Недостаток как отсутствие реквизитов в документах

Первичные документы: за что оштрафует ФНС

Каждая операция в учете должна быть подтверждена первичным документом. Все документы должны быть оформлены в соответствии с требованиями законодательства. Если контролирующие органы обнаружат при проверке ошибки или неточности в первичке, компанию могут оштрафовать. На что обратить внимание при работе с первичными документами, как защитить себя от штрафов и претензий налоговиков, расскажем в данной статье.

Как должен выглядеть первичный документ, можно узнать из Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ. Именно в этом документе перечислены обязательные реквизиты любого первичного документа.

В учете организация может использовать унифицированные либо самостоятельно разработанные формы первичной документации. Если компания использует не унифицированные формы, порядок их применения нужно закрепить в учетной политике.

Контролирующие органы при проверках тщательно изучают все первичные документы. Если в них обнаружат ошибки или нестыковки, компании может грозить штраф. Помимо санкций, ФНС может потребовать исключить из расходов компании операцию, проведенную по первичному документу с ошибками.

Можно выделить несколько опасных моментов, на которые обращает внимание ФНС:

Отсутствие первичного документа
Повреждения в документах
Нечитаемый документ
Отсутствие в документах обязательных реквизитов
Неправомерное внесение исправлений

Отсутствие первичного документа

Если операция отражена в учете компании, а подтверждающий совершение операции документ отсутствует, ФНС может посчитать сделку фиктивной.

Важно отслеживать весь документооборот компании и своевременно запрашивать оригиналы документов от контрагентов.

На практике некоторые компании сначала обмениваются сканами подписанных документов, а впоследствии заменяют сканы оригиналами. Это удобно, когда организации находятся далеко друг от друга и получить оригиналы в момент совершения сделки не представляется возможным. Порядок подписания документов и получения их оригиналов можно закрепить в договоре. Тогда контрагент будет обязан отправлять подписанные документы в оговоренные в договоре сроки.

Обнаружив отсутствие первичного документа, ФНС может оштрафовать организацию по ст. 120 НК РФ:

на 10 000 рублей при разовом нарушении;
на 30 000 рублей при повторяющемся нарушении;
на 20 % от суммы неуплаченного налога, но не менее 40 000 рублей при занижении налоговой базы.

Кроме того, должностное лицо ждет административный штраф (ст. 15.11 КоАП РФ).

ФНС может убрать расходы из налогооблагаемой базы, если они не подтверждены документально (ст. 252 НК РФ). Например, если в учете компании отражены услуги на ремонт компьютера, но нет подписанного двумя сторонами акта оказанных услуг, ФНС вправе исключить сумму услуг из расходов. В таком случае налоговый инспектор доначислит компании налог, и придется сдавать уточненную декларацию по налогу на прибыль.

Если документы утеряны из-за форс-мажорных обстоятельств или стихийных бедствий, их нужно постараться восстановить.

Повреждения в документах

Изначально документ может соответствовать всем требованиям законодательства. Но его можно случайно повредить, например, при подшивке в архив. Бухгалтеру следует внимательно прокалывать и сшивать документы, чтобы не нарушить реквизиты документа.

Важно сохранить в первичке обязательные реквизиты. Но даже при повреждении некоторых реквизитов ФНС может принять документ. Если на основании первичного документа возможно идентифицировать продавца, покупателя, наименование товаров (работ, услуг), имущественных прав, их стоимость, остальные ошибки проверяющие органы сочтут несущественными (письмо ФНС РФ от 12.02.2015 № ГД-4-3/2104@). Получается, если бухгалтер по неосторожности пробил документ дыроколом в месте указания номера и номер документа определить невозможно, это не помешает идентифицировать участников сделки, а значит, на основании такого документа можно учесть расходы.

В случае серьезных повреждений первички безопаснее запросить дубликаты документов у контрагентов.

Нечитаемый документ

В первичном документе должны быть читаемы все реквизиты. Если документ нечитаем, можно считать, что его и вовсе нет.

Причинами невозможности прочесть данные в документе может стать неисправный принтер (закончились чернила), выгорание документа на солнце, выцветание с течением времени.

Очень часто из-за особенностей бумаги выцветают кассовые чеки. Решение проблемы здесь одно: снимать с каждого чека ксерокопию и заверять ее подписью ответственного лица и печатью организации.

Нечитаемые документы могут стать причиной того, что ФНС расходы по такому документу исключит из налогооблагаемой базы. Своевременно снятые копии помогут отстоять право компании на учет расходов (письмо Минфина России от 17.09.2008 № 03-03-07/22). При этом оригинал чека нужно также хранить.

Если контрагент представил нечитаемый документ, попросите его заменить.

Отсутствие в документах обязательных реквизитов

Федеральным законом от 06.12.2011 № 402-ФЗ предусмотрено всего 7 обязательных реквизитов, которые должны быть в первичных документах.

Наибольшее внимание налоговые инспекторы обращают на подписи ответственных лиц, наименование операции и наименование организации, составившей документ.

Отсутствие подписи покупателя в товарной накладной может свидетельствовать о том, что товар не отгружен. А факсимильные подписи в первичке с большой вероятностью обернутся претензией со стороны налоговиков.

Почему нельзя применять факсимиле

ФНС скорее всего не признает расходы компании, если в товарных чеках нет перечня купленных товарно-материальных ценностей. Например, сомнение вызовет формулировка «Запчасти на сумму 2 300 рублей». Такие чеки лучше сразу заменить у продавца, попросив уточнить конкретные наименования запчастей. Помимо того, что первичные документы с дефектами в реквизитах могут стать причиной исключения сумм из расходов компании, налоговики могут доначислить НДФЛ подотчетному лицу, которое предоставило чек с нарушениями (определение Верховного Суда РФ от 09.03.2016 № 302-КГ16-450).

Почему ФНС включает подотчетные суммы в облагаемый доход

Иногда суды встают на сторону налогоплательщика и разрешают учесть товары, которые указаны в чеке обобщенным названием (постановление ФАС Поволжского округа от 03.02.2006 № А55-14012/05-32). Чтобы не тратить время на суды, безопаснее принимать к учету чеки, заполненные согласно требованиям законодательства. Это касается и других первичных документов.

Неправомерное внесение исправлений

Иногда в первичные документы вносятся исправления при обнаружении ошибок. Исправлять документы нужно в соответствии с законодательством. В противном случае первичный документ может стать недействительным.

Не допускается вносить исправления в кассовые документы (п. 4.7 Указания ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У). При обнаружении ошибки нужно заново оформить документ.

В остальные первичные документы можно вносить исправления. Порядок корректировки ошибок изложен в Положении о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденном Минфином СССР от 29.07.1983 № 105.

Источник

✅ Ошибки в документах – ошибки везде?

Документирование – первейший элемент метода бухгалтерского учета. Как у любой науки, у бухучета есть предмет и метод: предметом являются факты хозяйственной жизни, а метод включает в себя документирование, инвентаризацию, оценку, калькуляцию, счета, двойную запись, баланс, отчетность. Один из основных постулатов учета: нет документа – нет факта хозяйственной жизни. В федеральном законе № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее – закон № 402-ФЗ) документам посвящена отдельная статья – 9-я.

В рамках программы реформирования бухгалтерского учета Минфин утвердил в 2021 г. (16.04.2021 г., приказ № 62н) отдельный стандарт, посвященный документам – ФСБУ 27/2021 «Документы и документооборот в бухгалтерском учете».

В ч. 3 ст. 9 закона № 402-ФЗ говорится о необходимости подтверждения фактов хозяйственной жизни документами либо при совершении самого факта, либо сразу после его окончания.

Документы могут быть составлены на бумаге и в электронном виде (ч. 5 ст. 9 закона № 402-ФЗ).

Ошибки первичных документов классифицируются по различным основаниям:

— по причинам возникновения (невнимательность и некомпетентность специалистов, неисправность вычислительной техники и т.п.);

— по месту возникновения (в текстовых и числовых данных самих документов, в учетных регистрах);

— по значению (ошибки самого документа, не повлиявшие на другие данные (например, дата, описательная часть), и ошибки, повлиявшие на другие операции (пример: неверная сумма расходов приведет к искажению налоговой базы по налогу на прибыль).

К ошибкам первичных документов можно отнести: отсутствие обязательных реквизитов, наличие несанкционированных изменений (помарки, подчистки), исправления в тех документах, которые нельзя изменять (кассовые и банковские документы (п. 7 ст. 9 закона № 402-ФЗ, пункт 4.7 указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У)) и др.

Последствиями ошибок в первичных документах могут стать неверные подсчеты результатов хозяйственных операций и налоговых баз, споры с контрагентами, претензии налоговых органов.

Вывод: ошибки в документах нужно исправлять.

✅ Как исправить ошибку

На первый взгляд есть простое решение: документ с ошибкой заменить на новый, где ошибок уже не будет. Но Минфин и ФНС против таких кардинальных способов исправления: в письмах ФНС от 12.01.2018 № СД-4-3/264, от 05.03.2018 № СД-4-3/4226@, от 23.03.2018 № СД-4-3/5412@ и Минфина от 23.10.2017 № 03-03-10/69280 указано, что первичный документ с ошибкой, ранее принятый к учету, заменять новым документом нельзя, ошибки следует исправить по правилам бухучета.

Закон № 402-ФЗ (ч. 7 ст. 9) допускает наличие исправлений в первичном учетном документе (кроме исключений, установленных иными нормативными актами, см. выше), ФСБУ 27/2021 содержит отдельный раздел, регламентирующий исправления в документах.

Порядок оформления исправлений установлен следующий: исправить, указать дату, подписи лиц, составивших документ, идентифицирующие их данные (ФИО и др.). Это корректурный способ внесения изменений. Но есть и другой способ – выставление корректирующего (исправленного) документа, по аналогии со счетами-фактурами. Эти два способа рассмотрены в Рекомендации БМЦ* Р-41/2013-КпР «Внесение исправлений в первичные документы».

Организациям предлагается самостоятельно разработать и утвердить в учетной политике способ внесения исправлений в первичные документы, учитывая особенности документооборота.

Согласно п. 12 ФСБУ 27/2021 организация может включать в документ бухгалтерского учета реквизиты, дополняющие обязательные, например, поля первичного документа: «Исправление №» и «от», где будут указаны номер и дата исправляемого документа.

Сложнее обстоит дело с внесением изменений в электронные документы.

ФНС в письме от 11.10.2019 № ЕД-4-15/20928@ напомнила, что нормативные документы не устанавливают порядок аннулирования содержащих ошибки электронных документов. Но, добавляет ФНС, у контрагентов есть право договориться о том, что документ с ошибками не будет иметь правовых последствий, то есть будет аннулирован.

И снова нам подсказывает БМЦ¹: Р-42/2013-КпР «Внесение исправлений в электронные документы» рекомендует исправлять электронный первичный документ (ЭПД) выставлением исправленного ЭПД с дополнительными полями «номер» и «дата исправления», которые переносятся из первоначального ЭПД.

Исправленный ЭПД содержит два связанных файла: файл обмена информации продавца (информация продавца) и файл обмена информации покупателя (информация покупателя). Оформленным исправленный ЭПД будет считаться при наличии электронных подписей обеих сторон сделки.

✅ Примеры из практики

1️⃣ В первичный документ (ТОРГ-12) внесены исправления, заверенные подписью только одного из лиц, составивших документ. Достаточно ли одной подписи для подтверждения изменений? Ответ – нет, не достаточно. И закон № 402-ФЗ, и ФСБУ 27/2010 указывает на необходимость подтверждения исправлений всеми лицами, составившими (читай: подписавшими, уточняется в п. 16 Положения по ведению учета и отчетности № 34н) документ.

Судебная практика настаивает на том же: в первичные учетные документы исправления могут вноситься лишь по согласованию с участниками хозяйственных операций, что должно быть подтверждено подписями тех же лиц, которые подписали документы, с указанием даты внесения исправлений (постановления Первого ААС от 20.10.2014 № 01АП-5686/14, ФАС Поволжского округа от 02.07.2013 № Ф06-4577/13 по делу № А06-8882/2011). Важный момент – исправления не должны быть односторонними, должны присутствовать подписи и исполнителей (продавцов), и заказчиков (покупателей).

2️⃣ Как внести исправления в счет на оплату? В общем случае счет на оплату не относится к первичным документам (правда, счета на оплату коммунальных услуг, аренды могут подтверждать факты оказания соответствующих услуг и рассматриваться как первичные учетные документы при наличии всех обязательных реквизитов (письма Минфина от 29.07.2010 № 03-03-06/1/494, УФНС по г. Москве от 17.10.2011 № 16-15/100085@)). Если организация определит для себя, что счет на оплату – это не первичный документ, при наличии ошибок его можно просто заменить на новый.

3️⃣ В УПД со статусом «1» допущена техническая ошибка. Как исправить? Если ошибка препятствует идентификации налогоплательщика и прочих данных для вычета по НДС, нужно составить новый УПД со статусом «1», где указать верные данные с таким же номером и датой, а в строке 1а — номер и дату исправлений (пп. 1.1 п. 1 приложения 7 к письму ФНС от 17.10.2014 г. № ММВ-20-15/86@).

Если ошибки содержатся только в реквизитах счета-фактуры (и первичного документа), то оформляют новый УПД со статусом «2» с таким же номером и датой, как и ошибочный, и с указанием в строке 1а даты и номера исправлений.

4️⃣ При заполнении путевого листа была допущена ошибка: сумма фактического расхода, которая превышала норму, была отражена в путевом листе как расход по норме. Как исправить (внести исправления в путевой лист или составить бухгалтерскую справку)? Исправление можно внести корректурным способом (зачеркнуть ошибку, внести правильные данные, поставить надпись «исправлено», заверить исправление подписями ответственных лиц), либо составить новый экземпляра путевого листа, в котором указать номер и дату первичного документа, а также порядковый номер и дату исправления (по аналогии в исправлением счетов-фактур) (письмо Минфина от 22.01.2016 № 07-01-09/2235, письма ФНС от 23.03.2018 № СД-4-3/5412@, от 05.03.2018 № СД-4-3/4226@, от 12.01.2018 № СД-4-3/264). Составление только бухгалтерской справки недостаточно для обоснования расходов на приобретение ГСМ, поскольку первичным документом для этого является путевой лист.

✅ Выводы

Ошибки в первичных документах исправлять нужно, выберите свой способ внесения исправлений (корректурный либо составление нового документа с указанием исправленного), закрепите способ в учетной политике.

* Бухгалтерский методологический центр (БМЦ) является субъектом негосударственного регулирования бухгалтерского учета в пределах компетенций, установленных ст. 24 Федерального закона № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».

«Такском» — один из крупнейших разработчиков сервисов для бизнеса в России. Компания является первым оператором электронной отчетности и основоположником обмена электронными документами в стране.

20 лет «Такском» помогает организациям наладить взаимодействие с государством и контрагентами, а также упростить и ускорить внутренние бизнес-процессы:

— удаленная сдача отчетности в госорганы, в том числе решения 1С;

— оформление и получение электронных подписей;

— подключение и обслуживание онлайн-касс, а также услуги ОФД;

— надежный, выгодный и удобный переход на электронный документооборот;

— решения для маркировки и прослеживаемости товаров;

— проверка контрагентов.

Читайте больше в базе знаний «Такском»

Отправить

Запинить

Твитнуть

Источник

Бухгалтерские первичные документы оформляют для регистрации фактов хозяйственной жизни в компании. Бланки составляют в свободной форме и хранят в бумажном виде или в учётной системе электронного документооборота (ЭДО). Порядок работы с первичкой регулирует ст. 9 402-ФЗ РФ.

В статье рассмотрим случаи, которые не следует допускать при работе с первичными документами, чтобы избежать штрафных санкций.

За что штрафует ФНС при работе с первичными документами

Рассмотрим пять самых распространённых нарушений, за которые ФНС может оштрафовать организацию.

Отсутствие первичных документов

Компании-партнёры осуществляют обмен сканами подписанных документов. В дальнейшем копии меняют на подписанные оригиналы, которые отправляют по почте. Порядок подписания и сроки отправки закрепляются в договоре между контрагентами.

Налоговая оштрафует компанию, если при проверке ФНС хозяйственная операция отражена в учёте организации, но первичный бухгалтерский документ отсутствует.

Поэтому важно отслеживать партнёров в области своевременной отправки оригиналов первички.

Отсутствие первичного бухгалтерского документа регулирует ст. 120 НК РФ. За нарушение с организации взыщут:

10 тыс. рублей за разовое нарушение;
30 тыс. рублей за повторное нарушение в течение одного налогового периода;
20% от суммы неуплаченного налога, но не менее 40 тыс. рублей в случае если нарушение повлекло за собой занижение налоговой базы.

В соответствии со ст. 15.11 КоАП РФ, должностное лицо получит штраф:

от 5 до 10 тыс. рублей при однократном нарушении;
от 10 до 20 тыс. рублей или дисквалификацию должности на срок от одного до двух лет — при повторном нарушении.

Также ФНС вправе убрать из налогооблагаемой базы те расходы, которые документально не подтверждены. В таком случае организации придётся доплачивать налог на прибыль.

Первичный бухгалтерский документ, утерянный при стихийном бедствии или при форс-мажорных обстоятельствах, необходимо восстановить. В данном случае операция считается неподтверждённой и не освобождает организацию от ответственности.

Отсутствие обязательных реквизитов

В соответствии с 402-ФЗ от 06.12.2011 первичный учётный бухгалтерский документ должен содержать обязательные реквизиты:

наименование документа;
дату составления;
наименование организации, составившей документ;
содержание факта хозяйственной жизни;
величину натурального или денежного измерения;
должности лиц, совершивших сделку;
ответственных за оформление сделки;
подписи лиц участников.

Особое внимание ФНС акцентирует на подписи сторон, отсутствие которых свидетельствует о несостоявшейся сделке. В таком случае инспекция доначислит налоги.

Повреждения в документах

Первичный бухгалтерский документ возможно испортить при сшивании или прокалывании для занесения его в архив. При осуществлении таких действий повреждению могут быть подвержены реквизиты счетов или актов.

Первичка будет принята в ФНС, даже если документ испорчен, если на основе оставшихся данных можно идентифицировать:

продавца;
покупателя;
наименование товаров, работ или услуг;
имущественные права;
стоимость.

В иных случаях требуется сделать запрос на дубликат документа у партнёра.

Нечитаемый документ

Причины нечитаемости первичного документа могут быть различными. Данные невозможно просмотреть по ряду причин: выцветание краски на документе или неисправность печатного оборудования. Для того чтобы оформить расходы по таким документам, с них снимают копии, заверяют подписью ответственного лица, ставят печать и хранят вместе с оригиналами.

Внесение исправлений

Исправления в бумажные документы вносят в соответствии с законодательством.

В первичке допустимы правки путём вычёркивания позиции с прописанными вручную датой исправления и подписями сторон. Порядок оформления исправлений регулирует п. 4 положения о документах и документообороте в бухгалтерском учёте.

Исправления не допускаются в тексте и цифровых данных первичных документов и учётных регистров.

В каких случаях разрешены, а в каких запрещены сканы первичных документов

Ст. 9 402-ФЗ содержит в себе информацию о том, что оформление бухгалтерских первичных документов происходит только на бумаге или в электронном виде.

Цифровые документы подписывают квалифицированной электронной цифровой подписью (УКЭП). Именно такой вид подписи придаёт цифровым документам юридическую силу и подтверждает их авторство. Астрал-ЭТ и 1С-ЭТП от УЦ «Калуга Астрал» подходит для подписания цифровой документации, обмена документами между контрагентами и сдачи отчётности в госорганы.

Федеральный закон не имеет в составе текст, который разрешает использовать сканы первички. Работа со сканированными копиями и их оформление в качестве первичных документов — запрещено законодательством.

Однако существуют исключительные случаи, для которых использование сканов разрешено, на это указывает письмо Минфина от 22.04.2020 № 03-01-10/32570. Документ разрешает учитывать и оформлять расходы по сканированным образам документов, пока у организации нет возможности получить их оригинальные копии. Связано это с обострившейся эпидемиологической обстановкой в стране. Многие сотрудники бухгалтерии перешли на удалённый режим работы, в то время как работодатели не успели подключиться к электронному документообороту. Для такого случая налоговая служба приняла вышеуказанные меры.

Чтобы организацию не оштрафовали за использование сканов во время пандемии, необходимо внести правки в учётную политику компании. В ней следует указать, что на основе правительственных нормативных актов работа с первичными документами осуществляется с использованием сканированных образов. После улучшения эпидемиологической обстановки в стране и выхода сотрудников бухгалтерии предприятия с удалённого режима работы компания обязуется вести обмен оригиналами документов.

Возможны ли штрафы за скан-копии первички

Штрафные санкции можно получить, если в учётной политике компании не прописано использование сканированных образов первичных бухгалтерских документов. Также организации используют сканы, предполагая, что получат оригиналы. Если после пандемии фирма так и не получит оригинальные копии документов, тогда ФНС оштрафует компанию за отсутствие первички и доначислит налоги.

Во избежание штрафных санкций необходимо подключиться к оператору электронного документооборота. Оформление первичных документов в электронном виде даёт следующие преимущества:

использование законных электронных копий, которые подписаны УКЭП;
мгновенная передача данных между контрагентами;
экономия времени участников электронного документооборота.

ГК «Астрал» предлагает современные продукты для отправки контрагентам бухгалтерских первичных электронных документов: «Астрал.ЭДО» и «1С-ЭДО». Данные сервисы позволяют вести взаимодействие с партнёрами и контролирующими органами, соблюдая налоговое законодательство. Круглосуточная служба поддержки поможет клиентам запустить систему ЭДО, подключить контрагентов для обмена файлов или отправить отчёты в госорганы.

Источник

Любой документ, в том числе и бухгалтерский, представляет собой группу элементов – реквизитов. Расположенные определенным образом, реквизиты образуют структуру документа и регламентируются ГОСТ. Общее число возможных реквизитов – 30. Бухгалтерские документы и их реквизиты прописаны в ФЗ №402 от 31-12-17 «О бухучете». Различают обязательные и необязательные (дополнительные) реквизиты бухгалтерской документации.

Как оформляются реквизиты документов?

Документы, регистры и реквизиты

Всякий факт хозяйственной жизни организации нуждается в подтверждении. Им служит надлежащим образом оформленный первичный бухгалтерский документ. Право на совершение хозяйственной операции также может регламентироваться документально. Роль первичных документов исключительно велика, однако его показатели — реквизиты — не все имеют различное значение и вес в структуре первичных учетных данных.

Реквизит «подпись» и его роль в документе

В ст. 9-2 ФЗ №402 перечислены основные реквизиты бухгалтерских документов:

Наименование документа (формы): приходный кассовый ордер, акт на списание материалов, счет-фактура и др.
Название организации.
Единицы измерения.
Измерители — стоимостные, вещественные.
Содержание документа, суть факта хозяйственной жизни, который он фиксирует.
Календарная дата его составления.
Должности ответственных за события хозяйственной жизни, отраженные в документе.
Подписи с расшифровкой фамилии и инициалов, которые визуально считываются и идентифицируются.

Без наличия основных реквизитов или их части любой документ теряет юридическую силу и подтверждающим являться не будет.

Как оформлять первичные документы?

Кроме первичной документации, существуют и учетные регистры бухгалтерии, назначение которых – группировать первоначально учтенные данные. Обязательными в этом случае, согласно ст. 10-4 ФЗ №402, будут:

наименование регистра;
название организации;
период, за который вносятся данные, или время ведения;
вид группировки (систематическая, хронологическая);
стоимостной показатель, в каких единицах он выражен;
должности ответственных за ведение регистра;
подписи с расшифровкой.

Как видно из приведенных данных, значительная часть обязательных реквизитов в обоих случаях совпадает.

Часто в целях более полного раскрытия учетной информации требуется вводить дополнительные реквизиты – номер документа, банковские данные и др., без которых невозможно провести корректный платеж или отследить движение денежных средств, основание операции и др. Они отражают особенности хозяйственных операций по различным участкам учета.

Существуют типовые формы бухгалтерских документов и регистров, в которых представлены все необходимые реквизиты. Организация имеет право разрабатывать и собственные учетные формы, если в типовых бланках необходимые им отсутствуют, с соблюдением законодательных норм. Кроме того, в утвержденные учетные формы имеется возможность внести собственные изменения, добавив те или иные важные для организации реквизиты. При этом произвольное изъятие реквизитов унифицированной формы не допускается.

Внимание! Изменения в типовые формы и бланки необходимо отразить в учетной политике, с приложением образцов бланков и скорректированных форм по ОКУД.

Первичные документы и практика их использования

Бухгалтерская и налоговая отчетность формируется на основании одних и тех же первичных данных бухгалтерских документов. Ошибки и недочеты при заполнении реквизитов могут не только исказить бухгалтерскую отчетность, но и привести к конфликтам с ИФНС, претензиям со стороны фискальных органов к составленным декларациям по налогам. Возникают проблемы и во взаиморасчетах контрагентов, отказ в оплате поставки товаров, оказанных услуг, работ. Об этом свидетельствует и судебная практика.

Некоторые спорные ситуации, возникающие в сфере применения первичных документов и их реквизитов, рассмотрены ниже:

Отсутствие первичного документа как такового. Например: поставка продукции, не оформленная актом приема-передачи, накладной, а отраженная лишь в счете-фактуре, является неподтвержденной. Налицо отсутствие необходимых реквизитов: счет-фактура оформляется в одностороннем порядке, подписи ответственных лиц, представляющих интересы покупателя, в нем отсутствуют. Наличие остальных обязательных реквизитов, как то содержание операции, ее количественные показатели, подписи ответственных лиц продавца, не подтверждает факт хозяйственной жизни – поставку. Отрицательное решение по иску вынес, в частности, Арбитражный суд СЗО 05-06-17 (пост. №Ф07-4084/2017). Акты сверки расчетов без подтверждающих первичных документов также не принимаются судом как неоспоримое доказательство факта хозяйственной жизни.

Внимание! Факт оказания услуг можно подтвердить и без первичного документа, в привычной его форме. Так, в случае, когда компания, сделав заказ на консультационные услуги и внеся за него предоплату, впоследствии отказалась от сотрудничества и потребовала вернуть деньги, суд в иске отказал. Основанием послужили доказательства оказания таких услуг поставщиком: заключение экспертов компании и рекомендации ее специалистов клиенту, предоставленные в электронной форме. Указанные документы в данном случае сыграли роль первичных, и реквизиты, содержащиеся в них, подтвердили факт хозяйственной жизни (Пост. Арбитр. суда МО №Ф05-19640/2017).

Ошибки и отсутствие реквизитов документа, не помешавшие корректно идентифицировать продавца и покупателя, наименование предмета хозяйственной операции, стоимость сделки, другие важные данные, необходимые для расчета налога, не являются препятствием для включения операции в расчеты по НДС (письмо ГД-4-3/2104 ФНС от 12-02-15 и арбитражная судебная практика).
Проблемы с подписью. Ложная подпись и факсимиле в «первичке» не подтверждают сделку. В первом случае Определение Верх. Суда №302-КГ16-8902 от 01-08-16 и содержащийся в нем вывод очевидны: обязательный реквизит был подделан, а значит, факт, позволяющий уменьшить налогооблагаемую базу, не доказан. Факсимиле же не указано и в ФЗ №402. Речь в Законе идет о собственноручной подписи ответственных специалистов с инициалами, иных реквизитах, позволяющих точно определить факт подписания документа именно тем человеком, кто несет за него ответственность. Факсимиле, по мнению контролирующих органов, к «иным» отношения не имеет (письмо Минфина №03-03-06/1/81951 от 08-12-17).

Внимание! По вопросу применения факсимиле в «первичке» единого мнения судебной практикой не выработано. Избегнуть невыгодных для организации ситуаций можно, отказавшись от применения факсимиле в первичной документации.

Исправления в реквизитах документа

ФЗ №402 (ст. 9-7) в общем случае позволяет исправлять первичные документы. Неверную информацию зачеркивают так, чтобы она была читаемой, а рядом пишут скорректированные данные, с пометкой «исправлено» (согласно положению Минфина №105 от 29-07-83). При этом указанная статья ФЗ требует при исправлении проставлять дату и подпись исполнителя исправления таким образом, чтобы различить его фамилию и первые буквы имени, фамилии.

Главное

Реквизиты бухгалтерского документа делятся на обязательные и дополнительные.
Без первых он теряет законную силу, тогда как вторые уточняют уже внесенные основные данные.
Реквизиты должны быть внесены так, чтобы информация о факте хозяйственной жизни читалась однозначно, в противном случае могут возникать разногласия с партнерами по бизнесу и контролирующими органами.
Исправления в реквизитах документа при необходимости вносятся так, чтобы были видны исправляемая сумма, дата и данные ответственного за исправление лица.

Источник

Первичный документ — это документ, на основании которого бухгалтер может сделать бухгалтерские записи и признать доходы (расходы) в бхгалтерском и (или) налоговом учете. Каждый факт хозяйственной жизни должен быть оформлен первичным учетным документом (ч. 1 ст. 9 закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ). Рассмотрим основные требования к оформлению первички и налоговые последствия ее ненадлежащего оформления.

Какую первичку можно использовать в 2023 году

С 01.01.2013 можно использовать:

Формы первичных документов, самостоятельно разработанные хозяйствующим субъектом (ч. 4 ст. 9 закона № 402-ФЗ). Они должны содержать все обязательные реквизиты первичного документа, предусмотренные ч. 2 ст. 9 закона № 402-ФЗ;
Унифицированные формы первичной учетной документации, разработанные Госкомстатом России, которые были обязательными к применению ранее. Их можно использовать в неизменном виде, а можно скорректировать «под себя», добавив нужные реквизиты и (или) удалив лишние.

Выбранный порядок применения форм документов должен утвердить руководитель хозяйствующего субъекта. Это можно сделать в учетной политике или отдельным приказом.

ВАЖНО! Обязательны унифицированные формы для банковских и кассовых документов, а также для транспортной накладной (Письмо Минфина от 25.01.2017 № 03-01-15/3482).

О действующем порядке оформления операций по кассе читайте в материале «Порядок ведения кассовых операций».

Применение первичных документов также регламентирует новый ФСБУ 27/2021 «Документы и документооборот в бухгалтерском учете». Он обязателен к использованию с 01.01.2022, кроме одного пункта, который вступает в силу с 01.01.2024. Упомянутый пункт содержит указание о хранении документов, а также баз данных, содержащихся в первичных документах, на территории РФ.

Новый стандарт требует при составлении первички опираться на правила, установленные законом 402-ФЗ, а также вводит условия:

дата первичного документа — это дата его подписания ответственным лицом;
если дата составления документа отличается от даты совершения хозоперации, то должна быть указана информация о дате операции;
если обязательные реквизиты включаются в документ на основании иного документа (оправдательный документ), содержащего информацию о факте хозяйственной жизни, то в первичный документ включается информация об оправдательном документе.

Как вести документооборот по новому ФСБУ 27/2021, описали эксперты КонсультантПлюс. Оформите пробный бесплатный доступ к системе и переходите в Готовое решение.

Обязательные реквизиты первичного документа

Каждый первичный документ должен иметь все обязательные реквизиты, перечень которых содержится в ч. 2 ст. 9 закона № 402-ФЗ. Только тогда его можно принять к учету.

Так, документ должен содержать:

наименование документа;
дату составления документа;
наименование экономического субъекта, составившего документ;
содержание факта хозяйственной жизни;
величину натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;
наименование должности лица, совершившего сделку (хозяйственную операцию) и ответственного за правильность ее оформления. Либо наименование должности лица, ответственного за правильность оформления свершившегося события;
подписи ответственных должностных лиц с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

О наиболее часто применяемых первичных документах читайте в статье «Первичные документы бухгалтерского учета – перечень».

Электронные формы документов

Первичный учетный документ может быть составлен как на бумажном носителе, так и в виде электронного документа с усиленной квалифицированной электронной подписью (ч. 5 ст. 9 закона № 402-ФЗ, ч. 3 ст. 19 закона «Об электронной подписи» от 06.04.2011 № 63-ФЗ).

Причем дублировать электронные документы на бумаге нужно только в тех случаях, когда представление первичного документа другому лицу или в государственный орган на бумажном носителе предусмотрено законом или договором (ч. 6 ст. 9 закона № 402-ФЗ).

Последствия ненадлежащего оформления первичных документов

Прежде всего, нарушения в оформлении первичных документов могут стать основанием для ответственности по ст. 120 НК РФ.

Данной ответственности подлежат:

налогоплательщики – организации, а с 1 января 2014 г. также индивидуальные предприниматели (абз. 1 п. 1 ст. 120 НК РФ; подп. «а» п. 34 ст. 1, ч. 3 ст. 6 закона от 23.07.2013 № 248-ФЗ);
налоговые агенты (подп. «б» п. 34 ст. 1, ч. 3 ст. 6 закона № 248-ФЗ; абз. 3 п. 3 ст. 120 НК РФ). Заметим, что до 2014 г. формулировка ст. 120 НК РФ прямо указывала лишь на налогоплательщика, что вызывало сомнения в ее применимости в отношении налоговых агентов. Существовало мнение, что они не могут быть субъектом данного правонарушения. В то же время ФНС настаивала на обратном (письмо от 29.12.2012 № АС-4-2/22690).

Кроме этого, отсутствие надлежаще оформленных первичных документов может повлечь пересчет налоговой базы и налоговые доначисления.

Подробнее об ответственности, вытекающей из ст. 120 НК РФ, читайте в материале «Штраф за грубое нарушение правил учета доходов и расзходов».

ИТОГИ

С 2013 года налогоплательщики вправе использовать как унифицированные так и разработанные самостоятельно бланки первичных учетных документов. Главное закрепить применяемую форму в учетной политике предприятия. Обязательными к применению остались унифицированные формы по учету кассовых и банковских операций, а также транспортне накладные.

Источник

Отправим материал Вам на почту

Первичные документы: обращаем особое внимание

Как гласит федеральный закон № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом. Первичный документ придает юридическую силу операции. Переговоры, рукопожатие – это еще не сделка. Просто «ударить по рукам» недостаточно, факт договоренностей должен быть отражен в первичном учетном документе. Именно он фиксирует факт хозяйственной операции, именно он поможет вам в случае спора или судебного разбирательства с партнерами или клиентами. Какие первичные документы являются обязательными, без каких реквизитов «первичка» не будет иметь юридическую силу – на эти и другие вопросы ответим в нашей статье.

Первичные бухгалтерские документы важны как в вопросе внутреннего учета, так и с точки зрения учета налогового – например, для определения величины налоговых обязательств. Именно поэтому так важно знать все тонкости первичной документации.

Документам первичного учета посвящена отдельная статья в законе № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» — статья №9 под одноименным названием «Первичные учетные документы». Девятая статья закона «о бухучете» кратко отвечает на ключевые вопросы о «первичке»:

На какие операции и когда именно оформляются первичные учетные документы?
Какие реквизиты обязательны для первичного документа?
Какие формы первичных документов используются?
На каком носителе оформляются первичные документы?
Допускаются ли исправления в первичных учетных документах?

В данной статье вы узнаете ответы на вышеперечисленные вопросы согласно существующей законодательной базе, а также получите пояснения к ним.

Вопрос 1: На какие операции и когда именно оформляются первичные учетные документы?

«Каждый факт хозяйственной жизни» (формулировка из № 402-ФЗ, подразумевает экономическую операцию) подлежит оформлению первичным учетным документом. Иначе говоря, первичный учетный документ является свидетельством того, что организация совершила операцию, влияющую на ее экономическое состояние. На каждую операцию заводится учетная первичная документация.

Согласно закону, не допускаются к учету первичные документы, которыми оформлены «липовые» сделки, то есть не имевшие места, мнимые и притворные.

Первичный учетный документ должен быть составлен при совершении факта хозяйственной жизни, то есть в момент проведения операции. Если в момент проведения операции сделать это не представляется возможным, тогда закон позволяет завести документы первичного учета после окончания операции.

Вопрос 2: Какие реквизиты обязательны для первичного документа?

Любая первичная документация должна содержать обязательные реквизиты. Таких реквизитов семь, отсутствие хотя бы одного из них в документе первичного учета означает потерю его официального статуса. Такой документ не может стать аргументом, например, в судебном споре.

7 обязательных реквизитов документов первичного учета:

название конкретного документа (например: Универсальный передаточный документ, Акт о списании основных средств, Договор и т.п.),
дата составления документа,
наименование организации — составителя документа (например: ООО «ФилЭко», ИП Кузнецова Н.И.),
краткое содержание документа (например: Договор на оказание рекламных услуг, Оплата по счету за воду и т.п.),
натуральные иили денежные показатели, в которых измеряется хозяйственная операция – указывается в единицах измерения (например: рубли, штуки, литры, метры, квадратные метры и т.п.),
должности ответственных лиц за сделку, как совершившего сделку, так и ответственного за ее оформление (например: Руководитель коммерческого отдела, Бухгалтер и т.п.),
личные подписи участников хозяйственной операции с указанием фамилий и инициалов.

Особенно нужно заострить внимание на последнем пункте про личные подписи участников операции, именно он нередко является камнем преткновения при различных разбирательствах. Поставленная за контрагента подпись автоматически нивелирует значимость документа и может разбить все ваши аргументы при споре сторон, и уж тем более – при рассмотрении дела в суде.

Вопрос 3: Какие формы первичных документов используются?

Согласно закону о бухучете, формы первичных учетных документов определяет руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета. Формы первичных учетных документов для организаций государственного сектора устанавливаются в соответствии с бюджетным законодательством Российской Федерации.

Законодательство тем самым дает право хозяйствующим субъектам выбирать формы первичных учетных документов, то есть использовать как унифицированные, так и самостоятельно разработанные формы первичных документов. К собственной первичке выдвигаются два ключевых требования: она должна содержать все обязательные (перечисленные в предыдущей главе этой статьи) реквизиты, а также быть прописана в учетной политике предприятия.

Нередко компании за основу берут унифицированные документы и дорабатывают их под свои потребности, добавляя необходимые пункты, графы, строки. Применение комбинированной формы первичного документа также является допустимым.

Важно помнить, что каждый новый разработанный первичный документ необходимо отражать в учетной политике предприятия. Там же необходимо прописать и «самодельные» учетные документы ваших контрагентов, которые принимаются к учету.

Большинство форм первичных документов могут быть самостоятельно разработанными или доработанными, однако кассовые операции следует оформлять лишь по утвержденным формам документов, например такими формами являются приходные или расходные кассовые ордера.

Существует перечень документов, которые оформляются для любого вида сделки.

Обязательные первичные документы:

Договор.

Документ отражает все достигнутые сторонами договоренности. Оформляется в двух экземплярах с подписями каждой из сторон. Для сделок купли-продажи письменный договор не всегда является обязательным, здесь первичным документом может выступать кассовый или товарный чек.

Счет на оплату.

Соглашение, в котором продавец фиксирует стоимость товара или услуги.

Платежные документы.

К платежным документам относятся бланки строгой отчетности, кассовый, товарный чеки, платежные требования и поручения. Эти документы подтверждают оплату товарауслуги наличным или безналичным способами.

Товарная накладная.

Оформляется преимущественно для юрлиц, отражает все товары и материально-технические ценности, приобретенные клиентом.

Акт выполненных работ.

Акт выдается исполнителем заказчику по итогу выполненных работ. Является подтверждением того, что условия договора являются выполненными.

Вопрос 4: На каком носителе оформляются первичные документы?

Согласно закону о бухучете, первичный учетный документ составляется на бумажном носителе иили в электронном виде. Электронный документ обязательно должен быть подписан электронной цифровой подписью.

Тем, кто ведет электронный документооборот, необходимо быть готовыми к тому, что если представление первичного учетного документа другому лицу или в государственный орган предусмотрено на бумажном носителе, то предстоит за свой счет делать на бумаге копии первичного учетного электронного документа.

Вопрос 5: Допускаются ли исправления в первичных учетных документах?

В первичном учетном документе исправления допускаются.

Исправление должно быть подкреплено датой исправления, а также подписями лиц, составивших документ, в котором произведено исправление, с указанием их фамилий и инициалов. В случае указания неверных сведений, их нужно перечеркнуть тонкой линией, а рядом указать правильные сведения. Около каждого исправления должна стоять сноска «Исправленному верить», с датой и подписями.

6 типичных ошибок в первичной документации:

Использование на предприятии форм первичных документов, не утвержденных приказом по учетной политике.
Отсутствие в документах обязательных реквизитов.
Отсутствие утвержденного руководителем организации списка лиц, имеющих право подписывать первичные документы.
Ошибки в расчетах.
Пустые строки. В случае отсутствия данных необходимо ставить прочерк, оставлять строки пустыми запрещено.
Неправильное исправление ошибок в первичных документах.

Лица, ответственные за оформление документов, могут быть оштрафованы за ошибки в первичной документации на сумму 2-3 тыс. руб. Отсутствие первичного документа может стоить компании 10-30 тыс. руб., однако штраф – это не самая большая в данной ситуации неприятность. Не найдя в системе учета первичных учетных документов, сотрудники ФНС могут убрать из налогооблагаемой базы часть расходов, как следствие, компанию ждет доначисление налога на прибыль.

Вопрос 6: Как облегчить работу с первичными документами?

Ошибки в работе с первичкой не редкость – объем информации такой, что не мудрено и ошибиться! Избежать неприятностей в работе с первичными документами призваны электронные системы-помощники. Сервис СБИС Электронный документооборот позволит наладить учет первичной документации, обеспечит легкий обмен данными с контрагентами. СБИС Электронная отчетность позволит передавать отчетность во все контролирующие органы – просто, без ошибок и точно в срок!

Подкрепить электронные коммуникации цифровой подписью вам помогут специалисты нашего Центра ЭЦП, которые быстро и четко под вашу задачу изготовят электронную цифровую подпись.

Подробнее о том, как сервис СБИС может помочь при работе с первичной учетной документацией, вам готовы рассказать наши специалисты.

Оставьте заявку и получите бесплатную консультацию уже сегодня!

150 000

Клиентов на постоянной поддержке

Офисов по всей России и продолжаем расширяться

15 лет

Мы успешно работаем в сфере электронных решений

24/7

Всегда на связи с клиентами группа Техподдержки

Источник