1. Данные, содержащиеся в первичных учетных документах, подлежат своевременной регистрации и накоплению в регистрах бухгалтерского учета.
2. Не допускаются пропуски или изъятия при регистрации объектов бухгалтерского учета в регистрах бухгалтерского учета, регистрация мнимых и притворных объектов бухгалтерского учета в регистрах бухгалтерского учета. Для целей настоящего Федерального закона под мнимым объектом бухгалтерского учета понимается несуществующий объект, отраженный в бухгалтерском учете лишь для вида (в том числе неосуществленные расходы, несуществующие обязательства, не имевшие места факты хозяйственной жизни), под притворным объектом бухгалтерского учета понимается объект, отраженный в бухгалтерском учете вместо другого объекта с целью прикрыть его (в том числе притворные сделки). Не являются мнимыми объектами бухгалтерского учета резервы, фонды, предусмотренные законодательством Российской Федерации, и расходы на их создание.
(часть 2 в ред. Федерального закона от 21.12.2013 N 357-ФЗ)
(см. текст в предыдущей редакции)
3. Бухгалтерский учет ведется посредством двойной записи на счетах бухгалтерского учета, если иное не установлено федеральными стандартами. Не допускается ведение счетов бухгалтерского учета вне применяемых экономическим субъектом регистров бухгалтерского учета.
(в ред. Федерального закона от 21.12.2013 N 357-ФЗ)
(см. текст в предыдущей редакции)
4. Обязательными реквизитами регистра бухгалтерского учета являются:
1) наименование регистра;
2) наименование экономического субъекта, составившего регистр;
3) дата начала и окончания ведения регистра и (или) период, за который составлен регистр;
4) хронологическая и (или) систематическая группировка объектов бухгалтерского учета;
5) величина денежного измерения объектов бухгалтерского учета с указанием единицы измерения;
6) наименования должностей лиц, ответственных за ведение регистра;
7) подписи лиц, ответственных за ведение регистра, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.
5. Формы регистров бухгалтерского учета утверждает руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета. Формы регистров бухгалтерского учета для организаций бюджетной сферы устанавливаются в соответствии с бюджетным законодательством Российской Федерации.
(в ред. Федерального закона от 26.07.2019 N 247-ФЗ)
(см. текст в предыдущей редакции)
6. Регистр бухгалтерского учета составляется на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью.
7. В случае, если законодательством Российской Федерации или договором предусмотрено представление регистра бухгалтерского учета другому лицу или в государственный орган на бумажном носителе, экономический субъект обязан по требованию другого лица или государственного органа изготавливать за свой счет на бумажном носителе копии регистра бухгалтерского учета, составленного в виде электронного документа.
8. В регистре бухгалтерского учета не допускаются исправления, не санкционированные лицами, ответственными за ведение указанного регистра. Исправление в регистре бухгалтерского учета должно содержать дату исправления, а также подписи лиц, ответственных за ведение данного регистра, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.
9. В случае, если в соответствии с законодательством Российской Федерации изымаются регистры бухгалтерского учета, в том числе в виде электронного документа, копии изъятых регистров, изготовленные в порядке, установленном законодательством Российской Федерации, включаются в состав документов бухгалтерского учета.
Добавить в «Нужное»
Реквизиты бухгалтерских документов
В отдельных консультациях мы рассматривали сущность и назначение бухгалтерских документов, а также их классификацию. В настоящем материале расскажем об основных реквизитах бухгалтерских документов.
Реквизиты первичных документов
Несмотря на то, что форма первичного документа может быть как обязательная к применению, так и разрабатываемая организацией самостоятельно, бухгалтерское законодательство содержит перечень реквизитов, которые должны присутствовать в любом первичном документе. Этим достигается своего рода унификация и стандартизация бухгалтерских документов.
К таким обязательным реквизитам относятся (ч. 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ):
- наименование документа;
- дата составления документа;
- наименование организации, составившей документ;
- содержание факта хозяйственной жизни;
- величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;
- наименование должности лиц, совершивших сделку, операцию и ответственных за ее оформление, либо наименование должности лиц, ответственных за оформление свершившегося события;
- подписи данных лиц с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.
Реквизиты бухгалтерских регистров
Формы регистров синтетического и аналитического учета организация разрабатывает самостоятельно, соблюдая наличие в них следующих обязательных реквизитов (ч. 4 ст. 10 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ):
- наименование регистра;
- наименование организации, составившей регистр;
- дата начала и окончания ведения регистра и (или) период, за который составлен регистр;
- хронологическая и (или) систематическая группировка объектов бухгалтерского учета;
- величина денежного измерения объектов бухгалтерского учета с указанием единицы измерения;
- наименования должностей лиц, ответственных за ведение регистра;
- подписи лиц, ответственных за ведение регистра, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.
Перечень приведенных выше обязательных реквизитов первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета не ограничивает право организации при оформлении бухгалтерских документов включать в них дополнительные реквизиты, если это необходимо для целей учета и управления исходя из специфики организации или ее вида деятельности.
Реквизиты бухгалтерской отчетности
Реквизиты форм бухгалтерской отчетности приведены в Приказе Минфина от 02.07.2010 № 66н, которым эти формы были утверждены.
Форум для бухгалтера:
Регистры бухгалтерского учета используются для регистрации, накопления и систематизации данных, полученных из первичной документации, и являются источниками для составления отчетности. В настоящей статье будут перечислены виды регистров и форм бухгалтерского учета, а также описан порядок их утверждения.
Виды регистров бухгалтерского учета
Учетные регистры позволяют систематизировать и накапливать поступающую из первичной бухгалтерской документации информацию, которая впоследствии будет использована для отражения на счетах и в бухотчетности. На основании данных из учетных регистров составляются и финансовые отчеты предприятия.
Занося данные в учетные регистры бухгалтерского учета, бухгалтер может одновременно проводить регистрацию первички и осуществлять контроль за хоздеятельностью предприятия путем анализа результатов.
Данные, содержащиеся в первичных учетных документах, подлежат своевременной регистрации и накоплению в регистрах бухгалтерского учета. Все объекты бухгалтерского учета нужно отражать в регистрах бухгалтерского учета без пропусков и изъятий (ч. 1, 2 ст. 10 Закона N 402-ФЗ). Срок, за который составляются бухгалтерские регистры, определяется налогоплательщиком самостоятельно и зависит от объема регистрируемых данных. Таким образом при большом документообороте бухгалтерские регистры можно формировать каждый день, при небольшом — помесячно или поквартально.
Регистры бухгалтерского учета по характеру ведения записей подразделяются на:
- систематические — в них ведутся записи по счетам; пример — главная книга предприятия;
- хронологические, в которых записи ведутся по календарю без другой особой систематизации, например, кассовая книга, журналы регистрации;
- синхронистические — объединяющие в себе особенности ведения регистров, присущих перечисленным выше группам; примером такой разновидности бухрегистров будет журнал-ордер.
Регистры бухгалтерского учета различаются по форме построения на:
- одно- или двусторонние;
- шахматки — в них, как правило, записи по дебету счетов делаются по горизонтали, а по кредиту — по вертикали.
По объему содержания разделение регистров бухгалтерского учета на виды производится следующим образом:
- аналитические — в таких регистрах конкретизируются показатели определенного синтетического счета; они используются для контроля за состоянием и движением материальных ценностей, расчетов с контрагентами и пр.;
Как вести аналитический бухгалтерский учет, узнайте из Готового решения от КонсультантПлюс. Пробный полный доступ к системе можно получить бесплатно.
- синтетические — в них записи делаются на основе сгруппированных однородных документов в денежном эквиваленте и в обобщенном виде; примером может служить главная книга;
- комплексные — объединяют признаки первых двух подвидов, применяются преимущественно при журнально-ордерной разновидности учета.
По внешнему виду регистры делятся на:
- карточки — бланки, имеющие вид разграфленной таблицы; карточки бывают контокоррентные, многоколончатые и инвентарные, например, карточка для аналитического учета материалов;
- книги — разграфленные и сброшюрованные многостраничные регистры; страницы в книгах, как правило, пронумерованы, прошнурованы и скреплены подписью главбуха, например, книга по учету основных средств;
- свободные листы — это своего рода масштабированные карточки, например, ведомости;
- машинограммы — регистры, составляемые/распечатываемые при помощи компьютерной техники.
Регистры бухгалтерского учета: перечень
В информации Минфина от 04.12.2012 № ПЗ-10/2012 указано, что унифицированные формы регистров бухгалтерского учета больше не являются обязательными для использования, за исключением тех, которые установлены уполномоченными органами. Теперь при формировании регистров бухгалтерского учета на предприятиях необходимо лишь соблюдать наличие обязательных реквизитов в них (п. 4 ст. 10 закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ).
Кроме того, согласно п. 5 ст. 10 закона № 402-ФЗ формы регистров, предоставляемые главбухом, должны утверждаться руководителем организации. Перечень используемых регистров бухгалтерского и налогового учета должен быть приведен в учетной политике компании.
О регистрах налогового учета можно узнать из статьи «Регистры налогового учета по НДС: закрепляем в учетной политике».
В то же время формы регистров бухучета госпредприятий устанавливаются в соответствии с действующими бюджетными законами. Перечень таких регистров утвержден приказом Минфина от 30.03.2015 № 52н.
На практике довольно часто коммерческие предприятия при разработке собственных регистров берут за основу перечень и формы регистров, предназначенных для госпредприятий.
Приведем выдержку из этого перечня в виде часто используемых на практике регистров:
|
Инвентарные карточки:
|
|
Ведомости:
|
|
Книги:
|
|
Журналы:
|
|
Реестры:
|
|
Карточки:
|
|
Описи:
|
|
Ведомости:
|
Данные первичных документов отражаются за отчетный месяц в хронологическом порядке в регистрах бухгалтерского учета — журналах-ордерах и ведомостях. Такой вариант ведения бухучета называется журнально-ордерная форма бухгалтерского учета и именно она чаще всего применялась ранее бухгалтерами на практике.
Унать подробнее, что такое журнально-ордерная форма бухгалтерского учета, вам помогут разъяснения от экспертов КонсультантПлюс. Получите пробный доступ к правовой системе и переходите в Готовое решение.
Также выделяют следующие виды бухгалтерского учета:
- простая форма ведения учета с применением учетных регистров;
- мемориально-ордерная форма учета;
- автоматизированная форма бухгалтерского учета.
В настоящее время автоматизированная форма в перечне способов ведения бухгалтерского учета является наиболее прогрессивной. Ведь при данном типе бухгалтерского учета на основе введенных в систему данных первичных документов производится автоматическая систематизация информации и ее группировка с необходимой степенью детализации за любой промежуток времени. На основе введенных данных программа автоматически заполняет отчетность, а также снижает риск ошибок при ведении учета.
Приказ об утверждении регистров бухгалтерского учета
Регистры бухгалтерского учета — перечень и формы их должны быть утверждены соответствующим приказом. Формы регистров бухгалтерского учета разрабатывает главный бухгалтер, а руководитель утверждает их.
Образцы ведения налоговых регистров можно найти в статье «Как вести регистры налогового учета (образец)?».
Такой приказ обязательно будет затребован для ознакомления проверяющим при проведении налоговой проверки. Исходя из перечисленных там регистров, налоговый инспектор затребует распечатки интересующих его форм.
О том, как будет проходить проверка, вы сможете узнать из статьи «Порядок проведения выездной налоговой проверки (нюансы)».
Ведь сегодня почти все компании ведут регистры в виде машинограмм.
А в соответствии с п. 6 ст. 10 закона № 402-ФЗ регистры должны быть оформлены либо на бумажном носителе, либо в электронном варианте и подписаны цифровой подписью. Поэтому регистры придется распечатывать или отправлять в ИФНС в виде подписанного ЭЦП электронного документа.
Зачастую в приказе утверждаются формы регистров для каждого из счетов: карточка счета, оборотно-сальдовая ведомость, анализ счета. Привязку формирования регистров по счетам бухучета целесообразно представить в табличной форме. В таблице потребуется указать Ф.И.О. ответственного за ведение регистра.
Таблица с перечислением регистров может быть отображена в приказе так:
|
№ счета |
Наименование счета |
Параметры детализации |
Формирование регистров бухучета |
Ф.И.О. ответственного за ведение регистра лица |
||||
|
Синтетический учет |
Аналитический учет |
Анализ счета |
ОСВ |
Карточка счета по кредиту счета |
Карточка счета |
|||
|
01 |
Основные средства (ОС) |
Виды ОС |
Объекты ОС |
V |
V |
V |
— |
|
|
02 |
Амортизация ОС |
Объекты ОС |
V |
V |
V |
— |
||
|
03 |
Доходные вложения в материальные ценности |
Материальные ценности – объекты вложений |
V |
V |
V |
— |
||
|
04 |
Нематериальные активы (НА) |
Виды НА |
Объекты НА |
V |
V |
V |
— |
По ссылке вы найдете образец одного из регистров бухгалтерского учета — это кассовая книга.
С образцом ее заполнения можно ознакомиться в нашей статье «Порядок ведения и заполнения кассовой книги — образец»
Итоги
Применение регистров бухгалтерского учета является обязательным условием для каждой компании. Ведь на их основании составляется отчетность. А кроме того, они нужны для накопления и систематизации всей важной бухгалтерской информации.
В коммерческих предприятиях формы регистров бухучета разрабатываются самостоятельно (зачастую на базе уже существующих и часто используемых регламентированных когда-то форм) и утверждаются приказом руководителя. Для госпредприятий формы регистров утверждаются Минфином.
Каждая компания должна вести учёт доходов, которые она выплачивает физическим лицам, учёт предоставленных налоговых вычетов, сумм удержанного и уплаченного НДФЛ. Подобный учёт необходимо вести в регистрах налогового учёта по НДФЛ. Формирование таких регистров позволяет оценить правильность начисления и перечисления налога.
Ранее таким регистром налогового учёта была налоговая карточка 1-НДФЛ. В 2021 году компании должны разработать регистры налогового учёта по НДФЛ самостоятельно, а также определить порядок отражения в них данных.
Поправки в отношении регистров налогового учёта по НДФЛ внесены в пункт 1 статьи 230 НК РФ Федеральным законом от 27.07.2010 № 229-ФЗ.
Вести регистры налогового учёта должны только налоговые агенты, т. е. только те организации и индивидуальные предприниматели, которые осуществляют выплаты физическим лицам, с которых необходимо удержать НДФЛ и перечислить его в бюджет.
Если в отношении отдельных видов доходов компания не является налоговым агентом, то ей и не нужно вести по таким выплатам налоговый регистр.
Не ведутся регистры налогового учёта по НДФЛ по доходам, полученным предпринимателями, нотариусами и адвокатами.
Форму налогового регистра организация должна разработать самостоятельно, причём опираться компании при разработке целесообразно на справку 2-НДФЛ. Взять из неё те сведения, которые будут необходимы и включить в регистр по НДФЛ. Таким образом можно «убить сразу двух зайцев», в регистре налогового учёта по НДФЛ будут сконцентрированы все те сведения, которые потом автоматически попадут в справку 2-НДФЛ.
Налоговые регистры по НДФЛ необходимо вести ежемесячно по каждому сотруднику с подведением нарастающих итогов с начала года. В статье 230 НК РФ перечислены те обязательные реквизиты, которые должен содержать налоговый регистр:
- сведения о работнике, он является в данном случае налогоплательщиком;
- статус налогоплательщика, поскольку от указанного статуса зависит та ставка по НДФЛ, которая применяется к доходам;
- вид, сумма и дата выплаты дохода;
- налоговые вычеты, которые применяются при исчислении НДФЛ;
- суммы НДФЛ, даты удержания и перечисления, реквизиты платёжных поручений.
Этот документ берётся за основу и затем используется не только для справки 2-НДФЛ, но и для расчёта 6-НДФЛ.
Как составить налоговый регистр по НДФЛ в 2021 году
В регистр по НДФЛ не включайте необлагаемые доходы, у которых нет кодов, например, это пособия и суточные в пределах лимита (700 руб. в день для командировок по России и 2 500 руб. в день для заграничных поездок).
Но есть и другие доходы — частично облагаемые, у которых есть свои коды. Это подарки, материальная помощь, призы. Такие выплаты надо полностью включить в документ для контроля их необлагаемой части. А их необлагаемые части являются вычетами с собственными кодами.
В 2021 году изменился порядок расчёта НДФЛ. Все дело в новой ставке 15 процентов, она применяется к доходам свыше 5 миллионов рублей.
Из-за новых правил расчёта НДФЛ придётся изменить форму налогового регистра для учёта доходов, вычетов и налога. Часть доходов работников теперь облагаются по прогрессивной шкале, другие доходы не подпадают под новую шкалу.
В налоговом регистре 2021 года увеличится количество таблиц. Теперь нет единой налоговой базы. Вместо неё разные налоговые базы по каждому виду доходов, в отношении которых установлены различные налоговые ставки (п. 2 ст. 210 НК).
В налоговом учёте НДФЛ надо разделить суммы налога, рассчитанного по ставке 13 и 15 процентов. Вы перечисляете их на разные КБК. НДФЛ по повышенной ставке формируется с новым КБК 182 1 01 02080 01 1000 110 (приказ Минфина от 12.10.2020 № 236н). Взаиморасчёты с ИФНС ведёте отдельно по каждой ставке. Поэтому и в налоговом регистре их нужно показать отдельно.
Нет смысла разносить налог, рассчитанный по разным ставкам на разные листы или в разные таблицы. Смену ставки, а также последующее исчисление и уплату налога по ставке 15 процентов в 2021-2022 годах можно предусмотреть в таблицах по каждой налоговой базе, где выделить отдельные графы для налога, рассчитанного по разным ставкам. С 2023 года нужно ввести сводный лист расчёта налога по сумме налоговых баз.
В регистре НДФЛ отражайте и учитывайте только те доходы для расчёта повышенного налога, которые выплатили сами. Учитывать доходы, которые «физик» получил от других компаний, не нужно.
Поскольку унифицированной формы регистра нет, мы с вами рассмотрим одну из возможных форм.
Если будете считать НДФЛ по прогрессивной ставке, отразите доходы и расчёт в отдельных разделах регистра 3, 4 и 5. Как, рассмотрим на примере.
Зарплата директора компании 1 800 000 руб. в месяц. За январь, февраль и март 2021 года он получил нарастающим итогом 5 400 000 руб. (1 800 000 руб. × 3 мес.). Других доходов компания ему не выплачивала. Налоговые вычеты по НДФЛ ему не полагаются.
Для чего нужны регистры по НДФЛ в 2021 году
Основное назначение регистра по НДФЛ — сформировать показатели для составления расчётов 6-НДФЛ. Поэтому, разрабатывая регистр, придерживайтесь структуры этих форм, а также справочников, приведённых в приложениях к приказам ФНС, которыми утверждены эти формы.
Кроме того, выписка из регистра налогового учёта по НДФЛ нужна при подаче заявления о возврате излишне удержанного и уплаченного налога (п. 1 ст. 231 НК РФ).
Возникает вопрос, если компания не будет вести регистры налогового учёта, ожидается ли какая-то ответственность за это?
Если мы обратимся к первой части НК РФ откроем ст.120, то увидим, что в этой статье предусмотрена ответственность за грубое нарушение учёта доходов и расходов, и объектов налогообложения: отсутствие регистров налогового учёта по НДФЛ, несвоевременное или неправильное отражение в регистрах налогового учёта хозяйственных операций. Т.е. если мы в регистре неправильно указываем дату выплаты дохода, выплаченную сумму или дату перечисления НДФЛ в бюджет, если мы неверно рассчитали саму сумму НДФЛ или сумму предоставленных вычетов.
Поскольку в статье 120 НК РФ понятие «регистры налогового учёта по НДФЛ» употребляется во множественном числе, то это наводит на мысль о том, что отсутствие одного регистра, т.е. регистра на одного сотрудника не может представлять собой грубое нарушение учёта доходов, и арбитражная практика это подтверждает, если отсутствует только один регистр налогового учёта по одному физическому лицу, то в этом случае нельзя признать подобное нарушение в качестве грубого нарушения учёта доходов и расходов.
Есть решения арбитражных судов, в которых судьи поддержали налогоплательщика и сказали, что по этой статье штрафовать в данном случае нельзя. Но отсутствие двух и более регистров налогового учёта вполне может расцениваться как грубое нарушение учёта доходов и расходов и объектов налогообложения.
Если у организации отсутствуют налоговые регистры за один год — штраф будет составлять 10 тыс. руб., если отсутствуют регистры за два и более налоговых периода — размер штрафа будет составлять 30 тыс. руб.
Такие меры ответственности предусмотрены пунктом 1 статьи 120 Налогового кодекса. Если организация не представит регистры по требованию ИФНС, её привлекут к ответственности в размере 200 руб. за каждый не представленный в срок документ (п. 1 ст. 126 Налогового кодекса). Если отсутствие регистра повлекло занижение налоговой базы по НДФЛ, то штраф составит 20 % от суммы неуплаченного налога, но не менее 40 000 руб. как за нарушение правил учёта (п. 3 ст. 120 Налогового кодекса).
Таким образом, НК РФ обязует нас своевременно вести регистры налогового учёта по НДФЛ. Это не только нужно, но и удобно, т. к. данные регистров используются для 2-НДФЛ и для 6-НДФЛ.
Юлия Невдах — эксперт по заработной плате проекта «Зарплата 360°»
Консультирует по вопросам правильности расчёта заработной платы более восьми лет.
Читайте другие статьи автора в нашем блоге:
- Как рассчитать больничный лист не ниже МРОТ в 2020 году?
- Новая форма СТД-Р в 2020 году: заполнение сведений о трудовой деятельности, когда и как выдавать, образец заполнения
- Удвоение детских пособий до 1,5 лет с 2020 года. Из мечты в реальность
- Один из важных документов компании
- Табель за декабрь. Почему его важно заполнить до 25-го числа
- Не вышел на работу. Когда за прогул нельзя уволить?
- Минтруд меняет правила ведения трудовых книжек
- Форма сбора информации о заработной плате работников государственных и муниципальных учреждений
Правильное ведение регистров принципиально для целей грамотного налогового учета. Регистры обычно внимательно изучаются в ходе проверок. Нарушения в них довольно просто обнаружить. И за подобные нарушения назначаются высокие штрафы. Как избежать ответственности? Нужно вести регистры правильно. Рассмотрим базовые правила, актуальные для этой формы учета.
Что собой представляет налоговый регистр
Регистры – это элементы налогового учета. Они ведутся компаниями, выплачивающими налог на прибыль. Регистры обязаны формировать и агенты по НДФЛ.
В регистры заносятся все сведения, необходимые для установления размера налога на прибыль (статья 314 НК РФ). Затем эти сведения систематизируются. На их основании определяется налоговая база.
Регистры – это сводные формы для систематизации информации, которые сгруппированы на основании главы 25 НК РФ. При этом они не помещены на счета бухучета. Соответствующее определение приводится в статье 314 НК РФ.
Данные регистра должны отвечать, в том числе, на эти вопросы:
- На базе каких документов определена база для обложения налогами?
- Каков метод формирования этой базы?
Статья 314 НК РФ указывает на то, что регистры формируются на базе первички. При их заполнении нужно исключить эти недочеты:
- Ошибки и опечатки.
- Беспорядочное внесение сведений.
- Наличие пропусков.
Заполняются НР исключительно в хронологическом порядке.
Существуют правила, касающиеся хранения НР. Их нужно защищать от несанкционированных попыток исправления. Если необходимо исправить ошибки, процедура предполагает документальное сопровождение. Исправления должны быть заверены.
ВАЖНО! Информация из регистров составляет налоговую тайну: сведения нельзя разглашать. В обратном случае накладывается ответственность.
Как должен выглядеть регистр
В НК РФ практически нет сведений, касающихся именно вида регистра. В Кодексе есть только общая информация. То есть задача по оформлению документов возлагается на организации.
Но в статье 313 НК РФ указаны обязательные сведения, которые нужно включить в регистр. В частности, это следующие пункты:
- Название.
- Период.
- Название проделанной операции.
- Итоги операции в рублях.
Документ заверяется подписью ответственного сотрудника. Подпись сопровождается расшифровкой.
Если это регистр НДФЛ, в него включаются эти сведения:
- Вид дохода.
- Льготы по НДФЛ, сокращающие налогооблагаемую базу.
- Размеры выплат.
- Даты выплат.
- Размер исчисленного налога.
- Дата удержания налога.
- Информация о платежках, которые подтверждают выплату налога.
Правила, относящиеся к налоговым регистрам, практически идентичны правилам, относящимся к бухгалтерской первичке. А потому у некоторых специалистов возникает вопрос о возможности заменить регистры бухгалтерской документацией. В НК РФ нет запретов касательно этого. Более того, в статье 313 НК РФ есть тому косвенное разрешение. Но в этой же статье прописано, что, если бухгалтерских данных недостаточно, их требуется дополнить. По результатам дополнений и формируется регистр.
ВНИМАНИЕ! Регистры ведутся и в бумажной, и в электронной форме. Электронная документация просто распечатывается, если для этого есть необходимость (к примеру, требование налоговой).
Как сформировать регистры
Как уже упоминалось, закон не устанавливает форму для регистров. Она определяется организацией самостоятельно. Разработанная форма закрепляется в учетной политике. Для этого требуется издать приказ.
Регистры могут разительно различаться по внешнему виду в зависимости от компании. В законе нет ограничений, касающихся формы. Но налогоплательщик должен соблюдать общее правило – в регистрах указываются все сведения, требующиеся для налогового учета. Из предоставленных данных должно быть ясно, как формировалась база под налогообложение.
Данные можно по-разному группировать. Допускается использование таблиц, списков. Однако применяемый инструмент группировки должен быть внесен в учетную политику.
Несмотря на определенную свободу, налогоплательщик должен помнить о ряде ограничений. В частности, в регистре должны присутствовать обязательные реквизиты. Если этих реквизитов нет, регистр будет считаться недействительным.
Регистры по налогу на прибыль
Регистры заполняются на базе первички и счетов бухучета. Требуются они для установления размера налога на прибыль. Бланки регистров разрабатываются с учетом специфики работы компании.
Как уже упоминалось, налоговые регистры могут заменяться бухгалтерскими документами. Но иногда нужно создавать регистры отдельно. Это актуально для операций, итоги по которым имеют разное отражение в налоговом и бухгалтерском учетах. Если организация имеет дело с подобными операциями, стоит разрабатывать регистры.
Требуется учитывать, что иногда нормы бухучета и налогового учета отличаются.
Соответственно, разными должны быть и документы для учета. И в этом случае пригодятся налоговые регистры.
Если организация имеет дело только с операциями, которые одинаково документируются с точки зрения и налогового, и бухгалтерского учета, отдельных регистров не требуется. Они просто заменяются на бухгалтерские регистры. Единая форма экономит время и облегчает расчеты.
Для формирования декларации по налогу на прибыль потребуется минимум два налоговых регистра: по доходам и тратам. Сведения о доходах и тратах нужны для установления размера прибыли. Именно она является налогооблагаемой базой, на основании которой и определяется размер налога.
Два регистра – это самый минимум, который пригодится при расчетах. Иногда вводятся вспомогательные регистры. Актуальны они тогда, когда организация занимается сразу несколькими направлениями деятельности. Регистры стоит завести, когда компания сталкивается с особыми операциями, предполагающими особый порядок образования налогооблагаемой базы.
Можно ли не разрабатывать формы регистров?
Что делать, если представители организации не хотят заниматься разработкой форм регистров? В этом случае возникает риск наложения ответственности на основании статьи 120 НК РФ. Чтобы избежать наказания, компания может просто взять уже существующие формы. Перечень их содержится в рекомендациях МНС «система для установления прибыли» от 19 декабря 2001 года.
Примеры
Есть две основных формы регистра. Это регистры, отражающие доходы и расходы. Но к ним при необходимости могут быть добавлены дополнительные формы. К примеру, в одной организации могут быть следующие регистры:
- Доходы от продажи.
- Траты, сокращающие доходы от продажи.
- Внереализационные доходы.
- Внереализационные траты.
Регистров может быть и больше. Все зависит от нужд конкретной фирмы. К примеру, можно ввести эти НР:
- Выручка от продажи товаров собственного производства.
- Выручка от продажи товаров, которые ранее были закуплены оптом.
- Выручка от продажи прочих изделий.
При оформлении каждого регистра нужно придерживаться положений НК РФ. К примеру, при заполнении регистра «Доходы от продажи» нужно помнить, что выручка должна фиксироваться без учета НДС и акцизов. Соответствующее правило приведено в пункте 1 статьи 248 НК РФ.
Для заполнения такого регистра нужно пользоваться сведениями из бухучета. В частности, счетами 90 и 91. Данные бухучета и сведения в регистрах не должны противоречить друг другу.