Необязательные реквизиты для первичных документов являются

Добавить в «Нужное»

Реквизиты бухгалтерских документов

В отдельных консультациях мы рассматривали сущность и назначение бухгалтерских документов, а также их классификацию. В настоящем материале расскажем об основных реквизитах бухгалтерских документов.

Реквизиты первичных документов

Несмотря на то, что форма первичного документа может быть как обязательная к применению, так и разрабатываемая организацией самостоятельно, бухгалтерское законодательство содержит перечень реквизитов, которые должны присутствовать в любом первичном документе. Этим достигается своего рода унификация и стандартизация бухгалтерских документов.

К таким обязательным реквизитам относятся (ч. 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ):

наименование документа;
дата составления документа;
наименование организации, составившей документ;
содержание факта хозяйственной жизни;
величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;
наименование должности лиц, совершивших сделку, операцию и ответственных за ее оформление, либо наименование должности лиц, ответственных за оформление свершившегося события;
подписи данных лиц с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

Реквизиты бухгалтерских регистров

Формы регистров синтетического и аналитического учета организация разрабатывает самостоятельно, соблюдая наличие в них следующих обязательных реквизитов (ч. 4 ст. 10 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ):

наименование регистра;
наименование организации, составившей регистр;
дата начала и окончания ведения регистра и (или) период, за который составлен регистр;
хронологическая и (или) систематическая группировка объектов бухгалтерского учета;
величина денежного измерения объектов бухгалтерского учета с указанием единицы измерения;
наименования должностей лиц, ответственных за ведение регистра;
подписи лиц, ответственных за ведение регистра, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

Перечень приведенных выше обязательных реквизитов первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета не ограничивает право организации при оформлении бухгалтерских документов включать в них дополнительные реквизиты, если это необходимо для целей учета и управления исходя из специфики организации или ее вида деятельности.

Реквизиты бухгалтерской отчетности

Реквизиты форм бухгалтерской отчетности приведены в Приказе Минфина от 02.07.2010 № 66н, которым эти формы были утверждены.

Форум для бухгалтера:

Источник

Любой документ, в том числе и бухгалтерский, представляет собой группу элементов – реквизитов. Расположенные определенным образом, реквизиты образуют структуру документа и регламентируются ГОСТ. Общее число возможных реквизитов – 30. Бухгалтерские документы и их реквизиты прописаны в ФЗ №402 от 31-12-17 «О бухучете». Различают обязательные и необязательные (дополнительные) реквизиты бухгалтерской документации.

Как оформляются реквизиты документов?

Документы, регистры и реквизиты

Всякий факт хозяйственной жизни организации нуждается в подтверждении. Им служит надлежащим образом оформленный первичный бухгалтерский документ. Право на совершение хозяйственной операции также может регламентироваться документально. Роль первичных документов исключительно велика, однако его показатели — реквизиты — не все имеют различное значение и вес в структуре первичных учетных данных.

Реквизит «подпись» и его роль в документе

В ст. 9-2 ФЗ №402 перечислены основные реквизиты бухгалтерских документов:

Наименование документа (формы): приходный кассовый ордер, акт на списание материалов, счет-фактура и др.
Название организации.
Единицы измерения.
Измерители — стоимостные, вещественные.
Содержание документа, суть факта хозяйственной жизни, который он фиксирует.
Календарная дата его составления.
Должности ответственных за события хозяйственной жизни, отраженные в документе.
Подписи с расшифровкой фамилии и инициалов, которые визуально считываются и идентифицируются.

Без наличия основных реквизитов или их части любой документ теряет юридическую силу и подтверждающим являться не будет.

Как оформлять первичные документы?

Кроме первичной документации, существуют и учетные регистры бухгалтерии, назначение которых – группировать первоначально учтенные данные. Обязательными в этом случае, согласно ст. 10-4 ФЗ №402, будут:

наименование регистра;
название организации;
период, за который вносятся данные, или время ведения;
вид группировки (систематическая, хронологическая);
стоимостной показатель, в каких единицах он выражен;
должности ответственных за ведение регистра;
подписи с расшифровкой.

Как видно из приведенных данных, значительная часть обязательных реквизитов в обоих случаях совпадает.

Часто в целях более полного раскрытия учетной информации требуется вводить дополнительные реквизиты – номер документа, банковские данные и др., без которых невозможно провести корректный платеж или отследить движение денежных средств, основание операции и др. Они отражают особенности хозяйственных операций по различным участкам учета.

Существуют типовые формы бухгалтерских документов и регистров, в которых представлены все необходимые реквизиты. Организация имеет право разрабатывать и собственные учетные формы, если в типовых бланках необходимые им отсутствуют, с соблюдением законодательных норм. Кроме того, в утвержденные учетные формы имеется возможность внести собственные изменения, добавив те или иные важные для организации реквизиты. При этом произвольное изъятие реквизитов унифицированной формы не допускается.

Внимание! Изменения в типовые формы и бланки необходимо отразить в учетной политике, с приложением образцов бланков и скорректированных форм по ОКУД.

Первичные документы и практика их использования

Бухгалтерская и налоговая отчетность формируется на основании одних и тех же первичных данных бухгалтерских документов. Ошибки и недочеты при заполнении реквизитов могут не только исказить бухгалтерскую отчетность, но и привести к конфликтам с ИФНС, претензиям со стороны фискальных органов к составленным декларациям по налогам. Возникают проблемы и во взаиморасчетах контрагентов, отказ в оплате поставки товаров, оказанных услуг, работ. Об этом свидетельствует и судебная практика.

Некоторые спорные ситуации, возникающие в сфере применения первичных документов и их реквизитов, рассмотрены ниже:

Отсутствие первичного документа как такового. Например: поставка продукции, не оформленная актом приема-передачи, накладной, а отраженная лишь в счете-фактуре, является неподтвержденной. Налицо отсутствие необходимых реквизитов: счет-фактура оформляется в одностороннем порядке, подписи ответственных лиц, представляющих интересы покупателя, в нем отсутствуют. Наличие остальных обязательных реквизитов, как то содержание операции, ее количественные показатели, подписи ответственных лиц продавца, не подтверждает факт хозяйственной жизни – поставку. Отрицательное решение по иску вынес, в частности, Арбитражный суд СЗО 05-06-17 (пост. №Ф07-4084/2017). Акты сверки расчетов без подтверждающих первичных документов также не принимаются судом как неоспоримое доказательство факта хозяйственной жизни.

Внимание! Факт оказания услуг можно подтвердить и без первичного документа, в привычной его форме. Так, в случае, когда компания, сделав заказ на консультационные услуги и внеся за него предоплату, впоследствии отказалась от сотрудничества и потребовала вернуть деньги, суд в иске отказал. Основанием послужили доказательства оказания таких услуг поставщиком: заключение экспертов компании и рекомендации ее специалистов клиенту, предоставленные в электронной форме. Указанные документы в данном случае сыграли роль первичных, и реквизиты, содержащиеся в них, подтвердили факт хозяйственной жизни (Пост. Арбитр. суда МО №Ф05-19640/2017).

Ошибки и отсутствие реквизитов документа, не помешавшие корректно идентифицировать продавца и покупателя, наименование предмета хозяйственной операции, стоимость сделки, другие важные данные, необходимые для расчета налога, не являются препятствием для включения операции в расчеты по НДС (письмо ГД-4-3/2104 ФНС от 12-02-15 и арбитражная судебная практика).
Проблемы с подписью. Ложная подпись и факсимиле в «первичке» не подтверждают сделку. В первом случае Определение Верх. Суда №302-КГ16-8902 от 01-08-16 и содержащийся в нем вывод очевидны: обязательный реквизит был подделан, а значит, факт, позволяющий уменьшить налогооблагаемую базу, не доказан. Факсимиле же не указано и в ФЗ №402. Речь в Законе идет о собственноручной подписи ответственных специалистов с инициалами, иных реквизитах, позволяющих точно определить факт подписания документа именно тем человеком, кто несет за него ответственность. Факсимиле, по мнению контролирующих органов, к «иным» отношения не имеет (письмо Минфина №03-03-06/1/81951 от 08-12-17).

Внимание! По вопросу применения факсимиле в «первичке» единого мнения судебной практикой не выработано. Избегнуть невыгодных для организации ситуаций можно, отказавшись от применения факсимиле в первичной документации.

Исправления в реквизитах документа

ФЗ №402 (ст. 9-7) в общем случае позволяет исправлять первичные документы. Неверную информацию зачеркивают так, чтобы она была читаемой, а рядом пишут скорректированные данные, с пометкой «исправлено» (согласно положению Минфина №105 от 29-07-83). При этом указанная статья ФЗ требует при исправлении проставлять дату и подпись исполнителя исправления таким образом, чтобы различить его фамилию и первые буквы имени, фамилии.

Главное

Реквизиты бухгалтерского документа делятся на обязательные и дополнительные.
Без первых он теряет законную силу, тогда как вторые уточняют уже внесенные основные данные.
Реквизиты должны быть внесены так, чтобы информация о факте хозяйственной жизни читалась однозначно, в противном случае могут возникать разногласия с партнерами по бизнесу и контролирующими органами.
Исправления в реквизитах документа при необходимости вносятся так, чтобы были видны исправляемая сумма, дата и данные ответственного за исправление лица.

Источник

Перспективы и риски арбитражных споров. Ситуации, связанные со ст. 9

1. Каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом. Не допускается принятие к бухгалтерскому учету документов, которыми оформляются не имевшие места факты хозяйственной жизни, в том числе лежащие в основе мнимых и притворных сделок.

(в ред. Федерального закона от 21.12.2013 N 357-ФЗ)

(см. текст в предыдущей редакции)

2. Обязательными реквизитами первичного учетного документа являются:

1) наименование документа;

2) дата составления документа;

3) наименование экономического субъекта, составившего документ;

4) содержание факта хозяйственной жизни;

5) величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;

6) наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за ее оформление, либо наименование должности лица (лиц), ответственного (ответственных) за оформление свершившегося события;

(в ред. Федерального закона от 21.12.2013 N 357-ФЗ)

(см. текст в предыдущей редакции)

7) подписи лиц, предусмотренных пунктом 6 настоящей части, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

3. Первичный учетный документ должен быть составлен при совершении факта хозяйственной жизни, а если это не представляется возможным — непосредственно после его окончания. Лицо, ответственное за оформление факта хозяйственной жизни, обеспечивает своевременную передачу первичных учетных документов для регистрации содержащихся в них данных в регистрах бухгалтерского учета, а также достоверность этих данных. Лицо, на которое возложено ведение бухгалтерского учета, и лицо, с которым заключен договор об оказании услуг по ведению бухгалтерского учета, не несут ответственность за соответствие составленных другими лицами первичных учетных документов свершившимся фактам хозяйственной жизни. Требования в письменной форме главного бухгалтера, иного должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета, либо лица, с которым заключен договор об оказании услуг по ведению бухгалтерского учета, в отношении соблюдения установленного порядка документального оформления фактов хозяйственной жизни, представления документов (сведений), необходимых для ведения бухгалтерского учета, должностному лицу, на которое возложено ведение бухгалтерского учета, либо лицу, с которым заключен договор об оказании услуг по ведению бухгалтерского учета, обязательны для всех работников экономического субъекта.

(в ред. Федеральных законов от 21.12.2013 N 357-ФЗ, от 26.07.2019 N 247-ФЗ)

(см. текст в предыдущей редакции)

4. Формы первичных учетных документов определяет руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета. Формы первичных учетных документов для организаций бюджетной сферы устанавливаются в соответствии с бюджетным законодательством Российской Федерации.

(в ред. Федеральных законов от 21.12.2013 N 357-ФЗ, от 26.07.2019 N 247-ФЗ)

(см. текст в предыдущей редакции)

5. Первичный учетный документ составляется на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью.

6. В случае, если законодательством Российской Федерации или договором предусмотрено представление первичного учетного документа другому лицу или в государственный орган на бумажном носителе, экономический субъект обязан по требованию другого лица или государственного органа за свой счет изготавливать на бумажном носителе копии первичного учетного документа, составленного в виде электронного документа.

7. В первичном учетном документе допускаются исправления, если иное не установлено федеральными законами или нормативными правовыми актами органов государственного регулирования бухгалтерского учета. Исправление в первичном учетном документе должно содержать дату исправления, а также подписи лиц, составивших документ, в котором произведено исправление, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

8. В случае, если в соответствии с законодательством Российской Федерации первичные учетные документы, в том числе в виде электронного документа, изымаются, копии изъятых документов, изготовленные в порядке, установленном законодательством Российской Федерации, включаются в документы бухгалтерского учета.

Источник

В законе № 402-ФЗ «О бухгалтерском учёте» закреплено требование подтверждать каждый факт хозяйственной деятельности налогоплательщика специальным документом. Такой документ называется первичным. Первичку оформляют в момент совершения сделки или сразу после её окончания.

При проверках налоговики и аудиторы в первую очередь обращают внимание на наличие первичных документов. Если операция ничем не подтверждена, проверяющие сделают вывод, что отчётность составлена неправильно и налоги посчитаны неверно. За это начислят штраф, размер которого зависит от степени тяжести нарушения.

Основные типы первичных документов

Перечень первички зависит от того, какие виды сделок обычно заключает компания. Но есть виды документов, которые обязательны для всех налогоплательщиков. Они подтверждают разные этапы сделки.

На первом этапе стороны договариваются об условиях сделки и заключают договор, а продавец товаров или услуг выставляет покупателю счёт на оплату.

На втором этапе происходит оплата по счёту. Оплату наличными подтверждают с помощью кассового чека, квитанции к приходному кассовому ордеру или бланка строгой отчётности. Электронный расчёт можно подтвердить выпиской с банковского счёта.

Третий этап — передача товара покупателю, оказание услуг или выполнение работ заказчику. На этом этапе первичка подтверждает, что покупатель получил товар, а продавец — оплату. Для этого оформляют:

товарную накладную;
товарный чек;
акт выполненных работ или оказанных услуг.

Без этих документов покупатель не сможет учесть потраченные средства в расходах.

Список первичных документов может расширяться в зависимости от видов операций и особенностей учёта конкретной компании.

Формы первичных документов

Раньше первичку нужно было оформлять по формам, одинаковым для всех налогоплательщиков. Сейчас такого требования нет, за исключением нескольких видов документов.

Организации могут пользоваться унифицированными формами первички, если им так привычнее. При этом их можно видоизменять, добавлять и убирать строчки при необходимости. Но можно разработать свои собственные формы. Выбранный вариант форм должен быть закреплён в учётной политике.

В законе прописаны обязательные реквизиты, которые должны быть указаны в каждом первичном документе независимо от его формы:

наименование документа;
дата составления;
наименование организации, от имени которой составлен документ;
содержание факта хозяйственной жизни;
измерители в натуральном и денежном выражении — рубли и, например, штуки;
наименование должностей лиц, ответственных за совершение операции и правильность её оформления;
личные подписи этих лиц с расшифровкой.

Для некоторых документов могут быть обязательными другие реквизиты, не предусмотренные в законе о бухучёте, например, для путевого листа.

Первичку можно оформлять в бумажном и в электронном виде. Главное — договориться с контрагентом об удобном для вас обоих варианте. Электронные документы нужно подписывать электронной подписью с обеих сторон. Если продавец подписал договор с помощью ЭП, а покупатель — от руки, такой договор не будет иметь силы.

Бывает, что нужен первичный документ на иностранном языке или в валюте для иностранного контрагента. Однако по требованиям российского законодательства первичка должна быть в рублях. В этом случае можно поступить следующим образом:

указать в документе отдельные графы для рублей и другой валюты;
оформить два экземпляра — один в валюте или на иностранном языке, а второй — в соответствии с российским законодательством;
составить дополнительный документ, разъясняющий содержание документа, составленного в валюте.

Некоторые первичные документы можно составлять только по унифицированной форме. К ним относятся:

Транспортная накладная, утверждённая Постановлением Правительства РФ № 272 от 15 апреля 2011 года. Применяется при перевозке грузов автотранспортом.
Расчётные документы, утверждённые Положением ЦБ РФ № 383-П от 19 июня 2012 года. Применяются при проведении безналичных расчётов.
Кассовые документы: приходные и расходные ордеры, книга учёта принятых и выданных кассиром денежных средств, кассовая книга, платёжные и расчётно-платёжные ведомости — по Указанию Банка России № 3210-У от 11 марта 2014 года.

Печать — необязательный реквизит первички. Но она должна быть в документе, если этого требует законодательство — например, в расчётных документах, а также в случае если организация использует применявшиеся раньше унифицированные формы документов без изменений. Эти формы содержат реквизит печати.

Ошибки в первичных документах

Ошибка в бумажной первичке может обнаружиться после того, как документ приняли к учёту. Возможность исправить её зависит от вида документа.

Не подлежат исправлению кассовые и банковские документы:

приходный кассовый ордер (форма № КО-1);
расходный кассовый ордер (форма № КО-2);
платёжные поручения и иные банковские документы;
БСО, выдаваемые вместо чеков ККТ.

Если в таком документе допущена ошибка, то надо составить новый.

Для счетов-фактур и УПД существуют корректировочные формы. В остальных случаях ошибки исправляются прямо в существующих документах.

Как это сделать:

Зачеркните неправильный текст или сумму одной чертой.
Над зачёркнутым текстом напишите исправленный текст или сумму.
Верные данные подтвердите записью «Исправлено» и подписями лиц, внёсших изменения, с указанием их фамилий и инициалов, укажите дату.

Исправлять электронную первичку можно любым способом, главное — закрепить его в учётной политике.

Хранение первичных документов

Бумажные документы, которые используются в текущей деятельности, хранятся в бухгалтерии. За их сохранность и своевременную передачу в архив отвечают лица, уполномоченные главным бухгалтером. Приём документов и передача в архив оформляются документально.

Можно хранить документы в бухгалтерии или воспользоваться услугами сторонней фирмы.

Также можно перевести бумажные документы в электронный вид и заверить электронной подписью. При этом нужно учесть, что средства воспроизведения электронных документов и средства проверки подлинности электронной подписи должны быть действительны на протяжении всего срока хранения документов.

Большинство документов бухгалтерского и налогового учёта следует хранить в течение 5 лет, а документы по личному составу и информации, которая влияет на расчёт пенсии — 50 или 75 лет. Подробно о сроках хранения бухгалтерских и налоговых документов мы рассказали в статье «Срок хранения документов в 2021 году».

Утеря первичных документов

Если первичка пропала, создают специальную комиссию и расследуют причины пропажи. В результате документы либо находят, либо восстанавливают путём запроса дубликатов у контрагентов, банков и налоговой инспекции.

Если часть документов восстановить не удалось, составляют соответствующий акт с обоснованием причин.

Утерянные документы можно также заменить другими, которые также подтверждают факт совершения хозяйственной операции. Об этом мы рассказывали в статье «Чем заменить первичку».

Штрафы за отсутствие первички

Отсутствие первичных документов считается нарушением правил учёта. За это предусмотрены штрафы:

10 000 рублей за нарушение в одном налоговом периоде;
30 000 рублей за нарушение в нескольких налоговых периодах;
20% от неуплаченного налога или взносов, но не менее, чем на 40 000 рублей, если нарушение привело к занижению налоговой базы.

Если не предоставить первичные документы для налогового контроля, штраф составит 200 рублей за каждый документ.

За непредставление первичных документов для налогового контроля штрафуют на 200 рублей за каждый документ. Также предусмотрена административная ответственность.

Источник

На предприятии каждый день совершаются десятки операций. Бухгалтеры отправляют деньги контрагентам, фондам и учредителям, начисляют зарплату, приходуют компьютеры и мебель, начисляют пени, считают амортизацию и т.п. На каждую такую операцию необходимо оформить первичный документ (п. 1 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», далее Закон № 402-ФЗ).

Первичный документ создают в момент совершения операции либо по ее окончании как подтверждение факта операции (п. 3 ст. 9 Закона № 402-ФЗ). На основании первички бухгалтеры составляют проводки.

Накладная, акт на оказание услуг по созданию сайта, бухгалтерская справка — все это первичные документы, которые бухгалтеры используют в повседневной работе. Видов первички очень много, и ее разнообразие зависит от особенностей деятельности компании. Например, в транспортной компании одним из основных видов первичной документации будет транспортная накладная, а в библиотеке — акт списания литературы.

Первичные документы полагается хранить на предприятии минимум пять лет, при этом срок начинают отсчитывать после отчетного года (п. 1 ст. 29 Закона № 402-ФЗ). То есть документ, датированный 03.07.2016, нужно хранить как минимум до 2021 года включительно. Отдельные сроки хранения первички установлены Перечнем, утвержденным Приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558. Для сохранности бухгалтерских документов на предприятии часто создают специальные архивы.

Первичка может быть бумажной или электронной. На практике все больше и больше компаний применяют электронный документооборот (ЭДО). В частности, компании обмениваются договорами, счетами на оплату, актами, накладными и счетами-фактурами.

ЭДО значительно упрощает процедуру обработки первичных документов с момента их создания до момента учета, ускоряет работу между контрагентами. Большой плюс — электронные документы не нужно распечатывать, если это не противоречит законодательству или условиям договора (п. 6 ст. 9 Закона № 402).

Электронный документ заверяют квалифицированной электронной подписью. Если стороны примут соответствующее решение, первичку можно подписывать простой или неквалифицированной подписью (письмо Департамента налоговой и таможенной политики Минфина России от 12 сентября 2016 г. № 03-03-06/2/53176).

diadoc

Отправляйте первичные бухгалтерские документы через Диадок!

Попробовать

Отсутствие в фирме первичных документов может повлечь за собой серьезный штраф от 10 000 до 30 000 рублей (ст. 120 НК РФ). Налоговики также выпишут штраф и за ошибки в оформлении. Кроме того, лица, ответственные за оформление документов, могут быть оштрафованы по статье 15.11 КоАП РФ на сумму от 2 000 до 3 000 рублей. Есть и другая опасность: если при проверке налоговики не найдут нужного документа, они могут убрать из налогооблагаемой базы часть расходов, следовательно, компании придется доплачивать налог на прибыль.

Юридическую силу имеет только первичный документ со всеми обязательными реквизитами (п. 4 ст. 9 Закона № 402-ФЗ):

название (например, «Акт оказанных услуг», «Платежное поручение», «Бухгалтерская справка»);
дата составления;
наименование составителя документа (например, ОАО «СКБ «Контур», ООО «Союз», ИП Иванова Е.В.);
содержание документа или хозяйственной операции (например, «Услуги доступа в интернет», «Переданы материалы в переработку», «Оплата по счету за канцтовары», «Начислены проценты по договору займа»);
натуральные и денежные показатели (штуки, метры, рубли и т.п.);
должности ответственных (например, «Бухгалтер», «Кладовщик», «Менеджер по кадрам», «Начальник отдела сбыта» и т.д.);
личные подписи сторон.

Правильно оформленный документ поможет при необходимости в судебных разбирательствах, например, когда покупатель не платит долг или пытается признать сделку недействительной. А вот документ с ошибками или фиктивными подписями может сыграть злую шутку — поэтому никогда не стоит расписываться за поставщика, если он вдруг забыл поставить подпись. Бережно храните всю первичку и всегда внимательно проверяйте все реквизиты во входящих документах.

До сих пор на практике можно столкнуться с претензиями клиентов по поводу отсутствия печати. Напомним, что с 07.04.2015 для большей части организаций печать отменена и использовать ее можно по желанию (Федеральный закон от 06.04.2015 № 82-ФЗ). Сведения о наличии печати у организации должны быть прописаны в уставе. Если контрагент настойчиво требует поставить печать, а у вас ее нет на законных основаниях, можно письменно уведомить контрагента о ее отсутствии и дать выписку из учетной политики.

В работе можно применять унифицированные и собственные формы первичных документов (п. 4 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»). При этом самодельная первичка должна иметь все обязательные реквизиты. Многие компании вынуждены разрабатывать свой вариант акта списания материалов, так как унифицированной формы документа не существует.

Допустимо применение комбинированной формы первичного документа, когда за основу берут унифицированную и дополняют необходимыми графами или строчками. При этом все обязательные реквизиты нужно сохранить (Постановление Госкомстата РФ от 24.03.99 № 20).

Выбор компании относительно используемых форм первички нужно прописать в учетной политике.

В процессе деятельности может возникнуть потребность в новых первичных документах, тогда их можно разработать и утвердить учетной политикой.

Обратите внимание! Поскольку ваш контрагент также может применять самостоятельно разработанную первичку, в учетной политике необходимо указать, что эти документы вы также принимаете к учету.

Для большей части документов вы вправе не применять унифицированные формы, но кассовые операции следует оформлять лишь по утвержденным формам документов (информация Минфина РФ № ПЗ-10/2012).

Основные формы первичных документов специалисты могут найти в альбомах унифицированных форм, утвержденных постановлениями Госкомстата РФ. Приведем самые распространенные.

Документы по учету торговых операций

ТОРГ-12;
Товарный ярлык;
Универсальный передаточный документ.

Документы по учету основных средств

ОС-1 «Акт о приеме-передаче объекта основных средств (кроме зданий, сооружений)»;
ОС-4 «Акт о списании основных средств»;
ОС-6 «Инвентарная карточка учета объекта основных средств».

Кассовые операции оформляют исключительно в соответствии с Порядком ведения кассовых операций (Указание ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У). Нельзя, к примеру, оформить «расходник» в свободной форме или разработать свой вариант.

Формы первичных кассовых документов утверждены Постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 № 88:

КО-1 «Приходный кассовый ордер»;
КО-2 «Расходный кассовый ордер»;
КО-3 «Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов»;
КО-4 «Кассовая книга»;
КО-5 «Книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств».

Кассовые документы нужно проверять очень скрупулезно, ведь такая первичка напрямую связана с движением наличных денег и всегда привлекает внимание проверяющих органов. Например, налоговики точно обратят внимание на ПКО, в котором сумма превышает 100 000 рублей. А все потому, что наличкой с одним контрагентом нельзя рассчитываться в сумме, превышающей 100 000 рублей. Отсутствие подписей в кассовых документах также станет причиной для разбирательств с ФНС.

Давайте подытожим. Итак, первичные документы — неотъемлемая часть бухгалтерского и налогового учета. Нельзя проводить операции без подтверждающих документов. Часто бухгалтеры формируют проводки в учете на основании копии или скана первички. Очень важно вовремя заменить копии на оригиналы документов, иначе контролирующие органы могут счесть операцию или сделку фиктивной. Только документы, оформленные в соответствии с законом, являются гарантом безопасности и достоверности учета в компании.

Скачать образец доверенности

Скачать акт выполненных работ

Скачать образец приходного ордера

Скачать образец акта о приемке-передаче объекта основных средств

Скачать инвентарную карточку учета объекта основных средств

Источник

Отправим материал Вам на почту

Первичные документы: обращаем особое внимание

Как гласит федеральный закон № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом. Первичный документ придает юридическую силу операции. Переговоры, рукопожатие – это еще не сделка. Просто «ударить по рукам» недостаточно, факт договоренностей должен быть отражен в первичном учетном документе. Именно он фиксирует факт хозяйственной операции, именно он поможет вам в случае спора или судебного разбирательства с партнерами или клиентами. Какие первичные документы являются обязательными, без каких реквизитов «первичка» не будет иметь юридическую силу – на эти и другие вопросы ответим в нашей статье.

Первичные бухгалтерские документы важны как в вопросе внутреннего учета, так и с точки зрения учета налогового – например, для определения величины налоговых обязательств. Именно поэтому так важно знать все тонкости первичной документации.

Документам первичного учета посвящена отдельная статья в законе № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» — статья №9 под одноименным названием «Первичные учетные документы». Девятая статья закона «о бухучете» кратко отвечает на ключевые вопросы о «первичке»:

На какие операции и когда именно оформляются первичные учетные документы?
Какие реквизиты обязательны для первичного документа?
Какие формы первичных документов используются?
На каком носителе оформляются первичные документы?
Допускаются ли исправления в первичных учетных документах?

В данной статье вы узнаете ответы на вышеперечисленные вопросы согласно существующей законодательной базе, а также получите пояснения к ним.

Вопрос 1: На какие операции и когда именно оформляются первичные учетные документы?

«Каждый факт хозяйственной жизни» (формулировка из № 402-ФЗ, подразумевает экономическую операцию) подлежит оформлению первичным учетным документом. Иначе говоря, первичный учетный документ является свидетельством того, что организация совершила операцию, влияющую на ее экономическое состояние. На каждую операцию заводится учетная первичная документация.

Согласно закону, не допускаются к учету первичные документы, которыми оформлены «липовые» сделки, то есть не имевшие места, мнимые и притворные.

Первичный учетный документ должен быть составлен при совершении факта хозяйственной жизни, то есть в момент проведения операции. Если в момент проведения операции сделать это не представляется возможным, тогда закон позволяет завести документы первичного учета после окончания операции.

Вопрос 2: Какие реквизиты обязательны для первичного документа?

Любая первичная документация должна содержать обязательные реквизиты. Таких реквизитов семь, отсутствие хотя бы одного из них в документе первичного учета означает потерю его официального статуса. Такой документ не может стать аргументом, например, в судебном споре.

7 обязательных реквизитов документов первичного учета:

название конкретного документа (например: Универсальный передаточный документ, Акт о списании основных средств, Договор и т.п.),
дата составления документа,
наименование организации — составителя документа (например: ООО «ФилЭко», ИП Кузнецова Н.И.),
краткое содержание документа (например: Договор на оказание рекламных услуг, Оплата по счету за воду и т.п.),
натуральные иили денежные показатели, в которых измеряется хозяйственная операция – указывается в единицах измерения (например: рубли, штуки, литры, метры, квадратные метры и т.п.),
должности ответственных лиц за сделку, как совершившего сделку, так и ответственного за ее оформление (например: Руководитель коммерческого отдела, Бухгалтер и т.п.),
личные подписи участников хозяйственной операции с указанием фамилий и инициалов.

Особенно нужно заострить внимание на последнем пункте про личные подписи участников операции, именно он нередко является камнем преткновения при различных разбирательствах. Поставленная за контрагента подпись автоматически нивелирует значимость документа и может разбить все ваши аргументы при споре сторон, и уж тем более – при рассмотрении дела в суде.

Вопрос 3: Какие формы первичных документов используются?

Согласно закону о бухучете, формы первичных учетных документов определяет руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета. Формы первичных учетных документов для организаций государственного сектора устанавливаются в соответствии с бюджетным законодательством Российской Федерации.

Законодательство тем самым дает право хозяйствующим субъектам выбирать формы первичных учетных документов, то есть использовать как унифицированные, так и самостоятельно разработанные формы первичных документов. К собственной первичке выдвигаются два ключевых требования: она должна содержать все обязательные (перечисленные в предыдущей главе этой статьи) реквизиты, а также быть прописана в учетной политике предприятия.

Нередко компании за основу берут унифицированные документы и дорабатывают их под свои потребности, добавляя необходимые пункты, графы, строки. Применение комбинированной формы первичного документа также является допустимым.

Важно помнить, что каждый новый разработанный первичный документ необходимо отражать в учетной политике предприятия. Там же необходимо прописать и «самодельные» учетные документы ваших контрагентов, которые принимаются к учету.

Большинство форм первичных документов могут быть самостоятельно разработанными или доработанными, однако кассовые операции следует оформлять лишь по утвержденным формам документов, например такими формами являются приходные или расходные кассовые ордера.

Существует перечень документов, которые оформляются для любого вида сделки.

Обязательные первичные документы:

Договор.

Документ отражает все достигнутые сторонами договоренности. Оформляется в двух экземплярах с подписями каждой из сторон. Для сделок купли-продажи письменный договор не всегда является обязательным, здесь первичным документом может выступать кассовый или товарный чек.

Счет на оплату.

Соглашение, в котором продавец фиксирует стоимость товара или услуги.

Платежные документы.

К платежным документам относятся бланки строгой отчетности, кассовый, товарный чеки, платежные требования и поручения. Эти документы подтверждают оплату товарауслуги наличным или безналичным способами.

Товарная накладная.

Оформляется преимущественно для юрлиц, отражает все товары и материально-технические ценности, приобретенные клиентом.

Акт выполненных работ.

Акт выдается исполнителем заказчику по итогу выполненных работ. Является подтверждением того, что условия договора являются выполненными.

Вопрос 4: На каком носителе оформляются первичные документы?

Согласно закону о бухучете, первичный учетный документ составляется на бумажном носителе иили в электронном виде. Электронный документ обязательно должен быть подписан электронной цифровой подписью.

Тем, кто ведет электронный документооборот, необходимо быть готовыми к тому, что если представление первичного учетного документа другому лицу или в государственный орган предусмотрено на бумажном носителе, то предстоит за свой счет делать на бумаге копии первичного учетного электронного документа.

Вопрос 5: Допускаются ли исправления в первичных учетных документах?

В первичном учетном документе исправления допускаются.

Исправление должно быть подкреплено датой исправления, а также подписями лиц, составивших документ, в котором произведено исправление, с указанием их фамилий и инициалов. В случае указания неверных сведений, их нужно перечеркнуть тонкой линией, а рядом указать правильные сведения. Около каждого исправления должна стоять сноска «Исправленному верить», с датой и подписями.

6 типичных ошибок в первичной документации:

Использование на предприятии форм первичных документов, не утвержденных приказом по учетной политике.
Отсутствие в документах обязательных реквизитов.
Отсутствие утвержденного руководителем организации списка лиц, имеющих право подписывать первичные документы.
Ошибки в расчетах.
Пустые строки. В случае отсутствия данных необходимо ставить прочерк, оставлять строки пустыми запрещено.
Неправильное исправление ошибок в первичных документах.

Лица, ответственные за оформление документов, могут быть оштрафованы за ошибки в первичной документации на сумму 2-3 тыс. руб. Отсутствие первичного документа может стоить компании 10-30 тыс. руб., однако штраф – это не самая большая в данной ситуации неприятность. Не найдя в системе учета первичных учетных документов, сотрудники ФНС могут убрать из налогооблагаемой базы часть расходов, как следствие, компанию ждет доначисление налога на прибыль.

Вопрос 6: Как облегчить работу с первичными документами?

Ошибки в работе с первичкой не редкость – объем информации такой, что не мудрено и ошибиться! Избежать неприятностей в работе с первичными документами призваны электронные системы-помощники. Сервис СБИС Электронный документооборот позволит наладить учет первичной документации, обеспечит легкий обмен данными с контрагентами. СБИС Электронная отчетность позволит передавать отчетность во все контролирующие органы – просто, без ошибок и точно в срок!

Подкрепить электронные коммуникации цифровой подписью вам помогут специалисты нашего Центра ЭЦП, которые быстро и четко под вашу задачу изготовят электронную цифровую подпись.

Подробнее о том, как сервис СБИС может помочь при работе с первичной учетной документацией, вам готовы рассказать наши специалисты.

Оставьте заявку и получите бесплатную консультацию уже сегодня!

Статьи по теме

7 мин

Маркировка в заведениях общественного питания

Новое требование по введению обязательной маркировки для продуктов молочной и водной группы в общепите вступило в силу. Рассказываем, как это повлияет на работу ресторанов и кафе, какие технические инструменты понадобятся для обеспечения соответствия и какие последствия могут быть в случае нарушения правил. Узнайте, что нужно знать о новых правилах маркировки и как быть готовыми к их внедрению.

5 мин

СТД-Р: новая форма сведений о трудовой деятельности с 2023 года

В статье вы узнаете об изменениях, которые были внесены в форму СТД-Р в 2023 году, а также о том, какие данные теперь должны быть в ней указаны. Также рассмотрим ответственность за непредставление справки работодателю и штрафы, которые могут быть наложены на должностное лицо и юридическое лицо в случае нарушения требований оформления.

Статьи по теме

150 000

Клиентов на постоянной поддержке

Офисов по всей России и продолжаем расширяться

15 лет

Мы успешно работаем в сфере электронных решений

24/7

Всегда на связи с клиентами группа Техподдержки

Источник

Первичная документация необходима для ведения бухучета и определения объема налоговых обязательств. Кто составляет такие документы, какие формы необходимо использовать, как правильно работать с первичкой, рассказывает статья.

Что входит в первичную документацию

Первичный документ — это любой документ, который выступает основой для бухгалтерской проводки, признания дохода или расхода в налоговом учете. К «первичке» относятся, например, накладная, акт, бухгалтерская справка, авансовый отчет и так далее.

Каждый документ первичного учета должен содержать семь обязательных реквизитов (п. 2 ст. 9 Закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ, далее — закон № 402-ФЗ):

название;
дату составления;
название экономического субъекта, который его составил;
содержание факта хозяйственной жизни;

Если одним первичным учетным документом оформлено нескольких связанных фактов хозяйственной жизни, то необходимо привести содержание всех этих фактов. Если «первичка» составляется на основании другого (оправдательного) документа, в котором содержится информация о факте хозяйственной жизни, необходимо сделать ссылку на этот оправдательный документ (пп. «в» п. 8, пп. «а» п. 9 ФСБУ 27/2021).

величину натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;
должности лиц, совершивших операцию, и лица, ответственного за ее оформление, или лица, ответственного за оформление свершившегося события;
подписи указанных выше лиц, с перечислением их фамилий и инициалов либо других реквизитов, необходимых для их идентификации.

Еще больше про первичку эксперт расскажет на бесплатном вебинаре 6 октября: записывайтесь.

Работа с первичкой в бухгалтерии

Работа с первичными документами требует особой щепетильности. Оформляя их, необходимо:

1) позаботиться о наличии всех обязательных реквизитов;

2) составлять на русском языке или запастись построчным переводом, если документ на иностранном языке;

На необходимость перевода таких документов неоднократно указывал Минфин (см., например, письма от 20.01.2021 № 03-03-06/1/2476, от 29.04.2019 № 03-03-06/1/31506, от 09.12.2015 № 03-07-14/71801). Перевод может сделать как профессиональный переводчик, так и непосредственно налогоплательщик или его работник (письма Минфина РФ от 20.04.2012 № 03-03-06/1/202, от 14.09.2009 № 03-03-05/170, от 20.03.2006 № 03-02-07/1-66, УФНС России по г. Москве от 09.10.2006 № 20-12/89132.1).

Налогоплательщики могут получать от своих контрагентов-иностранцев документы, составленные по типовой форме. В этом случае делать перевод каждого документа не нужно — достаточно один раз перевести на русский язык постоянные показатели типовой формы. В дальнейшем потребуется переводить лишь изменившиеся показатели первичного документа (письмо Минфина РФ от 29.04.2019 № 03-03-06/1/31506)

3) составлять на бумаге или в электронном виде. Первичные учетные документы составляют (п. 5 ст. 9 закона № 402-ФЗ, общие положения методических указаний о применении форм первичных учетных документов, утвержденных Приказом Минфина РФ от 30.03.2015 № 52н):

в форме электронного документа, подписанного квалифицированной электронной подписью или простой электронной подписью — в случаях, установленных методическими рекомендациями;
на бумажном носителе — в случае отсутствия возможности их формирования и хранения в электронной форме или если нормативными правовыми актами установлено требование о необходимости их составления (хранения) исключительно на бумажном носителе;

4) зафиксировать применяемые формы в учетной политике (ниже мы расскажем об этом подробнее).

5) составлять «первичку» в момент совершения хозяйственной операции или сразу же после нее;

6) право подписи первичных документов есть у руководителя, главного бухгалтера, сотрудников, ответственных за конкретную операцию, например, у кассира. Можно передать право подписи, составив:

приказ (распоряжение) генерального директора компании;
доверенность от имени организации, которая оформлена в соответствии со ст. 185–187 ГК РФ.

В документе должны быть зафиксированы образцы подписей уполномоченных лиц. Реквизиты приказа или доверенности следует указать рядом с подписью и Ф.И.О. подписанта. На первичных документах нельзя использовать факсимиле вместо рукописной подписи (письмо Минфина РФ от 13.04.2015 № 03-03-06/20808).

При обнаружении ошибки допускается вносить исправления в первичный документ. Исключение составляет случай, когда нормативно-правовыми актами делать это запрещено. Пример — кассовые документы (ч. 7 ст. 9 закона № 402-ФЗ, п. 4.7 Указания Банка России «О порядке ведения кассовых операций…» от 11.03.2014 № 3210-У). В них запрещено вносить правки. Если обнаружена ошибка при составлении кассового документа, его надо оформить заново.

Порядок внесения исправлений зависит от формы составления документа (пп. 19 — 21 ФСБУ 27/2021):

в электронный документ можно внести исправление, создав новый электронный документ. В нем должно быть указано, что он составлен взамен первоначального;
в документ на бумажном носителе исправление вносят так: зачеркивают ошибочный текст или сумму, делают корректную запись над зачеркнутым, добавляют надпись: «Исправлено». Зачеркивать чертой нужно аккуратно, так, чтобы можно было прочитать ошибочный текст или сумму. Запрещены исправления в виде подчисток, замазывания, стирания.

Все исправления независимо от формы составления документа и способа исправления должны содержать:

дату исправления;
должности лиц, составивших первичный учетный документ;
подписи (электронные подписи в электронных документах) этих лиц с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации.

Перечень первичной документации в бухгалтерии

Нормативно-правовыми актами не установлены конкретные виды документов, которые должны применять экономические субъекты в качестве первичных учетных документов (письмо Минфина РФ от 25.07.2019 № 07-01-09/55572). Установлены лишь обязательные реквизиты первичных учетных документов, о которых мы рассказали выше.

Форму первичных документов компания определяет самостоятельно (ч. 4 ст. 9 закона № 402-ФЗ). Исключение составляют формы документов, которые в случаях, установленных законом, утверждают уполномоченные государственные органы. Например, для операций с денежными средствами формы документов (формы 0310001, 0310002, форма платежного поручения) утверждает Банк России (информация Минфина РФ № ПЗ-10/2012).

Информацию об используемых формах и список документов компания прописывает в учетной политике. Если организация разработает свои формы, их необходимо приложить к учетной политике. Бухгалтерские программы по умолчанию формируют унифицированные документы.

Законодательством РФ о бухгалтерском учете не установлены какие-либо ограничения на включение в первичные учетные документы дополнительных реквизитов (письма Минфина РФ от 20.07.2018 № 03-04-05/51201, от 04.02.2015 № 03-03-10/4547).

В примерный список «первички» входят:

договор (контракт);
счет на оплату;
платежное поручение;
кассовый чек;
бланк строгой отчетности;
акт выполненных работ или оказанных услуг;
товарная накладная.

Счет-фактура не является первичным учетным документом. У счета-фактуры и первичного документа разные задачи, они составляются в разных ситуациях и в разные сроки. Основания и порядок их оформления определены разными законодательными актами.

Первичный учетный документ составляется при совершении любого факта хозяйственной жизни и должен отражать его содержание. На основании данных первичных документов ведется бухгалтерский учет.

Счет-фактура необходим для вычета НДС (п. 1 ст. 169 НК РФ). Счет-фактуру поставщик (исполнитель) составляет в течение пяти календарных дней с даты отгрузки товаров (сдачи работ, услуг) либо с даты получения аванса (п. 3 ст. 168 НК РФ).

Ведение первичной документации в бухгалтерии

Первичный учетный документ должен быть составлен при совершении факта хозяйственной жизни, а если это не представляется возможным — непосредственно после его окончания. Допускается формировать такие документы с определенной периодичностью (сутки, неделя, месяц, квартал). При этом надо составлять их на отчетную дату. Таким образом, оформляют (пп. «б» п. 9 ФСБУ 27/2021):

длящиеся факты хозяйственной жизни: начисление процентов по займам, амортизацию активов и тому подобное;
повторяющиеся факты хозяйственной жизни: поставку товаров партиями в разные даты по одному долгосрочному договору и так далее.

Своевременное оформление первичных учетных документов, передачу их в установленные сроки для отражения в бухгалтерском учете, а также достоверность содержащихся в них данных обеспечивают лица, составившие и подписавшие указанные документы (п. 30 ФСБУ 27/2021).

Отсутствие «первички» — грубое нарушением правил учета доходов и расходов, объектов налогообложения, что влечет взыскание штрафа (абз. 3 п. 3 ст. 120 НК РФ).

За грубое нарушение правил учета, которое не повлекло занижения налоговой базы, установлен штраф в размере:

10 тыс. рублей, если правонарушение совершено в течение одного налогового периода (п. 1 ст. 120 НК РФ);
30 тыс. рублей, если те же деяния совершены в течение более одного налогового периода (п. 2 ст. 120 НК РФ).

Если в результате грубого нарушения правил учета произошло занижение налоговой базы, размер штрафа составляет 20 процентов от суммы неуплаченного налога, но не менее 40 тыс. рублей (п. 3 ст. 120 НК РФ).

Учет первичной документации в бухгалтерии

Учет первичной документации необходимо организовать так, чтобы каждый документ проходил систему регистрации внутри предприятия. Это необходимо для минимизации риска утери.

Учет «первички» состоит из нескольких этапов:

приемка;
первичная обработка и регистрация;
проставление визы генеральным директором;
исполнение документа.

Для организации эффективной системы документооборота и обеспечения контроля сохранности документации необходимо разработать график документооборота. Его можно оформить и утвердить в качестве одного из приложений к учетной политике (п. 4 ПБУ 1/2008). В отношении каждого вида первичного учетного документа в графике нужно предусмотреть ответственного:

за оформление документа и срок его составления;
количество экземпляров документа;
проверку документа и срок проверки;
обработку документа и срок обработки;
передачу документа в архив и срок передачи.

Хранение первичной документации в бухгалтерии

Первичная учетная документация хранится в течение 5 лет после окончания отчетного года (п. 1 ст. 2 закона № 402-ФЗ, п. 277 перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения, утвержденного Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236).

При проведении проверки, а также при возникновении споров и разногласий документы необходимо хранить до принятия решения по делу.

Источник