Передача компанией части производственных функций сторонним организациям называется

#статьи

8 сен 2022
0

Аутсорсинг: что это такое, зачем он нужен, каким компаниям подходит и как его организовать

Рассказываем об аутсорсинге главное, что нужно знать менеджеру и руководителю. Когда аутсорсинг полезен, а когда к нему лучше не обращаться?

Рассказывает просто о сложных вещах из мира бизнеса и управления. До редактуры — пять лет в банке и три — в оценке имущества. Разбирается в Excel, финансах и корпоративной жизни.

Руководитель направления административного и производственного аутсорсинга в Colеman Group. Более 15 лет на рынке консалтинговых и аутсорсинговых услуг России. Прошла путь от специалиста по продажам до менеджера проектов в одной из крупнейших консалтинговых компаний. Работу в Coleman Group начинала в 2010 году с позиции старшего менеджера по развитию бизнеса.

Аутсорсинг — популярный способ оптимизировать работу компании. С его помощью можно решить сразу три задачи:

снизить расходы на сотрудников;
улучшить качество работы без увеличения трат;
избежать типичных проблем, которые возникают при найме сотрудников в штат.

В статье разберёмся:

что такое аутсорсинг;
чем аутсорсинг отличается от предоставления труда работников;
в чём преимущества и недостатки аутсорсинга;
каким компаниям и для чего он нужен;
как работает аутсорсинг и как его организовать.

Аутсорсинг — передача части функций, операций или бизнес-процессов компании внешним подрядчикам. Например, некоторым фирмам невыгодно держать в штате постоянную кадровую службу, и они делегируют функции кадрового учёта провайдеру. Так они экономят на подборе и оформлении персонала, не беспокоятся об обучении и замене сотрудников, а также передают ответственность за качество поставщику услуг.

В аутсорсинге выделяют несколько направлений, которые соответствуют функциям подразделений компании:

IT-аутсорсинг — передача поддержки, модернизации IT-инфраструктуры компании, разработки программного обеспечения по техническому заданию;
аутсорсинг бухгалтерского учёта — передача обработки первичных документов, авансовых отчётов, командировочных документов;
аутсорсинг кадрового делопроизводства — передача ведения и учёта трудовых книжек, оформления приёмов и увольнений, массового приёма и массовых увольнений, администрирования командировок, отпусков, подготовки справок и копий документов для сотрудников;
аутсорсинг административных функций — передача функций ресепшена, курьерской службы, колл-центра, секретаря, закупки, продажи, маркетинга;
аутсорсинг производственных процессов — передача провайдеру одного или нескольких этапов производства;
складской аутсорсинг — передача функций хранения, выдачи и обслуживания товара.

Этот список не исчерпывающий. Компания может передать внешнему провайдеру любые задачи или бизнес-процессы. Чаще всего передают то, что поддерживает работу компании, но не является для неё ключевым.

Как мы говорили выше, аутсорсинг — передача непрофильных функций компании-подрядчику.

В этом процессе принимают участие две стороны: компания-заказчик и аутсорсинговая компания (провайдер). Заказчик передаёт провайдеру управление своими бизнес-процессами, провайдер несёт полную или частичную ответственность за результат.

Часто под аутсорсингом персонала подразумевают предоставление труда работников, но это разные понятия.

Предоставление труда работников — привлечение компанией-заказчиком работников, которые официально трудоустроены в другой компании — компании-исполнителе. Они работают в интересах, под управлением и под контролем заказчика, но зарплата и другие выплаты им приходят от компании-исполнителя — их официального работодателя, который, по сути, выполняет функцию кадрово-расчётного центра.

При такой схеме взаимодействия заключают договоры двух типов:

гражданско-правовой договор о предоставлении труда работников — между компанией-заказчиком и компанией-исполнителем;
трудовые договоры — между компанией-исполнителем и временными сотрудниками.

С 2016 года в России предоставлять труд работников могут только частные агентства занятости, которые получили аккредитацию Федеральной службы по труду и занятости.

В начале мы говорили, что аутсорсинг помогает сэкономить ресурсы и время, привлечь к процессам лучшие кадры и избежать типичных проблем, связанных с наймом.

Вот ещё три преимущества этой формы рабочих отношений:

Ответственность за процессы лежит на аутсорсинговой компании — заказчик получит результат работы, даже если часть сотрудников провайдера уйдёт на больничный или в отпуск.
Растёт качество непрофильных процессов заказчика — у провайдера больше опыта и лучшие ресурсы: специалисты, софт, оборудование.
Заказчик фокусируется на ключевых задачах, не отвлекается на второстепенные.

У аутсорсинга есть и минусы:

Большой риск столкнуться с недобросовестным провайдером. Такие компании могут задерживать зарплаты своим сотрудникам — это сказывается на качестве работы. Проблема особенно актуальна, когда у аутсорсера нет конкурентов.
Конфиденциальность заказчика под угрозой. Заказчик передаёт часть своих бизнес-процессов сторонней компании. Поэтому он всегда рискует, что конфиденциальную информацию разгласят.

Этих рисков можно избежать, если включить в договор соответствующие пункты. О том, как выбрать надёжного аутсорсера, говорим ниже.

Обычно к аутсорсингу обращаются, чтобы:

сфокусироваться на основном направлении бизнеса;
увеличить производительность бизнес-процессов;
повысить качество сервиса;
получить профессиональную помощь на первых этапах — это актуально, например, для стартапов или при открытии нового офиса, склада или производства.

Заказчиком может быть компания любого масштаба. В малом и среднем бизнесе аутсорсинг чаще всего используют для немасштабных бизнес-процессов. Например, наём сотрудника влечёт затраты на подбор, оформление и дальнейшее администрирование. Иногда выгоднее передать работу аутсорсерам.

Фото: Andrey_Popov / Shutterstock

Крупным производственным компаниям невыгодно отвлекаться на второстепенные функции — секретариат, службу ресепшен, техническую поддержку. Эти процессы требуют затрат не только на подбор и администрирование персонала, но и на обучение. А ещё нужно организовать замены на период отпусков и контроль. В этом случае тоже проще обратиться в аутсорсинговую компанию.

Какие функции нельзя передавать на аутсорс? Не рекомендуется передавать уникальные функции или ключевые бизнес-процессы компании. Например, если компания печёт пироги по собственным рецептам, она может нанять аутсорсеров для организации доставки и для развития клиентской базы, но передавать подрядчикам проработку рецептуры и выпекание в этом случае не стоит.

Организация аутсорсинга включает два основных этапа.

Подготовка к передаче процессов аутсорсеру. Заказчик решает, какой процесс лучше передать исполнителю, а также какой результат и в какие сроки он хочет получить.

Для этого заказчик составляет техническое задание: в нём подробно описывается передаваемый бизнес-процесс, критерии качества и допустимые отклонения. Это необходимо для того, чтобы и заказчик, и исполнитель чётко понимали, когда их сотрудничество эффективно.

Выбор аутсорсера. Это самый важный этап, от него зависит качество передаваемых бизнес-процессов.

Нужно обращать внимание на два фактора: экспертность провайдера и его опыт. От первого зависит, сможет ли подрядчик выполнить поставленную задачу максимально эффективно. Второе даёт уверенность в том, что при встрясках рынка, таких как пандемия или санкции, провайдер останется на плаву.

Дальше всё происходит по такой схеме:

Заказчик обращается в аутсорсинговую компанию.
Аутсорсинговая компания назначает менеджера проекта.
Менеджер проекта контролирует работу и общается с заказчиком.

Менеджер проекта выполняет следующие функции:

отвечает на запросы и обращения заказчика;
работает с персоналом — формирует команду, обучает сотрудников, организовывает бесперебойную работу и необходимые замены;
контролирует качество работы команды — следит за выполнением KPI, своевременно реагирует на проблемы и устраняет их;
повышает эффективность бизнес-процессов;
готовит отчёты о ходе работ для заказчика.

Помимо этого, провайдер:

обеспечивает работника необходимыми ресурсами для выполнения работ;
обеспечивает безопасные условия работы и охрану труда;
ставит задачи работникам и контролирует их выполнение;
отстраняет работников, которые нарушают статьи 76 Трудового кодекса РФ;
расследует несчастные случаи.

Аутсорсинг — передача некоторых функций, операций или бизнес-процессов компании внешним подрядчикам. Предоставление труда работников — привлечение компанией-заказчиком работников, которые официально оформлены у другого лица.
Обычно к аутсорсингу обращаются, чтобы компания могла сфокусироваться на основных бизнес-процессах.
Главный этап при организации аутсорсинга — выбор надёжного провайдера. Чтобы обезопасить компанию, важно обращать внимание на экспертность аутсорсера, его опыт на рынке и отзывы других компаний о нём.

Другие материалы Skillbox Media об управлении персоналом

Эффективный руководитель

Вы научитесь разрабатывать стратегию, ставить цели, создавать бизнес‑процессы и комфортный климат в команде. Найдёте точки роста в своей компании, сможете претендовать на повышение или масштабировать бизнес.

Узнать про курс

Источник

1.Что такое аутсорсинг?

Сначала дадим ему определение. «Аутсорсинг» (Оutsourcing) переводится с английского как «заключение договора подряда с внешними компаниями». Аутсорсинг — неологизм, появившийся на Западе только в начале 80-х гг., но с тех пор широко распространившийся в мире . По аналогии были созданы термины «ауттаскинг» (outtasking) — передача вовне отдельных задач организации и «аутплейсмент» (outplacement) —»вывод персонала за пределы фирмы.

Иными словами, аутсорсинг — это передача сторонней компании различных элементов деятельности, которая ранее осуществлялась в рамках данной компании.

По данным Института аутсорсинга (Outsourcing Institute, США), развитие рынка аутсорсинговых услуг происходит по экспоненте. Если в 1996 г. объем рынка был равен 100 млрд. долл., то к 2000г. он превысил 300 млрд. долл.

Любая неосновная функция в настоящее время может быть передана специализированным компаниям: управление кадрами, логистика, бухгалтерия и даже сборочное производство. Но на аутсорсинг не передаются те функции, в которых предполагаются инновации.

Каковы причины использования аутсорсинга? Какие преимущества он дает компании?

Аутсорсинг может приносить компании значительные и многочисленные преимущества:

сокращение объемов инвестиций в неосновные фонды;
сосредоточение на основной деятельности;
снижение расходов на создание и поддержку рабочих мест;
отсутствие зависимости от болезней или увольнения работников;
использование высококвалифицированных специалистов с обширным опытом работы, наем которых был бы слишком дорогим или не рациональным;
использование богатого опыта компании, предоставляющей услуги в области работ для других компаний, то есть возможность для организации учиться у своего поставщика услуг;
гибкая реакция на изменения на рынке и внутри компании (реорганизации, реструктуризации, слияния, поглощения);
повышение прибыльности бизнеса, так как аутсорсинг снижает издержки обслуживания бизнес-процессов;
внедрение передовых технологий через специализированную аутсорсинговую компанию;
повышение конкурентоспособности компании, пользующейся услугами аутсорсера.

Фактором привлекательности аутсорсинга является то, что внешний поставщик услуг способен обеспечить экономию затрат, более высокий уровень услуг за счет специализации, более дешевой рабочей силы или эффекта масштаба. Однако, аутсорсинг – это значительно больше, чем еще один способ сокращения затрат и повышения эффективности производства. Используя услуги фирм-профессионалов, компании могут направить свои собственные ресурсы в наиболее доходные направления деятельности.

Почему компания выбирает аутсорсинг? Теория.

Теперь обратимся к известному в экономической теории эффекту масштаба — соотношению между изменением объемов используемых ресурсов и изменением объемов производства. Обычно на первом этапе расширения предприятия действует положительный эффект масштаба производства: происходит экономия на массовости производства, и расходы на единицу продукции снижаются. Однако нельзя бесконечно раздувать масштабы производства. По мере все большего расширения предприятия положительный эффект масштаба начинает угасать. И может наступить стадия постоянной отдачи, когда долгосрочные средние издержки стабилизируются, а с определенного момента общие издержки начинают расти быстрее, чем количество выпускаемой продукции. В этом случае себя проявляет отрицательный эффект масштаба, или дезэкономия на масштабах производства.

При неизменных ценах на ресурсы эффект масштаба обусловливает динамику издержек в долгосрочном периоде. Она прослеживается с помощью функции долгосрочных средних издержек – LATC. Для расширения эффекта масштаба компания должна принять решение, каким образом она будет это делать.

Выбор может быть сделан из следующих вариантов:

1) использовать внутренние факторы отдельного предприятия (завода),
2) вертикальная интеграция,
3) горизонтальная интеграция,
4) диверсификация,
5) аутсорсинг (субподряд).

Основные варианты получения положительного эффекта масштаба — это вертикально интегрированная компания, горизонтально интегрированная компания и диверсифицированная компания. В течение десятилетий именно такими путями развивались крупные компании во всем мире.

Этот процесс получил название «интернализация». Он осуществляется на основе заключения различных видов контрактов, как внутри-, так и межфирменных. Интернализация представляет собой процесс сокращения или устранения отрицательных внешних эффектов путем превращения внешних факторов во внутренние. Создает уникальную возможность максимально использовать экономию на масштабе производства, экономию за счет стандартизации, многофункционального использования факторов производства.

Однако при интеграции и диверсификации присутствуют и риски получения отрицательного эффекта масштаба. В первую очередь это известная иммобильность ресурсов компании, особенно в вертикально интегрированных структурах, в которых особенно велики постоянные издержки, так как они поддерживают производственные мощности по всей вертикальной цепи. Традиционный субподряд являлся выходом из ситуации. Выбор делается в пользу субподряда, а не вертикальной интеграции, в тех случаях, когда производственные процессы «материнского» предприятия требуют наличия специальной технологии либо используют конкретные производительные факторы, например, специальные механизмы или неквалифицированную рабочую силу на вторичном рынке труда.

При сохранении всех упомянутых подходов, компании постоянно ищут новые пути для того, чтобы избежать отрицательного эффекта масштаба. В современных условиях аутсорсинг дает такие возможности. С его помощью компания получает возможность поддерживать и регулировать оптимальный размер бизнеса, гибко реагируя на изменения рынка.

Что происходит с функциями рынка при аутсорсинге?

Аутсорсинг как форма хозяйствования оказывает двойственное воздействие на рыночные отношения. С одной стороны, аутсорсинг переводит в сферу рынка бывшие внутренние процессы, которые внутри компании не были включены в систему товарных отношений (бухгалтерия, например). С другой стороны, аутсорсинг подрывает рыночные отношения. Это заключается в том, что при аутсорсинге цена услуги определяется до начала ее предоставления и на длительный период. Кроме того, при простой купле-продаже рыночные трансакции бесплатны, а при аутсорсинге необходимо заключать контракт, следовательно, имеются издержки по контракту.Таким образом, аутсорсинг – это симбиоз рыночных и нерыночных отношений.
Аутсорсинг как модель хозяйствования предполагает заключение долгосрочных договоров, за время действия которых экономика успевает пройти несколько циклов, соответственно меняются бизнес-приоритеты руководства заказчика (например, снижение затрат на повышение производительности). В то время как поставщик аутсорсинговых услуг первые два-три года теряет деньги, начиная зарабатывать только во второй половине действия контракта, что часто приводит к напряженности и конфликтам с клиентами.

Долгосрочные взаимоотношения в рамках аутсорсинга ведут к созданию эффективных механизмов распределения риска в условиях недостаточной информации.

Почему компании отказываются от аутсорсинга?

Наиболее типичные причины отказа от аутсорсинга:

опасность передачи слишком многих важных функций в чужие руки;
угроза отрыва руководящего звена от бизнес-практики;
обучение чужих специалистов вместо своих.

2. Чем отличается субконтрактная система отношений от аутсорсинга?

Нетрудно заметить, что аутсорсинг имеет столь много общего с субподрядными (субконтрактными) отношениями – уже хорошо известной моделью хозяйствования, что необходимо выяснить ряд вопросов .

Во-первых, не является ли аутсорсинг лишь новым термином, обозначающим субподрядные (субконтрактные) отношения? Во-вторых, как соотносятся эти две модели хозяйствования, если они не тождественны? В-третьих, продолжают ли они сосуществовать или же одна вытесняет другую?

Вначале разберемся с терминологией. Основное отличие субподряда (субконтрактации) от аутсорсинга состоит в том, что субподрядная система охватывает только производственную и научно-производственную сферу. Субконтрактация — способ организации промышленного производства, рассчитанный на взаимодействие головного предприятия – «контрактора» и широкой сети гибко специализированных поставщиков — «субконтракторов».

Международная ассоциация организаций по развитию субконтрактации, производственной кооперации и партнерства дает следующее определение. Субконтрактация (субконтрактинг) — вид производственной кооперации, в ходе которой одно предприятие (контрактор) поручает другому (субконтрактору) осуществить изготовление некоторой продукции (деталей, комплектующих) в соответствии с предоставленными чертежами и требованиями. В некоторых случаях контрактор предоставляет субконтрактору необходимое для выполнения задания сырье и/или оборудование (но не обязательно).

Субподрядная (субконтрактная) система — одна из форм производственной кооперации между крупными предприятиями и мелкими производителями.

Для нашего анализа весьма интересно, когда и как именно возникает и становится эффективной практика субподряда и почему она перерастает в аутсорсинг. В Японии например субподряд начал практиковаться в 20-е годы ХХ столетия. Получая выгоду от долгосрочных договорных отношений с субподрядчиками, крупные предприятия предоставляли малому и среднему бизнесу техническую помощь. Долгосрочные договорные отношения делали возможной стабилизацию финансового положения малых и средних предприятий. Эта система эффективно действовала в период быстрого экономического роста 1955 — 1973 гг. Это был первый период развития субподряда в Японии.

После 1973 г. японская экономика столкнулась с пониженными темпами роста и нехваткой рабочей силы. Чуть позднее развилась глобализация деятельности японских фирм, в том числе малых и средних, которые особенно активно двинулись в соседние страны. Начался второй этап субподрядных отношений в Японии.

Для него характерно то, что перед компаниями встала проблема выбора моделей субподряда, отказа от него в ряде случаев.

В самое последнее время в Японии развивается и аутсорсинг, толчок которому дала информационная экономика. Все новые производственные процессы передаются сторонним фирмам.

3. Каковы основные направления развития аутсорсинга за рубежом?

В литературе существует и другой подход к систематизации видов аутсорсинга. Он основан на степени интеграции компании-аутсорсера с основной компанией. В данном случае выделяют:

1) функциональный аутсорсинг — степень влияния аутсорсера на бизнес заказчика минимальна, так как выполняет определенный договором объем работы в согласованные с заказчиком сроки (типичным примером является ИT аутсорсинг);

2) аутсорсинг бизнес-процессов — при передаче бизнес-процессов на аутсорсинг клиент интегрирует аутсорсера в свою организационную структуру. Это связано с переключением внутренних связей с другими подразделениями фирмы заказчика, внешних связей с его клиентами на фирму-аутсорсера .

Институт аутсорсинга (Outsourcing Institute, США), в своих исследованиях разграничивает ИТ-аутсорсинг, АБП-аутсорсинг, или аутсорсинг бизнес-процессов. ИТ-аутсорсинг (аутсорсинг, основанный на информационных технологиях) получает все более широкое распространение. Он существует как самостоятельно, так и служит основой для других форм аутсорсинга.

Аутсорсинг бизнес-процессов (АБП) включает передачу сторонней фирме отдельных бизнес-процессов, которые не являются для компании основными. Например, бухгалтерский учет, управление персоналом, реклама, логистика и др. По мнению уже упомянутого института, аутсорсинг бизнес-процессов является необычайно динамично развивающимся видом, причем наибольший рост проявляет аутсорсинг в сфере финансов и бухгалтерского учета. Исследование шестисот фирм, проведенное в 1997 г.

Американской ассоциацией менеджмента, показало, что уже к тому моменту пятая часть опрошенных фирм передала на аутсорсинг хотя бы некоторую часть финансовых и бухгалтерских операций, а четыре пятых фирм — часть административных функций.

В литературе выделяют также и производственный (производственно-технологический) аутсорсинг — это передача сторонней организации основных для компании бизнес-процессов (часть своей производственной цепочки или целиком весь цикл производства). Возможен вариант продажи части своих подразделений другим компаниям и дальнейшее взаимодействие с ними уже в рамках аутсорсинга.

В сфере высоких технологий популярная модель разделения труда называется OEM (Original Equipment Manufacturer). OEM-производитель разрабатывает или производит изделие в соответствии с проектом (техническим заданием) заказчика. Заказчик либо добавляет в готовое изделие новые свойства перед его продажей, либо меняет этикетку на свою, либо встраивает приобретенные продукты в свои изделия.

Как найти наиболее надежных аутсорсеров? Какими качествами должна обладать успешная аутсорсинговая компания?

Компания-аутсорсер должна обеспечить выгодность применения аутсорсинга и выиграть в конкуренции с другими подобными компаниями. Аутсорсер должен обеспечить снижение себестоимости функций, которые берет на аутсорсинг. Для этого она должна исполнять порученные ему функции дешевле и качественнее. Для этого есть определенные возможности вследствие: специализации в узкой области; эффекта масштаба, достигаемого при выполнении однотипных операций одновременно для множества клиентов; использования новейших технологий; высокой квалификации персонала.

Компания-заказчик на развитом рынке аутсорсинга имеет возможность выбрать именно тех аутсорсеров, которые обладают наибольшим опытом в данной области.

Цели и качества аутсорсинговой компании

Снижение себестоимости функций, передаваемых аутсорсеру. Это происходит за счет узкой специализации. Профессионализм. Выполнение многочисленных однотипных задач обеспечивает накопление практического опыта.
Путь к новым технологиям. За счет эффекта «оптовых» продаж своих услуг, аутсорсер имеет больше стимулов в приобретении и освоении новых технологий работы. Надежность. Договор с фирмой прорабатывается более детально, чем со штатными сотрудниками.Сузив выборку потенциальных аутсорсеров, необходимо провести конкурс, чтобы создать конкуренцию между ними. При этом надо скептически относиться к возможностям рынка: может оказаться, что никто не сможет предложить то, что необходимо компании. По итогам конкурса, в зависимости от принятого ранее решения о разбиении задачи, компания должна выбрать одного или нескольких аутсорсеров. Дилемма о количестве аутсорсеров неизбежна: ведь чем больше аутсорсеров, тем больше гибкости при работе с ними, но зато меньшее количество аутсорсеров легче контролировать. Фирме же важно приобрести дополнительную гибкость, которая достигается при взаимодействии с внешними подрядчиками, в частности, за счет простоты изменения условий договора (не надо противодействовать профсоюзам и собственным менеджерам), но важно не лишиться при этом контроля.

Аутсорсинговые компании берут на себя организацию документооборота компаний. Аутсорсинг документооборота позволяет снизить затраты на производство документов в среднем на 15%, при значительном росте качества и производительности.
Быстро развивается одна из разновидностей АБП — аутсорсинг кадровых процессов (менеджмент трудовых ресурсов).
Один из наиболее быстро растущих сегментов рынка АБП-аутсорсинга – это центры обработки вызовов (Outsourced Contact Center, ОСС).

Современный центр обработки вызовов — это аппаратно-программный комплекс, позволяющий обрабатывать входящие телефонные вызовы автоматически или с участием оператора. По сравнению с обычной информационно-справочной службой его использование позволяет оптимизировать обработку звонков, сокращая время поиска нужной клиенту информации и обеспечивая постоянную доступность услуги.
Главным преимуществом делегирования бухгалтерских функций аутсорсеру, несомненно, является фактор ответственности за возможные штрафные санкции и пени, возникающие как результат ошибок в учете. Использование специализированной организации по ведению учета предполагает наличие договорной ответственности за ущерб, что является более привлекательной формой по сравнению с той ответственностью, которую несет главный бухгалтер в рамках своего трудового контракта.

Сейчас активно развивается аутсорсинг логистики, под которым подразумевается контрактная передача отдельных логистических функций специализированной логистической компании, располагающей и опытом, и средствами, и широкой инфраструктурой для выполнения соответствующих операций. На Западе уже действует большое число фирм, предлагающих свои услуги в области логистики.

Как аутсорсинг используется в банковском секторе экономики?

Аутсорсинг начинает приобретать комплексный характер. Особенно ярко это видно в банковском секторе экономики.

Во-первых, передача непрофильной для банков деятельности по установке оборудования, разработке и поддержке программного обеспечения специализированным фирмам — сервис-провайдерам услуг. Аутсорсинг — самый удобный способ решения проблем, связанных с информационными технологиями и Интернетом. Банк избавляется от затрат на аппаратуру, приобретение системного и прикладного программного обеспечения, организацию системы безопасности. Кроме того, банк избавляется и от проблем, связанных с ИT-персоналом. Очевидно, что сервис-провайдеру привлечь специалистов высокой квалификации и удержать их значительно проще, чем банку, ибо для него это профильный бизнес.

Во-вторых, обслуживание телекоммуникационных сетей (ремонт, установка нового оборудования и т. д.). Обслуживание сетей аутсорсерами позволяет банкам наладить более тесные контакты с клиентами, стать более гибкими и быстрее адаптироваться к стремительно изменяющимся конкурентным условиям.

В-третьих, аутсорсинг в области обслуживания пластиковых карточек, в сфере маркетинга (проведение маркетинговых исследований и анкетирование клиентов, анализ и мониторинг важных для банка нефинансовых рынков, мониторинг прессы), а также оптимизации налогообложения и юридического обеспечения.

В-четвертых, передача на аутсорсинг внутреннего аудита. Это – новое дело. Базельский комитет по банковскому надзору допускает передачу банком функций внутреннего аудитора аутсорсеру . В основном это касается мелких банков, у которых затраты на организацию внутреннего аудита собственными силами значительно превышают возможности по финансированию. Однако тот же Базельский комитет по банковскому надзору предостерегает: «Аутсорсинг может представлять риск для банка, такой, как утрата или ослабление контроля над деятельностью внешнего провайдера внутреннего аудита… Аутсорсинг такого ключевого вида банковской деятельности, как внутренний аудит, может привести к размыванию сущности банковской лицензии».

Таким образом, банк сможет сконцентрироваться на решении маркетинговых, финансовых вопросов, текущих задач и, следовательно, достичь наибольшей эффективности.

Аутсорсинг развивается и углубляется. Его комплексный характер выражается в появлении стратегического аутсорсинга. Передача другим фирмам целых областей хозяйственной (предпринимательской) деятельности получила название Business Process Outsourcing (ВРО).

Возможен ли полный аутсорсинг?

На наш взгляд, полный аутсорсинг бизнес-процессов постепенно станет обычным делом для крупных международных компаний. Поставщики услуг будут все больше дифференцироваться: либо занимать небольшие ниши, либо ориентироваться на самый широкий круг задач. В основе – новейший этап современной технологической революции, который способствует развитию аутсорсинга.

4. Какие формы аутсорсинга в наибольшей степени распространены в России?

Аутсорсинг в России находится в начальной стадии развития. Интерес к этой модели возник только несколько лет тому назад. Тем не менее, уже существуют компании, оказывающие услуги по схеме аутсорсинга: бухгалтерские, юридические, консалтинговые фирмы, PR-агентства, ИT-компании. Наиболее часто аутсорсингу подлежат информационные технологии, ведение бухгалтерии, расчет заработной платы, административная поддержка, HR, обслуживание корпоративной собственности, организация питания и уборки офиса, служба безопасности и некоторые другие. Локомотивом аутсорсинга выступает сфера информационных технологий. По данным исследовательской компании Market-Visio/EDC, около половины компаний используют ИТ-аутсорсинг.

Какие трудности возникают из-за специфики российской экономики?

Пока нет примера лидеров, успешно использующих эту схему. У крупных компаний (нефтяная отрасль и металлургия) есть еще немало других способов для сокращения издержек, в ряду которых аутсорсинг не является наиболее эффективным. Средние компании останавливает цена на услуги аутсорсинговых компаний.

В России аутсорсинг еще не достиг такого уровня развития, при котором специализированные компании — аутсорсеры могли бы получать существенную экономию от масштабов деятельности и, следовательно, снижать стоимость своих услуг для клиентов. Стоимость услуг также зависит от уровня развития компании — поставщика услуг. «Если компания недостаточно развита, то клиент несет трансакционные издержки и издержки, связанные с координацией работы, которых она бы избежала в случае выполнения бизнес-процессов собственными силами», — считает Мишель Мур, партнер отдела консультационных услуг по управлению эффективностью бизнеса компании Pricewaterhouse Coopers.

Поскольку данная модель хозяйствования появилась в России недавно, то мешают и психологические причины — немногие компании согласны передать часть своего бизнеса в аутсорсеру.

Главным образом, в России представлен ИТ-аутсорсинг (заказать эти востребованные на отечественном рынке услуги вы можете здесь), хотя начали появляться и другие формы АБП и производственный аутсорсинг.
Постепенно распространяется аутсорсинг АБП. Так, на аутсорсинг передается бухгалтерский учет.

Совершенно бесплатно получить развернутые ответы на любые вопросы по аутсорсингу бухгалтерии, кадровому, ИТ или HR-аутсорсингу вы можете на первой консультации с экспертом компании ИАС. Для этого просто оставьте заявку в форме внизу.

Источник

Для современного бизнеса держать большой штат сотрудников — нерентабельное и неэффективное решение. Более рационально вынести часть задач на выполнение другой организации. Каждый предприниматель должен знать, что это есть такое — аутсорсинг или аутсорсинговая компания, что означает понятие простыми словами и изучив примеры подобного варианта формирования рабочего процесса, решить необходимо ли это для его деятельности.

Расшифровка понятия

Полное название «outer-source-using», что в переводе значит привлечение ресурсов извне, более расширенно описывает определение. Иными словами — это задействование в работе компании специалистов со стороны для осуществления каких-либо непрофильных функций.

Отличия от иных форм сотрудничества

Аутсорсинговое соглашение действует длительный промежуток времени.
Подрядчикам отдают на выполнение только второстепенные операции (создание сайтов, реклама, клининг помещений и т. д.).
Также подразумевается передача на сторону бизнес-мероприятий (подбор персонала, техобслуживание, работа с бухгалтерией и др.).

Готовые решения для всех направлений

Ускорь работу сотрудников склада при помощи мобильной автоматизации. Навсегда устраните ошибки при приёмке, отгрузке, инвентаризации и перемещении товара.

Узнать больше

Мобильность, точность и скорость пересчёта товара в торговом зале и на складе, позволят вам не потерять дни продаж во время проведения инвентаризации и при приёмке товара.

Узнать больше

Обязательная маркировка товаров — это возможность для каждой организации на 100% исключить приёмку на свой склад контрафактного товара и отследить цепочку поставок от производителя.

Узнать больше

Скорость, точность приёмки и отгрузки товаров на складе — краеугольный камень в E-commerce бизнесе. Начни использовать современные, более эффективные мобильные инструменты.

Узнать больше

Повысь точность учета имущества организации, уровень контроля сохранности и перемещения каждой единицы. Мобильный учет снизит вероятность краж и естественных потерь.

Узнать больше

Повысь эффективность деятельности производственного предприятия за счет внедрения мобильной автоматизации для учёта товарно-материальных ценностей.

Узнать больше

RFID

Первое в России готовое решение для учёта товара по RFID-меткам на каждом из этапов цепочки поставок.

Узнать больше

Исключи ошибки сопоставления и считывания акцизных марок алкогольной продукции при помощи мобильных инструментов учёта.

Узнать больше

Получение сертифицированного статуса партнёра «Клеверенс» позволит вашей компании выйти на новый уровень решения задач на предприятиях ваших клиентов..

Узнать больше

Используй современные мобильные инструменты для проведения инвентаризации товара. Повысь скорость и точность бизнес-процесса.

Узнать больше

Показать все решения по автоматизации

Для чего используют

Рассмотрим основные варианты, когда уместно использование аутсорсинга:

У небольшой компании недостаточно средств для полноценного содержания и оплаты труда всех работников, либо их услуги нужны не постоянно, а раз в определенный период. В обоих случаях гораздо выгоднее нанять стороннюю организацию, которая выполнит разовую или периодическую работу.
Если у крупной фирмы в составе много непрофильных подразделений, которые не приносят прибыли, но задействованы в обслуживании — это плохо отражается на общей отчетности.
Если фирма не в состоянии выделять на неосновные мероприятия достаточно средств — она не способна конкурировать на рынке трудоустройства, поэтому зачастую поиск сотрудников становится проблемой.
Конторе необходимо сократить штат или расходы на заработную плату. Бывает и такое, что бухгалтерии нужно отчитаться или достичь запланированного уровня средней зарплаты персонала. В этом помогают вывод на аутсорсинг низкооплачиваемых категорий, к примеру, клининг, столовая, транспорт.

Функции аутсорсинга

Обычно предприятия передают аутсорсинговым компаниям подобные задачи:

ведение бухучета;
подбор и привлечение кадров;
расчет зарплаты;
операции с налогообложением;
обслуживание техники и оборудования;
обеспечение функционирования работы в офисе;
разработка ПО;
переводы;
охранные мероприятия;
проектирование;
создание рекламы;
логистика;
клининг помещений;
транспортные процессы.

Основные виды

Наем третьих фирм для осуществления каких-либо необходимых мероприятий подразделяют по специфике деятельности, объемам передаваемых функций, геополитическим данным.

IT

Держать в штате сотрудников хорошего программиста — недешево, а вот загрузить его заданиями каждый рабочий день месяца достаточно проблематично. Причем это касается не только малых мощностей, где ИТ-сеть ограничивается 10-ю абонентами, но и крупных банковских и промышленных систем. К примеру, Роснефть и Сбербанк уже давно перевели на аутсорс все ит-подразделения, оставив в своем составе лишь стратегически важные сегменты. Такой аутсорсинг делят на две группы: поддержание в рабочем состоянии техники и компьютерного оборудования либо создание ПО и сети предприятия.

Бухгалтерский

Подобные услуги часто применяют для организации труда небольшие фирмы, которые не нуждаются в разветвленной бухгалтерии. Передав бухгалтерскую работу удаленной компании, удается не только экономить на заработной плате персоналу, но и на обновлении и установке специализированных программ.

Полный

Задачи и функции можно передать сторонней организации в разных объемах: полном, частичном, совместном и промежуточном. Полный аутсорсинг — это значит, что суть применения системы построена на передаче другим людям всех видов работ по данному сегменту.

Охрана труда

По нормам, если на предприятии трудится более 50 человек — то обязательным условием его функционирования является наличие службы, занимающейся вопросами охраны труда. Даже если в вашем штате до полусотни мастеров — все равно в коллективе должен быть человек отвечающий за безопасность. Подобные задачи можно передать специалистам извне. Их стоимость будет зависеть от особенностей вашей фирмы, специфики производства, численности коллектива.

Юридический

Обычно, услуги юриста нужны всего несколько раз в году, поэтому держать его в штате на постоянной основе нет никакого смысла. Заключив договор с юридической компанией, вы сэкономите не только на выплате окладов, но и за необходимые несколько задач в году рассчитаетесь исключительно по факту их выполнения.

Аутсорсинг персонала: что это такое простыми словами

Кадровый аутстаффинг упрощает процесс поиска сотрудников, а соответственно и затраты на него, особенно когда команда нужна для осуществления временных задач. Формально работник будет числиться в аутсорсинговом подразделении, но по факту находится под влиянием заказчика.

Как правило, этот способ используют в рамках проектной деятельности, которая ограничена по времени и ресурсам.

Стороннее взаимодействие

Делят сотрудничество с подрядчиками и по геополитическим характеристикам. Внешний аутсорсинг — это контракт между сторонами, функционирующими в рамках одной страны.

В продажах

Это процесс передачи полномочий отдела продаж другой организации. Бывает полный или частичный. Список задач может быть самый разный: от создания презентаций, информирования клиентов об акциях и скидках, до работы с возражениями и жалобами. На аутсорс можно отдать только один сегмент товаров: самый простой, который уже пользуется спросом, является значимым для прибыли, но уже не нуждается в пристальном контроле, либо наоборот, самый сложный, где необходим креативный подход, а у компании нет на него материальных ресурсов.

В бизнес-процессах

Корпорация передает дела, не являющиеся основными в ее деятельности, на ведение сторонним специалистам. Понять лучше, что это такое — подобные аутсорсинговые услуги, поможет простой пример: передача функций бухгалтера, юриста, правоведа.

Также многие компании пользуются помощью 3PL (логистика третьего поколения) — это целый комплекс различных видов деятельности, которые берет на себя сторонняя организация: ответственное хранение, перевозка, упаковка, перегрузка, маркировка и т. д.

Все процессы можно автоматизировать с помощью различного оборудования (например, терминалы сбора данных) и ПО, например, по автоматизации склада от нашей компании «Клеверенс». Что позволяет ускорить рутинные операции на складе и исключить ошибки человеческого фактора. Подробнее >>

Производственный

Внедряется на больших предприятиях с внушительным производством, где нет надобности некоторые этапы включать в рамки личных мощностей. К примеру, заводы по созданию автомобилей, авиа и космической отраслей отдают на сторону более 65 процентов обязанностей, включая разработку составляющих и запчастей для сборки конечного продукта. Есть фирмы, в структуре которых и вовсе не предусмотрено производственная деятельность, зато в партнерах более 2500 производств, которые делают за них всю продукцию. В основные цели такого предприятия входит обеспечение продаж.

Оплата аутсорсинга

Аутсорсинговая деятельность — это процесс выполнения задач, за которые нанятая компания получает прибыль. Существует три типа оплаты труда.

За выполненный объем

Плата осуществляется по факту приемки работ, а нужный объем прописан изначально в контракте. Пример фирмы, предоставляющей услуги бухгалтера:

Тип программы обслуживания

Облегченная (на 30 дней)

Стандартная (до 9 сотрудников) на 30 дней

Стандартная расширенная (до 30 сотрудников) на 30 дней

Люкс (на 30 дней)

Что входит в пакет

6 подробных консультаций

12 бухгалтерских проводок

Документация в электронном виде

Синхронизация с ведением отчётности в 1С

12 консультаций

До 35 проводок

Копии бумаг в оцифрованном виде

Работа с 1С и другими программами отчётности

Страхование от возможных ошибок подрядчика

Синхронизация с Бератор-Онлайн

Консультирование до 22 раз

До сотни проводок

Электронный документооборот

Юридическая поддержка

Сопряжение с 1С и подключение к системам автоматизированной отчётности

Страховка от возможных неточностей аутсорсера.

Взаимодействие с Бератор-Онлайн

До 35 детальных консультаций

350 бухгалтерских проводок

Копии всех важных документов в электронном виде

Систематизация бизнес-процессов с 1С

Страхование от ошибок исполнителя

Работа с Бератор-Онлайн

Цена

5500 руб

7500 руб

27 750 руб

59 750 руб

Почасовая оплата

Такой тип характерен для кадрового аутсорсинга. Вот к примеру, прейскурант для компаний различного направления деятельности в северных регионах РФ, исключая столицу:

Отрасль аутсорсинга	Стоимость из расчета (1 чел.) рублей/час
Общественное питание	от 129
Розничная и оптовая дистрибуция	от 135
Автоиндустрия	от 139
Логистическая деятельность	от 149
Производство продуктов	от 119
Тяжелая и лёгкая промышленность	от 129

Оплата за реально отработанные часы

Подобный метод применяется в тех случаях, где заранее сложно выяснить сколько времени уйдет на выполнение задания. Например, это касается юридического сопровождения в суде, стоимость которого стартует от 650 рублей/час и может длиться бесконечно.

Преимущества

Аутсорсинговый процесс — это особый формат работы, который на практике приобретает достоинства и недочеты. Понимая их, вы сможете для себя решить, что лучше доверить сторонним работникам, а что распределить штатным. К преимуществам относят:

возможность сфокусировать внимание на основных видах деятельности, не отвлекаясь на дополнительные задачи;
получение услуг от работников с высокой квалификацией;
гарантии выполнения требований и сроков и соответственно получение ожидаемого результата;
экономия средств на зарплату;
снижение обязательств перед налоговой.

Недостатки

К минусам относят:

Невозможность вносить корректировки в условия контракта. На своего человека можно возложить целый ряд задач, поручить ему функции, не входящие в прямые должностные обязанности и при этом не тарифицировать зарплату. А аутсорсер работает исключительно в рамках контракта.
Сложность внедрения работника в нюансы работы компании.
Невозможность оценки потенциала привлекаемых профессионалов.
Возможность недопонимания между штатными и подрядными специалистами.
Вероятность простоев. Например, на сторону вынесен ремонт техники на производстве. Пока приедет специалист, штатный мастер, который всегда на своем месте, мог бы самостоятельно устранить неполадку в разы быстрее.

Готовые решения для всех направлений

Узнать больше

RFID

Первое в России готовое решение для учёта товара по RFID-меткам на каждом из этапов цепочки поставок.

Узнать больше

Показать все решения по автоматизации

Простая инструкция для начинающих

Если вы понимаете, что это такое — outsourcing и решили воспользоваться подобной программой, следуйте следующим рекомендациям.

Первый этап — анализируем деятельность

Оценив плюсы аутсорсингового обслуживания, не торопитесь подписывать договора, чтобы раздать часть функций другим, возможно вы не нуждаетесь в этом. Для начала проведите тщательный анализ работы фирмы:

посчитайте сколько расходуется на содержание штата для каждого сегмента;
узнайте, какую сумму придется перечислять за аутсорсинг;
сравните результаты и только потом принимайте решение.

Второй этап — подбираем аутсорсера

От того насколько скрупулезно вы отнесетесь к выборке сторонних специалистов зависит успех и прибыль. Составьте список требований, изучите рынок и отметьте несколько вариантов, которые наиболее подходят под ваши параметры и имеют положительные отзывы клиентов. Проверьте наличие у них страховки и соответствующей лицензии. Затем, обязательно выясните и обговорите условия сотрудничества.

Третий этап — внимательно читаем пункты договора

В договоре о сотрудничестве вы должны подробно указать список задач, которые передаете и обсудить все детали их реализации. Особое внимание уделяют:

предмету соглашения;
численности привлекаемых работников, их уровню образования и опыта;
объемы работ;
вознаграждение и способы его оплаты;
порядок приемки, сроки действия договора.

Поскольку законодательство РФ не регулирует вопросы ведения деятельности по аутсорсингу, подписанное соглашение — единственный документ, по которому можно контролировать выполнение условий сделки. Поэтому очень важно в нем указать все спорные моменты и детально описать все, что вы хотите получить в результате.

Четвертый этап — подписываем контракт

При окончательном утверждении бумаг и их подписании должен присутствовать юрист. Соглашение обязательно содержит раздел о соблюдении конфиденциальности, а также прописаны дальнейшие действия и нюансы, если одна из сторон расторгает сделку по причине невыполнения своих обязательств партнерами.

Пятый этап — переходим на новый формат

Скрепив бумаги подписями, заказчик должен во всех подробностях передать информацию о состоянии дел, а аутсорсинговая компания полностью погрузиться в процесс. Чем скорее партнеры достигнут взаимопонимания и ясности — тем быстрее будет виден результат сотрудничества.

Шестой этап — организовываем систему контроля за подрядчиком

Еще в момент составления договора, вы должны обсудить каким образом к вам будет поступать отчётность. Своевременное изучение работы компаний-партнеров позволит выявлять ошибки и корректировать план дальнейших мероприятий либо возможность отказаться от сторонней компании по причине невыполнения ею своих обязательств.

Что нельзя отнести к аутсорсу

Существуют виды деятельности, которые часто путают с понятием аутсорсинг:

Фриланс — это метод трудоустройства, а не форма предоставления услуг. Человек зачастую не оформлен официально и вообще не имеет никаких договоров. Подобным образом обычно работают дизайнеры, программисты, копирайтеры и др.
Дропшиппинг — этот система посредничества. Дропшиппер реализует товар, который не принадлежит ему и получает процент за счет прибавки наценки от начальной стоимости, установленной реальным владельцем. Так работают большинство интернет-платформ.

Кто может предоставлять услуги аутсорсинга

Есть два типа лиц, работающих на правах аусорсера. Это самостоятельные специалисты в разных сферах (строители, бухгалтеры, системные администраторы и прочие) либо организации. Форма собственности значения не имеет и не влияет на эффективность сотрудничества.

Часто задаваемые вопросы

Компания Клеверенс более 10 лет ведет деятельность в сфере мобильной автоматизации и готова стать аутсорсером для магазинов, складов, учреждений различной сферы. Наиболее частые вопросы, которые нам задают клиенты: кто это такой — аутсорсер (простыми словами), откуда наши сотрудники, в каких регионах мы работаем, сколько будут стоить наши услуги и прочее. Чтобы получить ответ — свяжитесь с нашими специалистами.

Как не совершить ошибки при переходе: простые рекомендации

Учесть все нюансы предстоящего сотрудничества с компанией-аутсорсером невозможно, однако стоит заглянуть в список наиболее встречаемых ошибок.

Переход должен протекать плавно и постепенно. Не спешите сразу уволить собственный штат, рассчитывая, что люди больше не пригодятся вам.
Всегда следите за выполнением оговоренных сроков. Причем не важно, чего это касается: предоставления отчётности или настройки оборудования в Вашем кабинете.
Прежде чем передавать некоторые полномочия и обязанности другим специалистам — просчитайте риски и расходы.

Заключение

Из данного обзора вы получили информацию о том, что это за компания-аутсорсер, определение, какие виды аутсорсинговой деятельности (например, аутсорсинг персонала) существуют и стоит ли пользоваться предложениями сторонних организаций. Чтобы добиться успеха — тщательно проанализируйте состояние дел на вашем производстве, посчитайте плюсы и минусы привлечения ресурсов со стороны и только потом начинайте поиск партнеров.

Количество показов: 231816

Источник

Аутсо́рсинг (от англ. outsourcing: (outer-source-using) использование внешнего источника и/или ресурса) — передача организацией, на основании договора, определённых видов или функций производственной предпринимательской деятельности другой компании, действующей в нужной области. В отличие от услуг и поддержки, имеющих разовый, эпизодический или случайный характер и ограниченных началом и концом, на аутсорсинг обычно передаются функции по профессиональной поддержке бесперебойной работы отдельных систем и инфраструктуры на основе длительного контракта (не менее 1 года).
Аутсорсинг — это бизнес-практика найма сторонних лиц для оказания услуг и создания товаров, которые традиционно выполнялись внутри компании собственными сотрудниками и персоналом. Аутсорсинг — это практика, обычно применяемая компаниями для сокращения затрат. Таким образом, это может повлиять на широкий круг работ, от поддержки клиентов до производства и бэк-офиса.

Впервые аутсорсинг был признан бизнес-стратегией в 1989 году и стал неотъемлемой частью экономики бизнеса на протяжении 1990-х годов. Практика аутсорсинга вызывает серьезные споры во многих странах. Противники утверждают, что это привело к потере рабочих мест внутри страны, особенно в производственном секторе. Сторонники говорят, что это создает стимул для предприятий и компаний распределять ресурсы там, где они наиболее эффективны, и что аутсорсинг помогает сохранить характер экономики свободного рынка в глобальном масштабе.

КЛЮЧЕВЫЕ ВЫВОДЫ
Компании используют аутсорсинг для сокращения затрат на рабочую силу, включая зарплату своему персоналу, накладные расходы, оборудование и технологии.
Аутсорсинг также используется компаниями, чтобы сосредоточиться на основных аспектах бизнеса, отдавая менее важные операции сторонним организациям.
С другой стороны , коммуникация между компанией и внешними поставщиками может быть сложной, а угрозы безопасности могут усиливаться, когда несколько сторон могут получить доступ к конфиденциальным данным.

Понимание аутсорсинга
Аутсорсинг может помочь предприятиям значительно снизить затраты на рабочую силу. Когда компания использует аутсорсинг, она привлекает помощь сторонних организаций, не связанных с компанией, для выполнения определенных задач. Внешние организации обычно создают для своих сотрудников иные структуры вознаграждения, чем аутсорсинговые компании, что позволяет им выполнять работу за меньшие деньги. В конечном итоге это позволяет компании, выбравшей аутсорсинг, снизить затраты на рабочую силу.

Компании также могут избежать расходов, связанных с накладными расходами , оборудованием и технологиями.

Помимо экономии средств, компании могут использовать стратегию аутсорсинга, чтобы лучше сосредоточиться на основных аспектах бизнеса. Передача непрофильных видов деятельности на аутсорсинг может повысить эффективность и производительность, поскольку другая организация выполняет эти более мелкие задачи лучше, чем сама фирма. Эта стратегия также может привести к сокращению сроков выполнения работ, повышению конкурентоспособности в отрасли и сокращению общих операционных затрат.

Компании используют аутсорсинг для сокращения затрат на рабочую силу и бизнес-расходов, а также для того, чтобы они могли сосредоточиться на основных аспектах бизнеса.
Примеры аутсорсинга
Самые большие преимущества аутсорсинга — это экономия времени и средств. Производитель персональных компьютеров может покупать внутренние компоненты для своих машин у других компаний, чтобы сэкономить на производственных затратах. Юридическая фирма может хранить и создавать резервные копии своих файлов, используя поставщика услуг облачных вычислений, тем самым предоставляя ей доступ к цифровым технологиям, не вкладывая большие суммы денег в фактическое владение технологией.

Небольшая компания может решить передать бухгалтерские обязанности бухгалтерской фирме, поскольку это может быть дешевле, чем нанимать штатного бухгалтера. Другие компании считают, что аутсорсинг функций отделов кадров, таких как расчет заработной платы и медицинское страхование, выгоден. При правильном использовании аутсорсинг является эффективной стратегией сокращения расходов и даже может предоставить бизнесу конкурентное преимущество перед конкурентами.

Критика аутсорсинга
У аутсорсинга есть недостатки. Подписание контрактов с другими компаниями может потребовать времени и дополнительных усилий от юридической команды фирмы. Угрозы безопасности возникают, если другая сторона имеет доступ к конфиденциальной информации компании, а затем эта сторона подвергается утечке данных. Может возникнуть отсутствие связи между компанией и сторонним поставщиком, что может задержать завершение проектов.

Особые соображения
Международный аутсорсинг может помочь компаниям извлечь выгоду из различий в затратах на рабочую силу и производство в разных странах. Разброс цен в другой стране может побудить бизнес переместить часть или все свои операции в более дешевую страну, чтобы повысить прибыльность и сохранить конкурентоспособность в отрасли. Многие крупные корпорации полностью упразднили свои внутренние центры обработки вызовов по обслуживанию клиентов, передав эту функцию сторонним организациям, расположенным в более дешевых местах.

Источник

Аутсорсинг — это одна из управленческих стратегий, подразумевающая передачу отдельных задач или проектов сторонней компании. Проще говоря, аутсорсинг — это когда у компании нет людей, навыков или времени заниматься каким-то проектом и она просит другую компанию сделать это за нее.

Обычно на аутсорсинг отдают второстепенные услуги или бизнес-процессы, не относящиеся к основной деятельности: например, ресторанный бизнес привлекает на аутсорс ИТ-компанию и отдает ей в работу проект по созданию приложения или банк, у которого в штате только один юрист, привлекает юридическую компанию, чтобы та представляла его интересы в суде по какому-то делу.

В статье мы рассказываем, как работает аутсорсинг, чем он отличается от фриланса и аутстаффинга, как выбрать модель аутсорсинга и внедрить в собственный бизнес. На примерах российских и зарубежных компаний показываем, каких результатов можно достичь с помощью аутсорсинга.

Нет времени читать статью? Найдите ее в нашем телеграм-канале и сохраните себе в «Избранном» на будущее.

Содержание статьи

Как работает аутсорсинг?

Что можно отдавать на аутсорсинг?

Аутсорсинг, аутстаффинг и фриланс : в чем отличия?

Зачем бизнес отдаёт процессы на аутсорсинг?

Снижение затрат
Концентрация на ключевых задачах
Достижение лучших результатов в непрофильных функциях
Расширение глобального присутствия
Повышение гибкости компании
Превышение скорости и эффективности

10 моделей аутсорсинга

1. Профессиональный аутсорсинг
2. Аутсорсинг бизнес-процессов
3. IT-аутсорсинг
4. Аутсорсинг производства
5. Процессный аутсорсинг
6. Операционный аутсорсинг
7. Проектный аутсорсинг
8. Мультисорсинг
9. Офшорный аутсорсинг
10. Оншоринг

Преимущества и недостатки аутсорсинга

Как внедрить аутсорсинг в компанию?

Шаг 1. Решите, выгоден ли аутсорсинг
Шаг 2. Опишите задачу, которую отдадите на аутсорсинг
Шаг 3. Рассчитайте бюджет и условия оплаты
Шаг 4. Назначьте ответственное лицо
Шаг 5. Защитите свои данные и интеллектуальную собственность
Шаг 6. Запросите предложения от подрядчиков
Шаг 7. Выберите компанию, которая лучше всего подходит и практикует гибкий подход
Шаг 8. Мониторьте результаты и процессы аутсорсера

8 секретов успешного аутсорсинга

Как работает аутсорсинг?

В том или ином виде аутсорсинг использует большинство бизнесов. Когда небольшая компания берёт заказ и передаёт его исполнение третьей стороне на контрактной или постоянной основе — это считается аутсорсингом.

Например, ритейлеры передают на аутсорсинг оформление своих магазинов или рекламное агентство, печатающее листовки малыми тиражами, может передавать на аутсорсинг в типографию печать чего-то крупного — многостраничных буклетов тиражом от 500 штук.

Есть много причин, по которым бизнес отдает ту или иную задачу на аутсорсинг. Главная из них — экономия. Бизнес может использовать трудовые, финансовые и производственные мощности другой компании, а сэкономленные на этом средства он может направить на развитие основного бизнеса, приносящего большую часть прибыли.

Что можно отдавать на аутсорсинг?

На аутсорсинг можно передавать рабочие задачи практически из любых сфер — бухгалтерии, юриспруденции, администрирования, маркетинга, менеджмента, ИТ-услуг и т. д. Теоретически любая функция бизнеса может быть передана внешнему подрядчику.

Например, Альфа-банк привлек разработчиков российской платформы по управлению электронными документами LANIT Document Management, чтобы те внедрили в банке систему безбумажного офиса.

Для этого команда платформы оцифровала все бумажные документы, придумала систему архивного хранения данных, разослала, собрала и формализовала данные от потенциальных поставщиков, а также подготовила проект решения о создании центра компетенции по цифровому архиву.

Отдавая эту работу на аутсорсинг, Альфа-банк преследовал цель снизить затраты: банку не нужно было нанимать собственную команду для разработки и внедрения ПО, за него это сделала другая команда.

Альфа-банк передал проект на аутсорсинг, чтобы не тратить внутренние ресурсы. Вместо этого банк сосредоточился на тех направлениях, которые приносят доход сейчас

Аутсорсинг, аутстаффинг и фриланс : в чем отличия?

Основное отличие в том, что вы «заказываете»: при аутсорсинге клиент получает результат работы, при аутстаффинге — самих работников. При аутсорсинге вы отдаете проект внешней команде, при аутстаффинге — пускаете чужих работников внутрь своей компании. Непонятно? Поясняем.

Аутсорсинг нужен для ведения какого-то проекта. Компания, которую привлекают (исполнитель), берет на себя выполнение этого проекта. Эта компания сама решает, кто будет выполнять работу — это может быть один специалист или несколько. При аутсорсинге:

Клиенту нужен результат.
Саму деятельность клиент не контролирует — ему предоставляют отчеты о работе.
Клиент, как правило, платит почасовые ставки.

Аутстаффинг — это «аренда» персонала. Клиенту нужны люди, чтобы выполнять работу. Поэтому он обращается к компании, предоставляющей работников (аутстаффер). Эти сотрудники работают в интересах, под управлением и контролем клиента, но трудоустроены они в аутстаффинговой компании. При аутстаффинге:

Клиенту нужен именно персонал.
Клиент не только контролирует всю работу, но и говорит, что нужно делать.
Клиент платит месячную зарплату.

Аутсорсинг и аутстаффинг отличаются даже юридически. Для аутсорсинга заключается договор возмездного оказания услуг. Для аутстаффинга — договор о предоставлении персонала или труда работников.

Аутсорсинг выбирают те компании, которые хотят весь проект полностью отдать другой команде на выполнение. Причин может быть несколько: в компании вообще нет отдела, способного выполнить эту работу, или у другой компании больше опыта в этом вопросе.

Аутстаффинг выбирают те компании, у которых есть внутренние сотрудники, просто сейчас их не хватает. Но всё же в компании налажены внутренние процессы для выполнения этой работы и есть менеджмент, способный следить за работой нанятых сотрудников — проводить инструктажи, знакомить с внутренними актами, контролировать рабочие процессы. Поэтому логичнее привлечь людей внутрь компании, а не отдать проект вовне ее.

	Аутсорсинг	Аутстаффинг
В чем фишка?	Компания-заказчик полностью отдает работу по какому-то проекту другой компании	Компания-заказчик «арендует» людей у другой компании, чтобы те помогли с каким-то проектом.
Как проходит?	Заказчик не контролирует работу по проекту	Заказчик не только контролирует всю работу, но и говорит, что и как нужно сделать
Что в итоге?	Заказчику нужен выполненный проект = результат работы	Заказчику нужен именно персонал = он не требует от этих людей какого-то результата
Как договариваются?	Заказчик и компания-аутсорсер заключают договор возмездного оказания услуг	Заказчик и компания-аутстаффер заключают договор о предоставлении персонала

Есть еще фриланс. Фрилансер — это частное лицо, которое может оказывать заказчику какую-то услугу. При работе с фрилансером компания платит за фактически потраченное время специалиста. Компания находит фрилансеров на специальных биржах либо натыкается на их сайты-резюме в Интернете.

Обычно фрилансеры работают сам на себя, не привлекают сторонних специалистов, не имеют доступа к передовым и дорогостоящим разработкам и решают проблему так, как умеют.

Термина «фрилансер» в законодательстве нет; ближайшее понятие — самозанятый. Фрилансеры обычно работают по договорам оказания услуг, подряда или авторского заказа либо вообще без договора.

Зачем бизнес отдаёт процессы на аутсорсинг?

Бизнес передает задачи на аутсорсинг, чтобы снизить затраты, расширить своё присутствие на рынках и сконцентрироваться на важных вопросах, а также чтобы стать более гибкими, быстрее решать ключевые задачи и повышать эффективность работы сотрудников.

Консалтинговая компания Deloitte каждый год анализирует развитие рынка аутсорсинга в мире. На картинке данные за 2022 год. Изображение: Deloitte

Снижение затрат

Apple, передав на аутсорсинг сборку айфонов, добился снижения издержек сразу по нескольким направлениям: сэкономил на обучении, содержании и зарплате собственного персонала.

Вместо того чтобы строить завод в Америке, компания Apple использовала готовые производственные линии Hon Hai Precision Industry Co. и других заводов, а также установила переменную оплату труда для персонала из других стран (ставку за количество собранных телефонов). Если бы компания разместила производство в США, ей пришлось бы платить фиксированную зарплату своим сотрудникам.

Hon Hai Precision Industry Co., расположенный на Тайване, в 2021 году ежемесячно фиксировал рост доходов — рост на 20% подтверждает, что спрос на iPhone, игровые консоли и серверы растёт соразмерно. А аутсорсинг решает главную задачу — снижение затрат. Изображение: Bloomberg

Концентрация на ключевых задачах

IKEA передала на аутсорсинг всё, что могла — производство мебели, логистику, службу поддержки, бухгалтерию. В России всю бухгалтерию вёл один аутсорсер. Перепоручив бухгалтерские операции, IKEA смогла сосредоточиться на более важных процессах — отстройке от конкурентов и повышении удовлетворенности клиентов.

Достижение лучших результатов в непрофильных функциях

Аутсорсинговые компании, как правило, имеют больше ресурсов, чем среднестатистический бизнес. Для решения своих и клиентских задач они могут использовать новейшие разработки и более профессиональных сотрудников.

Так, «Лента» использовала мощности GlowByte для измерения эффективности всех маркетинговых кампаний. Раньше маркетологи «Ленты» могли оценить эффективность каждого отдельного канала, но не могли рассчитать эффект от всего продвижения в целом. GlowByte изменил систему — внедрил новое ПО, оптимизировал методики оценки. Эти изменения позволили оценивать долгосрочное влияние от рекламных активностей на каждого клиента в отдельности. А уже эту информацию маркетинговый отдел может использовать для совершенствования пути клиента.

Расширение глобального присутствия

Некоторые аутсорсинговые компании могут круглосуточно обслуживать клиентов в разных странах за счёт передачи на аутсорсинг клиентских служб.

Например, клиенты обращаются в аутсорсинговую компанию WNS Global, поскольку та специализируется на управлении бизнес-процессами и имеет 60 центров обслуживания по всему миру. Для клиентов такое сотрудничество означает международную экспертизу и мировые бизнес-решения.

Регионы, в которых работает WNS Global. Изображение: WNS

Повышение гибкости компании

Табачная компания JTI отдала на аутсорсинг провайдеру Orange Business Services все проекты, связанные с цифровой трансформацией и коммуникациями — управляемые сервисы, приложения, голосовые помощники, коммуникативные сервисы и контакт-центр.

JTI также использует IoT в цехах, что позволяет ей собирать и обрабатывать данные гораздо более упорядоченным образом. Это помогает компании минимизировать ущерб от любых проблем, повысить гибкость компании и сократить время простоя машин, облегчая путь к тому, чтобы бизнес стал еще более цифровым.

Превышение скорости и эффективности

СберСервис работает с госкорпорацией «ВЭБ.РФ». Компания обслуживает серверное и сетевое оборудование, корпоративную сеть, телефонию и сопровождает пользователей. Передача на аутсорсинг позволила «ВЭБ.РФ» сэкономить время, повысить точность работы и отладить процессы, связанные с обслуживанием пользователей.

10 моделей аутсорсинга

Есть разные модели аутсорсинга и каждая из них может помочь бизнесу достичь поставленных целей. В нашей статье мы выделили 10 основных.

1. Профессиональный аутсорсинг

Профессиональный аутсорсинг подразумевает оказание любых специализированных услуг: бухгалтерского учета, закупок, администрирования, юридических услуг, цифрового маркетинга и т. д. Пример: разработка ПО или юридическая помощь при открытии новой компании.

2. Аутсорсинг бизнес-процессов

Аутсорсинг бизнес-процессов (Business Process Outsourcing, BPO) — один из наиболее распространённых видов аутсорсинга. Бизнес нанимает стороннего поставщика для обработки конкретного бизнес-процесса: чаще всего какой-то повторяющейся задачи — поддержки клиентов или администрирования.

3. IT-аутсорсинг

IT-аутсорсинг связан с разработкой новых ПО и приложений, поддержанием и обслуживанием устаревших систем, тестированием и контролем качества, а также с различными сетевыми услугами. Пример: СберСервис.

4. Аутсорсинг производства

Аутсорсинг производства подходит компаниям, которые занимаются проектированием и производством физического продукта. Поставщик может производить ваши товары по более низкой цене. Примеры: Apple, H&M и IKEA.

5. Процессный аутсорсинг

Аутсорсинг процессов — это передача третьей стороне работы над конкретным процессом. Различают:

Аутсорсинг процессов знаний (Knowledge Process Outsourcing, KPO) — больше связан с делегированием непрофильных бизнес-операций в другие регионы. Используют для улучшения продуктов и услуг с помощью исследований и анализа данных.
Аутсорсинг юридических процессов (Legal Process Outsourcing, LPO), охватывающий соблюдение нормативных требований, судебные разбирательства и другие юридические запросы.
Аутсорсинг процесса найма (Recruitment Process Outsourcing, RPO), охватывающий все, что связано с наймом. Бизнес может получить помощь по размещению вакансий, составлению списка кандидатов и оценке кандидатов.

6. Операционный аутсорсинг

Операционный аутсорсинг обычно связан с обрабатывающей промышленностью. Это когда на аутсорсинг передают некоторые операционные задачи и шаги, чтобы обеспечить качество конечного результата. Пример: ремонт оборудования и ТО машин.

7. Проектный аутсорсинг

Можно отдать на аутсорсинг полностью весь проект или его часть. Пример: безбумажный офис Альфа-банка.

8. Мультисорсинг

Мультисорсинг — это предоставление сразу нескольких услуг одной компанией. Как правило, мультисорсинг обеспечивает сочетание разных IT-операций и других бизнес-функций. Используется в основном крупным бизнесом.

9. Офшорный аутсорсинг

Офшоринг или офшорный аутсорсинг — это передача части какого-то бизнес-процесса другой компании, расположенной в другой стране.

Примеры:

Amazon отдал обслуживание клиентов и логистику аутсорсинговой компании на Филиппинах — так бизнес сэкономил на зарплатах операторов.
American Express нанял аутсорсеров в Индии и на Филиппинах для клиентской поддержки.

10. Оншоринг

Оншоринг — это передача компании-клиента на аутсорс бизнес-операций компаниям, расположенным в той же стране, где и головной офис клиента. Оншоринг — противоположность офшорингу — бизнес не выводит за границу часть операций, а, наоборот, возвращает их обратно.

Преимущества и недостатки аутсорсинга

Аутсорсинг нельзя считать универсальным решением. Привлечение третьих лиц к бизнес-операциям может усилить бизнес или, наоборот, привести к множеству новых проблем. Мы выделили основные преимущества этой модели и риски ее использования.

Преимущества

Риски

Снижение расходов на персонал и развитие внутренней инфраструктуры.
Привлечение к работе более профессиональных кадров.
Повышение производительности.
Доступ к инновациям, интеллектуальной собственности и интеллектуальному лидерству аутсорсера.
Ускоренное время выхода на рынок.
Концентрация на улучшении основных процессов.
Снижение потенциальных рисков и расширение горизонтов планирования.
Возможность работать над проектом круглосуточно.
Возможность выстроить правильные рабочие отношения, основанные на простых договоренностях (относится к малому бизнесу).
Возможность планировать и проводить более эффективные, целенаправленные кампании и проекты, на реализацию которых обычно не хватает навыков

Возможные дополнительные расходы, наличие которых выясняется после подписания договора с компанией.
Невозможность завершить проект из-за финансовой несостоятельности аутсорсера.
Потеря управленческого контроля и неспособность контролировать действия или процессы, переданные на аутсорсинг.
Отсутствие контроля качества, если неправильно выбрать исполнителя. Некоторые компании ориентированы на получение прибыли, а не на хорошую работу.
Невозможность быстро среагировать на изменения в бизнес-среде.
Угроза утечки конфиденциальных данных и интеллектуальной собственности.
Негативная реакция персонала на передачу части процессов другой компании.
Негативная реакция со стороны общества. Отдавая работу на аутсорсинг, бизнес лишает регион рабочих мест и демпингует стоимость оплаты труда

Как внедрить аутсорсинг в компанию?

Независимо от того, с какой целью вы используете аутсорсинг, важно выбрать правильную модель аутсорсинга и правильного исполнителя. Только так вы сможете реализовать все преимущества этой модели.

Шаг 1. Решите, выгоден ли аутсорсинг

Несмотря на явную выгоду от внедрения аутсорсинга, эта стратегия подойдёт далеко не всем. Первым делом нужно понять подходит ли она именно вам:

Сначала проанализируйте операции вашей компании, чтобы понять, где вы действуете недостаточно эффективно.
Проанализируйте эффективность собственных сотрудников и их способность достигать поставленные цели. Аутсорсинг нужен, если работники не справляются с поставленными KPI или делают работу некачественно, а у бизнеса нет ресурсов на привлечение более профессиональных кадров.
Как только вы определите, какие отделы и задачи могут выиграть от аутсорсинга, вам следует изучить компании, которые специализируются на этих задачах, чтобы определить стоимость и характер услуг, а также принципы работы аутсорсера.
Определите критерии отбора и выберите 1–2 компании, которые больше всего вам подходят.
Проведите опрос среди своих сотрудников и попробуйте выяснить, как аутсорсинг может на них повлиять.

Если передача части проектов на аутсорсинг экономически целесообразна и не навредит работе компании, переходите к следующему этапу.

Шаг 2. Опишите задачу, которую отдадите на аутсорсинг

Гайды с описанием — это документы, с помощью которых можно обосновать необходимость внедрения аутсорсинга заинтересованным сторонам и сформулировать ожидания от сотрудничества.

Обычно в документе указывают навыки, которые нужны аутсорсеру для выполнения задачи, а также ожидаемые целевые показатели его производительности.

Например, если компания отдаёт на аутсорсинг продвижение нового продукта, она может искать исполнителя, глубоко разбирающегося в продукте, умеющего разрабатывать и внедрять стратегии продвижения в соцсетях. Плюсом будет, если у аутсорсера есть доступ к новейшим разработкам или уникальное ПО, которые поможет достичь цели в более сжатый срок.

Шаг 3. Рассчитайте бюджет и условия оплаты

Решите, за что вы будете платить аутсорсеру — за готовый продукт, время или за каждый проект. Определите график платежей и способы расчета, штрафы или санкции другого характера за несоблюдение сроков.

Разработайте план, кто и в какой срок будет утверждать бюджет, если выделенных средств не хватит. Постарайтесь учесть все форс-мажоры и заложите 5–10% на непредвиденные обстоятельства.

Шаг 4. Назначьте ответственное лицо

Хотя аутсорсинг частично снимает ответственность с внутренней команды, для полноценной коммуникации нужно назначить ответственного — менеджера по аутсорсингу, который возьмёт на себя общение между компанией и аутсорсером.

Этот человек будет отвечать за коммуникацию: он доносит изменения в требованиях к проекту до третьей стороны, рассказывает внутренней команде о ходе проекта, отвечает на любые вопросы, которые могут возникнуть у подрядчика. Он же проверяет работу аутсорсера.

В идеале менеджер по аутсорсингу должен иметь хорошие навыки общения и управления проектами. Изображение: Narrative для Unsplash

Шаг 5. Защитите свои данные и интеллектуальную собственность

При аутсорсинге вы будете делиться конфиденциальной информацией с исполнителем. Убедитесь, что ваш аутсорсер подписал соглашение о неразглашении конфиденциальной информации до того, как вы передадите ему данные.

Кроме того, проверьте, проводит ли аутсорсинговая фирма регулярные проверки сети и безопасности на своем рабочем месте. Узнайте, используют ли они специальные инструменты, которые защитят все ваши данные и предотвратят их попадание в чужие руки.

Шаг 6. Запросите предложения от подрядчиков

Этот этап контролирует выбранный менеджер — он рассылает описание проекта аутсорсинговым компаниям и запрашивает от них коммерческие предложения.

На этом этапе компания может провести собеседования с подрядчиками, чтобы лучше понять, как они могут помочь бизнесу. При выборе нужно учесть, в каком регионе работает аутсорсер:

Если услуга не требует постоянного контроля со стороны заказчика, можно выбрать офшорную компанию, если она полностью соответствует вашим требованиям.
Если важен прямой контакт, лучше выбирать оншорный аутсорсинг.

Шаг 7. Выберите компанию, которая лучше всего подходит и практикует гибкий подход

После рассмотрения предложений и проведения собеседований менеджер по аутсорсингу может выбрать компанию, наиболее соответствующую поставленным целям. При необходимости также можно попросить пересмотреть условия контракта до его подписания.

Выбранный вами аутсорсер должен обладать гибкостью для достижения результатов в кратчайшие сроки. Особенно, если исполнитель работает в другом часовом поясе. Он должен иметь необходимые ресурсы для обслуживания ваших неотложных потребностей.

Шаг 8. Мониторьте результаты и процессы аутсорсера

Оцените качество работы фирмы, чтобы убедиться, что она соответствует стандартам компании и вашим внутренним правилам. Если третья сторона не оправдает ожиданий компании, менеджер по аутсорсингу может заявить о своих опасениях вышестоящему руководству и предложить план по разрешению ситуации.

8 секретов успешного аутсорсинга

Четко определите, чего вы хотите и почему, как будет измеряться успех, прежде чем начнёте собирать предложения от аутсорсеров. Привлеките к проработке проекта работников вашей компании. Проработка проекта повысит заинтересованность вашей команды и поможет выявить проблемы на ранней стадии проекта.
Сохраняйте гибкость, особенно если проект длительный. Со временем потребности вашего бизнеса могут измениться — вам нужно быстро среагировать на изменения и предупредить об этом аутсорсера.
Относитесь к аутсорсерам как к постоянным членам команды. Не только смотрите, что они делают в рамках поставленной задачи, но и интересуйтесь их мнением по проекту. У них могут быть идеи о том, как сделать некоторые процессы более эффективными.
Начните с малого. Если вы впервые пользуетесь аутсорсингом, рекомендуем начать с простого проекта, который относительно легко определить и быстро реализовать.
Назначьте ответственного менеджера. Важно понимать, кто за что отвечает на любом этапе проекта. По возможности установите ПО для управления проектами, где вы и аутсорсер можете следить за тем, кто, что и когда должен делать.
Договоритесь о послепродажном сервисе. Этот совет актуален для компаний, передающих на аутсорсинг крупный проект. После его завершения может потребоваться помощь аутсорсера в обучении персонала или решении текущих проблем, возникающих во время адаптации. Включите эти условия в договор на этапе переговоров.
Заранее вовлеките свою команду. Так вы снизите негативный эффект от аутсорсинга и получите важную информацию.
Выбирайте аутсорсера не по стоимости, а по возможностям.
Работайте с экспертами. Они не только реализуют проект, но и смогут проконсультировать вас относительно того, какие идеи будут наиболее эффективны.

Высоких вам конверсий!

28-02-2023

Источник

В условиях жесткой конкуренции выживают и добиваются успеха те компании, которые ведут свой бизнес наиболее эффективным способом, достигая снижения непроизводительных расходов при сохранении безупречной репутации за счет высокого качества продукции, товаров, работ или услуг. В связи с этим перед многими организациями встает вопрос – выгодно ли содержать собственный штат программистов, бухгалтеров, другого персонала или передать их работу на сторону, специализированной компании? Оказывается, иногда дешевле предоставить часть своих повседневных вспомогательных функций стороннему исполнителю, чем осуществлять их самостоятельно.

Зачем нужен аутсорсинг?

Приходя с выездной налоговой проверкой в организацию, налоговые органы часто проверяют нетипичные для предприятия операции. Почему? Потому что именно в нетипичных операциях бухгалтер «не набил руку» и может ошибиться. Так, может, передать выполнение таких функций профессионалам?

В последнее время одной из наиболее современных и успешных бизнес-моделей, позволяющих добиться реальных конкурентных преимуществ, становится аутсорсинг. Это новое явление для российской действительности, пришедшее из зарубежной деловой практики. В России он пока не совсем востребован, но бурно развивается.

Справка

Аутсорсинг (outsourcing) – это способ организации деятельности компании за счет сосредоточения на главном, ключевом направлении деятельности и передачи непрофильных функций внешним специализированным фирмам на договорной основе.

Аутсорсинг представляет собой передачу вспомогательных, поддерживающих или сопутствующих функций внешним исполнителям, специализирующимся в конкретной области и обладающим знаниями, опытом, техническим оснащением.

Специфика выполнения трудовой функции работниками состоит в том, что они, оставаясь в штате организации-услугодателя, фактически выполняют работу в другой организации, подчиняются ее требованиям и специально оговоренным правилам. Контроль за их деятельностью выполняется двумя организациями: услугодателем, который в соответствии с договором должен предоставить услугу надлежащего качества, и услугополучателем, который должен оказанную услугу принять и оплатить.

Строгих правил по выбору функций для аутсорсинга не существует. Как правило, в аутсорсинг передаются такие функции, как размещение заказов на программирование, поддержка локальных сетей, поддержка web-сайта, ведение бухгалтерского учета, поиск и подбор кадров, уборка офисных помещений, организация деловых поездок, проведение рекламных кампаний, организация питания, служба безопасности, обслуживание корпоративной собственности, административная поддержка и др., что позволяет сосредоточить все ресурсы на основных целях бизнеса.

На наш взгляд, не надо передавать ведение бухгалтерского учета сторонним организациям. От работы бухгалтера иногда может зависеть судьба компании. Так стоит ли раскрывать важную информацию людям, которым не доверяешь на 100%?

Название – не главное в аутсорсинге

Наиболее распространенными формами аутсорсинга являются следующие:

1. Аутстаффинг (outstaffing) – это выведение компанией части своих работников за рамки штата (увольнение) и перевод их в кадровое агентство, которое заключает с ними трудовые договоры. Агентство формально выполняет для них функции работодателя, но фактически уволенные работники продолжают работать в прежней компании.

Аутстаффинг рассматривается как технология снижения административных издержек и инвестиционных рисков компании. Дело в том, что чем больше внимания фирма уделяет мотивации и развитию персонала, тем выше расходы на обучение сотрудников, компенсационные пакеты, кадровый консалтинг и т.д. А с увеличением суммы инвестиций в человеческий капитал соответственно растет и уровень риска, связанного с такими капиталовложениями.

2. Подбор временного персонала (temporary staffing) – предоставление временного и сезонного персонала на короткий срок (как правило, на проект или на время сезонного пика). Кадровое агентство само подбирает работников, заключает с ними трудовые договоры и передает их организации-заказчику. Ответственность за таких работников полностью лежит на кадровом агентстве, которое является их формальным работодателем. Юридически организация-пользователь не несет никаких обязательств перед предоставленными работниками. Она лишь распределяет производственные задания и осуществляет контроль за их правильным и точным исполнением. Предметом договора также является предоставление персонала.

3. Лизинг персонала (staff leasing) – предоставление находящихся в штате кадрового агентства сотрудников клиенту на относительно длительный срок: от трех месяцев до нескольких лет. Данная форма отличается от предыдущей только сроком предоставления персонала.

Во всех вышеперечисленных схемах складывается трехсторонняя модель отношений: «работник – организация-пользователь – организация-услугодатель».

Какими нормами регулируется аутсорсинг?

В настоящее время на законодательном уровне аутсорсинг не регулируется. Ни в одном законодательном акте – федеральном или субъекта РФ – нет упоминания данного термина. На федеральном уровне существует несколько подзаконных актов, фиксирующих аутсорсинг как одну из возможностей деятельности организации. В частности:

– письмо ЦБ РФ от 24.05.2005 г. № 76-Т «Об организации управления операционным риском в кредитных организациях»; – письмо ЦБ РФ от 13.05.2002 г. № 59-Т «О рекомендациях Базельского комитета по банковскому надзору»; – Положение об использовании аутсорсинга филиалами ОАО «РЖД» (утв. ОАО «РЖД» 27.04.2006 г. № 530); – распоряжение Комитета экономического развития, промышленной политики и торговли правительства Санкт-Петербурга от 31.08.2006 г. № 106-р «Об утверждении специальной программы «финансовый аутсорсинг»».

В отечественной практике процесс оказания услуг аутсорсинга регламентируется теми нормами ГК РФ, которым соответствует фактическое содержание взаимоотношений между заказчиком и фирмой-аутсорсером.

Во многих случаях оказание услуг аутсорсинга регулируется нормами главы 39 «Возмездное оказание услуг» ГК РФ. По договору возмездного оказания услуг исполнитель (фирма-аутсорсер) обязуется по заданию заказчика оказать услуги (совершить определенные действия или осуществить определенную деятельность), а заказчик обязуется оплатить эти услуги (п. 1 ст. 779 ГК РФ). В некоторых случаях могут быть заключены договоры о техническом или абонентском обслуживании заказчика.

Отдельные виды аутсорсинга включают комплекс сервисных услуг, в связи с чем должны оформляться смешанными договорами, содержащими максимум договорных условий, регулирующих все возможные аспекты взаимоотношений между заказчиком и аутсорсером. Поскольку услуги также включают работы, в рассматриваемом договоре оказывается и много других общих с подрядом особенностей. По этой причине ст. 783 допускает применение общих положений ГК РФ о подряде к договору возмездного оказания услуг и соответственно аутсорсингу, если это не противоречит нормам гл. 39 ГК РФ, а также специфике предмета договора возмездного оказания услуг.

При этом отношения между работником и организацией-услугодателем регулируются законодательством о труде, отношения между организацией-пользователем и организацией-услугодателем – гражданско-правовым договором, а отношения «организация-пользователь – работник» формально не регулируются ни гражданским, ни трудовым законодательством.

Договор – всему голова

Главным источником правового регулирования отношений, складывающихся при осуществлении аутсорсинга, являются договорные нормы. В первую очередь действуют нормы, установленные в договоре аутсорсинга. При этом любой договор аутсорсинга должен учитывать следующие особенности:

– обязательно использовать в тексте самого договора и подтверждающих его исполнение соответствующих документов дословную терминологию ГК РФ и НК РФ; – текст договора должен включать все существенные условия для договоров данного вида (например, договора возмездного оказания услуг); – максимально детализировать предмет договора; – правовой статус организации-аутсорсера не должен вызывать сомнений, в связи с чем целесообразно проверить сам факт существования и деятельности организации, оказывающей услуги1; – договор должен быть подписан надлежащими должностными лицами как со стороны заказчика, так и со стороны аутсорсера; – необходимо проверить наличие лицензии у фирмы-аутсорсера в тех случаях, когда это законодательно предусмотрено. Отношения, возникающие в связи с осуществлением лицензирования отдельных видов деятельности, регулируются Федеральным законом от 08.08.2001 г. № 128-ФЗ «О лицензировании отдельных видов деятельности» и другими законодательными актами; – обеспечить соразмерность стоимости оказанных услуг их объему, качеству и трудозатратам; – организовать учет договоров в журнале регистрации договоров, форму которого целесообразно разработать самостоятельно и утвердить в качестве приложения к приказу по учетной политике; – организовать учет выданных доверенностей лицам, уполномоченным подписывать договоры в специальном журнале регистрации, форму которого целесообразно разработать самостоятельно и утвердить в качестве приложения к приказу по учетной политике, а также учет выданных доверенностей лицам, уполномоченным представлять организацию в налоговых органах; – во избежание серьезных ошибок при оформлении операций приемки- сдачи услуг конкретные исполнители должны иметь возможность ознакомиться с существенными условиями заключенных организацией договоров на оказание услуг; – операции по оказанию аутсорсинговых услуг должны быть тщательно документированы.

При заключении договора аутсорсинга быть мелочным полезно

Договор аутсорсинга в силу своей специфики имеет ряд особенностей, о которых следует помнить, заключая договор.

В связи с тем, что договор аутсорсинга чаще всего заключается в форме договора возмездного оказания услуг, все существенные условия данного договора, предусмотренные в ГК РФ, должны быть включены в договор аутсорсинга.

Одним из существенных условий является предмет договора. Что именно входит в перечень услуг аутсорсера, должно быть отражено в договоре подробно. Поскольку невключение в договор какого-либо действия имеет четкие правовые последствия, аутсорсер не обязан будет их выполнять. Также расплывчатое указание услуг может привести к различной трактовке их внутреннего содержания не только аутсорсером и компанией, но и самим работником.

Вместе с тем возможны такие виды услуг, в которых результат становится неотъемлемой частью соответствующих действий как таковых. В этом случае можно исходить из принципа: нет результата – нет и действий. Тем самым имеется в виду, что наличие или, напротив, отсутствие подобного результата позволяет определить, совершены или не совершены принятые на себя исполнителем действия.

Пример

Одним из примеров может служить оказание бухгалтерских услуг. По этому поводу заключается договор на подготовку финансовой (бухгалтерской) отчетности организации, индивидуальных предпринимателей. Целью бухгалтерской деятельности является разработка финансовой (бухгалтерской) отчетности, по завершении которой непременно составляется баланс, который представляет собой официальный документ, выражающий в установленной форме результат движения средств организации.

Еще одним существенным условием договора аутсорсинга является срок и порядок оплаты услуг. При отсутствии цены в договоре действует правило «об обычной цене» (п. 2 ст. 424 ГК РФ).

Вместе с тем существует и еще одна модель, при которой исполнитель принимает на себя обязанность совершить определенное действие с тем, что если действие приведет к тому, что весьма удачно называют «эффектом услуги», то исполнителю будет выплачена иная, более высокая сумма.

Речь идет о договорах, в которых предусмотрена оплата на случай достижения положительного, с точки зрения заказчика, «эффекта». Таким эффектом, например, может служить вынесение судом решения об удовлетворении заявленного от имени заказчика иска либо, напротив, об отказе в иске, предъявленном заказчику, вынесении оправдательного приговора заказчику либо другому лицу, в судьбе которого заказчик, заключивший договор на оказание правового аутсорсинга, заинтересован.

Позиция суда

Высший Арбитражный Суд РФ выразил свое отрицательное отношение к подобным договорным условиям. Так, в информационном письме от 29.09.1999 г. № 48 «О некоторых вопросах судебной практики, возникающих при рассмотрении споров, связанных с договорами на оказание правовых услуг» содержатся на этот счет такие указания: «При рассмотрении споров, связанных с оплатой оказанных в соответствии с договором правовых услуг, арбитражным судам необходимо руководствоваться положениями ст. 779 ГК РФ, по смыслу которых исполнитель может считаться надлежаще исполнившим свои обязательства при совершении указанных в договоре действий (деятельности). При этом следует исходить из того, что отказ заказчика от оплаты фактически оказанных ему услуг не допускается. В то же время не подлежит удовлетворению требование исполнителя о выплате вознаграждения, если данное требование истец обосновывает условием договора, ставящим размер оплаты услуг в зависимость от решения суда или государственного органа, которое будет принято в будущем. В этом случае размер вознаграждения должен определяться в порядке, предусмотренном ст. 424 ГК РФ, с учетом фактически совершенных исполнителем действий (деятельности)».

Поскольку правовые отношения существуют у компании и организации, предоставляющей услуги аутсорсинга, то компания-получатель не застрахована от ошибок предоставленных работников и воздействовать на них никак не может. Поэтому в договоре аутсорсинга необходимо предусмотреть последствия случаев некачественного выполнения работы, пропуска осуществления определенных действий. Например, сдача бухгалтерской отчетности, пропуск которой чреват не только штрафом для организации со стороны налоговых органов, но и такими неблагоприятными последствиями, как приобретение репутации недобросовестного налогоплательщика. Такие последствия трудно оцениваются в денежном выражении, поэтому в договоре должна быть предусмотрена отдельная норма о каждом виде ответственности.

Также в договоре обязательно должен быть пункт о замене работника в случае болезни или других непредвиденных обстоятельств. Организация платит за оказание определенных услуг и рассчитывает, что они будут осуществляться непрерывно.

Наиболее полно своеобразие договора аутсорсинга как одного из видов договоров возмездного оказания услуг выражается в распределении рисков между сторонами. Так, следуя ст. 401 ГК РФ, ст. 781 ГК РФ ставит последствия обнаружившейся невозможности исполнения для сторон в зависимость от наличия в том их вины. Иногда возможны ситуации смешанной вины, т.е. вины обеих сторон. В подобных случаях суд может обязать заказчика уплатить исполнителю указанную в договоре стоимость работ лишь частично. Из-за такой двусмысленности норм в договоре следует указать конкретные виды ответственности.

Бухгалтерский и налоговый аспект

Признание расходов в налоговом учете, связанных с привлечением сторонней организации-аутсорсера, во многом зависит от тех услуг, которые она предоставляет. Главное условие – такие расходы должны соответствовать критериям ст. 252 НК РФ, то есть расходы должны быть документально подтвержденными, экономически обоснованными и связанными с получением дохода. В частности, судебная практика подтверждает, что организация вправе уменьшить свои доходы на привлечение организации-аутсорсера только в том случае, если такие расходы экономически оправданы, то есть если привлечение аутсорсера приведет к реальному сокращению издержек производства или увеличению прибыли налогоплательщика. Такой вывод содержится в постановлении ФАС Западно-Сибирского округа от 11.07.2006 г. № Ф04-3725/2005(23668-А46-26) по делу № 25-918/04. А в постановлении ФАС Западно-Сибирского округа от 20.03.2006 г. № Ф04-1521/2006(20764-А46-15) по делу № 25-1760/04 сделан вывод, что доначислить налог на прибыль налоговый орган не вправе, если произведенные налогоплательщиком расходы на оплату услуг, оказанных по договору аутсорсинга, документально подтверждены и экономически целесообразны.

В налоговом учете затраты на услуги аутсорсинга у организации-заказчика, как правило, относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией (подп. 36 п. 1 ст. 264 НК РФ). Предъявленная аутсорсером сумма НДС подлежит вычету на основании подп. 1 п. 2 ст. 171 НК РФ при наличии счета-фактуры и после принятия к учету оказанных услуг.

В бухгалтерском учете такие расходы могут признаваться в качестве производственных или управленческих расходов, формирующих расходы по обычным видам деятельности (в зависимости от вида услуг), и учитываться на счетах 25 и 26 (пункты 5, 7 Положения по бухгалтерскому учету «Расходы организации» ПБУ 10/99).

Такие расходы принимаются к бухгалтерскому учету в сумме, установленной договором с фирмой-аутсорсером (без учета предъявленной организации фирмой суммы НДС), в том отчетном периоде, в котором услуги были оказаны, независимо от времени фактической выплаты денежных средств и иной формы осуществления (пункты 6, 18 ПБУ 10/99).

Отражение операций аутсорсинга в бухгалтерском учете

Образец договора

1. Постановления ФАС Уральского округа от 14.03.2003 г. по делу № Ф09-994/03-АК, от 07.05.2003 г. по делу № Ф09-1227/03-АК и от 10.06.2003 г. по делу № Ф09-1674/03-АК; постановления ФАС Северо-Кавказского округа от 26.08.2002 г. по делу № Ф08-3054/2002-1106А и от 18.03.2003 г. по делу № Ф08-756/2003-279А.

Источник