Организация выездного мероприятия для компании

Компании, которые заботятся о своём имидже, о налаживании связей с партнёрами и комфорте сотрудников, нередко организуют выездные мероприятия. Чтобы такое мероприятие было не очередным унылым тренингом или банальной встречей на официальном уровне, нужно следовать нескольким советам, которыми с нами поделились специалисты из компании DP EVENT, занимающейся организацией мероприятий различных уровней.

Планируй мероприятие заранее

Начинать планировать мероприятие следует минимум за 6 месяцев, чтобы получить самые удобные и выгодные предложения от авиакомпаний, и отелей, и ряда других поставщиков. В таком случае практически полностью исключаются ситуации, когда остаётся недостаточно билетов или номеров для заселения. Кроме того, это позволяет сэкономить значительную часть бюджета, так как покупка билетов и бронирование номеров заранее порой дешевле в два раза, чем за месяц до мероприятия.

Сужай географию в зависимости от бюджета и ограничения дальности перелета

Сужение географии в зависимости от дат поездки — это не только способ сэкономить, но и страхование от неприятных ситуаций, когда команда попадает в не совсем дружелюбную обстановку, связанную с погодными условиями и особенностями местных традиций. Всегда проверяй сезонность и климатические особенности региона. Например, если мероприятие планируется на сезон дождей, то надеяться на «пронесет» не стоит, и вероятность того, что твою пляжную вечеринку сдует, стремится к ста процентам.

Совершай тестовые поездки

Даже если программа для тебя нова. Во-первых, у тебя есть шанс на месте оптимизировать смету и окупить саму поездку. Во-вторых, сам выезд — это тот момент, когда твои ожидания должны в точности соответствовать реалиям. Личный опыт мененджера помогает «настроить» сервис или «втиснуть» в тайминг дополнения. Более того, тестовая поездка минимизирует риски и отрицательные отзывы гостей мероприятия.

Используй спортивные или культурные мероприятия и события в стране пребывания в качестве WOW эффекта

Чем больше положительных эмоций получат участники мероприятия, тем выше вероятность, что они будут лучше усваивать информацию и в дальнейшем усерднее работать. Кроме того, состыковка со спортивными или культурными мероприятиями позволяет разнообразить программу, давая возможность участникам отдохнуть от основной работы.

Анкетируй гостей на предмет отсутствия аллергических реакций и прочих вещей, которые необходимы для комфортного пребывания

Реально оценивай свою аудиторию. Подход в организации мероприятий должен быть индивидуальным, особенно если оно рассчитано на небольшую группу людей. Даже если планируется организовать крупное мероприятие, следует привлечь к подготовке больше сотрудников, исключая различные риски. Зная привычки и детали образа жизни потенциальных партнёров, ты с большей вероятностью заключишь выгодные для твоего бизнеса сделки.

Это лишь часть того, что нужно знать об организации выездных мероприятий. Подробную информацию на эту тему ты можешь узнать в компании DP EVENT, которая занимается организацией и проведением мероприятий в России и за рубежом. Компания создаёт уникальный опыт с максимальным погружением гостей в тему проекта. Одним из главных направлений компании является MICE (Meetings, Incentives, Conferences, Events) — выездные мероприятия, не ограниченные географией.

Посмотреть примеры мероприятий MICE от DP EVENT →

Если ты хочешь сделать для твоих клиентов, партнёров или сотрудников незабываемое путешествие, необычную презентацию, уникальное приключение или эксклюзивный визит, то всё это может организовать DP EVENT. Также компания занимается организацией праздников, презентаций и корпоративных событий. DP EVENT следит за трендами и создаёт актуальные идеи для мероприятий.

Посмотреть портфолио компании DP EVENT →

Когда речь заходит о выездном мероприятии, то возникает острая потребность в travel-менеджере, который возьмет на себя ответственность за организацию выезда и построение логистики в предстоящем ивенте.

Ниже инструкция, которая поможет event-менеджеру быстро овладеть компетенциями travel-менеджера и успешно организовать транспортировку всей команды организаторов и участников на площадку для проведения мероприятия в другом регионе или стране, не устроив транспортный коллапс.

Систематизируйте данные

Советуем начать с создания общей таблицы с указанием ФИО, номеров документов и хронологии дат вылетов/прилетов с подробной детализацией рейса — это поможет контролировать потоки приезжающих и избежать внеплановых ситуаций. Также благодаря такой таблице можно оперативно отслеживать задержки рейсов и предусмотреть ранние заезды и выезды в гостиницы для всех гостей.

Не забывайте про корпоративные скидки

В сервисах для бронирования билетов и отелей, как правило, есть отделы по работе с корпоративными клиентами, с которыми можно обсуждать специальные условия.

Также вы можете взаимодействовать напрямую с перевозчиками и отелями — чаще всего при большом групповом бронировании от десяти человек они предлагают выгодные предложения.

Не забывайте уточнять у отелей, на каких специальных условиях они готовы сотрудничать с вами.

Не пренебрегайте безопасностью

Обеспечивая трансфер в новом для вас городе или стране, убедитесь, что выбранная вами подрядная организация соответствует всем заявленным требованиям по технике безопасности. Попросите показать информацию о том, что весь задействованный транспорт исправен, все ремни и подушки безопасности в рабочем состоянии, а у водителей нет проблем с водительскими удостоверениями. Если потребуется, то подготовьте соответствующий бриф для водителей, где подробно расскажете о предстоящих задачах и пропишите нужные маршруты.

Также не забывайте о страховке для группы на весь период пребывания на случай форс-мажоров.

Подготовьте план Б

Говоря о грустном, стоит отметить, что задержку или отмену рейса никто исключал. Да, даже у крупных авиаперевозчиков бывают форс-мажоры. К этому нужно заранее подготовиться. Например, уточнить у отелей, могут ли они продлить номера группе, чей рейс был перенесен на поздний срок. Рекомендую продумать варианты размещения в других гостиницах на этот случай. Также из-за непредвиденных погодных условий рейс может совершить посадку в другом аэропорте. К такому развитию событий тоже необходимо подготовиться. Например, заранее посмотреть варианты трансферов для осуществления междугородней перевозки пассажиров и их багажа или проверить наличие необходимого количества билетов на поезд с подходящей датой отправления.

Доп кост is first

Тревел — это сфера с динамическим ценообразованием, цены на билеты и отели меняются постоянно. На случай разных внеплановых ситуаций нужно обязательно предусмотреть резервный бюджет в смете заранее. Особенно, когда речь идет о построении сложной логистики для большого количества артистов и персонала на проект. Бывают разные обстоятельства, из-за которых тот или иной специалист не сможет полететь на проект, поэтому вам придется приобретать новый авиабилет, цена на который может значительно увеличиться ближе к дате полета.

Контакт лист

У вас под рукой обязательно должны быть номера справочных авиакомпаний, у которых можно, к примеру, уточнить нормы провоза ручной клади или аннулирование билета.

При взаимодействии с отелями общайтесь через главного менеджера, с которым сможете оперативно решать все вопросы и согласовывать изменения.

Рассылки

Подпишитесь на рассылки об изменении дат вылета и начале онлайн-регистрации на рейсы — это позволит вам оперативно реагировать на все изменения и успеть занять лучшие места в самолете.

Постоянная коммуникация

Для оперативной коммуникации со всеми членами группы вы можете создать чат, где будете сообщать обо всех статусах и изменениях.

Рекомендуем делать рассылки со всей вводной информацией накануне, чтобы члены группы проверили наличие и срок действия своего загранпаспорта, наличие сертификатов о вакцинации (при необходимости), а накануне не забыли проездные документы и проверили вес своего багажа.

Также будет полезным сообщить о времени заселения и выезда из отеля, местной валюте и правилах пользования мини-баром.

Встречающая сторона

Позаботьтесь о том, чтобы на месте был человек, который сможет встретить группу в аэропорту и проконтролировать заселение. Если такого человека не предусмотрено, вы должны быть на связи и иметь возможность контролировать прибытие удаленно, а встречу в аэропорту поручить водителю с табличкой, передав ему предварительно все данные.

Предварительная инспекция отеля

Этот пункт не стоит упускать из внимания, чтобы избежать факапов при заселении ваших гостей. Поэтому, если у вашей команды запланирована инспекция площадки, то выделите время для проверки и отелей также. И тут речь идет не о полномаштабной проверке на чистоту и игру в ревизора. Важно проверить весь номерной фонд, да и в целом убедиться, что выбранный вами отель существует. Встретьтесь с менеджером, с которым вели переписку и обсуждали детали. Пройдитесь вместе по райдерам артистов, проверьте, не идет ли случайно в здании ремонт и как обстоят дела с парковкой. Попросите показать вам, как проходят завтраки. И также рекомендую, лично проверить, сколько занимает дорога от отеля до площадки.

Если приехать в отели лично нет возможности, и бюджет на это не рассчитан, то обязательно прочитайте отзывы о гостинице в интернете, проверьте статистику на популярных ресурсах о путешествиях. Попросите менеджеров прислать вам дополнительные фотографии или записать room-tour номеров разной категории. Это поможет вам иметь полное представление о гостинице и определить, кого вы туда сможете разместить.

Travel-менеджер — это нелегкая работа, ведь оптимизация всех логистических процессов требует много времени и сил, но благодаря следованию этим несложным советам весь процесс для организатора может пройти максимально комфортно.

Одной из составных задач корпоративных мероприятий является расширение сети деловых связей с инвесторами, клиентами, сотрудниками в процессе неформального общения. Прекрасная обстановка для этого создаётся на специально организованных выездных мероприятиях.

На них решаются важные задачи:

• анализ корпоративных достижений;
• обсуждение последних новостей;
• ускорение адаптации в компании новых сотрудников;
• укрепление внутриколлективных взаимоотношений и атмосферы в целом;
• отдых, релаксация.

Рабочая обстановка может сковывать действия сотрудников. А выезд за пределы трудового места отвлекает, снимает комплексы, расслабляет. Отправиться можно как в центр отдыха (клуб, ресторан, санаторий и др.), так и на природу, где главный «козырь» – свежий воздух.

Подготовка к мероприятию

Мероприятие должно быть приятным, интересным и полезным одновременно. Поэтому его подготовке надо уделить особое внимание. Основные этапами подготовки могут стать следующие.

Постановка целей

Они должны быть конкретными и достижимыми. Определив главную цель, следует подробно разработать все вытекающие из неё задачи. От цели зависит подбор места корпоративного отдыха и составление программы. В целеполагании отлично помогает используемая в управлении и менеджменте технология SMART. Каждая буква имеет своё значение.

Specific

Цель должна быть конкретной. Достижение чего именно планируется. Например: создать благоприятные условия для сотрудничества отделов в привлечении покупателей (укрепление отношений с партнёрами, повышение интереса сотрудников к компании и др.)

Measurable

Важно обеспечение измеримости поставленных целей. Единицы измерения должны быть количественными. Например: облегчить старт в компании пяти новым сотрудникам для увеличения прибыли на 5% по сравнению с прошлым кварталом. Критерий измеримости конкретизирует цели.

Attainable

Достижимость цели. Нельзя ставить перед собой заоблачных, как правило, формальных задач. Запланированное должно соответствовать силам компании при имеющихся навыках и знаниях. Составленную программу необходимо привести в соответствие с бюджетом предприятия. Нельзя, например, запланировать выезд компании за границу при отсутствии достаточного финансирования.

Relevant

Актуальность цели позволяет выбрать именно то, что нужно в данный момент и именно на корпоративе этой компании. Действительно ли планируемая задача так важна для предприятия? Или она в компетенции вышестоящей (нижестоящей) организации. Следует оценить степень важности корпоратива именно в данной ситуации и в запланированный срок.

Time-bound

Ограниченность во времени – важный фактор. При планировании следует учесть, когда именно цель должна быть в итоге достигнута. Ведь задачи могут быть важными, но время для их решения ещё не пришло или безвозвратно упущено. Например, с адаптацией сотрудников, проработавших уже более года, явно припозднились. А время для объединения отделов ещё не пришло.

Подготовка необходимого оснащения

Для каждого мероприятия необходимо подготовить оборудование. Следует учесть наличие в запланированном месте:

• вай-фая;
• электрических розеток;
• мест для застолья;
• туалета.

Заранее необходимо позаботиться о доставке, установке, обслуживании музыкальной аппаратуры, микрофонов для ораторов. Не забыть о предметах гигиены, посуде, продуктах, обеспечении игр, тренировок, спортивном оборудовании и прочем.

Встреча с запланированными подрядчиками

Для оптимальной координации действий приветствуется единовременный сбор всех подрядчиков, обеспечивающих мероприятие, представителей:

• организации общественного питания;
• технических служб;
• оператора фото-видеосъёмки и др.

Каждый выполняет свои обязанности. Но работа в одной команде по обеспечению единого мероприятия должна быть скоординирована заранее во избежание накладок.

Учёт возможных ограничений

Следует предусмотреть все нюансы. Например, возможность присутствия детей требует исключить некоторые шутки и игры. Учесть контингент приглашённых гостей, возможность их замены. В позднее время необходимо соблюдать правила общежития в присутствующих на недалёком от выездного мероприятия месте. Следует согласовать с владельцами территории возможность разжигания костров, использования фейерверков и т.д.

Составление резервного плана

Запасной вариант или план «Б» никогда не помешает. Ведь погода не всегда соответствует прогнозам. Да и другие непредвиденные ситуации могут помешать беспрепятственному выезду, например, на природу. Как вариант, можно запланировать оборудование быстро устанавливаемых навесов или перемещение в помещение. В связи с этим программа подвергается заблаговременно запланированной корректировке. Перестраиваться «на ходу» всегда сложно.

Обдумывание вариантов медицинской помощи

Во время активного отдыха на выезде не всегда удаётся избежать досадных случайностей, неприятных ситуаций. Травмы, раны, приобретённые в процессе запланированных развлечений, могут потребовать необходимости скорой медицинской помощи.

Это продумать следует также заранее, например:

• пригласить на мероприятие медицинского работника;
• обеспечить присутствие аптечки;
• провести предварительный инструктаж об оказании первой помощи.

В жаркий период не помещает крем для защиты от солнечных лучей, мазь от укусов насекомых, другие средства.

Составление письменных рекомендаций сотрудникам

Предстоящее мероприятие следует интересно проанонсировать. Зная заранее о целях, месте и программе корпоратива, каждый сотрудник сможет ответственно подготовиться.

Положительно зарекомендовали себя своеобразные памятки, изготовленные в стиле организации. В них можно отразить все важные моменты, инструкции, советы. Составляются они в серьёзной форме или в весёлом юмористическом стиле в зависимости от конкретной ситуации. Нелишним станет напоминание о сюрпризах погоды и других непредвиденных ситуациях.

Чтобы профессиональная деятельность не превратилась в рутину, важно задуматься о корпоративном отдыхе, в том числе на выездных мероприятиях.

Итог выездного мероприятия зависит от организатора

Подготовить мероприятие выездное намного сложнее, чем в стенах офиса. Необходимо предусмотреть массу мелких, но важных деталей. Результат мероприятия прямо пропорционален качественной подготовке. Важно наличие профессионального организатора, который предусмотрит всё до мелочей.

Агентство праздников «ИГРОКС» обеспечит незабываемые впечатления от выездного мероприятия с учётом целей, масштабности и всех пожеланий заказчиков. Доверившись нам, вы оставите в стороне все проблемы и волнение.

Мы продумываем все этапы: от разработки идей до обеспечения транспорта, шоу и питания. Инвентарь и оборудование у нас в наличии на любой вкус. Авторы сценариев, мастера фото и видеосъёмки и многие специалисты других направлений для организации выездного корпоратива – всё это и многое другое вы найдёте в агентстве «ИГРОКС».