Нормы времени на работы по документационному обеспечению управленческих структур федеральных органов

МИНИСТЕРСТВО ТРУДА И СОЦИАЛЬНОГО РАЗВИТИЯ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

ПОСТАНОВЛЕНИЕ
от 26 марта 2002 г. N 23

ОБ УТВЕРЖДЕНИИ НОРМ ВРЕМЕНИ НА РАБОТЫ ПО ДОКУМЕНТАЦИОННОМУ ОБЕСПЕЧЕНИЮ УПРАВЛЕНЧЕСКИХ СТРУКТУР ФЕДЕРАЛЬНЫХ ОРГАНОВ ИСПОЛНИТЕЛЬНОЙ ВЛАСТИ

Министерство труда и социального развития Российской Федерации постановляет:

1. Утвердить нормы времени на работы по документационному обеспечению управленческих структур федеральных органов исполнительной власти, разработанные Центральным бюро нормативов по труду Министерства труда и социального развития Российской Федерации.

2. Установить, что нормы времени, утвержденные настоящим Постановлением, рекомендуются для определения численности работников, занятых документационным обеспечением управленческих структур федеральных органов исполнительной власти.

3. Центральному бюро нормативов по труду Министерства труда и социального развития Российской Федерации обеспечить издание необходимого количества норм времени на работы по документационному обеспечению управленческих структур федеральных органов исполнительной власти.

Министр труда
и социального развития
Российской Федерации
А.ПОЧИНОК

УТВЕРЖДЕНЫ
Постановлением
Минтруда России
от 26 марта 2002 г. N 23

НОРМЫ ВРЕМЕНИ
НА РАБОТЫ ПО ДОКУМЕНТАЦИОННОМУ ОБЕСПЕЧЕНИЮ УПРАВЛЕНЧЕСКИХ СТРУКТУР ФЕДЕРАЛЬНЫХ ОРГАНОВ ИСПОЛНИТЕЛЬНОЙ ВЛАСТИ

1. Общие положения

1.1. Нормы времени на работы по документационному обеспечению управленческих структур федеральных органов исполнительной власти (далее — нормы времени) рекомендуются для расчета затрат времени на подготовку документации, информации, проведение печатных, вычислительных и других работ, включая обслуживание оргтехники, а также для определения необходимой численности работников, выполняющих эти функции.

1.2. Основой разработки норм времени являются: структура функциональных подразделений федеральных органов исполнительной власти; технологическое описание управленческих процедур; материалы изучения организации труда в службах документационного обеспечения; результаты фотохронометражных наблюдений, фотографий и самофотографий рабочего времени работников, занятых документационным обслуживанием управленческих структур федеральных органов исполнительной власти; данные оперативного учета и регистрации документов.

1.3. Оформление документов управленческих структур производится в соответствии с Типовой инструкцией по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной Приказом Федеральной архивной службы России от 27 ноября 2000 г. N 68, зарегистрированной Министерством юстиции Российской Федерации 26 декабря 2000 г. Рег. N 2508.

1.4. Нормативная часть представлена нормами времени и содержит следующие разделы: документационное обеспечение управленческих структур федеральных органов исполнительной власти; составление и ведение номенклатуры дел; документирование деятельности коллегии федерального органа исполнительной власти; оформление документов; обработка, регистрация и учет документов; справочно — аналитическая работа; регистрация, учет, хранение и поиск документов; работы, выполняемые в процессе автоматизации технологии хранения документов; набор на персональном компьютере; обслуживание персональных электронных вычислительных машин (ПЭВМ).

1.5. В таблицах нормативной части приведены наименование и содержание выполняемых работ и установленные на них нормы времени.

1.6. Нормы времени установлены в часах на принятую единицу измерения объема каждого конкретного вида работы.

В нормах времени приняты основные единицы измерения, условные обозначения и сокращения согласно Приложению N 1.

1.6.1. Под единицей измерения «дело» подразумевается дело в объеме 150 листов размером 210 x 297 мм (формат A4).

1.6.2. Дела, содержащие больше или меньше 150 листов, пересчитываются на одно условное дело объемом 150 листов.

1.6.3. За единицу измерения объема работы — машинописный лист — принимается текстовый машинописный оригинал формата A4 (210 x 297), напечатанный с одной стороны, на котором размещается 38 — 41 строка (2450 знаков) через 1,5 интервала с количеством 60 — 64 печатных знаков в строке (в автоматизированных условиях — 2 Кбайт).

1.6.4. За единицу измерения объема работы — коробку — принимается коробка, вмещающая 10 дел, в одной папке — 3 дела.

1.6.5. По отдельным видам работ в нормах времени в качестве единицы измерения принята не 1, а 10 или 100. Это необходимо учитывать при расчете величины трудозатрат по установленным объемам работ.

1.6.6. В случае значительных отклонений содержания выполняемых работ по сравнению с принятыми в нормах времени и нецелесообразности изменения существующей организации труда федеральные органы исполнительной власти могут рассчитать соответствующие нормы времени методом технического нормирования.

1.7. Нормы времени на автоматизированную технологию регистрации, учета, хранения и поиска документов получены путем хронометражных замеров отдельных операций по вводу — выводу информации с помощью персональных компьютеров при автоматизированной подготовке, оформлении управленческих документов, их контроле, учете, регистрации, хранении, поиске и дальнейшем использовании, выполнении печатных, вычислительных и других работ.

1.8. Объектом нормирования в автоматизированном режиме являются автоматизированные процессы информационной технологии; нормы времени рассчитаны с учетом применения персональных компьютеров типа IBM PC XT/AT и совместимых с ними ЭВМ, а также на основе опыта использования автоматизированных баз данных (АБД). Объем базы данных ограничивается емкостью накопителя на жестком магнитном диске. Время реакции системы составляет 40 — 60 секунд.

1.9. Автоматизированные процессы информационных технологий включают: ввод информации о документе (индексирование), содержании документа и цифровых данных на основе стандартных форм, предусмотренных программным обеспечением; поиск информации в диалоговом режиме на основе команд, предусмотренных программным обеспечением.

1.10. Состав технических и программных средств, технология обработки данных на ПЭВМ определяются с учетом годового объема работ по подготовке информации, документации, печатных и других работ.

1.11. В нормах времени учтены работы по обслуживанию рабочего места, отдых и личные потребности, включая физкультурные паузы, в размере 5% от оперативного времени.

1.12. С использованием норм времени определяется трудоемкость работ по документационному обеспечению деятельности управленческих структур федеральных органов исполнительной власти за год и рассчитывается нормативная численность работников, выполняющих эти виды работ. Пример ее расчета приведен в Приложении N 2.

2. Организация труда

Документационное обеспечение и делопроизводственное обслуживание может осуществляться специальной службой документации, действующей на правах самостоятельного структурного подразделения федерального органа исполнительной власти.

Функции работников, занятых документационным обеспечением управленческих структур федеральных органов исполнительной власти, регламентируются должностными инструкциями, разрабатываемыми в соответствии с Квалификационным справочником должностей руководителей, специалистов и других служащих, утвержденным Постановлением Министерства труда и социального развития Российской Федерации от 21 августа 1998 г. N 37.

Выполнение работ по документационному обеспечению структурных подразделений федерального органа исполнительной власти работниками, не входящими в состав службы документационного обеспечения управления, не может служить основанием для каких-либо изменений норм времени.

Функциональные подразделения, осуществляющие техническое обслуживание службы документационного обеспечения управления, должны проводить постоянную работу по совершенствованию технологии всего комплекса выполняемых работ на базе современных средств вычислительной и организационной техники.

Рациональная организация рабочих мест и создание оптимальных условий труда для работников, занятых техническим обслуживанием службы документационного обеспечения управления, включает планировку служебных помещений в соответствии с технологией выполняемой работы и эффективным использованием рабочих площадей, размещение мебели и специализированного оборудования с учетом обязанностей работников и состава, выполняемых операций, а также необходимого комфорта, способствующего эффективному труду.

Работники, занятые обслуживанием ПЭВМ и оргтехники (ОТ), обеспечиваются необходимыми инструментами, приборами, справочными материалами, нормативно — методическими документами в соответствии с гигиеническими требованиями к видеодисплейным терминалам ПЭВМ и организации работы, утвержденными Приказом Госкомсанэпиднадзора России от 14 июля 1996 г. N 14.

Условия труда указанных категорий работников должны соответствовать требованиям строительных норм и правил, государственных и отраслевых стандартов, санитарных правил и норм.

Условия труда работников при автоматизированной обработке документации должны соответствовать специальным требованиям, установленным для работников вычислительных центров.

Режимы труда и отдыха работников, занятых обслуживанием ПЭВМ и видеодисплейных терминалов, устанавливаются исходя из распорядка дня с учетом регламентации всех обязательных работ и выполнения наиболее сложных (трудоемких) из них в первой половине дня, когда у работников отмечается более высокая устойчивая работоспособность.

Режимы труда и отдыха работников, занятых обслуживанием ПЭВМ и ВДТ, должны устанавливаться в зависимости от вида и категории их трудовой деятельности.

Виды трудовой деятельности работников, занятых обслуживанием ПЭВМ и ВДТ, разделяются на 3 группы:

группа А — работа по считыванию информации с экрана ВДТ с предварительным запросом;

группа Б — работа по вводу информации в ПЭВМ;

группа В — творческая работа в режиме диалога с ПЭВМ.

При выполнении в течение рабочего дня работ, относящихся к разным видам трудовой деятельности, за основную работу с ПЭВМ и ВДТ следует принимать такую, которая занимает не менее 50% времени в течение рабочего дня.

Для обеспечения оптимальной работоспособности и сохранения здоровья профессиональных пользователей ПЭВМ и ВДТ на протяжении рабочего дня должны устанавливаться регламентированные перерывы.

Время регламентированных перерывов в течение рабочего дня следует устанавливать в зависимости от его продолжительности, вида и категории трудовой деятельности.

Продолжительность непрерывной работы на ВДТ и ПЭВМ без регламентированного перерыва не должна превышать 2 часов.

При 8-часовом рабочем дне и работе на ВДТ и ПЭВМ регламентированные перерывы следует устанавливать:

для I группы работ — через 2 часа от начала рабочей смены и через 2 часа после обеденного перерыва продолжительностью 15 минут каждый;

для II группы работ — через 2 часа от начала рабочей смены и через 1,5 — 2 часа после обеденного перерыва продолжительностью 15 минут каждый или продолжительностью 10 минут через каждый час работы;

для III группы работ — через 1,5 — 2 часа от начала рабочей смены и через 1,5 — 2 часа после обеденного перерыва продолжительностью 20 минут каждый или продолжительностью 15 минут через каждый час работы.

Работники, занятые документационным обеспечением структурных подразделений федеральных органов исполнительной власти, обеспечиваются необходимыми справочными материалами.

Рабочие места работников службы документационного обеспечения управления управленческих структур федеральных органов исполнительной власти оборудуются соответствующими рабочими столами, конструкция которых предусматривает удобное размещение вычислительной и организационной техники, предметов труда, ящиков, сейфов для хранения документов, методической литературы, карточек, лотков.

Рекомендуемые организационно — технические условия предусматривают рациональную организацию рабочих мест: на рабочем столе должно находиться минимально необходимое количество документов для оперативной работы в течение рабочего дня, своевременное получение работающими необходимой информации (консультаций, инструкций и других справочных материалов).

3. Нормативная часть

1. Работы по документационному обеспечению структурных подразделений федеральных органов исполнительной власти

1.1. Подготовка положений о структурных подразделениях

Содержание работы: изучение нормативных и правовых актов, структуры и штатов федерального государственного органа, функций и задач структурных подразделений, подготовка положения, печатание, согласование, утверждение и размножение.

Таблица 1

НОРМЫ ВРЕМЕНИ НА ПОДГОТОВКУ ПОЛОЖЕНИЯ О СТРУКТУРНОМ ПОДРАЗДЕЛЕНИИ ФЕДЕРАЛЬНОГО ОРГАНА ИСПОЛНИТЕЛЬНОЙ ВЛАСТИ

1.2. Подготовка должностных инструкций работников, занятых документационным обеспечением структурных подразделений федеральных органов исполнительной власти

Содержание работы: изучение нормативно — методической и правовой литературы и штатов федерального органа, функций и задач подразделений, занятых документационным обеспечением управления, подготовка инструкции, корректировка, печатание, утверждение, размножение.

Таблица 2

НОРМЫ ВРЕМЕНИ НА ПОДГОТОВКУ ДОЛЖНОСТНЫХ ИНСТРУКЦИЙ

1.3. Подготовка инструкции по документационному обслуживанию (делопроизводству)

Содержание работы: изучение нормативных правовых актов методических документов, подготовка инструкции, согласование, корректировка, печатание, размножение.

Таблица 3

НОРМЫ ВРЕМЕНИ НА ПОДГОТОВКУ ИНСТРУКЦИИ ПО ДОКУМЕНТАЦИОННОМУ ОБСЛУЖИВАНИЮ (ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ)

1.4. Разработка регламента работы коллегии

Содержание работы: изучение практики работы коллегиального органа, технологии подготовки материалов для его функционирования; подготовка проекта регламента, согласование со структурными подразделениями; печатание, утверждение, размножение, рассылка.

Таблица 4

НОРМЫ ВРЕМЕНИ НА РАЗРАБОТКУ РЕГЛАМЕНТА РАБОТЫ КОЛЛЕГИИ

1.5. Разработка табеля унифицированных форм управленческих документов

1.5.1. Разработка табеля унифицированных форм управленческих документов, применяемых в структурных подразделениях

Содержание работы: сбор табелей унифицированных форм документов структурных подразделений федеральных органов исполнительной власти, анализ выявленного комплекса управленческих документов; определение целесообразности создания и применения конкретных документов, выявление состава неунифицированных форм документов, исключение дублируемых документов и неправомерно используемых форм документов, группировка форм документов по функциям и управленческим задачам, подготовка, согласование и утверждение единого табеля унифицированных форм.

Таблица 5

НОРМЫ ВРЕМЕНИ НА РАЗРАБОТКУ ТАБЕЛЯ УНИФИЦИРОВАННЫХ ФОРМ УПРАВЛЕНЧЕСКИХ ДОКУМЕНТОВ, ПРИМЕНЯЕМЫХ В СТРУКТУРНЫХ ПОДРАЗДЕЛЕНИЯХ

Исполнитель — специалист I, II категории

<*> Позиция объемом 200 знаков (символов).

1.5.2. Разработка единого табеля унифицированных форм управленческих документов, применяемых в деятельности федерального органа

Содержание работы: сбор табелей форм документов структурных подразделений, анализ выявленного комплекса управленческих документов, определение целесообразности создания и применения конкретных документов, выявление состава неунифицированных документов, исключение дублируемых документов и показателей или неправомерно используемых форм документов, группировка форм документов по функциям и управленческим задачам, подготовка, согласование и утверждение единого табеля форм с руководством.

Таблица 6

НОРМЫ ВРЕМЕНИ НА РАЗРАБОТКУ ЕДИНОГО ТАБЕЛЯ УНИФИЦИРОВАННЫХ НОРМ УПРАВЛЕНЧЕСКИХ ДОКУМЕНТОВ, ПРИМЕНЯЕМЫХ В ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ФЕДЕРАЛЬНОГО ОРГАНА ИСПОЛНИТЕЛЬНОЙ ВЛАСТИ

Исполнитель — начальник отдела, главный специалист

<*> Одна позиция объемом 200 знаков (символов).

2. Составление и ведение номенклатуры дел структурных подразделений федерального органа исполнительной власти (НД)

2.1. Разработка номенклатуры дел структурного подразделения

Содержание работы: составление номенклатуры дел структурного подразделения; изучение нормативных, правовых и методических документов, справочных пособий, функций структурного подразделения, особенностей его делопроизводства, состава и содержания документов, определение сроков их хранения; составление, систематизация заголовков дел; визирование руководством структурного подразделения; контроль за правильностью формирования дел.

Таблица 7

НОРМЫ ВРЕМЕНИ НА РАЗРАБОТКУ НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ СТРУКТУРНОГО ПОДРАЗДЕЛЕНИЯ

Исполнитель — начальник отдела, главный специалист

Единица измерения — позиция, равная 100 знакам

(символам)

2.2. Разработка унифицированных форм организационно — распорядительной документации и составление альбома

Содержание работы: сбор, обработка, анализ и унификация внутриведомственных форм организационно — распорядительных документов, подготовка проекта альбома, корректировка проекта, утверждение, издание.

Таблица 8

НОРМЫ ВРЕМЕНИ НА РАЗРАБОТКУ АЛЬБОМА УНИФИЦИРОВАННЫХ ФОРМ ДОКУМЕНТОВ (ПРИКАЗОВ, УКАЗАНИЙ, ПОСТАНОВЛЕНИЙ, РЕШЕНИЙ И ДРУГИХ)

2.3. Разработка классификатора структурных подразделений

Содержание работы: ознакомление с нормативно — правовыми актами, методической литературой, структурой, штатным расписанием, подготовка проекта классификатора, его согласование, доработка, оформление и утверждение.

Таблица 9

НОРМЫ ВРЕМЕНИ НА РАЗРАБОТКУ КЛАССИФИКАТОРА СТРУКТУРНЫХ ПОДРАЗДЕЛЕНИЙ

Единица измерения — позиция объемом 75 знаков

<*> Далее применяется коэффициент 1,2 к норме на каждые 10 позиций.

2.4. Разработка классификатора корреспондентов

Содержание работы: ознакомление с корреспондентской картотекой, выявление постоянных корреспондентов, подготовка классификатора, доработка, утверждение и оформление классификатора.

Таблица 10

НОРМЫ ВРЕМЕНИ НА РАЗРАБОТКУ КЛАССИФИКАТОРА КОРРЕСПОНДЕНТОВ

Исполнители — начальник канцелярии, главный специалист

<*> Позиция объемом 100 знаков (символов).

2.5. Разработка типовых текстов управленческих документов

Содержание работы: изучение, обобщение и анализ текстов управленческих документов, корректировка текстов, оформление в соответствии с ГОСТами, нормативно — методическими актами, печатание типовых текстов, согласование и утверждение.

Таблица 11

НОРМЫ ВРЕМЕНИ НА РАЗРАБОТКУ ТИПОВЫХ ТЕКСТОВ УПРАВЛЕНЧЕСКИХ ДОКУМЕНТОВ

Исполнитель — главный специалист

Единица измерения — документ

2.6. Разработка оперограммы прохождения документов

Содержание работы: обследование маршрутов прохождения документов, рационализациях их, фиксация новых маршрутных оптимальных связей в оперограмме.

Таблица 12

НОРМЫ ВРЕМЕНИ НА РАЗРАБОТКУ ОПЕРОГРАММЫ ПРОХОЖДЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ

Исполнитель — главный специалист, специалист I категории

3. Документирование деятельности коллегии федерального органа исполнительной власти

3.1. Составление квартального плана работы коллегии

Содержание работы: получение предложений к плану работы от структурных подразделений, их согласование, составление плана работы коллегии, размножение, тиражирование проекта плана, рассылка проекта плана работы по списку, представление проекта плана работы на заседание для обсуждения и вынесения решения по его утверждению, передача распечатки плана работы на подпись руководителю, распечатка плана работы на квартал, организация тиражирования и рассылки квартального плана работы.

Таблица 13

НОРМЫ ВРЕМЕНИ НА ПОДГОТОВКУ КВАРТАЛЬНОГО ПЛАНА РАБОТЫ КОЛЛЕГИИ

Единица измерения — вопрос объемом 200 знаков

(символов)

3.2. Подготовка и проведение заседания коллегии

Содержание работы: формирование повестки заседания, подготовка материалов к заседанию, определение ответственного лица за подготовку проекта решения, формирование списка участников, подготовка проекта протокола заседания, отметка в списке приглашенных присутствующих на заседании, протоколирование заседания, распечатка стенограммы заседания, согласование стенограммы с выступавшими.

Таблица 14

НОРМЫ ВРЕМЕНИ НА РАБОТЫ ПО ПОДГОТОВКЕ И ПРОВЕДЕНИЮ ЗАСЕДАНИЯ КОЛЛЕГИИ ФЕДЕРАЛЬНОГО ОРГАНА ИСПОЛНИТЕЛЬНОЙ ВЛАСТИ

Исполнитель — руководители структурных подразделений,

главные специалисты, специалист I категории

3.3. Учет документов коллегии федерального органа исполнительной власти

Содержание работы: учет, подсчет количества документов по учетным данным, обобщение учетных данных по видам документов, оформление итоговых данных.

Таблица 15

НОРМЫ ВРЕМЕНИ НА УЧЕТ ДОКУМЕНТОВ КОЛЛЕГИИ

Исполнитель — специалист I категории

3.4. Регистрация документов коллегии федерального органа исполнительной власти

Содержание работы: получение и регистрация документов в регистрационных формах.

Таблица 16

НОРМЫ ВРЕМЕНИ НА РЕГИСТРАЦИЮ ДОКУМЕНТОВ КОЛЛЕГИИ

Исполнители — специалист I категории

3.5. Постановка документов коллегии федерального органа исполнительной власти на контроль

Содержание работы: направление копии документа в структурное подразделение, получение копии контролируемого документа, ознакомление с ним, заведение РКК на данный документ.

Таблица 17

НОРМЫ ВРЕМЕНИ НА ПОСТАНОВКУ ДОКУМЕНТОВ НА КОНТРОЛЬ

Исполнитель — специалист I категории

<*> РКК — регистрационно — контрольная карточка, РКФ — регистрационно — контрольная форма в ПЭВМ.

3.6. Ведение контрольной картотеки

Содержание работы: систематизация по срокам исполнения документов по исполнителям, группам документов (приказы министра и решения коллегиального органа).

Таблица 18

НОРМЫ ВРЕМЕНИ НА ВЕДЕНИЕ КОНТРОЛЬНОЙ КАРТОТЕКИ

Исполнитель — специалист I категории

3.7. Контроль за исполнением документов коллегии

Содержание работы: получение копии контролируемого документа, ознакомление с ней; контроль выполнения поручений, исполнения документов; составление РКК, получение сведений о результатах исполнения, запись сведений в РКК; информирование руководителей структурных подразделений о состоянии исполнения решения коллегии; снятие документов с контроля в случае необходимости переноса срока исполнения или изменения состава исполнителей, составление сводки документов, не исполненных в срок; составление сводки об исполнении документов, подлежащих контролю; обобщение результатов исполнения документов; отметка в РКК о ходе исполнения.

Таблица 19

НОРМЫ ВРЕМЕНИ НА КОНТРОЛЬ ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ ПО ПРОТОКОЛАМ ЗАСЕДАНИЙ КОЛЛЕГИИ ФЕДЕРАЛЬНОГО ОРГАНА ИСПОЛНИТЕЛЬНОЙ ВЛАСТИ

Исполнитель — специалист I категории

3.8. Контроль за своевременным представлением документов к заседанию коллегии

Содержание работы: определение ответственного лица за своевременное представление документов к заседанию коллегии; напоминание о сроках представления документов; получение сведений о представлении документов; информирование руководства о состоянии исполнения; составление сводки о документах, не представленных в срок; обобщение результатов, анализ состояния представления документов к заседанию коллеги.

Таблица 20

НОРМЫ ВРЕМЕНИ НА КОНТРОЛЬ ЗА СВОЕВРЕМЕННЫМ ПРЕДСТАВЛЕНИЕМ ДОКУМЕНТОВ К ЗАСЕДАНИЮ КОЛЛЕГИИ

Исполнитель — специалист I категории

3.9. Выполнение работ по техническому обеспечению деятельности коллегии

Таблица 21

НОРМЫ ВРЕМЕНИ НА ВЫПОЛНЕНИЕ РАБОТ ПО ТЕХНИЧЕСКОМУ ОБЕСПЕЧЕНИЮ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ КОЛЛЕГИИ

3.10. Подготовка документов к заседанию коллегии

Содержание работы: подготовка документов, согласование, оформление, утверждение, регистрация, размножение, рассылка.

Таблица 22

НОРМЫ ВРЕМЕНИ НА ПОДГОТОВКУ ДОКУМЕНТОВ К ЗАСЕДАНИЮ КОЛЛЕГИИ

Единица измерения — комплект документов объемом 10 мл

4. Оформление документов

4.1. Согласование документов

Содержание работы: передача документов на ознакомление, согласование и визирование.

Таблица 23

НОРМЫ ВРЕМЕНИ НА СОГЛАСОВАНИЕ ДОКУМЕНТОВ

Единица измерения — документ объемом 5 мл

4.2. Утверждение (подписание) документов

Содержание работы: передача документов организационно — контрольным отделом на утверждение (подписание) руководителю, получение и просмотр документа руководителем, обсуждение неясных вопросов, корректировка документа, подпись.

Таблица 24

НОРМЫ ВРЕМЕНИ НА УТВЕРЖДЕНИЕ (ПОДПИСАНИЕ) ДОКУМЕНТОВ

Исполнитель — руководитель федерального органа

исполнительной власти или его заместители, а также

руководители структурных подразделений

4.3. Печатание документа

Содержание работы: получение оригинала для печатания; набор и прокладка листов копировальной бумагой; закладка бумаги в пишущую машину (принтер), печатание, извлечение напечатанного материала из пишущей машинки (принтера), удаление копировальной бумаги, сдача работы.

Таблица 25

НОРМЫ ВРЕМЕНИ НА ПЕЧАТАНИЕ ДОКУМЕНТА

Исполнитель — оператор ПЭВМ

<*> Нормы даны на печатание текста через 1,5 интервала.

<**> В случае использования принтера применяется поправочный коэффициент К = 0,84.

4.4. Размножение документа

Содержание работы: получение документов на размножение, заполнение бланка заказа (журнальной строки), регистрация заказа, размножение документов, выдача заказа (размноженного материала).

Таблица 26

НОРМЫ ВРЕМЕНИ НА РАЗМНОЖЕНИЕ ДОКУМЕНТА

Исполнитель — мастер участка копировальной техники

5. Обработка, регистрация, учет количества документов

5.1. Обработка поступающих документов

Содержание работы: прием корреспонденции, проверка целостности упаковки и вложений, правильности адресования, вскрытие конверта, систематизация документов на регистрируемые и нерегистрируемые, заполнение регистрационных карточек штампов, распределение документов на подлежащие передаче руководителю федерального органа исполнительной власти или его заместителям для рассмотрения и вынесения резолюции и на подлежащие передаче в структурные подразделения.

Таблица 27

НОРМЫ ВРЕМЕНИ НА ОБРАБОТКУ ВХОДЯЩИХ ДОКУМЕНТОВ

Исполнители — работники канцелярии, экспедиции

5.2. Обработка и регистрация документов, получаемых по факсу

Содержание работы: получение текста, факсограммы, деление на листы формата A4, составление РК, простановка и заполнение регистрационных штампов, передача документов на исполнение.

Таблица 28

НОРМЫ ВРЕМЕНИ НА ОБРАБОТКУ ФАКСОГРАММЫ, ПОЛУЧАЕМОЙ ПО ФАКСУ

Исполнитель — специалист I категории

5.3. Обработка телеграмм

Содержание работы: получение телеграммы, передача телеграмм руководству на резолюцию, запись текста резолюции в РК, передача телеграммы и РК исполнителю.

Таблица 29

НОРМЫ ВРЕМЕНИ НА ОБРАБОТКУ ТЕЛЕГРАММ

Исполнитель — специалист I категории

5.4. Обработка поступающих телефонограмм

Содержание работы: прием телефонограммы, регистрация, запись текста, информирование (по телефону) исполнителя о содержании полученной телефонограммы, передача адресату, контроль за соблюдением срока исполнения.

Таблица 30

НОРМЫ ВРЕМЕНИ НА ОБРАБОТКУ ПОСТУПАЮЩИХ ТЕЛЕФОНОГРАММ

Исполнитель — специалист I категории

5.5. Обработка отправляемых документов

Содержание работы: получение исполненных документов, проверка правильности оформления документов, наличия приложений, указанных в основном документе, регистрация документов в РКФ, сортировка отправляемых документов по адресам и видам почтовых отправлений, проставление адреса на конверте, фальцовка и вложение документов в конверты, заклеивание конвертов, маркировка конвертов, составление реестра на заказную почту, упаковка писем для отправки на почту.

Таблица 31

НОРМЫ ВРЕМЕНИ НА ОБРАБОТКУ ОТПРАВЛЯЕМЫХ ДОКУМЕНТОВ
 

Исполнитель — специалист I категории

5.6. Обработка документов, отправляемых по факсу

Содержание работы: получение исполненных документов, проверка правильности оформления документов, наличия приложений, указанных в основном документе; регистрация документов; включение факса, установление связи с адресатом, передача текста, отключение аппарата.

Таблица 32

НОРМЫ ВРЕМЕНИ НА ОБРАБОТКУ ДОКУМЕНТОВ, ОТПРАВЛЯЕМЫХ ПО ФАКСУ

Исполнитель — специалист I категории

5.7. Обработка отправляемых телефонограмм

Содержание работы: передача текста, регистрация в журнале.

Таблица 33

НОРМЫ ВРЕМЕНИ НА ОБРАБОТКУ ОТПРАВЛЯЕМЫХ ТЕЛЕФОНОГРАММ

Исполнитель — специалист I категории

5.8. Оформление командировочных удостоверений

Содержание работы: оформление командировочных удостоверений по установленной форме, с отметкой о прибытии (убытии) работника.

Таблица 34

НОРМЫ ВРЕМЕНИ НА ОФОРМЛЕНИЕ КОМАНДИРОВОЧНЫХ УДОСТОВЕРЕНИЙ

Исполнитель — специалист I категории

5.9. Учет отправляемых и получаемых документов

Содержание работы: заполнение учетных форм документов и передача учетных сведений о получаемых документах адресатам.

Таблица 35

НОРМЫ ВРЕМЕНИ НА РАБОТЫ ПО УЧЕТУ ДОКУМЕНТОВ

Исполнитель — специалист I категории

5.10. Справочно — информационное обслуживание

Содержание работы: расстановка РК в картотеке в соответствии с классификаторами или схемой построения картотеки, отбор РК по документам и срокам исполнения, перестановка РК на исполненные документы в раздел картотеки.

Таблица 36

НОРМЫ ВРЕМЕНИ НА ВВЕДЕНИЕ СПРАВОЧНОЙ КАРТОТЕКИ

Исполнитель — специалист I категории

5.11. Поиск текущей информации

Содержание работы: принятие запроса, поиск текущей и ретроспективной информации.

Таблица 37

НОРМЫ ВРЕМЕНИ НА ПОИСК ТЕКУЩЕЙ ИНФОРМАЦИИ

Исполнитель — специалист I категории

5.12. Выдача справок

Содержание работы: выдача справок на запросы, регистрация.

Таблица 38

НОРМЫ ВРЕМЕНИ НА ВЫДАЧУ СПРАВОК

Исполнитель — специалист I категории

6. Справочно — аналитическая работа

6.1. Подготовка справок разового характера

Содержание работы: подготовка разовой справки соответствующей формы для рассмотрения на заседании экспертной комиссии (ЭК) и о поручениях с перенесенными сроками, об исполнении поручения, приказа, постановления, распоряжения.

Таблица 39

НОРМЫ ВРЕМЕНИ НА ПОДГОТОВКУ СПРАВОК

Исполнители — главный специалист,

специалист I категории

6.2. Подготовка сведений об исполнении документов

Содержание работы: подготовка сведений о сроках исполнения поручений, приказов и количестве документов, находящихся на контроле.

Таблица 40

НОРМЫ ВРЕМЕНИ НА ПОДГОТОВКУ СПРАВКИ О СРОКАХ ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ

Исполнитель — специалист I категории

6.3. Подготовка сводок, докладов, обзоров

Содержание работы: сбор и обобщение результатов проверки исполнительской дисциплины за соответствующий период времени; анализ исполнительской дисциплины; составление сводок, докладов, обзоров о результатах проверки исполнительской дисциплины.

Таблица 41

НОРМЫ ВРЕМЕНИ НА ПОДГОТОВКУ СВОДОК, АНАЛИТИЧЕСКИХ ОБЗОРОВ

Исполнители — управляющий делами,

начальник канцелярии, секретарь, инспектор по контролю

6.4. Контроль исполнения документов

Содержание работы: проставление пометки «К» на документе и РКК, включение первого экземпляра в картотеку, направление второго экземпляра РКК вместе с документом исполнителю, контроль исполнения документа, напоминание о сроке исполнения, запись сведений в РКК, снятие документа с контроля; составление сводки об исполнении документов, подлежащих контролю; составление сводки документов, не исполненных в срок; подготовка справки об исполнении документов в структурных подразделениях.

Таблица 42

НОРМЫ ВРЕМЕНИ НА КОНТРОЛЬ ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ

Исполнитель — специалист I категории

6.5. Работа с обращениями граждан (далее — обращения)

Содержание работы: вскрытие конвертов, проверка правильности адресования, регистрация в журнале учета поступления писем граждан, составление информационного листка, впечатывание его содержания в РК, передача в структурное подразделение или руководству федерального органа исполнительной власти, перенос резолюции на РК, помещение карточки в картотеку, контроль исполнения обращений, возврат обращения в регионы по принадлежности, анализ, обобщение и справочное обслуживание по обращениям, составление сводных ведомостей и справки об исполнении.

Таблица 43

НОРМЫ ВРЕМЕНИ НА РАБОТУ С ОБРАЩЕНИЯМИ ГРАЖДАН

Исполнитель — специалист I категории

7. Регистрация, учет, хранение и поиск документов

7.1. Секретарско — референтские работы

Содержание работы: прием посетителей, подготовка совещаний, обеспечение справочно — информационного обслуживания руководства, ведение телефонных переговоров, работа со служебной корреспонденцией, контроль выполнения распоряжений руководителя, выполнение машинописных, стенографических, множительных работ.

Таблица 44

НОРМЫ ВРЕМЕНИ НА СЕКРЕТАРСКО — РЕФЕРЕНТСКИЕ РАБОТЫ

Исполнители — специалист I категории

7.2. Автоматизированный ввод и поиск информации

Содержание работы: ввод информации о документе (индексирование) и ввод содержания документа; поиск информации в диалоговом режиме на основе команд программного обеспечения; ввод цифровых данных на основе стандартных форм, предусмотренных программным обеспечением.

Таблица 45

НОРМЫ ВРЕМЕНИ НА АВТОМАТИЗИРОВАННЫЙ ВВОД И ПОИСК ИНФОРМАЦИИ

Исполнитель — специалист I категории

7.3. Автоматизированный контроль исполнения поступающих документов

Содержание работы: просмотр документа, вызов на дисплей РКФ документа, ввод в базу данных контрольных реквизитов задания (резолюции), распечатка РКФ, помещение РКФ в контрольно — справочную картотеку, передача на исполнение документа и РКФ, получение контролируемого документа и РКФ, контроль за правильностью оформления и сроком исполнения документа, корректировка РКФ; оформление исполненного документа; заполнение РКФ по результатам исполнения документа; распечатка РКФ, формирование сводки об исполнении контролируемых документов по отдельным заданным реквизитам или их комбинациям; ведение справочно — информационной работы, получение выходных форм по учету и контролю документов.

Таблица 46

НОРМА ВРЕМЕНИ НА АВТОМАТИЗИРОВАННЫЙ КОНТРОЛЬ ИСПОЛНЕНИЯ ПОСТУПАЮЩИХ ДОКУМЕНТОВ

7.4. Автоматизированный учет количества отправляемых документов

Содержание работы: формирование запроса на поиск РКФ по заданным реквизитам для получения искомой модификации выходной формы; сортировка РКФ по заданным значениям реквизитов, подсчет количества отправляемых экземпляров документов.

Таблица 47

НОРМА ВРЕМЕНИ НА АВТОМАТИЗИРОВАННЫЙ УЧЕТ КОЛИЧЕСТВА ОТПРАВЛЯЕМЫХ ДОКУМЕНТОВ

7.5. Автоматизированный учет количества поступающих документов

Содержание работы: формирование запроса на поиск РКФ по заданным реквизитам для получения необходимой модификации выходной формы; сортировка РКФ по заданным значениям реквизитов, подсчет количества РКФ.

Таблица 48

НОРМА ВРЕМЕНИ НА АВТОМАТИЗИРОВАННЫЙ УЧЕТ КОЛИЧЕСТВА ПОСТУПАЮЩИХ ДОКУМЕНТОВ

7.6. Автоматизированный учет объема документооборота структурных подразделений

Содержание работы: формирование запроса по заданным реквизитам, сортировка РКФ по заданным значениям реквизитов, подсчет количества РКФ и отправленных экземпляров документов.

Таблица 49

НОРМА ВРЕМЕНИ НА АВТОМАТИЗИРОВАННЫЙ УЧЕТ ОБЪЕМА ДОКУМЕНТООБОРОТА СТРУКТУРНОГО ПОДРАЗДЕЛЕНИЯ

7.7. Автоматизированная регистрация поступающих документов

Содержание работы: вызов на дисплей формата регистрационно — контрольной формы (РКФ), ввод информации о виде документа, его авторе, дате и индексе, присвоенных документу организацией — автором, о содержании документа (заголовке), приложениях, контрольных реквизитах, количестве листов документа, присвоение даты регистрации документа по дате заполнения РКФ, присвоение регистрационного номера документу.

Таблица 50

НОРМА ВРЕМЕНИ НА АВТОМАТИЗИРОВАННУЮ РЕГИСТРАЦИЮ ПОСТУПАЮЩИХ ДОКУМЕНТОВ

7.8. Автоматизированная регистрация отправляемых документов

Содержание работы: вызов на дисплей формата РКФ, выбор кодов (наименований) адресатов, ввод информации о количестве экземпляров, отправляемых в каждый адрес, суммирование информации о количестве экземпляров, отправляемых во все адреса.

Таблица 51

НОРМА ВРЕМЕНИ НА АВТОМАТИЗИРОВАННУЮ РЕГИСТРАЦИЮ ОТПРАВЛЯЕМЫХ ВНУТРЕННИХ ДОКУМЕНТОВ

8. Работы, выполняемые в процессе автоматизации архивной технологии хранения документов федеральных органов исполнительной власти

8.1. Составление статистических отчетов об организации хранения документов федеральных органов исполнительной власти в федеральном архиве (без анализа данных)

Содержание работы: заполнение формы 3-АГ на основании учетных документов.

Таблица 52

НОРМА ВРЕМЕНИ НА СОСТАВЛЕНИЕ СТАТИСТИЧЕСКИХ ОТЧЕТОВ ОБ ОРГАНИЗАЦИИ ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ ФЕДЕРАЛЬНЫХ ОРГАНОВ ИСПОЛНИТЕЛЬНОЙ ВЛАСТИ В ФЕДЕРАЛЬНОМ АРХИВЕ

Исполнитель — архивариус, специалист I категории

Примечание. Статистические отчеты составляются в автоматизированном режиме на основе стандартных форм, предусмотренных программным обеспечением, вывод одной стандартной формы осуществляется в течение 3 минут. Общее время составления статистического отчета зависит от количества форм.

8.2. Составление «Перечня документов федеральных органов исполнительной власти с указанием сроков хранения»

Содержание работы: поиск сведений в соответствии с запросом по учетным материалам, составление перечня документов.

Таблица 53

НОРМА ВРЕМЕНИ НА СОСТАВЛЕНИЕ ПЕРЕЧНЯ ДОКУМЕНТОВ С УКАЗАНИЕМ СРОКОВ ХРАНЕНИЯ

Исполнитель — архивариус, специалист I категории

8.3. Составление отчета о комплектовании архива учетных документов федерального органа исполнительной власти

Содержание работы: поиск сведений по учетным документам для составления отчета.

Таблица 54

НОРМА ВРЕМЕНИ НА СОСТАВЛЕНИЕ ОТЧЕТА О КОМПЛЕКТОВАНИИ АРХИВА

Исполнитель — архивариус, специалист I категории

8.4. Выполнение запросов федерального органа исполнительной власти по ретроспективному поиску документов

8.4.1. Выполнение запросов по поиску документов личного происхождения

Содержание работы: просмотр запроса, определение фондов для просмотра, изучение научно — справочного аппарата.

Таблица 55

НОРМА ВРЕМЕНИ НА ВЫПОЛНЕНИЕ ЗАПРОСА ПО ПОИСКУ ДОКУМЕНТОВ ЛИЧНОГО ПРОИСХОЖДЕНИЯ

Исполнитель — архивариус

8.4.2. Составление справок на фонды федеральных органов исполнительной власти

Содержание работы: поиск сведений по каталогам и картотекам и составление справок.

Таблица 56

НОРМА ВРЕМЕНИ НА СОСТАВЛЕНИЕ СПРАВОК ПО ФОНДАМ ФЕДЕРАЛЬНЫХ ОРГАНОВ ИСПОЛНИТЕЛЬНОЙ ВЛАСТИ

Исполнитель — архивариус

8.4.3. Выполнение тематических запросов

Содержание работы: изучение научно — справочного аппарата, выявление сведений по теме запроса.

Таблица 57

НОРМА ВРЕМЕНИ НА ВЫПОЛНЕНИЕ ЗАПРОСА

Исполнитель — архивариус, специалист I категории

9. Набор и правка текста на персональном компьютере

Содержание работы: включение компьютера, введение программы, вставка оригинала в оригиналодержатель, чтение и набор текста; получение распечатки на матричном принтере — ввод данных, загрузка принтера бумагой, распечатка, правка первой корректуры; запись на дискету, очистка памяти компьютера, сдача работы, уборка рабочего места, заполнение наряда.

Таблица 58

НОРМЫ ВРЕМЕНИ НА НАБОР ТЕКСТА <*>

<*> Нормы времени на набор текста для I и II группы сложности установлены при использовании программы «Word».

Единица объема работы — 1000 знако — команд

Таблица 59

ПОПРАВОЧНЫЕ КОЭФФИЦИЕНТЫ К НОРМАМ ВРЕМЕНИ

Таблица 60

НОРМЫ ВРЕМЕНИ НА ДОПОЛНИТЕЛЬНЫЕ РАБОТЫ

9.1. Верстка текста на персональном компьютере

Нормы времени установлены в зависимости от технологической сложности верстки.

I группа сложности — верстка простого текста, не содержащего рисунков.

II группа сложности — текст, шрифтовые и нешрифтовые выделения, таблицы.

Содержание работы: получение работы и ознакомление с ней, включение компьютера, установка дискеты в дисковод, ввод программы, верстка — установка и проверка пагинации (разбивка текста на страницы), просмотр сверстанной полосы; распечатка на лазерном принтере — ввод данных, загрузка принтера бумагой, правка текста после контрольной читки, получение распечатки на лазерном принтере; сдача работы, уборка рабочего места, заполнение наряда.

Таблица 61

НОРМЫ ВРЕМЕНИ НА ВЕРСТКУ ТЕКСТА НА ПЕРСОНАЛЬНОМ КОМПЬЮТЕРЕ

Исполнитель — оператор ПЭВМ

Таблица 62

НОРМЫ ВРЕМЕНИ НА РАСПЕЧАТКУ НА ЛАЗЕРНОМ ПРИНТЕРЕ

9.2. Получение копий на аппарате «Ксерокс»

Содержание работы: получение документов, ознакомление с ними, замена пеналов (тувов), картриджей, регулирование работы аппарата «Ксерокс», размножение с просмотром качества, выем листов, запись номера заказа, сдача работы, уборка работы места, заполнение наряда.

Таблица 63

НОРМЫ ВРЕМЕНИ НА ПОЛУЧЕНИЕ КСЕРОКОПИЙ

Исполнитель — мастер участка копировальной техники

10. Обслуживание ПЭВМ

10.1. Профилактические работы

Содержание работы: ежедневная проверка работоспособности устройств на тестах, очистка магнитных головок, еженедельная проверка и удаление компьютерных вирусов на устройствах внешней памяти ПЭВМ, полное тестирование всех устройств ПЭВМ, выявление и исправление ошибок в распределении дискового пространства, проверка дисковой памяти на наличие вирусов, смазка, очистка от пыли и грязи видеомониторов.

Таблица 64

НОРМЫ ВРЕМЕНИ НА ОБСЛУЖИВАНИЕ ПЭВМ

Исполнитель — механик — наладчик, мастер участка

копировальной техники

Приложение N 1
к Нормам времени на работы
по документационному обеспечению
управленческих структур в федеральных
государственных органах, утвержденным
Постановлением Минтруда России
от 26 марта 2002 г. N 23

ПЕРЕЧЕНЬ
ЕДИНИЦ ИЗМЕРЕНИЯ, УСЛОВНЫХ ОБОЗНАЧЕНИЙ И СОКРАЩЕНИЙ, УПОТРЕБЛЯЕМЫХ В НАСТОЯЩИХ НОРМАХ ВРЕМЕНИ

Приложение N 2
к нормам времени на работы
по документационному обеспечению
управленческих структур в федеральных
государственных органах, утвержденным
Постановлением Минтруда России
от 26 марта 2002 г. N 23

РАСЧЕТ НОРМАТИВНОЙ ЧИСЛЕННОСТИ РАБОТНИКОВ, ЗАНЯТЫХ ДОКУМЕНТАЦИОННЫМ ОБЕСПЕЧЕНИЕМ УПРАВЛЕНЧЕСКИХ СТРУКТУР ФЕДЕРАЛЬНЫХ ОРГАНОВ ИСПОЛНИТЕЛЬНОЙ ВЛАСТИ

Расчет нормативной численности работников, занятых документационным обеспечением управленческих структур федерального органа исполнительной власти (Ч ), осуществляется по формуле:

где:

Ф — полезный фонд рабочего времени одного работника на п планируемый год;

Т — общие затраты времени на работы по документационному об обеспечению управленческих структур федерального органа исполнительной власти, рассчитываются по формуле:

где:

Т_р — нормы времени на определенный вид работ;

n — количество видов выполняемых работ;

Т — затраты времени на работы, не предусмотренные нормами и н носящие разовый характер.

Нормативные затраты времени на определенный вид работ рассчитываются по формуле:

где:

Н — норма времени на выполнение i-й операции на единицу

врi измерения в определенном виде нормируемых работ;

V — объем операций i-го вида, выполняемый за год

i (определяется по данным учета и отчетности).

Диапазон изменений от 1 до i — это количество нормируемых операций в определенном виде работ.

К — коэффициент, учитывающий планируемые невыходы работников

н в связи с отпусками, болезнями и по другим причинам.

Пример расчета.

РАСЧЕТ
НОРМАТИВНОЙ ЧИСЛЕННОСТИ РАБОТНИКОВ СЛУЖБЫ ДОКУМЕНТАЦИИ, ОБЕСПЕЧИВАЮЩИХ КОМПЛЕКС ЗАДАЧ «УЧЕТ И РЕГИСТРАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ»

Т — общие затраты времени, рассчитанные по приведенным в

об сборнике нормативам времени, — 3376,87 ч;

Ф — норма рабочего времени одного работника за год — условно

п принимается равной 2000 ч;

К — коэффициент, учитывающий планируемые невыходы работников

н в связи с отпусками, болезнями и по другим причинам (в примере принят равным 1,1).

Есть множество способов расчета численности службы, занимающейся документационным обеспечением на предприятии. Рассмотрим несколько из них.

Расчет численности исходя из объема документооборота

Расчет численности исходя из трудоемкости работ

Формула для расчета численности службы ДОУ следующая:

Приблизительный расчет исходя из общего числа сотрудников компании

Метод разработан НИИ труда. Он устанавливает приблизительную численность сотрудников службы делопроизводства: не более 2–3 % от числа сотрудников компании (а для министерств и ведомств – 12–15 % от численности).

Приблизительный расчет исходя из объема документооборота

Существует методика определения приблизительной численности службы ДОУ исходя из объема документооборота². Этот способ был сформулирован Главным архивным управлением при Совете Министров СССР в 1974 году в Единой государственной системе делопроизводства, но применим и в настоящее время.

Для определения объема документооборота учитываются все входящие, исходящие и внутренние документы предприятия, включая копии, дубликаты, выписки. Одной из функций службы ДОУ является проведение анализа объемов документооборота, который служит основой для оптимизации документооборота и определения нагрузки на работников службы ДОУ, для оценки целесообразности автоматизации тех или иных участков работы.

Выбор конкретной формы работы зависит также от централизации или децентрализации выполнения отдельных функций по делопроизводству, а также от наличия средств электронного документооборота. Также к службе ДОУ могут быть отнесены сотрудники, ответственные за делопроизводство в структурных подразделениях предприятия.

Расчет на основе «фотографии рабочего дня»

Под фотографией рабочего дня понимается изучение распределения рабочего времени непрерывным наблюдением – измеряются все без исключения действия конкретного человека на протяжении всего рабочего дня. Такой метод оценки впервые был введен в практику Ф. Тейлором в 1882 году.

Руководитель службы ДОУ с помощью «фотографий рабочего дня» своих сотрудников может доказать руководству высокую нагрузку на каждого из них, с ее помощью можно найти варианты перераспределения выполняемых функций, в т.ч. путем приема на работу новых сотрудников.

Учет рабочего времени ведется не менее 5 рабочих дней по производственным операциям (непосредственные служебные функции), непроизводственным операциям (вспомогательные операции, без которых невозможен производственный процесс) и с учетом времени на отдых и личные потребности. Каждый день заполняется новый бланк «фотографии рабочего дня» для каждого сотрудника службы ДОУ.

Определение метода расчета численности сотрудников службы документационного обеспечения зависит от конкретного предприятия, навыков сотрудников службы и личностных качеств руководителя.

Способов определения необходимого штатного состава службы ДОУ немало, некоторые из них менее трудоемкие, другие – более. Например, если у вас небольшое предприятие, имеется система электронного документооборота, то определить объем документов не составит труда. Основываясь на этом показателе и штатной численности сотрудников, можно применить первый способ расчета.

Считать трудоемкость работ или хронометраж рабочего времени – более сложная процедура, но она позволит вам лучше понять распределение времени на работы, выполняемые вашими сотрудниками, оценить возможности каждого из них (например, сравнивая нормируемое время на выполнение процедуры с фактическим). Возможность конкретного сотрудника выполнять работы более быстро и качественно может служить основанием для его премирования.

А в заключение приведем образец служебной записки, в которой можно донести свои аргументы до руководства:

МИНИСТЕРСТВО ТРУДА И СОЦИАЛЬНОГО РАЗВИТИЯ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

ЦЕНТРАЛЬНОЕ БЮРО НОРМАТИВОВ ПО ТРУДУ

НОРМЫ ВРЕМЕНИ НА РАБОТЫ ПО ДОКУМЕНТАЦИОННОМУ ОБЕСПЕЧЕНИЮ УПРАВЛЕНЧЕСКИХ СТРУКТУР ФЕДЕРАЛЬНЫХ ОРГАНОВ ИСПОЛНИТЕЛЬНОЙ ВЛАСТИ

Моема 2002

651

H-832

Нормы времени на работы по документационному обеспечению управленческих структур федеральных органов исполнительной власти утверждены постановлением Министерства труда и социального развития Российской Федерации от 26 марта 2002 г. № 23 с учетом мнения Федерации Независимых Профсоюзов России и рекомендуются для применения в управленческих струюурах федеральных органов исполнительной власти

Нормы времени на работы по документационному обеспечению управленческих структур федеральных органов исполнительной власти разработаны Центральным бюро нормативов по труду Министерства труда и социального развития Российской Федерации.

Нормы времени предназначены для определения и обоснования необходимой численности работников, занятых документационным обеспечением управленческих структур федеральных органов исполнительной власти, установления должностных обязанностей, распределения работ между исполнителями

Издание официальное

О Центральное бюро нормативов по труду Министерства труда и социального развития Российской Федерации

Продолжение т»бл. 3

1 2 3 4 5 Подготовка проекта инструкции Начальник отдела 5 л 20 2 Корректировка Специалист I категории 5 л 0.7 3 Утверждение Заместитель руководителя федерального органа исполнительной власти 5 л 0.4 4

1.4. Разработка регламента работы коллегии федерального органа исполнительной лласти

Содержание работы: изучение практики работы коллегиального органа, технологии подготовки материалов для его функционирования,подготовка проекта регламента, согласование со структурными подразделениями, печатание, утверждение, организация размножения, рассылка

Нормы времени на разработку регламента работы коллегии

Таблица 4

Наименование работы Исполните лк Единиц* измерения Норма времени, ч № нор мы Изучение практики работы коллегиального органа, технологии подготовки материалов для его функционирования Руководители структурных подразделений федерального органа исполнительной власти, начальники отделов, главные специалисты Юл 93 1 Подготовка проекта регламента и его согласование Руководители структурных подразделений федерального органа исполнительной власти, начальники отделов, главные специалисты Юл 48 2 Утверждение Руководитель федерального органа исполнительной власти Юл 0,45 3

11

1.5.    Разработка табеля унифицированных форм управленческих документов

1.5. J. Разработка табеля унифицированных форм управленческих документов, применяемых в структурных подразделениях

Содержание работы: сбор табелей унифицированных форм документов структурных подразделений федеральных органов исполнительной власти, анализ выявленного комплекса управленческих документов, определение целесообразности создания и применения конкретных документов, выявление состава нсунифицированных форм документов, исключение дублируемых документов и неправомерно используемых форм документов, группировка форм документов по функциям и управленческим задачам, подготовка, согласование и утверждение единого табеля унифицированных форм.

Нормы времени на разработку табеля унифицированных форм управленческих документов, применяемых в структурных подразделениях

Исполнитель — специалист I, П категории.

Единица измерения — одна позиция, равная 200 знакам (символам).

Таблица 5

Наименование работы Норма времени, ч N* нормы Разработка табеля унифицированных форм документов с объемом позиций до 10 55,8 1 11-20 58,9 2 21-30 62,4 3 31-40 65,8 4 41-50 69.3 5

J.5.2. Разработка единого табеля унифицированных форм управленческих документов, применяемых в деятельности федерального органа исполнительной власти

Содержание работы: сбор табелей форм документов структурных подразделений, анализ выявленного комплекса управленческих документов.

определение целесообразности создания и применения конкретных документов, выявление состава неунифицированных документов, исключение дублируемых документов и показателей или неправомерно используемых форм документов, группировка форм документов по функциям и управленческим задачам, подготовка, согласование и утверждение единого табеля форм с руководством

Нормы времени на разработку единого табеля унифицированных форм управленческих документов, применяемых в деятельности федерального органа исполнительной власти

Исполнители — начальник отдела, главный специалист.

Единица измерения — одна позиция, равная 200 знакам (символам).

Таблица 6

Наименование работы Норма аремепи, ч № нормы Разработка единого табеля форм документов с объемом позиций до . 60 32,2 1 61-70 36,9 2 71-80 42.2 3 81-90 47,5 4 91 — 100 и более 52,8 5 Внесение изменений 0,06 6

2. Составление и ведение номенклатуры дел (НД) структурных подразделений федерального органа исполнительной власти

2.1. Разработка номенклатуры дел структурного подразделения

Содержание работы: составление номенклатуры дел структурного подразделения — изучение нормативных, правовых и методических документов, справочных пособий, функций структурного подразделения, особенностей его делопроизводства, состава и содержания документов, определение сроков их хранения; составление, систематизация заголовков дел, визирование руководством структурного подразделения; контроль правильности формирования дел.

Нормы времени на разработку номенклатуры дел структурного подразделения

Исполнители — начальник отдела, главный специалист.

Единица измерения — одна позиция, равная 100 знакам (символам).

Таблица 7

Наиме ном кио работы Норма времени, ч № нормы Разработка номенклатуры дел структурного подразделения Количество позиций до: 10 5.6 1 11-25 12,2 2 26-50 24 3 51-75 33.8 4 76-100 42.3 5

2.2. Разработка унифицированных форм организационно-распорядительной документации и составление альбома

Содержание работы: сбор, обработка, анализ и унификация внутриведомственных форм организационно-распорядительных документов, подготовка проекта альбома, корректировка проекта, утверждение.

Нормы времени на разработку альбома унифицированных форм документов (постановлений, приказов, указаний, решений и других)

Таблица 8

Наименование работы Исполнитель Единиц* измерения Норма времени, ч кормы 1 2 3 4 5 Сбор, обработка, анализ и унификация внутриведомственных форм организационнораспорядительных документов, в т. ч.: постановления, приказы, указания, решения 1_ Начальник отдела, главный специалист, специалист I категории документ 2,1 1

14

Продолжение табл. В

1 2 3 4 5 письма-извещения Начальник отдела. документ 2.8 2 докладные записки главный специа- записка 2.69 3 бланки письма лист, специалист бланк 0.75 4 запросы I категории запрос 0,85 5 Составление альбома Главный специа- до 30 5.8 6 лист, специалист форм до- I категории кументов 9,19 7 до 50 форм до- кументов

2.3. Разработка классификатора структурных подразделений

Содержание работы: ознакомление с нормативно-правовыми актами, методической литературой, структурой, штатным расписанием, подготовка проекта классификатора, его согласование, доработка, оформление и утверждение

Нормы времени на разработку классификатора структурных подразделений

Исполнитель — главный специалист.

Единица измерения — одна позиция, равная 75 знакам (символам).

Таблица 9

Наименование работы Норма времени, ч N? нормы Разработка классификатора структурных подразделений Количество позиций 1 0,04 1 2- 10 0.3 2 11-15 0,42 3 16-20 0.7 4 21-25 0.9 5 26-30 и 6 31-35 1.3 7 36-40 1.5 8 50 и более* 1.85 9

Далее применяется коэффициент 1,2 к норме на каждые 10 позиций

15

2.4. Разработка классификатора корреспондентов

Содержание работы: ознакомление с корреспондентской картотекой, выявление постоянных корреспондентов, подготовка классификатора, доработка, утверждение и оформление классификатора

Нормы времени на разработку классификатора корреспондентов

Исполнители — начальник канцелярии, главный специалист.

Единица измерения — одна позиция, равная 100 знакам (символам).

Таблица 10

Наименование работы Норма времени, н нормы Разработка классификатора корреспондентов Количество позиций до: 10 0,9 1 11-20 1.8 2 21-30 2.7 3 31-40 З.б 4 41-50 _4,6_ 5

2.5. Разработка типовых текстов управленческих документов

Содержание работы: изучение, обобщение и анализ текстов управленческих документов, корректировка текстов, оформление в соответствии с ГОСТами, нормативно-методическими актами, печатание типовых текстов, согласование и утверждение.

Нормы времени на разработку типовых текстов управленческих документов

Исполнитель — главный специалист.

Единица измерения — один документ в 5 л.

Таблица 11

Наименования работы Норма времени, ч Ка нормы 1 2 3 Разработка типовых текстов управленческих документов: приказ руководителя федерального органа исполнительной власти 14.5 1

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1 Нормы времени на работы по документационному обеспечению управленческих структур федеральных органов исполнительной власти (далее — нормы времени) рекомендуются для расчета затрат времени на подготовку документации, информации, проведение печатных, вычислительных и других работ, включая обслуживание оргтехники, а также для определения необходимой численности работников, выполняющих эти функции.

I 2 Основой разработки норм времени являются: структура функциональных подразделений федеральных органов исполнительной власти, технологическое описание управленческих процедур, материалы изучения организации труда в службах документационного обеспечения; результаты фотохронометражных наблюдений, фотографий и самофотографий рабочего времени работников, занятых документационным обслуживанием управленческих структур федеральных органов исполнительной власти, данные оперативного учета и регистрации документов.

13 Оформление документов управленческих структур производится в соответствии с Типовой инструкцией по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной приказом Федеральной архивной службы России от 27 ноября 2000 г. № 68, зарегистрированной Министерством юстиции Российской Федерации 26 декабря 2000 г. Per № 2508

1.4    Нормативная часть представлена нормами времени и охватывает следующие виды работ: документационное обеспечение управленческих структур федеральных органов исполнительной власти, составление и ведение номенклатуры дел, документирование деятельности коллегии федерального органа исполнительной власти, оформление документов; обработка, регистрация и учет количества документов, справочно-аналитическая работа, регистрация, учет, хранение и поиск документов; работы, выполняемые в процессе автоматизации архивной технологии хранения документов, набор текста на персональном компьютере.

1.5    В таблицах нормативной части приведены наименование и содержание выполняемых работ и установленные на них нормы времени.

1.6. Нормы времени установлены в часах на принятую единицу измерения объема каждого конкретного вида работы.

В нормах времени приняты основные единицы измерения, условные обозначения и сокращения согласно приложению № 1.

1.6.1. Под единицей измерения «дело» подразумевается дело в объеме 150 листов размером 210 х 297 мм (формат А 4).

162 Дела, содержащие больше или меньше 150 листов, пересчитываются на одно условное дело объемом 150 листов.

1 6 3 За единицу измерения объема работы — лист — принимается текстовый оригинал формата А4 (210 х 297), напечатанный с одной стороны, на котором размещается 38-41 строка (2450 знаков) через 1,5 интервала с количеством 60-64 печатных знаков в строке (в автоматизированных условиях 2 Кбайт).

1.6 4 За единицу измерения объема работы — коробка — принимается коробка, вмещающая 10 дел, в одной папке — 3 дела.

16 5 Нормы времени на набор текста на персональном компьютере, за исключением набора с применением диктофона, установлены в зависимости от сложности оригинала, с которого набирается материал, размеров интервалов и количества граф (колонок), предусмотренных оригиналом.

По состоянию оригинала предусматриваются три группы сложности

I    группа — печатный или разборчивый рукописный оригинал,

II    группа — печатный или рукописный оригинал с поправками и вставками, затрудняющими прочтение, до 50% текста,

III    группа — неразборчивый рукописный оригинал с большим количеством поправок, превышающих 50% текста, мелкий типографский или компьютерный шрифт

Нормы времени указаны в минутах для всех видов работ на один нормально заполненный лист, при печатании на типовых бланках (формах, таблицах)- на 100 печатных знаков.

Набор под диктовку с подготовленного для этого текста нормируется как набор без вертикального графления.

При наборе латинским шрифтом к нормам времени применяется поправочный коэффициент К = 1,30, если латинский шрифт для оператора электронного набора не является шрифтом родного языка.

При наборе материалов, содержащих дробные числа, градусы, специальную терминологию и примесь в виде математических, химических, физических, астрономических и других знаков и однострочных формул и т п., к нормам времени применяются поправочные коэффициенты, приведенные в нижеуказанной таблице.

N-K- пл	Площадь листа, занимаемая дробными числами, градусами, формулами ит.а,%	Поправочный коэффициент к нормам времени
1	До 25	1,20
2	26-50	1,25
3	51-75	кзо
4	Свыше 75	1.40

1.6.6. В случае значительных отклонений содержания выполняемых работ по сравнению с принятыми в нормах времени и нецелесообразности изменения существующей организации труда федеральные органы исполнительной власти могут рассчитать соответствующие нормы времени методом технического нормирования.

1.7. Нормы времени на автоматизированную технологию регистрации, учета, хранения и поиска документов получены путем хрономегражных замеров отдельных операций по вводу — выводу информации с помощью персональных компьютеров при автоматизированной подготовке, оформлении управленческих документов, их контроле, учете, регистрации, хранении, поиске и дальнейшем использовании, выполнении печатных, вычислительных и других работ.

1.8.    Автоматизированные процессы информационных технологий включают: ввод информации о документе (индексирование), содержании документа и цифровых данных на основе стандартных форм, предусмотренных программным обеспечением; поиск информации в диалоговом режиме на основе команд, предусмотренных программным обеспечением

1.9.    Состав технических и программных средств, технология обработки данных на ПЭВМ определяются с учетом годового объема работ по подготовке информации, документации, печатных и других работ.

1.10.    При размножении документов специалистами на копировальных аппаратах время на выполнение работ устанавливается на основании таблицы 31.

1.11.    В нормах времени учтены работы по обслуживанию рабочего места, отдых и личные потребности, включая физкультурные паузы, в размере 5 % от оперативного времени.

1.12.    С использованием норм времени определяется трудоемкость работ по документационному обеспечению деятельности управленческих структур федеральных органов исполнительной власти за год и рассчитывается нормативная численность работников, выполняющих эти виды работ Пример ее расчета приведен в приложении № 2

5

2. ОРГАНИЗАЦИЯ ТРУДА

Документационное обеспечение и делопроизводственное обслуживание может осуществляться специальной службой документации, действующей на правах самостоятельного структурного подразделения федерального органа исполнительной власти.

Функции работников, занятых документационным обеспечением управленческих структур федеральных органов исполнительной власти, регламентируются должностными инструкциями, разрабатываемыми в соответствии с Квалификационным справочником должностей руководителей, специалистов и других служащих, утвержденным постановлением Министерства труда и социального развития Российской Федерации от 21 августа 1998г. № 37.

Выполнение работ по документационному обеспечению структурных подразделений федерального органа исполнительной власти работниками, не входящими в состав службы документационного обеспечения управления, не может служить основанием для каких-либо изменений норм времени.

Функциональные подразделения, осуществляющие техническое обслуживание службы документационного обеспечения управления, должны проводить постоянную работу по совершенствованию технологии всего комплекса выполняемых работ на базе современных средств вычислительной и организационной техники.

Рациональная организация рабочих мест и создание оптимальных условий труда для работников, занятых техническим обслуживанием службы документационного обеспечения управления, включает планировку служебных помещений в соответствии с технологией выполняемой работы и эффективным использованием рабочих площадей, размещение мебели и специализированного оборудования с учетом обязанностей работников и состава, выполняемых операций, а также необходимого комфорта, способствующего эффективному труду.

Условия труда работников при автоматизированной обработке документации должны соответствовать специальным требованиям, установленным для работников вычислительных центров.

Режимы труда и отдыха работников, занятых обслуживанием ПЭВМ и видеодисплейных терминалов, устанавливаются исходя из распорядка дня с учетом регламентации всех обязательных работ и выполнения наиболее сложных (трудоемких) из них в первой половине дня, когда у работников отмечается более высокая устойчивая работоспособность.

Режимы труда и отдыха работников, занятых обслуживанием ПЭВМ и ВДТ, должны устанавливаться в зависимости от вида и категории их трудовой деятельности.

Виды трудовой деятельности работников, занятых обслуживанием ПЭВМ и ВДТ, разделяются на 3 группы:

группа А — работа по считыванию информации с экрана ВДТ с предварительным запросом,

группа Б — работа по вводу информации в ПЭВМ;

группа В — творческая работа в режиме диалога с ПЭВМ.

При выполнении в течение рабочего дня работ, относящихся к разным видам трудовой деятельности, за основную работу с ПЭВМ и ВДТ следует принимать такую, которая занимает не менее 50 % времени в течение рабочего дня.

Для обеспечения оптимальной работоспособности и сохранения здоровья профессиональных пользователей ПЭВМ и ВДТ на протяжении рабочего дня должны устанавливаться регламентированные перерывы.

Время регламентированных перерывов в течение рабочего дня следует устанавливать в зависимости от его продолжительности, вида и категории трудовой деятельности.

Продолжительность непрерывной работы на ПЭВМ и ВДТ и без регламентированного перерыва не должна превышать 2 часов.

При 8 часовом рабочем дне и работе на ПЭВМ и ВДТ и регламентированные перерывы следует устанавливать:

для I группы работ — через 2 часа от начала рабочей смены и через 2 часа после обеденного перерыва продолжительностью 15 минут каждый;

для II группы работ — через 2 часа от начала рабочей смены и через 1,5-2 часа после обеденного перерыва продолжительностью 15 минут каждый или продолжительностью 10 минут через каждый час работы;

для III группы работ — через 1,5-2 часа от начала рабочей смены и через 1,5-2 часа после обеденного перерыва продолжительностью 20 минут каждый или продолжительностью 15 минут через каждый час работы.

Работники, занятые документационным обеспечением структурных подразделений федеральных органов исполнительной власти обеспечиваются необходимыми справочными материалами

Рабочие места работников службы документационного обеспечения управления управленческих структур федеральных органов исполнительной

7

власти оборудуются соответствующими рабочими столами, конструкция которых предусматривает удобное размещение вычислительной и организационной техники, предметов труда, ящиков, сейфов для хранения документов, методической литературы, карточек, лотков.

Рекомендуемые организационно-технические условия, предусматривают рациональную организацию рабочих мест: на рабочем столе должно находиться минимально необходимое количество документов для оперативной работы в течение рабочего дня, своевременное получение работающими необходимой информации (консультаций, инструкций и других справочных материалов).

8

3. НОРМАТИВНАЯ ЧАСТЬ

1. Работы по документационному обеспечению структурных подразделений федеральных органов исполнительной власти

1.1. Подготовка положений о структурных подразделениях

Содержание работы: изучение нормативных и правовых актов, структуры и штатов федерального государственного органа, функций и задач структурных подразделений, подготовка положения, печатание, согласование, утверждение, организация размножения.

Нормы времени на подготовку положения о структурном подразделении федерального органа исполнительной власти

Таблица I

Наименование работы Исполнитель Единица измерения Норма времени, ч. № нормы Подготовка проекта положения Руководитель структурного подразделения 5 Л 20,7 1 Корректировка положения Руководитель структурного подразделения 5 Л 0,7 2 Согласование Заместитель руководителя федерального органа исполнительной власти Один документ 0.3 3 Утверждение Руководитель федерального органа исполнительной власти Один документ 0,45 4

9

1.2. Подготовка должностных инструкций работников, занятых документационным обеспечением структурных подразделений федеральных органов исполнительной власти

Содержание работы: изучение нормативно-методической и правовой литературы и штатов федерального органу функций и задач подразделений, занятых документационным обеспечением управления, подготовка инструкции, корректировка, печатание, утверждение, организация размножения или размножение.

Нормы времени на подготовку должностных инструкций

Таблица 2

На именование Исполнитель Норма времени, ч № работы 2 л 3 л 4 л нор мы Подготовка проекта инструкции Заведующий структурным подразделением 9.2 П.1 12.3 1 Корректировка Заведующий структурным подразделением 0,25 0.3 0,45 2 Утверждение Руководитель федерального органа исполнительной власти 0.2 0.3 0,4 3

1.3. Подготовка инструкции по документационному обслуживанию (делопроизводству)

Содержание работы: изучение нормативных правовых актов методических документов, подготовка инструкции, согласование, корректировка, печатание, организация размножения.

Нормы времени на подготовку инструкции по документационному обслуживанию (делопроизводству)

Таблица 3

Наименование работы Исполнитель Единица го мерення Норма времени, ч № нормы 1 2 3 4 5 Изучение нормативных и методических документов, ГСДОУ Начальник отдела 150 1