Elma
Что такое Elma?
Elma — система управления компанией, содержащая платформу BPM (Business Process Management), для моделирования и автоматизации бизнес-процессов компании, систему электронного документооборота, систему управления показателями, CRM и управление проектами, а также другие функциональные модули, которые могут быть приобретены и функционировать как отдельные приложения, так и вместе в едином информационном пространстве.
Elma позволяет построить эффективное взаимодействие сотрудников компании по различным направлениям (задачи и поручения, документооборот, регламентированные бизнес-процессы, взаимоотношения) и осуществлять оперативный контроль исполнительской дисциплины и улучшение бизнес-процессов с целью повышения качества работы всей компании.
Кто работает с Elma?
Elma способна охватить весь персонал компании, и даже вовлечь в работу поставщиков, клиентов и иных заинтересованных лиц.
В компании с Elma работают рядовые сотрудники и линейные руководители, осуществляющие постановку, выполнение и контроль текущих задач в рамках своей деятельности и деятельности своих подчиненных; они запускают и выполняют задачи по бизнес-процессам, работают с документами, показателями и проектами.
Руководство компании осуществляет оперативный контроль за качеством выполнения бизнес-процессов, отслеживает показатели эффективности, определяет пути дальнейшего совершенствования деятельности.
Бизнес-аналитики осуществляют улучшение существующих и проектирование новых бизнес-процессов, совершенствуют документооборот, анализируют эффективность деятельности компании.
При реализации сложной логики извлечения и обработки информации из базы данных, к работе привлекаются ИТ-специалисты (языки c#, SQL-запросы).
Краткое содержание
Организационная структура описывает то, как функционирует компания в реальном времени и показывает подотчётность сотрудников с разными должностями и ролями. Мы обсудим виды организационных структур и предложим бесплатные шаблоны, на основе которых можно строить свои схемы.
Вы ужинаете в кругу семьи, и вдруг ваша бабушка достаёт альбом с генеалогическим древом. Она отворачивает лист, её палец скользит по именам и останавливается на одном из них. «Смотри! Вот он — рядом с твоим двоюродным братом!» — говорит она, указывая на фамилию вашего троюродного брата, тёзки знаменитого поэта.
Как и семейное древо, организационная структура помогает наглядно представить рабочие связи между вами и сотрудниками. Организационная структура, которую ещё называют органиграммой, — это схема, которая описывает структуру вашего коллектива и показывает отношения подотчётности между ролями в группе.
В данном руководстве мы объясним, как создать организационную структуру, расскажем о разных типах организационных структур и предоставим бесплатные шаблоны, которые помогут вам создавать и настраивать собственные схемы.
Как создать схему организационной структуры
Организационная структура — это один из способов наглядного представления структуры компании. Для создания органиграммы нужно собрать информацию о коллегах и определиться со способом построения.
Если рассматривать отношения подотчётности в организации, то схему можно строить сверху вниз.
1. Определите область применения
Организационную структуру можно воспринимать как любой очередной проект, над которым идёт работа. Определение области применения органиграммы поможет вам чётко отобразить структуру группы и будет в целом определять предназначение составляемой схемы организационной структуры.
Для начала попробуйте ответить на следующие вопросы:
-
Будет ли ваша организационная структура выступать в качестве ресурса, из которого сотрудники могут узнать, кто есть кто в компании?
-
Будете ли вы предоставлять организационную структуру внешним заинтересованным лицам или партнёрам?
-
Потребуются ли несколько схем для разных уровней компании?
Ранняя постановка этих вопросов поможет собрать нужную информацию и составить схему.
2. Соберите информацию
Сбор информации — это самый важный этап создания организационной структуры, потому что без достоверных сведений процесс закончится, даже не начавшись. Собрать данные можно, опросив отдельных сотрудников по электронной почте или обратившись в отдел кадров.
Для организационной структуре требуется актуальная информация о сотрудниках компании, включая названия их текущих должностей, а также кто чьим начальником или подчинённым является. Кроме того, рассмотрите вопрос о сборе фотографий сотрудников для дополнительной персонализации.
3. Определитесь со способом создания схемы
Решение о том, как строить организационную структуру, очень важно, потому что эту задачу могут облегчить различные инструменты. Рисовать эту схему вручную долго, а результатом будет трудно поделиться, поэтому примите во внимание возможность использования специального инструмента.
Редактируемый файл PDF позволит вам сэкономить массу времени, потому что в шаблоне уже будут присутствовать стандартные элементы. Завершив работу, можно будет поделиться этим файлом с остальными сотрудниками компании.
4. Запланируйте обновления
Создав организационную структуру, запланируйте регулярные обновления этого документа с помощью календаря группы, ведь вполне вероятно, что структура компании и состав группы будут часто меняться.
Люди переходят с одних должностей на другие, да и подотчётность также может меняться. При наличии цифровой схемы организационной структуры вы сможете легко обновлять её и заново распространять среди сотрудников.
Шаблоны организационной структуры
Создание организационной структуры можно упростить с помощью шаблона. Схемы большинства компаний схожи, будь то матричная или функциональная вертикальная структура.
Приведённые ниже шаблоны организационных структур можно использовать в качестве отправной точки. Загрузите один из них, который лучше всего соответствует структуре вашей организации, а затем заполните поля с учётом особенностей вашего коллектива.
Загрузить шаблон для компанииЗагрузить шаблон для группы
Типы организационных структур
Существует четыре типа наиболее распространённых типов организационных структур, каждый из которых может соответствовать особенностям работы вашей компании. Организационная структура — это визуальное представление внутреннего устройства компании, поэтому тип используемой вами схемы должен отражать подотчётность в организации, а также процедуры принятия решений.
1. Функциональная вертикальная
Функциональная вертикальная структура является одной из наиболее распространённых. Компания функционирует как иерархия: наверху находится один лидер, который обычно занимает должность президента или генерального директора.
От него полномочия передаются руководителям более низкого звена, таким как вице-президенты компании. Далее иерархия разделяется на подразделения и отдельные группы.
2. Матричная организационная структура
Матричная организация — это более сложная структура по сравнению с описанной выше. Если ваша компания использует матричную схему подчинённости, участники групп подотчётны разным менеджерам.
У сотрудников, скорее всего, будет основной руководитель, возглавляющий их подразделение, но при этом они также могут быть подотчётны менеджеру проектов. Над такими менеджерами второго уровня могут стоять руководители подразделений, поэтому матричная структура является прямоугольной, а не древовидной.
3. Дивизиональная структура
Дивизиональная организационная структура — это более развитая версия традиционной иерархии. Дивизиональные структуры подходят компаниям, подразделения которых работают независимо друг от друга.
Например, компании с отдельными производственными линиями могут работать по дивизиональной структуре, потому что у каждой такой линии будут свои отделы ИТ, маркетинга и продаж.
4. Горизонтальная организационная структура
Горизонтальная структура уникальна тем, что в ней очень мало или практически нет уровней управления. Такой тип организационной структуры может применяться в малом бизнесе или в современных компаниях, стремящихся уйти от более традиционных иерархических структур.
Данный тип организационной структуры поощряет самоуправление групп и самостоятельное принятие решений внутри них.
Читать 6 советов о построении крепкой организационной культуры от руководителей Asana
Как пользоваться организационной структурой
Использование организационной структуры может принести пользу вашей компании, поскольку даёт наглядное представление о различных подразделениях и должностных обязанностях сотрудников. Эта схема помогает участникам каждой группы понять, как им взаимодействовать друг с другом, уверенно чувствовать себя на своих ролях и выполнять обязанности.
Визуализация подотчётности
Руководители могут использовать организационную структуру, чтобы показывать должностные обязанности и отношения подчинённости новым сотрудникам. При прохождении адаптации такая схема поможет им познакомиться с коллегами и их работой. С её помощью новые сотрудники также смогут запомнить, кто есть кто в компании.
Управляйте ростом и изменениями
Кроме того, организационные структуры помогают руководителям оставаться организованными и управлять ростом компании, а также происходящими в ней изменениями. Например, если начальник отдела замечает, что одна группа стала больше остальных, он может перейти к найму новых сотрудников для создания равновесия.
Знайте, кто где находится
Организационная структура чётко определяет и показывает каждому сотруднику его место в устройстве компании. Если к группе присоединяется новый сотрудник, одного взгляда на организационную структуру будет достаточно, чтобы понять, что у него в коллективе пять коллег, двое помощников уровнем ниже и менеджер проектов, которому он подотчётен. При этом также будет понятно, что менеджер проектов подчиняется начальнику подразделения.
Улучшение обмена информацией
Наличие проработанной организационной структуры в компании позволяет улучшить обмен информацией, потому что она ясно показывает, кто чьим подчинённым является. Без такой организационной структуры сотрудники не будут знать, к кому обращаться с вопросами. Организационная структура чётко даёт понять, кто чем управляет, поэтому участники групп получают возможность задавать вопросы и эффективно взаимодействовать с коллегами.
Создание визуального каталога
Организационная структура — это, по сути, визуальный каталог вашей организации. Она может обновляться, когда одни сотрудники уходят на повышение, а другие покидают компанию. Поддержание такого каталога в актуальном состоянии позволяет всем сотрудникам компании узнавать о том, кто в ней работает, и какие должности сейчас занимают эти люди.
Читать о структуре разбивки работы (СРР) — что это и как ею пользоваться?
Ограничения использования организационной структуры
Организационная структура может улучшить обмен информацией между группами, однако с её применением связаны некоторые ограничения. Их понимание поможет вам находить решения возможных проблем ещё до их возникновения.
Может быстро устаревать
Организационная структура может быстро устареть, так как компании постоянно преобразуются, а роли в группах меняются. Сотрудники должны следить за тем, чтобы организационная структура регулярно обновлялась и пополнялась новыми должностями и именами.
Решение. Назначьте одному из сотрудников задачу регулярного обновления и опубликуйте организационную структуру так, чтобы этот ценный ресурс всегда был в актуальном состоянии.
Показывает только формальные отношения
Организационная структура — это поверхностный документ, который не предлагает полноценного объяснения существующих отношений подчинённости. Он полезен для наглядного представления основной структуры компании, но отображает лишь формальные отношения. Многие компании успешно используют неформальные модели подчинённости, которые не находят своего отражения в традиционных схемах.
Решение. Используйте такую схему в качестве отправной точки, однако учитывайте, что в компании могут существовать другие рабочие отношения, которые не учитываются в организационной структуре.
Не отображает стиль управления
В организационной структуре приводятся менеджеры и подотчётные им участники групп, однако в ней нет информации о том, что собой представляет каждый из менеджеров. Например, на схеме может быть указано, что у одного менеджера два подчинённых сотрудника, а у другого — пять. Можно сделать предположение о том, что менеджер с большим числом сотрудников является более сильным лидером, однако организационная структура при этом не расскажет, что у менеджера с меньшим числом подчинённых более практичный стиль управления.
Решение. Используйте организационную структуру для получения первичной информации, однако имейте в виду, что общение лицом к лицу — это лучший способ понять отношения подотчётности внутри групп.
Оптимизация устройства своей компании с помощью организационной структуры
При всех своих ограничениях организационные структуры предлагают полезный способ понять устройство компании. Они также могут улучшить обмен информацией с вышестоящим руководством за счёт прояснения ролей и обязанностей. Для построения организационной структуры своей компании используйте наши бесплатные редактируемые файлы PDF и адаптируйте их по своему усмотрению.
Нужна помощь в оптимизации совместной работы? Узнайте о том, как Asana помогает группам эффективно взаимодействовать.
Повысьте эффективность коммуникации в команде с помощью Asana
Free Project Organizational Templates: Management and Team Structures
Smartsheet Contributor
Kate Eby
June 1, 2021
We’ve compiled the most effective project organization templates for project sponsors, steering committees, project managers, and project team members. Plus, get tips on creating useful project organizations for your unique projects.
Included on this page, you’ll find seven essential project organization templates, including a project organization chart template, a project management organizational structure template, a project team organizational chart template, and a matrix project teams org chart template.
Project Organization Chart Template
Download Project Organization Chart Template
Microsoft PowerPoint | Microsoft Word | Google Slides
Use this simple, reusable project organization chart template to create an organizational structure that defines the relationships between team members on projects and programs. This template includes sections for a project’s steering committee, sponsor(s), manager, and additional team members, and is available in Microsoft Word and Google Docs as an individual project organization chart template, as well as in PowerPoint as a shareable presentation template.
To learn more about project organizational chart templates in Microsoft Word and see reports, read “Free Organizational Chart Templates for Microsoft Word.”
Project Management Organizational Structure Template
Download Project Management Organizational Structure Template
Microsoft Excel | Microsoft Word
Use this simple project management organizational structure template to clearly define project structure roles for your individual projects. Customize the project’s roles by entering compiled-by and date-completed information, as well as other details about your team members. Download and share this project-by-project template for one-off projects, or save and reuse it for interrelated projects.
To learn more about project organizational chart templates in Microsoft Excel, see “Free Organizational Chart Templates for Microsoft Excel.”
Project Team Organizational Chart Template
Download Project Team Organizational Chart Template
Microsoft Excel | Microsoft Word
Use this visually rich project template to show the organizational structure of your project-specific team to coworkers, clients, and other stakeholders. Designed with space for photos of each team member, this personable report keeps everyone apprised of your project team members’ roles, and familiarizes all relevant personnel with a project’s key players.
To learn more about creating org charts in Microsoft Excel, see “How to Create Organizational Charts in Microsoft Excel in Minutes.”
Matrix Project Teams Org Chart Template
Download Matrix Project Teams Org Chart Template
Microsoft Excel | Microsoft Word
Use this matrix project teams org chart template to keep the members of your team and other stakeholders apprised of your project’s organizational structure. Get the big picture of your project’s finalized or in-progress hierarchy, including sub-teams, with this completely customizable and shareable template.
To learn more about creating org charts in Microsoft Word, see “How to Create Organizational Charts in Microsoft Word.”
RACI Matrix by Assignment Template
Download RACI Matrix by Assignment Template
Microsoft Excel | Google Sheets
Clarify project roles and responsibilities using this RACI (responsible, accountable, consulted, and informed) matrix by assignment template. This template can help members of your team, stakeholders, management, and project sponsors quickly understand the components and stages of your project, and who is responsible for each project task. Enter individual ownership and accountability information for each task, so that anyone can quickly assess the state of — and players in — your project.
Project Plan Template
Download Project Plan Template — Microsoft Excel
Track every component of your project plan with this ready-made project plan template. Enter work breakdown structure (WBS) codes, status (e.g., Not Started, In Progress, etc.), start and end dates, duration, and comment details for each task to keep you on schedule. This comprehensive template provides space for all project-specific details, so you can assure stakeholders that every aspect is accounted for.
Gantt Chart Project Template
Download Gantt Chart Project Template
Microsoft Excel | Smartsheet
Gain a solid understanding of your project’s task owners and deadlines with this visually rich Gantt chart project template. Enter task-by-task project details, including task ID, task title, task owner, dates, due date, duration (in days), percentage of task complete, week-by-week progress, to ensure your project is progressing smoothly and on time.
How to Use a Project Organization Template
Successful project organization templates provide immediate insight into a project’s personnel hierarchy. These templates also show the status of each project component and any roadblocks to achieving successful project completion.
A customizable project organization template allows you to modify the team players to fit your project’s structural needs, while also giving you details about each team member, so you can clearly see who’s responsible for each individual project task. While project organization templates vary, they typically include the following sections:
- Project Title: Choose a project name that accurately communicates the nature of the project to all team members and other stakeholders.
- Project Manager: Enter the name of the project’s primary manager. This person is responsible for keeping the project’s logistics in line, meeting project milestones, and alerting team members to any project risks.
- Steering Committee: Enter the team member(s) or managers who are overseeing and providing support for the project on behalf of key stakeholders.
- Sponsor(s): Enter the names of the sponsors who own the project on behalf of the organization. The project sponsors define the project so that the project manager can deliver it.
Additionally, project organization templates frequently include the following project-organization-specific components:
- Task ID: Enter the unique identification number to track individual tasks.
- Task Title: Enter the name of the “parent” task or subtask for a team member to complete.
- Task Owner: Enter the name of the team member responsible for each individual project task.
- Start Date: Enter the date that the individual project team member must start the project task.
- Due Date: Enter the date that the project team member must complete the project task by.
- Duration in Days: Enter the duration-in-days range between the project task start and due dates.
- Percentage of Task Complete: Enter the percentage of task completion for each individual project task.
- Project Phase Details: Enter week-by-week and day-by-day phase details for each individual project task.
By defining and agreeing upon a single-source project-organization tracking system from the outset, you, your team, and all additional stakeholders can rest assured that your project will progress and conclude smoothly.
Streamline Project Organization with Real-Time Work Management in Smartsheet
From simple task management and project planning to complex resource and portfolio management, Smartsheet helps you improve collaboration and increase work velocity — empowering you to get more done.
The Smartsheet platform makes it easy to plan, capture, manage, and report on work from anywhere, helping your team be more effective and get more done. Report on key metrics and get real-time visibility into work as it happens with roll-up reports, dashboards, and automated workflows built to keep your team connected and informed.
When teams have clarity into the work getting done, there’s no telling how much more they can accomplish in the same amount of time. Try Smartsheet for free, today.
Структура организации (образец заполнения)
Тематика документа: Схема
Файл текстовой версии: 1,9 кб
Образец документа:
Структура организации (образец заполнения)
Открытое акционерное общество "Верес" Структура организации на 17.02.2010
(ОАО "Верес)
Генеральный директор
------------------ ------------------
¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦
/ / / /
Первый заместитель Заместитель Юридическое правление Заместитель
генерального по кадровым ¦ ¦ генерального
директора вопросам ¦ ¦ директора --------------
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ / / / / / / /
¦ Отдел Отдел Отдел Отдел Отдел Отдел Отдел
¦ персонала кадров оформления претензионной доставки маркетинга документального
¦ договорной работы оформления
¦ работы доставки
/
Финансовое управление ---------
¦ ¦ ¦
/ / /
Бухгалтерия Казначейство Экономический отдел
Приложения к документу:
- Структура организации (образец заполнения).rtf (Rich Text Format)
Какие документы есть еще:
- Все документы из раздела «Схема»
- Рубрикатор всех типовых образцов и бланков документов
Что еще скачать по теме «Схема»:
- Схема аттестации руководителей учреждений и органов уголовно-исполнительной системы, подлежащих аттестации Центральной аттестационной комиссией ФСИН России
- Схема организационно-информационного взаимодействия кадрового органа с другими структурными подразделениями (должностными лицами) предприятия
- Схема протокола заседания аттестационной комиссии
- Схема прохождения трудового договора
- Технологическая схема по осуществлению проверок фактов непоступления валютной выручки от экспорта товаров и взаимодействия с отделом таможенных расследований в части заведения дел о НТП по ст. 273 ТК России
- Важные нюансы при покупке фирмы
- Процесс переписки квартиры на другого человека
- Процесс получения визы в США
- Процесс продажи машины
- Процесс строительства гаража (с бюрократической точки зрения)
- Строительство частного дома в городской черте
Что такое организационная структура предприятия
Организационная структура — это схема, по которой сотрудники, отделы и подразделения взаимодействуют между собой. Она определяет, кто и за что отвечает, кто с кем коммуницирует, кто ставит задачи сотрудникам, кто принимает решения.
Основная задача оргструктуры — выстроить понятную схему работы и координировать действия участников. Это важно для всей компании, так как позволяет:
-
Устанавливать зоны ответственности. Оргструктура показывает, кто и за что отвечает, какому отделу придется нести ответственность за ошибки, а кого похвалят за достижение цели.
-
Распределять обязанности. С продуманной оргструктурой сотрудники делают задачи по своему уровню и функционалу: финдиректор не будет заполнять 6-НДФЛ, а инженер продавать товары. Задачи не дублируются, исключается перегрузка или недогрузка.
-
Формировать потребность в сотрудниках. Оргструктура показывает, какие задачи не закрыты, какие специалисты перегружены, каких компетенций не хватает сотрудникам — становится понятно, как оптимизировать штат.
-
Устанавливать порядок коммуникации. Оргструктура дает представление о порядке подчиненности: кто и на каком уровне принимает решения, ставит задачи, как отделы и их руководители взаимодействуют между собой.
-
Видеть перспективы карьерного роста. Сотрудникам будут видны возможности вертикального и горизонтального карьерного роста.
Каждое предприятие может разработать свою организационную структуру. Для небюджетных компаний никаких требований на уровне закона нет, они могут формировать ее самостоятельно, опираясь на свои цели. А вот для некоторых учреждений и госпредприятий оргструктура предусмотрена законодательством, например, для прокуратуры и пожарной охраны.
Типы организационных структур
Собственники создают организации с разными целями, видами деятельности, территориями ведения бизнеса, количеством сотрудников. Все эти факторы нужно учитывать при выборе подходящей организационной структуры. Есть шесть стандартных видов оргструктур, но никто не запрещает адаптировать их под себя и менять в процессе работы. Рассмотрим основные виды, их плюсы и минусы.
Линейная структура предприятия
Самая простая, но не самая оптимальная, структура. В ней есть один главный руководитель, обычно гендиректор, а в подчиненности у него находятся другие начальники, у каждого из которых есть свой небольшой коллектив рядовых сотрудников.
На схеме это выглядит так:
Чаще всего по такой структуре работают небольшие фирмы, у которых нет обособленных подразделений, а сфера деятельности — узкая. Например, кондитерские, агентства интернет-маркетинга, клининговые компании, локальные производители и пр.
Чаще всего в линейных компаниях бухгалтер один и занимается сразу всем: бухучетом, налогами, зарплатой, отчетностью, кадровым учетом, юридическими вопросами и пр.
Нередко такие компании привлекают аутсорсеров вместо штатных бухгалтеров. Аутсорсеры работают сразу с несколькими организациями и предпринимателями и сдают за них отчетность. С несколькими клиентами удобно работать в Контур.Экстерне: на одной странице видно все отчеты, которые надо сдать, в системе отражаются все поступившие из налоговой требования, в таблице можно в любой момент проверить сроки действия сертификатов и доверенностей, сверка с бюджетом выполняется по всем организациям в автоматическом режиме. Загрузить, проверить и отправить можно большое количество отчетов за один раз.
Функциональная структура предприятия
Тоже достаточно популярная и простая структура. В отличие от линейной, функциональная предполагает четкую специализацию каждого участка, и строится она по горизонтали, а не по вертикали. Тут тоже есть главный руководитель и директора, но они делятся по различным функциям: маркетингу, производству, финансам, логистике, бухгалтерии и т. д.
На схеме это выглядит так:
Этот вариант больше подходит компаниям, которые занимаются сразу несколькими видами деятельности или производят большое количество товаров, работ, услуг. Функциональная структура — для тех, кому крайне важна координация между отделами.
Линейно-функциональная структура предприятия
Объединяет в себе особенности линейной и функциональной структур. Тут также есть гендиректор, взаимодействующие между собой функциональные руководители и линейная подчиненность внутри каждого отдела. Предполагается, что функциональные руководители ставят задачи линейным, которые уже делегируют их исполнителям.
У каждого функционального руководителя в подчинении несколько линейных. Например, директор финансово-экономического отдела может руководить начальниками планово-экономического, кадрового отделов, бухгалтерии и т. д. При такой структуре исполнители получают задачи от линейных руководителей, которые в свою очередь получают их от функциональных. Выходит, что у линейного руководителя в зоне ответственности оперативные вопросы, а у функционального — стратегические и влияющие на работу всей компании.
Такую структуру выбирают компании, которым необходимы разносторонние процессы, а не только, к примеру, производство.
Бухгалтерия в такой структуре, как правило, подчиняется главному бухгалтеру, который получает задачи от директора финансово-экономического отдела, непосредственно подчиняющегося гендиректору.
Дивизиональная структура предприятия
Эта форма предполагает, что у предприятия есть гендиректор, который отвечает за планирование и стратегические решения. Внутри компании выделяют подразделения (дивизионы), за каждым из которых закрепляется свой руководитель, ответственный за оперативную деятельность.
Дивизионы могут быть выделены по следующим признакам:
-
по видам выпускаемой продукции;
-
по конечному потребителю;
-
по местоположению.
Организационную структуру, при которой подразделения выделены по географическому признаку, также называют рыночной.
На схеме это выглядит так:
Все подразделения обладают самостоятельностью, ответственностью и своим набором задач, но все равно подчиняются единому центру управления. Такая структура подходит компаниям, у которых несколько направлений деятельности, много филиалов, покупатели четко разделены на группы.
Бухгалтеру предприятия с дивизиональной структурой нужно отчитываться за филиалы и подразделения, контролировать отчетность и платежи всего предприятия. С Контур.Экстерном это станет удобнее: можно выбрать удобную модель сдачи отчетности, заключить один договор на всё предприятие и отчитываться во все территориальные органы, интегрировать сервис по сдаче отчетности в 1С и не только.
Матричная структура предприятия
Матричная структура считается адаптивной, но и одной из самых сложных. Она представляет собой своеобразную смесь функциональной и дивизиональной оргструктур. Для матричной структуры характерно множественное подчинение, то есть члены каждой команды одновременно подчиняются и руководителю проекта, и своим начальникам (функциональным руководителям).
Схематично матричную структуру можно представить так:
Такая система подходит крупным компаниям, которым помимо базовой структуры управления требуются дополнительные руководители, ответственные за разработку продуктов или проектов. Она часто применяется в авиастроении, производстве электроники, отрасли высоких технологий.
Еще одна структура для работы в сфере инноваций, исследований и разработок — проектная. Тут у каждого проекта есть свой руководитель и своя группа сотрудников, состоящая из специалистов: маркетологов, дизайнеров, менеджеров, программистов, экономистов, инженеров — зависит от типа проекта. Как правило, проектные команды формируют временно и распускают, когда цели достигнуты.
Как выбрать подходящую организационную структуру предприятия
Чаще всего в оргструктурах современных компаний встречается две проблемы:
-
слишком большое количество уровней управления — это негативно влияет на скорость принятия решений и их эффективность;
-
некачественное распределение обязанностей и ответственности между подразделениями, руководителями и исполнителями — возникает двойная работа, сотрудники выполняют задачи вне рамок их компетенций, отделы перегружены или, наоборот, отдыхают большую часть дня.
Чтобывыбрать оптимальную оргструктуру, нужно понять, какие звенья системы лишние, и исключить их. Это не всегда просто сделать при запуске бизнеса, поэтому со временем оргструктура часто меняется, а вместе с ней пересматривается и штатное расписание.
Для оптимизации оргструктуры следует:
-
четко и максимально близко к реальности определить обязанности каждого подразделения;
-
посчитать, сколько сотрудников будет находиться в подчинении каждого руководителя, и определить их обязанности;
-
продумать и прямое, и функциональное подчинение;
-
исключить дублирующие функции: объединить лишние должности в одну позицию, перераспределить обязанности.
Пример. В подчинении у финансового директора находятся управления по направлениям, которые в свою очередь руководят отделами по направлениям: планово-экономический, бухгалтерия, организация труда и зарплата, внутренний аудит и пр. Ликвидация управлений позволит сократить путь информации из отделов к финдиректору и сэкономить на оплате труда и содержании персонала.
После пересмотра этой зоны отделы по направлениям будут находиться в прямом ведении финдиректора. Например, главный бухгалтер станет подчиняться финдиректору, а в его подчинении останется бухгалтерия, аналогично с начальником планово-экономического отдела, который будет руководить группами по производственному планированию, труду и зарплате и т. д.
Продуманная оргструктура позволяет снизить расходы на содержание персонала, повысить централизацию управления и концентрацию власти, ускорить процессы принятия и реализации решений, а также повысить адаптивность к внешней среде.
Организационная структура формируется в зависимости от целей деятельности предприятия и необходимых для этого подразделений. Именно подразделения осуществляют функции, которые составляют бизнес-процессы предприятия.
Что такое организационная структура предприятия?
Говоря об организационной структуре, мы имеем в виду концептуальную схему, вокруг которой организуется группа людей, основу, на которой держатся все функции. Организационная структура предприятия — это, по сути, руководство для пользования, которое объясняет, как организация выстроена и как она работает. Если говорить конкретнее, то организационная структура описывает, как в компании принимаются решения и кто является ее лидером.
Почему необходимо разрабатывать организационную структуру предприятия?
- Организационная структура дает четкое понимание того, в каком направлении движется компания. Ясная структура — это инструмент, с помощью которого можно придерживаться порядка в принятии решений и преодолевать различные разногласия.
- Организационная структура связывает участников. Благодаря ей люди, присоединяющиеся к группе, имеют отличительные черты. В то же время и сама группа обладает определенными особенностями.
- Организационная структура формируется неизбежно. Любая организация по определению подразумевает какую-то структуру.
Элементы организационной структуры
Организационная структура любой организации будет зависеть от того, кто является ее участниками, какие задачи она решает и как далеко организация зашла в своем развитии.
Независимо от того, какую организационную структуру вы выбираете, три элемента всегда будут присутствовать в ней.
- Управление
Конкретный человек или группа людей, которые принимают решения в организации.
- Правила, по которым работает организация
Многие из этих правил могут быть заявлены явно, в то время как другие могут быть скрытыми, но при этом не менее обязательными для исполнения.
- Распределение труда
Распределение труда может быть формальным или неформальным, временным или постоянным, но в каждой организации непременно будет определенный тип распределения труда.
Традиционные организационные структуры
Эти структуры основаны на функциональном подразделении и отделах. Они характеризуются тем, что на верхнем уровне сосредоточены полномочия стратегических и оперативных задач.
Существует несколько типов традиционных структур.
- Линейная организационная структура
Самая простая структура из всех существующих. Характеризуется наличием определенной цепи инстанций. Решения спускаются сверху вниз. Этот вид структуры подходит для маленьких организаций вроде небольших бухгалтерских фирм и адвокатских контор. Линейная структура позволяет легко принимать решения.
Преимущества:
- Самый простой вид организационной структуры.
- В результате жесткого управления формируется жесткая дисциплина.
- Быстрые решения приводят к быстрым и эффективным действиям.
- В структурах власти и ответственности существует ясность.
- Поскольку контроль лежит на одном начальнике, в ряде случаев он может проявлять гибкость.
- Есть хорошие перспективы карьерного роста у людей, которые выполняют работу качественно.
Недостатки:
- Есть возможности оказывать влияние на начальника отдела.
- Постоянная проблема — отсутствие специализации.
- Начальник отдела может быть перегружен работой.
- Коммуникации осуществляются только сверху вниз.
- Начальник, обладающий властью, может неправильно использовать ее для своей выгоды.
- Решения принимаются одним человеком.
Линейно-штабная организация
Такая структура характеризуется наличием линейных руководителей и подразделений, которые по факту не имеют права принятия решений. Главная их задача — оказывать помощь линейному менеджеру в выполнении отдельных функций управления. Процесс принятия решений в такой структуре медленнее.
Преимущества:
- Позволяет сотрудникам быстро выполнять задачи.
- Помогает сотрудникам брать на себя ответственные функции и специализироваться на конкретных функциях.
- Помогает линейным руководителям сконцентрироваться на определенных задачах.
- При организационных изменениях минимален риск возникновения сопротивления.
- Сотрудники чувствуют, что их вклад оценен.
Недостатки:
- Среди сотрудников может возникать путаница.
- У сотрудников недостаточно знаний, чтобы ориентироваться на результат.
- Слишком много уровней иерархии.
- Сотрудники могут расходиться во мнениях, что замедляет работу.
- Более дорогостоящая структура, чем простая линейная организация, из-за наличия начальников подразделений.
- Решения могут приниматься слишком долго.
Функциональная структура
Этот вид организационной структуры классифицирует людей согласно функции, которую они выполняют в профессиональной жизни.
Преимущества:
- Высокая степень специализации.
- Ясный порядок подчиненности.
- Четкое понимание ответственности.
- Высокая эффективность и скорость.
- Отсутствие необходимости в дублировании работы.
- Все функции одинаково важны.
Недостатки:
- Коммуникация сталкивается с несколькими барьерами.
- В центре внимания находятся люди, а не организация.
- Решения, принятые единственным человеком, могут не всегда идти на пользу организации.
- По мере роста компании становится труднее осуществлять контроль над действиями внутри нее.
- Отсутствие командной работы между различными отделами или единицами.
- Поскольку все функции отделены, сотрудники могут не знать о том, что творится у коллег.
Дивизиональная структура
Сюда относятся виды структур, которые основаны на различных подразделениях в организации. Они группируют сотрудников на основе продуктов, рынков и географического положения.
- Продуктовая (товарная) структура
Такая структура основана на организации сотрудников и работы вокруг различных продуктов. Если компания производит три различных продукта, то у нее будут три различных подразделения для этих продуктов. Этот тип структуры лучше всего подходит для розничных магазинов с множеством продуктов.
Преимущества:
- Структурные единицы, которые не работают, можно легко закрыть.
- Каждая единица может управляться как отдельное структурное подразделение.
- Быстрое и легкое принятие решений.
- Большая независимость у лиц, принимающих решения.
- Отдельные продукты привлекают отдельное внимание в зависимости от проблем, которые возникают.
- Организация характеризуется высокой производительностью и эффективностью.
Недостатки:
- Поскольку каждая структурная единица работает самостоятельно, организационные цели не могут быть достигнуты.
- Нездоровая конкуренция среди внутренних подразделений.
- Большое количество организационных уровней препятствует развитию бизнеса.
- Все единицы не могут быть равнозначными.
- Маркетинг отдельных продуктов может сильно отличаться по стоимости.
Рыночная структура
Сотрудники группируются исходя из того, на каком рынке работает компания. У компании может быть пять различных рынков, согласно этой структуре каждый из них будет отдельным подразделением.
Преимущества:
- Сотрудники могут общаться с клиентами на местном языке.
- Они доступны клиентам.
- Проблемы на конкретном рынке могут решаться изолированно.
- Поскольку люди ответственны за конкретный рынок, задачи выполняются вовремя.
- Сотрудники специализируются на работе на конкретном рынке.
- Могут выводиться новые продукты для специализированных рынков.
Недостатки:
- Может возникнуть острая конкуренция среди сотрудников.
- Принятие решений может вызывать конфликты.
- Трудно определить производительность и эффективность.
- Все рынки могут не рассматриваться как равные.
- Может отсутствовать связь между начальниками и сотрудниками.
- Сотрудники могут неправильно использовать свои полномочия.
- Географическая структура
У крупных организаций есть офисы в различных местах. Организационная структура в этом случае следует за зональной структурой.
Преимущества:
- Хорошая коммуникация среди сотрудников в том же самом местоположении.
- Местные работники лучше знакомы с местной деловой средой и могут приспосабливаться к географическим и культурным особенностям.
- Клиенты чувствуют лучшую связь с местными менеджерами, которые могут говорить на их языке.
- Отчеты по работе отдельных рынков.
- Решения принимаются взвешенно.
- Могут вводиться новые продукты или модификации продуктов, удовлетворяющие потребности определенной области.
Недостатки:
- Может возникать нездоровая конкуренция среди различных географических зон.
- Этика компании и ее принципы могут отличаться от региона к региону.
- Отслеживание работы и прибыли каждой области может отнимать много времени.
- Возможна плохая коммуникация среди сотрудников в различных регионах.
- Взаимодействие между сотрудниками различных регионов может не сложиться.
Матричная структура
Это комбинация продуктовой и функциональной структур. Она объединяет преимущества обеих структур для большей эффективности. Эта структура самая сложная из существующих. Отличительная особенность матричной структуры — подчинение сотрудников двум или более руководителям одного уровня.
Существует функциональная матрица. В этом типе матричной структуры менеджеры по проекту следят за функциональными аспектами проекта. Однако они обладают очень ограниченной властью, фактически управляет ресурсами и проектом руководитель функционального подразделения.
Преимущества:
- Сотрудники не работают на временной работе.
- Руководитель функционального подразделения управляет проектом.
- Руководитель функционального подразделения несет ответственность в случае, если что-либо идет не так, как надо.
- Чем больше менеджер по проекту общается с сотрудниками, тем лучше результаты.
- Менеджер по проекту может реально повлиять на ситуацию, не будучи под контролем.
- Принятие решений сосредоточено в руках руководителя функционального подразделения.
Недостатки:
- Менеджер по проекту может столкнуться с апатией со стороны сотрудников.
- Менеджер по проекту не имеет полной власти.
- Будучи не контролируемыми, сотрудники могут показывать меньшую производительность всего подразделения.
- Менеджер по проекту обладает слабой властью, которая не позволяет ему контролировать сотрудников.
- Менеджер по проекту не имеет никакого контроля над управлением рабочей нагрузкой и определением приоритетов в задачах.
- Менеджер по проекту не может дать отчет о работе.
Есть еще проектная матрица, когда прежде всего ответственен за работу менеджер по проекту, в то время как руководитель функционального подразделения может давать методические консультации и распределять ресурсы.
Advanced Excel — организационная структура
Вы можете проиллюстрировать отношения отчетности в вашей команде или организации, используя организационную диаграмму. В Excel вы можете использовать рисунок SmartArt, который использует макет организационной диаграммы.
Что такое организационная структура?
Организационная диаграмма графически представляет структуру управления организации, например, руководителей отделов и соответствующих сотрудников по отчетности в организации. Кроме того, могут быть помощники для топ-менеджеров, и они также изображены в организационной структуре.
Организационная схема в Excel будет такой, как показано ниже.
Подготовка данных
Ниже приведены шаги для подготовки данных для организационной структуры:
Шаг 1 — Соберите информацию о различных ролях в организации, как указано ниже.
Шаг 2 — Определите отношения отчетности в иерархии.
Вы будете использовать эту информацию для создания организационной структуры.
Создание организационной диаграммы
Ниже приведены шаги для создания организационной диаграммы.
Шаг 1 — Нажмите вкладку INSERT на ленте.
Шаг 2 — Щелкните значок «Графика SmartArt» в группе «Иллюстрации».
Шаг 3 — Выберите диалоговое окно выбора SmartArt Graphic .
Шаг 4 — Выберите Иерархия на левой панели.
Шаг 5 — Нажмите на организационную диаграмму.
Шаг 6 — Появится предварительный просмотр организационной диаграммы. Нажмите ОК.
Шаблон организационной диаграммы появится в вашем рабочем листе.
Как вы можете заметить, вы можете ввести текст в левой панели, и он сразу появится на графике справа. Поле с маркером с линией, прикрепленной на левой панели, указывает, что это поле помощника на диаграмме. Поля с маркерами на левой панели указывают, что они являются частью висящего макета на диаграмме.
Шаг 7 — Введите информацию в текстовой панели.
Шаг 8 — Понизить, если есть отношения отчетности.
Шаг 9 — Нажмите за пределами графика. Ваша организационная структура готова.
Форматирование организационной диаграммы
Вы можете отформатировать Организационную диаграмму, чтобы придать ей дизайнерский вид. Следуйте инструкциям ниже
- Нажмите на график.
- Нажмите вкладку ДИЗАЙН на Ленте.
- Выберите «Полированный» в группе «Стили SmartArt».
- Измените цвета коробок.
- Изменить цвет шрифта.
- Отрегулируйте размер ящиков.
- Отрегулируйте ширину линий.
- Организационная структура в Excel
Организационная структура Excel (Содержание)
- Организационная структура в Excel
- Как создать организационную диаграмму в Excel?
Организационная структура в Excel
Организационная схема используется для отображения структуры управления / структуры команды любой компании или организации.
Каждая организация имеет иерархию управления, которая представлена рядом блоков. Уровень иерархии представлен один поверх другого, и он будет выглядеть как пирамида.
Линии используются для добавления этих уровней, которые показывают отношения между отдельными полями иерархии.
Как создать организационную диаграмму в Excel?
Создать организационную структуру в Excel очень просто и легко. Давайте разберемся, как создать организационную структуру в Excel с некоторыми примерами.
Вы можете скачать этот шаблон Excel для организационной диаграммы здесь — Шаблон Excel для организационной диаграммы
Организационная схема Excel — пример № 1
У нас есть небольшая производственная компания XYZ, в которой работают 20 сотрудников. Иерархия организации выглядит следующим образом:
Теперь мы должны подготовить организационную схему Excel в соответствии с иерархией, упомянутой выше.
Выполните следующие шаги для этого:
Шаг 1 — Перейдите на вкладку INSERT . Нажмите на опции SmartArt в разделе Иллюстрации, как показано на скриншоте ниже.
Откроется диалоговое окно SmartArt Graphic для различных параметров, как показано ниже:
Шаг 2 — Теперь нажмите на опцию Hierarchy в левой панели, и она отобразит различные типы шаблонов в правом окне. Смотрите скриншот ниже.
Шаг 3 — Выберите шаблон, который вы хотели бы использовать. Мы нажимаем здесь на самый первый шаблон, как показано ниже:
После нажатия на фигуру, она отобразит фигуру SmartArt на листе Excel, которая выглядит как на скриншоте ниже.
Первое текстовое поле показывает заголовок, который управляет всей диаграммой и управляет всей организацией. Согласно приведенному примеру, генеральный директор является главой организации.
Шаг 4 — Введите название СЕО под первым текстовым полем. Смотрите скриншот ниже.
Шаг 5 — Теперь напишите вице-президента под вторым текстовым полем.
Шаг 6 — Поскольку помощник президента подпадает под действие вице-президента, выберите 3- е текстовое поле и нажмите опцию « Понизить» в разделе «Создание графики», как показано на снимке экрана ниже.
Шаг 7 — Теперь напишите помощника вице-президента в поле.
Шаг 8 — Так же повторите процедуру для следующих позиций. Для любой верхней позиции нажмите опцию «Продвигать» в разделе «Создание графики». Окончательная организационная структура показана ниже:
Шаг 9 — После создания диаграммы вы можете закрыть окно диаграммы, нажав на кнопку с крестиком, как показано ниже.
Редактирование диаграммы
Вы можете редактировать диаграмму в любое время, используя SmartArt Tools. Если вы хотите отредактировать фигуру или залить ее цветом, нажмите на эту фигуру и перейдите на вкладку ФОРМАТ. Здесь много вариантов доступно для редактирования. Смотрите ниже скриншот для справки.
Если вы хотите редактировать все фигуры одновременно, выберите все фигуры с помощью сочетания клавиш CTRL + A и примените форматирование согласно требованию.
Организационная схема Excel — пример № 2
Давайте возьмем другой пример. Ниже приведена иерархия управления:
Ян Смит — глава команды по качеству, а Дэвид Холмс и Ричи Хендерсон отчитываются перед ним. Роки Джейкоб и Сэмюэль Самсон — агенты команды, которые подчиняются Дэвиду Холмсу. Эндрю Петерсон и Энни Ньюсон отчитываются перед Ричи Хендерсоном.
Для создания диаграммы управления мы повторим описанный выше процесс, как в примере 1.
Ниже приведен окончательный график:
Мы можем перетащить формы соответственно. Вы можете выбрать макеты формы с помощью вкладки ДИЗАЙН.
Окончательная схема управления редактированием приведена ниже:
Что нужно помнить об организационной диаграмме в Excel
- Организационные диаграммы помогут вам быстрее принимать правильные решения.
- Перед подготовкой диаграммы вам необходимо собрать полную информацию о различных ролях в организации.
- Затем определите отношения в соответствии с отчетностью между ними.
- Вы можете отформатировать диаграмму с помощью инструментов SmartArt и выбрать макеты форм в соответствии со своими предпочтениями.
Рекомендуемые статьи
Это было руководство по организационной диаграмме в Excel. Здесь мы обсудим, как создать организационную диаграмму Excel, а также приведем практические примеры и загружаемый шаблон Excel. Вы также можете просмотреть наши другие предлагаемые статьи —
- Добавление комбинационных диаграмм в Excel
- Диаграмма Excel Excel | Учебники по Excel
- Кластерная диаграмма столбцов Excel
- Представлять данные с помощью диаграммы Ганта