Общий бланк отличается от бланка для письма наличием реквизитов

1. Перечислите реквизиты, входящие в состав бланка для письма.

Согласно ГОСТ
6.38-90, документы могут содержать (в
зависимости от назначения) до 31 реквизита.
Однако ни один документ не оформляется
полным набором реквизитов. Для каждого
вида документа определен их состав в
зависимости от назначения документа.
Так, для официального письма рекомендуется
следующий состав реквизитов:

1. Государственный
   герб (для государственных предприятий);

2. Логотип или эмблема
   организации;

3. Код предприятия
   по ОКПО (для внутриреспубликанской
   переписки), если он есть;

4. Код документа по
   ОКУД (если имеется);

5. Наименование
   организации (полное и сокращенное);

6. Почтовый и
   юридический адрес;

7. Номер телефонов;

8. номер факса;

9. Банковские
   реквизиты;

10. Дата;

11. Индекс документа
    (регистрационный номер);

12. Ссылка на индекс
    и дату входящего документа;

13. Адресат;

14. Заголовок к тексту;

15. Текст;

16. Подпись;

17. Фамилия и телефон
    исполнителя.

При необходимости
могут быть также приведены адреса
электронной почты и веб сайтов организации.

Совокупность
реквизитов официального письма называется
формуляром. Реквизиты (1)-(9) печатаются,
как правило, типографским способом.

Официальное письмо
является единственным документом, на
котором не ставится название его вида.
Все остальные документы имеют названия,
например «Приказ», «Акт», «Решение»,
«Докладная записка» и т.д.

1. Чем отличается общий бланк от бланка для письма?

Бланк – это лист
бумаги с воспроизведенными на нем
реквизитами организации, которой этот
бланк принадлежит.

Общий бланк включает
следующие реквизиты:

        Государственный
герб Российской федерации (или эмблема
организации);

        место
составления или издания документа.

На бланке письма
проставляют следующие реквизиты:

        Государственный
герб Российской Федерации (герб субъекта
Российской Федерации или эмблема
организации);

        код
организации;

        основной
государственный регистрационный номер
(ОГРН) юридического лица;

        ИНН/КПП;

        наименование
организации;

        справочные
данные об организации;

         дата
документа;

         регистрационный
номер документа;

        ссылка
на регистрационный номер и дату документа;

        адресат;

        заголовок
к тексту;

        отметка
о контроле;

        текст
документа.

1. Какие требования предъявляются к оформлению реквизита «наименование организации»? Реквизит 08 – наименование организации

Наименование
организации (реквизит
08), являющейся автором документа, должно
соответствовать наименованию,
закрепленному в ее учредительных
документах. ¹

На бланке
обязательно должно указываться полное
наименование организации,
закрепленное в ее учредительных
документах. Сокращенное наименование
организации приводят в тех случаях,
когда оно закреплено в учредительных
документах организации. Сокращенное
наименование (в скобках) помещают ниже
полного или за ним. ²

При наличии
вышестоящей организации ее сокращенное
наименование указывают над наименованием
организации (при отсутствии сокращенного
наименования вышестоящей организации,
над наименованием организации указывают
полное наименование вышестоящей
организации). Наименование филиала,
территориального отделения,
представительства указывают в том
случае, если оно является автором
документа, и располагают ниже наименования
организации.³

Наименования
организаций, расположенных в субъектах
Российской Федерации, имеющих наряду
с государственным языком Российской
Федерации (русским) государственный
язык субъектов Российской Федерации,
печатают на двух языках. Наименование
организации на государственном языке
субъекта Российской Федерации или ином
языке располагают ниже или справа от
наименования на государственном языке
Российской Федерации.⁴

Наименование на
иностранном языке воспроизводят в тех
случаях, если оно закреплено в учредительных
документах организации и располагают
ниже наименования на русском языке или
справа.

Если документ
подготавливается совместно двумя и
более организациями, то наименования
организаций следует печатать на чистом
листе бумаге. При систематической
подготовке совместных документов для
них может изготавливаться бланк.
Наименование организаций одного уровня
располагают на одном уровне. Наименования
организаций разного уровня располагают
друг над другом.⁵

Реквизит «Наименование
организации» является собирательным
обозначением автора документа. Автором
документа могут быть организация, ее
структурное подразделение, должностное
лицо.

Наименование
организации относится к реквизитам,
используемым для изготовления бланков.⁶
При этом выделяют три вида бланков
документов по автору:

• бланк организации;

• бланк структурного
  подразделения;

• бланк должностного
  лица.

Для последних двух
видов бланков под наименованием
организации должно указываться
наименование структурного подразделения
или должностного лица.

Примеры оформления
реквизита «Наименование организации»
на бланках структурного подразделения
и должностного лица приводятся в
следующих пунктах «Энциклопедии
делопроизводства»: общий
бланк, бланк
письма, бланк
конкретного вида.

Пример оформления
реквизита «Наименование организации»
на бланке можно также посмотреть в
приложение Б к ГОСТу Р 6.30-2003.
Унифицированные системы документации.
Унифицированная система
организационно-распорядительной
документации. Требования к оформлению
документов» (рисунки Б.1, Б.2,
Б.3, Б.4, Б.5).

Схема расположения
реквизита «Наименование организации»
приведена на рисунках 4 и 5.

В пределах границ
зоны расположения реквизит «Наименование
организации» размещают одним из
способов:

• центрированным
  (начало и конец каждой строки реквизита
  равно удалены от границ зоны расположения
  реквизита);

• флаговым (каждая
  строка реквизита начинается от левой
  границы зоны расположения реквизита).⁷

Соседние файлы в предмете [НЕСОРТИРОВАННОЕ]

• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #

Продолжаем комментировать новый ГОСТ Р 7.0.97-2016 по оформлению документов. Рассмотрим раздел 6 «Бланки документов».

Наш словарь

Бланк документа – лист бумаги или электронный шаблон с реквизитами, идентифицирующими автора официального документа[1];

Электронный шаблон бланка – это бланк документа, представленный в электронном виде. Как правило, электронные шаблоны бланков используются организациями вместо бланка на бумажном носителе, изготовленном типографским способом.

Новый ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» (далее – ГОСТ Р 7.0.97-2016) является преемником ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (далее – ГОСТ Р 6.30-2003), а не абсолютно новым стандартом. Поэтому при его разработке было важно сохранить последовательность положений, чтобы пользователям стандарта было удобно работать с его новой редакцией.

В разделе «Бланки документов» последовательность изложения материала также осталась прежней. Однако в некоторые положения раздела были внесены дополнения или уточнения, которые более детально поясняют правила оформления документов. Мы же рассмотрим и прокомментируем все положения раздела «Бланки документов» (извлечения из ГОСТ Р 7.09-2016 даны в рамках).

ФОРМАТ БЛАНКОВ И РАЗМЕРЫ ПОЛЕЙ

Бланки формата А5 используются весьма ограничено, главным образом, для оформления справок, доверенностей, служебных записок. Для большей части организационно-распорядительной документации (приказы, распоряжения, положения, инструкции, протоколы, деловые письма и др.) используется бумага формата А4.

Для бланков резолюций стандартом установлены бланки формата А5 и А6 (Пример 1).

Положение о размерах служебных полей документа дополнено требованием, по которому в документах со сроком хранения свыше 10 лет[2] (распорядительные документы, локальные нормативные акты, по личному составу и др.) левое поле должно быть не менее 30 мм. Это позволит аккуратно сшить документы в дела, не захватывая часть текста.

БЛАНКИ В ЭЛЕКТРОННОМ ВИДЕ И НА БУМАЖНОМ НОСИТЕЛЕ

В контексте стандарта бланки документов, изготовленные на бумажном носителе, и электронные шаблоны бланков равнозначны.

Организация, как правило, использует как бланки на бумажном носителе, так и электронные шаблоны бланков (например, для внутренних документов).

Важно!

Бланки одного вида документа (например, письма) в бумажном и электронном виде должны быть идентичны по составу реквизитов и оформлению. Иначе говоря, бланк документа одного вида на бумажном носителе и его электронный шаблон не должны различаться.

Еще одно важное требование – электронные шаблоны бланков должны быть неизменяемы, то есть защищены от несанкционированных изменений.[3]

Стандарт подчеркивает, что воспроизводить изображение Государственного герба Российской Федерации можно только на бумажном носителе. Требования к изготовлению таких бланков установлены постановлением Правительства РФ от 27.12.1995 № 1268 «Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации» (далее – Постановление № 1268).

БЛАНКИ УГЛОВЫЕ И ПРОДОЛЬНЫЕ

Приложение Б стандарта – это схемы расположения реквизитов документа на бланках с угловым расположением реквизитов (схема Б1) (Пример 2) и на бланках с продольным расположением реквизитов (схема Б2) (Пример 3). При этом зоны расположения реквизитов, обозначенные пунктиром, являются ориентировочными.

ЦЕНТРОВАННОЕ И ФЛАГОВОЕ РАСПОЛОЖЕНИЕ РЕКВИЗИТОВ

Эти положения стандарта повторяют старый ГОСТ Р 6.30-2003 и предлагают два способа оформления реквизитов в пределах зон их расположения:

• центрованный (по центру зоны расположения реквизитов);

• флаговой (по левой границе зоны).

Стандарт указывает также на то, что реквизиты 01 «Государственный герб Российской Федерации (герб субъекта Российской Федерации, герб (геральдический знак) муниципального образования)», 02 «Эмблема» и 03 «Товарный знак (знак обслуживания)» располагаются в верхнем поле документа по середине зоны, занятой реквизитом 05 «Наименование организации – автора документа» (Пример 4). Однако реквизит 03 может также размещаться и на одном уровне с реквизитом «Наименование организации – автора документа» (Пример 5).

ВИДЫ БЛАНКОВ

Состав видов бланков не изменился. Однако появилось положение о том, что перечень видов бланков, применяемых в организации, должен быть закреплен в локальном нормативном акте (ЛНА) организации. Это может быть инструкция по делопроизводству организации или приказ руководителя, которым одновременно утверждаются виды применяемых бланков и их образцы (макеты).

СОСТАВ И РАСПОЛОЖЕНИЕ РЕКВИЗИТОВ БЛАНКОВ

Бланк конкретного вида документа, кроме письма, в зависимости от учредительных документов организации и локальных нормативных правовых актов включает реквизиты 01 (02 или 03), 05, 09, 13 и, при необходимости, ограничительные отметки для границ зон расположения реквизитов 10, 11, 16, 17. Бланк конкретного вида документа структурного подразделения дополнительно включает реквизит 06, бланк должностного лица – реквизит 07.

Бланк конкретного вида документа включает (Пример 8):

•           реквизиты:

01 – «Герб (Государственный герб Российской Федерации, герб субъекта Российской Федерации, герб (геральдический знак) муниципального образования)»;

02 – «Эмблема»;

03 – «Товарный знак (знак обслуживания)»;

05 – «Наименование организации – автора документа»;

06 – «Наименование структурного подразделения – автора документа»;

07 – «Наименование должности лица – автора документа»;

09 – «Наименование вида документа»;

13 – «Место составления (издания) документа»;

•           реквизиты, для которых на бланках проставляются ограничительные отметки для границ зон:

10 – «Дата документа»;

11 – «Регистрационный номер документа»;

16 – «Гриф утверждения документа»;

17 – «Заголовок к тексту».

Бланк письма должностного лица должен содержать реквизит 07 «Наименование должности лица – автора документа». Этот реквизит также используется в бланках распорядительных документов (распоряжений, приказов), издаваемых руководителями субъектов Российской Федерации и главами муниципальных образований (например, бланки распоряжений губернаторов, распоряжений глав городов, районов и др. муниципальных образований). Его применяют и в бланках распорядительных документов (распоряжений), издаваемых руководителями самостоятельных структурных подразделений организаций, если руководитель структурного подразделения наделен таким правом (Пример 9).

Бланк конкретного вида документа структурного подразделения должен содержать реквизит 06 «Наименование структурного подразделения – автора документа» (Пример 10).

ВАЖНО!

В стандарте приведен максимально возможный перечень реквизитов для каждого вида бланков документов. Чтобы определить состав реквизитов при разработке бланков документов, на практике следует, руководствоваться учредительными документами и ЛНА.

БЛАНКИ НА РАЗНЫХ ЯЗЫКАХ

Стандарт устанавливает правила оформления бланков на двух или более языках для организаций, которые в соответствии с Законом РФ от 25.10.1991 № 1807-1 «О языках народов Российской Федерации» (в ред. от 12.03.2014) имеют право использовать наряду с русским языком (как государственным языком Российской Федерации) национальный язык (языки), признанный государственным в республиках Российской Федерации в соответствии с их законодательством[4].

Для переписки с иностранными организациями стандарт рекомендует оформлять бланк на двух языках: русском и одном из иностранных языков (чаще всего на английском) (Пример 11).

РАЗРАБАТЫВАТЬ НОВЫЕ БЛАНКИ ИЛИ НЕТ?

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ!

В связи с вступлением в силу нового ГОСТ организации не обязаны вносить изменения в бланки документов, если в этом нет необходимости.

Если организация все же примет решение о разработке новых бланков, то алгоритм действий может быть таким:

1. Руководитель организации поручает службе делопроизводства разработать новые образцы (макеты) бланков.

2. Служба делопроизводства организует разработку макетов (образцов) бланков документов (разрабатывает самостоятельно или прибегает к услугам специализированной организации).

3. Руководитель организации утверждает приказом новые образцы бланков со следующей формулировкой:

Если в это же время разрабатывается инструкция по делопроизводству, новые образцы бланков можно включить в инструкцию.

4. Административно-хозяйственная служба заказывает печать бланков в типографии, или специалисты по информационным технологиям организации готовят на основании утвержденных макетов электронные шаблоны бланков.

КАКИЕ ДОКУМЕНТЫ СЛЕДУЕТ ОФОРМЛЯТЬ ПО НОВОМУ ГОСТ?

Напомним, что требования ГОСТ Р 6.30-2003 распространялись на организационно-распорядительную документацию, относящуюся к УСОРД[5], которая входит в Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД)[6]. Положения же нового стандарта распространяются на все организационно-распорядительные документы, в том числе включенные в УСОРД, что зафиксировано в разделе 1 «Область применения» нового стандарта:

ГОСТ Р 6.30-2003

ГОСТ Р 7.0.97-2016

1 Область применения Настоящий стандарт распространяется на организационно-распорядительные документы, относящиеся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД), – постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и др. (далее – документы), включенные в ОК 011-93 «Общероссийский классификатор управленческой документации» (ОКУД) (класс 0200000).

1 Область применения Настоящий стандарт распространяется на организационно-распорядительные документы, относящиеся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД): уставы, положения, правила, инструкции, регламенты, постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, договоры, акты, письма, справки и др. (далее – документы), в том числе включенные в ОК 011-93 «Общероссийский классификатор управленческой документации» (класс 0200000).

Общий бланк

Cтраница 1

Общий бланк может быть использован для составления любых видов документов, кроме писем.
 [1]

Общий бланк ( рис. 4), в том числе с угловым расположением постоянных реквизитов1, используют для изготовления любых видов документов, кроме писем.
 [2]

Общий бланк используется для составления всех видов организационно-распорядительных документов, кроме писем.
 [3]

Общий бланк используют для изготовления любых видов документов, кроме письма.
 [4]

Общий бланк используют для изготовления любых документов, кроме письма.
 [5]

Общий бланк используют для изготовления любых видов документов, кроме письма.
 [6]

В общем бланке он располагается на том месте, где в бланке для письма находится почтовый адрес. Реквизит печатают прописными буквами, например: ПРОТОКОЛ, АКТ, ПРИКАЗ. Реквизит является одним из важнейших и проставляется на всех документах, кроме писем и факсов. Обычно это делается машинописным способом. Однако если бланк для какого-либо вида документа требуется достаточно часто и годовая потребность в нем известна, то такие бланки с наименованием вида документа изготавливаются типографским способом.
 [7]

На общих бланках печатаются реквизиты 1 — 3, 6 — 8 и 14, трафаретные части отдельных реквизитов и допускается размещать ограничительные отметки для полей и реквизитов 4, 5, 11, 12, 17, 19, 20, 24, а также отметки для пробивки отверстий для подшивки.
 [8]

В общем бланке содержится следующее: Государственный герб СССР или союзной республики; эмблема организации или предприятия; изображение правительственных наград; наименование министерства или ведомства; наименование учреждения, организации или предприятия; наименование структурного подразделения; вид документа ( или место остается свободным для последующего дополнения); место составления или издания; ограничительными линиями отмечается место таких реквизитов, как дата, индекс, заголовок к тексту, отметка о контроле исполнения, гриф утверждения, поле документа.
 [9]

В общем бланке на том же месте, где в бланке для письма располагается адрес учреждения-автора, остается свободное место для указания вида документа. Вид документа может впечатываться в общий бланк машинописным способом. Если бланк для какого-либо вида документа требуется достаточно часто и годовая потребность в нем приблизительно известна, такие бланки с наименованием вида документа изготавливаются типографским способом.
 [10]

Чем отличается общий бланк от бланка для письма.
 [11]

В состав общего бланка входят: название учреждения и указание на его подведомственность; наименование структурного подразделения; место составления документа ( город); отчерки для проставления индекса, даты и заголовка к тексту. Поскольку в общий бланк не включены справочные реквизиты, то это место остается свободным, в него при подготовке документа на пишущей машине впечатывается его название.
 [12]

Указывается в общем бланке изначально. Оформляется этот реквизит в соответствии с административно-территориальным делением.
 [13]

Заранее в общем бланке указывается место составления документа. Оформляется этот реквизит в соответствии с административно-территориальным делением СССР, Следует помнить, что перед указанием городов Москва и Ленинград буква г не ставится.
 [14]

Бланк письма и общий бланк различаются двумя парами реквизитов ( 8, 13 и 10, 14 соответственно), которые исключают друг друга и поэтому должны располагаться на одних и тех же местах.
 [15]

Страницы:  

   1

   2

   3

   4