Назовите реквизиты заявления объяснительной доверенности

Заявление
– документ,
содержащий просьбу лица (лиц)учреждению
или должностному лицу.

Реквизиты
заявления:
название вида документа, дата, адресат
(кому), текст, подпись.

Доверенность
– документ, дающий право доверенному
лицу на совершение определенных действий
или получение денежных (а также
материальных) ценностей от имени
доверителя. В доверенности фигурируют
два лица: доверитель
(лицо,
доверяющее что-либо)
и доверенное
лицо (тот, кому выдана доверенность).

Реквизиты
доверенности:
название вида документа, дата выдачи
доверенности и дата удостоверения
подписи доверителя, текст, подпись
доверителя и подпись должностного
лица, заверяющего доверенность (т.е.
удостоверяющего подпись доверителя),
печать.

Расписка — документ, подтверждающий получение каких-либо материальных ценностей (денег, документов, ценных вещей и т.П.), заверенный подписью получателя.

Реквизиты
расписки:
название
вида документа, дата, подпись лица,
давшего расписку.

Объяснительная
записка
— документ,
излагающий должностному лицу причины
нарушения трудовой (учебной) дисциплины,
каких-либо социально-общественных
правил(например, общежития, поведения),
невыполнения задания и т.п.

Реквизиты
объяснительной записки:
название
вида документа,
дата, адресат
(кому), текст, отметка о наличии приложений
(если необходимо подтвердить факт,
указанный в тексте, подпись.

Вопросы и
задания по теме 4:

1. Дайте определение
   понятия «официально-деловой стиль».

2. Назовите основные
   разновидности этого стиля.

3. Каковы основные
   черты официально-делового стиля?

4. Что такое «деловой
   документ»? Приведите примеры.

5. Определите
   понятие «реквизит документа».

6. Назовите основные
   реквизиты служебного документа.

7. Каковы общие
   правила оформления документов?

8. Что такое «бланк
   документа»? Каковы требования к бланкам
   документов?

9. На какие виды
   документы делятся по своему содержанию?

10. Назовите основные
    группы и жанры служебных документов.

11. Какие документы
    относятся к личным? Дайте их определения.

12. Каковы основные
    правила оформления личных документов:
    а) заявления; б) доверенности; в) расписки;
    г) объяснительной записки?

Раздел 2. Культура научной речи

Тема
5. Методология
и технология научной работы.

Письменная
научная коммуникация

План
темы:

1.
Признаки научного стиля.

2.
Подстили и жанры научного стиля.

3.
Приемы компрессии информации в научном
тексте.

4.
Вторичные (репродуктивные) научные
тексты: план, тезисы, конспект, аннотация,
реферат, рецензия.

5. Составление
и оформление библиографии. Цитирование.

Основные
понятия: научный стиль;
стилистические черты научной речи;
методы логической организации научного
текста: дедукция, индукция, проблемное
изложение; разновидности (подстили)
научного стиля; жанры научной литературы;
приемы компрессии информации в тексте;
вторичные научные тксты: тезисы, конспект,
аннотация, реферат, рецензия; элементы
библиографического описания;
библиографическое описание книги,
статьи в журнале, диссертации; правила
цитирования.

Тема. Р. Р.19. Оформление деловых бумаг (заявление, доверенность, расписка, объяснительная записка).

Цели:

1. Познакомить с нормами и правилами оформления деловой бумаги – заявления. Закрепить теоретические знания об официально-деловом стиле речи.

1.  Сформировать умение оформлять заявление в соответствии с его структурой и формой; развивать навыки редактирования заявления; обогащение словарного запаса учащихся.

2.  Воспитывать культуру деловой письменной речи, аккуратность выполнения работ; социально адаптировать к современной жизни посредством материала урока.

Оборудование:

1. Информационные листы для учащихся.

2.  Образцы заявлений

3. Листы для корректировки заявления

4.  Образец доверенности

5.  Образец автобиографии

6.  Листок с автобиографией для корректировки

7.  Бланк расписки (незаконченный)

8. Образец объяснительной записки

Ход урока.

1. Организационный момент.

2. Работа по теме урока. Лекционно-практическая работа

Лекция

С древних времен дошли до нас различные виды документов. Документы возникли вместе с письменностью вначале как средство закрепления имущественных отношений, а затем, с развитием письменности, стали средством общения, передачей информации. Документы являются одним из важнейших хранилищ человеческой памяти.

Частная собственность и основанный на ней индивидуальный труд вели к имущественному и социальному неравенству, закреплявшемуся в документах. В конце IXв. Этот процесс привел к образованию классов. Всё это отражено в замечательном документе, памятнике древнерусского права – Русской Правде.

Деловые тексты появляются вместе с зарождением государственно-правовых отношений; первоначально это тексты «духовных грамот» — завещание, например Мстиславова грамота, грамота Варлама Хутырского, написанные в XIIв; «договорных грамот» — межгосударственных соглашений например, Смоленская грамота, Рижская грамота, написанные в XIIIв; самый ранний свод законов – «Русская Правда» — дошел до нас в составе Новгородской кормчей, созданной в XIIIв. Применительно к этому историческому периоду ещё трудно говорить о формировании делового стиля; но можно утверждать, что именно древнерусский язык обслуживал сферу деловых и государственно-правовых отношений. В XVI-XVIIв. в связи с укреплением Московского государства расширяются и укрепляются государственные институты власти, функционируют множество приказов, так тогда назывались органы государственного управления в 1469г. издаётся Соборное Уложение – первый печатный свод законов российского государства. В течение этих лет совершенствуется язык документов появляются особые стандартные фразы – речевые клише; оформляются основные жанры. Деловой язык Московского государства не только лег в основу современного русского литературного языка, но и явился наиболее рано обособившейся функциональной разновидностью русского литературного языка. В течение последних столетий (XVIII-XXвв.) официально-деловой стиль постоянно совершенствовался под воздействием литературного языка вырабатывались особые жанровые формы стандарты стиля.

Деловой стиль — это совокупность языковых средств, функция которых – обслуживание сферы официально-деловых отношений, т.е. отношений, возникающих между органами государства, между организациями или внутри них, между организациями и частными лицами в процессе их производственной, хозяйственной, юридической деятельности.

1. Прочитайте текст и скажите, каковы особенности деловых бумаг. Какие требования предъявляются к их оформлению?

Каждый человек должен уметь составить и написать заявление, доверенность, автобиографию, протокол, характеристику, план работы, правильно заполнить анкету, составить текст телеграммы, приглашения и т. п. Для всех этих деловых бумаг присущи ясность, точность, компактность, предельная сжатость изложения.

В деловой переписке широко используются термины, отымённые предлоги (ввиду, в связи, в целях, вследствие ипр.), отглагольные существительные (разрешение, согласование), глагольные сочетания (произвести оплату, оказать поддержку, принять участие).

Деловой речи свойствен преимущественно прямой порядок cлов. Ей присущи причастные и деепричастные обороты; страдательные конструкции; безличные предложения; конструкции, осложнённые обособленными приложениями, однородными членами и вводными словами.

Деловая речь отличается пояснительным характером изложения, слабой индивидуализацией стиля пишущего, полным отсутствием художественно-изобразительных средств. Лаконичность деловой речи достигается компактностью слов, использованием специальных форм деловых бумаг.

Чтобы правильно оформить разнообразные деловые документы, нужно учитывать особенности официально-делового стиля речи, соблюдать основные требования, предъявляемые к любому документу, а именно:

1) составлять документы в соответствии с принятыми в данном обществе формами деловых бумаг;
2) соблюдать нормы литературного языка, использовать языковые средства, свойственные деловой речи; избегать двусмысленности и многословия;
3) добиваться логической завершённости, чёткости выражений, точности и лаконичности изложения, полноты и убедительности обоснований;
4) следить за правильным расположением материала в документе (слева оставлять поля для подшивки бумаг; не отрывать инициалы от фамилии, перенося её на другую строку, и др.);
5) правильно употреблять знаки препинания, единообразно писать различные знаки и числовые обозначения.

2. Вспомните, как составляются заявления. Когда и по поводу чего они пишутся? Назовите компоненты, составляющие заявление. Ознакомьтесь с текстами приведённых заявлений и скажите, какое из них простое, а какое — сложное. Чем они различаются? Ответ обоснуйте.

Директору СШ №19 г. Севастополя                                                                                                                                       

заявление

Прошу зачислить меня в 11-й класс школы №19 в связи с переездом семьи на постоянное местожительство в данный район.

Необходимые документы прилагаю.

заявление.

Прошу допустить меня к вступительным экзаменам на филологический факультет по специальности «Иностранный язык». В 2002 году я закончил 11-й класс СШ №4 г. Яготина.

К заявлению прилагаю: 1) автобиографию; 2) свидетельство об образовании за №17156 от 25 июня 2002 года, выданное СШ №4 г. Яготина; 3) характеристику для поступающих в вузы; 3) справку о состоянии здоровья (форма №286); 4) 4 фотокарточки.

6 июля 2002 года                                                                              (подпись) Боярский Д. П.

3. Прочитайте текст и скажите, что нового вы узнали об оформлении заявления.

Довольно часто возникают споры о том, как следует писать в заявлении: Захаровой М. И. или от Захаровой М. И. И в этом споре нет правых. Обычно авторы пособий по деловой речи предпочитают первую, более традиционную форму, без предлога. Но допускается и форма с предлогом. Полагают, что применение предлога соответствует обычной грамматической связи: заявление кому от кого.

В отношении стилистическом представляет некоторое неудобство применение традиционной формы в тех случаях, когда рядом оказываются две фамилии и обе в родительном падеже: Начальнику цеха Сидоровой А. С. Захаровой М. И. заявление. Но с точки зрения правил составления деловых бумаг и грамматики это абсолютно правильно. Однако не будет ошибкой и преодоление стилистического неудобства: Начальнику цеха Сидоровой А. С. от Захаровой М. И. заявление.

Но есть здесь еще один предмет для спора: как следует писать слово заявление — со строчной буквы или с прописной? На этот вопрос тоже нельзя ответить однозначно.

Если исходить из грамматики — из того, что вся начальная часть документа представляет собой одно предложение, то справедливо ответить: слово заявление следует писать со строчной буквы. Но если обратить внимание не только на грамматическую сторону, а ещё и на зрительную форму документа, то слово заявление оказывается заголовком. Ведь его обычно пишут в центре строки, отдельно, после имени автора заявления, которое всегда пишется справа (иногда с дополнительными сведениями). А если слово заявление — заголовок, то его можно написать и с прописной буквы. И это не будет ошибкой.

(Из книги «Беседы о русском слове».)

2.  Редактирование заявления из сценки.

НЕПРАВИЛЬНОЕ ЗАЯВЛЕНИЕ.

Дорогой, милый, самый добрый в мире мой директор библиотеки

пишет Вам ученик 7 «А» класса Саша Петров.

Я серьёзно заявляю, что хочу записаться в библиотеку. Ну пусть меня примут. Я буду больше читать, обещаю Вам. Заранее спасибо.

Будьте здоровы! Саша.

—  Какие ошибки Саша допустил в оформлении своего заявления? ( неверно расположены части заявления, наименования документа, даты и подписи нет)

—  Какие ошибки допущены в содержании? (лишними являются слова благодарности, пожелания здоровья, излишне употребление эмоциональной лексики)

—  Подумайте и составьте правильную форму заявления Саши.

4. Составьте самостоятельно заявление: 1) директору школы об освобождении от занятий в связи с какой-либо причиной (причину указать); 2) начальнику органа внутренних дел с просьбой выдать паспорт. Соблюдайте требования, предъявляемые к оформлению этого вида документа.

5. Вы, наверное, уже определили для себя, куда будете поступать после окончания школы. Выясните, какие документы необходимо сдавать при поступлении в это учебное заведение. Напишите мотивированное (сложное) заявление с просьбой допустить вас к вступительным экзаменам.

6. Прочитайте и скажите, что такое доверенность и в каких случаях она составляется. Каковы особенности оформления этого вида документа?

Доверенность — это документ, дающий кому-нибудь право (полномочия) действовать от имени лица, выдавшего доверенность. Она выдаётся одним лицом или учреждением другому лицу, которому доверяется ведение какого-либо дела, получение ценных предметов, денежных средств и т. п. В доверенности фигурируют два лица: доверитель (лицо, доверяющее что-либо) и доверенное лицо (тот, кому доверяется что-либо, кому выдана доверенность).

Доверенности бывают служебные (когда доверяет организация) и личные; одноразовые и на длительный срок. Если же срок действия доверенности не указывается, то она сохраняет силу в течение года. Служебная доверенность в большинстве случаев пишется на специальных бланках, которые заполняются от руки. Такая доверенность может быть оформлена и на печатной машинке.

Составляется доверенность обычно по следующей форме: 1) наименование документа; 2) фамилия, имя, отчество (иногда должность) доверителя; 3) фамилия, имя и отчество (иногда должность) доверенного лица; 4) содержание доверенности (что конкретно доверяется); сумма пишется цифрами и в скобках прописью; 5) подпись доверителя; 6) дата выдачи доверенности; 7) наименование должности и подпись лица, удостоверяющего подпись доверителя; дата удостоверения подписи и печать.

При получении особо ценных вещей, оборудования и т. п. указывают адрес и некоторые данные паспорта получателя (серия, номер, когда и кем выдан). (По К. Щепиной.)

7. Ознакомьтесь с образцом доверенности. Определите, отвечает ли она требованиям, о которых вы узнали из предыдущего упражнения.

ДОВЕРЕННОСТЬ

Я, Львов Михаил Романович, учащийся 11-го класса СШ №114 г. Киева, доверяю учащемуся 11-го класса Власову Александру Ивановичу получить причитающийся мне гонорар за публикацию стихов в сборнике «Творчество юных» в сумме … (сумма прописью) гривень.

12 апреля 2002 года                                                              (подпись) Львов М. Р.

                                                                                                                                                              Подпись Львова М. Р. удостоверяю
(печать)                                                                                                                                               Директор школы (подпись) Ветров А. И.

8. I. Составьте документ, в котором 1) вы доверяете кому-нибудь из одноклассников получить деньги, заработанные вами во время летних каникул; 2) администрация школы доверяет вам получить в пункте кинопроката учебные фильмы. Соблюдайте правила оформления этого вида документа.

1. Вспомните, что такое автобиография. Когда и по поводу чего она пишется? Прочитайте текст и скажите, в чём состоит сходство автобиографии и биографии. Каковы особенности построения деловой автобиографии и какие реквизиты она включает?

Слово автобиография греческого происхождения и состоит из трёх частей autos, bios, grapho. В современном русском литературном языке употребляется в значении «описание своей жизни». Различают две разновидности автобиографии: автобиография — официальный документ и автобиография — литературное произведение.

В автобиографии — официальном документе человек описывает свою жизнь и деятельность. Она составляется и подаётся обычно при поступлении в учебное заведение или на работу. Форма деловой автобиографии включает, как правило, следующие элементы: 1) наименование документа; 2) текст автобиографии; 3) дата написания; 4) подпись составителя.

В тексте автобиографии указываются: 1) фамилия, имя, отчество того, кто составляет автобиографию; 2) основные факты из жизни: дата и место рождения, сведения об образовании, трудовой и общественной деятельности, награды (поощрения); 3) краткие сведения о составе семьи (где и кем работают или учатся члены семьи); 4) домашний адрес.

Пишется этот документ произвольно, от имени первого лица. При этом не следует злоупотреблять местоимением я основное внимание должен уделить фактам, не прибегая к рассуждениям по поводу отдельных жизненных ситуаций, описаний событий.

Все сведения в автобиографии располагаются в хронологическом порядке, чтобы можно было представить жизненный путь, деловую квалификацию и общественную активность человека.

2. Прочитайте автобиографию. Скажите, отвечает ли она по форме требованиям, предъявляемым к такому документу (см. материал предыдущего упражнения). Чем определяется последовательное расположение материала в автобиографии? С помощью каких средств достигается точность, сухость и официальность изложения?

АВТОБИОГРАФИЯ

Я, Короленко Вера Владимировна, родилась 3 августа 1983 года в г. Киеве в семье служащего.

В 1992 году поступила в первый класс средней школы № 4 г. Киева, которую окончила с отличием в 2002 году.

Во время учёбы в школе избиралась старостой класса, принимала участие в художественной самодеятельности, в школьных, районных и городских олимпиадах по разным предметам; имею грамоты.

Отец, Короленко Владимир Петрович, работает преподавателем в Национальном педагогическом университете им. М. П. Драгоманова.

Мать, Короленко Ольга Ивановна, работает учителем русского языка и литературы средней школы № 62 г. Киева.

Сестра, Короленко Екатерина Владимировна, учится в шестом классе средней школы № 4 г. Киева.

Домашний адрес: г. Киев, ул. П. Запорожца, 14, кв. 17.

10 июня 2002 г.                   Подпись Короленко В. В.

3. Прочитайте ученическую автобиографию. Какие ошибки в содержании, построении и языковом оформлении допущены? Отредактируйте текст документа и запишите его в исправленном виде.

Я, Степанченко Саша, родился в 1986 году в небольшой деревеньке Остролучье, которая находится в 7 км от пгт Барышевки.

Мой отец, Степанченко Алексей Сергеевич, тракторист МТС.

Моя мать, Степанченко Наталья Григорьевна, библиотекарша сельской библиотеки.

В 1993 году я поступил в первый класс Барышевской средней школы № 2, куда мне приходится добираться на попутных машинах каждое утро и по сей день, так как через нашу деревню не ходят рейсовые автобусы.

Наша семья состоит из восьми человек. Кроме меня, в нашей семье есть ещё четверо детей — два мальчика и две девочки. Свете — четыре года, Сереженьке — 6 лет. Люся и Коля учатся в той же школе, где учусь и я. Ещё с нами живёт мамина мама.

В октябре 1995 года я поступил в музыкальную школу, где учусь играть на баяне.

Самое любимое мое занятие — спорт. Несколько лет я занимал второе место на областных соревнованиях по лёгкой атлетике.

В данный момент я учусь в десятом классе.

12 мая 2002 г.                                                       Подпись Степанченко А.

4. Вспомните, что такое расписка. В каких случаях она выдаётся и каково её назначение? Как пишутся в расписке числительные? Почему? Из каких элементов состоит этот документ? Сверьте свои суждения с приведённым материалом.

Расписка — это официальный документ, в котором составитель подтверждает факт получения чего-либо (денег, документов, ценных вещей и т. п.) от другого лица или организации.

Расписка имеет определённую форму, состоящую из следующих элементов: 1) наименование документа; 2) фамилия, имя, отчество, должность лица, дающего расписку; 3) наименование учреждения, предприятия (или лица), от которого получено что-либо; 4) наименование полученного с указанием количества и суммы (количество и сумма пишутся сначала цифрами, потом в скобках прописью); 5) дата составления расписки; подпись того, кто получает ценности.

5. Напишите расписку, по незаконченному бланку

Объяснительная записка — это документ, в котором работник предприятия или учреждения, организации объясняет причины невыполнения какого-либо распоряжения, приказа, инструкции.

Директору Александровской сред-ней школы № 15 Никитину С.А.
от Котова А.А., отца
учащегося 6 «А» класса, Котова Сергея.

Объяснительная записка

О пропуске занятий Котовым Сергеем 2 октября 2012 года.
Я, Котов Алексей Александрович, вместе со своей семьей – женой и сыном Сергеем, учащимся 6 «А» класса, 2 октября 2012 года ехал с дачного участка, где мы убирали урожай. Когда мы находились километров в 5 от города, моя машина заглохла. Завести автомобиль я не смог, пришлось вызывать эвакуатор. В результате этого происшествия, мой сын опоздал на занятия на 3 часа. В этот день у него только 4 урока, смысла идти на занятия уже не было. Я позвонил классному руководителю Анне Петровне Осиповой, объяснил, что сын пропустил уроки по уважительной причине.

5 октября 2012 года Котов Котов А.А.

III. Подведение итогов урока

1. Дайте определение понятия «официально-деловой стиль».

1. Назовите основные разновидности этого стиля.

2. Каковы основные черты официально-делового стиля?

3. Что такое «деловой документ»? Приведите примеры.

4. Определите понятие «реквизит документа».

5. Назовите основные реквизиты служебного документа.

6. Каковы общие правила оформления документов?

7. Что такое «бланк документа»? Каковы требования к бланкам документов?

8. На какие виды документы делятся по своему содержанию?

9. Назовите основные группы и жанры служебных документов.

10. Какие документы относятся к личным? Дайте их определения.

11. Каковы основные правила оформления личных документов: а) заявления; б) доверенности; в) расписки; г) объяснительной записки?

IV. Домашнее задание. Напишите свою биографию в форме официального документа. Не забывайте о предъявляемых к нему требованиях.

Заявление –документ, содержащий просьбу лица (лиц)учреждению или должностному лицу.

Реквизиты заявления: название вида документа, дата, адресат (кому), текст, подпись.

Доверенность – документ, дающий право доверенному лицу на совершение определенных действий или получение денежных (а также материальных) ценностей от имени доверителя. В доверенности фигурируют два лица: доверитель(лицо, доверяющее что-либо)и доверенное лицо (тот, кому выдана доверенность).

Реквизиты доверенности: название вида документа, дата выдачи доверенности и дата удостоверения подписи доверителя, текст, подпись доверителя и подпись должностного лица, заверяющего доверенность (т.е. удостоверяющего подпись доверителя), печать.

Расписка — документ, подтверждающий получение каких-либо материальных ценностей (денег, документов, ценных вещей и т.п.), заверенный подписью получателя.

Реквизиты расписки:название вида документа, дата, подпись лица, давшего расписку.

Объяснительная записка — документ, излагающий должностному лицу причины нарушения трудовой (учебной) дисциплины, каких-либо социально-общественных правил(например, общежития, поведения), невыполнения задания и т.п.

Реквизиты объяснительной записки:название вида документа,дата, адресат (кому), текст, отметка о наличии приложений (если необходимо подтвердить факт, указанный в тексте, подпись.

От опозданий и других мелких нарушений дисциплины на работе никто не застрахован. Обычно в такой ситуации руководство просит написать объяснительную.

Я расскажу, как сделать это правильно — так, чтобы и отношения с начальником не испортить, и работу не потерять.

Что такое объяснительная записка

Объяснительная записка — это документ, в котором работник объясняет своему руководителю, почему на рабочем месте возникла та или иная ситуация.

Чаще всего она связана с проступками работника — например, прогулял, опоздал на работу или потерял важные документы.

А бывает и так: отчет вовремя не сдан, потому что коллега прогулял и не предоставил данные. В этом случае объяснительная поможет руководству разобраться, кто виноват на самом деле. И грамотно составленная объяснительная записка помогает избежать ответственности или смягчает ее.

Если отказаться писать объяснительную, обычно это означает, что работник признает свою вину, и чаще всего приводит к дисциплинарному взысканию или даже увольнению.

Когда работодатель получил объяснительную или отказ работника писать ее, у него есть два варианта.

Первый — понять и простить работника. Такое случается редко, но бывает. Например, работник приведет уважительные причины, которые объяснят проступок. Или начальник перестанет сердиться и решит его не наказывать. Наложить дисциплинарное взыскание — право руководителя, а не обязанность.

Зачем пишут объяснительную записку

Объяснительная — это способ оправдаться перед руководством. Даже в самых, казалось бы, сложных случаях это может помочь. Как это работает — объясню на примерах.

Петров может отказаться от дачи объяснений совсем — за сам отказ его не накажут. Но подождут два рабочих дня и накажут уже за опоздание: объявят выговор или замечание. Сказать потом в суде, что наказывать без объяснительной было нельзя, не получится, ведь у Петрова была возможность ее написать. А то, что он по собственной воле отказался, не оправдание.

На мой взгляд, отказ — не лучший вариант. Это выглядит как конфронтация сотрудника с руководством. И руководству непонятна не только причина, но и то, что работник собирается делать потом — вдруг он и дальше собирается опаздывать.

Петров может поступить по-другому. Например, написать в объяснительной так:

Иван Петрович, я проспал, поэтому не успел на работу вовремя. Больше такого не повторится.

Работника, скорее всего, накажут: причина опоздания неуважительная. Но даже такая объяснительная лучше, чем никакой. Начальник видит, что работник осознает свою неправоту, не уходит в оппозицию и готов исправиться.

Но объяснительная может быть и такой:

Даже если начальник не примет доводы сотрудника и решит его наказать, при наличии такой объяснительной и справки приказ будет проще обжаловать в трудовой инспекции и в суде.

А вот потребовать от работника объяснительную — обязанность работодателя, и отказаться от нее работодатель не может. Без этого нельзя издать приказ о дисциплинарном взыскании или удержать деньги из оклада работника. Без объяснительной работника или без попытки ее истребовать такой приказ незаконен.

Но на практике объяснительную требуют при любом нарушении на работе. Причем требовать могут не только с виновного, но и со свидетелей происшествия, очевидцев или с непосредственного руководителя виновного.

Например, приехал водитель в гараж на поврежденном автомобиле. Начинают собирать объяснительные у всех: у водителя, пассажиров, начальника гаража. При этом, возможно, руководство знает, что водитель не виноват, — возможно, ДТП произошло по вине другого водителя. Но объяснительные нужны, чтобы подтвердить невиновность водителя и не взыскивать с него деньги за ремонт.

Особенность объяснительной — ее требуют до того, как наказать человека. И не факт, что в результате человека накажут. Бывает, что руководство удовлетворяют пояснения и приказ о дисциплинарном взыскании не издается.

Виды объяснительной

На практике есть всего два вида объяснительных записок. В законе они не закреплены, но в реальной жизни их пишут всего в двух ситуациях.

Оправдательная. В ней работник поясняет причины собственного бездействия или неправильных действий.

Пояснения или описание действий других лиц. Такую объяснительную пишут, если виновников проступка несколько и работодателю непонятно, кто из них виноват в произошедшем. В этом случае всех участников просят написать, что происходило, кто и что делал. Написанное анализируют — и уже после этого делают выводы о виновности или невиновности участников.

Уведомление работника о даче объяснения

Часто бывает такая ситуация: начальник врывается в кабинет и заявляет работнику: «Пиши объяснительную!» В этом случае нарушен порядок уведомления работника. Даже если он напишет объяснительную и его потом обоснованно накажут, он сможет оспорить взыскание в суде. И велика вероятность, что взыскание отменят. Суд может решить, что работодатель нарушил порядок привлечения к дисциплинарной ответственности.

Но так бывает не всегда: часто руководители действуют исходя из собственных соображений о дисциплинарных взысканиях. Это работает, но только до тех пор, пока один из наказанных не обратится в суд или в трудовую инспекцию. Там начинают проверять все, в том числе соответствовала ли процедура формальным требованиям трудового кодекса. И если работодатель хоть что-то пропустил — велик шанс, что взыскание отменят, а работник потом получит право на возмещение ущерба.

Поэтому в интересах любого работника — знать обо всех формальностях. Если начальник что-то сделает не по закону, шанс оспорить взыскание увеличивается. С точки зрения закона работодатель должен соблюдать следующий алгоритм:

1. Составить акт о нарушении. В акте зафиксировать время нарушения и его суть — что именно произошло. А еще перечислить всех участников событий.
2. Потребовать от работника написать объяснительную. Можно сделать это двумя способами. Первый — издать распоряжение или приказ с требованием, чтобы работник объяснил обстоятельства. Но так обычно делают в случае, если ситуация может привести к разбирательствам в суде или крупному конфликту. Второй способ — устно предложить работнику написать объяснительную. Этот способ проще, но доказать позицию в суде в случае конфликта будет сложнее.
3. Дать работнику после этого минимум два рабочих дня, чтобы написать объяснительную. За это время он может ознакомиться со своими должностными инструкциями, приказами или даже проконсультироваться с юристами. Торопить работника при этом нельзя. Издавать приказы или распоряжения о наказании в течение этих двух дней тоже нельзя — их потом можно оспорить именно по той причине, что была нарушена процедура.
4. Если работник подготовил объяснительную — ее рассматривает руководитель.
5. После рассмотрения объяснительной издают приказ о взыскании или не издают его. Это решает руководитель. Если работник отказался писать объяснительную, составляют акт об отказе. Но даже в этом случае в обязательном порядке должны подождать два рабочих дня.
6. С момента составления акта о нарушении до дня издания приказа не должно пройти больше 30 дней. В этот срок не входит отпуск или болезнь виновника. Если прошло больше 30 дней — приказ о взыскании также можно оспорить.

Уведомить работника о необходимости дать объяснения не всегда просто. Обычно процедура выглядит так: уведомление о даче объяснений прописывается в приказе или распоряжении о проведении служебной проверки, а работник расписывается в нем. С этого момента он ознакомлен и все формальности соблюдены.

Но бывают ситуации, когда работник знает, что его накажут или уволят, и всячески уклоняется от ознакомления. А потом, когда его все же увольняют, — идет в суд и заявляет, что его права нарушены.

Такая тактика работает не всегда. В этом случае работодатель имеет право уведомить работника любым доступным способом: телеграммой, смс, сообщением в мессенджере или заказным письмом с уведомлением о вручении.

Вот пример из суда. Мужчина прогулял работу. Его уволили, и он пошел в суд. Он считал, что, раз работодатель не требовал у него объяснительную, можно претендовать на восстановление на работе и оплату вынужденного прогула. И компенсацию морального вреда он тоже попросил.

В суде выяснилось, что после прогула мужчина перестал появляться на работе, и его пытались уведомить о необходимости дать объяснения телеграммой. Правда, он не стал получать телеграмму, но вручить ему ее пытались.

Суд решил, что работодатель все сделал правильно. В трудовом кодексе сказано, что уведомлять работника обязательно, а вот в какой форме это делать — не сказано. И если человек на работу не является — можно сделать это и телеграммой. А то, что он не захотел ее получать, — не проблема работодателя. Свои обязанности он выполнил. Увольнение мужчины признали законным, никакой компенсации он не получил.

Правила составления объяснительной

Форма. Единой установленной законом формы для объяснительной нет. Она может зависеть от ситуации. Но, как правило, ее составляют коротко и сухо, ограничиваясь изложением фактов и обстоятельств.

Структура текста. Я рекомендую составлять текст объяснительной следующим образом:

1. Укажите полное наименование должности руководителя и наименование организации, например «генеральному директору ООО „Рога и копыта“ Петрову В. В.».
2. Укажите автора объяснительной — полностью напишите свою фамилию, имя, отчество и должность в организации.
3. Название документа — «объяснительная».
4. В некоторых случаях можно указать место составления документа. Иногда это важно — например, если работник находится на больничном и пишет объяснительную не на рабочем месте, а дома.
5. Изложите обстоятельства нарушения и причины, по которым оно произошло, место и время.
6. Опишите собственную роль в нарушении: что делали, почему и чем руководствовались.
7. Укажите последствия нарушения. Это важно: иногда отсутствие последствий смягчает тяжесть наказания. Например, если важный документ потеряли безвозвратно — это может привести к серьезным убыткам. А если этот документ потеряли, но быстро нашли, — последствий нет, значит, и взыскание может быть мягче.
8. К чему это привело.
9. В конце обязательно поставьте подпись и укажите дату написания.

В результате получится примерно такой документ:

Формулировка причины. Объяснительные пишут не только из-за нарушений. Например, в тексте работник может указать так:

Я написал объяснительную по устному указанию мастера производственного участка.

Если взыскание, которое наложат после такой объяснительной, будут оспаривать в суде, работодатель может оказаться в неприятной ситуации. Особенно если не сможет подтвердить, что письменно уведомлял работника о необходимости написать объяснительную.

А если в объяснительной написано по-другому — все в порядке.

Объяснительная подготовлена на основании приказа директора предприятия о проведении служебной проверки.

Обязательные реквизиты. В законе обязательные реквизиты объяснительной записки не перечислены. Но это не значит, что писать можно что и как угодно. Документ составляют по общим правилам делопроизводства вашей организации. Проще всего узнать эти правила в отделе кадров, секретариате или в канцелярии.

Но в любом случае нужно указать следующее.

Адрес — полное наименование организации.

Приложения — любые документы, которые подтверждают доводы работника. Это могут быть справки — например, о болезни, травме или о ДТП. В некоторых случаях они могут подтвердить, например, что опоздание или прогул произошел не по вине работника.

А еще это может быть постановление о возбуждении уголовного дела или справка из травмпункта — если работник стал жертвой преступления. В этом случае тоже можно избежать наказания.

А вот прикладывать к объяснительной документы, подтверждающие собственную вину, работник не обязан.

Сроки написания

На написание объяснительной работнику обязаны предоставить не менее двух рабочих дней. В этот срок не входит период отпуска и болезни.

Как это работает — проще объяснить на примере. Например, работника попросили написать объяснительную сегодня, а с завтрашнего дня у него отпуск по графику. Торопиться в этом случае не стоит — можно спокойно уйти в отпуск, отгулять его, а после выхода останется еще один день — его как раз хватит для того, чтобы написать объяснительную.

Отозвать человека с больничного, чтобы он написал объяснительную, по закону нельзя. Это законом не предусмотрено — придется ждать, пока больничный лист не закроют.

Можно ли отказаться писать объяснительную

Если человек считает нужным оправдываться — он может использовать для этого любые законные методы и приводить в объяснительной любые доводы.

Но если он считает, что объяснения могут ему навредить, или просто не хочет их давать — можно отказаться. Это не нарушение.

Последствия отказа от составления объяснительной. Отказаться от составления объяснительной можно в любой момент. Но не всегда это разумное решение. Такой отказ не решает проблему и не освобождает от ответственности за совершенный проступок.

Чаще всего отказ дать объяснения работодатель расценивает как признание вины. Логика такая: мы человеку предложили все объяснить, а он отказался. Значит, виноват. В любом случае право на защиту и объективное разбирательство работнику предоставляют.

А еще молчание может быть расценено так, будто работник совершил проступок намеренно и умышленно. И наказание в этом случае может оказаться более жестким, чем если проступок совершен случайно и без злого умысла.

А обязанности писать объяснительную у работника нет. Хотя отказ и не освобождает от дисциплинарного взыскания.

Акт об отказе. Может возникнуть ситуация, когда сотрудник категорически отказывается писать объяснения. Тогда отказ нужно зафиксировать. Для этого составляют акт об отказе.

Такой акт впоследствии позволяет работодателю подтвердить, что работнику на самом деле предлагали объясниться, но он от этого права отказался. Составлять его можно только по истечении двух дней, которые по закону положены на объяснительную. Раньше составить акт нельзя — вдруг работник все же передумает.

Составляется такой акт комиссией. В нее обычно входит не менее трех человек: представитель руководства и еще два сотрудника. Это должны быть незаинтересованные лица, иначе правомерность такого акта можно будет оспорить.

В акте указывают следующее:

1. Название организации.
2. Заголовок — акт об отказе в даче объяснений.
3. Дата и место составления.
4. Краткое описание нарушения, которое отказался объяснять работник.
5. Причины отказа — они записываются со слов работника. Если человек не хочет о них говорить — можно написать, что пояснить причину отказа он не захотел.
6. Подписи руководителя и двух членов комиссии, составившей акт.
7. Регистрационный номер документа.

Не пожелавший объясняться сотрудник должен ознакомиться с актом под подпись.

Сроки хранения объяснительной

Работодатель, получив объяснительную записку, проставляет на ней регистрационный входящий номер документа и обязательно — дату приема.

Срок хранения объяснительной зависит от ее содержания.

Сложнее всего с государственными гражданскими или муниципальными служащими. Объяснительные записки о фактах коррупционных нарушений, о соблюдении требований к служебному поведению, регулированию конфликта интересов или по служебным проверкам в отношении госслужащих нужно хранить постоянно.

Для руководителя важно соблюдать эти сроки — так он всегда сможет подтвердить, что сделал все правильно и ничего не нарушил.

Многие руководители считают, что, если складывать объяснительные в папку, потом можно уволить работника в любой момент. Просто достать все его объяснительные из этой папки, объявить ему разом взыскания за все допущенные нарушения — и можно увольнять.

Образцы объяснительных записок

Работники, когда составляют объяснительные, часто допускают ошибки. Бывают ситуации, когда правильные и грамотные пояснения помогают или исправить ситуацию, или избежать наказания. Но вместо этого работник своими пояснениями только усугубляет ситуацию.

Люди начинают объясняться по одному факту, а после прочтения объяснительной становится видно, что тут не одно нарушение, а несколько и допускались они систематически. В этом случае наказание всегда бывает строже.

Я советую при написании объяснительных следовать следующим правилам:

1. Не пишите много. Длинные и красивые повествования только запутывают руководство. Ему сложно разобраться и понять, кто на самом деле виновен. По моему личному опыту, чем длиннее объяснительная записка — тем длиннее приказ о взысканиях.
2. Пишите только то, что имеет отношение к делу. Не нужно начинать описание с того, как вы встали и позавтракали. Начинайте сразу с момента нарушения.
3. Объясняйте ситуацию руководителю. Вам никто не запрещает приводить доводы в свою защиту — пользуйтесь этим.
4. Будьте объективны. Не стоит перекладывать вину за пьяный загул на рабочем месте на звезды и полнолуние или на соседку с пустыми ведрами, которую вы встретили в подъезде. Если объективных доводов в свою защиту нет — проще признать вину.
5. Не пишите красиво — пишите просто. Чем сложнее предложения, тем хуже воспринимается текст.
6. Хорошая объяснительная — краткая объяснительная. В ней все просто, понятно и нет бессмысленных слов.
7. Грамматические ошибки, помарки и зачеркивания, нечитаемый почерк и грязная бумага раздражают руководство.

Приведу несколько примеров реальных объяснительных и расскажу, как их можно было написать правильно.

По поводу происшествия. К сожалению, чаще всего возникают такие происшествия, как распитие спиртных напитков на рабочем месте.

Вот пример: несколько сотрудниц распивали спиртное на работе. Попались. Пришлось объясняться перед руководством. В результате появилась вот такая объяснительная.

Девушки честно старались оправдаться, но из этого текста руководству видно, что они договаривались весело провести время заранее, все спланировали. И не появились на рабочем месте пьяными случайно после работы, а целенаправленно употребляли спиртное именно там.

В данном случае о намерениях идти в сауну можно было умолчать, а просто признать факт появления на рабочем месте в нетрезвом виде. И написать, например, так:

Факт появления на рабочем месте в нетрезвом состоянии признаю. Обещаю, что больше такого не повторится.

За прогул, опоздание и за нарушение трудовой дисциплины. Это распространенное нарушение.

У опозданий и прогулов часто бывают уважительные причины. Например, человек может сам заболеть, попасть в больницу, в ДТП или у него может заболеть ребенок.

Как правило, если работник может это подтвердить, наказывать его не за что. За дисциплинарный проступок можно наказать, только если он произошел по вине работника. Если вины работника нет — не будет и наказания.

Из этой объяснительной видно, что человек знал о рабочем распорядке, но умышленно оставил рабочее место, чтобы заплатить кредит. При этом и офисы банков работают не только с 8:00 до 17:00, и банкоматы, личные электронные кабинеты и мобильные приложения работают круглосуточно. Но человек решил, что в рабочее время можно решать личные проблемы.

В этом случае тоже лучше не вдаваться в подробности, а признать факт отсутствия на работе. А если были другие уважительные причины — сослаться на них.

За несоблюдение должностной инструкции, если допущена ошибка, по жалобе клиента. Оправдываться в конкретном проступке всегда намного тяжелее.

В этом случае я рекомендую писать объяснительную следующим образом:

1. Изложить суть ошибки.
2. Объяснить причины. Они редко бывают объективными, но все же случается разное.
3. Описать последствия ошибки. Если их нет — наказание будет гораздо мягче.
4. Если есть возможность — предложить способ решения проблемы.
5. Отметить, что подобное больше не повторится.

Например, объяснительная может выглядеть так:

О невыполнении плана, о невыполнении поручения, о нарушениях после проверки. Бывает, запланировали мероприятие, но исполнить не смогли. Дали человеку задание, потом проверили — а он ничего не сделал. Бывает. Но как-то надо объяснить руководству, почему так произошло. Могут быть разные варианты.

Если причина объективная — указываем ее. Например:

Запланированная на первый квартал закупка компьютерной техники не состоялась, поскольку не было финансирования. Прошу перенести закупку на второй квартал текущего года.

Тут все в порядке: причина объективная и предложили, как устранить проблему. Так можно.

Хуже, если объяснять нечем. Тогда избежать наказания не удастся.

При производственной травме. С производственной травмой всегда все непросто. Грамотно написанная объяснительная может увеличить выплаты, а написанная с ошибками — снизить их.

Поэтому для правильного расчета больничного кадровики часто просят работника дать объяснения не только по производственным, но и по бытовым травмам. Логика тут простая: если что-то произошло, работника просят объяснить, где и как это было. И исходя из пояснений произведут начисления.

Например, принес работник больничный — у него перелом. Где он его получил — руководителю в принципе понятно, но все надо зафиксировать и правильно оформить. Поэтому работнику предлагают написать объяснительную. А дальше у работника три варианта.

Первый — отказаться писать. Это законно. Но если работник застрахован от несчастных случаев на производстве и ему положены страховые выплаты — претендовать на них он потом не сможет. Не заявил о том, что травма получена на производстве, — право на страховые выплаты не возникает. И больничный оплатят не из расчета 100% от заработка, а с учетом трудового стажа.

Второй вариант — работник пишет в объяснительной так:

После работы был дома, поскользнулся на мокром полу, упал и сломал руку.

В этом случае все в порядке: время не рабочее, никто не виноват, кроме самого работника, наказывать некого и не за что. Поскольку о несчастном случае на производстве речь не идет, пособие будет зависеть от стажа работника.

Но есть еще третий вариант. Он может выглядеть примерно так:

Я поскользнулся на мокром полу на рабочем месте, упал и сломал руку.

А есть еще один вариант объяснительной:

А вот в этом случае могут и размер выплат по больничному снизить, и вообще уволить. Работодатель имеет на это право. Даже если работник застрахован от несчастного случая — на выплаты можно не рассчитывать.

Поэтому я рекомендую ограничиваться в объяснительных только фактами, которые имеют отношение к происшествию. Сломать руку дома — это одно. Написать в объяснительной, что был в отпуске, пил неделю, очнулся и увидел гипс — это другое. Если есть возможность не сообщать работодателю факты, которые дискредитируют, — можно этого не делать.

Как писать объяснительную

1. Объяснительная — дело добровольное. Отказаться можно всегда. Но от ответственности это не освобождает.
2. За отказ писать объяснительную не накажут, но лучше пояснить работодателю, что именно произошло. Объяснение часто помогает избежать взыскания или смягчить его.
3. Работодатель обязан письменно уведомить работника, что у него есть право написать объяснительную. Если человек перестал ходить на работу — уведомляют телеграммой или смс.
4. Если объективных причин для проступка нет — их лучше не придумывать. Признайте вину и укажите, что это больше не повторится.
5. Пишите кратко и понятно. Так меньше шансов, что раскроете лишнюю информацию.

Что такое служебная записка

Обычно служебная записка составляется для решения рабочих вопросов различного характера (организационного, информационного, технического, хозяйственного и т.п.). Ее автором может быть любой сотрудник компании. Цель составления документа также может быть различной: извещение о каком-либо событии (как произошедшем, так и предстоящем), запрос информации, выдача инструкций, согласование действий или решений и т.д.

Исходя из этого, можно дать следующее определение служебной записки. Это документ внутренней деловой переписки организации, который содержит пояснительную, объяснительную, справочную, аналитическую или иную производственную информацию.

Не стоит думать, что «служебка» — ненужная бюрократия, и в век информационных технологий ее может заменить переписка в мессенджерах или телефонный звонок. Зачастую необходимо составить именно официальный документ, который можно будет использовать в общении с контролирующими или судебными органами. Так, правильно оформленная служебная записка поможет отстоять деловую цель тех или иных затрат или обосновать размер расходов. А в кадровом делопроизводстве «служебка» нужна, например, чтобы начать процедуру применения дисциплинарных взысканий.

Бесплатно составить кадровые документы по готовым шаблонам

Виды служебных записок

Можно выделить следующие разновидности служебных записок.

Докладная. В ней автор (сотрудник, руководитель) извещает адресатов (руководство, других сотрудников) о какой-либо внутренней ситуации, сложившейся в компании. Например, об отзыве сотрудника из отпуска в связи с производственной необходимостью, о самоизоляции после возвращения из неблагополучного региона, о переводе на «удаленку» и проч.

Заказать электронную подпись для работы с личным кабинетом на mos.ru

Получить через час

Пояснительная. Такая «служебка» содержит сведения о каких-либо внутренних процессах в организации. Например, о введении новой электронной системы работы с рекламациями. Или о переводе внутрикорпоративных коммуникаций в электронную форму — хелпдеск, форумы и т.п.

Объяснительная. В такой записке раскрывают причины той или иной проблемы, события или нарушения. Например, причины допущенных ошибок, выпуска бракованной продукции, выхода из строя оборудования или ПО.

Аналитическая. Она служит для направления сообщения о текущей обстановке или собранной информации по той или иной проблеме. В частности, в такой записке могут быть изложены выводы по итогам внутренних проверок. Либо результаты применения новых материалов и методов, использования программ в тестовый период и т.п.

Материальная. Такие «служебки» нужны, чтобы запросить те или иные ресурсы. Например, закупить канцелярию, компьютеры, СИЗ; отремонтировать или заменить оборудование и проч.  

На практике часто происходит смешение перечисленных типов. То есть один документ может содержать элементы сразу нескольких разновидностей «служебок». К примеру, пояснительная записка может быть также и аналитической, если в нее включается не только объективная информация по тому или иному вопросу, но и перечень мероприятий по устранению выявленных недостатков.

Различия между служебной запиской, докладной и объяснительной

Законодательство не делает различия между служебными, докладными и объяснительными записками. К примеру, в разделе 2 Инструкции по делопроизводству в Центральной избирательной комиссии (утв. постановлением ЦИК России от 20.01.16 № 321/1831-6) есть такое определение: «докладная (служебная) записка — внутренний документ, адресованный вышестоящему должностному лицу от нижестоящего должностного лица и содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя».

Поэтому различия между указанными видами «служебок» заключаются исключительно в их содержании. В зависимости от того, какая информация включена в документ — пояснительная, объяснительная, справочная (докладная) или аналитическая — он может именоваться соответственно пояснительная записка, объяснительная записка, докладная записка. В то же время каждый из названных типов документа можно называть просто «служебная записка».

Правила составления служебных записок

Каких-либо унифицированных правил не существует. Поэтому составлять записки можно в произвольной форме. В то же время, если тот или иной вид «служебки» используется в делопроизводстве достаточно часто, работодатель вправе прописать в локальном нормативном акте требования к ее оформлению.

Составить локальные акты по готовым шаблонам и подготовить всю кадровую отчетность

Что касается содержания записки, то обычно ее текст состоит из двух частей. Сначала излагаются факты, послужившие поводом для составления документа. А затем делаются выводы, даются предложения или запрашивается разрешение на совершение тех или иных действий.

Как написать служебную записку

Сначала нужно указать адресат (или несколько адресатов) «служебки». Обычно таковыми являются должностные лица организации. Соответствующий реквизит принято проставлять в правой верхней части документа. При этом наименование должности указывается в дательном падеже (т.е. отвечает на вопрос «кому?» — директору, начальнику). А потом вносятся фамилия и инициалы получателя записки (п. 5.15 ГОСТ).

Затем по центру документа проставляется его наименование (п. 5.9 ГОСТ). А ниже можно разместить заголовок, отражающий краткое содержание «служебки» и дающий пояснение о том, на какую тему она составлена (п. 5.17 ГОСТ).

Далее следует текст документа. Здесь отражаются обстоятельства, послужившие основанием для составления служебной записки, приводятся аргументы. После этого излагается непосредственно просьба либо сообщение. В этой части документа инициалы следует также указывать после фамилии.

Обменивайтесь подлинниками документов с сотрудниками через интернет

Входящие бесплатно

Составление документа завершается проставлением подписи. Она включает название должности автора (если «служебка» оформляется не на бланке организации, также указывается наименование компании), собственно подпись и ее расшифровку. При этом сначала указываются инициалы, а потом фамилия. Если документ составляется несколькими лицами, которые занимают в организации разное положение, то их подписи располагаются одна под другой в последовательности, соответствующей иерархии занимаемых должностей (п. 5.22 ГОСТ).

И заключительный штрих — проставление даты (а при необходимости также и времени) подписания. Эти сведения располагаются под подписью. Указать дату можно одним из двух способов. Либо арабскими цифрами, разделенными точкой: 05.10.2021, либо словесно-цифровым способом: 5 октября 2021 г. (п. 4.10 Методических рекомендаций по применению ГОСТ Р 7.0.97-2016).

Образец служебной записки

Бесплатно рассчитать зарплату и отпускные в веб‑сервисе

Бланки для скачивания

Срок хранения служебной записки

Время хранения «служебок» различается в зависимости от типа документа. Все сроки перечислены в Перечне, утвержденном приказом Росархива от 20.12.19 № 236. Для удобства использования мы свели их в таблицу.

Вид записки	Срок хранения	Номер статьи Перечня
Докладные записки по разработке проектов правил, инструкций, регламентов, стандартов, порядков, положений, классификаторов, рекомендаций, кодексов	До минования надобности	9
Докладные, служебные записки по выполнению поручений руководства организации	5 лет	17
Докладные записки к протоколам, постановлениям, решениям, стенограммам совещательных (коллегиальных), исполнительных органов организации, контрольных, ревизионных органов организации, совещаний у руководителя организации, собраний трудовых коллективов организации, общих собраний владельцев ценных бумаг, участников, пайщиков	Постоянно	18
Докладные записки к протоколам, постановлениям, решениям, стенограммам собраний структурных подразделений организации	5 лет
Докладные, служебные записки к проектам приказов, распоряжений	1 год	20
Докладные записки по разработке проектов уставов, положений	До минования надобности	35
Докладные, служебные записки структурных подразделений по основной (профильной) деятельности	5 лет	47
Докладные, служебные записки по подготовке и проведению заседаний коллегиальных органов организации, общих собраний. съездов, конгрессов, пленумов, конференций, «круглых столов», совещаний, торжественных приемов, встреч	3 года	48
Докладные записки о состоянии работы по рассмотрению обращений граждан	5 лет	153
Докладные, служебные записки об организации и результатах контроля исполнения документов	1 год после снятия с контроля	159
Докладные и служебные записки по использованию, обслуживанию и совершенствованию информационных систем и программного обеспечения	5 лет	186
Докладные записки о соблюдении финансовой дисциплины	5 лет	255
Докладные записки о формировании фондов организации и их расходовании	5 лет	256
Докладные записки о проведении проверок финансово-хозяйственной деятельности	5 лет	282
Докладные записки по первичным статистическим данным	3 года	336
Докладные, служебные записки о нарушении правил внутреннего трудового распорядка, служебного распорядка	1 год	382
Докладные, служебные записки о соблюдении дисциплины труда	3 года	383
Докладные записки о разрешении трудовых споров, в том числе коллективных, с участием посредника	1 год после принятия решения	390
Докладные записки о переводе работников на сокращенный рабочий день или сокращенную рабочую неделю	5 лет	392
Докладные записки о разработке норм выработки и расценок	1 год после утверждения разработанных норм	398
Докладные записки об обеспечении рабочих и служащих средствами индивидуальной защиты, смывающими и обезвреживающими средствами, молоком и другими равноценными пищевыми продуктами, лечебно-профилактическим питанием	3 года, а при отсутствии других документов о вредных и опасных условиях труда —50/75 лет (в зависимости от даты создания записки)	427
Докладные записки к приказам, распоряжениям по личному составу о приеме, переводе, перемещении, ротации, совмещении, совместительстве, увольнении, оплате труда, аттестации, повышении квалификации, изменении анкетно-биографических данных, отпусках по уходу за ребенком, отпусках без сохранения заработной платы	50 лет (для документов, созданных после 1 января 2003 года) или 75 лет (для документов, созданных раннее)	434
Докладные записки к приказам, распоряжениям по личному составу о ежегодно оплачиваемых отпусках, отпусках в связи с обучением, дежурствах, не связанных с основной (профильной) деятельностью; о служебных проверках; о направлении работников в командировку	5 лет
Докладные записки о дисциплинарных взысканиях	3 года
Докладные записки, связанные с применением дисциплинарных взысканий	3 года	454
Докладные, служебные, объяснительные записки комиссии по соблюдению требований к служебному поведению государственных и муниципальных служащих, урегулированию конфликта интересов	5 лет	469
Докладные записки о повышении квалификации, профессиональной переподготовке работников, о проведении независимой оценки квалификации	5 лет	491
Докладные и служебные записки о состоянии и проведении ремонтных, наладочных работ технических средств	5 лет	520
Докладные, служебные записки по вопросам охраны объектов культурного наследия, природоохранных зон	5 лет	535
Докладные записки о развитии средств связи и их эксплуатации	5 лет	564
Докладные, служебные записки о расследовании чрезвычайных происшествий при охране зданий, перевозке ценностей	5 лет	587
Докладные, служебные записки о выдаче, утрате удостоверений, пропусков, идентификационных карт	1 год	588
Докладные, служебные записки об обеспечении противопожарного, внутриобъектового, пропускного режимов организации	5 лет	611

Бесплатно заполнить и сдать СЗВ‑ТД через интернет

Непосредственное место хранения «служебок» внутри организации законодательно не регламентировано. Поэтому они могут находиться в различных подразделениях организации в зависимости от вида и содержания документа, а также от принятого в компании порядка документооборота.

Как подавать служебную записку в электронном виде

Сразу скажем, что возможность использования электронных «служебок» лучше прописать в локальном нормативном акте организации. А при их составлении можно применять те же правила ГОСТ Р 7.0.97-2016, которые учитываются при написании записок от руки. Единственное отличие будет касаться подписания документа.

Служебная записка не относится к тем документам, для которых законодательством установлен конкретный вид электронной подписи. А значит, можно использовать любую предусмотренную законом ЭП (письмо Минфина от 26.02.21 № 03-03-06/1/13409; см.  «Минфин: первичные документы можно заверить любым видом электронной подписи»).

Получить сертификат усиленной квалифицированной электронной подписи через час

В частности, ключом электронной подписи может быть сочетание идентификатора и пароля (письмо ФГБУ «ФКП Росреестра» от 27.06.14 № 13-0033/14).

Таким образом, при направлении служебной записки в электронном виде сетевое имя пользователя (системный логин и пароль) может выполнять функции простой электронной подписи. Использование такого документа для официальных целей (для предоставления по требованию проверяющих или в суд) допустимо в том случае, если при его сохранении можно увидеть, когда и кем он был подписан, а также не вносились ли в него корректировки после подписания. При этом правила определения лица, подписавшего документ простой электронной подписью, следует закрепить в локальном нормативном акте.

Если же данные о подписании служебной записки и ее неизменности можно увидеть только в программном обеспечении, то такой документ нельзя рассматривать как аналог составленному на бумаге. Использовать его в официальном документообороте не получится. Подобные «служебки» могут применяться только для внутренних нужд компании.

Объяснительная записка — документ, содержащий объяснение причин какого-либо нарушения в производственном, учебном или ином процессе.

Требования к оформлению реквизита «дата» аналогичны требованиям к оформлению его в заявлении.

Доверенность — это документ, с помощью которого одно лицо доверяет (поручает) другому лицу совершить за него какие-либо действия.

Согласно требованиям ГК РФ 2015, законодатель не устанавливает жестких требований в этом отношении. К обязательным требованиям можно отнести форму доверенности (нотариальная или простая письменная), точное и полное указание сведений о доверителе и доверенном лице, указание даты составления документа.

Подпись доверителя в простой доверенности может быть заверена должностным лицом — руководителем, инспектором отдела кадров и др., но для некоторых типов доверенности это требование не является обязательным.

Личная доверенность пишется на обычном листе. В доверенности используется клише Я, Ф. И. О. (полностью), доверяю Ф. И. О. (полностью) +инфинитив.

Образец может выглядеть так:

Нотариальная доверенность составляется у нотариуса и заверяется им.