Обязательные реквизиты в печати бюджетной организации

Реквизиты, подписи, печати

Обязательные реквизиты первичного документа по закону и не только

Пунктом 2 ст. 9 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ предусмотрено всего 7 обязательных реквизитов первичного документа:

1) наименование;

2) дата составления;

3) наименование составившей документ организации;

4) содержание факта хозяйственной жизни: сделки, события или операции;

5) величина натурального или денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;

6) должность лица (лиц), совершившего сделку (операцию) и ответственного за оформление сделки либо ответственного за оформление свершившегося события;

7) ф. и. о. и подпись ответственного лица (лиц).

При желании вы можете включить в документ и дополнительные реквизиты. Это предусмотрено ФСБУ 27/2021. Плюс не забывайте, что перечень обязательных реквизитов, установленный Законом № 402-ФЗ, для некоторых документов может быть расширен другими нормативными актами. Например, обязательные реквизиты для путевого листа установлены Минтрансом, а реквизиты кассового чека — Законом № 54-ФЗп. 1 ст. 4.7 Закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ; п. 12 ФСБУ 27/2021; Приказ Минтранса от 11.09.2020 № 368.

Оправдательный документ + обязательные реквизиты = первичный документ

Теперь, когда мы освежили в памяти обязательные реквизиты первичного документа, позвольте вам представить новый документ — оправдательный. Этот термин ввел ФСБУ 27/2021.

Оправдательным считается любой документ, содержащий информацию о факте хозяйственной жизни. Например, договор с контрагентом, решение суда или ИФНС, кассовый чек, квитанция об оплате, товарный счет. В отличие от первичного учетного документа он не предназначен для оформления факта хозяйственной жизни и не содержит все обязательные реквизиты.

Но! Оправдательный документ может быть одновременно и первичным, если в нем есть 7 обязательных реквизитов. То есть документ, не составлявшийся изначально как первичный, можно использовать в качестве такового без дополнительных бумаг. Если же в оправдательном документе реквизитов не хватает, надо составить отдельный первичный документ со ссылкой на оправдательныйп. 3 Информационного сообщения Минфина от 10.06.2021 № ИС-учет-33.

Дата составления и измеритель операции

Рассмотрим некоторые реквизиты первички подробнее. По Закону № 402-ФЗ первичный учетный документ надо составить при совершении факта хозяйственной жизни, а если это невозможно — непосредственно после его окончанияч. 3 ст. 9 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ.

ФСБУ 27/2021 впервые определил, что является датой составления первичного учетного документа. Это дата его подписания лицом, совершившим сделку, либо лицом, ответственным за ее оформление. Если дата составления первичного учетного документа отличается от даты совершения факта хозяйственной жизни, то в документе нужно указать обе датып. 2 Информационного сообщения Минфина от 10.06.2021 № ИС-учет-33.

В первичном документе может быть указан или денежный, или натуральный измеритель. Так, в кассовых документах вы фиксируете только денежное выражение операции. А при перемещении материальных ценностей внутри одной организации можно обойтись только натуральным показателем, например штуками.

Однако учтите, это вовсе не означает, что вы можете произвольно выбирать, какой измеритель указывать в документе: денежный или натуральный. Если факт хозяйственной жизни можно оценить и в деньгах, и в натуре и это существенная информация, то в документе надо написать и то, и другое.

Фактов несколько, а документ один — так можно?

Закон № 402-ФЗ требует составлять первичный документ под каждый факт хозяйственной жизни. Но ФСБУ 27/2021 уточнил эти правилап. 4 Информационного сообщения Минфина от 10.06.2021 № ИС-учет-33.

Во-первых, одним первичным учетным документом теперь можно оформить несколько связанных фактов хозяйственной жизни.

Во-вторых, некоторые операции разрешено отражать в первичном документе не в момент их совершения, а с определенной периодичностью, например за сутки, неделю, месяц, квартал. Речь идет о двух видах таких операций:

— длящиеся — начисление процентов, амортизация активов, изменение стоимости активов и обязательств и т. п.;

— повторяющиеся — поставка товара, продукции партиями в разные даты по одному долгосрочному договору и т. п.

В этом случае периодичность составления первичных учетных документов определяется организацией исходя из существа факта хозяйственной жизни и требования рациональности и фиксируется в учетной политике.

Первичный учетный документ для таких операций надо составлять на отчетную дату. Кстати, ранее подобный порядок допускался при реализации товаров, продукции, работ, услуг с применением ККТ.

Первичка в у. е. или в валюте

Раз уж мы заговорили о деньгах, возникает вопрос: можно ли в первичных документах указывать стоимость только в иностранной валюте? ФСБУ 27/2021 на этот вопрос ответил четко: нетп. 7 ФСБУ 27/2021.

Впрочем, налоговики придерживались такого подхода и до ФСБУ. По их мнению, составление первички только в у. е. или в валюте неправомерно, так как согласно Закону № 402-ФЗ денежное измерение объектов бухгалтерского учета производится в рубляхч. 2 ст. 12 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ; Письмо УФНС по Московской области от 28.02.2014 № 16-21/10933.

Если вы используете разработанную ФНС форму УПД, то при цене, установленной договором в у. е. или в валюте, но с оплатой в рублях, заполнять УПД тоже придется в рублях. Почему? Потому что УПД создан на основе счета-фактуры, который в у. е. заполнять вообще нельзя, а в валюте можно только при валютных расчетах.

Что касается регистров бухучета, то денежные величины в них должны быть в рублях. И неважно, в какой валюте была оформлена операция и в какой стране она произошла. А если стоимость выражена в иностранной валюте, то в регистре ее нужно указать и в валюте, и в рубляхп. 7 ФСБУ 27/2021.

Чем лицо, совершившее операцию, отличается от лица, оформившего ее

В Законе № 402-ФЗ и ФСБУ 27/2021 говорится о двух лицах, которых надо отметить в первичке: лицо, совершившее операцию, и лицо, ответственное за ее оформление. Кто они и в чем между ними разница, поясню на примерахп. 6 ч. 2 ст. 9 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ.

В большинстве случаев первичный документ оформляет лицо, совершающее операцию. Например, кладовщик отпускает материалы со склада в цех, составляет и подписывает накладную на внутреннее перемещение. То есть он совершает операцию по передаче материала и одновременно отвечает за ее оформление.

А бывает, что нет ни сделки, ни операции, а событие, оказывающее влияние на финансовое положение организации и на ее отчетность, есть. И тогда первичный документ подписывает лицо, ответственное за оформление свершившегося события.

Например, бухгалтер, ответственный за конкретный участок учета, при расчете курсовых разниц или остатков незавершенного производства составляет и подписывает по такому факту хозяйственной жизни бухгалтерскую справку.

Понятно, что он сам не имеет никакого отношения к колебаниям курса валют или к величине НЗП. Но он документально фиксирует эти факты. И бухгалтерская справка будет документом, подписанным лицом, ответственным лишь за оформление свершившегося события.

Возможна и ситуация, когда совершает операцию одно лицо, а оформляет — другое. Это происходит, когда расходник выписывает бухгалтер, а деньги выдает кассир или когда ведение бухучета и оформление первички передано другой организации. В этих случаях образцом первичного документа должны быть предусмотрены две подписи: одна — того, кто совершает операцию, а вторая — того, кто ее оформляет. Но если за совершение операции и ее оформление отвечает один и тот же человек, то ему не нужно дважды расписываться в документе, даже если в нем, как например в УПД, предусмотрены две отдельные строчки для подписей. Достаточно расписаться один раз в любой из них.

Подписание первички: полномочия руководителя, список ответственных, факсимиле

Важнейший реквизит первичного документа — подписи ответственных лиц. Кто вправе подписывать первичку и как предоставить право подписи первички?

Руководитель организации может подписывать первичку по умолчанию, ему для этого ничье разрешение не требуется. Он по закону вправе совершать сделки и подписывать любые документы от имени компании без доверенностиподп. 1 п. 3 ст. 40 Закона от 08.02.1998 № 14-ФЗ; п. 2 ст. 69 Закона от 26.12.1995 № 208-ФЗ.

Но если директору придется подписывать все документы организации, он очень скоро, как говорится, взвоет. Тем более Закон о бухучете не устанавливает, что первичные документы должен подписывать исключительно руководитель. Поэтому он вправе кого-то уполномочить на подписание первички. И это могут быть не только ваши работники.

Директор компании должен установить перечень лиц, имеющих право подписи первичных документов. А те, в свою очередь, должны обеспечить, чтобы в подписанных ими документах правильно отражались объекты бухучетапп. 11, 16 ФСБУ 27/2021.

УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор ООО «Альфа»

И.И. Иванов

31.12.2020

Перечень должностных лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов ООО «Альфа»

Наименование документа	Должность и ф. и. о.	Образец подписи
Платежное поручение	Главный бухгалтер Е.А. Никанорова
Заместитель главного бухгалтера Е.П. Петрова
Приходный кассовый ордер, Расходный кассовый ордер	Главный бухгалтер Е.А. Никанорова Заместитель главного бухгалтера Е.П. Петрова
Кассир О.Е. Кострова
Счет	Главный бухгалтер Е.А. Никанорова Заместитель главного бухгалтера Е.П. Петрова
Менеджер А.Н. Потапов
Товарная накладная	Начальник склада П.И. Рожков
…

Буквально пару слов скажу о факсимильной подписи. И Минфин, и Президиум ВАС уже давно разъяснили, что проставление факсимиле на первичных документах и счетах-фактурах незаконноПисьма Минфина от 10.04.2019 № 03-07-14/25364, от 10.06.2021 № 03-11-11/45946; Постановление Президиума ВАС от 27.09.2011 № 4134/11.

Поэтому любой первичный документ, составленный на бумаге, должен содержать собственноручную подпись ответственных лиц. В противном случае налоговики в ходе проверки могут снять ваши налоговые расходы и вычеты по НДС. Не поможет даже то, что подписание документов факсимиле вы предусмотрели в договоре с контрагентом.

Приказ о праве подписи или доверенность на это?

Подтверждением полномочий на подписание документов может быть один из следующих документов:

— внутренний распорядительный документ по организации: приказ, подписанный руководителем, или утвержденное им положение о праве подписи на документах;

— доверенность от имени организации, оформленная в соответствии с требованиями ГК, опять-таки подписанная руководителем.

В чем разница между доверенностью и приказом? Приказ на право подписания документов от имени организации оформляется на конкретных должностных лиц, работающих в компании, и действует в течение всего срока трудовых отношений с этими работниками. То есть приказом оформляется распределение полномочий в рамках организации.

Обычно приказом делегируют право подписи тех документов, которые никогда не покидают стен организации. Ведь по общему правилу внутренние распорядительные документы компании на третьих лиц, не состоящих в ее штате, не распространяются.

В очень редких случаях нормативные акты устанавливают, что право подписи конкретного вида документов от имени организации предоставляется другим лицам именно приказом. К таким документам относятся счета-фактурып. 6 ст. 169 НК РФ.

Но бывает, что контрагенты требуют именно доверенность, чтобы убедиться в полномочиях лица, подписывающего документ. Тогда, чтобы избежать лишних споров, можно оформить доверенность или одновременно и приказ, и доверенность.

Доверенность, в отличие от приказа, всегда выписывается на конкретное физическое лицо, а не на лицо, занимающее определенную должность. Вы можете указать в доверенности должность, но это не обязательно. Обычно доверенность выдается на определенный срок. Если же срок действия доверенности в ней не указан, то она действует в течение года со дня ее совершения.

Не обойтись без доверенности при передаче права подписи первичных документов от имени компании лицу, которое не является ее работником.

ДОВЕРЕННОСТЬ
на право подписи документов

г. Москва

Пятое марта две тысячи двадцать первого года

Общество с ограниченной ответственностью «Альфа» (ОГРН 1127785195230, ИНН 7722345678) в лице генерального директора Иванова Ивана Ивановича, действующего на основании Устава, настоящей доверенностью уполномочивает Никанорову Елену Алексеевну, паспорт 45 19 727511, выдан 08.07.1999 ОВД «Восточное Дегунино» г. Москвы, от имени ООО «Альфа» подписывать за руководителя счета-фактуры, акты сверки взаимных расчетов, а также первичные документы, выставляемые контрагентам.

Доверенность действует до пятого марта две тысячи двадцать третьего года, без права передоверия.

Подпись Е.А. Никаноровой

удостоверяю

Генеральный директор ООО «Альфа»

И.И. Иванов

Когда речь идет о работнике организации, то его обязанность оформлять первичные документы, право подписи которых ему предоставлено, следует отразить в его трудовом договоре или должностной инструкции, с которой он ознакомлен под роспись.

Обязательность подписи главбуха

Отдельно остановимся на подписи главного бухгалтера. В общем случае в первичке его подписи может и не быть. Но есть ряд исключений.

Во-первых, оформление и подписание кассовых документов. В Указании Банка России № 3210-У говорится, что кассовые документы должен подписывать главбух, хотя руководитель может уполномочить и иное лицо.

Так что для действительности этих документов подпись главбуха не обязательна, если их подписал другой уполномоченный работник. А вот самому главбуху для того, чтобы подписывать кассовые документы, ни доверенность, ни приказ не нужны. Он обладает правом подписи этих документов в силу занимаемой должностип. 4.3 Указания ЦБ от 11.03.2014 № 3210-У; Письмо ЦБ от 11.08.2014 № 29-1-1-ОЭ/3002.

Во-вторых, по умолчанию главный бухгалтер расписывается в счетах-фактурах, но НК разрешает передать эти полномочия другому лицуп. 6 ст. 169 НК РФ.

Но если подписывает главбух далеко не все документы, то его письменные указания по заполнению первички и документообороту обязательны для всех должностных лиц, которые этим занимаются. Таков законч. 3 ст. 9 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ.

Печать — это очень странный предмет. Она вроде бы есть, и ее как бы нет

А теперь отдельно остановимся на таком реквизите первичных документов, как печать.

Как вам известно, коллеги, организация может не иметь и нигде не ставить печать, если в уставе нет записи о ее наличии. Правда, речь идет исключительно об АО и ООО. Некоммерческие организации, а также ГУПы и МУПы обязаны иметь печатьст. 2 Закона от 08.02.1998 № 14-ФЗ; ст. 2 Закона от 26.12.1995 № 208-ФЗ.

Если уставом печать предусмотрена, она нужна только в установленных законом случаях, например на доверенностях для суда или для участия в госзакупках.

Перечень случаев, когда федеральным законом установлена обязанность проставлять печать при наличии сведений о ней в уставе ООО или АО, я собрал в таблицу.

Печать на доверенности, кадровых документах, отчетности

Что касается обычной (не судебной) доверенности, то уже давно в ГК РФ нет требования о проставлении на ней печати. Но вы можете ее ставить. Ведь печать на доверенности организации не делает этот документ ничтожным.

А за те годы, пока ГК обязывал ее ставить, печать на доверенности стала привычной. В некотором смысле это стало таким же обычаем делового оборота, каким является проставление печати на договорах.

И психологически люди больше готовы доверять бумаге с печатью, чем без таковой.

Не нужна печать и при заверении записей в трудовой книжке. Точнее, новым Порядком ведения трудовых книжек предусмотрено, что она проставляется «при наличии». И в трудовом договоре печати может не быть. ТК РФ этого не требуетст. 57 ТК РФ; п. 7, подп. «д» п. 28, п. 36 Порядка, утв. Приказом Минтруда от 19.05.2021 № 320н.

Не предусмотрено проставление печати на основных формах налогового учета и отчетности, например в декларациях по налогу на прибыль, налогу на имущество и УСНО, формах РСВ, 6-НДФЛ.

Поле «М.П.» в первичке: ставить печать или нет?

Закон о бухучете не включил печать в число обязательных реквизитов первичного учетного документа. И ни один другой федеральный закон не обязывает АО или ООО ставить печать на первичке.

Но многих бухгалтеров все еще смущает, что реквизит «печать» встречается в некоторых обязательных формах первичной учетной документации. Это, в частности, квитанция к ПКО, кассовая книга и платежное поручение.

Но все эти формы документов утверждены подзаконными нормативными актами, а не федеральными законами. Сами же законы, во исполнение которых утверждены эти формы, не содержат требования о наличии на документах печати организации.

Что до платежного поручения, в форме которого предусмотрено поле 43 для оттиска печати, то в самом Положении Банка России, утвердившем форму, прямо написано, что печать ставят лишь при ее наличииприложение 1 к Положению ЦБ от 29.06.2021 № 762-П.

Также место для печати есть во всех унифицированных формах Госкомстата и Росстата, которые сейчас использовать необязательно. Но, как мы выяснили, почти все их используют. Что делать: заверять, к примеру, товарную накладную ТОРГ-12 печатью или не заверять?

Подход тот же, что и с обязательной первичкой: хотите — штампуйте накладные, не хотите — не штампуйте. Само по себе поле «М.П.», в котором нет привычного уже уточнения «при наличии», вас ни к чему не обязывает.

Если решите, что вам без печати на исходящей первичке никуда, закрепите такое требование в своей бухгалтерской учетной политике. Также об обязательном использовании печати на документах могут условиться стороны любого договора.

Читать далее

Об учете печатей и штампов в бюджетных учреждениях

«Бюджетные организации: бухгалтерский учет и налогообложение», 2015, N 10

Согласно ст. 9.2 Закона о некоммерческих организациях <1> бюджетным учреждением признается некоммерческая организация, созданная Российской Федерацией, субъектом РФ или муниципальным образованием для выполнения работ, оказания услуг в целях обеспечения реализации предусмотренных законодательством РФ полномочий в сферах науки, образования, здравоохранения, культуры, социальной защиты, занятости населения, физической культуры и спорта, а также в иных сферах. Как и любая некоммерческая организация, бюджетное учреждение должно иметь печать с полным наименованием этой организации на русском языке, а также вправе иметь штампы и бланки со своим наименованием. Об учете печатей и штампов поговорим в статье.

<1> Федеральный закон от 12.01.1996 N 7-ФЗ «О некоммерческих организациях».

Для чего нужна печать?

Согласно п. 3.25 ГОСТ Р 6.30-2003 <2> оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи. Документы заверяются печатью организации. То есть оттиск печати заверяет подлинность подписи на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинности подписи.

<2> ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003, утв. Росархивом (далее — Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003). Данные Методическое рекомендации разъясняют и конкретизируют порядок внедрения и применения ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», утв. Постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 N 65-ст.

Какие виды печатей бывают?

Печать является механическим приспособлением, устройством, содержащим клише печати для последующего проставления оттиска на бумаге. Оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица на документах.

В настоящее время отсутствует законодательное закрепление понятий «печать» и «штамп», а также требований к их размерам, формам, указываемым в них сведениям. Исключением из данного правила являются печати с воспроизведением Государственного герба РФ. Форма, размер и технические требования к таким печатям установлены ГОСТ Р 51511-2001 «Печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Форма, размеры и технические требования», утвержденным Постановлением Госстандарта России от 25.12.2001 N 573-ст. Вместе с тем по общему правилу под печатью понимается устройство, предназначенное для нанесения оттиска на документах, служащего для удостоверения подписи должностного лица либо подлинности документа (ГОСТ Р 51511-2001). Печать с воспроизведением Государственного герба РФ — печать, имеющая в центре клише печати зеркальное отображение Государственного герба РФ.

Статьей 4 Федерального конституционного закона от 25.12.2000 N 2-ФКЗ «О Государственном гербе Российской Федерации» установлено, что Государственный герб РФ размещается на печатях:

• федеральных органов государственной власти;
• иных государственных органов, организаций и учреждений;
• органов, организаций и учреждений независимо от форм собственности, наделенных государственно-властными полномочиями;
• органов, осуществляющих государственную регистрацию актов гражданского состояния.

Указанная печать включает в себя следующие реквизиты:

• зеркальное изображение Государственного герба РФ;
• полное наименование юридического лица в именительном падеже, в скобках — его краткое наименование (если таковое имеется);
• основной государственный регистрационный номер (ОГРН);
• идентификационный номер налогоплательщика (ИНН);
• код по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО).

Необходимо отметить, что изготовление печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба РФ осуществляют только полиграфические и штемпельно-граверные предприятия, имеющие сертификаты о наличии технических и технологических возможностей для изготовления указанного вида продукции на должном качественном уровне.

Помимо гербовой печати, в учреждении могут использоваться печати структурных подразделений и иные круглые и треугольные печати, имеющие узкое функциональное назначение (для пакетов, пропусков и т.п.). Печати, кроме наименования организации, могут иметь изображения товарных знаков, эмблем, символов, а также иные реквизиты, установленные нормативными правовыми актами.

Примечание. Штамп — разновидность печатной формы, содержащая информацию служебного характера: о наименовании организационной структуры, ее адресе, дате и номере регистрации документа, выполнении функции и т.п.

Кроме того, в учреждении могут применяться и иные разновидности печатей и штампов. Так, например, в силу п. 4.4 порядка ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенного порядка ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства, утвержденного Указанием Банка России от 11.03.2014 N 3210-У, кассир должен быть снабжен печатью (штампом), содержащей (содержащим) реквизиты, подтверждающие проведение кассовой операции.

Основное средство или материальные запасы?

В соответствии с Указаниями о порядке применения бюджетной классификации РФ на 2013 год и на плановый период 2014 и 2015 годов, утвержденными Приказом Минфина России от 01.07.2013 N 65н, расходы учреждения на оплату договора, предметом которого является изготовление печатей и штампов, в зависимости от учетной политики учреждения и предполагаемого срока использования, следует отразить по статье 310 (в случае их возможного использования более 12 месяцев) или 340 КОСГУ (в случае использования менее 12 месяцев).

Согласно п. 34 Инструкции N 157н <3> принятие активов к учету, а также их выбытие, в том числе в результате принятия решения об их списании, если иное не установлено данной Инструкцией, осуществляются на основании решения постоянно действующей комиссии по поступлению и выбытию активов, оформленного оправдательным документом (первичным (сводным) учетным документом).

<3> Инструкция по применению Единого плана счетов бухгалтерского учета для органов государственной власти (государственных органов), органов местного самоуправления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений, утв. Приказом Минфина России от 01.12.2010 N 157н.

В соответствии с п. 38 Инструкции N 157н материальные объекты имущества независимо от их стоимости со сроком полезного использования более 12 месяцев, предназначенные для неоднократного или постоянного использования на праве оперативного управления в процессе деятельности учреждения при выполнении им работ, оказании услуг, осуществления государственных полномочий (функций) либо для управленческих нужд учреждения, находящиеся в эксплуатации, запасе, на консервации, принимаются к учету в качестве основных средств.

К основным средствам не относятся предметы, служащие менее 12 месяцев, независимо от их стоимости, материальные объекты имущества, относящиеся в соответствии с положениями Инструкции N 157н к материальным запасам, находящиеся в пути или числящиеся в составе незавершенных капитальных вложений, готовой продукции (изделий), товаров.

Объектом основных средств является объект со всеми приспособлениями и принадлежностями, или отдельный конструктивно обособленный предмет, предназначенный для выполнения определенных самостоятельных функций, или же обособленный комплекс конструктивно сочлененных предметов, представляющих собой единое целое и предназначенных для выполнения определенной работы (п. 41 Инструкции N 157н).

Комплекс конструктивно сочлененных предметов — это один или несколько предметов одного или разного назначения, имеющих общие приспособления и принадлежности, общее управление, в результате чего каждый входящий в комплекс предмет может выполнять свои функции только в составе комплекса, а не самостоятельно. Согласно п. 45 Инструкции N 157н единицей учета основных средств является инвентарный объект также со всеми приспособлениями и принадлежностями, или отдельный конструктивно обособленный предмет, или обособленный комплекс конструктивно сочлененных предметов.

В случае наличия у одного конструктивно сочлененного объекта нескольких частей — основных средств, имеющих разный срок полезного использования, каждая такая часть учитывается как самостоятельный инвентарный объект. Если по комплексу конструктивно сочлененных объектов, состоящих из нескольких предметов, установлен общий для всех объектов срок полезного использования, указанный объект учитывается как самостоятельный инвентарный объект.

Согласно п. 44 Инструкции N 157н сроком полезного использования объекта основных средств является период, в течение которого предусматривается использование в процессе деятельности учреждения объекта нефинансовых активов в тех целях, ради которых он был приобретен, создан и (или) получен (в запланированных целях). Срок полезного использования объектов нефинансовых активов в целях принятия к учету в составе основных средств и начисления амортизации определяется на основании:

1. информации, содержащейся в законодательстве РФ, устанавливающем сроки полезного использования имущества для начисления амортизации. По объектам основных средств, включенным согласно Постановлению Правительства РФ от 01.01.2002 N 1 «О Классификации основных средств, включаемых в амортизационные группы» (далее — Классификация основных средств) в амортизационные группы с 1-й по 9-ю, срок полезного использования определяется по наибольшему сроку, установленному для указанных амортизационных групп; в 10-ю амортизационную группу — срок полезного использования рассчитывается исходя из Единых норм амортизационных отчислений на полное восстановление основных фондов народного хозяйства СССР, утвержденных Постановлением Совета Министров СССР от 22.10.1990 N 1072;
2. рекомендаций, содержащихся в документах производителя, входящих в комплектацию объекта имущества, при отсутствии в законодательстве РФ норм, устанавливающих сроки полезного использования имущества в целях начисления амортизации, в случаях отсутствия информации в законодательстве РФ и в документах производителя — на основании решения комиссии учреждения по поступлению и выбытию активов, принятого с учетом:

• ожидаемого срока использования этого объекта в соответствии с ожидаемой производительностью или мощностью;
• ожидаемого физического износа, зависящего от режима эксплуатации, естественных условий и влияния агрессивной среды, системы проведения ремонта;
• нормативно-правовых и других ограничений использования этого объекта;
• гарантийного срока использования объекта;
• сроков фактической эксплуатации и ранее начисленной суммы амортизации — для объектов, безвозмездно полученных от учреждений, государственных и муниципальных организаций.

Необходимо отметить, что Классификацией основных средств код непосредственно для учета печатей и штампов не предусмотрен. Учет вышеуказанных объектов можно осуществлять с применением кода 19 0009000 «Прочие материальные основные фонды, не указанные в других группировках».

С учетом вышеизложенного окончательное решение по отнесению печатей и штампов к основным средствам или материальным запасам должно приниматься комиссией учреждения.

Как отразить в учете?

Отражение в учете будет зависеть от того, к какой группе нефинансовых активов по решению комиссии будут отнесены приобретаемые печати и штампы.

Основное средство. В соответствии с п. 23 Инструкции N 157н объекты нефинансовых активов принимаются к бухгалтерскому учету по их первоначальной (фактической) стоимости. Первоначальной стоимостью объектов нефинансовых активов признается сумма фактических вложений в их приобретение, сооружение или изготовление (создание) с учетом сумм НДС, предъявленных учреждению поставщиками и (или) подрядчиками (кроме их приобретения, сооружения и изготовления в рамках деятельности, облагаемой НДС, если иное не предусмотрено налоговым законодательством РФ).

Напомним, что первоначальная стоимость основных средств стоимостью до 3000 руб. списывается с балансового учета с одновременным отражением объектов на забалансовом счете 21 «Основные средства стоимостью до 3000 руб. включительно в эксплуатации».

Выдача в эксплуатацию объектов основных средств стоимостью до 3000 руб. включительно, за исключением объектов недвижимого имущества, отражается на основании первичного учетного документа — ведомости выдачи материальных ценностей на нужды учреждения (ф. 0504210) (п. 10 Инструкции N 174н <4>). Далее рассмотрим пример отражения расходов бюджетного учреждения на приобретение печати.

<4> Инструкция по применению плана счетов бюджетных учреждений, утв. Приказом Минфина России от 16.12.2010 N 174н.

Пример 1. Бюджетное учреждение приобрело у специализированной организации гербовую печать стоимостью 1118 руб. (в том числе НДС (18%) — 118 руб.). Расходы оплачены за счет средств субсидии на выполнение государственного задания. На основании документов, предъявленных поставщиком, гарантийный срок службы печати составляет три года. В соответствии с решением комиссии учреждения по поступлению и выбытию нефинансовых активов приобретенная печать отнесена к основным средствам.

Указанные расходы можно отразить следующим образом:

Материальные запасы. Если комиссия учреждения примет решение учитывать печати и штампы как объекты материальных запасов, то их учет в соответствии с п. 30 Инструкции N 174н следует вести на счете 0 105 30 000 «Материальные запасы — иное движимое имущество учреждения». Поступление печатей и штампов осуществляется на основании следующих первичных документов:

• товарно-сопроводительных документов поставщика (продавца), иных документов, подтверждающих получение учреждением (отгрузку, передачу) материальных ценностей, оформленных в рамках обычая делового оборота, содержащих обязательные реквизиты первичного учетного документа (товарной накладной, товарно-транспортной накладной);
• акта о приемке материалов (ф. 0315004).

Оприходование материальных запасов, полученных в рамках договоров на нужды учреждения, отражается на основании первичных (сводных) учетных документов, подтверждающих исполнение поставщиком условий договора по передаче (изготовлению) материальных ценностей.

Списание печатей и штампов производится по фактической стоимости каждой единицы или по средней фактической стоимости на основании акта о списании материальных запасов (ф. 0504230). Данный акт применяется для списания с баланса материальных запасов на основании документов, подтверждающих их количественный расход. Он составляется комиссией учреждения по поступлению и выбытию активов и утверждается руководителем.

Пример 2. Бюджетное учреждение для осуществления приносящей доход деятельности приобрело три резиновых штампа общей стоимостью 590 руб. (в том числе НДС (18%) — 90 руб.). Штампы используются в деятельности, облагаемой НДС. В связи с отсутствием рекомендаций изготовителя штампов и исходя из ожидаемого срока использования данных объектов комиссия учреждения по поступлению и выбытию нефинансовых активов отнесла штампы к материальным запасам.

Указанные расходы отражаются в учете следующим образом:

Каков порядок хранения, списания и уничтожения печатей и штампов?

В соответствии с разд. 7 Методических рекомендаций по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003 для упорядочения использования печатей в учреждении должна быть разработана и утверждена руководителем инструкция по применению печатей. Данная инструкция может иметь следующие разделы:

1. перечень печатей, используемых в организации, который включает:

• название и количество экземпляров каждой разрешенной для использования печати;
• должности лиц, уполномоченных хранить, использовать оттиски печатей и контролировать правильность их использования.

Порядок пользования печатями устанавливается в соответствии с действующими нормативными актами и с учетом специфики документирования деятельности. Правила пользования устанавливаются для оттиска каждой разрешенной печати. Инструкция должна содержать также перечни документов, заверяемых гербовой печатью (печатью организации), печатью без воспроизведения герба или иной символики, печатью структурного подразделения. Подготовка инструкции должна увязываться с разработкой табеля унифицированных форм документов организации, в котором имеется графа «печать»;

1. места хранения и должности лиц, имеющих право пользования печатями. Пользование печатями в организации разрешается только работникам, специально назначенным приказом руководителя. Право пользования гербовой печатью предоставляется первым руководителям, должностным лицам из числа работников службы документационного обеспечения или финансовой службы.

Оттиск печати проставляется на документах, оформленных с соблюдением действующих правил, подписанных и согласованных в установленном порядке;

1. порядок пользования печатями. Основу инструкции составляет перечень документов, заверяемых гербовой печатью. В ней могут быть указаны:

• штатное расписание;
• образцы подписей на открытие счетов;
• другая информация.

Вносить изменения и дополнения в перечень допускается только по указанию руководителя учреждения;

1. форма журнала учета печатей и штампов и порядок ведения журнала. За образец можно взять форму, приведенную в Методических рекомендациях по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных Приказом Росархива от 23.12.2009 N 76;
2. порядок выдачи печатей и штампов работникам учреждения, а также порядок их хранения. Печати должны храниться в установленных в инструкции подразделениях учреждения и выдаваться в структурные подразделения пользователям под расписку в регистрационно-учетной форме. В подразделениях печати должны храниться в надежно запирающихся шкафах;
3. ответственность работников за нарушение порядка применения печатей и штампов, утерю печатей или штампов;
4. порядок проведения проверок по соблюдению порядка применения и хранения печатей и штампов в структурных подразделениях учреждения;
5. порядок уничтожения печатей и штампов. Уничтожение печатей происходит в случаях ликвидации организации, прекращения деятельности в результате слияния, присоединения, преобразования, переименования организации или обособленного структурного подразделения, а также механического износа клише. Уничтожение печатей и штампов производится комиссией, которая создается приказом руководителя учреждения. Пришедшие в негодность в ходе эксплуатации или утратившие свое назначение печати (например, при смене организационно-правовой формы, наименования, местонахождения учреждения, его ликвидации) уничтожаются с обязательным списанием с учета. Уничтожение печатей и штампов предполагает полное разрушение их печатающей поверхности и формы, не допускающее возможности восстановления и дальнейшего использования. Комиссия учреждения определяет способ уничтожения печатей и штампов: изделия из каучука, резины разрезаются на мелкие части или сжигаются, из металла — опиливаются двумя перекрестными линиями. При уничтожении печатей и штампов составляется акт об уничтожении, который утверждается руководителем.

В акте должны быть указаны:

• состав комиссии;
• время и место уничтожения печатей и штампов;
• обоснование уничтожения;
• наименование и оттиски уничтоженных печатей и штампов;
• способ уничтожения;
• заключение комиссии о приведении печати (штампа) в состояние, исключающее возможность восстановления и дальнейшего использования;
• подписи членов комиссии.

Акты об уничтожении печатей и штампов хранятся в течение срока, установленного инструкцией по учету печатей и штампов, а затем уничтожаются согласно утвержденному порядку. Работник, ответственный за учет печатей и штампов, на основании акта делает отметки об уничтожении в журнале учета печатей и штампов.

Заключение

В завершение сформулируем следующие выводы:

1. В настоящее время отсутствует законодательное закрепление понятий «печать» и «штамп», а также требований к их размерам, формам, указываемым в них сведениям.
2. Решение по отнесению печатей и штампов к основным средствам или материальным запасам принимается комиссией учреждения исходя из срока полезного использования этих объектов.
3. Разделом 7 Методических рекомендаций по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003 установлено, что для упорядочения использования печатей в учреждении должна быть разработана и утверждена руководителем инструкция по применению печатей.

А.Репин

Эксперт журнала

«Бюджетные организации:

бухгалтерский учет и налогообложение»