Бухгалтерский учет — один из важнейших бизнес-процессов в компании. Он «пронизывает» все сферы деятельности фирмы и во многом определяет ее финансовое благополучие и безопасность. А качество самого учета, в свою очередь, зависит от его грамотной организации. Рассмотрим, какой может быть организация структуры бухгалтерии на предприятии, как она влияет на эффективность работы.
Способы ведения учета
Прежде чем говорить о типах организации структуры бухгалтерии, нужно отметить, что собственная учетная служба — это лишь один из возможных вариантов.
Закон предоставляет руководителю право не только сформировать бухгалтерский отдел, но и выбрать другие способы ведения учета:
- Вести бухгалтерию самостоятельно. Напомним, по закону возложить на себя обязанности по ведению бухучета могут только руководители предприятий малого или среднего бизнеса и компании, применяющие упрощенные способы ведения бухгалтерского учета, включая упрощенную бухгалтерскую (финансовую) отчетность.
- Заключить гражданско-правовой договор со сторонним специалистом.
- Отдать учет на аутсорсинг, передав бухгалтерские функции консалтинговой фирме.
Численность сотрудников
Если владелец бизнеса решил создавать собственную бухгалтерскую службу, то в первую очередь встает вопрос о ее численности.
Штат работников бухгалтерии прямо не зависит ни от общей численности персонала, ни от оборотов компании. Учет — это в первую очередь обработка документов, поэтому его трудоемкость вытекает из количества «бумаг».
Бухгалтерский документооборот (организация и порядок ведения)
А ведь одна и та же выручка может складываться как из 2-3 отгрузочных документов, так и из нескольких сотен. А если взять, например, зарплату, то зачастую проще начислить ее для 100-150 офисных сотрудников, работающих на окладе, чем для 20-30 рабочих по сложным сдельным тарифам.
Для оценки трудоемкости можно взять нормативы, утвержденные постановлением Минтруда РФ от 26.09.95 № 56. Они рекомендованы для бюджетных организаций, но могут использоваться и коммерческими в качестве ориентира.
Специалисты Минтруда рекомендуют применять для оценки необходимой численности бухгалтерии следующую формулу:
Ч=(Т/1910) х Кн, где
Т — общая трудоемкость всех функций, выполняемых бухгалтерами в год;
Кн — коэффициент невыходов:
Кн=1+(Пн/(100), где
Пн — предполагаемый процент невыходов (отпуска, больничные и т.п.).
1910 — среднее число рабочих часов в год, которое рекомендуют использовать разработчики инструкции.
Трудоемкость всех основных учетных функций приведена в таблицах (часть 3 нормативов).
Пример
Предположим, что общая плановая трудоемкость всех работ, выполняемых бухгалтерами за год, получилась равной 4000 часам. Коэффициент невыходов — 1,15.
Ч=(4000/1910) х 1,15=2,40
По правилам арифметики расчетное количество специалистов нужно округлить до 2. Но здесь следует учесть и другие факторы. Упомянутое постановление № 56 было принято в 1995 году. На тот момент уровень автоматизации учетных процессов был существенно ниже, чем сейчас.
Поэтому, используя нормативы Минтруда, нужно учитывать, в какой мере реализована в вашей компании автоматизация учета. Во многих случаях это позволяет существенно снизить потребность в кадрах.
Структура бухгалтерии на предприятии
В зависимости от масштаба деятельности организация бухгалтерской службы возможна в трех основных вариантах.
Линейная организация структуры бухгалтерии является самой простой и применяется в небольших компаниях. В этом случае каждый работник отвечает за свой участок и отчитывается непосредственно перед главбухом. Этот вариант удобен, если численность сотрудников бухгалтерии не превышает 6-8 человек, т.к. при большем штате непосредственное управление уже затруднено.
Вертикальная структура применяется в более крупных организациях. В этом случае у главбуха есть несколько заместителей, каждый из которых курирует отдельное направление или несколько направлений.
В последнем случае структура работы бухгалтерии начинает «ветвиться». Вводятся должности других линейных руководителей, например, старших бухгалтеров. Они непосредственно руководят рядовыми специалистами, подчиняются заместителям главбуха и отвечают за отдельные участки.
При подобной системе могут быть выделены, например, следующие отделы бухгалтерии:
- Расчетный: начисление заработной платы, прочих выплат сотрудникам и страховых взносов.
- Финансовый: учет движения по расчетным счетам и кассе.
- Производственный: калькулирование себестоимости.
- Реализации: выписка документов покупателям.
- Материальный: оприходование документов от поставщиков и списание материалов.
- Налоговый: начисление обязательных платежей.
Схема аппарата бухгалтерии в данном случае может выглядеть следующим образом:
Функциональная структура бухгалтерии характерна для крупных предприятий, включающих в себя обособленные подразделения. В этом случае в каждом из них производятся все учетные операции. Заместитель главного бухгалтера, контролирующий учет в подразделении, наделяется большинством функций главбуха. Сам же руководитель бухгалтерской службы осуществляет общую координацию и руководит процессом консолидации данных.
Бухгалтерский отдел организации в целом, включая главбуха, подчиняется непосредственно генеральному директору или другому представителю высшего руководства, курирующему финансовую область. Это может быть заместитель по экономике, финансовый директор и т.п.
Альтернативный вариант ведения учета
Как видим, организация работы бухгалтерской службы — весьма непростой процесс. В итоге, даже когда все вроде бы налажено, могут возникнуть непредвиденные ситуации. Бухгалтер может заболеть, неожиданно уволиться, да и просто допустить ошибку в расчетах. Также возможны и конфликтные ситуации. Все это снижает эффективность работы. А в итоге за все упущения несут ответственность руководитель и собственники бизнеса. Особенно, если речь идет о неверном исчислении налогов.
Кто несет ответственность за организацию бухгалтерского учета
Подобных проблем можно избежать, если бухгалтерский учет ведет аутсорсинговая компания.
Преимущества работы с профессиональной командой наиболее ярко проявляются в форс-мажорных ситуациях: «уход» базы, необходимость срочного восстановления учета, внезапные проверки налоговых и правоохранительных органов.
Даже если ваши бухгалтеры добросовестно исполняют свои текущие обязанности, это еще не гарантирует отсутствие «сюрпризов» при неожиданном визите проверяющих. Работники далеко не всегда знают свои права и обязанности при общении с инспекторами или полицейскими, поэтому нередко исполняют их незаконные требования, что может повредить организации в дальнейшем.
Если учет ведет наша команда — вы готовы к проверке в любой момент. Все необходимые документы оформлены и подшиты, база данных актуализирована и соответствует бумажной информации.
Вывод
Организационная структура отдела бухгалтерии зависит от масштабов бизнеса и других особенностей компании.
Численность бухгалтеров зависит в первую очередь от количества обрабатываемых документов. Но необходимо принимать во внимание и другие факторы, например, уровень автоматизации.
Хотите читать советы налоговых экспертов и главных бухгалтеров?
Подпишитесь на обновления блога
Содержание страницы
- Что собой представляет ведение бухучета
- От чего зависит сложность бухгалтерской работы
- Варианты первичной организации бухучета
- Роль руководителя в организации бухучета
- Структуры бухгалтерской службы
Бухгалтерский учет необходим любой организации. Вести его начинать нужно сразу, как только получены регистрационные документы. За организацию и правильность бухучета отвечает директор фирмы, ИП в этом плане легче — для них бухучет не обязателен. Нарушение правил ведения бухучета чревато серьезными штрафами, которые в 2018 году выросли еще больше.
Как организовать работу бухгалтерии интернет-провайдера?
Рассмотрим, какие варианты есть у руководителя, только налаживающего работу ООО, в организации бухгалтерской работы, какие компоненты должны в нее входить в обязательном порядке, как избежать типичных ошибок и недостатков.
Что собой представляет ведение бухучета
На обыденном уровне каждый знает обязанности бухгалтера: правильно считать приход и расход денег организации. Требования к бухгалтерии предъявляются на основании Федерального закона «О бухгалтерском учете» №402-ФЗ от 06 декабря 2011 года.
Каковы обязанности заместителя главного бухгалтера?
Бухгалтерская служба в организации заключается в постоянном мониторинге информации, касающейся имущества и денежных средств организации, а также регулярном отражении этих данных в специализированных формах документов. В ведении бухгалтера находятся:
- регистры счетов;
- учетные книги;
- финансовые и налоговые отчеты;
- «первичка»;
- кадровые документы;
- договоры;
- бумаги, касающиеся денежной динамики (по кассе, банку);
- другие документы, необходимые для ведения в ООО, предусмотренные законодательством.
Вопрос: Можно ли для передачи дел принять на работу нового главного бухгалтера до даты увольнения прежнего и как организовать прием-передачу дел и материальных ценностей?
Посмотреть ответ
От чего зависит сложность бухгалтерской работы
В некоторых фирмах организовать и вести бухгалтерию может оказаться значительно сложнее, чем в других. Факторы, от которых зависит этот процесс, касаются особенностей деятельности фирмы:
- Действующий налоговый режим. Общая система налогообложения предусматривает самую усложненную форму бухучета, чуть легче предпринимателям, пользующимися упрощенной системой «Доходы минус расходы», самым легким для бухгалтера считается налоговый режим УСН «Доходы».
- Наличие наемных служащих. Персонал во много раз увеличивает бухгалтерскую нагрузку. Мало того, что нужно постоянно рассчитывать заработную плату и взносы в социальные фонды, еще регулярно подлежат учету больничные, отпускные, премиальные, декретные и т.п. Если работников в компании нет, по этим показателям нужно сдавать нулевую отчетность. Отсутствие сотрудников не освобождает от обязанности ежегодного информирования о своей среднесписочной численности.
- Направления деятельности. Если фирма занимается однотипными хозяйственными операциями, бухучет вести значительно легче, чем в организации, ведущей работу по разным векторам. Ведь каждая отрасль имеет свою специфику бухучета.
- Активность фирмы. Поскольку в бухучете фиксируется каждая финансовая операция, в фирмах, где проводки денег (закупки, продажи, другие операции) происходят чаще, придется уделять их оформлению больше времени.
- Особенности контрагентов. Учет требует специального подхода, если фирма сотрудничает с представителями других налоговых режимов, с иностранными партнерами, с государственными структурами.
ВНИМАНИЕ! Даже самый упрощенный вариант бухгалтерского учета требует специальных знаний, навыков и постоянного внимания к обновлению законодательной базы.
Варианты первичной организации бухучета
Поскольку ответственность за организацию бухучета и корректность его ведения лежит на руководителе, ему и выбирать форму реализации бухгалтерской службы. Возможны различные способы решения этого вопроса:
- Директор и бухгалтер в одном лице. Этот способ подходит начинающим бизнесменам, которые производят сравнительно небольшое количество хозяйственных операций, имеет смысл пользоваться им на УСН. Закон разрешает руководителю выполнять обязанности главбуха.
Плюсы:
- приобретение важного опыта;
- освоение нюансов бухгалтерского учета;
- экономия на зарплате еще одной штатной должности или оплате услуг аутсорсера.
Минусы:
- неизбежность ошибок, особенно на первых порах;
- каждая ошибка – это штраф, а налоговое нарушение – еще и заморозка расчетного счета;
- освоение бухгалтерии требует времени, которое можно потратить более производительно.
ВАЖНО! Если фирма прогрессивно развивается, настает момент, когда этот вариант перестает себя оправдывать, и необходимо принимать решение о его пересмотре.
- Аутсорсинг. Если цена ошибок стала слишком дорогой, а учет набрал объем, его можно поручить специалисту на стороне. Специализированная фирма за плату возьмет на себя бухгалтерское сопровождение вашей деятельности. Это особенно удобно для организаций с однотипными операциями, более сложный учет стоит дороже.
Плюсы:
- освобождение драгоценного времени для руководителя;
- стоит дешевле, чем завести постоянного бухгалтера;
- не нужно заботиться о подборе и замене сотрудника, постоянное внимание к операциям гарантировано.
Минусы:
- замедленные темпы обмена информацией;
- дополнительные расходы за более сложные проводки;
- доплата за работу в нестандартное время.
- Бухгалтер в штате. Эта форма организации бухучета рано или поздно станет обязательной, если фирма выросла, начала выполнять большое количество сложных операций, нуждается в оптимизации налоговых платежей. Для руководителя это самый удобный вариант, единственный «минус» которого – в расходах на трудовое вознаграждение штатного специалиста. Зато в должностных обязанностях бухгалтера инструкция позволяет прописать и заботу о договорах, архиве, первичной документации, что снимет с плеч руководителя значительную ношу.
Роль руководителя в организации бухучета
Нанимая бухгалтера или отдавая эту деятельность на аутсорсинг, руководитель не может просто забыть о такой важной составляющей своего бизнеса. Он должен позаботиться, чтобы в результате вовремя получать полную и достоверную информацию обо всех финансовых операциях фирмы, ее имуществе, активах, кадровых ресурсах и контролировать их динамику. Для этого ему необходимо:
- принять Положение о бухгалтерской службе в своей организации;
- составить и утвердить должностные инструкции для бухгалтерских работников;
- позаботиться о документообороте первички;
- решить, по какой технологии будут обрабатываться учетные данные (как правило, используются специализированные компьютерные программы);
- решить вопросы хранения документации;
- периодически проверять сроки хранения бумаг, уточнять их ценность.
Структуры бухгалтерской службы
Бухгалтерия – полноценный структурный отдел организации. В больших фирмах она представлена не одним человеком – главным бухгалтером, а представляет собой целый аппарат, имеющий свою структурную специфику. Она зависит от особенностей управления фирмой, объема учетных данных, направления деятельности. Сегодня применяются 3 основные формы структуры этого подразделения в организации:
- линейная;
- функциональная;
- «в разрезе» подразделений.
Линейная организация бухгалтерии – наиболее простой вариант структуры этой службы. Применима при небольшом бухгалтерском штате, до 10 человек. При этом типе структуры все работники бухгалтерии находятся в подчинении главного бухгалтера, который, в свою очередь, подотчетен непосредственно руководству.
Структура бухгалтерии по функциональному признаку предполагает наличие групп или отделов, каждый из которых занимается определенным видом учета: заработной платы, материальных активов, готовой продукции, производственных затрат и пр. Каждый отдел возглавляют старшие бухгалтера, распределяющие работу между непосредственными исполнителями. Начальников групп контролирует главбух. Эту форму организации бухгалтерской службы применяют средние и часть крупных предприятий.
Организация бухучета в разрезе структурных подразделений означает наличие такого отдела в каждом обособленном отделе организации (цехе, участке производства). Иными словами, это отдельная бухгалтерия для каждого подразделения. Каждый участок имеет своего старшего, организовывающего работу в отдельной бухгалтерской структуре. В рамках такого подразделения бухучет может осуществляться и по функциональным признакам. На больших предприятиях, занимающихся разнообразной деятельностью, такая структура помогает охватить всю полноту операций.
ВАЖНАЯ ИНФОРМАЦИЯ! Какая бы структура ни функционировала в фирме, необходимо решить вопрос о ее централизации, то есть сосредоточении контроля и сведения данных в единую систему в главной бухгалтерии. Эта форма эффективнее децентрализованного учета, когда балансы составляются в каждом подразделении по отдельности.
Бухгалтерия — сердце организации, от ее слаженной работы с другими подразделениями зависит эффективность работы всей компании. На бухгалтерах лежит большая ответственность, им приходится работать с большими объемами документов и данных. Расскажем, как сделать так, чтобы система бухгалтерии работала как швейцарские часы. Статья пригодится как главбуху, так и руководителю, и финансовому директору.
Определитесь с численностью и структурой отдела
Одни из первых вопросов, на которые нужно ответить:
- Сколько сотрудников взять в бухгалтерию?
- Сможет ли весь функционал выполнять один главбух, или потребуется несколько специалистов на разные направления (например, поставщики реализация, расчеты, материалы и т. д.)?
- Сколько таких направлений и функциональных задач?
Самое главное: не всегда количество бухгалтеров в штате прямо пропорционально размеру предприятия. Например, в некоторых случаях вся выручка организации на миллионы рублей может складываться из 2-3 отгрузочных документов, а в других — несколько сотен тысяч по реализации — это сотни накладных.
Также и с начислением заработной платы. По трудоемкости посчитать простой оклад для 100 сотрудников равноценно сложному расчету для 15 человек по тарифам, сменному графику, со множеством коэффициентов и т. д.
Не забывайте и про автоматизацию, если бухгалтер вносит первичку в учетную программу вручную, это занимает больше времени.
Что касается структуры отдела: чаще всего выбирают линейную, вертикальную или функциональную.
При линейной (это самый простой вариант для бухгалтерий численностью 5-8 человек) каждый специалист отвечает за свой участок работы и отчитывается непосредственно перед главбухом.
Вертикальная структура уже предполагает наличие заместителей у руководителя бухгалтерской службы. Каждый из замов курирует свое направление, а им в свою очередь подчиняются рядовые специалисты. Схема аппарата будет выглядеть так:
Отдел бухгалтерии может включать следующие участки:
- производственный (калькулирование себестоимости),
- финансовый (учет движения денежных средств по кассе и банковским счетам),
- расчетный (начисление зарплаты сотрудникам),
- налоговый (начисление обязательных платежей и сдача отчетности),
- материальный (оприходование документов и списание материалов) и т.п.
Функциональная структура используется на крупных производствах или в группах компаний. Бухгалтерия делится на подразделения, каждое из которых ведет одну или несколько юрлиц «от» и «до». И все вместе они в конечном итоге подчиняются главбуху.
С большим объемом финансовых документов бухгалтериям помогает справиться Делис Архив. Специалисты собирают бумажные документы от контрагентов и курьерских служб, контролируют качество документов, полноту и сроки их поступления. Далее отсканируют и добавляют документы в электронный архив или ваше облачное решение.
Взаимозаменяемость — залог бесперебойной работы
Важно организовать работу службы так, чтобы в случае болезни или отпуска кого-либо из сотрудников, другой человек мог оперативно принять его функционал.
Специфика деятельности бухгалтерии такова, что пропуск сроков подачи отчетности или предоставления документов в фискальные органы может стоить компании многомиллионных штрафов. Поэтому заминки и простои в работе — непозволительная роскошь.
Рекомендуем ввести должность заместителя главбуха, чтобы за рядовыми бухгалтерами всегда оставался полный контроль.
В 2020-2021 годах особенно остро вставал проблема замены — сотрудники не только болели, но и вынуждены были оставаться дома на карантине, самоизоляции. Приходилось оперативно перестраивать взаимодействие между ними. А проконтролировать удаленную работу намного сложнее. Поэтому рекомендуем предусмотреть регламент на случай форс-мажора.
К примеру, если часть сотрудников вынуждены будут перейти на работу из дома, то они возьмут на себя функции, которые можно выполнять удаленно, а работники в офисе те, что нужно выполнять «очно». Например, удаленные сотрудники займутся работой с базами, проверкой проводок, разнесением первички, работой в электронными документами.
Офисные сотрудники — пробивают продажи по кассе, принимают документы от курьеров, сотрудников (например, авансовые отчеты), ходят на почту, отвечают на звонки и т.д.
Планируйте задачи наперед
Еще один момент, на который стоит обратить внимание при организации работы бухгалтерии, это планирование задач.
Каждый бухгалтер должен четко знать, какие обязанности за ним закреплены на определенный период, какие отчеты ему нужно сдать и в какие сроки.
Не лишним будет установить распорядок рабочего дня бухгалтерской службы, выделить часы приема по производственным вопросам для остальных работников компании.
Организуйте разумное хранение
Обработка огромного количества бумажных документов — неотъемлемая часть любой бухгалтерии. Однако сразу после обработки от них избавиться не удастся: накладные, акты, справки, расчеты нужно где-то хранить. Через какое-то время они могут понадобиться при проведении налоговых проверок или для сверки с контрагентами.
Самое разумное решение — доверить вопрос хранения специализированным компаниям. Это не только экономит вам место, но и предотвращает вероятность случайного уничтожения документов, их порчи, а также риск разглашения персональных данных, конфиденциальной информации и коммерческой тайны. Профессионально архивные услуги оказывает Делис Архив.
Проводите регулярное обучение
При организации работы отдела важно учитывать необходимость периодического обучения сотрудников, повышения уровня квалификации и рядовых бухгалтеров, и главбуха. Кроме того для отдельных компаний требование о подтверждении квалификации это обязанность.
Например, согласно статьи 195.3 ТК и профстандарта «Бухгалтер» для работы в банке главному бухгалтеру нужно иметь определенное образование и регулярно проходить повышение квалификации.
Требования законодательства, а также правоприменительная практика меняется каждый год, поэтому советуем также сразу заложить в бюджет:
- обновление 1С и других программ, причем у официальных дилеров и через легальный софт;
- установку и обновление справочно-правовых систем;
- затраты на семинары и курсы повышения квалификации сотрудников;
- проведение аудиторских проверок (чтобы убедиться, что в отчетности содержится достоверная информация).
Не обременяйте бухгалтера лишними задачами
Хотите, чтобы бухгалтерия всегда сдавала отчеты вовремя? Не перегружайте ее дополнительным (не свойственным ей) функционалом. Так, к должностным обязанностям бухгалтера не относится:
- составление и проверка договоров с контрагентами;
- подготовка и проверка табелей учета рабочего времени;
- ведение кадрового учета и делопроизводства;
- проведение маркетинговых исследований лизинговых и кредитных компаний.
Несмотря на то, что бухгалтеры считаются универсальными специалистами, их компетенции не настолько широкие. Лучше проверку договоров поручить юристу, а подбор и оформление персонала hr или кадровику.
Любая ошибка может стоить организации денег — штрафы за несоблюдение трудового законодательства высокие.
Грамотно выстроенная и слаженно функционирующая система бухгалтерии — это половина успеха бизнеса. Ведь через нее проходят все финансы организации, именно данные бухучета служат основой для формирования управленческих отчетов и составления бюджета.
СТРУКТУРА ФИНАНСОВОЙ СЛУЖБЫ
Финансовая служба компании может быть представлена в виде отдельного структурного подразделения (например, финансового отдела) или крупного блока, состоящего из нескольких структурных подразделений, включающих плановый, финансовый, казначейский и другие отделы. Все зависит от размеров организации.
Основная задача финансовой службы — работа с финансами:
- разработка финансовой политики;
- контроль за поступлениями и расходованиями денежных средств;
- формирование бюджетов;
- ведение отчетности и др.
Зачастую финансовой службе вменяют смежные обязательства:
- ценообразование;
- ведение договоров;
- производственно-диспетчерское планирование;
- расчеты с контрагентами;
- контроль и работа по предотвращению кассовых разрывов и др.
Штатным расписанием компании, как правило, предусмотрено подчинение сотрудников финансовой службы заместителю директора по экономике и финансам или финансовому директору, в случае небольшой численности службы — начальнику финансового отдела (финансово-экономического отдела, планово-экономического отдела или иного наименования структурного подразделения).
Как любое другое структурное подразделение, финансовая служба может быть создана или ликвидирована только приказом руководителя компании.
В зависимости от предполагаемой структуры финансовой службы ей могут вменять следующие задачи:
1) в части бухгалтерского, управленческого и налогового учета:
- ведение достоверного бухгалтерского, налогового и управленческого учета финансово-хозяйственной деятельности компании;
- своевременное и достоверное формирование и сдача бухгалтерской и налоговой отчетности;
- осуществление платежей в наличной и безналичной форме;
- выплата заработной платы в установленные сроки;
- фактический учет издержек производства;
- начисление и своевременное перечисление налогов и других обязательных платежей;
- формирование первичной отчетности, организация ее хранения и др.;
2) в части финансового планирования:
- планирование денежных потоков (собственных и/или заемных);
- выявление инвестиционных возможностей компании;
- организация системы бюджетирования;
- контроль за соблюдением установленных планов (бюджетов);
- анализ платежеспособности компании, кредиторской и дебиторской задолженностей и др.;
3) в части труда и заработной платы:
- нормирование труда;
- формирование положений об оплате труда и стимулировании труда;
- контроль за соблюдением бюджетов по расходам на персонал;
- планирование расходов на содержание персонала (зарплата, обучение, материальное и нематериальное стимулирование, социальные льготы и т. д.);
- планирование численности работников компании;
- разработка методов повышения производительности труда;
- планирование и контроль за показателями потерь рабочего времени и др.;
4) в части ценообразования:
- формирование розничных и оптовых цен;
- формирование прайс-листов;
- анализ конкурентоспособности (мониторинг цен на рынке);
- анализ спроса на продукцию и др.;
5) в части ведения договоров:
- оформление и согласование договоров;
- определение и контроль сроков исполнения обязательств по договорам;
- оформление всей необходимой отчетности (акты, накладные и т. д.);
- контроль и анализ платежей;
- контроль хода выполнения работ;
- организация учета и хранения оригиналов документов и др.;
6) в части планово-экономической деятельности:
- прогнозирование объемов производства с расчетом себестоимости и доходности работ;
- разработка текущих и перспективных планов;
- совершенствование методов планирования;
- анализ финансово-хозяйственной деятельности предприятия;
- проведение затратного анализа и разработка мероприятий по сокращению трудовых, материальных, энергетических и иных затрат на производство продукции (выполнение работ, оказание услуг);
- разработка мероприятий по снижению себестоимости на производство продукции (выполнение работ, оказание услуг) и повышению рентабельности;
- разработка мероприятий по повышению конкурентоспособности выпускаемой продукции (выполняемых работ, оказываемых услуг);
- план-фактный анализ по подразделениям, предприятию в целом и др.
На основании рассмотренных выше задач можно представить пример структуры финансовой службы (см. рисунок).
Бухгалтерия, являясь самостоятельным структурным подразделением компании, возглавляется главным бухгалтером и подчиняется финансовому директору (или заместителю директора по экономике и финансам).
В своей деятельности бухгалтерия руководствуется действующим законодательством Российской Федерации, нормативными правовыми актами и методическими материалами, распространяющимися на деятельность бухгалтерии, и локальными актами, утвержденными внутри компании.
ОТДЕЛ ТРУДА И ЗАРАБОТНОЙ ПЛАТЫ
Отдел труда и заработной платы (ОТиЗ) является самостоятельным структурным подразделением компании, возглавляется начальником ОТиЗ и подчиняется финансовому директору (или заместителю директора по экономике и финансам).
Создание, ликвидация, реорганизация отдела труда и заработной платы осуществляется распоряжением (приказом) уполномоченного на это лица (руководителем компании).
Материал публикуется частично. Полностью его можно прочитать в журнале «Планово-экономический отдел» № 8, 2019.
Организационная
структура бухгалтерской службы зависит
прежде всего от организационной структуры
самой организации, поскольку в состав
могут входить филиалы, представительства,
обособленные подразделения.
Гражданским
законодательством ст. 55 Гражданского
кодекса Российской Федерации (далее –
ГК РФ) регулируются понятия представительств
и филиалов юридического лица:
• представительством
является обособленное подразделение
юридического лица, расположенного вне
места его нахождения, которое представляет
интересы юридического лица и осуществляет
их защиту;
• филиалом
является обособленное подразделение
юридического лица, расположенное вне
места его нахождения и осуществляющее
все его функции или их часть, в том числе
функции представительств.
Представительства
и филиалы не являются юридическими
лицами. Они наделяются имуществом,
создавшим их юридическим лицом, и
действуют на основании утвержденных
положений, т. е. в рамках, строго
ограниченных головной организацией, и
только в интересах всего юридического
лица.
При
наличии у организации обособленных
подразделений должно быть принято
решение относительно уровня централизации
учетных работ. Это должно быть отражено
как одна из составных частей организационного
аспекта учетной политики:
• при
централизованной форме (рис. 4.1) вся
учетная работа проводится в центральной
бухгалтерии, т. е. подразделения не
составляют не только внутренние балансы,
но и бухгалтерские регистры, а в
установленные графиком сроки
документооборота сгруппированные
первичные документы передаются в
центральную бухгалтерию;
Рис. 4.1. Схема
централизованной организации учета
Рис. 4.2. Схема
децентрализованной организации учета
• при
децентрализованной форме (рис. 4.2) в
подразделениях создаются собственные
учетные службы (отделы бухгалтерского
учета), которые ведут бухгалтерские
регистры и составляют обособленные
балансы данных подразделений.
Численность
бухгалтерского аппарата и организационная
структура бухгалтерии зависят от условий
организации и технологии производства,
объема учетной работы, форм учета.
Предполагаются три типа организации
работы бухгалтерского аппарата: линейная
(иерархическая); по вертикали
(линейно-штабная); комбинированная
(функциональная).
При линейной
организации бухгалтерского
аппарата все работники бухгалтерии
подчиняются главному бухгалтеру. При
децентрализованном учете организационная
схема совпадает со схемой, представленной
на рис. 4.2. При централизованном учете
линейная организация бухгалтерской
службы подразумевает создание структурных
подразделений для обработки данных в
этих подразделениях (рис. 4.3).
Рис. 4.3. Схема
линейной организации бухгалтерского
аппарата
При организации
работы по вертикали (рис. 4.4)
учет ведется в разрезе промежуточных
звеньев (отделов, групп, бюро), которые
возглавляют старшие бухгалтеры,
подотчетные главному
Рис. 4.4. Схема
организации бухгалтерского учета по
вертикали
бухгалтеру.
В самих бухгалтерских службах могут
выделяться следующие группы по участкам
учетной работы:
• материальная,
ведущая учет по МПЗ, их поступлению и
выбытию, хранению и использованию;
• расчетов
по оплате труда, осуществляющая учет
расчетов с работниками, бюджетом, с
государственными внебюджетными фондами
и т. п.;
• производственно-калькуляционная,
которая ведет учет затрат, осуществляет
калькулирование себестоимости продукции
и готовит производственный отчет;
• учета
готовой продукции, осуществляющая учет
готовой продукции на складах и ее
реализацию;
• общая,
ведущая учет по остальным операциям.
Вертикальная организация работ
бухгалтерии применяется
на
средних и крупных предприятиях. На
крупных предприятиях также могут
выделяться группы учета по основным
средствам, денежным средствам, расчетам
с поставщиками и подрядчиками.
При комбинированной
организации структурные
подразделения бухгалтерии создаются
по участкам учетной работы, кроме того,
в ее структуру могут быть включены
секторы внутреннего аудита, управленческого
и налогового учета (рис. 4.5) или по
функциям персонала в процессе обработки
данных и формирования отчетности
(рис. 4.6).
Рис. 4.5. Схема
комбинированной организации бухгалтерского
учета по участкам учетной работы
Рис. 4.6. Схема
комбинированной организации бухгалтерского
учета по функциям персонала в процессе
обработки данных и формирования
отчетности
Соседние файлы в предмете [НЕСОРТИРОВАННОЕ]
- #
- #
- #
- #
- #
- #
- #
- #
- #
- #
- #
Бухгалтерия — самостоятельная структурная единица, она находится в центре всех интересов организации и на пересечении всех ее подразделений:
- администрации;
- отдела кадров,
- основного производства;
- юридического отдела;
- других структурных подразделений.
Отовсюду идут бумаги, первичные документы, информация: из отдела кадров — по начислению зарплаты, от администрации — приказы и распоряжения, с производства — требования, складские свидетельства, документы по готовой продукции и реализации, из юротдела — договоры и допсоглашения. И все это обрабатывает и хронологизирует бухгалтерская служба.
И, конечно, должен быть человек, который отвечает за организацию учетного процесса. Такой человек — главный бухгалтер.
Главный бухгалтер — центральная фигура в бухгалтерском учете. Перечислим его основные задачи:
- Требовательность и контроль. Требования главбуха в части оформления документов утверждены Федеральным законом от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», и никто на предприятии не может их игнорировать. Применяемая первичка, методология учета, способы организации документооборота — все это закрепляется в учетной политике компании, ее выполнение тоже контролирует главный бухгалтер.
- Отстаивание интересов бухгалтерии. Главбух как руководитель должен показать, что бухгалтерия — не хуже, чем, например, производственный отдел, или транспортный, или отдел кадров: это такая же структурная единица, где работают живые люди, где могут быть внутренние конфликты, противоречия и даже неприятные инциденты с другими отделами. Отстаивать интересы своих подчиненных — задача главбуха.
- Обеспечение документооборота с другими подразделениями, своевременная передача первички. А еще есть оборот материальных ценностей, оргтехники, информационный и программный обмен. И это тоже обеспечивает главный бухгалтер.
Основной показатель грамотного руководства бухгалтерией — отсутствие нареканий внутри отдела, от других подразделений, со стороны начальства и контролирующих служб.
Как известно, кадры решают все. Удовлетворение потребности организации в кадровом составе бухгалтерии — тоже задача главного бухгалтера. И, конечно же, мнение главбуха учитывается при разработке кадровых внутренних документов: штатного расписания, графика отпусков и других.
Остановимся на вопросах кадрового менеджмента в бухгалтерии.
Расчет кадровой потребности бухгалтерской службы
Штат бухгалтерии зависит от:
- масштаба предприятия: чем оно больше, тем больше учетной работы;
- вида деятельности: в производстве операций и документов больше, в услугах — меньше;
- объема текущей оперативной работы;
- наличия (отсутствия) дистанционной занятости на предприятии;
- привлечения сторонних специалистов на временную занятость: на период инвентаризации, внутренних проверок, в летний период;
- функций, возложенных на бухгалтерию, напрямую не связанных с бухучетом: например, сдача СЗВ-М, СЗВ-СТАЖ.
Кадровый учет часто дается бухгалтерам в нагрузку к основной работе, особенно на микропредприятиях. Не будем рассуждать, хорошо это или плохо, но такое есть. А значит, главному бухгалтеру придется решить, как закрыть эту дополнительную трудовую функцию имеющимися средствами.
Профстандарт «Бухгалтер»: какие требования и кто обязан применять
Читать статью
Подбор и расстановка кадров по участкам работы
Для рациональной расстановки людей по трудовым участкам главбух должен быть не только менеджером, но и немного психологом: нужно иметь представление, кто на каких участках лучше ориентируется.
Поэтому главный бухгалтер обязан:
- знать все участки ведения учета досконально — и тогда он сможет грамотно поставить задачу и проверить результат работы;
- уметь объяснить подчиненному его объем занятости;
- участвовать в собеседовании кандидатов на вакансии, чтобы выявить компетенции кандидата на тот или иной участок работы.
Основные участки бухгалтерской службы, по которым необходимо распределить кадровый потенциал: зарплата, материалы и внеоборотные активы, реализация (сбыт, готовая продукция), касса, налогообложение, отчетность.
Составление отчетности — мегаответственный участок бухгалтерской работы, поэтому разумно его взять главбуху на себя.
Эргономика в работе бухгалтерской службы
Эргономика — процесс организации труда, направленный на создание безопасных, комфортных условий с целью повышения производительности.
Эргономические параметры работы бухгалтерии:
- Контроль первички и входящих бумаг. На рабочих столах должны быть только текущие (оперативные) документы. Проведенные и отработанные не копите, а быстро подшейте в соответствующие папки.
- Комфортные условия труда. Неудовлетворенность рабочей обстановкой — причина «текучки» кадров: прессинг главбуха, отсутствие удобств (слабая освещенность, неудобное рабочее место).
- Техническая оснащенность. Скоростной интернет и лицензионное ПО, поддержка технических специалистов, обслуживающих бухгалтерию, — все это звенья эффективной работы.
- Готовность главбуха обсуждать с подчиненными проблемы, преобразования и уклады работы бухгалтерии. Это любые вопросы, которые возникают в коллективе — от человеческих отношений до покупки чайника.
Бухгалтерский учет — бесконечное развитие. Новые стандарты, законы, указания, инструкции, письма, методические рекомендации — это надо ежедневно мониторить и оперативно исполнять.
Но бухучет — не только дебет-кредит, но и знание смежных направлений: трудового, гражданского законодательства, а если бухгалтер работает на промышленном предприятии, то и технологии производства.
Способы повышения профессиональных компетенций бухгалтера:
- участие в семинарах, вебинарах, мастер-классах, проводимых учебными центрами и профсообществами;
- повышение квалификации членам ИПБ РФ, аудиторам;
- профпереподготовка бухгалтеров на заместителя главбуха, внутреннего контролера или аудитора, сотрудника финансового блока;
- организация стажировок молодежи;
- освоение новых направлений и бухгалтерских методик: МСФО, автоматизация, ЭДО, работа с государственными информационными ресурсами (онлайн-кассы, «Честный знак», «Меркурий» и др.), проявление должной экономической осмотрительности при работе с контрагентами, поиск и обработка информации.
Мы все психологически идем за лидером и равняемся на лучший результат. Выработать качества лидера, поставить себя в коллективе и стать примером для подчиненных можно только одним способом — собственным профессионализмом.
Соответствуйте профстандарту «Бухгалтер»: пройдите обучение, подтвердите профессионализм и получите диплом в Контур.Школе
Повысить квалификацию
Решение общечеловеческих и организационных моментов в области управления бухгалтерским коллективом — тоже задача главбуха. Нужно продумать, как обеспечить взаимозаменяемость сотрудников, спланировать рабочие мероприятия, проработать нормы этики.
Взаимозаменяемость сотрудников
Взаимозаменяемость персонала предполагает освоение работниками смежных функций. Это обязательное условие современного бухучета. На период временного отсутствия специалисты должны уметь заменять друг друга.
Золотое правило: временное исполнение чужих обязанностей должно выполняться специалистом аналогичной квалификации. Замена меньшего большим — расточительство кадрового потенциала, замена большего меньшим приведет к завалу работой.
Способность заменить коллегу — показатель профессионализма бухгалтера. И еще один плюс взаимозаменяемости: бухгалтер, который знает несколько участков учета, владеет несколькими параллельными компетенциями, сможет реализовать себя на любом предприятии и при необходимости быстро трудоустроится на новое место работы.
Планирование бухгалтерских мероприятий
С участием бухгалтера проводится большое количество рабочих мероприятий. Для эффективной работы распланируйте периоды:
- отпусков: у главбуха и зама они должны быть разведены во времени, а отпуск бухгалтера по зарплате — максимально удален от срока начисления;
- работы с внешними проверяющими — ПФР, ФСС, ФНС: посмотрите графики проверок, выделите наиболее компетентных сотрудников по профилю проверки;
- ежегодного аудита: продумайте, кто из бухгалтеров будет общаться с аудиторами, а также кто заменит этого сотрудника на его постоянном участке работы;
- ежегодной инвентаризации: решите, сколько бухгалтеров будет в ней занято, и как будет выполняться работа во время их отсутствия.
Таким образом, нужно определить: перечень мероприятий, кто будет в них участвовать со стороны бухгалтерии, а также заменяющих сотрудников.
Отношения с подчиненными
Бухгалтерская профессия — это бесконечные отчеты, документы, проверки. Жизнь бухгалтера фактически подстраивается под работу. В свою очередь, главбуху стоит пойти навстречу подчиненным, когда им это необходимо.
Сдвиньте рабочие часы, если сотрудник перед работой должен заскочить в детский сад или добирается на службу издалека. Рассмотрите перевод на дистанционную работу: например, бухгалтера по учету материальных ценностей.
Если нет серьезного повода, не беспокойте подчиненных в выходные дни и поздно вечером.
Профессиональная этика бухгалтера
Бухгалтер владеет конфиденциальной информацией, разглашение которой не только неэтично, но и преследуется по закону. Кто сколько получает, сколько стоит машина руководителя, какой диагноз стоит в больничном коллеги, замужем ли сотрудница, на кого и по какому поводу пришел исполнительный лист — эта и подобная информация должна остаться в бухгалтерии.
И еще один этический момент. Бухгалтер в последнее время стал проводником законов «от чиновников до народа». Многие люди не понимают тех вещей, которые являются ежедневной работой бухгалтера: что такое имущественный вычет, как считаются налоги с зарплаты, как заполнить 3-НДФЛ.
К кому обратиться с этими вопросами? Кто-то полезет в интернет, а кто-то постучится в дверь с надписью «Бухгалтерия».
Бухгалтер относится к той категории профессиональных служителей финансового Олимпа, которые не откажут своим коллегам: дадут исчерпывающую информацию, помогут подготовить документы. Создание благоприятного микроклимата в бухгалтерии было и остается функцией главного бухгалтера.
Подготовила Ольга Якушина, редактор