Организационная структура аутсорсинговой бухгалтерской компании

Ведение бухгалтерского учета позволяет потребителю услуги обходиться без содержания собственной бухгалтерии, заключив договор с организацией, которая оказывает бухгалтерские услуги. Обращаясь к ним, клиент получает услуги высокого качества при невысокой стоимости, возможность сосредоточиться на управлении своим бизнесом , предоставив бухгалтерское обслуживание свой фирмы компании, которая специализируется на предоставлении услуг бухгалтерского учета. Аутсорсинговые компании имеют возможность конкурировать с бухгалтерами-индивидуальными предпринимателями и штатными службами малого предприятия за счет эффекта масштаба. За счет ведения бухгалтерского учета многих организаций, аутсорсинговая фирма снижает условно-постоянные расходы на каждого клиента, таким образом получая возможность ценовой конкуренции.

Услуги бухгалтерского учета аутсорсинговых компаний состоят из:
1. бухгалтерского обслуживания и бухгалтерского сопровождения;
2. восстановления бухгалтерского учета;
3. подготовки бухгалтерской отчетности и сдачи бухгалтерской и налоговой отчетности в налоговые органы и внебюджетные фонды.

На данный момент способ ведения учета специализированной организацией (аутсорсером) все чаще используется на территории РФ коммерческими организациями. Руководители и собственники компаний стали доверять ведение бухгалтерии специализированным фирмам, имеющим штат высококвалифицированных специалистов, что по своей сути является гарантией качества оказания услуг.
При обращении к бухгалтерской компании клиент не только получает высококвалифицированные услуги, но и экономит свое время и средства на подбор и содержание собственной бухгалтерской службы. В данной работе будет сделана попытка определить обоснованность использования специализированной бухгалтерской организации для передачи функции ведения бухгалтерского учета или отдельных его участков. Для начала определим преимущества и недостатки использования бухгалтерских услуг на аутсорсинге.

1. Преимущества и недостатки передачи бухгалтерского учета на аутсорсинг

Преимущества использования бухгалтерского аутсорсинга:

1. Экономия на расходах, так как отпадает необходимость в следующих статьях расходов: аренда помещения для отдела бухгалтерии, покупка основных средств и материальных ценностей, связанных с организацией рабочего места отдела бухгалтерии или главного бухгалтера, фонд заработной платы отдела бухгалтерского учета или главного бухгалтера, налоги, возникающие с фонда заработной платы, зачет НДС, подлежащий к вычету по услугам бухгалтерской компании, покупка и содержание в актуальном состоянии специализированных программных продуктов (1С Предприятие, Консультант плюс, Гарант и др.), расходы, связанные с повышением профессионального уровня главного бухгалтера, посредством посещения различных семинаров и курсов повышения квалификации.
2. Ежедневное обслуживание клиента, так как, обращаясь в компанию-аутсорсер, вы получаете не одного главного бухгалтера, а целый штат высококвалифицированных специалистов, которые работают как единый отлаженный механизм 
3. Отсутствие вопросов, связанных с текучестью и загруженностью бухгалтерских кадров, и сбоев в работе отдела бухгалтерии из-за несвоевременной неукомплектации отдела бухгалтерского учета
4. Директор и топ-менеджеры предприятия могут полностью сконцентрироваться на основном бизнесе и не тратить время на решение бухгалтерских и налоговых проблем, за которые отвечает аутсорсинговая компания
5. Компания-аутсорсер осуществляет профессиональную обработку документации профильными специалистами, что минимизирует риск штрафных санкций со стороны налоговых органов
6. В ходе бухгалтерского обслуживания предприятию обеспечивается юридическая, консультационная и техническая помощь по любым вопросам, связанным с бухгалтерским учетом, а также бесплатная информация об изменениях в налоговом и бухгалтерском законодательстве
7. Компания-аутсорсер всегда проконсультирует по налоговым последствиям сделок и их оформлению
8. Компания-аутсорсер несет ответственность за несвоевременную сдачу отчетности (если заказчик вовремя предоставил все необходимые документы для ее подготовки);
9. Обеспечение конфиденциальности при расчете заработной платы и других платежей

Преимущества бухгалтерского аутсорсинга, как мы можем видеть, множество. Однако не стоит забывать и о недостатках:

1. Существует возможность потери конфиденциальности данных. Вследствие наличия данного риска, необходимо заключать с компанией-аутсорсером соглашение о конфиденциальности или предусмотреть данные пункты в договоре на аутсорсинг..
2. Снижается оперативность в учете, которая становится особенно важна, когда масштабы малого предприятия увеличиваются.
3. Не любая аутсорсинговая компания владеет спецификой бизнеса клиента.
4. Сомнительно, чтобы аутсорсинговая фирма дополнительно бесплатно давала полезные советы по оптимизации бизнеса, бухгалтерского учета, налогообложению, в то время как квалифицированный штатный бухгалтер по поручению руководителя может оказать и такую помощь.

2. Обоснование использования аутсорсинга бухгалтерских услуг.

На российском рынке в основном востребованы услуги для предпринимателей и предприятий малого и среднего бизнеса, но в мировой практике нередки примеры передачи некоторых учетных функций бухгалтерским компаниям и в крупных корпорациях. В настоящее время бухгалтерский аутсорсинг применяется, чтобы получить качественные услуги бухгалтерского учета без собственной бухгалтерии.

Если посмотреть, из чего складываются затраты на содержание собственно бухгалтерии, то мы увидим, что это достаточно высокая заработная плата главного (и чаще всего единственного) бухгалтера, который высоко оценит свои услуги бухгалтерского учета. Наличие в штате только одного бухгалтера всегда создает угрозу, что он может в любой момент уйти на больничный.
Минимальный комплект оборудования одного рабочего места бухгалтерии включает в себя компьютер, мебель, бухгалтерские программы, с помощью который ведется бухгалтерский учет, канцелярские принадлежности и площадь, где все это должно расположиться. В дополнение к этим расходам, собственные услуги бухучета потребуют затрат на канцелярские товары, бумагу для оргтехники, обслуживание компьютера, обновление программного обеспечения, посещение бухгалтерских семинаров и разовые консультации.

Поэтому возникает вопрос о целесообразности для небольших предприятий или индивидуальных предпринимателей содержать собственную бухгалтерию. Предприятие или фирма, заключив договор с аутсорсинговой компанией на услуги бухгалтерского учета или на бухгалтерское обслуживание, уже не несет затраты о которых шла речь выше. Заказчик включает услуги бухгалтерского учета в себестоимость своей продукции, тем самым уменьшая свою налогооблагаемую базу. Таким же образом уменьшается налогооблагаемая база при применении упрощенной системы налогооблажения. Вся ответственность за начисленные налоги и правильность того, как организован бухучет, несет юридическое лицо (аутсорсинговая компания), которая оказывает услуги.

Профессионализм бухгалтеров аутсорсинговых компаниях, которые оказывают качественные бухгалтерские услуги, выше квалификации бухгалтеров, которых нанимают предприятия среднего и малого бизнеса, чтобы вести свой бухучет. Это позволяет избежать многих подводных камней в хитросплетениях российского законодательства о бухгалтерском и налоговом учете. Поэтому предпринимателям целесообразно ориентироваться на квалифицированные услуги бухгалтерского учета, которые предоставляют аутсорсинговые компании. Преимущества такого сотрудничества принесут положительные результаты.

Чтобы бухгалтерские услуги для предпринимателей и предприятий реализовались в полной мере, продемонстрировав все свои преимущества, надо тщательно подходить к выбору аутсорсинговой компании, которой можно поручить ведение бухгалтерского учета, поскольку качество предоставляемой услуги, уровень обслуживания и бухучет ещё не у всех аутсорсинговых компаний на достаточно высоком уровне.
Чаще всего к услугам аутсорсинга бухгалтерского учета прибегают зарубежные фирмы, либо организации с иностранным капиталом. Однако и отечественные компании в последние годы оценили аутсорсинг бухгалтерских функций. Этот подход дает возможность минимизации налоговых рисков, а также помогает снизить затраты времени менеджмента, избежать зависимости от собственного персонала в управлении бухгалтерией.

В связи со спецификой развития отечественных компаний (они формировались за счет поглощений и слияний), в организациях нередки трудности, сопряженные с консолидацией данных и получением отчетности в едином формате. Эти проблемы обусловлены разрозненными системами оплаты труда, разницей в применяемом ПО, доставшимися в наследство от разных компаний, составивших одну. Эти вопросы эффективно решают сторонние специалисты, оказывающие услуги аутсорсинга в области бухгалтерии.
Перед крупными холдинговыми компаниями в настоящее время стоит выбор: создавать ли свою собственную бухгалтерию, или же передавать бухучет на аутсорсинг, таким образом высвобождая существенные управленческие и финансовые ресурсы, основные силы управленческой структуры.
Небольшим компаниям также выгодно прибегать к услугам стороннего провайдера: содержание большого штата квалифицированных работников ударило бы им «по карману», а услуги аутсорсинговых компаний эффективно помогут им решить насущные задачи бухгалтерского учета. Ведь стоимость внутренней бухгалтерии для компании достаточно велика: в нее входит не только оплата труда персонала, но и обучение специалистов, оплата замены во время больничных и отпусков, стоимость поддержки ПО и другие расходы, включая трату рабочего времени топ-менеджмента на контроль работы бухгалтерии.

Тем не менее, передача бухгалтерии на аутсорсинг требует определенных усилий, связанных с коммуникацией клиента и провайдера услуг. Компания-клиент должна назначить менеджера проекта, ввести проектное управление для мониторинга статуса проекта и так далее, чтобы провайдер своевременно получал необходимую информацию. Менеджер проекта будет той инстанцией, к которой будут обращаться сторонние специалисты для прояснения и уточнений, в частности — в том случае, если возникнут противоречия между данными анализа документов и результатами интервьюирования основных участников процесса.

Заключение

В работе рассмотрены все плюсы и минусы аутсорсинга бухгалтерских услуг, но к сожалению, личный опыт руководителей и предпринимателей не позволяет дать окончательного ответа на вопрос о пользе бухгалтерского аутсорсинга. Одни говорят, что услуги сторонних специалистов по учету действительно помогают решить много проблем, другие отказываются от сотрудничества спустя полгода, объясняя расторжение договора возникновением проблем с выплатой зарплат.

Однако вывод может быть только один: каждая фирма хотела бы, чтобы ее учет велся квалифицированным специалистом, и не важно, занимает он должность в самой компании или привлекается со стороны. Впрочем, несмотря на все трудности, сфера услуг аутсорсинга в России претерпевает неуклонный рост. Кроме того, увеличение числа организаций-заказчиков свидетельствует о намерениях отечественных фирм отказаться от разделения бухгалтерии на теневую и официальную. Ведь ведение бухгалтерии является очень сложным и разносторонним процессом, не ограничивающимся всего лишь написанием отчетов. Бухгалтер должен отличаться значительным багажом знаний из различных областей, кроме бухгалтерии – экономики, юриспруденции и так далее.

Только такой бухгалтер способен предоставлять качественное и грамотное бухгалтерское сопровождение. И максимально грамотно и правильно организованное оказание бухгалтерских услуг является в свою очередь залогом успешного и процветающего бизнеса. При этом правильное оказание бухгалтерских услуг дает возможность избежать очень многих проблем, в особенности, с проверяющими органами, а также оптимизировать налоговые расходы.

Таким образом, видно, что бухгалтерские услуги – это весьма сложный процесс, с которым имеет возможность справиться не каждый бухгалтер, а опытные специалисты предъявляют немалые требования к зарплате и условиям труда, что могут гарантировать только крупные компании. Именно поэтому оказание бухгалтерских услуг, которые осуществляет бухгалтерская компания, являются самым лучшим решением для каждой компании. В таком случае руководители могут быть полностью уверенны, что бухгалтерские услуги при этом будут выполняться опытными бухгалтерами, а затрат на это уйдет в разы меньше, чем на содержание профессионального бухгалтера в штате. Таким образом, очень важно и необходимо использовать аутсорсинг в сфере бухгалтерского учета