Обязательные реквизиты квитанции к приходному кассовому ордеру

Добавить в «Нужное»

Приходный кассовый ордер: форма, правила оформления, сроки хранения

Если у организации есть операции с наличными денежными средствами, то ей неминуемо придется столкнуться с таким документом как приходный кассовый ордер. Рассмотрим правила его заполнения.

Когда применяется приходный кассовый ордер

Приходный кассовый ордер – это первичный документ, который составляется при приеме наличных денежных средств в кассу организации (п. 5 Указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У). Приходный кассовый ордер или ПКО используется при приеме любых наличных, в том числе:

• денег, полученных от работника этой же организации, с которым заключен трудовой договор;
• денег, полученных от обособленного подразделения этой же организации;
• денег, изъятых из терминала;
• денег, сдаваемых из кассового аппарата в магазине или в офисе компании в центральную кассу организации;
• денег, полученных организацией от учредителя в качества материальной помощи. Подробнее об этом читайте здесь.

Унифицированный бланк ПКО (форма КО-1)

По какой форме нужно составлять приходный кассовый ордер? Унифицированная форма приходного кассового ордера № КО-1 утверждена Постановлением Госкомстата от 18.08.1998 № 88. Указанная форма состоит из двух частей:

• левая часть – это сам ПКО;
• правая часть – это квитанция к приходному кассовому ордеру. Зачем она нужна, расскажем дальше.

Нужно отметить, что уже несколько лет многие унифицированные формы первичных учетных документов применять необязательно. Организация может разработать удобные для нее формы первичных документов, утвердить их приказом руководителя и использовать (Информация Минфина № ПЗ-10/2012). Однако это правило не распространяется на кассовые документы. При составлении приходного кассового ордера надо использовать унифицированную форму КО-1, утвержденную Госкомстатом (подп. 4.1 п. 4 Указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У).

Приходный кассовый ордер: бланк скачать в Word

Как заполнить ПКО: правила оформления

Приходный кассовый ордер в одном экземпляре оформляет (подп. 4.2 п. 4 Указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У):

• или главный бухгалтер;
• или бухгалтер либо иное должностное лицо (к примеру, кассир). Это лицо должно быть определено в распорядительном документе руководителя организации;
• или руководитель, если в организации нет главного бухгалтера и бухгалтера.

Далее ПКО должен быть подписан главным бухгалтером (бухгалтером), а также кассиром. Руководитель подписывает ПКО только в отсутствие главного бухгалтера и бухгалтера (подп. 4.3 п. 4 Указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У).

Печать на приходном кассовом ордере

На ПКО оттиск печати нужно поставить только на квитанции (подп. 5.1 п. 5 Указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У).

Прием наличных денег по ПКО: порядок действий

Кассир, получивший приходный кассовый ордер, проверяет в нем (подп. 5.1 п. 5 Указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У):

• наличие подписи главного бухгалтера или бухгалтера (либо руководителя при отсутствии главбуха и бухгалтера);
• соответствие подписи уполномоченного лица на бумажном ПКО образцу этой подписи;
• соответствие суммы наличных денег, проставленной цифрами, сумме, проставленной прописью;
• наличие подтверждающих документов, указанных в ПКО.

Далее кассир принимает наличные деньги, пересчитав их так, чтобы вноситель мог видеть его действия. После кассир сверяет сумму полученных денег с суммой, указанной в приходном кассовом ордере.

Если все правильно, то кассир должен подписать ПКО, проставить оттиск печати на квитанции к ПКО, отрезать эту квитанцию и отдать ее вносителю наличных денег.

А вот если ПКО оформлялся в электронном виде, то квитанция к ПКО может быть направлена вносителю на электронный адрес, который он укажет.

Если сумма вносимых денег не соответствует сумме в ПКО

В этом случае кассир предлагает вносителю довнести необходимую сумму или наоборот возвращает часть денег. В ситуации, когда наличных денег передано меньше, чем указано в ПКО, и вноситель отказывается внести недостающую сумму, кассир должен вернуть деньги вносителю. А неправильный приходный кассовый ордер нужно перечеркнуть и отдать главному бухгалтеру или бухгалтеру, чтобы последний переоформил ПКО на фактически вносимую сумму (подп. 5.1 п. 5 Указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У).

Инструкция по заполнению приходного кассового ордера

Рассмотрим порядок заполнения отдельных строк приходного кассового ордера:

• в строке «Основание» указывается содержание хозяйственной операции, к примеру: Получение денег от учредителя ООО «Ромашка»;
• в строке «В том числе» нужно указать сумму НДС цифрами. А если вдруг операция не облагается НДС (например, получение наличных в банке для выдачи денег под отчет, для выплаты зарплаты, получение денег от учредителя и т.д.), то нужно написать: без налога (НДС);
• в строке «Приложение» нужно указать номера и даты прилагаемых документов;
• в графе «Кредит, код структурного подразделения» укажите код структурного подразделения, на которое приходуются денежные средства.

Вносить исправления в приходные кассовые ордера нельзя (подп. 4.7 п. 4 Указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У). То есть если при составлении ПКО бухгалтер допустил ошибку, ордер надо уничтожить и составить новый.

Дальнейший учет ПКО

Все ПКО регистрируются в журнале приходных и расходных кассовых документов, составляемом по унифицированной форме № КО-3 (утв. Постановлением Госкомстата от 18.08.1998 № 88) (Указания по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, утв. Постановлением Госкомстата от 18.08.1998 № 88).

Также информацию о приходном кассовом ордере надо внести в кассовую книгу. Главный бухгалтер или бухгалтер сверяет записи в кассовой книге с данными кассовых документов, и подписывает кассовую книгу (подп. 4.6 п. 4 Указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У).

Как мы уже сказали выше, квитанция к приходному кассовому ордеру передается вносителю денег, чтобы у последнего осталось подтверждение передачи денег. А вот сам ПКО (его левая часть) остается в кассе.

Поступление денег от покупателей и заказчиков

Предположим, представитель покупателя лично явился в вашу организацию, чтобы заплатить за товар (работу, услугу) наличными деньгами (либо чтобы внести аванс в счет предстоящих покупок). Тогда в приходном ордере нужно указать ф.и.о. представителя покупателя. Неправильно указывать только наименование организации-покупателя.

По строке «Основание» укажите реквизиты договора (накладной, акта и т.д.), по которым производится оплата. Например, так: Оплата по договору № 1 от 30.06.2021 за услуги по акту от 01.07.2021.

Не забывайте про лимит расчетов наличными деньгами между организациями и/или предпринимателями. В рамках одного договора можно передать наличными не более 100 000 руб. (п. 4 Указания Банка России от 09.12.2019 № 5348-У). Это ограничение работает в том числе тогда, когда деньги по договору передаются частями в разные дни.

И, конечно же, отдельная тема – это выдача покупателю чека ККТ на полученные за товар (работу, услугу) наличные средства. Читайте об этом статью «За какие ошибки при использовании ККТ штрафуют налоговики».

Расчеты при возврате покупателем товаров

Если покупатель в тот же день или через несколько дней возвращает товар, то ему нужно вернуть деньги за товар. Как в таком случае по окончании смены оформить ПКО на наличную выручку за смену за вычетом возвращенных покупателю денег? Читайте об этом нашу статью.

Возврат денег от подотчетных лиц

В этой ситуации в строке «Основание» в самом ПКО и в квитанции к нему можно указать: Возврат неиспользованных денег, выданных под отчет.

А в строке «Приложение» — указать реквизиты авансового отчета, который составил работник (подотчетное лицо).

О расчетах с подотчетниками читайте отдельную статью.

Получение денег из банка для выплаты зарплаты

Если наличные деньги получает в банке работник организации (например, кассир), то в приходном кассовом ордере нужно указать его ф.и.о. В строке «Основание» приходного кассового ордера укажите: Получение денежных средств с расчетного счета ООО «Ромашка» в ПАО «Сбербанк России» для выплаты зарплаты.

Сколько хранить приходные кассовые ордера

Приходные кассовые ордера, как и другие кассовые документы, надо хранить не менее 5 лет с отчетного года, в котором они составлены (ч. 1 ст. 29 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ; п. 277 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236). А вот если 5 лет уже истекают, но по конкретному приходному ордеру возникли разногласия, то кассовый документ надо хранить до принятия решения по делу.

При поступлении наличных денег в кассу организации оформляется приходный кассовый ордер. Скачать бланк (word и excel) можно ниже. ПКО заполняют, например, при возмещении ущерба, реализации имущества компании, поступлении денег от учредителя и т.д.

Бланк приходного кассового ордера 2023: скачать бесплатно

У приходного кассового ордера есть унифицированная форма КО-1 (ОКУД 0310001). Она обязательна для всех компаний. У нас можно бесплатно скачать бланк приходного кассового ордера 2023 в разных форматах. Выбирайте удобный для себя. Можете скачать бланк ПКО в excel. Укажите данные о компании в шапке документа, а потом просто вписывайте сведения о платеже.

Скачать бланк ПКО в Excel

Ниже есть заполненный приходный кассовый ордер — посмотрите образец и проверьте себя.

Документ составляют в одном экземпляре. Бланк состоит из двух частей: самого ордера и квитанции к ПКО, которую надо оторвать и отдать человеку, внесшему в кассу деньги.

Приходный кассовый ордер заполняют, когда в кассу поступают деньги в качестве:

• оприходования выручки,
• возврата подотчетных средств,
• получения денег с банковского счета,
• возврата заимствованных наличных,
• поступления средств в уставный капитал.

Приходный кассовый ордер: образец заполнения 2023

ПКО можно заполнить от руки или на компьютере. Оформлять его несложно. Можете бесплатно скачать актуальный в 2023 образец приходного кассового ордера и просто подставить свои данные.

Скачать бесплатно образец приходного кассового ордера 2023

Начинать оформление приходного кассового ордера нужно с первой части бланка. Туда надо вписать:

• Название организации с указанием ее организационно-правовой формы (ИП, ООО, ЗАО, ОАО).
• Структурное подразделение. Это поле надо заполнять, если деньги поступают от сотрудника организации, если от другого юрлица — ставьте прочерк.
• Код по ОКПО.
• Номер ордера и дату заполнения.

Во вторую часть впишите сведения о поступлении денежных средств:

• В графы «Дебет» и «Кредит» — номера счетов, по которым идет движение денежных средств.
• В поле «Сумма руб., коп» — сумму поступивших денег цифрами. Рубли и копейки разделите запятой (например, «100,50»).
• В ячейку «Код целевого назначения» — код назначения принятых денег, если он используется в компании.
• Полностью напишите ФИО человека, от которого поступили деньги.
• Укажите основание для поступления денег, например, возврат аванса, оплата по договору и т.д.
• В строку «Сумма» опять впишите сумму поступивших денег, но уже прописью, копейки — цифрами.

Поставьте прочерк в свободном месте этой строки после указания суммы прописью — тогда в документ нельзя будет ничего дописать.

• Если не работаете с НДС, в строке «В том числе» напишите «Без НДС». В противном случае — соответствующий размер налога.
• Укажите документы, на основании которых заполняли ПКО. Например, отчет кассира или авансовый.

Подписывает ПКО главный бухгалтер и кассир, принявший деньги. Печать ставить не обязательно. Мы подготовили нужный в 2023 образец заполнения приходного кассового ордера — в нем выделены все обязательные для заполнения графы и поля.

Кассир вправе составить общий РКО в конце дня на всю сумму. Главное — подтвердить ее кассовыми чеками или БСО. Например, подотчетник вернул долг за аванс. Чек в этом случае не выдается — значит, включить эти деньги в общий ПКО нельзя.

Кроме основной части приходного кассового ордера (формы КО-1), нужно оформить и квитанцию. Она заполняется аналогично. Квитанция к ПКО должна содержать:

• название компании,
• номер и дату,
• ФИО человека, который внес деньги в кассу,
• основание и сумму (прописью и цифрами).

После того как квитанцию подписали главбух и кассир, нужно оторвать ее по линии разреза и отдать тому, кто передал деньги.

Если приходный ордер оформили в электронном виде, кассир может отправить квитанцию по просьбе того, кто внес деньги, на его e-mail.

Рекомендуем вам скачать образец заполнения приходного кассового ордера 2023, распечатать и отдать кассиру. Приложите к нему и инструкцию по заполнению. Тогда пример заполнения ПКО будет всегда перед глазами.

Ошибки, помарки и исправления допускать нельзя. Если это случилось — переоформите приходно-кассовый ордер. Скачать бланк ПКО в word или excel можно здесь >>.

Вы можете заполнить приходный кассовый ордер онлайн в МоемСкладе — это быстро, удобно, бесплатно и гарантирует отсутствие ошибок.

ПКО: заполнить онлайн

Укажите информацию о компании и контрагенте, впишите сумму и основание ПКО — все остальное сделает сервис, а вы получите заполненный приходный кассовый ордер.

В МоемСкладе ПКО создается автоматически после закрытия смены и формирования Z-отчета на торговой точке. Вы можете скачать список приходных ордеров за весь период работы — в нем есть даты, контрагенты и суммы, в том числе и итоговая по всем документам, что удобно для отчетности. Кроме ПКО, заполнить онлайн в МоемСкладе можно и другие формы, например, РКО или отчет о движении денежных средств.

Ниже мы ответили на часто задаваемые вопросы о применении и оформлении приходного кассового ордера.

Используется ли квитанция к приходному кассовому ордеру как подтверждение оплаты?

Нет. Доказательством оплаты будет кассовый чек. Квитанция к ПКО подтверждает факт внесения денег для того, кто их внес.

Нужно ли указывать в приходном кассовом ордере код целевого назначения?

Код целевого назначения в приходном кассовом ордере указывают только при целевом финансировании. Если этого нет, поставьте прочерк. Читайте инструкцию, как заполнить приходный кассовый ордер. Образец заполнения смотрите здесь >>

В каком формате лучше скачать приходный кассовый ордер: word или excel?

Разницы нет. Выбирайте тот формат, в котором вам удобнее работать.

Можно ли распечатать бланк приходного ордера из МоегоСклада?

Да. Оформление приходного кассового ордера в МоемСкладе занимает меньше минуты. Заполните информацию о платеже, а сервис все сделает за вас.

Форма ПКО стандартная для всех или можно разработать свою?

Свой ПКО разрабатывать нельзя. Для всех компаний обязателен приходный кассовый ордер по форме КО-1. Использовать только его предписывает указание Банка России от 11.03.2011 № 3210-У. Бесплатно скачать актуальный в 2023 бланк приходного кассового ордера можно здесь >>

Кассовые операции, которые имеют место на территории России, подразумевают обязательное использование некоторых стандартизированных форм первичных документов. Требования к их структуре и содержанию закреплены законодательно. Среди них – приходный кассовый ордер. Бланк 2020 года и образец его заполнения будет в нашей статье. Рассмотрим, какие правила при внесении данных нужно соблюдать, чтобы избежать возможных проблем с контролерами.

Законодательная база

Действующие нормы обязывают фирмы и ИП, принимающие в кассу наличность, оформлять приходные кассовые ордеры (далее также – ПКО).

Главные инструкции о том, как заполнить приходный кассовый ордер (образец заполнения 2020), содержит в указание Банка России 2014-го года № 3210-У. Сама структура ПКО и состав обязательных элементов этой формы прописаны в постановлении Госкомстата РФ № 88 от 18.08.1998 г. На нашем сайте скачать бланк приходного кассового ордера (word) можно по этой ссылке.

Когда формируют ПКО

Согласно закону, приходный ордер – это документальное подтверждение того, что в кассу фирмы поступила определенная сумма наличных. Его выписывают для следующих операций:

• получение дохода от реализации товаров, услуг;
• возврат остатка средств, ранее выданных подотчетникам;
• реализация ОС, находившихся в распоряжении компании;
• оплата долей в уставном капитале;
• снятие денег по чеку со счета в банке;
• передача средств из «обособок» организации в головное подразделение.

Причем не играет роли, каков источник наличных денег. На них всегда оформляют приходный кассовый ордер (скачать бланк можно по ссылке выше). Этот документ могут потребовать представители налоговой инспекции при проверке коммерческой структуры.

Компания может оформлять один ПКО по окончании рабочего дня на всю сумму принятых за этот период денежных средств, так и по своему усмотрению готовить квиток для каждой расчетной операции. Строгие законодательные правила на этот счет отсутствуют. Всё зависит от принятой в организации учетной политики.

Порядок оформления

Стандартизированная форма ПКО предполагает наличие 2-х частей:

1. непосредственно ордер (хранят в компании – получателе средств);
2. отрывного элемента – квитанции (возвращают вносителю наличных).

По действующим нормам квитанцию заверяют подписью главного бухгалтера (или иного уполномоченного лица), визой и печатью кассира. Затем – передают вносителю денежных средств.

Печать проставляют только на квитанции. На самом ордере ее быть не должно.

Бытует мнение, что печать должна краем «заезжать» на тело документа. Данный подход многие используют на практике. Однако контролеры признают это нарушением существующих правил заполнения ПКО.

Законодательство обязывает кассира (или бухгалтера) начать оформление документа с заполнения самого ордера. Отрывную часть оформляют во вторую очередь.

Принимая приходный кассовый ордер (образец заполнения будет представлен ниже), ответственный работник должен:

• сверить подписи уполномоченных лиц с имеющимися у него образцами;
• уточнить, есть ли документы, подтверждающие правомерность сделки;
• проверить, соответствует ли сумма, прописанная в ПКО, фактически внесенному количеству денег.

Если поступившая в кассу компании сумма соответствует значению, прописанному на бланке ордера, кассир принимает документ и подтверждает всё это своей подписью и оттиском печати (штампом). Если же обнаружено расхождение, ПКО отправляют в бухгалтерию для переоформления.

Оформленный по всем правилам ордер остается в кассе предприятия. Уполномоченный сотрудник должен внести сведения о нем в журнал регистрации приходных документов (форма КО-3).

Обязательные элементы

По закону образец приходного кассового ордера обязательно содержит следующие реквизиты:

• наименование принимающей организации в соответствии с уставной документацией;
• порядковый номер (согласно журналу регистрации, в котором нумерация идет с начала года);
• дата заполнения;
• сведения для отражения в бухучете (дебет и кредит счетов, целевое назначение и др.);
• сумма поступивших в кассу денег (с копейками);
• данные лица, которое внесло средства;
• основание приема денег с приложением подтверждающего документа (в случае необходимости);
• подписи ответственных сотрудников организации (директора, главного бухгалтера принимающей стороны и вносителя денег);
• отрывная часть документа (квитанция), которая доказывает факта приема наличности кассой;
• указание на наличие или отсутствие НДС.

Далее вашему вниманию представлен образец заполнения приходного кассового ордера в 2020 году.

На заметку

Оформление бланка приходного кассового ордера в 2020 году – зона ответственности кассира и бухгалтера, принимающих денежные средства. Если уполномоченные сотрудники отсутствуют, бланк заполняет руководитель организации.

Также см. «Как оформить по бухгалтерии сдачу денег инкассатору».