Актуально на: 27 июля 2022 г.
0
Реквизиты организации включают в себя сведения об адресе ее места нахождения, ОГРН, ИНН, КПП, данные о банковских счетах и иные аналогичные сведения. Такие данные обычно приводятся в договорах, заключаемых с контрагентами. Именно на основании указанных сведений хозяйственные партнеры компании отражают данные о стороне сделки в первичных и иных документах. Например, в платежных поручениях, счетах-фактурах, товарных накладных. И крайне важно обеспечивать актуальность данных сведений, т. е. своевременно информировать контрагентов об изменении каких-либо своих реквизитов. Например, организация, зная нестабильное положение своего банка, решила открыть новый счет в другом банке, но вовремя не заявила об изменениях своему покупателю. А он, в свою очередь, оплатил задолженность по договору в проблемный банк. И вины покупателя тут не будет, а задолженность перед поставщиком будет считаться погашенной. И не важно, что поставщик, к примеру, не сможет получить деньги со своего счета в банке-банкроте.
Своевременное информирование контрагентов об изменении своих реквизитов – дело особой важности. Неслучайно, в договорах часто предусматривается обязанность контрагента уведомлять в разумный срок противоположную сторону об изменении своих реквизитов.
Информационное письмо на изменение реквизитов: образец
Как правило, реквизиты организации содержатся в карточке клиента, которую компания направляет по запросу своим контрагентам. Соответственно, и при изменении реквизитов можно направить обновленный вариант такой карточки.
Но можно направить контрагентам и письмо-уведомление об изменении реквизитов. При необходимости факт направления такого письма можно подтвердить документально. К примеру, путем направления сведений заказным письмом с уведомлением о вручении или путем проставления отметки о получении при вручении письма лично.
Форму письма организация определяет самостоятельно. В нем указываются сведения, подлежащие изменению, а также дата, с которой такие изменения подлежат применению. Такое письмо может быть адресовано как конкретному контрагенту (тогда в шапке указывается его наименование), так и неопределенному числу лиц.
Приведем для информационного письма об изменении банковских реквизитов организации образец его заполнения.
Также вы можете ознакомиться с формой уведомления, подготовленной специалистами системы КонсультантПлюс.
Скачивание формы доступно подписчикам или по временному доступу
Скачать
Скачивание формы доступно подписчикам или по временному доступу
Скачать
Письмо о смене реквизитов – документ, который составляется при смене наименования организации, почтового или юридического адреса, банковских реквизитов, замене директора и т.д. Такое письмо относится к официальной деловой корреспонденции и активно применяется в документообороте между компаниями.
Кому писать о смене реквизитов
Данное послание используется для информирования партнеров/клиентов/заказчиков/кредиторов, а также заинтересованных государственных структур и контролирующих органов о произошедших переменах.
Важное уточнение: на сегодня письменно сообщать о смене банковских реквизитов в территориальную налоговую службу не надо, т.к. эта функция перешла к банкам.
ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк письма о смене реквизитов .docСкачать образец заполнения письма о смене реквизитов .doc
Что касается остальных контрагентов предприятия, то в отношении них письмо носит не добровольный, а обязательный характер, поскольку необходимость по уведомлению о смене реквизитов всегда отражена в письменных договорных отношениях между сторонами. Самое главное – делать это своевременно, даже лучше всего заранее, чтобы при практическом взаимодействии не возникало неприятных казусов, вроде отправки важных документов на прежний адрес или перечисления денежных средств на старые счета.
Кто составляет письмо о смене реквизитов организации
Обычно составлением таких писем занимается юрисконсульт или секретарь организации, а также руководители и сотрудники структурных подразделений, имеющие прямую связь с контрагентами. Но независимо от того, в чьи функции входит эта обязанность, важно, чтобы сотрудник имел представление об основных правилах составления деловых писем.
Правила составления
Письмо не имеет строгого, обязательного к применению, унифицированного образца, поэтому написано оно может быть в свободной форме, с учетом потребностей и задач отправителя. Правда, при этом все же следует придерживаться некоторых норм и стандартов.
- В начале письма необходимо указывать отправителя и адресата, при этом, если речь идет об адресате следует вписывать не только наименование компании, но и должность конкретного сотрудника.
- Далее идет информационная часть послания. Здесь надо довести до получателя сообщение о перемене реквизитов, указать новые, а также изложить просьбы связанные с произведенными изменениями.
Тон письма должен быть вежливым, не слишком сухим, но и ни в коем случае не развязным. Необходимо следовать деловому стилю и тщательно следить за соблюдением правил русского языка, особенно в части лексики, грамматики и пунктуации.
Письмо о смене реквизитов может быть написано как от руки, так напечатано на компьютере, но в любом случае, оно должно содержать «живую» подпись руководителя организации-отправителя или иного уполномоченного лица. Печать на документе ставить не обязательно, т.к. с 2016 года юридические лица имеют право не ставить оттиски на бумажной документации.
Письмо можно писать
- на обычном стандартном листке формата А4
- или на фирменном бланке организации.
Последний вариант предпочтительнее, т.к. он придает документу солидности и свидетельствует об официальном характере послания.
Письмо может иметь столько экземпляров, сколько требуется для уведомления всех заинтересованных сторон. Каждое отправленное послание нужно регистрировать в журнале исходящей регистрации, чтобы на случай возникновения разногласий с контрагентом у отправителя имелись сведения о дате отправке сообщения.
Пример составления письма о смене реквизитов организации
Заполнение шапки письма
- Вверху послания сначала указывается отправитель, то есть вписывается
- полное название организации (в соответствии с регистрационными бумагами),
- адрес и телефон для связи.
- Затем вносятся данные о получателе:
- его наименование
- и конкретное лицо, к которому напрямую происходит обращение (должность, фамилия, имя и отчество).
- После этого ставится дата составления письма и его номер по внутреннему документообороту.
- Ниже посередине строки пишется название документа.
Заполнение тела письма о смене реквизитов
Далее следует информационный раздел.
- Сначала до сведения получателя доводится сам факт смены реквизитов и обозначается, какие именно данные подверглись изменениям. Тут же вписывается дата, с которой прежние реквизиты утратили свое значение.
- Затем, следует указать все просьбы, имеющиеся у отправителя, касаемо прошлых и будущих документов по части изменившихся данных.
- В конце письмо нужно обязательно подписать, с расшифровкой подписи и указанием должности подписывающего лица.
Как отправить письмо
Поскольку реквизиты – важнейшая часть официальной документации, то письма обо всех изменениях, с ними связанными, желательно отправлять в «натуральном» виде. Это дает возможность гарантированно доводить до сведения контрагентов информацию о новых реквизитах, тем более если отправлять эти сообщения заказными письмами с уведомлением о вручении.
В крайнем случае, можно совмещать разные варианты отправки: например, электронное или факсовое сообщение сочетать с отправлением через Почту России. С одной стороны это позволит максимально быстро уведомить партнеров о переменах, а с другой обеспечит отправителя доказательствами того, что соответствующее письмо было им своевременно отправлено и получено адресатом.
Открыли новый банковский счет и закрыли старый? Направьте письма о смене реквизитов всем контрагентам. Если не отправите их вовремя, то покупатель не узнает об изменении платежных данных и не сможет оплатить поставленные товары, выполненные работы, оказанные услуги.
Зачем составлять письмо о смене реквизитов
По данным, указанным в контракте, заказчик перечисляет денежные средства за выполненные исполнителем обязательства, направляет корреспонденцию, проверяет действительность документов. При обнаружении нестыковок в банковском счете и отсутствии уведомления о смене реквизитов организации для контрагентов возникнут сложности (в основном у поставщика). Дело в том, что с юридической точки зрения, заказчик делает все правильно, а значит, не несет ответственности за неполучение конечным адресатом денег и бумаг.
Поэтому поставщик обязан в кратчайшие сроки сообщить заказчику о любых изменениях в своих данных путем направления соответствующего документа.
Что относится к реквизитам
В нормативах не указано, какие реквизиты включаются в бланк письма, но на практике в информационном сообщении указывают общие и банковские сведения. К первой группе сведений относятся:
- наименование;
- ИНН и КПП;
- ОГРН;
- место нахождения;
- почтовый адрес;
- сведения о руководителе.
Платежные данные:
- расчетный счет;
- наименование банка;
- БИК;
- корреспондентский счет.
Как составить письмо в 2023 году
Унифицированной формы в законе № 44-ФЗ не установлено. Составляя письмо, следует обратить внимание на ряд особенностей. Обычно документ оформляют на фирменном бланке организации. В этом случае корреспонденция имеет более официальный характер, в отличие от простого листа А4.
Вот как написать письмо о смене банковских реквизитов контрагенту:
- Вписать наименование получателя, Ф.И.О. и должность ответственного лица.
- Озаглавить документ.
- Проставить дату и исходящий номер (при наличии).
- Изложить суть обращения. Написать новый счет, на который теперь перечисляется оплата. Кроме того, сторонам необходимо изменить реквизиты в госконтракте, подписав допсоглашение.
- Указать дату, с которой изменения вступают в силу.
- Внести дополнительную информацию.
- Подписать у руководителя организации, поставить печать (при наличии).
Как составить уведомление
Уведомление заполняют по аналогии с информационным письмом. Укажите:
- причину смены реквизитов. Например, что вы закрываете счет и открываете новый;
- день, когда закрылся старый счет;
- день, когда открыт новый счет;
- дату, с которой следует проводить платежи по актуальным сведениям;
- сведения о новом счете (наименование банка, его БИК, номер р/с и к/с в банке).
Подписывает документ руководитель компании или уполномоченное им лицо по доверенности.
Используйте шаблон уведомления для заполнения:
______________________________________
(наименование организации)
адрес: ______________________________,
телефон: ___________, факс: _________,
адрес эл. почты: _____________________
от ___________________________________
(наименование организации)
адрес: ______________________________,
телефон: __________, факс: __________,
адрес эл. почты: _____________________
УВЕДОМЛЕНИЕ № ___
об изменении реквизитов юридического лица
Направляю в Ваш адрес информацию об изменении реквизитов _____________________________
(наименование организации)
Реквизиты ___________________________________________:
__________________________
«__»__________________ г.
___________________/______________________/
(подпись) (Ф.И.О.)
М.П.
А это — образец заполненного документа:
Как уведомить заказчика об изменениях
Уведомление составляют сразу же после того, как исполнитель изменил реквизиты. Письменную информацию передают лично, курьерской службой или по почте — ценным письмом с подтверждением вручения. При необходимости дополнительно отправьте заказчику копию в электронном виде. Но юридически действительна только та форма документа, которая определена в госконтракте (например, письменная).
При направлении уведомления уточните, согласован ли в договоре исключительный адрес контрагента для отправки юридически значимых сообщений, в том числе и адрес электронной почты. Если адрес согласован, то отправьте уведомление по нему. Исключение — если вы знаете, что он недостоверен (п. 64 Постановления пленума ВС РФ от 23.06.2015 № 25).
Если в договоре такой адрес не закреплен, то направьте уведомление по адресу, указанному:
- в ЕГРЮЛ, если контрагент — юридическое лицо;
- в ЕГРИП, если контрагент — индивидуальный предприниматель.
Если уведомление доставят по этому адресу, то оно фиксируется как полученное, даже если лицо там не находится (п. 3 ст. 54, п. 3 ст. 23 ГК РФ).
При направлении дополнительного соглашения руководствуйтесь такими же правилами, как для направления уведомления. Если в договоре в качестве исключительного адреса для отправки юридически значимых сообщений согласован электронный адрес, то вам все равно придется направить контрагенту курьером или почтой проект дополнительного соглашения, подписанный с вашей стороны. На электронную почту в этом случае рекомендуем отправить уведомление о смене р/счета и указать, что вы подготовили, подписали и направили по адресу контрагента курьером (почтой) дополнительное соглашение к договору.
Исполнителю необходимо удостовериться в приеме покупателем этого документа. Сделать это можно, запросив у адресата входящий номер и дату либо расписку о получении. В противном случае в период доставки уведомления он перечислит деньги на ваш старый расчетный счет.
Когда извещение об изменениях не отправляют
Еще на этапе подачи заявки для участия в государственных закупках потенциальный поставщик обязан указать общие и банковские сведения. Это необходимо для составления контракта после проведения торгов. Соответственно, если организация во время подготовки тендерного предложения находится в стадии изменения каких-либо из вышеуказанных данных, то в заявке ей стоит указать новые данные. Тем более что заказчику такая информация станет доступна только после проведения закупочной процедуры, когда вносить правки уже нельзя. Следует помнить, что до окончания срока подачи конкурсных, аукционных заявок участник вправе отозвать предложение, внести коррективы и подать его заново.
Если заявка уже подана, участник выиграл тендер и необходимость смены данных о банковском счете возникла на этапе заключения контракта, вместо уведомления составляется протокол разногласий.
Читайте по теме:
- как составить протокол разногласий при подписании контракта;
- как составить дополнительное соглашение к госконтракту о смене реквизитов;
- как перечисляются деньги с казначейским сопровождением на расчетные счета;
- какие спецсчета открывают участники закупок.
В договоре, который заключают ИП или компании, не все можно предусмотреть заранее.
Иногда меняется цена на материалы или по ходу дела выясняется, что на выполнение заказа потребуется больше времени, чем подрядчик рассчитывал.
Чтобы в таких случаях не согласовывать и не заключать каждый раз новый договор, закон позволяет подписать дополнительное соглашение. В нем стороны точечно меняют те пункты, по которым договоренности изменились. Часто это касается каких-то существенных условий договора — предмета, цены, срока исполнения.
Но бывает, что существенные условия не изменились — просто одна из сторон сменила реквизиты. Например, компания открыла расчетный счет в другом банке на более выгодных условиях или переехала и изменила адрес в ЕГРЮЛ.
В этом случае принято направлять письмо о смене реквизитов, указанных в договоре. Зачастую такое письмо — это не только вопрос делового этикета и удобства взаимодействия, но и обязанность, которую стороны согласовали в договоре.
Под реквизитами понимаются как банковские: расчетный счет, БИК, название банка, так и другие данные, например адрес, телефон или контакты уполномоченного представителя.
Зачем составлять письмо о смене реквизитов
Бывают разные ситуации, когда компании или предпринимателю нужно отправить письмо о смене реквизитов.
Вот популярные причины, когда компании или ИП отправляют письмо о смене реквизитов:
- чтобы контрагент перевел оплату на актуальный расчетный счет;
- не заключать дополнительное соглашение и сэкономить время и ресурсы сторон договора.
Если вовремя уведомить другую сторону о том, что реквизиты поменялись, это поможет сохранить деловые отношения и исключить некоторые возможные проблемы с документами, деньгами и налогами.
Например, если компания на ОСН изменила адрес и не направила контрагенту уведомление, а тот указал в счете-фактуре старый адрес, у налоговой могут быть вопросы, когда эта компания захочет получить вычет по НДС.
По общему правилу, которое Минфин не раз повторял в письмах, ошибки в счетах-фактурах, которые не мешают идентифицировать налогоплательщика, не должны влиять на принятие налога к вычету. На практике в вычетах не отказывают, но запрашивают пояснения. А это время и силы, которые можно было бы не тратить.
Или, допустим, подрядчик открыл новый счет в другом банке, потому что прочитал в интернете, что его банк могут закрыть, а заказчику реквизиты нового счета не сообщил. Переживал подрядчик не зря — у его предыдущего банка отозвали лицензию, но заказчик уже заплатил за работы в старый банк — потому что так было прописано в договоре.
Теперь подрядчика ждет увлекательный квест по добыче денег: придется обращаться в банк, собирать документы для подтверждения платежа и ждать. А можно было всего лишь вовремя направить уведомление.
Письмо, в котором пишут об изменении реквизитов — юридически значимое сообщение, то есть устанавливает для сторон правила, по которым они должны сотрудничать дальше. Для того чтобы новые правила начали работать, нужно оформить и отправить письмо с учетом того, о чем я расскажу ниже.
Изменения, которые описаны в письме, начинают действовать для сторон с момента, когда контрагент его получит, если в договоре не написано по-другому. Например, заказчик может оплачивать работы подрядчика по новым банковским реквизитам с того момента, как получил письмо с указанием этих реквизитов.
Письмо о смене реквизитов можно направить контрагенту почти всегда, кроме случаев, когда в договоре напрямую указано: менять любые положения, в том числе реквизиты, можно только через дополнительные соглашения.
Но есть и хорошая новость — все меньше контрагентов вставляют такие пункты в договоры. В моей практике это иногда встречается в типовых договорах крупных госкомпаний, которые еще не перестроились на более бизнес-ориентированный подход к работе.
Что относится к реквизитам
Как прописывать реквизиты и что к ним следует относить — не определено в законодательстве. Можно сказать, что реквизиты — это данные, которые помогают точно идентифицировать стороны договора. Реквизиты сторон обычно указываются в последнем разделе договора перед подписями.
По смыслу реквизиты можно разделить на три категории:
- Общие: наименование компании или ФИО ИП, организационно-правовая форма компании — ООО, АО и другие, ИНН, ОГРН или ОГРНИП, КПП.
- Банковские: расчетный счет, наименование банка, БИК и корреспондентский счет банка.
- Контактные: номер телефона и адрес электронной почты.
Письмом меняют реквизиты в двух случаях:
- Неправильно внесли данные при заключении договора — в такой ситуации можно менять любые реквизиты, по сути, вы исправляете опечатку.
- Реквизиты действительно изменились, а в договоре нет обязанности подписывать дополнительное соглашение.
Есть исключение: письмом нельзя изменить сторону в договоре, например, если фирма-контрагент прекратила деятельность — ликвидировалась.
В моей практике был случай: контрагент ликвидировал одну организацию и зарегистрировал новую. Клиентов он при этом хотел сохранить — и пытался письмом о смене реквизитов поменять ИНН, ОГРН и наименование компании в договоре.
Но в таких случаях нужно до ликвидации заключить договор с новым контрагентом или заменить контрагента на основании соглашения об уступке прав требования, об этом мы уже рассказывали подробно.
Как правильно составить письмо о смене реквизитов
Закон не обязывает составлять письмо о смене реквизитов по утвержденному образцу, вы можете написать в свободной форме — или воспользоваться нашим шаблоном.
Вот что я советую указать в письме, чтобы в случае вопросов от налоговой или других ведомств быть готовым к пояснениям:
- причину изменения реквизитов. Например, это может быть техническая ошибка при подписании договора или закрытие счета в одном банке с последующим открытием в другом;
- номер и дату договора, в котором меняются реквизиты;
- новые реквизиты;
- дату, с которой вы просите использовать новые данные;
- подпись уполномоченного лица и печать, если вы ее используете.
Никаких установленных сроков, за которые рассматривают письмо о смене реквизитов, нет. Если важно учесть сроки, то стороны могут прописать в договоре, в течение какого времени нужно предоставить ответ на письмо или подтвердить его получение.
Кто составляет письмо об изменении реквизитов
Письмо о смене реквизитов может составить любой сотрудник компании по шаблону. Главное — подписать письмо у уполномоченного лица. Обычно это генеральный директор либо сотрудник, у которого есть доверенность на подписание подобных документов.
Если письмо подписал сотрудник по доверенности, в подписи укажите данные доверенности и приложите копию доверенности, когда будете отправлять письмо контрагенту. Так можно предотвратить вопросы о том, есть ли полномочия у подписанта.
Кому и куда отправить письмо об изменении реквизитов
Обычно в договоре есть пункт о том, как стороны ведут переписку. Там указывают ФИО контактных лиц с обеих сторон и адреса электронной почты, по которым нужно направлять любые сообщения в рамках договора.
Если пункт про такую электронную переписку в договоре есть, можно отправить скан письма с новыми реквизитами по указанному адресу. Если вам не придет сообщение об ошибке при доставке письма, то оно будет считаться доставленным, а изменения реквизитов вступят в силу с даты, которую вы укажете в письме.
Если письмо попало в спам на стороне адресата, это его риск, вы со своей стороны сделали все в соответствии с договором. Но лучше всего после отправки письма позвонить контактному лицу и уточнить, получили ли письмо.
Если контактные лица и адреса для переписки в договоре не указаны, направляйте письмо на адрес контрагента из ЕГРЮЛ или ЕГРИП. Его можно найти на сайте ФНС.
Отправить можно Почтой России заказным письмом с уведомлением — вам выдадут квитанцию с номером для отслеживания. Вбейте номер на сайте Почты России и следите за статусом письма. Если уведомление привезут на официальный адрес, оно в любом случае считается полученным, даже если контрагент его не забрал.
Но опять же, если вы общаетесь с кем-то из сотрудников контрагента по электронной почте, рекомендуем продублировать письмо о смене реквизитов и туда. Так вы снизите риск того, что контрагент узнает об изменении реквизитов не вовремя и, например, переведет деньги на уже закрытый счет.
Контрагент получил письмо, что дальше
В письме указывается дата, начиная с которой применяются новые реквизиты. Формулировка может быть такой: «Изменения действуют с 1 мая 2022» или «Просим оплачивать по новым реквизитам с 1 мая 2022».
Если письмо направлено по правилам, которые описаны в договоре — например, по электронной почте или на адрес, который указан в договоре, и контрагент его получил — значит, вы взаимодействуете по-новому. Ничего больше делать не надо.
Иногда в договоре может быть предусмотрено, что сторона, получившая уведомление или письмо, должна на него ответить или подтвердить получение в определенный срок. В таком случае, как только вы получили уведомление, напишите об этом контрагенту по правилам, которые вы согласовали в договоре.
Запомнить
- Если у бизнеса изменились реквизиты, то стоит отправить контрагентам письмо о смене реквизитов, указанных в договоре.
- Письмо о смене реквизитов отправляют, чтобы уведомить другую сторону о том, что в компании что-то поменялось — и чтобы следующие платежи контрагента дошли.
- Письмом меняют реквизиты в двух случаях: если неправильно внесли данные при заключении договора. И если реквизиты действительно изменились, а в договоре нет обязанности подписывать дополнительное соглашение.
- Письмом нельзя изменить сторону в договоре — ИНН, ОГРН или наименование компании, либо ФИО, ИНН и ОГРНИП предпринимателя. Чтобы поменять сторону в договоре, нужно заключить новый договор с новым контрагентом или заменить сторону через соглашение об уступке прав требования.
- После того как отправили письмо, убедитесь, что оно дошло до адресата — уточните по электронной почте или по телефону.
!!!!!!!11111.jpeg)
Содержание
1. Уведомление о смене банковских реквизитов
2. Письмо контрагенту о смене банковских реквизитов
3. Образец письма о смене банковских реквизитов
4. Видео-инструкция банковские реквизиты компании (и ИП)
1. Уведомление о смене банковских реквизитов
Для осуществления расчетных операций между хозяйствующими субъектами, к которым относятся ИП и ООО требуется наличие банковских реквизитов. Очень часто организации или ИП меняют по ряду причин обслуживающий банк.
После того, как совершаются действия по смене банковских реквизитов, то для этого требуется уведомить об этом всех контрагентов. Иначе организация может получить непредвиденные проблемы. Письмо о смене реквизитов организации не имеет какой-либо единой формы заполнения, хотя данный документ относится к значимой корреспонденции. Как происходит смена реквизитов организации смотрите в данной статье.
В обязанности контрагентов входит процедура по отправке оповещений о том, что произошла смена банковских реквизитов. К данным контрагентам будут относиться следующие лица:
- поставщики;
- заказчики;
- клиенты;
- а также другие контрагенты, с которыми и должна вестись дальнейшие хозяйственные работы.
При этом банк лично может информировать ведомство о смене реквизитов и не потребуется направлять письмо в налоговый орган.
2. Письмо контрагенту о смене банковских реквизитов
На уровне законодательства не установлено единой формы, на основании которой происходит формирование корреспонденции данного рода. Но все же следует учитывать, что должна иметь отличия сама манера послания. При составлении уведомления о смене банковских реквизитов потребуется соблюдать деловой тон изложения мыслей.
Составляющими данного документа будут являться следующие:
-
Сведения об адресате и отправителе. В данном случае необходимо будет отметить должность, которую занимает лицо, составляющее данное письмо и указать ФИО руководителя компании;
-
Данное письмо состоит из основной части, в которой необходимо указывать новые банковские реквизиты;
-
Также данный документ должен содержать печать компании и быть подписана руководителем или же лицом, наделенным данными полномочиями.
Рекомендуется, чтобы документ был составлен на типовом бланке компании, но все же применяются также письма сформированные на листах формата А4. Но все же лучше придерживаться первого варианта.
В данном письме необходимо указать следующие данные:
- указать название финансовой организации, в которой был открыт счет;
- указать номер нового счета;
- БИК финансового учреждения;
- указать корреспондентский счет данного учреждения.
Требуется также указать дату в заявлении, когда произошла смена реквизитов. Все сведения, которые содержаться в письме должны быть внесены в карточку организации, данное действие позволяет бухгалтерам избавиться от непредвиденных недоразумений, возникающих при расчетах.
При случае того, что письмо об изменении банковских реквизитов не направляется контрагентам в нужный срок, то в этом случае происходит сбой в процедуре работы и платежи не будут получены вовремя.
В данном случае нельзя будет обратиться в суд или выставить партнерам штрафы в виде пени. Вся вина по не информированию контрагента в срок будет лежать на компании, которая должна была оповестить о данных изменениях в срок.
Однако, новые реквизиты возможно найти при поиске контрагентов по ИНН, но данную процедуру невозможно проводить каждый день.
Существуют различные способы по доставке информационного письма о смене банковских реквизитов. Данный документ можно будет направить с помощью обычной почты или при помощи курьера. Рекомендуется воспользоваться последним способом, так как он является самым надежным. Все дело в том, что в почтовой службе есть больше шансов на потерю письма или его долгой доставки до получателя.
Если контрагент находится в другом регионе, то его можно проинформировать с помощью электронной почты или с помощью факса. Лучше оповещать контрагентов о произведенных изменениях в расчетном счете, в тот же день, когда они были совершены. Если вы решили принять участие в тендере или аукционе, то наш «Центр» может помочь с подготовкой тендерной документации под ключ.
Хотите получить помощь по комплексному тендерному сопровождению?
Для этого оставьте заявку у нас на сайте и наши специалисты с вами свяжутся!
Получить бесплатную помощь
3. Образец письма о смене банковских реквизитов
Письмо о смене банковских реквизитов образец скачать
4. Видео-инструкция банковские реквизиты компании (и ИП)
Для гарантированного результата в тендерных закупках Вы можете обратиться за консультацией к экспертам Центра Поддержки Предпринимательства. Если ваша организация относится к субъектам малого предпринимательства, Вы можете получить целый ряд преимуществ: авансирование по гос контрактам, короткие сроки расчетов, заключение прямых договоров и субподрядов без тендера. Оформите заявку и работайте только по выгодным контрактам с минимальной конкуренцией!
Обратно к списку
Приложение N 2
к Порядку организации работы
налоговых органов с невыясненными
платежами, утвержденному
Приказом ФНС России
от __.__ 2017 N ___
КНД 1110100
| (наименование организации, или ФИО физического лица) | |
| (ИНН, КПП организации) | |
| (ИНН физического лица) | |
| (адрес места жительства налогоплательщика, адрес местонахождения организации) |
ИНФОРМАЦИОННОЕ СООБЩЕНИЕ
О НЕОБХОДИМОСТИ УТОЧНЕНИЯ РЕКВИЗИТОВ ПОРУЧЕНИЯ НА ПЕРЕЧИСЛЕНИЕ НАЛОГА, СБОРА, СТРАХОВОГО ВЗНОСА, ПЕНИ, ШТРАФА
N ___ от «__» _____ 20__ г.
| Инспекция Федеральной налоговой службы по | |
| (наименование и код) |
сообщает, что поручение на перечисление налога (сбора, пени, штрафа)
| N | от | на сумму | руб._____ коп. | |||
| (номер) | (дата) |
оформлено с нарушением Правил указания информации в полях расчетных документов на перечисление налогов, сборов и иных платежей в бюджетную систему Российской Федерации, утвержденных Приказом Минфина России от 12.11.2013 N 107н, —
| (указывается нарушение в соответствии со справочником <*>). |
Данный платеж в соответствии с действующей классификацией доходов бюджетов Российской Федерации отнесен органами федерального казначейства/налоговыми органами (указывается в случаях невозможности разнесения платежа в конкретную карточку «Расчетов с бюджетом») на невыясненные платежи.
Просим уточнить указанные выше реквизиты, заполнив Заявление к данному информационному сообщению. Заявление следует отправить в налоговый орган почтой или вручить лично, комната N ____.
Возможно представление по телекоммуникационным каналам связи либо через личный кабинет налогоплательщика.
| Руководитель (Заместитель Руководителя) | ||||
| (классный чин) | (подпись) | (Ф.И.О.) |
<*> Справочник имеет вид: 01 — отсутствует, указан несуществующий (неверный) КБК; 03 — отсутствует, указан несуществующий (неверный) код ОКТМО; 05 — не указан (неверно указан) ИНН плательщика, 06 — несоответствие ИНН наименованию плательщика, 07 — отсутствует (неверно указан) КПП плательщика; 08 — отсутствует, указан несуществующий (неверный) ИНН получателя; 09 — отсутствует, указан несуществующий (неверный) КПП получателя, 10 — налогоплательщик не состоит на учете в налоговом органе, 11 — уплата за 3-х лиц, 12 — отсутствие/неверное указание Основания платежа, 13 — неверно указан N счета получателя и наименование получателя, 14 — отсутствие открытой карточки «РСБ» налогоплательщика, 15 — отсутствие /неверное указание/ Статуса плательщика, 16 — отсутствие /неверное указание/ налогового периода.
Письмо контрагенту об уточнении назначения платежа — образец такого документа поможет урегулировать возможные недоразумения в расчетах, если в платежное поручение закралась неточность. Почему опасно оставлять без внимания этот реквизит? Кто должен быть инициатором уточнения? В нашем материале вы найдете ответы на эти вопросы, а также сможете ознакомиться с образцом текста уточняющего письма.
В чем можно ошибиться при заполнении назначения платежа
Состав информации, отражаемой в поле «Назначение платежа», показан на схеме:
Ошибка в любом из указанных пунктов может повлечь негативные последствия как для получателя денег, так и для плательщика (судебные разбирательства и материальные издержки).
Компания 1 перечислила компании 2 платеж в сумме 661 474 руб. 22 коп., обозначив назначение платежа как «Оплата счета за материалы», хотя между контрагентами не было заключено никаких договоров на поставку материалов или иного товара.
Компания 2 посчитала, что перечисленные деньги являются арендной платой, так как арендные взаимоотношения с компанией 1 в тот момент фактически существовали.
Компании 1 через суд удалось взыскать с компании 2 в качестве неосновательного обогащения указанную сумму плюс проценты за пользование чужими денежными средствами (решение АС Тульской области от 09.06.2016 по делу № А68-10135/2015).
Приведенный пример показывает, как из-за одной фразы в назначении платежа можно понести серьезные материальные потери.
Кому и что нужно предпринять, если в назначение платежа закралась ошибка, узнайте далее.
Кто вправе исправить неверное назначение платежа в платежном поручении
Получатель средств не вправе на свое усмотрение изменять назначение платежа, он может лишь уточнить его у плательщика. У банков также нет права на самовольное изменение назначения платежа.
В итоге правом изменения назначения платежа обладает только одна сторона — плательщик (собственник денежных средств). Такое изменение должно быть составлено в письменной форме и удостоверено лицами, подписавшими платежный документ (ст. 209 ГК РФ, п. 7 ст. 9 закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ).
Учитывая, что процедура корректировки назначения платежа законодательством не установлена, следует принять во внимание судебную практику по этому вопросу:
Получается, что в большинстве случаев без дополнительных бумаг в подобной ситуации не обойтись.
Уточняющее письмо об изменении назначения платежа
Специальных правил, как составить письмо о назначении платежа в платежном поручении, не существует. В связи с этим компания сама решает:
- как его оформить — напечатать на компьютере или написать от руки;
- как заверить — достаточно подписи руководителя или нужна печать;
- каким способом доставить контрагенту — письмо об изменении назначения платежа можно передать с курьером, отправить почтой заказным письмом с уведомлением, переслать электронным способом и т. д.
Если уточнение назначения платежа в определенной компании или ИП происходит регулярно в силу организационных, логистических или технологических обстоятельств, можно единожды разработать шаблон такого документа и заполнять письмо с уточнением платежа по образцу.
При написании текста лучше использовать деловой стиль и придерживаться структуры официального документа. Напечатать текст можно на фирменном бланке или на обычной бумаге. В тексте кратко изложить суть вопроса. Заверяет письмо о назначении платежа руководитель или иное лицо, уполномоченное подписывать такие документы.
Как может выглядеть образец уточняющего письма о назначении платежа, смотрите ниже:
Скачать образец
Ошибки в назначении платежа могут повлечь негативные последствия. Их следует своевременно исправлять. Право на внесение корректировок есть только у собственника денежных средств — плательщика. Он может внести исправления по своей инициативе или по просьбе контрагента. Правил по оформлению письма об уточнении назначения платежа не существует. Однако составить его лучше в деловом стиле и заверить подписью руководителя или другого ответственного лица.