Рассмотрим ситуацию, когда мы находимся в форме документа и нам нужно получить какой-либо его реквизит. Например, номер документа или значение реквизита Поставщик.
Данные объекта, которые отображаются в форме (в нашем случае данные документа), находятся всегда в основном реквизите формы. В подавляющем большинстве случаев этот реквизит имеет имя Объект. По крайней мере именно такое имя дает ему платформа, когда с помощью конструктора создает форму объекта. В нашем случае это именно так:
Основной реквизит формы содержит набор подчиненных реквизитов, соответствующих реквизитам прикладного объекта. Поэтому для того, чтобы обратиться, например, к поставщику, указанному в документе, нужно указать имя основного реквизита формы и через точку – имя подчиненного реквизита, хранящего ссылку на поставщика.
В нашем случае, для того чтобы получить ссылку на поставщика, нужно будет выполнить следующий код:
ПоставщикДокумента = Объект.Поставщик;
Как выбрать реквизит из документа основания?
Автор sapravka, 31 мар 2013, 13:41
0 Пользователей и 1 гость просматривают эту тему.
Здравствуйте!
Я новичок в программирование, поэтому прошу помощи:
Подскажите, пожалуйста – как выбрать реквизит документа, на основании которого делается другой документ?
Реквизит размещен на основной форме документа и имеет тип булево!
Пробую сделать как то так:
Если Документы.НужныйДокументОснование.Реквизиты.НашРеквизитСТипомБулево = Истина Тогда
Выдает ошибку — Поле объекта не обнаружено (Реквизиты)
И главное – как прописать что бы искался нужный мне реквизит в документе основания?
нужно сделать не тип булево, а тип ДокументСсылка.НужныйВамДокумент, а потом уже програмно заполнять нужные вам реквизиты, а в пользовательском режиме будете выбирать конкретный документ на основании которого будет заполняться текущий документ
Цитата: Besart от 31 мар 2013, 17:24
нужно сделать не тип булево, а тип ДокументСсылка.НужныйВамДокумент, а потом уже програмно заполнять нужные вам реквизиты, а в пользовательском режиме будете выбирать конкретный документ на основании которого будет заполняться текущий документ
вот зря вы человека путаете 
на самом деле всё правильно, только без «реквизиты», обращение к реквизитам возможно напрямую от ссылки через точку.
То есть
Документы.НужныйДокументОснование.НашРеквизитСТипомБулево = Истина
Но для начала проверьте существование этого документа.
Цитата: sapravka от 31 мар 2013, 13:41Подскажите, пожалуйста – как выбрать реквизит документа, на основании которого делается другой документ?
или я не понял вопрос, либо он сам не понял что написал
Цитата: SlazZy от 31 мар 2013, 18:25
Цитата: Besart от 31 мар 2013, 17:24
нужно сделать не тип булево, а тип ДокументСсылка.НужныйВамДокумент, а потом уже програмно заполнять нужные вам реквизиты, а в пользовательском режиме будете выбирать конкретный документ на основании которого будет заполняться текущий документвот зря вы человека путаете
на самом деле всё правильно, только без «реквизиты», обращение к реквизитам возможно напрямую от ссылки через точку.
То есть
Документы.НужныйДокументОснование.НашРеквизитСТипомБулево = ИстинаНо для начала проверьте существование этого документа.
Попробывал так обратиться:
Документы.ЗарплатаКВыплатеОрганизаций.ВыплатаДепонентов = Истина
Но получаю ошибку:
Ошибка при выполнении обработчика - 'ОбработкаПроведения'
по причине:
{Документ.ПлатежноеПоручениеИсходящее.МодульОбъекта(747)}: Поле объекта не обнаружено (ВыплатаДепонентов)
Цитата: SlazZy от 31 мар 2013, 18:25вот зря вы человека путаете
на самом деле всё правильно, только без «реквизиты», обращение к реквизитам возможно напрямую от ссылки через точку.
То есть
это ты человека запутал, besart прав,
Цитата: sapravka от 01 апр 2013, 02:25Документы.ЗарплатаКВыплатеОрганизаций.ВыплатаДепонентов = Истина
данное значение нужно присваивать реквизиту програмно, на основании выбранного документа ЗарплатаКВыплатеОрганизаций, а для этого необходимо на форме проводимого документа создать реквизит с типом ДокументСсылка.ЗарплатаКВыплатеОрганизаций, и уже в пользовательском режиме выбирать нужный документ
а потом уже ставить условие
Если ....Истина Тогда
Добавлен реквизит на форму документа:
И теперь пытаюсь обратиться к нему из другого документа потомка к этому документу основания…
Подскажите пожалуйста, как это реализовать…
А то уже всю голову сломал…
Добавлено: 01 апр 2013, 08:28
Пытался запросом:
Запрос = Новый Запрос;
Запрос.Текст =
"ВЫБРАТЬ
| ЗарплатаКВыплатеОрганизаций.ВыплатаДепонентов КАК ВыплатаДепонентов
|ИЗ
| Документ.ЗарплатаКВыплатеОрганизаций КАК ЗарплатаКВыплатеОрганизаций
|ГДЕ
| ЗарплатаКВыплатеОрганизаций.Ссылка = &Ссылка;
Запрос.УстановитьПараметр("Ссылка", Ссылка);
Выборка = Запрос.Выполнить().Выбрать();
Выборка.Следующий();
Да все равно не получается обратиться из другого документа потомка к документу основания…
Сколько можно повторять: в другом документе создаешь реквизит например Зарплата с типом ДокументСсылка.ЗарплатаКВыплатеОрганизаций, затем в этом другом документе пишешь обращение к нужному реквизиту
Если Зарплата.ВыплатаДепонентов = Истина Тогда
Цитата: Besart от 01 апр 2013, 17:42
Сколько можно повторять: в другом документе создаешь реквизит например Зарплата с типом ДокументСсылка.ЗарплатаКВыплатеОрганизаций, затем в этом другом документе пишешь обращение к нужному реквизитуЕсли Зарплата.ВыплатаДепонентов = Истина Тогда
Создал реквизит Зарплата с типом ДокументСсылка.ЗарплатаКВыплатеОрганизаций, а затем в документе ПлатежноеПоручениеИсходящее написал:
Если Зарплата.ВыплатаДепонентов = Истина Тогда
Но он не видит документа основания – пишет ложь, хотя в структуре подчиненности хорошо видно, что в документе основание стоит истина, вот сами посмотрите:
Теги:
- Форум 1С
-
►
Форум 1С — ПРЕДПРИЯТИЕ 8.0 8.1 8.2 8.3 8.4 -
►
Конфигурирование, программирование в 1С Предприятие 8 -
►
Как выбрать реквизит из документа основания?
Похожие темы (5)
Поиск
Запрос с обращением к реквизиту подчиненного документа |
Я |
02.11.10 — 09:16
Всем доброго времени суток! Подскажите кто знает, как в запросе обратиться к реквизиту документа основания другого документа.
«//{{ЗАПРОС(Сформировать)
|Период с ВыбНачПериода по ВыбКонПериода;
|ОбрабатыватьДокументы все;
|ТекущийДокумент = Документ.ПриходнаяНакладная.ТекущийДокумент;
|ТорговаяТочка = Документ.ПриходнаяНакладная.ДокументОснование.ТорговаяТочка;
|Основание = Документ.ПриходнаяНакладная.ДокументОснование.ТорговаяТочка;
|Группировка ТекущийДокумент;
|Группировка Основание;
|Условие(ПустоеЗначение(Основание) = 0);
|»//}}ЗАПРОС
|ТорговаяТочка = Документ.ПриходнаяНакладная.ДокументОснование.ТорговаяТочка;
на эту строчку выводися ошибка….
Если Запрос.Выполнить(ТекстЗапроса) = 0 Тогда
{с:…}: ТорговаяТочка = Документ.ПриходнаяНакладная.ДокументОснование. <<?>> ТорговаяТочка;
Запрос[5] : Неверно заданный путь ‘ТорговаяТочка’
Тип реквизита ДокументОснование — «Документ».
1 — 02.11.10 — 09:17
Для некоторых документов Приходная накладная документа основания нет.
2 — 02.11.10 — 09:18
в тебе ошибку допустил, «Запрос с обращением к реквизиту документа основания»
3 — 02.11.10 — 09:19
(0) в чорном запросе у реквизитов неопределенного типа/вида нет атрибутов (исключение — общий реквизит документа), поэтому, писать конструкции типа
|ТорговаяТочка = Документ.ПриходнаяНакладная.ДокументОснование.ТорговаяТочка;
не имеет никакого смысла.
4 — 02.11.10 — 09:23
(3) но реквизит ДокументОснование имеет тип значения документ…
5 — 02.11.10 — 09:29
(4) без ВИДА..
читай (3) внимательнее.
6 — 02.11.10 — 09:30
(0) Основание и ТорговаяТочка — это одно и то же?
7 — 02.11.10 — 09:31
Можно как нибудь тогда в запросе сделать выборку по торговой точке?
8 — 02.11.10 — 09:31
(7) в данном запросе — никак.
9 — 02.11.10 — 09:32
(6)нет документ основание — расходная накладная, у неё есть реквизит торговая точка?
10 — 02.11.10 — 09:32
а так не прокатит:
Документ.ПриходнаяНакладная.ДокументОснование.ЗаявкаПокупателя.ТорговаяТочка
?
11 — 02.11.10 — 09:32
(6)нет документ основание — расходная накладная, у неё есть реквизит торговая точка*
12 — 02.11.10 — 09:32
(9) а почему объявляешь одинаково?
13 — 02.11.10 — 09:32
+8 тем более, что по Торговой точке нет ни группировки, ни условий, вообще непонятно рвение получить ЭТО в тексте запросе, а не в результатах выборки.
14 — 02.11.10 — 09:33
Документ.ПриходнаяНакладная.ДокументОснование.РасходнаяНакладная.ТорговаяТочка
15 — 02.11.10 — 09:53
(14) наивняк какой..
16 — 02.11.10 — 09:54
(13) Это просто пример запроса. Нужна группировка по
Торговой точке…
«//{{ЗАПРОС(Сформировать)
|Период с ВыбНачПериода по ВыбКонПериода;
|ОбрабатыватьДокументы Проведенные;
|Товар = Документ.ПриходнаяНакладная.Товар, Документ.РасходнаяНакладная.Товар;
|Склад = Документ.ПриходнаяНакладная.Склад, Документ.РасходнаяНакладная.Склад;
|Агент = Документ.ПриходнаяНакладная.Агент, Документ.РасходнаяНакладная.Агент;
|ТорговаяТочка = Документ.РасходнаяНакладная.ТорговаяТочка, Документ.ПриходнаяНакладная.ДокументОснование.ТорговаяТочка;
|ТекущийДокумент = Документ.ПриходнаяНакладная.ТекущийДокумент, Документ.РасходнаяНакладная.ТекущийДокумент;
|Основание = Документ.ПриходнаяНакладная.ДокументОснование.ТорговаяТочка;
|Фирма = Документ.ПриходнаяНакладная.Фирма, Документ.РасходнаяНакладная.Фирма;
|НомерСтроки = Документ.РасходнаяНакладная.НомерСтроки, Документ.ПриходнаяНакладная.НомерСтроки;
|Группировка Агент;
|Группировка Клиент без групп;
|Группировка Товар;
|Группировка ТекущийДокумент упорядочить по ТекущийДокумент.ДатаДок;
|Группировка НомерСтроки;
|Условие (ПустоеЗначение(Основание) = 0);
|»;
17 — 02.11.10 — 09:55
(15) а вдруг? 
18 — 02.11.10 — 09:55
Опечатка в в запросе, правильно:
|Группировка ТорговаяТочка без групп;
19 — 02.11.10 — 09:57
пытаюсь сделать это т.к. нужно несколько обработок с групировкой клиент переделать на группировку ТорговаяТочка
20 — 02.11.10 — 09:58
(16) это пройдет, когда читать научишься, мот прийдёт оно — просветление.
21 — 02.11.10 — 09:59
(19) можешь еще раз (3) прочитать, на досуге.
22 — 02.11.10 — 10:03
Группировка по клиенту работает , потому что в приходной накладной есть реквизит клиент, а реквизита торговая точка нет. Реквизит торговая точка есть только в документе основания.
В тексте процедуры работает:
Док=Запрос.ТекущийДокумент;
Док.ДокументОснование.ТорговаяТочка;
23 — 02.11.10 — 10:04
(15) кстати, для регистров работает:
Регистр.Продажи.ТекущийДокумент.Реализация.ТоргАгент
24 — 02.11.10 — 10:05
База какая? DBF? SQL?
25 — 02.11.10 — 10:06
(23) и че ?
Какое отношение документ движения регистра имеет к реквизиту неопределенного типа/вида ?
26 — 02.11.10 — 10:06
(24) это монопенисуально.
27 — 02.11.10 — 10:14
(14)Документ.ПриходнаяНакладная.ДокументОснование.РасходнаяНакладная.ТорговаяТочка
не работает
28 — 02.11.10 — 10:15
(25) согласен, я так, к слову. может 1с это сделала, а нам не сказала 
29 — 02.11.10 — 10:15
+(28) не сделала 
30 — 02.11.10 — 10:16
(21) в запросе каким либо образом можно добиться группировки по торговойТочке?
31 — 02.11.10 — 10:22
(30) сделай рекв в ПриходнаяНакладная
32 — 02.11.10 — 10:23
(30) в данном запросе — никак.
33 — 02.11.10 — 10:25
+32 в лучшем случае, сделать без Торговой точки, выгрузить результат в ТЗ и потом добавить её при обходе ТЗ..
Или написать прямой запрос, при его написании прийдёт оно — понимание, почему в чорном запросе нет атрибутов у таких реквизитов.
34 — 02.11.10 — 11:17
(33)Поясни пожалуйста, что значит чорный запрос.
35 — 02.11.10 — 11:18
(34) тот который в (0), т.е созданный «штатным» объектом 1с Запрос.
36 — 09.11.10 — 13:28
(35)спасибо!
satv
37 — 09.11.10 — 13:29
(35) вот только руки дошли…
Нужно в печатной форме документа вывести данные из табличной части документа основания. Подскажите, как правильно сделать запрос к данным документа основания для вывода их на печать?
Написала данный код, но он не работает. Пишет поле товары не найдено (а в док-те основании оно точно есть)
Процедура Печать(ТабДок, Ссылка) Экспорт
//{{_КОНСТРУКТОР_ПЕЧАТИ(Печать)
Макет = Документы.ЗаявкаНаДоставку.ПолучитьМакет("Печать");
Запрос = Новый Запрос;
Запрос.Текст =
"ВЫБРАТЬ
| ЗаявкаНаДоставку.АдресДоставки,
| ЗаявкаНаДоставку.Водитель,
| ЗаявкаНаДоставку.ВремяДоставки,
| ЗаявкаНаДоставку.Грузополучатель,
| ЗаявкаНаДоставку.Грузчик1,
| ЗаявкаНаДоставку.Грузчик2,
| ЗаявкаНаДоставку.Дата,
| ЗаявкаНаДоставку.ДатаДоставки,
| ЗаявкаНаДоставку.Номер,
| ЗаявкаНаДоставку.ПробегКонечный,
| ЗаявкаНаДоставку.СтатусДоставки,
| ЗаявкаНаДоставку.ТелефонКонтактногоЛица,
| ЗаявкаНаДоставку.ТС
|ИЗ
| Документ.ЗаявкаНаДоставку КАК ЗаявкаНаДоставку
| ГДЕ
| ЗаявкаНаДоставку.Ссылка В (&Ссылка) ";
Запрос2 = Новый Запрос;
Запрос2.Текст =
"ВЫБРАТЬ
| РеализацияТоваров1.Товары.(
| НомерСтроки,
| НаименованиеТовара,
| ЕдИзм,
| Количество,
| Цена,
| Сумма
| )
|ИЗ
| Документ.РеализацияТоваров1 КАК РеализацияТоваров1
|ГДЕ
| РеализацияТоваров1.Ссылка В (&ДокументОснование)";
Запрос.Параметры.Вставить("Ссылка", Ссылка);
Запрос2.Параметры.Вставить("Ссылка", Ссылка);
Выборка = Запрос.Выполнить().Выбрать();
Выборка2 = Запрос2.Выполнить().Выбрать();
ОбластьЗаголовок = Макет.ПолучитьОбласть("Заголовок");
Шапка = Макет.ПолучитьОбласть("Шапка");
ОбластьТоварыШапка = Макет.ПолучитьОбласть("ТоварыШапка");
ОбластьТовары = Макет.ПолучитьОбласть("Товары");
ТабДок.Очистить();
ВставлятьРазделительСтраниц = Ложь;
Пока Выборка.Следующий() ИЛИ Выборка2.Следующий() Цикл
Если ВставлятьРазделительСтраниц Тогда
ТабДок.ВывестиГоризонтальныйРазделительСтраниц();
КонецЕсли;
ТабДок.Вывести(ОбластьЗаголовок);
Шапка.Параметры.Заполнить(Выборка);
ТабДок.Вывести(Шапка, Выборка.Уровень());
ТабДок.Вывести(ОбластьТоварыШапка);
ВыборкаТовары = Выборка2.Товары.Выбрать();
Пока ВыборкаТовары.Следующий() Цикл
ОбластьТовары.Параметры.Заполнить(ВыборкаТовары);
ТабДок.Вывести(ОбластьТовары, ВыборкаТовары.Уровень());
КонецЦикла;
ВставлятьРазделительСтраниц = Истина;
КонецЦикла;
//}}
КонецПроцедуры
Для организации ввода
документов с помощью механизма «ввод на
основании» необходимо:
- В
документе-приемнике указать типы документов, на
основании которых он будет вводиться. Это
делается в конфигураторе. В форме редактирования
параметров документа есть кнопка «Ввод на
основании». В открывшемся окне Вы можете выбрать
типы документов, на основании которых может быть
введен Ваш документ. Каждый документ может быть
введен на основании одного или нескольких
документов. Например, счет-фактуру можно ввести
на основании счета или расходной накладной. - В модуле
формы документа-приемника описать
предопределенную процедуру «ВводНаОсновании».
Эта процедура вызывается каждый раз, когда Вы вводите документ на
основании.
Самый сложный шаг –
написать процедуру ВводНаОсновании. Эта
процедура имеет один параметр –
документ-основание, из которого Вам надо
копировать данные. При разработке процедуры
следует учитывать следующие факторы:
- Процедура
ВводНаОсновании вызывается для ввода на
основании документов ВСЕХ типов. Это означает,
что в процедуре желательно учитывать тип
документа, из которого копируются данные. - Копируется
только те реквизиты, которые Вы сами пропишете в
процедуру. Даже если в обоих документах есть
реквизит «Клиент» типа «Справочник.Конрагенты»-
система не скопирует значение без Вашего
участия!
Предлагаю Вам
использовать следующий шаблон для процедуры
ВводНаОсновании
Процедура
ВводНаОсновании(ДокОснование)
Если докОснование.Вид()=«ВидА» тогда
РеквизитПриемникаШ1=ДокОснование.РеквизитОснованияШ1;
РеквизитПриемникаШ2=ДокОснование.РеквизитОснованияШ2;
РеквизитПриемникаШ3=ДокОснование.РеквизитОснованияШ3;
……..
……..
ДокОснование.ВыбратьСтроки();
Пока докОснование.ПолучитьСтроку()=1 цикл
НоваяСтрока();
РеквизитПриемникаТ1=ДокОснование.РеквизитОснованияТ1;
РеквизитПриемникаТ2=ДокОснование.РеквизитОснованияТ2;
……………..
КонецЦикла;
ИначеЕсли ДокОснование.Вид()=
«ВидБ» тогда
………………
………………
………………
иначе
Предупреждение(«Нет процедуры копирования»);
Возврат;
КонецЕсли;
КонецПроцедуры
Важные моменты:
- обращение
к реквизитам документа-основания происходят
через «ДокОснование.РеквизитОснования». - В
шаблоне анализируется вид документа-основания. В
случае если для данного типа документа-основания
нет алгоритма копирования, программа выдаст
сообщение «Не процедуры копирования».
Анализируйте вид документа основания, если
документов оснований несколько! В документах
могут быть одиноковые по типу и содержанию
реквизиты, названные разными именами. Например,
«Клиент», «Контрагент»,
«Плательщик», «Покупатель»,
«Поставщик». - Шаблон
описывает копирование реквизитов шапки
документа (РеквизитПриемникаШ) и реквизитов
табличной части документа (РеквизитПриемникаТ).
Табличная часть документа-основания копируется
внутри цикла. - В
документе-приемнике и документе основании могут
не совпадать имена реквизитов. Главное, чтобы
совпадали типы реквизитов, между которыми
происходит копирование! В процедуре можно
написать «Контрагент=ДокОснование.Клиент;», но
только если реквизиты «Контрагент» и «Клиент»
имеют одинаковые типы. - Если Вы
хотите, чтобы документ-приемник был подчинен
документу основанию после ввода на основании, то
нужно добавить всего одну строку:
ДокументХозяин=ДокОснование;
где ДокументХозяин – реквизит типа «Документ»
документа-приемника.
Показывать по
10
20
40
сообщений
Новая тема
Ответить
Elena_KMT
Дата регистрации: 13.12.2010
Сообщений: 21
Здравствуйте! У меня вопрос вот в чём: В запросе из регистра бухгалтерии нахожу нужные проводки, с регистратором Документ.РеализацияТоваровУслуг, можно ли через этот регистратор обратиться к реквизиту Документа » Реализация отгруженных товаров» — Дата, основанием которого является РТиУ?<br>БП 1.6 на платформе 8.2
Prikum
активный пользователь
офлайн
Дата регистрации: 18.02.2002
Сообщений: 20842
Elena_KMT
Дата регистрации: 13.12.2010
Сообщений: 21
Спасибо, у меня получилось)) До Вашего совета я пыталась связать 2 таблицы, но неудачно….. а сейчас нашла ошибку. Спасибо)))
Показывать по
10
20
40
сообщений
Статья содержит 44 примера оформления всех реквизитов служебного письма, показывая возможные варианты их «изготовления» для различных ситуаций, а также образцы целых писем. Показаны бланки писем с угловым и продольным расположением реквизитов; бланки организации, структурного подразделения и должностного лица. Больше всего внимания уделено вариантам оформления адресата и приложений (они зависят от того, кому, как и что направляется). Все это сделано с учетом последней практики работы и тех изменений, которые ввел недавно ГОСТ Р 7.0.97-2016.
Данной статьей удобно пользоваться как справочником самому и вооружить им коллег (если вы устали многократно повторять исполнителям азбучные истины о подготовке проектов служебных писем).
Деловое (служебное) письмо – документ информационно-справочного характера, составляемый организацией (физлицом) и направляемый адресату (организации или физлицу) обычно по почтовой связи. По соглашению между автором и адресатом деловое письмо может пересылаться по факсимильной связи или по электронной почте в виде электронного документа или электронной копии письма (скана). Файлы электронных писем и электронных копий писем, как правило, создаются в графических форматах pdf, tiff или jpeg.
Существует множество разновидностей деловых писем, выделяемых по их назначению в управленческой деятельности: сопроводительное письмо, просьба, запрос, информационное письмо, гарантийное, претензионное, напоминание, требование и др. Независимо от разновидности любое деловое письмо оформляется на специальном бланке письма (с использованием установленного набора реквизитов).
Состав реквизитов письма и правила их оформления установлены ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов».
Фрагмент документа
ГОСТ Р 7.0.8-2013 «СИБИД. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»
36. реквизит документа: Элемент оформления документа…
48. бланк документа: Лист бумаги или электронный шаблон с реквизитами, идентифицирующими автора официального документа.
Схема 1. Виды бланков организационно-распорядительных документов
Бланк письма
Теперь сосредоточимся на бланке письма – он используется организациями (индивидуальными предпринимателями) для ведения переписки. Судя по Схеме 1, бланк письма может быть:
- бланком письма организации;
- бланком письма структурного подразделения, совещательного, экспертного, методического или иного органа: комиссии, комитета, совета и др. Бланки писем таких подразделений и органов используются в случаях, если их руководители имеют право самостоятельно вести переписку по вопросам, входящим в их компетенцию;
- бланком письма должностного лица. Должностные бланки, как правило, используются в органах власти и крупных компаниях.
Бланки писем структурных подразделений и должностных лиц не являются обязательными, организация сама решает, нужны ли они ей.
Фрагмент документа
ГОСТ Р 7.0.97-2016 «СИБИД. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов»
6.1 Для изготовления бланков документов, согласно ГОСТ Р 7.0.8, используется бумага форматов A4 (210 x 297 мм), A5 (148 x 210 мм); для изготовления бланков резолюций используется бумага форматов A5 (148 x 210 мм), A6 (105 x 148).
Каждый лист документа, оформленный на бланке или без него, должен иметь поля не менее:
20 мм – левое;
10 мм – правое;
20 мм – верхнее;
20 мм – нижнее.
Документы длительных (свыше 10 лет) сроков хранения должны иметь левое поле не менее 30 мм…
6.7 Общий бланк используется для изготовления любых видов документов, кроме делового (служебного) письма…
Бланк письма в зависимости от учредительных документов организации и локальных нормативных актов включает реквизиты 01 (02 или 03), 05, 08, ограничительные отметки для реквизитов 10, 11, 12, 15, 17. Бланк письма структурного подразделения дополнительно включает реквизит 06, бланк письма должностного лица – реквизит 07…
Расшифруем, что это за реквизиты:
01 – герб (Государственный герб Российской Федерации, герб субъекта Российской Федерации, герб (геральдический знак) муниципального образования);
02 – эмблема;
03 – товарный знак (знак обслуживания);
05 – наименование организации – автора документа;
06 – наименование структурного подразделения – автора документа;
07 – наименование должности лица – автора документа;
08 – справочные данные об организации;
10 – дата документа;
11 – регистрационный номер документа;
12 – ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа;
15 – адресат;
17 – заголовок к тексту.
Именно этими номерами будем их обозначать далее во всех примерах данной статьи.
В зависимости от расположения реквизитов бланк письма может быть:
- угловым (Примеры 1 и 2) или
- продольным (Пример 3).
Реквизиты углового бланка могут располагаться центрованным способом (как в Примере 1) или флаговым (как в Примере 2).
Обычно наименования автора документа и его вышестоящей организации (при ее наличии) пишутся тем же шрифтом и кеглем (размером), что и большинство реквизитов письма, включая текст (Пример 26). Некоторые организации выделяют свое наименование на бланке полужирным написанием и/или увеличением кегля, набирая его целиком заглавными буквами – это вполне допустимо (отмечено цифрой «5» в Примерах 1–3). Если полное наименование организации слишком длинное, то идут на уменьшение шрифта (как в Примере 2), но это уже вынужденное исключение.
Писать ли наименование организации – автора документа с заглавной буквы строчными либо полностью заглавными буквами – решает сама организация, т.к. это нигде не урегулировано («5» в Примерах 1–3).
А вот справочные данные об организации стараются писать на 1–3 кегля меньше основного шрифта документа («8» в Примерах 1–3).
Пример 1. Угловой бланк письма с центрованным расположением реквизитов
Пример 2. Угловой бланк письма с флаговым расположением реквизитов
Пример 3. Бланк письма с продольным расположением реквизитов
Бланки писем структурных подразделений и бланки писем должностных лиц дополнительно включают (Примеры 4 и 5):
- реквизит 06 «наименование структурного подразделения – автора документа» или
- 07 «наименование должности лица – автора документа».
Пример 4. Бланк письма структурного подразделения
Пример 5. Бланк письма должностного лица
При воспроизведении на бланке реквизитов 01 «Герб (Государственный герб Российской Федерации, герб субъекта Российской Федерации, герб (геральдический знак) муниципального образования)», 02 «Эмблема» или 03 «Товарный знак (знак обслуживания)» они размещаются на верхнем поле документа над центром наименования организации (как в Примерах 4 и 5) с отступом 10 мм от верхнего края листа и занимая часть рабочей площади документа (т.е. пересекая нижнюю границу верхнего поля документа, которое должно быть высотой в 20 мм).
Реквизит 03 «Товарный знак (знак обслуживания)» может располагаться и слева на уровне наименования организации, захватывая часть левого поля документа (Пример 6).
Пример 6. Бланк письма с товарным знаком организации, расположенным слева от ее наименования
В деловой переписке используются «двуязычные» бланки:
- на русском языке и государственном языке (государственных языках1) республики в составе Российской Федерации, а также
- на русском языке и одном из иностранных языков.
Эти бланки, как устанавливает ГОСТ Р 7.0.97-2016, могут быть:
- угловыми, тогда реквизиты располагаются на одном уровне:
- на русском языке – слева,
- на другом – справа (см. Примеры 7 и или
- продольными, тогда все реквизиты бланка:
- сначала идут на русском языке – сверху,
- ниже – на другом языке.
илиНа «двуязычных» бланках герб или эмблема, товарный знак размещаются по центру верхнего поля документа. Дублируются только данные об авторе документа, а места проставления даты и регистрационного номера вашего письма, ссылки на инициативный документ размещаются единожды (см. реквизиты 10, 11 и 12 в Примере 7).
Пример 7. Бланк письма на русском языке и государственном языке республики в составе Российской Федерации
Пример 8. Бланк письма на русском и английском языках для переписки с иностранными корреспондентами
Вопрос употребления знаков препинания в справочных данных об организации специально не урегулирован, правильнее:
- в конце каждой строки не ставить точку, а внутри строки использовать знаки препинания в обычном порядке;
- каждую строку начинать с маленькой буквы, если ее первое слово не требует написания с заглавной буквы (Примеры 1–6), но некоторые организации все-таки все строки этого реквизита начинают с заглавной буквы (Примеры 7 и 26).
Остальные реквизиты служебного письма
При подготовке и оформлении делового письма используются следующие реквизиты:
10 – дата документа;
11 – регистрационный номер документа;
12 – ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа;
14 – гриф ограничения доступа к документу (если письмо содержит информацию конфиденциального характера);
15 – адресат;
17 – заголовок к тексту;
18 – текст документа2;
19 – отметка о приложении;
21 – виза;
22 – подпись;
24 – печать;
25 – отметка об исполнителе.
Дата документа (см. реквизит 10 в Примере 9) записывается в последовательности: день месяца, месяц, год одним из двух способов:
- арабскими цифрами, разделенными точкой: 18.03.2019 либо
- словесно-цифровым способом: 18 марта 2019 г.
При оформлении даты цифровым способом слово «год» полностью или в сокращении («г.») не пишется. При оформлении даты словесно-цифровым способом слово «год» записывается сокращенно – «г.».
Порядок регистрации документов и структура регистрационных номеров (см. реквизит 11 в Примере 9) устанавливаются в Инструкции по делопроизводству организации или иных локальных нормативных актах (ЛНА). Регистрация писем проводится после их подписания должностным лицом. В регистрационном номере:
- в обязательном порядке фиксируется порядковый исходящий номер письма в пределах календарного года;
- как правило, он дополняется индексом дела по номенклатуре и (или) кодами по используемым при регистрации классификаторам.
В Примере 9 регистрационный номер делового письма 02-01/98 включает:
- 02-01 – индекс дела по номенклатуре дел;
- 98 – порядковый номер.
Что из этих двух составляющих ставить на первое место, а что на второе, какими знаками отделять числа друг от друга, использовать ли буквенные обозначения – это «личное дело» каждой организации. Только следите, чтобы знаки, которыми вы разделяете «зоны» регистрационного номера отличались от используемых внутри этих «зон». Иначе будет трудно догадаться, что чем является, например, в таком номере: 02-01-98. Даже если разъяснения будут содержаться в ЛНА, надо стремиться к тому, чтобы открытая информация в документе была интуитивно понятной сотрудникам вашей и сторонних организаций.
Ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа (см. реквизит 12 в Примере 9) включает регистрационный номер и дату входящего письма, на который дается ответ. Она оформляется только в письмах-ответах. Наличие этого реквизита позволяет исключить из текстов ответных писем выражения типа «На ваше письмо от… №… сообщаем…», «Рассмотрев ваше обращение от… №…» и т.п.
Гриф ограничения доступа к документу (реквизит 14 в Примерах 9 и 10) проставляется в правом верхнем углу первого листа документа (проекта документа, сопроводительного письма к документу) на границе верхнего поля при наличии в документе информации, доступ к которой ограничен.
Виды используемых в организации грифов ограничения доступа должны соответствовать законодательным и иным нормативным правовым актам РФ и должны быть закреплены в ЛНА организации. В состав грифа ограничения доступа к документу входит:
- ограничительная надпись («Для служебного пользования», «Конфиденциально», «Коммерческая тайна» или др.),
- которая может дополняться номером экземпляра документа и другими сведениями в соответствии с законодательством РФ и ЛНА.
Например, на документы, содержащие коммерческую тайну, наносится:
- фраза «Коммерческая тайна»
- с указанием обладателя этой информации (для юридических лиц – полное наименование и место нахождения, для индивидуальных предпринимателей – фамилия, имя, отчество и место жительства человека)3.
Адресат письма (см. реквизит 15 в Примерах 9 и 10) проставляется справа от границы верхнего поля (на бланке с угловым расположением реквизитов4) или справа под реквизитами бланка (при продольном расположении реквизитов бланка).
Как правило, реквизит «адресат» занимает несколько строк. В соответствии с ГОСТ Р 7.0.97-2016 (пункт 3.4), многострочные реквизиты5 печатаются через 1 межстрочный интервал, составные части реквизитов отделяются дополнительным интервалом («!» там же). Строки реквизита «адресат» выравниваются по левому краю или центруются относительно самой длинной строки (сравните Примеры 9 и 10).
Пример 9. Фрагмент письма с продольным расположением реквизитов бланка
Пример 10. Фрагмент письма с угловым расположением реквизитов бланка (цифрами здесь отмечены преимущественно реквизиты, которые поменяли свое местоположение по сравнению с «продольным бланком» из Примера 9)
Чем точнее вы узнаете и укажете адресат, тем быстрее письмо попадет к исполнителю – его скорее отработают. Получателем письма может быть:
- организация;
- ее структурное подразделение;
- должностное лицо или иной работник организации;
- группа организаций / должностных лиц;
- физическое (частное) лицо.
При адресовании письма организации указывается ее полное (Пример 11) или сокращенное (Пример 12) наименование в именительном падеже.
При адресовании документа в структурное подразделение организации в реквизите «адресат» указывается в именительном падеже наименование организации и только ниже само подразделение (между ними оставляют 1 пустую строку). См. Пример 13.
Пример 11. Адресование письма в организацию с ее полным написанием
Пример 12. Адресование письма в организацию с ее сокращенным написанием
Пример 13. Адресование письма в структурное подразделение
При адресовании документа должностному лицу можно поступать несколькими способами:
- начинать с должности этого человека (Пример 14), тогда:
- она пишется в дательном падеже полностью, включая наименование организации,
- ниже на отдельной строке (обычно без пропуска пустой строки) указывается фамилия с инициалами должностного лица. Заметьте, новый ГОСТ Р 7.0.97-2016 предписывает инициалы должностного лица ставить после его фамилии (раньше так поступали только при адресации документа физлицам) либо
- начинать с наименования организации (Пример 15), тогда:
- сначала идет наименование организации в именительном падеже (полностью либо сокращенно),
- а потом, пропуская 1 пустую строку, в дательном падеже наименование должности руководителя, включающее наименование структурного подразделения, фамилию и инициалы.
Первый из описанных вариантов используют при адресовании письма руководителю организации или его заму, а второй – руководителям структурных подразделений.
Пример 14. Адресование письма руководителю организации (начинаем с должности)
Пример 15. Адресование письма руководителю подразделения (начинаем с наименования организации)
Перед Ф.И.О. в реквизите «адресат» не обязательно оставлять пустую строку, но такое оформление помогает легче выхватывать ключевую информацию (разные варианты показаны в Примерах 14–17 и 26). Следите только, чтобы отступ между элементами одного реквизита был не более 1 пустой строки и был меньше, чем отступы от него до соседних реквизитов (см. «14» и «15» в Примере 10).
Перед фамилией должностного лица допускается употреблять сокращение «г-ну» (господину), если адресат мужчина, или «г-же» (госпоже), если адресат женщина (Примеры 16 и 17).
Пример 16. Адресование письма должностному лицу (начинаем с должности и используем уважительное обращение «господин» / «госпожа»)
Пример 17. Адресование письма должностному лицу (начинаем с наименования организации и используем уважительное обращение «господин» / «госпожа»)
В одном документе не должно быть более 4 адресатов (Пример 18). Слово «Копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатами не ставится. При большем количестве адресатов составляется список (лист, указатель) рассылки документа, тогда на каждом письме указывается 1 конкретный адресат или же он оформляется обобщенно.
Пример 18. Указание нескольких индивидуальных адресатов в письме
При рассылке документа группе организаций одного типа или структурным подразделениям одной организации адресат указывается обобщенно (Примеры 19 и 38).
При рассылке документа не всем организациям или структурным подразделениям в состав такого «группового адресата» добавляется фраза «(по списку)» (Пример 20).
Пример 19. Адресование письма группе однородных организаций
Пример 20. Адресование письма некоторым получателям из группы организаций
Если бумажное письмо направляется через «Почту России» либо курьером, то им все равно надо сообщать почтовый адрес получателя. Удобно сразу вписывать его в состав реквизита «адресат» (как это сделано в Примерах 9 и 10, 21 и 22). А если еще использовать конверт с прозрачным окном, то тогда данные получателя на письме будут видны в окне конверта и их не придется дублировать на нем. Только следите, чтобы в окне не была видна «лишняя информация». Некоторые компании даже используют специальный шрифт для написания почтового индекса (Пример 22), чтобы он получался таким, каким его привыкли видеть на конвертах почтовые работники, а также их спецтехника на узлах автоматической сортировки почтовых отправлений.
Мнение эксперта
Константин Соловьев, ИТ-специалист
Существует несколько шрифтов, «пишущих» в стиле почтового индекса. К ним относятся, например, Postindex, Pechkin. Оба этих шрифта имеют тип лицензии – free for personal use, это означает бесплатность для личного пользования, но запрет на использование в коммерческих целях.
Проблема в том, что если вы захотите купить лицензию для использования в коммерческих целях, то кроме как через самого автора шрифта вы это сделать не сможете, потому что на признанных стоковых сайтах для шрифтов их нет. А большинство остальных сайтов распространяют эти шрифты без указания типа лицензии. На практике получается, что компании часто используют эти шрифты без покупки специальной лицензии.
Технически эти шрифты можно использовать в любых программах, в т.ч. в Word и Photoshop.
Элементы почтового адреса надо указывать в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными приказом Министерства связи и массовых коммуникаций РФ от 31.07.2014 № 234 (порядок элементов адреса «от частного к общему» пришел к нам из западных стран, он закреплен в правилах Всемирного почтового союза):
- название улицы, номер дома, номер квартиры;
- название населенного пункта (города, поселка и т.п.);
- название района;
- название республики, края, области, автономного округа (области);
- название страны (для международных почтовых отправлений);
- почтовый индекс.
В таком же порядке записываются адреса получателя и отправителя на почтовых конвертах. Адрес адресата пишется в правой части почтового конверта, почтовой карточки или оболочки почтового отправления, а адрес отправителя – в левом верхнем углу.
Почтовый адрес вписывается в состав реквизита «адресат», отступив 1 пустую строку от данных о получателе документа (см. «!» в Примерах 9, 10 и 21).
Пример 21. Добавление почтового адреса при адресации письма физлицу
Пример 22. Написание почтового индекса в адресе специальным шрифтом
Если адрес начинается не с уникального наименования (например, Первомайская ул.), а с сокращения родового слова (ул. Первого мая, пр. Ломоносова и т.п.), то сокращение пишется с маленькой буквы, даже если с него начинается адрес автора письма на бланке (как в Примерах 5–7) и адрес его получателя в реквизите «адресат» (Пример 21).
Обратите внимание: организации крайне редко направляют своим работникам письма. Для этих целей есть документы, используемые для внутренних коммуникаций: напоминания, уведомления и др., на которых к фамилии и инициалам получателя уместно добавлять его должность в вашей организации. Письма физлицам адресуются, когда вы обращаетесь к ним как к частным лицам.
При отправке письма по электронной почте или факсимильной связи (без досылки по почте) почтовый адрес не указывается. Для удобства работы с документом можно указать электронный адрес или номер телефона / факса, опять же отступив 1 пустую строку (см. Примеры 23–25).
Пример 23. Добавление электронной почты при адресации письма руководителю подразделения
Пример 24. Добавление электронной почты при адресации письма организации
Пример 25. Добавление номера телефона при адресации письма организации
Заголовок к тексту (реквизит 17) письма формулируется с предлогом «О» («Об») и отвечает на вопрос «о чем?». Например, «О предоставлении информации», «Об оказании научно-технической помощи».
Чтобы заголовок к тексту получился максимально кратким и точным, его нужно составлять по модели:
- предлог «О» («Об») и
- отглагольное существительное.
Заголовок к тексту в письмах оформляется от границы левого поля6 ниже реквизитов бланка, отступив 1–3 пустые строки. См. Примеры 9, 10 и 26.
Пример 26. Служебное письмо целиком (на бланке структурного подразделения)
Заголовки, состоящие из нескольких строк (как и другие многострочные реквизиты), печатаются через один межстрочный интервал. В конце заголовка точка не ставится. Заголовки печатаются без кавычек и не подчеркиваются.
Отметка о приложении (реквизит 19) содержит сведения о документе /документах, прилагаемых к письму (сопроводительному, претензионному или др.).
Отметка о приложении оформляется от границы левого поля под текстом документа (допустимо даже без дополнительного интервала, что дополнительно защитит текст от «дописок» в конце текста после подписания документа, см. «19» в Примере 34).
Отметка о приложении оформляется следующим образом:
1) если приложение названо в тексте, то сокращенно: указывают только количество листов и экземпляров (см. две отметки «19» в Примере 34).
При упоминании документа-приложения в тексте письма:
- следом за ним в скобках это надо отметить: «(приложение)», «(прилагается)», «(анкету прилагаем)». И хотя п. 5.19 ГОСТ Р 7.0.97-2016 упоминает только первый из перечисленных нами вариантов, все они корректны;
- его номер не указывается (он пишется только в текстах распорядительных и др. документов: «(приложение 1)», «(приложение 2)»). Именно поэтому в стандарте способы оформления отметки о приложении разграничены: сначала изложены для переписки, потом – для распорядительных и иных документов (договоров, актов и др.);
2) если приложение не названо в тексте или если приложений несколько, то добавляют еще идентификационные реквизиты документов-приложений: вид документа и автор, дата и номер, заголовок к тексту (или те из этих реквизитов, которыми приложение обладает, обычно их более полный состав есть у самостоятельных документов, которые фигурируют приложениями в сопроводительных письмах), см. Пример 35;
3) если приложение (-ия) сброшюрованы, то количество листов указывать не обязательно, – Пример 28;
4) если приложение имеет собственные приложения с самостоятельной нумерацией страниц, то оформляйте отметку о них по образцу Примера 29;
5) если приложением является обособленный электронный носитель (компакт-диск, usb-флеш-накопитель или др.), то ГОСТ Р 7.0.97-2016 рекомендует писать про него после слова «Приложение» очень коротко: «CD-R в 1 экз». Для более точной идентификации можно добавлять про каждый записанный на носитель документ: кто его автор; имя файла с его расширением и объемом; а если в тексте письма документ, записанный на электронный носитель, не назван, то и его наименование с другими имеющимися индентификационными реквизитами (дата и номер). Такой полный вариант оформления отметки о приложении в письме показан в Примерах 30 и 31. Но т.к. ГОСТ Р 7.0.97-2016 этого не требует, вы можете облегчить себе задачу и ограничиться выполнением его предписания.
Тот же стандарт на вкладыше (конверте), в который помещается носитель, предписывает указывать наименования документов, записанных на носитель, имена файлов (образца этого в ГОСТ Р 7.0.97-2016 не показано). На практике можете следовать нашему из Примера 32;
6) если с одним сопроводительным письмом пересылается большое количество приложений, может быть составлена опись приложений, в которой последовательно перечисляются наименования всех документов-приложений с указанием количества листов и экземпляров каждого, а в отметке о приложении дается ссылка на эту опись (Пример 33).
Пример 28. Отметка о сброшюрованном приложении
Пример 29. Отметка о приложении, которое имеет собственные приложения
Пример 30. Отметка об электронном приложении, не названном в тексте
Пример 31. Отметка об электронном приложении, не названном в тексте
Пример 32. Надпись на конверте, в который вложен CD с электронным документом-приложением
Пример 33. Ссылка на опись приложений в отметке о приложении
Пример 34. Отметка о приложении в письме, в тексте которого документ-приложение назван
Пример 35. Отметка о нескольких приложениях в сопроводительном письме
Если приложение многостраничное и вы направляете с письмом несколько его экземпляров, то в отметке надо указывать количество листов в одном экземпляре приложения.
Даже если приложений несколько, слово «Приложение» в отметке ГОСТ Р 7.0.97-2016 предписывает употреблять в единственном числе (как это было и в предыдущем ГОСТ об оформлении организационно-распорядительных документов) – см. Пример 35.
Если приложение одно, то пишем его с маленькой буквы после «Приложение:». А если несколько, то нумеруем их цифрами, после которых стоят точки, поэтому каждое приложение потом начинается с большой буквы, и в конце предложения о нем тоже ставится точка (Пример 35).
Если приложением является копия, то это обязательно указывается (Пример 35).
На самих приложениях к письмам никакие отметки о приложении в верхнем правом углу не оформляются. Приложением к письму может быть:
- либо уже окончательно оформленный документ (устав, приказ, договор и др.), поэтому на нем никаких отметок нельзя делать в принципе,
- либо проект документа, но на нем тоже не должно быть никакой лишней информации и никаких реквизитов, не предусмотренных тем видом документа, проект которого приложен к письму. Ведь когда его подпишут и он заживет самостоятельной жизнью, «лишняя» отметка о приложении к письму будет ему только мешать.
Виза (реквизит 21) свидетельствует о согласии или несогласии должностного лица (работника) с содержанием проекта письма. Виза согласования включает:
- его должность,
- подпись,
- расшифровку подписи (сначала инициалы, потом фамилия) и
- дату визирования.
В зависимости от того, необходимо ли адресату направлять подлинник письма по почте либо достаточно направить его копию по факсимильной связи или электронной почте, визы проставляются:
- на копии письма (визовом экземпляре), помещаемой в дело, на последнем листе документа на свободном от текста месте ближе к нижнему полю – если бумажный подлинник отправляется адресату;
- на обороте последнего листа подлинника – если он остается у автора документа.
Если согласование проектов исходящих писем проводится в системе электронного документооборота (СЭД), то данные о результатах согласования фиксируются в регистрационной карточке документа в системе.
В зависимости от того, имеются замечания к проекту документа или нет, виза оформляется одним из следующих способов:
Пример 36. Виза согласования при отсутствии замечаний к проекту документа
Пример 37. Виза согласования при наличии замечаний к проекту документа
Визу оформляют при согласовании документа внутри организации, а гриф – при внешнем согласовании со сторонними юрлицами. На письмах гриф согласования никогда не оформляется – если информация должна исходить от нескольких организаций, возможно издание совместного письма, но это редкая практика даже для госорганов.
Подпись (реквизит 22) включает:
- наименование должности лица, подписывающего документ,
- его собственноручную подпись,
- расшифровку подписи (инициалы перед фамилией).
Это классический полный состав элементов (атрибутов) реквизита «подпись», который в некоторых случаях сокращается:
- при оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывается совсем (Пример 38);
- обычно письмо оформляется на бланке организации, вверху которого присутствует ее полное наименование, потому в подписи должность не содержит этого наименования организации. Например, указывается «Генеральный директор» (как в Примере 34) вместо полного варианта «Генеральный директор ООО “Симфония”»;
- по такому же принципу мы действуем, когда оформляем письмо на бланке структурного подразделения – в составе подписи должность не повторяет не только наименование организации, но и наименование подразделения: получается «Директор департамента» (как в Примере 26) вместо «Директор департамента управления персоналом АО “Сервисстройкомплектация”».
Пример 38. Письмо на бланке должностного лица
Фраза «С уважением,», как и вступительное обращение «Уважаемый…!» отделяются от текста дополнительным межстрочным интервалом по аналогии с составными частями реквизитов. Пример оформления делового письма с этикетной рамкой можно посмотреть в приложении 6 к Примерной инструкции по делопроизводству в государственных организациях, утв. приказом Росархива от 11.04.2018 № 44. Но если вы не являетель государственной организацией, то можете писать «С уважением,» сразу над строкой подписи, не добавляя между ними пустой строки.
Заметьте, что отсутствие должности в подписи не препятствует размещению этикетной рамки с фразой «С уважением,», в конце которой запятая остается (см. Пример 38).
При подписании документа лицом, исполняющим обязанности руководителя, подпись оформляется с указанием статуса должностного лица в соответствии с приказом (распоряжением):
Пример 39. Подпись исполняющего обязанности гендиректора (сокращенно)
Пример 40. Подпись исполняющего обязанности гендиректора (полностью)
При подписании письма лицом, имеющим право подписи в случае временного отсутствия руководителя, исправления в наименование должности и расшифровку фамилии уже подготовленного и согласованного проекта письма вносятся от руки или с использованием соответствующих штампов. При этом изначальный вариант должности и Ф.И.О., который правится, лучше не зачеркивать (в ГОСТ Р 7.0.97-2016 однозначной формулировки о способе внесения исправления нет).
В этой ситуации не допускается ставить косую черту либо предлог «за» перед наименованием первоначальной должности.
Пример 41. Оформление подписи при замене подписанта (с исправлением должности и Ф.И.О. подписанта)
Пример 42. Оформление подписи при замене подписанта (с исправлением должности и Ф.И.О. подписанта)
Печать (реквизит 24) заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами. Печать ставится на документе, только если это предусмотрено законодательством Российской Федерации. А по общему правилу на большинстве писем она не нужна.
Печать проставляется, не захватывая собственноручной подписи должностного лица, старайтесь не закрывать ее даже частично.
Пример 43. Заверение печатью подписи на документе
Исполнителем является работник организации, подготовивший текст письма. Отметка об исполнителе (см. реквизит 25 в Примерах 26 и 44) включает:
- обязательно фамилию, имя, отчество полностью (чтобы понятно было, как обращаться к человеку, если потребуются разъяснения);
- и номер его телефона;
- может дополняться должностью, структурным подразделением и электронным адресом исполнителя.
Такая отметка оформляется на лицевой стороне последнего листа документа от границы левого поля внизу, а при отсутствии места – на оборотной стороне внизу слева. Она может оформляться как нижний колонтитул и печататься шрифтом меньшего размера.
Пример 44. Отметка об исполнителе
Помимо рассмотренных подробно в данной статье реквизитов, есть еще группа таких, что необходимы для организации работы с письмами. Они выполняют технические функции и необходимы:
- для включения входящего делового письма в документооборот получателя – отметка о поступлении документа (реквизит 27);
- организации его исполнения – резолюция (реквизит 28);
- определения места хранения документа в документальном фонде получателя – отметка о направлении документа в дело (реквизит 30).