Обязанности аутсорсинговой компании по бухгалтерскому учету

Аутсорсинг бухгалтерских услуг — это передача вашей бухгалтерии в руки бухгалтерской фирмы или специалиста-аутсорсера.

По данным Росстата сегодня услугами таких организаций пользуются:

18% крупных компаний;
5% средних предприятий;
60% от всего количества ИП.

Виды бухгалтерского аутсорсинга

Бухгалтерия не всегда передается “на сторону” в полном объеме. Иногда предприниматели пользуются только некоторыми услугами аутсорсеров.

Бухгалтерское консультирование: обычно используется для контроля штатных бухгалтеров или в сложных случаях, когда нужно решить особую задачу: разблокировать счет, наладить работу с иностранной компанией.

Выборочный аутсорсинг: иногда фирмы отдают удаленному бухгалтеру расчет зарплаты или подготовку отчетности, при этом сам бухучет ведется внутри фирмы, и контроль над всеми важными процессами сохраняет руководитель.

Полный аутсорсинг: передача всех бухгалтерских задач сторонней компании. Организация работает без бухгалтерии, только подписание всех документов и отчетов остается за директором.

Учет ведется от лица главного бухгалтера: при такой услуге аутсорсер ведет учет и составляет отчетность, а еще подписывает в документы, предусмотренные в договоре. Плюс для компании-заказчика — не нужно тратить время на обработку документов.

Что выбрать: аутсорсинг, штатный или приходящий бухгалтер

Чаще всего руководители рассматривают 3 варианта ведения бухгалтерского учета: взять на работу своего бухгалтера, привлечь приходящего или передать ведение бухгалтерии аутсорсинговой организации. У каждого из этих вариантов есть свои плюсы и минусы.

Штатный бухгалтер. Расходы на штатного бухгалтера высоки: сюда входит его зарплата, взносы, мебель и техника для работы, бухгалтерская программа. Этот вариант подойдет организациям с большим объемом операций, которые могут загрузить бухгалтера ежедневной работой и готовы нести все расходы. Плюс штатного бухгалтера — он всегда “под рукой”, руководитель советуется с ним и быстро получает рекомендации и документы по запросу.

Приходящий бухгалтер. С таким специалистом заключают договор и прописывают ответственность сторон. Стоимость услуг — заметно ниже, чем у штатного специалиста, и это основной плюс. Такой вариант подойдет начинающим предпринимателям и организациям.

Бухгалтерская фирма. Качество услуг в удаленной фирме может быть очень высоким: здесь есть специалисты разных профилей — бухгалтеры, юристы, налоговые консультанты. Пропишите ответственность в договоре. Стоимость услуг тоже будет ниже, чем при штатном сотруднике: она зависит от количества операций в месяц, числа сотрудников, налогового режима и региона организации. Обслуживание в удаленной компании отлично подойдет малому и среднему бизнесу.

Преимущества передачи бухгалтерии на аутсорсинг

Передача дел на аутсорсинг имеет преимущества перед содержанием штатного бухгалтера или приходящего сотрудника.

Уменьшаются затраты на содержание бухгалтерии — на 30-60%. Для штатного или приходящего бухгалтера придется оборудовать рабочее место: стол, компьютер, телефон, оргтехника, бухгалтерская программа. А еще — платить не только зарплату, но и страховые взносы. У аутсорсера уже есть оборудование, тратиться на взносы тоже не придется, а стоимость обслуживания малого предприятия меньше зарплаты.

Качество услуг выше. В проверенных бухгалтерских фирмах все операции отработаны, так как через бухгалтера проходит много компаний и накоплен опыт решения разных вопросов. При этом аутсорсер может предложить вам поддержку других специалистов: юриста, специалиста по налоговому праву и т.д.

Ответственность за результат прописана в договоре. Аутсорсер несет ответственность за причинение вреда при оказании услуг. Он возлагает на себя все риски по возмещению ущерба от уплаты штрафов. Главное — проследите, чтобы эти пункты были в договоре.

Нет неожиданностей. Аутсорсерам не нужен отпуск, они не уйдут на больничный и не будут отпрашиваться пораньше, чтобы забрать ребенка. Если ваш бухгалтер заболел — бухгалтерская фирма прикрепит к вам другого.

Как избежать рисков аутсорсинга

Контролируйте работу удаленного бухгалтера: работайте с ним в едином бухгалтерском сервисе, чтобы видеть результаты его действий, запрашивайте отчеты о проделанной работе.

Выбирайте надежную фирму с хорошими отзывами и серьезным штатом. Тогда при необходимости вам заменят бухгалтера и привлекут к работе других нужных специалистов.

Внимательно читайте договор об оказании услуг, который предлагает фирма. Проверьте, есть ли там пункты об ответственности бухгалтера, о замене бухгалтера, о неразглашении информации.

Договоритесь об удобном формате передачи первичных документов. Проще всего делать это через бухгалтерский сервис с электронным документооборотом.

Контур.Бухгалтерия поможет вам найти подходящего бухгалтера-аутсорсера. Мы проверим его, обучим работе по стандартам СКБ Контур. После этого он будет вести вашу компанию в нашем облачном сервисе: так вы сможете постоянно быть с ним на связи и контролировать его работу.

Почему компании работают с нами:

бухгалтеры со стажем от 5 лет;
первичные документы легко передаются через интернет и размещаются в сервисе;
работу бухгалтера контролирует Контур;
прозрачная система оплаты;
цены на услуги от 1000 рублей в месяц;
подстраиваемся под особенности бизнеса.
всегда на связи и готовы вам помочь, если возникли какие-то сложности.

Если хотите передать учет профессионалам, оставьте заявку. Наши специалисты свяжутся с вами для уточнения деталей и подберут подходящего бухгалтера.

Источник

Оцениваете перспективы бухгалтерского аутсорсинга или уже решили передать непрофильные функции на внешнее управление? Тогда эта статья для вас. В ней мы подробно рассмотрим ответственность исполнителя и заказчика бухгалтерских услуг.

Аутсорсинг бухучета имеет ряд неоспоримых преимуществ. Во-первых, он позволяет значительно снизить затраты на организацию, ведение учета, содержание непродуктивного персонала. Во-вторых, обеспечивает профессиональный подход к решению актуальных учетных задач. В-третьих, аутсорсинг бухгалтерии снимает с повестки дня вопрос подготовки, сдачи отчетов.

Но, как и в любой другой деятельности, здесь не обходится без рисков. Руководители компаний, передавая бухучет на аутсорсинг, опасаются ошибок, которые может совершить исполнитель, и, конечно, связанных с ними расходов. Давайте разберемся в вопросе ответственности аутсорсера и в том, кому и за что придется платить в случае возникновения учетной ошибки.

Ответственность аутсорсера при абонентском обслуживании

Ответственность бухгалтерской фирмы может быть разной. Определяется она прежде всего форматом обслуживания и объемом оказываемых услуг.

При полном аутсорсинге (сопровождении бухучета, абонентском бухгалтерском обслуживании) оказание услуг осуществляется в три этапа. Первый предусматривает первичную обработку информации о финансово-хозяйственных операциях компании-заказчика. Второй этап является аналитическим. Третий включает расчет налоговых обязательств. Фактически последний этап определяет качество аутсорсинговых услуг.

На каждом из указанных выше этапов бухгалтерская фирма несет ответственность за:

соблюдение сроков реализации функций (несвоевременное выполнение, невыполнение, ошибочное выполнение взятых на себя обязательств);
правильность отражения фактов хозяйственной деятельности компании-заказчика в учете;
соблюдение сроков представления отчетности в контролирующие организации;
сохранность полученной документации (бухгалтерской первички, налоговых документов, писем и предписаний от ФНС и т.п.).

Согласно условиям типового договора с аутсорсером, если его действия или бездействие нанесли компании-заказчику ущерб, этот ущерб должен быть компенсирован. Иными словами, за ошибки в учете, отчетности, нарушение правил коммуникации с контролирующими структурами юридически и материально отвечает исполнитель. Компенсируются все без исключения санкции (пени, штрафы), если они возникли по вине бухгалтерской фирмы.

Рассмотрим ситуацию на примере. Компания передает бухучет на аутсорсинг. Аутсорсер, обрабатывая первичку, допускает ошибку. Эта ошибка отражается в отчетности. Налоговая при проведении камеральной проверки выявляет ошибку, выставляет налогоплательщику штраф. Расходы по его погашению ложатся на бухгалтерскую компанию. Заказчик не несет дополнительных расходов.

Что делать, если вам позвонили из налоговой с претензиями на предмет достоверности, полноты данных в отчетах, несдачи деклараций или несвоевременной их сдачи? Переадресовывайте претензии аутсорсеру. Бухгалтерская компания, по условиям договора, обязана дать объяснения и компенсировать все санкции.

Ответственность аутсорсера при заказе отдельных услуг

Частичный аутсорсинг сегодня тоже широко распространен. Передавая на внешнее управление отдельные участки бухучета, необходимо четко понимать, за что и как будет нести ответственность исполнитель.

Чаще всего бухгалтерской компании передаются:

обработка первички;
начисление зарплаты и расчет зарплатных налогов;

составление, сдача отчетности.

Если у налоговой возникают претензии к налогоплательщику, последнему необходимо разобраться в том, по чьей вине возникли ошибки в учете. Если они касаются участков, переданных на внешнее управление, претензии переадресовываются аутсорсеру.

Следует отметить, что процессинговый (частичный) аутсорсинг учета не включает аналитическую функцию. То есть в обязанности исполнителя не входит проверка законности, правильности оформления финансово-хозяйственных операций и отражения их в учете. Также аутсорсер не уполномочен квалифицировать факты хозяйственной жизни организации. Он не сопоставляет экономический смысл таких фактов с учетной первичкой.

Приведем простой пример. Компания передала на аутсорсинг сдачу отчетности. При этом она оставила за собой функцию обработки первичной документации. В сданной отчетности обнаружилась ошибка. И эта ошибка возникла по причине неправильной обработки первичных данных. Проверка этой информации в функции исполнителя не входила. Соответственно, ответственность за ошибку ложится на заказчика бухгалтерских услуг, то есть на самого налогоплательщика.

Другой пример на тему процессингового аутсорсинга. Налоговая предъявляет претензии к качеству отчета. При детальном рассмотрении ситуации выясняется, что первичные данные были правильными. А при составлении отчета аутсорсер допустил ошибку. Здесь ответственность – за исполнителем. Он обязан компенсировать все санкции, примененные налоговиками к налогоплательщику (заказчику бухгалтерской услуги).

Отказ исполнителя от ответственности

Каждого заказчика бухгалтерских услуг волнует вопрос: может ли исполнитель отказаться нести ответственность за ошибки в учете? Практика показывает, что такие случаи – большая редкость. Конечно, если речь идет о секторе профессионального бухгалтерского аутсорсинга и компаниях, которые дорожат своей репутацией.

Но от возникновения спорных ситуаций не застрахован никто. Что делать, если исполнитель не признает своей вины, а вы считаете, что он однозначно должен компенсировать санкции налоговой? Начните разрешение спора в претензионном порядке. Если претензия не удовлетворена, обращайтесь в суд.

Несколько слов об ответственности заказчика

Передача бухучета на аутсорсинг не отменяет юридической ответственности заказчика как налогоплательщика, работодателя. Выделяют 4 зоны такой ответственности. Прежде всего, это обеспечение законности хозяйственной деятельности. То есть оформление бизнеса и способ его ведения должны соответствовать требованиям действующего законодательства. Если в законности деятельности заказчика бухгалтерских услуг у аутсорсера возникают сомнения, он имеет полное право отказать в процессинговом или абонентском обслуживании.

Также заказчик несет ответственность за организацию бухучета, налогового и кадрового учета. В практической плоскости это означает, что отвечать перед контролирующими структурами будет налогоплательщик, работодатель. Но если функции организации и/или ведения учетов переданы сторонней организации и с ней заключен грамотный договор, то аутсорсер несет ответственность перед заказчиком.

Третья зона ответственности заказчика бухгалтерских услуг – исполнение обязательств налогоплательщика. Аутсорсер может рассчитать, исчислить налоги. Но он не несет ответственности за то, уплачивает их заказчик услуг или нет.

Еще одна зона ответственности – хранение документов. Если функция передается на аутсорсинг, важно получить соответствующие гарантии от компании-исполнителя.

Источник

Услугами бухгалтерского аутсорсинга пользуются многие фирмы, в последние годы их число лишь возрастает. Чем привлекателен такой вариант ведения учета и всегда ли его использование может принести пользу бизнесу?

О чем речь?

Для ведения бухгалтерского учета не обязательно создавать отдельное структурное подразделение фирмы или нанимать бухгалтера. Бухучет может вести сторонняя компания, с которой подписывается договор на обслуживание. Это и есть бухгалтерский аутсорсинг. У такого способа ведения БУ множество плюсов, самый главный из которых – наличие команды профессиональных бухгалтеров, несущих ответственность за все учетные решения.

Выбирая вариант ведения БУ для фирмы, ориентируются на особенности конкретного бизнеса. Самостоятельное ведение учета часто предпочитают руководители мелких фирм. В такой организации директор может быть единственным учредителем (участник) либо сотрудников всего несколько человек. Фирма может работать, например, на УСНО-доходы, когда вести учет затрат не требуется; необходимо вовремя сдавать несложную отчетность и перечислять налоговые платежи. В данном случае даже ведение учета в специальной бухгалтерской программе с успехом заменяется расчетами в электронных таблицах или подобных им элементарных программах. Другой вариант – интернет-сервисы, многие из которых можно использовать в целях БУ не имея специального образования.

Бухгалтерское сопровождение клиентам, открывшим счет, предлагают и банки. Плата за такие услуги обычно низкая.

Рассмотрим некоторые особенности:

Удаленный бухгалтер с функциями главного. Если фирма небольшая, а руководитель хочет заниматься исключительно вопросами перспективного и текущего планирования, общим руководством, исключая БУ.
Бухгалтер в офисе с функциями главного. Тот же вариант, что выше, но бухгалтер, оформленный по договору, находится в офисе, решает текущие вопросы, если директора нет на месте.
Аутсорсинг бухгалтерских услуг. Способ ведения учета, о котором мы говорим, подходит небольшим, стабильно и интенсивно работающим фирмам. Он сочетает в себе безусловные плюсы полноценного бухгалтерского обслуживания и отсутствие необходимости формировать штат бухгалтеров внутри самой фирмы, заниматься подбором кадров, вести кадровую документацию, заключать с работниками трудовые договоры. Понятно, что среднему, а тем более крупному бизнесу такой вариант не подходит, ведь число хозяйственных операций сравнительно велико. Однако для малого бизнеса аутсорсинг является наиболее удачным вариантом.

Для ведения среднего и крупного бизнеса нужна бухгалтерия как структурное подразделение фирмы. Обычно в штате несколько специалистов и главный бухгалтер.

Если решено воспользоваться аутсорсингом, встает вопрос, как правильно выбрать фирму-партнера.

Как выбрать фирму и не прогадать

Довольно часто бухгалтерская фирма выбирается по признаку дешевизны услуг, а другие факторы признаются второстепенными, что может привести к проблемам для бизнеса. Только комплексный подход сводит к нулю все риски, ведь учет, по сути, отдается в чужие руки, с минимальной возможностью оперативного контроля за работой бухгалтерии.

Как их избежать:

Обойтись без поспешных решений, тщательно проанализировать работу бизнеса. Возможно, вместо аутсорсинга фирме подойдет вариант со штатным бухгалтером, работающим в офисе.
Изучить условия предоставления услуг, разнообразие цен и предложений. Чем такой информации у бухгалтерской фирмы больше, тем лучше.
Обратить внимание, каким клиентам фирма в обслуживании отказывает. Многие фирмы заботятся о своей репутации посредством таких ограничений.
Узнать, есть ли возможность изменить договор на обслуживание до его подписания или после, если что-то не устраивает.
Традиционно более надежной считается давно работающая фирма. При желании можно найти других клиентов, уже имеющих опыт совместной работы, и учесть их мнение о качестве услуг.
Услуги бухгалтерской фирмы должны быть застрахованы. Это снизит риски клиента.

Функции и полномочия

Работа бухгалтера основывается на действующих законодательных нормах и подчиняется им. Это:

своевременное отражение хозяйственных операций в первичных документах и на счетах БУ;
ведение расчетов, кассовых операций в учете;
начисление оплаты труда и аналогичных платежей: больничных, отпускных, командировочных, выходного пособия, расчет «зарплатных» налогов и взносов;
подготовка и отправка отчетности в контролирующие органы;
финансовая отчетность, используемая в оперативном и стратегическом планировании и руководстве;
совместно с руководителем фирмы – разработка учетной политики и ее осуществление.

Нередко бухгалтер выполняет функции кадровика, аналитика, учетчика и экономиста, в особенности если речь идет о малом бизнесе. Очевидно, что и объем работы, которую берется выполнять сторонняя фирма, может быть разным.

Пример: руководитель считает целесообразным поручить партнерам только оперативный бухгалтерский учет и подготовку отчетности, а кадровые вопросы планирует решать на месте, в офисе – лично или через штатного сотрудника-кадровика.

При заключении договора на аутсорсинг каждая услуга прописывается отдельно. Оплата также будет производиться отдельно по каждому пункту: взаимодействие с банком, кассовый учет, общий учет, кадровые функции, и т.д. Аутсорсингом могут пользоваться и крупные фирмы, если им нужен опытный главбух, а штатные рядовые бухгалтеры уже есть.

Первичные документы, на основе которых ведется учет, предоставляет, как правило, руководитель фирмы, за ошибки, содержащиеся в них, отвечает также руководитель.

Аутсорсинговая фирма возьмет на себя ответственность, если имеет место именно ее ошибка, повлекшая за собой негативные последствия для клиента. С юридического лица вполне реально взыскать штрафы, пени, неустойки по договору.

Плюсом будет и возможность пользоваться услугами постоянно, ведь на аутсорсинге проблема соблюдения норм ТК РФ (отпуск, больничный бухгалтеру) для руководителя бизнеса отсутствует.

Нельзя обойти вниманием и ряд отрицательных моментов:

Учет ведется «здесь и сейчас», планировать совместную работу на перспективу сложно.
Сторонняя фирма может не учитывать нюансов деловых взаимоотношений фирмы-клиента и ее партнеров.
Оперативное решение вопросов, касающихся учета, осложнено удаленностью работающего с клиентом бухгалтера.

Договор на услуги аутсорсинговой фирмы необходимо внимательно изучить. В нем должны быть полностью учтены интересы клиента: соблюдение коммерческой тайны, передача дел другому сотруднику фирмы, оказывающей услуги, если прежний уволился или болеет. Эти «мелочи» обеспечивают непрерывный качественный учет на аутсорсинге.

Учет в режиме аутсорсинга обходится в целом дешевле, чем оформление бухгалтера в штат и выплаты ему согласно ТК РФ.

Источник

Что представляет собой аутсорсинг

Аутсорсинг появился несколько лет назад и сейчас получает всё большее и большее распространение.

В переводе с английского слово «аутсорсинг» означает использование внешних ресурсов. Этот термин подразумевает передачу организацией некоторых видов или функций производственной предпринимательской деятельности по договору другой компании.

Аутсорсинговым компаниям доверяют, как правило, непроизводственные или же разовые, непериодические виды работ. К таковым могут относиться, например:

юридические услуги,
бухгалтерские услуги,
клининговые услуги,
логистика,
услуги питания и пр.

Кто может прибегать к аутсорсинговым услугам? Это выгодно прежде всего малому и среднему бизнесу, но и крупный бизнес может выводить часть обслуживающих функций за рамки компании.

В чем смысл аутсорсинга, почему он набирает популярность? Прежде всего, это рациональное использование собственных финансов, иными словами, экономия. Содержание первоклассного специалиста, будь то айтишник, бухгалтер или юрист, в штате компании на постоянной основе не всем по карману.

Иногда требуются разовые услуги профессионалов, ради которых держать полную штатную единицу также нерационально.

Далее рассмотрим все плюсы и минусы аутсорсинга на примере ведения бухгалтерии.

Способы получения бухгалтерских услуг

Организация не может работать без бухгалтера, даже применяя самую простую систему налогообложения, так как от ведения бухгалтерского учета фирмы не освобождены. Да и индивидуальным предпринимателям лучше работать в паре с бухгалтером, так как хоть они и не обязаны вести бухгалтерский учет, но ведение управленческого учета будет прекрасным подспорьем в бизнесе, а налоговое законодательство в нашей стране очень изменчиво.

Таким образом, бухгалтер — незаменимый друг бизнеса.

Как бизнес может получать бухгалтерские услуги:

штатный бухгалтер (удаленный, на неполную ставку, на полную ставку),
бухгалтер-фрилансер,
аутсорсинговая компания.

Рассмотрим, плюсы и минусы аутсорсинга бухгалтерских услуг по сравнению со штатным бухгалтером. При этом бухгалтер-фрилансер будет сочетать в себе черты как штатного бухгалтера, так и компании-аутсорсера.

Что выбрать, решает в конечном счете собственник бизнеса. При этом он может сочетать штатного бухгалтера и аутсорсера. Например, один будет заниматься первичкой, внесением в программу начальных данных, а другой составлять отчеты и работать с налоговой.

Если предприниматель еще не определился с выбором бухгалтера и хочет вести учет сам, ему поможет наша статья «Обзор программ и сервисов для ведения бухгалтерии онлайн».

Основные отличия аутсорсера от штатного сотрудника

Основное отличие штатного работника от стороннего — это вид заключенного договора. Это же и является основным преимуществом аутсорсинга бухгалтерских услуг.

Со штатным сотрудником, работающим на ставке или даже удаленно, заключается трудовой договор. Отношения с таким работником регулируются Трудовым кодексом РФ.

С аутсорсером, будь это бухгалтер-фрилансер или же компания, заключается гражданско-правовой договор. И эти отношения регулируются Гражданским кодексом РФ.

О различиях трудового и гражданско-правового договоров читайте в нашей статье «Страховые взносы по ГПД в 2023 году».

Приведем сравнительную таблицу, основываясь на нормах законодательства. Из нее становятся очевидными преимущества аутсорсинга бухгалтерских услуг перед штатным бухгалтером:

И это не полный список различающихся параметров. Сюда же можно отнести более простую процедуру разрыва гражданско-правовых отношений по сравнению с трудовыми, а также тот факт, что ответственность исполнителя проще прописывается в гражданско-правовом договоре, чем в трудовом.

Ну и основное отличие — необходимость начисления взносов и исчисления НДФЛ с зарплаты штатника. Бухгалтер-фрилансер, как правило, является ИП или самозанятым, поэтому все взносы и налоги исчисляет самостоятельно. На выплаты, которые фирма переводит компании-аутсорсеру, никакие дополнительные суммы также не начисляются.

Покажем на примере:

Как видим, штатный работник обойдется фирме дороже примерно на 40%.

Решили обратиться к аутсорсеру, но не знаете, как оформить их услуги? Оформите пробный бесплатный доступ к «КонсультантПлюс» и получите пошаговый алгоритм, как учитывать в бухгалтерии и при расчете налогов договор с аутсорсером.

Минусы аутсорсинга

Обобщим еще раз плюсы аутсорсинга:

дешевле штатного бухгалтера;
более гибкие договорные условия;
отсутствие временных провалов в работе (отпуск или больничный штатного бухгалтера);
возможность оперативно реагировать на изменения в бизнес-процессах за счет опыта работы в различных сферах и наличия нескольких специалистов.

Однако существуют и проблемы бухгалтерского аутсорсинга, о которых нельзя не упомянуть:

В больших аутсорсинговых компаниях за вашей фирмой закрепят специалиста, но в случае его увольнения, отпуска или болезни ваши дела будет вести другой сотрудник, который сразу не вникнет в тонкости именно вашего бизнеса, что может негативно сказаться на учете.
Аутсорсеры обычно работают с предоставленной первичкой. Названивать вашим поставщикам с напоминанием о необходимости срочно прислать документы не входит в их обязанности.
Услуги аутсорсера прописаны в договоре. За многие дополнительные услуги, которые штатник выполняет по должностной инструкции, аутсорсер будет брать отдельную плату.
Многие бизнесмены любят видеть и напрямую контролировать рабочий процесс, что в условиях аутсорсинга проблематично.
На штатного бухгалтера есть больше рычагов воздействия (например, в виде премии), что является несомненным плюсом для собственника бизнеса.
Третьи лица имеют доступ к коммерческой тайне предприятия, да и ко всем несовершенствам учета и налоговым огрехам.
Могут возникнуть проблемы с передачей бухгалтерской базы при расторжении договора.
Ведение дел вашей фирмы передается от специалиста к специалисту, поэтому постоянного контактного лица может и не быть, что затрудняет процесс сотрудничества.

Кто отвечает за ведение учета на фирме? Ответ есть в нашей статье.

Бухгалтер-фрилансер

Отдельно следует упомянуть бухгалтеров-фрилансеров, которые, как было сказано выше, объединяют в себе черты штатного бухгалтера и аутсорсера, то есть их плюсы и минусы.

Бухгалтеры-фрилансеры работают с микро- и малым бизнесом. В одиночку справиться с несколькими средними компаниями затруднительно.

Фрилансер обладает плюсами аутсорсеров. Никаких дополнительных трат на него не производится: ни взносов, ни налогов, ни затрат на оборудование рабочего места и обучение.

Вместе с тем он имеет минусы штатного сотрудника: может заболеть или уехать отдыхать. Платить за это не придется, но бухгалтер на это время может выпасть из рабочего процесса. Впрочем, бухгалтеры-фрилансеры, имея свободный график, зачастую относятся к своим выходным достаточно гибко и выходят на связь даже во время отдыха.

При этом фрилансер обладает и плюсами штатного работника. Это определенный человек, который ведет бухгалтерию, разбирается именно в вашей специфике и подберет оптимальный именно для вас вариант учета и налогообложения.

Что касается непрофессионализма и обычной человеческой непорядочности, ее можно встретить и у штатного работника, и в аутсорсинговой фирме, и у бухгалтера-фрилансера.

Чтобы максимально обезопасить себя от неприятностей, необходимо корректно составить гражданско-правовой договор с аутсорсером. Вы можете бесплатно скачать возможный вариант договора оказания бухгалтерских услуг, кликнув по картинке ниже:

Договор на оказание бухгалтерских услуг

Скачать

Итоги

Аутсорсинг — передача части необходимой работы сторонним организациям. Большое распространение получает аутсорсинг юридических, бухгалтерских, ИТ-услуг. Основные плюсы аутсорсинга — экономия и возможность работать с высококвалифицированными специалистами, на содержание которых в штате нет средств. Но есть и минусы: обезличенность работы, риск раскрытия коммерческой тайны третьими лицами, невозможность непосредственно контролировать процесс.

Источник

Бухгалтерия — это сложный мир, в котором далеко не все руководители компаний хотят разбираться, поэтому многие предпочитают нанять штатного бухгалтера, который будет сводить дебет с кредитом и сдавать все отчеты. Но что делать, если вашему бизнесу не нужен постоянный бухгалтер, ваша потребность — это вовремя сданные отчеты и отсутствие претензий со стороны проверяющих органов. Правильно — передать сдачу отчетности на аутсорсера.

Кто такой бухгалтер на аутсорсе

Если вы никогда не пользовались услугами бухгалтера-аутсорсера, то конечно, у вас могут возникнуть определенные вопросы:

как будет происходить обслуживание;
как заключить договор и наладить контакт с бухгалтером так, чтобы он не отличался от штатного специалиста;
как проконтролировать работу аутсорсера;
как, собственно, выбрать бухгалтера-аутсорсера.

По сути, бухгалтерский аутсорсинг ничем не отличается от иных видов аутсорсинга, кроме специфики своей деятельности — вы передаете учет своей компании в руки профессионального бухгалтера.

Кто несет ответственность за документы, если ведение учета передано на аутсорсинг

Тут ответ однозначный, учет в вашей компании может вести штатный бухгалтер или бухгалтер на аутсорсе, ответственность за качество учета всегда лежит на генеральном директоре или индивидуальном предпринимателе.

Если говорить о возможностях взыскать материальный ущерб за допущенные ошибки, то это почти невозможно сделать со штатным бухгалтером, аутсорсер обычно работает в рамках Гражданского законодательства, поэтому привлекать его к ответственности можно через суд.

Кроме того, любая уважающая себя бухгалтерская компания страхует свою профессиональную ответственность на серьезные суммы. И в этом несомненное преимущество аутсорсинга бухгалтерии перед штатным бухгалтером.

Кто подписывает отчетность при ведении учета на аутсорсинге

Часто руководители компаний, нанимая бухгалтера на аутсорс считают, что они сняли с себя ответственность за ведение учета. Однако это далеко не так, ответственность за ведение и правильность учета лежит на руководителе компании.

С другой стороны, с компании, предоставляющей бухгалтерские услуги можно потребовать возмещение материального ущерба, что является плюсом по сравнению со штатным бухгалтером.

Что касается подписи отчетности, то, как правило, бухгалтерская компания оформляет на клиента электронно-цифровую подпись, и все делается удаленно. Вы заходите в личный кабинет или аккаунт, подписываете ЭЦП уж готовые отчеты и отправляете.

Как вариант, аутсорсер может получить доверенность на подписание отчетности и подписывать ее самостоятельно. Но это не значит, то за все допущенные ошибки он будет отвечать единолично.

Какую отчетность может сдать бухгалтер-аутсорсер

Бухгалтеры-аутсорсеры предлагают своим клиентам разные пакеты услуг:

Полное ведение бухгалтерского и налогового учета;
Ведение кадрового учета и подготовка отчетности по сотрудникам;
Формирование и сдача отчетности в целом по организации или ИП;
Проверка и отправка отчетных документов, подготовленных компанией самостоятельно;
Отправка отчетных документов от имени налогоплательщика, за содержание форм несет ответственность сам предприниматель и другие услуги.

На аутсорсинг можно передать как полный пакет отчетных документов, так и выбрать конкретные формы. Оптимальное содержание предприниматель выбирает сам, исходя из своих потребностей.

Опытный аутсорсер может сдать за вас следующие виды отчетности:

декларации по всем видам налогов;
бухгалтерскую отчетность (баланс и приложения к нему);
уточненные декларации и пояснительные документы;
отчетность в ПФР и ФСС;
нулевую отчетность.

Аутсорсер может сдать за вас отчетность как с помощью электронных форм, так и на бумажном носителе. Вы можете оформить для него электронную цифровую подпись или сделать доверенность на сдачу отчетности.

Совет аутсорсеру: сформируйте несколько пакетов самых востребованных услуг и, если клиент сомневается, предложите готовые варианты решений. Не забудьте указать, какой объем работ, количество обрабатываемых документов, входит в каждый пакет.

Как перейти на аутсорсинговую бухгалтерию, кому она подходит

Передать бухгалтерию на аутсорсинг проще всего индивидуальным предпринимателям и организациям, которые осуществляют незначительные объемы сделок и различных операций.

Аутсорсинг не подойдет компаниям со специфическими требованиями к учету или для компаний, в которых руководитель привык видеть сотрудника на рабочем месте, в постоянном доступе для решения текущих вопросов — от покупки канцелярии до участия в выездной проверке. Хотя и таким клиентам аутсорсер готов оказывать услуги — просто стоить они будут гораздо дороже.

Перейти на удаленную бухгалтерию очень просто — нужно найти бухгалтерскую компанию или индивидуального бухгалтера, заключить с ним договор на ведение учета и приступить к работе. Сегодня компании предлагают несколько вариантов аутсорсинга:

Полный аутсорсинг — полное ведение бухгалтерского и налогового учета, расчет заработной платы, кадровый учет;
Выборочный аутсорсинг — частичная передача функций бухгалтерии на внештатных сотрудников. Самыми популярными являются — расчет зарплаты, ведение первичной документации, кассовое обслуживание и т.д.
Главный бухгалтер на аутсорсинге — одна из наиболее востребованных услуг у компаний малого бизнеса, особенно, если компания активно растет, имеет сложный учет, но не может пока конкурировать за высококвалифицированные кадры.

Как предпринимателю выбрать бухгалтера-аутсорсера

Обратите внимание на репутацию и известность бухгалтерской компании;
Внимательно ознакомьтесь с условиями договора;
Уточните, есть ли тестовый период ведения учета, чтобы выявить недостатки в сотрудничестве;
Попросите провести экспресс-аудит вашей организации, хороший бухгалтер быстро увидит реальное состояние дел;
Узнайте сможет ли компания представлять ваши интересы в налоговых и иных инстанциях;
Поймите, как формируется счет за оказание бухгалтерских услуг;
Узнайте, может ли бухгалтер вести учет в онлайн бухгалтерии и предоставить вам доступ к ней.

Совет аутсорсерам: всегда предлагайте своим клиентам пробный период перед заключением основного договора, никогда не скрывайте как вы формируете цены на свои услуги и предложите перед заключением договора провести консультацию, чтобы быть в курсе дел компании и заодно, помочь определиться с пакетом услуг, который подойдет для клиента.

Как контролировать аутсорсера

Бухгалтер на аутсорсе для многих руководителей видится как «кот в мешке», не понятно, что он делает, как и когда проконтролировать его действия не ясно. На самом деле, уже не составляет труда вести контроль бухгалтера на удаленке, вот почему:

Клиентам предлагаются Личные кабинеты, дающие возможность отслеживать, что именно сейчас в работе, в какие сроки будет выполнена та или иная задача;
У всех клиентов есть доступ онлайн к бухгалтерской базе их компании 24/7;
Бухгалтерская компания, которая дорожит своей репутацией будет сама заинтересована в постоянном улучшении контрольных процедур со стороны заказчика.

Поэтому, если вы думаете передать ведение учета вашей компании стороннему бухгалтеру, то не переживайте и смело доверяйтесь профессионалам.

Узнайте почему бухгалтерский аутсорсинг один из самых востребованных на сегодняшний день.

Важные моменты в договоре на бухгалтерский аутсорсинг

Если вы решились на передачу ведения своего учета бухгалтеру на аутсорсинг или вы сами оказываете подобные услуги, то обратите внимание на :

Лимит ответственности бухгалтера — срок ответственности или сумма ущерба, которая максимально может быть выплачена; ответственность бухгалтера на аутсорсинге — это камень преткновения для многих клиентов. Поэтому помимо пункта в договоре неплохо бы удостовериться в наличии у бухгалтерской фирмы действующего полиса страхования профессиональной ответственности.
Регламент и правила оказания бухгалтерских услуг — так как ведение учета на аутсорсе довольно сложная и комплексная процедура, то важно оговорить все правила ведения учета, чтобы обе стороны были в курсе.

В Школе бухбизнеса мы разбираем все этапы работы с клиентами, изучаем правила ведения договорных отношений с клиентом и особенности защиты от финансовых рисков.

Мы в Школе знаем как вам помочь!

Не забудьте подписаться :

На этот блог
На меня в Instagram
И вступить в Закрытый клуб предпринимателей — аутсорсеров

Источник