Обязана ли компания создавать резервы по отпускам

Резервы по отпускам в бухгалтерском и налоговом учете используют для накопления отпускных отчислений работникам. Расчеты можно сделать несколькими способами.

Кто обязан создавать

Обязанность создать оценочное обязательство по отпускам в бухгалтерском учете предписывает ПБУ 8/2010, утвержденное Приказом Минфина № 167н от 13.12.2010. Резерв отпусков — это оценочное денежное выражение обязательства работодателя по выплате отпускных сумм работников, сформированное на определенную дату.

Другими словами, что такое резерв отпусков простым языком — это отложенные средства, которые будут потрачены в будущем. В нашем случае сотрудник планирует отдыхать через несколько месяцев, а суммы будущих отпускных мы уже сейчас признаем в расходах и откладываем на будущее.

Правила его формирования организация определяет самостоятельно и предусматривает в своей учетной политике. При его создании в расходах признается сумма оценочного обязательства, а не выплата отпускных. Последние будут начисляться за счет оценочного обязательства. Для их учета используется счет 96 плана счетов бухучета, к которому открывается отдельный субсчет «Резерв на оплату отпусков».

Типовые проводки при начислении резерва отпусков для коммерческих организаций

Операция	Дебет	Кредит
Зарезервированы денежные средства на будущую оплату отпусков	20, 25, 26, 44	96
Начислены отпускные	96	70
Выплачены начисленные суммы	70	51, 50

Все ли организации обязаны создавать в бухучете резерв на оплату отпусков — да, это обязаны делать все компании, за исключением тех, кто вправе вести бухучет в упрощенной форме. Право ведения упрощенного бухгалтерского учета установлено законом о бухучете № 402-ФЗ для следующих организаций:

• субъектов малого предпринимательства;
• некоммерческих организаций;
• участников проекта «Сколково».

Подробнее: какие компании попадают в категорию малых предприятий

Методики создания оценочного обязательства в бухучете

Необходимо как минимум один раз в год создать резерв на оплату отпусков по ПБУ 8/2010, пункт 15, по состоянию на 31 декабря (то есть отчетную дату).

В таком случае на 31 декабря единовременно резервируется сумма отпускных, которую предполагается выплатить в будущем году одной проводкой. Например, допустимо взять объем выплат, аналогичный выплатам за отчетный год.

Такой принцип формирования резерва на оплату отпусков в бухгалтерском учете является наиболее простым для бухучета, но некорректен для признания расходов, поскольку на отчетную дату у компании еще нет обязательств к выплате отпускных сумм сотрудникам: к примеру, работник уволится, компания примет нового сотрудника, и оценка окажется неверной.

Более правильным является равномерное признание расходов на формирование оценочного обязательства в течение всего года. Если использовать такой метод, то необходимо оценить сумму неиспользованных дней отдыха по состоянию на 31 декабря и ежемесячно определять стоимость накопленных отпусков и делать доначисление резервируемых сумм. Оцените возможную сумму накоплений на будущий год и включайте эту величину равномерно:

• ежемесячно (разделив на 12);
• ежеквартально (разделив на 4).

Оценив, какие бывают методы расчета резерва на оплату отпусков, их трудоемкость, организация вправе самостоятельно закрепить в учетной политике правила создания оценочного обязательства.

Это важно: как правильно составлять учетную политику для целей налогового учета

Налоговый учет

Отвечая на вопрос, кто обязан создавать резервы по отпускам в налоговом учете, обратимся к положениям, содержащимся в статье 324.1 НК РФ. В налоговом учете создание такого оценочного обязательства является правом, а не обязанностью компании. Но если вы хотите избежать учета временных разниц, то есть смысл принять решение о том, чтобы предусмотреть начисление отпускного оценочного обязательства в налоговом учете. В этом случае в расходах тоже засчитываются отчисления в резерв, но не учитываются отпускные и начисленные на них страховые взносы.

Порядок создания описан в Налоговом кодексе в статье 324.1. Если компания примет решение о его формировании, то в учетной политике необходимо отразить:

• сам факт принятия решения;
• способ резервирования;
• максимальное отчисление на текущий налоговый период;
• процент отчисления.

Процент отчисления рассчитайте по формуле:

Ежемесячные отчисления рассчитывайте так:

На конец каждого года необходимо провести инвентаризацию оценочного обязательства. Для этого:

1. Определяется количество неиспользованных дней отдыха у каждого сотрудника.
2. Исходя из расчета средней зарплаты для резерва отпусков определяется прогнозное значение сумм отпускных.
3. Сравнивается оценка и фактически полученный остаток на конец года.
4. Если фактически начисленная сумма меньше расчетной, то ее доначисляют, отнеся сумму превышения к расходам на оплату труда.
5. Если фактическое начисление окажется выше инвентаризационной оценки, то излишнюю часть списывают и включают во внереализационные доходы.

По теме: особенности проведения инвентаризация за 2022 год

Для облегчения учета и минимизации временных разниц следует принять решение о создании оценочного обязательства и в налоговом учете. Причем стоит разработать правила его создания в бухучете, аналогичные тем, которые установлены в Налоговом кодексе.

Минфин в 2012 году в Письме № 03-03-06/4/29 высказал мнение, что компенсацию неиспользованного отпуска нельзя начислять за счет резерва, а следует включать в затраты в момент начисления. Такая позиция является спорной, поскольку суммы, за которые выплачивается компенсация, уже были включены в расходы при формировании оценочного обязательства. Следование ей ведет к завышению расходов, к тому же создает временную разницу с бухгалтерскими данными.

Пример расчета отпускного оценочного обязательства

ООО «Ppt.ru» создает оценочное обязательство на выплату отпускных. По состоянию на 31.12.2022:

• остаток начисленного ранее оценочного обязательства составляет 410 000 руб.;
• численность работников — 50 человек;
• средняя месячная зарплата — 25 000 руб.;
• количество неиспользованных отпускных дней — 450.

Пример, как формируется таблица резерва отпусков:

Сумму превышения фактически начисленного и расчетного резервирования отпускных сумм учитываем 31.12.2022 в составе внереализационных доходов в размере:

410 000 — 39991,74 = 10068,26 руб.

Другие способы расчетов

Еще один способ, как рассчитать среднедневной заработок сотрудника, исчисленный по правилам расчета среднего заработка для оплаты отпусков на дату расчета резерва, — расчет по каждому сотруднику отдельно. Для исчисления используйте следующую формулу:

При этом необходимо зарезервировать и средства, необходимые для уплаты страховых взносов. Считается такой резерв так:

Оба значения (резерва и запаса расходов на взносы) суммируются. Все данные берутся на день расчетов.

Особенности формирования оценочного обязательства в бюджетном учреждении

Бюджетные и автономные учреждения при отражении операций используют собственный план счетов, установленный Приказом Минфина № 157н от 01.12.2010. Минфин в Письме № 02-07-07/28998 от 20.05.2015 рекомендует проводки и примеры резерва отпусков в бюджетном учреждении в 2023 году: определяется оценочное обязательство ежемесячно исходя из данных о неиспользованных днях отдыха на последний день месяца.

Производить расчет резерва отпусков на 2023 год в бюджетном учреждении предлагается одним из трех методов.

Метод 1. Персонально по каждому сотруднику:

Метод 2. По учреждению в целом:

Метод 3. По отдельным категориям (например, отдельно по каждому структурному подразделению),

где К1, К2… Кn — неиспользованные дни отдыха по каждой категории сотрудников,

ЗП1, ЗП2… ЗПn — средняя дневная зарплата по каждой категории сотрудников.

Пример, как формируется резерв отпусков в бюджете на 2023 год

Средняя дневная зарплата сотрудников — 1000 руб.

Число неиспользованных отпускных дней на 31.12.2022 — 125.

Сумма резервируемых отпускных на 01.01.2023 составит:

Проводки бюджетного учреждения

Операция	Дебет	Кредит
Зарезервированы денежные средства на будущие отпускные платежи по выплатам работникам,	040120211 (010961211)	040161211
по страховым взносам	040120213 (010961213)	040161213
Начислены отпускные	040161211	030211730
Начислены страховые взносы на оплату дней отдыха	040161213	0303XX730

---

Статья: О формировании резерва на оплату отпусков в бухгалтерском учете
(Максимова А.С.)
(«Налог на прибыль: учет доходов и расходов», 2022, N 6)В настоящее время ни один нормативный документ по бухгалтерскому учету прямо не предусматривает ни право, ни обязанность организации по созданию резерва на предстоящую оплату отпусков. Между тем ПБУ 8/2010 «Оценочные обязательства, условные обязательства и условные активы» требует формирования оценочных обязательств, в том числе в отношении обязательств организации по оплате отпусков работникам. Чиновники Минфина считают, что обязательства по оплате отпусков должны отражаться в бухучете в качестве оценочных <1>. Если организация вправе вести бухучет упрощенными способами, то она может не формировать резерв на оплату отпусков (это касается и иных оценочных обязательств — например, по сомнительным долгам, под снижение стоимости МПЗ).

Резерв на отпуск как оценочное обязательство

Согласно ПБУ 8/2010 «Оценочные обязательства», организации должны формировать некие взвешенные по сумме обязательства на счетах бухгалтерского учета. То есть бухгалтерская отчетность должна содержать не только данные о документально подтвержденных обязательствах компании перед контрагентами и третьими лицами, но и информацию по планируемым расходам, которые неизбежны.

Например:

• будущим отпускам работников;
• планируемым начислениям налогов;
• затратам на поставщиков в части расходов, о которых точно известно, что они будут (например, если акт выполнения работ уже есть, но пока еще не подписан, поэтому его еще нельзя провести в учете, хотя точно известно, что директор свою подпись поставит и документ будет проведен в следующем месяце).

С появлением этой информации бухгалтерский баланс становится наиболее достоверным, поскольку отражает наиболее реалистичную картину финансового положения предприятия. Рассмотрим подробнее, что такое резерв на оплату отпусков.

Каждому работнику, в соответствии с трудовым законодательством, положено как минимум 28 календарных отпускных дней, причем в ряде законодательно установленных случаев эта цифра может быть и больше. Таким образом, на каждую из отчетных дат мы имеем дни отпуска, которые работниками еще не использованы (трудно представить себе организацию, в которой все сотрудники разом отгуляли 28 дней отпуска). Соответственно, на каждую отчетную дату существуют оценочные обязательства компании перед работниками по оплате этих дней и, как следствие, некие обязательства перед фондами по выплате страховых взносов.

Кто обязан отражать эту информацию в отчетности? В соответствии с п. 3 ПБУ 8/2010 отражать данные начисления обязаны все компании, за исключением малых предприятий (эмитенты ценных бумаг к таким исключениям не относятся), которые могут применять упрощенный способ ведения учета. Признаки таких компаний указаны в законе «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ.

Таким образом, если компания не подходит под определение субъекта малого бизнеса, начисление оценочных резервов становится обязательным, а отсутствие данной информации на бухгалтерских счетах может быть расценено как нарушение правил учета доходов и расходов. Ответственность за это наступает по двум основаниям:

• за грубое нарушение учета доходов и расходов по ст. 120 НК РФ в размере 10 000−30 000 руб.;
• административная ответственность, применяемая к должностным лицам по ст. 15.11 КоАП.

ВАЖНО! Если компания создает резерв на оплату отпусков, необходимо прописать это в учетной политике — равно как и саму процедуру расчета данного резерва.

Отражение резерва на отпуск в бухгалтерском учете

Расчет и отражение резерва на отпуск в бухгалтерском учете должны производиться на каждую отчетную дату. Согласно действующим законодательным требованиям бухгалтерский баланс составляется раз в год — то есть 31 декабря и будет отчетной датой.

О том, когда следует сдавать бухгалтерскую отчетность, читайте в нашем материале «Когда сдается бухгалтерский баланс — сроки, нюансы».

Однако точнее и корректнее (в первую очередь для управленческого учета) формировать резервы на отпуск ежемесячно, поскольку данный вид резерва зависит от количества работников и отгулянных отпусков — а эти величины могут меняться очень часто. При этом надо понимать, что ежемесячный подсчет резерва является трудоемким. Организации необходимо самостоятельно определить желаемую периодичность расчетов и зафиксировать ее в учетной политике.

В бухучете для отражения подобных сведений предназначен счет 96. На нем аккумулируются все планируемые затраты компании, в том числе по оплате отпусков. При этом для каждого вида расходов открывается отдельный субсчет.

Рассмотрим типовые проводки по начислению и списанию резервов в корреспонденции со сч. 96:

Как видно, начисление резерва всегда производится на те же счета, что и зарплата сотрудников. Страховые взносы начисляются по такому же принципу, но — в корреспонденции со счетом резерва, а не со счетами для расчетов с внебюджетными фондами.

Сальдо по счету 96 при формировании периодичной отчетности отражается в пассиве баланса. Для этого предназначена строка 1540 «Оценочные обязательства».

Обратите внимание: если резервы в организации создаются только в бухгалтерском учете, то база для расчета налога на прибыль не снижается, и возникают временные налоговые разницы, в соответствии с ПБУ 18/02. Если же в учетной политике для налогового учета указано, что данный резерв учитывается при исчислении налога на прибыль, появляется право создать его в порядке, определенном ст. 324.1 НК РФ.

ВАЖНО! Создание резерва для налоговых целей — дело добровольное, зависящее только от решения хозяйствующего субъекта.

Создать и использовать отпускной резерв в налоговом учете вам помогут рекомендации экспертов КонсультантПлюс. Если у вас нет доступа к правовой системе, пробный полный доступ можно получить бесплатно.

Подробнее об информации, необходимой для отражения в учетной политике, вы можете прочитать в нашей статье «Положение по бухгалтерскому учету и учетная политика организации».

О положениях налоговой политики можно прочитать в материале «Как составить налоговую политику организации?».

Методика расчета суммы резерва на оплату отпусков

Так как законодательно формула, которая используется для расчета величины резерва, не определена, каждая компания определяет ее самостоятельно. При этом разработанный способ следует закрепить в учетной политике.

ВАЖНО! Любое оценочное обязательство должно быть максимально приближено к достоверной денежной оценке будущих расходов. Резерв должен определяться на основе существующих фактов хоздеятельности организации, а расчет должен опираться на накопленный опыт работы и, возможно, некие экспертные мнения. То есть расчеты должны подкрепляться документально и быть предельно обоснованными.

Таким образом, для обоснования суммы начисленного резерва на оплату отпусков организации необходимо иметь:

1. Закрепленный в учетной политике способ расчета резерва, который бы обеспечивал достоверную оценку расходов по этой статье.
2. Разработанный первичный документ для отражения рассчитанного резерва (справку, например). К нему стоит приложить первичку, информация по которой была использована при расчете (табель учета рабочего времени, расчетную ведомость и т. д.).

Есть несколько способов расчета резерва на оплату отпусков. Для начала рассмотрим один из них, в достаточной мере точный, — он опирается на фактическое количество неиспользованных дней отпуска и среднего дневного заработка сотрудников:

1. Сначала следует разбить всех сотрудников по подразделениям для определения используемых счетов начисления затрат (20–26, 44 и т. д.).
2. Необходимо иметь информацию по количеству дней отпуска, положенного каждому сотруднику. При наличии автоматизированного учета сбор данной информации не представляет затруднений. Суммировать эти дни следует по каждой из групп сотрудников.
3. Рассчитываем средний дневной заработок (СДЗ) работников по каждой группе. Для этого необходимо всю заработную плату сотрудников за прошедший выбранный период (месяц, квартал) сначала разделить на количество календарных дней в этом периоде, а затем — на количество работников в группе. Наглядно данная формула выглядит так:

СДЗ работника = ЗП / ДН / К,

где

ЗП — зарплата за период,

ДН — календарные дни периода,

К — количество работников в группе (или фирме в целом).

ВАЖНО! Не следует путать календарные и рабочие дни, так как количество дней отпуска всегда считается в календарных днях — следовательно, заработок для подсчета отпускных также следует считать по календарным дням.

1. Финальный момент — расчет суммы самого резерва (не забывайте посчитать страховые взносы с данного резерва). Конечная величина резерва будет рассчитана по такой формуле:

Резерв = (СДЗ работника × К × ДНО) + (СДЗ работника × К × ДНО) × Сст,

где

ДНО — дни неиспользованного отпуска,

Сст — суммарная ставка страховых взносов в %.

Подробно о ставках страховых взносов и объектах обложения взносами читайте в нашей рубрике «Страховые взносы».

ВАЖНО! Наиболее точным способом расчета резерва будет подсчет, произведенный индивидуально по каждому сотруднику. В таком случае сумма резерва будет состоять из суммы обязательств перед каждым сотрудником. Правда, если численность работников в компании велика, данный процесс будет достаточно трудоемким.

Пример расчета и отражения на счетах бухгалтерского учета резерва на отпуск

Это пример к вышеприведенному способу расчета резерва — исходя из среднего заработка. Ниже вы увидите примеры для других вариантов резервирования.

Пример

Компания «Книга» отразила в учетной политике, что резерв на оплату отпусков формируется ежеквартально. Для начисления зарплаты и страховых взносов используется счет 44 «Издержки обращения», всего в компании трудится 20 человек. Оснований для применения пониженных и повышенных страховых взносов у компании не имеется (суммарная ставка страховых взносов — 30,2%). На 31 марта данные за квартал следующие:

• количество дней неиспользованного отпуска — 134;
• за 1-й квартал сумма начисленной зарплаты составила 678 000 руб.;
• в квартале 91 день.

1. Рассчитаем резерв на 31.03.20ХХ:

СДЗ = 678 000 / 91 / 20 = 372,53 руб.

Сумма резерва составляет 372,53 × 134 × 20 + 372,53 × 134 × 20 × 30,2% = 998 380,40 + 301 510,88 = 1 299 891,28 руб.

Проводки:

Дт 44 «Расходы на продажу» Кт 96.01 «Резерв на отпуск» — 998 380,40 руб.

Дт 44 «Расходы на продажу» Кт 96.01 «Резерв на отпуск» — 301 510,88 руб.

1. Добавим в данный пример еще несколько данных, чтобы разобраться, как корректируется резерв по отпускам:

• на 31.03.20ХХ начислен резерв на отпуск и страховые взносы в размере 1 299 891,28 руб.;
• во 2-м квартале сумма начисленных отпускных и страховых взносов с них составила 140 900 руб.;
• количество неиспользованных дней отпуска на конец 2-го квартала составляет 120 дней;
• заработная плата за 2-й квартал и количество работников остались такими же, как в предыдущем периоде.

Таким образом, по состоянию на 30.06.20ХХ величина неиспользованной суммы резерва равна 1 299 891,28 – 140 900 = 1 158 991,28 руб.

Сумма резерва на 30.06.20ХХ:

СДЗ = 678 000 /91 / 20 = 372,53 руб.

Сумма резерва составляет 372,53 × 120 × 20 + 372,53 × 120 × 20 × 30,2% = 894 072 +270 009,74 = 1 164 081,74 руб.

Сумма для отчислений в резерв по состоянию на конец 2-го квартала:

1 164 081,74 (рассчитанный резерв) – 1 158 991,28 (остаток резерва, сальдо по сч. 96) = 5 090,46 руб.

Если бы величина резерва на сч. 96 превышала рассчитанную сумму на конец квартала, резерв следовало бы уменьшить. В нашем случае необходимо сделать проводку доначисления.

Проводки:

Дт 44 Кт 96.01 — 5 090,46 руб.

Еще способы расчета резерва

Как уже отмечалось, алгоритм расчета суммы резерва прописывается в учетной политике, это связано с тем, что ПБУ 8/2010 не содержит формул и методик, позволяющих получить значение резерва.

Кроме приведенного выше способа на практике для расчета резерва можно также использовать одну из следующих сумм:

• фонд оплаты труда (далее — ОТ);
• отпускные, выплаченные за календарный год, предшествующий году, для которого создается резерв (нормативный способ).

Порядок расчета суммы резерва осуществляется следующими этапами:

• определение среднего дневного фонда оплата труда или отпускных;
• формирование резерва.

Рассмотрим на примерах использование каждого из этих способов.

Пример 1

ООО «Молния» в учетной политике отражено создание резерва на оплату отпусков на 20ХХ год исходя из ОТ. Формулу для расчета резерва организация использует следующую:

(ОТ + страховые взносы) / 28 × 2,33,

где 28 — количество дней отпуска за год на каждого сотрудника;

2,33 — количество дней отпуска за 1 отработанный месяц.

Резерв формируется на конец каждого месяца. В резерв не включаются выплаты сотрудникам, не полностью отработавшим месяц. Сумма резерва на конец 2019 года — 0 руб. Значения ОТ на 2020 год представлены в графе 2 таблицы 1. Страховые взносы — 30,2% (в т. ч. взносы на травматизм).

Таблица 1. Расчет резерва

Месяц	ОТ	Страховые взносы (ОТ × 30,2%)	Резерв (ОТ + страховые взносы) / 28 × 2,33
1	2	3	4
Январь 20ХХ	100 000	30 200	10 835
Февраль 20ХХ	110 000	33 220	11 918
Март 20ХХ	120 000	36 240	13 001
Апрель 20ХХ	100 000	30 200	10 835
Май 20ХХ	130 000	39 260	14 085
Июнь 20ХХ	90 000	27 180	9 751
Июль 20ХХ	108 000	32 616	11 701
Август 20ХХ	111 000	33 522	12 026
Сентябрь 20ХХ	120 000	36 240	13 001
Октябрь 20ХХ	100 000	30 200	10 835
Ноябрь 20ХХ	101 000	30 502	10 943
Декабрь 20ХХ	100 000	30 200	10 835
Итого	1 290 000	389 580	139 765

На конец каждого месяца ООО «Молния» отразит в учете начисление резерва 20ХХ года: Дт 26(44,20) Кт 96 в сумме из графы 4, т. е. на 31.01.20ХХ — 10 835, на 28.02.20ХХ — 11 918 , на 31.03.20ХХ — 13 001 и т.д.

ВАЖНО! Суммы резерва находят свое отражение в бухбалансе в составе показателей строки 1540 «Резервы предстоящих расходов». Об изменениях в бухбалансе с 2020 года читайте здесь.

Пример 2

ООО «Молния» в учетной политике зафиксировало создание резерва раз в год, исходя из оплаты отпусков предыдущего года. По данным бухгалтерского учета данные расходы − 960 000 руб.

Расчет резерва:

Страховые взносы = 960 000 × 30,2% = 289 920 руб.

Резерв = 960 000 + 289 920 = 1 249 920 руб.

Для чего, с какой периодичностью и как проводится инвентаризацию резерва в бухучете, узнайте из Готового решения от КонсультантПлюс. Пробный полный доступ к К+ можно получить бесплатно.

Итоги

Начисление резерва на оплату отпусков в бухгалтерском учете — процесс трудозатратный, однако необходимый как управленцам (для принятия правильных финансовых решений), так и бухгалтерам (для соблюдения требований законодательства).

Курсы повышения квалификации для бухгалтеров и главных бухгалтеров на ОСНО и УСН. Учтены все требования профстандарта «Бухгалтер». Систематизируйте или обновите знания, получите практические навыки и найдите ответы на свои вопросы.

Порядок формирования резерва на оплату отпусков установлен Налоговым кодексом РФ, в частности, ст. 324.1 НК РФ. И хотя в налоговом учете это не обязанность налогоплательщика, а право, «плюс» создания этого резерва в том, что его наличие позволит равномерно в течение всего налогового периода списывать расходы на оплату отпускных своим работникам. А это означает, что часть отпускных может быть учтена в целях налогообложения прежде, чем будет выплачена.

Правило первое. Указываем создание резерва в «налоговой» учетной политике.

Правило второе. Определяем следующие показатели:

• способ резервирования,
• предельную годовую сумму резерва,
• ежемесячный процент отчислений в резерв (Письмо Минфина РФ от 07.04.2016 № 03-03-06/2/19828). Обязательно указываем их в налоговой учетной политике.

Правило третье. Рассчитываем процент ежемесячных отчислений в резерв по формуле:  предполагаемый размер отпускных за год / сумма предполагаемых расходов на оплату труда за год х 100%. Сумма резерва должна включать и предполагаемую сумму страховых взносов, начисляемых на сумму отпускных (п. 1 ст. 324.1 НК РФ).

Правило четвертое. Составляем специальный расчет (смету) ежемесячных отчислений в резерв исходя из сведений о предполагаемой годовой сумме расходов на оплату отпусков (Письмо Минфина от 25.10.2016 № 03-03-06/2/62147). Рассчитываем ежемесячные отчисления по формуле: сумма фактических расходов на оплату труда, включая обязательные страховые взносы / процент отчислений в резерв на оплату отпусков х 100%.

Обратите внимание, что при планировании размера расходов на оплату труда за год суммы, которые вы предполагаете выплачивать внештатникам, учитывать не надо, так как отпуск таким лицам не положен, поскольку трудовое законодательство на них не распространяется (ст. 11 ТК РФ).

Правило пятое. Отчисления в резерв учитывайте как расходы на оплату труда на конец каждого месяца (п. 24 ч. 2 ст. 255 НК РФ). Начисленные отпускные в течение года в составе расходов списываются за счет созданного резерва. Когда сумма резерва, начисленного с начала года, станет равна предполагаемой сумме расходов на оплату отпусков за год (п. 24 ст. 255, п. п. 1, 2 ст. 324.1 НК РФ), отчисления в резерв не нужно рассчитывать и включать в налоговые расходы.

Правило шестое. Фактические расходы на оплату отпусков, включая сумму начисленных страховых взносов, в течение года не нужно учитывать в налоговых расходах (п. 2 Письма Минфина от 01.04.2013 № 03-03-06/2/10401).

Что касается выплаченной за неиспользованный отпуск компенсации (включая сумму начисленных страховых взносов), то ее за счет резерва списывать нельзя, она признается в расходах на оплату труда (Письмо Минфина от 03.05.2012 № 03-03-06/4/29 и УФНС России по г. Москве в Письме от 04.06.2014 № 16-15/054509). Так как исходя из буквальной трактовки ст. 255 НК РФ расходы в виде среднего заработка, сохраняемого работникам на время отпуска (п. 7 ч. 2 ст. 255 НК РФ), и денежные компенсации за неиспользованный отпуск (п. 8 ч. 2 ст. 255 НК РФ) являются разными видами расходов на оплату труда.

Правило седьмое. По состоянию на 31 декабря текущего года проводим обязательную инвентаризацию резерва на оплату отпусков. Сделать необходимо следующее:

1. Посчитать, сколько дней отпусков, запланированных на текущий год, работники фактически не использовали.

2. Определить среднюю дневную сумму расходов на оплату труда работников, которые не использовали отпуск.

Этот показатель рассчитывается в соответствии с Положением об особенностях порядка исчисления средней заработной платы, утвержденным Постановлением Правительства РФ от 24.12.2007 № 922.

3. Рассчитать сумму расходов на оплату не использованных в текущем году отпусков (с учетом страховых взносов) по формуле: (количество дней неиспользованных отпусков х средняя дневная сумма расходов на оплату труда работников, которые не использовали отпуск) + суммы страховых взносов на обязательное социальное страхование, начисленные на получившуюся величину (обязательное пенсионное страхование, обязательное социальное страхование на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством, обязательное медицинское страхование, обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний).

4. Выяснить, остались ли у вас неиспользованные суммы резерва.

Этот показатель представляет собой разницу между суммой резерва, начисленного за год, и сумму фактических расходов на оплату отпусков за год (Письма Минфина РФ от 09.07.2004 № 03-03-05/2/46, МНС РФ от 15.03.2004 № 02-5-10/13, УМНС РФ по г. Москве от 27.05.2004 № 26-12/36389, Постановления Президиума ВАС РФ от 26.04.2005 № 14295/04, ФАС Северо-Западного округа от 02.08.2004 № А56-49757/03).

В случае превышения фактической суммы отпускных и начисленных на них страховых взносов над суммой резерва, сумма превышения учитывается в составе расходов на 31 декабря текущего года. Если же резерв больше отпускных, то в налоговом учете признается доход в сумме возникшей разницы (п. 3 ст. 324.1 НК РФ).

В случае выявления неиспользованной суммы резерва ее надо учесть в составе внереализационных доходов текущего налогового периода (абз. 2 п. 3 ст. 324.1 НК РФ, Письма Минфина РФ от 29.10.2012 № 03-03-10/121 (направлено для сведения Письмом ФНС РФ от 12.12.2012 № ЕД-4-3/21167@), от 06.06.2012 № 03-03-10/62, от 20.03.2012 № 03-03-06/1/131).

Остаток резерва  можно перенести на следующий год, но только в том случае, если в следующем году вы будете создавать резерв на оплату отпусков.

Если создание резерва в следующем году не входит в планы бухгалтера, то всю сумму фактического остатка резерва надо включить в состав внереализационных доходов текущего налогового периода (п. 5 ст. 324.1, п. 7 ст. 250 НК РФ, Письма Минфина РФ от 29.10.2012 № 03-03-10/121 (направлено для сведения Письмом ФНС России от 12.12.2012 № ЕД-4-3/21167@), от 06.06.2012 № 03-03-10/62, от 20.03.2012 № 03-03-06/1/131).

Вебинары для бухгалтеров в Контур.Школе: изменения законодательства, особенности бухгалтерского и налогового учета, отчетность, зарплата и кадры, кассовые операции.

Как сформировать резерв с учетом остатка резерва предыдущего периода

Пример 1

Компания «Альфа» создала в 2017 году резерв предстоящих расходов на оплату отпусков в размере 150 000 руб.

Бухгалтер Петров за год отгулял всего 14 дней отпуска. Сумма отпускных, рассчитанная на 28 дней исходя из среднего заработка Петрова (с учетом страховых взносов), составила 20 000 руб. Остальные работники отгуляли отпуск полностью. Общая сумма начисленных остальным работникам (за исключением Петрова) отпускных (с учетом страховых взносов) составила 100 500 руб.

В следующем году организация планирует создавать резерв на оплату отпусков. Необходимо определить, какую сумму резерва можно перенести на следующий год.

1. По состоянию на 31 декабря количество неиспользованных дней отпуска из числа запланированных составит:

28 дн. (установленная продолжительность отпуска) — 14 дн. (фактический период отпуска) = 14 дн.

Тут может возникнуть вопрос: необходимо ли для расчета показателя «количество неиспользованных дней отпуска» учитывать дни, не отгулянные каждым работником с начала его приема на работу в организацию или с начала года, в целях налога на прибыль? Дело в том, что сумма уточненного резерва, согласно п. 4 ст. 324.1 НК РФ, определяется с учетом неиспользованных дней отпуска работников. В указанной норме не указано, за какой период необходимо определять количество таких дней. Арбитражная практика говорит о возможности учета всех неиспользованных дней за весь период работы работника (Постановление ФАС Поволжского округа от 07.02.2012 № А65-6806/2011). Однако применение такого значения увеличивает сумму уточненного резерва, что может привести к занижению налоговой базы по налогу на прибыль. При этом контролирующие органы рекомендуют использовать для расчета неиспользованные отпуска текущего года без учета прошлых лет (Письмо Минфина РФ от 28.10.2013 № 03-03-06/1/45507). Таким образом, во избежание споров с налоговыми органами для расчета уточненного резерва следует руководствоваться количеством дней неиспользованного отпуска за текущий период.

2. Сумма расходов на оплату неиспользованных дней отпуска, рассчитанная исходя из среднего дневного заработка Петрова (с учетом страховых взносов), составит:

14 дн. x (20 000 руб. / 28 дн.) = 10 000 руб.

Сумма 10 000 руб. представляет собой остаток резерва, который можно перенести на следующий год.

3. Сумма неиспользованного резерва составит:

150 000 руб. (сумма созданного резерва) — (100 500 руб. (сумма отпускных работников, за исключением Петрова) + 10 000 руб. (сумма отпускных Петрова) + 10 000 руб. (сумма отпускных Петрова, приходящаяся на следующий год, т.е. остаток резерва)) = 29 500 руб.

Сумма 29 500 руб. – это та часть резерва, которую необходимо включить во внереализационные доходы на 31 декабря.

По результатам инвентаризации может оказаться, что сумма фактических расходов на оплату отпусков (с учетом страховых взносов) превышает сумму сформированного за год резерва. В этом случае, образовавшуюся разницу, не покрытую за счет резерва, надо списать в расходы на оплату труда текущего года на основании п. п. 7, 16 ст. 255 НК РФ (абз. 3 п. 3 ст. 324.1 НК РФ, Постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 23.06.2011 № А81-5014/2010).

Пример 2. Организация в соответствии с учетной политикой, сформировала резерв на оплату отпусков за 2017 год в размере 150 000 руб. В течение года на работу принимались новые сотрудники, которым предоставлялись оплачиваемые отпуска. В связи с этим фактически на оплату отпусков организация израсходовала 170 000 руб.

Возникшую разницу в размере 20 000 руб. (150 000 руб. — 170 000 руб.) организация может включить в расходы 31 декабря.

Резерв на оплату отпусков (РО) — источник для покрытия расходов, которые будут осуществлены в будущем.

Простыми словами: накопления организации для покрытия будущих расходов, при условии, что расходы можно посчитать и они наступят обязательно — это и есть резерв на оплату отпусков. На 2022 год резерв на оплату отпусков нужно было создавать в 2021 году.

Для чего создаётся резерв?

РО создаётся как источник финансирования компенсаций за неиспользованный отпуск, отпускных, ежегодных выплат за выслугу лет и взносов во внебюджетные фонды.

Кто создаёт резерв отпусков

Интересный факт — с позиции бухучёта создание резерва рассматривается как обязанность организации, а с позиции налогового учёта — право организации. Разъяснения можно найти в ПБУ 8/2010 — создавать РО должны все юридические лица, кроме организаций, применяющих упрощённые способы ведения бухучёта.

Важно! Не путать с УСН.
В п. 5, ст. 6 402-ФЗ от 06.12.2011 перечислены субъекты, не имеющие права на применение упрощённых способов формирования бухгалтерской отчётности.

Как часто создаётся резерв

Создавая резерв, предприятие выбирает 1 подходящий для себя вариант из 3 возможных:

• последнее число каждого месяца. Это самый трудоёмкий вариант, т.к. пересчитывать резерв нужно будет ежемесячно. Подходит для организаций, в которых происходит частое увольнение сотрудников;
• последнее число каждого квартала. Можно сказать, это самый приемлемый вариант, учитывая соотношение «эффект-затраты»;
• 31 декабря. Самый лёгкий вариант.

ВАЖНО! Формирование резерва на конец года разрешено тем организациям, которые составляют отчётность по итогам года.

Подытожим — резерв отпусков создается на отчётную дату. В учётной политике обязательно нужно отразить способ создания РО.

Как рассчитать резерв отпусков

Ни налоговый кодекс, ни ПБУ не дают чётких указаний по расчёту резерва. Каждая организация вынуждена сама устанавливать порядок определения величины РО. Есть общие рекомендации Минфина для бюджетных учреждений (Письмо от 20.05.2015 №02-07-07/28998), как определить величину резерва отпусков.

• Сперва сотрудников организации нужно поделить на группы по принципу: в одну группу попадают работники, доход которых учитывается на одном и том же счёте учёта затрат.

Например: если доход работников учитывается по дебету 44 счёта, то они относятся к одной группе, а работники, чья зарплата учитывается по дебету 20 счёта (основное производство) попадают в другую группу.

• Рассчитываем величину РО и не забываем про взносы во внебюджетные фонды.
  Для определения величины РО нужно выбрать способ расчёта:

Способ 1

Используя схему ниже, на каждую отчётную дату, которая закреплена в учётной политике (конец месяца, квартали или года) для каждой группы работников нужно рассчитать РО (исходя из величины среднего дневного дохода, приходящегося на каждого работника).

Способ 1

Полученная величина и будет являться суммой резерва на оплату отпусков по каждой конкретной группе на отчётную дату.

Способ 2

Немного упростим задачу, рассчитаем РО не по каждому сотруднику, а сразу по всем работникам, относящихся к одной группе.

Этапы расчёта такие:

Способ 2

Как и в первом способе,найденная сумма является величиной резерва на оплату отпусков по каждой конкретной группе на отчётную дату.

Общая сумма резервов по всем группам должна соответствовать кредитовому сальдо счёта 96 «Резервы предстоящих расходов», субсчёт «Резерв на оплату отпусков» на конец отчётного периода.

Способ 3

Самый простой способ расчёта РО — по итогам прошлого года.

Рассчитывается по формуле:

Резерв отпусков = общее число неиспользованных дней отпуска * средний дневной заработок по организации + суммы страховых взносов на получившуюся величину

В любом случае нужно определить, остались ли у организации неиспользованные суммы резерва за прошлый год (Письмо Минфина РФ от 09.07.2004 № 03-03-05/2/46, МНС РФ от 15.03.2004 № 02-5-10/13, УМНС РФ по г. Москве от 27.05.2004 № 26-12/36389, Постановления Президиума ВАС РФ от 26.04.2005 № 14295/04, ФАС Северо-Западного округа от 02.08.2004 № А56-49757/03).

НР = сумма резерва, начисленного за год — фактические расходы на оплату отпусков за год,
где НР — недоиспользованная сумма резерва.

Образец расчёта резерва по отпускам

Пример 1:

Фирма создает резерв на предстоящую оплату отпусков. Исходя из расчётов бухгалтера, отчисления в резерв за текущий месяц составили:

• работники основного производства — 50 000 руб.;
• административный персонал — 25 000 руб.;
• менеджеры отдела продаж — 17500 руб.;

Бухгалтер сделает в учёте записи:

• Дебет 20 Кредит 96 – 50 000 руб. — отчисления на резерв отпусков по работникам основного производства;
• Дебет 26 Кредит 96 – 25 000 руб. — то же по административному персоналу;
• Дебет 44 Кредит 96 – 17500 руб. — отчисления в РО по менеджерам отдела продаж;

Пример 2:

ООО «Альфа» создает РО по состоянию на 31.12.2020:

• с прошлого года осталась сумма недоиспользованного резерва — 500 000 руб.;
• численность работников — 30 человек;
• средний месячный доход — 25 000 руб.;
• количество неиспользованных отпускных дней — 450.

Пример расчёта резерва в бухгалтерском и налоговом учёте:

Пример расчёта

Если недоиспользованная сумма фактически начисленного и рассчитанного резерва на последнее число периода (месяц, квартал, год)превышает сумму отпускных, то положительная разница учитывается в составе внереализационных доходов.

Что относят к оценочным обязательствам

Чтобы обязательство было признано оценочным, оно должно соответствовать ряду признаков (ПБУ 8/2010):

1. Обязательства появились в прошлом и избежать расходов не получится. Например, отпускные — избежать выплаты отпускных точно не удасться.
2. Выполнение обязательств снижает доход предприятия.
3. Размер оценочного обязательства возможно заблаговременно определить. То есть, создавать резерв можно только в том случае, если размер трат можно подсчитать.

Отпускные выплаты соответствуют всем заявленным признакам, соответственно, они относятся к оценочным обязательствам и должны быть отражены в бухучёте.

Как резервы учитываются в бухучёте

Логично, если будущие затраты будут отражены по счёту учёта резервов предстоящих расходов (кстати, это подтверждается ПБУ 8/2010).

Оценочные обязательства фиксируются на счёте 96 «Резервы предстоящих расходов». Обязательства могут входить как в сумму конкретных расходов, так и в сумму прочих расходов.

Проводки для отчисления в резерв:

ДТ 20 (08,23, 25, 26, 44) КТ 96 «Резервы предстоящих расходов»

Начисление отпускных или компенсации за неиспользованные дни отпуска будет отражено:

• ДТ 96 «Резервы предстоящих расходов» КТ 70 — начислены отпускные (компенсации);
• Дебет 96 субсчет «Резерв на оплату отпусков» Кредит 69- начислены страховые взносы на сумму отпускных за счет резерва.

Часто задаваемые вопросы

Что такое резерв?

Это своего рода “подушка безопасности” при появлении у организации непредвиденных расходов. Резерв позволяет создать в текущем периоде финансовые накопления для использования их в будущем.

Какой штраф, если организация не создаёт резервы на оплату отпусков?

Статьёй 120 НК РФ предусмотрены штрафные санкции за грубое нарушение правил учёта доходов и расходов.
Если нарушение совершено только в пределах одного налогового периода, то штраф составит 10.000 рублей, если нарушения продолжаются дальше, то штраф составит 30.000 рублей.
Еще и должностные лица получат взыскание в размере от 5.000 до 10.000 рублей (статья 15.11 КоАП).

Если организация делает отчисления в резерв, а в учётной политике это не зафиксировала?

Важно! Суммы резерва занижают налогооблагаемую базу. При обнаружении этого нарушения налоговые органы вправе не признать расходы, относимые на сумму резерва, что приведет к доначислению налога. Дополнительно п.п. 2, 3 ст. 120 НК РФ занижение налоговой базы влечёт штраф в размере 20% от суммы неуплаченного налога, но не менее 40.000 рублей.

Если резерва недостаточно для выплаты отпусков? Как отразить в учёте?

Если созданного РО недостаточно, то отпускные (компенсация) начисляются в дебет счёта затрат 20 (08, 23, 26, 44). Важно помнить, что порядок расчёта величины РО определяет сама организация.

Если осталась неизрасходованная сумма резерва?

Оставшиеся с прошлого года суммы резерва и неиспользованные в отчётном году, включаются в состав прочих доходов организации по дебету 96 счёта и кредиту 91 счёта «Прочие доходы и расходы», субсчёт 91.1 « Прочие доходы».

Что делать, если в 2021 году организация не создавала резерв по отпускам, а в 2022 решила создать?

В таком случае, организация должна внести изменения в свою учётную политику и отразить эти изменения в годовой отчётности (ПБУ 1/2008).