Оцифровка бизнеса таблица скачать бесплатно

Привет! Мы «Нескучные финансы», помогаем бизнесу навести порядок в учете и управлять бизнесом на основе цифр. Для этого мы или берем финучет на аутсорс, или предоставляем удобные бесплатные шаблоны. В этой статье как раз второе.

Мы подготовили барсетку. Это 16 шаблонов финансовых таблиц, в которых вы можете вести управленческий учет в своем бизнесе. Для каждой таблицы мы записали видеоинструкцию, ссылка на которую лежит на последней вкладке таблицы.

Внутри: отчет о движении денег, баланс, отчет о прибылях и убытках, учет основных средств, управление запасами, учет логистики, учет финансовой деятельности, учет сделок, финмодель, платежный календарь, зарплатная ведомость, отчет по маркетингу, калькулятор рентабельности, калькулятор финансового рычага, калькулятор скидок, отчет отдела продаж.

Чтобы воспользоваться таблицей, нужно сделать ее копию на свой Гугл-диск. Можно скачать в Экселе, но не рекомендуем: какие-то формулы могут не работать.

ДДС (отчет о движении денежных средств)

Это документ, с которого начинается внедрение финучета в компании. Из этого отчета видно, откуда пришли деньги и куда ушли. Так или иначе его ведут многие собственники ― в блокноте, Эксельке или голове, а вот анализируют не все. Однако нужно сравнивать суммы за разные периоды и по одинаковым статьям. Например, в этом месяце мы тратим на содержание офиса больше, чем в том.

Баланс

Самый важный отчет для собственника. Он показывает, сколько денег владельца компании работает в бизнесе. Собственный капитал увеличивается за счет получаемых прибылей, и уменьшается за счет полученных убытков, выплаты дивидендов.

Баланс состоит из активов и пассивов. В активах показывается, что есть у компании, а в пассивах ― кому это принадлежит.

Отчет о прибылях и убытках

Он помогает увидеть, сколько чистой прибыли заработала компания. Кроме того, отчет показывает детализацию по нескольким видам прибыли: маржинальной, валовой, операционной. Можно проанализировать и понять, как улучшить результат.

Учет основных средств

Нужен для того, чтобы систематизировать все данные, которые нужны для расчета амортизации и последующей продажи. В этом документе указывается стоимость и дата покупки, срок полезного использования и другие детали. Здесь может быть указано торговое, складское и производственное оборудование, оргтехника, недвижимость, мебель, транспорт ― все, что предназначено для основной деятельности организации и прослужит дольше года.

Управление запасами

Помогает навести порядок на складе и знать, сколько товара есть в наличии. Еще управлять запасами ― это держать ходовой товар в достаточном количестве. Чтобы определить спрос на товар, нужно анализировать фактические данные.ABC-анализ дает понять, какие товары занимали наибольшую долю в выручке компании, а XYZ-анализ помогает понять, как часто покупают конкретный товар. Можно анализировать не только конкретные продукты, но и категории товаров.

Чтобы не было товарного разрыва ― ситуации, когда клиенты приходят и хотят купить товар, а его нет ― нужно высчитать точку заказа. Так мы узнаем, сколько и когда нужно купить товара.

Учет логистики

С помощью этого инструмента можно анализировать работу с разными транспортными компаниями, учитывать расходы на доставку, если посылку не выкупили.

Учет финансовой деятельности

Позволяет собирать информацию по расчету с кредиторами и собственниками. В этом документе учитываются вклады и займы от владельца компании и информация о дивидендах. Также здесь систематизируются данные о сторонних кредитах, займах и лизинге оборудования.

Учет сделок

Позволяет не растерять информацию по проектам. В одном документе будут собраны сведения по контрагентам и проджект-менеджерам, сумма выплат и расходов, данные о расчетах и сроках. Еще в нем подсчитаны прибыль и рентабельность проекта.

Финансовая модель

В финмодели можно запланировать чистую прибыль и выручку, проанализировать ключевые показатели, которые влияют на финансовый результат бизнеса. Ее можно составить как для планируемых направлений бизнеса и компаний, так и для уже существующих. С помощью финмодели можно проверить, как то или иное управленческое решение повлияет на финансовый результат компании.

Платежный календарь

Один из инструментов планирования. Сначала планируют на месяц-два-три бюджет, а на его основе делают платежный календарь. В нем по датам видно, сколько и когда ожидается поступлений и затрат. Это помогает предвосхищать кассовые разрывы: в платежном календаре видны «дырки», которые можно залатать предоплатой от другого клиента, переносом сроков оплаты, заемными средствами и другими способами.

Зарплатная ведомость

Один из самых актуальных инструментов. Помогает вести учет выплат сотрудникам. Будет полезна компаниям, в которых сложная система мотивации, которая зависит от выполнения показателей эффективности. Помогает собрать информацию об отпускных, премиях, бонусах и отчислениях в пенсионный фонд, налоговую и соцстрах.

Маркетинговый отчет

Сводный документ, в котором учитываются рекламные активности на разных онлайн площадках и привлеченный с них трафик. С помощью такого инструмента можно собрать данные для анализа эффективности рекламы из разных источников: в отчете наглядно видно, что эффективней для продвижения вашего продукта ― контекстная реклама в Яндекс.Директе или таркетинговая во Вконтакте. Также здесь можно вести учет рекламных расходов и выручки, которая получена от клиентов из онлайна.

Калькулятор рентабельности проектов

Посчитает, выгодно заниматься проектом или нет. С его помощью можно определить маржинальность проекта и сравнить ее с плановой. Калькулятор рентабельности проектов даст оценить прибыль проекта с учетом разных систем налогообложения.

Калькулятор финансового рычага

Поможет рассчитать, нужен кредит или нет. Калькулятор финансового рычага сделает расчет эффективности кредита ― сможет компания взлететь на новые деньги или заемные средства потянут ее ко дну. Подробнее об эффекте финансового рычага мы рассказали в другой статье →

Калькулятор влияния скидки на прибыль

Рассчитает, как повлияет скидка на прибыль компании. Теперь вы сможете делать скидку не на глаз, а учитывая расчет по цене реализации, марже или наценке.

Отчет отдела продаж

Таблица, в которой удобно следить за работой всего отдела продаж и отдельных менеджеров — сразу увидите, если случится какое-то отклонение по выручке, сможете оперативно принять решение, как исправить ситуацию. А самим менеджерам отчет помогает понимать, сколько они заработают в этом месяце. Единственный отчет, к которому не записали видеоинструкцию.

Пользуйтесь на здоровье! Если есть вопросы по шаблонам, задавайте их в комментариях.

В первую очередь для изучения были взяты банковские выписки за период 2019-2020 гг. В процессе формирования отчета о финансовых результатах за 2019-2020 гг возникли некоторые сложности.
Во-первых большой массив данных: большое количество категорий (отчет состоит из более 300 строк).
Во-вторых ряд расходов были скрыты в материалах, хотя это были расходы других категорий. Часть расходов были скорректированы и перенесены в нужную категорию (период с октября 2019 по апрель 2020 г.) За период до октября 2019 имеется перекос в структуре основных расходов и накладных. Это допущение было учтено при анализе и составлении других отчетов.

Как итог был сформирован отчет о финансовых результатах за 2019 и 2020 год. Годовая статистика помогает увидеть «аномальные» расходы, определить средние показатели компании, получить полезную информацию для анализа и планирования нового периода. Основное отличие управленческого отчета от бухгалтерского баланса — отражение реальной картины компании с учетом всех расчетных счетов, движения наличных и перемещения между счетами. Таким образом на основе учета можно делать выводы по эффективности работы компании, оперативно отслеживать сколько заработал собственник и куда ушли деньги.

Отчет о финансовых результатах реализован на базе гугл документов, в этом есть свои плюсы и минусы. Плюсы — быстрое внедрение и гибкие настройки под предприятие. Один из минусов — ручное заполнение отчета (возможна автоматизация, при верном заполнении ДДС).

Финансовый отчет был построен по кассовому методу — отражение прихода и расхода в том месяце, в котором они были понесены фактически. При данном подходе важно учитывать фактическую кредиторскую и дебиторскую задолженность, остатки на счетах компании, складские запасы на конец каждого периода. Это нужно для понимания куда уходят деньги и оценивать эффективность работы предприятия.

На данном этапе не стояла цель: внедрения отчета и обучения ответственных сотрудников по его заполнению. Отчет был создан для построения финансовой модели и анализа текущей деятельности компании.

Мы в Units замечаем системную проблему, когда проводим диагностику бизнеса. На ней мы разбираем компании на молекулы и составляем план действий для кратного роста. Проблема заключается вот в чём — принятие решений в компаниях происходит на основе интуиции, а не цифр, и это мешает им быстро расти.

Многие компании вообще не считают показатели: не знают, сколько получают звонков в день, какой трафик на сайте и как окупается реклама. Предпринимателям кажется, что знание показателей — это не для них, а для больших корпораций, где работает много программистов и внедрена мощная система управления.

Из-за незнания показателей сложно влиять на результат бизнеса: непонятно, какие действия работают лучше, а какие — хуже. Собственник попадает в ситуацию, когда в компании постоянно «что-то делается», но влияние этих действий на результат отследить сложно.

Чтобы точно знать, какие действия реально ведут к результату, а какие не приносят пользы или вредят, нужно научиться мыслить показателями — перевести бизнес в цифры. Как это сделать — тема нашей статьи.

1. Оцифровка в целом меняет подход к управлению компанией. Вместо бесконечного «делания» задач, в оцифрованном бизнесе важными становятся лишь показатели.

Результат — это не количество потраченного времени, усталость сотрудников и бурная деятельность, а изменение конкретных цифр: «было-стало».

В компании, где показатели не считают, задача «мы дорабатывали сайт» звучит как важная и масштабная работа. Но как реально повлияло выполнение этой задачи на чистую прибыль? Без знания цифр мы можем оценить результат лишь субъективно: «сайт стал симпатичнее». Или интуитивно: «вроде заявок стало больше».

В оцифрованном бизнесе регулярно отслеживается показатель конверсии сайта — соотношение числа посетителей к числу заявок. Хороший сайт — тот, где посетители оставляют больше заявок, ведь чем больше заявок, тем больше у бизнеса продаж.

Зная показатель конверсии, мы можем влиять на него, улучшая сайт. Только теперь хорошим результатом будет не абстрактная доработка, а реальное изменение показателя. Например, «в прошлый месяц мы дорабатывали сайт, и конверсия выросла с 3% до 5%».

При таком подходе управление компанией сводится к системному улучшению показателей. Увеличили конверсию? Стало больше заявок, следовательно — больше денег. Подняли средний чек? Компания стала больше зарабатывать на текущих клиентах. Снизили расходы на аренду? Высвободившиеся деньги можно записать в прибыль.

2. Оцифровка помогает связать процессы и понять, что именно влияет на результат. Бизнес, где рулят цифры — это не хаос процессов, а панель управления, где вы сами решаете, какой показатель нужно подкрутить, чтобы прибыль выросла.

Когда ключевые показатели записаны в одном месте и регулярно отслеживаются, вы видите глобальную картину — понимаете, как изменение одного влияет на другое.

Знание цифр помогает не только маркетингу и продажам. Например, вы знаете, сколько времени в среднем заказ доставляется клиенту. Снижая это время, вы можете улучшать сервис и ускорять оборачиваемость денег.

3. Оцифровка позволяет обнаружить проблемы в зародыше. Когда показатели считаются регулярно, мы можем заранее увидеть плохие тренды. Например, мы заметили, что три месяца подряд выручка падает на 2%. В деньгах это может быть не так заметно. Но регулярно записывая эту цифру, можно обнаружить негативный тренд и вовремя принять меры — собрать совещание, обсудить, узнать причину.

Шаг номер ноль — морально подготовиться и принять решение довести начатое до конца.

Предпринимателям кажется, что основная проблема в оцифровке будет с инструментами. Мол, непонятно, как всё это посчитать, где записывать цифры и как заставить сотрудников регулярно их обновлять. Но на деле самый большой вопрос — это готовы ли вы изменить своё мышление.

Психологически нам намного проще пребывать в неведении. Так нам кажется, что мы всегда молодцы и много работаем, а роста нет из-за внешних причин или невезения.

Оцифровка — это как подбор правильных очков для человека с плохим зрением. Вместо расплывчатой картины всё наконец-то проясняется: вы можете видеть намного дальше и замечаете больше деталей. Когда зрение меняется с плохого на идеальное, мир вокруг становится другим. Какие-то предметы будут более изящными и красивыми, а какие-то — грязными и неаккуратными.

Внедряя учёт показателей, скорее всего, вы столкнётесь с тем, что некоторые сотрудники не эффективны, а какие-то ваши гипотезы не дают результата, хотя вы в них очень верили. Вся затея с оцифровкой может обернуться небольшим кризисом — будьте к этому готовы.

Чтобы точно довести оцифровку до конца, начните с малого — выпишите десять самых важных показателей, которые больше всего влияют на чистую прибыль.

Будет ошибкой сразу пытаться собрать идеальную систему с сотней метрик — есть вероятность запутаться, потерять мотивацию и всё бросить.

Десять показателей, с которых мы рекомендуем начать:

Если десять для вас тоже сложно — сократите количество до пяти, оставив те, которые вы точно можете регулярно отслеживать.

Теперь эта таблица обязательна для заполнения. Данные нужно записывать каждую неделю. Посмотрите, как мы делаем это в Юнитах в отделе маркетинга:

Каждую неделю мы вносим новые цифры. Обратите внимание на синие колонки слева и справа. Слева — прошлая неделя, справа — текущая. Так мы можем оперативно сравнивать итоги недели и сразу корректировать действия.

Кстати, все цифры мы регулярно обсуждаем на совместных планёрках с командой. Мы называем эти планёрки «Рука на пульсе» или РНП. Планёрки и совещания — это часть системы управления, которая называется «Регулярный менеджмент». Про то, как внедрить такое в своей компании, у нас есть отдельная отличная статья — прочитайте её.

Теперь, чтобы цифры работали на вас, нужно научиться регулярно записывать их в таблицу. 

Если у вас в команде уже есть отделы — маркетинг, продажи, финансовый отдел, назначьте из этих отделов ответственных за каждый показатель. Если большой команды пока нет, заполняйте таблицу самостоятельно. Главное делать это регулярно. Сформируйте привычку.

Польза от оцифровки будет заметна не сразу — данные должны накопиться, для этого нужно время. Но уже через месяц вы увидите, как ваша компания дышит: какие недели были удачными, а какие не очень.

Вы интуитивно начнёте понимать, какие действия привели к росту или падению показателей. Вы увидите, что даже когда вы не пытаетесь напрямую влиять на цифры, они всё равно меняются после ваших действий. Это будет первый шаг к идеальному зрению — примерка новых очков.

Постепенно вы увидите прямую зависимость: «сделали действие → показатели изменились. Когда вы это увидите, вы больше не сможете действовать иначе — в голове что-то щёлкнет и ваше мышление перестроится.

Мы можем сколько угодно убеждать вас, что оцифровка полезная штука, которая поможет удвоить бизнес и купить феррари. Но пока вы сами не прочувствуйте это, не пропустите через себя — ничего не изменится. Никакие уговоры и полезные статьи не сравнятся с чувством озарения внутри. Начните с малого и это озарение придёт быстрее.

Когда вы настроили регулярное заполнение самых важных цифр и увидели, как ваши действия влияют на метрики, нужно двигаться дальше — системно влиять на эти цифры.

Например, вы понимаете, что отделу продаж недостаточно заявок. Значит нужно улучшать маркетинг. 

Теперь вы мыслите по-новому и знаете, что на количество заявок тоже влияют цифры — количество уникальных посетителей, конверсия сайта, расходы на маркетинг. Подумайте над тем, как улучшить эти метрики — составьте с командой 5-10 гипотез. Гипотезы могут быть простыми, например, изменить заголовок или запустить трафик из социальных сетей. Начните тестировать эти гипотезы и смотрите, как меняются цифры.

Лайфхак: за каждой цифрой в вашей таблице стоит другой набор цифр. Например, количество уникальных посетителей. Что на них влияет? Количество показов объявлений, CTR, цена за клик. 

Если вы понимаете, что нужно сильнее закопаться в маркетинг — соберите дополнительные данные, которые помогут принять более точное решение

Мы обсудили, что оцифровка превращает бизнес из хаоса в приборную панель, где задача собственника и команды — системно улучшать показатели. Но как определить, на сколько улучшать, чтобы цель была достигнута?

Задача бизнеса — генерировать чистую прибыль. У вас, как у собственника или управленца, должна быть цель в чистой прибыли, к которой бизнес идёт.

Чистая прибыль — это тоже комбинация показателей. Например, сейчас ваша чистая прибыль — 100 тысяч рублей в месяц, вы хотите 300 тысяч. Чтобы выполнить цель, показатели вашего бизнеса должны обеспечивать эти 300 тысяч. Как же определить, какие именно должны быть цифры, чтобы пазл собрался? Для этого нужно сделать декомпозицию.

Декомпозиция — это когда вы раскладываете вашу цель на показатели, дойдя до которых вы достигните цели.

Если сейчас у вас 10 клиентов в месяц, которые дают вам 100 тысяч чистой прибыли. Чтобы заработать 300 тысяч, вам нужно увеличить количество клиентов до 30. Чтобы сделать 30 клиентов — нужно либо привести на сайт в три раза больше посетителей при текущей конверсии, либо увеличить конверсию в три раза. Только что мы декомпозировали цель — разделили её на показатели.

Чтобы помочь вам с декомпозицией, мы собрали специальный Excel-шаблон с кучей формул. Там всё просто — вводите текущие данные и данные, которых хотите достигнуть, а система покажет, в какую чистую прибыль это выльется. В шаблоне есть простая и продвинутая версия.

К таблице прилагается видео, где инструктор нашей команды рассказывает, как ей пользоваться: как правильно заполнить поля и какие вводить цифры. Заполнив таблицу, вы получите пошаговый план роста вашего бизнеса, который основан на цифрах, а не интуиции.

Хорошая новость — таблица бесплатная. Чтобы получить её, нужно пройти небольшой тест, это не займёт больше минуты. После прохождения вы сразу увидите ссылку на файл и инструкцию.

Получить таблицу декомпозиции + видео-инструкцию.

• #1

Здравствуйте! Было бы интересно увидеть на форуме варианты таблиц по оцифровке бизнеса на маркетплейсах. Примеры хороших таблиц: Светлана Трибунская, Евгений Колесников.

Пример классной таблицы!
Существенно ускорят и облегчат ведение отчетности по Wildberries!
*Все данные по продажам, логистике и комиссии подгружаются автоматически, через API.
*В ручную нужно вносить только себестоимость! Таблицы — это очень удобный инструмент:
1. для диагностики своей текущей ситуации в бизнесе
2. для аналитики и планирования развития бизнеса
3. для повышения прибыли
4. для контроля своих цифр.
Что вы сможете узнать о своем бизнесе используя таблицы:
-какая маржинальность с каждой единицы товара и какую прибыль в рублях и процентах приносит каждая единица товара
-свой средний чек, по каждому наименованию и по бизнесу в целом
-сколько денег находится в товаре в цене себестоимости и в цене продажи
-какую маржинальную прибыль вы получаете за каждый месяц
— какую чистую прибыль вы получаете за каждый месяц и какой % рентабельности бизнеса
-эффективна ли реклама на тот или иной товар
-какая сумма уходит на организацию самовыкупов и какая возвращается
-свою точку безубыточности, и увидите на сколько вы от нее отклонились в плюс или в минус
-сможете проанализировать свои данные, опираясь на наглядные итоговые цифры
-сможете определить свои зоны роста и повысить прибыль!

В таблицы входят следующие вкладки:
1. Прибыль и убытки (PnL) 2.
Отчет о движении денежных средств (ОДДС)
3. Дашборд (все ключевые цифры бизнеса)
4. Продажи (выгрузка, через API)
5. Сводная таблица по продажам
6. Продажи на WB по месяцам/Юнит экономика
7. Себестоимость Юнита
8. Журнал операций
9. Журнал рекламы
10. Капитализация склада
11. Платежный календарь
12. Финансовое планирование закупок
13. Калькулятор денег в Китае
14. АБС анализ ассортимента
15.XYZ-анализ ассортимента

• #2

Поддержу предложение, можно скинуться!

Оцифровка бизнеса – это трансформация информации из аналоговой формы в цифровую, что повышает производительность компании и улучшает взаимодействие с клиентами.

Если не скачивается по кнопке: скачать

Оцифровка, или как ее еще называют — диджитализация, становится все востребованнее. Бизнес все чаще внедряет CRM-системы, пользуется автоматизированными сервисами и хранит документы в облачных хранилищах, а не в шкафах в офисе.

Разбираемся, что такое оцифровка в глобальном понимании, и зачем она нужна бизнесу. Объясняем, можно ли обойтись без нее или это уже мастхэв для любого бизнеса.

Что такое оцифровка и зачем она нужна

Оцифровкой называют перенос бизнес-процессов в цифровой формат. Это не обязательно онлайн-пространство, данные могут храниться на серверах компании или в программах на компьютерах сотрудников. При оцифровке создают виртуальную модель бизнеса, которая позволяет видеть текущую ситуацию и прогнозировать, что будет в дальнейшем.

Условно, оцифровка — это когда данные о клиентах не записывают в блокнот, который благополучно теряется через месяц, а заносят в CRM-систему. Они хранятся там вечно. Маркетолог может использовать данные, чтобы настроить рекламу, а менеджер по продажам — узнать предпочтения клиента из информации о нем и сделать релевантное предложение.

Глобально оцифровка бизнеса нужна, чтобы увеличить прибыль. Ее используют для разных целей, например, чтобы:

• Повысить эффективность маркетинга. Обработка данных о клиентах в цифровом формате позволяет использовать ретаргетинг и ремаркетинг, персонализировать предложения и показывать рекламу людям, которые похожи по поведению в сети на тех, кто уже покупал что-то у вас. Все это позволяет снижать стоимость привлечения клиента и получать больше целевых действий.
• Легче анализировать бизнес. Например, сквозная аналитика в маркетинге позволяет отследить путь каждого клиента и оптимизировать воронку продаж на основании данных, полученных из отчетов. А автоматизированный финансово-управленческий учет помогает предвидеть кассовые разрывы и быстро принимать решения, исходя из текущей ситуации и прогнозов.
• Снизить трудозатраты. Оцифровка вместе с автоматизацией освобождают специалистов от рутинной работы: например, менеджер может не считать показатели вручную каждый раз, когда готовит отчет, а внести их в готовую таблицу Excel. При снижении трудозатрат сотрудников компания может платить им меньше или сократить штат.
• Ускорить производственные процессы. Банальный электронный документооборот позволяет запускать производство сразу после подписания контракта, а не ждать, пока договор доставит курьер или почта.
• Регламентировать сложные процессы. Оцифровка позволяет создавать регламенты для разных бизнес-процессов: не скрипт или список на бумаге, а пошаговый чек-лист или цепочку процессов в программе. Сотрудники не смогут отклониться от заданного алгоритма и точно сделают все так, как нужно.

Все это в конечном итоге повышает эффективность труда, позволяет привлекать и обслуживать больше клиентов, а значит — больше зарабатывать.

О результатах оцифровки блогу ПланФакта рассказала Юлия Молчанова, исполнительный директор ДВ филиала ГК «Восток-Сервис». Она привела в пример два результата:

«У нас была проблема. Менеджеры долго оформляли коммерческие предложения клиентам: приходилось самим набирать описание товара, сохранять картинки. Иногда они забывали указать важные данные — например, есть ли у нас доставка. Если предложение содержало 100 наименований товара, подготовка могла занимать у менеджера 1-2 рабочих дня.

Мы внедрили цифровизацию. В 1С к каждой карточке товара загрузили описание и изображение товара с сайта. Составили шаблон коммерческого предложения и разработали техническое задание для программиста 1С. В результате менеджеру достаточно было подобрать в счёт товар, который запросил клиент, и нажать кнопку «печать коммерческого предложения». Срок подготовки сократился буквально до минут.

Еще пример. Я поняла, что трачу много времени на обучение новых сотрудников. Решили внедрить обучающие платформы и выбрали ту, которая позволяла с помощью конструктора создавать обучающие лекции, видеоролики, создавать тестирование, интерактивы, задавать траектории обучения, отслеживать скорость и дедлайны обучений сотрудников.

Составили вместе с сотрудниками вопросы, которые хотели бы раскрыть в обучении, и записали уроки на обычную камеру компьютера. За два дня сделали больше 50 уроков.
Теперь регистрируем нового сотрудника на обучающей платформе в два клика, а дальше система делает все сама. Останется только раз в год просматривать программу на предмет устаревшего материала»

Что будет, если не сделать оцифровку

Возникнут две глобальные проблемы: рост конкурентов и риск ошибок.

Конкуренты, которые перенесут бизнес-процессы и данные в цифровой формат, смогут обслуживать клиентов быстрее и качественнее. За счет этого они могут занять существенную долю рынка, особенно если у вас слабое уникальное торговое предложение или его нет вообще.

Ошибки могут возникать из-за человеческого фактора. Условная программа для управляющих компаний, в которой взаимодействуют с исполнителями и поставщиками, не даст отправить заказ сантехнику без указания адреса, и тому не придется тратить лишнее время, чтобы выяснить, где случилась авария.

Кому можно не заниматься оцифровкой бизнеса

Есть два типа компаний, которые могут работать без оцифровки так же эффективно, как с ней. Это бизнес, у которого почти все завязано на офлайне, и бизнес, который не понимает целей оцифровки.

В первом случае это может быть компания в B2B-секторе, занимающаяся консалтингом. Ее специалисты могут внедрять оцифровку для бизнесов клиентов, но им самим она не нужна по двум причинам:

• продажи завязаны на личных переговорах, встречах и обсуждениях — их невозможно или очень сложно оцифровать и практического смысла в этом нет;
• услуги оказывают в офлайне, без использования какого-либо софта, а для консультаций оцифровка просто не нужна.

Компания может внедрить частичную оцифровку, например, чтобы быстрее заключать договоры с клиентами. Но оцифровывать все процессы просто нет смысла, потому что большая их часть происходит в офлайне.

Во втором случае цифровизация просто будет неэффективной. Если собственник не понимает, зачем она нужна, и просто делает «как все», чтобы быть в тренде, могут возникнуть проблемы с бизнес-процессами. Сотрудники не будут понимать, как им работать в новой среде, и будут допускать ошибки, которые могут стать фатальными. Поэтому руководитель или собственник бизнеса должен четко понимать, зачем ему внедрять конкретный инструмент и каких целей он хочет достичь с его помощью.

Павел Матвеев, руководитель департамента стратегического цифрового развития ГК «Кабош», понимает, что внедрение цифровизации без целей может не принести должного эффекта. Он поделился, зачем внедряют автоматизацию в их компании:

«Наша компания сейчас стоит на пороге масштабной цифровой трансформации. Внедрение ведется как собственной командой, так и привлечением сторонних технических специалистов.

Оцифровка, автоматизация процессов ведется в плоскости всех ключевых направлений: производства, HR, Customer experience/клиентский опыт (CRM, инструменты маркетинга, коммуникаций с клиентами и тд.), планово-учетного контура, инфраструктуры. Делается все это ради нескольких основных результатов:

1. Ухода от посмертного анализа, учёта, перехода к реагированию в режиме реального времени. Пониманию реальной ситуации в любой момент времени.
2. Детализированного планирования и прогнозирования будущего на основе собранного массива данных. В перспективе с использованием системы мы будем иметь возможность анализа различных сценариев потенциального развития событий. Например, выбирать наиболее выгодные для нас сценарии по структуре посевных площадей.
3. Гибкости. У нас появится возможность представлять нашим клиентам уникальные предложения с использованием цифровых систем и заложенной в них логики»

Этапы оцифровки бизнеса: с чего начать и как внедрить

Чтобы оцифровка была эффективной, к ней нужно правильно подготовиться. Обычно ее проводят в четыре этапа: от анализа до внедрения.

Этап первый: анализ

Сначала нужно понять, что стоит оцифровать в первую очередь. Для этого проводят комплексный анализ компании: какие бизнес-процессы в ней работают, где есть проблемные места и как можно их устранить с помощью оцифровки.

Юлия Молчанова, исполнительный директор ДВ филиала ГК «Восток-Сервис», рекомендует использовать для анализа карту рабочего дня:

«Составление карты рабочего дня — лучшее начало автоматизации, оптимизации и систематизации бизнеса. Мы использовали это, чтобы увеличить продажи на 15% без найма новых сотрудников.

Чтобы решить эту задачу, мы составили карту рабочего дня каждого сотрудника. На обычном листе А4 расписали рабочий день с 09.00 до 18.00 с интервалом в полчаса. В течение недели каждый сотрудник каждые 30 минут записывал в свою карту, что он делал.

Потом провели стратегическую сессию. Ее задача — найти самый большой участок работы активного менеджера и придумать ответ на два вопроса:

Что компании сделать, чтобы сотрудник больше не тратил столько много времени на выполнение этой задачи?
Можно ли автоматизировать данный процесс (оптимизация) или выделить отдельного сотрудника для выполнения задачи (разделение труда)?

Дальше остается внедрить найденные решения»

В процессе анализа обычно находят множество процессов, которые можно оцифровать. Например:

• Продавец в магазине каждый раз идет на склад, чтобы посмотреть, есть ли нужная модель — это увеличивает время ожидания клиентов и снижает их лояльность. Решить проблему можно программой складского учета.
• Чтобы получить карту лояльности, покупатели должны заполнить длинную анкету. Процесс можно упростить: привязывать карту к номеру телефона за пару секунд.
• Данные о маркетинговых активностях изучают отдельно от финансовых показателей — непонятно, как работает онлайн-реклама для точки продаж в офлайне. Сквозная аналитика и агрегация сложных отчетов могут упростить анализ.

Процессы выстраивают в порядке приоритетности: сначала занимаются теми, которые оказывают большее влияние на выручку компании.

Получается стратегия оцифровки: список из процессов, которые нужно перенести в цифровой формат. Сначала занимаются самыми приоритетными, менее значимые оставляют на потом. Если возможно, оцифровывают сразу все процессы, но это происходит редко.

Этап второй: постановка целей

У каждого изменения бизнес-процессов должна быть четкая цель. Без нее невозможно подобрать самое эффективное решение проблемы.

Цели обычно ставят по методике SMART. Это значит, что они должны быть:

• Specific — конкретными
• Measurable — измеримыми
• Achievable — достижимыми
• Relevant — значимыми
• Time bound — ограниченными во времени

Например, «внедрить систему складского учета» — некорректная цель. «Уменьшить время ожидания клиентов на 30% за счет системы складского учета за два месяца» — конкретная, измеримая и достижимая цель.

Этап третий: выбор решений

Глобально для оцифровки бизнеса есть два варианта: готовые решения и разработка софта.

Готовые решения подходят, если позволяют оцифровать большую часть бизнес-процессов или все сразу. Обычно они применимы к бизнесу с типовыми процессами: например, к интернет-магазину. Он может использовать несколько готовых решений одновременно:

• программу складского учета для контроля наличия товаров и более быстрой обработки;
• платформу для автоматизации маркетинга для взаимодействия с покупателями;
• CRM-систему для автоматизации обработки заказов.

Чаще всего бизнес использует именно CRM-системы, потому что они позволяют достичь большинства целей цифровизации. В блоге «ПланФакта» уже рассказывали о лучших сервисах для бизнеса.

Сергей Щербина, генеральный директор аутсорсингового колл-центра Smarter, тоже рассказал о внедрении CRM:

«Потребность во внедрении новых инструментов в бизнес-процессы возникла, когда значительно выросла клиентская и партнерская базы. Существующее решение выполняло скорее роль архива контактов, оно не позволяло корректно и эффективно работать с лидами и анализировать различные параметры.

Мы использовали готовое решение — «Битрикс24», но, учитывая специфику бизнеса, все настройки производим самостоятельно (настройка прав и доступов, создание бизнес-процессов, настройка стадий сделок в зависимости от направлений, настройка отчётов и воронок).

CRM используем для формирования клиентской базы, сохранения истории взаимодействия с контактами, удобной коммуникации между сотрудниками (до этого использовали мессенджеры), контроля работы менеджеров, сбора статистики и последующего анализа (отчетность, воронки), 
согласования бизнес-процессов (оформление сотрудников, увольнение, отпуска).
Также внедрили сервис управленческого учета для расчета рентабельности проектов, согласования и оплаты счетов.

Эти решения значительно экономят время, а значит, снижают себестоимость процессов»

Разработку отдельного софта обычно используют крупные компании со специфическими потребностями, которые нельзя закрыть готовыми решениями. Также разработка может быть полезна небольшому бизнесу, которому проще вложить средства в свой софт, чем настраивать готовый под себя. Для качественной разработки находят хорошего подрядчика и составляют техническое задание для него.

Техническое задание — описание того, что должен уметь делать софт. Например, распознавать текст на документах, автоматически сортировать их по разным папкам и уведомлять сотрудников о том, что сроки действия договоров подходят к концу и нужно их продлить.

Этап четвертый: внедрение

Когда решение для цифровизации выбрано или создано с нуля, нужно перенести в него бизнес-процессы и провести инструктаж сотрудников.

Переносом бизнес-процессов в цифровую среду обычно занимаются специалисты. Они заводят карточки клиентов в CRM-системах, добавляют данные о товарах в 1С или настраивают отправку отчетов из разных рекламных сетей в единую систему аналитики.

Чтобы специалисты сделали это корректно, нужно научить их работать в цифровой среде. Желательно провести корпоративное обучение: создать регламенты работы в условной CRM, подготовить инструкции и объяснить, почему это будет полезно.

Что такое частичная оцифровка и не проще ли начать с нее

Частичной оцифровкой называют перенос в цифровую среду части бизнес-процессов или данных. Например, когда продавец в ларьке продолжает заказывать товар у поставщика по телефону, но ведет учет продаж уже не в тетради, а в таблице Excel.

Многие начинают именно с частичной оцифровки — переносят данные о проектах в Trello и работают там, а не ищут сотрудников по всему офису, чтобы задать какой-то вопрос. Или вводят электронную цифровую подпись, чтобы ускорить процессы: подробнее об этом тоже можно почитать в нашем блоге.

Частичная оцифровка обычно применима, когда в бизнес-процессах мало проблемных зон, над которыми стоит работать. Или когда бизнес работает в основном в офлайне, и модель не предусматривает перехода в онлайн.

Также частичная оцифровка позволяет внедрять изменения поэтапно — сначала в одни бизнес-процессы, потом в другие. О постоянной оцифровке нам рассказал Михаил Филиппенко, генеральный директор Fast Reports:

«Мы работаем с 1998 года и непрерывно внедряем оцифровку.

Из последнего — внедрили GitLab для централизованного хранения исходных кодов, комфортной командной разработки, автоматизации деплоев и сборки инсталлов, хранения и управления задачами и релизами.

Используем RocketChat как место корпоративного общения с разделением на тематические каналы и группы. С началом пандемии ушли в Discord, потому что там удобно общаться в аудиоформате. Внедрили Wekan — это канбан-подобная доска для трекинга задач. Работаем там над задачами, не связанными с кодом.

Все это помогает работать и синхронизироваться удаленно команде, в которой почти пятьдесят человек»

Оцифровка позволяет руководителю быстрее взаимодействовать с данными и получать более точные отчеты о состоянии бизнеса на любом его участке. Можно внедрить ее глобально для всех процессов или частично: главное — понимать, что и зачем вы делаете. Тогда изменения будут эффективными и позволят быстрее обрабатывать заказы, снизить стоимость привлечения клиента или ускорить производство.

Мои шаблонные разработки в формате Excel:

Первичный расчет эффективности бизнеса — Первичный расчет эффективности бизнеса поможет вам быстро понять, насколько ваша бизнес-идея хороша и на какую прибыль вы можете рассчитывать от ее реализации. Данная модель выполнена в Excel. При этом в ней не используются макросы, и не применяются дополнительные надстройки, а значит, разобраться в ней сможет любой желающий. Это, пожалуй, самая простая модель, которая поможет вам быстро и с максимальным эффектом пройти по основным аспектам организации бизнеса и на выходе покажет, стоит ли вам дальше развивать выбранную идею.

---

---

Пошаговая инструкция по выполнению полного комплекса финансовых расчетов для бизнес-плана – эта инструкция состоит из 14-ти основных блоков (шагов), где я простыми словами и максимально детально разъяснил, как строится финансовая часть бизнес-плана. Все шаги показаны на примере моей финансовой модели в Excel, на разработку которой я потратил 9 месяцев скрупулезных трудов, ввел тысячи формул и построил шаблоны основных таблиц и аналитических диаграмм. Скачивайте модель и стройте в ней свою финансовую часть бизнес-плана.

Excel-модель для анализа идеи малого бизнеса – простое шаблонное решение для определения прибыльности бизнес-идеи и проведения её первичного анализа до того, как вы начнете тратить свое время и деньги на подготовку полного бизнес-плана. Данная модель позволяет легко определить, насколько прибыльна или убыточна выбранная вами бизнес-идея. Также в данном формате можно предварительно просчитать суммы платежей по кредитам, составить план персонала, маркетинговую стратегию, определить поставщиков и конкурентов, а также составить портрет своего идеального клиента.

Модель упрощенного бизнес-плана – шаблон для расчета точки безубыточности и предварительного определения прибыльности для вашего конкретного проекта.

Универсальный шаблон для создания бизнес-плана – шаблон для составления бизнес-плана, предназначенного для внутреннего пользования компаний малого и среднего бизнеса различных отраслей. Данный шаблон позволяет составить бизнес-план по основным его разделам таким, как Резюме, Анализ рынка, Производственный план, План персонала, Финансовый план, Риски и т.д. Эта модель дает возможность подготовить бизнес-план как для одного сценария развития событий, так и позволяет сравнить три варианта, чтобы можно было смоделировать различные сценарии развития бизнеса и наглядно сравнить их отличия.

Решения на базе MS Access:

Универсальный шаблон для SWOT-анализа – автоматизированный формат для составления SWOT-анализа мелкого и среднего бизнеса. Используя эту мою разработку, вы сможете без труда определить сильные и слабые стороны, возможности и угрозы для своего бизнеса. Также данная разработка позволяет дополнять все разделы SWOT-анализа своими вариантами.

Автоматизированный помощник риелтора – программа, с помощью которой вы за 8-10 минут сможете составить информативное и красивое описание квартиры, которую хотите сдать в аренду или продать. Составление объявления выполняется путем ответов на обычные вопросы, касающиеся описания квартиры (очень похоже на простую анкету). Все составленные вами объявления сохраняются в базу данных и к ним всегда можно вернуться для редактирования. Заполняя одно описание для квартиры, вы получаете четыре варианта объявлений: полное объявление с разбивкой на основные разделы (месторасположение, описание, придомовая территория и инфраструктура), полное объявление без разбиения на разделы, тексты объявления объемом около 1000 и 500 знаков включая пробелы.

Шаблоны в формате Word:

Шаблон бизнес-плана – это простой шаблон, который имеет разбивку на основные разделы: Соглашение о конфиденциальности, Резюме, Описание компании, Продукты и услуги, Анализ рынка, Описание стратегии, Организация управления, Финансовый план.

Шаблон для проведения SWOT-анализа – стандартный квадрат SWOT-анализа, размещенный на листе А4, разделенный на четыре части, в каждой из которых вы можете записать сильные и слабые стороны, возможности и угрозы своего бизнеса.

Обучающие материалы:

Простой журнал учета простоев – обучающий материал с наглядным примером создания простого журнала учета простоев предприятия в формате Excel. На странице поста есть ссылка для скачивания примера журнала, представленного в видеоуроке.

Журнала учёта потерь производства – обучающий материал с наглядной демонстрацией того, как составить журнал учёта потерь производства в формате Excel. Помимо обучающего видео, есть возможность скачать пример журнала учёта потерь.

Что такое финансовый анализ предприятия – это получасовой обучающий материал, в котором представлены три основных финансовых отчета компаний, продемонстрированы основные методы анализа финансов предприятия, а также разъяснено, что такое инвестиции и как определять эффективность их вложений. Материал составлен для людей, которые не имеют экономического образования, но хотят понимать, что такое финансовый анализ предприятия. Этот видеурок можно смело назвать «Финансы для не финансистов».

---

---

Если материал поста был для Вас полезен, поделитесь ссылкой на него в своей соцсети:

При использовании материалов сайта наличие активной ссылки на www.blogbusiness.com.ua обязательно