Отсутствие или неправильное указание какого либо реквизита в служебном документе делает документ

ДОКУМЕНТ. РЕКВИЗИТЫ ДОКУМЕНТА

Документ определяется
как зафиксированная на материальном носителе идентифицируемая информация,
созданная, полученная и сохраняемая организацией или физическим лицом в
качестве доказательства при подтверждении правовых обязательств или деловой
деятельности.

Носитель
документированной информации — материальный объект,
используемый для закрепления и хранения на нем речевой, звуковой или
изобразительной информации, в том числе в преобразованном виде.

Как
носитель информации, документ выступает в качестве
непременного элемента внутренней организации любого учреждения, предприятия,
фирмы, обеспечивая взаимодействие их частей. Информация является основанием для
принятия управленческих решений, служит доказательством их исполнения и источником
для обобщений, а также материалом для справочно-поисковой работы. В
управленческой деятельности документ выступает и как предмет труда, и как
результат труда, так как принятое решение записывается, закрепляется в
документе.

Внешние
признаки документа — признаки, отражающие форму и
размер документа, носитель информации, способ записи, элементы оформления.

Автор
документа: Физическое или юридическое лицо, сделавшее документ

Юридическая
сила документа — свойство официального документа,
сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа
и установленным порядком оформления.

Реквизиты документа

Сам
документ состоит из ряда составляющих его элементов, которые называются
реквизитами.

Поскольку
 наименование документа (вид), автор, адресат, текст, дата, подпись, резолюция,
гриф согласования, утверждения и т.д. — это реквизиты документов.

Различные документы состоят из
разного набора реквизитов. Число реквизитов, характеризующих документы,
определяется целями создания документа, его назначением, требованиями к
содержанию и форме данного документа, способом документирования.

Многие документы имеют строго
ограниченное число реквизитов. Отсутствие или неправильное указание какого-либо
реквизита в служебном документе делает документ недействительным.

Формуляр
документа

Совокупность
реквизитов, из которых состоит документ, называется формуляром документа.

 Формуляр,
характерный для конкретного вида документа, например приказа, акта, называется
типовым формуляром. Типовой формуляр характеризуется определенным
количеством реквизитов, расположенных в строгой последовательности. Например, в
формуляр заявления входят следующие реквизиты: адресат, автор, указание вида
документа, текст, подпись, дата.

ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ РЕКВИЗИТОВ ДОКУМЕНТА

Реквизит 01. государственный герб Российской Федерации
помещают на бланках документов в соответствии с Федеральным конституционным
законом «О Государственном гербе Российской федерации».

Реквизит 02. Герб субъекта Российской Федерации помещают на
бланках документов в соответствии с правовыми актами субъектов Российской
Федерации.

Реквизит 03. Эмблему организации или товарный знак (знак
обслуживания) помещают на бланках организаций в соответствии с уставом
(положением об организации).

 

Логотипы фирм

                Реквизит 04. Код организации
проставляют по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО).

                Реквизит 05. Основной
государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица проставляют в
соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

                Реквизит 06. Идентификационный
номер налогоплательщика/ код причины постановки на учет (ИНН/КПП) проставляют в
соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

                Реквизит 07. Код фирмы документа
проставляют по Общероссийскому классификатору управленческой документации
(ОКУД).

                 Реквизит 08. Наименование
организации, являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию,
закрепленному в ее учредительных документах.

                Над наименованием организации указывают
сокращенное, а при его отсутствии- полное наименование вышестоящей организации
(при ее наличии).

Сокращенное наименование
организации приводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных
документах организации. Сокращенное наименование (в скобках) помещают ниже
полного или за ним.

Например:

Открытое акционерное общество
«Российские железные дороги»

(ОАО
«РЖД»)

                Реквизит 09. Справочные данные
об организации включают в себя: почтовый адрес; номер телефона и другие
сведения по усмотрению организации (номера факсов, телексов, счета в банке,
адрес электронной почты и др.).

                Реквизит 10. Наименование вида
документа, составленного или изданного организацией, должно быть определенно
уставом (положении об организации) и соответствовать видам документов,
предусмотренных ОКУД (класс 0200000).

                Например:

                ПРИКАЗ, ПРОТОКОЛ, АКТ.

                Реквизит 11. Датой документа является
дата его подписания или утверждения, для протокола- дата заседания (принятия
решения), для акта- дата события. Документы, изданные двумя или более организациями,
должны иметь одну (единую) дату.

                Дату документа оформляют арабскими
цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц
оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год- четырьмя
арабскими цифрами.

                Например:

                Дату 5 июня 2003 года следует оформлять
05.06.2003.

                Допускается словесно- цифровой способ
оформления даты, например 05 июня 2015 г., а также оформление даты в
последовательности: год, месяц, день месяца, например: 2015.06.05.

                Реквизит 12. Регистрационный
номер документа состоит из его порядкового номера, который можно дополнять по
усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о
корреспонденте, исполнителях и др.

                Регистрационный номер, как правило,
состоит из индекса секретариата или структурного подразделения (согласно
установленной в суде индексации) и порядкового номера поступления документа в
пределах календарного года.

           Например:

   С1- 434 05.03.96, где С1 – индекс секретариата председателя суд, 434 –
порядковый номер по поступлении, 05.03.96 – дата регистрации.

            Реквизит 13. Ссылка на
регистрационный номер и дату документа включает в себя регистрационный номер и
дату документа, на который должен быть дать ответ.

           Например:

            На № 3454  от
07.12.2015.

           На № 14-55-284 ин/15 от 26
июня 2015г.

            Реквизит  14. Место составления или
издания документа указывают в том случае, если затруднено его определение по
реквизитам « Наименование организации» и «Справочные данные об организации».
Место составления или издания указывают с учетом принятого административно –
территориального деления, оно включает в себя только общепринятые сокращения.

   Реквизит 15. В качестве адресата могут
выступать организации, их структурные подразделения, должностные или физические
лица. При адресовании документа должностному лицу инициалы  указывают перед
фамилией. Наименование организации и ее структурного подразделения указывают в
именительном падеже.

            Например:

Министр
России

Департамент
информатизации

и
научно-технического обеспечения

Должность лица, которому адресован документ, указывают
в дательном падеже, например:

Генеральному
директору

ОАО
«Северные регионы»

В.А.
Лагунину

 Или

АО
«Электроцентромонтаж»

Главному
бухгалтеру

В.М.
Кочетову

                При адресовании документа физическому
лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес, например:

Образцову
О.П.

Ул.
Адовая, д.5, кв.12

Г.
Липки, Киреевский район,

Тульская
обл., 301234

                Реквизит 16. Документ
утверждается должностным лицом или специально издаваемым документом. При
утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен
состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без ковычек), наименования должности лица,
утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения, например:

                                                                                                                              УТВЕРЖДАЮ

                                                                                                                              Президент
ЗАО «Ростекстиль»

                                                                                                                               Личная
подпись

                                                                                                                               ______________В.А.
Степанов

                                                                                                                               23.12.2015

                При утверждении документа несколькими
должностными лицами их подписи располагают на одном уровне.

                При утверждении документа
постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из
слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), наименования
утверждающего документа в творительном падеже, его даты, номера, например:    

                                                                                                                               УТВЕРЖДЕН

                                                                                                                               решением
общего собрания             акционеров от 05.04.2003 № 14

или

                                                                                                                               УТВЕРЖДЕНО

                                                                                                                               Приказом
ВНИИДАД

                                                                                                                               от
05.04.2015 № 82

                Гриф утверждения документа располагают
в правом верхнем углу документа.

                Реквизит 17

Резолюция, написанная на документе соответствующим
должностным лицом, включает в себя фамилии, инициалы исполнителей, содержание
поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись и дату, например:

Морозовой
Н.В.

Федосеевой
Н.А.

Прошу
подготовить проект

Договора
с Консалтинговой группой

«ТЕРМИКА»
к 05.10.2015

Личная подпись

Дата

Допускается оформление  резолюции на отдельном листе.

                Реквизит 18.

Заголовок  к тексту включает в себя краткое содержание
документа. Заголовок должен быть согласован с наименованием вида документа.

Заголовок может отвечать на вопросы:

О чем (о ком)?, например

Приказ о создании аттестационной комиссии;

Чего (кого)?, например

Должностная инструкция ведущего эксперта

К тесту документов, оформленных на бланках формата А5.
заголовок допускается не указывать

                Реквизит 19

Отметку о контроле за исполнением документа обозначают
буквой «К», словом или штампом «Контроль»

                Реквизит 20.

Текст документа составляют на государственном языке
Российской федерации или государственных языков субъектов Российской федерации
в соответствии с законодательством Российской Федерации и субъектов Российской
Федерации.

                Текст документов оформляют в виде
анкеты, таблицы, связного текста или виде соединения этих структур.

                Реквизит 21. Отметку о наличии
приложения, названного в тексте письма, оформляют следующим образом:

                Приложение: на 5 л. в 2 экз.

                Если письмо имеет приложение, не
названное в тексте, то указывают его наименование, число листов и число
экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют, например:

                Приложение:

1.       
Положение об Управлении
регионального кредитования на 5 л. в 1 экз.

2.       
Правила подготовки и
оформления документов Управления регионального кредитования на 7 л. в 2 экз.

               Реквизит
22. В состав реквизита
«Подпись» входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное,
если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное – на документе,
оформленном на бланке);

При подписании
документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном
уровне, например:

Заместитель
директора                                     Заместитель директора

по
научной работе                                                                 по
научной работе               

Личная
подпись     Ю.Г. Демидов             Личная подпись     К.И. Игнатьев

               В
документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих
документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением, например:

Председатель
комиссии     Личная подпись     В.Д. Банасюкевич

Члены
комиссии             Личная подпись     А.Н. Сокова

                                                         
Личная подпись     А.С. Красавин

                                                         
Личная подпись     О.И. Рысков

               Реквизит
23. Гриф согласования
документа состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, с которым согласован
документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки
подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования, например:

СОГЛАСОВАНО

Письмо
Российской академии

медицинских
наук

от
05.06.2015 № 430162

или

СОГЛАСОВАНО

Протокол
заседания Правления

Российской
государственной

страховой
компании «Росгосстрах»

от
05.06.2015 № 10 

               Замечания
излагают на отдельном листе, подписывают и прилагают к документу.

               Реквизит
25. Оттиск печати заверяет
подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц,
фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах,
предусматривающих заверение подлинной подписи.

Документы
заверяют печатью организации.

               Реквизит
26. При заверении соответствия
копии документа подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляют заверительную
надпись: «Верно»; должность лица, заверившего копию; личную подпись;
расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения, например:

Верно

Инспектор
службы кадров         Личная подпись       Т.С. Левченко

Дата

               Реквизит 27

                Отметка об исполнителе включает в себя
инициалы и фамилию исполнителя документа и номер его телефона. Отметку об
исполнителе располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа
документа в левом нижнем углу, например

В.А. Жуков

924 45 67

               Применение
современных средств связи повышает
качество информационного и документационного обеспечения управления, и поэтому
во многих случаях целесообразно указывать номер факсимильного аппарата и адрес
электронной почты, например:

П.
П. Петров

123-45-67

факс 123-45-68

e-mail: primer-123@mail.ru

               Реквизит 28. Отметка об исполнении документа и направлении его в
дело включает в себя следующие данные: ссылку на дату и номер документа,
свидетельствующего о его исполнении, или – при отсутствии такого документа –
краткие сведения об исполнении; слова «В дело»; номер дела, в котором  будет
храниться документ.

               Отметка
об исполнении документа и направлении его в дело подписывается и датируется
исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором
исполнен документ, например:

От 23.09.2015
№ 432.

В
дело № 24

подпись
И.П. Петров 

01 октября 2015
г.

или

Дан
ответ от 02.08.2015 № 543.

В
дело № 112-03

подпись
С.С. Сергеев

03.08.2015

               Реквизит
29. Отметка о поступлении
документа в организацию содержит очередной порядковый номер и дату поступления
документа (при необходимости – часы и минуты).

               Допускается отметку о поступлении документа в
организацию проставлять в виде штампа.

Реквизит
30. Идентификатором
электронной копии документа является отметка (колонтитул), проставляемая в
левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на
машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в
организации, например:

Prikaz2589_08122015.doc

или

С:Мои
документыПисьмаВ УМО от 12 июля 2014 года № 12-47. rtf

или

APM-техотдел D: АКТniokr79_2000.txt.

Реквизиты документа.

Сам документ состоит из ряда составляющих его элементов, которые называются реквизитами. Поскольку появляется профессиональный термин реквизит, раскроем его содержание.

В ГОСТ 351141-98 на термины и определения реквизитом документа называется «обязательный элемент оформления официального документа».

Наименование документа (вид), автор, адресат, текст, дата, подпись, резолюция, гриф согласования, утверждения и т.д. — это реквизиты документов.

Различные документы состоят из разного набора реквизитов. Число реквизитов, характеризующих документы, определяется целями создания документа, его назначением, требованиями к содержанию и форме данного документа, способом документирования.

Многие документы имеют строго ограниченное число реквизитов. Отсутствие или неправильное указание какого-либо реквизита в служебном документе делает документ недействительным.

5.1 Герб (Государственный герб Российской Федерации, герб субъекта Российской Федерации, герб (геральдический знак) муниципального образования) воспроизводится на бланках документов в соответствии с Федеральным конституционным законом от 25 декабря 2000 г. N 2-ФКЗ «О Государственном гербе Российской Федерации», законодательными и иными нормативными правовыми актами субъектов Российской Федерации и нормативными актами органов местного самоуправления.

Изображение герба (Государственного герба Российской Федерации, герба субъекта Российской Федерации, герба (геральдического знака) муниципального образования) помещается посередине верхнего поля бланка документа над реквизитами организации — автора документа на расстоянии 10 мм от верхнего края листа.

5.2 Эмблема организации, разработанная и утвержденная в установленном порядке, размещается в соответствии с нормативными правовыми актами на бланках: документов федеральных органов государственной власти (за исключением случаев, предусматривающих использование изображения Государственного герба Российской Федерации), территориальных органов федеральных органов государственной власти, государственных и негосударственных организаций. Изображение эмблемы помещается посередине верхнего поля бланка документа над реквизитами организации — автора документа, на расстоянии 10 мм от верхнего края листа.

5.3 Товарный знак (знак обслуживания), зарегистрированный в установленном законодательством порядке, воспроизводится на бланках организаций в соответствии с уставом (положением об организации). Изображение товарного знака (знака обслуживания) помещается посередине верхнего поля бланка документа над реквизитами организации — автора документа или слева на уровне наименования организации — автора документа (допускается захватывать часть левого поля).

Наряду с товарным знаком (знаком обслуживания) на бланках документов может указываться коммерческое обозначение юридического лица.

5.4 Код формы документа проставляется на унифицированных формах документов в соответствии с Общероссийским классификатором управленческой документации (ОКУД) или локальным классификатором, располагается в правом верхнем углу рабочего поля документа, состоит из слов «Форма по» (наименование классификатора) и цифрового кода.

Пример

5.5 Наименование организации — автора документа на бланке документа должно соответствовать наименованию юридического лица, закрепленному в его учредительных документах (уставе или положении). Под наименованием организации в скобках указывается сокращенное наименование организации, если оно предусмотрено уставом (положением).

Над наименованием организации — автора документа указывается полное или сокращенное наименование вышестоящей организации (при ее наличии).

5.6 Наименование структурного подразделения — автора документа (в том числе филиала, отделения, представительства, коллегиального, совещательного или иного органа) используется в бланках писем и бланках конкретных видов документов соответствующих подразделений (органов) в соответствии с локальными нормативными актами и указывается под наименованием организации.

5.7 Наименование должности лица — автора документа используется в бланках должностных лиц и располагается под наименованием организации или наименованием территории (края, области, автономной области и др.), если документ издает руководитель органа власти субъекта Российской Федерации, муниципального образования. Наименование должности лица — автора документа указывается в соответствии с наименованием, приведенным в распорядительном документе о назначении на должность.

5.8 Справочные данные об организации указываются в бланках писем и включают: почтовый адрес организации (дополнительно может указываться адрес места нахождения юридического лица, если он не совпадает с почтовым адресом); номер телефона, факса, адрес электронной почты, сетевой адрес.

В состав справочных данных, за исключением бланков документов органов государственной власти, органов местного самоуправления, включаются: код организации по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО), основной государственный регистрационный номер организации (ОГРН) и идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на налоговый учет (ИНН/КПП).

5.9 Наименование вида документа указывается на всех документах, за исключением деловых (служебных) писем, располагается под реквизитами автора документа (наименованием организации, наименованием структурного подразделения, наименованием должности) (см. рис. В.6).

5.10 Дата документа соответствует дате подписания (утверждения) документа или дате события, зафиксированного в документе. Документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату.

Дата документа записывается в последовательности — день месяца, месяц, год — одним из двух способов:

арабскими цифрами, разделенными точкой: 05.06.2016;

словесно-цифровым способом, например: 5 июня 2016 г.

5.11 Регистрационный номер документа — цифровой или буквенно-цифровой идентификатор документа, состоящий из порядкового номера документа, который, по усмотрению организации, может дополняться цифровыми или буквенными кодами (индексами) в соответствии с используемыми классификаторами (индексом дела по номенклатуре дел, кодом корреспондента, кодом должностного лица и др.).

На документе, составленном совместно двумя и более организациями, проставляются регистрационные номера документа, присвоенные каждой из организаций. Регистрационные номера отделяются друг от друга косой чертой и проставляются в порядке указания авторов в заголовочной части или преамбуле документа.

5.12 Ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа включает регистрационный номер и дату входящего инициативного документа, на который дается ответ.

5.13 Место составления (издания) документа указывается во всех документах, кроме деловых (служебных) писем, а также докладных, служебных записок и других внутренних информационно-справочных документов.

Место составления (издания) документа не указывается в том случае, если в наименовании организации присутствует указание на место ее нахождения. Место составления (издания) документа указывается в соответствии с принятым административно-территориальным делением.

5.14 Гриф ограничения доступа к документу проставляется в правом верхнем углу первого листа документа (проекта документа, сопроводительного письма к документу) на границе верхнего поля при наличии в документе информации, доступ к которой ограничен в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Виды используемых в организации грифов ограничения доступа должны соответствовать законодательным и иным нормативным правовым актам Российской Федерации и должны быть закреплены в локальных нормативных актах. В состав грифа ограничения доступа к документу входит ограничительная надпись («Для служебного пользования», «Конфиденциально», «Коммерческая тайна» или др.), которая может дополняться номером экземпляра документа и другими сведениями в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Пример

5.15 Адресат используется при оформлении деловых (служебных) писем, внутренних информационно-справочных документов (докладных, служебных записок и др.).

Адресатом документа может быть организация, структурное подразделение организации, должностное или физическое лицо.

Реквизит «адресат» проставляется в верхней правой части документа (на бланке с угловым расположением реквизитов) или справа под реквизитами бланка (при продольном расположении реквизитов бланка). Строки реквизита «адресат» выравниваются по левому краю или центруются относительно самой длинной строки.

При адресовании документа руководителю (заместителю руководителя) организации указывается в дательном падеже наименование должности руководителя (заместителя руководителя), включающее наименование организации, фамилию, инициалы должностного лица.

Пример

При адресовании письма в организацию указывается ее полное или сокращенное наименование в именительном падеже.

Пример

При адресовании документа в структурное подразделение организации в реквизите «адресат» указывается в именительном падеже наименование организации, ниже — наименование структурного подразделения.

Пример

При адресовании письма руководителю структурного подразделения указывается в именительном падеже наименование организации, ниже — в дательном падеже наименование должности руководителя, включающее наименование структурного подразделения, фамилию, инициалы.

Пример

Перед фамилией должностного лица допускается употреблять сокращение «г-ну» (господину), если адресат мужчина, или «г-же» (госпоже), если адресат женщина.

Пример

При рассылке документа группе организаций одного типа или в структурные подразделения одной организации адресат указывается обобщенно.

Пример

При рассылке документа не всем организациям или структурным подразделениям под реквизитом «Адресат» в скобках указывается: «(по списку)».

Пример

В одном документе не должно быть более четырех адресатов. Слово «Копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывается. При большем количестве адресатов составляется список (лист, указатель) рассылки документа, на каждом документе указывается один адресат или адресат оформляется обобщенно.

В состав реквизита «Адресат» может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указываются в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными приказом Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации от 31 июля 2014 г. N 234.

Пример

Почтовый адрес может не указываться в документах, направляемых в высшие органы власти, вышестоящие организации, подведомственные организации и постоянным корреспондентам (за исключением направления писем указанным адресатам в конвертах с прозрачными окнами).

При адресовании документа физическому лицу указываются: фамилия, инициалы, почтовый адрес.

Пример

При отправке письма по электронной почте или по факсимильной связи (без досылки по почте) почтовый адрес не указывается. При необходимости может быть указан электронный адрес (номер телефона/факса).

Пример

5.16 Гриф утверждения проставляется на документе в случае его утверждения должностным лицом, распорядительным документом (постановлением, решением, приказом, распоряжением) или решением коллегиального органа.

Гриф утверждения размещается в правом верхнем углу первого листа документа. Строки реквизита выравниваются по левому краю или центруются относительно самой длинной строки.

При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДАЮ, наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения.

Пример

При утверждении документа распорядительным документом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), согласованного с наименованием вида утверждаемого документа, наименования распорядительного документа в творительном падеже, его даты, номера.

Пример

При утверждении документа коллегиальным органом, решения которого фиксируются в протоколе, в грифе утверждения указываются наименование органа, решением которого утвержден документ, дата и номер протокола (в скобках).

Пример

5.17 Заголовок к тексту — краткое содержание документа. Заголовок к тексту формулируется с предлогом «О» («Об») и отвечает на вопрос «о чем?»):

приказ (о чем?) о создании аттестационной комиссии;

приказ (о чем?) об утверждении штатного расписания;

письмо (о чем?) о предоставлении информации.

Заголовок к тексту оформляется под реквизитами бланка слева, от границы левого поля. В указах, постановлениях, решениях, приказах, издаваемых органами власти, заголовок к тексту может оформляться над текстом посередине рабочего поля документа и центруется относительно самой длинной строки.

Заголовок к тексту может не составляться, если текст документа не превышает 4 — 5 строк.

5.18. Текст документа составляется на русском языке как государственном языке Российской Федерации. В органах государственной власти, органах местного самоуправления, государственных учреждениях республик наряду с государственным языком Российской Федерации могут употребляться государственные языки республик. В деятельности государственных органов, организаций, предприятий и учреждений Российской Федерации используются государственный язык Российской Федерации, государственные языки республик и иные языки народов Российской Федерации.

(в ред. Изменения N 1, утв. Приказом Росстандарта от 14.05.2018 N 244-ст)

(см. текст в предыдущей редакции)

В тексте документа, подготовленном на основании законодательных или иных нормативных правовых актов, ранее изданных распорядительных документов, указываются их реквизиты:

— наименование вида документа, наименование организации — автора документа, дата документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту;

— наименование организации или должностного лица, утвердившего документ, дата утверждения документа.

Текст документа может содержать разделы, подразделы, пункты, подпункты, нумеруемые арабскими цифрами. Уровней рубрикации текста не должно быть более четырех.

В приказах текст излагается от первого лица единственного числа («приказываю»).

В документах коллегиальных и совещательных органов текст излагается от третьего лица единственного числа («коллегия… постановляет», «собрание… решило»).

Текст протокола излагается от третьего лица множественного числа («слушали», «выступили», «постановили», «решили»).

В документах, устанавливающих права и обязанности организаций, их структурных подразделений (положение, инструкция), а также содержащих описание ситуаций, анализ фактов или выводы (акт, справка), используется форма изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа («отдел осуществляет функции…», «в состав управления входят…», «комиссия провела проверку…»).

В совместных документах текст излагается от первого лица множественного числа («приказываем», «решили»).

В деловых (служебных) письмах используются формы изложения:

— от первого лица множественного числа («просим направить…», «представляем на рассмотрение…»);

— от третьего лица единственного числа («министерство не возражает…», «общество считает возможным…»);

— от первого лица единственного числа («считаю необходимым…», «предлагаю рассмотреть…»), если письмо оформлено на должностном бланке.

В текстах документов употребляются только общепринятые аббревиатуры и графические сокращения.

При употреблении в тексте фамилий лиц инициалы указываются после фамилии.

В деловых (служебных) письмах могут использоваться:

— вступительное обращение:

Уважаемый господин Председатель!

Уважаемый господин Губернатор!

Уважаемый господин Прохоров!

Уважаемая госпожа Захарова!

Уважаемый Николай Петрович!

Уважаемая Ольга Николаевна!

Уважаемые господа!

В обращении по должности наименование должности пишется с прописной буквы, в обращении по фамилии инициалы лица не указываются.

— заключительная этикетная фраза:

С уважением, …

(Измененная редакция, Изм. N 1).

5.19 Отметка о приложении содержит сведения о документе (документах), прилагаемом к основному документу (в сопроводительных письмах, претензиях, актах, справках и других информационно-справочных документах) или о том, что документ является приложением к основному документу (в документах — приложениях к распорядительным документам, положениям, правилам, инструкциям, договорам, планам, отчетам и др. документам).

В сопроводительных письмах и других информационно-справочных документах отметка о приложении оформляется под текстом от границы левого поля следующим образом:

— если приложение названо в тексте:

— если приложение не названо в тексте или если приложений несколько, указывают названия документов-приложений, количество листов и экземпляров каждого приложения:

— если приложение (приложения) сброшюровано:

— если документ, являющийся приложением, имеет приложения с самостоятельной нумерацией страниц:

— если приложением является обособленный электронный носитель (компакт-диск, usb-флеш-накопитель и др.):

При этом на вкладыше (конверте), в который помещается носитель, указываются наименования документов, записанных на носитель, имена файлов.

В распорядительных документах (постановлениях, решениях, приказах, распоряжениях), договорах, положениях, правилах, инструкциях и других документах отметка о приложении оформляется следующим образом:

— в тексте документа при первом упоминании документа-приложения в скобках указывается: … (приложение) или … (приложение 1); перед номером приложения допускается ставить знак номера: … (приложение N 2);

— на первом листе документа-приложения в правом верхнем углу указывается:

Пример

Строки реквизита выравниваются по левому краю или центруются относительно самой длинной строки.

Если приложением к распорядительному документу является нормативный правовой акт или иной документ, утверждаемый данным распорядительным документом, на первом листе приложения проставляется отметка о приложении (без ссылки на распорядительный документ) и гриф утверждения, в котором указываются данные распорядительного документа, которым утвержден документ-приложение.

Пример

5.20 Гриф согласования документа проставляется на документах, согласованных органами власти, организациями, должностными лицами. Гриф согласования в зависимости от вида документа и особенностей его оформления может проставляться:

— на первом листе документа (если документ имеет титульный лист — на титульном листе) в левом верхнем углу на уровне грифа утверждения или под наименованием документа ближе к нижнему полю);

— на последнем листе документа под текстом;

— на листе согласования, являющемся неотъемлемой частью документа.

Гриф согласования состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, которым согласован документ (включая наименование организации), его собственноручной подписи, инициалов, фамилии, даты согласования.

Пример

Если согласование осуществляется коллегиальным органом, в грифе согласования указывают сведения об органе, согласовавшем документ, дате и номере протокола, в котором зафиксировано решение о согласовании. Если согласование осуществляется письмом, указывают: вид документа, организацию — автора документа, дату и номер письма.

Пример 1

Пример 2

5.21 Виза свидетельствует о согласии или несогласии должностного лица (работника) с содержанием проекта документа. Визой оформляется внутреннее согласование документа. Виза включает должность лица, визирующего документ, подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату визирования.

Пример

При наличии замечаний к документу визу оформляют следующим образом:

Пример

В организациях, применяющих системы электронного документооборота, согласование может проводиться в электронной форме согласно ГОСТ Р ИСО 15489-1.

В документах, подлинники которых хранятся в организации, визы проставляют на последнем листе документа под подписью, на обороте последнего листа подлинника документа или на листе согласования (визирования), прилагаемом к документу.

В исходящих документах визы проставляются на экземплярах документов, помещаемых в дело.

По усмотрению организации может применяться полистное визирование документа и его приложений.

5.22 Подпись включает: наименование должности лица, подписывающего документ, его собственноручную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилия).

Пример

Если документ оформлен не на бланке, в наименование должности включается наименование организации. Допускается центровать наименование должности лица, подписавшего документ, относительно самой длинной строки.

Пример

При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывается.

Пример

При подписании документа несколькими должностными лицами, занимающими разное положение, их подписи располагаются одна под другой в последовательности, соответствующей иерархии занимаемых должностей.

Пример

При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагаются на одном уровне.

Пример

В документах, составленных комиссией, в подписи указывается статус лица в составе комиссии.

Пример

При подписании документа лицом, исполняющим обязанности руководителя, подпись оформляется с указанием статуса должностного лица в соответствии с приказом (распоряжением).

Пример

или

При подписании документа лицом, имеющим право подписи в случае временного отсутствия руководителя, исправления в наименование должности и расшифровку фамилии уже подготовленного и согласованного проекта документа вносятся от руки или с использованием соответствующих штампов. Не допускается ставить косую черту, надпись «за» перед наименованием должности лица в подписи, если документ подписывает иное должностное лицо.

5.23 Отметка об электронной подписи используется при визуализации электронного документа, подписанного электронной подписью, с соблюдением следующих требований:

а) место размещения отметки об электронной подписи должно соответствовать месту размещения собственноручной подписи в аналогичном документе на бумажном носителе;

б) элементы отметки об электронной подписи должны быть видимыми и читаемыми при отображении документа в натуральном размере;

в) элементы отметки об электронной подписи не должны перекрываться или накладываться друг на друга;

г) элементы отметки об электронной подписи не должны перекрывать элементы текста документа и другие отметки об электронной подписи (при наличии).

Отметка об электронной подписи в соответствии с законодательством Российской Федерации включает фразу «Документ подписан электронной подписью», номер сертификата ключа электронной подписи, фамилию, имя, отчество владельца сертификата, срок действия сертификата ключа электронной подписи. Отметка об электронной подписи может включать изображение герба, эмблемы органа власти (организации), товарного знака (знака обслуживания) организации в соответствии с действующим законодательством.

Пример

5.24 Печать заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подписи печатью в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Документы заверяют печатью организации. Печать проставляется, не захватывая собственноручной подписи лица, подписавшего документ, или в месте, обозначенном «МП» («Место печати»).

5.25 Отметка об исполнителе включает фамилию, имя и отчество исполнителя, номер его телефона. Отметка об исполнителе может дополняться наименованием должности, структурного подразделения и электронным адресом исполнителя.

Отметка об исполнителе оформляется на лицевой стороне последнего листа документа от границы левого поля или, при отсутствии места, на оборотной стороне внизу слева.

Пример

Отметка об исполнителе может оформляться как нижний колонтитул и печататься шрифтом меньшего размера.

5.26 Отметка о заверении копии оформляется для подтверждения соответствия копии документа (выписки из документа) подлиннику документа. Отметка о заверении копии проставляется под реквизитом «подпись» и включает: слово «Верно»; наименование должности лица, заверившего копию; его собственноручную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения копии (выписки из документа).

Пример

Если копия выдается для представления в другую организацию, отметка о заверении копии дополняется надписью о месте хранения документа, с которого была изготовлена копия («Подлинник документа находится в (наименование организации) в деле N … за … год») и заверяется печатью организации.

Для проставления отметки о заверении копии может использоваться штамп.

5.27 Отметка о поступлении документа служит для подтверждения факта поступления документа в организацию и включает дату поступления и входящий регистрационный номер документа. При необходимости отметка о поступлении может дополняться указанием времени поступления в часах и минутах и способа доставки документа.

Отметка о поступлении документа может проставляться с помощью штампа.

5.28 Резолюция содержит указание по исполнению документа. Резолюция оформляется на свободном месте рабочего поля документа, на бланке резолюции или вносится непосредственно в систему электронного документооборота.

Резолюция включает: фамилию, инициалы исполнителя (исполнителей), поручение по документу, при необходимости — срок исполнения, подпись лица, вынесшего резолюцию, дату резолюции.

Пример

5.29 Отметка о контроле свидетельствует о постановке документа на контроль, проставляется штампом «Контроль» на верхнем поле документа.

5.30 Отметка о направлении документа в дело определяет место хранения документа после завершения работы с ним и включает: слова «В дело», индекс дела по номенклатуре дел, в которое помещается документ на хранение, с указанием года, должности лица, оформившего отметку, подписи, даты.

Пример

Отметка о направлении документа в дело может дополняться краткими сведениями о характере исполнения документа.