Обязательные реквизиты неунифицированных документов

Перспективы и риски арбитражных споров. Ситуации, связанные со ст. 9

1. Каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом. Не допускается принятие к бухгалтерскому учету документов, которыми оформляются не имевшие места факты хозяйственной жизни, в том числе лежащие в основе мнимых и притворных сделок.

(в ред. Федерального закона от 21.12.2013 N 357-ФЗ)

(см. текст в предыдущей редакции)

2. Обязательными реквизитами первичного учетного документа являются:

1) наименование документа;

2) дата составления документа;

3) наименование экономического субъекта, составившего документ;

4) содержание факта хозяйственной жизни;

5) величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;

6) наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за ее оформление, либо наименование должности лица (лиц), ответственного (ответственных) за оформление свершившегося события;

(в ред. Федерального закона от 21.12.2013 N 357-ФЗ)

(см. текст в предыдущей редакции)

7) подписи лиц, предусмотренных пунктом 6 настоящей части, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

3. Первичный учетный документ должен быть составлен при совершении факта хозяйственной жизни, а если это не представляется возможным — непосредственно после его окончания. Лицо, ответственное за оформление факта хозяйственной жизни, обеспечивает своевременную передачу первичных учетных документов для регистрации содержащихся в них данных в регистрах бухгалтерского учета, а также достоверность этих данных. Лицо, на которое возложено ведение бухгалтерского учета, и лицо, с которым заключен договор об оказании услуг по ведению бухгалтерского учета, не несут ответственность за соответствие составленных другими лицами первичных учетных документов свершившимся фактам хозяйственной жизни. Требования в письменной форме главного бухгалтера, иного должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета, либо лица, с которым заключен договор об оказании услуг по ведению бухгалтерского учета, в отношении соблюдения установленного порядка документального оформления фактов хозяйственной жизни, представления документов (сведений), необходимых для ведения бухгалтерского учета, должностному лицу, на которое возложено ведение бухгалтерского учета, либо лицу, с которым заключен договор об оказании услуг по ведению бухгалтерского учета, обязательны для всех работников экономического субъекта.

(в ред. Федеральных законов от 21.12.2013 N 357-ФЗ, от 26.07.2019 N 247-ФЗ)

(см. текст в предыдущей редакции)

4. Формы первичных учетных документов определяет руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета. Формы первичных учетных документов для организаций бюджетной сферы устанавливаются в соответствии с бюджетным законодательством Российской Федерации.

(в ред. Федеральных законов от 21.12.2013 N 357-ФЗ, от 26.07.2019 N 247-ФЗ)

(см. текст в предыдущей редакции)

5. Первичный учетный документ составляется на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью.

6. В случае, если законодательством Российской Федерации или договором предусмотрено представление первичного учетного документа другому лицу или в государственный орган на бумажном носителе, экономический субъект обязан по требованию другого лица или государственного органа за свой счет изготавливать на бумажном носителе копии первичного учетного документа, составленного в виде электронного документа.

7. В первичном учетном документе допускаются исправления, если иное не установлено федеральными законами или нормативными правовыми актами органов государственного регулирования бухгалтерского учета. Исправление в первичном учетном документе должно содержать дату исправления, а также подписи лиц, составивших документ, в котором произведено исправление, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

8. В случае, если в соответствии с законодательством Российской Федерации первичные учетные документы, в том числе в виде электронного документа, изымаются, копии изъятых документов, изготовленные в порядке, установленном законодательством Российской Федерации, включаются в документы бухгалтерского учета.

Источник

Добавить в «Нужное»

Реквизиты бухгалтерских документов

В отдельных консультациях мы рассматривали сущность и назначение бухгалтерских документов, а также их классификацию. В настоящем материале расскажем об основных реквизитах бухгалтерских документов.

Реквизиты первичных документов

Несмотря на то, что форма первичного документа может быть как обязательная к применению, так и разрабатываемая организацией самостоятельно, бухгалтерское законодательство содержит перечень реквизитов, которые должны присутствовать в любом первичном документе. Этим достигается своего рода унификация и стандартизация бухгалтерских документов.

К таким обязательным реквизитам относятся (ч. 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ):

наименование документа;
дата составления документа;
наименование организации, составившей документ;
содержание факта хозяйственной жизни;
величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;
наименование должности лиц, совершивших сделку, операцию и ответственных за ее оформление, либо наименование должности лиц, ответственных за оформление свершившегося события;
подписи данных лиц с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

Реквизиты бухгалтерских регистров

Формы регистров синтетического и аналитического учета организация разрабатывает самостоятельно, соблюдая наличие в них следующих обязательных реквизитов (ч. 4 ст. 10 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ):

наименование регистра;
наименование организации, составившей регистр;
дата начала и окончания ведения регистра и (или) период, за который составлен регистр;
хронологическая и (или) систематическая группировка объектов бухгалтерского учета;
величина денежного измерения объектов бухгалтерского учета с указанием единицы измерения;
наименования должностей лиц, ответственных за ведение регистра;
подписи лиц, ответственных за ведение регистра, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

Перечень приведенных выше обязательных реквизитов первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета не ограничивает право организации при оформлении бухгалтерских документов включать в них дополнительные реквизиты, если это необходимо для целей учета и управления исходя из специфики организации или ее вида деятельности.

Реквизиты бухгалтерской отчетности

Реквизиты форм бухгалтерской отчетности приведены в Приказе Минфина от 02.07.2010 № 66н, которым эти формы были утверждены.

Форум для бухгалтера:

Источник

Первичный документ — это документ, на основании которого бухгалтер может сделать бухгалтерские записи и признать доходы (расходы) в бхгалтерском и (или) налоговом учете. Каждый факт хозяйственной жизни должен быть оформлен первичным учетным документом (ч. 1 ст. 9 закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ). Рассмотрим основные требования к оформлению первички и налоговые последствия ее ненадлежащего оформления.

Какую первичку можно использовать в 2023 году

С 01.01.2013 можно использовать:

Формы первичных документов, самостоятельно разработанные хозяйствующим субъектом (ч. 4 ст. 9 закона № 402-ФЗ). Они должны содержать все обязательные реквизиты первичного документа, предусмотренные ч. 2 ст. 9 закона № 402-ФЗ;
Унифицированные формы первичной учетной документации, разработанные Госкомстатом России, которые были обязательными к применению ранее. Их можно использовать в неизменном виде, а можно скорректировать «под себя», добавив нужные реквизиты и (или) удалив лишние.

Выбранный порядок применения форм документов должен утвердить руководитель хозяйствующего субъекта. Это можно сделать в учетной политике или отдельным приказом.

ВАЖНО! Обязательны унифицированные формы для банковских и кассовых документов, а также для транспортной накладной (Письмо Минфина от 25.01.2017 № 03-01-15/3482).

О действующем порядке оформления операций по кассе читайте в материале «Порядок ведения кассовых операций».

Применение первичных документов также регламентирует новый ФСБУ 27/2021 «Документы и документооборот в бухгалтерском учете». Он обязателен к использованию с 01.01.2022, кроме одного пункта, который вступает в силу с 01.01.2024. Упомянутый пункт содержит указание о хранении документов, а также баз данных, содержащихся в первичных документах, на территории РФ.

Новый стандарт требует при составлении первички опираться на правила, установленные законом 402-ФЗ, а также вводит условия:

дата первичного документа — это дата его подписания ответственным лицом;
если дата составления документа отличается от даты совершения хозоперации, то должна быть указана информация о дате операции;
если обязательные реквизиты включаются в документ на основании иного документа (оправдательный документ), содержащего информацию о факте хозяйственной жизни, то в первичный документ включается информация об оправдательном документе.

Как вести документооборот по новому ФСБУ 27/2021, описали эксперты КонсультантПлюс. Оформите пробный бесплатный доступ к системе и переходите в Готовое решение.

Обязательные реквизиты первичного документа

Каждый первичный документ должен иметь все обязательные реквизиты, перечень которых содержится в ч. 2 ст. 9 закона № 402-ФЗ. Только тогда его можно принять к учету.

Так, документ должен содержать:

наименование документа;
дату составления документа;
наименование экономического субъекта, составившего документ;
содержание факта хозяйственной жизни;
величину натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;
наименование должности лица, совершившего сделку (хозяйственную операцию) и ответственного за правильность ее оформления. Либо наименование должности лица, ответственного за правильность оформления свершившегося события;
подписи ответственных должностных лиц с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

О наиболее часто применяемых первичных документах читайте в статье «Первичные документы бухгалтерского учета – перечень».

Электронные формы документов

Первичный учетный документ может быть составлен как на бумажном носителе, так и в виде электронного документа с усиленной квалифицированной электронной подписью (ч. 5 ст. 9 закона № 402-ФЗ, ч. 3 ст. 19 закона «Об электронной подписи» от 06.04.2011 № 63-ФЗ).

Причем дублировать электронные документы на бумаге нужно только в тех случаях, когда представление первичного документа другому лицу или в государственный орган на бумажном носителе предусмотрено законом или договором (ч. 6 ст. 9 закона № 402-ФЗ).

Последствия ненадлежащего оформления первичных документов

Прежде всего, нарушения в оформлении первичных документов могут стать основанием для ответственности по ст. 120 НК РФ.

Данной ответственности подлежат:

налогоплательщики – организации, а с 1 января 2014 г. также индивидуальные предприниматели (абз. 1 п. 1 ст. 120 НК РФ; подп. «а» п. 34 ст. 1, ч. 3 ст. 6 закона от 23.07.2013 № 248-ФЗ);
налоговые агенты (подп. «б» п. 34 ст. 1, ч. 3 ст. 6 закона № 248-ФЗ; абз. 3 п. 3 ст. 120 НК РФ). Заметим, что до 2014 г. формулировка ст. 120 НК РФ прямо указывала лишь на налогоплательщика, что вызывало сомнения в ее применимости в отношении налоговых агентов. Существовало мнение, что они не могут быть субъектом данного правонарушения. В то же время ФНС настаивала на обратном (письмо от 29.12.2012 № АС-4-2/22690).

Кроме этого, отсутствие надлежаще оформленных первичных документов может повлечь пересчет налоговой базы и налоговые доначисления.

Подробнее об ответственности, вытекающей из ст. 120 НК РФ, читайте в материале «Штраф за грубое нарушение правил учета доходов и расзходов».

ИТОГИ

С 2013 года налогоплательщики вправе использовать как унифицированные так и разработанные самостоятельно бланки первичных учетных документов. Главное закрепить применяемую форму в учетной политике предприятия. Обязательными к применению остались унифицированные формы по учету кассовых и банковских операций, а также транспортне накладные.

Источник

Любой первичный документ отражает какой-либо факт хозяйственной жизни организации и подтверждает либо доходы, либо расходы. А значит, первичные документы напрямую влияют на формирование итоговых финансовых показателей работы организации и на налогооблагаемую базу при расчете налогов. Из-за неправильно оформленных первичных бухгалтерских документов компания может исказить финансовые показатели итоговой бухгалтерской и налоговой отчетности.

Именно по этой причине, необходимо внимательно относится к первичным документам и грамотно выстроить документооборот в организации. Также требуется используемые в организации формы документов закрепить учетной политикой, а новые формы утвердить приказом руководителя. Рассмотрим основные ошибки по работе с первичными документами, которые нужно найти вовремя и исправить.

Ошибка 1. Формы первичных документов не утверждены приказом руководителя и учетной политикой организации

В 2013 году было отменено обязательное применение форм первичных учетных документов, содержащихся в альбомах унифицированных форм. Организация теперь вправе самостоятельно разрабатывать формы документов, применяемые в документообороте за исключением некоторых.

Разработанные самостоятельно формы документов могут быть выполнены на основе унифицированных с добавлением или удалением отдельных строк и колонок. Такие формы первичных документов утверждаются приказом руководителя и закрепляются Учетной политикой организации.

Обязательными для применения без права самостоятельно их изменять и дополнять остаются три формы первичных документов:

по учету кассовых операций (п.4.1.,4.5 Указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У, Постановление Госкомстата от 18.08.1998 № 88);
по учету труда и его оплаты (Постановление Госкомстата от 05.01.2004 № 1);
по учету услуг по перевозке грузов (Уставы и Кодексы соответствующих видов транспорта, Постановление Правительства от 15.04.2011 № 272, Письма Минфина России от 23.04.2013 № 03-03-06/1/14014, от 28.01.2013 № 03-03-06/1/36).

Отмечу, что для упрощения документооборота многие организации продолжают применять формы, которые содержатся в альбомах унифицированных форм.

Рекомендация: следите за тем, чтобы первичные учетные документы соответствовали формам, утвержденным Учетной политикой организации. Не забывайте утверждать новые формы первичных документов приказом руководителя, иначе у вас появляется риск признания расходов неподтвержденными документально. Кроме того, нарушение п.4 ПБУ 1/2008 ведет к административной ответственности руководителя (ст.15.11 КоАП РФ)

Ошибка 2. Документы оформляются без печати, подписей, указания должностей и документов, подтверждающих полномочия подписантов

На основании п. 1 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» каждый факт хозяйственной жизни должен быть оформлен Документом. Первичный учетный документ должен составляться в момент совершения факта хозяйственной жизни, а если это не представляется возможным, то на следующий день после его свершения. Основные требования к обязательным реквизитам при составлении документа содержатся в пункте 2 вышеуказанной статьи ФЗ № 402-ФЗ. Список является закрытым и не содержит упоминания о печати организации или ИП.

Печать

Применять или не применять печать для организаций, имеющих статус ООО или АО — это право, а не обязанность (п. 7 ст. 2 Федерального закона № 82-ФЗ от 06.04.2015 г.). Сведения о наличии или отсутствии печати должны быть закреплены в Уставе организации. ИП также вправе вести упрощенный бухгалтерский учет и не использовать печать в своей финансово-хозяйственной деятельности.

Ответственность за ведение учета и необходимые реквизиты составителей документа

В соответствии с п.3 ст.9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» лицо, на которое возложено ведение бухгалтерского учета, и лицо, с которым заключен договор об оказании услуг по ведению бухгалтерского учета, не несут ответственность за соответствие составленных другими лицами первичных учетных документов по свершившимся фактам хозяйственной жизни.

В июле 2019 года федеральный закон N 247-ФЗ дополнил статью 9 «Первичные учетные документы» новым абзацем. Теперь письменные требования главного бухгалтера или иного должностного лица, на которое возложено ведение бухучета, либо лица, с которым заключен договор об оказании бухгалтерских услуг в отношении соблюдения установленного порядка документального оформления фактов хозяйственной жизни, представления документов (сведений), необходимых для ведения бухгалтерского учета, обязательны для всех работников организации.

Таким образом, главными и необходимыми в первичном учетном документе являются подписи, должности и расшифровки подписей тех лиц, которые составили документ.

Доверенность

В доверенности обязательно должна быть указана дата ее совершения, при отсутствии даты — такая доверенность ничтожна (п.1 ст. 186 ГК РФ). Доверенность без указания конкретного срока ее действия — действует в течение одного года со дня ее совершения. По нотариально заверенным доверенностям существует реестр, в котором публикуются сведения о доверенностях, отозванных или прекративших свое действие.

Рекомендации: налоговые инспекторы не принимают расходы по документам, оформленным с нарушением законодательства. Поэтому:

Следите, чтобы первичные учетные документы организации содержали не только подписи лиц их составивших, но и должности и расшифровки подписей. Кроме этого, должны в наличии быть документы от контрагента, подтверждающие право этих лиц составлять и подписывать данные документы (это могут быть приказы или доверенности).

Если контрагент не использует печать, то обязательно запросите заверенную копию его Устава, где этот пункт про неиспользование печати закреплен.

Обратите внимание на даты в доверенностях или актах. Несуществующая дата, например, 31 сентября 2019 в акте или 99.01.2019 в доверенности подписанта приводят к ничтожности документа, а значит, расходы в таком случае документально не подтверждены и не могут быть учтены при налоговом учете.

Ошибка 3. Первичные документы составляются с нарушением положений договора

Любой хозяйствующий субъект для уменьшения налогооблагаемой базы по НДС и прибыли имеет право применять универсальный передаточный документ (УПД) (письмо ФНС России от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96@ «Об отсутствии налоговых рисков при применении налогоплательщиками первичного документа, составленного на основе счета-фактуры»).

Кроме того, форма УПД носит рекомендательный характер и на основании письма ФНС России от 14.09.2017 № ЕД-4-15/18322 ее можно дополнять. Однако, некоторые контрагенты отказываются до настоящего момента работать с УПД и предусматривают в договорах отдельными положениями счет-фактуру и акт.

Согласно ст.309 ГК РФ договорные обязательства должны исполняться в соответствии с условиями заключенного договора. Особенно, это касается взаимоотношений с государственными заказчиками.

Рекомендации: следите, чтобы первичные документы составлялись в соответствии с требованиями положений заключенных договоров во избежание спорных ситуаций с контрагентом.

Ошибка 4. По ТОРГ-12 или акту транспортные расходы принять нельзя

Часто на практике при получении товара по заключенным договорам поставки отдельной строкой выделены транспортные расходы. На основании п.1-3 ст. 8 Устава автомобильного транспорта, утвержденного 259-ФЗ от 08.11.2007 г. перевозка груза подтверждается таким первичным документом, как транспортная накладная. Без транспортной накладной груз к перевозке не принимается. Форма транспортной накладной содержится в Приложении № 4 к Правилам перевозок грузов автомобильным транспортом, утвержденным Постановлением Правительства РФ от 15.04.2011 № 272.

Рекомендации: следите, чтобы в пакете первичных документов на поставку товаров при выделении в них транспортных расходов отдельной строкой обязательно была транспортная накладная. При ее отсутствии транспортные расходы в уменьшение налогооблагаемой базы по прибыли и НДС не принимаются.

Ошибка 5. Юридические лица и ИП проводят кадастровые и инженерные работы без лицензии и СРО, монтажные и демонтажные работы по пожарной сигнализации без лицензии МЧС

Геодезические работы

Важным этапом строительства объекта являются геодезические работы. При заключении договора на данные виды работ во исполнение своей добросовестности для соблюдения требований ст. 54.1 НК РФ необходимо проверить своего контрагента на право осуществлять такой вид деятельности и запросить у него необходимую разрешительную документацию.

Проведение геодезических работ — лицензионный вид деятельности (ст.21 Гл. 5 Федерального Закона 431-ФЗ от 30.12.15 «О геодезии и картографии»). Согласно п.4 Положения о лицензировании геодезической и картографической деятельности, утвержденной Постановлением Правительства № 1099/28.10.99, этот вид работ могут осуществлять как юридические лица, так и ИП.

Исполнители геодезических работ должны иметь в собственности высокоточное специализированное поверенное оборудование для замеров, а также обладать соответствующем образованием. Поверку оборудования должны осуществлять аккредитованные специализированные центры.

Установка систем пожарной сигнализации

Если при проведении подрядных работ в техническом задании и смете предусмотрены работы по демонтажу и монтажу противопожарной сигнализации, то у контрагента на выполнение данного вида работ должна быть лицензия МЧС. Это также лицензируемый вид деятельности (Постановление Правительства РФ № 1225 от 30.12.2011 г.) Обязанность получить официальное разрешение на проведение этого вида работ также прописана в пп.15 п.1 ст. 12 Федерального закона 99-ФЗ от 04.05.2011 г. «О лицензировании отдельных видов деятельности».

Рекомендации: Следите за тем, чтобы в пакете документов при формировании досье на контрагента, с которым заключается договор на оказание лицензионных видов услуг, в реквизитной части договора указывались реквизиты лицензий и СРО, а также запрашивайте заверенные копии данных документов для обоснования своей добросовестности во исполнение ст. 54.1 НК РФ.

При заверении копий документов проконтролируйте, чтобы обязательно была указана дата заверения, иначе заверенная копия документа юридически ничтожна. При отсутствии лицензий на данные виды деятельности у контрагентов или их приостановке у вас появляется серьезный риск непринятия расходов для уменьшения налогооблагаемой базы при прибыли и НДС (п. 1 ст. 252 НК РФ).

Ошибка 6. Работа спецтехники на объекте не оформлена первичными документами

Часто при проведении строительных работ в аренду берется необходимая строительная техника с экипажем. Согласно п.1 ст. 609 договор аренды, по которому одна из сторон является юридическим лицом, заключается в письменной форме независимо от срока и предмета аренды.

Если одной из сторон по договору аренды является ИП, который применяет упрощенную систему налогообложения, то бухгалтерский учет он может не вести и в таком случае возникают проблемы с первичными документами. Как быть в такой ситуации?

Учитывая, что договор заключается в письменной форме, то в договоре вы можете отдельными положениями предусмотреть необходимый для подтверждения расходов организации, пакет первичных документов.

Как правило, для такого вида расходов, это акт оказания услуг и копии путевых листов (форма типовая межотраслевая ЭСМ-2) или копии рапортов о работе спецтехники (форма типовая межотраслевая ЭСМ-3). Но поставщик услуг может использовать и иные формы первичных документов.

Если вы используете общую систему налогообложения, то для оптимизации своей налоговой базы лучше привлекать контрагентов-поставщиков услуг с аналогичной вашей системе налогообложения.

Рекомендации: следите, чтобы в пакете документов при формировании договора с контрагентом, с которым заключается договор на аренду спецтехники с экипажем, спецтехника, предусмотренная в договоре, и необходимые специалисты для этой работы, были у него в наличии, и это подтверждалось документально.

Для обоснования своей добросовестности во исполнение ст. 54.1 НК РФ запросите копии ПТС и штатного расписания. При отсутствии в штате контрагента-поставщика необходимого специалиста и в собственности или аренде спецтехники — возрастают ваши риски непринятия расходов для уменьшения налогооблагаемой базы при прибыли и НДС (осн. п.1 ст. 252 НК РФ).

Ошибка 7. Внесение изменений в бухгалтерскую отчетность

С 1 января 2020 года обязательный экземпляр бухгалтерской отчетности будет представляться в электронном виде по ТКС в налоговый орган для размещения в специальном ресурсе ГИР БО (государственный информационный ресурс бухгалтерской отчетности), за который будет отвечать ФНС (такие изменения в закон о бухучете внес Федеральный закон от 28.11.2018 № 444-ФЗ).

В случае исправления ошибки в уже сданной бухгалтерской отчетности, исправленная бух.отчетность представляется в ИФНС в виде электронного документа по ТКС не позднее, чем через 10 рабочих дней со дня, следующего за днем внесения исправления, либо за днем утверждения годовой бухотчетности, если федеральными законами или учредительными документами фирмы предусмотрено утверждение бух.отчетности.

Рекомендации: не забывайте, при внесении изменений в бухгалтерскую отчетность, своевременно передать в ИФНС ее уточненные данные. Ответственность за нарушение правил бухучета предусмотрена ст.120 НК РФ и ст.15.6 КоАП РФ в виде денежных штрафов.

Источник

Первичные документы: за что оштрафует ФНС

Каждая операция в учете должна быть подтверждена первичным документом. Все документы должны быть оформлены в соответствии с требованиями законодательства. Если контролирующие органы обнаружат при проверке ошибки или неточности в первичке, компанию могут оштрафовать. На что обратить внимание при работе с первичными документами, как защитить себя от штрафов и претензий налоговиков, расскажем в данной статье.

Как должен выглядеть первичный документ, можно узнать из Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ. Именно в этом документе перечислены обязательные реквизиты любого первичного документа.

В учете организация может использовать унифицированные либо самостоятельно разработанные формы первичной документации. Если компания использует не унифицированные формы, порядок их применения нужно закрепить в учетной политике.

Контролирующие органы при проверках тщательно изучают все первичные документы. Если в них обнаружат ошибки или нестыковки, компании может грозить штраф. Помимо санкций, ФНС может потребовать исключить из расходов компании операцию, проведенную по первичному документу с ошибками.

Можно выделить несколько опасных моментов, на которые обращает внимание ФНС:

Отсутствие первичного документа
Повреждения в документах
Нечитаемый документ
Отсутствие в документах обязательных реквизитов
Неправомерное внесение исправлений

Отсутствие первичного документа

Если операция отражена в учете компании, а подтверждающий совершение операции документ отсутствует, ФНС может посчитать сделку фиктивной.

Важно отслеживать весь документооборот компании и своевременно запрашивать оригиналы документов от контрагентов.

На практике некоторые компании сначала обмениваются сканами подписанных документов, а впоследствии заменяют сканы оригиналами. Это удобно, когда организации находятся далеко друг от друга и получить оригиналы в момент совершения сделки не представляется возможным. Порядок подписания документов и получения их оригиналов можно закрепить в договоре. Тогда контрагент будет обязан отправлять подписанные документы в оговоренные в договоре сроки.

Обнаружив отсутствие первичного документа, ФНС может оштрафовать организацию по ст. 120 НК РФ:

на 10 000 рублей при разовом нарушении;
на 30 000 рублей при повторяющемся нарушении;
на 20 % от суммы неуплаченного налога, но не менее 40 000 рублей при занижении налоговой базы.

Кроме того, должностное лицо ждет административный штраф (ст. 15.11 КоАП РФ).

ФНС может убрать расходы из налогооблагаемой базы, если они не подтверждены документально (ст. 252 НК РФ). Например, если в учете компании отражены услуги на ремонт компьютера, но нет подписанного двумя сторонами акта оказанных услуг, ФНС вправе исключить сумму услуг из расходов. В таком случае налоговый инспектор доначислит компании налог, и придется сдавать уточненную декларацию по налогу на прибыль.

Если документы утеряны из-за форс-мажорных обстоятельств или стихийных бедствий, их нужно постараться восстановить.

Повреждения в документах

Изначально документ может соответствовать всем требованиям законодательства. Но его можно случайно повредить, например, при подшивке в архив. Бухгалтеру следует внимательно прокалывать и сшивать документы, чтобы не нарушить реквизиты документа.

Важно сохранить в первичке обязательные реквизиты. Но даже при повреждении некоторых реквизитов ФНС может принять документ. Если на основании первичного документа возможно идентифицировать продавца, покупателя, наименование товаров (работ, услуг), имущественных прав, их стоимость, остальные ошибки проверяющие органы сочтут несущественными (письмо ФНС РФ от 12.02.2015 № ГД-4-3/2104@). Получается, если бухгалтер по неосторожности пробил документ дыроколом в месте указания номера и номер документа определить невозможно, это не помешает идентифицировать участников сделки, а значит, на основании такого документа можно учесть расходы.

В случае серьезных повреждений первички безопаснее запросить дубликаты документов у контрагентов.

Нечитаемый документ

В первичном документе должны быть читаемы все реквизиты. Если документ нечитаем, можно считать, что его и вовсе нет.

Причинами невозможности прочесть данные в документе может стать неисправный принтер (закончились чернила), выгорание документа на солнце, выцветание с течением времени.

Очень часто из-за особенностей бумаги выцветают кассовые чеки. Решение проблемы здесь одно: снимать с каждого чека ксерокопию и заверять ее подписью ответственного лица и печатью организации.

Нечитаемые документы могут стать причиной того, что ФНС расходы по такому документу исключит из налогооблагаемой базы. Своевременно снятые копии помогут отстоять право компании на учет расходов (письмо Минфина России от 17.09.2008 № 03-03-07/22). При этом оригинал чека нужно также хранить.

Если контрагент представил нечитаемый документ, попросите его заменить.

Отсутствие в документах обязательных реквизитов

Федеральным законом от 06.12.2011 № 402-ФЗ предусмотрено всего 7 обязательных реквизитов, которые должны быть в первичных документах.

Наибольшее внимание налоговые инспекторы обращают на подписи ответственных лиц, наименование операции и наименование организации, составившей документ.

Отсутствие подписи покупателя в товарной накладной может свидетельствовать о том, что товар не отгружен. А факсимильные подписи в первичке с большой вероятностью обернутся претензией со стороны налоговиков.

Почему нельзя применять факсимиле

ФНС скорее всего не признает расходы компании, если в товарных чеках нет перечня купленных товарно-материальных ценностей. Например, сомнение вызовет формулировка «Запчасти на сумму 2 300 рублей». Такие чеки лучше сразу заменить у продавца, попросив уточнить конкретные наименования запчастей. Помимо того, что первичные документы с дефектами в реквизитах могут стать причиной исключения сумм из расходов компании, налоговики могут доначислить НДФЛ подотчетному лицу, которое предоставило чек с нарушениями (определение Верховного Суда РФ от 09.03.2016 № 302-КГ16-450).

Почему ФНС включает подотчетные суммы в облагаемый доход

Иногда суды встают на сторону налогоплательщика и разрешают учесть товары, которые указаны в чеке обобщенным названием (постановление ФАС Поволжского округа от 03.02.2006 № А55-14012/05-32). Чтобы не тратить время на суды, безопаснее принимать к учету чеки, заполненные согласно требованиям законодательства. Это касается и других первичных документов.

Неправомерное внесение исправлений

Иногда в первичные документы вносятся исправления при обнаружении ошибок. Исправлять документы нужно в соответствии с законодательством. В противном случае первичный документ может стать недействительным.

Не допускается вносить исправления в кассовые документы (п. 4.7 Указания ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У). При обнаружении ошибки нужно заново оформить документ.

В остальные первичные документы можно вносить исправления. Порядок корректировки ошибок изложен в Положении о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденном Минфином СССР от 29.07.1983 № 105.

Источник

В законе № 402-ФЗ «О бухгалтерском учёте» закреплено требование подтверждать каждый факт хозяйственной деятельности налогоплательщика специальным документом. Такой документ называется первичным. Первичку оформляют в момент совершения сделки или сразу после её окончания.

При проверках налоговики и аудиторы в первую очередь обращают внимание на наличие первичных документов. Если операция ничем не подтверждена, проверяющие сделают вывод, что отчётность составлена неправильно и налоги посчитаны неверно. За это начислят штраф, размер которого зависит от степени тяжести нарушения.

Основные типы первичных документов

Перечень первички зависит от того, какие виды сделок обычно заключает компания. Но есть виды документов, которые обязательны для всех налогоплательщиков. Они подтверждают разные этапы сделки.

На первом этапе стороны договариваются об условиях сделки и заключают договор, а продавец товаров или услуг выставляет покупателю счёт на оплату.

На втором этапе происходит оплата по счёту. Оплату наличными подтверждают с помощью кассового чека, квитанции к приходному кассовому ордеру или бланка строгой отчётности. Электронный расчёт можно подтвердить выпиской с банковского счёта.

Третий этап — передача товара покупателю, оказание услуг или выполнение работ заказчику. На этом этапе первичка подтверждает, что покупатель получил товар, а продавец — оплату. Для этого оформляют:

товарную накладную;
товарный чек;
акт выполненных работ или оказанных услуг.

Без этих документов покупатель не сможет учесть потраченные средства в расходах.

Список первичных документов может расширяться в зависимости от видов операций и особенностей учёта конкретной компании.

Формы первичных документов

Раньше первичку нужно было оформлять по формам, одинаковым для всех налогоплательщиков. Сейчас такого требования нет, за исключением нескольких видов документов.

Организации могут пользоваться унифицированными формами первички, если им так привычнее. При этом их можно видоизменять, добавлять и убирать строчки при необходимости. Но можно разработать свои собственные формы. Выбранный вариант форм должен быть закреплён в учётной политике.

В законе прописаны обязательные реквизиты, которые должны быть указаны в каждом первичном документе независимо от его формы:

наименование документа;
дата составления;
наименование организации, от имени которой составлен документ;
содержание факта хозяйственной жизни;
измерители в натуральном и денежном выражении — рубли и, например, штуки;
наименование должностей лиц, ответственных за совершение операции и правильность её оформления;
личные подписи этих лиц с расшифровкой.

Для некоторых документов могут быть обязательными другие реквизиты, не предусмотренные в законе о бухучёте, например, для путевого листа.

Первичку можно оформлять в бумажном и в электронном виде. Главное — договориться с контрагентом об удобном для вас обоих варианте. Электронные документы нужно подписывать электронной подписью с обеих сторон. Если продавец подписал договор с помощью ЭП, а покупатель — от руки, такой договор не будет иметь силы.

Бывает, что нужен первичный документ на иностранном языке или в валюте для иностранного контрагента. Однако по требованиям российского законодательства первичка должна быть в рублях. В этом случае можно поступить следующим образом:

указать в документе отдельные графы для рублей и другой валюты;
оформить два экземпляра — один в валюте или на иностранном языке, а второй — в соответствии с российским законодательством;
составить дополнительный документ, разъясняющий содержание документа, составленного в валюте.

Некоторые первичные документы можно составлять только по унифицированной форме. К ним относятся:

Транспортная накладная, утверждённая Постановлением Правительства РФ № 272 от 15 апреля 2011 года. Применяется при перевозке грузов автотранспортом.
Расчётные документы, утверждённые Положением ЦБ РФ № 383-П от 19 июня 2012 года. Применяются при проведении безналичных расчётов.
Кассовые документы: приходные и расходные ордеры, книга учёта принятых и выданных кассиром денежных средств, кассовая книга, платёжные и расчётно-платёжные ведомости — по Указанию Банка России № 3210-У от 11 марта 2014 года.

Печать — необязательный реквизит первички. Но она должна быть в документе, если этого требует законодательство — например, в расчётных документах, а также в случае если организация использует применявшиеся раньше унифицированные формы документов без изменений. Эти формы содержат реквизит печати.

Ошибки в первичных документах

Ошибка в бумажной первичке может обнаружиться после того, как документ приняли к учёту. Возможность исправить её зависит от вида документа.

Не подлежат исправлению кассовые и банковские документы:

приходный кассовый ордер (форма № КО-1);
расходный кассовый ордер (форма № КО-2);
платёжные поручения и иные банковские документы;
БСО, выдаваемые вместо чеков ККТ.

Если в таком документе допущена ошибка, то надо составить новый.

Для счетов-фактур и УПД существуют корректировочные формы. В остальных случаях ошибки исправляются прямо в существующих документах.

Как это сделать:

Зачеркните неправильный текст или сумму одной чертой.
Над зачёркнутым текстом напишите исправленный текст или сумму.
Верные данные подтвердите записью «Исправлено» и подписями лиц, внёсших изменения, с указанием их фамилий и инициалов, укажите дату.

Исправлять электронную первичку можно любым способом, главное — закрепить его в учётной политике.

Хранение первичных документов

Бумажные документы, которые используются в текущей деятельности, хранятся в бухгалтерии. За их сохранность и своевременную передачу в архив отвечают лица, уполномоченные главным бухгалтером. Приём документов и передача в архив оформляются документально.

Можно хранить документы в бухгалтерии или воспользоваться услугами сторонней фирмы.

Также можно перевести бумажные документы в электронный вид и заверить электронной подписью. При этом нужно учесть, что средства воспроизведения электронных документов и средства проверки подлинности электронной подписи должны быть действительны на протяжении всего срока хранения документов.

Большинство документов бухгалтерского и налогового учёта следует хранить в течение 5 лет, а документы по личному составу и информации, которая влияет на расчёт пенсии — 50 или 75 лет. Подробно о сроках хранения бухгалтерских и налоговых документов мы рассказали в статье «Срок хранения документов в 2021 году».

Утеря первичных документов

Если первичка пропала, создают специальную комиссию и расследуют причины пропажи. В результате документы либо находят, либо восстанавливают путём запроса дубликатов у контрагентов, банков и налоговой инспекции.

Если часть документов восстановить не удалось, составляют соответствующий акт с обоснованием причин.

Утерянные документы можно также заменить другими, которые также подтверждают факт совершения хозяйственной операции. Об этом мы рассказывали в статье «Чем заменить первичку».

Штрафы за отсутствие первички

Отсутствие первичных документов считается нарушением правил учёта. За это предусмотрены штрафы:

10 000 рублей за нарушение в одном налоговом периоде;
30 000 рублей за нарушение в нескольких налоговых периодах;
20% от неуплаченного налога или взносов, но не менее, чем на 40 000 рублей, если нарушение привело к занижению налоговой базы.

Если не предоставить первичные документы для налогового контроля, штраф составит 200 рублей за каждый документ.

За непредставление первичных документов для налогового контроля штрафуют на 200 рублей за каждый документ. Также предусмотрена административная ответственность.

Источник