Перечислите обязательные реквизиты полученного почтового сообщения

Обязательными реквизитами письма являются:

• наименование
  организации

• справочные данные
  об организации

• код организации,

• основной
  государственный регистрационный
  номер(ОГРН) юридического лица;

• идентификационный
  номер налогоплательщика/код причины
  постановки на учёт;

• дата;

• регистрационный
  номер;

• ссылка на
  регистрационный номер и дату;

• адресат;

• заголовок к тексту
  (при составлении письма на бланке
  формата А4),

• подпись,

• отметка об
  исполнителе.

• в сопроводительных
  письмах – отметка о наличии приложений,

• в гарантийных
  письмах – оттиск печати.

По характеру
информации письма имеют много
разновидностей:

• сопроводительное
  письмо;

• письмо-просьба;

• письмо-запрос;

• письмо-ответ;

• письмо-сообщение;

• письмо-подтверждение;

• информационное
  письмо;

• гарантийное
  письмо;

• письмо-извещение
  и др.

Информационное
письмо –
служебное письмо, в котором адресату
сообщаются сведения официального
характера.

Информационные
письма нередко носят типовой характер
и рассылаются органами власти и управления
различных уровней подведомственным
организациям или организациям
определенного типа. В информационных
письмах могут дословно приводиться
отдельные положения законодательных
и иных нормативных правовых документов,
могут содержаться рекомендации и
предложения.

Информационные
письма могут содержать приложения.
Объем информационного письма колеблется
от одного абзаца до нескольких страниц.
Как правило, информационные письма
подписываются руководителем организации.

Информационное
письмо оформляется на бланке письма.

Обязательными реквизитами информационного письма являются:

• Наименование
  организации

• Справочные данные
  об организации

• Код организации,

• Основной
  государственный регистрационный
  номер(ОГРН) юридического лица;

• Идентификационный
  номер налогоплательщика/код причины
  постановки на учёт;

• дата;

• регистрационный
  номер;

• адресат;

• заголовок к тексту
  (при составлении письма на бланке
  формата А4),

• подпись,

• отметка об
  исполнителе.

Гарантийное
письмо –
служебное письмо, содержащее обязательство
или подтверждение.

Гарантийные письма
адресуются организациям. Гарантироваться
могут оплата работы, продукции, услуг,
аренды, качество и сроки выполнения
работы и др. В тексте гарантийного письма
содержатся просьба в адрес корреспондента
и юридиче­ски значимая формула: «Оплату
(предоставление услуг и т.д.) гарантируем».
Эта фраза яв­ляется юридически значимым
компонентом текста. Если в письме
гарантируется произве­сти оплату,
автор сообщает свои банковские реквизиты.

Гарантийные письма
всегда подписываются двумя лицами:
руководителем организации и главным
бухгалтером. Гарантийные письма также
удостоверяются печатью организации.

Гарантийное письмо
оформляется на бланке письма.

Обязательными реквизитами гарантийного письма являются:

• Наименование
  организации

• Справочные данные
  об организации

• Код организации,

• Основной
  государственный регистрационный
  номер(ОГРН) юридического лица;

• Идентификационный
  номер налогоплательщика/код причины
  постановки на учёт;

• дата;

• регистрационный
  номер;

• адресат;

• заголовок к тексту
  (при составлении письма на бланке
  формата А4),

• подпись,

• оттиск печати;

• отметка об
  исполнителе.

Пример оформления
гарантийного письма

Сопроводительное
письмо –
служебное письмо, используемое для
отправки документов, не имеющих адресной
части.

Текст сопроводительного
письма начинается словами: «Представляем
Вам…» (в вышестоящую организацию),
«Направляем Вам…» (в подведомственную
организацию), «Высылаем Вам…» (в
стороннюю организацию). Одновременно
с этим может содержаться дополнительная
информация, отражающая характер
управленческой ситуации, в которой
осуществляется деловое общение: «В
соответствии с предварительной
договоренностью высылаем Вам…», «В
соответствии с дополнительным протоколом
высылаем Вам…», «В подтверждение
нашей договоренности высылает Вам…».

Текст сопроводительного
письма может содержать просьбы, пояснения,
связанные с теми материалами, которые
составляют приложения к сопроводительному
письму. В этом случае сначала говорится
о направлении документов, затем излагаются
просьбы и пояснения.

Сопроводительное
письмо оформляется на бланке письма.

Обязательными
реквизитами сопроводительного письма
являются:

• Наименование
  организации

• Справочные данные
  об организации

• Код организации,

• Основной
  государственный регистрационный
  номер(ОГРН) юридического лица;

• Идентификационный
  номер налогоплательщика/код причины
  постановки на учёт;

• дата;

• регистрационный
  номер;

• адресат;

• заголовок к тексту
  (при составлении письма на бланке
  формата А4),

• отметка о наличии
  приложений;

• подпись,

• отметка об
  исполнителе.

Пример оформления
сопроводительного письма

Приложение 2

Схема анализа
документа

1. Сокращенное
   наименование организации – автора
   приводят в тех случаях, когда оно
   закреплено в учредительных документах
   организации. Сокращенное наименование
   (в скобках) помещают ниже полного или
   за ним. ГОСТ Р 6.30-2003, п. 3.8.

2. Отсутствует
   регистрационный номер документа. ГОСТ
   Р 6.30-2003, п. 3.12 .

3. Отсутствует
   реквизит “Место составления или издания
   документа”. ГОСТ Р 6.30-2003, п. 3.14.

4. Отсутствует
   реквизит “Заголовок к тексту”. ГОСТ
   Р 6.30-2003, п. 3.18.

5. Инициалы
   в реквизите “Адресат” указывают перед
   фамилией лица, которому направляется
   документ. Р 6.30-2003, п. 3.15.

6. Если
   документ оформлен на бланке организации,
   в реквизите “Подпись” наименование
   организации не пишут. ГОСТ Р 6.30-2003, п.
   3.22.

7. Так
   как в справке содержатся денежные
   суммы, она подписывается бухгалтером.
   Из управленческой практики.

8. Расшифровка
   подписи в скобки не берется. ГОСТ Р
   6.30-2003, п. 3.22.

9. Реквизит
   “Отметка об исполнителе” оформлен
   неправильно. Надо указывать инициалы
   исполнителя. ГОСТ Р 6.30-2003, п. 3.27.

45

Соседние файлы в предмете [НЕСОРТИРОВАННОЕ]

• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #

Данная статья продолжает рассмотрение правил оформления деловых писем, которые установлены в ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» и конкретизируются в инструкциях по делопроизводству. В предыдущем номере рассказывалось о составе реквизитов письма и давались некоторые правила оформления реквизитов, используемых при создании бланков писем. Теперь речь пойдет о реквизитах, оформляемых в процессе подготовки письма.

Государственный герб Российской Федерации

Государственный герб Российской Федерации помещают на верхнем поле документа в соответствии с Федеральным конституционным законом от 25.12.2000 № 2-ФКЗ «О Государственном гербе Российской Федерации» (в редакции от 30.06.2003). Законом установлено три варианта изображения герба на бланках документов: многоцветный вариант, одноцветный вариант на геральдическом щите и одноцветный без геральдического щита. Законом установлены также перечни органов власти и управления, имеющих право изображать тот или иной вариант герба на своих бланках.

Герб субъекта Российской Федерации

Герб субъекта Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с правовыми актами субъектов Российской Федерации. Как правило, помещать герб субъекта Российской Федерации на бланках документов имеют право органы представительной и исполнительной власти субъекта Федерации. Нормативными актами субъектов Российской Федерации для изображения герба на бланках могут предусматриваться многоцветный и одноцветный варианты.

Муниципальные образования в соответствии с федеральным законодательством и геральдическими правилами также вправе устанавливать официальные символы, отражающие исторические, культурные, национальные и иные местные традиции и особенности. Изображение герба субъекта Российской Федерации (герба муниципального образования) также размещается на верхнем поле документа.

Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания)

Эмблему организации или товарный знак (знак обслуживания) помещают на бланках в соответствии с уставом или положением об организации. Ряд федеральных ведомств имеет свои геральдические знаки – эмблемы (Минобороны России, МВД России, МЧС России и др.). Порядок разработки, регистрации и использования товарных знаков (знаков обслуживания) установлен Законом РФ от 23.09.1992 3520-1 «О товарных знаках, знаках обслуживания и наименованиях мест происхождения товара» (в редакции от 11.12.2002, с изменениями от 24.12.2002).

Эмблему, товарный знак (знак обслуживания) не воспроизводят, если на бланке помещено изображение Государственного герба Российской Федерации, герба субъекта Федерации или муниципального образования.

На бланке эмблема, товарный знак (знак обслуживания) могут размещаться на верхнем поле документа или на уровне наименования организации слева.

Код организации

Код организации проставляют по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО). Код по ОКПО включает 8 знаков. Органы власти и управления код организации проставляют по Общероссийскому классификатору органов власти и управления (ОКОГУ). Код организации проставляют в деловых письмах в составе справочных данных об организации.

Основной государственный регистрационный номер (ОГРН)

ОГРН проставляется в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами, и представляет собой тринадцатизначный цифровой код. ОГРН, как и код организации по ОКПО, указывается в составе справочных данных и только в бланках писем.

Идентификационный номер налогоплательщика / код причины постановки на налоговый учет (ИНН/КПП)

ИНН/КПП проставляется в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами. ИНН – это десятизначный цифровой код, свидетельствующий о постановке на налоговый учет налогоплательщика, КПП – девятизначный цифровой код, дополняющий идентификационный номер налогоплательщика. ИНН/КПП также указывается в составе справочных данных об организации, в бланках писем.

Наименование организации

Реквизит «Наименование организации» является собирательным обозначением автора документа. Автором документа может быть организация, ее структурное подразделение или должностное лицо.

Наименование организации, являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах (учредительном договоре, уставе или положении). Кроме собственно наименования на бланке указывается организационно-правовая форма организации.

Над наименованием организации указывают сокращенное, а при его отсутствии – полное наименование вышестоящей организации (при ее наличии).

Наименования организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с государственным языком Российской Федерации (русским) государственный язык субъектов Российской Федерации, печатают на двух языках.

Наименование организации на государственном языке субъекта Российской Федерации или ином языке располагают ниже или справа от наименования на государственном языке Российской Федерации.

Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации. Сокращенное наименование (в скобках) помещают ниже полного или за ним. 

Наименование филиала, территориального отделения, представительства указывают в том случае, если оно является автором документа, и располагают ниже наименования организации.

Если документ готовится совместно двумя или более организациями, то он составляется не на бланке, а на стандартном листе бумаге. В этом случае наименования организаций печатаются при изготовлении документа и размещаются в соответствии с их положением в иерархии органов управления: наименование нижестоящей организации располагают ниже наименования вышестоящей организации, наименования равных организаций располагают на одном уровне.

На практике наблюдаются расхождения в указании наименований должностей и построении бланка письма должностного лица, что можно объяснить отсутствием четких положений по этому вопросу в ГОСТ Р 6.30-2003.

Справочные данные об организации

Справочные данные об организации включают в себя почтовый адрес, номер телефона и другие сведения по усмотрению организации (номера факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты и др.).

Дата документа

Датой письма является дата его подписания должностным лицом.

Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год – четырьмя арабскими цифрами. Например, дату 5 июня 2007 г. следует оформлять так: 05.06.2007.

Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например 05 июня 2007 г., а также оформление даты в такой последовательности: год, месяц, день месяца (например: 2007.06.05) (Пример 6).

При переписке с зарубежными партнерами следует иметь в виду, что международным стандартом ИСО 8601:2004 «Элементы данных и форматы для обмена информацией. Обмен информацией. Представление дат и времени» предусмотрено представление даты в такой последовательности: год – месяц – день (разделяются дефисом), например: 2007-06-05.

Указанный порядок оформления даты закреплен также в действующем в нашей стране ГОСТ ИСО 8601-2001 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Представление дат и времени. Общие требования».

Дату проставляет должностное лицо, подписывающее документ, непосредственно при подписании или работник службы делопроизводства при регистрации документа, которая, по правилам делопроизводства, должна проводиться в день подписания документа. Документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату.

При направлении документов в другие организации решающее значение может иметь дата отправки документа или дата его поступления к адресату. Например, в соответствии со ст. 15 Федерального закона от 21.11.1996 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» (в редакции от 03.11.2006) днем представления организацией бухгалтерской отчетности считается дата отправки почтового отправления с описью вложения или дата ее отправки по телекоммуникационным каналам связи либо дата фактической передачи по принадлежности.

Регистрационный номер документа

Регистрационный номер документа – цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации. Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др.

Регистрационный номер документа, созданного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.

Наличие на документе регистрационного номера свидетельствует о том, что он включен в информационный массив организации. Отправлять из организации письма, не имеющие регистрационного номера, не допускается.

Ссылка на регистрационный номер и дату документа

Данный реквизит оформляется только в письмах-ответах и включает указание регистрационного номера и даты поступившего документа, на который дается ответ.

Наличие этого реквизита исключает необходимость упоминания регистрационного номера и даты поступившего документа в тексте ответного письма.

Адресат

Реквизит размещается в верхнем правом углу при угловом расположении реквизитов бланка и справа под реквизитами бланка при их продольном расположении.

В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица. При адресовании документа должностному лицу инициалы указывают перед фамилией. Наименование организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже. Должность лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже.

Допускается адресовать документ руководителю структурного подразделения или конкретному работнику. Если документ отправляют в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации, то их следует указывать обобщенно.

Допускается центрировать каждую строку реквизита «Адресат» по отношению к самой длинной строке.

Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово «Копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают. При большем числе адресатов составляют список рассылки документа.

В состав реквизита «Адресат» может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указывают в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи (утверждены постановлением Правительства РФ от 15.04.2005 № 221). «Об утверждении Правил оказания услуг почтовой связи». Адрес пишется в следующем порядке:

— для юридического лица – полное или краткое наименование, для гражданина – фамилия, имя, отчество;

— наименование адресата (для граждан – фамилия, имя, отчество);

— название улицы, номер дома, номер квартиры;

— название населенного пункта (города, поселка и т.п.);

— название района;

— название республики, края, области, автономного округа (области);

— название страны (для международных почтовых отправлений);

— почтовый индекс (условное цифровое обозначение почтового адреса, присваиваемое объекту почтовой связи).

При адресовании письма в организацию указывают ее наименование, затем почтовый адрес.

При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес.  

Почтовый адрес не указывают при направлении документа в высшие органы власти и управления, в вышестоящую организацию, в подведомственные организации (филиалы, отделения) и постоянным корреспондентам.

Резолюция

Резолюция – это результат рассмотрения документа руководителем. Резолюция может оформляться на самом документе или специальном бланке для резолюций. На документе резолюция пишется руководителем на свободном от реквизитов месте в заголовочной части документа. Резолюция включает в себя фамилии, инициалы исполнителей, содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись и дату.

При наличии нескольких исполнителей ответственным за исполнение считается работник, названный в резолюции первым.

Заголовок к тексту

Заголовок к тексту включает в себя краткое содержание документа. Наличие заголовка сокращает время обработки документа при его регистрации.

Заголовок может отвечать на вопрос: (письмо) о чем?

О создании аттестационной комиссии

О направлении контракта

О невыполнении договорных обязательств

Заголовок к тексту печатается от левой границы текстового поля. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается через 1 межстрочный интервал.

К тексту писем, оформленных на бланках формата А5, и писем с небольшим текстом, даже если они оформлены на бланке формата А4, заголовок допускается не указывать.

Отметка о контроле

Отметка о контроле означает, что сведения о документе введены в систему контроля и исполнение документа будет контролироваться службой делопроизводства. Отметку о контроле обозначают буквой «К», словом или штампом «Контроль», проставляют ее на верхнем поле документа справа.

Текст документа

Текст документа составляют на русском или национальном языке в соответствии с законодательством Российской Федерации и субъектов Российской Федерации о государственных языках.

Тексты документов оформляют в виде грамматически связного текста, анкеты, таблицы или в виде соединения этих структур. В большинстве случаев текст письма – грамматически связный текст.

В письмах используют следующие формы изложения:

— от первого лица множественного числа (просим направить, направляем на рассмотрение);

— от первого лица единственного числа (считаю необходимым, прошу выделить);

— от третьего лица единственного числа (министерство не возражает, институт считает возможным).

Если письмо содержит однородные данные, которые могут быть систематизированы по определенным признакам, часть текста письма может быть оформлена в виде таблицы. Также в текст письма может быть включена часть текста, оформленная в виде анкеты (в заявках, предложениях и т.д.).

При необходимости разделения текста письма на составные части (разделы, подразделы, пункты) их следует нумеровать арабскими цифрами. Подразделы нумеруются в пределах раздела. Номер подраздела должен состоять из номера раздела и подраздела, разделенных точкой. Пункты нумеруются в пределах раздела, если нет подразделов. Номер пункта должен состоять из номера раздела, подраздела, пункта, разделяемых точками, например: 1.1.3. Допускается также сквозная нумерация составных частей текста арабскими цифрами.

Отметка о наличии приложения

Отметку о наличии приложения, названного в тексте письма, оформляют следующим образом:

Приложение: на 3 л. в 2 экз.

Если письмо имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, число листов и число экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют, например:

Приложение: 1. Штатное расписание на 3 л. в 2 экз.

                        2. Пояснительная записка к штатному расписанию на 4 л. в 2 экз.

Если приложения к документу сброшюрованы, указывается только количество экземпляров:

Приложение: в 3 экз.

или:

Приложение:    Техническое задание на разработку системы «Электронная канцелярия» в 2 экз.

Если к документу прилагают другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:

Приложение: проект договора аренды и приложения к нему, всего на 15 л.

Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:

Приложение: на 5 л. в 3 экз. только в первый адрес.

В ГОСТ Р 6.30-2003 случаи, когда в качестве приложения выступает электронный документ, не рассматриваются. В этой связи представляют интерес положения инструкций по делопроизводству, включающие положения по этим вопросам. Например, в Инструкции по делопроизводству в администрации Ямало-Ненецкого автономного округа (утверждена постановлением Администрации Ямало-Ненецкого автономного округа от 19.10.2006 № 476-А) установлено, что в случае приложения к документу материалов в электронном виде об этом делается отметка в виде указания наименований и/или количества прилагаемых файла/файлов и, возможно, вида носителя, например:

Приложение: 5 файлов на магнитном носителе.

или

Приложение: файл «Проект распоряжения.doc»

Если приложение содержит одновременно документ и его электронную копию, то об этом также делается отметка:

Приложение: на 5 л. в 1 экз. и электронная копия.

или

Приложение: на 35 л. в 1 экз. и электронная копия 5 файлов на магнитном носителе.

В случае отправления электронной копии на адрес электронной почты получателя, указанный им в справочных данных на бланке организации, об этом делается отметка:

Приложение: на 35 л. в 1 экз. и электронная копия на адрес otvet@gov.yamal.ru.

Подпись

Подпись оформляется на 2–3 интервала ниже текста письма (под отметкой о наличии приложения). В состав реквизита «Подпись» входят: наименование должности лица, подписавшего документ (сокращенное, если письмо оформлено на бланке, и полное – на письме, оформленном без бланка); личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия), например: 

Руководитель агентства по

физической культуре и спорту

Астраханской области                                                                     Личная подпись                               Г.А. Лебедев

или

Руководитель агентства                                                                  Личная подпись                               Г.А. Лебедев

В реквизите «Подпись» допускается центрировать наименование должности лица, подписавшего документ, относительно самой длинной строки. Например:

Исполнительный директор ЗАО «Партнер»

Личная подпись

Н.А. Федоров

При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывают.

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности, например:

Генеральный директор	Личная подпись	М.А. Медведев
Главный бухгалтер	Личная подпись	Н.И. Логинова

При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне, например:

Губернатор Новосибирской области	Председатель Новосибирского областного Совета депутатов
Личная подпись               В.А. Толоконский	Личная подпись                А.А. Беспаликов

или

Главный государственный инспектор Российской Федерации по пожарному надзору	Руководитель Федеральной службы по надзору в сфере здравоохранения и социального развития
Личная подпись               Г.Н. Кириллов	Личная подпись                Р.У. Хабриев

Деловое письмо может быть подписано лицом, исполняющим обязанности руководителя.  В этом случае перед должностью проставляется сокращение «и.о.»:

И.о. генерального директора                                Подпись                                             А.Д. Строганов

Не допускается ставить предлог «За», сокращение «Зам.» или косую черту перед наименованием должности, если письмо подписывает не то должностное лицо, подпись которого оформлена.

Визы согласования документа

Деловое письмо до подписания его руководителем должно пройти процесс согласования и визирования всеми заинтересованными лицами. Письмо визируется исполнителем, руководителем подразделения, а также, в зависимости от содержания документа, – руководителями заинтересованных подразделений, ответственными лицами финансовых и экономических служб, заместителем руководителя организации, юристом и др.

Виза согласования включает личную подпись визирующего с расшифровкой (инициалы, фамилия) и дату визирования, а при необходимости – и наименование должности визирующего, например:

Начальник отдела кадров                                  Подпись                                                             И.П. Серов

22.03.2007

Служебные письма визируются на копиях, остающихся в организации, на лицевой стороне последнего листа. Если письмо готовится в одном экземпляре и пересылается корреспонденту не по почте, а по факсу, то визы проставляются на оборотной стороне письма, так как после передачи по факсу этот же экземпляр письма передается на хранение в дело.

При наличии замечаний визу на документе дополняют мнением визирующего: «Замечания прилагаются» или «Имеются замечания» и т.п. Если при визировании в текст письма вносятся существенные изменения, оно подлежит доработке и повторному визированию.

Оттиск печати

Необходимость заверения документа печатью устанавливается нормативными актами. Печатью заверяют документы, удостоверяющие права лиц, фиксирующие факты, связанные с финансовыми, материальными средствами и др. Инструкция по документационному обеспечению организации должна содержать в качестве приложения перечень документов, заверяемых печатью организации. Обязательного заверения печатью требуют гарантийные письма, письма финансового содержания, направляемые в налоговые органы, банковские и другие учреждения. Печатью заверяются доверенности, оформляемые на бланке письма организации.

Оттиск печати на документе следует проставлять таким образом, чтобы он не захватывал подпись должностного лица. Оттиск печати может захватывать только наименование должности. Оттиск проставляемой печати должен быть хорошо читаемым.

Отметка об исполнителе

Отметка об исполнителе включает в себя инициалы и фамилию исполнителя документа и номер его телефона. Эту отметку располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу, например:

О.М. Федорова

(495) 241 60 09

Дополнительные отметки «Исп.:», «Исполнитель:» или «Телефон:», «Тел.:» не ставятся. Инструкциями по делопроизводству некоторых организаций предусматривается указание имени и отчества исполнителя полностью, а также указание индекса его структурного подразделения по номенклатуре дел.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого документа краткие сведения об исполнении; слова «В дело»; номер дела, в котором будет храниться документ.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело должна быть подписана и датирована исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ, например:

Отправлено письмо-предложение по факсу 12.02.2007 № 81

В дело № 02-18

                                   Подпись         12.02.2007

Отметка о поступлении документа в организацию

Отметка о поступлении документа в организацию содержит очередной порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости – часы и минуты).

Допускается отметку о поступлении документа в организацию проставлять в виде штампа.

Идентификатор электронной копии документа

Реквизит оформляется в момент изготовления письма и используется для поиска электронной копии письма в компьютерной базе данных. Проставляется в левом нижнем углу каждой страницы письма (как нижний колонтитул) и может содержать: наименование файла, дату, код оператора и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации.

Бланк письма

Остальные реквизиты служебного письма

В одном документе не должно быть более 4 адресатов (Пример 18). Слово «Копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатами не ставится. При большем количестве адресатов составляется список (лист, указатель) рассылки документа, тогда на каждом письме указывается 1 конкретный адресат или же он оформляется обобщенно.

Если бумажное письмо направляется через «Почту России» либо курьером, то им все равно надо сообщать почтовый адрес получателя. Удобно сразу вписывать его в состав реквизита «адресат» (как это сделано в Примерах 9 и 10, 21 и 22). А если еще использовать конверт с прозрачным окном, то тогда данные получателя на письме будут видны в окне конверта и их не придется дублировать на нем. Только следите, чтобы в окне не была видна «лишняя информация». Некоторые компании даже используют специальный шрифт для написания почтового индекса (Пример 22), чтобы он получался таким, каким его привыкли видеть на конвертах почтовые работники, а также их спецтехника на узлах автоматической сортировки почтовых отправлений.

Сегодня практически все в своей практике коммуникаций используют электронную почту, ICQ, факс или мобильную связь. Но мало кто понимает, что электронная почта – это показатель вашего профессионализма.

За последнее десятилетие электронная почта стала, пожалуй, одним из самых популярных средств делового общения.

Вычитывая адреса и темы пришедших сообщений, абонент электронной почты решает, какие письма читать, а какие удалить не раскрывая. К сожалению, мало кто имеет представление о правилах этикета электронной почты. Их нужно знать и соблюдать, иначе мы можем невольно причинить неудобство, вызвать смущение или случайно обидеть того, кому пишем.

Познакомимся с 19 правилами, созданными, основанными на опыте многочисленных пользователей электронной почты.

Правило 1. При оформлении электронного письма в обязательном порядке заполняйте все поля.

Структуру делового электронного письма можно представить в следующем виде:

1. Адрес и имя отправителя.
2. Адрес получателя.
3. Тема письма.
4. Приложение.
5. Письмо, состоящее из приветствия, основного текста, заключения и подписи.

Правило 2. Адрес и имя отправителя должны быть узнаваемыми.

Для деловой переписки желательно иметь адрес электронной почты, в котором содержатся Ваше настоящее имя и фамилия или аббревиатура вашей организации, например, Этот адрес электронной почты защищён от спам-ботов. У вас должен быть включен JavaScript для просмотра..

Наибольшее доверие вызывает адрес, содержащий ваше настоящее имя и имя вашей организации в названии домена, например, Этот адрес электронной почты защищён от спам-ботов. У вас должен быть включен JavaScript для просмотра..

Правило 3. Обязательно заполняйте графу «Тема письма».

Указанная тема письма значительно облегчает работу с электронной корреспонденцией. Судьба письма очень часто зависит от его Темы, особенно если имя и адрес отправителя вам ничего не говорят. Тема письма должна привлечь внимание получателя, быть краткой – не более 50 знаков – и по существу. Чем проще, прямее или заманчивее будет звучать Тема вашего письма, тем больше вероятности, что ваше письмо будет прочитано и будет иметь отклик. Особо тщательно необходимо подумать над темой, когда вы в первый раз пишете кому-либо. Помните: тема письма – это красная нить смысла всего сообщения. Если изменяется основная мысль диалога, изменяйте, соответственно, и Тему; а лучше начинать обсуждение нового вопроса созданием нового письма, чтобы избежать путаницы при виртуальном общении.

Правило 4. Используйте («Re:»)только для ответа.

При этом открывается форма для составления ответа, в которую уже вставлены адрес вашего собеседника, текст его письма, а также тема его письма. Следует иметь в виду, что функция «ответить» означает «Мой ответ на:». Если при ответе меняется тема обсуждения, то лучше создать НОВОЕ письмо с НОВОЙ темой, чтобы не вводить в заблуждение собеседника.

Правило 5. Адрес получателя вставляйте в письмо в последнюю очередь.

Во избежание преждевременной отправки, когда письмо еще не дописано, не проверено и вложения не добавлены, внимательно обращайтесь с кнопкой «Отправить»( ): убедитесь, что вы посылаете выверенное письмо тому, кому хотели.

Правило 6. Обязательно пишите приветствие, состоящее из приветственного слова и имени получателя, перед основным текстом письма.

В качестве приветствия можно использовать следующую форму обращения: «Добрый день, уважаемый (уважаемая) + имя, отчество адресата» или «Уважаемый (уважаемая) + имя, отчество адресата, здравствуйте» и только после этого переходите к цели вашего сообщения.

Обратите внимание, что в русском языке восклицательный знак ставится после обращения в письменной форме в любом жанре переписки: в деловой, частной, официальной.

P.S. Не следует впадать в крайность и ставить три (или более) восклицательных знака, так как в конце приветствия они будут восприниматься как неуместный крик и могут нанести обиду вашему адресату.

Правило 7. Правильно структурируйте свое письмо.

Читать c экрана монитора труднее, чем с бумажных носителей, поэтому разбивайте текст письма на логические абзацы. Предложения должны содержать не более 15-20 слов. Отделяйте абзацы друг от друга отступом или пустой строкой.

Правило 8. Будьте краткими и выражайте мысли по существу.

Основной текст письма с первого абзаца должен притягивать внимание читателя не меньше, чем его Тема. Начинайте письмо с цели обращения, она должна быть четко сформулирована в первом предложении. Правильная формулировка первого предложения – гарантия того, что получатель вашего письма прочтёт его до конца. Постарайтесь не отправлять длинные электронные сообщения. Для пересылки важной информации большого объема составьте краткий сопроводительный текст в электронном письме, а саму информацию оформите в виде вложения.

Правило 9. Если Вы собираетесь послать вложение, то присоедините его в самом начале.

Прежде чем приступить к написанию письма, присоедините вложение. Иногда случалось и вам получать письма, которые пересылались исключительно для передачи некоторой информации, но эту информацию не содержали!?! Такая беспечность может не лучшим образом отразиться на вашей деловой репутации.

Правило 10. Не пересылайте ненужные файлы.

Не прикрепляйте никаких вложений без согласования с получателем, в противном случае он может подумать, что данное вложение – это прицепившийся вирус. Данное письмо будет уничтожено без прочтения. Подобные вирусы чаще приходят со спамом.

P.S. Обращайте внимание на размер пересылаемого файла. Он не должен быть очень большим, чтобы адресат не тратил много времени на его скачивание

Правило 11. Составляя ответное письмо, отвечайте на ВСЕ заданные вам вопросы.

Отвечая на письмо, постарайтесь ответить на все вопросы, которые заданы в письме. Замалчивание вопроса очень неэтично, т.к. адресат нуждается в вашем ответе и ждёт его. Если не знаете, как ответить, лучше об этом сообщить. При ответах на вопрос можно процитировать в своем письме оригинальное сообщение в объеме, достаточном для того, чтобы можно было правильно восстановить контекст данного ответа, а под каждой такой цитатой написать ответ на вопрос. Не забывайте отделять текст ответов от текста цитируемых писем, тогда ответ будет легче читаться.

Правило 12. Прежде чем отправить письмо, проверьте орфографию, грамматику и пунктуацию.

Это важно, потому что очень трудно читать текст без запятых и точек. Для грамотного написания используйте возможности проверки, которые сегодня представлены у всех почтовых служб

Правило 13. На электронные письма обязательно нужно отвечать.

В соответствии с правилами этикета на электронные письма обязательно нужно отвечать, и время ответа не должно превышать трех суток. Если адресат не получил ответ на свое электронное письмо в течение указанного времени, следовательно, с ним не желают общаться. Причины задержки ответа необходимо объяснять тем, с кем хотели бы продолжить диалог. При получении письма с вложением, обязательно подтвердите, что вложение дошло и нормально открылось. Если вы получили незатребованное письмо от неизвестных людей, можно на него не отвечать. Незатребованное письмо может оказаться спамом. При получении незатребованного письма с присоединенным файлом следует удалить файл, не распаковывая, т.к. это может быть компьютерным вирусом.

Правило 14. Не пишите ПРОПИСНЫМ ШРИФТОМ.

Весь текст, написанный прописным шрифтом, воспринимается как КРИК. Это может вызвать нежелательную реакцию у читателя. Если хотите выделить некую интересную мысль в пересылаемом сообщении, напишите таким шрифтом несколько слов. Выделенные таким способом, они лучше подчеркнут важность данного фрагмента текста.

Правило 15. Никогда не сообщайте конфиденциальную информацию посредством электронной почты.

Будьте очень осторожны при пересылке номеров своих банковских карт или другой конфиденциальной информации в тексте электронного письма. Помните, что электронная почта может быть перехвачена и использована в корыстных целях. Не забывайте и о том, что посланное вами электронное письмо навсегда остается в памяти компьютера.

Правило 16. Не злоупотребляйте аббревиатурами и эмоциональным оформлением.

В деловой электронной почте старайтесь не использовать аббревиатуры BTW (by the way) или LOL (laugh out loud) и смайлики («улыбающиеся лица»). Они неуместны в деловой переписке.

Правило 17. В конце письма обязательно ставьте свою подпись.

Подпись – это небольшой блок текста, добавляемого в конец сообщений, который идентифицирует вас и содержит вашу контактную информацию. Подпись делайте краткой: не более четырех-семи строк. Включайте в нее несколько возможных способов связи с вами (обычно это номера телефонов и факса).

Правило 18. Если сомневаетесь, не отправляйте письмо.

Мы стали безличными и прячемся за электронной почтой, которая начинает контролировать нашу жизнь. Поэтому, прежде чем отправить следующее электронное письмо, подумайте, может быть лучше позвонить или лично встретиться с адресатом?

Материал составлен методистом Шутилиной Л.А, в статье были использованы материалы следующих авторов:

1. Тер-Минасова С.Г. Язык и межкультурная коммуникация. М., 2000.
2. Emailetiquette. http://www.emailreplies.com/ .
3. Top 26 Most Important Rules of Email Etiquette. http://email.about.com/od/emailnetiquette/tp/core_netiquette.htm.
4. Этикет электронной почты или правила написания электронного письма. http://www.koryazhma.ru/articles/etiket/netiquette_mail.asp .

Прежде чем создать электронную почту, подумайте, с кем вы будете вести переписку.

Для общения с друзьями можно придумать любое имя, например, «аленький цветочек».

Но для деловой переписки надо обязательно указать свои данные — фамилию, имя и может даже отчество.

Чтобы человек, получив от вас письмо, сразу знал, что это письмо от вас.

Бегло сканируя взглядом адреса и темы пришедших сообщений, решаем, какие письма прочитать, а какие удалить не раскрывая. 

В зависимости от отношений между корреспондентами переписка может быть деловой или частной. 

Если письмо частное, между хорошо знакомыми, близкими родственниками или друзьями, то к нему не предъявляется жестких требований с точки зрения этики — стиль письма и манера изложения зависят главным образом от степени знакомства с адресатом.

Если же идет деловая переписка с официальными лицами, например, руководством учебного учреждения или преподавателями, то существуют правила оформления электронного письма. 

В деловой переписке посредством e-mail существуют общепринятые правила, которые необходимо знать и которыми следует руководствоваться. Остановимся подробно на наиболее значимых.

Правило 1. При оформлении электронного письма в обязательном порядке заполняйте все поля.
В общем виде структуру делового электронного письма можно представить в следующем виде:

1. Адрес и имя отправителя.

2. Адрес получателя (или адреса получателей, когда существует необходимость отправить письмо с одним текстом нескольким получателям).

3. Важность письма (это при необходимости).

4. Тема письма.

5. Приложение.

6. И само письмо, состоящее из приветствия; основного текста письма; заключения; и подписи.

Это необходимо соблюдать обязательно.

Правило 2. Адрес и имя отправителя должны быть узнаваемыми. Поэтому когда заводите почтовый ящик, в графе имя отправителя всегда вписывайте свои имя и фамилию. Наибольшее доверие вызывает адрес, содержащий Ваше настоящее имя, а также имя Вашей организации в названии домена, например: NIvanova@tv24.ru.

Правило 3. Обязательно заполняйте графу «Тема письма». Тема письма — это особый реквизит письма, наличие которого значительно облегчает работу с электронной корреспонденцией. Судьба письма очень часто зависит от его Темы, особенно если имя и адрес отправителя Вам ничего не говорят. Тема письма должна быть краткой – не более 50 знаков – и по существу. Чем проще и понятней будет Тема письма, тем больше вероятности, что письмо будет прочитано и будет иметь отклик. Особо тщательно необходимо подумать над Темой, когда в первый раз пишете кому-либо.