Обязанности руководителя компании высоцкий

Для того чтобы руководитель мог планировать свою работу, ниже описаны регулярные действия, которые ему необходимо включить в свое стандартное расписание. Ежедневно • Утренняя инспекция – проверить, как выглядит деятельность, присутствие на рабочих местах, положение дел, настроение. • Составление плана на день (в плане нужно учесть все имеющиеся проекты, проверить календарь работы, просмотреть список дел, просмотреть копии распоряжений на исполнении, планы на неделю и на месяц) и согласовать задачи на день между собой и установить для каждой время исполнения. • Координация с подчиненными. Во время координации проверка выполненных задач прошедшего дня, согласование планов на день (3 основных вопроса: что вчера было запланировано, что было выполнено, какие задачи будут выполнены сегодня). Помогает сформулировать и прояснить задачи, правильно расставить приоритеты. Если

Отрывок из новой брошюры «Обязанности руководителя». Этот материал используется в процессе внедрения инструментов управления в программе «Школа Владельцев Бизнеса».  Продолжение брошюры.

Добиваться производства продуктов

Первая обязанность руководителя — добиваться чтобы сотрудники производили свои продукты. Как только руководитель начинает делать работу за подчиненных, он попадает в Фазу 1 и должен действовать соответственно.

Поддерживать хорошее общение с подчиненными и руководством

Если руководитель поддерживает общение, он таким образом усиливает коммуникационную линию, которая позволяет в нужный момент донести сообщение. Это можно было бы сравнить с прокладкой телефонного провода, соединяющего два телефона. Чтобы иметь такую линию с подчиненными в “рабочем
состоянии”, необходимо регулярно общаться с ними, проявляя при этом доброжелательное отношение. Мы называем это “высоким уровнем АРО”.

Это не значит, что руководитель должен быть «хорошим парнем» для всех. И это не означает, что ему нужно делать уступки или снижать требования. Поддержание АРО начинается с регулярного общения, создания согласия в отношении действий, проявления расположения. Этому способствуют также хорошие манеры и проявление уважения к людям. Руководителя интересует, что беспокоит людей, с какими проблемами они сталкиваются, какова их точка зрения.

Отдавать распоряжения

Отдавать ясные распоряжения письменно, которые содежат достаточно полную информацию о том что, когда и кем должно быть выполнено. Проверять и требовать выполнения каждого отданного распоряжения. Если какое-то распоряжение утратило актуальность — руководитель должен быстро отменять его, но никогда не допускать неисполнения. Каждое распоряжение должно быть выполнено. Чем больше вовремя выполненных распоряжений, тем легче будет добиваться исполнения в будущем.

Любое отданное устно распоряжение обязательно должно быть продублировано письменно, это является гарантией того, что ни подчиненный, ни сам руководитель не забудет.

Повышать ответственность подчиненных

Если подчиненному поручена определенная область деятельности, необходимо добиваться, чтобы он старался сам находить в этой области верные решений. Если подчиненный приходит к руководителю с любым вопросом в отношении своей области деятельности, первое, что тот должен сделать руководитель — добиться, чтобы подчиненный предложил собственное решение. Никогда не принимайте от подчиненных проблемы или вопросы, если они не предлагают какое-то решение.

Конечно, эти решения не всегда будут оптимальными, и руководитель должен ошибочное решение отклонить и помочь сотруднику найти верное. Но первый вопрос, который должен задать руководитель, услышав о проблеме: “Какое решение ты сам предлагаешь?”

Если он действует таким образом, очень быстро уровень ответственности подчиненых начнет расти. Конечно, это справедливо и в отношениях с вышестоящим руководителем. На его рабочий стол нужно приносить предложения, а не проблемы.

Разрабатывать инструкции и политику

Если в какой-то области деятельности приходится неоднократно отдавать распоряжения или подчиненные совершают одни и те же ошибки, необходимо составлять письменные инструкции на этот счет. Обычно такие инструкции требуют одобрения вышестоящего руководителя. Например, подчиненные регулярно обращаются с вопросами о скидках или особых условиях для постоянных клиентов. В таком случае необходимо написать инструкцию, которая опишет, при каких условиях и какие точно скидки должны быть предоставлены. Наличие инструкции позволит снизить потери времени на решение подобных вопросов и повысит эффективность.

Хороший руководитель знает, что правильно составленные инструкции могут сделать за него большую часть работы. И конечно, если есть установленные правила, руководитель должен сам на 100% следовать этим правилам и требовать того же от каждого из подчиненных.

Организовывать

Даже находясь в Фазе 2 руководитель будет сталкиваться с моментами в своем подразделении, которые нужно организовать. В данном случае “организовать” — это определить, какие функции должны быть выполнены, поручить кому-то эти функции и добиться их выполнения и хорошего взаимодействия с остальными сотрудниками.

Например, руководитель обнаружил, что в его отделе много не очень сложной работы по сортировке входящих документов, это отнимает у опытных и дорогих специалистов слишком много времени. Он описывает работу по сортировке входящих документов в виде инструкции, находит на эту работу человека, быстро ему растолковывает ему обязанности и добивается, чтобы тот смог их успешно выполнять. Одновременно он изменяет обязанности опытных специалистов, чтобы больше они эту работу не делали, и налаживает их взаимодействие с новым сотрудником. Таким образом он организовал работу подразделения по-новому, повысив эффективность.

Для того, чтобы успешно организовывать необходимо внимательно наблюдать, анализировать, разбираться в происходящем. И конечно организовывать очень сложно сделать без количественного измерения результатов, анализа загрузки сотрудников, без составления различных бланков, форм и инструкций,  и  обучения персонала.

Действия руководителя по организации включает также принятие решений о пригодности сотрудника к определенной работе, о найме или увольнении, о перераспределении нагрузки и функций в подразделении. Это не значит, что руководитель должен дублировать функции службы персонала, но он должен добиваться, чтобы эти функции выполнялись в полном объеме, а если такой службы нет, выполняет сам.

Планировать

Невозможно согласовать действия подчиненных, если нет точно плана с перечнем задач. Поэтому руководитель должен разрабатывать краткосрочные планы — на неделю, среднесрочные — на несколько недель и долгосрочные планы, определяющие развитие подразделения на год и более. Эти планы должны быть у него в наличии в виде документов, содержащих точные задачи. Эти планы — один из самых важных рабочих документов, используемых руководителем. Кстати, можно практически мгновенно определить, насколько руководитель профессионален, только лишь изучив этот набор планов и просмотрев отчеты об их выполнении.

Руководитель добивается, чтобы у каждого из подчиненных был план работ на неделю и при необходимости — на больший промежуток времени. План на неделю позволяет с помощью ежедневного контроля управлять деятельностью с минимальными затратами времени. Например, у продавца в магазине может быть только лишь план на неделю, а если подчиненный занимается разработкой рекламных материалов — у него должен быть план и на ближайшую неделю и на несколько недель, так как его производственные циклы имеют продолжительность в несколько недель. Не имея планов на несколько недель он просто не сможет спланировать свои задачи на ближайшую неделю.

Руководитель должен как минимум еженедельно подавать письменные отчеты о выполнении планов своему вышестоящему руководителю.

Координировать деятельность

Ежедневно и еженедельно руководитель должен проводить совещания, на которых он согласовывает планы подчиненных с общим планом работы подразделения. На таких совещаниях он получает отчеты о ходе выполнения задач планов, утверждает задачи планов подчиненных, дает оценку результатам деятельности, дает рекомендации и одобряет предлагаемые решения. Результатом такой координации является слаженная эффективная работа подразделения.

Координации должны проводиться регулярно, в определенное время и это помогает ставить задачи и добиваться из выполнения. Кроме этого он согласовывает планы своего подразделения с другими на координации у вышестоящего руководителя.

Важная часть координации — оценка деятельности подчиненных. Нужно помнить, что поощрение успехов повышает результаты. Когда руководитель замечает достижения, дает им подтверждения и поощряет их, он таким образом вдохновляет сотрудников на будущие победы. Он также должен указывать на ошибки, чтобы было понятно, какой результат является приемлемым, а какой — нет. Важно только помнить, что уничижительная критика снижает желание людей действовать, поэтому оценивая негативные результаты необходимо обязательно указать, какой результат должен быть получен. Важно только при этом не забывать, что главный “капитал” руководителя — это желание его подчиненных делать работу, поэтому оценивая результаты это нужно делать так, чтобы это желание усиливалось.

Инспектировать

Информации, которую руководитель получает на совещаниях или в виде отчетов недостаточно для того, чтобы иметь полноценное представление о ходе дел. Необходимо иметь собственное представление о том, что происходит, для этого руководитель регулярно проводит инспекции, во время которых он наблюдает за тем, что происходит, чем заняты подчиненные, как выполняются установленные правила, как выглядит деятельность.

Во время инспекции он получает собственное представление об уровне загрузки подчиненных, выявляет проблемы и моменты деятельности, которые требуют его внимания.

Обучаться и  обучать подчиненных

Руководитель еженедельно должен тратить часть своего времени на повышение собственной компетентности, изучать технологию работы подразделения и повышать свои навыки руководителя. Для этого он должен иметь собственный долгосрочный план повышения компетентности и план по обучению для каждого из подчиненных.

Для большинства руководителей необходимо проводить регулярное обучение подчиненных так как выходят новые правила и инструкции, необходимо передавать подчиненным успешный опыт.

25 лет назад я работал по 14 часов в сутки шесть дней в неделю. Это больше, чем любой из моих подчиненных. С ростом компании я чувствовал, что приходится работать все больше и больше. Видел, что кроме меня нет сильных руководителей в компании, которым я мог бы передать управление и быть уверенным, что все будет под контролем. Но при этом я понимал: если буду продолжать то, что делаю ежедневно, выхода из ситуации просто не будет. Это лишь глубже погружает меня в операционные вопросы или, в лучшем случае, удерживает на одном месте.

Роль владельца бизнеса

Основные функции владельца компании

• Создание идеологии. Формулировка основной цели и замысла, их сохранение и продвижение для поддержки идеологической основы деятельности;
• Стратегический маркетинг. Формирование и развитие продукта компании в соответствии с тем, как меняются рыночные условия и технологии;
• Создание и совершенствование технологии;
• Финансы и активы. Организация рационального и эффективного обращения с денежными и материальными активами;
• Организация стратегического планирования и управления. Чтобы компания управляемо развивалась и достигла промежуточной цели;
• Назначение на пост и контроль деятельности руководителей компании. Чтобы по-настоящему быть владельцем бизнеса, необходимо выполнять соответствующие функции. В противном случае, компания может превратиться «в ничто».

Роль директора компании

Основные сложности, связанные с передачей операционного управления директору, вызваны нечетким определением обязанностей этой должности. 

Основные функции директора компании

• реализовывать стратегические задачи владельца;
• координировать деятельность подразделений.
• инспектировать деятельности компании;
• назначать заместителей;
• решать оперативные проблемы, с которыми не справляются руководители подразделений;
• отвечать за прибыль компании и ее жизнеспособность.

Директору нужно отдавать любые задачи, кроме тех, что в перечне владельца. Распределяя роли, важно помнить: владелец тот, кто задает правила и стандарты. А директор – человек, который в рамках заданных правил и стандартов организует процесс и обеспечивает результат.

Почему необходимо четко разделять функции директора и владельца

Устраните конфликт интересов между функциями

С одной стороны, владелец и директор помогают друг другу. С другой, у них возникает скрытый конфликт интересов, поскольку они используют совершенно разные инструменты решения проблем: если что-то не получается у владельца, можно отклониться от проекта и сделать «как проще». А директор обязан стиснуть зубы и сделать «как надо».

Сможете взять максимум из имеющегося ресурса

Генеральный директор, который занимается операционным управлением, должен концентрироваться на том, чтобы выжать из имеющегося ресурса (рынка, людей, технологии) максимум. 

Реализуете стратегию

Следующая задача – воплощение стратегии, которую обозначили правление или совет совладельцев. Это колоссально важная работа! Не может быть успешной компания, если в ней есть только стратег, который думает о светлом будущем и нет реальных руководителей, реализующих идеи и применяющих их в повседневной деятельности, внимательно следя за их качественным исполнением. 

Практика показывает: люди всегда выбирают рутину перед стратегией. Поэтому, если нет генерального директора, который добьется исполнения стратегии, она просто не будет реализована.

Сможете ставить четкие правила

Если владелец занимается и стратегическим, и операционным управлением, он не решается вводить жесткие правила. Ведь и ему потом придется их выполнять, а сложностей и так хватает. 

Поэтому если бизнесмен не примет решение разделить функции владельца и директора, ему будет очень сложно развивать свою компанию и выводить ее на новый уровень.

Александр Высоцкий — специально для портала БУДУЙ СВОЄ!

О книге «Обязанности руководителя»

В брошюре вы найдете ключевые данные, о том как эффективно выполнять работу руководителя. Не имеет значения, о руководителе какого уровня идет речь. Цель работы руководителя остается неизменной, меняются только инструменты. Так топ-менеджер компании использует стратегические планы, чтобы согласовать работу разных подразделений и нацеливать своих замов на определенный результат. А бригадир землекопов раздает задания рабочим прямо на строительной площадке, составляя план на неделю в рабочем блокноте. И тот и другой, по сути, делают одно и то же – добиваются, чтобы его подчиненные слаженно работали и создавали определенные результаты.

Произведение было опубликовано в 2015 году издательством АВТОР. На нашем сайте можно скачать книгу «Обязанности руководителя» в формате fb2, rtf, epub, pdf, txt или читать онлайн. Рейтинг книги составляет 4.3 из 5. Здесь так же можно перед прочтением обратиться к отзывам читателей, уже знакомых с книгой, и узнать их мнение. В интернет-магазине нашего партнера вы можете купить и прочитать книгу в бумажном варианте.

БУКЛЕТ

«ОБЯЗАННОСТИ РУКОВОДИТЕЛЯ»

Цель должности руководителя

Под целью должности подразумевается краткая формулировка того, зачем вообще нужна эта должность. И конечно, работа руководителя нужна для того, чтобы усилия отдельных сотрудников были максимально эффективны, согласованы между собой и приводили к производству нужного продукта.

Когда речь идет о небольших компаниях и подразделениях, возникает одна сложность. В таких компаниях очень часто один сотрудник совмещает работу и специалиста, и руководителя. Например, такое часто бывает в отделе продаж, где есть начальник отдела продаж и пара продавцов. При таком положении дел начальник отдела продаж, как правило, будет также выполнять и работу продавца. Важно понимать, что этот человек выполняет две совершенно разные функции: продавца и руководителя. У каждой из этих функций своя цель.

Например, цель должности продавца можно было бы кратко сформулировать как: “помогать потенциальным покупателям совершить выгодную для них покупку быстро и без лишних колебаний и для этого выяснять их нужды, давать им советы и добиваться оплаты товара”. Целью же должности начальника отдела продаж можно было назвать: “организовать работу продавцов так, чтобы они эффективно направляли свои усилия, выкладывались на 100%, помогали друг другу и благодаря этому делали большой объем продаж”.

Видите, это две совершенно разные цели. И когда кто-либо начинает делать работу руководителя, он должен очень хорошо разобраться в этом различии. Краткая формулировка цели должности, которая указана в самом начале документа с описанием обязанностей, помогает человеку с первых же минут изучения такого документа понять главную идею его работы.

Центральной идеей формулировки цели должности любого руководителя является “добиваться эффективной работы” и для этого ему нужно оказывать влияние на людей, чтобы они действовали определенным образом. Что интересно, не для каждого человека приемлема сама идея “влиять” на других. Некоторые предпочитают иметь дело с оборудованием или растениями, а не с людьми. Из таких ребят руководители не получатся никогда, в их руках никакие инструменты руководителя не сработают. Про такого человека можно было бы сказать, что его личные цели в отношении работы не соответствуют целям должности руководителя.

БУКЛЕТ

«ОБЯЗАННОСТИ РУКОВОДИТЕЛЯ»

Цель должности руководителя

Под целью должности подразумевается краткая формулировка того, зачем вообще нужна эта должность. И конечно, работа руководителя нужна для того, чтобы усилия отдельных сотрудников были максимально эффективны, согласованы между собой и приводили к производству нужного продукта.

Когда речь идет о небольших компаниях и подразделениях, возникает одна сложность. В таких компаниях очень часто один сотрудник совмещает работу и специалиста, и руководителя. Например, такое часто бывает в отделе продаж, где есть начальник отдела продаж и пара продавцов. При таком положении дел начальник отдела продаж, как правило, будет также выполнять и работу продавца. Важно понимать, что этот человек выполняет две совершенно разные функции: продавца и руководителя. У каждой из этих функций своя цель.

Например, цель должности продавца можно было бы кратко сформулировать как: “помогать потенциальным покупателям совершить выгодную для них покупку быстро и без лишних колебаний и для этого выяснять их нужды, давать им советы и добиваться оплаты товара”. Целью же должности начальника отдела продаж можно было назвать: “организовать работу продавцов так, чтобы они эффективно направляли свои усилия, выкладывались на 100%, помогали друг другу и благодаря этому делали большой объем продаж”.

Видите, это две совершенно разные цели. И когда кто-либо начинает делать работу руководителя, он должен очень хорошо разобраться в этом различии. Краткая формулировка цели должности, которая указана в самом начале документа с описанием обязанностей, помогает человеку с первых же минут изучения такого документа понять главную идею его работы.

“Принципом руководителя не может быть что-либо иное, кроме как «добиваться того, чтобы люди выполнили свою работу»”¹.

Центральной идеей формулировки цели должности любого руководителя является “добиваться эффективной работы” и для этого ему нужно оказывать влияние на людей, чтобы они действовали определенным образом. Что интересно, не для каждого человека приемлема сама идея “влиять” на других. Некоторые предпочитают иметь дело с оборудованием или растениями, а не с людьми. Из таких ребят руководители не получатся никогда, в их руках никакие инструменты руководителя не сработают. Про такого человека можно было бы сказать, что его личные цели в отношении работы не соответствуют целям должности руководителя.

“Таким образом, мы видим, что всякий раз, когда руководитель собственноручно берётся за выполнение какой-либо части любой работы, имеющейся в организации, он совершает ошибку. «Плохой руководитель» может это сделать двумя способами. Первый достаточно очевиден. Руководитель просто пытается выполнять работу, относящуюся к нескольким отдельным должностям, оставляя таким образом без надзора многие другие должности и не координируя множество деталей. Он лишает сотрудников необходимого взаимодействия и не осуществляет надзора над их работой. Другой способ менее очевиден. Он отбирает у людей, занимающих различные должности, «лакомые кусочки», которые требуют «командного решения», оставляя им откровенно утомительную работу, относящуюся к малозначительным деталям. Другими словами, он снимает сливки, по чуть-чуть выполняя каждую работу и порождая таким образом состояние безответственности у этих людей”².

Распространенный пример такого “второго способа” — руководитель выполняет работу менеджера по продажам или технического специалиста, когда нужно обслуживать старых и преданных компании клиентов, приносящих компании львиную долю дохода. Конечно, такой подход приятен и клиенту, и руководителю — ведь с этим клиентом уже давно налажено взаимопонимание. Это также дает возможность руководителю демонстрировать свою важность и “сбрасывать” на подчиненных оформление всех рутинных действий. Менее очевидный пример подобного подхода, когда начальник отдела продаж, вместо того чтобы дать подчиненным точную систему скидок для постоянных клиентов, оставляет за собой право в “ручном режиме” принимать решения о предоставлении скидок. Его продавцы в результате вынуждены регулярно “идти на поклон”, а он для клиента становится “добрым покровителем”, оставляя продавцам менее приятную работу по продаже и “выбиванию” денег.

Конец ознакомительного фрагмента.