Паспортный стол в управляющей организации – подразделение, выполняющее функции посредника между гражданами и УФМС. Должность паспортиста требует внимания и ответственного подхода к работе. Узнайте, какие услуги паспортный стол УО должен предоставлять жителям.
Что такое паспортный стол в УО
По договору управления управляющая организация по заданию собственников берёт на себя обязанность в течение согласованного срока выполнять указанные в нём работы и услуги (ч. 2 ст. 162 ЖК РФ). Выдача справок, ведение регистрационного учёта собственников помещений – обязательное условие договора управления МКД.
Эти обязанности в управляющей организации выполняет паспортный стол – отдельное подразделение, в задачи которого входит регистрация и учёт граждан по месту жительства, снятие с учёта, первичное оформление документов, удостоверяющих личность.
Должность работника, который занимается выполнением таких обязанностей, называется паспортист.
Услуги « » управляющей организации
Основные обязанности паспортиста в УК
Паспортист в управляющей организации отвечает за:
- проверку документов, которые сдают жильцы;
- учёт граждан согласно законодательству;
- ведение паспортного учёта;
- выдачу справок установленной формы;
- ведение картотеки как в бумажном, так и в электронном виде;
- составление отчётности.
Помимо этих обязанностей руководство управляющей организации может возложить на паспортиста и другие функции, связанные с учётом и документацией, например, ведение реестра собственников помещений в МКД.
Особенности работы паспортиста
Основная функция паспортиста управляющей организации – посредничество между жителями и УФМС. Все полученные от граждан документы паспортист передаёт в территориальный отдел УФМС.
Паспортист имеет высокий уровень ответственности перед каждой из сторон. Он должен предоставлять в УФМС достоверные сведения и отвечает за сохранность документов жителей МКД.
Паспортный и регистрационный учёт граждан регламентируется:
- Постановлением Правительства РФ от 17.07.1995 № 713. Это основной документ, который утверждает правила регистрации и снятия граждан РФ с регистрационного учёта по месту пребывания и месту жительства в пределах РФ.
- Федеральным законом от 25.06.1993 №5242-1. Он устанавливает права граждан РФ на свободу передвижения, выбор места пребывания и жительства в пределах страны.
- Ч. 2 ст. 162 ЖК РФ, которая определяет обязанность управляющей организации оказывать собственникам помещений в МКД предусмотренные договором управления работы и услуги.
Управляющая организация может не нанимать в штат паспортиста, а заключить договор с Паспортной службой. В таком случае оплачивать услуги Паспортному столу будет УО, а не каждый собственник в отдельности.
Управляющая организация закладывает эти расходы в тариф на содержание и ремонт общего имущества МКД. Отдельной строкой в квитанции их выставлять нельзя.
Что нужно размещать УК на информационных досках в подъездах МКД
Место пребывания и место жительства
Отделения УФМС осуществляют регистрационный учёт граждан через структурные подразделения согласно постановлению Правительства РФ от 17.07.1995 № 713.
Управляющие организации осуществляют первичный приём от граждан документов на регистрацию и снятие с регистрационного учёта по месту пребывания и месту жительства, подготовку и передачу документов в орган регистрационного учёта, а также ведут и хранят поквартирные карточки регистрации по месту жительства.
Местом пребывания считается место, где гражданин проживает временно. Это могут быть гостиницы, санатории, дома отдыха, пансионаты, кемпинги, туристские базы и другие жилые помещения, не являющиеся постоянным местом жительства.
Местом жительства считается жилое помещение, где гражданин проживает постоянно или большую часть времени:
- на праве собственности;
- по договору найма;
- по договору социального найма;
- на иных основаниях, предусмотренным законодательством РФ.
Граждане обязаны регистрироваться по месту пребывания и месту жительства в органах регистрационного учёта.
Какие сведения УО обязана предоставить собственникам
Регистрация граждан по месту пребывания
Находиться в помещении, которое не является местом жительства гражданина, разрешено не более 90 дней. По истечению этого срока гражданин обязан обратиться к должностным лицам, ответственным за регистрацию. При этом нужно предоставить:
- Документ, удостоверяющий личность.
- Заявление установленной формы о регистрации по месту пребывания.
- Документ, являющийся основанием для временного проживания в указанном жилом помещении – заявление лица, предоставившего гражданину жилое помещение, свидетельство о государственной регистрации права собственности на жилое помещение, решение суда о признании права пользования жилым помещением.
- Иной документ, подтверждающий наличие права пользования жилым помещением.
Регистрация граждан по месту осуществляется на срок, определённый соглашением с лицами, предоставившими жилое помещение.
Действия паспортиста при регистрации гражданина по месту пребывания:
- принять заявление гражданина и необходимые для регистрации документы;
- проверить комплектность предоставленных документов в присутствии заявителя;
- передать в орган регистрационного учёта документы с адресными листками прибытия, составленными в двух экземплярах.
Орган регистрационного учёта рассматривает предоставленные паспортистом документы, проверяет сведения, указанные в них и оформляет регистрацию по месту пребывания. Затем орган УФМС передаёт свидетельство о регистрации по месту пребывания и документы, удостоверяющие личность гражданина, в управляющую организацию или гражданину лично в руки.
Если свидетельство о регистрации получила управляющая организация, она должна передать его зарегистрированному гражданину.
Регистрация гражданина по месту жительства
Гражданин, изменивший место жительства, обязан не позднее семи дней со дня прибытия на новое место жительства, предоставить должностным лицам, ответственным за регистрацию:
- Документ, удостоверяющий личность.
- Заявление установленной формы о регистрации по месту жительства.
- Документ, являющийся основанием для вселения в жилое помещение – заявление лица, предоставившего гражданину жилое помещение, договор, свидетельство о государственной регистрации права собственности на жилое помещение, решение суда о признании права пользования жилым помещением.
- Иной документ, подтверждающий право пользования жилым помещением.
Если гражданин снят с регистрационного учёта на предыдущем месте жительства, ему необходимо предоставить адресный листок убытия, выданный органом регистрационного учёта по последнему месту жительства.
Процедура регистрации по месту жительства проходит в несколько этапов:
- гражданин предоставляет в паспортный стол управляющей организации документы, необходимые для регистрации;
- в паспортном столе проверяют комплектность предоставленных документов в присутствии заявителя;
- паспортист вносит записи в регистрационную и поквартирную карточку, домовую книгу, адресные листки прибытия и формы статистического учёта;
- паспортист управляющей организации передаёт документы в орган регистрационного учёта;
- орган регистрационного учёта рассматривает документы, проверяет сведения, указанные в заявлении и оформляет регистрацию по месту жительства;
- орган государственного учёта передаёт документы в УО или гражданину.
Если документы переданы в УО, ей остаётся только передать их зарегистрированному гражданину.
Как работать с жалобами на управляющую компанию
%20_thumb.jpg)
Снятие граждан с регистрационного учёта
Если жилое помещение не является местом жительства гражданина, он считается снятым с регистрационного учёта с момента истечения срока, указанного в заявлении о регистрации по месту пребывания.
Другая ситуация с гостиницами, санаториями, домами отдыха, туристическими базами, пансионатами и кемпингами – гражданин остаётся на учёте до момента выезда. А в медицинских учреждениях гражданина снимают с регистрационного учёта при выписке.
Снять гражданина с регистрационного учёта следует при:
- изменении места жительства – на основании заявления гражданина о регистрации на новом месте жительства или заявления о снятии его с регистрационного учёта по месту жительства;
- призыве на военную службу – на основании сообщения военного комиссариата;
- осуждении к лишению свободы – на основании вступившего в законную силу судебного решения;
- признании без вести пропавшим – на основании вступившего в законную силу решения суда;
- смерти или объявления решением суда умершим – на основании свидетельства о смерти;
- выселении из занимаемого жилого помещения или признание утратившим право пользования жилым помещением – на основании вступившего в законную силу судебного решения;
- обнаружении не соответствующих действительности сведений или документов, послуживших основанием для регистрации – на основании решения суда;
- неправомерных действиях должностных лиц при решении вопроса о регистрации – на основании судебного решения.
Отметка о снятии гражданина с регистрационного учёта ставится в его паспорте в день поступления документов в орган регистрационного учёта.
Сегодня мы поговорили об основных функциях паспортиста в управляющей организации и некоторых алгоритмах его работы. В следующей статье обсудим, какую ответственность несёт УО за отказ от выдачи жителям необходимых при постановке на регистрационный учёт или снятии с него.
Чем занимается паспортист в управляющей компании – права и обязанности, согласно должностной инструкции
К основным задачам паспортного стола в УК относят регистрацию и учет граждан по месту жительства, снятие с учета, первичное оформление документов, удостоверяющих личность.
Работник паспортного стола, который непосредственно занимается оформлением всех видов документов, называется паспортистом.
Мы рассмотрим основные права и обязанности этого сотрудника согласно должностной инструкции, а также расскажем, можно ли работать паспортистом не имея специального образования и опыта работы.
Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.
Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефону 8 (800) 302-76-94. Это быстро и бесплатно!
Показать содержание
- Как организован паспортный стол в УК ЖКХ?
Услуги паспортиста управляющей компании
- Должностная инструкция паспортиста
Требования Обязанности Права Ответственность и штрафы
- Специфика работы
Как организован паспортный стол в УК ЖКХ?
Паспортный стол, по сути, такой же отдел в структуре УК, как и любой другой — с такой же формой организации, иерархией отдела. Возглавляет стол начальник, если объем работы большой, то в отделе есть заместитель, обязательно старший специалист, рядовые специалисты.
Важно! Паспортный стол имеет двойное подчинение. В организационной части, в формировании и выдаче справочных материалов, отдел подчиняется УК. В части, связанной непосредственно с учетом граждан, а так же в подготовке документов удостоверяющих личность — ГУВМ МВД.
Деятельность паспортного стола управляющей компании ЖКХ регулируется действующими законами, а именно — ФЗ №5242-1 от 25.06.1993г., Постановлениями Правительства №713 от 17.07.1995г., ПП №885 от 11.11.2010 г., ЖК РФ.
Услуги паспортиста управляющей компании
Жильцы многоквартирного дома могут обратиться в паспортный стол при управляющей компании и получить следующие услуги:
- Получить выписку из домовой книги или поквартирной карточки. Это может сделать собственник, предъявив паспорт и документ, подтверждающий собственность жилья (если он не зарегистрирован в квартире). Если жилец прописан в квартире, достаточно будет только паспорта.
- Зарегистрировать себя или детей по месту жительства или месту пребывания или сняться с регистрационного учета. Документы для этих двух услуг можно сдать непосредственно в паспортный стол при УК либо через портал Госуслуг. Госпошлины за эти услуги не предусмотрены.
- Получить справку об отсутствии задолженности за коммунальные услуги. Для ее получения потребуется только паспорт.
Услуги «Паспортного стола» при управляющей компании заложены в тариф на содержание и ремонт общего имущества. То есть для жильцов многоквартирного дома, дополнительных тарифов за оформление документов в этой организации — нет.
Должностная инструкция паспортиста
В каждой организации существует должностная инструкция. Она определяет основные требования к специалисту, в нашем случае, паспортисту, и его права, обязанности в работе, ответственность.
Законодательством определены только общие положения, которых должны придерживаться руководители организаций при составлении должностных инструкций, в том числе управляющий и директор. Ведь именно от них зависит штатное расписание.
В частности определено, что паспортист подчиняется начальнику отдела, паспортного стола или другому руководителю УК. Подчиненность определяется организационной структурой организации.
Скачать образец должностной инструкции паспортиста в управляющей компании
Требования
Требования к паспортисту в управляющей компании:
- знание законодательства в части актов, инструкций, положений, других нормативных документов, правил регистрации, учета граждан;
- паспортист обязан знать делопроизводство, стандарты организационной и распорядительной документации, унифицированную систему обращения этой документации;
- паспортист обязан знать, как должна контролироваться подготовка справочных материалов;
- умение работать с компьютером;
- знание ТК, правил внутреннего распорядка, охраны труда, а так же основ пожарной безопасности.
Справка! Наличие специального образования не является обязательным условием при приеме на должность паспортиста. То же относится и к стажу работы в данной должности.
При этом, руководство УК имеет право выставлять свои требования к образованию паспортиста.
Обязанности
Надо отметить, что обязанности, возлагаемые на паспортиста, имеют высокое социальное значение. За его ошибкой порою может последовать беда в судьбе отдельного гражданина. Поэтому крайне важно, чтобы к исполнению своих обязанностей паспортист относился ответственно.
К основным обязанностям этого сотрудника УК относят:
- Проверка всех документов, включая паспорта, которые сдаются на регистрацию.
- Учет граждан должен осуществляться только в установленном законом порядке.
- Справки должны составляться только по установленной форме и в установленном порядке.
- Паспортист должен вести паспортный учет, используя компьютер.
- Использовать в своей работе картотеку в бумажном и электронном виде.
- Должны быть приняты меры для сохранения картотеки, ее достоверности.
- Постоянно должна проводиться сверка данных, содержащихся в картотеке.
- Паспортист обязан контролировать паспортный режим.
- Отчетность должна вестись в установленном порядке.
Помимо вышеизложенных, на паспортиста могут быть возложены и другие обязанности в УК, связанные учетом граждан по месту жительства.
Права
Паспортист, как и любой служащий, имеет право на все социальные гарантии, предусмотренные законодательством.
Также, паспортист обладает следующими правами:
- предлагать изменения, улучшения, ведущие к совершенствованию своей деятельности;
- при исполнении своих обязанностей он может требовать от руководства содействия;
- может затребовать любые документы, любую необходимую ему в процессе работы информацию;
- повышать квалификацию.
Как и любой сотрудник, паспортист может требовать соблюдения всех прав, предоставленных ему ТК РФ и Конституцией.
Ответственность и штрафы
Внимание! За выполненную некачественно или невыполненную работу, несоблюдение требований нормативных документов, нарушение правил внутреннего трудового распорядка паспортист несёт ответственность. Это регулируется прежде всего должностными инструкциями и Трудовым кодексом Российской Федерации.
В частности, за нарушение или неисполнение должностных обязанностей к паспортисту применяется статья 192 ТК РФ.
Также паспортисты не имеют право брать деньги за выдачу справок и выписок или отказывать в предоставлении информации. По статье 5.39 Кодекса об административных правонарушениях РФ за это грозит административный штраф в размере от 5 000 руб. до 10 000 руб.
Специфика работы
По роду своей деятельности, паспортист является посредником между гражданами и ГУВМ МВД. Иначе говоря, он получает документы от граждан и передает их в территориальное УВМ МВД. Надо отметить, что основной особенностью работы паспортиста является высокий уровень ответственности перед каждой из сторон.
Паспортистом может быть любой человек, который знаком с основами документоведения, правилами учета граждан и оформлением справочного материала, а так же с законодательством и работой с компьютерной техникой.
Соответствующее образование и стаж работы в данной должности играют хоть и первоочередную роль, но не являются обязательным требованием к человеку, претендующему на должность паспортиста.
Это быстро и
бесплатно!
Должностная инструкция паспортиста управляющей компании определяет функциональные обязанности специалиста, его полномочия и параметры ответственности. Можете воспользоваться уже готовым образцом (ниже) либо включить в него свои требования, изменить нужные параграфы и распечатать.
ФАЙЛЫ
Скачать образец должностной инструкции паспортиста управляющей компании .doc
Образец должностной инструкции паспортиста управляющей компании
1. Общий раздел
- Паспортист управляющей компании нанимается и увольняется приказом директора управляющей компании.
- Паспортист управляющей компании подчиняется её директору.
- При временном отсутствии паспортиста (заболевание или отпуск) его обязанности на определенный срок передаются другому специалисту, назначенному директором управляющей компании.
- Лицо, претендующее на данную должность, обязано отвечать следующим квалификационным критериям:
- законченное среднее образование;
- соответствующий опыт работы от года.
- Паспортист управляющей компании должен знать:
- актуальные законы и административные акты, регулирующие процедуры регистрации и учета граждан;
- нормативы МВД, регулирующие сферу документирования пребывания граждан;
- принципы контроля за корректностью прохождения служебных документов;
- параметры государственного стандарта унифицированной системы документации;
- внутренние акты УК, регулирующие обращение с паспортами жильцов и сопутствующими документами;
- территорию и жилые дома, находящиеся в ведении УК;
- общие принципы делопроизводства;
- организационную структуру и основной персонал компании;
- правила обращения с персональными данными жильцов и копиями их документов;
- параметры внесения сведений в картотеку и соответствующие электронные базы данных;
- стандартные сроки рассмотрения соответствующих обращений граждан;
- требования, предъявляемые к качеству оформления и хранения документов;
- принципы архивирования профильных документов;
- параметры обращения с офисным оборудованием и необходимыми в работе программами из пакета Microsoft Office;
- стандарты в области охраны труда, поддержания порядка, профилактики в сфере пожарной безопасности, обязательные к соблюдению сотрудниками управляющей компании.
- Паспортист управляющей компании руководствуется:
- действующими законами, нормами и отраслевыми стандартами;
- Уставом и другой документацией УК;
- положениями инструкции.
2. Обязанности
Паспортист управляющей компании отвечает за:
- Работу с документами, предъявляемыми для прописки, регистрации и выписки.
- Передачу соответствующих документов и их копий в МВД и другие инстанции.
- Получение необходимых документов в соответствующих инстанциях и их передачу гражданам.
- Отслеживание корректности получаемых и заполняемых документов.
- Предоставление гражданам Формы №1 и прочих документов, необходимых для заполнения, а также за выдачу им профильных справок.
- Обеспечение сохранности и конфиденциальности документов.
- Ведение паспортного учета с занесением сведений в картотеку и электронную базу данных.
- Консультирование граждан по вопросам в области своей компетенции.
- Мероприятия по описи и архивированию документов.
- Проведение периодических сверок актуальности учета жителей.
- Отслеживание появления новых законов и административных положений, относящихся к сфере учета и регистрации граждан.
- Соблюдение стандартов управляющей компании в области пожарной безопасности, охраны труда и прочих подобных аспектов.
3. Права
Паспортист управляющей компании обладает полномочиями:
- Получать допуск к внутренней информации, необходимой в своей трудовой деятельности.
- Предлагать руководству меры по совершенствованию трудовых процессов.
- Сообщать руководству и представителям соответствующих инстанций о проблемных моментах, замеченных при выполнении своих обязанностей.
- Требовать от руководства поддержания условий, необходимых для качественного выполнения своей работы.
- На время работы получать доступ к отдельному служебному помещению, предоставленному УК. При этом руководство УК обязано оборудовать его оргтехникой и мебелью, а также обеспечить наличие необходимых канцелярских принадлежностей.
- Работать по установленному графику (понедельник и пятница, с 10.00 до 17.00).
4. Ответственность
Паспортист управляющей компании отвечает за:
- Ненадлежащее исполнение своих профессиональных обязанностей — в границах, определенных в разделах трудового законодательства.
- Нарушение норм конфиденциальности и правил хранения документов — в пределах, указанных в соответствующих положениях законодательства и правилах управляющей компании.
- Правонарушения, совершенные при выполнении своей работы, — в соответствии с действующим нормами трудового, административного либо уголовного права.
- Материальный ущерб, полученный работодателем из-за его непрофессиональных действий, — в размерах, определенных в соответствующих законах и внутренних правилах УК.
Принципы создания должностной инструкции
Современное законодательство не устанавливает требования и параметры написания должностной инструкции. Поэтому работодатели имеют большую свободу действий при её написании. Как правило, они ориентируются на использование стандартных образцов инструкций, перерабатывая их под свои потребности, в соответствии со стандартами документооборота и отраслевыми нормами. Созданные таким путем инструкции включают 4 обязательных части:
- Общий раздел.
- Должностные функции.
- Должностные полномочия.
- Параметры привлечения к ответственности.
Дополнительно работодатель может добавлять и другие части. Особенно популярны:
- Условия труда.
- Параметры должностных взаимосвязей.
- Нормативы результативности сотрудника (KPI).
- Правила, регулирующие изменения в инструкции.
Расширенная форма инструкции применяется в крупных компаниях для позиций высокого уровня ответственности. Но для большинства профессий вполне достаточно и обычного формата.
Общий раздел
Здесь документируют должностные параметры общего характера:
- Правила кадровых перемещений (наём, замена и увольнение).
- Критерии подчинения.
- Требования по трудовому стажу и образованию.
- Конкретные профильные и общие знания, востребованные в работе.
Особо значимым является список требуемых умений. Он не только способствует отсеву неподходящих кандидатов, но и обеспечивает готовность сотрудника к выполнению функций, перечисленных в следующей части.
Обязанности
В этой ключевой части инструкции содержится перечень функций, выполнения которых менеджер вправе требовать от сотрудника. Условно они разделяются на несколько категорий:
- Профильные — обязательные для конкретной профессии. Так, для паспортиста это работа по учету и регистрации граждан, проживающих на определенной территории.
- Дополнительные — их перечень может отличаться в разных компаниях. Он зависит от размеров и масштаба деятельности работодателя, его кадровой политики и пр.
- Базовые — их включают в инструкции для большинства профессий: поддержание порядка, соблюдение норм конфиденциальности и т.д.
Внимание! Если наниматель предполагает использовать сотрудника на работах, не связанных с его основной профессией, он должен убедиться, что дополнительная нагрузка не противоречит параметрам трудового договора.
Права
Объем полномочий, предоставленных сотруднику, зависит от степени его ответственности. Чем она значительнее, тем большими правами наделяется сотрудник, чтобы иметь возможность решать возникающие вопросы.
Внимание! В ст. 21 ТК РФ уже дан перечень прав, гарантированных любому сотруднику. Сведения из этого раздела не должны дублировать его.
Ответственность
Наказание работника за должностные нарушения может включать материальную ответственность, дисциплинарную или административную. В особо тяжелых случаях может наступать и уголовная ответственность. Поскольку наказание определяется на основе действующего законодательства, с его сложностью и нюансами, его описание выходит за рамки возможностей должностной инструкции. Поэтому раздел составляется в упрощенной форме, с небольшим количеством конкретики.
После создания инструкции она должна быть проверена на соответствие действующим законам, внутренним нормативам работодателя и стандартам делопроизводства. Эту проверку проводят юрист, специализирующийся на трудовом праве, делопроизводитель и специалист по персоналу. Документ, после получения их одобрений, согласовывается с менеджерами и специалистами, разбирающимися в той области, для которой составляется инструкция. Окончательную форму документа визирует руководитель организации-работодателя. Сам сотрудник подписывает инструкцию при своем трудоустройстве, соглашаясь с её положениями.
Управляющая компания помимо обеспечения населения на вверенном ей участке коммунальными услугами также обязана регулировать вопросы, связанные с регистрацией жителей, выдачей им документов и справок, принятием на учет и снятием с него. Работник, который занимается оформлением и обработкой различных видов личных документов граждан, называется паспортист.
Рассмотрим в статье, кто может быть принят на такую должность в штат ЖКХ, каковы права и обязанности такого работника и особенности составления должностной инструкции.
Показать содержание
- Паспортный стол в УК
- Основные положения
Обязанности Права Ответственность
- Особенности работы
- Должностная инструкция и порядок ее составления
Паспортный стол в УК
Паспортный стол – отдел в управляющих компаниях, который ни чем не отличается от традиционных, обслуживающих население, проживающих в домах без УК. Начальник такого отдела лично занимается подбором персонала, в том числе – и на должность паспортиста. Если УК обслуживает достаточно большой участок и, соответственно, объем работы с документами предстоит немалый, начальник отдела нанимает заместителя, который помогает контролировать выполнение работ паспортистом.
Обратите внимание! Главная особенность «паспортного стола» в УК – двойное подчинение: как Главному управлению по вопросам миграции РФ, так и непосредственно Управляющей компании.
Паспортный стол при оформлении и выдаче документов руководствуется ФЗ-5242-1 (ред. от 03.04.17) «О праве граждан РФ на свободу передвижения».
Основные положения
В общих положениях содержится информация о том, какой гражданин может быть принят на должность паспортиста, а именно:
- имеющий общее среднее образование и прошедший подготовку по специальной программе;
- кандидат на должность должен знать соответствующие нормативно-правовые акты, законы, а также должностную инструкцию, и действовать согласно данным документам;
- паспортист должен знать делопроизводство и стандарты, согласно которым производится оформление и выдача документов населению;
- перед приемом на работу паспортиста ознакомляют с внутренними правилами и основами охраны труда на рабочем месте.
Требования к образованию паспортиста и опыту работы в схожих организациях прописываются начальником управления в должностной инструкции. Обычно требования к опыту работы не выдвигаются, как и к наличию специального правового образования. Большая часть работы паспортиста не требует глобальных знаний в сфере делопроизводства, достаточно знания общих положений.
Принятие на работу и увольнение паспортиста выполняется приказом председателя правления УК или непосредственно начальником отдела. Также в общих положениях зафиксирована информация о том, кто должен исполнять обязанности данного работника в период его болезни или отпуска (обычно этим занимается заместитель начальника паспортного отдела).
Справка! По усмотрению руководства и в случае острой необходимости присутствие или участие паспортиста может быть необходимо на работах, которыми заняты другие члены УК.
Кроме того, в общих положениях описано, где находится рабочее место паспортиста и каков график его работы, связанной с приемом населения.
Обязанности
К обязанностям паспортиста относят:
- оформление документов для получения или восстановления паспортов, а также замены в связи с изменением фамилии;
- контроль наличия пакета документов, поступающих от жильца при заселении и снятии с учета;
- систематизация документов в паспортном отделе, обеспечение их сохранности;
- оформление документов для военнообязанных и допризывников;
- предоставление жильцам необходимых справок при условии соблюдения законов РФ и должностной инструкции;
- ведение учета имеющихся документов при помощи компьютерной техники.
Права
Человек, работающий на данной должности, имеет право:
- на ознакомление с решениями руководства и принятыми планами-графиками работ, касающихся деятельности паспортного отдела УК за данный или предстоящий календарный период;
- на выдвижение идей, касающихся методов усовершенствования, автоматизации и повышения производительности труда паспортиста;
- требовать от начальника отдела свободного доступа к информации, документам и ресурсам, которые необходимы для эффективного исполнения служебных обязанностей;
- на социальные гарантии и возможность повышения квалификации на общих основаниях.
Ответственность
Как и все паспортист в управляющей компании несет следующие виды ответственности за совершаемые действия:
- материальную – за порчу предоставленных для исполнения служебных обязанностей материалов, инструментов и механизмов;
- административную – за ненадлежащее исполнение служебных обязанностей (прогул работы, опоздание) при отсутствии важных причин;
- гражданскую или уголовную – за правонарушения, осуществленные в процессе работы, которые повлекли за собой серьезные последствия или нанесли материальный ущерб жильцу УК.
Важно! Также паспортист понесет ответственность за предоставление недостоверной информации жильцам или другим работникам УК, касающейся срока изготовления документов и размера государственного налога, который за это взимается.
Особенности работы
Работа паспортиста в УК не имеет существенных отличий от аналогичной работы в ГУВМ МВД РФ, помимо того, что зачастую на одного сотрудника приходится повышенная нагрузка из-за большого числа жителей, обслуживаемых УК.
Кроме того, отчет о проделанной работе за определенный период составляется паспортистом в двух экземплярах – непосредственно для ГУВМ и для руководства УК.
Должностная инструкция и порядок ее составления
В должностной инструкции паспортиста содержится информация об основных правах, обязанностях и ответственности, которая возлагается на сотрудника. Все пункты подробно описаны в разделах этой статьи. Составляется должностная инструкция руководителем структурного подразделения (начальником паспортного стола), подписывается в юридическом отделе (свидетельство того, что ни один пункт инструкции не противоречит законам РФ и ТК РФ).
При каждом ее изменении сотрудник подтверждает, что был с изменениями ознакомлен, своей подписью в документе. Таким образом, должность паспортиста в УК практически ничем не отличается от такой же должности в ГУВМ. Строгие требования к кандидатам на данное место не выдвигаются, достаточно знания действующего законодательства и основ делопроизводства.
Скачать образец должностной инструкции паспортиста
Опыт работы как обязательное требование может быть внесен в должностную инструкцию начальником отдела «паспортного стола», но обычно в этом нет необходимости. Вся информация о том, чем должен заниматься сотрудник в рамках рабочей деятельности, также содержится в соответствующем разделе должностной инструкции («Должностные обязанности паспортиста»), которой он обязан следовать при исполнении служебных обязанностей.
Управляющая компания в обязательном порядке имеет в своей структуре такой функционал, как паспортный стол.
Главными задачам, стоящими перед его сотрудниками, являются учет всех граждан по месту проживания, снятие с учета и регистрация в случае необходимости.
К функциям паспортиста относится первоначальное оформление документации, которая подтверждает личности людей.
Показать содержание
- Паспортный стол в УК
- Общие положения
- Главные обязанности паспортиста
- Права работника
- Ответственность специалиста
- Особенности работы в управляющей компании
Образцы должностных инструкций директора управляющей компании, управляющего, главного инженера и дворника вы можете скачать на нашем сайте бесплатно.
Паспортный стол в УК
Паспортный стол (ПС) является одним из структурных подразделений каждой управляющей компании.
Иерархия этого отдела не будет отличаться от остальных, входящих в организацию. Во главе находится начальник.
Если УК обслуживает значительное число жилых домов, то в ПС может появиться дополнительная функция заместителя. В любом случае в отделе работают рядовые сотрудники, во главе которых стоит старший специалист.
Читайте также: Где делают, оформляют и получают постоянную прописку (регистрацию по месту жительства)
Для паспортных столов управляющих компаний характерно двойное подчинение. Управляющей организации отдел будет подчиняться исключительно в отношении выдачи документальных материалов и иной информации.
Что же касается остальной иерархии подчинения, то в остальном, а именно – в вопросах непосредственного учета граждан и всей сопутствующей документации ПС будет подчиняться Управлению федеральной миграционной службы.
Работа паспортного стола регулируется рядом федеральных законов и постановлений правительства.
В частности, речь идет о Федеральном законе ФЗ-5242-1, изданным 25 июня 1993 года, а также о постановлениях правительства 713 и 885. Первое было издано в 1995, а второе в 2010 году. Все они относятся к Жилищному кодексу Российской Федерации.
Узнайте на нашем сайте о правах и обязанностях управляющей организации перед собственниками, о её основных функциях, о стандартах раскрытия информации, а также о преимуществах и недостатках перед остальными формами управления. О том, имеет ли право УК выписывать предписания собственникам или отказаться от обслуживания дома, вы можете узнать также у нас.
Смотрите видео: Как получить паспорт не ходя в паспортный стол
Как получить паспорт не ходя в паспортный стол?
Общие положения
Для всех организаций, а тем более для УК, характерно наличие должностной инструкции. Ее положения включают в себя перечисление главных требований, которые предъявляются к сотруднику того или иного структурного подразделения.
В инструкции подробно описываются ответственность, обязанности и права паспортиста. Действующее законодательство определяет только несколько общих моментов.
Руководящий персонал обязан следовать этим положениям при заполнении инструкций.
Это касается непосредственных руководителей УК, которые определяют такое понятие как штатное расписание.
Что касается паспортиста, то он будет подчиняться либо начальнику отдела, либо начальнику паспортного стола, либо иному руководителю.
Степень подчинения будет зависеть от того, какова структура управляющей компании.
Существует ряд норм, которых обязан придерживаться паспортист в управляющей компании:
- владение законодательной базой в области учета, регистрации и оформления;
- знание делопроизводства, стандартов составления документов;
- владение данными о контроле над справочными материалами;
- организация функционирования отдела;
- владение компьютером на уровне умелого пользователя;
- знание основ Трудового кодекса Российской Федерации.
Крайне значимым моментом в работе паспортиста является знание принятой в стране унифицированной системы документооборота.
При всем при этом наличие какого-либо специального образования от паспортиста не требуется, равно как и определенного стажа работы.
Должностная инструкция паспортиста управляющей компании
Из наших статей вы можете узнать о таких процедурах, как: проведение конкурса по выбору управляющей организации, передача дома к УК от застройщика, создание собственной управляющей компании, её регистрация на ГИС ЖКХ, получение лицензии, а также ведение бухгалтерского учета в УК и её банкротство. Образцы договоров УК с собственниками или с подрядными организациями, а также бизнес-план управляющей компании можно скачать у нас бесплатно.
Как получить Паспорт в 14 лет (документы, стоимость и сроки)?
Главные обязанности паспортиста
Сразу стоит отметить тот факт, что каждая обязанность, возлагаемая на сотрудника, занимающего должность паспортиста, имеет очень большое значение с социальной точки зрения. Малейшая ошибка или простой недочет могут привести к проблемам у отдельно взятого гражданина РФ.
Верное исполнение всех обязанностей – вот залог успешной деятельности описываемого отдела управляющей компании.
Перечень основных обязанностей паспортиста в управляющей компании выглядит следующим образом:
- проверка всей документации, которая поступает для регистрации;
- учет граждан в соответствии с законодательством;
- выдача справок в строго установленной форме;
- использование современных технических средств при учете;
- использование картотеки в электронном и бумажном варианте;
- хранение картотеки в надлежащем состоянии;
- контроль паспортного режима;
- установленный порядок всей отчетности.
Прочие обязанности будут напрямую зависеть от политики, которой придерживается управляющая компания.
Права работника
Как и любой сотрудник управляющей организации, работник паспортного стола будет иметь все полагающиеся социальные гарантии, которые обеспечиваются действующим законодательством.
Также у специалиста на этой должности имеются и определенные права:
- предложения по внесению изменений и улучшений в собственный функционал;
- требование содействий руководства при исполнении собственных обязанностей;
- требование предоставления любых необходимых данных;
- право на повышение собственной квалификации.
Ответственность специалиста
Кроме прав, которые гарантируются сотруднику паспортного стола, занимающего описываемую должность, Трудовым кодексом и Конституцией Российской Федерации, у него имеется и существенная ответственность.
В данном случае подразумевается ответственность за ненадлежащее исполнение собственных обязанностей, перечисленных ранее в статье.
Все обязанности сводятся к четкому исполнению прописанных должностных инструкций. Кроме того, сотрудник обязан соблюдать действующее законодательство Российской Федерации, в частности, Трудового кодекса.
Особенности работы в управляющей компании
Главной особенностью должности является фактическое посредничество сотрудника между гражданами и офисом Управления федеральной миграционной службы РФ.
Специалист получает важные задокументированные данные от граждан для передачи в УФМС по месту жительства.
Очень важен тот факт, что к особенностям работы в отделе относится очень высокий уровень ответственности не только перед гражданами, но и перед территориальным органом Миграционной службы.
Большинство должностных инструкций содержит всего несколько пунктов, посвященных обязанностям, правам и ответственности специалиста, принимаемого на должность.
Однако, каждый пункт четко и ясно дает понять, что именно в перечисленных выше моментах заключаются основные особенности работы в УК.
В заключение необходимо сказать, что на описываемой должности может работать человек, которому знакомы правила учета граждан, правила оформления материалов, а также, разумеется, все основы документооборота.
Обязательным будет владение персональным компьютером на уровне пользователя, а также возможность быстро разобраться в действующем законодательстве.
Нет прописки в паспорте что грозит — Консультация адвоката в Москве
Образец должностной инструкции паспортиста поможет составить локальный акт на основе готового бланка. Документом устанавливаются права, обязанности и ответственность специалиста. Кроме того, им определяются квалификационные требования к соискателю на должность.
Образец документа
Как написать должностную инструкцию (ДИ)?
Закон не определяет, что точно должно быть указано в документе. Следовательно, работодатель может составить его в свободной форме. Как правило, в организациях используют образцы, включающие в себя четыре раздела:
- Общие положения.
- Обязанности (функции) работника.
- Права работника.
- Ответственность работника.
ДИ, составленная таким образом, позволяет определить основной функционал сотрудника, а также указать дополнительные права, не предусмотренные трудовым договором (ТД). По сути, инструкция лишь конкретизирует положения договора, но не заменяет его целиком. Она не может идти в разрез с его содержанием и должна соответствовать закону.
Не все работодатели указывают в ДИ 4 раздела. Так как четких требований для этого документа нет, можно включить в него дополнительные части, например, те, что регулируют:
- Условия, в которых трудится сотрудник.
- Особенности взаимодействия лиц разных должностей.
- Определение показателей KPI.
- Правила для внесения в документ изменений.
Конечно, целесообразность введения в ДИ того или иного раздела определяется работодателем. При этом учитывается, для какой должности составляется документ. Например, вводить «определение показателей KPI» целесообразно, если ДИ составлена для менеджера.
Кроме того, «расширенный» вариант документа используют большие организации. Такие ДИ могут составляться не только для менеджеров, но и для других сотрудников, которые несут большую ответственность.
Разделы должностной инструкции
Для большинства должностей достаточно обычной ДИ, содержащей 4 раздела. Ниже мы рассмотрим каждый из них подробнее.
Общие положения
В нем прописываются следующие пункты:
- кто принимает на должность работника и увольняет с нее;
- кому подчиняется сотрудник;
- кто заменяет работника при его отсутствии, например, во время больничного;
- требования к навыкам и квалификации паспортиста.
Последний пункт очень важен, так как позволяет понять, подходит соискатель на должность или нет. «Требования» нужны, чтобы определить, какими навыками и знаниями должен обладать уже работающий паспортист.
Поясним по данному разделу подробнее.
Гражданин может быть принят на должность паспортиста, если он соответствует следующим требованиям:
- имеет общее среднее образование;
- прошел подготовку по специальной программе.
Соискатель на должность паспортиста должен знать:
- актуальные нормативно-правовые акты;
- должностную инструкцию;
- правила и стандарты делопроизводства по оформлению и выдаче населению документов.
С правилами внутреннего распорядка и охраны труда паспортист знакомится при устройстве на работу, что подтверждает своей подписью.
Как показывает практика, требования к образованию сотрудника паспортного стола в разных организациях отличаются. Они устанавливаются начальником управления в ДИ.
Как правило, требования к наличию специального образования, а также опыта работы, не выдвигаются. Большая часть деятельности паспортиста не требует определенных навыков. Достаточно знать основные правовые нормы, касающиеся трудовой функции, а также основы делопроизводства.
Паспортист принимается на должность и увольняется с нее начальником паспортного стола. Если работник отсутствует на рабочем месте, то чаще всего его заменяет заместитель начальника паспортного отдела.
Важно! В исключительных ситуациях паспортист может привлекаться для выполнения работ, которыми заняты другие сотрудники. Здесь вопрос решается на усмотрение руководства.
В любом случае, возлагая на паспортиста дополнительные обязанности, важно не отвлекать его от основной работы. Кроме того, нужно учитывать положения трудового законодательства и локальных нормативных актов работодателя.
Обязанности (функции) работника
Этот раздел ДИ, по сути, является ключевым. В нем содержатся функции, которые должен выполнять сотрудник по своей работе.
Условно их можно разделить на несколько видов:
- Профильные. Это функции, обязательные для определенной должности. Например, для паспортиста это будет работа по регистрации и учету лиц, проживающих на конкретной территории.
- Дополнительные. Это функции, перечень которых устанавливается каждой организацией. Он определяется размером компании, масштабом ее деятельности, кадровой политикой и другими показателями.
- Базовые. Они входят в инструкции для большинства специальностей: поддержание порядка, соблюдение правил конфиденциальности и другие.
Важно! Если работодатель планирует задействовать сотрудника для выполнения работ, не обусловленных его должностью, то ему надо убедиться, что дополнительная трудовая нагрузка не противоречит содержанию ТД.
Функции паспортиста следующие:
- оформление документов для получения, замены или восстановления паспорта;
- контроль наличия всех документов, поступающих от жильца при его регистрации по адресу или снятия с учета;
- систематизация документов в паспортном столе, обеспечение их сохранности;
- оформление документов для призывников;
- предоставление жильцам справок по запросу;
- ведение учета документов с помощью персонального компьютера.
Права работника
В целом, права сотрудника оговариваются в ТК РФ. Однако работодатель может установить для паспортиста дополнительные права. Главное, чтобы любые нововведения не ухудшали положение работника относительно законодательства.
Важно! Перечень полномочий, предоставляемых сотруднику, определяется размером его ответственности. Чем она существеннее, тем большими правами наделяется работник. Это нужно для эффективного решения текущих задач.
В ст. 21 ТК РФ уже указываются основные права, гарантированные любому работнику. В ДИ не нужно прописывать положения, дублирующие правовые нормы.
Обычно указывается, что паспортист вправе:
- знакомиться с решениями руководителя и принятыми планами-графиками, затрагивающими его деятельность;
- предлагать методы и идеи совершенствования и автоматизации своей работы;
- требовать от непосредственного начальника предоставить доступ к информации, ресурсам и документам, необходимым для исполнения своих обязанностей;
- проходить повышение квалификации на общих основаниях.
Ответственность работника
Чтобы наказать сотрудника за нарушение, нужно выполнить определенную процедуру. По этой причине в разделе «Ответственность» не стоит устанавливать определенные санкции. Можно прописать в общих чертах, что нарушения влекут за собой административную, дисциплинарную, материальную, уголовную ответственность.
Как правило, в раздел «Ответственность» ДИ указывается, что работник несет следующие виды ответственности:
- материальную – за порчу имущества работодателя, предоставленного в служебных целях;
- дисциплинирую – за ненадлежащее исполнение своих трудовых обязанностей (например, прогул или систематические опоздания);
- административную или уголовную – за правонарушения или преступления в процессе своей работы;
- гражданскую, например, если в результате его действий жильцу был нанесен материальный ущерб.
Важно! Паспортист несет ответственность за предоставление недостоверных сведений жильцам или другим сотрудникам управляющей компании, касающихся сроков изготовления документов и величины государственной пошлины, которая за это взимается.
Утверждение ДИ
Готовый документ должны проверить:
- сотрудник отдела кадров (на соответствие правилам делопроизводства);
- юрист (на соответствие правовым нормам).
Далее ДИ проходит согласование со специалистом, разбирающимся в той области, для которой был составлен локальный акт. Окончательный вариант ДИ визирует руководитель организации. Сам работник подписывает ее во время трудоустройства. Проставление подписи означает, что работник согласен с положениями документа.
Итоги
- Должностная инструкция паспортиста составляется по общим правилам. Обычно в нее входит 4 раздела, в которых прописываются определенные пункты.
- Права паспортиста устанавливаются ТК РФ (ст. 21). Однако работодатель может указать в ДИ дополнительные права так, чтобы положения ТК РФ не дублировались.
- Паспортист выполняет возложенные на него обязанности. Они расцениваются, как функции.
- Работник несет ответственность за неисполнение законодательства и нарушение установленных правовых норм. В отношении него могут применяться разные виды ответственности, главное, чтобы в ДИ четко не указывалось, какие санкции налагаются. Это объясняется тем, что определить для работника наказание можно только после установленной процедуры.
Источник: «Юридическая азбука»
Насколько полезной оказалась эта статья?
Оцените статью!
Средний рейтинг 5 / 5. Всего голосов: 10
БЕСПЛАТНЫЕ КОНСУЛЬТАЦИИ всегда доступны для Вас! Именно Вашу проблему можно решить так:
- опишите вашу ситуацию юристу в онлайн чат;
- напишите вопрос в форме ниже;
- позвоните 8 (499) 350-55-06 доб. 145 — Москва и Московская область
- позвоните 8 (812) 309-06-71 доб. 704 — Санкт-Петербург и область
- позвоните 8-800-555-67-55 доб. 686 — По России, звонок бесплатный
Подписывайтесь на наш юридический канал Яндекс.Дзен
Подписаться
Автор статьи
Занимается трудовым и гражданским правом, где является экспертом с многолетним опытом. Практикующий юрист, разбирает разнообразные дела, от самых элементарных, до очень сложных. Знает ответы на многие вопросы в своей сфере. Помогает читателям разобраться в своих проблемах за минимальное время с минимальными трудозатратами. Окончила негосударственное образовательное частное учреждение высшего профессионального образования «Московский новый юридический институт» (МНЮИ), специальность «Юриспруденция».
Должностная инструкция паспортиста управляющей компании определяет права, обязанности и ответственность этого работника.
Файлы в .DOC:Бланк должностной инструкции паспортиста управляющей компанииОбразец должностной инструкции паспортиста управляющей компании
Обязательно ли разрабатывать инструкцию
В отличие от трудового договора и Правил внутреннего распорядка, обязательность которых прямо установлена соответственно ст.ст. 57 и 189 ТК РФ, должностная инструкция является документом-опцией, что означает, что работодатель может без последствий для себя обходиться и без нее.
При принятии решения о разработке этого документа мы рекомендуем опираться на принятые в отрасли правила и необходимость инструкций для конкретной организации.
Как правило, в управляющих компаниях предпочитают иметь должностные инструкции на сотрудников. В случае, если инструкции все же решено разработать, следует иметь в виду следующее:
- должностные инструкции должны быть разработаны на все должности, имеющиеся в штатном расписании компании, включая руководителя;
- инструкции должны быть утверждены распорядительным документом руководителя;
- работающие паспортисты должны быть ознакомлены с инструкцией под подпись;
- вновь принимаемые работники должны быть ознакомлены с инструкцией до момента подписания трудового договора (ст. 68 ТК);
- инструкции должны пересматриваться не реже 1 раза в 5 лет, а при изменении законодательства — чаще.
Кто должен заниматься разработкой ДИ
Разработкой должностных инструкций на специалистов обычно занимаются их непосредственные руководители. В случае с паспортистом это может быть начальник ЖЭУ. Однако отметим, что разработка инструкции может быть поручена и другим специалистам.
При необходимости директор управляющей компании может дополнительно определить ответственных за разработку инструкции вообще и инструкции паспортиста в частности. Делается это посредством издания распорядительного документа — приказа о разработке ДИ. В приказе могут быть дополнительно обозначены:
- сроки представления инструкции на утверждение;
- согласующие лица (юрисконсульт, инженер по охране труда, специалисты канцелярии и т.п.).
С приказом о разработке ответственных лиц следует ознакомить под подпись.
Структура инструкции
Несмотря на то, что унифицированной структуры должностной инструкции не существует, на практике принято использовать типовую, которая включает в себя следующие разделы:
- Общие положения.
- Обязанности работника.
- Права работника.
- Ответственность работника.
Разделы могут быть дополнены, изменены, могут называться иначе. Например, в инструкцию может быть включен раздел «Функции работника».
Общие положения
В данном разделе указывается цель разработки инструкции, а также излагается основная информация о должности, на которую она разрабатывается. Так, здесь указываются:
- категория персонала, к которой относится паспортист управляющей компании (специалист);
- требования к лицу, замещающему должность (наличие среднего профессионального образования, опыт работы и т.п.);
- порядок приема паспортиста на работу (по чьему представлению, чьим приказом);
- место паспортиста в подразделении (непосредственная подчиненность);
- порядок замещения паспортиста на период его отсутствия по различным причинам (болезнь, отпуск, командировка и т.д.).
Также в данном разделе могут быть перечислены основные федеральные и локальные нормативные акты, которыми паспортист должен руководствоваться в своей деятельности.
Обязанности работника
Раздел обязанностей является основным в инструкции и должен содержать подробный перечень должностных обязанностей сотрудника.
При этом обязанности, указанные в инструкции, не должны ухудшать положение работника в сравнении с трудовым договором и не должны противоречить трудовому законодательству. В противном случае инструкции будет недействительной.
В качестве должностных обязанностей паспортиста могут быть указаны:
- Проверка паспортов и иных документов, предъявляемых гражданами для регистрации по месту жительства и пребывания.
- Осуществление регистрации граждан по месту жительству и пребывания и выписки их в соответствии с установленным законом порядком.
- Подготовка и выдача справок населению.
- Ведение паспортного учета в электронной картотеке, работа с ней.
- Контроль за соблюдением паспортного режима населением.
- Составление отчетности по работе.
Права работника
Данный раздел является условно-стандартным и включает в себя следующие права работника:
- Право требовать от руководства обеспечения своего рабочего места всем необходимым для выполнения трудовых обязанностей (компьютер, канцтовары).
- Право вносить предложения по своей работе непосредственному руководству.
- Право получать от других работников и руководства информацию и документы, необходимые для работы.
- Право защищать свои интересы всеми законными способами.
Ответственность работника
В данном разделе оговариваются различные виды ответственности паспортиста управляющей компании за неисполнение или ненадлежащее исполнение обязанностей.
Перечислять статьи и нормы не нужно. Достаточно общего указания, например: «в соответствии с действующим законодательством РФ».
Утверждение и ознакомление работников
Должностная инструкция для обретения своей силы как локального нормативного акта должна быть утверждена и введена в действие приказом руководителя. О том, как составить такой приказ, мы рассказали тут.
Обычно в этом случае инструкция подается как приложение к приказу. При необходимости может быть создано несколько оригиналов инструкций: для подразделения, для отдела кадров, для работников и т.п.
После подписания и регистрации приказа его номер и дата проставляются на должностной инструкции. После этого сама инструкция регистрируется в журнале, и на ней ставится порядковый номер.
Ознакомление работников может быть произведено на листе ознакомления с должностной инструкцией https://zakonius.ru/obrazec/list-oznakomleniya-s-dolzhnostnoj-instruktsiej или в журнале ознакомления с ЛНА.
Дзен! Дзен! Дзен! На нашем Яндекс Дзен канале ещё больше особенных юридических материалов в удобном и красивом формате. Подпишитесь прямо сейчас →