По действующим правилам вести личные карточки работников по форме № Т-2 не обязательно. Но при желании работодатель может продолжить оформлять такие карточки для кадрового учета. При этом проверяющие не вправе контролировать наличие формы Т-2. Такие разъяснения приведены в недавно опубликованном письме Минтруд от 24.12.21 № 14-6/В-1487.
Напомним, что ранее все работодатели должны были заполнять на каждого работника личную карточку по форме № Т-2. При этом вести карточки разрешалось только в бумажном виде.
Справка
Личная карточка — это документ, который содержит краткий свод персональных данных работника, а также информацию о его трудовой деятельности. Карточку следовало составить в первый же рабочий день сотрудника, принятого по трудовому договору, и вести на протяжении всего периода работы в данной организации (см. «Личная карточка работника Т‑2: образец заполнения и бланк»).
Заполнить и распечатать форму № Т‑2
С 1 сентября 2021 года действует новый порядок ведения трудовых книжек, утвержденный приказом Минтруда от 19.05.21 № 320н. В новом порядке отсутствует положение об обязательном оформлении личных карточек работников. Следовательно, сейчас работодатели могут не заполнять форму № Т-2. По этой причине ведение работодателями личных карточек не подлежит контролю, заявили в Минтруде. Другими словами, трудовая инспекция не может запрашивать такие документы при проверке.
Вместе с тем работодатель вправе самостоятельно принять решение, оформлять личные карточки в целях кадрового учета или нет. Причем, для этих целей Т-2 можно вести в электронном виде. Обоснование — статья 9 Федерального закона от 06.12.11 № 402-ФЗ о бухучете. Данная норма позволяет руководителю экономического субъекта самому определять форму первичных учетных документов и разрешает составлять электронную «первичку». Также возможность ведения кадровых документов в электронном виде закреплена в новых статьях 22.1 — 22.3 ТК РФ (см. «Кадровые документы переводят в электронный вид: читаем свежие поправки в Трудовой кодекс»).
Ведение личных карточек работников в электронном виде невозможно. Об этом сообщает Роструд на портале «Онлайнинспекция.рф».
Дело в том, что работодатель обязан с каждой вносимой в трудовую книжку записью о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу и увольнении ознакомить работника под роспись в его личной карточке.
Это следует из Правил ведения и хранения трудовых книжек, утвержденных Постановлением Правительства от 16.04.2003 № 225.
Роструд предупреждает, что за ведение личных карточек в электронной форме работодатель может быть привлечен к административной ответственности.
Напомним, ранее Минтруд подготовил ряд поправок, которые касаются бумажных трудовых книжек. Новый Приказ Минтруда после его принятия заменить собой вышеназванное постановление Правительства. Проект отменяет обязанность работодателя при каждой записи в трудовой собирать подписи сотрудников в личных карточках.
Добавим, на нашем сайте прошел опрос, в ходе которого мы выяснили, что большинство бухгалтеров заполняют личную карточку Т-2 в программе, и распечатывают ее либо при увольнении, либо при приеме сотрудника.
Skip to content
Руководству организаций всех форм собственности и предпринимателям-работодателям требуется тщательно подходить к вопросам ведения документации по кадрам. За отсутствие отдельных документов наниматель может быть привлечен к административной ответственности в виде штрафа. На своем официальном сайте Федеральная служба по труду и занятости поместила информацию о возможных мерах наказания за несоблюдение правил осуществления учета кадров. Например, если при проверке обнаружится, что в компании не ведутся личные карточки сотрудников (форма № Т-2), ей грозит денежное взыскание. Этот учетный документ должен быть оформлен на каждого сотрудника, как и трудовая книжка.
Кто должен вести личные карточки
Карточки должны вести на своих работников организации любых форм собственности и любой численности, а также ИП с работниками. Даже если у работодателя всего 1-2 сотрудника, непременно нужно завести на них личные карточки.
Порядок ведения формы № Т-2 регламентируется постановлением Госкомстатистики от 05 января 2004 № 1. Вместе с тем утвержденную унифицированную форму можно заменить на иную, принятую на предприятии. Главное, чтобы она включала всю необходимую информацию.
Роструд указывает на то, что руководство или кадровая служба предприятия обязаны создать личную карточку на каждого человека, с кем возникли трудовые отношения. Создается форма при приеме на работу, а далее данные в нее включаются за весь срок работы у работодателя. Вносится следующая информация:
- фамилия, имя, отчество физического лица и все индивидуальные данные;
- данные, где зарегистрирован и проживает сотрудник и его контактный телефон;
- уникальный номер сотрудника;
- ИНН (если имеется) и СНИЛС;
- дата и номер трудового соглашения;
- профессия;
- уровень образования;
- состав семьи;
- трудовой стаж;
- военная обязанность;
- кадровые перемещения на предприятии (назначения на иную должность, взыскания и награждения);
- информация об аттестации (если необходимо).
Важно! В случае, когда на предприятии порядок ведения личных дел работников закреплен в положении о кадровом делопроизводстве, это не исключает обязанность составления личных карточек.
Правила хранения
При хранении карточек следует строго соблюдать закон о защите персональных данных. Должна отсутствовать возможность доступа сторонних лиц к документам.
Карточка хранится у работодателя и после увольнения работника. Срок хранения определяется в зависимости от года увольнения и установлен положениями статьи 22.1 закона от 22 октября 2004 № 125-ФЗ:
- если прекращение трудовых отношений произошло ранее 2003 года, сохранять формы требуется в течение 75 лет;
- если увольнение состоялось позднее 2003 года, хранить их требуется не менее 50 лет с даты увольнения.
В отдельных случаях карточки могут передаваться в архивную службу.
Ответственность
Если работодатели не составляют личные карточки и не вносят в них информацию о трудовой деятельности, это является нарушением трудового законодательства. Инспекторы начисляют штрафы компаниям, если у них не имеется личная карточка хотя бы на одного служащего. Минимум что грозит за это — предупреждение, максимум — штраф до 50 000 рублей.
Помимо этого, наказать работодателя могут и за несоблюдение правил хранения карточки. Это связано с тем, что она включает индивидуальные сведения сотрудников. Документы следует помещать под ключ — это застрахует от наказания по статье 13.11 КоАП.
- Главная
- Правовые ресурсы
- Подборки материалов
- Личная карточка т-2 ответственность
Подборка наиболее важных документов по запросу Личная карточка т-2 ответственность (нормативно–правовые акты, формы, статьи, консультации экспертов и многое другое).
Судебная практика
Постановление Двенадцатого арбитражного апелляционного суда от 24.02.2022 по делу N А12-13403/2021
Требование: О взыскании неосновательного обогащения по договорам на оказание услуг и аренды помещений, судебных расходов.
Решение: В удовлетворении требования отказано.Факт оказания услуг ответчиком подтверждается подготовленными ответчиком актами об оказании услуг контрагентам истца, актами сверок взаимных расчетов с ресурсоснабжающими организациями и контрагентами, счетами, направлявшимися для оплаты, формами СЗВ-ТД и СЗВ-М, подававшимися в налоговый орган и Пенсионный Фонд Российской Федерации посредством системы акционерного общества «Производственная фирма «СКБ Контур», надлежащим образом оформленными личными карточками сотрудников общества с ограниченной ответственностью «Промтехтранс»: Гуревич С.В., Колиндра А.В., Коробова С.А., Кочетовой Ж.Н. и Лежнина В.И.
Апелляционное определение Московского городского суда от 18.01.2021 N 33-2667/2021
Категория спора: Пенсионное обеспечение.
Требования заявителя: 1) О признании недействительным решения об отказе в назначении пенсии; 2) О возложении обязанности назначить пенсию.
Обстоятельства: Истец обратился к ответчику с заявлением о назначении досрочной страховой пенсии, однако решением пенсионного органа в назначении досрочной страховой пенсии было отказано ввиду отсутствия требуемого стажа, по мнению истца, необоснованно были исключены оспариваемые периоды, что и послужило основанием для обращения в суд.
Решение: 1) Удовлетворено; 2) Удовлетворено.При этом, из объяснений истца, данных в судебном заседании суда апелляционной инстанции и представленной в материалы дела справки ГБУЗ г. Москвы «Городская поликлиника N 191 ДЗМ» от 15.10.2020 года следует, что в 2020 году истец продолжила работу в должности и в учреждении, работа в которых засчитывается в стаж работы, дающий право на досрочное назначение трудовой пенсии по старости, работу осуществляла на полную ставку и без отвлечений и административных отпусков (справка выдана на основании личных счетов сотрудников, приказов по личному составу, карточки по форме Т-2). Данная справка в соответствии со ст. 327.1 ГПК РФ была принята судебной коллегией в качестве доказательства и ей дана оценка, поскольку в соответствии со ст. 25 Федерального закона от 28.12.2013 г. N 400-ФЗ «О страховых пенсиях» работодатель несет ответственность за достоверность предоставленных сведений, содержащихся в документах, выданных для назначения и выплаты пенсии.
Статьи, комментарии, ответы на вопросы
Готовое решение: Как оформить досрочный выход из отпуска по уходу за ребенком на полный рабочий день
(КонсультантПлюс, 2023)В этом случае в графах 4, 6 разд. VIII «Отпуск» личной карточки пусть работник, ответственный за их ведение, зачеркнет одной чертой количество календарных дней отпуска и неверную дату его окончания и над ними укажет новые данные. Затем нужно сделать надпись «исправлено», указать должность, Ф.И.О., дату исправления и поставить подпись. Такой порядок установлен для исправления документов бухучета, в частности первичных учетных документов в большинстве организаций (ч. 7 ст. 9 Закона N 402-ФЗ, п. п. 1, 19, 21 ФСБУ 27/2021). Полагаем, что его можно применять и при внесении исправлений в разд. VIII «Отпуск» личной карточки по форме N Т-2.
Нормативные акты
Личная карточка работника, обязательная для всех юридических лиц и ИП с сотрудниками, стала необязательной. Продолжать вести карточки можно — это не считается нарушением. Но сведения о военнообязанных необходимо теперь вносить в новую отдельную форму.
Для чего нужна Т2
Личная карточка работника нужна компаниям для учета сотрудников по найму — тех, с кем заключен трудовой договор. Оформляется она при приеме на работу и ведется до тех пор, пока сотрудник не уволился. При расторжении договора карточка закрывается.
В Т2 вносятся:
- персональные данные;
- сведения о воинском учете;
- данные о приеме и переводе на другую работу;
- информация об образовании, аттестации, повышении квалификации;
- награды, поощрения;
- виды и даты отпусков;
- сведения о положенных социальных льготах.
Заполняется карточка на основании документов — приказа о приеме, паспорта, трудовой книжки, аттестата, военного билета, СНИЛСа.
!
Если при увольнении сотрудник просит выдать ему копию карточки Т2, то работодатель обязан это сделать. Оригинал остается в компании и хранится положенный срок (50 — 75 лет).
Как было раньше
Без личной карточки было не обойтись. Постановление Правительства РФ № 225 от 16.04.2003 «О трудовых книжках» обязывало работодателей дублировать записи из трудовой в личную карточку Т2. Если происходило кадровое событие — прием, увольнение, перевод — то сотрудника знакомили с изменениями под подпись, которая ставилась именно в карточке.
Кроме того, на основании Постановления правительства № 719 от 27.11.2006, на военнообязанных или подлежащих призыву на военную службу сотрудников в форме Т2 нужно было заполнять раздел 2 — «Сведения о воинском учете».
Курс молодого ИП
11 видеоуроков для уверенного старта бизнеса
Что изменилось
Приказ Министерства труда и соцзащиты № 320 Н от 19.05.2021 утвердил новый порядок ведения трудовых книжек. Про личные карточки работников в приказе больше не упоминалось, что вызвало закономерный вопрос — а нужны ли они вообще. Специалисты сервиса Роструда «Онлайнинспекция.рф» дали следующие разъяснения:
- вести личные карточки теперь не обязательно;
- по желанию вести можно, при этом работодатель сам решает, знакомит сотрудников с записями под подпись или нет;
- если карточки уже ведутся, то отказываться от них нужно правильно (например, путем издания соответствующего приказа);
- формат не имеет значения — можно заполнять как в электронном, так и в бумажном виде;
- карточки Т2 относятся к документам длительного хранения, поэтому в случае отказа выбрасывать их нельзя;
- если сотрудник состоит на воинском учете, то на него необходимо продолжать заполнять раздел 2.
Последний пункт создал работодателям неудобства. Получалось, что полностью отказаться от карточек нельзя в отношении военнообязанных сотрудников. А из формы Т2, состоящей из нескольких разделов, нужно было вести только второй, либо заполнять карточку полностью. Приказ Министра обороны РФ № 700 от 22.11.2021 урегулировал этот момент окончательно путем утверждения новой формы № 10, по которой организации должны вести воинский учет своих работников. Форма № 10 содержится в приложении 22 к приказу. Теперь при желании карточки Т2 можно не использовать совсем.
Где взять форму Т2
Действующие в настоящий момент формы первичной учетной документации по труду — в том числе и карточка работника — утверждены Постановлением Госкомстата № 1 от 05.01.2004. Если решили заполнять карточки, то можно использовать форму, представленную в постановлении. Также Федеральный закон № 402-ФЗ от 06.12.2011 позволяет использовать собственные формы. При этом нужно не забывать про обязательные реквизиты (статья 9, пункт 2):
Во избежание ошибок, заполнять Т2 лучше на основании правил из Постановления Госкомстата № 1.
Статья актуальна на
07.04.2022