Обязательные реквизиты кадровых документов

Если на кадровом документе обязательные реквизиты оформлены не по ГОСТу, трудовая инспекция назовет документ недействительным.

Компания рискует тем, что придется, к примеру, восстанавливать неугодного сотрудника на должность, отменять взыскание и т.п.

Коротко рассказываем, за какими реквизитами нужно четко следить:

Наименование организации указывайте точно так, как оно написано в учредительных документах. Сокращенное наименование указывают в скобках после полного. Если документ издает филиал или структурное подразделение, то сверху нужно прописать наименование организации, а ниже название филиала или подразделения.

Место составления указывайте с учетом административно-территориального деления и общепринятых сокращений. Шрифт № 12—14.

Дата документа. Порядок чисел такой: день месяца, месяц и год. Цифры используются арабские.

Подпись должна включать должность лица, которое подписывает документ, собственноручную роспись и расшифровку. Если подписей несколько, располагайте их друг под другом, ориентируясь на иерархию должностей. То есть от более высокой вверху к более низкой внизу.

Гриф утверждения состоит из слова «УТВЕРЖДАЮ», должности лица, которое утвердило документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты, когда документ утвержден. Если же документ утвержден приказом, то в грифе указывают наименование распорядительного документа в творительном падеже, его дату и номер.

Печать. Если на документе нет специальной отметки «М. П.», то ставьте печать так, чтобы она не задевала подпись. Печать должна стоять ровно, нельзя проставлять боком или в перевернутом виде. Естественно, она должна быть разборчивой.

В кадровом учете миллион правил. И любая ошибка может обернуться штрафами, проблемами в отношениях с работниками или трудовыми инспекторами, судебной тяжбой. Кому нужно по работе вести кадровый учет, зовем на наш обучающий курс. Там и примеры заполнения документов, и нормативная база, и советы, основанные на практике прохождения трудовых проверок. Посмотрите учебный план и презентацию автора курса, Надежды Флакс прямо сейчас.

Как оформить реквизит «Наименование организации» на кадровом документе

Наименование организации, которая издала документ, — обязательный реквизит. Если его не будет, то в суде документ признают недействительным, так как невозможно установить, кто его издал. Кроме того, вы не сможете привлечь к дисциплинарной ответственности сотрудников, которые не исполнили документ.

Как оформить реквизит по ГОСТу. Наименование организации — автора документа указывайте в точном соответствии с учредительными документами.

Если устав компании предусматривает сокращенное наименование, пропишите его под полным в скобках. Если документ подготовили в филиале или структурном подразделении компании, то сверху нужно прописать наименование организации, а под ней — указать название филиала, иного подразделения.

Если документ готовят несколько компаний совместно, то их наименования пропишите на одном уровне. В этом случае наименования организаций печатайте не на фирменном бланке, а на чистом листе бумаги. При систематической подготовке совместных документов подготовьте для них специальный бланк, п. 4.5 Рекомендаций.

Реквизит «Место составления» на кадровых документах

Если на кадровом документе не будет реквизита «Место составления», есть риск, что суд признает его недействительным или не примет к сведению. Это связано с тем, что без места составления бывает проблематично установить, какая именно компания подготовила документ, даже если вы указали её наименование.

Дело в том, что в едином реестре юридических лиц названия компаний могут дублироваться. Исключением из этого правила будут только компании, у которых совпадает сфера деятельности. Например, две компании, которые занимаются строительством, не должны называться одинаково. Поэтому, чтобы документ не утратил юридическую силу, всегда указывайте на нем место составления.

Не нужно указывать место составления на деловых письмах, докладных, служебных записках и других внутренних информационно-справочных документах. Также место составления можно не указывать, если из названия организации понятно, где она находится. Ещё одно исключение — документ по личному составу создан по унифицированной форме, которая не предусматривает такой реквизит.

Как оформить по ГОСТу. Указывайте на документе место составления с учётом административно-территориального деления и общепринятых сокращений. Используйте при этом размер шрифта № 12—14. Если место составления состоит из нескольких слов, можете его размещать в две строки и использовать шрифт размером № 11 или № 10.

Местом составления документа должен быть тот населенный пункт, где его фактически подписал руководитель. Поэтому, если у вас не совпадает место издания документа с юридическом адресом, на документе укажите тот населенный пункт, где издали приказ.

Если место составления документа — город федерального значения, например, Москва, Санкт-Петербург или Севастополь, то слово «город» в сокращенном варианте «г.» указывать не нужно. Сокращение «г.» не применяйте и для городов, в названии которых уже есть слова «город», «град» или «бург»: Белгород, Калининград, Новгород, Екатеринбург, п. 4.13 Рекомендаций.

Реквизит «Дата» на кадровом документе

Дата документа должна соответствовать дате, когда документ был подписан, или дате события, которое в нем зафиксировали. Если этого реквизита нет, сотрудник может оспорить его в суде.

Например, если не укажете дату на приказе о применении дисциплинарного взыскания, работник может обратиться в суд и настаивать, что его наказали по истечении месячного срока со дня обнаружения проступка, ст. 193 ТК. Работодателю будет сложно доказать, что он все сделал вовремя. Поэтому суд признает приказ незаконным и обяжет компанию отменить взыскание. Кроме того, при проверке инспектор ГИТ может вынести работодателю предписание устранить это нарушение и оштрафовать.

Как оформить по ГОСТу. Дату документа указывайте в следующем порядке: день месяца, месяц и год. Можете прописывать ее арабскими цифрами, разделенными точкой, или словесно-цифровым способом, п. 4.10 Рекомендаций.

Реквизит «Подпись» на кадровом документе

Если на документе нет подписи или его подписало неуполномоченное лицо, то такой документ не будет иметь юридической силы. Право подписывать документы имеет директор. Если директора нет, подписать кадровые документы может сотрудник, которому такие полномочия директор передал по приказу.

Как оформить по ГОСТу. Подпись включает должность лица, которое подписывает документ, непосредственно собственноручную подпись, а также расшифровку. Если документ оформили не на бланке, то в наименование должности включите название компании.

Подписи на документе, который подписывают несколько должностных лиц, располагайте друг под другом в соответствии с иерархией должностей, от более высокой вверху к более низкой внизу. Если документ подписывают несколько должностных лиц, которые занимают равные должности, их подписи нужно располагать на одном уровне, п. 4.22 Рекомендаций.

Реквизит «Гриф утверждения»

Гриф утверждения ставьте на документе, который утвержден должностным лицом, распорядительным документом, например, приказом или решением коллегиального органа. К кадровым документам, на которых проставляют такой реквизит, относятся штатное расписание, ПВТР, график отпусков и др. Если на таком документе не будет грифа утверждения, то суд в случае трудового спора может признать его недействительным.

Как оформить по ГОСТУ. Гриф утверждения должен состоять из слова «УТВЕРЖДАЮ», должности лица, которое утвердило документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты, когда документ утвержден. Если же документ утвердили приказом, то в гриф включите наименование распорядительного документа в творительном падеже, его дату и номер, п. 4.16 Рекомендаций.

Реквизит «Печать» кадрового документа

Компании, которые не отказались использовать печать, должны ставить её на некоторых кадровых документах. Например, печать необходимо поставить в трудовой книжке работника, если он увольняется из компании. Если работодатель имеет печать, но не поставит её в трудовую книжку, у работника могут возникнуть проблемы с Пенсионным фондом при назначении пенсии. У него могут затребовать дополнительные документы, которые ему придется брать у бывшего работодателя, или даже могут отказать в назначении пенсии, посчитав, что запись в трудовой недействительна.

Как оформить по ГОСТу. На документах, которые подготовили на основе унифицированных форм, печать ставьте на отметку «М. П.». Если на документе не обозначено место для печати, поставьте ее так, чтобы она не захватывала подпись. Ставьте печать ровно. Нельзя проставлять печать боком или в перевернутом виде. Когда ставите печать на документе, старайтесь, чтобы она получалась яркой и разборчивой, п. 4.24 Рекомендаций.

Дополнительные реквизиты кадровых документов

Помните, что помимо обязательных реквизитов, которые придают документу юридическую силу, есть ещё и необязательные реквизиты. Они носят в основном справочный характер и нужны больше кадровику, чем сотрудникам, инспекторам или судьям. Например, реквизит «Регистрационный номер» поможет быстро найти документ среди подобных бумаг того же типа. Отметка об исполнителе покажет, кто составил бумагу.

Судя по количеству поступающих вопросов, тема приказов в организации является поистине неисчерпаемой. В этой статье рассмотрим три вида приказов: по основной, административно-хозяйственной деятельности и по личному составу. Определим различия между ними и разберем случаи, когда несколько неверно сформулированных фраз могут превратить один вид приказа в другой.

ТРИ ВИДА ПРИКАЗОВ

Наш словарик

Приказ – правовой акт, принимаемый руководителем организации, действующим единолично, в целях регулирования деятельности организации[1].

Пожалуй, из всех возможных распорядительных документов организации приказ используется чаще всего. Большинство решений руководителя оформляется именно им.

Приказы делятся на три вида только в одном нормативном документе по делопроизводству – в Перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утвержден приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558, в ред. от 16.02.2016, далее – Перечень 2010). Перечислим виды приказов со сроками хранения (Таблица):

Таблица

Виды приказов со сроками хранения по Перечню 2010

Вид приказа	Срок хранения	Примечание
По основной (профильной) деятельности	Постоянно	Для организаций, не являющихся источниками комплектования государственных (муниципальных) архивов, срок хранения документов «Постоянно» не может быть менее 10 лет. На это указывает сноска к графе 3 Перечня 2010
По личному составу	75 лет, если приказ создан до 2003 года; 50 лет, если приказ создан после 1 января 2003 года[2]	5 лет для приказов: – о дисциплинарных взысканиях; – ежегодных оплачиваемых отпусках; – об отпусках в связи с обучением; – о дежурствах; – краткосрочных внутрироссийских и зарубежных командировках
По административно-хозяйственным вопросам

Пренебрегать установленными Перечнем 2010 сроками хранения документов не рекомендуется. В соответствии с решением Высшего арбитражного суда РФ от 21.02.2012 № 14589/11 они являются обязательными для всех организаций.

ПРИКАЗ = РАСПОРЯЖЕНИЕ?

Распоряжение – 1) правовой акт, издаваемый единолично руководителем органа государственной власти, организации в целях разрешения оперативных вопросов;

2) то же, что и приказ[3].

Что такое «оперативные вопросы», нигде не уточняется. В соответствии с Перечнем 2010 распоряжение хранится в течение тех же сроков, что и приказы, и делится на те же виды. На практике в некоторых организациях единоличные решения директора оформляются распоряжениями, а не приказами. Это допустимо.

РЕКВИЗИТЫ ПРИКАЗА

В соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», вне зависимости от вида, в приказе должен быть набор обязательных реквизитов.

Отметка об ознакомлении с документом не является реквизитом по ГОСТу, но обязательно оформляется в приказах по личному составу. Работник ставит подпись в специально отведенном для этого поле:

Или оформляет отметку от руки:

Последний вариант оформления встречается чаще, поскольку считается доказательством ознакомления.

Если в организации действует система электронного документооборота, с приказами по основной деятельности и АХД работников под роспись не ознакамливают.

Прием в работу задания автоматически означает ознакомление с ним.

Что касается оформления и структуры текста, то здесь наблюдаются различия, обусловленные видом создаваемого приказа.

ПРИКАЗЫ ПО ОСНОВНОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ

Приказы по основной деятельности призваны регулировать основные направления деятельности организации. Срок их хранения – «постоянно» или как минимум 10 лет для организаций, не являющихся источниками комплектования госархивов.

Перечислить видовой состав приказов по основной деятельности невозможно: он зависит от сферы деятельности организации. Однако можно выделить категории приказов, которые встречаются, пожалуй, в каждой организации. Перечислим категории и приведем примеры заголовков приказов.

•Утверждение, введение в действие, изменение локальных нормативных актов:

– «Об утверждении Инструкции по делопроизводству»;

– «Об утверждении Номенклатуры дел на 2018 год»;

– «О внесении изменений в Правила внутреннего трудового распорядка».

•Создание, реорганизация, ликвидация и регулирование деятельности структурных, обособленных подразделений организации:

– «О создании Канцелярии»;

– «О ликвидации филиалов “Западный” и “Южный” и создании макрорегиона “Юго-Запад”»;

– «Об утверждении Положения об архиве».

•Проведение мероприятий для решения производственных вопросов:

– «О проведении аудита делопроизводства»;

– «О проведении экспертизы ценности документов»;

– «Об утверждении Графика приема-передачи документов в архив».

•Решение оперативных вопросов по профилю деятельности структурных подразделений:

– «О проведении Дня охраны труда»;

– «О разработке рекламной кампании серии косметических средств “Утро в Скандинавии”»;

– «О доступе автотехники на склад».

И конечно, приказ по основной деятельности не содержит отличительных признаков приказов по личному составу и по административно-хозяйственным вопросам, о которых мы будем говорить далее.

ПРИКАЗЫ ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ

Выделить приказы по личному составу среди прочих очень просто. Определение этого понятия содержится в ст. 3 Федерального закона № 125-ФЗ:

К приказам по личному составу относятся:

•приказ о приеме на работу;

•расторжении трудового договора (увольнении);

•предоставлении отпуска;

•возложении обязанностей;

•премировании;

•переводе;

•направлении в командировку и т.д.

• По унифицированной форме. Формы некоторых приказов по личному составу унифицированы. Несмотря на то что они утверждены на государственном уровне[4], пользоваться ими не обязательно[5], но желательно. К ним у проверяющих из Государственной инспекции по труду точно не будет претензий – разумеется, при условии корректного заполнения.

Унифицированные формы приказов (распоряжений) по личному составу, которые успешно используются в течение многих лет, следующие:

•о приеме работника на работу – форма № Т-1;

•приеме работников на работу – форма № Т-1а;

•переводе работника на другую работу – форма № Т-5;

•переводе работников на другую работу – форма № Т-5а;

•предоставлении отпуска работнику – форма № Т-6 (Пример 1);

•предоставлении отпуска работникам – форма № Т-6а;

•прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении) – форма № Т-8;

•прекращении (расторжении) трудового договора с работниками (увольнении) – форма № Т-8а;

•направлении работника в командировку – форма № Т-9;

•направлении работников в командировку – форма № Т-9а;

•поощрении работника – форма № Т-11;

•поощрении работников – форма № Т-11а.

• По форме приказов по основной деятельности и АХД. Некоторые секретари и даже кадровики почему-то считают приказами по личному составу только те, что создаются по унифицированным формам. Приказы, которые оформляются по форме приказов по основной деятельности, они именуют как угодно, в лучшем случае – «кадровые», а иногда и «по основной деятельности». Это может привести к нежелательным последствиям для организации.

Обратите внимание: возложение обязанностей, изменение фамилии, сверхурочная работа, перенос отпуска и множество других приказов по личному составу, для которых отсутствует унифицированная форма Госкомстата, – это все равно приказы по личному составу! И дело должно быть названо соответствующим образом.

Приказы по личному составу, для которых нет унифицированной формы, оформляются так же, как и приказы по основной деятельности и АХД. Текст приказа состоит из констатирующей части (преамбулы) и распорядительной. В приказе по личному составу обязательно должна присутствовать ссылка на основание (Пример 2).

ПРИКАЗЫ ПО АДМИНИСТРАТИВНО-ХОЗЯЙСТВЕННОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ

• Что такое АХВ? Что входит в круг «административно-хозяйственных вопросов», сказать сложно. На выручку вновь приходит Перечень 2010, а именно – раздел 10 «Административно-хозяйственные вопросы», который состоит из подразделов:

•соблюдение правил внутреннего распорядка деятельности;

•эксплуатация зданий, помещений;

•транспортное обслуживание, внутренняя связь;

•обеспечение безопасности организации.

Таким образом, приказы организации, посвященные вышеперечисленным вопросам, будут считаться приказами по АХД со сроком хранения 5 лет. Кроме Перечня 2010 руководствоваться нечем: другого нормативного или методического документа по делопроизводству, который содержал бы перечень административно-хозяйственных вопросов, нет.

Если приказы по личному составу отделить от остальных довольно легко, то с приказами по административно-хозяйственным вопросам часто возникают трудности. Многие секретари решают проблему кардинально: просто не выделяют эти приказы в отдельное производство и все, что не по личному составу, относят к основной деятельности. Такой подход, по крайней мере, исключает ошибку и несвоевременное уничтожение приказа по основной деятельности, неверно отнесенного к АХД. Если приказов в организации не много и их решено хранить только 10 лет (потому что организация – не источник комплектования госархива), то указанный способ вполне имеет право на существование.

Судя по списку административно-хозяйственных вопросов, приведенному в разделе 10 Перечня 2010, ситуаций, в которых издается приказ по АХД, множество. Так, приказами по АХД могут быть:

•приказ о допуске работников/техники на объекты организации (Пример 3);

•об определении места для курения;

•о переходе на электронную пропускную систему;

•ремонте помещений;

•об организации закупки мебели, оргтехники, бытовых товаров, расходных материалов для офиса;

•организации транспортировки мебели, оргтехники, документов при переездах;

•организации клинингового обслуживания (комплексного или разового);

•о закреплении автотранспорта за водителями и должностными лицами;

•выделении транспортных средств для решения различных задач;

•выделении корпоративных телефонных номеров работникам, установлении лимита разговоров;

•проведении инструктажа по ГО и ЧС;

•об охране объектов и т.д.

Привести исчерпывающий список, как и в случае с приказами по личному составу, невозможно.

• АХД или нет? Используем шпаргалку. В Примере 3 показана обычная ситуация:

«Прогоним» этот приказ по четырем обязательным критериям (см. врезку «Как определить приказ по АХД: шпаргалка»):

1) относится к административно-хозяйственному вопросу «Соблюдение правил внутреннего распорядка деятельности» (раздел 10.1 Перечня 2010);

2) не утверждает и не вносит изменения в ЛНА организации;

3) не содержит решений по управлению персоналом. Да, в нем перечислены работники, которые придут в нерабочее время, но выход на работу в субботу был оформлен отдельным приказом по личному составу, с указанием вознаграждения и собственноручно написанным согласием каждого. В нашем приказе просто перечислены фамилии сотрудников, которые должны пройти проходную. На каких условиях они это делают, начальника службы безопасности не касается;

4) не содержит персональных данных. Должность и Ф.И.О. начальника службы охраны присутствуют в тексте приказа с единственной целью – указать работника, которому поручено задание.

Таким образом, приказ относится к АХД (обеспечение безопасности организации) и является разовым. «Постоянно»[6], а тем более 50 лет в архиве ему делать нечего.

ОСОБЕННОСТИ ОФОРМЛЕНИЯ ТЕКСТОВ ПРИКАЗОВ

• Текст приказа состоит из двух частей. Текст приказа, если только документ не составляется по утвержденной Госкомстатом форме, всегда имеет четкую структуру. Он делится на две части: констатирующую и распорядительную. Друг от друга части отделяются словом «ПРИКАЗЫВАЮ» (см. Примеры 2 и 3).

• Управленческие решения в приказе нумеруются. Если решения оформить как маркированный список, то сослаться на какой-то из пунктов распорядительного документа в этом случае будет невозможно. Пунктов просто нет. Есть точки, галочки или другие знаки, в зависимости от того, что нравится секретарю. А сослаться на точку довольно затруднительно. Для сравнения приведем два варианта оформления распорядительной части текста приказа:

• Текст приказа излагается от первого лица. Часто секретарей смущает необходимость формулировать управленческое решение руководителя от первого лица и употреблять такие фразы, как: «ПРИКАЗЫВАЮ», «подготовить проект и представить мне на утверждение», «контроль оставляю за собой» и т.д. Однако именно так и должен оформляться распорядительный документ, издаваемый в условиях единоначалия. Несмотря на то что автором текста приказа почти всегда является рядовой сотрудник организации, документ издается от имени руководителя, отсюда и грамматическая форма первого лица единственного числа.

КАК ТЕКСТ ПРИКАЗА МЕНЯЕТ ЕГО ВИД

Составляя приказ, секретарь должен с самого начала понимать, приказ какого вида он создает. Текст приказа может повлиять на его вид, а значит, и на срок хранения.

• Из АХД в приказ по личному составу. Выше мы привели пример приказа по административно-хозяйственной деятельности (см. Пример 3) о допуске работников на территорию предприятия в нерабочее время. Теперь на этом же примере покажем, как при неправильном оформлении приказ по АХД превращается в приказ по личному составу.

Для этого достаточно поместить в текст документа всего одно управленческое решение (Антипример 1 к Примеру 3).

Антипример можно усугублять до бесконечности: написать о вознаграждении, за которое работники выходят на работу в субботу, собрать здесь же их согласия, подписи об ознакомлении и т.д.

• …и обратно. Может быть и обратная ситуация: полноценный приказ по личному составу по ошибке может быть дополнен заданием о допуске (Антипример 2 к Примеру 3). Это тоже не-верно. Здесь смешиваются два вида приказов: один – с пятидесятилетним, другой – с пятилетним сроком хранения. Дополнительно у проверяющих может возникнуть вопрос, касающийся управления персональными данными работников: давал ли начальник службы безопасности обязательство о неразглашении, имеет ли он право знать, кто и за какое вознаграждение выходит на работу в нерабочий день? А за небрежность в отношении персональных данных в последнее время штрафуют очень серьезно.

Единственным верным решением в этой ситуации с выходом на работу бухгалтеров было бы издать два отдельных приказа: первый – по личному составу («Об организации работы в выходной день») и второй – по АХД («О допуске работников»).