Основные реквизиты документов формуляр документа бланки

5.1 Герб (Государственный герб Российской Федерации, герб субъекта Российской Федерации, герб (геральдический знак) муниципального образования) воспроизводится на бланках документов в соответствии с Федеральным конституционным законом от 25 декабря 2000 г. N 2-ФКЗ «О Государственном гербе Российской Федерации», законодательными и иными нормативными правовыми актами субъектов Российской Федерации и нормативными актами органов местного самоуправления.

Изображение герба (Государственного герба Российской Федерации, герба субъекта Российской Федерации, герба (геральдического знака) муниципального образования) помещается посередине верхнего поля бланка документа над реквизитами организации — автора документа на расстоянии 10 мм от верхнего края листа.

5.2 Эмблема организации, разработанная и утвержденная в установленном порядке, размещается в соответствии с нормативными правовыми актами на бланках: документов федеральных органов государственной власти (за исключением случаев, предусматривающих использование изображения Государственного герба Российской Федерации), территориальных органов федеральных органов государственной власти, государственных и негосударственных организаций. Изображение эмблемы помещается посередине верхнего поля бланка документа над реквизитами организации — автора документа, на расстоянии 10 мм от верхнего края листа.

5.3 Товарный знак (знак обслуживания), зарегистрированный в установленном законодательством порядке, воспроизводится на бланках организаций в соответствии с уставом (положением об организации). Изображение товарного знака (знака обслуживания) помещается посередине верхнего поля бланка документа над реквизитами организации — автора документа или слева на уровне наименования организации — автора документа (допускается захватывать часть левого поля).

Наряду с товарным знаком (знаком обслуживания) на бланках документов может указываться коммерческое обозначение юридического лица.

5.4 Код формы документа проставляется на унифицированных формах документов в соответствии с Общероссийским классификатором управленческой документации (ОКУД) или локальным классификатором, располагается в правом верхнем углу рабочего поля документа, состоит из слов «Форма по» (наименование классификатора) и цифрового кода.

Пример

5.5 Наименование организации — автора документа на бланке документа должно соответствовать наименованию юридического лица, закрепленному в его учредительных документах (уставе или положении). Под наименованием организации в скобках указывается сокращенное наименование организации, если оно предусмотрено уставом (положением).

Над наименованием организации — автора документа указывается полное или сокращенное наименование вышестоящей организации (при ее наличии).

5.6 Наименование структурного подразделения — автора документа (в том числе филиала, отделения, представительства, коллегиального, совещательного или иного органа) используется в бланках писем и бланках конкретных видов документов соответствующих подразделений (органов) в соответствии с локальными нормативными актами и указывается под наименованием организации.

5.7 Наименование должности лица — автора документа используется в бланках должностных лиц и располагается под наименованием организации или наименованием территории (края, области, автономной области и др.), если документ издает руководитель органа власти субъекта Российской Федерации, муниципального образования. Наименование должности лица — автора документа указывается в соответствии с наименованием, приведенным в распорядительном документе о назначении на должность.

5.8 Справочные данные об организации указываются в бланках писем и включают: почтовый адрес организации (дополнительно может указываться адрес места нахождения юридического лица, если он не совпадает с почтовым адресом); номер телефона, факса, адрес электронной почты, сетевой адрес.

В состав справочных данных, за исключением бланков документов органов государственной власти, органов местного самоуправления, включаются: код организации по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО), основной государственный регистрационный номер организации (ОГРН) и идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на налоговый учет (ИНН/КПП).

5.9 Наименование вида документа указывается на всех документах, за исключением деловых (служебных) писем, располагается под реквизитами автора документа (наименованием организации, наименованием структурного подразделения, наименованием должности) (см. рис. В.6).

5.10 Дата документа соответствует дате подписания (утверждения) документа или дате события, зафиксированного в документе. Документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату.

Дата документа записывается в последовательности — день месяца, месяц, год — одним из двух способов:

арабскими цифрами, разделенными точкой: 05.06.2016;

словесно-цифровым способом, например: 5 июня 2016 г.

5.11 Регистрационный номер документа — цифровой или буквенно-цифровой идентификатор документа, состоящий из порядкового номера документа, который, по усмотрению организации, может дополняться цифровыми или буквенными кодами (индексами) в соответствии с используемыми классификаторами (индексом дела по номенклатуре дел, кодом корреспондента, кодом должностного лица и др.).

На документе, составленном совместно двумя и более организациями, проставляются регистрационные номера документа, присвоенные каждой из организаций. Регистрационные номера отделяются друг от друга косой чертой и проставляются в порядке указания авторов в заголовочной части или преамбуле документа.

5.12 Ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа включает регистрационный номер и дату входящего инициативного документа, на который дается ответ.

5.13 Место составления (издания) документа указывается во всех документах, кроме деловых (служебных) писем, а также докладных, служебных записок и других внутренних информационно-справочных документов.

Место составления (издания) документа не указывается в том случае, если в наименовании организации присутствует указание на место ее нахождения. Место составления (издания) документа указывается в соответствии с принятым административно-территориальным делением.

5.14 Гриф ограничения доступа к документу проставляется в правом верхнем углу первого листа документа (проекта документа, сопроводительного письма к документу) на границе верхнего поля при наличии в документе информации, доступ к которой ограничен в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Виды используемых в организации грифов ограничения доступа должны соответствовать законодательным и иным нормативным правовым актам Российской Федерации и должны быть закреплены в локальных нормативных актах. В состав грифа ограничения доступа к документу входит ограничительная надпись («Для служебного пользования», «Конфиденциально», «Коммерческая тайна» или др.), которая может дополняться номером экземпляра документа и другими сведениями в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Пример

5.15 Адресат используется при оформлении деловых (служебных) писем, внутренних информационно-справочных документов (докладных, служебных записок и др.).

Адресатом документа может быть организация, структурное подразделение организации, должностное или физическое лицо.

Реквизит «адресат» проставляется в верхней правой части документа (на бланке с угловым расположением реквизитов) или справа под реквизитами бланка (при продольном расположении реквизитов бланка). Строки реквизита «адресат» выравниваются по левому краю или центруются относительно самой длинной строки.

При адресовании документа руководителю (заместителю руководителя) организации указывается в дательном падеже наименование должности руководителя (заместителя руководителя), включающее наименование организации, фамилию, инициалы должностного лица.

Пример

При адресовании письма в организацию указывается ее полное или сокращенное наименование в именительном падеже.

Пример

При адресовании документа в структурное подразделение организации в реквизите «адресат» указывается в именительном падеже наименование организации, ниже — наименование структурного подразделения.

Пример

При адресовании письма руководителю структурного подразделения указывается в именительном падеже наименование организации, ниже — в дательном падеже наименование должности руководителя, включающее наименование структурного подразделения, фамилию, инициалы.

Пример

Перед фамилией должностного лица допускается употреблять сокращение «г-ну» (господину), если адресат мужчина, или «г-же» (госпоже), если адресат женщина.

Пример

При рассылке документа группе организаций одного типа или в структурные подразделения одной организации адресат указывается обобщенно.

Пример

При рассылке документа не всем организациям или структурным подразделениям под реквизитом «Адресат» в скобках указывается: «(по списку)».

Пример

В одном документе не должно быть более четырех адресатов. Слово «Копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывается. При большем количестве адресатов составляется список (лист, указатель) рассылки документа, на каждом документе указывается один адресат или адресат оформляется обобщенно.

В состав реквизита «Адресат» может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указываются в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными приказом Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации от 31 июля 2014 г. N 234.

Пример

Почтовый адрес может не указываться в документах, направляемых в высшие органы власти, вышестоящие организации, подведомственные организации и постоянным корреспондентам (за исключением направления писем указанным адресатам в конвертах с прозрачными окнами).

При адресовании документа физическому лицу указываются: фамилия, инициалы, почтовый адрес.

Пример

При отправке письма по электронной почте или по факсимильной связи (без досылки по почте) почтовый адрес не указывается. При необходимости может быть указан электронный адрес (номер телефона/факса).

Пример

5.16 Гриф утверждения проставляется на документе в случае его утверждения должностным лицом, распорядительным документом (постановлением, решением, приказом, распоряжением) или решением коллегиального органа.

Гриф утверждения размещается в правом верхнем углу первого листа документа. Строки реквизита выравниваются по левому краю или центруются относительно самой длинной строки.

При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДАЮ, наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения.

Пример

При утверждении документа распорядительным документом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), согласованного с наименованием вида утверждаемого документа, наименования распорядительного документа в творительном падеже, его даты, номера.

Пример

При утверждении документа коллегиальным органом, решения которого фиксируются в протоколе, в грифе утверждения указываются наименование органа, решением которого утвержден документ, дата и номер протокола (в скобках).

Пример

5.17 Заголовок к тексту — краткое содержание документа. Заголовок к тексту формулируется с предлогом «О» («Об») и отвечает на вопрос «о чем?»):

приказ (о чем?) о создании аттестационной комиссии;

приказ (о чем?) об утверждении штатного расписания;

письмо (о чем?) о предоставлении информации.

Заголовок к тексту оформляется под реквизитами бланка слева, от границы левого поля. В указах, постановлениях, решениях, приказах, издаваемых органами власти, заголовок к тексту может оформляться над текстом посередине рабочего поля документа и центруется относительно самой длинной строки.

Заголовок к тексту может не составляться, если текст документа не превышает 4 — 5 строк.

5.18. Текст документа составляется на русском языке как государственном языке Российской Федерации. В органах государственной власти, органах местного самоуправления, государственных учреждениях республик наряду с государственным языком Российской Федерации могут употребляться государственные языки республик. В деятельности государственных органов, организаций, предприятий и учреждений Российской Федерации используются государственный язык Российской Федерации, государственные языки республик и иные языки народов Российской Федерации.

(в ред. Изменения N 1, утв. Приказом Росстандарта от 14.05.2018 N 244-ст)

(см. текст в предыдущей редакции)

В тексте документа, подготовленном на основании законодательных или иных нормативных правовых актов, ранее изданных распорядительных документов, указываются их реквизиты:

— наименование вида документа, наименование организации — автора документа, дата документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту;

— наименование организации или должностного лица, утвердившего документ, дата утверждения документа.

Текст документа может содержать разделы, подразделы, пункты, подпункты, нумеруемые арабскими цифрами. Уровней рубрикации текста не должно быть более четырех.

В приказах текст излагается от первого лица единственного числа («приказываю»).

В документах коллегиальных и совещательных органов текст излагается от третьего лица единственного числа («коллегия… постановляет», «собрание… решило»).

Текст протокола излагается от третьего лица множественного числа («слушали», «выступили», «постановили», «решили»).

В документах, устанавливающих права и обязанности организаций, их структурных подразделений (положение, инструкция), а также содержащих описание ситуаций, анализ фактов или выводы (акт, справка), используется форма изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа («отдел осуществляет функции…», «в состав управления входят…», «комиссия провела проверку…»).

В совместных документах текст излагается от первого лица множественного числа («приказываем», «решили»).

В деловых (служебных) письмах используются формы изложения:

— от первого лица множественного числа («просим направить…», «представляем на рассмотрение…»);

— от третьего лица единственного числа («министерство не возражает…», «общество считает возможным…»);

— от первого лица единственного числа («считаю необходимым…», «предлагаю рассмотреть…»), если письмо оформлено на должностном бланке.

В текстах документов употребляются только общепринятые аббревиатуры и графические сокращения.

При употреблении в тексте фамилий лиц инициалы указываются после фамилии.

В деловых (служебных) письмах могут использоваться:

— вступительное обращение:

Уважаемый господин Председатель!

Уважаемый господин Губернатор!

Уважаемый господин Прохоров!

Уважаемая госпожа Захарова!

Уважаемый Николай Петрович!

Уважаемая Ольга Николаевна!

Уважаемые господа!

В обращении по должности наименование должности пишется с прописной буквы, в обращении по фамилии инициалы лица не указываются.

— заключительная этикетная фраза:

С уважением, …

(Измененная редакция, Изм. N 1).

5.19 Отметка о приложении содержит сведения о документе (документах), прилагаемом к основному документу (в сопроводительных письмах, претензиях, актах, справках и других информационно-справочных документах) или о том, что документ является приложением к основному документу (в документах — приложениях к распорядительным документам, положениям, правилам, инструкциям, договорам, планам, отчетам и др. документам).

В сопроводительных письмах и других информационно-справочных документах отметка о приложении оформляется под текстом от границы левого поля следующим образом:

— если приложение названо в тексте:

— если приложение не названо в тексте или если приложений несколько, указывают названия документов-приложений, количество листов и экземпляров каждого приложения:

— если приложение (приложения) сброшюровано:

— если документ, являющийся приложением, имеет приложения с самостоятельной нумерацией страниц:

— если приложением является обособленный электронный носитель (компакт-диск, usb-флеш-накопитель и др.):

При этом на вкладыше (конверте), в который помещается носитель, указываются наименования документов, записанных на носитель, имена файлов.

В распорядительных документах (постановлениях, решениях, приказах, распоряжениях), договорах, положениях, правилах, инструкциях и других документах отметка о приложении оформляется следующим образом:

— в тексте документа при первом упоминании документа-приложения в скобках указывается: … (приложение) или … (приложение 1); перед номером приложения допускается ставить знак номера: … (приложение N 2);

— на первом листе документа-приложения в правом верхнем углу указывается:

Пример

Строки реквизита выравниваются по левому краю или центруются относительно самой длинной строки.

Если приложением к распорядительному документу является нормативный правовой акт или иной документ, утверждаемый данным распорядительным документом, на первом листе приложения проставляется отметка о приложении (без ссылки на распорядительный документ) и гриф утверждения, в котором указываются данные распорядительного документа, которым утвержден документ-приложение.

Пример

5.20 Гриф согласования документа проставляется на документах, согласованных органами власти, организациями, должностными лицами. Гриф согласования в зависимости от вида документа и особенностей его оформления может проставляться:

— на первом листе документа (если документ имеет титульный лист — на титульном листе) в левом верхнем углу на уровне грифа утверждения или под наименованием документа ближе к нижнему полю);

— на последнем листе документа под текстом;

— на листе согласования, являющемся неотъемлемой частью документа.

Гриф согласования состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, которым согласован документ (включая наименование организации), его собственноручной подписи, инициалов, фамилии, даты согласования.

Пример

Если согласование осуществляется коллегиальным органом, в грифе согласования указывают сведения об органе, согласовавшем документ, дате и номере протокола, в котором зафиксировано решение о согласовании. Если согласование осуществляется письмом, указывают: вид документа, организацию — автора документа, дату и номер письма.

Пример 1

Пример 2

5.21 Виза свидетельствует о согласии или несогласии должностного лица (работника) с содержанием проекта документа. Визой оформляется внутреннее согласование документа. Виза включает должность лица, визирующего документ, подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату визирования.

Пример

При наличии замечаний к документу визу оформляют следующим образом:

Пример

В организациях, применяющих системы электронного документооборота, согласование может проводиться в электронной форме согласно ГОСТ Р ИСО 15489-1.

В документах, подлинники которых хранятся в организации, визы проставляют на последнем листе документа под подписью, на обороте последнего листа подлинника документа или на листе согласования (визирования), прилагаемом к документу.

В исходящих документах визы проставляются на экземплярах документов, помещаемых в дело.

По усмотрению организации может применяться полистное визирование документа и его приложений.

5.22 Подпись включает: наименование должности лица, подписывающего документ, его собственноручную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилия).

Пример

Если документ оформлен не на бланке, в наименование должности включается наименование организации. Допускается центровать наименование должности лица, подписавшего документ, относительно самой длинной строки.

Пример

При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывается.

Пример

При подписании документа несколькими должностными лицами, занимающими разное положение, их подписи располагаются одна под другой в последовательности, соответствующей иерархии занимаемых должностей.

Пример

При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагаются на одном уровне.

Пример

В документах, составленных комиссией, в подписи указывается статус лица в составе комиссии.

Пример

При подписании документа лицом, исполняющим обязанности руководителя, подпись оформляется с указанием статуса должностного лица в соответствии с приказом (распоряжением).

Пример

или

При подписании документа лицом, имеющим право подписи в случае временного отсутствия руководителя, исправления в наименование должности и расшифровку фамилии уже подготовленного и согласованного проекта документа вносятся от руки или с использованием соответствующих штампов. Не допускается ставить косую черту, надпись «за» перед наименованием должности лица в подписи, если документ подписывает иное должностное лицо.

5.23 Отметка об электронной подписи используется при визуализации электронного документа, подписанного электронной подписью, с соблюдением следующих требований:

а) место размещения отметки об электронной подписи должно соответствовать месту размещения собственноручной подписи в аналогичном документе на бумажном носителе;

б) элементы отметки об электронной подписи должны быть видимыми и читаемыми при отображении документа в натуральном размере;

в) элементы отметки об электронной подписи не должны перекрываться или накладываться друг на друга;

г) элементы отметки об электронной подписи не должны перекрывать элементы текста документа и другие отметки об электронной подписи (при наличии).

Отметка об электронной подписи в соответствии с законодательством Российской Федерации включает фразу «Документ подписан электронной подписью», номер сертификата ключа электронной подписи, фамилию, имя, отчество владельца сертификата, срок действия сертификата ключа электронной подписи. Отметка об электронной подписи может включать изображение герба, эмблемы органа власти (организации), товарного знака (знака обслуживания) организации в соответствии с действующим законодательством.

Пример

5.24 Печать заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подписи печатью в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Документы заверяют печатью организации. Печать проставляется, не захватывая собственноручной подписи лица, подписавшего документ, или в месте, обозначенном «МП» («Место печати»).

5.25 Отметка об исполнителе включает фамилию, имя и отчество исполнителя, номер его телефона. Отметка об исполнителе может дополняться наименованием должности, структурного подразделения и электронным адресом исполнителя.

Отметка об исполнителе оформляется на лицевой стороне последнего листа документа от границы левого поля или, при отсутствии места, на оборотной стороне внизу слева.

Пример

Отметка об исполнителе может оформляться как нижний колонтитул и печататься шрифтом меньшего размера.

5.26 Отметка о заверении копии оформляется для подтверждения соответствия копии документа (выписки из документа) подлиннику документа. Отметка о заверении копии проставляется под реквизитом «подпись» и включает: слово «Верно»; наименование должности лица, заверившего копию; его собственноручную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения копии (выписки из документа).

Пример

Если копия выдается для представления в другую организацию, отметка о заверении копии дополняется надписью о месте хранения документа, с которого была изготовлена копия («Подлинник документа находится в (наименование организации) в деле N … за … год») и заверяется печатью организации.

Для проставления отметки о заверении копии может использоваться штамп.

5.27 Отметка о поступлении документа служит для подтверждения факта поступления документа в организацию и включает дату поступления и входящий регистрационный номер документа. При необходимости отметка о поступлении может дополняться указанием времени поступления в часах и минутах и способа доставки документа.

Отметка о поступлении документа может проставляться с помощью штампа.

5.28 Резолюция содержит указание по исполнению документа. Резолюция оформляется на свободном месте рабочего поля документа, на бланке резолюции или вносится непосредственно в систему электронного документооборота.

Резолюция включает: фамилию, инициалы исполнителя (исполнителей), поручение по документу, при необходимости — срок исполнения, подпись лица, вынесшего резолюцию, дату резолюции.

Пример

5.29 Отметка о контроле свидетельствует о постановке документа на контроль, проставляется штампом «Контроль» на верхнем поле документа.

5.30 Отметка о направлении документа в дело определяет место хранения документа после завершения работы с ним и включает: слова «В дело», индекс дела по номенклатуре дел, в которое помещается документ на хранение, с указанием года, должности лица, оформившего отметку, подписи, даты.

Пример

Отметка о направлении документа в дело может дополняться краткими сведениями о характере исполнения документа.

Под оформлением документов понимают
соблюдение в ходе их составления,
подготовки, перепечатки, согласования,
удостоверения, пересылки в управленческих
аппаратах учреждений определенных
требований, установленных в законодательных
актах и нормамативно-методических
документах.

Одним из таких документов является ГОСТ
Р 6.30-2003, УСД, требования к оформлению
документов. Он устанавливает единые
правила и требования к оформлению
документов, составу реквизитов и
определяет формуляр-образец документа.

C 1 июля 2003 г. Постановлением Госстандарта
России от 03.03.2003 г. N 65 утвержден и введен
в действие ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные
системы документации. Унифицированная
система организационно-распорядительной
документации. Требования к оформлению
документов».
Этот ГОСТ введен взамен одноименного
недолго просуществовавшего стандарта
6.30-97, на базе которого был построен
раздел «Оформление документов» в
действующей ныне Типовой
инструкции по делопроизводству в
федеральных органах исполнительной
власти
(Росархив, М., 2001), юридически закрепленной
и устанавливающей общие правила и единый
порядок документирования и организации
работы с документами в учреждениях.

Основные отличия и особенности нового
стандарта. Основное
и главное отличие
состоит в рекомендательном
характере
государственного стандарта.
Впервые в истории отечественной
стандартизации в законодательном акте
не акцентируется внимания на обязательности
стандартных требований. Рекомендательный
характер стандарта был введен на
основании Закона Российской Федерации
«О стандартизации» (в редакции от
30 декабря 2001 г. N 196-ФЗ) и получил дальнейшее
развитие в Федеральном законе Российской
Федерации «О техническом регулировании»
от 27 декабря 2002 г. N 184-ФЗ. Статья 12 данного
закона устанавливает в качестве принципа
стандартизации добровольность
применения.

Государственный стандарт 6.30-2003
распространяется
на организационно-распорядительную
документацию,
относящуюся к Унифицированной системе
организационно-распорядительной
документации (УСОРД), — постановления,
распоряжения, приказы, решения, протоколы,
акты, письма и др., вошедшей в состав
Общероссийского классификатора
управленческой документации (ОКУД) по
классу 020000. Детально, путем перечисления,
сфера
распространения стандарта не установлена.
Ориентация на документы, включенные в
ОКУД, свидетельствует о том, что правила
оформления в равной мере относятся к
документам как государственных
организаций, так негосударственных
структур. Как и ранее, стандарт
устанавливает состав реквизитов
документов. требования к оформлению
реквизитов, требования к бланкам
документов.

Исходя из необходимости исключить из
стандарта пункты, регулирующие правовые
вопросы, из состава Государственного
стандарта исключен раздел 5 «Требования
к учету, использованию и хранению бланков
с воспроизведением Государственного
герба Российской Федерации или гербов
субъектов Российской Федерации», а
также положения о порядке изготовления
гербовых бланков. На этом же основании
из стандарта исключен гриф ограничения
доступа к документу, а также содержание
пунктов, касающихся правовых вопросов
подписания и датирования документов.

Заметным изменением в стандарте является
введение
новых реквизитов.
Один из них — Основной
государственный регистрационный номер
(ОГРН),
введенный Федеральным законом от 8
августа 2001 г. N 129-ФЗ «О государственной
регистрации юридических лиц» и
выдаваемый каждому юридическому лицу
в документах о государственной
регистрации.

Постановлением Правительства РФ от 19
июня 2002 г. N 438 установлено, что Основной
государственный регистрационный номер
(ОГРН) проставляется одновременно с
указанием названия организации на всех
документах организации. В связи с этим
положением ОГРН включен в состав
реквизитов организационно-распорядительных
документов в структуре государственного
стандарта России с порядковым номером
05.

Другой вновь введенный реквизит —
идентификационный
номер налогоплательщика / код постановки
на учет
(ИНН/КПП);
порядковый номер реквизита — 06.

ОГРН и ИНН/КПП проставляются в соответствии
с документами, выдаваемыми налоговыми
органами. Сохраняется код организации
по Общероссийскому классификатору
предприятий и организаций. Место
размещения новых реквизитов на бланке
определено в образцах.

В новом стандарте сохранилась запись,
которая была и в предыдущем стандарте:
о
дате подписания, являющейся датой
документа.
Обращается внимание на правило написания
даты словесно-цифровым способом в
случае, когда день месяца состоит из
одной цифры — в этом случае перед ней
должен ставиться ноль: 05
июня 2003 г.

Уточнения внесены в пункты, относящиеся
к использованию
оттиска печати для заверения подлинности
подписи документа или соответствия
копии документа подлиннику, и другие
более мелкие изменения.

Вновь утвержденный государственный
стандарт России будет использоваться
в делопроизводстве организаций наряду
с положениями Типовой инструкции по
делопроизводству в федеральных органах
исполнительной власти.

На основе принятого ГОСТ ВНИИААД
планирует подготовить соответствующие
нормативно-методические материалы,
которые помогут службам документационного
обеспечения управленческой деятельности
организовать внедрение стандарта и
обеспечить его эффективное применение
(журнал
«Секретарское дело» N 5, 2003 г.).
Одним из предлагаемых путей внедрения
стандарта в отдельной организации
является подготовка собственного
нормативно-правового акта, в котором
будут вводиться в качестве обязательных
стандартные правила, дополненные
конкретными образцами, примерами,
формами и т. п. Это может быть инструкция
по делопроизводству, стандарт организации,
регламент или иной распорядительный
документ, используемый в конкретном
случае. Способствует применению
стандартных требований выпуск альбома
унифицированных форм документов
(шаблонов), тиражирование бланков
унифицированных форм документов с
правилами их оформления и др. Право
издания нормативных правовых актов
организациями определяется в положениях
(уставах) о них.

Возможно внедрение стандартных требований
оформления организационно-распорядительных
документов на всей территории субъекта
Российской Федерации. В этом случае
обязательность устанавливается также
путем издания нормативно-правового
акта органа власти субъекта Российской
Федерации, в котором целесообразно
оговорить распространение на
государственные и негосударственные
структуры.

Реквизиты документа.
Реквизиты документа – обязательные
признаки документа (информационные
элементы: дата, текст, подпись, печать),
установленные законодательным нормативным
документом — ГОСТом.

По материалам: ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные
системы документации. Унифицированная
система организационно — распорядительной
документации. Требования к оформлению
документов». (Принят Постановлением
Госстандарта России от 03.03.2003 г. N 65).

При
подготовке и оформлении документов
используют следующие реквизиты:

• 01 — Государственный герб Российской
  Федерации;

• 02 — герб субъекта Российской Федерации;

• 03 — эмблема организации или товарный
  знак (знак обслуживания);

• 04 — код организации;

• 05 — основной государственный
  регистрационный номер (ОГРН) юридического
  лица (новый);

• 06 — идентификационный номер
  налогоплательщика/код причины постановки
  на учет (ИНН/КПП) (новый);

• 07 — код формы документа;

• 08 — наименование организации;

• 09 — справочные данные об организации;

• 10 — наименование вида документа;

• 11 — дата документа;

• 12 — регистрационный номер документа;

• 13 — ссылка на регистрационный номер и
  дату документа;

• 14 — место составления или издания
  документа;

• 15 — адресат;

• 16 — гриф утверждения документа;

• 17 — резолюция;

• 18 — заголовок к тексту;

• 19 — отметка о контроле;

• 20 — текст документа;

• 21 — отметка о наличии приложения;

• 22 — подпись;

• 23 — гриф согласования документа;

• 24 — визы согласования документа;

• 25 -оттиск печати;

• 26 — отметка о заверении копии;

• 27 — отметка об исполнителе;

• 28 — отметка об исполнении документа и
  направлении его в дело;

• 29 — отметка о поступлении документа в
  организацию;

• 30 — идентификатор электронной копии
  документа.

Перечисленный состав реквизитов следует
считать типовым, т. к. набор их при
подготовке различных видов документов,
документов одного и того же наименования
в различных организационно-управленческих
ситуациях может быть различным.

Среди общего перечня реквизитов выделяют
постоянные и переменные реквизиты.

Постоянные – в обязательном порядке
повторяются на бланках всех документов
данного наименования.

Переменные – наносятся непосредственно
в процессе подготовки конкретного
документа.

На формуляре-образце при оформлении
документов реквизиты формируются в 3
части: заголовочная, содержательная и
оформляющая.

Заголовочная – начало документа,
где содержатся сведения об организации
или авторе документа и первичные данные
о самом документе (реквизиты 1-16).

Содержательная – главная часть
документа, где раскрывается его смысл
и назначение (реквизиты 17-20), текст
документа.

Оформляющая – совокупность
реквизитов, подтверждающих подлинность
документа и достоверность содержащихся
в нем сведений (реквизиты 21-24). В оформляющей
части также располагаются вспомогательные
делопроизводственные отметки, облегчающие
работу с документом.

При работе с электронными документами
следует учитывать требования ГОСТ
6.10.4-84, который устанавливает обязательные
реквизиты электронных документов.

Формуляр-образец
– модель построения документов.совокупность
реквизитов документа, расположенных
в определенной последовательности,
присущих всем документам определенной
системы документации.

Он указывает место реквизитов на листе
бумаги, определяет площадь рабочего и
служебного полей.

Рабочее поле – место, где располагаются
реквизиты.

Служебное поле предназначено для
закрепления документа в технических
средствах хранения.

Формуляр образец по ГОСТ Р 6.30-2003.
Расположение реквизитов и границы зон
на формате А4 продольного бланка.

Ф

ормуляр
образец по ГОСТ Р 6.30-2003. Расположение
реквизитов и границы зон на формате А4
углового бланка.

Бланк документа – стандартный лист
бумаги с нанесенными на него постоянными
реквизитами, содержащими информацию
об организации или авторе документа,
отсутствие которых лишает документ
юридической силы. Для документа
длительного срока хранения используют
официальный или фирменный бланк, который
изготовляется типографским способом
или с помощью специального штампа. Для
документа временного срока хранения
допускается использовать ксерокопии
бланков, а также бланки, создаваемые
вместе с текстом и другими реквизитами
на компьютере.

ГОСТ
Р 6.30-2003 устанавливает два стандартных
формата бланков документов: А4 (210×297 мм)
и А5 (148×210 мм) (Соответствуют
Международному стандарту ИСО 216:1975).
В делопроизводстве также находит
применение формат A3 (297×420), используемый
для подготовки больших таблиц, диаграмм,
схем в качестве приложений к различным
видам документов.

Согласно
ГОСТ Р 6.30-2003 каждый лист документа,
оформленный как на бланке, так и без
него, должен иметь поля не
менее: 20
мм — левое; 10 мм — правое; 20 мм — верхнее;
20 мм — нижнее.

Для
организации, ее структурного подразделения,
должностного лица стандартом установлены
следующие виды служебных бланков:

общий бланк,

бланк письма,

бланк конкретного вида документа.

Общий
бланк
используют для изготовления любых видов
документов, кроме письма. В
зависимости от учредительных
документов организации, общий бланк
включает в себя реквизиты 01 (02 или 03),
08, 11, 14 (см. Реквизиты
документа и Общий
бланк организации (образец)).

Бланк
письма в
зависимости от учредительных документов
организации включает в себя реквизиты
01 (02 или 03), 04, 05, 06, 08, 09 и, при необходимости,
ограничительные отметки для верхних
границ зон расположения реквизитов 11,
12, 13, 14, 15, 17, 18, 19, 20. Для бланков писем
характерны два варианта размещения
постоянных реквизитов в рамках выделенной
зоны — угловое и продольное (см. Пример
1 и Пример
2).

Бланк
конкретного вида документа,
кроме письма, в зависимости от
учредительных документов организации
включает в себя реквизиты 01 (02 или 03),
08, 10, 14 и, при необходимости, ограничительные
отметки для границ зон расположения
реквизитов 11, 12, 13, 18, 19. (образец
бланка приказа).

ГОСТ
Р 6.30-2003 устанавливает определенные
требования к размещению на бланках
постоянных реквизитов и ограничительных
отметок. Реквизит 01 (02 или 03) располагают
над серединой реквизита 08. Реквизит 03
допускается располагать на уровне
реквизита 08. Реквизиты 08, 09, 10, 14,
ограничительные отметки для реквизитов
11, 12, 13 в пределах границ зон расположения
реквизитов размещают одним из способов:
центрированным
(начало и конец каждой строки реквизитов
равно удалены от границ зоны расположения
реквизитов) или флаговым
(каждая строка реквизитов начинается
от левой границы зоны расположения
реквизитов).

Центрированный
вариант расположения реквизитов
используется при типографском способе
изготовления бланков. При этом под
реквизиты 11, 12, 13 оставляют трафаретные
места.

Флаговый
вариант расположения реквизитов
используется в основном при воспроизведении
угловых бланков на чистом листе бумаги
с помощью печатающих устройств (компьютер,
печатная машинка) непосредственно при
подготовке документа. При этом
воспроизведение постоянных реквизитов,
предусмотренных ГОСТ Р 6.30-2003, для
исходящих
документов
считается обязательным.
Для внутренних документов часть
реквизитов (01 — 07, 14), как правило, не
воспроизводится.

Для
организаций субъектов Российской
Федерации, имеющих наряду с государственным
языком Российской Федерации государственный
язык субъекта Российской Федерации,
целесообразно использование продольного
бланка; при этом реквизиты 08, 09, 14 печатают
на
двух языках:
русском (слева) и национальном (справа)
на одном уровне.

Бланки
документов следует изготавливать на
плотной белой бумаге или бумаге светлых
тонов. Воспроизведение реквизитов на
бланках может производиться типографским
способом, с применением средств
оперативной полиграфии или с помощью
вычислительной техники при подготовке
конкретного документа.

При
изготовлении бланков типографским
способом размеры шрифтов выбирают в
зависимости от количества печатных
знаков в реквизите. Более крупным шрифтом
выделяется наименование организации
и вида документа. Допускается реквизит
08 (наименование организации) печатать
рисованными шрифтами. Бланки печатаются
красками насыщенного цвета, обеспечивающими
незатруднительное чтение текста в
удовлетворительных условиях освещения
и получение качественных копий документов
с помощью средств копировальной техники.

ГОСТ
Р 6.30-2003 не оговаривает виды
шрифтов,
которыми следует пользоваться при
подготовке текста документа с
использованием средств вычислительной
техники. Основное требование к шрифтам
сводится к тому, чтобы они были хорошо
читаемыми. Некоторым образом
конкретизируется требование к шрифтам
в Типовой инструкции по делопроизводству
в федеральных органах исполнительной
власти (Утверждена Приказом Федеральной
архивной службы России от 27.11.2000 N 68).
Инструкция рекомендует при подготовке
документов применять текстовый редактор
Word версии от 6.0 и выше с использованием
шрифтов Times New Roman Cyr размером N 12 (для
оформления табличных материалов), 13,
14, 15, Times DL размером N 12, 13, 14 при печати
через 1 — 2 интервала.

При
изготовлении документов на двух и более
страницах вторую и последующие страницы
нумеруют. Номера страниц проставляют
посередине
верхнего поля листа.
Номер страницы пишется арабскими цифрами
без знаков препинания (точки), без
указания слова «страница» и его
сокращенных вариантов или знаков тире
(- 2 -).

Особые
требования предъявляются к изготовлению,
учету, использованию и хранению гербовых
бланков.
Эти требования в отношении воспроизведения
реквизита 01 (Государственный герб
Российской Федерации) оговорены
Федеральным конституционным законом
«О государственном гербе Российской
Федерации» от 25 декабря 2000 г. № 2-ФКЗ
(с изм. и доп. от 9 июля 2002 г.).

Лекция 7. Требования
к оформлению реквизитов документов.

По
материалам: ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные
системы документации. Унифицированная
система организационно-распорядительной
документации. Требования к оформлению
документов. Басаков М.И. Приказ и деловое
письмо (Требования к оформлению и образцы
документов согласно ГОСТ Р 6.30-2003). — М.:
«Феникс», 2004.

Правила
оформления деловых бумаг, служебных
писем, характеристик, а также образцы
и примеры документов различного рода
вы найдете в разделе «Стиль
документа»

Реквизиты
организации

1. Государственный
   герб
   Российской Федерации помещают на
   бланках документов в соответствии с
   Федеральным конституционным законом
   «О Государственном гербе Российской
   Федерации» (Собрание законодательства
   Российской Федерации, 2000, N 52, часть I,
   ст. 5021).

2. Герб
   субъекта
   Российской Федерации помещают на
   бланках документов в соответствии с
   правовыми актами субъектов Российской
   Федерации. Порядок использования на
   бланках документов изображения герба
   городов, автономных областей, автономных
   округов определяется нормативными
   актами соответствующих органов власти.

3. Эмблему
   организации
   или товарный знак (знак обслуживания)
   помещают на бланках организаций в
   соответствии с уставом (положением об
   организации). Эмблема не воспроизводится
   на бланке, если на нем помещен
   Государственный герб Российской
   Федерации или герб субъекта Российской
   Федерации.

4. Код
   организации
   проставляют по Общероссийскому
   классификатору предприятий и организаций
   (ОКПО). Для органов государственной
   власти и управления код проставляется
   по Общероссийскому классификатору
   органов государственной власти и
   управления (ОКОГУ). Код является элементом
   электронной идентификации документа.

5. Основной
   государственный регистрационный номер
   (ОГРН) юридического лица проставляют
   в соответствии с документами, выдаваемыми
   налоговыми органами.

6. Идентификационный
   номер налогоплательщика/код
   причины постановки на учет (ИНН/КПП)
   проставляют в соответствии с документами,
   выдаваемыми налоговыми органами.

7. Код
   формы документа
   проставляют по Общероссийскому
   классификатору управленческой
   документации (ОКУД).

8. Наименование
   организации,
   являющейся автором документа, должно
   соответствовать наименованию,
   закрепленному в ее учредительных
   документах.
   Сокращенное наименование
   приводят в тех случаях, когда оно
   закреплено в учредительных документах
   организации. Сокращенное наименование
   (в скобках)
   помещают ниже полного или за ним.

Если организация -автор
документа имеет вышестоящую организацию,
то над
ее наименованием указывают сокращенное,
а при его отсутствии — полное наименование
вышестоящей организации.

Наименование филиала,
территориального отделения,
представительства и т. п. указывают в
том случае, если оно является автором
документа, и располагают ниже
наименования организации.

Пример оформления реквизитов:

Автором
документа может быть должностное
лицо,
представляющее организацию. В этом
случае должность автора указывается
ниже наименования организации, например:

РОСАРХИВ

Государственное
учреждение

Всероссийский
научно-исследовательский

институт
документоведения и архивного дела

(ВНИИДАД)

Заместитель
директора

Профсоюзная
ул., д. 82, Москва, 117393

Тел./факс
(095) 718-78-74. E-mail: mail@vniidad.ru

ОКПО
02842708, ОГРН 1027700380795,

ИНН/КПП
7708033140/771001001

Наименования
организаций субъектов Российской
Федерации, имеющих наряду с государственным
языком Российской Федерации (русским)
государственный язык субъектов Российской
Федерации, печатают на двух
языках.
Наименование организации на
государственном языке субъекта Российской
Федерации или ином языке располагают
ниже или справа от наименования на
государственном языке Российской
Федерации.

9. Справочные
данные
об организации включают в себя: почтовый
адрес; номер телефона и другие сведения
по усмотрению организации
(номера факсов, телексов, счетов в банке,
адрес электронной почты и др.).
Пример
оформления реквизитов:

РОСАРХИВ

Государственное
учреждение

Всероссийский
научно-исследовательский институт

документоведения
и архивного дела

(ВНИИДАД)

Профсоюзная
ул., д. 82, Москва, 117393

Тел./факс
(095) 718-78-74

E-mail:
mail@vniidad.ru

http://www.vniidad.ru

ОКПО
02842708, ОГРН 1027700380795,

ИНН/КПП
7708033140/771001001

Наименования
организаций субъектов Российской
Федерации, имеющих наряду с государственным
языком Российской Федерации (русским)
государственный язык субъектов Российской
Федерации, печатают на двух языках.

Наименование
организации на государственном языке
субъекта Российской Федерации или ином
языке располагают ниже или справа от
наименования на государственном языке
Российской Федерации.

10. Наименование
вида документа,
составленного или изданного организацией,
должно быть определено уставом (положением
об организации) и должно соответствовать
видам документов, предусмотренным ОКУД
(класс 0200000). В письме
наименование вида документа не
указывают

11. Дата
документа

Датой
документа
является дата его подписания или
утверждения, для протокола — дата
заседания (принятия решения), для акта
— дата события. Документы, изданные двумя
или более организациями, должны иметь
одну (единую) дату.

Дату
документа оформляют арабскими
цифрами в
последовательности:

день
месяца, месяц, год.

День
месяца и месяц оформляют двумя парами
арабских цифр, разделенными точкой; год
— четырьмя арабскими цифрами.

Например,
дату 5
июня 2003 г.
следует оформлять 05.06.2003.

Допускается
словесно-цифровой способ оформления
даты, например 05
июня 2003 г., а
также оформление даты в последовательности:
год,
месяц, день месяца,
например: 2003.06.05.

12. Регистрационный номер документа.

Регистрационный
номер документа состоит
из его порядкового
номера, который можно
дополнять по усмотрению организации
индексом дела
по номенклатуре дел, информацией
о корреспонденте,
исполнителях и др.

Для
внутренних документов (приказов,
распоряжений, постановлений и т. п.)
регистрационный номер — это обычный
порядковый номер документа.

Для
писем регистрационный номер дополняется
индексом (условным обозначением)
структурного подразделения или
исполнителя (его личного кода), составившего
документ, и номером дела по номенклатуре
дел. Составные части регистрационного
номера отделяются, например:
18-36-430,
где 18
— индекс структурного подразделения
(индекс дела), 36
— индекс корреспондента, 430
— порядковый номер документа по картотеке.

Регистрационный
номер документа, составленного совместно
двумя и более организациями, состоит
из регистрационных номеров документа
каждой из этих организаций, проставляемых
через косую черту в порядке указания
авторов в документе.

13. Ссылка на регистрационный номер и
дату документа включает в себя
регистрационный номер и дату документа,
на который должен быть дан ответ. Ссылка
используется только в тех видах
документов, которые являются ответом
на запрос (письмо, докладная записка и
пр.).

14. Место составления документа.

Место
составления или издания документа
указывают в том случае, если затруднено
его определение по реквизитам «Наименование
организации» и «Справочные данные
об организации». Место составления
или издания указывают с учетом принятого
административно-территориального
деления, оно включает в себя только
общепринятые сокращения.

15. Адресование
документа

В
качестве адресата могут быть организации,
их структурные подразделения, должностные
или физические лица.

При
адресовании документа организации,
ее структурному подразделению без
указания должностного лица наименование
организации и ее структурного подразделения
указывают в именительном
падеже. Например
(здесь
и далее примеры наименования организаций,
их справочные данные и др. являются
условными):

Минюст России

Департамент информатизации

и научно-технического обеспечения

При
адресовании документа должностному
лицу
наименование организации и подразделения
указывается в
именительном падеже.
Должность лица, которому адресован
документ, указывают в
дательном падеже,
например:

АО «Электроцентромонтаж»

Главному бухгалтеру

В.М. Кочетову

При адресовании документа
руководителю
организации
ее наименование входит в состав
наименования должности адресата:

Генеральному директору

ОАО «Северные регионы»

В.А. Лагунину

Если
документ отправляют в несколько
однородных организаций
или в несколько структурных подразделений
одной организации, то их следует yказывать
обобщенно, например:

Администрации районов

Московской области

Допускается
центрировать каждую строку реквизита
«Адресат» по отношению к самой
длинной строке. Например:

Главному редактору

Издательского дома «Медиадом»

Н.В. Семиной

Документ
не должен содержать более четырех
адресатов. Слово «Копия» перед
вторым, третьим, четвертым адресатами
не указывают.
При большем числе адресатов составляют
список рассылки документа.

В
состав реквизита «Адресат» может
входить почтовый
адрес.
Элементы почтового адреса указывают в
последовательности, установленной
правилами оказания услуг почтовой
связи.

При
адресовании письма в организацию
указывают ее наименование, затем почтовый
адрес, например:

Государственное учреждение

Всероссийский научно-исследовательский

институт документоведения и архивного
дела

Профсоюзная ул., д.82, Москва, 117393

При
адресовании документа физическому лицу
указывают фамилию и инициалы получателя,
затем почтовый адрес, например:

Образцову О.П.

ул.Садовая, д.5, кв.12,

г.Липки, Киреевский р-н,

Тульская обл., 301264

При
адресовании внутренних документов
указывается только название структурного
подразделения или должность, инициалы
и фамилия его руководителя.

При
направлении документа вышестоящим
органам власти и управления почтовый
адрес допускается не указывать.

Продолжаем комментировать новый ГОСТ Р 7.0.97-2016 по оформлению документов. Рассмотрим раздел 6 «Бланки документов».

Наш словарь

Бланк документа – лист бумаги или электронный шаблон с реквизитами, идентифицирующими автора официального документа[1];

Электронный шаблон бланка – это бланк документа, представленный в электронном виде. Как правило, электронные шаблоны бланков используются организациями вместо бланка на бумажном носителе, изготовленном типографским способом.

Новый ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» (далее – ГОСТ Р 7.0.97-2016) является преемником ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (далее – ГОСТ Р 6.30-2003), а не абсолютно новым стандартом. Поэтому при его разработке было важно сохранить последовательность положений, чтобы пользователям стандарта было удобно работать с его новой редакцией.

В разделе «Бланки документов» последовательность изложения материала также осталась прежней. Однако в некоторые положения раздела были внесены дополнения или уточнения, которые более детально поясняют правила оформления документов. Мы же рассмотрим и прокомментируем все положения раздела «Бланки документов» (извлечения из ГОСТ Р 7.09-2016 даны в рамках).

ФОРМАТ БЛАНКОВ И РАЗМЕРЫ ПОЛЕЙ

Бланки формата А5 используются весьма ограничено, главным образом, для оформления справок, доверенностей, служебных записок. Для большей части организационно-распорядительной документации (приказы, распоряжения, положения, инструкции, протоколы, деловые письма и др.) используется бумага формата А4.

Для бланков резолюций стандартом установлены бланки формата А5 и А6 (Пример 1).

Положение о размерах служебных полей документа дополнено требованием, по которому в документах со сроком хранения свыше 10 лет[2] (распорядительные документы, локальные нормативные акты, по личному составу и др.) левое поле должно быть не менее 30 мм. Это позволит аккуратно сшить документы в дела, не захватывая часть текста.

БЛАНКИ В ЭЛЕКТРОННОМ ВИДЕ И НА БУМАЖНОМ НОСИТЕЛЕ

В контексте стандарта бланки документов, изготовленные на бумажном носителе, и электронные шаблоны бланков равнозначны.

Организация, как правило, использует как бланки на бумажном носителе, так и электронные шаблоны бланков (например, для внутренних документов).

Важно!

Бланки одного вида документа (например, письма) в бумажном и электронном виде должны быть идентичны по составу реквизитов и оформлению. Иначе говоря, бланк документа одного вида на бумажном носителе и его электронный шаблон не должны различаться.

Еще одно важное требование – электронные шаблоны бланков должны быть неизменяемы, то есть защищены от несанкционированных изменений.[3]

Стандарт подчеркивает, что воспроизводить изображение Государственного герба Российской Федерации можно только на бумажном носителе. Требования к изготовлению таких бланков установлены постановлением Правительства РФ от 27.12.1995 № 1268 «Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации» (далее – Постановление № 1268).

БЛАНКИ УГЛОВЫЕ И ПРОДОЛЬНЫЕ

Приложение Б стандарта – это схемы расположения реквизитов документа на бланках с угловым расположением реквизитов (схема Б1) (Пример 2) и на бланках с продольным расположением реквизитов (схема Б2) (Пример 3). При этом зоны расположения реквизитов, обозначенные пунктиром, являются ориентировочными.

ЦЕНТРОВАННОЕ И ФЛАГОВОЕ РАСПОЛОЖЕНИЕ РЕКВИЗИТОВ

Эти положения стандарта повторяют старый ГОСТ Р 6.30-2003 и предлагают два способа оформления реквизитов в пределах зон их расположения:

• центрованный (по центру зоны расположения реквизитов);

• флаговой (по левой границе зоны).

Стандарт указывает также на то, что реквизиты 01 «Государственный герб Российской Федерации (герб субъекта Российской Федерации, герб (геральдический знак) муниципального образования)», 02 «Эмблема» и 03 «Товарный знак (знак обслуживания)» располагаются в верхнем поле документа по середине зоны, занятой реквизитом 05 «Наименование организации – автора документа» (Пример 4). Однако реквизит 03 может также размещаться и на одном уровне с реквизитом «Наименование организации – автора документа» (Пример 5).

ВИДЫ БЛАНКОВ

Состав видов бланков не изменился. Однако появилось положение о том, что перечень видов бланков, применяемых в организации, должен быть закреплен в локальном нормативном акте (ЛНА) организации. Это может быть инструкция по делопроизводству организации или приказ руководителя, которым одновременно утверждаются виды применяемых бланков и их образцы (макеты).

СОСТАВ И РАСПОЛОЖЕНИЕ РЕКВИЗИТОВ БЛАНКОВ

Бланк конкретного вида документа, кроме письма, в зависимости от учредительных документов организации и локальных нормативных правовых актов включает реквизиты 01 (02 или 03), 05, 09, 13 и, при необходимости, ограничительные отметки для границ зон расположения реквизитов 10, 11, 16, 17. Бланк конкретного вида документа структурного подразделения дополнительно включает реквизит 06, бланк должностного лица – реквизит 07.

Бланк конкретного вида документа включает (Пример 8):

•           реквизиты:

01 – «Герб (Государственный герб Российской Федерации, герб субъекта Российской Федерации, герб (геральдический знак) муниципального образования)»;

02 – «Эмблема»;

03 – «Товарный знак (знак обслуживания)»;

05 – «Наименование организации – автора документа»;

06 – «Наименование структурного подразделения – автора документа»;

07 – «Наименование должности лица – автора документа»;

09 – «Наименование вида документа»;

13 – «Место составления (издания) документа»;

•           реквизиты, для которых на бланках проставляются ограничительные отметки для границ зон:

10 – «Дата документа»;

11 – «Регистрационный номер документа»;

16 – «Гриф утверждения документа»;

17 – «Заголовок к тексту».

Бланк письма должностного лица должен содержать реквизит 07 «Наименование должности лица – автора документа». Этот реквизит также используется в бланках распорядительных документов (распоряжений, приказов), издаваемых руководителями субъектов Российской Федерации и главами муниципальных образований (например, бланки распоряжений губернаторов, распоряжений глав городов, районов и др. муниципальных образований). Его применяют и в бланках распорядительных документов (распоряжений), издаваемых руководителями самостоятельных структурных подразделений организаций, если руководитель структурного подразделения наделен таким правом (Пример 9).

Бланк конкретного вида документа структурного подразделения должен содержать реквизит 06 «Наименование структурного подразделения – автора документа» (Пример 10).

ВАЖНО!

В стандарте приведен максимально возможный перечень реквизитов для каждого вида бланков документов. Чтобы определить состав реквизитов при разработке бланков документов, на практике следует, руководствоваться учредительными документами и ЛНА.

БЛАНКИ НА РАЗНЫХ ЯЗЫКАХ

Стандарт устанавливает правила оформления бланков на двух или более языках для организаций, которые в соответствии с Законом РФ от 25.10.1991 № 1807-1 «О языках народов Российской Федерации» (в ред. от 12.03.2014) имеют право использовать наряду с русским языком (как государственным языком Российской Федерации) национальный язык (языки), признанный государственным в республиках Российской Федерации в соответствии с их законодательством[4].

Для переписки с иностранными организациями стандарт рекомендует оформлять бланк на двух языках: русском и одном из иностранных языков (чаще всего на английском) (Пример 11).

РАЗРАБАТЫВАТЬ НОВЫЕ БЛАНКИ ИЛИ НЕТ?

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ!

В связи с вступлением в силу нового ГОСТ организации не обязаны вносить изменения в бланки документов, если в этом нет необходимости.

Если организация все же примет решение о разработке новых бланков, то алгоритм действий может быть таким:

1. Руководитель организации поручает службе делопроизводства разработать новые образцы (макеты) бланков.

2. Служба делопроизводства организует разработку макетов (образцов) бланков документов (разрабатывает самостоятельно или прибегает к услугам специализированной организации).

3. Руководитель организации утверждает приказом новые образцы бланков со следующей формулировкой:

Если в это же время разрабатывается инструкция по делопроизводству, новые образцы бланков можно включить в инструкцию.

4. Административно-хозяйственная служба заказывает печать бланков в типографии, или специалисты по информационным технологиям организации готовят на основании утвержденных макетов электронные шаблоны бланков.

КАКИЕ ДОКУМЕНТЫ СЛЕДУЕТ ОФОРМЛЯТЬ ПО НОВОМУ ГОСТ?

Напомним, что требования ГОСТ Р 6.30-2003 распространялись на организационно-распорядительную документацию, относящуюся к УСОРД[5], которая входит в Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД)[6]. Положения же нового стандарта распространяются на все организационно-распорядительные документы, в том числе включенные в УСОРД, что зафиксировано в разделе 1 «Область применения» нового стандарта:

ГОСТ Р 6.30-2003

ГОСТ Р 7.0.97-2016

1 Область применения Настоящий стандарт распространяется на организационно-распорядительные документы, относящиеся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД), – постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и др. (далее – документы), включенные в ОК 011-93 «Общероссийский классификатор управленческой документации» (ОКУД) (класс 0200000).

1 Область применения Настоящий стандарт распространяется на организационно-распорядительные документы, относящиеся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД): уставы, положения, правила, инструкции, регламенты, постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, договоры, акты, письма, справки и др. (далее – документы), в том числе включенные в ОК 011-93 «Общероссийский классификатор управленческой документации» (класс 0200000).

3. Оформление реквизитов документов

3.1. Формуляр-образец ОРД

Различные
документы состоят из разного набора реквизитов. Число реквизитов, характеризующих
документ, определяется целями создания документа, его назначением, требованиями
к содержанию и форме данного документа. Для многих документов число реквизитов
строго ограничено, отсутствие или неправильное указание какого-либо реквизита
делает документ недействительным. Для ряда документов, выдаваемых органами
государственной власти и государственного управления, состав реквизитов
установлен законодательными и нормативными актами.

Схема
расположения реквизитов дана в формуляре-образце документа (рис. 2).

Формуляр-образец
документа — это модель построения документа,
устанавливающая области применения, форматы, размеры полей, требования к
построению конструкционной сетки и основные реквизиты.

Формуляр
документа — это набор реквизитов официального
письменного документа, расположенных в определенной последовательности.

Унифицированная
форма документа (УФД) — это совокупность реквизитов,
установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и
расположенных в определенном порядке на носителе информации.

Служебное
поле унифицированной формы документа
— это зона унифицированной формы документа, предназначенная для закрепления ее
в технических средствах хранения документов, а также для нанесения специальных
изображений.

Зона
унифицированной формы документа — это часть площади
унифицированной формы документа установленного размера, предназначенная для
заполнения определенными реквизитами.

Рис. 2. Формуляр-образец
документа

Постоянный
реквизит — это реквизит, наносимый при изготовлении
унифицированной формы или бланка документа.

Переменный
реквизит — это реквизит, наносимый при составлении
документа.

Под
длиной реквизита понимается количество ударов, необходимое для
записи его на документе. Длина рабочей строки — 67—69 ударов.

ГОСТ
Р 6.30—2003 устанавливает следующий состав реквизитов:

1   —Государственный
герб Российской Федерации;

2   —
герб субъекта Российской Федерации;

3   —
эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

4   —
код организации;

5   —
основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;

6   —
идентификационный номер налогоплательщика / код причины постановки на учет (ИНН
/ КПП);

7   —
код формы документа;

8   —
наименование организации, являющейся автором документа;

9   —
справочные данные об организации;

10 —наименование
вида документа;

11 —дата
документа;

12 —
регистрационный номер документа;

13 —ссылка
на регистрационный номер и дату документа;

14 —
место составления или издания документа;

15 —
адресат;

16 —
гриф утверждения документа;

17 —
резолюция;

18 —
заголовок к тексту документа;

19 —
отметка о контроле;

20 —
текст документа;

21 —отметка
о наличии приложения;

22 —
подпись;

23 —
гриф согласования документа;

24 —
виза согласования документа;

25 —
оттиск печати;

26 —
отметка о заверении копии;

27 —отметка
об исполнителе;

28 —
отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

3.2. Виды и назначения бланков

Бланк
документа — это набор реквизитов, идентифицирующий
автора официального письменного документа.

Для
изготовления документов ГОСТ Р 6.30—2003 определяет два формата бланков — А4
(210×297) и А5 (148×210). Бланки печатаются на белой бумаге или бумаге светлых
тонов.

Каждая
страница документа, оформленная как на бланке, так и на чистом листе бумаги,
должна иметь поля не менее: левое, верхнее, нижнее — 20 мм, правое — 10 мм.

Левое
поле предназначено для подшивки документов (для закрепления документов) в
технические средства хранения. Размер левого поля может быть увеличен до 33 мм,
если срок хранения документа свыше 10 лет. Правое поле служит резервом бумаги
для износа (в целях сохранности текста документа). Нижнее — для служебных
отметок (реквизитов). Верхнее — для нумерации страниц (рис. 3).

Страницы
нумеруют, начиная со 2-й, посередине верхнего поля листа арабскими цифрами
(рис. 3) — без знаков препинания, без указания слова «страница» или его
сокращенных вариантов — «с.», «стр.». Если текст документа печатается с обеих
сторон листа, то лицевые стороны нумеруются нечетными цифрами, а оборотные — четными.

Рис. 3. Нумерация страниц

При
печатании листа с оборота размеры левого и правого полей меняют местами.

Бланки
можно изготавливать типографским способом, с помощью средств оперативной
полиграфии (ксерокопированием), а также средств вычислительной техники.

Исключительно
типографским способом должны быть изготовлены бланки с изображением
Государственного герба Российской Федерации или герба субъекта Российской
Федерации.

Устанавливают
два варианта расположения реквизитов на бланках: угловой и продольный (см. рис.
8, 9).

Реквизиты
— наименование организации, справочные данные об организации, наименование вида
документа, адресат, гриф утверждения, заголовок к тексту, гриф согласования в
пределах границ зон расположения реквизитов— размещают одним из способов:

■  центрированным
— начало и конец каждой строки реквизита равноудалены от границ зоны
расположения реквизита. Например:

Министерство экономического

развития и торговли

Российской Федерации

(Минэкономразвития России)

■  флаговым
— каждая строка реквизита выравнивается по левой границе зоны расположения
реквизитов. Например:

Министерство
экономического

развития
и торговли

Российской
Федерации

(Минэкономразвития
России)

Для
организации, ее структурного подразделения, должностного лица устанавливают
следующие виды бланков документов:

■  общий
бланк — на нем могут быть оформлены любые виды документов, кроме писем (рис. 4);

■  бланк
письма — используется только для оформления служебных писем (рис. 5);

Рис. 4. Общий бланк

Рис. 5. Бланк письма

Рис. 6. Бланк конкретного вида документа

■
бланк конкретного вида документа — предназначен только для оформления документа,
название которого указано на бланке (рис. 6).

Разновидностью
бланка письма является должностной (именной) бланк, в котором после реквизита
«наименование организации» указывается должность лица, подписывающего данный документ
(рис. 7).

На
бланках оформляется только первая страница документа, последующие страницы — на
чистых листах.

3.3. Требования к документам при их
изготовлении на печатающих устройствах

При
изготовлении документов на печатающих устройствах традиционно используются
восемь положений табулятора (табл. 1):

При
оформлении документов реквизиты отделяют друг от друга 2—4-межстрочными интервалами.
Это зависит от интервала, через который напечатан текст документа: интервал
между реквизитами должен быть в два раза больше, чем интервал между строками
текста. Между составными частями реквизита интервал составляет 1,5—2, в
составных его частях — 1 строку.

Реквизиты
относительно положений табулятора располагаются следующим образом:

0   —
наименование организации, справочные данные об организации, наименование вида
документа, дата документа, ссылка на регистрационный номер и дату, место
составления, заголовок к тексту, текст, отметка о наличии приложения, наименование
должности в реквизите «подпись», гриф согласования документа, отметка о
заверении копии, отметка об исполнителе, отметка об исполнении документа и
направлении в дело;

Рис. 7. ДОЛЖНОСТНОЙ (именной) бланк

1   —красная
строка;

2—    расшифровка
подписи в реквизите «гриф согласования», виза согласования, отметка о заверении
копии, номер документа;

3—    при
оформлении документов не используется;

4   —
адресат, номер страницы;

5   —
гриф утверждения;

6—расшифровка
подписи в реквизитах «подпись», «гриф утверждения»;

7
—слово «копия», нумерационные заголовки: таблица, приложение, отметка о контроле,
отметка о поступлении документа в организацию.

3.4. Правила оформления реквизитов
документов

При
оформлении реквизитов документов следует соблюдать следующие правила.

01 —
Государственный герб Российской Федерации

Герб
— это отличительный знак государства, города, рода, сословия, изображаемый
на флагах, монетах, печатях, ряде документов.

На
бланках с угловым расположением реквизитов изображение герба помещается над
серединой строки с наименованием организации на верхнем поле, на бланках с
продольным расположением реквизитов — в центре верхнего поля (рис. 8). Размер герба
не рекомендуется делать более 20 мм.

Организации
негосударственных форм собственности не имеют права помещать Государственный
герб Российской Федерации или герб субъекта Российской Федерации на своем
бланке.

Бланки
с изображением Государственного герба Российской Федерации являются
полиграфической продукцией, подлежащей учету, их хранят в надежно запираемых
шкафах или сейфах.

02 —
герб субъекта Российской Федерации

Реквизит
(рис. 9) помещают на бланках документов в соответствии с правовыми актами
субъектов РФ.

Правила
расположения данного реквизита аналогичны правилам изображения реквизита 01.

03 —
эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания)

Эмблема
— это условное или символическое
изображение какого-либо понятия, идеи, деятельности.

Рис. 8. Гербовый бланк с угловым и продольным
расположением реквизитов

Рис. 9. Гербовый бланк субъекта РФ —
города Москвы

Рис. 10. Эмблема организации

Товарный
знак — это обозначение, способное отличать
товары и услуги одних юридических или физических лиц от однородных товаров и услуг
других юридических лиц.

Эмблемы,
товарные знаки, знаки обслуживания помещаются на бланках в соответствии с
уставом организации. Товарный знак может быть зарегистрирован также на имя
юридического лица, осуществляющего предпринимательскую деятельность.

Реквизит
может быть выполнен в любом цвете или цветовом сочетании и располагаться в
пределах границ продольного штампа бланка на любом месте, по усмотрению автора
бланка (рис. 10).

Эмблема
организации или товарный знак не могут заменить на бланке название организации.

Реквизиты
01, 02, 03 являются взаимоисключающими при оформлении бланка. На любом бланке
может быть изображен только один из этих реквизитов.

Наименование
организации субъекта РФ, имеющего наряду с русским языком в качестве
государственного национальный язык, печатается на двух языках — русском и
национальном (рис. 11).

Рис. 11. Бланк с наименованием организации
субъекта РФ

Рис. 12. Бланк с наименованием организации
на иностранном

Наименование
на иностранном языке воспроизводится в тех случаях, когда оно закреплено в
уставе организации (рис. 12). Наименование на русском языке располагается
слева, а на национальном или иностранном языке — справа.

Сокращенное
наименование организации приводится в тех случаях, когда оно закреплено в
учредительных документах организации. Сокращенное наименование (в скобках)
помещается ниже полного (см. рис. 6).

Наименования
филиала, территориального отделения, представительства, структурного
подразделения организации указываются в том случае, если они обозначают автора
документа и располагаются ниже наименования организации (рис. 13).

Одним
из требований к наименованию организации — автора документа является указание
организационно-правовой формы организации.

Пример
оформления наименования государственной организации:

Всероссийский
научно-

исследовательский
институт

океанологии

Пример
оформления наименования негосударственной организации:

Закрытое
акционерное общество

«Стройинвест»

Рис. 13. Автор документа — структурное
подразделение

04 —
код организации

Реквизит
является обязательным; он проставляется в соответствии с Общероссийским классификатором
предприятий и организаций (ОКПО) и включает в себя восемь знаков.

Код
организации — автора документа нужен для ускорения передачи документированной
информации по каналам электронной связи. Код позволяет избежать ошибок в
названии организации при передаче данных.

05 —
основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица

Реквизит
представляет собой 13-значный цифровой код. ОГРН указывается на всех документах
юридического лица — наряду с его наименованием. Этот реквизит является
составной частью справочных данных в бланке письма.

06 —
идентификационный номер налогоплательщика / код причины постановки на учет (ИНН
/ КПП)

Реквизит
представляет собой цифровой код, подтверждающий постановку на налоговый учет
налогоплательщика (индивидуального предпринимателя, юридического или
физического лица) (рис. 14).

Рис. 14. Бланк с указанием в реквизите ИНН
/ КПП, ОГРН

07 —
код формы документа

Реквизит
проставляют по Общероссийскому классификатору управленческой документации
(ОКУД).

08 —
наименование организации, являющейся автором документа

Наименование
организации должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных
документах. Над наименованием организации указывают сокращенное, а при его отсутствии
— полное наименование вышестоящей организации. Например:

ДЕПАРТАМЕНТ ОБРАЗОВАНИЯ ГОРОДА МОСКВЫ

Государственное образовательное учреждение

Банковский колледж N: 45

Автором
документа может быть должностное лицо, представляющее организацию: в этом
случае используют должностной (именной) бланк (см. рис. 7).

09 —
справочные данные об организации

Реквизит
оформляется только в бланке письма. Как правило, в него входят: почтовый адрес,
номера телефонов, коды по ОКПО, ОГРН; ИНН / КПП; код по ОКУД и другие сведения
по усмотрению организации (номер факса, номер счета в банке, адрес электронной
почты, адрес веб-страницы в сети Интернет) (см. рис. 5).

10 —
наименование вида документа

Реквизит
указывается в соответствии с наименованием документа, предусмотренным УСОРД и
оформляется от нулевого положения табулятора (центрированно — при продольном
расположении штампа бланка) прописными буквами: ПРИКАЗ, ПРОТОКОЛ. Короткие
слова можно писать в разрядку, например: АКТ. Наименование вида документа
должен иметь каждый документ, за исключением служебного письма.

11 —
дата документа

Это
обязательный реквизит любого документа. Датой документа является
дата его подписания или утверждения, для протокола — дата заседания (принятия
решения), для акта — дата события. Документы, изданные двумя или более
организациями, должны иметь одну дату (единую). Способ написания даты зависит
от характера документа. Как правило, дата оформляется арабскими цифрами в
последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют
двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год — четырьмя арабскими цифрами.
Дата оформляется от нулевого положения табулятора, например: 23.04.2009

В
нормативных документах, определяющих права граждан и организаций, а также в
документах, содержащих сведения финансового характера, используется
словесно-цифровой способ оформления даты, например: 09 мая 2009 г. Также
оформление даты может производиться в последовательности: год, месяц, день месяца,
например: 2009.11.24.

12 —
регистрационный номер документа

Это
условное цифровое (иногда буквенно-цифровое) обозначение документа; номер
проставляется при регистрации документа и оформляется от второго положения
табулятора на одном уровне (строке) с датой документа. На документах, авторами
которых выступают несколько организаций, индексы авторов проставляются через
косую черту в порядке указания авторов на документе. Номер не может быть
однозначным.

В
нумерации рекомендуется использовать двузначные номера, например: № 03-05/123,
где 03 — номер структурного подразделения, 05 — номер дела по номенклатуре, 123
— порядковый номер самого документа.

13 —
ссылка на регистрационный номер и дату документа

Реквизит
оформляется только на бланке письма и включает в себя номер и дату документа, на
который дается ответ. Оформляется от нулевого положения табулятора:

На
№ ________________  

14 —
место составления или издания документа

Место
составления или издания документа указывается в том случае, если затруднено его
определение по реквизитам «наименование организации» и «справочные данные об
организации», и обязательно с учетом принятого административно-территориального
деления; оно включает в себя только общепринятые сокращения. Перед названием
городов Москва и Санкт-Петербург сокращение «г.» (город) не пишется; перед
всеми остальными названиями ставятся: г. — город, пос. — поселок. Реквизит
оформляется от нулевого положения табулятора строчными буквами, кроме заглавных.
Например:

Москва       •

г.
Воронеж

пос.
Южный

Краснодарского
края

Место
составления документа не указывают:

■  при
указании его в составе наименования организации, например: мэрия Москвы;

■  в
письмах — в бланке письма эта информация содержится в реквизите «справочные
данные об организации».

15 —
адресат

В
качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения,
должностные или физические лица. Адресат оформляется от четвертого положения
табулятора (32 удара) флаговым способом и состоит из нескольких составных
частей:

1)  из
наименования организации;

2)  наименования
структурного подразделения;

3)  наименования
должности лица;

4)  инициалов,
фамилии;

5)  почтового
адреса.

Каждая
составная часть оформляется с новой строки, точка в конце каждой составной
части не ставится. Между составными частями устанавливается межстрочный
интервал 1,5, если же составная часть многострочна — интервал 1. Переносы в
словах нежелательны, сокращения употребляются в соответствии с существующими
правилами. При адресовании документа должностному или физическому лицу инициалы
указываются перед фамилией.

1.  Наименования
организации и структурного подразделения указываются в именительном падеже.
Например:

Министерство
внутренних дел

Российской
Федерации

Департамент
охраны общественного

порядка

2.  Должность
и фамилию лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже
(инициалы — до фамилии):

Генеральному
директору ОАО «Балчуг»

Н.В.Есакову

Допускается
центрировать каждую строку реквизита «адресат» по отношению к самой длинной
строке:

Сбербанк
Российской Федерации

Начальнику
отдела обслуживания

юридических
лиц

Р.
Я. Халилову

3.  Если
документ направляют в несколько однородных организаций или в несколько структурных
подразделений одной организации, то их следует указывать обобщенно:

Администрации
районов

Магаданской
области

Руководителям
структурных

подразделений
Министерства

финансов
Российской Федерации

4.  Если
лицо, которому направляется документ, имеет ученую степень или звание, это
может быть указано в адресате:

Ректору
Технического университета

проф.
В. И. Сомову

Документ
не должен содержать более четырех адресатов. Слово «копия» перед вторым,
третьим и четвертым адресатами не указывают. Если адресатов больше, то на
обороте последнего листа документа составляют список рассылки документа, а на
каждом экземпляре пишут только один адрес.

5.  В
состав реквизита «адресат» может входить почтовый адрес, элементы которого
указывают в последовательности, установленной правилами оказания услуг почтовой
связи:

Соколову
В. Е.

ул.
Бобруйская, д. 23

г.
Мурманск, 123456

При
адресовании документа должностному лицу исходя из сложившейся практики допускается
использование обращений «господин» («г-н»), «госпожа» («г-жа»).

При
адресовании письма в организацию указывают ее наименование, затем почтовый
адрес:

Государственное
учреждение

Всероссийский
научно-

исследовательский
институт

документоведения
и архивного дела

Профсоюзная
ул., д. 82, Москва, 117393

16 —
гриф утверждения документа

Удостоверение
документов является формой выражения ответственности за их законность и
содержание. Основными способами удостоверения документов являются: подписание,
утверждение и проставление печати.

Утверждение
— это особый способ удостоверения документа после его подписания, санкционирующий
распространение действия документа на определенный круг лиц, граждан, организаций.
Документ, подлежащий утверждению, приобретает юридическую силу только с момента
его утверждения. Документы утверждаются соответствующими органами или
должностными лицами, в компетенцию которых входит решение вопросов, изложенных
в этих документах.

Документ
может быть утвержден должностным лицом или специально издаваемым документом
(приказ, протокол, решение).

Оба
способа утверждения имеют одинаковую юридическую силу.

Утверждение
документа должностным лицом производится в том случае, если это регламентируется
соответствующими нормативными документами.

Если
документ утверждается должностным лицом, то гриф утверждения оформляется от
пятого положения табулятора флаговым способом, допускается центрированное
оформление каждой строки грифа утверждения по отношению к самой длинной строке
реквизита. Гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек и знаков
препинания), полного наименования должности лица, утвердившего документ
(включая наименование организации, если документ оформлен не на бланке), его
личной подписи, расшифровки подписи (инициалы проставляются до фамилии) —
шестое положение табулятора — и даты утверждения. Например:

УТВЕРЖДАЮ

Директор
ОАО «Факел»

__________Л.
А. Степанова

«___»
июля 2009 г.

Допускается
центрировать элементы реквизита «гриф утверждения документа» относительно самой
длинной строки. Например:

УТВЕРЖДАЮ

Генеральный
директор

ЗАО
«Московские товары»

__________Л.
И. Белопольская

«___»
мая 2009 г.

При
утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения
состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНО, УТВЕРЖДЕНЫ), наименования
утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера. Например:

УТВЕРЖДЕН

Решением
общего собрания

акционеров
от 05.10.2009 г. N9 03

Если
документ утверждается руководителями нескольких организаций, то составные части
грифов утверждения располагают на одном уровне. При этом наименование организации
должно обязательно входить в наименование должности лица, утверждающего
документ. Первый гриф оформляется от нулевого положения табулятора, расшифровка
подписи — от второго, второй гриф оформляется по ГОСТу. Например:

Как
правило, утверждению подлежат следующие виды документов: уставы, положения,
штатные расписания, некоторые виды актов и протоколов, должностные инструкции и
др.

Перечень
документов организации, подлежащих утверждению, определяется инструкцией по
делопроизводству организации.

17 —
резолюция

После
первичной обработки и регистрации документ направляется руководителю организации
или структурного подразделения для рассмотрения. Результат рассмотрения
отражается в резолюции.

Резолюция
— это надпись на документе, сделанная должностным
лицом и содержащая принятое им решение. Она закрепляет распоряжение
руководителя относительно вопроса, отраженного в документе. От конкретности и
четкости резолюции, правильного выбора исполнителя зависят качество исполнения
задания и своевременность его выполнения. К тексту резолюции предъявляются те
же требования, что и к любому документу: четкость, конкретность, краткость.
Резолюция состоит из текста, подписи и даты. По своему характеру резолюция
может быть двух видов: резолюция, содержащая решение вопроса (например,
«зачислить», «выделить 100 тыс. рублей», «отказать»), и резолюция, определяющая
порядок подготовки вопроса. Во втором случае текст должен содержать три составные
части: кому поручается (фамилия и инициалы исполнителя), что поручается
(характер и порядок решения вопроса) и срок исполнения. Например:

3.
Н. Ильичевой

Подготовить
проект приказа

«О
создании рекламного отдела»

к
15.12.2009

(Личная
подпись)

01.12.2009

Если
в резолюции указано несколько исполнителей, то ответственным за исполнение
документа является тот, чья фамилия указана первой. Если срок исполнения
документа является типовым или он указан в тексте документа и его не требуется
специально оговаривать, то руководитель может указать только фамилию
исполнителя (исполнителей), порядок подготовки вопроса, поставить подпись и
дату.

Резолюция
переносится секретарем в регистрационную форму и часто является основанием для
постановки документа на контроль. Оформляется резолюция от руки на любом
свободном месте, кроме полей, однако нельзя оформлять ее на других реквизитах.
Если на документе нет свободного места, то резолюция оформляется на отдельном
листе бумаги (обычно формата А6 или А7) и прикрепляется к документу.

18 —
заголовок к тексту документа

Реквизит
оформляется от нулевого положения табулятора строчными буквами, за исключением
необходимых заглавных букв; точка в конце заголовка не ставится; строка не
должна превышать 28 ударов; переносы в словах нежелательны; межстрочный
интервал — 1. К документам, оформленным на листе или бланке формата А5, заголовок,
как правило, не составляется. Заголовок должен быть согласован с наименованием
вида документа. В зависимости от вида документа заголовок формулируется в
предложном или родительном падеже (акт, протокол). Например:

ПРИКАЗ

О
создании аттестационной

Комиссии

или

ПРОТОКОЛ

Заседания
Совета

директоров

19 —
отметка о контроле

Контроль
исполнения документов — это совокупность действий,
обеспечивающих своевременное исполнение документов. В соответствии с ГОСТом отметка
о контроле исполнения документа обозначается буквой «К» или словом «Контроль»,
наносится резиновым штампом или может быть написана от руки цветным маркером.
Отметка располагается в правом верхнем углу первого листа документа. Ее цель —
напомнить исполнителю, что документ контролируется. Например:

20 —
текст документа

Текст
— это основной реквизит документа-, его печатают от нулевого положения табулятора
через 3—4 межстрочных интервала от заголовка к тексту, через 1,5—2 интервала на
бумаге формата А4 и через 1 интервал — формата А5 (между абзацами — 2
интервала). Абзацы в тексте пишут от первого положения табулятора.

Абзац
— это часть текста, несущая законченную
мысль и представляющая собой смысловое единство. Нормальным считается абзац,
содержащий не более двух-трех предложений.

Текст
документа можно печатать с двух сторон листа, при этом правое и левое поля
меняются местами.

Текст
документа состоит из двух частей: в первой части указывается основание для
составления документа; во второй — просьбы, выводы, предложения. Если текст
состоит из одной фразы, то она строится по такому же принципу.

В
некоторых случаях текст может содержать только вторую часть (письмо — просьбу
без пояснения, приказ — распорядительную часть без констатирующей). Текст
документа должен быть ясным, точным, кратким.

В
тексте слова должны употребляться в том значении, какое они имеют в
литературном языке, и не допускать многозначности толкования. Не следует
употреблять термины, требующие объяснения их значения, дополнительного
толкования. Нельзя использовать диалектное, жаргонные, устаревшие слова и
обороты. Иностранные слова могут употребляться только в том случае, если они не
имеют соответствующего эквивалента в русском языке или получили многочисленное
признание.

При
построении текстов рекомендуется:

1)  использовать
сжатые синтаксические конструкции;

2)  применять
трафаретные словосочетания, тексты;

3)  использовать
во всех возможных случаях простые предложения.

Текст
документа может быть сплошным связанным либо представлен в форме анкеты,
таблицы, трафарета или их сочетания. Сплошной связанный текст содержит
информацию об управлении действий и применяется при составлении правил,
положений, писем.

Форма
анкеты применяется при изложении цифровой или словесной информации об одном
объекте по определенному набору признаков.

Форма
таблицы (табл. 2) используется при изложении цифровой или словесной информации
о нескольких объектах по ряду признаков.

Независимо
от количества частей текст необходимо делить на абзацы. Сложные тексты делятся
на разделы, подразделы, пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими
цифрами и разделяются точками: 11.1.4.2. — 11-й раздел, 1-й подраздел, 4-й пункт,
2-й подпункт.

Текст
документа, представленный в виде таблицы, должен быть оформлен в соответствии с
ГОСТом. Таблицы могут быть в тексте документа или в приложении к нему. Все
таблицы нумеруются арабскими цифрами. Нумерация таблиц текста и приложений
может быть сквозной и самостоятельной. Если в документе приведена одна таблица,
то она не нумеруется и слово «таблица» не пишется.

21 —
отметка о наличии приложения

Реквизит
оформляется через 2—4 межстрочных интервала от текста и состоит из слова «Приложение»,
которое пишется от нулевого положения табулятора с прописной буквы; в конце
ставится двоеточие; через пробел идет текст приложения, которое оформляется
«висячей» строкой через один межстрочный интервал.

Если
документ имеет приложение, на которое указывается в тексте, то проставляется
только количество листов и экземпляров.

Приложение:
на 3 л. в 2 экз.

Если
документ имеет приложения, не названные в тексте, то их наименования необходимо
перечислить с указанием количества листов в каждом приложении и их экземпляров.
При наличии нескольких приложений их нумеруют арабскими цифрами, пункты
отделяют друг от друга двумя интервалами:

Приложение:
1. Положение об Управлении регионального

                           
кредитования на 5 л. в 2 экз.

                      
2. Правила подготовки и оформления документов

                          
Управления регионального кредитования на 7 л.

                          
в 2 экз.

Если
приложений много, на них составляется опись:

Приложение:
опись на 3 л.

Если
к документу прилагается другой документ, имеющий приложение, то об этом делают
отметку в тексте приложения:

Приложение:
письмо Департамента образования г. Омска № 02/45

                      
и приложение к нему, всего на 7 л.

Если
приложение сброшюровано, то количество листов не указывается:

Приложение:
Методические указания по внедрению и применению

                       
Государственного стандарта на ОРД

                       
(ГОСТ Р 6.30-2003), 5 экз.

Если
документ направляется в несколько адресов, а приложение — не во все адреса, то
в тексте приложения указывается, в какой адрес оно направляется:

Приложение:
на 3 л. в 4 экз. во второй адрес.

В
распорядительном документе (постановление, приказ, распоряжение, правило,
инструкция, положение, решение) ссылки на приложение указываются в самом тексте
документа. При этом приложение к распорядительному документу содержит в правом верхнем
углу (пятое положение табулятора) первого листа документа слово «Приложение» с указанием
его номера, наименования распорядительного документа, даты документа и регистрационного
номера. Например:

Приложение
№ 2

к
приказу Ростелекома № 185

от
09.12.2009

22 —
подпись

Подпись
— это один из основных способов удостоверения документа,
его обязательный реквизит, которым выражается ответственность лица за содержание
документа. Документ подписывается руководящими работниками учреждения или
другими должностными лицами в соответствии с их компетенцией, установленной
действующим законодательством или иными правовыми актами.

Подпись
состоит:

1)  из
наименования должности лица, подписавшего документ, которое печатается от
нулевого положения табулятора флаговым способом (допускается центрированный
способ относительно самой длинной строки) строчными буквами, за исключением заглавных;
в одной строке — не более 28 ударов; переносы в словах нежелательны;

2)  личной
подписи должностного лица (руководителя);

3)  расшифровки
подписи (указываются инициалы и фамилия) от шестого положения табулятора
строчными буквами, за исключением заглавных, на уровне последней строки
наименования должности.

Если
документ оформлен на бланке, то наименование должности лица, подписавшего документ,
пишется сокращенно. Например;

          Вице-президент                                                                                                     И.
В. Лескин

Если
оформление документа производится на чистом листе, то в наименование должности
входит полное наименование учреждения. Например:

     Вице-президент
Ассоциации

     региональных
предприятий                                                                                    И.
В. Лескин

Допускается
центрировать наименование должности относительно самой длинной строки
реквизита. Например:

     Исполнительный
директор

              
ЗАО «Партнер»                                                                                                А.
С. Королева

Если
должностное лицо, подписывающее документ, имеет ученую степень (звание), то это
может быть указано в наименовании должности. Например:

     Зав.
кафедрой зоологии

     профессор                                                                                                                    В.
С. Серов

Две
и более подписей проставляются в том случае, если за содержание документа несут
ответственность несколько лиц. Например, документы финансового характера
подписывают руководитель учреждения и главный бухгалтер. Их подписи располагают
одну под другой через два интервала в последовательности, соответствующей
занимаемой должности. Например:

     Директор
лицея                                                                                                                     М.С.Попов

     Главный
бухгалтер                                                                                                   А.
С. Корнева

При
подписании документа несколькими лицами равных должностей подписи располагают
на одном уровне.

В
состав наименования должности обязательно входит название учреждения.

Первая
подпись оформляется от нулевого положения табулятора, расшифровка подписи — от
второго. Вторая подпись — от пятого положения табулятора, расшифровка — от
шестого. Составной частью реквизита в данном случае может быть дата. Например:

В
документах, составленных комиссией, указываются не должности лиц, а
распределение обязанностей в составе комиссии. Двоеточие после слов «члены
комиссии» не ставится. Подписи оформляются через два интервала. Например:

     Председатель
комиссии                                                                                И.
И. Морозов

     Члены
комиссии                                                                                             А.
С. Кудрявцев

                                                                                                                                Т.
Г. Синицына

При
оформлении документа на бланке должностного лица в реквизите «подпись»
наименование должности не указывается, а оформляется только расшифровка подписи
от шестого положения табулятора.

В
случае отсутствия должностного лица, подпись которого заготовлена на проекте
документа, документ подписывает должностное лицо, исполняющее его обязанности,
или заместитель. При этом обязательно указывается фактическая должность лица, подписывающего
документ, его фамилия (исправления можно сделать, допечатав перед наименованием
должности «И.О.» или «Зам.»). Не допускается подписывать документы с предлогом «за»
или проставлением косой черты перед наименованием должности.

Использование
при совершении сделок факсимильного воспроизведения подписи с помощью средств
механического либо иного копирования, электронной цифровой подписи либо иного аналога
собственноручной подписи допускается в случаях и порядке, предусмотренных
законом, иными правовыми актами или соглашением сторон (ст. 160 ГК РФ).

Условия
применения электронной подписи при создании машиночитаемого документа указаны в
федеральных законах «Об информации, информатизации и защите информации» и «Об электронной
цифровой подписи».

Юридическая
сила документа, хранимого, обрабатываемого и передаваемого с помощью
автоматизированных информационных и телекоммуникационных систем, может
подтверждаться электронной цифровой подписью.

Юридическая
сила электронной цифровой подписи признается при наличии в автоматизированной
информационной системе программно-технических средств, обеспечивающих
идентификацию подписи, и при соблюдении установленного режима их использования.

23 —
гриф согласования документа

Согласование
документа является способом предварительного
рассмотрения и оценки его проекта.

В
работе с ОРД согласование может быть внутренним и внешним. Согласование
документов производится с организациями, структурными подразделениями и
предприятиями, должностными лицами, которые в соответствии с их компетенцией
имеют непосредственное отношение к вопросам, содержащимся в проекте документа.

Внешнее
согласование производится с подчиненными и неподчиненными организациями, органами
государственного и ведомственного контроля, вышестоящими органами. Внешнее
согласование оформляется грифом согласования, справкой о согласовании, листом
согласования или представлением протокола обсуждения проекта документа на
заседании коллегиального органа.

Гриф
согласования состоит:

1)  из
слова СОГЛАСОВАНО — пишется прописными буквами без знаков препинания от
нулевого положения табулятора;

2)  наименования
должности лица, с которым согласован документ (включая наименование
организации);

3)  личной
подписи, расшифровки подписи (инициалы, фамилия) — пишется от второго положения
табулятора;

4)  даты
согласования — пишется от нулевого положения табулятора.

Реквизит
оформляется ниже реквизита «подпись» на 3—4 интервала флаговым способом. Его
можно оформлять центрированным способом относительно самой длинной строки
реквизита. Например:

Лист
согласования составляется в случаях, когда содержание документа затрагивает
интересы нескольких организаций. При этом в самом тексте документа делается
отметка «Лист согласования прилагается». В этом случае первый гриф согласования
оформляется по ГОСТу, второй — от пятого положения табулятора, расшифровка
подписи — от шестого. В наименование должности обязательно должно входить
наименование организации. Например:

Если
согласование производится с коллегиальным органом, то гриф согласования состоит
из слова СОГЛАСОВАНО, которое пишется от нулевого положения табулятора без
знаков препинания, и из названия документа в именительном падеже с указанием
его даты и номера. Например:

СОГЛАСОВАНО

Протокол
заседания

Совета
трудового коллектива

от
12.10.2009 № 12

Если
согласование производится соответствующим документом (письмом, протоколом), то
гриф согласования состоит из слова СОГЛАСОВАНО и полного наименования
соответствующего документа в именительном падеже. Например:

СОГЛАСОВАНО

Письмо
Российской академии

медицинских
наук

от
09.07.2009 № 01/98

или

СОГЛАСОВАНО

Протокол
заседания Правления

Российской
государственной

страховой
компании «Росгосстрах»

от
05.08.2009 № 02/06

24 —
виза согласования документа

Этим
реквизитом оформляется внутреннее согласование; он указывает на согласие или
несогласие должностного лица организации — автора документа — с содержанием
документа. Реквизит состоит из личной подписи визирующего, ее расшифровки и
даты согласования. В случае необходимости могут быть указаны наименование
должности визирующего, его подпись, расшифровка подписи и дата. При наличии
замечаний и дополнений к документу они излагаются, как правило, на отдельном
листе, а на проекте документа делается запись «Замечания прилагаются». Место визы
— ниже подписи, на последнем листе экземпляра, который остается в организации.

В
каждой организации должен быть перечень важнейших документов с указанием должностных
лиц, визы которых необходимы при оформлении этих документов.

Если
визу оформляют машинописным способом, то наименование должности пишется от нулевого
положения табулятора, расшифровка подписи — от второго, дата — от нулевого.
Например:

Начальник
отдела кадров

_________В.
Ф. Калеущенко

20
января 2009 г.

25 —
оттиск печати

Оттиск
печати широко используется при оформлении управленческих документов для
удостоверения их подлинности.

Печать
с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации представляет собой
печать с зеркальным отображением в центре Государственного герба Российской
Федерации; она используется исключительно для подтверждения (удостоверения)
подлинности управленческих документов, подписанных должностными лицами федеральных
органов государственной и исполнительной власти, иных федеральных
государственных органов и учреждений.

Использование
гербовой печати с изображением Государственного герба Российской Федерации и
изображениями гербов субъектов Российской Федерации регламентируется специальными
нормативными актами.

Правилами
установлены следующие обязательные элементы (реквизиты) печати организации:

1)  Государственный
герб Российской Федерации или герб субъекта Российской Федерации — только для
организаций, имеющих право на их воспроизведение;

2)  полное
наименование организации на русском языке с указанием организационно-правовой
формы;

3)  местонахождение
организации;

4)  номер
государственной регистрации;

5)  номер
городского реестра печатей.

Печать
проставляется в пределах границ площади, отведенной для данного реквизита. Форма
документа, на котором должна проставляться печать, может иметь пометку «Место
для печати» или «МП». Место для печати может быть обозначено кругом с пометкой
«Ставить точно в круг». На финансовых документах печать не может затрагивать
другие реквизиты (наименование должности, личную подпись, расшифровку подписи),
так как наложение печати на другие реквизиты затрудняет проверку подлинности
документа.

В
организации используются печати структурных подразделений, на оттиске которых
имеется дополнительная надпись с названием структурного подразделения —
секретариат, канцелярия, управление делами (рис. 15). Печати индивидуальных
предпринимателей должны содержать фамилию, имя, отчество, местонахождение, словосочетание
«индивидуальный предприниматель», регистрационный номер. Для упорядочения
использования печатей и штампов в организации разрабатывается соответствующая
инструкция, которая утверждается руководителем организации. Для регламентации
использования печатей в организации утверждаются перечни документов, на которых
проставляется гербовая и другие печати.

Примерный
перечень документов, на которых ставится гербовая печать:

■  акты
(приема законченных строительных объектов, монтажа оборудования, выполненных
работ, экспертизы и др.);

■  доверенности
(на получение товарно-материальных ценностей, ведение дел в арбитраже и т.д.);

■  договоры
(о материальной ответственности, поставках, подрядах, научно-техническом
сотрудничестве, аренде помещений, о производстве работ и т.д.);

■  заявления
(на аккредитив, об отказе от акцепта и т.д.);

■  заключения
и отзывы организаций на диссертации и авторефераты, направляемые в высшую
аттестационную комиссию;

■  исполнительные
листы;

■  командировочные
удостоверения;

■  образцы
оттисков печатей и подписей работников, имеющих право совершения
финансово-хозяйственных операций;

■  представления
и ходатайства;

■  гарантийные
письма;

■  поручения
(бюджетные, банковские, пенсионные, платежные сводные в банк);

■  протоколы
(согласования планов поставок и т.п.);

■  реестры;

■  сметы
расходов;

■  справки
по личному составу и справки финансового характера;

■  спецификации;

■  титульные
списки, уставы;

■  штатные
расписания.

В
практике работы учреждений применяется целая серия штампов: «подлежит
возврату», «копии не снимать», угловой штамп организации, которые формально
служат в качестве замены рукописной или машинописной записи для использования в
повторяющихся однотипных ситуациях.

Угловой
штамп используется в том случае, если в
организации отсутствуют типографские бланки. Он может проставляться при выдаче
текущих справок и т.д. Изображение государственной символики в угловых штампах
не допускается.

Регистрационный
штамп устанавливает ответственность организации
за документ, начало отсчета срока исполнения.

26 —
отметка о заверении копии

Копия
документа — это воспроизведение всех реквизитов документа
рукописным, машинописным способом или средствами оперативной полиграфии. При
изготовлении копии рукописным или машинописным способом текст документа
воспроизводится полностью, включая реквизиты бланка.

Указом
Президиума Верховного Совета СССР от 4 августа 1983 г. № 9779-Х установлено,
что организации выдают по просьбе граждан копии документов, исходящих из этих
организаций, если такие копии необходимы для решения вопросов, касающихся прав
и законных интересов обратившихся к ним граждан. Копии документов оформляются
на бланках организаций или чистых листах формата А4.

В
таком же порядке организации могут выдавать копии имеющихся у них документов,
оформленных в других организациях, от которых получить непосредственно копии
этих документов невозможно или затруднительно. Если документы были оформлены на
бланках, то при изготовлении копий воспроизводятся реквизиты бланков.

Запрещается
свидетельствование верности копий паспорта, заменяющих его документов, военного
билета, служебных удостоверений, а также других документов, снятие копий с
которых не допускается. Не подлежат свидетельствованию копии документов, имеющих
неясный текст, подчистки, приписки и иные неоговоренные исправления.

Отметка
о заверении копии документа оформляется ниже реквизита «подпись» и состоит:

■
из слова «Верно», которое пишется от нулевого положения табулятора с прописной
буквы без знаков препинания;

■  наименования
должности лица, заверившего копию, — от нулевого положения табулятора;

■  личной
подписи, расшифровки личной подписи (инициалы, фамилия) — от шестого положения
табулятора, на уровне последней строки наименования должности;

■  даты
оформления копии — от нулевого положение табулятора. Например:

Верно

Инспектор
отдела кадров                                                                                                Л.
Э. Соколова

12.09.2009

27 —
отметка об исполнителе

На
документах, исходящих из крупных учреждений, проставляется отметка с указанием
фамилии сотрудника, готовившего документ, и номера его телефона. Такая отметка
позволяет в случае необходимости быстро связаться с исполнителем, который может
предоставить интересующую вас информацию. Так как отметка предполагает
обращение к исполнителю, можно указать не только фамилию, но и имя и отчество.
Это облегчит общение и поможет вежливо установить контакт с исполнителем.
Оформляют отметку об исполнителе от нулевого положения табулятора на лицевой
или оборотной стороне последнего листа документа в пределах границ площади,
отведенной для данного реквизита. Если документ подлежит размножению, то отметка
указывается только на лицевой стороне последнего листа документа (иначе
придется делать копии двух сторон листа). Например:

Воронин

Борис
Александрович

123-45-67

ГОСТ
Р 6.30—2003 допускает ставить эту отметку без указания имени и отчества.
Например:

Воронин

123-45-67

На
документе, подготовленном по поручению руководителя группой исполнителей, в
отметке об исполнителе указывается фамилия основного исполнителя.

На
документах, требующих особого учета, ниже фамилии исполнителя указываются инициалы
машинистки, количество отпечатанных экземпляров, дата оформления документа и
рассылка по экземплярам. Такая отметка оформляется только с оборотной стороны
листа. Например:

Семенова

Галина
Константиновна

976-34-21

СГК
3 л 23.09.2009

1   —
в адрес

2   —
руководителю

3   —
в дело № 03

28 —
отметка об исполнении документа и направлении его в дело

Это
завершающая отметка на документе. Она проставляется сразу после решения вопроса,
затронутого в документе, или при направлении ответа. Отметка свидетельствует о
том, что работа с документом закончена и он может быть подшит в дело. Отметка может
включать ссылку на дату и номер документа, а при отсутствии такового — краткие
сведения об исполнении, слова «В дело», номер дела, подпись лица, направившего
документ в дело (исполнитель, руководитель), и дату. Реквизит оформляется в
левой части нижнего поля первого листа документа, как правило, рукописным
способом. Например:

В
дело № 04

14.09.2009

Л.
Исакова

или

Ответ
направлен

12.10.2009   N9
03/234

В
дело № 02

Л.
Левина

15.10.2009

29 —
отметка о поступлении документа в организацию

При
поступлении документа в организацию на нем проставляется первая отметка,
фиксирующая факт и время приема его в данной организации, специальным резиновым
штемпелем. Она состоит из сокращенного наименования организации, в которую
поступил документ, даты получения и входящего учетного номера (рис. 16).

Дата
получения является важным поисковым признаком и началом отсчета срока
исполнения поступившего документа. С этой даты документ считается в работе
учреждения. Входящий учетный номер может служить для поиска документа в делопроизводстве,
и, кроме того, он используется для учета количества поступивших документов в
месяц, квартал, год. Проставлять отметку о получении документа следует в правом
нижнем углу первого листа документа.

30 —
идентификатор электронной копии документа Если документ вводится в память
машины или создан на компьютере, на бумажном документе делается об этом
специальная отметка. В стандарте требования к оформлению данного реквизита
изложены следующим образом: «Идентификатором электронной копии документа
является отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы
документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие данные,
устанавливаемые в организации».