Обращаем ваше внимание на смену банковских реквизитов

Зачем составлять письмо о смене реквизитов

По данным, указанным в контракте, заказчик перечисляет денежные средства за выполненные исполнителем обязательства, направляет корреспонденцию, проверяет действительность документов. При обнаружении нестыковок в банковском счете и отсутствии уведомления о смене реквизитов организации для контрагентов возникнут сложности (в основном у поставщика). Дело в том, что с юридической точки зрения, заказчик делает все правильно, а значит, не несет ответственности за неполучение конечным адресатом денег и бумаг.

Поэтому поставщик обязан в кратчайшие сроки сообщить заказчику о любых изменениях в своих данных путем направления соответствующего документа.

Что относится к реквизитам

В нормативах не указано, какие реквизиты включаются в бланк письма, но на практике в информационном сообщении указывают общие и банковские сведения. К первой группе сведений относятся:

• наименование;
• ИНН и КПП;
• ОГРН;
• место нахождения;
• почтовый адрес;
• сведения о руководителе.

Платежные данные:

• расчетный счет;
• наименование банка;
• БИК;
• корреспондентский счет.

Как составить письмо в 2023 году

Унифицированной формы в законе № 44-ФЗ не установлено. Составляя письмо, следует обратить внимание на ряд особенностей. Обычно документ оформляют на фирменном бланке организации. В этом случае корреспонденция имеет более официальный характер, в отличие от простого листа А4.

Вот как написать письмо о смене банковских реквизитов контрагенту:

1. Вписать наименование получателя, Ф.И.О. и должность ответственного лица.
2. Озаглавить документ.
3. Проставить дату и исходящий номер (при наличии).
4. Изложить суть обращения. Написать новый счет, на который теперь перечисляется оплата. Кроме того, сторонам необходимо изменить реквизиты в госконтракте, подписав допсоглашение.
5. Указать дату, с которой изменения вступают в силу.
6. Внести дополнительную информацию.
7. Подписать у руководителя организации, поставить печать (при наличии).

Как составить уведомление

Уведомление заполняют по аналогии с информационным письмом. Укажите:

• причину смены реквизитов. Например, что вы закрываете счет и открываете новый;
• день, когда закрылся старый счет;
• день, когда открыт новый счет;
• дату, с которой следует проводить платежи по актуальным сведениям;
• сведения о новом счете (наименование банка, его БИК, номер р/с и к/с в банке).

Подписывает документ руководитель компании или уполномоченное им лицо по доверенности.

Используйте шаблон уведомления для заполнения:

А это — образец заполненного документа:

Как уведомить заказчика об изменениях

Уведомление составляют сразу же после того, как исполнитель изменил реквизиты. Письменную информацию передают лично, курьерской службой или по почте — ценным письмом с подтверждением вручения. При необходимости дополнительно отправьте заказчику копию в электронном виде. Но юридически действительна только та форма документа, которая определена в госконтракте (например, письменная).

При направлении уведомления уточните, согласован ли в договоре исключительный адрес контрагента для отправки юридически значимых сообщений, в том числе и адрес электронной почты. Если адрес согласован, то отправьте уведомление по нему. Исключение — если вы знаете, что он недостоверен (п. 64 Постановления пленума ВС РФ от 23.06.2015 № 25).

Если в договоре такой адрес не закреплен, то направьте уведомление по адресу, указанному:

• в ЕГРЮЛ, если контрагент — юридическое лицо;
• в ЕГРИП, если контрагент — индивидуальный предприниматель.

Если уведомление доставят по этому адресу, то оно фиксируется как полученное, даже если лицо там не находится (п. 3 ст. 54, п. 3 ст. 23 ГК РФ).

При направлении дополнительного соглашения руководствуйтесь такими же правилами, как для направления уведомления. Если в договоре в качестве исключительного адреса для отправки юридически значимых сообщений согласован электронный адрес, то вам все равно придется направить контрагенту курьером или почтой проект дополнительного соглашения, подписанный с вашей стороны. На электронную почту в этом случае рекомендуем отправить уведомление о смене р/счета и указать, что вы подготовили, подписали и направили по адресу контрагента курьером (почтой) дополнительное соглашение к договору.

Когда извещение об изменениях не отправляют

Еще на этапе подачи заявки для участия в государственных закупках потенциальный поставщик обязан указать общие и банковские сведения. Это необходимо для составления контракта после проведения торгов. Соответственно, если организация во время подготовки тендерного предложения находится в стадии изменения каких-либо из вышеуказанных данных, то в заявке ей стоит указать новые данные. Тем более что заказчику такая информация станет доступна только после проведения закупочной процедуры, когда вносить правки уже нельзя. Следует помнить, что до окончания срока подачи конкурсных, аукционных заявок участник вправе отозвать предложение, внести коррективы и подать его заново.

Если заявка уже подана, участник выиграл тендер и необходимость смены данных о банковском счете возникла на этапе заключения контракта, вместо уведомления составляется протокол разногласий.

В договоре, который заключают ИП или компании, не все можно предусмотреть заранее.

Иногда меняется цена на материалы или по ходу дела выясняется, что на выполнение заказа потребуется больше времени, чем подрядчик рассчитывал.

Но бывает, что существенные условия не изменились — просто одна из сторон сменила реквизиты. Например, компания открыла расчетный счет в другом банке на более выгодных условиях или переехала и изменила адрес в ЕГРЮЛ.

Под реквизитами понимаются как банковские: расчетный счет, БИК, название банка, так и другие данные, например адрес, телефон или контакты уполномоченного представителя.

Зачем составлять письмо о смене реквизитов

Бывают разные ситуации, когда компании или предпринимателю нужно отправить письмо о смене реквизитов.

Вот популярные причины, когда компании или ИП отправляют письмо о смене реквизитов:

• чтобы контрагент перевел оплату на актуальный расчетный счет;
• не заключать дополнительное соглашение и сэкономить время и ресурсы сторон договора.

Если вовремя уведомить другую сторону о том, что реквизиты поменялись, это поможет сохранить деловые отношения и исключить некоторые возможные проблемы с документами, деньгами и налогами.

По общему правилу, которое Минфин не раз повторял в письмах, ошибки в счетах-фактурах, которые не мешают идентифицировать налогоплательщика, не должны влиять на принятие налога к вычету. На практике в вычетах не отказывают, но запрашивают пояснения. А это время и силы, которые можно было бы не тратить.

Теперь подрядчика ждет увлекательный квест по добыче денег: придется обращаться в банк, собирать документы для подтверждения платежа и ждать. А можно было всего лишь вовремя направить уведомление.

Изменения, которые описаны в письме, начинают действовать для сторон с момента, когда контрагент его получит, если в договоре не написано по-другому. Например, заказчик может оплачивать работы подрядчика по новым банковским реквизитам с того момента, как получил письмо с указанием этих реквизитов.

Письмо о смене реквизитов можно направить контрагенту почти всегда, кроме случаев, когда в договоре напрямую указано: менять любые положения, в том числе реквизиты, можно только через дополнительные соглашения.

Но есть и хорошая новость — все меньше контрагентов вставляют такие пункты в договоры. В моей практике это иногда встречается в типовых договорах крупных госкомпаний, которые еще не перестроились на более бизнес-ориентированный подход к работе.

Что относится к реквизитам

Как прописывать реквизиты и что к ним следует относить — не определено в законодательстве. Можно сказать, что реквизиты — это данные, которые помогают точно идентифицировать стороны договора. Реквизиты сторон обычно указываются в последнем разделе договора перед подписями.

По смыслу реквизиты можно разделить на три категории:

1. Общие: наименование компании или ФИО ИП, организационно-правовая форма компании — ООО, АО и другие, ИНН, ОГРН или ОГРНИП, КПП.
2. Банковские: расчетный счет, наименование банка, БИК и корреспондентский счет банка.
3. Контактные: номер телефона и адрес электронной почты.

Письмом меняют реквизиты в двух случаях:

1. Неправильно внесли данные при заключении договора — в такой ситуации можно менять любые реквизиты, по сути, вы исправляете опечатку.
2. Реквизиты действительно изменились, а в договоре нет обязанности подписывать дополнительное соглашение.

В моей практике был случай: контрагент ликвидировал одну организацию и зарегистрировал новую. Клиентов он при этом хотел сохранить — и пытался письмом о смене реквизитов поменять ИНН, ОГРН и наименование компании в договоре.

Но в таких случаях нужно до ликвидации заключить договор с новым контрагентом или заменить контрагента на основании соглашения об уступке прав требования, об этом мы уже рассказывали подробно.

Как правильно составить письмо о смене реквизитов

Вот что я советую указать в письме, чтобы в случае вопросов от налоговой или других ведомств быть готовым к пояснениям:

• причину изменения реквизитов. Например, это может быть техническая ошибка при подписании договора или закрытие счета в одном банке с последующим открытием в другом;
• номер и дату договора, в котором меняются реквизиты;
• новые реквизиты;
• дату, с которой вы просите использовать новые данные;
• подпись уполномоченного лица и печать, если вы ее используете.

Никаких установленных сроков, за которые рассматривают письмо о смене реквизитов, нет. Если важно учесть сроки, то стороны могут прописать в договоре, в течение какого времени нужно предоставить ответ на письмо или подтвердить его получение.

Кто составляет письмо об изменении реквизитов

Письмо о смене реквизитов может составить любой сотрудник компании по шаблону. Главное — подписать письмо у уполномоченного лица. Обычно это генеральный директор либо сотрудник, у которого есть доверенность на подписание подобных документов.

Кому и куда отправить письмо об изменении реквизитов

Обычно в договоре есть пункт о том, как стороны ведут переписку. Там указывают ФИО контактных лиц с обеих сторон и адреса электронной почты, по которым нужно направлять любые сообщения в рамках договора.

Если письмо попало в спам на стороне адресата, это его риск, вы со своей стороны сделали все в соответствии с договором. Но лучше всего после отправки письма позвонить контактному лицу и уточнить, получили ли письмо.

Отправить можно Почтой России заказным письмом с уведомлением — вам выдадут квитанцию с номером для отслеживания. Вбейте номер на сайте Почты России и следите за статусом письма. Если уведомление привезут на официальный адрес, оно в любом случае считается полученным, даже если контрагент его не забрал.

Но опять же, если вы общаетесь с кем-то из сотрудников контрагента по электронной почте, рекомендуем продублировать письмо о смене реквизитов и туда. Так вы снизите риск того, что контрагент узнает об изменении реквизитов не вовремя и, например, переведет деньги на уже закрытый счет.

Контрагент получил письмо, что дальше

В письме указывается дата, начиная с которой применяются новые реквизиты. Формулировка может быть такой: «Изменения действуют с 1 мая 2022» или «Просим оплачивать по новым реквизитам с 1 мая 2022».

Иногда в договоре может быть предусмотрено, что сторона, получившая уведомление или письмо, должна на него ответить или подтвердить получение в определенный срок. В таком случае, как только вы получили уведомление, напишите об этом контрагенту по правилам, которые вы согласовали в договоре.

Запомнить

1. Если у бизнеса изменились реквизиты, то стоит отправить контрагентам письмо о смене реквизитов, указанных в договоре.
2. Письмо о смене реквизитов отправляют, чтобы уведомить другую сторону о том, что в компании что-то поменялось — и чтобы следующие платежи контрагента дошли.
3. Письмом меняют реквизиты в двух случаях: если неправильно внесли данные при заключении договора. И если реквизиты действительно изменились, а в договоре нет обязанности подписывать дополнительное соглашение.
4. Письмом нельзя изменить сторону в договоре — ИНН, ОГРН или наименование компании, либо ФИО, ИНН и ОГРНИП предпринимателя. Чтобы поменять сторону в договоре, нужно заключить новый договор с новым контрагентом или заменить сторону через соглашение об уступке прав требования.
5. После того как отправили письмо, убедитесь, что оно дошло до адресата — уточните по электронной почте или по телефону.

Вам может быть интересно: