основных средств). В инвентарной карточке и этих документах в разных интепретациях дублируется такая постоянная информация, как инвентарный номер,, местонахождение объекта, первоначальная стоимость, синтетический счет, шифр аналитического учета, норма амортизационных отчислений, дата ввода объекта в эксплуатацию и др.
[c.76]
В числе постоянных реквизитов карты предусматриваются шифр норм амортизации, соответствующий1 счету аналитиче- ского учета (этот шифр включает в себя шифр группы и вида основных фондов) шифры синтетических счетов (дебит, кредит) стоимость месячная норма амортизационных отчислений по-пр авочныё коэффициенты к нормам амортизации на полное восстановление и капитальный ремонт в зависимости от сменности, агрессивности среды и других установленных случаев сумма износа.
[c.79]
Следует отметить, что балпчсы имеют постоянные реквизиты, содержание которых не зависит от особенностей цехов и которые заполняются на основе единых справочников, классификаторов, массивов информации за месяц. Переменная информация формируется по первичным документам, единым для оперативного учета движения производства и бухгалтерского учета прямых затрат на производство. При этом информация об объеме продукции группируется в первичном учете по бригадам, а в цеховом балансе представлена сгруппированной по цеху в единицах, используемых в оперативном планировании.
[c.215]
Заголовочная часть формы документа включает постоянные реквизиты, иденти фицирующие форму и отдельный экземпляр документа. К ним относятся наименование ИС, название документа, код формы, код документа или другой идентификатор экземпляра документа.
[c.25]
Флаговый вариант расположения реквизитов (см. образец слева) используется при воспроизведении угловых бланков на чистом листе бумаги с помощью ПК непосредственно при подготовке конкретного документа. При этом воспроизведение постоянных реквизитов, предусмотренных ГОСТ Р 6.30-97, для исходящих документов является обязательным. Для
[c.23]
Ссылка используется только в бланках для писем и состоит из постоянной части реквизита На № от , которая заполняется номером и датой входящего документа.
[c.27]
Реквизиты 06, 07, 08, 12, ограничительные отметки для реквизитов 09, 10, 11 в пределах границ зон расположения реквизитов на бланках распорядительных документов согласно стандарту размещают центрованным способом, т. е. когда начало и конец каждой строки реквизита равноудален от границ зоны расположения данного реквизита (рис. 3.1, 3.2). Такие бланки изготавливаются типографским способом. В то же время в практике документирования, если распорядительный документ (чаще всего приказ, распоряжение) предназначен для решения внутренних задач организации и не рассылается за ее пределы, широкое применение находит угловое расположение постоянных реквизитов, оформляемых флаговым методом.
[c.47]
Флаговый метод заключается в расположении постоянных реквизитов углового штампа от одной вертикали — непосредственно от линии левого поля. Такой вариант расположения реквизитов (см. рисунок ниже) используется при воспроизведении угловых бланков на чистом листе бумаги с помощью ПК непосредственно при оформлении конкретного документа. При этом часть постоянных реквизитов (01—05,07) не воспроизводится, что экономит рабочую площадь формата и труд оформителя.
[c.47]
Выписка из приказа (рис. 4.3) может быть напечатана (с помощью ПК, пишущей машинки) на чистом листе бумаги формата А4, А5 в угловом варианте расположения постоянных реквизитов флаговым способом. Часть постоянных реквизитов при этом опускается (см. гл. 3, с. 47).
[c.58]
Выше (рис. 4.2) приведен пример оформления приказа на стандартном бланке, предусмотренном ГОСТ Р 6.30-97. Исполь-л зование такого бланка объясняется тем, что в данном конкретном случае перед организацией стояла задача отправки копии приказа в адрес регионального Центра стандартизации, метрологии и сертификации Госстандарта России. Приведем пример приказа с угловым расположением постоянных реквизитов, оформленных флаговым методом. Документ оформлен в упрощенном варианте, поскольку предназначен для решения сугубо внутренних задач организации.
[c.61]
economy-ru.info
Понятие «реквизит» документа. Постоянные и переменные реквизиты, обязательные реквизиты документа
Количество просмотров публикации Понятие «реквизит» документа. Постоянные и переменные реквизиты, обязательные реквизиты документа — 1099
Каждый документ состоит из отдельных составляющих ᴇᴦο информационных элементов, которые называются реквизитами (от лат. requisitum – требуемое, необходимое). В государственном стандарте (ГОСТ Р 51141-98. ʼʼДелопроизводство и архивное дело. Термины и определенияʼʼ) дается такое определение слову ʼʼреквизитʼʼ˸ ʼʼобязательный элемент оформления официального документаʼʼ (1). Поэтому в определении термина ʼʼдокументʼʼ слово ʼʼреквизитʼʼ является одним из центральных.
Реквизиты могут быть графическими (герб, печать, эмблема), но в основном являются текстовыми (наименование организации, наименование вида документа, адресат, заголовок к тексту документа, отметка о наличии приложение и др.). Текстовые реквизиты могут состоять из одного-двух слов или включать в себя несколько достаточно самостоятельных частей.
Реквизиты документаустанавливаются стандартом или положением. Так, в государственном стандарте (ГОСТ Р 6.30-2003. ʼʼУнифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документовʼʼ) определен максимальный набор реквизитов управленческого документа. Таких реквизитов в стандарте — 30. Однако не все они используются при оформлении конкретного документа.
Обязательными для всех видов документа являются реквизиты, обеспечивающие ᴇᴦο юридическую силу, — наименование организации (автора документа), дата документа, текст, подпись должностного лица (2).
Для отдельных групп документов обязательными могут стать и другие реквизиты, например, Государственный герб Российской Федерации, герб субъекта Российской Федерации, эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания),
Состав дополнительных обязательных реквизитов формуляра-образца определяется в нормативных документах, разработанных или согласованных министерствами (ведомствами) — разработчиками унифицированных систем документации.
Так, в число дополнительных обязательных реквизитов для всех документов, кроме писем, входит наименование документа; а в регламенте и других организационных документах обязательным является проставление грифа утверждения.
Регистрационный номер документа как обязательный реквизит проставляется в документах, указанных в соответствующем перечне. Реквизиты ʼʼСправочные данные об организацииʼʼ, ʼʼОсновной регистрационный номер (ОГРН) юридического лицаʼʼ и ʼʼИдентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП)ʼʼ являются обязательными только для исходящих документов.
Кроме того, некоторые реквизиты могут стать обязательными лишь в конкретной ситуации. Так, в бланках внутренних документов организации, в наименовании которой отсутствует указание на её местонахождение, обязательным реквизитом является ʼʼместо составления или изданияʼʼ. Если в самом наименовании организации имеется указание на её географическое положение, то данный реквизит не используется.
referatwork.ru
Понятие «реквизит» документа. Постоянные и переменные реквизиты. Обязательные и дополнительные реквизиты документа.
Тема 7. Формуляр, реквизит и бланк документа
Основные понятия: формуляр документа, типовой формуляр, формуляр-образец, реквизит документа, бланк
Понятие «формуляр» документа
«Формуляр документа:Совокупность реквизитов документа, расположенных в установленной последовательности» (ГОСТ Р 7.0.8-2013).
Набор обязательных реквизитов, составляющих формуляр документа, зависит от вида документа. Различают несколько видов формуляра документа:
· типовой,
· индивидуальный,
· формуляр-образец.
Формуляр, характерный для конкретного вида документов, например, приказа, акта, протокола, называется типовым формуляром.
Типовой формуляр характеризуется определенным количеством реквизитов, расположенных в определенной последовательности. Например, в формуляр заявления входят: адресат, автор, наименование вида документа, текст, подпись, дата.
Индивидуальный формуляр присущ какому-либо отдельному документу, например, формуляр приказа по основной деятельности, формуляр приказа о командировании и пр.
Индивидуальным может быть как произвольный, так и регламентированный формуляр. Например, доверенность, расписка, объяснительная записка, заявление могут быть написаны в произвольной форме, если автором документа является лицо не официальное или не знакомое с правилами оформления документов. Однако формуляр большинства официальных документов является объектом унификации и стандартизации. Поэтому формуляры официальных документов являются регламентированными. В результате унификации форм документов появились так называемые формуляры-образцы.
Формуляр-образец– это совокупность расположенных в определенной последовательности реквизитов, присущих всем видам документов данной системы.
Расположение реквизитов в формуляре-образце учитывает последовательность операций по составлению, оформлению, обработке и дальнейшему использованию документа. Формуляр-образец устанавливает место и границы расположения каждого реквизита.
Формуляры-образцы служат основой для конструирования формуляров и бланков всех видов служебных документов. На основе формуляра-образца бланки документов строятся с учетом межстрочных интервалов и шага письма пишущих машин. Расположение реквизитов всегда в одном и том же месте помогает быстро найти нужные данные при ознакомлении с документом, применить метод однократной записи. На базе формуляров-образцов разрабатываются унифицированные формы большинства управленческих документов с учетом возможности их машинной обработки и изготовления бланков.
Стандарты и другие документы на формуляры-образцы устанавливают форматы и размеры полей документов, входящих в состав унифицированной системы документации, требования к построению конструкционной сетки формуляра-образца, реквизиты и правила их расположения. В нормативных документах представлены графические модели или схемы построения образцов документов.
Метод построения формуляра-образца предусматривает разработку единого формуляра с фиксированным расположением реквизитов для всей совокупности документов, что существенно облегчает их визуальное восприятие, позволяет сократить многообразие форм документов и процесс их создания с помощью средств автоматизации.
Специалисты по ДОУ установили совокупность реквизитов, расположенных в определенной последовательности, и установили местоположение каждого элемента информации в организационно-распорядительных документах.
Для унифицированных форм управленческих документов государственным стандартом 2003 г. (ГОСТ Р 6.30-2003. «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов») установлены два формата бумаги — формат А4 (210х297 мм) и формат А5 (148х210 мм). Для технической, бухгалтерской, отчетной и др. документации могут быть использованы также форматы А3 (297х420) и А6 (105х148).
Формуляр-образец представляет собой графическую модель построения документов, является шаблоном, по которому должны составляться документы. Он устанавливает форматы бумаги, размеры полей, расположение всех частей реквизитов, характерное именно для этой группы документов, определяет необходимые для их размещения площади. Формуляр-образец может быть представлен как в виде чертежа, содержащего план размещения реквизитов, так и в виде описания реквизитов с указанием последовательности их оформления и взаимного расположения в границах выделяемых площадей.
Формуляры-образцы, как правило, приводятся:
· – в стандартах;
· – в инструкциях и регламентах;
· – в методических пособиях по делопроизводству;
· – в программах автоматизации делопроизводства;
· – в книгах и учебных пособиях и т.п.
Установление стандарта на формуляр-образец, который, в свою очередь, определяет требования к бланку служебного документа, вызвано необходимостью унифицировать процесс его оформления, что позволяет: 1) организовать централизованное изготовление бланков для служебных документов; 2) сократить трудозатраты на составление и оформление служебных документов; 3) облегчить визуальное восприятие необходимой информации; 4) расширить возможности использования технических средств при составлении и обработке служебных документов.
Формуляр-образец организационно-распорядительного документа– типовая модель, содержащая совокупность обязательных реквизитов, свойственных документам унифицированной системы организационно-распорядительной документации и расположенных определенным образом.
Формуляр-образец ОРД применяется как основа для построения любого вида организационного, распорядительного, информационно-справочного документа. Формуляры конкретных видов документов определяются назначением документов и правилами их составления, оформления, разработки и введения в действие.
В первом разделе ГОСТ Р 6.30-2003 «Область применения» подчеркивается, что «…стандарт распространяется на организационно-распорядительные документы, относящиеся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД), – постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и др., включенные в ОК 011-93 «Общероссийский классификатор управленческой документации» (ОКУД) (класс 0200000)».
Распространение действия стандарта на документы, включенные в ОКУД, говорит о том, что правила оформления документов, изложенные в стандарте, относятся к документам как государственных организаций, так и негосударственных коммерческих компаний. Организационно-распорядительная документация (ОРД) фиксирует процесс принятия решений по административным и прочим вопросам и создается во всех организациях независимо от их организационно-правовой формы, права собственности и вида деятельности.
К организационно-правовымдокументам, оформление которых должно соответствовать стандарту, относятся: устав, учредительный договор, свидетельство о регистрации, положение, правила, штатное расписание, структура и штатная численность (в настоящее время такой документ оформляется редко), должностная инструкция. Именно такие наименования можно увидеть в ОКУД класс 0200000:
Система распорядительной документациипредставлена в ОКУД такими документами, как постановление, решение, приказ, распоряжение, указание.
В Общероссийском классификаторе хорошо представлена и система информационно-справочной документации:протокол, акт, служебное письмо, докладная и объяснительная записки, представление, заявление.
Система плановой документациитакже находит отражение в классе 0200000 в ОКУД и представлена одним документом – графиком отпусков.
Формуляр-образец организационно-распорядительного документа – это модель унифицированной формы документа. Все поле формата формуляра-образца в ГОСТ Р 6.30-2003 условно можно разделить на три части:
· служебное поле документа — часть площади формата, предназначенная для полей документа, для закрепления документа в технических средствах хранения, для нанесения специальных изображений;
· поле для размещения реквизитов углового или продольного штампов — в левом верхнем углу формата при угловом расположении реквизитов или в верхней его части по центру при продольном варианте расположения реквизитов бланка;
· рабочее поле документа —остальная, большая часть площади формата; площадь унифицированной формы документа или бланка, предназначенная для заполнения реквизитами.
Понятие «реквизит» документа. Постоянные и переменные реквизиты. Обязательные и дополнительные реквизиты документа.
studopedia.net
16.1. Понятие «реквизит» документа. Постоянные и переменные реквизиты, обязательные реквизиты документа
Каждый документ состоит из отдельных составляющих его информационных элементов, которые называются реквизитами (от лат. requisitum– требуемое, необходимое).В государственном стандарте (ГОСТ Р 51141-98. «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения») дается такое определение слову «реквизит»: «обязательный элемент оформления официального документа» (1).Поэтому в определении термина «документ» слово «реквизит» является одним из центральных.
Реквизиты могут быть графическими(герб, печать, эмблема), но в основном являютсятекстовыми(наименование организации, наименование вида документа, адресат, заголовок к тексту документа, отметка о наличии приложение и др.). Текстовые реквизиты могут состоять из одного-двух слов или включать в себя несколько достаточно самостоятельных частей.
Реквизиты документа устанавливаются стандартом или положением. Так, в государственном стандарте (ГОСТ Р 6.30-2003. «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов») определен максимальный набор реквизитов управленческого документа. Таких реквизитов в стандарте — 30. Однако не все они используются при оформлении конкретного документа.
Обязательными для всех видов документа являются реквизиты, обеспечивающие его юридическую силу, — наименование организации (автора документа), дата документа, текст, подпись должностного лица (2).
Для отдельных групп документов обязательными могут стать и другие реквизиты, например, Государственный герб Российской Федерации, герб субъекта Российской Федерации, эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания),
Состав дополнительных обязательных реквизитовформуляра-образца определяется в нормативных документах, разработанных или согласованных министерствами (ведомствами) — разработчиками унифицированных систем документации.
Так, в число дополнительных обязательных реквизитов для всех документов, кроме писем, входит наименование документа; а в регламенте и других организационных документах обязательным является проставление грифа утверждения.
Регистрационный номер документа как обязательный реквизит проставляется в документах, указанных в соответствующем перечне. Реквизиты «Справочные данные об организации», «Основной регистрационный номер (ОГРН) юридического лица» и «Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП)» являются обязательными только для исходящих документов.
Кроме того, некоторые реквизиты могут стать обязательными лишь в конкретной ситуации. Так, в бланках внутренних документов организации, в наименовании которой отсутствует указание на ее местонахождение, обязательным реквизитом является «место составления или издания». Если в самом наименовании организации имеется указание на ее географическое положение, то данный реквизит не используется.
Таким образом, количество обязательных реквизитов, как и их состав, зависят, прежде всего, от вида документа и системы документации, а также от цели создания документа, его назначения, содержания и формы, способа документирования (3).
Часть реквизитов носит достаточно длительный характер и может быть заранее внесена в бланк документа типографским способом. Это постоянные реквизиты:государственный герб Российской Федерации, герб субъекта Российской федерации, эмблема или товарный знак (знак обслуживания) организации, наименование организации (автора документа), юридический или фактический адрес организации, место составления или издания документа, код организации, код формы документа, основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица, идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) (4).
Другие реквизиты вносятся в процессе работы с конкретным документом. Это переменные реквизиты,например: дата, регистрационный номер документа, адресат, резолюция, ссылка на дату и регистрационный номер входящего документа, заголовок к тексту, отметка о контроле, отметка о поступлении документа в организацию, отметка об исполнении документа и др. Они вписываются от руки, печатаются на компьютере или проставляются специальными штемпелями (штампами).
Реквизиты в официальном документе, как правило, расположены всегда в одном и том же месте, в определенной последовательности. Это помогает быстро найти нужные данные при ознакомлении с документом, применить метод однократной записи.
В практике работы с документами появляется необходимость проставления таких отметок, которые реквизитами не являются. Например: подлежит возврату,взамен разосланногои др.
helib.ru
Переменные реквизиты — Большая Энциклопедия Нефти и Газа, статья, страница 2
Переменные реквизиты
Cтраница 2
Недостатком этого метода является невозможность обнаружить двойные, или аккордные, пробивки. Он обычно применяется в сочетании с другими методами, обеспечивающими контроль остальных переменных реквизитов перфокарт.
[16]
Правила оформления и размещения реквизитов при унификации должны обеспечивать рациональное использование площади листа бумаги. Постоянные реквизиты документа должны удобно читаться и размещаться таким образом, чтобы оставить достаточно месга для заполнения переменных реквизитов с помощью стандартных печатающих устройств.
[17]
Правила оформления и размещения реквизитов при унификации должны обеспечивать рациональное использование площади листа бумаги, на котором создается документ. Постоянные реквизиты документа, включаемые в бланк, должны удобно читаться и размещаться так, чтобы оставить достаточно места для заполнения переменных реквизитов с помощью стандартных печатающих устройств. Интервалы печати должны не затруднять восприятие документа, а их значение следует устанавливать в результате компромисса между стремлением к экономии бумаги, с одной стороны, и росту скорости чтения документов — с другой. При автоматическом считывании данных интервалы печати должны содействовать росту экономичности и надежности читающих автоматов.
[18]
Эффективность применения конструкционных сеток при разработке документов очевидна, но их применяют очень редко: конструкционные сетки не печатаются централизованно, и каждая организация изготавливает их самостоятельно. Использование конструкционных сеток позволяет строить бланки с учетом требований печатающих устройств и упрощает при разработке бланков расчет необходимых площадей для размещения переменных реквизитов. Проведенные в МГИАИ эксперименты и расчеты показывают, что бланки эффективно строить на основе конструкционной сетки, если они заполняются не менее 50 раз, а сетку следует изготавливать в масштабе 1: 1, если даже ее бланк будет стоить до 15 коп. Поскольку бланки конструкционных сеток даже при малых тиражах их изготовления стоят менее 1 копейки, эффективность построения бланков документов на основе конструкционной сетки ( особенно напечатанной в масштабе 1: 1) довольно высока. Формуляры-образцы на отдельные системы документации, к сожалению, не устанавливают площади для перечисленных обобщающих реквизитов, а их значения необходимы для построения модели управленческих документов.
[19]
Практика изготовления бланков документов оставляет вопросы планировки их форм на усмотрение технических редакторов и наборщиков типографий, против чего, как правило, не возражают заказчики, представляющие оригиналы, выполненные на пишущих машинах или с низкой точностью вычерченные вручную, а при повторном издании — экземпляры напечатанных ранее бланков. Это приводит к тому, что размеры граф и строк устанавливаются исходя в основном из условий удобного размещения в них постоянных реквизитов, входящих в состав бланка, затрудняя размещение переменных реквизитов при записи их вручную, не говоря уже о впечатывании текста с помощью различных технических средств.
[20]
Постоянные в обязательном порядке повторяются на бланках документов данного наименования. Переменные реквизиты наносятся непосредственно при подготовке конкретного документа. Состав и содержание переменных реквизитов может изменяться для разных документов одного и того же наименования.
[21]
Постоянные в обязательном порядке повторяются на бланках всех документов данного наименования. Переменные реквизиты наносятся непосредственно при подготовке конкретного документа. Состав реквизитов обеспечивает документам придание им юридической силы и возможность идентификации.
[22]
Машинными носителями информации при этой форме учета являются перфокарты, дуаль-карты и перфоленты. В условиях применения ЭВМ вносятся существенные изменения в первичную документацию. В документах вручную заполняется минимальное количество переменных реквизитов, а постоянные, многократно используемые реквизиты вводятся в ЭВМ один раз. Периодически они заменяются на новые при пересмотре нормативов, цен, плановых заданий, кодов объектов.
[23]
Причем красящим слоем покрываются лишь те места, на лицевую сторону которых впечатываются переменные реквизиты, подлежащие переносу на находящийся следом бланк. Такой способ, исключая применение копировальной бумаги, позволяет увеличить число документов, одновременно печатаемых в одной закладке. Можно применять сплошные листы копировальной бумаги, не вырезая в них окна, но тогда ненужные в отдельных документах переменные реквизиты забиваются буквами ХХХХ или применяются бланки, где соответствующие места закрашены черным цветом. Однако в этих случаях ухудшается внешний вид документов.
[24]
Для получения документов с наименьшими затратами целесообразна двойная экспозиция: первая воспроизводит конкретный бланк со всеми постоянными реквизитами, вторая — изображение переменных реквизитов основного документа. Для этого применяются два прозрачных накладных листа. На первом печатаются постоянные реквизиты бланка, но в отличие от накладных листов, предназначенных для электрографического изготовления документов, места, необходимые для переноса переменных реквизитов, экранированы от источника света. Второй накладной лист выполнен так, что при второй экспозиции экранируются места светочувствительной бумаги, экспонированные в первый раз. Метод однократной записи может быть реализован и с помощью других копировально-множительных процессов; в любом случае переменные реквизиты, входящие в два или более унифицированных документа, должны записываться только один раз, а затем уже копироваться или размножаться с высокой производительностью. При работе по описанным выше или аналогичным способам основные документы могут заполняться не только на пишущих машинах, но и на бухгалтерских или фактурных машинах, пишущих автоматах, а также с помощью АЦПУ ЭВМ.
[25]
Существуют гектографы, обеспечивающие выборочное копирование строк и без применения трафаретов, что позволяет достичь большей производительности труда в работе с ними. Такие гектографы успешно применяются при изготовлении технологических документов, для большинства которых достаточно выкопировки по строкам. Вместо них иногда применяют небольшие экраны из плотной бумаги, которыми с помощью липкой ленты последовательно на матрице прикрывают напечатанные на отдельных бланках и ставшие ненужными для последующих переменные реквизиты. Даже при таких, не самых производительных приемах выборки применение спиртовых гектографов для работы по методу однократной записи резко повышает производительность труда при изготовлении документов.
[26]
Постоянные в обязательном порядке повторяются на бланках документов данного наименования. Переменные реквизиты наносятся непосредственно при подготовке конкретного документа. Состав и содержание переменных реквизитов может изменяться для разных документов одного и того же наименования.
[27]
Требования к оформлению документов установил формуляр-образец организационно-распорядительных документов, который представляет собой графическую модель или схему построения документа. Формуляр-образец устанавливает размеры полей, расположение постоянных и переменных реквизитов.
[28]
Стандартные размеры бланков документов позволяют лучше использовать бумагу при печатании документов, уменьшают ее отходы. Стандартизация облегчает бухгалтерскую обработку документов, последующее их хранение. Для экономии времени и труда при заполнении документов постоянный текст в них печатается типографским способом. От руки или на пишущей машинке заполняются лишь переменные реквизиты, характеризующие оформляемую документом операцию.
[29]
На основе намеченного к унификации перечня документов проводится уточнение необходимости каждого из применяемых видов документов и их реквизитов. С этой целью рассматриваются операции, проводимые на основе документа как организацией-составителем, так и получателем его. Особому анализу подвергаются реквизиты, которые в отдельных документах не заполняются. Методика предусматривает порядок их исключения. На бланке формуляра-образца из документов, оставленных для дальнейшего рассмотрения, поочередно отмечаются площади постоянных и переменных реквизитов, установленные в процессе предварительного сбора. Документы, реквизиты которых входят на бланк формуляра-образца, считаются предварительным составом первой унифицированной серии, а остальные, реквизиты которых не вошли, могут составить последующие унифицированные серии. Для этих документов предусмотрен порядок основного сбора, при котором определяется, какие реквизиты должны быть просмотрены и в каких документах.
[30]
Страницы:
1
2
3
www.ngpedia.ru
Тема 21. Система распорядительной документации
Основное назначение распорядительных
документов. Классификация распорядительных
документов с точки зрения сферы их
действия, порядка разрешения вопроса,
юридической силы.
Коллегиальный и единоначальный принципы
управления. Фиксация управленческих
решений в распорядительных документах.
Распорядительные документы, издаваемые
в условиях коллегиальности в условиях
единоличного принятия решений.
Этапы подготовки проекта распорядительных
документов. Процедура издания
распорядительных документов на основе
коллегиальности. Процедура подготовки
распорядительных документов, изданных
на основе единоначалия.
Структура текста распорядительного
документа. Согласование и подписание
распорядительного документа.
Правила составления и оформления
распорядительных документов: постановления,
решения, распоряжения, приказа, указания.
Тема 22. Система информационно-справочной документации
Назначение и состав информационно-справочной
документации в управленческой
деятельности. Особая роль
информационно-справочных документов
в процессе принятия управленческих
решений.
Подготовка,
составление и оформление докладных,
объяснительных и служебных записок,
предложений, представлений, справок,
сводок, перечней, списков, заключений.
Служебная переписка. Классификация
служебных писем. Правила их составления
и оформления
Оперативные информационно-справочные
документы: телеграмма, телефонограмма,
факсограмма, электронное сообщение.
Правила их составления и оформления.
Акт, протокол, их разновидности, правила
составления и оформления.
Тема 23. Документы личного характера
Назначение и состав документов личного
характера.
Правила составления и оформления личного
заявления, автобиографии, резюме, личной
доверенности, расписки.
Правила составления и оформления
характеристики, отзыва, рекомендации,
ходатайства.
3. Структура дисциплины
|
Наименование темы |
Всего учебных часов |
|
Тема 13. Документационное |
6 |
|
Тема 14. |
6 |
|
Тема 15. Унификация |
6 |
|
Тема |
14 |
|
Тема 17. Требования |
16 |
|
Тема оформляющих реквизитов |
16 |
|
Тема 19. Требования |
16 |
|
Тема 20. Классификация |
16 |
|
Тема 21. Система |
16 |
|
Тема 22. Система |
16 |
|
Тема 23. Документы |
8 |
|
Курсовая работа |
+ |
|
Экзамен |
+ |
|
Всего |
130 |
studfiles.net
ПЕРЕМЕННАЯ ЧАСТЬ РЕКВИЗИТА ДОКУМЕНТА
- ПЕРЕМЕННАЯ ЧАСТЬ РЕКВИЗИТА ДОКУМЕНТА
- согласно ГОСТ Р 51141– 98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», – изменяемая часть реквизита документа, вносимая в бланк документа при его заполнении.
Делопроизводство и архивное дело в терминах и определениях. — М.: Флинта : Наука.
.
2009.
Смотреть что такое «ПЕРЕМЕННАЯ ЧАСТЬ РЕКВИЗИТА ДОКУМЕНТА» в других словарях:
-
переменная часть реквизита документа — Изменяемая часть реквизита документа, вносимая в бланк документа при его заполнении. [ГОСТ Р 51141 98] Тематики делопроизводство и архивное дело Обобщающие термины документирование … Справочник технического переводчика
-
переменная часть реквизита документа — 41 переменная часть реквизита документа: Изменяемая часть реквизита документа, вносимая в бланк документа при его заполнении Источник: ГОСТ Р 51141 98: Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения оригинал документа … Словарь-справочник терминов нормативно-технической документации
-
Постоянная часть реквизита документа — 11. Постоянная часть реквизита документа 12. Переменная часть реквизита документа 13. Наименование документа 14. Внешнеторговый документ Часть реквизита документа, наносимая при изготовлении бланка документа Часть реквизита документа … Словарь-справочник терминов нормативно-технической документации
-
переменная — 3.3.15 переменная (variable): Представление значения, которое должно принадлежать к определенному типу данных. Источник … Словарь-справочник терминов нормативно-технической документации
-
ГОСТ Р 51141-98: Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения — Терминология ГОСТ Р 51141 98: Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения оригинал документа: 21 автор документа: Физическое или юридическое лицо, создавшее документ Определения термина из разных документов: автор документа 77 архив… … Словарь-справочник терминов нормативно-технической документации
-
ГОСТ 6.10.6-87: Единая система внешнеторговой документации СЭВ. Формуляр-образец — Терминология ГОСТ 6.10.6 87: Единая система внешнеторговой документации СЭВ. Формуляр образец оригинал документа: 20. Бланк документа Лист бумага с воспроизведенными полиграфическим способом или напечатанными постоянными частями реквизитов и… … Словарь-справочник терминов нормативно-технической документации
Переменный реквизит
Cтраница 1
Переменный реквизит — это реквизит документа, наносимый при составлении документа.
[2]
Переменный реквизит документа — реквизит, фиксируемый на бланке в процессе его заполнения.
[3]
Переменный реквизит документа — реквизит документа, фиксируемый на бланке в процессе его заполнения.
[4]
Площадь переменного реквизита определяется характеристиками шрифтов стандартных печатающих устройств и числом знаков в составе переменного реквизита.
[5]
К переменным реквизитам карты относятся: шифр подразделения нефтебазы; дата и шифр изменения состояния объекта.
[6]
Площадь, необходимая для размещения переменного реквизита, определяется характеристиками шрифтов стандартных печатающих устройств, применяемых при изготовлении документов, и числа знаков, входящих в состав переменного реквизита.
[7]
Описанное определение числа знаков в переменных реквизитах нужно не только для экономии бумаги, но и для наиболее достоверного определения потребных мощностей ЭВМ. Не случайно при проектировании АСУ необходимо определять эти величины для реквизитов, вводимых в ЭВМ.
[8]
В последнем случае число знаков для размещения переменного реквизита предлагается определять на основе статистических данных. Расчетное число знаков, используемое в дальнейшем для определения потребных площадей документа, можно установить путем рассмотрения представительной выборки из генеральной совокупности значений этого переменного реквизита.
[9]
Площадь переменного реквизита определяется характеристиками шрифтов стандартных печатающих устройств и числом знаков в составе переменного реквизита.
[10]
Площадь, необходимая для размещения каждого реквизита, может быть установлена как сумма площадей, необходимых для размещения постоянной ( постоянного реквизита) и переменной ( переменного реквизита) его частей. Площадь, необходимая для размещения постоянного реквизита, определяется на основе количества печатных знаков, входящих в его состав, характеристики шрифтов, примененных при изготовлении бланка, и пробелов, оставленных при его наборе.
[11]
Площадь, необходимая для размещения переменного реквизита, определяется характеристиками шрифтов стандартных печатающих устройств, применяемых при изготовлении документов, и числа знаков, входящих в состав переменного реквизита.
[12]
При гектографическом способе изготовления документов необходима матрица, на которую в зеркальном изображении наносятся переменные реквизиты, подлежащие включению в бланки документов унифицированной серии. Для каждого вида, документа серии изготавливается трафарет с окнами против мест, занимаемых переменными реквизитами, подлежащими переносу с матрицы на бланк документа.
[13]
В последнем случае число знаков для размещения переменного реквизита предлагается определять на основе статистических данных. Расчетное число знаков, используемое в дальнейшем для определения потребных площадей документа, можно установить путем рассмотрения представительной выборки из генеральной совокупности значений этого переменного реквизита.
[14]
Так, анализ форм документов, принадлежащих к разным системам документации, показал, что одни и те же обобщенные реквизиты составитель документа, получатель, коды занимают площади, отличающиеся друг от друга в 4 раза и более. Это говорит о значительном завышении площадей для реквизитов заголовочной и табличной частей документов. Это подтверждает проведенное в МГИАИ сопоставление необходимого, числа знаков в переменных реквизитах с фактически отведенной для этого площадью в типовых формах табличных документов, применяемых в течение нескольких лет.
[15]
Страницы:
1
2
3. Оформление реквизитов документов
3.1. Формуляр-образец ОРД
Различные
документы состоят из разного набора реквизитов. Число реквизитов, характеризующих
документ, определяется целями создания документа, его назначением, требованиями
к содержанию и форме данного документа. Для многих документов число реквизитов
строго ограничено, отсутствие или неправильное указание какого-либо реквизита
делает документ недействительным. Для ряда документов, выдаваемых органами
государственной власти и государственного управления, состав реквизитов
установлен законодательными и нормативными актами.
Схема
расположения реквизитов дана в формуляре-образце документа (рис. 2).
Формуляр-образец
документа — это модель построения документа,
устанавливающая области применения, форматы, размеры полей, требования к
построению конструкционной сетки и основные реквизиты.
Формуляр
документа — это набор реквизитов официального
письменного документа, расположенных в определенной последовательности.
Унифицированная
форма документа (УФД) — это совокупность реквизитов,
установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и
расположенных в определенном порядке на носителе информации.
Служебное
поле унифицированной формы документа
— это зона унифицированной формы документа, предназначенная для закрепления ее
в технических средствах хранения документов, а также для нанесения специальных
изображений.
Зона
унифицированной формы документа — это часть площади
унифицированной формы документа установленного размера, предназначенная для
заполнения определенными реквизитами.
Рис. 2. Формуляр-образец
документа
Постоянный
реквизит — это реквизит, наносимый при изготовлении
унифицированной формы или бланка документа.
Переменный
реквизит — это реквизит, наносимый при составлении
документа.
Под
длиной реквизита понимается количество ударов, необходимое для
записи его на документе. Длина рабочей строки — 67—69 ударов.
ГОСТ
Р 6.30—2003 устанавливает следующий состав реквизитов:
1 —Государственный
герб Российской Федерации;
2 —
герб субъекта Российской Федерации;
3 —
эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);
4 —
код организации;
5 —
основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;
6 —
идентификационный номер налогоплательщика / код причины постановки на учет (ИНН
/ КПП);
7 —
код формы документа;
8 —
наименование организации, являющейся автором документа;
9 —
справочные данные об организации;
10 —наименование
вида документа;
11 —дата
документа;
12 —
регистрационный номер документа;
13 —ссылка
на регистрационный номер и дату документа;
14 —
место составления или издания документа;
15 —
адресат;
16 —
гриф утверждения документа;
17 —
резолюция;
18 —
заголовок к тексту документа;
19 —
отметка о контроле;
20 —
текст документа;
21 —отметка
о наличии приложения;
22 —
подпись;
23 —
гриф согласования документа;
24 —
виза согласования документа;
25 —
оттиск печати;
26 —
отметка о заверении копии;
27 —отметка
об исполнителе;
28 —
отметка об исполнении документа и направлении его в дело;
3.2. Виды и назначения бланков
Бланк
документа — это набор реквизитов, идентифицирующий
автора официального письменного документа.
Для
изготовления документов ГОСТ Р 6.30—2003 определяет два формата бланков — А4
(210×297) и А5 (148×210). Бланки печатаются на белой бумаге или бумаге светлых
тонов.
Каждая
страница документа, оформленная как на бланке, так и на чистом листе бумаги,
должна иметь поля не менее: левое, верхнее, нижнее — 20 мм, правое — 10 мм.
Левое
поле предназначено для подшивки документов (для закрепления документов) в
технические средства хранения. Размер левого поля может быть увеличен до 33 мм,
если срок хранения документа свыше 10 лет. Правое поле служит резервом бумаги
для износа (в целях сохранности текста документа). Нижнее — для служебных
отметок (реквизитов). Верхнее — для нумерации страниц (рис. 3).
Страницы
нумеруют, начиная со 2-й, посередине верхнего поля листа арабскими цифрами
(рис. 3) — без знаков препинания, без указания слова «страница» или его
сокращенных вариантов — «с.», «стр.». Если текст документа печатается с обеих
сторон листа, то лицевые стороны нумеруются нечетными цифрами, а оборотные — четными.
Рис. 3. Нумерация страниц
При
печатании листа с оборота размеры левого и правого полей меняют местами.
Бланки
можно изготавливать типографским способом, с помощью средств оперативной
полиграфии (ксерокопированием), а также средств вычислительной техники.
Исключительно
типографским способом должны быть изготовлены бланки с изображением
Государственного герба Российской Федерации или герба субъекта Российской
Федерации.
Устанавливают
два варианта расположения реквизитов на бланках: угловой и продольный (см. рис.
8, 9).
Реквизиты
— наименование организации, справочные данные об организации, наименование вида
документа, адресат, гриф утверждения, заголовок к тексту, гриф согласования в
пределах границ зон расположения реквизитов— размещают одним из способов:
■ центрированным
— начало и конец каждой строки реквизита равноудалены от границ зоны
расположения реквизита. Например:
Министерство экономического
развития и торговли
Российской Федерации
(Минэкономразвития России)
■ флаговым
— каждая строка реквизита выравнивается по левой границе зоны расположения
реквизитов. Например:
Министерство
экономического
развития
и торговли
Российской
Федерации
(Минэкономразвития
России)
Для
организации, ее структурного подразделения, должностного лица устанавливают
следующие виды бланков документов:
■ общий
бланк — на нем могут быть оформлены любые виды документов, кроме писем (рис. 4);
■ бланк
письма — используется только для оформления служебных писем (рис. 5);
Рис. 4. Общий бланк
Рис. 5. Бланк письма
Рис. 6. Бланк конкретного вида документа
■
бланк конкретного вида документа — предназначен только для оформления документа,
название которого указано на бланке (рис. 6).
Разновидностью
бланка письма является должностной (именной) бланк, в котором после реквизита
«наименование организации» указывается должность лица, подписывающего данный документ
(рис. 7).
На
бланках оформляется только первая страница документа, последующие страницы — на
чистых листах.
3.3. Требования к документам при их
изготовлении на печатающих устройствах
При
изготовлении документов на печатающих устройствах традиционно используются
восемь положений табулятора (табл. 1):
При
оформлении документов реквизиты отделяют друг от друга 2—4-межстрочными интервалами.
Это зависит от интервала, через который напечатан текст документа: интервал
между реквизитами должен быть в два раза больше, чем интервал между строками
текста. Между составными частями реквизита интервал составляет 1,5—2, в
составных его частях — 1 строку.
Реквизиты
относительно положений табулятора располагаются следующим образом:
0 —
наименование организации, справочные данные об организации, наименование вида
документа, дата документа, ссылка на регистрационный номер и дату, место
составления, заголовок к тексту, текст, отметка о наличии приложения, наименование
должности в реквизите «подпись», гриф согласования документа, отметка о
заверении копии, отметка об исполнителе, отметка об исполнении документа и
направлении в дело;
Рис. 7. ДОЛЖНОСТНОЙ (именной) бланк
1 —красная
строка;
2— расшифровка
подписи в реквизите «гриф согласования», виза согласования, отметка о заверении
копии, номер документа;
3— при
оформлении документов не используется;
4 —
адресат, номер страницы;
5 —
гриф утверждения;
6—расшифровка
подписи в реквизитах «подпись», «гриф утверждения»;
7
—слово «копия», нумерационные заголовки: таблица, приложение, отметка о контроле,
отметка о поступлении документа в организацию.
3.4. Правила оформления реквизитов
документов
При
оформлении реквизитов документов следует соблюдать следующие правила.
01 —
Государственный герб Российской Федерации
Герб
— это отличительный знак государства, города, рода, сословия, изображаемый
на флагах, монетах, печатях, ряде документов.
На
бланках с угловым расположением реквизитов изображение герба помещается над
серединой строки с наименованием организации на верхнем поле, на бланках с
продольным расположением реквизитов — в центре верхнего поля (рис. 8). Размер герба
не рекомендуется делать более 20 мм.
Организации
негосударственных форм собственности не имеют права помещать Государственный
герб Российской Федерации или герб субъекта Российской Федерации на своем
бланке.
Бланки
с изображением Государственного герба Российской Федерации являются
полиграфической продукцией, подлежащей учету, их хранят в надежно запираемых
шкафах или сейфах.
02 —
герб субъекта Российской Федерации
Реквизит
(рис. 9) помещают на бланках документов в соответствии с правовыми актами
субъектов РФ.
Правила
расположения данного реквизита аналогичны правилам изображения реквизита 01.
03 —
эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания)
Эмблема
— это условное или символическое
изображение какого-либо понятия, идеи, деятельности.
Рис. 8. Гербовый бланк с угловым и продольным
расположением реквизитов
Рис. 9. Гербовый бланк субъекта РФ —
города Москвы
Рис. 10. Эмблема организации
Товарный
знак — это обозначение, способное отличать
товары и услуги одних юридических или физических лиц от однородных товаров и услуг
других юридических лиц.
Эмблемы,
товарные знаки, знаки обслуживания помещаются на бланках в соответствии с
уставом организации. Товарный знак может быть зарегистрирован также на имя
юридического лица, осуществляющего предпринимательскую деятельность.
Реквизит
может быть выполнен в любом цвете или цветовом сочетании и располагаться в
пределах границ продольного штампа бланка на любом месте, по усмотрению автора
бланка (рис. 10).
Эмблема
организации или товарный знак не могут заменить на бланке название организации.
Реквизиты
01, 02, 03 являются взаимоисключающими при оформлении бланка. На любом бланке
может быть изображен только один из этих реквизитов.
Наименование
организации субъекта РФ, имеющего наряду с русским языком в качестве
государственного национальный язык, печатается на двух языках — русском и
национальном (рис. 11).
Рис. 11. Бланк с наименованием организации
субъекта РФ
Рис. 12. Бланк с наименованием организации
на иностранном
Наименование
на иностранном языке воспроизводится в тех случаях, когда оно закреплено в
уставе организации (рис. 12). Наименование на русском языке располагается
слева, а на национальном или иностранном языке — справа.
Сокращенное
наименование организации приводится в тех случаях, когда оно закреплено в
учредительных документах организации. Сокращенное наименование (в скобках)
помещается ниже полного (см. рис. 6).
Наименования
филиала, территориального отделения, представительства, структурного
подразделения организации указываются в том случае, если они обозначают автора
документа и располагаются ниже наименования организации (рис. 13).
Одним
из требований к наименованию организации — автора документа является указание
организационно-правовой формы организации.
Пример
оформления наименования государственной организации:
Всероссийский
научно-
исследовательский
институт
океанологии
Пример
оформления наименования негосударственной организации:
Закрытое
акционерное общество
«Стройинвест»
Рис. 13. Автор документа — структурное
подразделение
04 —
код организации
Реквизит
является обязательным; он проставляется в соответствии с Общероссийским классификатором
предприятий и организаций (ОКПО) и включает в себя восемь знаков.
Код
организации — автора документа нужен для ускорения передачи документированной
информации по каналам электронной связи. Код позволяет избежать ошибок в
названии организации при передаче данных.
05 —
основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица
Реквизит
представляет собой 13-значный цифровой код. ОГРН указывается на всех документах
юридического лица — наряду с его наименованием. Этот реквизит является
составной частью справочных данных в бланке письма.
06 —
идентификационный номер налогоплательщика / код причины постановки на учет (ИНН
/ КПП)
Реквизит
представляет собой цифровой код, подтверждающий постановку на налоговый учет
налогоплательщика (индивидуального предпринимателя, юридического или
физического лица) (рис. 14).
Рис. 14. Бланк с указанием в реквизите ИНН
/ КПП, ОГРН
07 —
код формы документа
Реквизит
проставляют по Общероссийскому классификатору управленческой документации
(ОКУД).
08 —
наименование организации, являющейся автором документа
Наименование
организации должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных
документах. Над наименованием организации указывают сокращенное, а при его отсутствии
— полное наименование вышестоящей организации. Например:
ДЕПАРТАМЕНТ ОБРАЗОВАНИЯ ГОРОДА МОСКВЫ
Государственное образовательное учреждение
Банковский колледж N: 45
Автором
документа может быть должностное лицо, представляющее организацию: в этом
случае используют должностной (именной) бланк (см. рис. 7).
09 —
справочные данные об организации
Реквизит
оформляется только в бланке письма. Как правило, в него входят: почтовый адрес,
номера телефонов, коды по ОКПО, ОГРН; ИНН / КПП; код по ОКУД и другие сведения
по усмотрению организации (номер факса, номер счета в банке, адрес электронной
почты, адрес веб-страницы в сети Интернет) (см. рис. 5).
10 —
наименование вида документа
Реквизит
указывается в соответствии с наименованием документа, предусмотренным УСОРД и
оформляется от нулевого положения табулятора (центрированно — при продольном
расположении штампа бланка) прописными буквами: ПРИКАЗ, ПРОТОКОЛ. Короткие
слова можно писать в разрядку, например: АКТ. Наименование вида документа
должен иметь каждый документ, за исключением служебного письма.
11 —
дата документа
Это
обязательный реквизит любого документа. Датой документа является
дата его подписания или утверждения, для протокола — дата заседания (принятия
решения), для акта — дата события. Документы, изданные двумя или более
организациями, должны иметь одну дату (единую). Способ написания даты зависит
от характера документа. Как правило, дата оформляется арабскими цифрами в
последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют
двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год — четырьмя арабскими цифрами.
Дата оформляется от нулевого положения табулятора, например: 23.04.2009
В
нормативных документах, определяющих права граждан и организаций, а также в
документах, содержащих сведения финансового характера, используется
словесно-цифровой способ оформления даты, например: 09 мая 2009 г. Также
оформление даты может производиться в последовательности: год, месяц, день месяца,
например: 2009.11.24.
12 —
регистрационный номер документа
Это
условное цифровое (иногда буквенно-цифровое) обозначение документа; номер
проставляется при регистрации документа и оформляется от второго положения
табулятора на одном уровне (строке) с датой документа. На документах, авторами
которых выступают несколько организаций, индексы авторов проставляются через
косую черту в порядке указания авторов на документе. Номер не может быть
однозначным.
В
нумерации рекомендуется использовать двузначные номера, например: № 03-05/123,
где 03 — номер структурного подразделения, 05 — номер дела по номенклатуре, 123
— порядковый номер самого документа.
13 —
ссылка на регистрационный номер и дату документа
Реквизит
оформляется только на бланке письма и включает в себя номер и дату документа, на
который дается ответ. Оформляется от нулевого положения табулятора:
На
№ ________________
14 —
место составления или издания документа
Место
составления или издания документа указывается в том случае, если затруднено его
определение по реквизитам «наименование организации» и «справочные данные об
организации», и обязательно с учетом принятого административно-территориального
деления; оно включает в себя только общепринятые сокращения. Перед названием
городов Москва и Санкт-Петербург сокращение «г.» (город) не пишется; перед
всеми остальными названиями ставятся: г. — город, пос. — поселок. Реквизит
оформляется от нулевого положения табулятора строчными буквами, кроме заглавных.
Например:
Москва •
г.
Воронеж
пос.
Южный
Краснодарского
края
Место
составления документа не указывают:
■ при
указании его в составе наименования организации, например: мэрия Москвы;
■ в
письмах — в бланке письма эта информация содержится в реквизите «справочные
данные об организации».
15 —
адресат
В
качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения,
должностные или физические лица. Адресат оформляется от четвертого положения
табулятора (32 удара) флаговым способом и состоит из нескольких составных
частей:
1) из
наименования организации;
2) наименования
структурного подразделения;
3) наименования
должности лица;
4) инициалов,
фамилии;
5) почтового
адреса.
Каждая
составная часть оформляется с новой строки, точка в конце каждой составной
части не ставится. Между составными частями устанавливается межстрочный
интервал 1,5, если же составная часть многострочна — интервал 1. Переносы в
словах нежелательны, сокращения употребляются в соответствии с существующими
правилами. При адресовании документа должностному или физическому лицу инициалы
указываются перед фамилией.
1. Наименования
организации и структурного подразделения указываются в именительном падеже.
Например:
Министерство
внутренних дел
Российской
Федерации
Департамент
охраны общественного
порядка
2. Должность
и фамилию лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже
(инициалы — до фамилии):
Генеральному
директору ОАО «Балчуг»
Н.В.Есакову
Допускается
центрировать каждую строку реквизита «адресат» по отношению к самой длинной
строке:
Сбербанк
Российской Федерации
Начальнику
отдела обслуживания
юридических
лиц
Р.
Я. Халилову
3. Если
документ направляют в несколько однородных организаций или в несколько структурных
подразделений одной организации, то их следует указывать обобщенно:
Администрации
районов
Магаданской
области
Руководителям
структурных
подразделений
Министерства
финансов
Российской Федерации
4. Если
лицо, которому направляется документ, имеет ученую степень или звание, это
может быть указано в адресате:
Ректору
Технического университета
проф.
В. И. Сомову
Документ
не должен содержать более четырех адресатов. Слово «копия» перед вторым,
третьим и четвертым адресатами не указывают. Если адресатов больше, то на
обороте последнего листа документа составляют список рассылки документа, а на
каждом экземпляре пишут только один адрес.
5. В
состав реквизита «адресат» может входить почтовый адрес, элементы которого
указывают в последовательности, установленной правилами оказания услуг почтовой
связи:
Соколову
В. Е.
ул.
Бобруйская, д. 23
г.
Мурманск, 123456
При
адресовании документа должностному лицу исходя из сложившейся практики допускается
использование обращений «господин» («г-н»), «госпожа» («г-жа»).
При
адресовании письма в организацию указывают ее наименование, затем почтовый
адрес:
Государственное
учреждение
Всероссийский
научно-
исследовательский
институт
документоведения
и архивного дела
Профсоюзная
ул., д. 82, Москва, 117393
16 —
гриф утверждения документа
Удостоверение
документов является формой выражения ответственности за их законность и
содержание. Основными способами удостоверения документов являются: подписание,
утверждение и проставление печати.
Утверждение
— это особый способ удостоверения документа после его подписания, санкционирующий
распространение действия документа на определенный круг лиц, граждан, организаций.
Документ, подлежащий утверждению, приобретает юридическую силу только с момента
его утверждения. Документы утверждаются соответствующими органами или
должностными лицами, в компетенцию которых входит решение вопросов, изложенных
в этих документах.
Документ
может быть утвержден должностным лицом или специально издаваемым документом
(приказ, протокол, решение).
Оба
способа утверждения имеют одинаковую юридическую силу.
Утверждение
документа должностным лицом производится в том случае, если это регламентируется
соответствующими нормативными документами.
Если
документ утверждается должностным лицом, то гриф утверждения оформляется от
пятого положения табулятора флаговым способом, допускается центрированное
оформление каждой строки грифа утверждения по отношению к самой длинной строке
реквизита. Гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек и знаков
препинания), полного наименования должности лица, утвердившего документ
(включая наименование организации, если документ оформлен не на бланке), его
личной подписи, расшифровки подписи (инициалы проставляются до фамилии) —
шестое положение табулятора — и даты утверждения. Например:
УТВЕРЖДАЮ
Директор
ОАО «Факел»
__________Л.
А. Степанова
«___»
июля 2009 г.
Допускается
центрировать элементы реквизита «гриф утверждения документа» относительно самой
длинной строки. Например:
УТВЕРЖДАЮ
Генеральный
директор
ЗАО
«Московские товары»
__________Л.
И. Белопольская
«___»
мая 2009 г.
При
утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения
состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНО, УТВЕРЖДЕНЫ), наименования
утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера. Например:
УТВЕРЖДЕН
Решением
общего собрания
акционеров
от 05.10.2009 г. N9 03
Если
документ утверждается руководителями нескольких организаций, то составные части
грифов утверждения располагают на одном уровне. При этом наименование организации
должно обязательно входить в наименование должности лица, утверждающего
документ. Первый гриф оформляется от нулевого положения табулятора, расшифровка
подписи — от второго, второй гриф оформляется по ГОСТу. Например:
Как
правило, утверждению подлежат следующие виды документов: уставы, положения,
штатные расписания, некоторые виды актов и протоколов, должностные инструкции и
др.
Перечень
документов организации, подлежащих утверждению, определяется инструкцией по
делопроизводству организации.
17 —
резолюция
После
первичной обработки и регистрации документ направляется руководителю организации
или структурного подразделения для рассмотрения. Результат рассмотрения
отражается в резолюции.
Резолюция
— это надпись на документе, сделанная должностным
лицом и содержащая принятое им решение. Она закрепляет распоряжение
руководителя относительно вопроса, отраженного в документе. От конкретности и
четкости резолюции, правильного выбора исполнителя зависят качество исполнения
задания и своевременность его выполнения. К тексту резолюции предъявляются те
же требования, что и к любому документу: четкость, конкретность, краткость.
Резолюция состоит из текста, подписи и даты. По своему характеру резолюция
может быть двух видов: резолюция, содержащая решение вопроса (например,
«зачислить», «выделить 100 тыс. рублей», «отказать»), и резолюция, определяющая
порядок подготовки вопроса. Во втором случае текст должен содержать три составные
части: кому поручается (фамилия и инициалы исполнителя), что поручается
(характер и порядок решения вопроса) и срок исполнения. Например:
3.
Н. Ильичевой
Подготовить
проект приказа
«О
создании рекламного отдела»
к
15.12.2009
(Личная
подпись)
01.12.2009
Если
в резолюции указано несколько исполнителей, то ответственным за исполнение
документа является тот, чья фамилия указана первой. Если срок исполнения
документа является типовым или он указан в тексте документа и его не требуется
специально оговаривать, то руководитель может указать только фамилию
исполнителя (исполнителей), порядок подготовки вопроса, поставить подпись и
дату.
Резолюция
переносится секретарем в регистрационную форму и часто является основанием для
постановки документа на контроль. Оформляется резолюция от руки на любом
свободном месте, кроме полей, однако нельзя оформлять ее на других реквизитах.
Если на документе нет свободного места, то резолюция оформляется на отдельном
листе бумаги (обычно формата А6 или А7) и прикрепляется к документу.
18 —
заголовок к тексту документа
Реквизит
оформляется от нулевого положения табулятора строчными буквами, за исключением
необходимых заглавных букв; точка в конце заголовка не ставится; строка не
должна превышать 28 ударов; переносы в словах нежелательны; межстрочный
интервал — 1. К документам, оформленным на листе или бланке формата А5, заголовок,
как правило, не составляется. Заголовок должен быть согласован с наименованием
вида документа. В зависимости от вида документа заголовок формулируется в
предложном или родительном падеже (акт, протокол). Например:
ПРИКАЗ
О
создании аттестационной
Комиссии
или
ПРОТОКОЛ
Заседания
Совета
директоров
19 —
отметка о контроле
Контроль
исполнения документов — это совокупность действий,
обеспечивающих своевременное исполнение документов. В соответствии с ГОСТом отметка
о контроле исполнения документа обозначается буквой «К» или словом «Контроль»,
наносится резиновым штампом или может быть написана от руки цветным маркером.
Отметка располагается в правом верхнем углу первого листа документа. Ее цель —
напомнить исполнителю, что документ контролируется. Например:
20 —
текст документа
Текст
— это основной реквизит документа-, его печатают от нулевого положения табулятора
через 3—4 межстрочных интервала от заголовка к тексту, через 1,5—2 интервала на
бумаге формата А4 и через 1 интервал — формата А5 (между абзацами — 2
интервала). Абзацы в тексте пишут от первого положения табулятора.
Абзац
— это часть текста, несущая законченную
мысль и представляющая собой смысловое единство. Нормальным считается абзац,
содержащий не более двух-трех предложений.
Текст
документа можно печатать с двух сторон листа, при этом правое и левое поля
меняются местами.
Текст
документа состоит из двух частей: в первой части указывается основание для
составления документа; во второй — просьбы, выводы, предложения. Если текст
состоит из одной фразы, то она строится по такому же принципу.
В
некоторых случаях текст может содержать только вторую часть (письмо — просьбу
без пояснения, приказ — распорядительную часть без констатирующей). Текст
документа должен быть ясным, точным, кратким.
В
тексте слова должны употребляться в том значении, какое они имеют в
литературном языке, и не допускать многозначности толкования. Не следует
употреблять термины, требующие объяснения их значения, дополнительного
толкования. Нельзя использовать диалектное, жаргонные, устаревшие слова и
обороты. Иностранные слова могут употребляться только в том случае, если они не
имеют соответствующего эквивалента в русском языке или получили многочисленное
признание.
При
построении текстов рекомендуется:
1) использовать
сжатые синтаксические конструкции;
2) применять
трафаретные словосочетания, тексты;
3) использовать
во всех возможных случаях простые предложения.
Текст
документа может быть сплошным связанным либо представлен в форме анкеты,
таблицы, трафарета или их сочетания. Сплошной связанный текст содержит
информацию об управлении действий и применяется при составлении правил,
положений, писем.
Форма
анкеты применяется при изложении цифровой или словесной информации об одном
объекте по определенному набору признаков.
Форма
таблицы (табл. 2) используется при изложении цифровой или словесной информации
о нескольких объектах по ряду признаков.
Независимо
от количества частей текст необходимо делить на абзацы. Сложные тексты делятся
на разделы, подразделы, пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими
цифрами и разделяются точками: 11.1.4.2. — 11-й раздел, 1-й подраздел, 4-й пункт,
2-й подпункт.
Текст
документа, представленный в виде таблицы, должен быть оформлен в соответствии с
ГОСТом. Таблицы могут быть в тексте документа или в приложении к нему. Все
таблицы нумеруются арабскими цифрами. Нумерация таблиц текста и приложений
может быть сквозной и самостоятельной. Если в документе приведена одна таблица,
то она не нумеруется и слово «таблица» не пишется.
21 —
отметка о наличии приложения
Реквизит
оформляется через 2—4 межстрочных интервала от текста и состоит из слова «Приложение»,
которое пишется от нулевого положения табулятора с прописной буквы; в конце
ставится двоеточие; через пробел идет текст приложения, которое оформляется
«висячей» строкой через один межстрочный интервал.
Если
документ имеет приложение, на которое указывается в тексте, то проставляется
только количество листов и экземпляров.
Приложение:
на 3 л. в 2 экз.
Если
документ имеет приложения, не названные в тексте, то их наименования необходимо
перечислить с указанием количества листов в каждом приложении и их экземпляров.
При наличии нескольких приложений их нумеруют арабскими цифрами, пункты
отделяют друг от друга двумя интервалами:
Приложение:
1. Положение об Управлении регионального
кредитования на 5 л. в 2 экз.
2. Правила подготовки и оформления документов
Управления регионального кредитования на 7 л.
в 2 экз.
Если
приложений много, на них составляется опись:
Приложение:
опись на 3 л.
Если
к документу прилагается другой документ, имеющий приложение, то об этом делают
отметку в тексте приложения:
Приложение:
письмо Департамента образования г. Омска № 02/45
и приложение к нему, всего на 7 л.
Если
приложение сброшюровано, то количество листов не указывается:
Приложение:
Методические указания по внедрению и применению
Государственного стандарта на ОРД
(ГОСТ Р 6.30-2003), 5 экз.
Если
документ направляется в несколько адресов, а приложение — не во все адреса, то
в тексте приложения указывается, в какой адрес оно направляется:
Приложение:
на 3 л. в 4 экз. во второй адрес.
В
распорядительном документе (постановление, приказ, распоряжение, правило,
инструкция, положение, решение) ссылки на приложение указываются в самом тексте
документа. При этом приложение к распорядительному документу содержит в правом верхнем
углу (пятое положение табулятора) первого листа документа слово «Приложение» с указанием
его номера, наименования распорядительного документа, даты документа и регистрационного
номера. Например:
Приложение
№ 2
к
приказу Ростелекома № 185
от
09.12.2009
22 —
подпись
Подпись
— это один из основных способов удостоверения документа,
его обязательный реквизит, которым выражается ответственность лица за содержание
документа. Документ подписывается руководящими работниками учреждения или
другими должностными лицами в соответствии с их компетенцией, установленной
действующим законодательством или иными правовыми актами.
Подпись
состоит:
1) из
наименования должности лица, подписавшего документ, которое печатается от
нулевого положения табулятора флаговым способом (допускается центрированный
способ относительно самой длинной строки) строчными буквами, за исключением заглавных;
в одной строке — не более 28 ударов; переносы в словах нежелательны;
2) личной
подписи должностного лица (руководителя);
3) расшифровки
подписи (указываются инициалы и фамилия) от шестого положения табулятора
строчными буквами, за исключением заглавных, на уровне последней строки
наименования должности.
Если
документ оформлен на бланке, то наименование должности лица, подписавшего документ,
пишется сокращенно. Например;
Вице-президент И.
В. Лескин
Если
оформление документа производится на чистом листе, то в наименование должности
входит полное наименование учреждения. Например:
Вице-президент
Ассоциации
региональных
предприятий И.
В. Лескин
Допускается
центрировать наименование должности относительно самой длинной строки
реквизита. Например:
Исполнительный
директор
ЗАО «Партнер» А.
С. Королева
Если
должностное лицо, подписывающее документ, имеет ученую степень (звание), то это
может быть указано в наименовании должности. Например:
Зав.
кафедрой зоологии
профессор В.
С. Серов
Две
и более подписей проставляются в том случае, если за содержание документа несут
ответственность несколько лиц. Например, документы финансового характера
подписывают руководитель учреждения и главный бухгалтер. Их подписи располагают
одну под другой через два интервала в последовательности, соответствующей
занимаемой должности. Например:
Директор
лицея М.С.Попов
Главный
бухгалтер А.
С. Корнева
При
подписании документа несколькими лицами равных должностей подписи располагают
на одном уровне.
В
состав наименования должности обязательно входит название учреждения.
Первая
подпись оформляется от нулевого положения табулятора, расшифровка подписи — от
второго. Вторая подпись — от пятого положения табулятора, расшифровка — от
шестого. Составной частью реквизита в данном случае может быть дата. Например:
В
документах, составленных комиссией, указываются не должности лиц, а
распределение обязанностей в составе комиссии. Двоеточие после слов «члены
комиссии» не ставится. Подписи оформляются через два интервала. Например:
Председатель
комиссии И.
И. Морозов
Члены
комиссии А.
С. Кудрявцев
Т.
Г. Синицына
При
оформлении документа на бланке должностного лица в реквизите «подпись»
наименование должности не указывается, а оформляется только расшифровка подписи
от шестого положения табулятора.
В
случае отсутствия должностного лица, подпись которого заготовлена на проекте
документа, документ подписывает должностное лицо, исполняющее его обязанности,
или заместитель. При этом обязательно указывается фактическая должность лица, подписывающего
документ, его фамилия (исправления можно сделать, допечатав перед наименованием
должности «И.О.» или «Зам.»). Не допускается подписывать документы с предлогом «за»
или проставлением косой черты перед наименованием должности.
Использование
при совершении сделок факсимильного воспроизведения подписи с помощью средств
механического либо иного копирования, электронной цифровой подписи либо иного аналога
собственноручной подписи допускается в случаях и порядке, предусмотренных
законом, иными правовыми актами или соглашением сторон (ст. 160 ГК РФ).
Условия
применения электронной подписи при создании машиночитаемого документа указаны в
федеральных законах «Об информации, информатизации и защите информации» и «Об электронной
цифровой подписи».
Юридическая
сила документа, хранимого, обрабатываемого и передаваемого с помощью
автоматизированных информационных и телекоммуникационных систем, может
подтверждаться электронной цифровой подписью.
Юридическая
сила электронной цифровой подписи признается при наличии в автоматизированной
информационной системе программно-технических средств, обеспечивающих
идентификацию подписи, и при соблюдении установленного режима их использования.
23 —
гриф согласования документа
Согласование
документа является способом предварительного
рассмотрения и оценки его проекта.
В
работе с ОРД согласование может быть внутренним и внешним. Согласование
документов производится с организациями, структурными подразделениями и
предприятиями, должностными лицами, которые в соответствии с их компетенцией
имеют непосредственное отношение к вопросам, содержащимся в проекте документа.
Внешнее
согласование производится с подчиненными и неподчиненными организациями, органами
государственного и ведомственного контроля, вышестоящими органами. Внешнее
согласование оформляется грифом согласования, справкой о согласовании, листом
согласования или представлением протокола обсуждения проекта документа на
заседании коллегиального органа.
Гриф
согласования состоит:
1) из
слова СОГЛАСОВАНО — пишется прописными буквами без знаков препинания от
нулевого положения табулятора;
2) наименования
должности лица, с которым согласован документ (включая наименование
организации);
3) личной
подписи, расшифровки подписи (инициалы, фамилия) — пишется от второго положения
табулятора;
4) даты
согласования — пишется от нулевого положения табулятора.
Реквизит
оформляется ниже реквизита «подпись» на 3—4 интервала флаговым способом. Его
можно оформлять центрированным способом относительно самой длинной строки
реквизита. Например:
Лист
согласования составляется в случаях, когда содержание документа затрагивает
интересы нескольких организаций. При этом в самом тексте документа делается
отметка «Лист согласования прилагается». В этом случае первый гриф согласования
оформляется по ГОСТу, второй — от пятого положения табулятора, расшифровка
подписи — от шестого. В наименование должности обязательно должно входить
наименование организации. Например:
Если
согласование производится с коллегиальным органом, то гриф согласования состоит
из слова СОГЛАСОВАНО, которое пишется от нулевого положения табулятора без
знаков препинания, и из названия документа в именительном падеже с указанием
его даты и номера. Например:
СОГЛАСОВАНО
Протокол
заседания
Совета
трудового коллектива
от
12.10.2009 № 12
Если
согласование производится соответствующим документом (письмом, протоколом), то
гриф согласования состоит из слова СОГЛАСОВАНО и полного наименования
соответствующего документа в именительном падеже. Например:
СОГЛАСОВАНО
Письмо
Российской академии
медицинских
наук
от
09.07.2009 № 01/98
или
СОГЛАСОВАНО
Протокол
заседания Правления
Российской
государственной
страховой
компании «Росгосстрах»
от
05.08.2009 № 02/06
24 —
виза согласования документа
Этим
реквизитом оформляется внутреннее согласование; он указывает на согласие или
несогласие должностного лица организации — автора документа — с содержанием
документа. Реквизит состоит из личной подписи визирующего, ее расшифровки и
даты согласования. В случае необходимости могут быть указаны наименование
должности визирующего, его подпись, расшифровка подписи и дата. При наличии
замечаний и дополнений к документу они излагаются, как правило, на отдельном
листе, а на проекте документа делается запись «Замечания прилагаются». Место визы
— ниже подписи, на последнем листе экземпляра, который остается в организации.
В
каждой организации должен быть перечень важнейших документов с указанием должностных
лиц, визы которых необходимы при оформлении этих документов.
Если
визу оформляют машинописным способом, то наименование должности пишется от нулевого
положения табулятора, расшифровка подписи — от второго, дата — от нулевого.
Например:
Начальник
отдела кадров
_________В.
Ф. Калеущенко
20
января 2009 г.
25 —
оттиск печати
Оттиск
печати широко используется при оформлении управленческих документов для
удостоверения их подлинности.
Печать
с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации представляет собой
печать с зеркальным отображением в центре Государственного герба Российской
Федерации; она используется исключительно для подтверждения (удостоверения)
подлинности управленческих документов, подписанных должностными лицами федеральных
органов государственной и исполнительной власти, иных федеральных
государственных органов и учреждений.
Использование
гербовой печати с изображением Государственного герба Российской Федерации и
изображениями гербов субъектов Российской Федерации регламентируется специальными
нормативными актами.
Правилами
установлены следующие обязательные элементы (реквизиты) печати организации:
1) Государственный
герб Российской Федерации или герб субъекта Российской Федерации — только для
организаций, имеющих право на их воспроизведение;
2) полное
наименование организации на русском языке с указанием организационно-правовой
формы;
3) местонахождение
организации;
4) номер
государственной регистрации;
5) номер
городского реестра печатей.
Печать
проставляется в пределах границ площади, отведенной для данного реквизита. Форма
документа, на котором должна проставляться печать, может иметь пометку «Место
для печати» или «МП». Место для печати может быть обозначено кругом с пометкой
«Ставить точно в круг». На финансовых документах печать не может затрагивать
другие реквизиты (наименование должности, личную подпись, расшифровку подписи),
так как наложение печати на другие реквизиты затрудняет проверку подлинности
документа.
В
организации используются печати структурных подразделений, на оттиске которых
имеется дополнительная надпись с названием структурного подразделения —
секретариат, канцелярия, управление делами (рис. 15). Печати индивидуальных
предпринимателей должны содержать фамилию, имя, отчество, местонахождение, словосочетание
«индивидуальный предприниматель», регистрационный номер. Для упорядочения
использования печатей и штампов в организации разрабатывается соответствующая
инструкция, которая утверждается руководителем организации. Для регламентации
использования печатей в организации утверждаются перечни документов, на которых
проставляется гербовая и другие печати.
Примерный
перечень документов, на которых ставится гербовая печать:
■ акты
(приема законченных строительных объектов, монтажа оборудования, выполненных
работ, экспертизы и др.);
■ доверенности
(на получение товарно-материальных ценностей, ведение дел в арбитраже и т.д.);
■ договоры
(о материальной ответственности, поставках, подрядах, научно-техническом
сотрудничестве, аренде помещений, о производстве работ и т.д.);
■ заявления
(на аккредитив, об отказе от акцепта и т.д.);
■ заключения
и отзывы организаций на диссертации и авторефераты, направляемые в высшую
аттестационную комиссию;
■ исполнительные
листы;
■ командировочные
удостоверения;
■ образцы
оттисков печатей и подписей работников, имеющих право совершения
финансово-хозяйственных операций;
■ представления
и ходатайства;
■ гарантийные
письма;
■ поручения
(бюджетные, банковские, пенсионные, платежные сводные в банк);
■ протоколы
(согласования планов поставок и т.п.);
■ реестры;
■ сметы
расходов;
■ справки
по личному составу и справки финансового характера;
■ спецификации;
■ титульные
списки, уставы;
■ штатные
расписания.
В
практике работы учреждений применяется целая серия штампов: «подлежит
возврату», «копии не снимать», угловой штамп организации, которые формально
служат в качестве замены рукописной или машинописной записи для использования в
повторяющихся однотипных ситуациях.
Угловой
штамп используется в том случае, если в
организации отсутствуют типографские бланки. Он может проставляться при выдаче
текущих справок и т.д. Изображение государственной символики в угловых штампах
не допускается.
Регистрационный
штамп устанавливает ответственность организации
за документ, начало отсчета срока исполнения.
26 —
отметка о заверении копии
Копия
документа — это воспроизведение всех реквизитов документа
рукописным, машинописным способом или средствами оперативной полиграфии. При
изготовлении копии рукописным или машинописным способом текст документа
воспроизводится полностью, включая реквизиты бланка.
Указом
Президиума Верховного Совета СССР от 4 августа 1983 г. № 9779-Х установлено,
что организации выдают по просьбе граждан копии документов, исходящих из этих
организаций, если такие копии необходимы для решения вопросов, касающихся прав
и законных интересов обратившихся к ним граждан. Копии документов оформляются
на бланках организаций или чистых листах формата А4.
В
таком же порядке организации могут выдавать копии имеющихся у них документов,
оформленных в других организациях, от которых получить непосредственно копии
этих документов невозможно или затруднительно. Если документы были оформлены на
бланках, то при изготовлении копий воспроизводятся реквизиты бланков.
Запрещается
свидетельствование верности копий паспорта, заменяющих его документов, военного
билета, служебных удостоверений, а также других документов, снятие копий с
которых не допускается. Не подлежат свидетельствованию копии документов, имеющих
неясный текст, подчистки, приписки и иные неоговоренные исправления.
Отметка
о заверении копии документа оформляется ниже реквизита «подпись» и состоит:
■
из слова «Верно», которое пишется от нулевого положения табулятора с прописной
буквы без знаков препинания;
■ наименования
должности лица, заверившего копию, — от нулевого положения табулятора;
■ личной
подписи, расшифровки личной подписи (инициалы, фамилия) — от шестого положения
табулятора, на уровне последней строки наименования должности;
■ даты
оформления копии — от нулевого положение табулятора. Например:
Верно
Инспектор
отдела кадров Л.
Э. Соколова
12.09.2009
27 —
отметка об исполнителе
На
документах, исходящих из крупных учреждений, проставляется отметка с указанием
фамилии сотрудника, готовившего документ, и номера его телефона. Такая отметка
позволяет в случае необходимости быстро связаться с исполнителем, который может
предоставить интересующую вас информацию. Так как отметка предполагает
обращение к исполнителю, можно указать не только фамилию, но и имя и отчество.
Это облегчит общение и поможет вежливо установить контакт с исполнителем.
Оформляют отметку об исполнителе от нулевого положения табулятора на лицевой
или оборотной стороне последнего листа документа в пределах границ площади,
отведенной для данного реквизита. Если документ подлежит размножению, то отметка
указывается только на лицевой стороне последнего листа документа (иначе
придется делать копии двух сторон листа). Например:
Воронин
Борис
Александрович
123-45-67
ГОСТ
Р 6.30—2003 допускает ставить эту отметку без указания имени и отчества.
Например:
Воронин
123-45-67
На
документе, подготовленном по поручению руководителя группой исполнителей, в
отметке об исполнителе указывается фамилия основного исполнителя.
На
документах, требующих особого учета, ниже фамилии исполнителя указываются инициалы
машинистки, количество отпечатанных экземпляров, дата оформления документа и
рассылка по экземплярам. Такая отметка оформляется только с оборотной стороны
листа. Например:
Семенова
Галина
Константиновна
976-34-21
СГК
3 л 23.09.2009
1 —
в адрес
2 —
руководителю
3 —
в дело № 03
28 —
отметка об исполнении документа и направлении его в дело
Это
завершающая отметка на документе. Она проставляется сразу после решения вопроса,
затронутого в документе, или при направлении ответа. Отметка свидетельствует о
том, что работа с документом закончена и он может быть подшит в дело. Отметка может
включать ссылку на дату и номер документа, а при отсутствии такового — краткие
сведения об исполнении, слова «В дело», номер дела, подпись лица, направившего
документ в дело (исполнитель, руководитель), и дату. Реквизит оформляется в
левой части нижнего поля первого листа документа, как правило, рукописным
способом. Например:
В
дело № 04
14.09.2009
Л.
Исакова
или
Ответ
направлен
12.10.2009 N9
03/234
В
дело № 02
Л.
Левина
15.10.2009
29 —
отметка о поступлении документа в организацию
При
поступлении документа в организацию на нем проставляется первая отметка,
фиксирующая факт и время приема его в данной организации, специальным резиновым
штемпелем. Она состоит из сокращенного наименования организации, в которую
поступил документ, даты получения и входящего учетного номера (рис. 16).
Дата
получения является важным поисковым признаком и началом отсчета срока
исполнения поступившего документа. С этой даты документ считается в работе
учреждения. Входящий учетный номер может служить для поиска документа в делопроизводстве,
и, кроме того, он используется для учета количества поступивших документов в
месяц, квартал, год. Проставлять отметку о получении документа следует в правом
нижнем углу первого листа документа.
30 —
идентификатор электронной копии документа Если документ вводится в память
машины или создан на компьютере, на бумажном документе делается об этом
специальная отметка. В стандарте требования к оформлению данного реквизита
изложены следующим образом: «Идентификатором электронной копии документа
является отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы
документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие данные,
устанавливаемые в организации».
Главная / Услуги / Что такое реквизиты документа? Объясняем с примерами
Что такое реквизиты документа? Объясняем с примерами
Реквизиты документа — это его обязательные элементы, без которых он является неполным или некорректно оформленным. Любой официальный документ — это определенная совокупность информационных элементов, данных и сведений. Порядок и правила составления бумаг такого рода определяется на законодательном уровне.
Что такое реквизиты и зачем они нужны в документе
Мы уже определили, что такое реквизиты документа — это элементы визуального оформления деловой и официальной документации, которые утверждены на государственном, региональном, местном уровнях либо регламентированы локально (на уровне организации, предприятия).
Эти элементы наделяют документацию юридической силой. И если при составлении официальной бумаги допущена ошибка либо важный элемент отсутствует вовсе, то, скорее всего, ее признают ничтожной.
Делаем вывод, что реквизит — это обязательный элемент оформления деловой бумаги. Чиновники разработали специальный стандарт — ГОСТ Р 7.0.97-2016. Этот нормативно-правовой акт систематизирует и устанавливает правила применения реквизитов. Стандарт вступил в силу с 01.07.2018.
Применение правил ГОСТа не является обязательным, то есть носит рекомендательный характер.
Виды реквизитов деловой документации
Элементы оформления представляют собой некие информационные структуры или блоки, которые детально характеризуют назначение документа и позволяют определить следующую информацию:
- Кто является составителем официальной бумаги: наименование, адрес (фактический, юридический, ИНН, КПП, ОГРН и прочее).
- К какому виду отнести конкретную бумагу: счет, платежное поручение, приказ, распоряжение, уведомление, инструкция, план мероприятий и прочее.
- Кто утвердил, согласовал и подписал ее: реквизиты позволяют получить сведения об органе, должности или объекте, являющемся инициатором распоряжения.
Все реквизиты разделим на две группы: постоянные и переменные:
- К постоянным следует относить те элементы, которые используются для типовых бланков и формуляров. Фирменный бланк организации — утвержденная унифицированная форма конкретного предприятия.
- Переменные элементы — это те сведения, которые указываются на типовом бланке и позволяют идентифицировать его содержание.
Другой вид группировки разделяет состав реквизитов документов на основные и дополнительные сведения:
- Основные — это те данные, которые определяют юридический статус бумаги. Без основных элементов она утрачивает юридическую силу и признается ничтожной.
- Дополнительные — это информация, которая детализирует основные. Указывать такие данные не обязательно, бумага не потеряет своего статуса. Но они позволяют конкретизировать ситуацию.
Ключевые элементы первички
Первичкой, или первичной документацией, называют особый тип финансовых бумаг, которые обязательны в бухгалтерском учете. Ключевое назначение первички — это фактическое подтверждение совершенной хозяйственной операции и(или) факта хозяйственной деятельности экономического субъекта.
Это:
- Наименование бланка или унифицированной формы.
- Дата составления.
- Наименование субъекта, который составил первичку.
- Содержание операции, оформляемой первичкой.
- Единица, в которой следует выражать хозяйственную операцию (натуральные или денежные величины).
- Должности, Ф.И.О. лиц, которые уполномочены на совершение данных операций, ответственных за оформление.
- Подписи ответственных, уполномоченных лиц.
При отсутствии обязательной информации в первичке бумага признается недействительной.
Примеры реквизитов
Как мы отметили выше, с 01.07.2018 вступил в силу новый национальный стандарт, который установил ключевые требования и правила к составлению деловой документации. Пункт 4 этого ГОСТа устанавливает действующие реквизиты документов (с примерами), и их коды:
Пункт 5 ГОСТа Р 7.0.97-2016 регламентирует правила оформления реквизитов документации, причем чиновники предусмотрели наглядные примеры оформления деловых бумаг.
Несмотря на то, что применение этого ГОСТа, как и прочих национальных стандартов делопроизводства РФ, является добровольным, но всё же стоит к нему обращаться. Правильно расположенные и корректно прописанные реквизиты улучшают деловую репутацию компании.
Рассмотрим те элементы, которые используются при составлении писем, распоряжений, первичных учетных и иных формуляров обычными коммерческими организациями.
| Реквизит | Где располагается | Как оформляется |
|---|---|---|
| Герб (Гербы Российской Федерации, субъекта, муниципального образования РФ) | по середине верхнего поля, над реквизитами организации, на расстоянии 10 мм от верхнего листа | Бланки с Государственным гербом РФ изготавливают только полиграфические предприятия |
| Эмблема организации | аналогично гербу | Разрабатывается и утверждается распорядительным документом |
| Товарный знак | в верхнем поле по середине или слева на уровне наименования организации | Товарный знак должен быть зарегистрирован в установленном порядке, а его использование прописано в уставе организации |
| Наименование организации | в верхнем поле по середине или слева | Должно соответствовать наименованию, отраженному в уставе |
| Справочные данные об организации | под наименованием компании | Текст включает: почтовый адрес, номер телефона, факса, электронной почты, адрес сайта, коды ОКПО, ОГРН, ИНН, КПП |
| Наименование вида документа | под реквизитами автора (наименования организации) | не указывается при составлении служебных и деловых писем |
| Дата | в поле под наименованием вида, при его отсутствии – под справочными данными организации | Записывается в последовательности: дата, месяц, год
должна соответствовать дате подписания, допускается оформление: арабскими цифрами с разделением точками: 01.01.2020 словесно-цифровым способом: 1 января 2020 г. |
| Регистрационный номер | на одном уровне с датой | Цифровой или буквенно-цифровой идентификатор. Порядок его формирования устанавливается в соответствии с внутренней системой классификации |
| Место составления | в поле под датой и номером | Должен содержать сведения о территориально-административной единице
указывается во всех документах кроме служебных и деловых писем |
| Гриф ограничения доступа | в правом верхнем углу первого листа | Проставляется в соответствии с локально-нормативными документами. Может содержать, например, отметки:
“Коммерческая тайна” “Для служебного пользования” “Конфиденциально” |
| Адресат (получатель) | в верхней правой части или справа под реквизитами бланка | Используется при составлении служебных или деловых писем, докладных, служебных записок и т.п. и включает:
наименование организации, должность и ФИО должностного лица |
| Текст документа | располагается под всеми вышеперечисленными элементами | Составляется на русском языке |
| Подпись | под текстом | Включает наименование должности подписанта, саму подпись и ФИО подписанта:
Директор Иванов Иванов И.И. |
| Печать | рядом с подписью | Не затрагивая подпись должностного лица, в месте, обозначенном “МП” |
Об авторе статьи
- Наталья Евдокимова
- Бухгалтер-эксперт, опыт практической работы — более 15 лет.
Автор статей в интернет-СМИ по бухгалтерии, налогам, кадровым вопросам.
Последние публикации автора
Законы все время меняются, но мы стараемся поддерживать статью в актуальном состоянии. Если вы увидите неактуальную информацию, пишите в комментарии — это поможет редакции быстрее обновить статью.
Подписывайтесь на нас в социальных сетях, чтобы не пропустить важное: 
Популярные материалы:
04.09.2019
03.09.2019
02.09.2019