Задумываетесь о том, чтобы сконцентрироваться на бизнесе, а непрофильные функции, в частности бухгалтерский учет выделить на аутсорсинг? Это решение, требующее перестройки части бизнес-процессов вашей компании и в некоторых случаях предоставляющее ей существенные преимущества.
Прежде чем сделать этот важный шаг руководитель должен выяснить, кто несет ответственность за неточности, ошибки в бухгалтерском учете, и кто будет покрывать расходы, связанные с этими ошибками. Об этом расскажем в нашем материале.
Кто несет ответственность за бухгалтерский учет в компании
Напомним, в первую очередь ответственность за ведение бухучета в компании ложится на плечи руководителя. И уже потом спросят с финдира, главбуха, бухгалтерской компании, которой передан учет, и иных лиц, причастных к ситуации. Поэтому и санкции фискальные органы прежде всего предъявляют юридическому лицу и генеральному директору лично. Данное положение предусмотрено п. 1 ст. 7 закона № 402-ФЗ и п. 6 приказа Минфина от 29 июля 1998 года № 34н.
К слову, санкции могут быть различными: от штрафа до реального срока. Что грозит руководителю компании, зависит от масштабов и продолжительности деяния. Конечно, законодательство предусмотрело, что и главбух отвечает за свои ошибки, подробнее об этом мы рассказывали здесь. Но статистика последних лет свидетельствует о том, что количество возбужденных дел за налоговые правонарушения растет, доля же привлеченных главбухов все так же ничтожна.
Можно ли переложить всю ответственность на аутсорсера
По закону за ошибки в учете отвечает непосредственно сама организация. Другой вопрос: как снизить «градус» этой самой ответственности? При каком способе организации учета генеральный директор может максимально себя обезопасить: штатная бухслужба, бухгалтер-фрилансер, бухгалтер по договору ГПХ или специализированная компания?
Оптимальным представляется вариант аутсорсинга. Но даже в случае передачи учета в полном объеме вовсе не означает, что весь груз ответственности переложен на провайдера.
Ответственность клиента бухгалтерской компании предусмотрена за невыполнение/ некорректное выполнение ряда обязанностей:
- правильность регламентированного учета налогов;
- своевременное перечисление налоговых платежей (напомним, за неуплату налогов и сборов установлена административная ответственность, при особо крупной недоимке виновному лицу грозит уголовная ответственность. Отвечать за придется не только руководителю компании, но и бухгалтеру, финансовому директору или иному лицу, чья вина будет доказана. Бухгалтерская компания не несет ответственность за неуплату налогов клиентом);
- обеспечение надлежащего хранения бухгалтерских документов (документация может храниться у в офисе компании, либо в офисе аутсорсинговой или архивной организации. В любом случае ответственность за документы компании несет сама компания).
Таким образом, даже при заключенном договоре с бухгалтерской организацией (обычный договор возмездного оказания услуг (п. 2 ст. 779 ГК РФ), в случае обнаружения ошибок в бухгалтерском учете, штрафы и пени придется платить компании, в чьей отчетности была обнаружена ошибка. Именно поэтому в договоре с бухгалтерской компанией нужно обратить особое внимание на пункт о компенсациях и учитывать при выборе аутсорсера наличие полиса страхования.
Ответственность бухгалтерской фирмы
Бухгалтер на аутсорсинге можно призвать к ответственности в нескольких случаях. Среди них:
- несоблюдение сроков сдачи отчетности;
- некорректное исчисление налогов;
- потеря или нарушение целостности документа в результате неправильного архивирования.
Большинство бухгалтерских фирм заявляют, что несут ответственность за результат своей работы. Однако объемы этой ответственности сильно различаются.
Профессиональная ответственность 1С-WiseAdvice застрахована по расширенному перечню рисков и закреплена Договором. Мы — единственная компания на рынке, которая финансово отвечает перед клиентами в течение трех лет после сдачи последнего отчета. Даже в случае, если действие Договора на обслуживание уже закончилось.
Ответственность бухгалтерской компании за ошибки в учете, которые привели к претензиям ФНС, может быть ограничена в случае, если эти неточности были допущены по вине клиента. Привлечь к ответственности аутсорсинговую фирму не выйдет, если:
- компанией-клиентом были предоставлены подложные документы;
- предоставлены не все первичные документы;
- клиент поздно перечислил налоги, хотя информация была доведена до него своевременно.
Рассмотрим несколько примеров.
Пример 1
На аутсорсинг передана подготовка и сдача отчетности. Бухгалтерской компанией был сделан неверный расчет налогов.
В случае, если были предоставлены качественные первичные документы, то ответственность за ошибку несет аутсорсер.
Если качественные первичные документы переданы не были, то ответственность за неверный расчет налогов несет клиент.
Наша компания добровольно расширила перечень страховых случаев, финансовая компенсация которых не является страховым случаем и осуществляется из личных средств 1С-WiseAdvice.
Например, если допущены ошибки в платежных реквизитах для уплаты налогов, либо ошибки в статистической отчётности, то мы компенсируем штрафы и пени, возникшие в результате этих ошибок из собственных средств.
Пример 2
Общество с ограниченной ответственностью доверило аутсорсинговой фирме участок учета — расчет заработной платы и кадровое делопроизводство. Рассчитывая зарплату и межрасчетные выплаты сотрудникам клиента, провайдер допустил ошибки. Вина бухгалтерской компании очевидна.
Если возникли ошибки в расчетах заработной платы и зарплатных налогов из-за непредоставления (либо несвоевременного предоставления) клиентом информации о приеме/увольнении сотрудников. командировках, отпусках, больничных листах, то в этом случае очевидна ответственность клиента.
Пример 3
Общество с ограниченной ответственностью передало на аутсориснг бухгалтерский учет в полном объеме. В процессе обработки первичной документации бухгалтер допустил ошибку, которая отразилась на отчетности и была выявлена налоговой инспекцией.
В этом случае очевидна ответственность бухгалтерской организации, из-за ошибок которой заказчику были выставлены претензии. Согласно условиям договора аутсорсинговая компания должна компенсировать все санкции, возникшие по ее вине.
Бухгалтерская компания отвечает юридически и материально за неточности и ошибки, результатом которых стали претензии контролирующих органов к заказчику услуг. Она должна будет компенсировать все возникшие по ее вине штрафы и пени.
Может ли бухгалтерская фирма отказаться нести ответственность?
Солидная бухгалтерская компания дорожит своей репутацией и доверительными отношениями с клиентами. И в случае, если к заказчику были применены штрафные санкции по ее вине, она всегда компенсирует убытки.
Конечно, возможна ситуация, когда аутсорсер отказывается возмещать финансовые потери. В таких ситуациях можно попробовать взыскать убытки через суд. Но лучше еще на старте, до начала сотрудничества, получить максимум информации о потенциальном провайдере:
- каким образом бухфирма намерена возмещать урон, причиненный действиями ее сотрудников/программного обеспечения, в каком объеме;
- есть ли полис страхования профессиональной ответственности и какие риски он включает;
- срок действия полиса (да, это важный пункт, ведь может получиться так, что срок действия полиса закончится через неделю после подписания договора);
- сумма страхового покрытия.
Итоги
При бухгалтерском аутсорсинге ответственность за корректное ведение учета лежит на самой организации и в случае появления претензий налоговых органов решать вопросы с ними будет сама компания. Однако аутсорсинговая фирма поможет отстоять позицию клиента в контролирующих органах, а также возместит штрафы и пени, которые возникли по ее вине.
Так, договор на ведение учета в нашей организации (передаваемого в наши руки полностью или частично) содержит пункты, указывающие, что мы компенсируем финансовые потери клиента, возникшие по вине специалистов 1C-WiseAdvice. Срок ответственности — три года с даты последнего отчета, даже в случае окончания срока действия договора.
Оцениваете перспективы бухгалтерского аутсорсинга или уже решили передать непрофильные функции на внешнее управление? Тогда эта статья для вас. В ней мы подробно рассмотрим ответственность исполнителя и заказчика бухгалтерских услуг.
Аутсорсинг бухучета имеет ряд неоспоримых преимуществ. Во-первых, он позволяет значительно снизить затраты на организацию, ведение учета, содержание непродуктивного персонала. Во-вторых, обеспечивает профессиональный подход к решению актуальных учетных задач. В-третьих, аутсорсинг бухгалтерии снимает с повестки дня вопрос подготовки, сдачи отчетов.
Но, как и в любой другой деятельности, здесь не обходится без рисков. Руководители компаний, передавая бухучет на аутсорсинг, опасаются ошибок, которые может совершить исполнитель, и, конечно, связанных с ними расходов. Давайте разберемся в вопросе ответственности аутсорсера и в том, кому и за что придется платить в случае возникновения учетной ошибки.
Ответственность аутсорсера при абонентском обслуживании
Ответственность бухгалтерской фирмы может быть разной. Определяется она прежде всего форматом обслуживания и объемом оказываемых услуг.
При полном аутсорсинге (сопровождении бухучета, абонентском бухгалтерском обслуживании) оказание услуг осуществляется в три этапа. Первый предусматривает первичную обработку информации о финансово-хозяйственных операциях компании-заказчика. Второй этап является аналитическим. Третий включает расчет налоговых обязательств. Фактически последний этап определяет качество аутсорсинговых услуг.
На каждом из указанных выше этапов бухгалтерская фирма несет ответственность за:
-
соблюдение сроков реализации функций (несвоевременное выполнение, невыполнение, ошибочное выполнение взятых на себя обязательств);
- правильность отражения фактов хозяйственной деятельности компании-заказчика в учете;
- соблюдение сроков представления отчетности в контролирующие организации;
- сохранность полученной документации (бухгалтерской первички, налоговых документов, писем и предписаний от ФНС и т.п.).
Согласно условиям типового договора с аутсорсером, если его действия или бездействие нанесли компании-заказчику ущерб, этот ущерб должен быть компенсирован. Иными словами, за ошибки в учете, отчетности, нарушение правил коммуникации с контролирующими структурами юридически и материально отвечает исполнитель. Компенсируются все без исключения санкции (пени, штрафы), если они возникли по вине бухгалтерской фирмы.
Рассмотрим ситуацию на примере. Компания передает бухучет на аутсорсинг. Аутсорсер, обрабатывая первичку, допускает ошибку. Эта ошибка отражается в отчетности. Налоговая при проведении камеральной проверки выявляет ошибку, выставляет налогоплательщику штраф. Расходы по его погашению ложатся на бухгалтерскую компанию. Заказчик не несет дополнительных расходов.
Что делать, если вам позвонили из налоговой с претензиями на предмет достоверности, полноты данных в отчетах, несдачи деклараций или несвоевременной их сдачи? Переадресовывайте претензии аутсорсеру. Бухгалтерская компания, по условиям договора, обязана дать объяснения и компенсировать все санкции.
Ответственность аутсорсера при заказе отдельных услуг
Частичный аутсорсинг сегодня тоже широко распространен. Передавая на внешнее управление отдельные участки бухучета, необходимо четко понимать, за что и как будет нести ответственность исполнитель.
Чаще всего бухгалтерской компании передаются:
-
обработка первички;
- начисление зарплаты и расчет зарплатных налогов;
- составление, сдача отчетности.
Если у налоговой возникают претензии к налогоплательщику, последнему необходимо разобраться в том, по чьей вине возникли ошибки в учете. Если они касаются участков, переданных на внешнее управление, претензии переадресовываются аутсорсеру.
Следует отметить, что процессинговый (частичный) аутсорсинг учета не включает аналитическую функцию. То есть в обязанности исполнителя не входит проверка законности, правильности оформления финансово-хозяйственных операций и отражения их в учете. Также аутсорсер не уполномочен квалифицировать факты хозяйственной жизни организации. Он не сопоставляет экономический смысл таких фактов с учетной первичкой.
Приведем простой пример. Компания передала на аутсорсинг сдачу отчетности. При этом она оставила за собой функцию обработки первичной документации. В сданной отчетности обнаружилась ошибка. И эта ошибка возникла по причине неправильной обработки первичных данных. Проверка этой информации в функции исполнителя не входила. Соответственно, ответственность за ошибку ложится на заказчика бухгалтерских услуг, то есть на самого налогоплательщика.
Другой пример на тему процессингового аутсорсинга. Налоговая предъявляет претензии к качеству отчета. При детальном рассмотрении ситуации выясняется, что первичные данные были правильными. А при составлении отчета аутсорсер допустил ошибку. Здесь ответственность – за исполнителем. Он обязан компенсировать все санкции, примененные налоговиками к налогоплательщику (заказчику бухгалтерской услуги).
Отказ исполнителя от ответственности
Каждого заказчика бухгалтерских услуг волнует вопрос: может ли исполнитель отказаться нести ответственность за ошибки в учете? Практика показывает, что такие случаи – большая редкость. Конечно, если речь идет о секторе профессионального бухгалтерского аутсорсинга и компаниях, которые дорожат своей репутацией.
Но от возникновения спорных ситуаций не застрахован никто. Что делать, если исполнитель не признает своей вины, а вы считаете, что он однозначно должен компенсировать санкции налоговой? Начните разрешение спора в претензионном порядке. Если претензия не удовлетворена, обращайтесь в суд.
Несколько слов об ответственности заказчика
Передача бухучета на аутсорсинг не отменяет юридической ответственности заказчика как налогоплательщика, работодателя. Выделяют 4 зоны такой ответственности. Прежде всего, это обеспечение законности хозяйственной деятельности. То есть оформление бизнеса и способ его ведения должны соответствовать требованиям действующего законодательства. Если в законности деятельности заказчика бухгалтерских услуг у аутсорсера возникают сомнения, он имеет полное право отказать в процессинговом или абонентском обслуживании.
Также заказчик несет ответственность за организацию бухучета, налогового и кадрового учета. В практической плоскости это означает, что отвечать перед контролирующими структурами будет налогоплательщик, работодатель. Но если функции организации и/или ведения учетов переданы сторонней организации и с ней заключен грамотный договор, то аутсорсер несет ответственность перед заказчиком.
Третья зона ответственности заказчика бухгалтерских услуг – исполнение обязательств налогоплательщика. Аутсорсер может рассчитать, исчислить налоги. Но он не несет ответственности за то, уплачивает их заказчик услуг или нет.
Еще одна зона ответственности – хранение документов. Если функция передается на аутсорсинг, важно получить соответствующие гарантии от компании-исполнителя.
Когда вы начинаете собственное дело, то, скорее всего, хорошо представляете как в нем все устроено — как и что продавать, но вот другая сторона бизнеса — бухгалтерский и налоговый учет — для вас закрытая книга. Последние годы большой популярностью пользуется услуга аутсорсинга — передача полностью или частично ведения учета специализированной компании или частному бухгалтеру. Но не все представляют какую ответственность несет аутсорсер за свою работу. Тем, кто занимается бухгалтерским обслуживанием, эта статья тоже будет полезна.
Для начала — услуги невозможно потрогать, в отличие от товара, сложно оценить их качество до какого-то критического момента. Например, налоговой проверки, аудита или истребовании необходимых бухгалтерских документов собственником.
Основные трудности при выборе аутсорсера
- таких услуг очень много и все компании предлагают качество, но невозможно его проверить;
- отсутствие регламента по продаже услуг (любых в принципе и бухгалтерских в частности);
- отсутствие четкой терминологии (например, понимание бухучета у каждого исполнителя и заказчика свое).
Оценить качество оказанных услуг заказчик сможет только после того, как уже оплатил их. Значит необходимо заранее определить критерии, которым необходимо следовать при выборе аутсорсера и дальнейшей с ним работе.
Запомните — стоимость услуг бухгалтерского аутсорсинга не может быть низкой. А если точнее — качественного аутсорсинга. Если речь о компании, то в ее штате будут обязательно присутствовать грамотные специалисты. Не только бухгалтера, но и, к примеру, юристы, эксперты в области ВЭД, налогообложения, аудиторы и т.д. Конечно тут многое зависит от специфики, но даже частный бухгалтер должен регулярно проходит обучение и повышать квалификацию. Причем не бесплатно.
Вывод: тех, кто предлагает вести вашу фирму от и до за 1000 рублей в месяц отвергайте сразу, сами подумайте — свой товар вы бы стали продавать ниже его себестоимости?
А сейчас требования к бухгалтерам только повышаются, например, востребовано ведение учета в соответствии с международным стандартам финансовой отчетности (МСФО). Уважающий себя специалист будет совершенствоваться и вкладываться в обучение, а значит и повышать стоимость услуг.
Но допустим вы нашли подходящего специалиста или компанию. На что стоит обратить внимание при заключении договора.
Хотите соответствовать высоким ожиданиям своих клиентов и держать марку в нише бухгалтерского аутсорсинга на высоте — приходите в Школу Бухгалтерского Бизнеса. По окончании курса вы сможете по желанию сдать экзамен и получить сертификат с присвоением квалификации Professional Accounting Outsourcer от IAPBE.
Условия договора аутсорсинга
В договоре должны быть четко прописаны зоны ответственности каждой стороны. Не только аутсорсеру необходимо придерживаться условий контракта. Заказчик обязан своевременно предоставлять документы для внесения их в учетную базу. Если он опоздал или вообще не предоставил документы, то ответственность за последствия ложится полностью на него. Поэтому контролировать придется не только исполнителя, но и собственных сотрудников, ответственных за передачу сведений и документов в обслуживающую организацию.
К тому же аутсорсинг может быть двух видов: полный и частичный. При полном ваш учет полностью от первички до сдачи отчетности переходит к аутсорсеру. При частичном передается только один или несколько участков учета. Можно, например, доверить сторонней организации только расчет зарплаты или подготовку и сдачу отчетов.
Обратите внимание! Если в договоре не указана ответственность аутсорсера. то доказывать ее придется в суде и в итоге шанс выиграть его невелик, ведь правоотношения возникающие между заказчиком и исполнителем услуг регулируются Гражданским кодексом. «По умолчанию» исполнитель вам не должен возмещать или компенсировать пени и штрафы по налогам или отчетам.
Конечно добросовестный исполнитель всегда стремиться не совершать ошибок, а если они происходят по его вине — возмещает ущерб. Но надеяться на порядочность лучше имея в руках подписанный договор, включающий пункт об ответственности.
Разграничение ответственности по закону
Федеральный закон от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» говорит, что организация ведения бухучета в организации лежит на ее руководителе. Согласно п. 6 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации (утверждено Приказом Минфина России от 29.07.1998 N 34н) именно руководитель несет ответственность за соблюдение законодательства при выполнении хозяйственных операций.
В соответствии с Налоговым кодексом за налоговые правонарушения отвечает также сам налогоплательщик. Ведь уплачивать своевременно налоги или подавать декларации — его обязанность.
Таким образом первоначально за все совершенные ошибки отвечает именно заказчик услуг. Хотя закон разрешает вести учет разными способами:
- руководителю компании самостоятельно;
- нанять бухгалтера;
- организовать бухгалтерскую службу;
- передать ведение учета сторонней организации.
Ответственность аутсорсера наступает только если она прописана в договоре. К примеру, можно указать, что все пени и штрафы, начисленные налоговой инспекцией за несвоевременную подачу налоговых деклараций, которые обязан был формировать и отправлять аутсорсер компенсируются заказчику. Эти суммы начисляются и взыскиваются как возмещение ущерба,причиненного ненадлежащим исполнением обязательств по договору.
Еще один важный момент. За сохранность документов компании также несет ответственность руководитель. Поэтому если вы передаете аутсорсеру документы, то необходимо составить их опись. Лучше всего конечно наладить электронный обмен документами и отсылать исполнителю, например, сканы документов, а не оригиналы.
За содержимое первичных документов отвечает тот, кто их предоставил. Если вы передали аутсорсеру накладную, где вместо 100 штук товара стояло 10 штук и в результате была искажена отчетность по НДС, то исполнитель не виноват, он не мог знать сколько именно штук вы отгрузили практически, он вправе был верить представленным документам.
Один из модулей курса Школы Бухгалтерского Бизнеса посвящен юридическому оформлению взаимоотношений с клиентами и защите от рисков. Расскажем как правильно организовать договорные отношения:
- Форма и состав договора
- Условия о конфиденциальности
- Ответственность бухгалтера
- Особенности расторжения договора
- Взыскание дебиторской задолженности (заказчику необходимо помнить, что он также имеет перед исполнителем обязательства)
Как защититься от финансово-юридических рисков:
- Управление информационной безопасностью
- Защита персональных данных переданных аутсорсеру
- Ответственность перед финмониторингом
- Судебные кейсы по спорам между аутсорсером и клиентом
Кроме того, вы можете вступить в профессиональный Закрытый клуб предпринимателей в нише бухгалтерского аутсорсинга, где вместе с другими профессионалами прокачаете свои профессиональные и управленческие навыки, внедрите профстандарт бухаутсорсинга в свой бизнес и станете предоставлять лучший продукт на рынке бухгалтерских услуг.
Сегодня проанализирую беспрецедентный кейс о привлечении к субсидиарной ответственности в рамках дела № А40-33003/17-88-45«Б» бухгалтерской аутсорсинговой компании.
Фабула дела:
05.06.2017 года ООО «САНСАР» решением арбитражного суда признан банкротом, в отношении него открыто конкурсное производство.
Конкурсный управляющий обратился в суд с заявлением о привлечении к субсидиарной ответственности по обязательствам должника генерального директора и учредителя общества, заместителя генерального директора и ООО «Финансовый и бухгалтерский аутсорсинг», которое оказывало обществу бухгалтерское обслуживание и вело бухгалтерский учет.
В отношении ООО «Финансовый и бухгалтерский аутсорсинг» конкурсный управляющий указал, что именно эта организация вела бухгалтерскую и налоговую отчетность должника, имела ключ от личного кабинета налогоплательщика, сдавала налоговую и бухгалтерскую отчетность не соответствующую фактическому финансовому состоянию должника.
Конкурсным управляющим в материалы дела было представлено заключение, согласно которому в период с 2013 — 2016 произошло искажение показателей бухгалтерского учёта, которое не было своевременно выявлено ответственным лицом и не были приняты соответствующие меры, что привело к формированию недостоверной бухгалтерской (финансовой) отчётности.
Так, инвентаризация фактического наличия товарно-материальных ценностей была произведена только в июле 2016, в бухгалтерской и налоговом учёте ООО «САНСАР» информация о ранее проведённых инвентаризациях отсутствует.
13.09.2013 между ООО «САНСАР» и ООО «Финансовый и бухгалтерский аутсорсинг» был заключен договор на оказание профессиональных бухгалтерских услуг согласно которому, исполнитель обязался оказывать заказчику услуги, в том числе: налоговый и бухгалтерский учёт (полный сервис), расчёт заработной платы; казначейство.
По результатам анализа деятельности ООО «САНСАР» следует вывод о том, что система бухгалтерского учёта общества не имела достаточную степень защиты от возникновения ошибок, была недостаточно эффективной, большинство операций введены вручную (формирование подобных записей увеличивает риск допущенной ошибки и т.п.), достоверность бухгалтерской (финансовой) отчётности, сформированной по данным бухгалтерского учёта операций вручную, поставлена под сомнение.
Выявлен ряд нарушений при ведении бухгалтерского учёта, в частности, несвоевременное принятие к учёту нематериального актива, инвентаризация МПЗ перед составлением бухгалтерской (финансовой) отчётности за 2015 отсутствовала. Поставлена под сомнение достоверность бухгалтерской отчётности за 2015, в частности, данные строки 1210 «Запасы», показатели бухгалтерской отчётности за 2015 г. поставлены под сомнение как недостоверные.
Причиной сомнения в достоверности бухгалтерской (финансовой) отчётности за 2015 является отсутствие уверенности в реальности поступлений материалов и товаров на склад предприятия, а также не проведение инвентаризаций перед составлением годовой бухгалтерской отчётности.!!!!
При этом, согласно Приказу Минфина России от 28.12.2001 г. №119, проведение инвентаризации обязательно, в частности, перед составлением годовой бухгалтерской отчетности (кроме имущества, инвентаризация которого проводилась не ранее 1 октября отчетного года).!!!
Конкурсным управляющим от ООО «Финансовый и бухгалтерский аутсорсинг» получены документы о деятельности ООО «САНСАР», из которых видно, что инвентаризация имущества и обязательств ООО «САНСАР» в 2013, в 2014, в 2015 не проводилась перед составлением годовой бухгалтерской отчётности. Это свидетельствует о том, что ведение бухгалтерского учёта осуществлялось некачественно.
Судом сделан вывод, что вследствие указанных обстоятельств система бухгалтерского учёта не имела достаточную степень защиты от возникновения ошибок, а бухгалтерская (финансовая) отчётность (или её части) ООО «САНСАР» недостоверно отражает финансовое положение и результаты её финансово-хозяйственной деятельности и, таким образом, не может быть признана соответствующей требованиям законодательства РФ в части подготовки бухгалтерской (финансовой) отчётности (или её части).
Резюме:
искажение бухгалтерского учета и отчетности, не проведение ежегодной инвентаризации перед формированием годовой отчетности, может является основанием для привлечения главного бухгалтера, бухгалтера или бухгалтерской аутсорсинговой компании к субсидиарной ответственности.
Первый вопрос, который возникает у предпринимателя сразу же после регистрации компании: как вести учет — самому, взять бухгалтера в штат или воспользоваться бухгалтерским аутсорсингом? Выбор наиболее выгодного и удобного варианта зависит от множества факторов, которые следует учесть на начальном этапе.
Каждый вариант — самостоятельное ведение учета, штатный бухгалтер и бухгалтерский аутсорсинг — имеет как плюсы, так и минусы. Но минусы, как правило, возникают только в одном случае — когда ваши ожидания не совпадают с результатом, который вы хотите получить. Чтобы такой ситуации не возникало, стоит разобраться в особенностях каждого варианта.
Сразу стоит отметить, что маленьким фирмам бухгалтерскую работу можно отдавать на аутсорс. Что касается среднего бизнеса и крупного, то без отдельно выделенного человека им не обойтись. Если у небольшой компании в среднем 300 операций проходит в месяц, то в крупной столько операций проходит в день. Поэтому им нужен человек, который будет держать руку на пульсе и решать проблемы здесь и сейчас.
Сам себе бухгалтер
Обычно такую роль выбирают себе предприниматели со статусом ИП. Они понимают, что обороты у их бизнеса будут небольшие, и хорошо оценивают свои возможности. Например, ИП на УСН 6% без работников заниматься учетом несложно: информация об уплате налога и сдаче отчетности есть на всех специализированных сайтах, в том числе на официальном сайте ФНС.
В целом у небольших предпринимателей есть три возможности, как заниматься бухгалтерией самостоятельности, без помощи отдельного специалиста:
1. Воспользоваться бухгалтерским сервисом
Подобные онлайн-сервисы специально создавались для людей, которые не разбираются в бухгалтерии. Электронные бухгалтеры готовят отчетность, считают налоги и помогают с выставлением счетов и других необходимых документов. Сейчас на рынке их достаточно много. Внимательно изучайте возможности каждого, чтобы сделать правильный выбор.
Поможем справиться с любой бухгалтерской рутиной в несколько кликов
Узнать больше
2. Выбрать бухгалтерское сопровождение от банка
Ведение бухгалтерии сейчас берет на себя множество банков, но при условии, что вы откроете у них счет. Обратите внимание на Эльба.Банк с предложением «Банк + бухгалтерия за 0 рублей в месяц». В зависимости от потребностей бизнеса разработано несколько тарифных планов с различными опциями.
3. Вести расчеты вручную
Олдскульный вариант в виде расчетов в Excel и на калькуляторе подходит тем, кто хорошо разбирается в механизме подсчета налогов, готов отслеживать сроки сдачи отчетности и не боится ошибиться при заполнении декларации. В отличие от ведения бухгалтерии онлайн, которое подразумевает в том числе напоминания о сроках сдачи отчетности и различные подсказки, в этом случае вам придется надеяться только на свою память.
В поисках бухгалтера
Многие предприниматели вообще не хотят работать с цифрами и браться за расчеты. Кроме того, некоторые из них изначально рассчитывают на большие обороты и планируют нанимать много сотрудников. В их случае лучше сразу привлечь к работе бухгалтера, который поддержит это развитие и будет разбираться в тонкостях бизнеса и отслеживать законодательные изменения, связанные с системами налогообложения.
Таким предпринимателям неважно, сколько стоит делегирование бухгалтерской функции, главное для них — самим не заниматься бухгалтерией. Закрыть эту потребность они могут двумя способами:
- нанять бухгалтера в штат или привлечь удаленного бухгалтера;
- воспользоваться аутсорсингом бухгалтерских услуг.
Как нанять бухгалтера
Искать бухгалтера — это примерно то же самое, что выбирать ноутбук. Обычно ориентируешься на несколько внешних параметров, не особо погружаясь в детали. Если не особо разбираешься во внутренних процессах, то выберешь скорее самый дешевый вариант. Но такой подход неверный.
Некоторые домысливают те параметры, которые хотят увидеть в специалисте. Например, предприниматели могут обращать внимание на возраст человека: немолодой — значит опытный или молодой — значит прогрессивный.
Тем не менее есть перечень основных обязанностей бухгалтера, которые могут варьироваться в зависимости от специфики бизнеса.
- ведение бухгалтерского учета в соответствии с российским законодательством;
- оформление всех хозяйственных операций в бухгалтерских документах;
- ведение кассовых операций, контроль за кассовой дисциплиной;
- расчет и начисление заработной платы, пособий, отпускных, командировочных, больничных, удержаний;
- расчет и уплата страховых взносов;
- составление и отправка финансовой отчетности;
- составление и отправка налоговой отчетности, а также отчетности по сотрудникам и страховым взносам, уплаченным в фонды;
- предоставление наиболее полной информации о финансовом состоянии, результатах деятельности и движения денежных средств компании;
- выбор учетной политики предприятия, формы учета, технологии обработки данных, выбор бухгалтерских программ и сервисов;
- иногда — кадровый учет, финансовый анализ и предложение методов более эффективного использования ресурсов, а также взаиморасчеты с контрагентами.
Иногда компании проще привлечь удаленного сотрудника. Но здесь возникает сложность в выборе специалиста, особенно если цены, казалось бы, за одну и ту же услугу заметно разнятся. Когда на рынке несколько бухгалтеров предлагают ведение учета за разную цену, важно в каждом отдельном случае уточнять, что именно входит в услугу.
О чем нужно договориться с удаленным бухгалтером на начальном этапе
Об объеме работы
Важно обговорить, что он будет делать, какие операции осуществлять. Будет ли он в случае возникновения каких-либо проблем общаться с налоговой? Понесет ли ответственность за свою работу? Или вам нужен бухгалтер, который будет помогать только консультациями?
Ошибка предпринимателей № 1
Зачастую предприниматели не обговаривают объем услуг, который собираются спрашивать с бухгалтера. Не все заключают соответствующий договор, чтобы зафиксировать обязанности и ответственность исполнителя и заказчика. Для этого достаточно использовать даже шаблонный договор о бухгалтерских услугах. Даже переписка буде имеет юридическое значение в случае возникновения проблем.
О порядке ведения учета
Поинтересуйтесь у бухгалтера, где будет вестись учет? Будет ли у вас доступ к учетной системе? Передаст ли бухгалтер базу клиенту или оставит себе?
Ошибка предпринимателей № 2
Делегируя ведение бухгалтерского учета, некоторые предприниматели никогда не видят и не знают, как ведутся дела, какая отчетность сдается. Еще реже они задумываются о том, что будет в случае расторжения договора с бухгалтером.
О бухгалтерских ИТ-программах
В каком сервисе будет работать бухгалтер? Сможете ли вы контролировать его работу? Как вы будете передавать первичные документы?
Ошибка предпринимателей № 3
Предприниматель не сразу может сообразить, что для контроля удаленного бухгалтера ему нужно работать с ним в одном бухгалтерском сервисе. Кроме того, он может забыть заранее обговорить удобный формат передачи первичных документов — проще всего делать это через бухгалтерский сервис с электронным документооборотом.
Порядочный бухгалтер всегда на начальном этапе сотрудничества предупредит, что и как правильно делать с точки зрения законодательства. Поэтому важно, чтобы предприниматель доверял своему бухгалтеру и рассказывал ему о своих планах. Например, если вы планируете выдавать заработную плату, то бухгалтер должен объяснить, что сначала необходимо оформить трудовой договор и подготовить соответствующие документы. Он посчитает, столько будет уходить на страховые взносы и в какие сроки нужно их уплачивать. Наконец, он предупредит об ответственности за задержку зарплаты.
Есть такая поговорка: хороший бухгалтер стоит дорого, а плохой еще дороже. Она как раз о том, что ориентироваться только на цену при выборе специалиста не стоит. Возможно, опытный бухгалтер обойдется вам дороже, но зато вам не придется платить штрафы за его ошибки.
Аутсорсинг бухгалтерских услуг
На начальных этапах развития бизнеса часто имеет смысл обратиться в фирму, которая предоставляет бухгалтерские услуги на аутсорсе. Поскольку у малого бизнеса небольшие обороты, бухгалтер может подключаться к работе раз в неделю или даже раз в месяц. Ему не нужно вовлекаться в процесс с утра до вечера каждый день, поэтому вариант с аутсорсингом в этом случае подходит лучше всего.
Однако стоит сразу учесть специфику бухгалтерского аутсорсинга:
- Вы приобретаете не конкретного удаленного бухгалтера, а услугу. Это может быть услуга по составлению платежек, услуга по ведению учета и т.д.
- Аутсорсинговые компании обычно строго ограничивают перечень обязательств, которые выполняют по договору. Дополнительные услуги оплачиваются отдельно.
- Чаще всего работа выстаивается таким образом, что всю информацию предоставляет сам клиент: бухгалтер на аутсорсе не звонит контрагентам и не выпрашивает у них документы, он связывается с директором и просит первичные документы у него. Директор должен представить всю информацию, чтобы у аутсорсинговой компании появилось основание вести учет. Если же директор хочет, чтобы эту работу за него делала аутсорсинговая фирма, то ему скорее всего придется платить дополнительные деньги.
- Аутсорсинговые компании несут ответственность по договору за все свои ошибки, что является несомненным плюсом по сравнению со штатным бухгалтером, с которого довольно сложно взыскать какие-то неустойки. Более того, если сотрудник, совершивший ошибку, внезапно уволится, то со всеми его проблемами придется разбираться предпринимателю — находить другого бухгалтера, вникать в тонкости учета.
- Как правило, аутосорсинговые фирмы прописывают меру ответственности. Более того, многие из них даже страхуют свою ответственность. В любом случае внимательно читайте договор об оказании услуг, который вы заключаете с фирмой, на наличие пунктов об ответственности бухгалтера, о замене бухгалтера, о неразглашении информации.
- Аутсорсеры обеспечивают бесперебойную работу: им не нужен отпуск, больничный и все то, что требуется по закону штатному бухгалтеру.
26 января 2018 года Росфинмониторинг опубликовал информационное сообщение «О необходимости подключения лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность в сфере оказания бухгалтерских услуг, к личному кабинету на официальном сайте Федеральной службы по финансовому мониторингу».
В документе ведомство напоминает о том, что нормы Федерального закона от 07.08.2001 № 115-ФЗ обязывают бухгалтеров информировать компетентные органы о подозрительных сделках своих клиентов. Сведения нужно передавать на сайте Росфинмониторинга после регистрации личного кабинета.
Таким образом, Росфинмониторинг обязывает аутсорсинговые фирмы контролировать всех клиентов, доступ к данным которых они имеют. Если они заподозрят, что их клиент причастен к экстремистской деятельности или терроризму или отмывает доходы, то они должны об этом сообщить в Росфинмониторинг, не уведомляя клиента.
Информационное сообщение наделало много шума. Оказалось, что далеко не все аутсорсинговые компании рады такому нововведению. В большинстве своем они и раньше отказывались работать с фирмами, которые ведут отмывочную деятельность, потому что беспокоятся о своей репутации.
Штатный бухгалтер, в отличие от аутсорсинговой фирмы не обязан регистрироваться на сайте Росфинмониторинга и передавать какую-либо информацию.
Аутсорсинговая компания, как правило, стоит намного меньше, чем трудоустройство бухгалтера в штат. Но штатный бухгалтер, в отличие от аутсорсингой фирмы — это всецело ваш человек, которого можно нагрузить дополнительными функциями.
Большие организации иногда совмещают два формата: штатный бухгалтер + аутсорсинговая бухгалтерия. Им нужен профессионал, который может дать оценку деятельности штатного бухгалтера, с этой целью они покупают на аутсорсе функцию главного бухгалтера. Таким образом, все механические операции (получение документов, внесение этих документов в систему и др.) делает штатный бухгалтер, а сведением информации и проверкой занимается главный бухгалтер на аутсорсе.
Такой подход позволяет компании экономить. Бухгалтер в штате получает хорошую зарплату, а за дополнительную услугу главбуха компания платит порядка 15 000 руб. в месяц. Если бы компания брала на эту должность отдельного человека, то затраты были бы гораздо больше. Передавая на аутсорс только эту важную часть работы, компания в итоге получает не только главбуха, но и юридическую ответственность за его работу.
Татьяна Евдокимова, ведущий эксперт, Контур.Бухгалтерия