Структура и штатная численность организации
Прежде чем создавать юридическое лицо, еще на стадии бизнес-планировании необходимо установить структуру и штатную численность сотрудников в организации. Фактически это неотъемлемая часть бизнес-плана, так как количество сотрудников зависит от выполняемых задач и несет в себе затраты на зарплату и отчисления в форды. Помимо этого, перед учредителями может возникнуть вопрос об изменении структуры в результате образования нового хозяйствующего субъекта или реорганизации строго.
Необходимость составления структуры и штатной численности
[ads-pc-3] [ads-mob-3]
Штатная численность организации и структура закрепляются, как правило, в уставных документах. Это особенно важно при формировании новой экономической структуры, ведь должна быть распланирована как организационная структура управления организацией, так и порядок взаимодействия с подчиненными, причем следует учитывать динамику роста компании с учетом ее расширения.
Если структура организации довольно большая, то органиграмма предприятия может быть разбита отдельно по каждому структурному подразделению.
Не стоит пренебрегать составление данного документа, так как это позволит избежать лишней нагрузки на организацию, как на стадии развития, так и при планировании деятельности уже давно существующей компании. К тому же внедрение или сокращение отделов может быть жизненно важным мероприятием для сохранения конкурентной способности организации. Если структура и штатная численность закреплена на основании уставных документов, то внесение изменений в первоначальную структуру требуют изменений и самих учредительных документов.
Одним из важных документов, определяющих структуру компании — является штатное расписание, на основании которого осуществляется прием сотрудников в компанию. Он же регламентирует и заработную плату по каждой должностной единице.
Кто составляет документ
[ads-pc-3] [ads-mob-3]
Из-за постоянно растущей конкуренции на рынке требуется гибкость и оперативность в решении ряда вопросов, данные изменения касаются численности штата и его структуры, поэтому, данный вопрос, как правило, является компетенцией руководителя организации. Именно он обязан регулировать штат и выстраивать специфику служебных отношений в компании, руководствуюсь финансовым положением, рынком и направлением деятельности. Руководитель отвечает перед учредителями за конечный результат и может совершать без их предварительного разрешения организационные мероприятия.
В большинстве случаев средние и малые организации далеко не всегда используют локально нормативные акты, закрепляющих структуру организации и ее штатную численность. Либо могут применять такие документы в виде схемы, которая определяет иерархию структуры управления организации и служебные связи, как между руководителями, так и исполнителями (подчиненными). Также может быть отдельно выделено каждое структурное подразделение в отдельности.
Схема представляет себе перевернутое двухмерное дерево, которое схематично показывает структуру подчинения сотрудников в виде линейного типа построения. Внутренняя структура может документально не закрепляться в следующих случаях:
- Организация имеет сложную многомерную структуру.
- Нет необходимости производить деление персонала на отдельные группы, в связи с тем, что организация веден один род деятельности.
- Управление и принятие решений осуществляет одно и тоже лицо.
- Организация относится к малому предпринимательству, в связи с этим разработка и внедрение должностных инструкций сотрудникам будет более рациональным действием.
Содержание документа
Данный документ не имеет установленной унифицированной формы, при его составлении следует придерживаться определенных правил:
- Содержательная часть документа может быть составлена в виде схемы, текста или таблицы.
- Определять необходимую численность и формировать требуемую для успешного решения задач предприятия организационную структуру должен либо руководитель, либо директор по персоналу. При этом данное ответственное лицо должно владеть всей необходимой информацией о состоянии рынка, перспективами развития организации и обладать при этом необходимыми знаниями и опытом.
- Готовый документ необходимо согласовать с руководителями структурных направлений (подразделений).
Документ, определяющий штатную численность и структуру организации, является основой для формирования штатного расписания предприятия.
Документы для скачивания
Положение о структуре управления организацией скачать образец в формате Word.
Административная структура организации скачать бланк (приложение к положению).
Скачать схематичную форму структуры и штатной численности.
Скачать табличную форму структуры организации и штатной численности.
Похожие записи
Структура и штатная численность организации
- Кадровые документы
Документ «Структура и штатная численность организации» определяется учредителями при создании, реорганизации юридического лица, появлении нового вида деятельности. Он фиксируется в Уставе (Положении).
Так как рыночные отношения требуют высокой оперативности и гибкости, вопросом составления и изменения структуры, а также численности персонала занимается генеральный директор организации. Он в соответствии с экономической ситуацией на рынке, финансовым состоянием организации, видами деятельности формирует структуру, определяет численный состав, выстраивает служебные отношения. Именно он несет ответственность перед учредителями за финансовый результат. На малых и средних предприятиях генеральный директор, в своем большинстве, является учредителем.
Чаще всего в коммерческих организациях структура и штатная численность закрепляются в виде схемы (двухмерное дерево с описанием линейно-функционального типа организации), на которой показаны связи между структурными подразделениями.
В теории менеджмента существуют и другие типы организационного построения – многомерные (например, матричная или проектная). Это более сложные схемы и построение на бумаги такой структуры не возможно. Поэтому документ «Структура и штатная численность» не является обязательным для предприятия.
Существуют ситуации, когда составление данного документа может только принести вред:
- Если это малое предприятие, достаточно разработанных должностных инструкций.
- Все решения принимает один человек.
- Если предприятие занимается одним видом деятельности и не стоит делить работников на отдельные группы.
- Предприятие строится по многомерной системе.
В случае, если руководитель предприятия принял решение о необходимости документа «Структура и штатная численность» нужно соблюдать некоторые правила.
Так как унифицированной формы не существует, поэтому при составлении структуры необходимо следовать стандартам ГОСТа.
Разрабатывать структуру должен менеджер по персоналу, то есть человек, обладающий нужными знаниями, опытом, информацией о рынке, состоянии организации.
«Структура и штатная численность» согласовывается с руководителями структурных подразделений.
Данный документ служит основанием для подготовки штатного расписания.
Что такое организационная структура предприятия
Организационная структура — это схема, по которой сотрудники, отделы и подразделения взаимодействуют между собой. Она определяет, кто и за что отвечает, кто с кем коммуницирует, кто ставит задачи сотрудникам, кто принимает решения.
Основная задача оргструктуры — выстроить понятную схему работы и координировать действия участников. Это важно для всей компании, так как позволяет:
-
Устанавливать зоны ответственности. Оргструктура показывает, кто и за что отвечает, какому отделу придется нести ответственность за ошибки, а кого похвалят за достижение цели.
-
Распределять обязанности. С продуманной оргструктурой сотрудники делают задачи по своему уровню и функционалу: финдиректор не будет заполнять 6-НДФЛ, а инженер продавать товары. Задачи не дублируются, исключается перегрузка или недогрузка.
-
Формировать потребность в сотрудниках. Оргструктура показывает, какие задачи не закрыты, какие специалисты перегружены, каких компетенций не хватает сотрудникам — становится понятно, как оптимизировать штат.
-
Устанавливать порядок коммуникации. Оргструктура дает представление о порядке подчиненности: кто и на каком уровне принимает решения, ставит задачи, как отделы и их руководители взаимодействуют между собой.
-
Видеть перспективы карьерного роста. Сотрудникам будут видны возможности вертикального и горизонтального карьерного роста.
Каждое предприятие может разработать свою организационную структуру. Для небюджетных компаний никаких требований на уровне закона нет, они могут формировать ее самостоятельно, опираясь на свои цели. А вот для некоторых учреждений и госпредприятий оргструктура предусмотрена законодательством, например, для прокуратуры и пожарной охраны.
Типы организационных структур
Собственники создают организации с разными целями, видами деятельности, территориями ведения бизнеса, количеством сотрудников. Все эти факторы нужно учитывать при выборе подходящей организационной структуры. Есть шесть стандартных видов оргструктур, но никто не запрещает адаптировать их под себя и менять в процессе работы. Рассмотрим основные виды, их плюсы и минусы.
Линейная структура предприятия
Самая простая, но не самая оптимальная, структура. В ней есть один главный руководитель, обычно гендиректор, а в подчиненности у него находятся другие начальники, у каждого из которых есть свой небольшой коллектив рядовых сотрудников.
На схеме это выглядит так:
Чаще всего по такой структуре работают небольшие фирмы, у которых нет обособленных подразделений, а сфера деятельности — узкая. Например, кондитерские, агентства интернет-маркетинга, клининговые компании, локальные производители и пр.
Чаще всего в линейных компаниях бухгалтер один и занимается сразу всем: бухучетом, налогами, зарплатой, отчетностью, кадровым учетом, юридическими вопросами и пр.
Нередко такие компании привлекают аутсорсеров вместо штатных бухгалтеров. Аутсорсеры работают сразу с несколькими организациями и предпринимателями и сдают за них отчетность. С несколькими клиентами удобно работать в Контур.Экстерне: на одной странице видно все отчеты, которые надо сдать, в системе отражаются все поступившие из налоговой требования, в таблице можно в любой момент проверить сроки действия сертификатов и доверенностей, сверка с бюджетом выполняется по всем организациям в автоматическом режиме. Загрузить, проверить и отправить можно большое количество отчетов за один раз.
Функциональная структура предприятия
Тоже достаточно популярная и простая структура. В отличие от линейной, функциональная предполагает четкую специализацию каждого участка, и строится она по горизонтали, а не по вертикали. Тут тоже есть главный руководитель и директора, но они делятся по различным функциям: маркетингу, производству, финансам, логистике, бухгалтерии и т. д.
На схеме это выглядит так:
Этот вариант больше подходит компаниям, которые занимаются сразу несколькими видами деятельности или производят большое количество товаров, работ, услуг. Функциональная структура — для тех, кому крайне важна координация между отделами.
Линейно-функциональная структура предприятия
Объединяет в себе особенности линейной и функциональной структур. Тут также есть гендиректор, взаимодействующие между собой функциональные руководители и линейная подчиненность внутри каждого отдела. Предполагается, что функциональные руководители ставят задачи линейным, которые уже делегируют их исполнителям.
У каждого функционального руководителя в подчинении несколько линейных. Например, директор финансово-экономического отдела может руководить начальниками планово-экономического, кадрового отделов, бухгалтерии и т. д. При такой структуре исполнители получают задачи от линейных руководителей, которые в свою очередь получают их от функциональных. Выходит, что у линейного руководителя в зоне ответственности оперативные вопросы, а у функционального — стратегические и влияющие на работу всей компании.
Такую структуру выбирают компании, которым необходимы разносторонние процессы, а не только, к примеру, производство.
Бухгалтерия в такой структуре, как правило, подчиняется главному бухгалтеру, который получает задачи от директора финансово-экономического отдела, непосредственно подчиняющегося гендиректору.
Дивизиональная структура предприятия
Эта форма предполагает, что у предприятия есть гендиректор, который отвечает за планирование и стратегические решения. Внутри компании выделяют подразделения (дивизионы), за каждым из которых закрепляется свой руководитель, ответственный за оперативную деятельность.
Дивизионы могут быть выделены по следующим признакам:
-
по видам выпускаемой продукции;
-
по конечному потребителю;
-
по местоположению.
Организационную структуру, при которой подразделения выделены по географическому признаку, также называют рыночной.
На схеме это выглядит так:
Все подразделения обладают самостоятельностью, ответственностью и своим набором задач, но все равно подчиняются единому центру управления. Такая структура подходит компаниям, у которых несколько направлений деятельности, много филиалов, покупатели четко разделены на группы.
Бухгалтеру предприятия с дивизиональной структурой нужно отчитываться за филиалы и подразделения, контролировать отчетность и платежи всего предприятия. С Контур.Экстерном это станет удобнее: можно выбрать удобную модель сдачи отчетности, заключить один договор на всё предприятие и отчитываться во все территориальные органы, интегрировать сервис по сдаче отчетности в 1С и не только.
Матричная структура предприятия
Матричная структура считается адаптивной, но и одной из самых сложных. Она представляет собой своеобразную смесь функциональной и дивизиональной оргструктур. Для матричной структуры характерно множественное подчинение, то есть члены каждой команды одновременно подчиняются и руководителю проекта, и своим начальникам (функциональным руководителям).
Схематично матричную структуру можно представить так:
Такая система подходит крупным компаниям, которым помимо базовой структуры управления требуются дополнительные руководители, ответственные за разработку продуктов или проектов. Она часто применяется в авиастроении, производстве электроники, отрасли высоких технологий.
Еще одна структура для работы в сфере инноваций, исследований и разработок — проектная. Тут у каждого проекта есть свой руководитель и своя группа сотрудников, состоящая из специалистов: маркетологов, дизайнеров, менеджеров, программистов, экономистов, инженеров — зависит от типа проекта. Как правило, проектные команды формируют временно и распускают, когда цели достигнуты.
Как выбрать подходящую организационную структуру предприятия
Чаще всего в оргструктурах современных компаний встречается две проблемы:
-
слишком большое количество уровней управления — это негативно влияет на скорость принятия решений и их эффективность;
-
некачественное распределение обязанностей и ответственности между подразделениями, руководителями и исполнителями — возникает двойная работа, сотрудники выполняют задачи вне рамок их компетенций, отделы перегружены или, наоборот, отдыхают большую часть дня.
Чтобывыбрать оптимальную оргструктуру, нужно понять, какие звенья системы лишние, и исключить их. Это не всегда просто сделать при запуске бизнеса, поэтому со временем оргструктура часто меняется, а вместе с ней пересматривается и штатное расписание.
Для оптимизации оргструктуры следует:
-
четко и максимально близко к реальности определить обязанности каждого подразделения;
-
посчитать, сколько сотрудников будет находиться в подчинении каждого руководителя, и определить их обязанности;
-
продумать и прямое, и функциональное подчинение;
-
исключить дублирующие функции: объединить лишние должности в одну позицию, перераспределить обязанности.
Пример. В подчинении у финансового директора находятся управления по направлениям, которые в свою очередь руководят отделами по направлениям: планово-экономический, бухгалтерия, организация труда и зарплата, внутренний аудит и пр. Ликвидация управлений позволит сократить путь информации из отделов к финдиректору и сэкономить на оплате труда и содержании персонала.
После пересмотра этой зоны отделы по направлениям будут находиться в прямом ведении финдиректора. Например, главный бухгалтер станет подчиняться финдиректору, а в его подчинении останется бухгалтерия, аналогично с начальником планово-экономического отдела, который будет руководить группами по производственному планированию, труду и зарплате и т. д.
Продуманная оргструктура позволяет снизить расходы на содержание персонала, повысить централизацию управления и концентрацию власти, ускорить процессы принятия и реализации решений, а также повысить адаптивность к внешней среде.
-
Организационно штатная структура предприятия
Организационно-штатную
структуру Медногорского линейного
производственного управления можно
представить на рисунке 1.
Организационно-штатная
структура отражает заложенную на уровне
кадровой политики систему управления
персоналом, отношения руководства и
подчиненности, распределение полномочий.
Как
правило, иерархические структуры
подразделений предприятий, особенно
крупных, достаточно сложны и имеют
многоуровневый характер подчиненности.
Управление является обособленным
подразделением ООО «Уралтрансгаз»,
расположенным вне места нахождения
общества и осуществляющее часть его
функций. Управление не является
юридическим лицом, действует на основании
утвержденным Генеральным директором
Положения.
Управление возглавляется начальником
управления, который назначается на
должность и освобождается от должности
приказом генерального директора ООО
«Уралтрансгаз».
Начальник
управления осуществляет руководство
управлением и несет всю полноту
ответственности за результаты
финансово-хозяйственной деятельности
Управления, принимает и увольняет с
работы работников в соответствии с
действующим трудовым законодательством,
издает приказы и распоряжения, а также
другие документы в пределах компетенции
Управления. Главный инженер, заместители
начальника Управления и главный бухгалтер
назначаются на должность начальником
Управления по согласованию с ООО
«Уралтрансгаз». Структура и штаты
Управления утверждаются генеральным
директором ООО «Уралтрансгаз».
Для
улучшения эффективности использования
персонала Медногорское ЛПУ должно
ориентироваться на сохранение имеющегося
персонала, его максимальное развитие
и эффективное использование, одновременно
проводя поиск новых сотрудников,
отвечающих новаторским задачам.
-
Документооборот предприятия.
На сегодняшний день многие пришли к
мысли, что культура работы с документами
— это часть производственной культуры,
а та, в свою очередь, является важной
предпосылкой удачной деятельности в
условиях рынка. Поэтому система
документооборота — такая же часть
производственной инфраструктуры,
абсолютно равноправная и необходимая,
как и оборудование, ресурсы и персонал.
Эта идея понятна любому руководителю.
Руководитель теряет много времени от
неправильно или несвоевременно
оформленных документов, от неверных
управленческих решений или от невозможности
быстро найти нужный документ. Рассмотрим,
что представляет из себя термин
«документооборот».
Документооборот — движение документов
с момента их получения или создания до
завершения исполнения или отправки.
Документооборот является важным звеном
делопроизводства, определяет инстанции
и скорость этого движения. Главное
правило документооборота — оперативное
движение документов по наиболее
перспективному пути с минимальными
затратами времени и труда. Основу
документооборота дают организационные
документы: Устав, положения о структурных
подразделениях, положения о службе ДОУ,
приказы о распределении обязанностей,
инструкции по работе с документами,
инструкции по делопроизводству, схемы
документопотоков, пути прохождения
отдельных видов документов. Документооборот
как технологический процесс делится
на несколько частей- потоков. Они
осуществляют прямую и обратную связь
в управлении. Они различаются по
направлению и по отношению к управленческому
объекту. Рассмотрим поток документооборота
Медногорского ЛПУ
Рисунок 2 – Схема документооборота на
предприятии.
В технологию работы с документами
входит:
— прием и первичная обработка документов;
— их предварительное рассмотрение и
распределение;
— регистрация документов;
— контроль исполнения документов;
— информационно-справочная работа;
— исполнение документов;
— их отправка;
— систематизация и текущее хранение
документов.
На предприятии различают три основных
потока документации:
— входящие документы, поступающие из
других организаций;
— исходящие документы, отправляемые в
другие организации;
— внутренние документы, создаваемые на
предприятии и используемые работниками
предприятия в управленческом процессе.
Любой документ, доставленный в организацию,
должен быть зарегистрирован и обработан.
Обработка входящих документов должна
включать регистрацию в журнале.
В
документообороте Медногорского ЛПУ
используются множество различных
документов в различных службах и отделах
предприятия. Это и бухгалтерские
документы, различные служебные записки,
приказы, распоряжения, отчеты и ведомости.
По эксплуатации аппаратных и программных
средств на предприятии ведется следующая
документация:
-
Технический паспорт ПЭВМ.
В данном документе описываются
характеристики ПЭВМ, поддержка, гарантии,
сервис, меры предосторожности, подробное
изложение установки ПЭВМ и всевозможные
настройки.
-
Журнал технического обслуживания ПЭВМ.
В данном журнале ведутся записи по
техническому обслуживанию.
-
Журнал ремонта ПЭВМ.
В журнале регистрируются записи по
ремонту программного, а также аппаратного
обеспечения компьютера.
-
Журнал учета внешних электронных и
других накопителей, используемых для
хранения конфиденциальной информации.
Ведутся записи по использованию внешних
накопителей для безопасности информации.
Соседние файлы в папке Desktop
- #
- #