Можно ли исправить опечатку в акте выполненных работ и договоре оказания услуг?
Добрый день! Сегодня обнаружила, что кассир — регистратор в актах выполненных работ и договорах, в нескольких местах писала дату верно, а год 2018 а не 2019.
Вот например в договоре:
дата заключения договора 01.01.2019, дота подписания с нашей стороны 01.01.2018, дата подписания клиента 01.01.2019.
В акте:
Дата акта 01.01.2018
Документ основание договор от 01.01.2018
Даты подписания с обеих сторон 01.01.2018
Могу ли я читать такую ошибку опечаткой, и как требует письмо Минфин России от 22.01.2016 г. № 07-01-09/2235, зачеркнуть неверный год, написать верный год, поставить подпись мою, директора и печать?
Оговорюсь, такие опечатки на всех документах за январь и февраль по 21.02.2019 года.
Цитата (KatyaSV):Могу ли я читать такую ошибку опечаткой, и как требует письмо Минфин России от 22.01.2016 г. № 07-01-09/2235, зачеркнуть неверный год, написать верный год, поставить подпись мою, директора и печать?
Оговорюсь, такие опечатки на всех документах за январь и февраль по 21.02.2019 года.
Да,исправляете ошибку следующим образом.
Цитата ( 402 ФЗ):7. В первичном учетном документе допускаются исправления, если иное не установлено федеральными законами или нормативными правовыми актами органов государственного регулирования бухгалтерского учета. Исправление в первичном учетном документе должно содержать дату исправления, а также подписи лиц, составивших документ, в котором произведено исправление, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.
Заполнить путевой лист со всеми обязательными реквизитами в специальном сервисе
юлия79, Добрый день! Скажите, а нужно мне еще составить какую-то справку или пояснительную записку и подшить к документам в день когда нашли эти ошибки, или подшить в бухгалтерские справки? Что исправлено такого числа, и согласно 402 статьи ФЗ и письма Минфин. Или это уже лишнее🤔
Цитата (KatyaSV):Скажите, а нужно мне еще составить какую-то справку или пояснительную записку и подшить к документам в день когда нашли эти ошибки, или подшить в бухгалтерские справки? Что исправлено такого числа, и согласно 402 статьи ФЗ и письма Минфин. Или это уже лишнее🤔
Нет,не нужно.
юлия79, Большое спасибо!!! 💐
Заполняйте платежки с актуальными на сегодня КБК, кодами дохода и другими обязательными реквизитами
Акт сдачи-приёмки работ подписан, замечаний нет, и исполнитель спокойно ждёт, пока заказчик перечислит оплату. Но время идёт, а денег не видно. Конечно, заказчик понимает, что исполнитель может пойти в суд, и в первую очередь сошлётся на подписанный акт. Поэтому для заказчика ошибки в этом документе или при его составлении — неплохой способ потянуть время, оспорить акт и на законных основаниях сэкономить на оплате работ. Чаще всего придирки к документам начинаются, когда денег нет или платить по договору не хочется.
1. Акт составили, а про другие документы забыли
Акт сдачи-приёмки работ считается основным документом, которым «закрывается» исполнение сделки. Но иногда требуются и другие. Например, договор может обязывать провести осмотр объекта, освидетельствование или экспертизу работ и результатов. Либо нужно сопровождать акт составлением и подписанием отчёта о выполненных работах, предоставлением технических документов.
Как избежать проблемы:
1. Чётко соблюдайте порядок сдачи работ, который указан в договоре.
2. Вовремя составляйте, направляйте, подписывайте все исполнительные документы.
2. Подписали акт другим числом
Абсолютно неважно, что послужило причиной подписания акта задним или будущим числом — если это обнаружится, документ будет недостоверным. Если заказчик откажется платить, не избежать споров по мелочам, затрат на экспертизу, юристов и судебный процесс.
Заодно подписание документа задним числом будет считаться подделкой документа, а за неё штрафуют по ст. 19.23 КоАП.
3. Акт подписан не тем, кем нужно
Кто и как подписывает акт — указывают в договоре. Если это не оговорено, акт подписывает руководитель компании, лично предприниматель или лицо, которое имеет право такой подписи по доверенности. На практике же бывает, что акты подписывает кто угодно, но не тот, кто должен: бухгалтеры, мастера и т.д.
Отдельный разговор — комиссионный порядок приёмки работ. В этом случае в акте должны стоять подписи всех членов комиссии. И пока порядок не соблюден, работы считаются не принятыми, даже если составлен акт.
4. Акт «забраковала» бухгалтерия
Акт выполненных работ относится к первичным документам учёта. После его подписи через какое-то время он передается в бухгалтерию — она-то и должна сделать расчёт с исполнителем. И вот тут могут возникнуть проблемы. Бухгалтеру важно, чтобы к сделке, акту и взаиморасчётам не придралась налоговая инспекция. И если такая вероятность есть, акт придётся переделывать. К сожалению, заказчик может воспользоваться ситуацией и тянуть время. Чтобы быстрее получить оплату, всегда интересуйтесь причиной задержки взаиморасчёта. Если заказчик отмалчивается — готовьте и направляйте письменную претензию.
Новым ИП — год Эльбы в подарок
Год онлайн-бухгалтерии на тарифе Премиум для ИП младше 3 месяцев
5. Нарушения формы и содержания акта
Многие акты составляют в свободной форме. Для них нет установленного порядка, кроме того, который указан в договоре. На практике часто используют типовые формы или образцы из интернета.
Однако есть сделки, в которых закон обязывает применять унифицированные формы. Пример — формы КС2 и КС3, которые используют в строительстве. Замена таких форм на свободные — нарушение закона, что уже делает акты недействительными. Неправильное заполнение унифицированных форм — тоже нарушение.
Даже если используется свободная форма, в акте должны быть отражены:
1. Вид договора, по которому составляется акт.
2. Место и дата составления документа.
3. Стороны сделки и их представители, уполномоченные подписывать акт.
4. Перечень и описание выполненных работ.
5. Срок выполнения работ — установленный договором и фактический.
6. Другие сведения, определённые условиями договора о порядке сдачи и приёмки работ (объем, качество работ, мероприятия по оценке работ и пр.)
7. Цена и стоимость работ, НДС.
8. Сведения об авансовом платеже, его зачёт в окончательную оплату, итоговая сумма, подлежащая выплате исполнителю.
9. Выявленные недостатки.
10. Наличие/отсутствие претензий, их суть.
11. Подписи сторон.
Форму и содержание акта можно определить договором — приложением к нему. В этом случае стороны обязаны использовать согласованный вариант. Этот способ уменьшает вероятность претензий сторон друг к другу по поводу акта.
Статья актуальна на
28.01.2022
В серии статей мы рассмотрим, на что стоит обратить внимание при оформлении первичных документов, чтобы не столкнуться с вопросами от налоговой инспекции.
Ошибка № 1. Ошибка в названии организации, составившей документ
Наименование организации согласно ч. 2 ст. 9 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ относится к обязательным реквизитам. Искаженное название (например, «Транс-экстерн» вместо «Транс-Экспресс») лучше исправить.
При этом в документе допустимо как полное, так и сокращенное название организации (п. 3 ст. 1473 ГК), и даже опечатка не должна стать помехой для налоговой, чтобы идентифицировать налогоплательщика: главное, чтобы верно был указан ИНН (Письмо Минфина РФ от 04.02.2015 № 03-03-10/4547).
Ошибка № 2. Ошибка в названии организации контрагента
Ошибку лучше исправить, если опечатка мешает идентифицировать контрагента (особенно, если в документе не указан ИНН контрагента — письмо Минфина РФ от 04.02.2015 № 03-03-10/4547 и ФНС от 12.02.2015 № ГД-4-3/2104).
Ошибка № 3. Организация сменила название, но контрагенты указывают в документах старое
У налоговой могут возникнуть вопросы, если в документах первичного учета расходятся наименование (и особенно ИНН, так как в первую очередь по нему идентифицируется компания). Об этом предупреждает Минфин РФ в Письмах от 04.02.2015 № 03-03-10/4547, от 12.02.2015 № ГД-4-3/2104.
Чтобы этого избежать, при смене реквизитов лучше выслать контрагентам отдельное уведомление и подписывать дополнительные соглашения к действующим договорам.
Ошибка № 4. Неверно указаны реквизиты контрагента
Если ошибка в банковских реквизитах в накладной — есть риск, что тогда будут проблемы при оплате (постановление Арбитражного суда Московского округа от 27.06.2017 № Ф05-8584/2017).
При этом сама по себе ошибка в реквизитах документа не помешает учесть расходы по нему, если она не помешает идентифицировать продавца, покупателя, название товаров, работ или услуг, а также их стоимость. Особенно если можно подтвердить сделку другими документами.
Ошибка № 5. Ошибка в адресе
Ошибка-опечатка не страшна — если не мешает идентифицировать контрагента, а значит, это не помешает учесть расходы и вычеты (письмо Минфина РФ от 04.02.2015 № 03-03-10/4547 и ФНС от 12.02.2015 № ГД-4-3/2104).
Другое дело, если в первичных документах указан один адрес, а контрагент на самом деле располагается по другому адресу. Это может стать причиной для более тщательной проверки, обоснованы ли расходы. И если реальность сделки доказать не получится, расходы снимут (подобная ситуация описана в Постановлении Арбитражного суда Северо-Кавказского округа от 06.07.2017 № А63-2140/2016).
Ошибка № 6. Неверные ИНН или КПП контрагента
ИНН — тот реквизит, верность которого стоит наиболее тщательно проверять. В «1С» есть инструменты, которые помогают делать это автоматически, или же можно вручную проверить ИНН на сайте ФНС nalog.ru. В случае если указанный в первичном документе ИНН не существует или в нем ошибка, инспектор может признать сделку нереальной, а компанию обвинить в недостаточной осмотрительности при выборе контрагента.
Если вы обнаружили опечатку в ИНН, лучше исправить документа или запросить у контрагента исправленные. Шанс отстоять расходы с ошибочными документами все же при этом есть: если подтвердить реальность затрат (постановление Арбитражного суда Уральского округа от 28.08.2015 № Ф09-5678/15).
При верном ИНН, но неверно указанном КПП ошибка не критична. Но документ все равно лучше исправить, чтобы не вызывать вопросов налоговой.
Ошибка № 7. Не указан ОГРН в путевом листе
С 2017 г. в типовую форму путевых листов добавлены новые реквизиты (Приказ Минтранса РФ от 07.11.2017 № 476). Теперь в путевом листе нужно указывать ОГРН компании или ОГРНИП индивидуального предпринимателя.
Если этих данных не будет в бланке путевого листа, это может навести инспектора на мысль более тщательно проверить расходы и вычеты.
Ошибки в документах при работе с «1С»
Что касается учетных систем фирмы «1С», то прикладные решения работают только в соответствии с действующим законодательством, поэтому любые изменения в требованиях к документам оперативно реализовываются в последующих релизах программ. Сроки поддержки этих изменений в программах «1С», номера и даты выходов релизов пользователь может просмотреть на сайте: http://v8.1c.ru/lawmonitor. Помимо этого «1С» поддерживает сервисы по корректному заполнению реквизитов контрагентов (данные из ЕГРЮЛ, ЕГРИП), актуальные адресные сведения.
Так, при возникновении ошибок, например, в реквизитах контрагента, «1С:Бухгалтерия 8» указывает на некорректность заполненных данных, выделяя красным цветом реквизит или выдавая сообщение о несоответствии заполненных сведений базам ФНС. Поэтому пользователь сразу заметит ошибку и сможет ее поправить.
Если при заполнении, например, адреса, пользователь вносит некорректные данные, то программа выдает сообщение об ошибке.
Таким образом пользователям рекомендуется своевременно обновляться, чтобы учетная система всегда поддерживала действующее законодательство и заполнение актуальными данными справочников и документов.
Если у пользователя возникают вопросы касаемо реализованного функционала и правильности отражения в программе законодательных норм, он может обратиться к разработчикам, направив свой вопрос на электронную почту v8@1c.ru. «1С» дает разъяснения и, при необходимости, приводит ссылки на законодательные нормы, тем самым обосновывая механизм работы программы.