Обязанности администратора в управляющей компании

Администратор жилого комплекса

Профессии бывают разные и далеко не обо всех мы знаем. Одной из таких загадочных профессий является администратор жилого комплекса. Что это за профессия и какие у нее обязанности? Начнем с того, что администратор – это тот человек, который решает все административные вопросы с жильцами и службами, касающиеся эксплуатации здания и его инженерных сетей.

Рассмотрим более детально, что же должен делать администратор жилого комплекса, чтобы выполнять работу правильно.

Что входит в обязанности

Итак, администратор обязан активно взаимодействовать с собственниками жилого комплекса, который он обслуживает. Также он должен предоставлять консультации по вопросам, которые связаны с услугами, предоставляемых компанией. Кроме того, в обязанности администратора входит и учет обращений собственников – и устных, и письменных, которые касаются обслуживания жилищного комплекса и контроля по их выполнению.

Что еще должен делать администратор жилого комплекса? Конечно, в его обязанности входит и рассылка счетов на оплату за оказанные услуги. Также он должен вести контроль и того, своевременно ли происходит оплата, а это значит, что такому человеку придется работать и с бухгалтерией. Да и вообще администратору придется заниматься организацией и ведением документооборота. Он даже может принимать корреспонденцию, вести и ее учет и обработку. И, конечно, в обязанности администратора входит и контроль того, выполнили ли сотрудники все поручения руководства и насколько качественно они это сделали.

Помимо всего, что уже перечислено выше, стоит добавить, что администратор жилищного комплекса отвечает и за заключение договоров, которые имеют прямое отношение к деятельности компании. И, конечно, раз он эти договора может заключать, то и их реестр он тоже обязан вести.

Как видите, администратор жилищного комплекса – это очень ответственная профессия, которая не только требует определенных знаний, но и наличия способностей по коммуникабельности, и даже наличие некоторого ораторского опыта. Тем не менее, стоит рассмотреть общие положения, касающиеся данной профессии.

Описание общих положений

Учитывая, какой объем работы предстоит выполнять администратору жилого комплекса, нужно понимать, что это профессия, которая относится к категории специалистов. Назначить на такую должность человека или уволить с нее может только генеральный директор компании. Из этого следует, что подчиняется администратор непосредственно управляющему. Если же администратор по каким-либо причинам вынужден отлучиться на некоторое время, то его обязанности передаются другому должностному лицу. Причем для этого должно быть подписано специальное распоряжение или приказ. Именно этот документ и является уведомлением того, что администратор временно отсутствует.

Назначить на должность администратора жилого комплекса первого попавшегося человека не получится. Чтобы работать на этой должности, человек должен иметь среднее или средне-профессиональное образование, а также стаж на аналогичной должности не менее полугода.

Что же должен знать администратор? Он должен быть компетентен в таких вопросах, как:

• законы, постановления, распоряжения, приказы и другие нормативные документы и акты от государственных органов, касающиеся оказания услуг;
• организационная структура, должностные обязанности и полномочия, которыми наделены работники, режим их работы;
• правила и методы организации процесса обслуживания собственников жилья.

Должен он разбирать и в видах услуг, которые предоставляются жильцам компанией. При этом администратор должен всегда руководствоваться законодательными актами РФ и, конечно, уставом компании, правилами трудового распорядка и прочими нормативными документами, которые действуют внутри компании.

Кроме того, администратор жилого комплекса обязан слушать и выполнять приказы и распоряжения руководства. И, конечно, он должен работать в соответствии со своей должностной инструкцией. Он может принимать решения лишь в пределах своей компетенции, но при этом имеет полное право требовать от руководства создания нормальных условий для выполнения работы и для комфортного проживания жильцов. При этом он несет полную ответственность за нарушение любых правил трудового распорядка, дисциплины, техники безопасности, в том числе и противопожарной.

Видео. Профессия «Администратор»

Должностные обязанности. Осуществляет работу по эффективному и культурному обслуживанию посетителей, созданию для них комфортных условий. Обеспечивает контроль за сохранностью материальных ценностей. Консультирует посетителей по вопросам, касающимся оказываемых услуг. Принимает меры по предотвращению и ликвидации конфликтных ситуаций. Рассматривает претензии, связанные с неудовлетворительным обслуживанием посетителей, проводит необходимые организационно-технические мероприятия. Осуществляет контроль за соответствующим оформлением помещений, следит за размещением, обновлением и состоянием рекламы внутри помещения и на здании. Обеспечивает чистоту и порядок в помещении и на прилегающей к нему или зданию территории. Контролирует соблюдение подчиненными работниками трудовой и производственной дисциплины, правил и норм охраны труда, требований производственной санитарии и гигиены. Информирует руководство об имеющихся недостатках в обслуживании посетителей, принимаемых мерах по их ликвидации. Обеспечивает исполнение работниками указаний руководства предприятия, учреждения, организации.

Должен знать: постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих органов, касающиеся работы предприятия, учреждения, организации; структуру управления, права и обязанности работников и режим их работы; правила и методы организации обслуживания посетителей; виды оказываемых услуг; основы экономики, организации труда и управления; основы маркетинга и организации рекламы; планировку и порядок оформления помещений и витрин; основы эстетики и социальной психологии; законодательство о труде; правила внутреннего трудового распорядка; правила и нормы охраны труда.

Требования к квалификации. Среднее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или начальное профессиональное образование и стаж работы по специальности не менее 2 лет.

Предлагаем Вашему вниманию типовой пример должностной инструкции администратора, образец 2023 года. На данную должность может быть назначен человек, обладающий средним профессиональным образованием без предъявления требований к стажу работы или начальным профессиональным образованием и стаж работы по специальности не менее 2 лет. Не забывайте, каждая инструкция администратора выдается на руки под расписку.

На сайте hr-portal представлена типовая информация о знаниях, которыми должен обладать администратор. Об обязанностях, правах и ответственности.

Данный материал входит в огромную библиотеку должностных инструкций нашего сайта, которая обновляется ежедневно.

1. Общие положения

1. Администратор относится к категории специалистов.

2. На должность администратора принимается лицо, имеющее среднее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или начальное профессиональное образование и стаж работы по специальности не менее 2 лет.

3. Администратор принимается на должность и освобождается от должности директором организации.

4. Администратор должен знать:

— постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих органов, касающиеся работы предприятия, учреждения, организации;

— структуру управления, права и обязанности работников и режим их работы;

— правила и методы организации обслуживания посетителей;

— виды оказываемых услуг;

— основы экономики, организации труда и управления;

— основы маркетинга и организации рекламы;

— планировку и порядок оформления помещений и витрин;

— основы эстетики и социальной психологии;

— законодательство о труде;

— правила внутреннего трудового распорядка;

— правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.

5. В своей деятельности администратор руководствуется:

— законодательством РФ,

— Уставом организации,

— приказами и распоряжениями директора организации,

— настоящей должностной инструкцией,

— Правилами внутреннего трудового распорядка организации.

6. Администратор подчиняется непосредственно __________ (указать должность того работнику, которому подчиняется)

7. На время отсутствия администратора (командировка, отпуск, болезнь, пр.) его обязанности исполняет лицо, назначенное директором организации в установленном порядке, которое приобретает соответствующие права, обязанности и несет ответственность за исполнение возложенных на него обязанностей.

2. Должностные обязанности администратора

Администратор:

1. Осуществляет работу по эффективному и культурному обслуживанию посетителей, созданию для них комфортных условий.

2. Обеспечивает контроль за сохранностью материальных ценностей.

3. Консультирует посетителей по вопросам, касающимся оказываемых услуг.

4. Принимает меры по предотвращению и ликвидации конфликтных ситуаций.

5. Рассматривает претензии, связанные с неудовлетворительным обслуживанием посетителей, проводит необходимые организационно-технические мероприятия.

6. Осуществляет контроль за соответствующим оформлением помещений, следит за размещением, обновлением и состоянием рекламы внутри помещения и на здании.

7. Обеспечивает чистоту и порядок в помещении и на прилегающей к нему или зданию территории.

8. Контролирует соблюдение подчиненными работниками трудовой и производственной дисциплины, правил и норм охраны труда, требований производственной санитарии и гигиены.

9. Информирует руководство об имеющихся недостатках в обслуживании посетителей, принимаемых мерах по их ликвидации.

10. Обеспечивает исполнение работниками указаний руководства предприятия, учреждения, организации.

11. Соблюдает Правила внутреннего трудового распорядка и иные локальные нормативные акты организации.

12. Соблюдает внутренние правила и нормы сбыта, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.

13. Обеспечивает соблюдение чистоты и порядка на своем рабочем месте,

14. Выполняет в рамках трудового договора распоряжения работников, которым он подчинен согласно настоящей инструкции.

3. Права администратора

Администратор имеет право:

1. Вносить на рассмотрение директора организации предложения:

— по совершенствованию работы связанной с предусмотренными настоящей инструкцией обязанностями,

— о поощрении подчиненных ему отличившихся работников,

— о привлечении к материальной и дисциплинарной ответственности подчиненных ему работников, нарушивших производственную и трудовую дисциплину.

2. Запрашивать от структурных подразделений и работников организации информацию, необходимую ему для выполнения своих должностных обязанностей.

3. Знакомиться с документами, определяющими его права и обязанности по занимаемой должности, критерии оценки качества исполнения должностных обязанностей.

4. Знакомиться с проектами решений руководства организации, касающимися его деятельности.

5. Требовать от руководства организации оказания содействия, в том числе обеспечения организационно-технических условий и оформления установленных документов, необходимых для исполнения должностных обязанностей.

6. Иные права, установленные действующим трудовым законодательством.

4. Ответственность администратора

Администратор несет ответственность в следующих случаях:

1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, — в пределах, установленных трудовым законодательством Российской Федерации.

2. За правонарушения, совершенные в процессе своей деятельности, — в пределах, установленных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.

3. За причинение материального ущерба организации — в пределах, установленных действующим трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.

Должностная инструкция администратора — образец 2023 года. Должностные обязанности администратора, права администратора, ответственность администратора.

Один из читателей портала «РосКвартал» спросил нас, в какой момент необходимо избирать администратора общего собрания собственников, проводимого с использованием информационной системы. Отвечаем на этот вопрос, а также рассказываем подробнее о таких собраниях и роли администратора в процессе.

Администратор ОСС необходим для использования информационной системы при голосовании

Голосование с помощью информационной системы, по сути, – проведение общего собрания собственников онлайн, когда собственники заполняют бюллетени онлайн и направляют их через интернет для автоматического подсчёта голосов системой. Такая форма проведения заочного ОСС закреплена в ч.ч. 3.2, 3.4, ст. 44, ч. 2 ст. 44.1, ст. 47.1 ЖК РФ.

Мы уже писали о плюсах, которые есть у онлайн-собрания, которое проводится с использованием ГИС ЖКХ или иной информационной системы: инициаторам легче собрать кворум, не нужно бегать по подъездам, чтобы собрать бюллетени, не нужно обрабатывать огромное количество бумажных бюллетеней, а собственники голосуют в удобное время в любом месте, где есть доступ в интернет.

Если управляющая организация и собственники пришли к решению о том, что для эффективного проведения ОСС им необходимо использоваться информационную систему (далее – ИС), то данный вопрос следует сначала вынести на голосование в обычном формате общего собрания.

Собственники при этом должны утвердить использование конкретной информационной системы для заочного голосования, определить администратора онлайн-голосования и порядок приёма таким лицом сообщений и решений, установить срок заочного голосования на ОСС с помощью информационной системы (ч.ч. 3.2 – 3.4 ст. 44 ЖК РФ).

Если такие решения приняты, то следующее собрание собственники помещений в доме уже проводят с использованием возможностей выбранной ИС, переходят к онлайн-голосованию на ОСС.

Как выбрать информационную систему для голосования на ОСС

Администратор ОСС координирует заочное голосование с помощью информационной системы

Общее собрание собственников, на котором собственники используют для заочного голосования информационную систему, несколько отличается от классического заочного голосования. Эти особенности прописаны в ст. 47.1 ЖК РФ.

1. При заочном голосовании с использованием системы в ИС должны быть размещены (ч. 1 ст. 47.1 ЖК РФ):

• сообщение о проведении ОСС;
• решения собственников, проголосовавших онлайн;
• электронные образы бумажных решений собственников, переданных администратору собрания;
• протокол ОСС.

1. Решения собственников могут быть как на бумажном носителе, оформленными от руки и переданными администратору, так и в электронной форме, если собственник проголосовал онлайн с использованием информационной системы (ч. 6 ст. 47.1 ЖК РФ).
2. Голосование с помощью ИС по повестке дня должно длиться от 3 до 5 дней с момента начала голосования (ч. 8 ст. 47.1 ЖК РФ).
3. Итоги голосования по вопросам повестки дня размещаются в информационной системе в течение часа с момента, как такое голосование закончилось. При этом решения ОСС формируются автоматически в форме протокола (ч. 11 ст. 47.1 ЖК РФ).

В остальном собрание должно проводиться в соответствии с требованиями ст. ст. 44 – 48 ЖК РФ с соблюдением установленного порядка и сроков проведения ОСС. На собрании с использованием информационной системы могут решаться все вопросы, отнесённые к компетенции ОСС.

Как легко провести ОСС в доме онлайн и зачем это: видеоинструкция

Администратор ОСС избирается заранее для размещения сообщения о следующем собрании в ИС

Важная роль при проведении общего собрания собственников в многоквартирном доме с помощью ИС отводится администратору ОСС. Это физическое или юридическое лицо, которое от лица других владельцев помещений в доме будут использовать информационную систему при проведении общего собрания (ч. 3.3 ст. 47.1 ЖК РФ).

Для чего нужен администратор, указано в ст. 47.1 ЖК РФ. Так он:

1. Размещает в ИС сообщение о предстоящем собрании не позднее, чем за 10 дней до старта голосования. Для этого инициатор собрания должен передать такому лицу подготовленное уведомление не позднее, чем за две недели до даты проведения ОСС (ч.ч. 3, 5 ст. 47.1 ЖК РФ).
2. В те же сроки направляет каждому собственнику сообщение о предстоящем собрании посредством ИС (ч. 5 ст. 47.1 ЖК РФ).
3. Принимает от собственников заполненные бумажные бюллетени, если жители дома выбрали такой способ голосования на ОСС (ч. 6 ст. 47.1 ЖК РФ). Порядок приёма решений собственников должен быть утверждён на том же собрании, когда собственники решили использовать ИС для заочного голосования.
4. Вносит в ИС сведения об участниках голосования, их помещениях и документах, подтверждающих право собственности, а также решения в письменной форме, переданные ему собственниками, по каждому вопросу повестки дня и электронные образы таких решений. При этом электронный образ бумажного решения должен быть размещён в системе в течение часа с момента его передачи администратору (ч. 10 ст. 47.1 ЖК РФ).

Из анализа требований ст. 47.1 ЖК РФ следует, что администратор общего собрания, которое проводится с использованием информационной системы, должен быть выбран заранее: на ОСС, где собственники выбирают информационную систему для голосования.

В ином случае собственники помещений и инициатор ОСС не смогут выполнить требования ч.ч. 3 – 5 ст. 47.1 ЖК РФ о сроках передачи администратору уведомления о собрании и размещении данного уведомления в системе. При необходимости на ОСС, проводимое с помощью ИС, можно вынести вопрос о смене администратора. В таком случае новый администратор приступит к своим обязанностям только в последующих собраниях.

Данные об администраторе ОСС должны быть внесены в уведомление собственников о собрании

Порядок проведения ОСС с использованием информационной системы и наличие такого звена, как администратор, влияет на содержание сообщения о проведении общего собрания собственников.

При заочном голосовании с использованием информационной системы в него, помимо требований ч. 5 ст. 45 ЖК РФ, должны быть обязательно внесены следующие сведения, согласно ч. 4 ст. 47.1 ЖК РФ:

• об администраторе в зависимости от его статуса юридического или физического лица:
  • для юрлица – наименование, адрес, контактный телефон, сайт в интернете;
  • для физлица – фамилия, имя и отчество, паспортные данные, адрес, контактный телефон и адрес электронной почты;
• дата и время начала и окончания голосования с использованием информационной системы;
• порядок приёма администратором заполненных собственниками бумажных бюллетеней.

Как проводить онлайн-голосования в приложении «Моя Квартира»

Вопрос о выборе администратора ОСС принимается одновременно с выбором информационной системы

Если управляющая организация и/или собственники понимают, что для успешного проведения общих собраний им необходимо использовать информационную систему, то им следует инициировать ОСС, в повестку дня которого включить следующие вопросы:

1. Обязательные – о выборе председателя, секретаря и счётной комиссии.
2. Выбрать информационную систему «Наименование» для использования при проведении последующих ОСС в форме заочного голосования.
3. Выбрать ФИО/наименование юрлица администратором ОСС, уполномоченным на использование информационной системы при проведении последующих общих собраний собственников помещений в многоквартирном доме в форме заочного голосования.
4. Установить порядок приёмки администратором ОСС бюллетеней голосования на бумажных носителях.
5. Установить продолжительность голосования по вопросам повестки дня с помощью информационной системы.
6. Определить место хранения протокола ОСС с приложениями.

Все эти вопросы принимаются простым большинством: 50% + 1 от общего числа голосующих на ОСС (ч. ч. 3.2, 3.3, 3.4 ст. 44, ч. 1 ст. 46 ЖК РФ). Протокол общего собрания необходимо разместить в ГИС ЖКХ и направить оригиналы в орган ГЖН (ч.ч. 1, 1.1 ст. 46 ЖК РФ).

После этого, начиная со следующего собрания, в заочной форме ОСС проводится с использованием информационной системы. При этом собственники не обязаны выбирать в качестве информационной системы ГИС ЖКХ: существует множество других, более функциональных и удобных в использовании ИС для проведения общих собраний собственников онлайн.

Попробуйте провести общее собрание собственников помещений в МКД с использованием информационной системы «Моя Квартира» и сервиса «ОСС на 100%». Мы уверены, что вы оцените их преимущества!

Подпишитесь на рассылку

Еженедельно получайте новости сферы ЖКХ, советы по управлению МКД и заполнению ГИС ЖКХ.
Выберите почту, на которую вам удобно получать рассылку, присоединяйтесь к 75 902 подписчикам

Статьи по теме