Описать схематично бизнес процесс приготовления кофе

Обычно наемный работник относится к бизнес-технологиям, которыми бравируют его руководители, с изрядной долей скепсиса. Иногда это оправданно, иногда — отнюдь. Один из случаев, когда над увлечением босса не нужно хихикать, —это моделирование и отладка бизнес-процессов. Дело настолько полезное, что от иронии лучше воздержаться: если обучиться этой технологии, она рано или поздно пригодится и вам.

Немного философии для начала. Представьте: вы сидите, смотрите в окно. За окном — летняя жара. Нет, слишком уж жарко, поэтому вообразим, что за окном — январский снегопад. Существует два подхода к миру: феноменологический (лат. Phaenomenon — явление) и процессуальный (лат. Рrо­сеssus — продвижение вперед). В первом случае мы просто констатируем: опаньки, снегопад! Во втором — привносим целеполагание, анализируем структуру, причинно-следственную и временную связь: атмосферная влага замерзает, образует снежинки; снежинки падают на землю; они, в зависимости от температуры, тают или формируют снежный покров и т.д. — вплоть до того, что дворникам это все убирать, а вам завтра стоит озаботиться сменой обуви на зимнюю. Явление, феноменология — это голый факт. Процесс — это цель, направленность, движение, причинность.

Понятно, собственник или топ-менеджер рассматривает деятельность своей компании (в которую — не забывайте! — вовлечены и вы) как совокупность бизнес-процессов, подразумевая на выходе прибыль. Прибыль приносит продукт, удовлетворяющий потребности покупателей и в силу этого имеющий определенную ценность и для них, и для вас с вашими коллегами, и, естественно, для вашего босса.

Кофе-кейс

Начнем с кофе-паузы. Не пьете кофе? Можно заменить чаем. Вы устали, хотите взбодриться, идете на уютную корпоративную кухоньку, готовите себе кофе и затем самозабвенно его смакуете. Из кухни вы выходите веселым (особенно если, помимо кофе, удалось потрепаться с коллегами) и заметно посвежевшим.

Что мы имеем на входе? Вашу потребность выпить кофе. А на выходе? Полученную вами ценность — бодрость и хорошее настроение. Чтобы пройти путь от начальной точки до конечной, вам необходимы определенные ресурсы: собственно кофе, вода, энергия. Ну и, само собой, чашка, ложка, чайник, турка, плита или кофейная машина — выбор оборудования, которое трансформирует ресурсы в конечный продукт, имеющий для вас ценность, во многом предопределяет характер процесса и продукта: варим на открытом огне или растворяем в кипятке, готовим капучино или кофе по-гречески и т.п. Та часть нашей цепочки, которая связана со спецификой оборудования и ресурсов, может быть описана как технология, технологический процесс, дающий на выходе продукт.

Вкусный кофе? Обратите внимание: вы его пьете несколько раз в день, что подразумевает цикличность, повторяемость бизнес-про­цесса. Нельзя сначала выпить кофе, а затем придвинуть чашку к носику электрочайника или поднести стаканчик под дозатор кофейной машины — важен порядок операций. Было бы странно ограничиться при приготовлении напитка засыпанием кофе и сахара в чашку — бизнес-процесс предполагает не одно действие, а целый комплекс действий, их совокупность. Подчеркнем еще раз: результат во многом определяется характеристиками задействованных ресурсов и их соответствием технологии — если положить в чашку с кипятком молотый кофе вместо растворимого, будет уже не совсем то. Не забываем и про целеполагание (нацеленность на результат): вы варите кофе и пьете его, чтобы взбодриться. И про ценность тоже помним: напитком можно угостить кого-то другого, он обладает ценностью не только для вас. Даже если бы вы не сидели в офисе, а работали, допустим, в баре или кафе, вся эта беготня с посудой вокруг бытовой техники имела бы ту же самую цель, связанную с ценностью, просто потребители были бы разными.

Что, захотелось выпить вторую чашку? Ну идите, варите. Только не забывайте: от технологического процесса бизнес-процесс отличает прежде всего ценность. Ценность второй чашечки для вас, скорее всего, будет ниже. Впрочем, если вы пьете вторую чашечку в кафе или баре, на цене это не отразится.

Было бы странно ограничиться при приготовлении напитка засыпанием кофе и сахара в чашку — бизнес-процесс предполагает не одно действие, а целый комплекс действий, их совокупность.

Выжать до капли

Чашку в сторону, посмотрим на понятие бизнес-процесса глазами владельца кофейни, где вы бездарно просиживаете свое рабочее время. Задача нашего кофейного магната — максимально нарастить прибыль. Сделать это можно, совершенствуя бизнес-процесс по трем параметрам:

1. стоимости;
2. длительности;
3. ценности для потребителя.

С последнего пункта и начнем. Если варить все более вкусный, непередаваемо ароматный, сладострастно бодрящий кофе при неизменной цене, прибыль будет нарастать за счет притока в кофейню все новых посетителей, подгоняемых вдобавок сарафанным радио и прямой рекламой. В общем, это самый банальный, старый как мир, путь — улучшение качества продукта, его совершенствование. Или — если рассматривать чашечку кофе в уютной обстановке как услугу — неуклонное повышение качества обслуживания. Ценность вашего продукта для потребителя возрастет и в том случае, если закрыть все остальные кофейни в округе или если на улице постоянно будет царить промозглая, слякотная погода. Однако будем считать, что такого рода варианты находятся за пределами описываемого бизнес-процесса.

Второй вариант — оптимизация временных затрат. Если вы в единицу времени сумеете обслужить большее количество посетителей, приготовив и продав им большее количество чашечек кофе, ваша прибыль также увеличится. Варианты могут быть разные — как лежащие в сугубо технологической плос­кости, так и управленческие. Например, заменяем архаичную турку высокопроизводительной кофейной машиной. Или экономим время за счет сужения специализации: один (человек или робот — какая разница?) засыпает сахар в 100 чашек одновременно, другой — засыпает в 100 чашек одновременно растворимый кофе, третий разливает 100 порций кипятка и т.п. В общем, получается не кафе, а фабрика-кофейня, расположенная в месте с высокой проходимостью, каковую, впрочем, нужно еще обеспечить.

Третий путь бизнес-самурая к наращиванию прибыли — через стоимость. На деле именно он является наиболее популярным. Условно говоря, можно вульгарно варганить кофе, а можно разработать технологию минимизации его потерь. Если сырье дорогое, то стандартный для классического капитализма XVII–XIX веков ход состоит в обеспечении предприятия собственным сырьем: покупаем либо завоевываем колонию в Африке или Америке, завозим туда рабов, учреждаем кофейную и сахарную плантации. И все это ради того, чтобы обеспечить выход на окупаемость кофейни в центре Минска. Кстати, раз уж упомянули рабский труд: персонал, конечно, можно заменить мигрантами или роботами. Но на практике наиболее эффективные идеи по снижению себестоимости продукции, как показывает японский опыт, принадлежат самому персоналу. Самые действенные решения по минимизации себестоимости не­очевидны, хотя менеджеры всегда норовят пойти по наиболее прямому и короткому пути, не вникая в детали.

Итак, перед вами три измерения бизнес-процесса, которые управленцы постоянно стремятся изменить с целью наращивания прибыли. Удается это им или нет — другой вопрос.

Нельзя сначала выпить кофе, а затем придвинуть чашку к носику электрочайника или поднести стаканчик под дозатор кофейной машины — важен порядок операций.

Как по писаному

Мы вплотную подошли к необходимости описывать и моделировать бизнес-процессы, чтобы увеличить прибыль, работая с качеством, длительностью или себестоимостью отдельного продукта либо его составляющих. Как будет производиться описание — собственными силами или силами внешних консультантов — ваше личное дело. Вопрос в том, чтобы бизнес-процесс был описан точно, подробно, наглядно и понятно. Для этого существует специальная формула из пяти вопросов 5W1H, позволяющая свести к минимуму субъективный фактор при описании бизнес-процессов.

Как словесно и графически отобразить описанное, выбираете тоже вы. Известное жанровое многообразие приветствуется.

1. Стандарты и шаблоны. Дают возможность достигнуть единообразия при описании бизнес-процесса различными исполнителями. Здорово облегчают разработку нового бизнес-процесса или оптимизацию старого.

2. Карта бизнес-процесса — это обычно блок-схема: прямоугольники или иные фигуры, соединяемые стрелками. Если участнику бизнес-процесса соответствует столбец, то строки оказываются временными интервалами. Один взгляд на карту бизнес-процесса — и вы лучше понимаете, где и что оптимизировать. Ну а если ваша карта бизнес-процесса напоминает полотно художника-абстрак­циониста, то у вас в компании царит бардак.

3. Маршруты. Если в бизнес-процессах участвуют несколько организаций или подразделений, удобно подойти к описанию с точки зрения логистики — представить процесс как движение ресурсов, денег, персонала и информации. Получится маршрут. Маршрут задает направление, блок-схе­ма — причинно-следственные связи и последовательность.

4. Матрица используется для описания и анализа связи бизнес-процессов, чтобы выделить и оптимизировать наиболее важные. Преимущества такой таблицы понятны: она компактна, систематизирует и при этом подчеркивает различия.

5. Мнемосхемы, компоновочные схемы, сетевые графики и т.п. Экзотические способы описания и представления бизнес-про­цессов могут быть обусловлены спецификой предприятия. Чем сложнее бизнес, тем более изощренный способ отобразить его словесно и графически приходится искать. Так что экспериментируйте.

6. Развернутое описание — шпаргалка по управлению бизнесом. Форма, в принципе, произвольна, однако задача охватить все диктует ряд довольно жестких требований к развернутому описанию.

На практике, конечно, все карты, матрицы и маршруты

взаимотрансформируются и взаимозаменяются. В сумме они дают модель бизнес-процесса, позволяя его оптимизировать и совершенствовать, а также разрабатывать на его базе новые бизнес-процессы.

Не расплескать кофе

Заскучали? Конечно, кофе пить приятнее, чем осваивать новую информацию. Поэтому в детали вникать не будем и вернемся к кофе-паузе.

Стандартная жалоба тех, кто занимается темой профессионально, — описание стыков бизнес-процессов — там обычно и таятся издержки, угрожающие прибыли предприятия. Если прибегнуть к примеру про приготовление и распитие кофе и рассмотреть первое и второе как метафору двух бизнес-процес­сов, то так и получается: приготовленный кофе нужно еще донести до столика, при этом достаточно велик риск, что вы его хоть чуточку, но расплескаете.

Главное удобство процессного подхода — возможность взглянуть на бизнес одновременно со всех сторон, да еще в динамике. Находить «баги» и «косяки» легче, исправлять их — тоже. Получается инструмент, нацеленный не только на поддержание функционирования компании, но и на его постоянное совершенствование.

Попробуйте с помощью нашего кофе-кейса классифицировать бизнес-процессы внутри собственной фирмы. Начнем, пожалуй, с главного: основные процессы — это производство продукта или оказание услуги, создание чего-то, что имеет определенную рыночную ценность. В нашем случае это приготовление кофе.

Ничто не может взяться из ниоткуда — нужно купить кофе и сахар, помыть посуду, провести в офис или кафе электричество и т.п. Точно так же в бизнесе существуют обеспечивающие бизнес-процессы, а в компании — отвечающие за них подразделения. Непосредственно ценности они не создают, однако поддерживают функционирование служб, ответственных за основные бизнес-процессы. Все споры о том, кто важнее и кто на ком стоит в корпоративной иерархии, вырастают из недооценки или переоценки обеспечивающих процессов.

Любой процесс носит направленный и управляемый характер. Кто-то должен нажимать на кнопку чайника или кофейной машины, определять дозировку засыпаемого кофе, решать, класть или не класть сахар и прибегнуть ли к сахарозаменителю. На практике, понятно, деятельность любого предприятия определяют проблемы различного калибра и степени сложности, решаемые менеджментом разного уровня. Но в целом всегда можно и нужно говорить про управляющие бизнес-процессы: кто-то же должен принимать решения!

Устали? Еще кофе? Можно видеть мир в цвете — это дает гарантированные впечатления. Можно, наоборот, наблюдать многообразие сущего через черно-белые блок-схемы — это позволяет анализировать и упорядочивать. Независимо от того, собираетесь ли вы когда-нибудь чем-то руководить, есть ли у вас бизнес, любите ли вы чертить квад­ратики и стрелочки, процессный подход помогает увидеть мир в динамике и взаимосвязи и определить свое место в нем. Или хотя бы сэко­номить время, сократив лишние движения при варке кофе.

Постоянные клиенты – гарантия успеха кофейни. Помимо качества напитка и представленного меню, необходимо правильно определить нишу, ценовую политику и место. Все эти нюансы нужно отразить в бизнес-плане кофейни. Ниже представлен пример готового бизнес-плана кофейни с расчетами и рекомендациями по открытию заведения.

Источник

Инвестор заинтересован в том, чтобы его предприятие работало как швейцарские часы – безотказно, предсказуемо и с гарантией точного результата. Однако люди, играющие ключевую роль в деятельности предприятия, – это не целостный механизм и не шестеренки. Производители швейцарских часов шли к своему уровню веками, тогда как на внедрение процессов выделяют в лучшем случае два–три года. Хорошие часы могут стоить очень дорого, но при этом выполняют узкий спектр задач. Количество задач, которые решаются на предприятии, не поддается простому расчету. Одним из решений, призванных сократить пропасть между идеальной и реальной эффективностью, является описание и управление бизнес-процессами.

Определение и суть бизнес-процессов

Каждое предприятие можно рассматривать как целостную структуру взаимодействующих объектов, субъектов и функций. Взаимодействия, в результате которых происходит преобразование исходного материала в целевой материал, называют процессами, а всю структуру часто называют архитектурой процессов. Читайте также, как внедрить систему 5S на производстве.

Действующее предприятие можно описать в рамках одной из нескольких парадигм:

1. Инфологическая – предприятие как база данных.
2. Коммуникационная – предприятие как совокупность участников, которые находятся в совокупности отношений между собой – «договаривающиеся стороны».
3. Трансформационная – предприятие как фабрика по переработке ресурсов в конечный продукт. Ключевой частью понимания предприятия в рамках этой парадигмы являются бизнес-процессы.

Бизнес-процессы – это взаимосвязанные и последовательные действия, отвечающие следующим опциям:

• целью является производство продукции или услуги;
• в процессе участвуют люди. В противном случае мы говорим о технологическом процессе, который подчиняется иным принципам управления.

Этапы внедрения бизнес-процессов

Постановка бизнес-процессов на предприятии состоит из нескольких этапов (см. рисунок 1).

Рисунок 1. Этапы постановки бизнес-процессов на предприятии

Недооценка любого из этапов делает бессмысленным проект постановки бизнес-процесса.

1. Выявление и документирование процесса. Важно проанализировать текущую ситуацию, прежде чем приступать к изменениям. В результате этого этапа должна появиться модель «AS IS» (как есть), выявлены узкие места и потенциал возможных изменений.
2. Анализ процесса проводится до и после его внедрения. Этот этап определяет необходимые изменения, инструментарий и ресурсы.
3. Описание бизнес-процесса дает полную информацию по планируемым изменениям. Результатом этого этапа должен стать задокументированный план, обязательный к исполнению. На практике этот этап ошибочно принимают за завершающий. И тогда документ, описывающий процесс, становится «неработающим».
4. Реализация – это исполнение принятых решений. Во время этого этапа формируется дополнительная информация об эффективности бизнес-процесса в целом, его участников и ключевых этапов. Информация, генерируемая в процессе реализации, способна поддержать и усилить конкурентные преимущества компании на рынке.
5. Контроль остается самой недооценённой частью задачи постановки бизнес-процесса. Без последующего контроля и анализа действующих процессов, весь проект по внедрению окажется неэффективным. Недооценка этого этапа отчасти оправдана тем, что от процесса ожидается его самодостаточность. Механизм внедряется для экономии времени и ресурсов. Но любой процесс продолжает требовать внимания.

Часто кажется, что у менеджмента компании в результате постановки бизнес-процесса должна появиться «волшебная кнопка». После нажатия на «волшебную кнопку» автоматически получается ожидаемый результат. Однако не все решения лежат в области автоматизации. Компетентный аналитик должен своевременно учитывать все аспекты деятельности предприятия и предложить оптимальные для конкретной ситуации решения.

Скачать пример описания бизнес-процесса

Коммуникации и каналы передачи информации, которые являются неотъемлемой частью бизнес-процессов, представляют собой очень сложную паутину последовательных действий

Методологии и инструментарий описания бизнес-процесса

Важным, но непринципиальным моментом является вопрос выбора инструментария для описания бизнес-процесса. Эффективность инструмента определяется гибкостью и простотой применения, а также способностью учитывать все парадигмы описания деятельности предприятия. В современной методологии управления чаще всего упоминается инструмента описания бизнес-процессов: BPMN 2.0 (Business Process Model and Notation). Его отличают:

• умеренная плотность подачи информация;
• гибкость;
• широкая аудитория (бизнес-аналитики, системные аналитики, разработчики баз данных и приложений).

Коммуникации и каналы передачи информации, которые являются неотъемлемой частью бизнес-процессов, представляют собой очень сложную паутину последовательных действий. BPMN 2.0 призван учесть все возможные аспекты деятельности компании. Благодаря этому подходу, существенно облегчается внедрение и автоматизация бизнес-процессов.

В результате описания получается графическая иллюстрация и текстовое сопровождение, поясняющее ключевые аспекты процесса (см. рисунок 2).

Рисунок 2. Пример графического описания бизнес-процесса в рамках нотации BPMN 2.0

BPMN 2.0 – это своего рода баланс между легкостью восприятия и сложностью описания бизнес-процесса. Инструмент находится в свободном доступе на сайте Object Management Group.

Виды бизнес-процессов

Описание бизнес-процессов невозможно без понимания их видов и классификации основных участников.

В литературе и практике встречается несколько видов классификаций. Чаще всего процессы классифицируют по следующим группам:

• основные,
• вспомогательные,
• управленческие.

Основные непосредственно завязаны на задачи производства и реализации продукции, оказания услуг. Именно здесь генерируется большая часть добавленной стоимости и инвестиционных рисков.

Вспомогательные предназначены для обеспечения работы основных процессов. Речь идет, например, о бухгалтерии, процессе подготовки и найма персонала, работе IT-службы и прочее.

Управленческие оказывают влияние на деятельность всех подразделений и в то же время непосредственно не участвуют в их работе. Основные задачи управленческих процессов:

• выбор направлений развития компания;
• контроль за исполнением поставленных задач.

Принято считать, что все бизнес-процессы важны, и нельзя расставлять жесткие приоритеты. Но на практике проблемы в основных подразделениях могут обойтись компании на порядок дороже, чем во вспомогательных.

Скачать пример описания бизнес-процесса

Участники

Участников группируют по-разному, но так или иначе, следующие роли присутствуют во всех методиках:

1. Владелец.
2. Менеджер.
3. Исполнитель.
4. Аналитик.
5. Инженер.

Владелец – это основной бенефициар бизнес-процесса. Владелец распоряжается ресурсами, владеет полномочиями, необходимыми и достаточными для исполнения процесса, и несет ответственность за его эффективность. У конкретного процесса свой владелец. Например, владельцем процесса поиска нового сотрудника и его трудоустройства является руководитель службы HR.

Менеджер управляет выполнением конкретного бизнес-процесса на оперативном уровне. Он контролирует исполнение регламентов. Исполнитель отвечает за исполнение любой из задач или групп задач, входящих в бизнес-процесс. Аналитик и инженер отвечают за оптимизацию с той разницей, что инженер обеспечивает техническое исполнение.

Кроме разделения по ролям, участников разделяют по степени контролируемости или простым языком – по месту работы.

Внутренние – сотрудники компании, ответственные за выполнение задач.

Внешние – участники, неработающие в компании. При этом они влияют на ход исполнения задач, стоящих перед сотрудниками компании.

Роли, нотации BPMN, программное обеспечение и оборудование, обеспечивающие автоматизацию бизнес-процесса – все это неотъемлемые объекты и субъекты процесса описания.

Скачать пример описания бизнес-процесса

Бизнес-процесс – это всегда переход стоимости сотрудника в стоимость компании. Это шаг в сторону независимости компании от значимости конкретного сотрудника и от его влияния на результат. И каждый участник это чувствует и старается в той или иной мере повлиять на сохранение своей стоимости, включая и осознанные шаги на снижение эффективности бизнес-процесса. В этом же заключается и основной вопрос поиска баланса.

Практика работы с бизнес-процессами

Можно отказаться от сложных инструментов описания в пользу упрощения. Например, использовать стандартную блок-схему с описательной частью. Выбор в пользу того или иного решения зависит от жизненного цикла компании, наличии ресурсов и готовности к серьезным кадровым решениям.

Бизнес-процесс – это всегда переход стоимости сотрудника в стоимость компании. Это шаг в сторону независимости компании от значимости конкретного сотрудника и от его влияния на результат. И каждый участник это чувствует и старается в той или иной мере повлиять на сохранение своей стоимости, включая и осознанные шаги на снижение эффективности бизнес-процесса. В этом же заключается и основной вопрос поиска баланса.

Добавочная стоимость часто формируется в большей степени в участках, где требуется творческий подход. Излишний контроль может привести к обратным от ожиданий последствиям. Во всех других случаях, внедрение управления бизнес-процессами при сбалансированном подходе оправдывает себя в полной мере.

При описании бизнес-процессов следует придерживаться следующих рекомендаций:

1. Результаты, которые компания ожидает получить на выходе процесса, должны быть четко сформулированы и измеримы.

2. Не стоит внедрять процесс, не имея инструментария и ресурсов для контроля за его исполнением.

3.  Самыми дисциплинированными исполнителями задач бизнес-процессов должны стать генеральный директор и топ-менеджмент компании.

4. «First things first». Основное внимание следует уделять основным процессам. Если есть критичные сложности в основных, эффективность вспомогательных процессов не будет давать никакой добавочной стоимости.

5.  Все участники должны быть осведомлены и мотивированны. Каждый сотрудник должен хорошо представлять:

• свои задачи;
• сроки для исполнения задач;
• формулу и способы измерения результата;
• вознаграждение в случае успешного выполнения поставленных задач.

6. При описании бизнес-процесса используйте простые и распространенные определения. Задача описания процесса – сделать его понятным для целевой аудитории. Самовыражение желательно оставить для других задач.

7. Никто не знает ваш бизнес лучше, чем вы сами. Консультанта целесообразно привлечь лишь в качестве модератора. Основную работу по описанию бизнес-процесса эффективнее доверить его будущим исполнителям.

8. «Лучшее – враг хорошего». Оптимизация бизнес-процессов – это цикличная задача, но процесс оптимизации не следует делать вечным. Если же процесс «сбоит», то можно использовать стандартные методы:

• упрощение (исключаются несущественные звенья);
• стандартизация определенных участков (например, шаблоны документов).
•  исключение дублирующих задач, исключение излишнего описания БП;
•  аутсорсинг (передача исполнения дискретных задач сторонним компаниям);
• оптимизация сроков (сокращение или увеличение сроков для регламентированных задач).

9. Разные уровни описания. При выборе глубины описания следует ориентироваться на его пользователя. Описание для сотрудника IT подразделения, для исполнителя и для сотрудника генерального директора должны иметь разную глубину.

10. Следует помнить, что основная задача постановки бизнес-процесса – это автоматизация исполнения существенных для бизнеса задач. Игнорирование современных инструментов автоматизации приводит к существенному снижению эффективности процесса.

Выводы

Внедрение бизнес-процессов – это сложный и цикличный процесс. Описание бизнес-процессов – ключевой, но не завершающий этап его внедрения. Без последующего анализа и контроля, процесс не даст ожидаемого эффекта. Нотации и инструментарий описания выбирается исходя из стадии жизненного цикла компании, наличии ресурсов и готовности к серьезным кадровым решениям. При этом учитывается способность инструментария автоматизировать процессы. Язык BMPN 2.0 является одним за наиболее популярных среди языков, используемых для описания.

Внедрение управления бизнес-процессами особенно эффективно при необходимости минимизировать в работе влияние человеческого фактора. Первостепенное влияние при внедрении и описании стоит уделить основным процессам: проблемы в ключевых процессах не могут быть компенсированы конкурентоспособным уровнем во вспомогательных процессах.

Кофе — это напиток из жареных и перемолотых зёрен кофейного дерева. Наряду с чаем, является одним из самых популярных напитков в мире.

Растение впервые начинает фиксироваться в XIV веке, после того как европейские колонисты путешественники побывали в Эфиопии. На африканской земле растение произрастало в диком виде, а несколько позже его перевезли на аравийский полуостров. Так появилась знаменитая арабика. На данной территории кофе произрастал до XVI века. После этого голландские купцы привезли саженцы растения в Европу. Со временем саженцы распространились по всем монаршим домам Нового Света, и завозились по всем известным материкам. Для Южной Америки золотой эпохой встречи с кофе стал XVIII век, когда повсеместно основывались плантации кофе. В Бразилии первые плантации начали появляться в 1727 году. С тех пор южные американцы считают это своим традиционным напитком, не менее традиционным, нежели матэ. Теперь давайте поговорим с вами более детально о производстве кофе.

Виды кофе промышленного значения

Насчитывается более 90 видов растений, относящихся к роду кофе (Coffea). Но в промышленных масштабах используются только два из них: Арабика и Робуста. На эти два вида приходится по разным оценкам до 98 % производимого кофе. Этот объём делится в соотношении 69% — арабика, 29% — робуста. На остальные виды кофе приходится 2% мирового производства.

Арабика

Coffea arabica L. — кофе аравийский (вид зерна — «арабика»). Арабика — наиболее распространённый вид кофе. Вид кофейного дерева кофе аравийский, из которого получают зёрна этого сорта, произрастает на высоте от 900 до 2000 метров над уровнем моря. Зёрна, как правило, имеют продолговатую форму, гладкую поверхность, слегка изогнутую в форме буквы S линию, в которой обычно после лёгкой обжарки остаются невыгоревшие частицы кофейной ягоды.

Также могут существовать и другие сорта, но в основном всё, что имеет другие названия, являются смесями (купажами) из ниже и вышеперечисленных сортов/видов, либо присваиваются названия из классификации и/или местопроисхождения. Например, в магазинах можно встретить кофе под названием Kenya AA, где AA является не сортом, а знаком наивысшего качества в этой стране, исходя из размера зёрен — отбираются зерна размером 17/64 или 18/64 дюйма (сито №17 или №18 ). Под AA может продаваться как любой кенийский сорт в чистом виде, так и смеси, например, из SL28 и SL34. Для примера в магазинах можно встретить кофе под названием Samburu AA, где название является регионом произрастания, а сам кофе является смесью из SL28 и SL34.

Примеры цен за мешок весом 50 кг на аукционе в Кении:

• AA — $377.20
• AB — $317.42
• C — $239.19
• PB — $308.93
• T — $183.70
• TT — $252.51
• UG1 -$198.06
• UG2 -$104.81
• UG3- $116.63

Робуста

Coffea canephora Pierre ex Froehn. — кофе конголезский (вид зерна — «робуста»). Вьетнам является крупнейшим в мире производителем кофе сорта «Робуста», а его доля всего кофейного производства по Вьетнаме составляет 97%.

Робуста обычно считается менее изысканным сортом кофейного зерна с точки зрения аромата. В то же время, она содержит больше кофеина, а также часто используется в эспрессо-смесях, что позволяет добиваться более качественной кофейной пенки и удешевляет смесь. Вид кофейного дерева кофе конголезский, из которого получают эти зёрна, является быстрорастущим и более устойчивым к вредителям, чем кофе аравийский, и произрастает примерно от 0 до 600 м над уровнем моря, прежде всего — в тропических районах Африки, Индии, Шри-Ланки и Индонезии. Зёрна имеют округлую форму, цвет — от светло-коричневого до серовато-зелёного

Другие виды, например, либерика, арабуста и эксцельса, не имеют промышленного значения, могут использоваться для дополнительной ароматизации. Например, либерика имеет очень сильный аромат, но не настолько выраженный вкус, поэтому иногда его используют для ароматизации дешевой робусты.

Оборудование для производства кофе

Самым доступным видом этого бизнеса является производство зернового кофе, так как для него требуется только лишь:

• Ростер (аппарат для обжарки зерен). Ростер производительностью 10-25 кг в час обойдется по цене от $3500.
• Установка для очистки зерен от мусора.
• Аппарат для купажа. Помогает создавать купажи из различных сортов и видов.
• Упаковочное оборудование.

Видео работы роcтера:

Очень существенно отличается полный список оборудования для производства гранулированного растворимого кофе: это и бункеры (контейнеры) для сырья и полуфабрикатов, и различные весы, и вибрационные сепараторы и охладители, вибросита, транспортеры и элеваторы, грануляторы, насосы, барабаны для обжаривания зерен, и многие другие приборы.

Соединенные вместе, они образуют линию по производству кофе общей стоимостью порядка $3 млн.

Цены на оборудование по технологии freeze dried составляют от $15 млн до $40 млн.

Если же существуют соответствующие производственные площади и другая инфраструктура, то производство сублимированного кофе обойдется значительно дешевле – всего примерно в $3,5 млн.

Технология производства кофе + Видео как делают

Классификация зерен и их сортировка

В международной торговле используются, в основном, зелёные кофейные зёрна. Это связано с тем, что зелёное кофейное зерно может храниться дольше обжаренного и тем более молотого кофе.

На данный момент не существует универсальной системы классификации зелёных кофейных зёрен, хотя существуют национальные и биржевые системы, основанные на различных параметрах. Например, имеются классификации, опирющиеся на высоту произрастания при спецификации сорта — сокращения SHB и SHG обозначают Strictly Hard Bean (очень твёрдое зерно) и Strictly High Grown (очень высокорастущее), что соответствует высоте плантаций около 1000 метров над уровнем моря. Таким образом, плотное зерно ассоциируется с высокорастущим и, соответственно, высококачественным. В то же время в Бразилии аббревиатура SS обозначает Strictly Soft (совсем мягкое) и говорит о принадлежности к высокому грейду — речь идёт о вкусовых качествах напитка, а вовсе не о плотности зерна как такового. Эфиопский кофе Grade 4 является лучшим кофе сухой обработки, который вы можете получить из Эфиопии, тогда как Grade 1 DP из Суматры допускает 8% дефектов и может уступать по качеству кофейным зёрнам из Эфиопии (DP означает Dry Processed — обработано по сухой технологии).

В отсутствие универсальной системы градации кофейных зёрен каждая страна-производитель пользуется своей системой определения сортности кофейного зерна, куда обычно входят требования по:

• виду кофейных зёрен (арабика, робуста),
• региону произрастания,
• способу обработки,
• размеру,
• количеству дефектных зёрен,
• количеству посторонних примесей,
• влажности.

Размер зёрен кофе играет важнейшую роль в определении его сортности — считается, что чем крупнее зерно, тем спелее была ягода, из которой его получили, и соответственно, тем лучше настой кофе из такого зерна. Зёрна кофе сортируются по размеру с помощью нескольких сеток с ячейками разного размера:

• сито № 20 — ячейка больше 8 мм — очень большое зерно
• сито № 19 — ячейка 7.543 мм — экстра большое
• сито № 18 — ячейка 7.146 мм — большое
• сито № 17 — ячейка 6.749 мм — достаточно большое
• сито № 16 — ячейка 6.352 мм — хорошее
• сито № 15 — ячейка 5.955 мм — среднее
• сито № 14 — ячейка 5.558 мм — малое
• сито № 13 — ячейка 5.161 мм — мелкое
• сито № 12 — ячейка 4.764 мм — очень мелкое

В настоящее время не существует единого стандарта для определения качества кофе и различных дефектов зерна.

Под чёрным зерном понимается необжаренное кофейное зерно, ставшее тёмным вследствие загнивания. Зачастую после обжарки отличить чёрные зерна становится непросто. Считается, что даже одно такое зерно при попадании в чашку кофе может полностью испортить вкус напитка.

Под червоточинами понимаются проеденные насекомыми в теле кофейного зерна каналы. Как правило, к моменту обжарки зёрен, на стадии шелушения и очистки зерен от посторонних включений, большинство насекомых успевают покинуть эти каналы, но всё же вместе с кофе зёрнами обжаривается и небольшое количество насекомых.

Купажирование

Обычно купажи создаются из разных моно-сортов. Цель этой процедуры проста – приготовить новую, более сложную вкусовую комбинацию. По теории купажи создаются из разных сортов кофе разной степени обжарки, либо из одного сорта разной степени обжарки. Эта теория подтверждается практикой. Отличным примером традиционного африканского купажа считается смесь Uganda Drugar, где присутствует кофе разных степеней обжарки.

Цель купажа иногда бывает другой — достижение определенного вкуса, к которому привыкли потребители данной страны. При некоторых способах приготовления, потребления кофе (например, эспрессо, кофейные коктейли) нередко используются купажи кофе. Эспрессо требует крепкого, сложного вкуса, который полностью гармонирует с внешним видом, правильной консистенцией. Редкие сорта кофе обладают необходимой для эспрессо консистенцией, сложным, сбалансированным вкусом. В качестве примера можно привести большинство Эфиопских сортов.

Совсем необязательно, что сорт, не слишком подходящий в качестве моно-сорта для эспрессо, будет хуже. В нем просто будет сильнее выделено одно определенное вкусовое, иное свойство. Так, эспрессо только из Kenya АА хорош, но его излишне кислый вкус вряд ли понравится гурманам.

Купажи разрешается готовить таким образом — смешивать из отдельно обжаренных сортов, либо просто жарить избранные сорта разом. При обжарке сортов по отдельности остается возможность для эксперимента, вариаций процентного соотношения ингредиентов. Однако если изначально известно, к какой цели нужно прийти, жарить соединенные сорта быстрее и проще.

Главное правило при составлении купажа — дополнить вкусовые качества одних сортов свойствами других, чтобы они проявлялись во всей своей силе, не заглушая положительных качеств. Для удачного составления купажей следует ясно понимать, какие качества, в каком объеме нужно добавить, используя отдельные сорта. Не имея знаний о вкусе, качественных характеристиках отдельных моно-сортов, положительного итога при составлении купажа достичь едва ли возможно. Составляя купаж, обжаривая его, следует учитывать географические, ботанические особенности, способ обработки (мытые/немытые сорта), размер зерна. Исходная влажность, температура зерен при обжарке оказывают большое воздействие на параметры обжарки. Внешний вид кофе (имеется ввиду моно-сорта, купажи) не всегда определяет его вкусовые качества.

Когда в составе купажа используются разные качественные сорта из различных стран, разных способов обработки, внешний вид кофе может несколько отличаться. Вкусовые качества при этом могут быть просто изумительными. Когда возникает потребность в ярком, оригинальном, крепком сорте с долгим послевкусием, стоит обратить внимание на Эфиопские, иные Африканские сорта. Здесь есть нюанс — мытые сорта чуть мягче, немытые резковаты на вкус. Так, Kenya АА обладает ощутимой кислинкой, Средняя Америка — легкостью, кислинкой, Индия — мягкостью, сладостью, робуста — крепостью. Универсальные немытые сорта Бразилии, Индонезии не имеют кислинки, зато обладают насыщенным вкусом, который замечательно проявляется в эспрессо.

В одной из основных вкусовых категорий обычно выбирается база (базовый сорт кофе), равная 40% купажа. Требования к базе — крепкий, сбалансированный вкус. Можно употреблять 2 базовых сорта в одинаковых долях. База скрепляет остальные, уникальные вкусовые характеристики иных сортов, придавая купажу необходимое равновесие. Для базы не слишком пригодны очень легкие сорта, сорта со слабым вкусом, излишне характерные сорта, поскольку она является основным направлением купажа. Концепция базы, ее роли в купаже давно признана «обжарочно-философским вопросом».

Классическим, невероятно качественным, самым первым в мире купажом кофе из 2-х сортов Мокка-Ява является смесь 1/3 Йеменийского кофе, 2/3 кофе с острова Ява. Два отличных сорта, смешанных в верных пропорциях, создают совершенно новый фруктовый вкус. Он крепок, приятен, отличается сбалансированностью оригинальностью. Однако ни один из указанных сортов не является базой в ее классическом понимании.

Мнение большинства специалистов — чем меньше сортов участвует в создании купажа, тем лучше. В идеале сортов должно быть 2-4, редко 5-6. Большее число сортов не испортит вкус, но результат вряд ли порадует профессионала. Смесь вкусов обычно подходит к единому знаменателю (часто далеко не самому лучшему), разобрать отдельные ноты станет попросту невозможно. Такую технику можно сравнить с кухонным экспериментом по смешиванию всех имеющихся в наличии приправ в едином блюде. Так, многие сорта Арабики теряются, когда их используют в пропорции менее 15-20%. Использование нескольких близких по вкусу сортов оправдано, если необходимо отыскать сорт-заменитель в купаже.

При использовании легких сортов кофе их пропорции увеличивают. Есть сорта с ярко выраженными свойствами, которые могут придать желаемый вкус купажу, либо вовсе заглушить иные сорта. При использовании сортов разной степени обжарки нужно помнить, что доминировать будет кофе темной обжарки. Когда кофе пьют с добавлением большой порции молока, данное качество может оказаться желаемым.

После выбора базы избирают вспомогательные сорта (так называемые приправы) в различных пропорциях. Чтобы использовать сорт в купаже, для начала его пробуют в качестве моно-сорта легкой степени обжарки в фильтре, френч-прессе. Следует ясно представлять вкус сорта кофе, его силу в купаже. Все это приходит с опытом, поскольку различные нюансы вкуса сразу ощутить невозможно. Практика, подкрепленная теорией, отлично тренирует вкус. Чем больше вы будете экспериментировать, внимательно прислушиваясь к ощущениям, тем быстрее вам удастся создать качественный купаж с продолжительным послевкусием.

Базу для эспрессо создают из Бразильских, Индонезийских сортов. Африканские, Колумбийские используются реже, так как значительная доля Центрально-американских сортов приводит к возникновению ощутимой кислинки, слегка водянистому, облегченному эспрессо. Иногда отдельный сорт кофе может казаться несколько «скучным», но в составе купажа он способен показать себя во всей красе. Качественную робусту — Угандийскую, Индонезийский Лардж Бин, иные сорта нередко используют в качестве вспомогательных сортов, «приправ». Здесь потребуется долгая практика. Экспериментальным путем можно будет вычислить оптимальное соотношение разных сортов, их удельное значение в купаже.

Все перечисленные выше правила — лишь рекомендации, поскольку составление купажей является наукой и творчеством, где наряду с системным подходом всегда найдется место для импровизации.

Обжарка

Обжарка — один из главных этапов в получении хорошего кофе любого вида, перечисленных ниже. При обжарке зелёные кофейные зёрна увеличиваются в объёме и меняют цвет с зелёного на коричневый.

В одном килограмме жареного кофе содержится примерно 4-5 тысяч зёрен.

Вкус кофе формируется благодаря многим сложным ароматическим химическим соединениям. В зависимости от того, проявления каких соединений хочет добиться обжарщик, подбирается оптимальный режим обжарки.

Степень обжарки зёрен очень сильно влияет на вкус получаемого напитка. Существует несколько степеней обжарки, которые упрощённо можно разделить на три основных: светлую (слабую), среднюю и тёмную (сильную). Выбор степени обжарки зависит от качества сырья, сорта кофе или состава кофейной смеси, способа приготовления напитка и вкусовых предпочтений потребителя.

В европейской кофейной традиции, как правило, кофе тёмной обжарки используется для приготовления эспрессо, лёгкая степень обжарки используется чаще для заваривания кофе во френч-прессе.

В процессе обжарки масса одного зерна уменьшается с 1,5 до 1,2 г (−20 %) (испарение влаги). Влажность (количество воды) падает с 13 до 5% (−62 %). Объём одного зерна зерна увеличивается с 0,23 до 0,34 мл (+48 %) (раздувание углекислым газом). Плотность уменьшается с 700 до 560 г/л (−20 %). Прочность уменьшается с 94 до 35 N (−63 %).

Цвет зёрен меняется со светло-зелёного (или жёлтого) до различных оттенков коричневого, вплоть до чёрного — за счёт карамелизации сахаров и окисления целлюлозы.

Изменение вкусовых характеристик напитка при постепенном переходе от светлой обжарки к тёмной:

• Увеличивается насыщенность и аромат напитка.
• Кислинка уменьшается, горчинка увеличивается.
• Уменьшается многообразие оттенков вкуса, ослабевают вкусовые особенности сортового кофе.

К дефектам обжаренных зёрен могут приводить два фактора: качество сырья и качество обжарки с последующим охлаждением.

Недостатки сырья: высокая порозность (наличие пустот в стенках зерна) в сочетании с высокой влажностью зерна, низкая плотность, низкая или высокая влажность, длительное хранение, незрелость.

Недостатки обжарки: превышение стартовой температуры, недостаточная стадия сушки, недостаточная или избыточная скорость нарастания температуры, превышение температуры, недостаточное перемешивание, недостаточное охлаждение.

Виды дефектов: подгорание части (частей) или целого зерна, обгорание бороздки (потемнение или обугливание серебристой оболочки, видимой в бороздке), трещины на краях бороздки, кратер, раковина, порозность, недожаренные зёрна (квакеры).

Как делают растворимый кофе + видео

При изготовлении растворимого кофе кофейные зёрна обжаривают, измельчают и обрабатывают горячей водой. Получившийся концентрированный напиток затем высушивают различными способами:

1. Порошковый или спрей-драйд (англ. spray dried) кофе производят по технологии «сушка распылением». Кофейный экстракт распыляется в потоке горячего воздуха, высыхает и превращается в порошок.

1. Сублимированный или фриз-драйд (англ. freeze dried «вымороженный») кофе производится по технологии «сушка замораживанием». Замороженные кристаллы кофейного экстракта обезвоживаются возгонкой в вакууме. Этот процесс лучше сохраняет составляющие вещества экстракта, но из-за более энергоёмкой технологии он дороже по сравнению с другими видами растворимого кофе.

1. Гранулированный или агломерированный кофе производят из порошка, полученного методом распылительной сушки с помощью агрегации, которая представляет собой процесс смачивания порошка для образования гранул.

Как делают капсульный кофе

Кофейная капсула — порция натурального жареного молотого кофе, упакованного в соответствующую ёмкость для заваривания в специальных капсульных кофеварках. Патент на изобретение капсульной системы был получен Эриком Фавром (Eric Favre) в 1978 году. Широкое распространение этого способа упаковки и заваривания кофе началось в конце 80-х.

Помол кофе и его дозировка (от 6 до 9 г) тщательно подобраны для оптимального приготовления соответствующего вкуса кофе. Каждая порция упаковывается в индивидуальную герметичную упаковку, заполненную инертным газом (порой под небольшим избыточным давлением), препятствующим окислению кофе (такой газ обладает низкой химической активностью). Подобный способ упаковки позволяет сохранять вкусовые качества кофе в течение длительного времени. В зависимости от купажирования и материала упаковки срок хранения кофе в капсулах составляет от 9 до 16 месяцев.

На данный момент на рынке существуют три основных вида капсул для кофе:

• капсулы из пищевого полимера;
• алюминиевые капсулы;
• комбинированные капсулы.

В производстве комбинированных капсул используются полимеры, алюминиевая фольга и прессованная бумага. Некоторые производители включают в конструкцию капсулы фильтр на основе распушённой целлюлозы или пищевого полипропиленового волокна. Такая конструкция позволяет отказаться от использования в конструкции кофе-машины фильтра для напитка и не заменять его как расходный материал — использованный фильтр удаляется вместе с использованной капсулой.

Хранение

Сроки хранения уже готового обжаренного кофе очень сильно зависят от вида используемой упаковки.

Организация бизнеса по производству кофе в зернах или молотого типа

Основная специфика рынка в соотношении продаж натурального и растворимого кофе. Основное требование покупателей – высокое качество за минимальную цену. Реализовывать товар можно не только через специализированные и сетевые магазины. Кофейни, кафе, рестораны также готовы принять товар при соответствующем соотношении цены и качества. Также имеет смысл ориентироваться на интернет-продажи.

О сезонности продаж кофе говорить не приходится. Но для лучшей реализации продукции собственного изготовления имеет смысл в дальнейшем открыть собственную точку продаж. Оптимальным считается вариант кофейни в том или ином формате, позволяющий в несколько раз увеличить стоимость каждого грамма изготовленного кофе.

Оформление документов

Для регистрации небольшого предприятия по обжарке и помолу зеленого кофе достаточно зарегистрировать ИП, ООО.  Основной код ОКВЭД – 10.83 «Производство чая и кофе». Учитывая высокие затраты на закупку сырья и содержание предприятия, можно выбрать УСН «Доходы минус расходы». Производству потребуется пройти проверку в Роспотребнадзоре и Пожарной инспекции.

Стартовый капитал

Базовый комплект оборудования во многом зависит от запланированных объемов. Для уменьшения расходов можно купить б/у.

Единственное исключение – кофемолки. Учитывая огромные нагрузки на этот агрегат, при недостаточно высоком качестве деталей его придется регулярно ремонтировать и менять. Аппарат для просеивания кофе можно заменить на гораздо более дешевый агрегат, предназначенный для муки. Всего базовая линия обжарки и помола кофе обойдется в:

Дополнительно можно приобрести промышленную кофемолку для расширения ассортимента. Для примера, модель НАО-1500 от фирмы KDM производительностью до 30 кг/час стоит 89000 р. 

Следует учитывать, что срок годности молотого кофе — 14 суток. В четырехслойной бумажной упаковке он продлевается до 6 месяцев. Если на ней есть полимерное или металлическое покрытие — до 1 года. Также можно приобрести вакуум-упаковочную машину от 35000 р., например модель DZ-260 от фирмы Магикон. В вакууме кофе хранится до 1,5 лет.

Для размещения цеха надо 20-30 м². Склады для хранения сырья и готового продукта – по 15м². При общей площади 50000 стоимость аренды помещения – около 20000 р. в месяц. В общем, необходимый стартовый капитал составляет:

Если для упаковки понадобится штрих-код, то на получение штрих-кода EAN понадобится от 15000 рублей;

Ежемесячные расходы

Среднерыночная цена импортной поставки зеленого кофе – 3500 $ за тонну. Однако следует учитывать, что при обжарке зерно теряет около 20% изначального веса за счет испарения влаги. Поэтому при объемах производства 4 т/мес требуется 5 т сырья. Соответственно на закупки необходимо выделять около 1050000 р., на упаковку и наклейки – дополнительно 200000 р.

Небольшое производство требует минимального персонала: обжарщика и 2 разнорабочих. Также в фонд оплаты труда можно включить услуги специалистов по поддержанию работы сайта. Бухгалтерией и заключением договоров занимается непосредственно предприниматель. В целом месячные траты на заработную плату составят:

Еще одна необходимая статья расходов – реклама. Для старта стоит заранее подготовить сайт-магазин для приема заявок и первых продаж. Также необходимо разместить объявления в масс-медиа, вывесить баннеры. В общей сложности на первом этапе можно обойтись 100 000 рублями.

С учетом затрат на аренду и рекламу, а также прочие сопутствующие расходы, включая упаковку, на поддержание производства по обжарке и помолу кофе будет затрачено:

Доходы и прибыль

На начальном этапе имеет смысл запускать производство непосредственно под имеющиеся заказы, заодно регулируя степень помола. Поэтому в расчетах допустим, что уровень продаж – 100%. Так за месяц доход составит:

При таких объемах срок окупаемости составит около месяца. Однако многое зависит от успешности поддержания высокого качества продукции, грамотной ценовой политики при поиске клиентов. До того момента, как новый бренд станет узнаваемым, заслужит постоянных клиентов и самоокупится может пройти от 6 месяцев. 

Что такое бизнес-процесс и описание бизнес процесса

Это старая версия статьи, новую вы можете найти перейдя по ссылке

И, тем не менее, ум человеческий тщетно пытался постигнуть ее в течение более чем 2 000 лет, между тем как, с другой стороны, ему удался, но крайней мере приблизительно, анализ гораздо более содержательных и сложных форм. Почему так? Потому что развитое тело легче изучать, чем клеточку тела. К тому же при анализе экономических форм нельзя пользоваться ни микроскопом, ни химическими реактивами. То и другое должна заменить сила абстракции.

Карл Маркс. Капитал. Том 1. Предисловие к первому изданию.

О бизнес-процессах говорят много и часто преимущественно в связи с автоматизацией бизнеса. Использую этот термин и я, в том числе, в своих статьях, посвященных CRM-системам, ERP, работе с BPMN-нотациями, IDEF0 и других инструментов, которые могут понадобиться в работе бизнес-консультанта и внедрении систем автоматизации. При этом в Рунете понятное и развернутое определение термина «бизнес-процесс» я не нашел.

Многие авторы используют его «по умолчанию», как термин «интуитивно понятный» без расшифровки, либо вообще вносят дополнительную путаницу использованием альтернативной терминологии, например, пишут вместо бизнес-процесса «бизнес сущность» и т.д.

В этой статье я решил поговорить о том, что такое бизнес-процесс, рассказать об истории появления этого понятия и о том, где его можно и нужно применять. Также я планирую посвятить теме бизнес-процессов следующую статью, в которой расскажу, как правильно использовать бизнес-процессы.

Определение бизнес-процесса

Итак, в чем же разница между бизнес-процессом и функций или даже просто обычным процессом? В чем разница между этими терминами? Я пришел к следующему выводу:

Бизнес-процесс – это логическая последовательность действий человека (или нескольких человек) в коллективе. Цель описания бизнес-процесса – анализ и регламентация тех или иных действий в коллективе.

Почему я делаю особый упор на людях и коллективе:

1. Бизнес-процесс всегда происходит с участием человека. Если действия выполняются автоматической системой или программой, это уже не бизнес-, а технологический процесс или спецификация. И тогда в силу вступают несколько иные стандарты, методы описания и особенности реализации.
2. В бизнес-процессе всегда задействованы несколько людей в явной или неявной форме. Даже если человек работает один (например, писатель), все равно у него есть заказчики (издательские агентства) и потребители (читатели). Также продавец работает не в «вакууме» — у него есть поставщики и покупатели продукции, и все эти люди также задействованы тем или иным образом в бизнес-процессе.

Почему я пишу именно о коллективе, а не о коммерческой структуре или компании? Потому что понятие бизнес-процесса может быть использовано, в том числе, для некоммерческой организации. Это может быть благотворительность, выезд скорой помощи к пациенту или даже организация званого ужина без каких-либо продаж и получения прибыли. При этом также можно описывать бизнес-процесс, так как у нас есть люди, которые выполняют какие-то действия для получения определенного результата.

Описание бизнес процесса

Также важно дать определение описанию бизнес процесса:

Описание бизнес-процесса – это описание последовательности действий сотрудников при выполнении определенных действий в графическом и текстовом виде с целью регламентации действий в коллективе, анализа и оптимизации их последовательности.

И здесь необходимо понимать, что бизнес-процесс без описания не существует. Только в процессе описания появляется бизнес-процесс, т.е. невозможно реализовать одно без другого.
При этом все действия, которые описываются в бизнес-процессе, должны быть логичными, их последовательность должна приводить к определенной поставленной ранее цели.

Описание бизнес-процессов – работа творческая. Даже если вы описываете «то, что есть», все равно допускаются некоторые неточности, «сглаживаются» углы, какие-то действия упускаются для простоты восприятия. А если описывается «то, что должно быть», то здесь на основе существующего создается нечто новое. При этом бизнес-аналитик все же ограничен строгими рамками – правил, синтаксиса, логических ограничений.

Лично я сравниваю создание нового бизнес-процесса с балансированием на тонкой нити гармоничного сочетания творчества, искусства и строгой математики.

При этом нужно понимать, что ни один бизнес-процесс не может быть совершенным и на 100% соответствовать реальности. Всегда есть место каким-то упрощениям и допущениям, где-то при реализации даже самого строгого регламента свои коррективы вносит человеческий фактор.

Кроме того, как известно, в любой новой сущности всегда заложена возможность дальнейшего совершенствования. И создание бизнес-процессов также подтверждает этот философский тезис. Как бы вы ни старались описать бизнес-процесс идеально, все равно в нем найдется что-то такое, что также можно улучшить либо сейчас, либо – в будущем.

И здесь очень важно с одной стороны, вовремя остановиться самому, ведь обновленные бизнес-процессы будут реализовывать реальные люди, которые привыкли работать «по старинке», и нужно учитывать их косность мышления и степень обучаемости. Также и автоматизация, которая обычно входит в модернизацию бизнес-процессов, требует определенных вложений. И здесь нужно исходить из реальных возможностей заказчика.

Все это бизнес-консультант должен четко понимать сам, знать, где и на каком уровне допущений он упростил описание бизнес-процесса, а где решил отложить на будущее какие-то решения по объективным причинам (финансы, человеческий фактор). И все это нужно уметь просто и понятно объяснить руководителю бизнеса.

Технологический процесс и бизнес-процесс

Главное отличие бизнес-процесса от технологического заключается в том, что в технологическом процессе на выходе предполагается один вполне определенный результат. Например, если речь идет о производстве, то на выходе должна получиться продукция с определенными параметрами.

Конечно, даже в технологическом процессе существует вероятность получения брака, но не один из закономерных вариантов, а последствия нарушения технологического процесса. В то время как в бизнес-процессе результат «на выходе» может отличаться в зависимости от выполнения тех или иных условий в «теле» бизнес-процесса, который выполнялся без нарушений и сбоев.

Для наглядности описание технологического процесса может выглядеть таким образом:

1. Берем заготовку A;
2. Соединяем ее с заготовкой B;
3. Обрабатываем под параметры C;
4. Получаем деталь.

Все однозначно и никаких условных «вилок» не предусматривается.

В бизнес-процессе вполне нормальной считается следующая ситуация:

1. Получаем вводные данные A:
   • Если данные соответствуют условию B, переходим на последовательность действий C;
   • Если данные соответствуют условию D, выполняем действия E.
2. Полученный результат передается на выход.

Т.е. уже в алгоритме процесса предусмотрены возможные условия и разные действия, зависящие от исходных или промежуточных данных.

История появления термина

Я не единожды читал информацию о том, что нотации бизнес-процессов IDEF0 появилось чуть ли ни в середине XIX века. Более реалистичные авторы пишут о периоде Второй Мировой войны. Но и они ошибаются.

Например, когда я написал статью об IDEF0, некоторые читатели в качестве примеров нотаций приводили примеры каких-то инструкций из министерств и ведомств времен Первой Мировой или даже раньше, а в качестве графического отображения обсуждались схемы и наглядные изображения военных действий. Но все это не является описанием бизнес-процесса. Все вышеперечисленное можно назвать методиками, наглядной демонстрацией, инструкциями, но нельзя назвать нотациями.

Нотации – понятие современное, причем, нотациями называется нечто устоявшееся, стандартизированное, т.е. набор команд и обозначений, которыми пользуется много людей, а не одна или две организации. Можно придумать свой особый язык для описания бизнес-процессов или, например, программирования. Но пока он не получит «обкатку» в массовом использовании, не будут выявлены и устранены противоречия, неоднозначные трактовки, другие недочеты, пока он не стает устоявшимся и привычным для людей стандартом, называть его нотацией нельзя. Подробнее о нотациях я планирую написать позже. А сейчас вернемся к вопросу появления термина «бизнес-процесс».

На самом деле описание бизнес-процессов и нотации BPMN появились в 70-е годы XX века, когда повсеместно начали использоваться информационные системы. И сам термин, и нотации понадобились изначально именно для разработки информационный систем.

Дело в том, что после начала применения информационных систем сложность организации работы людей в организациях увеличилась во много раз. Кроме того, машины не понимают абстракции, им требуется строгий алгоритм и определенный порядок введения и обработки информации. Если до начала автоматизации, когда информация переходила непосредственно от человека к человеку, проблема взаимопонимания находилась на уровне человеческих коммуникаций, то теперь появилась необходимость ее строго регламентировать.

В результате понадобилось создавать описания работы не только людей в организации, но также их взаимодействия с информационными системами. И здесь стало недостаточно текстовых нотаций (инструкций), где все описания были в свободной текстовой форме, они оказались не актуальны и неудобны. Появилась потребность в стандартизации, по сути, в создании особого языка команд и однозначной последовательности действий. Причем, в отличие от машинных языков, эти нотации должны были стать одинаково удобными для перевода в машинный код, и для восприятия человека.

Первые методологически проработанные нотации бизнес-процессов (а я буду говорить именно о методологически проработанных нотациях, например, IDEF3***) появились у военных в США. Причина очевидна – уже тогда военные в США пользовались автоматизацией с использованием удаленных соединений, т.е. той самой системой, которая позже стала Интернетом. И при таком уровне применения информационных систем потребность в нотациях бизнес-процессов была особенно актуальной.

***По теме методологически проработанных нотаций хочу также сказать пару слов. Почему я привел в качестве примера IDEF3: я еще не видел более проработанной методологически системы описания бизнес-процессов. Даже BPMN 2.0 все еще развивается и дорабатывается. А если вы почитаете англоязычное описание IDEF3 (перевода на русский я пока не видел), то также сумеете оценить по достоинству глубину его проработки.

Очень быстро методология и нотации завоевали огромную популярность в бизнес-среде.
Нотации позволили получить инструмент описания взаимодействия людей и цифровых информационных систем.

С их помощью оказалось возможным оптимизировать бизнес, т.е. получить более высокую производительность при тех же затратах.

Особенно заинтересовала бизнес возможность оптимизации. Как известно, чтобы что-то улучшить, нужно четко понимать, что вы имеете, и что из этого вы желаете изменить. И графические нотации наглядно показывали обе ситуации – отправная точка и желаемый результат, а также наиболее проблемные области. На основе этих данных выбрать оптимальный путь решения и смоделировать оптимальный вариант модернизации оказалось намного проще, чем без столь удобных инструментов.

Именно тогда появились понятия бизнес-процессов и нотаций бизнес-процессов, два неразрывно связанных понятия.

Очень важно понимать, что не существует, например, отдельного «бизнес-процесса продажи». Есть процесс продажи, который станет бизнес-процессом, если его описать при помощи нотации. Т.е. без описания в нотации бизнес-процесса вы занимаетесь продажами, это никто не оспаривает. Но пока нет определенного незыблемого и однозначного описания ваши продажи – явление, в чем-то, стихийное. А бизнес-процессом они станут только после их описания в рамках нотации и реализации этого описания на практике.

Продажи – это самый простой и наглядный пример. Каждый из нас в роли покупателя, а многие, и в роли продавца знакомы с этим процессом. И все мы знаем, что даже один и тот же человек в разных ситуациях (для разных товаров, разных покупателей, в разную погоду и вообще, в зависимости от настроения) будет продавать несколько по-разному. Но если описать и четко регламентировать определенный бизнес-процесс, то независимо от того, «с какой ноги встал утром продавец», процесс продажи будет определенным образом стандартизирован, ограничен определенными рамками, и, в результате, более стабилен.

Зачем моделировать (описывать) бизнес-процессы

Как я уже не единожды писал, я работаю преимущественно с малым и средним бизнесом, где предоставляю широкий комплекс услуг – от выявления проблем и «узких мест» в работе компании до внедрения предложенных мною решений на уровне программных продуктов и систем автоматизации.

Моделирование бизнес-процессов помогает решить сразу две задачи:

• Изучение бизнеса. Графическое изображение в виде схем, т.е. моделирование бизнес-процессов позволяет быстрее понять особенности работы компании и выявить возможные «узкие места».
• Обеспечение наглядности. Как известно, «одна картинка стоит тысячи слов». А потому схематическое изображение работы компании помогает руководителю и владельцу бизнеса намного быстрее понять суть проблемы и оценить предложенные варианты решения. В работе бизнес-консультанта (кстати, как и специалиста по внедрению программных продуктов) очень важно, чтобы клиент понимал все преимущества решения. Не менее важна и обратная связь – руководитель на схеме сможет увидеть какие-то недочеты еще на этапе обсуждения проекта, и внедрение обойдется без дополнительных сложностей и внесения изменений в проект «на ходу».

И сочетание изучения истории появления термина с моим личным опытом дает следующее определение:

Бизнес-процессы необходимы, чтобы представить сложную информацию в простой для восприятия форме для изучения и принятия решения.

Представьте себе обычную компанию, состоящую из разных подразделений: бухгалтерия, кадры, отдел продаж, склад, доставка, производство и т.д. Над всем этим стоит один человек – руководитель бизнеса. Он физически не может на экспертном уровне понимать все виды процессов в бизнесе. Именно потому и нанимают различных специалистов. Но ему необходимо эффективно всем этим управлять, а в определенных случаях – модернизировать.

И здесь на помощь приходят бизнес-процессы. При этом определенные виды человеческой деятельности в рамках компании описываются графическими нотациями и представляются в том виде, который помогает руководству понять, как именно происходит работа на каждом из этапов, и что здесь можно улучшить. При этом руководителю компании не обязательно обладать высокой квалификацией специалиста того или иного профиля.

Конечно, на этом уровне не обойтись без некоторых информационных потерь. Невозможно описать графической нотацией все нюансы и подробности работы каждого сотрудника. Но эти информационные потери оказываются несущественными для понимания процессов в общем и принятия решения.

Как описывать бизнес-процессы

Для того чтобы получить описание реально действующих бизнес-процессов, достаточно просто внимательно изучить последовательность действий каждого сотрудника. Т.е. необходимо получить информацию о входящих данных для запуска определенного процесса, исходящих – т.е. результата действий сотрудника, а также пошагово зафиксировать действия, которые потребовались.

После того, как вся информация собрана, ее нужно перевести в графическую нотацию. Здесь стоит понимать, что именно графические нотации считаются «хорошим тоном» при составлении описаний бизнес-процессов. Для себя вы можете составлять нотацию как вам удобнее, текстовые варианты описаний также существуют и применяются, например, некоторыми разработчиками программного обеспечения. Но если вы составляете нотацию, которую будут читать другие люди, не важно, разработчик программы или руководитель компании, выбирайте графику.

Причина такого решения проста: в графическом виде информация лучше воспринимается. Если вы предложите человеку «стену текста», ему потребуется много времени и сил, чтобы разобраться, о чем вы вообще говорите. А охватить задачу целиком в этом случае – почти не реально. Другое дело графические схемы – здесь можно изучать бизнес-процессы на разных уровнях детализации, да и быстро «охватить взглядом в общем» графическую схему сможет любой человек.

Рекомендуемая последовательность действий:

1. Собираем участников процесса (сотрудников);
2. Собираем входящую информацию, необходимую и достаточную для запуска процесса;
3. Собираем используемые системы. Это может быть учетная система,CRM, электронная почта, таблицы Excel и т.д. Все, что реально используется в работе, необходимо зафиксировать.
4. Определяем ожидаемый результат – что будет в конце процесса.
5. Собираем последовательность действий, которые выполняет человек.
6. Вычленяем условия. В зависимости от разных входящих данных и промежуточных результатов действия могут быть разными.
7. Описываем всю собранную информацию в графическом виде в удобной нотации (IDEF3, BPMN 2.0 и т.д.).

Правила описания бизнес-процесса

Выше я много сказал о творческом подходе, о возможностях включения условий и вариантов действий в описании бизнес-процессов. В результате может показаться, что любое описание действий человека «на работе» можно посчитать описанием бизнес-процесса. На самом деле, существуют строгие рамки и правила, которые определяют, можно ли назвать перечень действий описанием бизнес-процесса (в графической или текстовой форме) или нет:

• Законченность. Бизнес-процесс должен четко отвечать на вопрос, стоящий перед ним. Если мы говорим о процессе продажи определенного товара или услуги, то бизнес-процесс должен полностью описывать действия, необходимые для получения указанного результата, и завершающегося именно таким результатом (с определенными допущениями, о которых я говорил выше).
• Лаконичность. Бизнес-процесс должен сочетать в себе достаточность, т.е. описывать все необходимые этапы и действия, при этом быть максимально лаконичным для простоты восприятия. Лично я вывел для себя «правило 15 минут» — если за этот период времени я могу объяснить руководству компании представленный бизнес-процесс, значит, его можно показывать заказчику. Получается быстрее – прекрасно, требует больше времени и слов – надо подумать, что можно сократить и упростить.
  Я когда-то лично видел графическое описание бизнес-процесса, выполненное на листе 2 метров длиной (и соответствующей шириной). Его даже просто рассмотреть и понять, куда ведет какая стрелка крайне сложно. А как его пояснять заказчику, я лично не представляю.
  Помните, что человек воспринимает зрительно определенный объем информации, ограниченный, в том числе, определенным размером листа или экрана (это связано с особенностями зрения), а также числом элементов (возможности мозга также ограничены). Простой и лаконичный бизнес-процесс заказчик поймет, просто «охватив» схему взглядом. Сложный и перенасыщенный деталями придется изучать не один час просто для того, чтобы понять, что там отображено. Скорей всего, руководитель компании, который не является экспертом в работе отдельных подразделений, а также ограничен по количеству свободного времени, просто не будет изучать столь сложную конструкцию и не поймет сути даже самых выгодных предложений.
• Использование общепризнанных нотаций. Не стоит изобретать собственные обозначения и правила. Используйте нотации, которыми пользуются во всем мире. Я видел в книгах некоторых отечественных авторов попытки создания собственной системы обозначений. И, честно говоря, так и не понял, зачем они усложняют жизнь и себе, и своим читателям. Здесь как с языком – вы можете придумать свой особый язык, но понимать его никто, кроме вас, не будет. А если он окажется похож на существующие, то может еще и путаница появиться. Либо вас сочтут безграмотным, так как вы не по правилам известных языков используете пунктуацию, склоняете слова и т.д. Так и с нотациями – есть уже устоявшиеся, известные людям и, что также немаловажно, интуитивно понятные нотации. Они потому и стали популярны, что в процессе их создания и доработок постоянно тестировались на простоту, однозначность и удобство. Если вы будете использовать готовые нотации, вас будут понимать, воспринимать, как эксперта, да и сами правила нотаций уберегут вас от логических ошибок. Я лично рекомендую IDEF3 и BPMN 2.0.
• Все участники бизнес-процесса должны быть учтены и прямо указаны. И делать это необходимо без использования сносок с нумерациями, комментариях в объектах Swimm line (специальные сноски) и т.д. Этим нередко «грешат» любители создавать собственные конструкции вместо использования готовых нотаций. Где-то у них названия не помещаются, где-то им кажется, что длинное название в теле бизнес-процесса будет неудобным. В результате либо приходится искать в сносках, о ком именно идет речь, либо создатели таких бизнес-процессов просто забывают указать кого-то из участников.
• Понятное потребителю описание. Самое главное – ваш потребитель, тот, кто будет читать эту нотацию, должен быстро и, в идеале, даже без ваших пояснений понимать описание бизнес-процесс.

Все остальное зависит только от вас и потребителя описания бизнес-процесса. Если вам очень нравится применение различных цветов (для стрелок или объектов), я считаю это вполне допустимым. Также можно создавать нотацию не только в предложенных мною инструментах, но в любой удобной для вас среде. Если нотация соответствует перечисленным выше правилам и понятна вашему потребителю, вы создали именно то, что нужно. И это действительно описание бизнес-процесса, профессиональное и оптимальное для работы.

Распространенные мифы и заблуждения

Не «изобретайте велосипед»! Не нужно придумывать свои нотации.

Нередко люди вместо того, чтобы изучить особенности существующих нотаций, рисуют графики в произвольной форме в различных графических программах.

Я не рекомендую так поступать. Во-первых, при использовании готовых инструментов вам не потребуется изобретать свои обозначения и стандарты. Все давно придумано до вас. При этом стандартные нотации действительно понятны интуитивно, читаются однозначно, известны многим людям. Во-вторых, в готовых системах (IDEF3, BPMN 2.0 и пр.) имеется проработанная методология и строгие ограничения. Их можно воспринимать как язык программирования и среду для работы с этим языком. Здесь вы просто не сумеете совершить многих ошибок, от этого вас уберегут стандарты синтаксиса и сама среда (ограничения в редакторе, автоматические проверки).

Не путайте описания бизнес-процессы компании и бизнес-процессы IT систем.

Во многих автоматизированных системах, например, 1С или Zoho CRM, существуют собственные сущности с названием «бизнес-процессы». Но к описываемым в этой статье бизнес-процессах эти сущности не имеют никакого отношения. Считайте их «омонимами», т.е. термины вроде звучат одинаково, но в нашем случае это – описание работы компании, а в IT системах – название группы функций и отчетов.

Распространенная ошибка: Бизнес-процесс обязательно приносит ценность (прибыль).

О том, что бизнес-процессы должны приносить прибыль, я слышал даже от известных спикеров. Более того, видел даже “разбор ошибок” при создании бизнес-процесса, в котором очень много внимания уделяется тому, что 70% действий не несут никакой ценности.

На самом деле, бизнес-процессы бывают разными. Результатом каких-то будет и правда получение прибыли, например, прямые продажи. В других случаях о приобретении ценности и вообще об оценке действий с этой точки зрения говорить сложно. Например, как можно оценить, какую ценность приносит бизнес-процесс отгрузки товара или формирования и отправки налоговой отчетности?

Я считаю, что бизнес-процесс совсем не обязательно приносит какую-то ценность, если понимать ее как непосредственную прибыль компании. Внедрение процессно-ориентированного подхода и реализация бизнес-процессов направлены больше на другое — на сохранность ценности, т.е. получению большей результативности при тех же затратах.

Возможно ли создать идеальный бизнес-процесс — когда следует остановиться?

Нет. Бизнес—процесс должен быть простым, понятным, удобным, читабельным. Но идеальным он не будет никогда.

Когда я начинал работать, мне и самому все время казалось, что я что-то недорабатываю, где-то можно было бы сделать лучше. А нередко и клиенты меня просили детализировать и описать подробнее тот или иной процесс. И я это также считал своим недочетом.

На самом деле, исходя из всего выше описанного, моделирование бизнес-процесса — это некоторое допущение, процесс творческий. С другой стороны, я в свое время не знал даже что ответить на просьбы описать еще “это” и “вон то”. Но со временем я понял, что бизнес-моделирование — это не просто творчество, но некий диалектический процесс. И уже само создание бизнес-процесса всегда будет нести в себе собственное отрицание. Здесь действительно стоит подходить к вопросу с философской точки зрения. И создавая бизнес-процесс, нужно помнить, что мы не можем охватить все и сразу, а потому он всегда будет несовершенен. Но при этом мы уже закладываем в него то, что будем совершенствовать в будущем. Стоит к этому подходить просто как к факту.

Ваш бизнес-процесс должен решать поставленную задачу, отвечать на тот вопрос, который рассматривается в рамках проекта. Все остальное — вопрос будущего возможного сотрудничества. Именно так и стоит пояснять заказчикам, почему вы не детализируете какие-то процессы или не рисуете еще какой-то бизнес-процесс, связанный с обсуждаемым.

Для лучшего понимания тематики рекомендую статьи:

• Разбираемся с понятием BPM. Что такое управление бизнес процессами
• Моделирование бизнеса. Основные подходы
• Знакомство с нотацией IDEF0 и пример использования
• Краткое описание BPMN с примером
• Что такое BPMS
• Использование GAP-анализа для выявления и согласования задач по проекту

Также в настоящее время я готовлю к публикации книгу и онлайн курс, в которой подробно опишу собственное видение процессного подхода к бизнесу, а также мой собственный практический опыт работы в сфере функционального и процессного моделирования. Все желающие могут подписаться на уведомление о выходе новой книги по ссылке.