Образец письма об аффилированности компаний

Письмо об аффилированности организаций представляет собой документ, которым юридические лица подтверждают или опровергают зависимость от другого участника хозяйственных отношений. Сделки между предприятиями, которые могут оказывать давление друг на друга или навязывать свои условия, противоречат основам рыночной экономики и пресекаются со стороны государственных органов. Контроль за хозяйствующими субъектами осуществляется разными способами. Одним из методов является предоставление сведений юрлицами в добровольном порядке – в форме письма.

ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк письма об аффилированности организаций .docСкачать образец письма об аффилированности организаций .doc

Правовое регулирование

Законодательство РФ подробно регламентирует взаимозависимость субъектов предпринимательской деятельности. Аффилированность юридических лиц возникает тогда, когда одно предприятие прямо или косвенно может влиять на решения другой организации.

Аффилированность предполагает следующие варианты зависимости:

• если от имени одной компании в пользу другой компании могут принимать решение близкие родственники (например, при выборе поставщика или исполнителя по договору);
• если контрагент давал потенциальному клиенту консультацию, проводил экспертизу или выступал как специалист по вопросам заключения договора или участия в торгах;
• если руководитель контрагента осуществляет или когда-либо осуществлял управление компанией клиента (выступает в качестве члена совета директоров или единоличного руководителя, имеет 20% акций акционерного общества);
• если имеет место деятельность финансово-промышленных групп или холдинговых объединений.

Контроль за аффилированными лицами осуществляют:

• налоговая служба;
• Федеральная антимонопольная служба;
• банки и иные кредитные организации.

Налоговая инспекция обеспечивает прозрачность поступающих в бюджет сборов и платежей. Аффилированные лица могут искусственно занижать цены по сделкам, что приведет к сокрытию от государства реальных денежных оборотов между компаниями. В результате таких махинаций суммы налогов искусственно занижаются и в бюджет не доходят причитающиеся государству суммы.

Возможности аффилированных организаций

Федеральная антимонопольная служба должна контролировать состояние цен на рынке. Она следит за деятельностью монополистов, которые могут договариваться между собой и завышать цены на первостепенные товары и услуги.

Связанные друг с другом компании могут:

• парализовать рынок;
• устранять конкурентов;
• создавать монополистов.

Поэтому ФАС активно борется с недобросовестными монопольными компаниями и контролирует аффилированные организации.

Альтернативные варианты

Информацию об аффилированности компаний также запрашивают обслуживающие юридических лиц кредитные организации. При решении вопроса о предоставлении займов, целевых кредитов или долгосрочных финансирований банки должны располагать информацией о том, какие компании потенциально могут стать получателями их денежных средств. Для этого банковские работники требуют у заемщиков отчета о возможном влиянии, которое могут оказывать на них иные предприятия.

Зависимость компаний имеет значение при банкротстве юридических лиц, если арбитражный управляющий сочтет незаконными совершенные между несколькими контрагентами сделки и подаст заявление об их оспаривании в суд.

При инициировании проверок надзорными органами (прокуратуры) зависимые компании подлежат совместной проверке. При возникновении у государственных органов подозрений об аффилированности юридических лиц они могут обратиться за предоставлением разъяснений в любую попадающую под подозрение организацию.

Содержание документа

Письмо о взаимозависимости юридических лиц не имеет законодательно закрепленной формы. Обычно контролирующие субъекты требуют предоставить информацию об аффилированности по утвержденному ими бланку. Причем даже в одном банке форма письма может отличаться от формы, разработанной в другой кредитной организации. Среди основных элементов письма об аффилированности предприятий можно выделить:

• полное наименование адресата с указанием ФИО руководителя или лица, направившего запрос о представлении документа;
• название письма («Ответ на запрос об аффилированности/отсутствии аффилированности организации», «Сведения о зависимых лицах» и т.д.);
• основной текст, раскрывающий ответ на запрос;



• указание зависимых лиц (при их наличии);
• ссылки на законодательство, определяющее допустимость осуществления бизнеса взаимозависимыми субъектами;
• информирование о том, что аффилированные компании юридического лица не нарушают антимонопольных и налоговых требований.

Письмо должно быть составлено на фирменном бланке организации и подписано руководителем предприятия. Банковские службы обычно требуют дополнить письмо подписью главного бухгалтера.

При составлении документа целесообразно указать исходящий номер и дату. Это позволит запросившему письмо органу при необходимости оперативно дать ответ на него.

Завизированное гербовой печатью компании письмо предоставляется запросившему информацию лицу. Ответ может быть направлен:

• по электронной почте;
• почтовым отправлением с уведомлением;
• курьером для личной доставки письма в канцелярию.

Основные ошибки при составлении письма

При направлении информации об аффилированности или ее отсутствии необходимо установить смысл полученного запроса. Главной ошибкой юридического лица может быть предоставление лишних сведений. Не рекомендуется также скрывать какую-либо информацию или искажать данные. Запросы часто направляются государственными органами и кредитными организациями, у которых есть доступ к регистрационным базам о бывших и действующих руководителях компаний.

В соответствии со ст. 19.8.1 КоАП РФ предоставление неполной или ложной информации либо игнорирование запросов уполномоченных органов влечет наложение штрафа на предприятие в размере от 100 до 500 тысяч рублей.

Сроки хранения

Согласно Приказу Министерства культуры России от 25 августа 2010 года №558 переписка с органами государственной власти, банками и кредитными организациями, а также контрагентами компании должна храниться в течение 5 лет. Поэтому письмо об аффилированности юрлица должно храниться в компании все время, пока оно может понадобиться (в случае судебных споров или проверок ФАС), плюс 5 лет.