Обязательные реквизиты акта приема передачи имущества

Акт приема-передачи товара относится к документам учета движения товарно-материальных ценностей. Строгой формы такой документ не имеет, однако действующее законодательство устанавливает перечень определенных реквизитов, которые он должен содержать. Рассмотрим особенности оформления такого акта более подробно.

Бланк акта приема-передачи товара

В организациях обычно имеются уже готовые бланки таких актов, созданные путем их самостоятельной разработки, поэтому остается лишь внимательно их заполнить во избежание неприятных моментов впоследствии.

О форме документа, применяемой для приемки товара покупателем, читайте в статье «Унифицированная форма ТОРГ-1 — Акт о приемке товаров».

О реквизитах, которые должны присутствовать в акте приема-передачи товара в обязательном порядке, мы поговорим более детально.

Что отразить в акте приемки-передачи товара

Выше упоминалось, что в акте приема-передачи товара должны содержаться некоторые обязательные реквизиты, в частности:

1. Название (акт приема-передачи товара), дата и место его составления.
2. В преамбуле необходимо отразить, в рамках исполнения какого договора составляется акт приема-передачи товара, а также наименования его сторон. В случае если акт составляется между юридическими лицами, то указываются их наименования, Ф. И. О. представителей и делаются ссылки на документ, на основании которого представители участвуют в составлении и подписании акта (если это руководитель, то его полномочия закреплены в уставных документах, а если представителем является работник организации, то его полномочия могут быть специально отражены в этих же документах, либо на его имя выдается доверенность, данные, которые необходимо отразить в акте). Если сторонами договора являются физлица, то в акте отражаются их имена, паспортные данные, место регистрации.
3. Полное описание передаваемого товара (артикул, марка, модель, количество, стоимость единицы и общая стоимость товара).
4. Сведения о выявленных его недостатках либо отсутствии таковых, о нарушении сроков передачи товара (следует отметить, что указание на отсутствие выявленных недостатков товара не лишает получателя возможности предъявлять претензии по качеству после приемки в сроки, установленные законом или договором).
5. Завершается текст акта приема передачи товара личными подписями участников процедуры приемки-передачи, а также печатями (при их наличии).

ВАЖНО! С 01.01.2022 года вступил в силу ФСБУ 27/2021 «Документы и документооборот в бухгалтерском учете», который устанавливает перечень обязательных реквизитов первичных документов и порядок работы с ними. Положение о том, что хранить документы требуется только на территории РФ, вступает в силу с 01.01.2024. Подробнее об этом мы писали здесь.

Скачать бланк акта можно бесплатно, кликнув по картинке ниже:

Акт о приемке товаров по форме ТОРГ-1

Скачать

О форме, которую необходимо составить, если в момент приемки товара выявлены расхождения в его количестве и качестве с данными, указанными в товаросопроводительных документах, читайте в материале «Унифицированная форма Торг-2 – бланк и образец».

Что делать, если вы обнаружили недостатки в товаре после подписания акта приемки? Ответ на этот вопрос изучите в Консультант Плюс. Если у вас нет доступа к системе КонсультантПлюс, получите пробный онлайн-доступ бесплатно.

Итоги

Зачастую предприятия игнорируют необходимость составления акта по форме ТОРГ-1 и принимают товары по ТОРГ-12, выданной поставщиком. Но предназначение накладной ТОРГ-12 и Акта ТОРГ-1 разное, поэтому несоставление торговой организацией Акта приемки товаров может иметь для нее весьма негативные последствия в дальнейшем.

Заключая любой договор, вам необходимо согласовать с партнером все существенные и дополнительные условия.

Если предметом договора является передача определенного имущества, либо выполнение работ (услуг), то следует подготовить акт приема-передачи. Как его правильно составить — расскажем далее.

Что такое акт приема-передачи?

В законе отсутствует официальное понятие акта приема-передачи. Однако на его оформление указывается практически по любым видам сделок или договоров.

Он составляется в следующих случаях:

• если между сторонами заключен договор купли-продажи товаров, предметов или объектов — подтверждает фактическую передачу покупателю, а также указывает на отсутствие или наличие претензий к качеству;
• при передаче заказчику результата выполненных работ или оказанных услуг — является основанием для оплаты работ и услуг, если заказчик подтвердит отсутствие претензий к качеству;
• если договор не был заключен, то акт может составляться в случаях, когда закон разрешает совершение сделок в устной форме.

Акт приема-передачи фиксирует переход объекта или результата оказанных услуг к покупателю или заказчику.

Обязателен ли акт приема-передачи?

В большинстве случаев, закон не устанавливает такого требования. Пункт о фактической передачи вещи можно включить в текст договора.

Однако для отдельных видов договоров оформление акта является обязательным условием (например, при передаче готового объекта по договору долевого строительства).

Как составить акт приема-передачи?

Так как он является документом, то составляется в письменной форме. Типовой образец акта приема-передачи законом не утвержден. Однако он должен содержать следующие сведения:

1. Дату и место составления

   Этот пункт зависит от условий договора (например, товар может передаваться по месту нахождения продавца или покупателя).

2. Реквизиты сторон

   Заполняются в соответствие с условиями договора, а при подписании документа представителями сторон — указываются данные доверенности.

3. Предмет

   Стороны указывают, какой предмет (объект) или результат выполнения заказа передается покупателю, арендатору, заказчику или иному лицу.

4. Описание предмета

   Следует включить описание передаваемого товара или результата работы, с указанием на наличие или отсутствие претензий. Эти сведения заполняются по результатам обоюдного или одностороннего осмотра предметов или оценки результата выполнения работ (услуг).

Акт приема-передачи в обязательном порядке скрепляется подписями сторон или их представителей.

Какие пункты можно включить в акт приема-передачи?

Поскольку закон не содержит единой формы этого документа, в его содержание можно включать иные пункты. Например, акт приема-передачи:

• автомобиля — содержит информацию о технических характеристиках машины, передаваемых госномерах и т.д.;
• оборудования — дополняется пунктом о предоставлении покупателю всей технической документации;
• выполненных работ — при наличии выявленных недостатков может содержать условие о снижении цены или о сроке устранения недоделок.

Помимо совершения сделок, акт может использоваться для временной передачи имущества или ценностей. Например, акт приема-передачи помещения для аренды может содержать описание технического состояния объекта, перечень предметов мебели и оборудования, которые арендатор получит на весь срок пользования.

Если передаются материальные ценности, то документ составляется на предприятии с участием лиц, уполномоченных на ответственное хранение, распоряжение или транспортировку товаров, продукции или иного имущества.

При передаче обязанностей новому сотруднику или увольнения с должности составляется акт приема-передачи документов, связанных с исполнением трудовых обязанностей.

Где применяется акт приема-передачи?

Этот документ является одним из доказательств при предъявлении претензий о количестве или качестве товара (работы, услуги), а также при урегулировании возникшего спора. Кроме того, акт фиксирует дату фактической передачи, подтверждая соблюдение договорного срока.

Акт приема-передачи является приложением к договору и подтверждает соблюдение или нарушение его условий.

Выделим наиболее распространенные случаи применения и использования акта приема-передачи к договору:

• является основанием для перечисления денежных средств поставщику, исполнителю или продавцу. Если по условиям договора был уплачен аванс, на основании акта перечисляется остаток оговоренной суммы;
• если гражданину передается жилая недвижимость — является основанием для представления льготной ставки по ипотечному кредитованию или имущественного вычета;
• подписанный акт приема-передачи работ или товара, если в нем содержится пункт об отсутствии претензий по качеству и срокам, позволит поставщику или исполнителю взыскать оплату по договору в принудительном порядке.

Если передающая сторона сознательно не указала в акте на имеющиеся недостатки товара или услуг, при их выявлении договор может быть расторгнут. В этом случае документ следует приложить к исковому заявлению вместе с актом о выявленных недостатках.

Резюме

Хотя акт приема-передачи далеко не всегда является обязательным документом при заключении договора, его составление позволит зафиксировать момент поступления объекта во владение покупателя или заказчика. Он является приложением к договору, позволяя оплатить поставленный товар или выполненные работы.

Если вы испытываете трудности при составлении акта приема-передачи, рекомендуем ознакомиться с представленными на нашем сайте образцами.

0

На основании заключенного договора аренды арендодатель обязуется передать, а арендатор принять имущество за плату во временное пользование (владение) в установленные договором сроки (ст. 606 ГК РФ). Факт передачи арендованного основного средства необходимо оформить документально с определением даты передачи имущества и подробным указанием его характеристик. Ведь из-за нарушения арендодателем условий договора арендатор может потребовать его досрочного расторжения (п. 1 ст. 611, ст. 620 ГК РФ).

Для подтверждения фактического исполнения арендодателем обязательств по договору аренды составляется акт приема-передачи основного средства, который подписывается сторонами договора.

Акт приема-передачи арендованного ОС

Если объектом аренды является недвижимое имущество, то передача помещения (здания) от арендодателя к арендатору, а также возврат помещения (здания) арендатором оформляется актом приема-передачи помещения (п. 1 ст. 655 ГК РФ). Как составить акт приема-передачи арендованного помещения читайте в отдельной консультации.

Если предметом договора аренды является имущество, не относящееся к недвижимому, то передача арендованного основного средства тоже должна быть оформлена первичным документом (п. 1 ст. 9 Закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ). Таким первичным документом может также являться акт приема-передачи ОС.

Акт приема-передачи арендованного ОС (бланк)

Составить акт приема-передачи арендованного имущества компания может в произвольной форме, но обязательно указав в нем все необходимые реквизиты, предусмотренные п. 2 ст. 9 Закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ (Информация Минфина России N ПЗ-10/2012).

Также при оформлении передачи арендованного основного средства организация может воспользоваться унифицированными бланками, утвержденными Постановлением Госкомстата России от 21.01.2003 N 7 (например, формой N ОС-1 или формой N ОС-1б). Но унифицированные формы актов приема-передачи ОС необходимо будет доработать с учетом требований, содержащихся в п. 2 ст. 9 Закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ (Информация Минфина России N ПЗ-10/2012).

Акт приема-передачи должен включать наименование имущества, его количественные и качественные характеристики, имеющиеся недостатки и другие данные, позволяющие определить состояние передаваемого в аренду объекта ОС. Подробно составленный арендодателем акт поможет избежать в дальнейшем возможных претензий со стороны арендатора.

Акт приема-передачи арендованного ОС (образец) можно посмотреть здесь:

Скачивание формы доступно подписчикам или по временному доступу

Скачать

Что такое акт приема-передачи квартиры

Это документ, подтверждающий передачу недвижимости по договору.

При купле-продаже он подтверждает, что обязательства, принятые сторонами, полностью выполнены и недвижимость принята покупателем.

Зачем и в каких случаях нужен

Подписание акта приема-передачи означает, что ответственность за недвижимость переходит новому пользователю, а бывший уже не имеет отношения к содержанию объекта. Он является заключительным этапом сделки, связанной со сменой пользователя квартирой. При наличии подписанного акта, у сторон сделки не будет оснований обвинять друг друга в возможной порче имущества в момент его передачи новому собственнику.

Составление акта обязательно для получения покупателем налогового вычета. Он входит в перечень необходимых документов для ФНС.

В зависимости от ситуации, акт подтверждает разные действия сторон.

При продаже или при покупке

Акт составляется не при оформлении договора купли-продажи, а в момент передачи ключей от недвижимости покупателю. Он подтверждает, что продавец освободил квартиру, а покупатель принимает квартиру или другой объект в текущем состоянии. При возникновении претензий к квартире после подписания акта, покупатель уже не сможет добиться от продавца их устранения.

При дарении

Документ подтверждает, что квартира фактически передана в дар и одаряемый принял ее в том состоянии, в котором она находится и не имеет претензий к дарителю. Составление акта не является обязательным, но в отдельных случаях может стать доказательством согласия обеих сторон на сделку.

От застройщика

Акт составляется после сдачи дома в эксплуатацию. Дольщик должен подписать акт и подтвердить принятие квартиры. Он подписывается только после полного осмотра жилплощади. Если замечены дефекты, они включаются в акт с требованием устранения и сроком. Ключи могут быть переданы собственнику и без устранения дефектов. В этом случае исполнение обязательств подрядчиком придется контролировать отдельно.

В других случаях

Акт составляется при сдаче квартиры в аренду. Он подтверждает, что недвижимость передана во временное пользование в текущем состоянии. В нем описываются все основные характеристики объекта, например, наличие бытовой техники, паркета, отделка и т. д. К документу можно приложить фотографии квартиры.

При обмене жилья акты составляются на оба объекта. Он подтверждает, что стороны выполнили свои обязательства и передали квартиры согласно договора обмена.

Как составить акт приема передачи

Чтобы акт приема-передачи выполнил свою роль, т. е. мог служить доказательством в суде, если у сторон возникнут претензии, он должен быть составлен строго по установленной форме и включать все необходимые пункты.

Для новостройки

В этом случае второй стороной акта выступает застройщик. Поэтому он составляет документ по типовой форме. Покупателю потребуется только внимательно его изучить и включить все недостатки в квартире, обнаруженные при осмотре.

Если дефекты мелкие, например, оторваны обои, скрипят двери, акт можно подписать с требованиями их устранения в установленные сроки.

При обнаружении серьезных нарушений, например, поцарапанные стеклопакеты, некачественная электропроводка, акт лучше не подписывать до их полного устранения.

Для вторички

Акт приема передачи квартиры при продаже квартиры на вторичном рынке стороны составляют самостоятельно. Необходимо включить в него обязательные пункты и индивидуальные моменты, характерные для конкретной сделки.

Как может выглядеть акт, что в нем должно быть:

• Наименование, дата.
• Ф.И.О., паспортные данные передающий и принимающей стороны.
• Адрес квартиры.
• Реквизиты договора купли/продажи.
• Показания счетчиков учета услуг.
• Информация о том, что деньги за квартиру внесены в полном объеме и продавец не имеет претензий к покупателю.
• Факт передачи имущества.
• Согласие покупателя на прием квартиры в текущем состоянии без претензий или требования об устранении недостатков со сроком.
• Подписи сторон с расшифровкой.

Бланк акта можно скачать с интернета, главное точно и полно его заполнить.

Если квартира сдается квартирантам, собственнику нужно указать в акте состояние квартиры, мебели, бытовой техники, особенно, если предметы обихода новые. Арендатор вправе указать в акте дефекты, например, не работает телевизор.

Где и когда подписывать акт

Акт должен быть подписан в присутствии обеих сторон, лучше в приобретаемой квартире. Стороны должны поставить собственноручные подписи, а застройщик печать.

Количество экземпляров зависит от сделки, если она регистрируется в Росреерстре, то потребуется 3 экземпляра: по одному для каждой стороны и для сдачи документов на регистрацию. Акт приема-передачи при аренде составляется в 2-х экземплярах.

Акт составляется в простой письменной форме и не подлежит нотариальному заверению.

Дополнительный акт к договору купли-продажи — нюансы оформления

Есть правила, соблюдая которые акт будет составлен правильно и сможет выполнять предназначенную функцию:

• При покупке квартиры по ДДУ, в акте обязательно должна стоять дата передачи.
• Если от лица застройщика выступает уполномоченное лицо, действующее на основании доверенности, проверяются его полномочия и доверенность.
• При регистрации сделки в Росреестре, прикладывайте акт к пакету документов.
• Если покупатель обнаружил дефекты и включил их в акт для устранения, он может включить в документ следующую фразу: «Акт вступает в действие после устранения указанных в нем недостатков продавцом».
• Не следует подписывать акт одновременно с договором купли-продажи или включать в него пункт о согласии сторон считать договор одновременно актом передачи объекта в собственность покупателю.
• Чтобы подстраховаться, покупатель может включить в договор купли/продажи пункт, что часть стоимости квартиры будет внесена после подписания акта ее передачи новому владельцу.

Сроки и условия освобождения квартиры после подписания акта

Сроки и условия освобождения квартиры продавцом обычно устанавливаются в договоре купли-продажи, но могут быть отражены и в акте передачи имущества.

Лучше не подписывать акт до тех пор, пока продавец не съедет и не вывезет полностью свое имущество. Без него сделку можно быстро расторгнуть, при возникновении проблем с освобождением жилплощади.

FAQ

Как можно обезопасить себя с помощью акта в случае судебных разбирательств?

Составьте акт строго по форме, укажите в нем имеющиеся претензии. Можно пригласить на сделку третье лицо и включить его паспортные данные в акт. При судебных разбирательствах он сможет выступить официальным свидетелем.

Как составить акт грамотно с юридической точки зрения?

Обратитесь к профессиональным юристам за консультацией.

Вместо вывода

• Составлением акта приема-передачи квартиры завершается сделка по переходу объекта недвижимости в собственность покупателя.
• В составлении акта заинтересованы обе стороны сделки.
• Отсутствие акта будет делать сделку неоконченной и может привести к неприятным последствиям.

С 1 января 2013 года формы первичных учетных документов, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, не являются обязательными к применению. Вместе с тем обязательными к применению продолжают оставаться формы документов, используемых в качестве первичных учетных документов, установленные уполномоченными органами в соответствии и на основании других федеральных законов (например, кассовые документы) (информация Минфина России N ПЗ-10/2012). См. также комментарий.

Унифицированная форма N ОС-1

См. данную форму в MS-Excel.

Утверждена

Постановлением

Госкомстата России

от 21.01.2003 N 7

3. Краткая индивидуальная характеристика объекта основных средств

Смену пользователя имуществом нужно зафиксировать на бумаге. Достаточным документальным подтверждением станет акт приёма-передачи материальных ценностей, образец которого мы приведем ниже. Также рассмотрим случаи, для которых он актуален, специфику его применения, особенности его составления, обязательные реквизиты — все важные моменты, чтобы вы знали, как правильно его заполнить.

Общая информация

Компания любой ОПФ обладает какими-то активами, и их важно не только надежно охранять, но и эффективно эксплуатировать. Для этого следует четко их контролировать, передавать их во временное владение другим юридическим лицам (без смены права собственности), если это будет экономически выгодно, и отражать данный факт в сопутствующей документации предприятия.

Внимание, законодательство не обязывает использовать какую-то одну стандартную форму. Любая организация вправе разработать собственный, удобный для сотрудников и в принципе простой образец акта приема-передачи ТМЦ (товарно-материальных ценностей) — главное, чтобы бланк содержал все обязательные реквизиты, полный список которых мы приведем ниже. Если же на это нет времени, можно поступить еще логичнее, и заполнять форму МХ-1, ведь она обладает сразу несколькими преимуществами:

• традиционная для практики документооборота и поэтому привычная для представителей самых разных инстанций;
• унифицированная и за счет этого понятная;
• удобная для корректировки — не проблема добавить в нее нужные данные или удалить лишние.

На практике именно ей отдает предпочтение большинство компаний, поэтому ее можно считать стандартом. Помните только, что ее необходимо в любом случае заверить, чтобы она соответствовала учетной политике предприятия.

Для чего требуется акт о передаче материальных ценностей

Скачать образец акта приёмо-передачи МЦ (.xlsx)

Он является доказательством факта смены пользователя имуществом. Безошибочное его оформление подразумевает, что обязательства по сохранности актива будет нести получатель, которому и придется выплачивать возмещение при потере или получении ущерба. Имя его на руках, можно смело обращаться в суд с исковым заявлением — для взыскания соответствующей суммы с виновной стороны.

Тот, кто отдает что-либо на время, считается поклажедателем, тот, кто получает — хранителем. Информация об этих юридических лицах в обязательном порядке прописывается в деловой бумаге, вместе с периодом и условиями действия соглашения. Сразу по истечении оговоренного срока создается еще один документ — говорящий о возвращении имущества.

При выполнении внешних операций его составляют в качестве приложения к заключаемому хозяйственному договору. Также он помогает зафиксировать факт направления актива от одного структурного подразделения компании к другому, в результате чего упрощается контроль перемещаемых объектов (особенно когда филиалы территориально удалены от головного офиса и администраций). Такой подход позволяет не ездить за деловыми бумагами и не возить их с собой, а пользоваться теми из них, что есть на месте.

Применение акта о приеме-передаче товарно-материальных ценностей

Вот наиболее распространенные случаи актуальности его оформления:

• в ходе проверки зафиксировано расхождение в качестве/количестве имеющихся товаров;
• продукция направляется на хранение;
• продукция поступает без сопутствующих документов;
• имущество перевозят из одного структурного подразделения в другое или перераспределяют между уполномоченными лицами;
• активы отчуждаются в чью-то пользу решением комиссии;
• заключается контракт на кратковременное пользование, со сроком в несколько дней или даже часов.

Во всех перечисленных ситуациях рассматриваемую деловую бумагу допустимо заполнять произвольно (вписывая необходимые реквизиты).

Что он собой представляет

Самый простой акт приема-передачи ТМЦ (товарно-материальных ценностей), бланк которого мы отдельно приведем ниже, — это именно первичная бухгалтерская документация. Потому он должен содержать в себе подробное описание и ключевые отличительные характеристики тех вещей, что становятся объектами сделки:

• купли-продажи;
• поставки, разовой или регулярной;
• оформления договора аренды (актуально не только для недвижимости);
• ответственного хранения.

К имуществу, описываемому этой бумагой, относят товары, сырье для изготовления продукции, вспомогательные материалы вроде добавок или красителей, запасные части, полуфабрикаты, тару, топливо. Главное, что упрощается работа предприятия.

Мобильное решение от Клеверенс ускоряет проведение инвентаризации в 5 раз. Подробнее >>

Когда он составляется

Какой бы образец бланка акта приема-передачи материальных ценностей вы ни выбрали, помните, что оформлять, проверять, подписывать его следует непосредственно в день смены пользователя имуществом. Обычно этим занимается получатель или его уполномоченные представители: они проставляют конкретную дату фактического совершения сделки.

Контроль правильности заполнения и визирования на практике чаще всего осуществляет руководитель предприятия. Он же определяет, кто из его подчиненных будет нести обязательства по хранению и обеспечению безопасности актива, а также то, какую компенсацию придется возмещать в случае повреждения, кражи, утраты оговоренных предметов.

Как составить акт приема-передачи материальных ценностей

Помня о двух вещах: во-первых, о том, что единой формы оформления не предусмотрено, а значит есть определенная свобода в принятии решений, во-вторых, о том, что все-таки существуют обязательные к указанию реквизиты, без которых документ не будет иметь юридической силы.

Учитывая оба этих момента, мы предлагаем действовать по следующему алгоритму:

1. Берете за основу МХ-1 — понятную, стандартную и уже содержащую поля для указания необходимой информации.
2. Добавляете данные, актуальные конкретно для вашей сделки, например, свидетельства качества товара, дополнение к договору, точное количество штук в отгружаемой партии, имеющиеся претензии и тому подобное.
3. Убираете лишние (устаревшие) сведения.

При таком подходе вы получаете максимально лаконичную и удобную для проверки первичную документацию.

Что содержится в акте

В первую очередь, уже неоднократно упомянутые обязательные реквизиты, во вторую — важные подробности, уместные для отдельно взятого случая, допустим, об имеющихся дефектах или срок аренды. Просто необходимо предусмотреть место (пункт) для указания претензий — чтобы впоследствии было куда вписать свои требования о возмещении понесенного ущерба. Если предметом сделки становится не один объект, а целая их группа, причем разных по типу, стоимости, характеру, этот факт тоже нужно отразить.

Заполнять его следует хотя бы в 2 экземплярах — для каждой стороны, чтобы оставалась возможность впоследствии обратиться в суд и в свою пользу решить спорный вопрос.

Какую форму акта приема-передачи материальных ценностей использовать

Скачать образец акта приёмо-передачи МЦ (.xlsx)

Обязательной нет, но существуют стандартные, то есть наиболее распространенные и универсальные — их и рассмотрим ниже.

МХ-1: особенности ее заполнения

Выглядит она следующим образом:

Обратите внимание на количество и расположение полей — они продуманы так, чтобы можно было наглядно представить все важные данные. И законодательство не запрещает убрать некоторые из них или адаптировать их под свои нужды. Почему? Потому что сам документ является доказательством смены пользователя активом — он подтверждает уже состоявшийся факт, а не дает разрешение на совершение сделки, поэтому к нему не предъявляются особенно строгие требования.

Эту форму удобно брать за основу при заключении соглашений, договоров об аренде или временном владении. Когда актив принадлежит вам, не забудьте оставить место для записи претензии: тогда, если вам вернут предмет с дефектами, вы сможете указать, чем недовольны, и обратиться в суд для решения спора. А чтобы шансы на выигрыш дела впоследствии оказались максимально высоки, стоит сразу же указывать как можно больше информации о сторонах сделки и ее объекте (качественные характеристики, потребительские свойства и тому подобное).

Внимание, документ не будет считаться действительным, если его подпишут лица, не несущие никаких обязательств в случае кражи, порчи, частичного ущерба имущества.

Образец акт приемки-передачи ТМЦ между материально ответственными лицами

Опять же, законодательство не предусматривает один бланк в качестве обязательного. Но определенная практика все-таки существует: например, предприятия общепита и смежных сфер чаще всего пользуются формой ОП-18, и другие компании тоже могут взять ее на вооружение. Она достаточно удобна, чтобы стать основой, на базе которой вы сможете без труда разработать собственный первичный документ, включив в него реквизиты согласно 2 пункту 9 статьи ФЗ № 402. Главное, чтобы он обладал юридической силой, а для этого его следует утвердить в учетной политике приказом руководителя и позаботиться, чтобы он давал целый ряд сведений.

Акт передачи материальных ценностей между МОЛ организаций обязан содержать:

• наименование, место и дату заполнения;
• Ф. И. О., паспортные данные получающих и сдающих активы лиц;
• трудовой договор, приказ, иные бумаги, объясняющие необходимость смены пользователя имуществом;
• перечень объектов, который удобнее всего представить таблицей — с порядковым и инвентарным номером, именем предмета, единицами измерения, числом штук в партии, стоимостью;
• подтверждение компетентной проверки и отсутствия претензий с обеих сторон;
• отметку о том, сколько экземпляров создано; обычно их два, но можно сделать и три — для бухгалтерии или проверяющих инстанций.

В конце — подписи руководителя (либо уполномоченных им подчиненных) и МОЛ. В общем случае документ выглядит так:

Бланк акта приема-передачи материальных ценностей работнику (образец)

Актуален, когда актив остается на балансе предприятия, но тот, кто несет обязательства по его хранению, увольняется или уходит в отпуск. В такой ситуации необходимо назначить новое МОЛ — по следующей схеме:

• Проводится инвентаризация — для выяснения, нет ли недостачи, — и ее результаты вносятся в специальные отчеты.

  Упростить этот процесс можно с помощью ПО от «Клеверенс», к примеру, Склад 15.

• Первый человек расписывается, что расстается с оговоренными предметами, второй — что их получает.

Сделать все это можно не только напрямую, но и через третью сторону, в роли которой выступает сама компания. В таком варианте потребуется больше бюрократической работы и подтверждений: сначала о том, что объекты вернулись на баланс предприятия и к державшему их подчиненному нет претензий, потом — о том, что найден и назначен следующий их хранитель.

Разработанный на основе ОП-18, документ выглядит вот так:

Какие бумаги могут в замене

Интересно, что сам по себе он не является полным эквивалентом договору купли-продажи или аренды, а может выступать только в роли приложения к нему. Но и акт перемещения материальных ценностей, образец которого мы приводили выше, — не единственное, что можно использовать. Вы вправе составлять все, что подтверждает необходимость решения передавать актив и содержит обязательную к представлению информацию.

Это может быть товарная накладная — со сведениями о продукции, сторонах сделки и другими актуальными данными.

Но есть и случаи, в которых альтернатива недопустима. Обычно это ситуации, когда нужно оставить возможность для направления претензий (или для утверждения их отсутствия), например, при заключении контракта на приобретение крупного промышленного оборудования или дорогостоящего имущества.

Особенности смены МОЛ

На первый план выходит порядок действий — необходимо предпринять следующие шаги:

1. Издать соответствующий приказ, заверенный руководителем.
2. Проверить наличие и полноту активов путем инвентаризации.
3. Установить реальное число предметов или факт их отсутствия, порчи, недостачи.
4. Дать «старому» и «новому» ответственному работнику поставить свои подписи.

Напоминаем, акт приёма-передачи ТМЦ (товарно-материальных ценностей) сотруднику, образец которого мы уже привели, может оформляться напрямую, между подчиненными, или с участием посредника — самой компании. Но в обоих случаях практичнее составлять его в 3 экземплярах: по одному получат стороны, третий — бухгалтерия. Главное, что документ будет подтверждать: актив на хранении и находится в надлежащем состоянии, и отсутствуют претензии к его прошлому держателю — переводящемуся на другую должность, уходящему в отпуск или увольняющемуся.

Обязательные реквизиты

• наименование — объясняет, что это за деловая бумага;
• место и полная дата заполнения;
• сведения об участниках сделки (названия компаний, Ф. И. О. руководителей и их паспортные данные, юридические адреса, контактные телефоны);
• ссылка на важные параметры договора (предмет, число заключения, порядковый номер);
• развернутое и подробное описание товара (количественные и качественные показатели, ключевые особенности, если есть, то и дефекты);
• печати компаний и подписи МОЛ.

Стоимость направленных на хранение запасов тоже необходимо вписать. Так акт приема-передачи склада (образец которого совпадает с уже приведенными выше бланками) будет отражать ценность актива. Для полноты картины нужно указать еще и НДС (либо законную причину для неуплаты налога) — это поможет избежать споров и недопонимания со второй стороной.

При заключении сделок напрямую сведения о получении полной или частичной предоплаты необязательны, но крайне желательны, так как существенно упрощают дальнейшие взаиморасчеты. Если же задействованы третьи лица, эту информацию нужно приводить в обязательном порядке.

Юридические нюансы

Оформлять документ следует в 2 экземплярах минимум — чтобы по одному из них получили «старое» и «новое» МОЛ. Ставить подписи вправе только уполномоченные люди, если покупатель является юрлицом и его представляет физлицо, этот факт необходимо подтвердить доверенностью.

В договоре следует указать, что составлен акт выдачи материальных ценностей сотруднику: образец приложения в таком случае будет обладать такой же юридической силой, как основной контракт.

Данная бумага помогает успешно решать спорные вопросы в судебном порядке. Потому что подтверждает как саму смену пользователя активом, так и надлежащее качество имущества. О законности и своевременности проведения процедуры говорят следующие сведения:

• доставка в рамках оговоренного срока и без сопутствующих нарушений;
• подпись МОЛ о правильности проведенного осмотра;
• совпадение количества товарных единиц;
• отсутствие претензий к контрагенту.

Хранение первичной документации

Согласно 29 статье ФЗ №402, осуществляется на протяжении 5 лет — для обеспечения нужд бухучета. Требования налоговой несколько скромнее — 4 года (на основании 1 пункт ст. 23 НК РФ), но лишь в общем случае. При получении убытков свидетельства о расходах нельзя сдавать в архив минимум 10 лет.

Если вам нужна электронная версия акта приемки-передачи ТМЦ (материальных ценностей), образец бланка вы можете скачать отсюда:

• для товара;
• для имущества;
• на хранение (xls-формат).

Количество показов: 146714