Определите ошибочные варианты при оформлении реквизита наименование организации внести исправления

Добавил:

Upload

Опубликованный материал нарушает ваши авторские права? Сообщите нам.

Вуз:

Предмет:

Файл:

Скачиваний:

275

Добавлен:

11.02.2015

Размер:

45.06 Кб

Скачать

Практические
задания

Определите
ошибочные варианты при оформлении
реквизита «наименование организации»,
внесите исправления:
1. МГУ, РУДН, РГГУ,
  ВНИИсельхозмаш;
2. Всероссийская
  академия сельскохозяйственных наук
  им. В.И. Ленина (ВАСХНИЛ);
3. открытое акционерное
  общество «Каскад», закрытое акционерное
  общество «Плутон»;
4. фирма «Спутник»,
  фирма «Виола», пивная компания «Церера»,
  фабрика «Заря»;
5. отдел маркетинга,
  отдел перевозок;
6. Машстройсклад.
Выберите правильный
вариант написания наименований
организаций:
1. (С, с)анкт-(П, п)етербургский
  (Г, г)осударственный (Т, т)ехнический
  (У, у)ниверситет;
2. (М, м)инистерство
  (В, в)нутренних (Д, д)ел (Р, р)оссийской
  (Ф, ф)едерации;
3. (М, м)ежрегиональная
  (А, а)ссоциация «Сибирское соглашение»;
4. (Р, р)оссийский
  (С, с)оюз промышленников и
  предпринимателей;
5. (О, о)рловский
  нефтеперерабатывающий завод;
6. (Ц, ц)ентральный
  (Б, б)анк (Р, р)оссийской (Ф, ф)едерации;
7. (М, м)осковская
  средняя школа № 22;
8. (В, в)оронежский
  машиностроительный колледж.
Представьте
правильный вариант написания сокращенных
наименований организаций:
1. (Г, г)ос(ком)(стат)
  России;
2. (Г, г)ос(ком)(имущество);
3. (Р, р)ос(гос)(страх);
4. (ВНИИ)(строй)(дор)(маш).
Найдите ошибки
при оформлении реквизита «справочные
данные об организации»:
1. 344014 гор. Калуга,
  Красный пр-кт, 68-1, т. (83832) 24-32-13,
  расч. сч. 1467791;
2. 630495, гор. Саратов,
  ул. Седова, д. 87; тел. 39-49-57,
  факс 39-48-59;
3. Россия, г. Астрахань,
  ул. Горького, офис 45, телефон:
  (83832) 24-32-18, факс: (83832)24-32-13;
4. 630005, г. Орел,
  ул. Кр.-Гвардейцев, 35, ОАО «Роса»,
  т. 43-17-50, ф. 43-13-42;
5. Россия, 630076, г-д
  Пенза, пр-т Маркса, дом 15/а, к. 46;
  тел. 345-12;
6. г. С-Пб,
  ул. Гоголя, № 7, кв. 47, 590377,
  р. сч. 2465387, т. 1-23-45-12;
7. гор. Москва,
  Россия, улица Пушкина, д. 35-2, офис 7,
  телеф. 34-52-1;
8. М-ва, Россия, улица
  Некрасова, дом. 35, кор. 2, кварт. 7.
Исправьте ошибки
в написании дат. Отметьте вариантные
случаи написания дат:
1. 1.12.09; 17.07.2009 г.;
  1.1.10; 09/25/2009; 12.05-09;
2. 12 декабря 2009 г.;
  17 апр. 2009; 11. декабрь/09 г.; 13
  ноября ’09;
3. 17/Х-09 г;
  10/ХII-09 г.; 25.X.09;
4. с 2004 по 2010 г.г.;
  2000 по 2010 г.г.; с 2002-2010; с 2004 года по
  2010 год; с 23-25 декабря 2009;
5. 9 мая, 8 марта
  (как праздничные дни);
6. 5-ого мая, к 3-ему
  января, на 1-ое марта, к 17-у февраля.
«Расшифруйте»
приведенный регистрационный номер:
№01/04-57.
Что означает
следующая информация: на № 03-21/145 от
03.08.2009?
Укажите
ошибки в обозначении географических
объектов: г. М-ва, гор. Москва,
С-Петербург, г. Ростов на Дону, Москва,
г. Красногорск.
Как вы оформите
реквизит «адресат», если адресатом
является:
1. председатель
  строительного кооператива В.А. Соколов;
  начальник управления маркетинга
  ЗАО «Регата» Н.Н. Славский; директор
  школы В.С. Сергеев;
2. планово-экономическое
  управление Вологодского мебельного
  комбината; отдел маркетинга ООО
  «Витязь»;
3. декан исторического
  факультета Екатеринбургского
  государственного университета доктор
  исторических наук, профессор Е.В. Сергеев;
  ведущий специалист ООО «Светлана»
  К.Е. Пронин; старший инженер
  П.Н. Светлов;
4. директоры
  предприятий г. Пскова;
5. администрации
  районов Челябинской области?
Исправьте ошибки
в оформлении реквизита «адресат»:
1. Директор открытого
  акционерного общества «Прима
  Н.Е. Сергеев;
2. Громозеко П.Р.,
  г. Воркута, 630075, ул. Геодезическая,
  32 — 12;
3. Председатель
  кооператива Н. И. Луговая;
4. ООО «Свет»,
  ул. Мира, д. 35, оф. 11, г. Москва,
  112031;
5. Заместителю
  директора фирмы «Трек» Носову Р.П.;
6. ул. Родненко,
  73, г. С-Петербург, 190027, Издательский
  дом «Селенга», Винокурову П. П. (гл.
  инженеру).
Составьте два
варианта грифа утверждения:
1. инструкцию
  утвердил директор завода «Труд»
  Е.В. Круглов;
2. вышел специальный
  приказ директора завода об утверждении
  инструкции по технике безопасности.
Исправьте ошибки
в оформлении реквизита «гриф утверждения»:
1. Документ утвердил
  директор завода «Ермак» А.Р. Птицын,

03.04.2008;

УТВЕРЖДАЮ

Директор
ООО «Сибинвест»

Личная подпись
В.А. Жуков

Дата;

УТВЕРЖДАЮ

Ю.В. Колесников

Начальник отдела
продаж

Дата;

Инструкция,

УТВЕРЖДЕННАЯ

Приказом ректора
МГУ

от ______№____;

«Утверждаю»

план

глава администрации

Томской области

Подпись П.С. Михеев;

Штатное расписание

УТВЕРЖДЕНО

приказом
ответственного секретаря

Дата.

Отметьте недочеты
в оформлении резолюции:
1. А.П. Михайлову
  — подготовить проект договора;
2. Срочно Подпись;
3. В.М. Иванова —
  сформируйте состав делегации через
  пять дней;
4. Гусеву Д.И.
  Оперативно Подпись;
5. Т.П. Соколову
  к 5.06. Подпись 2.06.09;
6. П.Р. Егорову в
  определенный срок поручено подготовить
  проект генерального соглашения с
  фирмой «Старт».
Сформулируйте
заголовки для указанных ниже документов:
1. письмо, в котором
  сообщается о проведении выставки новых
  видов товаров;
2. приказ, где
  содержится информация об увольнении
  П.И. Павлова, С.Д. Комарова и
  В.Н. Сотниковой;
3. положение, в
  котором излагаются основные принципы
  деятельности отдела маркетинга;
4. акт, в котором
  сообщается о результатах проведения
  инвентаризации;
5. протокол, который
  велся на общем собрании трудового
  коллектива;
6. должностная
  инструкция, где сформулированы основные
  права и обязанности для должности
  секретаря-референта.

Что в этих документах
является реквизитом «наименование вида
документа», а что — реквизитом «заголовок
к тексту»?

Исправьте ошибки
в следующих заголовках документов:
1. Вопросы деятельности
  экспертной комиссии;
2. О Петрове Н.К.;
3. «про И.С. Самсонова»;
4. о нужности
  переговоров.
Оформите реквизит
«отметка о наличии приложения» в
документах, составляемых в следующих
ситуациях:
1. приложение названо
  в тексте;
2. приложения
  (Инструкция по делопроизводству и
  Отзыв на проект инструкции) не названы
  в тексте;
3. к документу
  прилагается другой документ, имеющий
  приложения;
4. приложение
  отправляется не по всем указанным
  адресам, а только по третьему адресу;
5. документ
  (инструкция) является приложением к
  распорядительному документу (к приказу
  об утверждении инструкции);
6. к документу
  прилагается большое количество
  приложений.
Отметьте недочеты
в оформлении реквизита «отметка о
наличии приложения»:
1. Приложения:
  Каталог новых изделий; Спецификация
  новых видов продукции;
2. Приложение: акт
  экспертизы на 1 л. в 3 экз. (название
  прилагаемого документа указано в
  тексте);
3. Приложение: на
  2 л. в 2 экз. (название прилагаемого
  документа не указано в тексте);
4. Приложение:
  документ на 2 л. в 1 экз.;
5. Приложение:
  справка, данная А.А. Иванову в том,
  что он работает на предприятии
  «Ростекстильмаш» помощником старшего
  инженера на 1 л. в 3 экз.;
6. Приложение: на
  3 л. в 1 экз. только директору завода
  «Урал-мебель».
Исправьте ошибки
в оформлении названий должностей:
1. И.о. дир-ра з-да;
2. Нач. управления
  делами;
3. Директор типографии
  Пермского Государственного Университета;
4. Гл. бухгалтер;
5. Завкафедры
  социальной психологии МГУ.
Исправьте ошибки
в оформлении реквизита «подпись»:
1. Дир-р ___________
  Ерофеев Л.П.;
2. Директор
  «Мега-Сервиса» _________ С.Е. Смирнов;
3. Старший менеджер
  фирмы: __________ /А.Л. Викина/;
4. Заведующий каф.
  социологии, проф., доктор социал. наук
  
  А.К. Соколов ______.
Оформите подпись
любого должностного лица, нескольких
1
лиц.
Исправьте ошибки
в оформлении реквизитов «гриф согласования
документа», «визы согласования
документа»:
1. «СОГЛАСОВАНО»

Директор ОАО «Русь»

Подпись Г.Е. Перков;

Согласовано

Гл. бухгалтер 000
«Восток»

02.05.2007 Е.Л. Анисимов;

СОГЛАСОВАН

Директор лицея №
67

Подпись 04.06.2009

П.Г. Гордеев;

СОГЛАСОВАНО

Гл. бухгалтером

Ивановым И.Е.;

Ст. менеджер К.П.
Федюкин

со всем СОГЛАСЕН

24.06.2009.

Оформите реквизиты
«гриф согласования документа», «визы
согласования документа» в следующих
ситуациях:
1. документ читал
  главный бухгалтер И.И. Иванов, и он
  согласен с его содержанием;
2. документ читал
  начальник юридического отдела
  А.С. Орлов, он высказал замечания;
3. документ имеет
  внешнее согласование на основе письма
  министерства образования;
4. документ согласован
  на заседании Совета директоров
  российских предприятий.
Отметьте недочеты
в оформлении реквизита «отметка о
заверении копии»:
1. Заверил инспектор
  отдела кадров Е.Р. Ромашов;
2. Все верно.
  Архивариус А.С. Тиунов Подпись
  12.01.10;
3. Верно. Ст. инженер
  Подпись Дудукин Н.Г. 14.05.2009;
4. Верно, 12.04.09. Н.В.
  Ломоруков, гл. механик Подпись.
Оформите реквизит
«отметка о заверении копии» в следующих
ситуациях:
1. копию заверил
  начальник отдела кадров Т.Р. Хомутов;
2. выписку из
  протокола заверила зав. канцелярией
  А.С. Васильева.

Соседние файлы в предмете [НЕСОРТИРОВАННОЕ]

Источник

С этим файлом связано 1 файл(ов). Среди них: 1_urok_-_DZ_1-1.pdf.
Показать все связанные файлы

Подборка по базе: Практическая работа 6.docx, Экономика Контрольная работа В1 (2).docx, Практическая работа 5.docx, Практическая работа № 1.docx, Итоговая контрольная работа (тест) по истории в 8 «Г» специально, Практическая работа по теме «Особенности конструирования совреме, Практическая работа 2.1._.docx, практическая работа_№ 4.docx, самостоятельная работа.docx, Практическая работа 1.docx

Практическая работа №2

На каких документах располагается реквизит «Государственный герб РФ»? Где он располагается на документе? Может ли изображение Государственного герба РФ располагаться одновременно с гербом (геральдическим знаком) субъекта РФ?

Ответ: Государственный герб РФ используется в документах, которые удостоверяют личность гражданина России, а также на других документах государственного образца, выдаваемых федеральными органами государственной власти. Изображение герба при продольном расположении реквизитов будет находиться в центре верхнего поля, а при угловом расположении реквизитов – в левой части верхнего поля над серединой строки с наименованием организации-автора. Не может.

Для чего и как используется товарный знак? Как удостоверяется товарный знак?

Ответ: Для индивидуализации товаров. Удостоверяется свидетельством.

Что может быть зарегистрировано в качестве товарного знака? Каким образом прекращается действие товарного знака?

Ответ: В качестве товарного знака может быть зарегистрировано словесное, изобразительное, объемное и другое обозначение или их комбинация. Истечение срока охраны, неиспользование торговой марки, отказ от товарного знака, обозначение вошло во всеобщее употребление, ИП или юридическое лицо прекратили деятельность.

Где располагается реквизит «наименование организации»? В каком случае возможно указание сокращенного наименования организации? В каком случае указывается наименование структурного подразделения?

Ответ: Реквизит «Наименование организации» располагается под реквизитом «эмблема организации». Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации. Наименование филиала, территориального отделения, представительства указывают в том случае, если оно является автором документа.

Определите ошибочные варианты при оформлении реквизита «наименование организации»:

1)МГУ; РУДН; РГГУ; ВНИИсельхозмаш;

2)Всероссийская академия сельскохозяйственных наук им. В. И. Ленина (ВАСХНИЛ);

3)открытое акционерное общество «Каскад»; закрытое акционерное общество «Плутон»;

4)фирма «Спутник»; фирма «Виола»; пивная компания «Церера»; фабрика «Заря»;

5)отдел маркетинга; отдел перевозок;

6)Машстройсклад.

Ответ: 15

В каких видах документов указывается реквизит «справочные данные об организации»? Какая информация включается в этот реквизит?

Ответ: Этот реквизит размещается только на бланках для служебных писем. Почтовый адрес, номер телефона, код организации, основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица, идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП).

Как оформляется почтовый адрес? Каким документом регулируются правила оформления почтового адреса? Где располагается данный реквизит?

Ответ: При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы, затем почтовый адрес получателя. Правила оказания услуг почтовой связи (утв. Постановлением Правительства РФ от 15 апреля 2005 г. № 221).

Что считается датой документа? Какие существуют способы написания дат? В каких случаях используется каждый из способов?

Ответ: Датой документа является дата его подписания; для утверждаемых документов – дата утверждения; для актов и протоколов – дата события. Цифровой и словесно-цифровой. Дата, оформленная цифровым способом, удобна для автоматизированной обработки информации, содержащейся в документе. Словесно-цифровой применяется в тексте нормативных и финансовых документов.

Исправьте ошибки в написании дат. Отметьте вариантные случаи их написания:

1) 1.12.04; 17.07.2005г.; 1.1.05; 09/25/2005; 12.05 — 05;

2) 12 декабря 2005 г.; 17 апр. 2005; 11. декабрь/05 г.; 13 ноября ’05;

3) 17/Х-05г; 10/ХП-05 г.; 25.Х.05;

4) с 2004 по 2005 г.г.; 2000 по 2005г.г.; с 2002 — 2005; с 2004 года по 2005 год; с 23-25 декабря 2005;

5) девятое мая, восьмое марта (как праздничные дни);

6) 5-ого мая, к 3-ему января, на 1-ое марта, к 17-у февраля.

Какую информацию включает реквизит «регистрационный номер документа»? Где располагается данный реквизит? Расшифруйте приведенный регистрационный номер: № 01/ 04-57.

Ответ: Состоит из его порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др. При угловом расположении реквизитов регистрационный номер располагается от второго положения табулятора в одной строке с датой документа. 01 — индекс структурного подразделения, 04 — номер дела по номенклатуре, 57 — порядковый номер отправляемого документа.

На каком документе помещается реквизит «ссылка на регистрационный номер и дату документа»? Для чего необходим этот реквизит? Что означает следующая информация: на № 03-21/145 от 03.08.2005

Ответ: На ответных исходящих письмах и служебных записках. Наличие этого реквизита исключает необходимость упоминания номера и даты поступившего документа в тексте письма, что освобождает текст от чисто вспомогательной, справочной информации. Ответ на данный документ определенного года.

На каких документах проставляется реквизит «место составления или издания документа»? Где помещается данный реквизит? В каких случаях данный реквизит можно не указывать?

Ответ: Реквизит проставляется Если затруднено его определение по реквизитам «Наименование организации» и «Справочные данные об организации» и точно так же избыточным будет указание места составления документа на бланке для писем, где уже содержатся справочные данные о любой организации. Реквизит располагается от границы левого поля (угловой бланк) или по центру (продольный бланк) после наименования организации. В тех случаях, если географическое местонахождение вошло в название организации.

На каких документах проставляется реквизит «адресат»? Какую информацию включает этот реквизит?

Ответ: На организационно-распорядительных документах. Включает в себя: наименование адресата (получателя письма); почтовый адрес или номер телефона-факса, адрес электронной почты.

Как оформляется адрес документов, направляемых в организацию (организации)? Как оформляется адрес физического лица?

Ответ: Сначала наименование организации. Фамилия, имя, отчество (или инициалы) адресата, улицу, номер дома и квартиры, населенный пункт, район, область, почтовый индекс.

Исправьте ошибки в оформлении реквизита «адресат»:

1)директор открытого акционерного общества «Прима» Н.Е. Сергеев;

2)Громозеко Л.Р., г. Воркута, 630075, ул. Геодезическая, 32-12;

3)Председатель кооператива Н.И. Луговая;

4)ООО «Свет», ул. Мира, д. 35, оф. 11, г. Москва, 112031;

5)Заместителю директора фирмы «Трек» Носову Р.П.;

6)ул. Родненко, 73, г. С-Петербург, 190027, Издательский дом «Селенга», Винокурову П.П. (гл. инженеру).

Какие документы подлежат утверждению? Каким способом они утверждаются? Каковы варианты оформления этого реквизита?

Ответ: Организационно-правовые документы (уставы, положения, правила, инструкции и др.). На утверждаемом документе проставляется гриф утверждения, имеющий соответственно два варианта оформления: утверждено и утверждаю.

В каком случае оформляется резолюция? Где располагается данный реквизит?

Ответ: В том случае, когда содержание его требует принятия какого-то оперативного решения, распоряжения. Реквизит располагают на первом листе документа в правом верхнем углу перед текстом или на свободном от текста месте.

Каково назначение реквизита «заголовок к тексту»? В какой форме составляется заголовок?

Ответ: Краткое изложение содержания документа, формулируется одной фразой. Начинается с указания вида документа.

В каких случаях документ должен содержать приложения? Где располагается данный реквизит?

Ответ: Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, если к документу прилагают другой документ, приложениях к договорам, инструкциям и т.п. Чтобы никто не мог добавить какой-либо новый текст в уже подписанный документ, стоит располагать не ближе к границе нижнего поля, а после текста документа.

Почему реквизит «подпись» обладает особой юридической силой? Где располагается и из каких элементов состоит данный реквизит?

Ответ: Потому что является обязательным реквизитом любого документа. В конце документа, наименование должностного лица, подпись, расшифровка(инициалы, фамилия).

Что такое ЭЦП? В каких случаях и как используется ЭЦП? Какова ее структура?

Ответ: Электронная цифровая подпись — реквизит электронного документа.

В каких случаях происходит согласование документа? Какие могут быть варианты согласования?

Ответ: Подтверждение его необходимости, а также юридической, финансовой, экономической, технологической и методологической актуальности. 1) Она включает в себя должность визирующего, подпись, расшифровку подписи и дату согласования, 2) допускается оформлять визы документа на отдельном листе согласования, 3) внешнее согласование также может осуществляться другим документом: письмом, протоколом, приказом. В таком случае в грифе указывают вид документа, организацию – автора документа, его дату и номер, 4) если документ согласовывается коллегиальным органом, то в грифе согласования указывают сведения об органе, который согласовал документ, дату и номер протокола, в котором зафиксировано решение о согласовании, указывают в скобках.

Для чего проставляется оттиск печати? Перечислите документы, на которых должна ставиться печать.

Ответ: Для подтверждения подлинности документа или подписи должностного лица. Договоры, грамоты, свидетельства, трудовые книжки, служебные удостоверения и т.д.

В каком случае оформляется реквизит «отметка о заверении копии»? Какие элементы включает данный реквизит?

Ответ: При пересылке копии документа в другие организации или передаче ее на руки физическому лицу заверительную надпись удостоверяют печатью организации. Включает слово «Верно», наименование должности лица, заверившего копию, его собственноручную подпись, расшифровку подписи и дату заверения.

Заполните таблицу соответствующими сведениями для следующих реквизитов: «адресат», «справочные данные об организации», «гриф утверждения документа», «гриф согласования».

Наименование реквизита	Виды документов, в которых оформляется реквизит	Расположение реквизита	Пример оформления реквизита (с указанием вариантов, если таковые имеются)
Адресат	Заявления, докладные и объяснительные записки	Строки реквизита «Адресат» центрируются по отношению к самой длинной строке или выравниваются по левому краю	Образцову О.П. Волгоградский пр., д. 5, кв. 12, Москва, 109316
Справочные данные об организации	На официальных бланках компании	Реквизит справочные данные об организации проставляется там же, где расположены остальные сведения об организации — в левом верхнем углу	Ул. Большевиков, д 91, Г. Киров, 610002, тел. (8332)67-02-35, 67-66-18, тел./факс (8332)67-02-35, Е-mail: vsei@vsei.ru WAB-сайт: WAP.VSEI.RU
Гриф утверждения документа	Отчеты, штатное расписание, регламенты, акты, задания, уставы, положения	Правом верхнем углу документа	УТВЕРЖДАЮ Генеральный директор АОЗТ «Болшевский текстиль» Личная подпись И.В.Сергеев 12.09.2004
Гриф согласования	Договоры и соглашения, приказы	Гриф согласования может располагаться на отдельном листе согласования, в этом случае в документе перед подписью делается отметка. Может располагаться в правом верхнем углу, может располагаться в конце документа после подписи	СОГЛАСОВАНО Протокол общего собрания акционеров ЗАО «Термика» от 06.04.2009 № 10

Источник

Иллюстрация: Борис Мальцев / Клерк

В серии статей мы рассмотрим, на что стоит обратить внимание при оформлении первичных документов, чтобы не столкнуться с вопросами от налоговой инспекции.

Ошибка № 1. Ошибка в названии организации, составившей документ

Наименование организации согласно ч. 2 ст. 9 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ относится к обязательным реквизитам. Искаженное название (например, «Транс-экстерн» вместо «Транс-Экспресс») лучше исправить.

При этом в документе допустимо как полное, так и сокращенное название организации (п. 3 ст. 1473 ГК), и даже опечатка не должна стать помехой для налоговой, чтобы идентифицировать налогоплательщика: главное, чтобы верно был указан ИНН (Письмо Минфина РФ от 04.02.2015 № 03-03-10/4547).

Ошибка № 2. Ошибка в названии организации контрагента

Ошибку лучше исправить, если опечатка мешает идентифицировать контрагента (особенно, если в документе не указан ИНН контрагента — письмо Минфина РФ от 04.02.2015 № 03-03-10/4547 и ФНС от 12.02.2015 № ГД-4-3/2104).

Ошибка № 3. Организация сменила название, но контрагенты указывают в документах старое

У налоговой могут возникнуть вопросы, если в документах первичного учета расходятся наименование (и особенно ИНН, так как в первую очередь по нему идентифицируется компания). Об этом предупреждает Минфин РФ в Письмах от 04.02.2015 № 03-03-10/4547, от 12.02.2015 № ГД-4-3/2104.

Чтобы этого избежать, при смене реквизитов лучше выслать контрагентам отдельное уведомление и подписывать дополнительные соглашения к действующим договорам.

Ошибка № 4. Неверно указаны реквизиты контрагента

Если ошибка в банковских реквизитах в накладной — есть риск, что тогда будут проблемы при оплате (постановление Арбитражного суда Московского округа от 27.06.2017 № Ф05-8584/2017).

При этом сама по себе ошибка в реквизитах документа не помешает учесть расходы по нему, если она не помешает идентифицировать продавца, покупателя, название товаров, работ или услуг, а также их стоимость. Особенно если можно подтвердить сделку другими документами.

Ошибка № 5. Ошибка в адресе

Ошибка-опечатка не страшна — если не мешает идентифицировать контрагента, а значит, это не помешает учесть расходы и вычеты (письмо Минфина РФ от 04.02.2015 № 03-03-10/4547 и ФНС от 12.02.2015 № ГД-4-3/2104).

Другое дело, если в первичных документах указан один адрес, а контрагент на самом деле располагается по другому адресу. Это может стать причиной для более тщательной проверки, обоснованы ли расходы. И если реальность сделки доказать не получится, расходы снимут (подобная ситуация описана в Постановлении Арбитражного суда Северо-Кавказского округа от 06.07.2017 № А63-2140/2016).

Ошибка № 6. Неверные ИНН или КПП контрагента

ИНН — тот реквизит, верность которого стоит наиболее тщательно проверять. В «1С» есть инструменты, которые помогают делать это автоматически, или же можно вручную проверить ИНН на сайте ФНС nalog.ru. В случае если указанный в первичном документе ИНН не существует или в нем ошибка, инспектор может признать сделку нереальной, а компанию обвинить в недостаточной осмотрительности при выборе контрагента.

Если вы обнаружили опечатку в ИНН, лучше исправить документа или запросить у контрагента исправленные. Шанс отстоять расходы с ошибочными документами все же при этом есть: если подтвердить реальность затрат (постановление Арбитражного суда Уральского округа от 28.08.2015 № Ф09-5678/15).

При верном ИНН, но неверно указанном КПП ошибка не критична. Но документ все равно лучше исправить, чтобы не вызывать вопросов налоговой.

Ошибка № 7. Не указан ОГРН в путевом листе

С 2017 г. в типовую форму путевых листов добавлены новые реквизиты (Приказ Минтранса РФ от 07.11.2017 № 476). Теперь в путевом листе нужно указывать ОГРН компании или ОГРНИП индивидуального предпринимателя.

Если этих данных не будет в бланке путевого листа, это может навести инспектора на мысль более тщательно проверить расходы и вычеты.

Ошибки в документах при работе с «1С»

Что касается учетных систем фирмы «1С», то прикладные решения работают только в соответствии с действующим законодательством, поэтому любые изменения в требованиях к документам оперативно реализовываются в последующих релизах программ. Сроки поддержки этих изменений в программах «1С», номера и даты выходов релизов пользователь может просмотреть на сайте: http://v8.1c.ru/lawmonitor. Помимо этого «1С» поддерживает сервисы по корректному заполнению реквизитов контрагентов (данные из ЕГРЮЛ, ЕГРИП), актуальные адресные сведения.

Так, при возникновении ошибок, например, в реквизитах контрагента, «1С:Бухгалтерия 8» указывает на некорректность заполненных данных, выделяя красным цветом реквизит или выдавая сообщение о несоответствии заполненных сведений базам ФНС. Поэтому пользователь сразу заметит ошибку и сможет ее поправить.

Если при заполнении, например, адреса, пользователь вносит некорректные данные, то программа выдает сообщение об ошибке.

Таким образом пользователям рекомендуется своевременно обновляться, чтобы учетная система всегда поддерживала действующее законодательство и заполнение актуальными данными справочников и документов.

Если у пользователя возникают вопросы касаемо реализованного функционала и правильности отражения в программе законодательных норм, он может обратиться к разработчикам, направив свой вопрос на электронную почту v8@1c.ru. «1С» дает разъяснения и, при необходимости, приводит ссылки на законодательные нормы, тем самым обосновывая механизм работы программы.

Источник

заместитель генерального директора по
кадровым вопросам ООО «АБС-Консалт»

Делая записи в трудовой книжке, кадровые сотрудники редко задумываются о том, что от правильности их написания может зависеть судьба работника. Например, в случае назначения досрочной пенсии по старости. В прошлом номере автор делилась советами о том, как исправить записи на титульном листе. А сейчас она проанализировала оставшиеся страницы, куда вносятся сведения о работе и награждениях.

В прошлом номере мы рассматривали правила внесения исправлений в титульный лист трудовой книжки, а теперь обратим внимание на ее содержание.

Ошибки в содержании трудовой книжки

При заполнении трудовых книжек кадровые службы, несмотря на, казалось бы, простые правила, перечисленные в Правилах и Инструкции, нередко допускают многочисленные ошибки. Однако, в отличие от внесения исправлений в титульный лист, зачеркивание неточных или неправильных записей в разделах книжки, содержащих сведения о работе или награждении, запрещены.

В этом случае кадровый работник должен написать, что запись признана недействительной, и внести правильную (п. 30 Правил). Согласно п. 1.2 Инструкции за последней записью в разделе ставится последующий порядковый номер, дата внесения записи, а в графе 3 указывается: «Запись за номером таким-то недействительна». Затем указывается верная запись: «Принят по такой-то профессии (должности)».

Пример 6. Выдержка из трудовой книжки

В графе 4 либо повторяется дата и номер приказа (распоряжения), запись из которого была неправильно внесена в трудовую книжку, либо нового документа, на основании которого вносится правильная дата.

Рассмотрим отдельные случаи на примерах.

Ошибка в наименовании работодателя

В графе 3 в виде заголовка указывается полное наименование организации, а также сокращенное наименование (при его наличии) (абз. 1 п. 3.1. Инструкции). Касается это правило и индивидуальных предпринимателей. Поэтому надпись в книжке «ИП Кулибин И.И.» считается неверной и ее надо исправить на «Индивидуальный предприниматель Кулибин Иван Иванович (ИП Кулибин И.И.)».

К сведению

Предприниматели стали обязаны вести трудовые книжки на своих работников только с 6 октября 2006 г. (ст. 66 ТК РФ) ¹. До указанной даты в их обязанность входила лишь регистрация трудовых договоров в органах местного самоуправления. Причем если сотрудник был принят на работу до 06.10.2006 и продолжал работать далее, то предприниматель должен был внести в трудовую книжку работника запись о приеме на работу со дня начала работы у данного ИП (письмо Минздравсоцразвития России от 30.08.2006 № 5140-17). Тем же работникам, которые приняты на работу к ИП после этой даты, запись о работе вносится в соответствии с требованиями Инструкции в обычном порядке.

На проблему указания наименования организации хотелось бы обратить особое внимание. Поскольку порядкового номера у этой записи нет (п. 3.1 Инструкции), то исправления вносятся иначе. Однако порядок исправления ни одним нормативным документом не регламентируется. На наш взгляд, в случае обнаружения ошибки достаточно внести запись «В наименовании организации допущена ошибка» и далее указать правильное наименование. Номер и дата записи в этом случае не указываются.

Если ошибку допустили на действующем месте работы, то исправление можно внести в любое время (Пример 7).

Пример 7

Если же это ошибка прошлых лет, то вносить исправленную запись мы не рекомендуем. Работнику для подтверждения этих периодов работы понадобятся соответствующие документы.

Наименования организации в штампе при приеме на работу и в оттиске печати не соответствуют друг другу

На практике встречаются ситуации, когда наименование организации в штампе при приеме на работу не соответствует наименованию организации, указанному в оттиске печати. Например, в графе 3 проставлен штамп, в котором указано сокращенное наименование организации – ЗАО «БРЕНД», а в печати присутствует полное наименование – Закрытое акционерное общество «БРЕНД» (Пример 8). В этом случае возникает вопрос об обоснованности включения периода работы сотрудника в компании в страховой стаж. По сути…

Вы видите 20% этой статьи. Выберите свой вариант доступа

Купить эту статью
за 500 руб.

Подписаться на
журнал сейчас

Получать бесплатные
статьи на e-mail

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для
этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение
действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои
рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей
помощью!

Трудовая книжка: как исправить ошибку в названии организации в записи о приеме на работу?

Добрый день! Как правильно исправить ошибку в названии организации при оформлении записи в трудовой книжке о приеме на работу? После названия организации запись о приеме уже внесена. Спасибо!

Здравствуйте. Есть рекомендации по Вашему вопросу. Строкой ниже неправильной записи наименования организации в графу 3 «Сведения о работе» вносится запись «Запись о наименовании организации недействительна». После этого на следующей строке в той же графе 3 указываются в виде заголовков правильное полное и сокращенное (при его наличии) наименования организации. Номер записи не проставляется, поскольку нумерация в этом случае не предусмотрена. После внесения исправлений в наименование организации делается запись о приеме на работу в соответствии с разд. 3 Инструкции по заполнению трудовых книжек.

Заполнить и сдать персонифицированные сведения через интернет

Цитата (Stroyka2020):Строкой ниже неправильной записи наименования организации в графу 3 «Сведения о работе» вносится запись «Запись о наименовании организации недействительна». После этого на следующей строке в той же графе 3 указываются в виде заголовков правильное полное и сокращенное (при его наличии) наименования организации. Номер записи не проставляется, поскольку нумерация в этом случае не предусмотрена. После внесения исправлений в наименование организации делается запись о приеме на работу в соответствии с разд. 3 Инструкции по заполнению трудовых книжек.

Информация подготовлена специалистами АО «Консультант Плюс», Путеводитель по кадровым вопросам, 08.05.2020 г.

Stroyka2020, спасибо. Можно уточнить? У нас сделана неправильная запись в наименовании организации, потом запись о приеме. При исправлении наименования надо заново писать прием?

Составьте положение об оплате труда и правила внутреннего трудового распорядка по готовым шаблонам

Здравствуйте!

Цитата (Stroyka2020):«Запись о наименовании организации недействительна».

Не так.

В Постановлении Минтруда России от 10.10.2003 N 69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек» написано:

Цитата:Например, при необходимости изменения конкретной записи о приеме на работу в разделе «Сведения о работе» после соответствующей последней в данном разделе записи указывается последующий порядковый номер, дата внесения записи, в графе 3 делается запись: «Запись за номером таким-то недействительна». После этого производится правильная запись: «Принят по такой-то профессии (должности)» и в графе 4 повторяется дата и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, запись из которого неправильно внесена в трудовую книжку, либо указывается дата и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, на основании которого вносится правильная запись.

В Постановлении приведен точный текст исправительной записи (выделено синим цветом).
Сначала пишем, что запись за номер таким-то недействительна.
Идем дальше. Дата в графе 3 не указывается. Вносим правильную запись с указанием правильного наименования организации.

Цитата (Nataly S):Сначала пишем, что запись за номер таким-то недействительна.
Идем дальше. Дата в графе 3 не указывается. Вносим правильную запись с указанием правильного наименования организации.

Здравтсвуйте. Согласно п. 3.1 Инструкции по заполнению трудовых книжек в разделе «Сведения о работе» до внесения записей о приеме на работу указывается в виде заголовка наименования организации. Нумерация для такой записи не предусмотрена. Таким образом, соблюдать общий порядок внесения исправления путем указания «Запись за номером таким-то недействительна» представляется проблематичным. Считаю, что первый ответ более корректный.

Источник

5.1 Герб (Государственный герб Российской Федерации, герб субъекта Российской Федерации, герб (геральдический знак) муниципального образования) воспроизводится на бланках документов в соответствии с Федеральным конституционным законом от 25 декабря 2000 г. N 2-ФКЗ «О Государственном гербе Российской Федерации», законодательными и иными нормативными правовыми актами субъектов Российской Федерации и нормативными актами органов местного самоуправления.

Изображение герба (Государственного герба Российской Федерации, герба субъекта Российской Федерации, герба (геральдического знака) муниципального образования) помещается посередине верхнего поля бланка документа над реквизитами организации — автора документа на расстоянии 10 мм от верхнего края листа.

5.2 Эмблема организации, разработанная и утвержденная в установленном порядке, размещается в соответствии с нормативными правовыми актами на бланках: документов федеральных органов государственной власти (за исключением случаев, предусматривающих использование изображения Государственного герба Российской Федерации), территориальных органов федеральных органов государственной власти, государственных и негосударственных организаций. Изображение эмблемы помещается посередине верхнего поля бланка документа над реквизитами организации — автора документа, на расстоянии 10 мм от верхнего края листа.

5.3 Товарный знак (знак обслуживания), зарегистрированный в установленном законодательством порядке, воспроизводится на бланках организаций в соответствии с уставом (положением об организации). Изображение товарного знака (знака обслуживания) помещается посередине верхнего поля бланка документа над реквизитами организации — автора документа или слева на уровне наименования организации — автора документа (допускается захватывать часть левого поля).

Наряду с товарным знаком (знаком обслуживания) на бланках документов может указываться коммерческое обозначение юридического лица.

5.4 Код формы документа проставляется на унифицированных формах документов в соответствии с Общероссийским классификатором управленческой документации (ОКУД) или локальным классификатором, располагается в правом верхнем углу рабочего поля документа, состоит из слов «Форма по» (наименование классификатора) и цифрового кода.

Пример

5.5 Наименование организации — автора документа на бланке документа должно соответствовать наименованию юридического лица, закрепленному в его учредительных документах (уставе или положении). Под наименованием организации в скобках указывается сокращенное наименование организации, если оно предусмотрено уставом (положением).

Над наименованием организации — автора документа указывается полное или сокращенное наименование вышестоящей организации (при ее наличии).

5.6 Наименование структурного подразделения — автора документа (в том числе филиала, отделения, представительства, коллегиального, совещательного или иного органа) используется в бланках писем и бланках конкретных видов документов соответствующих подразделений (органов) в соответствии с локальными нормативными актами и указывается под наименованием организации.

5.7 Наименование должности лица — автора документа используется в бланках должностных лиц и располагается под наименованием организации или наименованием территории (края, области, автономной области и др.), если документ издает руководитель органа власти субъекта Российской Федерации, муниципального образования. Наименование должности лица — автора документа указывается в соответствии с наименованием, приведенным в распорядительном документе о назначении на должность.

5.8 Справочные данные об организации указываются в бланках писем и включают: почтовый адрес организации (дополнительно может указываться адрес места нахождения юридического лица, если он не совпадает с почтовым адресом); номер телефона, факса, адрес электронной почты, сетевой адрес.

В состав справочных данных, за исключением бланков документов органов государственной власти, органов местного самоуправления, включаются: код организации по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО), основной государственный регистрационный номер организации (ОГРН) и идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на налоговый учет (ИНН/КПП).

5.9 Наименование вида документа указывается на всех документах, за исключением деловых (служебных) писем, располагается под реквизитами автора документа (наименованием организации, наименованием структурного подразделения, наименованием должности) (см. рис. В.6).

5.10 Дата документа соответствует дате подписания (утверждения) документа или дате события, зафиксированного в документе. Документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату.

Дата документа записывается в последовательности — день месяца, месяц, год — одним из двух способов:

арабскими цифрами, разделенными точкой: 05.06.2016;

словесно-цифровым способом, например: 5 июня 2016 г.

5.11 Регистрационный номер документа — цифровой или буквенно-цифровой идентификатор документа, состоящий из порядкового номера документа, который, по усмотрению организации, может дополняться цифровыми или буквенными кодами (индексами) в соответствии с используемыми классификаторами (индексом дела по номенклатуре дел, кодом корреспондента, кодом должностного лица и др.).

На документе, составленном совместно двумя и более организациями, проставляются регистрационные номера документа, присвоенные каждой из организаций. Регистрационные номера отделяются друг от друга косой чертой и проставляются в порядке указания авторов в заголовочной части или преамбуле документа.

5.12 Ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа включает регистрационный номер и дату входящего инициативного документа, на который дается ответ.

5.13 Место составления (издания) документа указывается во всех документах, кроме деловых (служебных) писем, а также докладных, служебных записок и других внутренних информационно-справочных документов.

Место составления (издания) документа не указывается в том случае, если в наименовании организации присутствует указание на место ее нахождения. Место составления (издания) документа указывается в соответствии с принятым административно-территориальным делением.

5.14 Гриф ограничения доступа к документу проставляется в правом верхнем углу первого листа документа (проекта документа, сопроводительного письма к документу) на границе верхнего поля при наличии в документе информации, доступ к которой ограничен в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Виды используемых в организации грифов ограничения доступа должны соответствовать законодательным и иным нормативным правовым актам Российской Федерации и должны быть закреплены в локальных нормативных актах. В состав грифа ограничения доступа к документу входит ограничительная надпись («Для служебного пользования», «Конфиденциально», «Коммерческая тайна» или др.), которая может дополняться номером экземпляра документа и другими сведениями в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Пример

Коммерческая тайна

Экз. N 2

5.15 Адресат используется при оформлении деловых (служебных) писем, внутренних информационно-справочных документов (докладных, служебных записок и др.).

Адресатом документа может быть организация, структурное подразделение организации, должностное или физическое лицо.

Реквизит «адресат» проставляется в верхней правой части документа (на бланке с угловым расположением реквизитов) или справа под реквизитами бланка (при продольном расположении реквизитов бланка). Строки реквизита «адресат» выравниваются по левому краю или центруются относительно самой длинной строки.

При адресовании документа руководителю (заместителю руководителя) организации указывается в дательном падеже наименование должности руководителя (заместителя руководителя), включающее наименование организации, фамилию, инициалы должностного лица.

Пример

Руководителю Федерального

архивного агентства

Фамилия И.О.

При адресовании письма в организацию указывается ее полное или сокращенное наименование в именительном падеже.

Пример

Федеральное архивное

агентство

или

Росархив

При адресовании документа в структурное подразделение организации в реквизите «адресат» указывается в именительном падеже наименование организации, ниже — наименование структурного подразделения.

Пример

Федеральное архивное

агентство

Отдел государственной

службы, кадров и наград

При адресовании письма руководителю структурного подразделения указывается в именительном падеже наименование организации, ниже — в дательном падеже наименование должности руководителя, включающее наименование структурного подразделения, фамилию, инициалы.

Пример

АО «Профиль»

Руководителю договорно-

правового отдела

Фамилия И.О.

Перед фамилией должностного лица допускается употреблять сокращение «г-ну» (господину), если адресат мужчина, или «г-же» (госпоже), если адресат женщина.

Пример

	г-ну Фамилия И.О.
или
	г-же Фамилия И.О.

При рассылке документа группе организаций одного типа или в структурные подразделения одной организации адресат указывается обобщенно.

Пример

Руководителям дочерних

обществ АО «Профиль»

или

Руководителям управлений

Росархива

При рассылке документа не всем организациям или структурным подразделениям под реквизитом «Адресат» в скобках указывается: «(по списку)».

Пример

Руководителям дочерних

обществ АО «Профиль»

(по списку)

В одном документе не должно быть более четырех адресатов. Слово «Копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывается. При большем количестве адресатов составляется список (лист, указатель) рассылки документа, на каждом документе указывается один адресат или адресат оформляется обобщенно.

В состав реквизита «Адресат» может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указываются в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными приказом Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации от 31 июля 2014 г. N 234.

Пример

Всероссийский научно-

исследовательский институт

документоведения и архивного дела

Профсоюзная ул., д. 82,

Москва, 117393

Почтовый адрес может не указываться в документах, направляемых в высшие органы власти, вышестоящие организации, подведомственные организации и постоянным корреспондентам (за исключением направления писем указанным адресатам в конвертах с прозрачными окнами).

При адресовании документа физическому лицу указываются: фамилия, инициалы, почтовый адрес.

Пример

Фамилия И.О.

ул. Садовая, д. 5, кв. 12,

г. Люберцы, Московская обл.,

301264

При отправке письма по электронной почте или по факсимильной связи (без досылки по почте) почтовый адрес не указывается. При необходимости может быть указан электронный адрес (номер телефона/факса).

Пример

Всероссийский научно-

исследовательский институт

документоведения и архивного дела

mail@vniidad.ru

5.16 Гриф утверждения проставляется на документе в случае его утверждения должностным лицом, распорядительным документом (постановлением, решением, приказом, распоряжением) или решением коллегиального органа.

Гриф утверждения размещается в правом верхнем углу первого листа документа. Строки реквизита выравниваются по левому краю или центруются относительно самой длинной строки.

При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДАЮ, наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения.

Пример

УТВЕРЖДАЮ

Руководитель Федерального

архивного агентства

Подпись

Дата

И.О. Фамилия

При утверждении документа распорядительным документом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), согласованного с наименованием вида утверждаемого документа, наименования распорядительного документа в творительном падеже, его даты, номера.

Пример

(Регламент)

УТВЕРЖДЕН

приказом АО «Профиль»

от 5 апреля 2016 г. N 82

или

(Правила)

УТВЕРЖДЕНЫ

приказом АО «Профиль»

от 6 апреля 2016 г. N 83

При утверждении документа коллегиальным органом, решения которого фиксируются в протоколе, в грифе утверждения указываются наименование органа, решением которого утвержден документ, дата и номер протокола (в скобках).

Пример

(Положение)

УТВЕРЖДЕНО

Советом директоров

АО «Профиль»

(протокол от 12.12.2016 N 12)

5.17 Заголовок к тексту — краткое содержание документа. Заголовок к тексту формулируется с предлогом «О» («Об») и отвечает на вопрос «о чем?»):

приказ (о чем?) о создании аттестационной комиссии;

приказ (о чем?) об утверждении штатного расписания;

письмо (о чем?) о предоставлении информации.

Заголовок к тексту оформляется под реквизитами бланка слева, от границы левого поля. В указах, постановлениях, решениях, приказах, издаваемых органами власти, заголовок к тексту может оформляться над текстом посередине рабочего поля документа и центруется относительно самой длинной строки.

Заголовок к тексту может не составляться, если текст документа не превышает 4 — 5 строк.

5.18. Текст документа составляется на русском языке как государственном языке Российской Федерации. В органах государственной власти, органах местного самоуправления, государственных учреждениях республик наряду с государственным языком Российской Федерации могут употребляться государственные языки республик. В деятельности государственных органов, организаций, предприятий и учреждений Российской Федерации используются государственный язык Российской Федерации, государственные языки республик и иные языки народов Российской Федерации.

(в ред. Изменения N 1, утв. Приказом Росстандарта от 14.05.2018 N 244-ст)

(см. текст в предыдущей редакции)

В тексте документа, подготовленном на основании законодательных или иных нормативных правовых актов, ранее изданных распорядительных документов, указываются их реквизиты:

— наименование вида документа, наименование организации — автора документа, дата документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту;

— наименование организации или должностного лица, утвердившего документ, дата утверждения документа.

Текст документа может содержать разделы, подразделы, пункты, подпункты, нумеруемые арабскими цифрами. Уровней рубрикации текста не должно быть более четырех.

В приказах текст излагается от первого лица единственного числа («приказываю»).

В документах коллегиальных и совещательных органов текст излагается от третьего лица единственного числа («коллегия… постановляет», «собрание… решило»).

Текст протокола излагается от третьего лица множественного числа («слушали», «выступили», «постановили», «решили»).

В документах, устанавливающих права и обязанности организаций, их структурных подразделений (положение, инструкция), а также содержащих описание ситуаций, анализ фактов или выводы (акт, справка), используется форма изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа («отдел осуществляет функции…», «в состав управления входят…», «комиссия провела проверку…»).

В совместных документах текст излагается от первого лица множественного числа («приказываем», «решили»).

В деловых (служебных) письмах используются формы изложения:

— от первого лица множественного числа («просим направить…», «представляем на рассмотрение…»);

— от третьего лица единственного числа («министерство не возражает…», «общество считает возможным…»);

— от первого лица единственного числа («считаю необходимым…», «предлагаю рассмотреть…»), если письмо оформлено на должностном бланке.

В текстах документов употребляются только общепринятые аббревиатуры и графические сокращения.

При употреблении в тексте фамилий лиц инициалы указываются после фамилии.

В деловых (служебных) письмах могут использоваться:

— вступительное обращение:

Уважаемый господин Председатель!

Уважаемый господин Губернатор!

Уважаемый господин Прохоров!

Уважаемая госпожа Захарова!

Уважаемый Николай Петрович!

Уважаемая Ольга Николаевна!

Уважаемые господа!

В обращении по должности наименование должности пишется с прописной буквы, в обращении по фамилии инициалы лица не указываются.

— заключительная этикетная фраза:

С уважением, …

(Измененная редакция, Изм. N 1).

5.19 Отметка о приложении содержит сведения о документе (документах), прилагаемом к основному документу (в сопроводительных письмах, претензиях, актах, справках и других информационно-справочных документах) или о том, что документ является приложением к основному документу (в документах — приложениях к распорядительным документам, положениям, правилам, инструкциям, договорам, планам, отчетам и др. документам).

В сопроводительных письмах и других информационно-справочных документах отметка о приложении оформляется под текстом от границы левого поля следующим образом:

— если приложение названо в тексте:

Приложение:

на 2 л. в 1 экз.

— если приложение не названо в тексте или если приложений несколько, указывают названия документов-приложений, количество листов и экземпляров каждого приложения:

Приложение:	1. Положение об Управлении регионального кредитования на 5 л. в 1 экз.
	2. Справка о кадровом составе Управления регионального кредитования на 2 л. в 1 экз.

— если приложение (приложения) сброшюровано:

Приложение:

отчет о НИР в 2 экз.

— если документ, являющийся приложением, имеет приложения с самостоятельной нумерацией страниц:

Приложение:

письмо Росархива от 05.06.2015 N 02-6/172 и приложения к нему, всего на 5 л.

— если приложением является обособленный электронный носитель (компакт-диск, usb-флеш-накопитель и др.):

При этом на вкладыше (конверте), в который помещается носитель, указываются наименования документов, записанных на носитель, имена файлов.

В распорядительных документах (постановлениях, решениях, приказах, распоряжениях), договорах, положениях, правилах, инструкциях и других документах отметка о приложении оформляется следующим образом:

— в тексте документа при первом упоминании документа-приложения в скобках указывается: … (приложение) или … (приложение 1); перед номером приложения допускается ставить знак номера: … (приложение N 2);

— на первом листе документа-приложения в правом верхнем углу указывается:

Пример

Приложение N 2

к приказу АО «Профиль»

от 15.08.2015 N 112

Строки реквизита выравниваются по левому краю или центруются относительно самой длинной строки.

Если приложением к распорядительному документу является нормативный правовой акт или иной документ, утверждаемый данным распорядительным документом, на первом листе приложения проставляется отметка о приложении (без ссылки на распорядительный документ) и гриф утверждения, в котором указываются данные распорядительного документа, которым утвержден документ-приложение.

Пример

Приложение 1

УТВЕРЖДЕНО

приказом АО «Профиль»

от 18.05.2015 N 67

5.20 Гриф согласования документа проставляется на документах, согласованных органами власти, организациями, должностными лицами. Гриф согласования в зависимости от вида документа и особенностей его оформления может проставляться:

— на первом листе документа (если документ имеет титульный лист — на титульном листе) в левом верхнем углу на уровне грифа утверждения или под наименованием документа ближе к нижнему полю);

— на последнем листе документа под текстом;

— на листе согласования, являющемся неотъемлемой частью документа.

Гриф согласования состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, которым согласован документ (включая наименование организации), его собственноручной подписи, инициалов, фамилии, даты согласования.

Пример

СОГЛАСОВАНО

Директор ВНИИДАД

(подпись)

Дата

И.О. Фамилия

Если согласование осуществляется коллегиальным органом, в грифе согласования указывают сведения об органе, согласовавшем документ, дате и номере протокола, в котором зафиксировано решение о согласовании. Если согласование осуществляется письмом, указывают: вид документа, организацию — автора документа, дату и номер письма.

Пример 1

СОГЛАСОВАНО

Советом директоров

АО «Профиль»

(протокол от _________ N ____)

Пример 2

СОГЛАСОВАНО

письмом Росархива

от _________ N ____

5.21 Виза свидетельствует о согласии или несогласии должностного лица (работника) с содержанием проекта документа. Визой оформляется внутреннее согласование документа. Виза включает должность лица, визирующего документ, подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату визирования.

Пример

Руководитель юридического отдела

Подпись

Дата

И.О. Фамилия

При наличии замечаний к документу визу оформляют следующим образом:

Пример

Замечания прилагаются.

Руководитель юридического отдела

Подпись

Дата

И.О. Фамилия

В организациях, применяющих системы электронного документооборота, согласование может проводиться в электронной форме согласно ГОСТ Р ИСО 15489-1.

В документах, подлинники которых хранятся в организации, визы проставляют на последнем листе документа под подписью, на обороте последнего листа подлинника документа или на листе согласования (визирования), прилагаемом к документу.

В исходящих документах визы проставляются на экземплярах документов, помещаемых в дело.

По усмотрению организации может применяться полистное визирование документа и его приложений.

5.22 Подпись включает: наименование должности лица, подписывающего документ, его собственноручную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилия).

Пример

Генеральный директор

Подпись

И.О. Фамилия

Если документ оформлен не на бланке, в наименование должности включается наименование организации. Допускается центровать наименование должности лица, подписавшего документ, относительно самой длинной строки.

Пример

Генеральный директор

АО «Профиль»

Подпись

И.О. Фамилия

При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывается.

Пример

При подписании документа несколькими должностными лицами, занимающими разное положение, их подписи располагаются одна под другой в последовательности, соответствующей иерархии занимаемых должностей.

Пример

Директор института	Подпись	И.О. Фамилия
Главный бухгалтер	Подпись	И.О. Фамилия

При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагаются на одном уровне.

Пример

Заместитель директора по финансовым вопросам		Заместитель директора по административным вопросам
Подпись	И.О. Фамилия		Подпись	И.О. Фамилия

В документах, составленных комиссией, в подписи указывается статус лица в составе комиссии.

Пример

Председатель комиссии

Подпись

И.О. Фамилия

Члены комиссии

Подпись

И.О. Фамилия

При подписании документа лицом, исполняющим обязанности руководителя, подпись оформляется с указанием статуса должностного лица в соответствии с приказом (распоряжением).

Пример

И.о. генерального директора

Подпись

И.О. Фамилия

или

Исполняющий обязанности генерального директора

Подпись

И.О. Фамилия

При подписании документа лицом, имеющим право подписи в случае временного отсутствия руководителя, исправления в наименование должности и расшифровку фамилии уже подготовленного и согласованного проекта документа вносятся от руки или с использованием соответствующих штампов. Не допускается ставить косую черту, надпись «за» перед наименованием должности лица в подписи, если документ подписывает иное должностное лицо.

5.23 Отметка об электронной подписи используется при визуализации электронного документа, подписанного электронной подписью, с соблюдением следующих требований:

а) место размещения отметки об электронной подписи должно соответствовать месту размещения собственноручной подписи в аналогичном документе на бумажном носителе;

б) элементы отметки об электронной подписи должны быть видимыми и читаемыми при отображении документа в натуральном размере;

в) элементы отметки об электронной подписи не должны перекрываться или накладываться друг на друга;

г) элементы отметки об электронной подписи не должны перекрывать элементы текста документа и другие отметки об электронной подписи (при наличии).

Отметка об электронной подписи в соответствии с законодательством Российской Федерации включает фразу «Документ подписан электронной подписью», номер сертификата ключа электронной подписи, фамилию, имя, отчество владельца сертификата, срок действия сертификата ключа электронной подписи. Отметка об электронной подписи может включать изображение герба, эмблемы органа власти (организации), товарного знака (знака обслуживания) организации в соответствии с действующим законодательством.

Пример

┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐

│ ┌──────────────────────────────────────────┐ │

│ │ ДОКУМЕНТ ПОДПИСАН │ │

│ │ ЭЛЕКТРОННОЙ ПОДПИСЬЮ │ │

│ Наименование│ │ │

│ должности │ Сертификат 1а111ааа000000000011 │ Н.Н. Николаев │

│ │ Владелец Николаев Николай Николаевич │ │

│ │ Действителен с 01.12.2012 по 01.12.2017 │ │

│ └──────────────────────────────────────────┘ │

└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

5.24 Печать заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подписи печатью в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Документы заверяют печатью организации. Печать проставляется, не захватывая собственноручной подписи лица, подписавшего документ, или в месте, обозначенном «МП» («Место печати»).

5.25 Отметка об исполнителе включает фамилию, имя и отчество исполнителя, номер его телефона. Отметка об исполнителе может дополняться наименованием должности, структурного подразделения и электронным адресом исполнителя.

Отметка об исполнителе оформляется на лицевой стороне последнего листа документа от границы левого поля или, при отсутствии места, на оборотной стороне внизу слева.

Пример

Забелин Иван Андреевич, Контрольное управление, ведущий специалист

+7(495) 924-45-67, Zabelin@gov.ru

Отметка об исполнителе может оформляться как нижний колонтитул и печататься шрифтом меньшего размера.

5.26 Отметка о заверении копии оформляется для подтверждения соответствия копии документа (выписки из документа) подлиннику документа. Отметка о заверении копии проставляется под реквизитом «подпись» и включает: слово «Верно»; наименование должности лица, заверившего копию; его собственноручную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения копии (выписки из документа).

Пример

Верно

Инспектор службы кадров

Дата

Подпись

И.О. Фамилия

Если копия выдается для представления в другую организацию, отметка о заверении копии дополняется надписью о месте хранения документа, с которого была изготовлена копия («Подлинник документа находится в (наименование организации) в деле N … за … год») и заверяется печатью организации.

Для проставления отметки о заверении копии может использоваться штамп.

5.27 Отметка о поступлении документа служит для подтверждения факта поступления документа в организацию и включает дату поступления и входящий регистрационный номер документа. При необходимости отметка о поступлении может дополняться указанием времени поступления в часах и минутах и способа доставки документа.

Отметка о поступлении документа может проставляться с помощью штампа.

5.28 Резолюция содержит указание по исполнению документа. Резолюция оформляется на свободном месте рабочего поля документа, на бланке резолюции или вносится непосредственно в систему электронного документооборота.

Резолюция включает: фамилию, инициалы исполнителя (исполнителей), поручение по документу, при необходимости — срок исполнения, подпись лица, вынесшего резолюцию, дату резолюции.

Пример

Фамилия И.О.

Прошу подготовить предложения к 10.11.2016.

Подпись

Дата

5.29 Отметка о контроле свидетельствует о постановке документа на контроль, проставляется штампом «Контроль» на верхнем поле документа.

5.30 Отметка о направлении документа в дело определяет место хранения документа после завершения работы с ним и включает: слова «В дело», индекс дела по номенклатуре дел, в которое помещается документ на хранение, с указанием года, должности лица, оформившего отметку, подписи, даты.

Пример

В дело N 01-18 за 2016 г.

Зав. отделом корпоративных проектов

Подпись

Дата

Отметка о направлении документа в дело может дополняться краткими сведениями о характере исполнения документа.

Источник

Отправим материал Вам на почту

Ошибки в документации: как исправлять? Два способа внесения правок в первичку

Ни один человек не может быть абсолютно уверенным в том, что делает все безошибочно. Даже бухгалтер. Каким бы щепетильным, аккуратным и педантичным он бы ни был. Иногда по воле коварного случая неточности могут возникать неожиданно без какого-либо умысла. Как показывает практика, ошибки в документообороте- не редкость. Оплошность может произойти даже при использовании специализированного программного обеспечения, предназначенного для автоматизации документооборота, подготовки первичных документов, на которых, собственно, и основывается весь бухучет.

Согласно нормам российского законодательства, любой документ с недостоверными сведениями теряет свою юридическую значимость. Следовательно, организация не имеет права использовать его в качестве подтверждения факта ведения своей финансовой деятельности в дальнейшем.

Однако, совсем не все реквизиты «неприкосновенны».

В соответствии с разъяснениями Минфина существенная ошибка – это недостоверные данные, содержащиеся в первичном документе в названии, содержании, дате составления, должности и ФИО исполнителя или подписанта, величинах (натуральных и денежных). Другими словами, любые описки/просчеты в перечисленных выше сведениях дают полное основание считать тот или иной документ недействительным с точки зрения закона до исправления ошибок в первичных документах.

Наиболее распространенными и часто выписываемыми первичными документами являются:

Акты об оказании услуг;
Авансовые отчеты;
Накладные.

Исправление ошибок в документах, перечисленных выше, возможно, но делать это надо строго в соответствии с нормами.

Самые распространенные ошибки документооборота

Чтобы не допустить случаев потери тем или иным документом его легитимности, рекомендуем учитывать перечисленные ниже аспекты при заполнении различных первичных документов.

Акты

Эти первичные документы должны обязательно иметь название, которое может быть определено на организационном уровне. Также необходима дата составления, т.к. многие ошибочно считают, что, указав в содержании акта период, в течение которого выполнялись работы или услуги, они снимают с себя ответственность проставлять дату составления документа.

Обязательно проверяйте ИНН своего контрагента. Сверку следует делать не только с регистрационной карточкой организации, но и с данными, содержащимися в ЕГРЮЛ. Наименование услуг должно быть прописано подробно и не вызывать вопросов у налоговой. Если акт заверяется подписантом по доверенности, надо обязательно указать реквизиты доверенности и приложить к документу ее копию.

Узнать всю информацию про контрагентов вам позволит СБИС Проверка контрагента. СБИС покажет вам юридический адрес, ИНН предприятия, ФИО директора, а также выявит аффилированных лиц, покажет данные по финансовой стабильности организации, а еще выдаст заключение о добросовестности контрагента. Узнайте у наших специалистов о бесплатном тест-дайве сервиса!

Накладные

В накладной должны быть обязательно прописаны такие сведения, как дата и номер, а также указаны должность и ФИО подписантов.

Авансовые отчеты

В этих документах строгой отчетности обязательными реквизитами являются дата, сведения о подотчетнике (ФИО, должность) и о статьях расходов с пояснениями.

Два способа исправления ошибок в документах

Утвержденным приказом № 62н от 16.04.2021г. Минфин определил отдельный стандарт ФСБУ 27/2021 «Документы и документооборот в бухгалтерском учете», в рамках которого содержится отдельный раздел, регламентирующий правила исправления ошибок в документах.

При обнаружении ошибки в документе, следует, в первую очередь, классифицировать, является она существенной или нет. Если неточность отменяет легитимность документа, тогда следует ее оперативно исправить. Существуют правила, регламентирующие корректировки в первичке, согласно которым необходимо обязательно указывать дату, когда изменение было внесено, а также сведения о сотруднике (ФИО, должность), которые внес эти правки.

Законом предусмотрена два основных пути, по которым можно пойти при необходимости исправлений в первичной документации:

Правки в первоначальном документе;
Создание и отправка корректирующего документа.

Остановимся подробнее на каждом из них.

Исправления в первоначальном документе

Первым способом исправления ошибок в документе является непосредственная правка данных. С одной стороны, это самый простой вариант из всех возможных, ведь требуется только откорректировать неверные данные. Однако, есть определенные сложности, например:

Если ошибка документооборота комплексная, тогда придется вносить правки в большее количество бумаг. Это неудобно и, более того, может породить новые неточности;
Также в случае нескольких правок в одном документе он просто-напросто становится малочитабельным. Контрагент может не разобраться в исправлениях и не понять, каким данным стоит доверять. Те же вопросы может задать налоговый инспектор, который будет проверять эти первичные документы;
Неприменимость для электронных документов, ведь в этом случае произойдет нарушение целостности контейнеров и криптографической подписи, что автоматически сделает бумагу не легитимной;
Сложности в двусторонних правках – если ошибки в документообороте были обнаружены уже после взаимного обмена экземплярами с контрагентом, то необходимо будет точно проконтролировать, что исправления ошибок в документах были точно внесены. В этом случае можно еще попросить контрагента уничтожить имеющуюся версию и направить ему новую бумагу с внесенными в нее от руки исправлениями.

Как видите, у первого способа есть много ограничений, которые не удобны с операционной точки зрения, отнимают много времени и ресурсов и, что самое главное, могут породить новые неточности и несоответствия.

Корректирующие документы

Наиболее современным, удобным, прозрачным способом исправления ошибок документооборота является второй способ: создание нового, правильного документа. На законодательном уровне этот способ четко не регламентирован, следовательно, каждое предприятие может самостоятельно выработать правила для этой процедуры и закрепить их в нормах и учетных политиках.

Существует лишь одно ограничение – вносить исправления в системе электронного документооборота может только сторона, которая выписала первичную документацию даже если неточность была выявлена контрагентом.

Для эффективной работы с документами в организации, повышения скорости оборота и согласования бумаг, сокращения числа ошибок рекомендуем вам воспользоваться системой СБИС Электронный документооборот. Для работы в нем вам потребуется электронная цифровая подпись, приобрести которую можно в нашем Центре ЭЦП.

Оставьте заявку и получите бесплатную консультацию и выгодное предложение на СБИС уже сегодня.

Оставьте заявку и получите бесплатную консультацию уже сегодня!

Видео по теме

150 000

Клиентов на постоянной поддержке

Офисов по всей России и продолжаем расширяться

15 лет

Мы успешно работаем в сфере электронных решений

24/7

Всегда на связи с клиентами группа Техподдержки

Источник

Определите ошибочные варианты при оформлении реквизита наименование организации внести исправления

Ошибка № 1. Ошибка в названии организации, составившей документ

Ошибка № 2. Ошибка в названии организации контрагента

Ошибка № 3. Организация сменила название, но контрагенты указывают в документах старое

Ошибка № 4. Неверно указаны реквизиты контрагента

Ошибка № 5. Ошибка в адресе

Ошибка № 6. Неверные ИНН или КПП контрагента

Ошибка № 7. Не указан ОГРН в путевом листе

Ошибки в документах при работе с «1С»

Ошибки в содержании трудовой книжки

Ошибка в наименовании работодателя

Наименования организации в штампе при приеме на работу и в оттиске печати не соответствуют друг другу

Вы видите 20% этой статьи. Выберите свой вариант доступа

Рекомендовано для вас

Как избежать ошибок в текстах документов

Как создать «умный» бланк документа в MS Word

Отказ принять заявление от работника: просчитываем последствия

Что делать с испорченными бланками трудовой книжки и вкладыша?

Внутренние переводы: оформляем правильно

Как вносить изменения в приказы и приложения к ним: инструкция для кадровика

Как оформить приказ по новому ГОСТ

Как изменится оформление документов по новому ГОСТ

Трудовая книжка: как исправить ошибку в названии организации в записи о приеме на работу?

Ошибки в документации: как исправлять? Два способа внесения правок в первичку

Оставьте заявку и получите бесплатную консультацию уже сегодня!

Видео по теме