1. Гражданин в своем письменном обращении в обязательном порядке указывает либо наименование государственного органа или органа местного самоуправления, в которые направляет письменное обращение, либо фамилию, имя, отчество соответствующего должностного лица, либо должность соответствующего лица, а также свои фамилию, имя, отчество (последнее — при наличии), почтовый адрес, по которому должны быть направлены ответ, уведомление о переадресации обращения, излагает суть предложения, заявления или жалобы, ставит личную подпись и дату.
2. В случае необходимости в подтверждение своих доводов гражданин прилагает к письменному обращению документы и материалы либо их копии.
3. Обращение, поступившее в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу в форме электронного документа, подлежит рассмотрению в порядке, установленном настоящим Федеральным законом. В обращении гражданин в обязательном порядке указывает свои фамилию, имя, отчество (последнее — при наличии), адрес электронной почты, по которому должны быть направлены ответ, уведомление о переадресации обращения. Гражданин вправе приложить к такому обращению необходимые документы и материалы в электронной форме.
(часть 3 в ред. Федерального закона от 27.11.2017 N 355-ФЗ)
(см. текст в предыдущей редакции)
Гражданин в своем письменном обращении в обязательном порядке указывает либо наименование образовательного учреждения, в которое направляет письменное обращение, либо фамилию, имя, отчество соответствующего должностного лица, либо должность соответствующего лица, а также свои фамилию, имя, отчество (последнее – при наличии), почтовый адрес, по которому должны быть направлены ответ, уведомление о переадресации обращения, излагает суть предложения, заявления или жалобы, ставит личную подпись и дату.
Почтовый адрес ГАПОУ СО “Камышловский техникум промышленности и транспорта:
Россия, 624860, Свердловская область, город Камышлов , улица Энгельса, дом 167
ОБРАЗЕЦ ПИСЬМЕННОГО ОБРАЩЕНИЯ:
ГАПОУ СО “Камышловский техникум промышленности и транспорта”
от Иванова Ивана Ивановича
Улица Молодогвардейская, д.9
Г.Камышлов, 624860
тел.:8(ХХХ)ххх-хх-хх
e-mail: ivanov@mail.ru
[текст обращения]
[подпись, дата]
ОБРАЗЕЦ ПОЧТОВОГО АДРЕСА
Иванов И.И.
г.Камышлов, Улица Молодогвардейская, д.9
624860
Свердловская область
г. Камышлов, улица Энгельса, дом 167
624860
Приемная > Информация о приеме граждан > Обязательные реквизиты письменного обращения
Обязательные реквизиты письменного обращения
Гражданин в своем письменном обращении в обязательном порядке указывает либо наименование государственного органа или органа местного самоуправления, в которые направляет письменное обращение, либо фамилию, имя, отчество соответствующего должностного лица, либо должность соответствующего лица, а также свои фамилию, имя, отчество (последнее — при наличии), почтовый адрес, по которому должны быть направлены ответ, уведомление о переадресации обращения, излагает суть предложения, заявления или жалобы, ставит личную подпись и дату.» (статья 7 «Требования к письменному обращению», Федерального закона от 2 мая 2006 г. «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской федерации» № 59-ФЗ).
Почтовый адрес Республиканской службы по тарифам Республики Бурятия:
Дом Правительства а/я 23, г.Улан-Удэ, Республика Бурятия, 670001
Реквизиты
- ФИО, должность руководителя:
-
Хмелев Борис Викторович, руководитель Республиканской службы по тарифам Республики Бурятия
- Почтовый адрес:
- 670001, г. Улан-Удэ, ул. Ленина, 54 Дом Правительства, а/я 23
- Электронная почта:
- info@rst.govrb.ru
- Телефоны справочных служб (в том числе по вопросам замещения вакантных должностей):
- Официальный сайт:
- http://egov-buryatia.ru/rst
- Время приема граждан:
- Понедельник — Белов Е.В.
Вторник — Борталевич Ю.Н.
Четверг — Хмелев Б.В.
15:00 — 17:00 - ФИО и телефон руководителя подразделения, ответственного за прием обращений граждан:
- Томилова Ксения Евгеньевна
8 (3012) 44-66-76
Статья содержит 44 примера оформления всех реквизитов служебного письма, показывая возможные варианты их «изготовления» для различных ситуаций, а также образцы целых писем. Показаны бланки писем с угловым и продольным расположением реквизитов; бланки организации, структурного подразделения и должностного лица. Больше всего внимания уделено вариантам оформления адресата и приложений (они зависят от того, кому, как и что направляется). Все это сделано с учетом последней практики работы и тех изменений, которые ввел недавно ГОСТ Р 7.0.97-2016.
Данной статьей удобно пользоваться как справочником самому и вооружить им коллег (если вы устали многократно повторять исполнителям азбучные истины о подготовке проектов служебных писем).
Деловое (служебное) письмо – документ информационно-справочного характера, составляемый организацией (физлицом) и направляемый адресату (организации или физлицу) обычно по почтовой связи. По соглашению между автором и адресатом деловое письмо может пересылаться по факсимильной связи или по электронной почте в виде электронного документа или электронной копии письма (скана). Файлы электронных писем и электронных копий писем, как правило, создаются в графических форматах pdf, tiff или jpeg.
Существует множество разновидностей деловых писем, выделяемых по их назначению в управленческой деятельности: сопроводительное письмо, просьба, запрос, информационное письмо, гарантийное, претензионное, напоминание, требование и др. Независимо от разновидности любое деловое письмо оформляется на специальном бланке письма (с использованием установленного набора реквизитов).
Состав реквизитов письма и правила их оформления установлены ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов».
Фрагмент документа
ГОСТ Р 7.0.8-2013 «СИБИД. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»
36. реквизит документа: Элемент оформления документа…
48. бланк документа: Лист бумаги или электронный шаблон с реквизитами, идентифицирующими автора официального документа.
Схема 1. Виды бланков организационно-распорядительных документов
Бланк письма
Теперь сосредоточимся на бланке письма – он используется организациями (индивидуальными предпринимателями) для ведения переписки. Судя по Схеме 1, бланк письма может быть:
- бланком письма организации;
- бланком письма структурного подразделения, совещательного, экспертного, методического или иного органа: комиссии, комитета, совета и др. Бланки писем таких подразделений и органов используются в случаях, если их руководители имеют право самостоятельно вести переписку по вопросам, входящим в их компетенцию;
- бланком письма должностного лица. Должностные бланки, как правило, используются в органах власти и крупных компаниях.
Бланки писем структурных подразделений и должностных лиц не являются обязательными, организация сама решает, нужны ли они ей.
Фрагмент документа
ГОСТ Р 7.0.97-2016 «СИБИД. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов»
6.1 Для изготовления бланков документов, согласно ГОСТ Р 7.0.8, используется бумага форматов A4 (210 x 297 мм), A5 (148 x 210 мм); для изготовления бланков резолюций используется бумага форматов A5 (148 x 210 мм), A6 (105 x 148).
Каждый лист документа, оформленный на бланке или без него, должен иметь поля не менее:
20 мм – левое;
10 мм – правое;
20 мм – верхнее;
20 мм – нижнее.
Документы длительных (свыше 10 лет) сроков хранения должны иметь левое поле не менее 30 мм…
6.7 Общий бланк используется для изготовления любых видов документов, кроме делового (служебного) письма…
Бланк письма в зависимости от учредительных документов организации и локальных нормативных актов включает реквизиты 01 (02 или 03), 05, 08, ограничительные отметки для реквизитов 10, 11, 12, 15, 17. Бланк письма структурного подразделения дополнительно включает реквизит 06, бланк письма должностного лица – реквизит 07…
Расшифруем, что это за реквизиты:
01 – герб (Государственный герб Российской Федерации, герб субъекта Российской Федерации, герб (геральдический знак) муниципального образования);
02 – эмблема;
03 – товарный знак (знак обслуживания);
05 – наименование организации – автора документа;
06 – наименование структурного подразделения – автора документа;
07 – наименование должности лица – автора документа;
08 – справочные данные об организации;
10 – дата документа;
11 – регистрационный номер документа;
12 – ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа;
15 – адресат;
17 – заголовок к тексту.
Именно этими номерами будем их обозначать далее во всех примерах данной статьи.
В зависимости от расположения реквизитов бланк письма может быть:
- угловым (Примеры 1 и 2) или
- продольным (Пример 3).
Реквизиты углового бланка могут располагаться центрованным способом (как в Примере 1) или флаговым (как в Примере 2).
Обычно наименования автора документа и его вышестоящей организации (при ее наличии) пишутся тем же шрифтом и кеглем (размером), что и большинство реквизитов письма, включая текст (Пример 26). Некоторые организации выделяют свое наименование на бланке полужирным написанием и/или увеличением кегля, набирая его целиком заглавными буквами – это вполне допустимо (отмечено цифрой «5» в Примерах 1–3). Если полное наименование организации слишком длинное, то идут на уменьшение шрифта (как в Примере 2), но это уже вынужденное исключение.
Писать ли наименование организации – автора документа с заглавной буквы строчными либо полностью заглавными буквами – решает сама организация, т.к. это нигде не урегулировано («5» в Примерах 1–3).
А вот справочные данные об организации стараются писать на 1–3 кегля меньше основного шрифта документа («8» в Примерах 1–3).
Пример 1. Угловой бланк письма с центрованным расположением реквизитов
Пример 2. Угловой бланк письма с флаговым расположением реквизитов
Пример 3. Бланк письма с продольным расположением реквизитов
Бланки писем структурных подразделений и бланки писем должностных лиц дополнительно включают (Примеры 4 и 5):
- реквизит 06 «наименование структурного подразделения – автора документа» или
- 07 «наименование должности лица – автора документа».
Пример 4. Бланк письма структурного подразделения
Пример 5. Бланк письма должностного лица
При воспроизведении на бланке реквизитов 01 «Герб (Государственный герб Российской Федерации, герб субъекта Российской Федерации, герб (геральдический знак) муниципального образования)», 02 «Эмблема» или 03 «Товарный знак (знак обслуживания)» они размещаются на верхнем поле документа над центром наименования организации (как в Примерах 4 и 5) с отступом 10 мм от верхнего края листа и занимая часть рабочей площади документа (т.е. пересекая нижнюю границу верхнего поля документа, которое должно быть высотой в 20 мм).
Реквизит 03 «Товарный знак (знак обслуживания)» может располагаться и слева на уровне наименования организации, захватывая часть левого поля документа (Пример 6).
Пример 6. Бланк письма с товарным знаком организации, расположенным слева от ее наименования
В деловой переписке используются «двуязычные» бланки:
- на русском языке и государственном языке (государственных языках1) республики в составе Российской Федерации, а также
- на русском языке и одном из иностранных языков.
Эти бланки, как устанавливает ГОСТ Р 7.0.97-2016, могут быть:
- угловыми, тогда реквизиты располагаются на одном уровне:
- на русском языке – слева,
- на другом – справа (см. Примеры 7 и
или - продольными, тогда все реквизиты бланка:
- сначала идут на русском языке – сверху,
- ниже – на другом языке.
илиНа «двуязычных» бланках герб или эмблема, товарный знак размещаются по центру верхнего поля документа. Дублируются только данные об авторе документа, а места проставления даты и регистрационного номера вашего письма, ссылки на инициативный документ размещаются единожды (см. реквизиты 10, 11 и 12 в Примере 7).
Пример 7. Бланк письма на русском языке и государственном языке республики в составе Российской Федерации
Пример 8. Бланк письма на русском и английском языках для переписки с иностранными корреспондентами
Вопрос употребления знаков препинания в справочных данных об организации специально не урегулирован, правильнее:
- в конце каждой строки не ставить точку, а внутри строки использовать знаки препинания в обычном порядке;
- каждую строку начинать с маленькой буквы, если ее первое слово не требует написания с заглавной буквы (Примеры 1–6), но некоторые организации все-таки все строки этого реквизита начинают с заглавной буквы (Примеры 7 и 26).
Остальные реквизиты служебного письма
При подготовке и оформлении делового письма используются следующие реквизиты:
10 – дата документа;
11 – регистрационный номер документа;
12 – ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа;
14 – гриф ограничения доступа к документу (если письмо содержит информацию конфиденциального характера);
15 – адресат;
17 – заголовок к тексту;
18 – текст документа2;
19 – отметка о приложении;
21 – виза;
22 – подпись;
24 – печать;
25 – отметка об исполнителе.
Дата документа (см. реквизит 10 в Примере 9) записывается в последовательности: день месяца, месяц, год одним из двух способов:
- арабскими цифрами, разделенными точкой: 18.03.2019 либо
- словесно-цифровым способом: 18 марта 2019 г.
При оформлении даты цифровым способом слово «год» полностью или в сокращении («г.») не пишется. При оформлении даты словесно-цифровым способом слово «год» записывается сокращенно – «г.».
Порядок регистрации документов и структура регистрационных номеров (см. реквизит 11 в Примере 9) устанавливаются в Инструкции по делопроизводству организации или иных локальных нормативных актах (ЛНА). Регистрация писем проводится после их подписания должностным лицом. В регистрационном номере:
- в обязательном порядке фиксируется порядковый исходящий номер письма в пределах календарного года;
- как правило, он дополняется индексом дела по номенклатуре и (или) кодами по используемым при регистрации классификаторам.
В Примере 9 регистрационный номер делового письма 02-01/98 включает:
- 02-01 – индекс дела по номенклатуре дел;
- 98 – порядковый номер.
Что из этих двух составляющих ставить на первое место, а что на второе, какими знаками отделять числа друг от друга, использовать ли буквенные обозначения – это «личное дело» каждой организации. Только следите, чтобы знаки, которыми вы разделяете «зоны» регистрационного номера отличались от используемых внутри этих «зон». Иначе будет трудно догадаться, что чем является, например, в таком номере: 02-01-98. Даже если разъяснения будут содержаться в ЛНА, надо стремиться к тому, чтобы открытая информация в документе была интуитивно понятной сотрудникам вашей и сторонних организаций.
Ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа (см. реквизит 12 в Примере 9) включает регистрационный номер и дату входящего письма, на который дается ответ. Она оформляется только в письмах-ответах. Наличие этого реквизита позволяет исключить из текстов ответных писем выражения типа «На ваше письмо от… №… сообщаем…», «Рассмотрев ваше обращение от… №…» и т.п.
Гриф ограничения доступа к документу (реквизит 14 в Примерах 9 и 10) проставляется в правом верхнем углу первого листа документа (проекта документа, сопроводительного письма к документу) на границе верхнего поля при наличии в документе информации, доступ к которой ограничен.
Виды используемых в организации грифов ограничения доступа должны соответствовать законодательным и иным нормативным правовым актам РФ и должны быть закреплены в ЛНА организации. В состав грифа ограничения доступа к документу входит:
- ограничительная надпись («Для служебного пользования», «Конфиденциально», «Коммерческая тайна» или др.),
- которая может дополняться номером экземпляра документа и другими сведениями в соответствии с законодательством РФ и ЛНА.
Например, на документы, содержащие коммерческую тайну, наносится:
- фраза «Коммерческая тайна»
- с указанием обладателя этой информации (для юридических лиц – полное наименование и место нахождения, для индивидуальных предпринимателей – фамилия, имя, отчество и место жительства человека)3.
Адресат письма (см. реквизит 15 в Примерах 9 и 10) проставляется справа от границы верхнего поля (на бланке с угловым расположением реквизитов4) или справа под реквизитами бланка (при продольном расположении реквизитов бланка).
Как правило, реквизит «адресат» занимает несколько строк. В соответствии с ГОСТ Р 7.0.97-2016 (пункт 3.4), многострочные реквизиты5 печатаются через 1 межстрочный интервал, составные части реквизитов отделяются дополнительным интервалом («!» там же). Строки реквизита «адресат» выравниваются по левому краю или центруются относительно самой длинной строки (сравните Примеры 9 и 10).
Пример 9. Фрагмент письма с продольным расположением реквизитов бланка
Пример 10. Фрагмент письма с угловым расположением реквизитов бланка (цифрами здесь отмечены преимущественно реквизиты, которые поменяли свое местоположение по сравнению с «продольным бланком» из Примера 9)
Чем точнее вы узнаете и укажете адресат, тем быстрее письмо попадет к исполнителю – его скорее отработают. Получателем письма может быть:
- организация;
- ее структурное подразделение;
- должностное лицо или иной работник организации;
- группа организаций / должностных лиц;
- физическое (частное) лицо.
При адресовании письма организации указывается ее полное (Пример 11) или сокращенное (Пример 12) наименование в именительном падеже.
При адресовании документа в структурное подразделение организации в реквизите «адресат» указывается в именительном падеже наименование организации и только ниже само подразделение (между ними оставляют 1 пустую строку). См. Пример 13.
Пример 11. Адресование письма в организацию с ее полным написанием
Пример 12. Адресование письма в организацию с ее сокращенным написанием
Пример 13. Адресование письма в структурное подразделение
При адресовании документа должностному лицу можно поступать несколькими способами:
- начинать с должности этого человека (Пример 14), тогда:
- она пишется в дательном падеже полностью, включая наименование организации,
- ниже на отдельной строке (обычно без пропуска пустой строки) указывается фамилия с инициалами должностного лица. Заметьте, новый ГОСТ Р 7.0.97-2016 предписывает инициалы должностного лица ставить после его фамилии (раньше так поступали только при адресации документа физлицам) либо
- начинать с наименования организации (Пример 15), тогда:
- сначала идет наименование организации в именительном падеже (полностью либо сокращенно),
- а потом, пропуская 1 пустую строку, в дательном падеже наименование должности руководителя, включающее наименование структурного подразделения, фамилию и инициалы.
Первый из описанных вариантов используют при адресовании письма руководителю организации или его заму, а второй – руководителям структурных подразделений.
Пример 14. Адресование письма руководителю организации (начинаем с должности)
Пример 15. Адресование письма руководителю подразделения (начинаем с наименования организации)
Перед Ф.И.О. в реквизите «адресат» не обязательно оставлять пустую строку, но такое оформление помогает легче выхватывать ключевую информацию (разные варианты показаны в Примерах 14–17 и 26). Следите только, чтобы отступ между элементами одного реквизита был не более 1 пустой строки и был меньше, чем отступы от него до соседних реквизитов (см. «14» и «15» в Примере 10).
Перед фамилией должностного лица допускается употреблять сокращение «г-ну» (господину), если адресат мужчина, или «г-же» (госпоже), если адресат женщина (Примеры 16 и 17).
Пример 16. Адресование письма должностному лицу (начинаем с должности и используем уважительное обращение «господин» / «госпожа»)
Пример 17. Адресование письма должностному лицу (начинаем с наименования организации и используем уважительное обращение «господин» / «госпожа»)
В одном документе не должно быть более 4 адресатов (Пример 18). Слово «Копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатами не ставится. При большем количестве адресатов составляется список (лист, указатель) рассылки документа, тогда на каждом письме указывается 1 конкретный адресат или же он оформляется обобщенно.
Пример 18. Указание нескольких индивидуальных адресатов в письме
При рассылке документа группе организаций одного типа или структурным подразделениям одной организации адресат указывается обобщенно (Примеры 19 и 38).
При рассылке документа не всем организациям или структурным подразделениям в состав такого «группового адресата» добавляется фраза «(по списку)» (Пример 20).
Пример 19. Адресование письма группе однородных организаций
Пример 20. Адресование письма некоторым получателям из группы организаций
Если бумажное письмо направляется через «Почту России» либо курьером, то им все равно надо сообщать почтовый адрес получателя. Удобно сразу вписывать его в состав реквизита «адресат» (как это сделано в Примерах 9 и 10, 21 и 22). А если еще использовать конверт с прозрачным окном, то тогда данные получателя на письме будут видны в окне конверта и их не придется дублировать на нем. Только следите, чтобы в окне не была видна «лишняя информация». Некоторые компании даже используют специальный шрифт для написания почтового индекса (Пример 22), чтобы он получался таким, каким его привыкли видеть на конвертах почтовые работники, а также их спецтехника на узлах автоматической сортировки почтовых отправлений.
Мнение эксперта
Константин Соловьев, ИТ-специалист
Существует несколько шрифтов, «пишущих» в стиле почтового индекса. К ним относятся, например, Postindex, Pechkin. Оба этих шрифта имеют тип лицензии – free for personal use, это означает бесплатность для личного пользования, но запрет на использование в коммерческих целях.
Проблема в том, что если вы захотите купить лицензию для использования в коммерческих целях, то кроме как через самого автора шрифта вы это сделать не сможете, потому что на признанных стоковых сайтах для шрифтов их нет. А большинство остальных сайтов распространяют эти шрифты без указания типа лицензии. На практике получается, что компании часто используют эти шрифты без покупки специальной лицензии.
Технически эти шрифты можно использовать в любых программах, в т.ч. в Word и Photoshop.
Элементы почтового адреса надо указывать в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными приказом Министерства связи и массовых коммуникаций РФ от 31.07.2014 № 234 (порядок элементов адреса «от частного к общему» пришел к нам из западных стран, он закреплен в правилах Всемирного почтового союза):
- название улицы, номер дома, номер квартиры;
- название населенного пункта (города, поселка и т.п.);
- название района;
- название республики, края, области, автономного округа (области);
- название страны (для международных почтовых отправлений);
- почтовый индекс.
В таком же порядке записываются адреса получателя и отправителя на почтовых конвертах. Адрес адресата пишется в правой части почтового конверта, почтовой карточки или оболочки почтового отправления, а адрес отправителя – в левом верхнем углу.
Почтовый адрес вписывается в состав реквизита «адресат», отступив 1 пустую строку от данных о получателе документа (см. «!» в Примерах 9, 10 и 21).
Пример 21. Добавление почтового адреса при адресации письма физлицу
Пример 22. Написание почтового индекса в адресе специальным шрифтом
Если адрес начинается не с уникального наименования (например, Первомайская ул.), а с сокращения родового слова (ул. Первого мая, пр. Ломоносова и т.п.), то сокращение пишется с маленькой буквы, даже если с него начинается адрес автора письма на бланке (как в Примерах 5–7) и адрес его получателя в реквизите «адресат» (Пример 21).
Обратите внимание: организации крайне редко направляют своим работникам письма. Для этих целей есть документы, используемые для внутренних коммуникаций: напоминания, уведомления и др., на которых к фамилии и инициалам получателя уместно добавлять его должность в вашей организации. Письма физлицам адресуются, когда вы обращаетесь к ним как к частным лицам.
При отправке письма по электронной почте или факсимильной связи (без досылки по почте) почтовый адрес не указывается. Для удобства работы с документом можно указать электронный адрес или номер телефона / факса, опять же отступив 1 пустую строку (см. Примеры 23–25).
Пример 23. Добавление электронной почты при адресации письма руководителю подразделения
Пример 24. Добавление электронной почты при адресации письма организации
Пример 25. Добавление номера телефона при адресации письма организации
Заголовок к тексту (реквизит 17) письма формулируется с предлогом «О» («Об») и отвечает на вопрос «о чем?». Например, «О предоставлении информации», «Об оказании научно-технической помощи».
Чтобы заголовок к тексту получился максимально кратким и точным, его нужно составлять по модели:
- предлог «О» («Об») и
- отглагольное существительное.
Заголовок к тексту в письмах оформляется от границы левого поля6 ниже реквизитов бланка, отступив 1–3 пустые строки. См. Примеры 9, 10 и 26.
Пример 26. Служебное письмо целиком (на бланке структурного подразделения)
Заголовки, состоящие из нескольких строк (как и другие многострочные реквизиты), печатаются через один межстрочный интервал. В конце заголовка точка не ставится. Заголовки печатаются без кавычек и не подчеркиваются.
Отметка о приложении (реквизит 19) содержит сведения о документе /документах, прилагаемых к письму (сопроводительному, претензионному или др.).
Отметка о приложении оформляется от границы левого поля под текстом документа (допустимо даже без дополнительного интервала, что дополнительно защитит текст от «дописок» в конце текста после подписания документа, см. «19» в Примере 34).
Отметка о приложении оформляется следующим образом:
1) если приложение названо в тексте, то сокращенно: указывают только количество листов и экземпляров (см. две отметки «19» в Примере 34).
При упоминании документа-приложения в тексте письма:
- следом за ним в скобках это надо отметить: «(приложение)», «(прилагается)», «(анкету прилагаем)». И хотя п. 5.19 ГОСТ Р 7.0.97-2016 упоминает только первый из перечисленных нами вариантов, все они корректны;
- его номер не указывается (он пишется только в текстах распорядительных и др. документов: «(приложение 1)», «(приложение 2)»). Именно поэтому в стандарте способы оформления отметки о приложении разграничены: сначала изложены для переписки, потом – для распорядительных и иных документов (договоров, актов и др.);
2) если приложение не названо в тексте или если приложений несколько, то добавляют еще идентификационные реквизиты документов-приложений: вид документа и автор, дата и номер, заголовок к тексту (или те из этих реквизитов, которыми приложение обладает, обычно их более полный состав есть у самостоятельных документов, которые фигурируют приложениями в сопроводительных письмах), см. Пример 35;
3) если приложение (-ия) сброшюрованы, то количество листов указывать не обязательно, – Пример 28;
4) если приложение имеет собственные приложения с самостоятельной нумерацией страниц, то оформляйте отметку о них по образцу Примера 29;
5) если приложением является обособленный электронный носитель (компакт-диск, usb-флеш-накопитель или др.), то ГОСТ Р 7.0.97-2016 рекомендует писать про него после слова «Приложение» очень коротко: «CD-R в 1 экз». Для более точной идентификации можно добавлять про каждый записанный на носитель документ: кто его автор; имя файла с его расширением и объемом; а если в тексте письма документ, записанный на электронный носитель, не назван, то и его наименование с другими имеющимися индентификационными реквизитами (дата и номер). Такой полный вариант оформления отметки о приложении в письме показан в Примерах 30 и 31. Но т.к. ГОСТ Р 7.0.97-2016 этого не требует, вы можете облегчить себе задачу и ограничиться выполнением его предписания.
Тот же стандарт на вкладыше (конверте), в который помещается носитель, предписывает указывать наименования документов, записанных на носитель, имена файлов (образца этого в ГОСТ Р 7.0.97-2016 не показано). На практике можете следовать нашему из Примера 32;
6) если с одним сопроводительным письмом пересылается большое количество приложений, может быть составлена опись приложений, в которой последовательно перечисляются наименования всех документов-приложений с указанием количества листов и экземпляров каждого, а в отметке о приложении дается ссылка на эту опись (Пример 33).
Пример 28. Отметка о сброшюрованном приложении
Пример 29. Отметка о приложении, которое имеет собственные приложения
Пример 30. Отметка об электронном приложении, не названном в тексте
Пример 31. Отметка об электронном приложении, не названном в тексте
Пример 32. Надпись на конверте, в который вложен CD с электронным документом-приложением
Пример 33. Ссылка на опись приложений в отметке о приложении
Пример 34. Отметка о приложении в письме, в тексте которого документ-приложение назван
Пример 35. Отметка о нескольких приложениях в сопроводительном письме
Если приложение многостраничное и вы направляете с письмом несколько его экземпляров, то в отметке надо указывать количество листов в одном экземпляре приложения.
Даже если приложений несколько, слово «Приложение» в отметке ГОСТ Р 7.0.97-2016 предписывает употреблять в единственном числе (как это было и в предыдущем ГОСТ об оформлении организационно-распорядительных документов) – см. Пример 35.
Если приложение одно, то пишем его с маленькой буквы после «Приложение:». А если несколько, то нумеруем их цифрами, после которых стоят точки, поэтому каждое приложение потом начинается с большой буквы, и в конце предложения о нем тоже ставится точка (Пример 35).
Если приложением является копия, то это обязательно указывается (Пример 35).
На самих приложениях к письмам никакие отметки о приложении в верхнем правом углу не оформляются. Приложением к письму может быть:
- либо уже окончательно оформленный документ (устав, приказ, договор и др.), поэтому на нем никаких отметок нельзя делать в принципе,
- либо проект документа, но на нем тоже не должно быть никакой лишней информации и никаких реквизитов, не предусмотренных тем видом документа, проект которого приложен к письму. Ведь когда его подпишут и он заживет самостоятельной жизнью, «лишняя» отметка о приложении к письму будет ему только мешать.
Виза (реквизит 21) свидетельствует о согласии или несогласии должностного лица (работника) с содержанием проекта письма. Виза согласования включает:
- его должность,
- подпись,
- расшифровку подписи (сначала инициалы, потом фамилия) и
- дату визирования.
В зависимости от того, необходимо ли адресату направлять подлинник письма по почте либо достаточно направить его копию по факсимильной связи или электронной почте, визы проставляются:
- на копии письма (визовом экземпляре), помещаемой в дело, на последнем листе документа на свободном от текста месте ближе к нижнему полю – если бумажный подлинник отправляется адресату;
- на обороте последнего листа подлинника – если он остается у автора документа.
Если согласование проектов исходящих писем проводится в системе электронного документооборота (СЭД), то данные о результатах согласования фиксируются в регистрационной карточке документа в системе.
В зависимости от того, имеются замечания к проекту документа или нет, виза оформляется одним из следующих способов:
Пример 36. Виза согласования при отсутствии замечаний к проекту документа
Пример 37. Виза согласования при наличии замечаний к проекту документа
Визу оформляют при согласовании документа внутри организации, а гриф – при внешнем согласовании со сторонними юрлицами. На письмах гриф согласования никогда не оформляется – если информация должна исходить от нескольких организаций, возможно издание совместного письма, но это редкая практика даже для госорганов.
Подпись (реквизит 22) включает:
- наименование должности лица, подписывающего документ,
- его собственноручную подпись,
- расшифровку подписи (инициалы перед фамилией).
Это классический полный состав элементов (атрибутов) реквизита «подпись», который в некоторых случаях сокращается:
- при оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывается совсем (Пример 38);
- обычно письмо оформляется на бланке организации, вверху которого присутствует ее полное наименование, потому в подписи должность не содержит этого наименования организации. Например, указывается «Генеральный директор» (как в Примере 34) вместо полного варианта «Генеральный директор ООО “Симфония”»;
- по такому же принципу мы действуем, когда оформляем письмо на бланке структурного подразделения – в составе подписи должность не повторяет не только наименование организации, но и наименование подразделения: получается «Директор департамента» (как в Примере 26) вместо «Директор департамента управления персоналом АО “Сервисстройкомплектация”».
Пример 38. Письмо на бланке должностного лица
Фраза «С уважением,», как и вступительное обращение «Уважаемый…!» отделяются от текста дополнительным межстрочным интервалом по аналогии с составными частями реквизитов. Пример оформления делового письма с этикетной рамкой можно посмотреть в приложении 6 к Примерной инструкции по делопроизводству в государственных организациях, утв. приказом Росархива от 11.04.2018 № 44. Но если вы не являетель государственной организацией, то можете писать «С уважением,» сразу над строкой подписи, не добавляя между ними пустой строки.
Заметьте, что отсутствие должности в подписи не препятствует размещению этикетной рамки с фразой «С уважением,», в конце которой запятая остается (см. Пример 38).
При подписании документа лицом, исполняющим обязанности руководителя, подпись оформляется с указанием статуса должностного лица в соответствии с приказом (распоряжением):
Пример 39. Подпись исполняющего обязанности гендиректора (сокращенно)
Пример 40. Подпись исполняющего обязанности гендиректора (полностью)
При подписании письма лицом, имеющим право подписи в случае временного отсутствия руководителя, исправления в наименование должности и расшифровку фамилии уже подготовленного и согласованного проекта письма вносятся от руки или с использованием соответствующих штампов. При этом изначальный вариант должности и Ф.И.О., который правится, лучше не зачеркивать (в ГОСТ Р 7.0.97-2016 однозначной формулировки о способе внесения исправления нет).
В этой ситуации не допускается ставить косую черту либо предлог «за» перед наименованием первоначальной должности.
Пример 41. Оформление подписи при замене подписанта (с исправлением должности и Ф.И.О. подписанта)
Пример 42. Оформление подписи при замене подписанта (с исправлением должности и Ф.И.О. подписанта)
Печать (реквизит 24) заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами. Печать ставится на документе, только если это предусмотрено законодательством Российской Федерации. А по общему правилу на большинстве писем она не нужна.
Печать проставляется, не захватывая собственноручной подписи должностного лица, старайтесь не закрывать ее даже частично.
Пример 43. Заверение печатью подписи на документе
Исполнителем является работник организации, подготовивший текст письма. Отметка об исполнителе (см. реквизит 25 в Примерах 26 и 44) включает:
- обязательно фамилию, имя, отчество полностью (чтобы понятно было, как обращаться к человеку, если потребуются разъяснения);
- и номер его телефона;
- может дополняться должностью, структурным подразделением и электронным адресом исполнителя.
Такая отметка оформляется на лицевой стороне последнего листа документа от границы левого поля внизу, а при отсутствии места – на оборотной стороне внизу слева. Она может оформляться как нижний колонтитул и печататься шрифтом меньшего размера.
Пример 44. Отметка об исполнителе
Помимо рассмотренных подробно в данной статье реквизитов, есть еще группа таких, что необходимы для организации работы с письмами. Они выполняют технические функции и необходимы:
- для включения входящего делового письма в документооборот получателя – отметка о поступлении документа (реквизит 27);
- организации его исполнения – резолюция (реквизит 28);
- определения места хранения документа в документальном фонде получателя – отметка о направлении документа в дело (реквизит 30).
Обращение – изложенные в письменной, устной форме или в форме электронного документа предложение, заявление, жалоба или ходатайство.
Письменное обращение должно содержать:
— наименование органа, в который направляется обращение, либо фамилию, имя, отчество соответствующего должностного лица, либо его должность
— фамилию, имя, отчество (при наличии) гражданина, направившего обращение
— почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ или уведомление о переадресовании обращения
— изложение существа вопроса
— личную подпись и дату
Обращение в форме электронного документа должно содержать: фамилию, имя, отчество (при наличии) гражданина, направившего обращение, адрес электронной почты, изложение существа вопроса.
В случае, если в письменном обращении не указаны фамилия гражданина, направившего обращение, или почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ, ответ на обращение не дается.
Обращения, в которых отсутствуют сведения, достаточные для их разрешения возвращаются заявителям с предложением восполнить недостающие данные.
В случае, если текст письменного обращения не поддается прочтению, а также не позволяет определить суть предложения, заявления или жалобы, ответ на него не дается.
Не подлежат разрешению обращения, содержание которых свидетельствует о прямом вмешательстве авторов в компетенцию органов прокуратуры.
Без ответа по существу может быть оставлено обращение, в котором содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью, имуществу должностного лица или членов его семьи.
Образец письменного обращения
Прокурору Сусанинского района Костромской области
советнику юстиции
Шереметьеву Д.А.
от___________________________
(фамилия, имя, отчество полностью)
проживающего(ей) по адресу:
(почтовый индекс, область, район, населенный пункт, улица, номер дома, квартиры)
контактный телефон:___________
Заявление (жалоба)
Прошу рассмотреть вопрос о ________________________________________
______________________________________________________________________
(излагается существо просьбы, жалобы на русском языке, разборчивым почерком, либо в отпечатанном виде с указанием даты и места события, других значимых по делу обстоятельств)
______________________________________________________________________
______________________________________________________________________
Прошу проверить и________________________________________________ (указать, какое действие ожидается от прокуратуры)
Приложение: (в случае их наличия, пронумеровать и перечислить все прилагаемые к заявлению, жалобе документы в подлиннике либо в копии, указать количество листов)
Дата___________________ Подпись____________________
Примечание: К заявлению (жалобе), поданной представителем заявителя, прилагается доверенность.
По материалам сайта: sumarok.ru
ФЕДЕРАЛЬНАЯ АНТИМОНОПОЛЬНАЯ СЛУЖБА
МЕТОДИЧЕСКИЕ РЕКОМЕНДАЦИИ
ПО ВОПРОСАМ ОСОБЕННОСТЕЙ ПОРЯДКА И СРОКОВ РАССМОТРЕНИЯ
ОБРАЩЕНИЙ В СООТВЕТСТВИИ С ФЕДЕРАЛЬНЫМ ЗАКОНОМ ОТ 02.05.2006
N 59-ФЗ «О ПОРЯДКЕ РАССМОТРЕНИЯ ОБРАЩЕНИЙ ГРАЖДАН
РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ»
1. Особенности порядка рассмотрения обращений граждан.
Установленный Федеральным законом от 02.05.2006 N 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» (далее — Закон N 59-ФЗ) порядок рассмотрения обращений граждан является общим, то есть распространяется на все обращения граждан, за исключением тех, порядок рассмотрения которых определен отдельно федеральными конституционными законами и иными федеральными законами (часть 2 статьи 1 Закона N 59-ФЗ).
К иным федеральным законам относятся, например, Федеральный закон от 26.07.2006 N 135-ФЗ «О защите конкуренции», Федеральный закон от 13.03.2006 N 38-ФЗ «О рекламе», Федеральный закон от 05.04.2013 N 44-ФЗ «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работу, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд», Кодекс Российской Федерации об административных правонарушениях (далее — КоАП РФ), Федеральный закон от 31.07.2020 N 248-ФЗ «О государственном контроле (надзоре) и муниципальном контроле в Российской Федерации».
Приведенный перечень не является исчерпывающим, поскольку в различных законодательных актах присутствуют нормы, определяющие специальный порядок рассмотрения обращений.
Таким образом, если порядок рассмотрения обращений не урегулирован специальным федеральным законом, соответствующие обращения подлежат рассмотрению в порядке, установленном Законом N 59-ФЗ.
2. Круг субъектов, обладающих правом на обращение.
Согласно части 1 статьи 2 Закона N 59-ФЗ к субъектам, которые обладают правом на обращение, отнесены: граждане, коллективы граждан, объединения граждан, в том числе юридические лица.
Следует отметить, что частью 3 статьи 1 Закона N 59-ФЗ прямо предусмотрено, что установленный Законом N 59-ФЗ порядок рассмотрения обращений граждан распространяется на правоотношения, связанные с рассмотрением обращений иностранных граждан и лиц без гражданства, за исключением случаев, установленных международным договором Российской Федерации или федеральным законом, в связи с чем иностранные граждане и лица без гражданства имеют равные права с гражданами России на подачу и рассмотрение обращений.
3. Круг субъектов, обязанных рассматривать обращения.
К субъектам, которые обязаны рассматривать обращения, отнесены: государственные органы, органы местного самоуправления, должностные лица государственных органов, органов местного самоуправления, государственные и муниципальные учреждения, а также иные организации, на которые возложено осуществление публично значимых функций, должностные лица государственных и муниципальных учреждений, иных организаций, на которые возложено осуществление публично значимых функций.
4. Требования к письменному обращению.
Статья 7 Закона N 59-ФЗ закрепляет требования к содержанию письменного и электронного обращения граждан (части 1 и 2 статьи 7 Закона N 59-ФЗ), а также к рассмотрению обращения, поступившего в форме электронного документа.
В части 1 статьи 7 Закона N 59-ФЗ перечислены обязательные реквизиты письменного обращения:
— в письменном обращении в обязательном порядке должны быть указаны либо наименование государственного органа или органа местного самоуправления, в которые гражданин направляет письменное обращение, либо фамилия, имя, отчество соответствующего должностного лица, либо должность соответствующего лица (вводная часть обращения);
— также гражданину надлежит указать свои фамилию, имя, отчество (последнее — при наличии), почтовый адрес, по которому должны быть направлены ответ или уведомление о переадресации обращения;
— в описательной части обращения гражданин излагает суть предложения, заявления или жалобы;
— в заключительной части ставит личную подпись и дату.
Также в обращении может быть указан контактный телефон гражданина.
Таким образом, в письменном обращении в обязательном порядке указываются персональные данные обратившегося лица. Понятие персональных данных и правовой режим их использования регламентированы Федеральным законом от 27.07.2006 N 152-ФЗ «О персональных данных».
Следует учитывать, что персональные данные как разновидность информации личного характера являются объектом защиты, в связи с чем при рассмотрении обращений граждан необходимо учитывать положения части 2 статьи 6, части 6 статьи 11 Закона N 59-ФЗ.
Часть 2 статьи 7 Закона N 59-ФЗ предусматривает факультативные элементы письменного обращения. В случае необходимости в подтверждение своих доводов гражданин может приложить к письменному обращению документы и материалы либо их копии — это не обязанность, а право гражданина, которое он реализует по собственному усмотрению.
Кроме того, часть 3 статьи 7 Закона N 59-ФЗ уточняет требования к обращениям, поступающим в государственные органы, органы местного самоуправления или должностным лицам в форме электронного документа («электронные обращения»).
В электронном обращении гражданин в обязательном порядке указывает свои фамилию, имя, отчество (последнее — при наличии), адрес электронной почты, по которому должны быть направлены ответ, уведомление о переадресации обращения. Гражданин вправе приложить к такому обращению необходимые документы и материалы также в электронной форме.
Стоит отметить, что указанные обращения также подлежат рассмотрению в порядке, установленном Законом N 59-ФЗ.
5. Особенности регистрации письменного обращения.
В соответствии с частью 2 статьи 8 Закона N 59-ФЗ письменное обращение подлежит обязательной регистрации в течение трех дней с момента поступления в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу. Поскольку не указано иное, срок регистрации письменного обращения исчисляется в календарных днях.
В соответствии с пунктом 5.1.1 Инструкции по делопроизводству в центральном аппарате ФАС России, утвержденной приказом ФАС России от 20.02.2018 N 207/18 (далее — Инструкция ФАС России), движение документов в ФАС России с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело или отправки образует документооборот, который состоит из трех основных документопотоков: поступающая документация (входящая), отправляемая документация (исходящая) и внутренняя документация.
Согласно пункту 5.1.2 Инструкции ФАС России организация документооборота осуществляется, в том числе с учетом принципа однократности регистрации документов.
В пункте 5.3.1 Инструкции ФАС России указано, что документы, поступающие в ФАС России на бумажных и электронных носителях, проходят первичную обработку, регистрацию, предварительное рассмотрение, рассмотрение руководством службы и доставляются исполнителям.
В процессе предварительного рассмотрения входящие документы распределяются на регистрируемые и нерегистрируемые (пункт 5.3.2 Инструкции ФАС России).
Стоит обратить внимание, что к нерегистрируемым документам относятся, в том числе письма (без обращения в ФАС России), присланные в копии для сведения (пункт 5.3.2 Инструкции ФАС России).
В соответствии с пунктом 5.3.3 Инструкции ФАС России регистрация входящих документов осуществляется путем создания регистрационной карточки документа в Системе электронного документооборота (далее — СЭД), которой автоматически присваивается регистрационный номер.
Таким образом, письменное обращение подлежит обязательной регистрации в течение трех дней с момента поступления в государственный орган, с учетом требований, предусмотренных Инструкцией ФАС России.
6. Особенности направления (переадресации) письменного обращения.
Письменное обращение, содержащее вопросы, решение которых не входит в компетенцию данных государственного органа, органа местного самоуправления или должностного лица, направляется в течение семи дней со дня регистрации в соответствующий орган или соответствующему должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов, с уведомлением гражданина, направившего обращение, о переадресации обращения (часть 3 статьи 8 Закона N 59-ФЗ).
Гражданин должен быть уведомлен о переадресации, за исключением случая, когда обращение не поддается прочтению. При этом, если фамилия гражданина и почтовый адрес поддаются прочтению, гражданин в течение семи дней со дня регистрации соответствующего обращения должен быть уведомлен о невозможности направления обращения на рассмотрение в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу в соответствии с их компетенцией (часть 4 статьи 11 Закона N 59-ФЗ).
Стоит отметить, что переадресация должна быть мотивирована нормой соответствующего нормативного правового акта, определившего компетенцию органа, должностного лица, которым перенаправляется обращение.
Кроме того, часть 3 статьи 8 Закона N 59-ФЗ устанавливает срок для направления письменного обращения в соответствующий орган или соответствующему должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов, и не устанавливает сроки направления и форму уведомления о переадресации обращения.
Вместе с тем, с целью недопущения нарушения пункта 5 части 1 статьи 10 Закона N 59-ФЗ, уведомление о переадресации обращения необходимо направлять одновременно с перенаправлением обращения в уполномоченный орган.
Так, например, согласно пункту 3.5 Инструкции о порядке рассмотрения обращений и приема граждан в органах прокуратуры Российской Федерации, утвержденной приказом Генеральной прокуратуры Российской Федерации от 30.01.2013 N 45 (далее — Инструкция Генеральной прокуратуры Российской Федерации), обращения, подлежащие разрешению другими органами и организациями, в течение семи дней со дня регистрации направляются по принадлежности с одновременным извещением об этом заявителей и разъяснением принятого решения.
Начало течения срока для направления письменного обращения необходимо исчислять со дня регистрации, а окончание срока переадресации письменного обращения исчисляется в последний календарный день семидневного срока. Если начало или окончание срока, исчисляемого днями, приходится на нерабочий день, началом или последним днем срока считается первый следующий за ним рабочий день (часть 3 статьи 4.8 КоАП РФ, статьи 191 и 193 Гражданского Кодекса Российской Федерации).
Относительно формы уведомления следует отметить, что оно должно предполагать такой способ доставки, который фиксирует его получение заявителем, поскольку бремя доказывания надлежащего исполнения обязанности по уведомлению о переадресации лежит на органе, осуществляющем перенаправление обращения по компетенции.
Пункт 3 статьи 5 Закона N 59-ФЗ закрепляет за гражданином право на получение уведомления о переадресации письменного обращения в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов. Уведомление о переадресации обращения на рассмотрение в другой орган должно быть совершено в той же форме, в которой автор обратился в орган в течение семи дней со дня регистрации обращения.
Например, если в государственный орган поступило письменное обращение гражданина, уведомление о переадресации должно быть совершено в письменной форме с направлением соответствующего уведомления по почтовому адресу, указанному в обращении, если же обращение гражданина поступило в форме электронного документа, уведомление о переадресации необходимо направлять по адресу электронной почты, указанному в таком обращении.
В соответствии с частью 6 статьи 8 Закона N 59-ФЗ запрещается направлять жалобу на рассмотрение в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу, решение или действие (бездействие) которых обжалуется.
Фактически в соответствии с указанной нормой, если обжалуется действие (бездействие) конкретного должностного лица государственного органа или органа местного самоуправления, то происходит направление жалобы вышестоящему лицу данного органа, которое в порядке подчиненности рассматривает данную жалобу.
Так, например, если в обращении обжалуется действие (бездействие) начальника структурного подразделения ФАС России, то соответствующую жалобу в порядке подчиненности должен рассматривать заместитель руководителя ФАС России или руководитель ФАС России.
В соответствии с частью 7 статьи 8 Закона N 59-ФЗ в случае, если в соответствии с запретом, предусмотренным частью 6 статьи 8 Закона N 59-ФЗ, невозможно направление жалобы на рассмотрение в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов, жалоба возвращается гражданину с разъяснением его права обжаловать соответствующие решение или действие (бездействие) в установленном порядке в суд.
Данная норма является специальной и может быть применена лишь в отношении достаточно узкого круга лиц. Так, например, под ее действие могут попадать жалобы на Генерального прокурора Российской Федерации, Председателя Следственного комитета Российской Федерации, главу органа местного самоуправления.
Также стоит отметить, что часть 7 статьи 8 Закона N 59-ФЗ не устанавливает срок возврата жалобы гражданину с разъяснением его права обжаловать соответствующие решение или действие (бездействие) в установленном порядке в суд.
Вместе с тем по смыслу Закона N 59-ФЗ возврат жалобы в связи с невозможностью ее рассмотрения аналогичен ситуации по перенаправлению обращения по компетенции, в связи с чем жалоба в течение семи дней со дня регистрации подлежит возврату гражданину с разъяснением его права обжаловать соответствующие решение или действие (бездействие) в установленном порядке в суд.
7. Особенности рассмотрения обращений.
Согласно пункту 1 части 1 статьи 10 Закона N 59-ФЗ при рассмотрении обращения государственный орган, орган местного самоуправления или должностное лицо обеспечивает объективное, всестороннее и своевременное рассмотрение обращения, в случае необходимости — с участием гражданина, направившего обращение.
Объективное рассмотрение обращения означает отсутствие субъективного интереса со стороны лица, рассматривающего обращение.
Всесторонность, то есть полнота рассмотрения, обеспечивается обязанностью надлежащим образом рассмотреть каждый из вопросов и доводов, указанных в обращении.
Недопустимо отказывать гражданам в рассмотрении обращения по существу формально, если на самом деле у органа или должностного лица имелась возможность рассмотреть такое обращение.
Так, пункт 4 части 1 статьи 10 Закона N 59-ФЗ обязывает государственный орган, орган местного самоуправления или должностное лицо дать письменный ответ по существу поставленных в обращении вопросов, за исключением случаев, указанных в статье 11 Закона N 59-ФЗ.
Данная норма содержит требование об обязательности письменного ответа по существу вопросов, поставленных в обращении.
При этом Закон N 59-ФЗ не содержит конкретных требований к содержанию и оформлению ответа, отмечая лишь то, что в нем должны быть даны ответы по существу поставленных в обращении вопросов, с рассмотрением всех доводов.
Так, например, в соответствии с пунктами 6.1, 6.5 Инструкции Генеральной Прокуратуры Российской Федерации обращения считаются разрешенными только в том случае, если рассмотрены все поставленные в них вопросы, приняты в соответствии с действующим законодательством необходимые меры и даны исчерпывающие ответы заявителям. При отказе в удовлетворении обращения ответ заявителю должен быть мотивирован. В нем дается оценка всем доводам обращения, а отказ в его удовлетворении должен быть обоснован. Кроме того, в ответе заявителю должны быть разъяснены порядок обжалования принятого решения, а также право обращения в суд, если таковое предусмотрено законом.
Таким образом, ответ по существу поставленных в обращении вопросов должен содержать оценку всех доводов обращения, с мотивированным обоснованием принятия соответствующего решения.
Также следует обратить внимание, что при оформлении ответов на обращения должностным лицам центрального аппарата ФАС России необходимо руководствоваться, в том числе Инструкцией ФАС России.
Часть 3 статьи 10 Закона N 59-ФЗ закрепляет, что ответ на обращение подписывается руководителем государственного органа или органа местного самоуправления, должностным лицом либо уполномоченным на то лицом.
Отсутствие подписи в ответе образует нарушение Закона N 59-ФЗ и защищаемого права гражданина на обращение в органы к должностным лицам.
Кроме того, часть 4 статьи 10 Закона N 59-ФЗ предусматривает несколько возможностей направления ответа на обращение заявителю.
Если автор подает обращение в письменной форме, то ответ ему направляется в письменной форме по почтовому адресу, указанному в обращении. Если автор подает обращение в форме электронного документа, то ответ ему направляется в форме электронного документа по адресу электронной почты, указанному в обращении (аналогичная позиция относительно формы направления ответа на обращения указана в пункте 6.1 Инструкции Генеральной прокуратуры Российской Федерации).
Кроме того, часть 4 статьи 10 Закона N 59-ФЗ не конкретизирует, какой адрес нужно использовать при отправлении ответа на обращение, если в нем указан не один адрес гражданина и при этом ни один из них не определен как адрес, на который надо направлять ответ (например, адрес по месту жительства и адрес по месту пребывания). Представляется, что целесообразно в таких случаях направлять ответ по всем указанным в обращении адресам.
Также указанной нормой не урегулирован вопрос о том, на какой адрес отправлять ответ на коллективные обращения граждан.
В случае, если указан адрес каждого из авторов коллективного обращения, ответ надлежит дать каждому из них или одному из них (как правило, первому по расположению подписи) с предложением довести его содержание до сведения остальных авторов (аналогичная позиция указана в пункте 6.10 Инструкции Генеральной прокуратуры Российской Федерации).
При рассмотрении обращений лиц, находящихся в местах лишения свободы (подозреваемых, обвиняемых, осужденных), следует учитывать требования, предъявляемые к процедуре подачи обращения данной категории лиц.
В соответствии с частью 3 статьи 15 Уголовно-исполнительного кодекса Российской Федерации направление обращений граждан, осужденных к аресту, содержанию в дисциплинарной воинской части, лишению свободы, адресованных в органы, указанные в части 4 статьи 12 Уголовно-исполнительного кодекса Российской Федерации, и получение ответов на данные обращения осуществляются через администрацию учреждений и органов, исполняющих наказания.
Таким образом, ответ на обращение лиц, находящихся в местах лишения свободы, направляется в адрес администрации учреждений и органов, с указанием фамилии, имени, отчества (последнее — при наличии) лица, которому дается ответ по существу вопросов, поставленных в соответствующем обращении.
Порядок рассмотрения отдельных обращений граждан предусмотрен статьей 11 Закона N 59-ФЗ.
В соответствии с частью 1 указанной статьи письменное обращение, в котором не указаны фамилия гражданина, направившего обращение, или почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ, ответ на обращение не дается.
Однако определены случаи, когда такое обращение должно быть рассмотрено: если в обращении содержатся сведения о подготавливаемом, совершаемом или совершенном противоправном деянии, а также о лице, его подготавливающем, совершающем или совершившем.
Такое обращение направляется в государственный орган в соответствии с его компетенцией, который осуществляет обязательную проверку сведений, указанных в обращении в порядке и сроки, указанные в разделе 6 настоящих Методических рекомендаций.
Согласно части 2 статьи 11 Закона N 59-ФЗ, если в обращении гражданина обжалуется судебное решение, то в течение семи дней со дня регистрации оно возвращается гражданину, направившему обращение, с разъяснением порядка обжалования судебного решения.
Кроме того, часть 4 статьи 11 Закона N 59-ФЗ закрепляет, что ответ на обращение не дается в случае, если его текст не поддается прочтению. Об этом решении гражданин уведомляется, если его фамилия и адрес поддаются прочтению. Текст обращения в письменной форме может не поддаваться прочтению из-за неразборчивого почерка гражданина, а также в случаях попадания на текст посторонних веществ, обесцвечивания красителя текста, смывания текста или любого иного его повреждения, не дающего возможности прочесть текст обращения для определения сути предложения, заявления или жалобы.
Стоит иметь в виду, что и текст обращения в форме электронного документа также может не поддаваться прочтению при направлении в электронной форме, не пригодной для восприятия человеком, с использованием неверных протоколов переадресации или конвертаций форматов обращений.
Таким образом, поскольку нет возможности прочитать обращение, то и нет возможности разрешить содержащийся в нем вопрос по существу или направить в иные органы в соответствии с их компетенцией. Об этом сообщается гражданину, направившему обращение, если возможно прочитать его адрес и фамилию, в течение семи дней со дня регистрации соответствующего обращения в форме, которая определяется по аналогии с правилами для направления уведомлений о переадресации обращения.
8. Сроки рассмотрения обращений.
В соответствии со статьей 12 Закона N 59-ФЗ письменное обращение, поступившее в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу в соответствии с их компетенцией, рассматривается в течение 30 дней со дня регистрации письменного обращения. В исключительных случаях, а также в случае направления запроса, предусмотренного частью 2 статьи 10 Закона N 59-ФЗ, руководитель государственного органа или органа местного самоуправления, должностное лицо либо уполномоченное на то лицо вправе продлить срок рассмотрения обращения не более чем на 30 дней, уведомив о продлении срока его рассмотрения гражданина, направившего обращение.
Требование своевременности рассмотрения обращения, указанное в пункте 1 части 1 статьи 10 Закона N 59-ФЗ, в настоящее время обеспечивается в числе прочего введением электронных систем документооборота в органах государственной власти.
Так, в соответствии с пунктом 1.4 Инструкции ФАС России организация делопроизводства в ФАС России осуществляется с использованием СЭД.
В соответствии с пунктом 6.1 Инструкции ФАС России контроль состоит из осуществляемых Управлением делами и другими структурными подразделениями ФАС России процедур по учету и анализу сроков исполнения документов с целью укрепления исполнительской дисциплины и повышения эффективности деятельности ФАС России.
Целью контроля согласно пункту 6.2 Инструкции ФАС России является обеспечение своевременного и качественного исполнения поручений, зафиксированных в документах.
Пунктом 6.3 Инструкции ФАС России установлено, что постановка документов на контроль осуществляется Управлением делами и представляет собой отметку о контроле в правом верхнем углу в документе на бумажном носителе и внесение информации в СЭД о виде контроля и контрольном сроке исполнения документа.
На контроль в отделе-канцелярии ставятся поступившие в ФАС России, в том числе обращения граждан, организаций и общественных объединений, поступившие в ФАС России из Управления Президента Российской Федерации по работе с обращениями граждан и организаций и Отдела по работе с обращениями граждан Аппарата Правительства Российской Федерации.
На контроль в отделе общей корреспонденции ставятся, в том числе поступившие в ФАС России обращения (заявления, жалобы) юридических и физических лиц, письма граждан.
Пункт 6.5 Инструкции ФАС России устанавливает разные виды контроля в СЭД в зависимости от срока исполнения документа.
Вместе с тем стоит обращать особое внимание на отдельные обращения с отсутствием в СЭД отметки о контроле и контрольном сроке исполнения соответствующего документа.
Такие обращения подлежат рассмотрению в порядке, предусмотренном Законом N 59-ФЗ, с соблюдением сроков, установленных статьей 12 Закона N 59-ФЗ, если иной порядок рассмотрения соответствующих обращений не урегулирован специальным федеральным законом.
С учетом изложенного, структурным подразделениям ФАС России необходимо обеспечить надлежащее рассмотрение обращений в строгом соответствии с требованиями Закона N 59-ФЗ и настоящими методическими рекомендациями.
Дополнительно Правовое управление подготовило блок-схему порядка рассмотрения обращений в соответствии с требованиями Закона N 59-ФЗ (Приложение N 1 к настоящим Методическим рекомендациям).
Приложение N 1
к Методическим рекомендациям
