Оптимизировать рабочие процессы в компании

Во многом успех любой компании зависит от качества выполнения работы каждым сотрудником предприятия. Чем больше компания, тем сложнее руководителю контролировать работу предприятия, и тем чаще он сталкивается с недостаточной производительностью на рабочих местах. Мудрый руководитель постоянно находится в поиске способов для повышения эффективности работы компании. Один из самых популярных, приносящий ощутимые результаты, способов – оптимизация текущих бизнес-процессов.

Оптимизация бизнес-процессов компании (Business Process Optimization) – это комплекс мероприятий, направленных на усовершенствование отдельных направлений или всей деятельности организации.

Оптимизация бизнес-процессов может вдохнуть в работу компании новые силы, снизить нагрузку на сотрудников и, как результат, улучшить ключевые показатели. Но следует помнить, что процесс оптимизации на предприятии стоит запускать, только изучив все нюансы и этапы бизнес-процессов.

Что подразумевается под «оптимизацией»?

Многие сотрудники уверены, что «оптимизация» и «сокращение» на предприятии – это одно и то же. Именно из этого убеждения рождается страх перед специалистами, изучающими текущее положение дел в организации. На самом деле, оптимизация бизнес процессов – это усовершенствование действий, направленных на достижение целей компании, путем выбора лучшего пути выполнения. Лучшим считается вариант, максимально удовлетворяющий требованиям цели оптимизации, которая может быть сформулирована следующим образом:

• Сокращение затрачиваемого времени на выполнение операции;
• Снижение себестоимости изделия или услуги;
• Повышение качества конечных товаров и удовлетворенности клиентов;
• Достижение прозрачности бизнес-процессов компании, распределения ресурсов или усиления контроля ее деятельности;
• Высвобождение ресурсов для развития компании;
• Совершенствование управляемости и планирования.

Определение цели оптимизации бизнес-процессов зависит от стратегии компании и ее позиционирования на рынке товаров или услуг. Например, продуктовые супермаркеты эконом сегмента делают ставку на демпинг цены (акции, скидки, товары невысокой ценовой категории), а элитарные магазины – на свежесть, качество и эксклюзив.

Оптимизация бизнес-процессов организации требует участия всех сотрудников, сосредоточения их сил и внимания, поэтому регулярно проводить ее дорого и хлопотно. Но важно не пропустить момент, когда проведение оптимизации позволит вывести деятельность организации на новый уровень эффективности. Существуют определенные признаки-симптомы, говорящие о том, что в компании назрели изменения в устоявшихся процессах:

1. На принятие решений тратиться слишком много времени, а их выполнение затягивается;
2. Отсутствует контроль ключевых операций;
3. Работы выполняются на недостаточном уровне качества;
4. Отсутствие четкого разграничения сфер ответственности на разных уровнях;
5. Связь между подразделениями регулярно дает сбои, что выливается в неверное истолкование или неисполнение части работ;
6. Количество подразделений и сотрудников выросло, но прирост результатов работы отсутствует.

При первых появлениях такой симптоматики стоит хотя бы начать задумываться о том, чтобы провести аудит и последующую оптимизацию бизнес-процессов. Также поводом могут служить существенные изменения в структуре организации или внедрение современной информационной системы. Последнее позволит также провести автоматизацию определенных работ, высвободив рабочую силу (которая ранее принимала участие в рутинных процессах и ручных операциях) для роста производства или освоения новых сфер.

Но существуют и ситуации, когда оптимизация, с большой вероятностью, не принесет ожидаемой пользы. В первую очередь, речь идет о небольших компаниях, где выводы об эффективности работы можно сделать без дорогостоящих длительных работ. В противоположных ситуациях, когда численность сотрудников превышает определенный уровень (в разных источниках приводится точка отсчета от ста до двухсот человек), имеет смысл исследовать и оптимизировать отдельные сферы деятельности.

Определение целей оптимизации

На первый взгляд кажется понятным, зачем же оптимизировать текущие бизнес-процессы – чтобы они выполнялись быстро и их стоимость для компании снизилась. Однако все не совсем так просто. Для того чтобы найти настоящую цель наших действий, давайте применим эффективный способ «Пяти почему». Итак:

1. Зачем нужно оптимизировать процесс согласования договоров?

2. Чтобы сократить количество ошибок и время согласования.

   Зачем нужно сокращать время согласования договоров?

3. Чтобы сократить количество офисных работников (не занятых непосредственно на производстве).

   Зачем нужно сокращать штат офисных работников?

4. Чтобы добиться экономии затрат.

   Зачем нам требуется экономия?

5. Чтобы снизить себестоимость продукции.

   Зачем необходимо снижение себестоимости?

6. Чтобы иметь возможность снизить отпускные цены на продукцию без потерь в рентабельности бизнеса.

Получается, что, начав с малого, мы обнаружили цель намного больше и масштабнее, чем оптимизация локального бизнес-процесса согласования договоров.

Правильное целеполагание при оптимизации бизнес-процессов компании позволит вам сосредоточить усилия на истинной эффективной цели, не распыляя попусту время и ресурсы на выполнение ложных задач.

Кроме того, иногда можно обнаружить, что какие-то процессы, на самом деле, необходимо усложнить, а, не наоборот – упростить. Например, включение жестких контрольных процедур в процесс согласования заявок на платеж или расходных договоров может повысить эффективность управления финансовой дисциплиной и блокировать возможность несанкционированных трат денежных средств компании.

Подготовка к оптимизации

Необходимо начать с назначения руководителя проекта, от которого на 90% будет зависеть успех оптимизации. Человек, стоящий во главе такой масштабной работы, должен обладать не только соответствующим статусом и ресурсами, но и подходящим характером. Чаще всего в этой роли выступает генеральный директор в небольших компаниях или его заместители по направлениям на крупных предприятиях. Если такие полномочия передаются начальникам отделов, зачастую случаются проблемы с коммуникацией и бюрократией.

Большое значение имеет и состав рабочей группы, занимающейся оптимизацией бизнес-процессов. Наиболее эффективны ситуации, когда над проектом работают и специалисты компании, и внешние консультанты. Чаще всего своим сотрудникам доверяют изучение и совершенствование существующих бизнес процессов, а сторонним специалистам, у которых уже есть готовые методы оптимизации бизнес-процессов – обучение технологиям оптимизации.

Стоит отнестись с большой ответственностью к выбору сторонней организации: обращайте внимание на опыт и положительные отзывы предыдущих клиентов, не соглашайтесь на специальные предложения с низкими ценами, узнайте как можно больше о потенциальном партнере, ведь речь идет о стратегической бизнес-информации, которая может попасть «не в те руки».

Кроме непосредственно аудита и оптимизации бизнес-процессов, консалтинговая организация может помочь существенно повысить профессиональный уровень сотрудников. Несмотря на то, что в интернете много хороших источников информации, богатый опыт специалистов спасет вашу компанию от грубых ошибок самоучек. Самообразование – это замечательно и необходимо, но взаимодействие с профессионалами позволит получить новый опыт в несколько раз быстрее. Обучив сотрудников, вы сможете экономить на будущих подобных работах, задействуя собственных специалистов, изучивших все основные способы оптимизации бизнес-процессов.

В процессе оптимизации специалисты используют различные инструменты:

• Исключение. Необходимо ликвидировать помехи, излишние траты, необязательные итерации, сократить транспортные пути, если это возможно;
• Изменение. Внедрение новых алгоритмов и объемов работы, совершенствование технологий, используемых на предприятии;
• Упрощение. Уменьшение сложности оформления заказов и организаций работ;
• Ускорение. Автоматизация механических этапов работы, использование современных технологий;
• Стандартизация. Изучение и применение лучших мировых стандартов работы;
• Обеспечение взаимодействия. Улучшение связи между подразделениями, внедрение единой информационной системы на предприятии;
• Добавление. Включение в новые бизнес-процессы необходимых узлов.

Вышеперечисленные инструменты помогут не только усовершенствовать бизнес-процессы компании, но и разграничить сферы ответственности каждого подразделения. Это необходимо знать, так как отсутствие четкого понимания этих границ – первый шаг к снижению эффективности компании. После подготовки персонала к проекту оптимизации, можно начинать первые шаги.

Процесс оптимизации

Перед тем как начинать продумывать оптимальные варианты бизнес-процессов, необходимо понять, что привело к недостаточной эффективности. Для этого в большинстве методологий оптимизации используются мероприятия по исследованию существующих процессов в организации. Если отказаться от этого этапа, говорить про полноценную оптимизацию будет нельзя, поскольку сотрудникам придется не просто менять привычный алгоритм действий, оставляя что-то полезное, а просто работать с совершенно новым, хотя и более эффективным, что более походит на революцию, чем на оптимизацию.

Тщательное изучение существующих бизнес-процессов на предприятии поможет и в классификации процессов под оптимизацию. Ведь в любой организации есть ключевые процессы, а есть вспомогательные. Квалифицированные специалисты перед началом проекта распределяют все процессы на три группы:

1. Основные. Необходимы для удовлетворения клиентов и получения прибыли;
2. Вспомогательные. Существуют для стабильной работы предприятия, но не представляют большой ценности для клиентов;
3. Управленческие. Позволяют эффективно управлять, устанавливать цели и задачи, осуществляют контроль исполнения приказов.

При изучении и классификации существующих бизнес-процессов важно, чтобы сотрудники компании были настроены на сотрудничество. Как уже отмечалось, отношение персонала предприятия напрямую влияет на эффективность оптимизации, поэтому стоит заранее заручиться поддержкой сотрудников. Следует им объяснить, что после изменений их работа станет проще, а некоторые рабочие обязанности с них снимут.

После того как прошло изучение существующих процессов в компании, последуют анализ и оптимизация бизнес-процессов. Если составить краткое пошаговое руководство этих процессов, то оно будет включать пять основных шагов:

1. Подсчет ключевых показателей эффективности. Чаще всего в этой роли выступают деньги и время, затраченные на выпуск продукции или оказание услуг. Кроме этого, важно обращать внимание на отзывы сотрудников. Если их будут устраивать эти условия, процесс пойдет эффективнее;
2. Выявление избыточных узлов. В эту категорию обычно относят промежуточные действия, без которых вполне можно обойтись или автоматизировать их. Например, получение информации об остатках на складе, перепись инвентарных номеров в дополнительный перечень кладовщиком или получение дополнительной личной подписи руководителя;
3. Моделирование идеального бизнес-процесса. В нем должны быть учтены потребности предприятия и сотрудника, имеющееся оборудование и конечная цель оптимизации. Моделирование и оптимизация бизнес-процессов тесно связаны;
4. Внедрение обновленного алгоритма. Важно разъяснить сотрудникам отличия и обучить их. Необходимо, чтобы персонал понимал пользу, которую получит работник и предприятие от изменений;
5. Анализ и фиксация результата. После наблюдения за работой сотрудников по новому алгоритму и отслеживания и анализа показателей можно сделать выводы об эффективности оптимизации.

Масштабы и скорость оптимизации зависят от множества факторов – ресурсов компании, лояльности сотрудников, сплоченности руководства, правильно выбранной стратегии и цели. Главное – постараться не допустить серьезных ошибок, которые могут перечеркнуть весь труд.

Методы оптимизации бизнес-процессов

Существуют различные стратегии и методики по оптимизации бизнес-процессов в компании. Каждая компания сама по себе уникальна, у нее есть индивидуальные факторы, отличающие ее от любого другого проекта. К тому же цели, задачи, слабые и сильные места не сходятся. Поэтому для начала необходимо провести очень тщательный анализ, а только потом выбрать стратегию действий.

Инжиниринг процессов – это комплекс информационных технологий оптимизации, основанных на моделировании существующей организационной структуры компании, построении новых процессов, интегрированных с бизнес-окружением. В результате инжиниринга в процесс включаются цели и задачи клиентов, их внешние и внутренние потребности, их место и роль в системе компании.

Это подход, основанный на полном отказе от старых подходов и процессов, правил и методов, а также переход с функционального принципа управления организации к процессному принципу. Реинжиниринг бизнес-процессов – это переосмысление самих основ работы компании и радикальное изменение, кардинальная перестройка работы организации. Это своего рода революция, в результате которой может появиться обновленная компания или новый продукт. Результатом реинжиниринга по сути становится совершенно другой бизнес там, где начинали и производили изменения.

Постоянное совершенствование (Continuous Process Improvement) представляет собой долгосрочное развитие бизнес-процессов снизу вверх. Развитие происходит за счет исполнителей бизнес-процессов, то есть за счет самих сотрудников, чьи небольшие предложения не приводят к ощутимым результатам, но накапливаются, что, как следствие, приводит к росту качества, сокращению затрат и уменьшению длительности цикла бизнес-процесса. То есть это подход к реструктуризации бизнес-процессов, отличающийся от традиционного реинжиниринга идеей необходимости поддержки всего жизненного цикла процесса.

Всеобщее управление качеством (Total Quality Management) требует наличия системы создания и модернизации продукции компании в соответствии с современными веяниями рынка. Идея метода заключается в том, что в управление процессами вовлечены все работники компании, что должно повысить эффективность работы организации и увеличить степень ответственности работников.

Ошибки при оптимизации бизнес-процессов

Если были допущены грубые ошибки, то никакие системы оптимизации не помогут повысить эффективность сотрудников. Опыт подобных проектов выявил типичные ошибки при оптимизации:

1. Импульсивные решения. Каждое изменение в процессах, протекающих в организации, должно быть основано на изучении и анализе текущей ситуации. Важно бороться с причинами, а не устранять следствия;
2. Работа некомпетентных специалистов. Для максимально эффекта на проекте важно использовать современные технологии и учитывать опыт других компаний. Если за разработку плана оптимизации отвечают люди, путающиеся в понятиях и не использующие лучшие инструменты, то опыт проекта в подавляющем большинстве случаев оказывается отрицательным. В лучшем случае, это займет много времени и ресурсов компании;
3. Предыдущая ошибка часто порождает еще одну – неверный выбор инструментария для оптимизации. Притом что рынок специализированного ПО достаточно широк, и стоимость программ может серьезно варьироваться, важно помнить, для чего приобретается ПО, какой функционал оно должно иметь, как его можно развивать и поддерживать;
4. Начало работ без детального исследования работы компании. Желание руководителей сэкономить очень часто приводит к этому. Полноценной оптимизации без изучения бизнес-процессов не провести;
5. Желание руководителей не управлять, а принимать участие в оптимизации. Без знания технологий крайне сложно вычислить элементы, без которых не пострадает работа предприятия. Руководители должны досконально понимать, что происходит, но не упрямо настаивать на своем видение ситуации. Непосредственное их участие необходимо, когда начнется оптимизация управления бизнес-процессами предприятия;
6. Неверная постановка цели или ее трактовка. Важно в каждый момент оптимизации помнить, для чего выполняется конкретная работа и каков будет эффект от изменений. Также важно, чтобы все изменения были направлены на достижение выбранной цели оптимизации. К примеру, если у компании недостаточно доходов от продаж, то целесообразнее разбираться с процессом реализации товаров, чем с бухгалтерией;
7. Неверное распределение сил рабочей группы. Важно понимать приоритет каждой операции и в первую очередь распределять сотрудников на важные участки.

Соблюдая основные принципы оптимизации бизнес-процессов и не допуская серьезных ошибок, можно добиться очень хорошего результата даже своими силами. В подобных проектах важно досконально понимать все нюансы изменяемых процессов. Если вы будете руководствоваться этим принципом и правильно «поймаете» момент для начала проекта, то эффективность вашего бизнеса существенно повысится.

Что потом?

Оптимизацию процессов следует внедрять как непрерывную систему управления, а не как ряд хаотичных, разрозненных мероприятий. При этом каждый проект по совершенствованию процессов должен иметь четкий план, содержащий конкретные мероприятия, желаемые результаты, описание обязанностей участников, а также анализ затрат и выгод. По окончании работ важно спланировать, организовать и периодически проводить аудит внедренных процессов.

Вопрос мониторинга текущих бизнес-процессов – один из наиболее важных. Очень часто после проведения оптимизации о бизнес-процессах забывают, и негативная ситуация повторяется. Поэтому так важно оценивать эффективность выполняемых в компании процессов постоянно, а не по мере возникновения проблем.

После оптимизации бизнес-процессов можно говорить об их автоматизации, внедрять и использовать комплексные информационные системы, которые будут жестко регламентировать процессы компании и не позволят пользователям их нарушать. Для поддержания эффективности бизнес-процессов требуется создание специальной группы или подразделения, которые будут проводить регулярный аудит и выносить предложения по дальнейшему улучшению процессов.

Суть оптимизации рабочего процесса

Любой процесс представляет из себя последовательность действий, которая использует определенные входы и на выходе получает определенные продукты. Помимо этого, каждый процесс имеет условия начала и окончания, а также может быть оценен через универсальные характеристики: эффективность, производительность, повторяемость, трудозатраты, стоимость, степень автоматизации.

Оптимизация рабочего процесса заключается в максимальном исключении действий, которые не добавляют ценности продуктам процесса и не удовлетворяют требованиям заинтересованных сторон.

Одной из особенностей оптимизации является целенаправленность. Это означает, что оптимизация всегда осуществляется целенаправленно и имеет целевые значения, которых должен достичь бизнес-процесс.

Преимущества оптимизации

Оптимизация рабочего процесса способствует:

• Повышению гибкости процесса: оптимизированные, эффективные процессы больше и быстрее подстраиваются под изменяющиеся условия; 
• Принятию решений на основе анализа данных: анализ может производиться на основании статистических данных и KPI, данных из информационных систем; 
• Улучшению отношений с клиентами: оптимизация рабочих процессов повышает качество клиентского обслуживания; 
• Снижению количества человеческих ошибок: процесс выполняется согласно разработанному регламенту и утвержденной модели to be; 
• Повышению осведомленности о результатах процесса: KPI процесса позволяют понять, насколько работа оптимизированного процесса соответствует стратегическим целям компании; 
• Упрощению понимания того, как можно беспрепятственно масштабировать процесс: масштабирование – тоже оптимизация своего рода, которая позволяет адаптировать бизнес-процесс к увеличившейся нагрузке; 
• Повышению конкурентного преимущества: как уже отмечалось выше, оптимизация ускоряет процесс и повышает качество произведенного продукта и качество клиентского сервиса. 

Шесть шагов оптимизации

Чтобы оптимизировать рабочий процесс, необходимо выполнить следующие шаги:

Шаг 1. Сформируйте понимание процесса

Определите, из каких действий выстроен существующий процесс. Лучше всего для этого описать процесс «как есть». Описание процесса в виде модели даст наглядное представление о том, из каких этапов и действий он состоит.

Шаг 2. Сформулируйте ожидаемые результаты от оптимизации рабочего процесса

Изучите модель процесса, количественные данные и значения показателей процесса. Соберите отзывы и требования к процессу со стороны его клиентов и поставщиков. На основании этого можно будет сформулировать результаты, которые должны быть получены в результате оптимизации.

Шаг 3. Найдите отклонения и разрывы в существующем процессе.

Отклонения – это потери, другими словами, все то, что увеличивает стоимость бизнес-процесса, но при этом не создает ценности. Основными потерями, убивающими эффективность рабочего процесса являются: ненужная транспортировка, затаривание материалами, ненужные операции, ожидание, перепроизводство, избыточная обработка и дефекты. Их обнаружение не составит труда, если процесс описан графически и есть данные показателей процесса.

Разрывы – различия между существующим и целевым процессом. Отобразите на модели, чем процесс «как должно быть» будет отличаться от «как есть». Можно также составить список или таблицу, в которой будут описаны оба процесса. Главное требование – различия должны быть четко определены.

Поиск отклонений и определение разрывов дадут представление о необходимости выполнения процесса. Можно ли достичь конечного результата без его осуществления? Если да, то следует отказаться от рабочего процесса вовсе. Если нет, то переходите к следующему шагу.

Шаг 4. Упростите или оптимизируйте процесс.

Первое, что нужно сделать – распланировать свой рабочий график с учетом оптимизации процесса. Для этого следует разбить весь процесс оптимизации на несколько небольших временных этапов и плавно передвигаться от одного к другому.

Далее следует создание дорожной карты оптимизации. Для этого необходимо составить список задач по улучшению процесса и включить в него ресурсы, минимально необходимые для выполнения каждого шага процесса без потери его параметров и продукта. Задачи в перечне должны сохранять последовательность выполнения и быть приоритизированы по степени важности.

Шаг 5. Ускорьте рабочий процесс

Ускорение процесса осуществляется с целью сокращения временных затрат на его выполнение. Однако оно не должно происходить в ущерб намеченным результатам. Ускорение рабочего процесса – устранение узких мест бизнес-процесса. Узким местом считаются такие операции, которые снижают его эффективность, увеличивая при этом стоимость и трудоемкость. Примером узкого места в бизнес-процессе может служить разрозненность информации по «файликам». Это не только увеличивает трудозатраты на поиск данных, но и повышает риски потери информации.

Шаг 6. Превратите процесс в алгоритм или автоматизируйте

Перенесите рутинные простые задачи в сервисы автоматизации (программы и устройства). Это не только позволит сэкономить временные затраты и использование трудовых и производственных ресурсов, но и позволит избежать стоимостных издержек на привлечение дополнительных сотрудников, которых, вероятно, пришлось бы нанять для выполнения этих самых задач.

Стоит также отметить, что не всегда необходимо использование информационных технологий. Вполне возможно обойтись превращением процесса в алгоритм. Например, последовательное расположение частей автомата в процессе чистки оружия позволит полностью устранить временные затраты, связанные с поиском необходимой детали. Это и есть применение алгоритма.

Алгоритм позволит наглядно убедиться, что все операции процесса находятся в правильном порядке. Если порядок нарушен, рабочий процесс или не приведет к заданному результату, или не сможет продолжаться вовсе.

6 шагов оптимизации на примере процесса чистки машины для молочных коктейлей

Можно ли оптимизировать данный процесс и при этом снизить риски воздействия человеческого фактора? Да, можно, и вот как:

Шаг 1. Опишите процесс чистки машины

Процесс чистки машины для молочных коктейлей достаточно прост: нужно разобрать машину, помыть детали, высушить их, смазать по необходимости и собрать обратно. Однако, важно выполнить все этапы процесса правильно, поскольку ошибка может привести к поломке оборудования.

Шаг 2. Четко сформулируйте результаты от оптимизации рабочего процесса.

Оптимизация процесса чистки машины для молочных коктейлей должна привести к:

• Устранению ошибок в процессе ее сборки после чистки; 
• Ускорению процесса сборки. 

Шаг 3. Осуществите поиск отклонений процесса «как есть», определите разрывы.

В текущем процессе разбирать и собирать машину необходимо по памяти, поскольку на ней нет меток с указаниями, что за чем идет. В процессе «как должно быть» сотруднику не нужно будет тратить время, чтобы вспомнить последовательность сборки машины.

Шаг 4. Упростите или оптимизируйте процесс.

Некоторые детали машины можно снять и обслужить во время работы заведения, что позволяет сэкономить время процесса полной чистки оборудования.

Шаг 5. Осуществите ускорение рабочего процесса.

К концу рабочего дня машина для молочных коктейлей должна быть пустой. В таком случае не придется тратить время на ее освобождение.

Шаг 6. Алгоритмизируйте процесс.

В процессе разборки машины необходимо расположить детали на лотках в той последовательности, в которой должна проходить сборка. Метод не высокотехнологичный, но позволяет существенно сократить обычное время сборки оборудования.

Как видите, данный метод оптимизации позволяет быстро, а главное, эффективно привести рабочие процессы к оптимальному состоянию.

Успех компании во многом связан с профессиональными навыками сотрудников, но еще больше — с организацией внутренних процессов. Если работники постоянно сталкиваются с препятствиями при выполнении задач, то про продуктивность можно забыть. 

Из бизнес-процессов состоит вся рабочая деятельность, поэтому от качества их оптимизации зависит будущее предприятия. В этой статье расскажем, что это такое и как провести «перестройку» без разрушения существующих алгоритмов и репутации бренда.

Что такое бизнес-процесс в компании простыми словами

Понятие «процесс» имеет общепринятое значение — это деятельность, в результате которой происходит изменение свойств объекта — а для бизнес-процесса такого определения нет.

Но если объединить все существующие расшифровки в одну, получится следующее:

Бизнес-процесс — это упорядоченная деятельность, осуществляемая сотрудником предприятия, результатом которой является конечный продукт или услуга, имеющие ценность для заказчика. 

В отличие от простого процесса, в котором субъектом выступают и неодушевленные предметы, например, станки или компьютеры, в бизнес-процессе работа всегда выполняется при участии человека — работника организации.

Бизнес-процесс всегда строго регламентирован: он состоит из этапов, задач и процедур. Такой алгоритм всегда можно воспроизвести повторно — и получить ожидаемый результат.

Что значит оптимизация бизнес-процессов

Несмотря на четкую структуру, бизнес-процесс в компании — это не конвейер. 

В бизнес-процессе все задачи исполняются в связке: результат каждого этапа работы зависит от результата предыдущего.  Чтобы все исполнители работали согласовано и не приносили неожиданных убытков, бизнес-процессы важно грамотно оптимизировать.

Оптимизация означает разработку и реализацию методов по изменению бизнес-процессов, чтобы выявить наиболее оптимальный путь для достижения целей предприятия.  Одна из основных задач — устранить недочеты в организации труда. Но еще важнее — не создать новых.

Поэтому стоит рассматривать оптимизацию как комплексную процедуру: прежде, чем вносить корректировки в существующий алгоритм, стоит проанализировать воздействие на весь бизнес-процесс, в идеале — на организацию в целом. 

Понимание этого принципа поможет руководству правильно организовать деятельность предприятия, а сотрудникам — избавиться от страха перед «эффективными менеджерами».

Что можно оптимизировать

Изменения не всегда подразумевают сокращение затрат, людей или других ресурсов. Наоборот, задачей может стать и увеличение штата — если в перспективе это приведет к увеличению показателей. 

Оптимизация касается не только финансовых показателей, но и более абстрактных, таких, как репутация предприятия. Но даже такие показатели должны быть измеримы: например, за счет увеличения положительных отзывов о продукте. 

Какие цели могут стоять перед оптимизаторами:

1. Повышение качества товаров или услуги и уровне удовлетворенности покупателей.
2. Снижение издержек и себестоимости товара.
3. Сокращение трудозатрат на выполнение задач.
4. Перераспределение ресурсов компании.
5. Повышение управляемости.
6. Автоматизация производства.

Оптимизация может коснуться как отдельных этапов, бизнес-процессов или всего предприятия. Последний вид крайне трудоемкий, поэтому применяется редко. 

Иногда организация оказывается в настолько глубоком кризисе, что простых изменений становится недостаточно. Тогда необходимо привлекать антикризисный менеджмент, а речь идет уже о таком понятии как «реинжиниринг» — полном переосмыслении курса компании. 

КСТАТИ

Зарегистрируйтесь в нашем сервисе голосовых рассылок Zvonobot и получите первые 20 звонков — бесплатно!

Когда необходима оптимизация управления бизнес-процессами

Оптимизация даже небольшого этапа требует больших затрат. Поэтому проводить её на регулярной основе невозможно, да и не требуется. 

Но как понять, когда оптимизация все-таки нужна? 

Например, когда предприятие очевидно выросло — увеличилось количество сотрудников, заказов, покупателей. Если год назад штат состоял из десяти человек, а сегодня — из ста, то, вероятнее всего, сбои в бизнес-процессах уже происходят.

Как и в любой программе, в бизнес-процессах компании постепенно накапливаются системные ошибки. Даже если расширение не происходило, со временем устаревшие методы требуется заменять более современными. 

Вот признаки, которые помогут понять, что с изменениями не стоит тянуть:

1. Штат увеличился, а показатели предприятия — нет.
2. Качество продукта или услуги значительно уступает конкурентам.
3. Принятие решений и их исполнение постоянно затягивается.
4. Выполнение задач требует бесконечных согласований.
5. Поставленные задачи выполняются на недостаточном уровне или выполняются совсем.
6. Нарушена связь между отделами — что приводит к непониманию или неисполнению определенных этапов работы.
7. Отсутствие единой системы взаимодействия между всеми подразделениями компании.
8. Задачи ставятся некорректно, и рабочий не понимает, что от него требуется.
9. Границы между подразделениями, руководителями и подчиненными слишком размыты.
10. Некоторые функции сотрудников или даже отделов дублируют друг друга.
11. Выполнение задач никак не контролируется, а результаты не фиксируются.
12. На выполнение рутинных задач тратится слишком много времени.

Наличие хотя бы нескольких из этих «симптомов» — повод задуматься об изменениях в существующем порядке. Анализ ситуации и своевременные действия позволят предотвратить развитие компании по негативному сценарию. 

Специалисты утверждают, что без накопления критической массы сотрудников (от 100 до 200 человек), проводить оптимизацию нерационально. Но компании отличаются друг от друга, поэтому ориентироваться стоит только на собственные данные и ощущения.

Правила оптимизации бизнес-процессов компании

У оптимизации есть свои правила, выработанные годами практического опыта. Они помогают компании избежать ошибок «первопроходцев» и через набор конкретных процедур подсказывают, в каком направлении двигаться.

Деталей много, поэтому, для экономии времени, объединим их в четыре основных принципа:

1. Локализовать проблему

Прежде, чем приступать к изменению существующих бизнес-процессов предприятия или внедрению новых, необходимо сформировать модель «как есть» — прописать список основных операций, происходящих в компании. 

Систематизировать бизнес-процессы можно с помощью таблиц или схем. В них необходимо указать основные параметры — например, сроки выполнения, задействованный персонал и результаты.

Это поможет выделить существующие преимущества, недостатки и создать стратегию решения конкретных проблем. А также — выявить полностью неисправные алгоритмы. Их невозможно описать, а влияние токсично — значит, придется ломать и выстраивать с нуля. 

2. Двигаться от общего к частному

Не стоит пытаться сразу изменить весь порядок дел в компании. 

Во-первых, игнорирование деталей приведет к разрушению существующих связей между бизнес-процессами. 

Во-вторых, оптимизация — это длительная процедура. Регулирование всего подряд быстро потратит ресурсы, а также есть вероятность оптимизировать не то, что нужно. 

Начинать необходимо с небольших задач, последовательно изменяя каждую ступень. Так вы сможете видеть улучшения в реальном времени, избежать недовольства работников и выявить неочевидные проблемы прежде, чем они окажут негативный эффект на производство.

3. Смотреть на проблему комплексно

Бизнес-процессы в компании неразрывно связаны между собой. Задача оптимизации — найти оптимальное решение, чтобы перемены оказались положительными. 

Прежде, чем запускать мероприятия в одном секторе, проанализируйте, как они повлияют на остальные — сейчас или в будущем. 

Если изменение значительно снизит продуктивность отдельного участка работ, лучше поискать другое решение. Исправления постфактум потребуют еще больше времени и затрат.

4. Ориентироваться на цифры, а не мнения

Оптимизация сопряжена с выходом из «зоны комфорта», и каждый руководитель должен быть готов к сопротивлению работников. 

В дальнейших действиях следует доверять цифрам, а не словам. Обновленный алгоритм снизил время обработки заявок в два раза? Отлично, продолжаем.

Но нельзя полностью скидывать «человеческий фактор» со счетов. Игнорирование негатива может привести к саботажу.  

Чтобы снизить градус напряжения, нужно привлечь коллег к диалогу: аргументировать каждый шаг и обеспечить доступность информации о результатах. 

Основные методы оптимизации бизнес-процессов

Методов, с помощью которых проводится оптимизация, существует множество. Хотя решение проблем строго индивидуально, эксперты выделяют несколько самых популярных подходов для оптимизации предприятия:

К сожалению, универсального метода оптимизации, подходящего любой компании, нет. Научившись правильно применять, совмещать, изменять их для каждой конкретной ситуации, можно грамотно регулировать любые бизнес-процессы.

Определение целей оптимизации

Кажется, что ответ на вопрос «зачем вам нужна оптимизация?» очевиден — чтобы производить быстрее и делать больше денег. Но, сформулировав цель настолько абстрактно, вы никогда не поймете, какими путями её можно достичь.

Чтобы сузить зону поисков, используют метод последовательных вопросов. Для наглядности, рассмотрим на примерах:

Так мы выявили не только истинную цель, но и примерные пути её достижения. Эти простые вопросы позволяют разложить существующие бизнес-процессы по полочкам: какие необходимо упростить, какие — усложнить или исключить вовсе.

Как провести подготовку к оптимизации бизнес-процессов

Качественная подготовка к оптимизации бизнес-процессов предприятия — половина успеха. Иначе, в лучшем случае, оптимизация не окажет должного эффекта, а в худшем — негативно скажется на производстве.

Что необходимо сделать до начала изменений:

Кроме этого, стоит организовать презентацию плана преобразований для штата. Открытость к диалогу поможет превратить сотрудников в союзников оптимизации.

Пошаговая инструкция по оптимизации бизнес-процессов в компании

Хотя работа над преобразованиями во многом индивидуальна для каждой организации, существует общий алгоритм действий. Рассмотрим его последовательность:

Примеры оптимизации бизнес-процессов

Оптимизацию принято делить на три категории: изменение уровня процесса, среды и задачи. В первом случае меняется схема выполнения, во втором — переменные, в третьем — конкретный этап. Чтобы стало понятнее, рассмотрим на примерах.

1. Оптимизация задачи — автоматизация рутинной работы предприятия

Смысл: заменить ручной труд одной программой.

Польза: ускорение процесса, уменьшение себестоимости обработки, высвобождение ресурсов для более трудоемких задач.

Вред: высокие затраты на разработку — необходимо нанять специалистов, которые составят техзадание, напишут программу и займутся её обслуживанием.

Когда применять: у вас есть задачи, повторение которых происходит по сотне-тысяче раз в день. 

Пример: в компании много задач, которые требуют согласования и постоянной смены исполнителя. Все взаимодействия происходят в разных каналах — по телефону, в мессенджерах, через почту, при личном общении. Объединение их в CRM или BPMS-систему сократит срок ожидания ответа, переключения и исключит возможность утери данных.

2. Оптимизация процесса — передача обязанностей потребителю

Смысл: расширение уровня самостоятельности клиента позволит избавиться от части задач и ускорить обработку заявок.

Польза: ускорение процесса, уменьшение себестоимости обработки, высвобождение ресурсов для более трудоемких задач.

Вред: потеря части клиентов, которые не хотят делать что-то самостоятельно, снижение лояльности, повышение затрат на проверку данных.

Когда применять: если вашему продукту или услуге нет альтернатив или, когда заявок так много, что потеря части из них незначительно скажется на прибыли.

Пример: подобное решение часто встречается в банках, например, при оформлении заявок на кредит. Организовывать встречу, чтобы менеджер заполнял договор со слов клиента — долго и дорого. Люди, которым нужны деньги, заполнят форму, а кто нет — банку не интересны.

3. Оптимизация уровня процесса — отказ от согласования

Смысл: сократить срок принятия промежуточных решений за счет проверки итогов постфактум.

Польза: ускорение процесса, сокращение затрат на операционные процессы.

Вред: поздно фиксируются ненужные процессы — те, которые не приносят прибыли.

Когда применять: согласование не оказывает значительного влияния, цена обработки невысокая, и ошибки не принесут значительных убытков.

Пример: на согласование оплаты нужного сервиса требуется от 1 до 3 дней. Ответственный сотрудник передает документы напрямую бухгалтерии, и необходимые суммы стали зачисляться в тот же день. В конце месяца руководитель проверяет все оплаченные счета и фиксирует данные.

4. Оптимизация уровня процесса — выполнение задач параллельно

Смысл: ускорить процесс за счет одновременного выполнения взаимозависимых задач. 

Польза: ускорение процесса.

Вред: затраты на перестройку и сбои в процессе адаптации.

Когда применять: всегда, это должно стать нормой эффективного производства.

Пример: сотрудник интернет-магазина, получив заказ с сайта, одновременно проверяет наличие товара, проводит процесс подтверждения и допродажу — в этом ему помогут программы с открытым доступом к информации склада.  

5. Оптимизация уровня среды — давать возможность, когда она нужна

Смысл: предсказать пожелания клиента, выполнив заявку сразу там, где появляется потребность.

Польза: увеличить входящий трафик, повысить лояльность, ускорить процесс обработки.

Вред: повышение затрат на операционные процессы.

Когда применять: есть места, где постоянно концентрируются клиенты, требуются временные затраты на поиск и установление связи.

Пример: компания, оказывающая услуги эвакуатора, проанализировала и выявила наиболее аварийные участки дороги в регионе. Чтобы сократить время на получение и выполнение вызова, специалисты патрулируют эти места и приезжают к пострадавшим быстрее конкурентов.

И еще немного банальных оптимизаций:

• Обучить сотрудника выполнять несколько последовательных задач.
• Создать гайды, чек-листы, инструкции, которые понимает даже специалист без опыта.
• Вместо расширения штата передать часть задач на аутсорс.
• Собрать всю информацию на первом этапе работы, чтобы отказаться от лишних контактов.
• Исключить из работы задачи, которые не влияют на эффективность.

Где найти еще идеи для оптимизации бизнес-процессов

Используйте научные теории и системы, чтобы составить схему существующих процессов и смоделировать новые — например, для этого подойдут теория графов, сеть Петри и раздел математического программирования.

Продумать стратегии, аргументацию и подчерпнуть идеи для улучшений помогут теория решения изобретательских задач и такой раздел философии как диалектика.

Типичные ошибки оптимизации бизнес-процессов

Успех мероприятия определяется выгодами, которые приобрел исполнитель. Но совершенные в процессе ошибки способны полностью нивелировать результат. 

Здесь перечислены самые частые промахи процесса оптимизации, которые следует избегать:

1. Начало глобальных изменений с ключевых процессов. Внедрение не обкатанных технологий может разрушить налаженный алгоритм. Сначала стоит менять те, которые не показывают результаты — и после внедрять обновления в остальные.
2. Неверная постановка цели и приоритетов. Некачественный анализ или его отсутствие заставит исправлять ошибки, которые незначительно влияют на результат, и проводить оптимизации ради оптимизации, а не улучшения показателей. 
3. Использование интуиции в качестве аргумента для принятия решений. Иногда хорошие идеи — это продукт мозгового штурма или озарения эксперта. Но не все они приведут к повышению эффективности, поэтому планы должны быть математически подкреплены — так результаты возможно будет зафиксировать и масштабировать.
4. Привлечение топ-менеджмента к проекту. Постоянное вмешательство вызовет задержки в согласовании или саботирует процесс целиком. Руководство — это наблюдатели, а принимает и контролирует решения исключительно ответственный исполнитель.
5. Внедрение готовых решений. Оптимизация — процесс индивидуальный. Ориентироваться на чужой опыт можно, но реализация решений даже в похожих организациях часто показывает разную эффективность. Любой кейс необходимо рассматривать через призму нужд конкретной организации.
6. Экономия на специалистах.  Нередко оптимизация откладывается из-за высокой цены. Но иногда без нее не обойтись — тогда руководство пытается снизить расходы. И теряет больше, чем приобретает: «эксперты», не обладающие нужными компетенциями, приведут к тратам времени и ресурсов компании. 

Ценные советы по оптимизации бизнес-процессов в организации

На что еще стоит обратить внимание перед или в процессе оптимизации: 

Обращать внимание на все детали

Бизнес-процесс — сложная структура, состоящая из многих элементов. Нельзя рассматривать его только с одной стороны или стараться видеть только хорошее. 

Все алгоритмы дают сбои, а задача оптимизации — найти их и устранить. Даже самая незначительная деталь может серьезно сказаться на прибыли. 

В процессе работы важно сохранять баланс: не пытаться освоить все сразу, но и не отказываться от подробного анализа, чтобы упростить себе работу. 

Не отказывайтесь от помощи профессионалов

Руководитель может быть отличный специалист. Но невозможно быть экспертом в любой сфере. Например, вы умеете проектировать дома, но не составлять договор для их продажи.

Не уверены, что сможете правильно внедрить нововведения? Обратитесь к профессионалам — техническим службам, консалтинговым агентствам или успешным представителям бизнеса. 

Просить помощи не зазорно, если это положительно скажется на развитии вашего бизнеса.

Что потом?

Оптимизация — это не только комплексный, но и последовательный процесс. В её задачи входит в том числе предотвращение повторных проблем. 

Поэтому важно уметь поддерживать и развивать полученные результаты. Если оптимизация завершена, но процесс отпущен на самотек — вы зря потратили свои силы и деньги.

Чтобы избежать негативных последствий, нужно внедрить системы мониторинга. 

Минимум — туда должна входить поддержка, регламентация процесса и контроль за его реализацией. 

Максимум — формирование подразделения, которое будет заниматься аудитом по новым алгоритмам, а также разработкой предложений по их дальнейшему улучшению.

Выдержки из книги «Оптимизация бизнес-процессов» Джеймса Харрингтона

Книга «Business Process Improvement Workbook Documentation» от H.James Harrington считается библией рационализаторов: здесь содержатся практические советы и методики, которые помогут повысить эффективность производства. 

Например, в одном из разделов автор отмечает, что в процессе оптимизации важную роль играет обучение персонала — если этот момент проигнорировать, весь процесс пойдет прахом:

Недостаток подготовки всегда приводит к долгосрочным негативным результатам. В начале работы команды уровень энтузиазма обычно настолько высок, что команда начинает активно действовать и даже может достичь некоторых результатов. Однако в долгосрочном периоде команда, которой не достает подготовки и опыта, не сможет полностью разобраться в ситуации, которую они стараются улучшить, и не сможет внедрить лучший набор решений

А это отличный тезис о том, как вовлечь руководителей и сотрудников в процесс оптимизации алгоритмов предприятия:

С самого начала должно быть ясно, кто в организации несет ответственность за управление отдельными подразделениями в рамках административной организации. […] Структура проекта подчиняется структуре управления, и пользователи будут рассматривать результаты проекта как свои собственные

И еще один — о том, что вносить правки и продолжать мероприятия по улучшению бизнес-процессов нужно постоянно:

Если процесс проводился должным образом, то администрация довольна результатами и хорошо вознаградила участников команд проектирования и внедрения. Можете принимать поздравления. Но останавливаться на этом нельзя. […] Для большинства основных изменений процесса мероприятия по управлению организационными изменениями будут продолжаться еще месяцы и даже годы

Советуем ознакомиться с полным текстом — там вы найдете инструкции по оптимизации производства и готовые алгоритмы для внедрения лучших практик в компании.

Заключение

Оптимизация — это отличный инструмент для корректирования существующих бизнес-процессов, внедрения новых, а также подготовки площадки для дальнейшего развития. 

Преимущества в том, что она дает возможности для экспериментов без больших рисков для существования бизнеса. Если опыт был неудачный, его всегда можно откатить назад — и попробовать снова. 

Но простая оптимизация бизнес-процессов не подойдет, если предприятие находится в глубоком кризисе. В этом случае нужен реинжиниринг предприятия или его полная ликвидация. 

Поэтому важно вовремя замечать неполадки и устранять их раньше, чем потребуются кардинальные меры — в противном случае, ошибки будут стоить вам очень дорого.

Время – самый ценный невосполнимый ресурс. Этот постулат сегодня не выучил разве что ленивый. Но на деле большинство о нем вспоминают при очередном горящем дедлайне, когда нет ни минуты, чтобы ответить на телефонные звонки родных или отвлечься на вопросы коллег. Тогда звучат обещания самому себе о планировании всего, сразу как только завершится последняя гонка. Как расписать время, успеть все: и продуктивно отработать, и также удачно отдохнуть, и даже оставить в личном графике строку “непредвиденные события”.

Способы оптимизации рабочего времени

Сознательное отношение к распорядку дня, планирование на год, неделю, день дает те самые результаты, которые озвучивают успешные люди, о чем рассказывают на лекциях коучи по тайм-менеджменту. Но и без тренингов можно вылепить из себя человека, чье второе имя эффективность. Достаточно воспользоваться несколькими методами и, главное, начать им следовать. Назовем наши любимые, подтвердившие свою действенность:

• принцип 80/20 – следуя ему, можно даже выучить китайский язык, да и в целом добиться многого. Суть – распределять время. 80% посвящать делу, самообразованию, рабочим обязанностям. И 20% – домашним делам, отдыху;
• правило “съесть лягушку” говорит само за себя, т.е. первым делом выполнить самое сложное или вызывающее по каким-либо причинам негатив задание. Остальные задачи в сравнении покажутся легко выполнимыми;
• биологический пик активности – найти его и использовать для труда. Для этого в течение определенного периода придется отслеживать, когда работоспособность, уровень мотивации наиболее высокие, и организм готов думать и действовать максимально продуктивно. Прожить 3-4 недели по естественным биологическим ритмам, вывести собственную закономерность в концентрации и трудиться по заданной системе. Тогда станет проще организовать день, извлекать пользу для труда и возможности для отдыха.

Главное – научиться уделять время только той работе, которая важна. Фиксировать ее, анализировать. Есть еще одно хорошее правило: лучше всего работа складывается тогда, когда она не требует соблюдения жестких графиков, дедлайнов, но вы ее не растягиваете во времени.

Мониторинг работы сотрудников за компьютером

Руководитель имеет много объективных причин следить за своими подчиненными, знать, какие приложения загружены на их ПК. Мировая статистика утверждает, что почти 90% компаний сталкиваются с раскрытием инсайдерской информации, и в 60% случаев это приводит к серьезным материальным потерям. В большинстве своем работники увлекаются за компьютерами менее серьезными делами. Но на них из восьмичасового рабочего дня уходит до половины:

• общаются в соцсетях – 70%
• занимаются онлайн-серфингом – до 50%;
• просматривают новостную ленту – 30%;
• ищут новую работу – до 15%;
• параллельно сотрудничают с другой организацией – около 10%.

Безобидные, на первый взгляд, занятия приводят предприятия к упадку и деморализуют коллектив: пропадает ответственность за обязанности, нет мотивации, снижается производительность. Мониторинг компьютеров покажет неправомерные действия сотрудников и нарушения правил трудового распорядка.

Учет рабочего времени

Никто из работодателей не хочет оплачивать виртуальное безделье подчиненных. Предотвратить экономические потери помогает учет рабочего времени. Само его наличие уже дисциплинирует коллектив. Мера предусмотрена Трудовым законодательством. Она подкрепляет права руководства требовать от персонала производительности. Кроме того, дает полную картину занятости каждого сотрудника и путей мотивировать его к более сознательному и дисциплинированному труду.

РВ фиксируется несколькими способами. От традиционного варианта в табеле учета времени, которые удобны в небольших компаниях, до применения биометрических систем, СКУД, IT-решений. Они дают возможность отмечать время прихода и ухода, соблюдение дисциплины, отклонения от норм и правил труда. Кто сколько трудится, в условиях нормированного/ненормированного дня, по гибкому графику или по сменному.

Внедрение автоматизированной системы учета рабочего времени

Автоматические программы УРВ упрощают вопрос мониторинга деятельности и занятости персонала. Важный фактор для продвижения на предприятии автоматизированных систем – объективный контроль по всем сферам:

• улучшается дисциплина. За счет исключения опозданий, даже незначительных, на 10-15 минут, увеличивается прибыль. Система рассчитывает зарплату на основе фактически отработанных часов;
• экономятся трудозатраты бухгалтерии и HR-отдела. В интеграции с бухгалтерскими программами системы учета времени, например, CrocoTime, автоматически поставляют данные в табели, исключая влияние человеческого фактора. Учитываются конкретно отработанные часы каждым специалистом, больничные, все переработки, достижения, провалы. Эйчары не тратят время на контроль за пунктуальностью сотрудников.

Разработаны разнообразные системы учета рабочего времени:

• турникеты на проходной организаций и их современный аналог – биометрические терминалы. Если в первом случае нужна электронная карточка, с помощью которой фиксируется пересечение турникета, время старта работы, то во втором устройство считывает биометрические особенности сотрудника – это отпечаток пальца, радужки глаз, рисунок вен на ладони, тембр голоса и т.п.;

• СКУД – системы учета и контроля доступа необходимы на предприятиях как мера безопасности. Позволяют отслеживать перемещения по территории, сохранять корпоративное имущество, ограничивать доступ посторонних к объекту. Параллельно СКУД фиксируют точное время появления на рабочем месте и минуты/часы ухода;

• видеосистемы дополняют возможности СКУД. Камеры устанавливают как при входе, так и по всей площади компании. Некоторые работодатели уверены, что большое количество видеокамер позволяет создать открытое пространство в офисе, которое дает чувство единого корпоративного сообщества;
• GPS – для контроля мобильных сотрудников, чаще всего водителей-дальнобойщиков, курьеров;
• компьютерные программы онлайн отслеживают рабочие процессы. ПО собирает информацию о всех действиях специалистов за ПК.

Суть большинства методов контроля – отметить дисциплину персонала, занятость, чаще всего ту, которую внешне показывает человек. Перемещения, коммуникации с коллегами. Кроме того, новые технологии отличаются высокой стоимостью и большим количеством оборудования. Истинную активность работника, его производительность в полном объеме могут измерить автоматизированные системы учета рабочего времени, более интеллектуальный программный продукт. ПО устанавливают в ПК, и для работодателя оно обходится в разы дешевле.

Преимущества СУРВ

Устранить слабые места в управлении, повысить дисциплину коллектива, исключить нецелевое использование РВ – все это лежит в поле возможностей системы учета рабочего времени. Когда требуется оптимизировать рабочие процессы:

• регулярно затягивается принятие управленческих решений;
• отсутствует быстрая реакция на их последующую реализацию;
• не скоординировано взаимодействие между коллегами и отделами;
• дублируются обязанности.

СУРВ устраняют подобные проблемы. Показывают активность каждого пользователя: кто, чем, во сколько занимается, с каким процентом продуктивности и самоотдачей делу. В отдельных случаях работодатели выбирают контроль телефонных звонков, скриншоты экрана монитора, просматривают онлайн рабочие столы. В компании “Инфомаксимум” против такой тотальной слежки.

Данные автоматизированной системы учета времени CrocoTime открыты для руководителя и для сотрудников. Подправить цифры в свою пользу работник, конечно, не сможет – нет доступа и права такого. Но проанализировать свои результаты всегда возможно. Сравнить с показателями коллег по отделу, в других подразделениях или с собственными данными за разные периоды.

Отсюда понять, насколько заработок зависит лично от него самого. Начальник во многом чувствует себя более уверенным, зная, что может держать руку на пульсе родной компании, быть в курсе состояния дел независимо от того, как далеко находится от офиса. Данные программа автоматически отправляет на e-mail. Регулярный мониторинг через СУРВ позволяет минимизировать затраты и увеличить доход. Иными словами, создать успешный бизнес.

Повышение эффективности рабочего времени

Работа занимает ровно столько времени, сколько на нее отведено – закон Паркинсона.

Чем больше времени отвести на задание, тем дольше будем его выполнять. И не факт, что лучше. Скорее всего получится хуже, если слишком затянуть процесс. Правильно распределять внутренние ресурсы в течение дня, оставаться в состоянии мотивации помогает ПО CrocoTime.

В программном продукте реализуется функция тайм-трекинга. За счет нее контролируется деятельность отдельных специалистов и целых подразделений.

CrocoTime показывает уровень загрузки сотрудника. Постоянные переработки не несут положительных моментов, т.к. могут привести к выгоранию человека, к снижению его производительности. Понятно, что постоянно работать в высоком ритме невозможно. Какие функции программы учета рабочего времени позволяют переломить ситуацию:

• автоматические табели показывают пунктуальность персонала: кто игнорирует установленный режим, опаздывает/задерживается;
• детальные отчеты проясняют, сколько времени работники тратят на достижение конкретных целей, показывают эффективность команды, что дает ресурсы определить наиболее удобный механизм управления коллективом;
• мониторинг работы за ПК лояльно конкретизирует, какие сайты и приложения открывает сотрудник, разделяет их на продуктивные и непродуктивные;
• аналитика внутренних процессов раскрывает “узкие места”, определяет действия, которые больше не приносят прибыль, помогает в бизнес-планировании, подскажет, каким образом перераспределить силы специалистов для решения наиболее актуальных задач.

Доступ к личным показателям по занятости положительно сказывается на отношении сотрудников к своим обязанностям: меньше отвлекаются на посторонние темы, более организованы, вовлечены в деятельность компании. И в итоге выигрывают все. Не просто от потраченного времени на работу, а от использования времени максимально продуктивно.

Оптимизация бизнес процессов компании направлена на то, чтобы имеющийся порядок дел был изменен в лучшую сторону и эффективность работы повысилась. На словах это просто, и многие руководители прекрасно понимают теорию, но сложности начинаются на практике.

Без полного понимания текущей ситуации, описания имеющихся бизнес-процессов и вовлечения сотрудников в процесс, качественная оптимизация невозможна. Более того, иногда оптимизацию начинают проводить, по факту, только ради самой оптимизации. Естественно, что продуктивным такое решение не будет. О том, как подготовить бизнес и провести оптимизацию без ошибок, расскажет наш материал.

Что такое бизнес-процесс в компании

Чтобы оптимизировать бизнес-процесс, следует для начала его создать и запустить. Под процессом понимается определенная последовательность действий, чтобы получить какую-либо ценность для того, кто заказал этот процесс.

Для примера рассмотрим ситуацию заказа шкафа через интернет-магазин. Шкаф – цель заказчика. Он стоит у него в комнате. Этот вид мебели доставлен клиенту в квартиру согласно тому самому бизнес-процессу, организованному интернет-магазином.

Любой процесс можно нарисовать разными способами. Для этого используется BPMN – система условных обозначений в XML для моделирования бизнес-процессов. Они наглядны, с помощью них создается рисунок любой сложности. Простые рисунки будут понятны любому человеку, а сложные рисунки могут быть неясными, но они делаются для того, чтобы зафиксировать детали.

Для отрисовки обозначений используется сервис Storm, который проверяет также правила применения бизнес-процессов. В конечном итоге графический результат моделирования в BPMN весьма нагляден и удобен в использовании.

Чтобы оптимизировать бизнес-процесс, требуется понимание принципов работы, а точнее – иллюстрация его функционирования плюс историческая информация. Последняя хранится в системах 1С, ERP, программах MS Office типа Excel. Извлекается она оттуда с использованием Process mining – методов построения бизнес-процессов на основе изучения данных о выполненных в системе операциях. Для получения иллюстрации достаточно почитать регламенты или пообщаться с коллегами.

Когда бизнес-процессы оптимизируют, это значит, что в них есть слабо звено.

Это может быть, во-первых, скорость действий. Например, долго выполняется заявка или возникает очередь, чтобы передать заявку в работу.

Во-вторых, стоимость. Недешево стоит запустить созданный процесс в работу, велики расходы на заработную плату. Может получиться так, что не будет заявок, и тогда простаивает оборудование и сотрудники.

В-третьих, отсутствие контроля. Никто не следит за тем, кто выполняет определенный пласт работ, на каком этапе находятся заявки клиентов.

Бизнес-процессы следует оптимизировать, чтобы понимать, что именно не нравится, что мешает осуществить цели, выраженные в числовом значении. Как раз для определения числового значения пригодится историческая информация, о которой говорилось выше. Цель может состоять из одного пункта, но обычно их несколько, взаимосвязанных между собой.

Что значит оптимизация бизнес-процессов

Понятия «оптимизации» и «сокращения» часто толкуют неверно, думая, что это одно и то же. Поэтому перед людьми, изучающими положение дел в компании, у работников появляется подсознательный страх. Но боятся тут нечего.

Цель задается в зависимости от позиционирования компании на рынке и ее стратегии. Например, магазины премиум-сегмента делают акцент на качественные свежие эксклюзивные продукты. Супермаркеты эконом-класса обычно демпингуют, то есть предлагают недорогие товары, скидки, акции.

В работе по совершенствованию деятельности участвуют все сотрудники. Причем это участие требует внимания, сил, времени. Поэтому регулярные мероприятия такого рода – вещь дорогая и трудозатратная. Однако в жизненном цикле каждой компании наступает момент, который выводит ее деятельность на следующий этап эффективности. И его важно не упустить.

Если в организации наблюдается хотя бы один из вышеперечисленных симптомов, то имеет смысл провести аудит, а затем оптимизацию процессов. Поводом к подобному мероприятию будут организационные изменения, новые системные внедрения, например, автоматизация работ. Кстати, последняя освобождает от труда часть работников, ранее занятых в ручных операциях и рутинных процессах. Все это стимулирует рост производства и интерес к новым нишам бизнеса.

Может получиться так, что пользы оптимизация не принесет. Особенно это касается небольших организаций, где нет смысла затевать дорогостоящие мероприятия, поскольку анализ результативности труда можно провести самостоятельно. Но в компаниях с численностью от 100 до 200 человек оптимизировать следует каждую сферу деятельности.

4 правила оптимизации бизнес-процессов компании

Бизнес оптимизируется обычно с целью повышения продаж, увеличения рабочей результативности, снижения недостатков. Чтобы созданная структура функционировала, проводится моделирование бизнес-модели действующего этапа.

Оптимизация не задача руководителей. Ею занимаются профессиональные организации с соответствующим образованием, которые владеют необходимыми методиками и работают по специальным технологиям.

На настоящий момент имеется много методов оптимизации. Они отличаются друг от друга правилами внедрения, продолжительностью и результативностью. Чтобы метод работал эффективно, существуют четыре принципа.

Первое правило. Основа оптимизации

Задача для выполнения данного правила – группировка бизнес-процессов для качественной и результативной работы. Сначала следует выделить все имеющиеся процессы, разбить их по группам и сформировать пиктограмму по параметрам:

• продолжительности деятельности;
• результат деятельности в цифрах, то есть прибыль;
• достижения продукта/услуги на рынке;
• рыночные риски;
• специфика бизнеса;
• сколько отделов, количество работников и руководителей в каждом, численность рабочих;
• функционирование бизнес-процессов.

Полученная карта наглядно показывает все положительные и отрицательные стороны деятельности компании, промахи и удачи. Любое совершенствование деятельности требует детального разбора целей и задач, особенно тех, которые реализовать не удалось.

Второе правило. Чистим рыбу с хвоста

Это правило задает оценку мероприятиям от частного к общему. Внимание акцентируется на недостатках процессов. Например, в салоне класса «люкс» поставлена задача по продаже двадцати машин. В настоящий период продается всего десять машин.

По этим данным составляется график, демонстрирующий число продаж и действия для их повышения. После этого специалист дает оценку перспективам, высказывает рекомендации, позволяющие повысить продажи. Алгоритм следующий: постановка цели, оценка модели, ее внедрение.

Существует процесс «от общего к частному», который называется реинжиниринг, то есть изменение всего бизнес-процесса от его основы.

Третье правило. Гибкость процесса

Проводится дополнительное изучение взаимодействия процессов, когда компания работает стабильно на протяжение нескольких лет без явных улучшений и ухудшений в динамике. Но бывает так, что изменения полностью перенаправляют бизнес, и это отражается на звеньях, которые приносили прибыль. Гибкость как раз и подразумевает сглаженность отрицательных последствий, которые могут появиться после реструктурирования.

Четвертое правило. Человеческий фактор

Процесс совершенствования деятельности вызывает восторг не у всех работников. Новшества пугают многих, плюс к этому они часто влекут за собой сокращение рабочих мест. Однако конечной целью мероприятий является не уменьшение численности персонала, а перераспределение функционала для повышения эффективности бизнеса. В компании остаются только те люди, которые занимаются своими должностными обязанностями, выполняют поставленные задачи, соблюдают сроки, а все «ненужные» сотрудники исчезают.

Понятно, что те работники, которые выполняют обязанности, не связанные с получением прибыли, будут под ударом. Например, в компании есть отдел из четырех человек, который занимается маркетингом и развитием клиентской базы, а есть отдел доставки из двенадцати человек. Прибыль организации напрямую зависит от количества привлеченных клиентов, то есть от результатов работы первого малочисленного отдела. Отдел доставки оказывает меньшее влияние на прибыль, поэтому численность его сотрудников вполне можно оптимизировать.

Основные методы оптимизации бизнес-процессов

Специфика деятельности компании, ее цели и результаты диктуют организацию оптимизации бизнеса. Майкл Хаммер и Джеймс Чампи первыми в бизнес-литературе описали такой метод оптимизации бизнес-процессов как анализ рынка и способы расширения проекта.

Монография этих авторов под названием «Реинжиниринг бизнес-процессов» (Business process reengineering) – один из лучших материалов по реструктуризации бизнеса до сих пор. Но меняется рыночная ситуация, развивается бизнес, поэтому возникают новые методы.

1. Инжиниринг

   Само слово является калькой с английского: engineering – технический. Также это понятие можно перевести с помощью глаголов проектировать, придумывать, устраивать, сооружать, изобретать. Представляет собой комплекс внедрения новых информационных технологий. Они помогают смоделировать организационную структуру деятельности компании. Само понятие инжиниринга находится между наукой и производством. То есть инжиниринг формирует технико-технологическую базу для производственной деятельности.

   Под инжинирингом процессов подразумевается введение технологий менеджмента, а также управление отдельными отделами, так и всей компанией в целом. Платные услуги по инжинирингу предполагают консультации по улучшению эксплуатации и обслуживанию имеющихся объектов, налаживанию производства, продажам товаров. Инжиниринг бывает финансовый, консультативный и технологический.

   Специалисты по инжинирингу должны быть с высшим инженерным и управленческим образованием, поскольку профессиональные и продуктивные консультации предполагают знания в инженерии.

2. Реинжиниринг

   Понятие реинжиниринга подразумевает основательное переосмысление и перепроектирование процедур для достижения результативных показателей. Проще говоря, это отказ от имеющихся процессов полностью. Оптимизация и реинжиниринг бизнес-процессов компании подразумевает возможность с помощью внутреннего метода привлечь инвестиции и запустить новые технологии. Также реинжиниринг позволяет технологическому процессу вырасти плюс усовершенствовать технические средства. Применяются разные методы: кадровое сокращение и сокращение ресурсов, объединение отделов, разрывы «слепых мест» и прочее. Возможным риском может стать остановка процесса производства из-за изменения некоторых его частей.

   Реинжиниринг подойдет для бизнеса, не приносящего реальной прибыли, оптимизация для которого будет лучшим вариантом, чем банкротство. Но в этом случае следует подготовиться к возможной приостановке производства.

3. Метод непрерывного совершенствования (Continuous Process Improvement – CPI)

   CPI-метод планирует процесс с усовершенствованными этапами, которые подойдут под новые потребности бизнеса. Планирование динамического рынка, сложного для прогнозов, — задача непростая. Его основой является методология управления процессами, подразумевающая длительный период совершенствования деятельности, непрекращающийся производственный процесс. По данному методу нововведения в бизнес-процессах следует проводить поэтапно. Сначала они реализуются в отдельных подразделениях организации. Если результат будет положительный, то можно начинать этап внедрения во всей компании в целом. Параллельно ведется обучение персонала и передаются новые технологии.

4. Total Quality Management (TQM)

   Метод предполагает создание продукта, отвечающего потребностям рынка. План разрабатывается параллельно с уже существующим проектом или с замещением прежнего товара. Все мероприятия подразумевают усовершенствование производственных процессов в ограниченный срок. Одно из главных условий, при котором реализуется Total Quality Management – документы системы качества. Также требования TQM подразумевают ориентацию на покупателя, ведущую роль топ-менеджеров, вовлеченность сотрудников в достижение целей, процессный подход, постоянное совершенствование работы, системный подход к управлению и т.п.

   

   Совершенствование деятельности – особенный момент в развитии каждой компании. При выборе методов важна продолжительность мероприятий и результат. Бывают случаи, когда неграмотно разработанные мероприятия приводили к снижению производительности и прибыли бизнеса.

Как провести подготовку к оптимизации бизнес-процессов

Подготовка начинается с назначения руководителя, от работы которого зависит успешность проекта. Этот человек должен иметь подходящий характер, ресурсы и соответствующий статус. В небольших организациях такую роль берет на себя генеральный директор, в крупных компаниях – заместители руководителя по разным направлениям. Ставить на данную должность начальника отдела не совсем целесообразно, поскольку это грозит бюрократией и проблемными коммуникациями.

Состав проектной группы также важен. Оптимально, чтобы в ней работали специалисты компании и сторонние консультанты. Внутренние сотрудники занимаются совершенствованием существующих бизнес-процессов, а приглашенные работники обучают методам оптимизации.

Организацию-консультанта следует выбирать ответственно и тщательно. У нее должен быть опыт в своей сфере, положительные отзывы клиентов. Ценовой демпинг не следует считать приоритетом в выборе. Главное – узнать как можно больше о компании, поскольку на какое-то время она станет полноценным партнером, который будет иметь доступ к стратегической и даже секретной информации об организации-клиенте.

Сторонняя консалтинговая фирма оказывает услуги аудита, оптимизации бизнес-процессов, повышения профессионального уровня персонала. Материалов по данным вопросам много и в интернете, но все-таки имеет смысл обратиться к опыту специалистов по консалтингу, дабы не совершать грубых ошибок. Самообразование тоже будет не лишним, однако с участием профессионалов дело будет продвигаться быстрее и качественнее. Достаточно один раз качественно обучить собственных работников базовым технологиям, и платные услуги в дальнейшем не понадобятся.

Каждый из инструментов призван усовершенствовать деятельность и разграничить зоны ответственности отделов. Отсутствие границ снижает эффективность работы организации. Когда сотрудники подготовлены к переменам, можно делать первые шаги в этом направлении.

Пошаговая инструкция по оптимизации бизнес-процессов в компании

Первый шаг. Цель мероприятий

Часто владельцы бизнеса недоумевают, для чего необходима оптимизация бизнес-процессов, если очевидно, что процедуры должны оперативно функционировать при небольших материальных затратах. Это верно, но цель все-таки иная.

Для ее определения используют метод мозгового штурма, заменяя ключевой вопрос «почему?» на похожий вопрос «зачем?».

Поэтому оптимизацией бизнес-процессов можно считать достижение показателей увеличения прибыли. Конечно, для реализации данной цели мало усовершенствования процесса оформления документа в виде товарной накладной. Поэтому следует все шаги, связанные с получением прибыли, сформулировать в задачи.

Приведем еще один пример мозгового штурма.

• Зачем оптимизировать оформление накладных? Чтобы ускорить процесс получения товаров.
• Зачем делать процесс получения товаров быстрее? Чтобы производство не простаивало.
• Зачем убирать простои производства? Чтобы увеличить объемы производства.
• Зачем увеличивать объемы производства? Объемы не следует увеличивать, потому что настоящий объем удовлетворяет потребительскому спросу.

Этот пример мозгового штурма показывает, что компания некорректно сформулировала цели. Сама процедура оформления товарной накладной требует изменений. Следующие ответы на вопросы помогут разобраться в ситуации.

• Зачем оптимизировать процедуру оформления товарной накладной? Чтобы уменьшить трудозатраты и сократить число работников – участников данного процесса.
• Зачем уменьшать число складских сотрудников? Чтобы уменьшить расходы.
• Зачем нужно экономить? Чтобы снизить себестоимость товаров.
• Зачем уменьшать себестоимость товаров? Чтобы благодаря низким ценам завоевать рынок и укрепить свои позиции на нем. Уменьшение отпускной цены не заденет рентабельность производства.

В данном случае через акцент на оформление накладных в поле зрения попали другие направления, над которыми следует поработать. То есть настоящие цели намного серьезнее.

Корректная формулировка целей помогает оптимальному распределению сил, чтобы не обращать внимание и не тратить время на незначительные задачи.

Во время работы над совершенствованием деятельности компании оказывается, что часть процессов слишком проста. Их нужно усложнить, например, введением контроля в финансовые операции во избежание утечки финансов.

Второй шаг. Выделение частей процессов

У каждого процесса есть свои признаки, которые во время оптимизации подвергаются изменениям. Различают следующие признаки:

1. объект;
2. субъект;
3. ресурсы;
4. вход, выход процесса в целом и каждой его функции.

Рассмотрим составляющие подробнее.

Объект – то, чем участники процесса управляют в своей деятельности.

Например, бухгалтеру необходимо получать первичные документы в оригинале. Однако он не может повлиять на этот процесс. Поэтому оптимизация внутреннего бизнес-процесса ориентируется на документооборот и на учетные процессы. При этом объектом, то есть документооборотом, управляют другие участники. Значит, это иная процедура.

Субъекты нуждаются прежде всего в идентификации, а уже потом в названии. Для этого у субъекта определяются:

• роль;
• ключевые показатели эффективности и области ответственности;
• способ измерения эффективности в области ответственности.

Для ролевой идентификации соблюдаются технологии оптимизации бизнес-процессов. Когда в коллективе все выполняют свои обязанности и знают, за что они ответственные, это отлично. В остальных случаях требуется четкое разделение полномочий, и поможет в этом матрица или модель, названная в виде аббревиатуры — RASCI.

RASCI подразумевает персональную ответственность R. В объемной процедуре персонифицировать R не всегда получается. Тогда процесс делится на подпроцессы, и за каждый этап работы назначают ответственного. Если этот принцип не соблюдается, то возникает ситуация срыва выполнения задач, потому что если отвечают все, значит, что никто не отвечает.

Когда между сотрудниками распределяются зоны ответственности, они должны быть четко определены и обозначены в числовом выражении. Показателями являются количество рекламаций, соблюдение дедлайна и прочее.

Согласование А не так актуально для совершенствования деятельности организации, потому что в нем нет строгого разграничения. Хорошо, когда согласует один человек. Но согласование коллективное тоже приемлемо.

Коллективное согласование, в котором участвует не один субъект, несет в себе определенные риски, поскольку может затягивать сроки реализации процессов. В качестве исключений можно назвать лишь согласование сделок высокой стоимости.

По поддержке S, консультированию C и информированию I следует руководствоваться здравым смыслом, чтобы не перегрузить процесс числом участников. Но в целом строгих ограничений нет.

На входе-выходе работают с этапами: находят и устраняют неэффективные области, а эффективные выстраивают друг за другом. Оптимизация бизнес-процессов компании напрямую зависит от корректной идентификации входов-выходов.

Например, бухгалтерский учет требует первичной документации. В этом случае документ является основанием входа, точнее, процесс его проводки. В больших организациях бухгалтерский учет нередко опаздывает из-за долгого получения документации.

Маршрут товарной накладной может быть следующий: со склада она уходит в службу материально-технического обеспечения. В этой службе она подтверждает завершение закупки. Затем накладная следует на производство, где в ней отмечают перемены в наличии сырья. После она попадает в бухгалтерию.

Важность всех этапов неоспорима, и любой отдел должен быть в курсе поступления товарно-материальных ценностей. Может возникнуть следующая ситуация: документация потерялась по пути в бухгалтерию или ее поступление сильно запаздывает.

Такое положение дел можно исправить с помощью оптимизации бизнес-процессов логистики. Оригинал накладной будет проходить другой путь, менее длинный, от склада в бухгалтерию. Другие отделы получат копию, поскольку их интересует то, что в документе, а не сам документ. Цикл сократится, а качество повысится.

Если в результате анализа входа и выхода получается, что вход одного этапа не выход предыдущего, то бизнес-процесс имеет разрывы или попросту нелогичен, что неправильно.

Когда логистику оптимизируют, то обязанности окончательно распределяют среди тех, кто участвует в процедуре так, что разрывов не остается. Информирование I согласно модели RASCI обозначает потребителей результата бизнес-процесса, которые обязательно должны быть.

Если отсутствует направление выхода на потребителей, то процесс ненужный, и из цепи он исключается.

Этап обеспечения выполнения производственных задач подразумевает ответы на ряд вопросов.

• Цель процесса оправдывает затраты, которые были понесены для ее достижения?
• Ситуация улучшится, если цель изменить или отказаться от нее?
• В чем приоритет цели, которая оправдывает средства?

Не всегда деньги, затраченные на заработную плату и материальное обеспечение, являются ресурсами, потому главный и невосполнимый ресурс – время.

При обсуждении цены совершенствования деятельности компании имеет смысл смоделировать несколько сценариев и сравнить их. Тогда будет понятно, какой вариант оптимален с точки зрения оперативности работы, невысокой цены и легкой реализации. Результаты анализа используются в принятии решений:

• об отдаче части функционала на аутсорсинг;
• о внедрении перемен для бизнес-модели;
• о необходимости автоматизирования;
• о переменах в штатном расписании и т.п.

Третий шаг. Дробление процесса

Конвейер был изобретен Г.Фордом или Э.Уитни. Не столь важно, кто его изобрел. Наиболее значимо то, как его принципы применяются на практике.

Основной промах большей части организаций состоит в том, что сложный процесс реализуется всего лишь одним работником. Например, качество работы адвоката высокой квалификации снизится, когда он будет следить за сутью договора и его условиями, а также проверять полномочия сторон, реквизиты организаций.

Простые и повторяющиеся действия обычно выполняются менее квалифицированными специалистами, если идет речь об усовершенствовании и автоматизации процессов.

Скорость функционирования процедур и уменьшение трудовых затрат при сохранении качества иллюстрируют оптимальное и верное распределение обязанностей.

Четвертый шаг. Внесение изменений в процессы

Когда процедура смоделирована, ее необходимо внедрять. Все перемены заносятся в документы компании внутреннего пользования. Таковыми являются должностные инструкции, график документооборота, нормативные акты. С этого момента они являются обязательными к выполнению.

Совершенствование системы – глобальное, но в то же время вполне осуществимое мероприятие. Основным условием будет готовность к нему организации и сотрудников. Часто рутина становится почти незыблемой, и начальство прилагает немалые усилия, чтобы изменить привычные процессы.

Бывает, что работники опасаются перемен, так как они влекут за собой дополнительные обязанности. Плюс к этому, требования к сотрудникам могут вырасти. Логично и то, что в результате оптимизации кто-то может лишиться рабочего места.

Чтобы не было проблем, проводятся специальные мероприятия, вовлекающие работников компании в подготовку почвы для перемен.

Простой пример оптимизации бизнес-процессов

Руководители зачастую высказывают сомнения, что, мол, оптимизация нужна, мы понимаем, в чем она заключается, но конкретных результатов представить не можем. Они не хотят видеть информацию в цифрах или письменный отчет в духе «производительность труда увеличилась на сорок процентов, а время процесса сократилось на пятьдесят процентов», а требуют конкретных решений и простых примеров «на пальцах».

Возьмем простой бизнес-процесс и проиллюстрируем пользу оптимизации.

Ситуация характерна почти для каждой компании. Один специалист заключает обычные договора. Работы у него много, приходится даже задерживаться после трудового дня. Он торопится все сделать быстрее. Коллеги жалуются, что в его договорах есть ошибки и недочеты, и это закономерно. Клиентов у анализируемого сотрудника много, и они тоже негодуют, когда он долго оформляет договор. Понятно, что человек не машина, он начинает ускорять темп и, конечно, делает ошибки.

Решено было наблюдать за его работой, чтобы продумать способы улучшения ситуации. В ходе наблюдения был сделан ряд выводов.

Каждый договор заключался в четыре этапа:

1. проверка документов клиента на их полноту, дальнейшее заверение;
2. распечатка договора, его заполнение клиентом или самостоятельное заполнение;
3. подписание договора со стороны компании у начальника и со стороны клиента;
4. заведение папки, вложение в нее договора, передача на хранение.

На эти действия затрачивалось в среднем сорок минут. В день сотрудник обслуживал примерно от десяти до двенадцати договоров при среднем числе клиентов в день равном пятнадцати.

Выявились потери, которые были на поверхности.

• Документы сотрудник проверял по памяти, поэтому часто перепроверял в процессе – это потеря времени. Остальные работники сетовали, что у них не хватает определенных документов – это рабочий брак. Поэтому клиентам звонили и просили принести недостающие документы – это удар по репутации компании и временные потери. На всех документах сотрудник ставил свои подпись, имя, дату в качестве заверения. Листов около двадцати – это потеря «дублирование».
• Стандартный договор был напечатан в двух экземплярах. В них – пустые строки для заполнения вручную, где часто были ошибки, особенно, если заполнял клиент. Он путался, не все понимал, задавал вопросы, тем самым отвлекая сотрудника. Если документы заполнял сотрудник, то он тоже ошибался, потому что человек. Плюс к этому, другие клиенты были недовольны, что одному из них уделяется так много времени.
• Клиент ставил свою подпись на каждом листе, а это десять раз. То есть опять потеря «дублирование».
• Сотрудник шел к начальнику в кабинет за подписью – это временные потери и возможное ожидание, когда начальника нет на месте.
• Начальник пишет на двух листах имя, должность, ставит подпись. Потом он расписывается на каждом листе, всего восемь раз – это потеря «дублирование». Договор он не проверяет – это потеря «неэффективное использование интеллектуальных ресурсов».

Согласно анализу договора имеются следующие факты:

• пять листов договора, два экземпляра, значит, всего десять листов;
• десять раз пишутся фамилия, имя, отчество полностью – на каждом листе;
• два раза пишутся полные реквизиты компании и реквизиты документа, на основании которого договор заключается.

В работу специалиста были внесены следующие изменения.

• Большим тиражом выпущен чек-лист требуемых с клиента документов. Когда проверяются документы, в перечне ставится отметка, что документ в наличии. Чек-лист вкладывается в пакет документов в первую очередь. Если документов не хватает, то другие в работу не принимаются. Чек-лист отдается клиенту, чтобы он принес недостающие документы.
• Специалист получает штамп со своим именем, должностью, названием компании и выставляемой датой, которая меняется перед началом рабочего дня. Теперь документы визируются не вручную, а штампом.
• Создан и настроен шаблон в MS Excel c информацией для договора. Для распечатки его в MS Word есть функция «Слияние», которая позволяет печатать заполненный договор в нужном количестве. Печатается титульный лист для папки, и вручную его можно не подписывать.
• Специалист получает доверенность на заключение этого вида договоров от имени компании. Теперь визировать его у начальника нет необходимости.

Данные изменения сократили время оформления договора до пятнадцати минут вместо сорока минут исходных. Теперь специалист заключает от восемнадцати до двадцати договоров в день, а не от десяти до двенадцати, как было раньше. Поскольку число клиентов в день осталось неизменным (пятнадцать), то работник разгружен, у него теперь есть время для отдыха.

Пример простой, но наглядный. В практике встречаются более масштабные приемы оптимизации, когда меняется даже география офисов для улучшения деятельности, а не только внутренние процессы компании.

ТОП-5 ошибок оптимизации бизнес-процессов

Совершенствование деятельности направлено на положительные изменения в компании, но иногда спешка или непродуманность действий может привести к противоположному результату. Существуют типичные ошибки, которые приводят к неприятным последствиям.

1. Глобальные изменения

   Топ-менеджмент иногда затевает кардинальные изменения в организации, и начинает воплощать их с помощью оптимизации. При этом прежние процедуры, которые были результативными, перестают работать. Новые же еще не отлажены до конца и не доказали эффективность. Поэтому перед началом перемен имеет смысл разделить все процессы на те, которые работают результативно и те, которые еще не показали уверенный результат.

2. Оптимизация для оптимизации

   Она является инструментом для достижения цели. Когда понимание цели и способов ее достижения отсутствует, мероприятия по совершенствованию деятельности будут только новой нагрузкой, по сути своей бесполезной. То, что будет оптимально в одном случае, бесполезно в другом. Например, в результате оптимизации можно добиться экономии бюджета, но при этом увеличить временной интервал решения задач, понизить качество выпускаемых товаров. Именно поэтому необходима стратегия достижения поставленных целей.

3. Стремление к идеалу

   Когда все процедуры прописаны до мелочей, это загоняет компанию в строгие рамки и вряд ли в конечном итоге приведет к успеху. Идеальных процессов достичь практически невозможно, поскольку меняется ситуация на рынке, появляются новые технологии для достижения цели. На пути стремления к идеалу теряется много времени и ресурсов. Никто не застрахован от того, что после оптимизации процессов они уже будут неактуальны, поскольку рыночная ситуация стала другой. А как отказаться от проведенных мероприятий, когда на них потрачено столько сил, времени и материальных ресурсов. Поэтому необходимо понимание, что основная цель оптимизации – увеличение прибыли в краткосрочном периоде. Следует выделить ключевые процедуры для получения прибыли и оптимизировать в первую очередь их.

4. Оторванность от реальности

   Ошибочно проводить оптимизацию без учета текущего состояния системы. Речь идет, например, об едва начавшей прибыльно работать молодой компании, которую путем оптимизации стремятся сделать идеальной. Все изменения привязаны к сотрудникам, и если они не хотят, не умеют или не знают, что предпринимать, они ничего делать в итоге не будут. Вместо того чтобы сосредоточиться на стратегических задачах и зарабатывании денег, руководство тратит драгоценное время на мотивацию сотрудников, которые не могут поддерживать разработанные процедуры. Когда назревает подобная проблема, следует еще раз все просмотреть, начать оптимизировать эффективные процессы и отказаться от неэффективных.

5. Человеческий фактор

   Человеческий фактор подразумевает наличие сильных и слабых сторон у работников компании. Бывает так, что оптимизация проводится без их учета. Например, сотрудник – хороший продавец, но работу структурировать не может. Поэтому бизнес-процесс, связанный с участком его деятельности, не работает. Понятно, что умение продавать – это важно. Но правильная и структурированная организация труда, отчетность, аналитика не менее важны.

   Специалисту для увеличения продаж в два раза требуется приложить 2x усилий, а для выполнения нового бизнес-процесса, увеличивающего эффективность в полтора раза, — 3x усилий. Это будет не эффективно. Именно поэтому работники, которые участвуют в ключевых бизнес-процессах, должны быть вовлечены в общую деятельность по совершенствованию системы.

   Когда есть желание наладить бизнес-процессы в компании, сделав их эффективными, понятными, работающими, согласованными, начинать нужно с сотрудников. Именно персонал должен понимать цель и методы данного мероприятия, осознавать, для чего все затевается и к чему ведет. Только в этом случае оптимизация бизнес-процессов компании пройдет результативно, принесет пользу и повысит эффективность деятельности при экономии времени и сил.

Workflow optimization is an essential practice that minimizes waste and increases efficiency. 

Included on this page, you will find specific strategies, best practices, and examples of workflow optimization. We have also included a workflow optimization software buyer’s checklist.

Оптимизация и автоматизация рабочих процессов

Деятельностью любых процессов предприятия является получение максимальной прибыли при минимальных затратах. Это первоначальная задача. Поэтому, когда реструктуризация становится неизбежной, топ-менеджмент принимает решение делать оптимизацию по сокращению затрат по наименее доходным направлениям. Такими неприбыльными «придаточными» сферами деятельности организации являются административные подразделения: бухгалтерия, отдел кадров, секретариат, юристы.

Что касается сокращения кадров, то большинство предпринимателей и наемных управленцев первоначально снижают затраты за счет обслуживающего персонала. Эти кадровые единицы считаются менее востребованными. Однако не все так просто.

Как показывает практика, проведенные мероприятия не приносят кардинальных изменений. Штат не претерпевает особых изменений, а процессы, необходимые для функционирования любого предприятия, выполнять некому. Администрация часто сокращает персонал интуитивно, не аргументированно, тем самым лишаясь важной вспомогательной, технической отрасли. Таким образом в рабочем коллективе растет градус недовольства. Оставшиеся рабочие несут дополнительную нагрузку, уволенные сотрудники требуют компенсацию. Такие шаткие состояния компании наносят очень сильный удар по ее репутации.

К другим, довольно распространенным административным решениям, относятся:

Очень распространены и, так называемые, кадровые перестановки и слияния подразделений, когда из двух отделов формируется один. При этом руководители отделов вынуждены либо увольняться, либо пополнять штат рядовых сотрудников.

С чего следует начать кадровую оптимизацию на предприятии

Если вам необходимо качественно провести оптимизацию работы персонала, соблюдайте определенный алгоритм действий:

• определите стратегический план и поэтапные задачи, которые следует выполнять для достижения результата;

• проанализируйте ход бизнеса фирмы;

• составьте новое штатное расписание;

• определите реальные потребности в персонале;

• составьте четкий план мероприятий по сокращению трудовых ресурсов;

• выполните все поставленные задачи;

• утвердите новое штатное расписание.

Основные методы оптимизации работы компании:

Сокращение персонала не должно отразится на качестве производства. Никогда не забывайте об этом. Перед тем как начать оптимизацию, следует подумать о качественных изменениях кадрового потенциала фирмы, над его эффективностью использования и нормировании труда.

Не нужно реструктуризировать отрасль, приносящую высокую прибыль компании. Кроме того, следует проанализировать особенности взаимодействия между «доходными» подразделениями и топ-менеджментом. Если коммуникация устойчива и стабильна – оставить все без изменений. Дополнительные требования и отчеты могут нарушить баланс и негативно отразиться на результатах работы отделов и компании в целом. Качественная кадровая рационализация предусматривает увеличение численности высококвалифицированных специалистов.

Очень сложно добиться позитивных результатов в тех подразделениях компании, где затраты превышают доход.

Если для сотрудника «центрального ядра» уровень затрат выше уровня прибыли, следует дополнительно проанализировать объективность этих показателей. Принимать решение о сокращении кадровой единицы следует на основании интересов предприятия, а именно: чем больше разница столбиков доходов и расходов сотрудника, тем очевиднее становится риск его увольнения.

5 советов по эффективной кадровой оптимизации предприятия

1. Администрация должна адекватно оценивать роль каждой кадровой единицы компании. Без этого невозможно наладить эффективное управление. Первоначальная задача руководителя – оптимизировать работу сотрудников: правильно распределять обязанности и нагрузку, оценивать способности и возможности каждого подчиненного, способствовать качественному взаимодействию между работниками.
2. В период кризиса можно избежать сокращений путем временного отстранения наиболее «убыточных» сотрудников. Подходящим вариантом может быть отпуск без сохранения зарплаты.
3. В нормативных документах компании следует отразить утвержденную систему рационализации. Акцентируйте внимание сотрудников не на сокращение, а именно на качественную оптимизацию работы. Эти меры отлично дисциплинируют и мотивируют персонал.
4. Без обдуманной корпоративной политики и здоровой коммуникации невозможно реализовать эффективную деятельность предприятия. Взаимоуважение, ценность персонала, мотивация труда – это то, к чему должен стремиться каждый начальник. Скандалы, необоснованная критика и интриги начальника за спиной у подчиненных способны вывести из строя даже самую профессиональную команду.
5. Аутстаффинг, аутсорсинг, фрилансинг – это эффективные инструменты, к которым можно прибегнуть, когда нужно улучшить работу предприятия. Некоторые задачи компании гораздо легче решить, используя услуги сторонних специалистов, не нанимая штатный персонал.

До внедрения методов кадрового оптимизирования администрация должна принять все возможные меры для улучшения эффективности работы. Никогда не забывайте, что увольнение – последняя мера, к которой следует прибегать только в самом крайнем случае, когда все доступные способы осуществить оптимизацию оказались недейственными.

Заполните форму и свяжитесь с нашими специалистами для подробной консультации.

Укажите свои контакты и бизнес-задачи. Мы подберем наиболее эффективное решение для вашей компании.

3 клика или 1 звонок

Чтобы стать клиентом нашей компании

Оставьте ваши данные и мы перезвоним вам через 15 минут

Технологии и Инновации