Назначение реквизитов заголовок к тексту документа

Достаточно ли внимания вы уделяете созданию и оформлению реквизита 17 «Заголовок к тексту»? Небрежно относиться к нему нельзя: именно в этой фразе сформулировано краткое содержание документа. Заголовок к
тексту – это ключ к правильному включению документа в делопроизводственную систему организации и, следовательно, к его корректному использованию и правильному хранению. В статье рассмотрим, что такое заголовок к тексту, зачем он нужен и каким образом следует его оформлять.

ЧТО ТАКОЕ ЗАГОЛОВОК К ТЕКСТУ И ЗАЧЕМ ОН НУЖЕН?

Реквизит 17 «Заголовок к тексту» – это один из 30 реквизитов, которые включены в ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» (далее – ГОСТ Р 7.0.97-2016). Правила оформления этого реквизита описаны в п. 5.17 ГОСТ Р 7.0.97-2016. Кроме этого, отдельные особенности оформления разъяснены в п. 4.17 Методических рекомендаций по применению ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» (далее – Методические рекомендации по применению ГОСТ Р 7.0.97-2016).

Заголовок к тексту облегчает и упрощает обработку документа. Если этот реквизит оформлен верно, вы получите общую информацию о содержании всего документа, что поможет правильно заполнить поле регистрационно-учетной формы в системе электронного документооборота, направить документ в соответствующее структурное подразделение или конкретному исполнителю. Благодаря этому не будет проблем с контролем исполнения документов, их отправкой, а процессы информационно-справочной работы, поиска будут проходить без инцидентов.

Рассмотрим случай из практики. Вы работаете секретарем в организации металлургической отрасли: информация о стали и сплавах всегда есть практически в каждом документе. А теперь представьте, что вы получаете письмо с общим заголовком тексту «О стали и сплавах» или письмо, на котором вообще не оформлен этот реквизит. В какое структурное подразделение направить это письмо? Попробуй угадай! Придется читать весь документ. И даже это не гарантирует, что вы правильно определите получателя.

Пренебрегать реквизитом 17 «Заголовок к тексту» опасно. Иногда этот, казалось бы, «пустяк» может стать причиной задержки распорядительного поручения или ответа, в результате чего сорвется важная сделка, произойдет простой на ремонтном объекте или организация не поучаствует в важном мероприятии. К слову: советую секретарям, особенно тем, кто недавно устроился в узкоспециализированную организацию, составить шпаргалку, которая поможет сходу определить, в какое структурное подразделение следует направлять документ (Таблица 1). Со временем вы запомните, как именно оформляют заголовки к тексту документов отдельные организации или адресанты.

Правильно составленный и внесенный заголовок к тексту документа обеспечивает быстрый и качественный поиск документа в электронных реестрах и бумажных журналах регистрации документов. Если вы отвечаете за делопроизводство только в структурном подразделении, можно регистрировать даже служебные записки, которые ваш отдел направляет в другие структурные подразделения или руководителю организации. Не ленитесь прописывать его в соответствующие поля и графы. Возможно, что буквально завтра или через пару часов это сослужит вам хорошую службу: сэкономит ваше бесценное время, нервы и силы, а также станет доказательством вашего профессионализма, что, безусловно, выгодно выделит вас в глазах коллектива и руководителя.

Заголовок
официального документа — реквизит
документа, кратко излагающий его
содержание.¹

Заголовок
к тексту (реквизит
18) включает в себя краткое содержание
документа. Заголовок должен быть
согласован с наименованием вида
документа.²

Заголовок
может отвечать на вопросы:

о
чем (о ком)?,

например:

Приказ
о создании аттестационной комиссии;

чего
(кого)?,

например:

Должностная
инструкция ведущего эксперта.³

Наличие
заголовка значительно облегчает
обработку документа, т.к. не читая всего
текста можно получить представление о
содержании и направить документ на
исполнение.⁴

Заголовок
расмещается над текстом под основными
реквизитами бланка. Заголовок печатается
без кавычек и не подчеркивается.⁵

Заголовок
составляется исполнителем, готовящим
проект документа, к любому документу
формата А4, кроме извещений, телефонограмм,
телеграмм.⁶

К
тексту документов, оформленных на
бланках формата А5, заголовок допускается
не указывать.⁷

Бланк
документа при необходимости может
включать ограничительные отметки для
верхних границ зон расположения реквизита
«Заголовок к тексту».⁸

Рис.
1.

Пример оформления заголовка
письма

__________

¹
ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное
дело. Термины и определения. – Введ.
1999-01-01. – М.: Госстандарт России: Изд-во
стандартов, 1998. – Пункт 55.

²
ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы
документации. Унифицированная система
организационно-распорядительной
документации. Требования к оформлению
документов. – Введ. 2003-07-01. – М.: Госстандарт
России: Изд-во стандартов, 2003. – Пункт
3.18.

³ Там же. – Пункт 3.18.

⁴
Кузнецов С.Л. Современные технологии
документационного обеспечения управления:
учебное пособие для вузов / Под ред.
проф. Т.В. Кузнецовой. – М.: Издательский
дом МЭИ, 2010. – 232 с.

⁵ Там же.

⁶
Там же.

⁷ ГОСТ Р 6.30-2003. – Пункт
3.18.

⁸ Там же. – Пункт 4.7.

Реквизит
19 – отметка о контроле

Отметка
о контроле

Отметка
о контроле – реквизит
документа, свидетельствующий о постановке
документа на контроль.

Отметку
о контроле (реквизит
19) за исполнением документа обозначают
буквой «К», словом или штампом
«Контроль».¹

Отметка
о контроле обозначает, что документ
поставлен на контроль. Контролю подлежат
все зарегистрированные документы,
требующие исполнения.

Рис.
1.

Пример оформления реквизита «Отметка
о контроле»

__________

¹
ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы
документации. Унифицированная система
организационно-распорядительной
документации. Требования к оформлению
документов. – Введ. 2003-07-01. – М.: Госстандарт
России: Изд-во стандартов, 2003. – Пункт
3.19.

Реквизит
20 – текст документа

Текст
официального документа –
информация, зафиксированная любым типом
письма или любой системой звукозаписи,
заключающая в себе всю или основную
часть речевой информации документа.¹

Текст
документа составляют на государственном
языке Российской Федерации или на
государственных языках субъектов
Российской Федерации в соответствии с
законодательством Российской Федерации
и субъектов Российской Федерации.²

Официальная
переписка и иные формы официальных
взаимоотношений между государственными
органами, организациями, предприятиями,
учреждениями субъектов Российской
Федерации с адресатами в Российской
Федерации ведутся на государственном
языке Российской Федерации – русском
языке.³

Документы
должны быть написаны деловым стилем,
который обладает совокупностью признаков,
характеризующих его с точки зрения
отбора лексических средств языка,
построения словосочетаний, предложений
и текстов в целом. К основным стилевым
чертам деловой речи относятся: нейтральный
тон изложения; точность и ясность
изложения; лаконичность и краткость
текста. ⁴

Широкое
распространение в официальных документах
получило применение сокращенных слов
и словосочетаний, что уменьшает объемы
документов и ускоряет восприятие
информации. Сокращения должны быть
понятны адресату, поэтому в текстах
документов используются общепринятые
сокращения. При первом употреблении
сокращения в тексте в скобках может
быть дана его расшифровка. Это же
относится и к употреблению в текстах
документов профессиональных терминов.
⁵

Тексты
документов оформляют в виде анкеты,
таблицы, связного текста или в виде
соединения этих структур.⁶

При
составлении текста в виде анкеты
наименования признаков характеризуемого
объекта должны быть выражены именем
существительным в именительном падеже
(«фамилия», «возраст», «место
рождения») или словосочетанием с
глаголом второго лица множественного
числа настоящего или прошедшего времени
(«имеете», «владеете» или
«были», «находились» и т.д.).
Характеристики, выраженные словесно,
должны быть согласованы с наименованиями
признаков.⁷

При
составлении таблицы ее графы и строки
должны иметь заголовки, выраженные
именем существительным в именительном
падеже. Подзаголовки граф и строк должны
быть согласованы с заголовками. ⁸

Заголовки
граф пишутся с прописных букв, а
подзаголовки — со строчных, если они
составляют одно целое с заголовком,
т.е. поясняют его. Если подзаголовок
имеет самостоятельное значение, то он
пишется с прописной буквы. Точки в
заголовках и подзаголовках граф не
проставляются.⁹

В
заголовках и подзаголовках строк и граф
таблицы употребляются только общепринятые
условные обозначения.¹⁰

Если
таблицу печатают более чем на одной
странице, графы таблицы должны быть
пронумерованы и на следующих страницах
должны быть напечатаны только номера
этих граф.¹¹

Связный
текст, как правило, состоит из двух
частей. В первой части указывают причины,
основания, цели составления документа,
во второй (заключительной) — решения,
выводы, просьбы, предложения, рекомендации.
Текст может содержать одну заключительную
часть (например, приказы — распорядительную
часть без констатирующей; письма,
заявления — просьбу без пояснения).¹²

В
тексте документа, подготовленного на
основании документов других организаций
или ранее изданных документов, указывают
их реквизиты: наименование документа,
наименование организации — автора
документа, дату документа, регистрационный
номер документа, заголовок к тексту,¹³
при этом дата оформляется словесно-цифровым
способом.

Например:

В
соответствии с постановлением
Правительства Российской Федерации от
15 апреля 2005 г. № 221 «Об утверждении
Правил оказания услуг почтовой связи».

Для
лучшего восприятия документа его текст
делится на абзацы – простейшие компоненты
текста, состоящие из одного или нескольких
предложений и характеризующиеся
единством и относительной законченностью
содержания. Каждый абзац печатают,
отступив пять печатных знаков от границы
левого поля. ¹⁴

Если
текст содержит несколько решений,
выводов и т.д., то его можно разбивать
на разделы, подразделы, пункты, которые
нумеруют арабскими цифрами.¹⁵

Рис.
1.

Пример оформления ссылки на
документ-основание

и нумерации
пунктов

В
документах (приказ, распоряжение и т.д.)
организаций, действующих на принципах
единоначалия, а также документах,
адресованных руководству организации,
текст излагают от первого лица
единственного числа («приказываю»,
«предлагаю», «прошу»).¹⁶

В
документах коллегиальных органов текст
излагают от третьего лица единственного
числа («постановляет», «решил»).¹⁷

В
совместных документах текст излагают
от первого лица множественного числа
(«приказываем», «решили»).¹⁸

Текст
протокола излагают от третьего лица
множественного числа («слушали»,
«выступили», «постановили»,
«решили»).¹⁹

В
документах, устанавливающих права и
обязанности организаций, их структурных
подразделений (положение, инструкция),
а также содержащих описание, оценку
фактов или выводы (акт, справка), используют
форму изложения текста от третьего лица
единственного или множественного числа
(«отдел осуществляет функции», «в
состав объединения входят», «комиссия
установила»).²⁰

В
письмах используют следующие формы
изложения:

• от
  первого лица множественного числа
  («просим направить», «направляем
  на рассмотрение»);

• от
  первого лица единственного числа
  («считаю необходимым», «прошу
  выделить»);

• от
  третьего лица единственного числа
  («министерство не возражает»,
  ВНИИДАД считает возможным»).²¹

В
деловой переписке принята форма изложения
текста от первого лица множественного
числа (просим, сообщаем, направляем,
напоминаем, высылаем и т.д.), так как
должностное лицо, подписавшее письмо,
выступает от имени организации.²²

Изложение
текста письма от первого лица единственного
числа (прошу, предлагаю, направляю и
т.д.) возможно в двух случаях:

• письмо
  оформляется на должностном бланке;

• письмо
  носит конфиденциальный характер или
  содержит персональное обращение к
  адресату.²³

При
подготовке документов рекомендуется
применять текстовый редактор Word for
Windows версии 6.0 и выше с использованием
шрифтов Times New Roman Cyr размером № 12-15, Times
DL размером 12-14 через один-два интервала.
При использовании таблиц могут
использоваться шрифты меньших размеров.²⁴

Шрифты,
межстрочные интервалы и другие элементы
печатания устанавливаются в каждом
конкретном случае автором документа в
зависимости от характера документа и
назначения.²⁵

__________

¹
ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное
дело. Термины и определения. – Введ.
1999-01-01. – М.: Госстандарт России: Изд-во
стандартов, 1998. – Пункт 58.

²
ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы
документации. Унифицированная система
организационно-распорядительной
документации. Требования к оформлению
документов. – Введ. 2003-07-01. – М.: Госстандарт
России: Изд-во стандартов, 2003. – Пункт
3.20 .

³
Федеральный закон от 25 октября 1991 г. №
1807-1 «О языках народов Российской
Федерации» [по состоянию на 11 декабря
2002 г.] – Статья 17.

⁴
Организационно-распорядительная
документация. Требования к оформлению
документов: Методические рекомендации
по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003. / Росархив;
ВНИИДАД; Сост.: М.Л. Гавлин, А.С. Красавин,
Л.В. Кузнецов и др.; Общ. ред. М.В. Ларин,
А.Н. Сокова. – М., 2003. – 90 с.

⁵
Кузнецов С.Л. Современные технологии
документационного обеспечения управления:
учебное пособие для вузов / Под ред.
проф. Т.В. Кузнецовой. – М.: Издательский
дом МЭИ, 2010. – 232 с.

⁶
ГОСТ Р 6.30-2003. – Пункт 3.20 .

⁷
Там же. – Пункт 3.20.

⁸
Там же. – Пункт 3.20.

⁹
Организационно-распорядительная
документация. Требования к оформлению
документов: Методические рекомендации
по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003. / Росархив;
ВНИИДАД; Сост.: М.Л. Гавлин, А.С. Красавин,
Л.В. Кузнецов и др.; Общ. ред. М.В. Ларин,
А.Н. Сокова. – М., 2003. – 90 с.

¹⁰
Там же.

¹¹
ГОСТ Р 6.30-2003. – Пункт 3.20.

¹²
Там же. – Пункт 3.20.

¹³
Там же. – Пункт 3.20.

¹⁴
Кузнецов С.Л. Современные технологии
документационного обеспечения управления:
учебное пособие для вузов / Под ред.
проф. Т.В. Кузнецовой. – М.: Издательский
дом МЭИ, 2010. – 232 с.

¹⁵
ГОСТ Р 6.30-2003. – Пункт 3.20.

^16-21
Там же. – Пункт 3.20.

²²
Организационно-распорядительная
документация. Требования к оформлению
документов: Методические рекомендации
по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003. / Росархив;
ВНИИДАД; Сост.: М.Л. Гавлин, А.С. Красавин,
Л.В. Кузнецов и др.; Общ. ред. М.В. Ларин,
А.Н. Сокова. – М., 2003. – 90 с.

^23-25
Там же.

Реквизит
21 – отметка о наличии приложения

Отметка
о наличии приложения –
реквизит
документа, содержащий сведения о
документах, дополняющих основной
документ.

Отметку
о наличии приложения (реквизит
21), названного в тексте письма, оформляют
следующим образом:¹

Приложение:
на 5 л. в 2 экз.

Если
письмо имеет приложение, не названное
в тексте, то указывают его наименование,
число листов и число экземпляров; при
наличии нескольких приложений их
нумеруют.²

Например:

Приложение:

1. Положение об Управлении регионального кредитования на 5 л. в 1 экз. 2. Правила подготовки и оформления документов Управления регионального кредитования на 7 л. в 2 экз.

Рис.
1.

Пример оформления реквизита «Отметка
о наличии приложения» в письме

Если
приложения сброшюрованы, то число листов
не указывают.³

Например:

Приложение:

Методические рекомендации по работе с информационными ресурсами в среде «Кодекс-Сервер» для сотрудников Главного архивного управления города Москвы (Главархива Москвы) в 1 экз.

Если
к документу прилагают другой документ,
также имеющий приложение, отметку о
наличии приложения оформляют следующим
образом:⁴

Приложение:

письмо Росархива от 05.06.2003 № 02-6/172 и приложение к нему, всего на 3 л.

Если
приложение направляют не во все указанные
в документе адреса, то отметку о его
наличии оформляют следующим образом:⁵

Приложение:
на 3 л. в 5 экз. только в первый адрес.

В
приложении к распорядительному документу
(постановлению, приказу, распоряжению,
правилам, инструкции, положению, решению)
на первом его листе в правом верхнем
углу пишут «Приложение №» с указанием
наименования распорядительного
документа, его даты и регистрационного
номера.⁶

Например:

Приложение № 2 к приказу ЗАО «Термика» от 05.04.2009 № 25

Если
приложение одно, порядковый номер не
указывается.⁷

Например:

Приложение к приказу ЗАО «Термика» от 05.04.2009 № 25

Допускается
выражение «ПРИЛОЖЕНИЕ №» печатать
прописными буквами, а также центрировать
это выражение, наименование документа,
его дату и регистрационный номер
относительно самой длинной строки.⁸

Например:

ПРИЛОЖЕНИЕ № 2 к приказу ЗАО «Термика» от 05.04.2009 № 25

Реквизит
«Отметка о наличии приложения»
оформляют от поля без абзацного отступа.
Если наименование приложения занимает
несколько строк, оно печатается через
один межстрочный интервал. При наличии
нескольких приложений наименования
приложений отделяются друг от друга
1,5-2 межстрочными интервалами.⁹

__________

¹
ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы
документации. Унифицированная система
организационно-распорядительной
документации. Требования к оформлению
документов. – Введ. 2003-07-01. – М.: Госстандарт
России: Изд-во стандартов, 2003. – Пункт
3.21.

^2-6
Там же. – Пункт 3.21.

⁷
Организационно-распорядительная
документация. Требования к оформлению
документов: Методические рекомендации
по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003. / Росархив;
ВНИИДАД; Сост.: М.Л. Гавлин, А.С. Красавин,
Л.В. Кузнецов и др.; Общ. ред. М.В. Ларин,
А.Н. Сокова. – М., 2003. – 90 с.

⁸
ГОСТ Р 6.30-2003. – Пункт 3.21.

⁹
Кузнецов С.Л. Современные технологии
документационного обеспечения управления:
учебное пособие для вузов / Под ред.
проф. Т.В. Кузнецовой. – М.: Издательский
дом МЭИ, 2010. – 232 с.

Реквизит
22 – подпись

Подпись
–
реквизит
документа, представляющий собой
собственноручную роспись полномочного
должностного лица.¹

В
состав реквизита
«Подпись» (реквизит
22) входят: наименование должности лица,
подписавшего документ (полное, если
документ оформлен не на бланке документа,
и сокращенное — на документе, оформленном
на бланке); личная подпись; расшифровка
подписи (инициалы, фамилия). ²

Например:

Генеральный директор ЗАО «Термика»

А.Г. Цицин

или
на бланке:

Генеральный директор

А.Г. Цицин

Рис.
1.

Пример оформления реквизита
«Подпись» в письме

Не
допускается подписывать документы с
предлогом «За» или проставлением
косой черты перед наименованием
должности. Если должностное лицо, подпись
которого оформлена на проекте документа,
отсутствует, документ подписывает
заместитель руководителя, имеющий право
подписывать документы за руководителя,
или иное должностное лицо, имеющее право
подписи. При этом указывается фактическая
должность лица, подписавшего документ,
и его фамилия.³

При
подписании документа лицом, в соответствии
с приказом исполняющим обязанности
временно отсутствующего руководителя
(отпуск, болезнь, командировка), подпись
оформляется следующим образом:⁴

И.о. генерального директора

Личная подпись

Т.П. Ярославцева

или:

Исполняющий обязанности генерального директора

Личная подпись

Т.П. Ярославцева

Допускается
в реквизите «Подпись» центрировать
наименование должности лица, подписавшего
документ, относительно самой длинной
строки. ⁵

Инициалы
и фамилия в реквизите «Подпись»
печатаются с пробелом на уровне последней
строки наименования должности. ⁶

Например:

Генеральный директор ЗАО «Термика»

А.Г. Цицин

При
оформлении документа на бланке
должностного лица должность этого лица
в подписи не указывают. ⁷

Рис.
2.

Пример оформления реквизита
«Подпись» на бланке должностного
лица

При
подписании документа несколькими
должностными лицами их подписи располагают
одну под другой в последовательности,
соответствующей занимаемой должности.⁸

Например:

Генеральный директор		А.Г. Цицин
Главный бухгалтер		Е.О. Сенина

При
подписании документа несколькими лицами
равных должностей их подписи располагают
на одном уровне.⁹

Например:

Технический директор	Коммерческий директор
Личная подпись К.В. Воробьев	Личная подпись Е.Н. Ярославцева

Право
подписания документов должностными
лицами организации может быть представлено:
учредительными документами организации
(уставом, учредительным договором,
положением об организации); нормативными
правовыми актами, определяющими порядок
деятельности организации; распорядительными
документами о делегировании полномочий
руководителя организации; доверенностями
на выполнение определенных действий
от имени организации.¹⁰

Документы,
исходящие от имени организации,
подписываются руководителем или его
заместителями, документы на бланках
структурных подразделений — руководителями
структурных подразделений или их
заместителями, документы
информационно-справочного характера
(докладные и объяснительные записки,
справки, заявления, отзывы и др.) — их
непосредственными составителями.¹¹

При
подписании совместного документа первый
лист оформляют не на бланке.¹²

В
документах, составленных комиссией,
указывают не должности лиц, подписывающих
документ, а их обязанности в составе
комиссии в соответствии с распределением.¹³

Например:

Председатель комиссии	Личная подпись	А.Г. Цицин
Члены комиссии	Личная подпись	Т.П. Ярославцева
	Личная подпись	К.В. Воробьев
	Личная подпись	Е.Н. Ярославцева

Реквизит
«Подпись» оформляют от поля без
абзацного отступа, при этом оставляя
2-4 межстрочных интервала от реквизита
«Текст» или «Отметка о наличии
приложения». Схема расположения
реквизита «Подпись» приведена на
рисунке 3.

__________

¹
ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное
дело. Термины и определения. – Введ.
1999-01-01. – М.: Госстандарт России: Изд-во
стандартов, 1998. – Пункт 50.

²
ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы
документации. Унифицированная система
организационно-распорядительной
документации. Требования к оформлению
документов. – Введ. 2003-07-01. – М.: Госстандарт
России: Изд-во стандартов, 2003. – Пункт
3.22.

³
Методические рекомендации по разработке
инструкций по делопроизводству в
федеральных органах исполнительной
власти, утвержденные приказом Росархива
от 23 декабря 2009 г. № 76. – Приложение №
11.

⁴
Там же. – Приложение № 11.

⁵
ГОСТ Р 6.30-2003. – Пункт 3.22.

⁶
Организационно-распорядительная
документация. Требования к оформлению
документов: Методические рекомендации
по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003. / Росархив;
ВНИИДАД; Сост.: М.Л. Гавлин, А.С. Красавин,
Л.В .Кузнецов и др.; Общ. ред. М.В. Ларин,
А.Н. Сокова. – М., 2003. – 90 с.

⁷
ГОСТ Р 6.30-2003. – Пункт 3.22.

⁸
Там же. – Пункт 3.22.

⁹
Чуковенков А.Ю., Янковая В.Ф. Правила
оформления документов: Комментарий к
ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы
документации. Унифицированная система
организационно-распорядительной
документации. Требования к оформлению
документов». – М.: ТК Велби, Изд-во
Проспект, 2004. – 216 с.

¹⁰
Там же.

¹¹
ГОСТ Р 6.30-2003. – Пункт 3.22.

¹²
Там же. – Пункт 3.22.

¹³
Там же. – Пункт 3.22.

Реквизит
23 — гриф согласования документа

Гриф
согласования —
реквизит официального документа,
выражающий согласие учреждения или его
органа, не являющегося автором документа,
с его содержанием.¹

Гриф
согласования (реквизит
23) документа состоит из слова СОГЛАСОВАНО,
должности лица, с которым согласован
документ (включая наименование
организации), личной подписи, расшифровки
подписи (инициалов, фамилии) и даты
согласования.²

Например:

СОГЛАСОВАНО

коммерческий
директор

ЗАО «Термика»

Личная
подпись
Е.Н. Ярославцева

Дата

Если
согласование осуществляют письмом,
протоколом и др., гриф согласования
оформляют следующим образом:³

СОГЛАСОВАНО

Письмо
ЗАО «Термика»

от 06.04.2009 № 430

или

СОГЛАСОВАНО

Протокол
общего собрания

акционеров ЗАО
«Термика»

от
06.04.2009 № 10

Рис.
1.

Пример оформления реквизита «Гриф
согласования документа»

Схема
расположения реквизита «Гриф
согласования документа» приведена
на рисунке 2.

Рис.
2.

Расположение
реквизита
«Гриф согласования документа»

20
— текст
документа;
21 — отметка
о наличии приложения;
22 — подпись;

23 — гриф
согласования документа;
24 — визы
согласования документа;
25 — оттиск
печати;

26 — отметка
о заверении копии;
27 — отметка
об исполнителе;

28 — отметка
об исполнении документа и направлении
его в дело;

29 — отметка
о поступлении документа в организацию;

30 — идентификатор
электронной копии документа

Гриф
согласования может располагаться на
отдельном листе согласования, в этом
случае в документе перед подписью
делается отметка: Лист согласования
прилагается.⁴

Лист
согласования может оформляться следующим
образом:⁵

ЛИСТ СОГЛАСОВАНИЯ проекта Положения об общих принципах сотрудничества СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО Генеральный директор ЗАО «Термика» Генеральный директор ЗАО Торговый дом «Амур» Личная подпись А.Г. Цицин Личная подпись В.Е. Афанасьев Дата Дата СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО Президент Интер-Траст Лтд. Председатель Правления Банка «Прогресс» Личная подпись Н.М.Титов Личная подпись А.С. Лунев Дата Дата

Заполненный
лист согласования подписывается и
датируется руководителем службы ДОУ и
прилагается к проекту документа.⁶

При
наличии возражений по тексту документа
гриф согласования не подписывается.⁷

Внешнее
согласование в зависимости от содержания
документа должно осуществляться в
следующей очередности:

• с
  подчиненными и неподчиненными
  организациями, когда последние выступают
  обязательной стороной в правоотношениях,
  возникающих вследствие издания правового
  акта, или когда содержание документа
  затрагивает их непосредственные
  интересы;

• с
  научными организациями, занимающимися
  исследованиями в той области, к которой
  имеет отношение содержание документа;

• с
  органами, осуществляющими государственный
  надведомственный контроль (надзор) в
  определенной области.⁸

Внешнее
согласование может быть оформлено
грифом согласования, справкой о
согласовании, листом согласования или
представлением протокола обсуждения
проекта документа на заседании
коллегиального органа.⁹

__________

¹
ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное
дело. Термины и определения. – Введ.
1999-01-01. – М.: Госстандарт России: Изд-во
стандартов, 1998. – Пункт 52.

²
ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы
документации. Унифицированная система
организационно-распорядительной
документации. Требования к оформлению
документов. – Введ. 2003-07-01. – М.: Госстандарт
России: Изд-во стандартов, 2003. – Пункт
3.23.

³
Там же. – Пункт 3.23.

⁴
Организационно-распорядительная
документация. Требования к оформлению
документов: Методические рекомендации
по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003. / Росархив;
ВНИИДАД; Сост.: М.Л. Гавлин, А.С. Красавин,
Л.В. Кузнецов и др.; Общ. ред. М.В. Ларин,
А.Н. Сокова. – М., 2003. – 90 с.

^5-7
Там же.

⁸
Чуковенков А.Ю., Янковая В.Ф. Правила
оформления документов: Комментарий к
ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы
документации. Унифицированная система
организационно-распорядительной
документации. Требования к оформлению
документов». – М.: ТК Велби, Изд-во
Проспект, 2004. – 216 с.

⁹
Там же.

5.1 Герб (Государственный герб Российской Федерации, герб субъекта Российской Федерации, герб (геральдический знак) муниципального образования) воспроизводится на бланках документов в соответствии с Федеральным конституционным законом от 25 декабря 2000 г. N 2-ФКЗ «О Государственном гербе Российской Федерации», законодательными и иными нормативными правовыми актами субъектов Российской Федерации и нормативными актами органов местного самоуправления.

Изображение герба (Государственного герба Российской Федерации, герба субъекта Российской Федерации, герба (геральдического знака) муниципального образования) помещается посередине верхнего поля бланка документа над реквизитами организации — автора документа на расстоянии 10 мм от верхнего края листа.

5.2 Эмблема организации, разработанная и утвержденная в установленном порядке, размещается в соответствии с нормативными правовыми актами на бланках: документов федеральных органов государственной власти (за исключением случаев, предусматривающих использование изображения Государственного герба Российской Федерации), территориальных органов федеральных органов государственной власти, государственных и негосударственных организаций. Изображение эмблемы помещается посередине верхнего поля бланка документа над реквизитами организации — автора документа, на расстоянии 10 мм от верхнего края листа.

5.3 Товарный знак (знак обслуживания), зарегистрированный в установленном законодательством порядке, воспроизводится на бланках организаций в соответствии с уставом (положением об организации). Изображение товарного знака (знака обслуживания) помещается посередине верхнего поля бланка документа над реквизитами организации — автора документа или слева на уровне наименования организации — автора документа (допускается захватывать часть левого поля).

Наряду с товарным знаком (знаком обслуживания) на бланках документов может указываться коммерческое обозначение юридического лица.

5.4 Код формы документа проставляется на унифицированных формах документов в соответствии с Общероссийским классификатором управленческой документации (ОКУД) или локальным классификатором, располагается в правом верхнем углу рабочего поля документа, состоит из слов «Форма по» (наименование классификатора) и цифрового кода.

Пример

5.5 Наименование организации — автора документа на бланке документа должно соответствовать наименованию юридического лица, закрепленному в его учредительных документах (уставе или положении). Под наименованием организации в скобках указывается сокращенное наименование организации, если оно предусмотрено уставом (положением).

Над наименованием организации — автора документа указывается полное или сокращенное наименование вышестоящей организации (при ее наличии).

5.6 Наименование структурного подразделения — автора документа (в том числе филиала, отделения, представительства, коллегиального, совещательного или иного органа) используется в бланках писем и бланках конкретных видов документов соответствующих подразделений (органов) в соответствии с локальными нормативными актами и указывается под наименованием организации.

5.7 Наименование должности лица — автора документа используется в бланках должностных лиц и располагается под наименованием организации или наименованием территории (края, области, автономной области и др.), если документ издает руководитель органа власти субъекта Российской Федерации, муниципального образования. Наименование должности лица — автора документа указывается в соответствии с наименованием, приведенным в распорядительном документе о назначении на должность.

5.8 Справочные данные об организации указываются в бланках писем и включают: почтовый адрес организации (дополнительно может указываться адрес места нахождения юридического лица, если он не совпадает с почтовым адресом); номер телефона, факса, адрес электронной почты, сетевой адрес.

В состав справочных данных, за исключением бланков документов органов государственной власти, органов местного самоуправления, включаются: код организации по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО), основной государственный регистрационный номер организации (ОГРН) и идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на налоговый учет (ИНН/КПП).

5.9 Наименование вида документа указывается на всех документах, за исключением деловых (служебных) писем, располагается под реквизитами автора документа (наименованием организации, наименованием структурного подразделения, наименованием должности) (см. рис. В.6).

5.10 Дата документа соответствует дате подписания (утверждения) документа или дате события, зафиксированного в документе. Документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату.

Дата документа записывается в последовательности — день месяца, месяц, год — одним из двух способов:

арабскими цифрами, разделенными точкой: 05.06.2016;

словесно-цифровым способом, например: 5 июня 2016 г.

5.11 Регистрационный номер документа — цифровой или буквенно-цифровой идентификатор документа, состоящий из порядкового номера документа, который, по усмотрению организации, может дополняться цифровыми или буквенными кодами (индексами) в соответствии с используемыми классификаторами (индексом дела по номенклатуре дел, кодом корреспондента, кодом должностного лица и др.).

На документе, составленном совместно двумя и более организациями, проставляются регистрационные номера документа, присвоенные каждой из организаций. Регистрационные номера отделяются друг от друга косой чертой и проставляются в порядке указания авторов в заголовочной части или преамбуле документа.

5.12 Ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа включает регистрационный номер и дату входящего инициативного документа, на который дается ответ.

5.13 Место составления (издания) документа указывается во всех документах, кроме деловых (служебных) писем, а также докладных, служебных записок и других внутренних информационно-справочных документов.

Место составления (издания) документа не указывается в том случае, если в наименовании организации присутствует указание на место ее нахождения. Место составления (издания) документа указывается в соответствии с принятым административно-территориальным делением.

5.14 Гриф ограничения доступа к документу проставляется в правом верхнем углу первого листа документа (проекта документа, сопроводительного письма к документу) на границе верхнего поля при наличии в документе информации, доступ к которой ограничен в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Виды используемых в организации грифов ограничения доступа должны соответствовать законодательным и иным нормативным правовым актам Российской Федерации и должны быть закреплены в локальных нормативных актах. В состав грифа ограничения доступа к документу входит ограничительная надпись («Для служебного пользования», «Конфиденциально», «Коммерческая тайна» или др.), которая может дополняться номером экземпляра документа и другими сведениями в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Пример

5.15 Адресат используется при оформлении деловых (служебных) писем, внутренних информационно-справочных документов (докладных, служебных записок и др.).

Адресатом документа может быть организация, структурное подразделение организации, должностное или физическое лицо.

Реквизит «адресат» проставляется в верхней правой части документа (на бланке с угловым расположением реквизитов) или справа под реквизитами бланка (при продольном расположении реквизитов бланка). Строки реквизита «адресат» выравниваются по левому краю или центруются относительно самой длинной строки.

При адресовании документа руководителю (заместителю руководителя) организации указывается в дательном падеже наименование должности руководителя (заместителя руководителя), включающее наименование организации, фамилию, инициалы должностного лица.

Пример

При адресовании письма в организацию указывается ее полное или сокращенное наименование в именительном падеже.

Пример

При адресовании документа в структурное подразделение организации в реквизите «адресат» указывается в именительном падеже наименование организации, ниже — наименование структурного подразделения.

Пример

При адресовании письма руководителю структурного подразделения указывается в именительном падеже наименование организации, ниже — в дательном падеже наименование должности руководителя, включающее наименование структурного подразделения, фамилию, инициалы.

Пример

Перед фамилией должностного лица допускается употреблять сокращение «г-ну» (господину), если адресат мужчина, или «г-же» (госпоже), если адресат женщина.

Пример

При рассылке документа группе организаций одного типа или в структурные подразделения одной организации адресат указывается обобщенно.

Пример

При рассылке документа не всем организациям или структурным подразделениям под реквизитом «Адресат» в скобках указывается: «(по списку)».

Пример

В одном документе не должно быть более четырех адресатов. Слово «Копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывается. При большем количестве адресатов составляется список (лист, указатель) рассылки документа, на каждом документе указывается один адресат или адресат оформляется обобщенно.

В состав реквизита «Адресат» может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указываются в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными приказом Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации от 31 июля 2014 г. N 234.

Пример

Почтовый адрес может не указываться в документах, направляемых в высшие органы власти, вышестоящие организации, подведомственные организации и постоянным корреспондентам (за исключением направления писем указанным адресатам в конвертах с прозрачными окнами).

При адресовании документа физическому лицу указываются: фамилия, инициалы, почтовый адрес.

Пример

При отправке письма по электронной почте или по факсимильной связи (без досылки по почте) почтовый адрес не указывается. При необходимости может быть указан электронный адрес (номер телефона/факса).

Пример

5.16 Гриф утверждения проставляется на документе в случае его утверждения должностным лицом, распорядительным документом (постановлением, решением, приказом, распоряжением) или решением коллегиального органа.

Гриф утверждения размещается в правом верхнем углу первого листа документа. Строки реквизита выравниваются по левому краю или центруются относительно самой длинной строки.

При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДАЮ, наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения.

Пример

При утверждении документа распорядительным документом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), согласованного с наименованием вида утверждаемого документа, наименования распорядительного документа в творительном падеже, его даты, номера.

Пример

При утверждении документа коллегиальным органом, решения которого фиксируются в протоколе, в грифе утверждения указываются наименование органа, решением которого утвержден документ, дата и номер протокола (в скобках).

Пример

5.17 Заголовок к тексту — краткое содержание документа. Заголовок к тексту формулируется с предлогом «О» («Об») и отвечает на вопрос «о чем?»):

приказ (о чем?) о создании аттестационной комиссии;

приказ (о чем?) об утверждении штатного расписания;

письмо (о чем?) о предоставлении информации.

Заголовок к тексту оформляется под реквизитами бланка слева, от границы левого поля. В указах, постановлениях, решениях, приказах, издаваемых органами власти, заголовок к тексту может оформляться над текстом посередине рабочего поля документа и центруется относительно самой длинной строки.

Заголовок к тексту может не составляться, если текст документа не превышает 4 — 5 строк.

5.18. Текст документа составляется на русском языке как государственном языке Российской Федерации. В органах государственной власти, органах местного самоуправления, государственных учреждениях республик наряду с государственным языком Российской Федерации могут употребляться государственные языки республик. В деятельности государственных органов, организаций, предприятий и учреждений Российской Федерации используются государственный язык Российской Федерации, государственные языки республик и иные языки народов Российской Федерации.

(в ред. Изменения N 1, утв. Приказом Росстандарта от 14.05.2018 N 244-ст)

(см. текст в предыдущей редакции)

В тексте документа, подготовленном на основании законодательных или иных нормативных правовых актов, ранее изданных распорядительных документов, указываются их реквизиты:

— наименование вида документа, наименование организации — автора документа, дата документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту;

— наименование организации или должностного лица, утвердившего документ, дата утверждения документа.

Текст документа может содержать разделы, подразделы, пункты, подпункты, нумеруемые арабскими цифрами. Уровней рубрикации текста не должно быть более четырех.

В приказах текст излагается от первого лица единственного числа («приказываю»).

В документах коллегиальных и совещательных органов текст излагается от третьего лица единственного числа («коллегия… постановляет», «собрание… решило»).

Текст протокола излагается от третьего лица множественного числа («слушали», «выступили», «постановили», «решили»).

В документах, устанавливающих права и обязанности организаций, их структурных подразделений (положение, инструкция), а также содержащих описание ситуаций, анализ фактов или выводы (акт, справка), используется форма изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа («отдел осуществляет функции…», «в состав управления входят…», «комиссия провела проверку…»).

В совместных документах текст излагается от первого лица множественного числа («приказываем», «решили»).

В деловых (служебных) письмах используются формы изложения:

— от первого лица множественного числа («просим направить…», «представляем на рассмотрение…»);

— от третьего лица единственного числа («министерство не возражает…», «общество считает возможным…»);

— от первого лица единственного числа («считаю необходимым…», «предлагаю рассмотреть…»), если письмо оформлено на должностном бланке.

В текстах документов употребляются только общепринятые аббревиатуры и графические сокращения.

При употреблении в тексте фамилий лиц инициалы указываются после фамилии.

В деловых (служебных) письмах могут использоваться:

— вступительное обращение:

Уважаемый господин Председатель!

Уважаемый господин Губернатор!

Уважаемый господин Прохоров!

Уважаемая госпожа Захарова!

Уважаемый Николай Петрович!

Уважаемая Ольга Николаевна!

Уважаемые господа!

В обращении по должности наименование должности пишется с прописной буквы, в обращении по фамилии инициалы лица не указываются.

— заключительная этикетная фраза:

С уважением, …

(Измененная редакция, Изм. N 1).

5.19 Отметка о приложении содержит сведения о документе (документах), прилагаемом к основному документу (в сопроводительных письмах, претензиях, актах, справках и других информационно-справочных документах) или о том, что документ является приложением к основному документу (в документах — приложениях к распорядительным документам, положениям, правилам, инструкциям, договорам, планам, отчетам и др. документам).

В сопроводительных письмах и других информационно-справочных документах отметка о приложении оформляется под текстом от границы левого поля следующим образом:

— если приложение названо в тексте:

— если приложение не названо в тексте или если приложений несколько, указывают названия документов-приложений, количество листов и экземпляров каждого приложения:

— если приложение (приложения) сброшюровано:

— если документ, являющийся приложением, имеет приложения с самостоятельной нумерацией страниц:

— если приложением является обособленный электронный носитель (компакт-диск, usb-флеш-накопитель и др.):

При этом на вкладыше (конверте), в который помещается носитель, указываются наименования документов, записанных на носитель, имена файлов.

В распорядительных документах (постановлениях, решениях, приказах, распоряжениях), договорах, положениях, правилах, инструкциях и других документах отметка о приложении оформляется следующим образом:

— в тексте документа при первом упоминании документа-приложения в скобках указывается: … (приложение) или … (приложение 1); перед номером приложения допускается ставить знак номера: … (приложение N 2);

— на первом листе документа-приложения в правом верхнем углу указывается:

Пример

Строки реквизита выравниваются по левому краю или центруются относительно самой длинной строки.

Если приложением к распорядительному документу является нормативный правовой акт или иной документ, утверждаемый данным распорядительным документом, на первом листе приложения проставляется отметка о приложении (без ссылки на распорядительный документ) и гриф утверждения, в котором указываются данные распорядительного документа, которым утвержден документ-приложение.

Пример

5.20 Гриф согласования документа проставляется на документах, согласованных органами власти, организациями, должностными лицами. Гриф согласования в зависимости от вида документа и особенностей его оформления может проставляться:

— на первом листе документа (если документ имеет титульный лист — на титульном листе) в левом верхнем углу на уровне грифа утверждения или под наименованием документа ближе к нижнему полю);

— на последнем листе документа под текстом;

— на листе согласования, являющемся неотъемлемой частью документа.

Гриф согласования состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, которым согласован документ (включая наименование организации), его собственноручной подписи, инициалов, фамилии, даты согласования.

Пример

Если согласование осуществляется коллегиальным органом, в грифе согласования указывают сведения об органе, согласовавшем документ, дате и номере протокола, в котором зафиксировано решение о согласовании. Если согласование осуществляется письмом, указывают: вид документа, организацию — автора документа, дату и номер письма.

Пример 1

Пример 2

5.21 Виза свидетельствует о согласии или несогласии должностного лица (работника) с содержанием проекта документа. Визой оформляется внутреннее согласование документа. Виза включает должность лица, визирующего документ, подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату визирования.

Пример

При наличии замечаний к документу визу оформляют следующим образом:

Пример

В организациях, применяющих системы электронного документооборота, согласование может проводиться в электронной форме согласно ГОСТ Р ИСО 15489-1.

В документах, подлинники которых хранятся в организации, визы проставляют на последнем листе документа под подписью, на обороте последнего листа подлинника документа или на листе согласования (визирования), прилагаемом к документу.

В исходящих документах визы проставляются на экземплярах документов, помещаемых в дело.

По усмотрению организации может применяться полистное визирование документа и его приложений.

5.22 Подпись включает: наименование должности лица, подписывающего документ, его собственноручную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилия).

Пример

Если документ оформлен не на бланке, в наименование должности включается наименование организации. Допускается центровать наименование должности лица, подписавшего документ, относительно самой длинной строки.

Пример

При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывается.

Пример

При подписании документа несколькими должностными лицами, занимающими разное положение, их подписи располагаются одна под другой в последовательности, соответствующей иерархии занимаемых должностей.

Пример

При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагаются на одном уровне.

Пример

В документах, составленных комиссией, в подписи указывается статус лица в составе комиссии.

Пример

При подписании документа лицом, исполняющим обязанности руководителя, подпись оформляется с указанием статуса должностного лица в соответствии с приказом (распоряжением).

Пример

или

При подписании документа лицом, имеющим право подписи в случае временного отсутствия руководителя, исправления в наименование должности и расшифровку фамилии уже подготовленного и согласованного проекта документа вносятся от руки или с использованием соответствующих штампов. Не допускается ставить косую черту, надпись «за» перед наименованием должности лица в подписи, если документ подписывает иное должностное лицо.

5.23 Отметка об электронной подписи используется при визуализации электронного документа, подписанного электронной подписью, с соблюдением следующих требований:

а) место размещения отметки об электронной подписи должно соответствовать месту размещения собственноручной подписи в аналогичном документе на бумажном носителе;

б) элементы отметки об электронной подписи должны быть видимыми и читаемыми при отображении документа в натуральном размере;

в) элементы отметки об электронной подписи не должны перекрываться или накладываться друг на друга;

г) элементы отметки об электронной подписи не должны перекрывать элементы текста документа и другие отметки об электронной подписи (при наличии).

Отметка об электронной подписи в соответствии с законодательством Российской Федерации включает фразу «Документ подписан электронной подписью», номер сертификата ключа электронной подписи, фамилию, имя, отчество владельца сертификата, срок действия сертификата ключа электронной подписи. Отметка об электронной подписи может включать изображение герба, эмблемы органа власти (организации), товарного знака (знака обслуживания) организации в соответствии с действующим законодательством.

Пример

5.24 Печать заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подписи печатью в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Документы заверяют печатью организации. Печать проставляется, не захватывая собственноручной подписи лица, подписавшего документ, или в месте, обозначенном «МП» («Место печати»).

5.25 Отметка об исполнителе включает фамилию, имя и отчество исполнителя, номер его телефона. Отметка об исполнителе может дополняться наименованием должности, структурного подразделения и электронным адресом исполнителя.

Отметка об исполнителе оформляется на лицевой стороне последнего листа документа от границы левого поля или, при отсутствии места, на оборотной стороне внизу слева.

Пример

Отметка об исполнителе может оформляться как нижний колонтитул и печататься шрифтом меньшего размера.

5.26 Отметка о заверении копии оформляется для подтверждения соответствия копии документа (выписки из документа) подлиннику документа. Отметка о заверении копии проставляется под реквизитом «подпись» и включает: слово «Верно»; наименование должности лица, заверившего копию; его собственноручную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения копии (выписки из документа).

Пример

Если копия выдается для представления в другую организацию, отметка о заверении копии дополняется надписью о месте хранения документа, с которого была изготовлена копия («Подлинник документа находится в (наименование организации) в деле N … за … год») и заверяется печатью организации.

Для проставления отметки о заверении копии может использоваться штамп.

5.27 Отметка о поступлении документа служит для подтверждения факта поступления документа в организацию и включает дату поступления и входящий регистрационный номер документа. При необходимости отметка о поступлении может дополняться указанием времени поступления в часах и минутах и способа доставки документа.

Отметка о поступлении документа может проставляться с помощью штампа.

5.28 Резолюция содержит указание по исполнению документа. Резолюция оформляется на свободном месте рабочего поля документа, на бланке резолюции или вносится непосредственно в систему электронного документооборота.

Резолюция включает: фамилию, инициалы исполнителя (исполнителей), поручение по документу, при необходимости — срок исполнения, подпись лица, вынесшего резолюцию, дату резолюции.

Пример

5.29 Отметка о контроле свидетельствует о постановке документа на контроль, проставляется штампом «Контроль» на верхнем поле документа.

5.30 Отметка о направлении документа в дело определяет место хранения документа после завершения работы с ним и включает: слова «В дело», индекс дела по номенклатуре дел, в которое помещается документ на хранение, с указанием года, должности лица, оформившего отметку, подписи, даты.

Пример

Отметка о направлении документа в дело может дополняться краткими сведениями о характере исполнения документа.

Оформляем заголовок к тексту документа

В процессе подготовки документа заголовку не всегда придается значение. И напрасно, поскольку «Заголовок к тексту» – важный реквизит, который должен составляться и оформляться по определенным правилам.

Восприятие официального документа зависит от того, как вы его оформляете. Так, заголовок должен точно доносить читателю то, что он увидит в документе. Правильно оформленный и легко читаемый документ отражает ваше уважительное отношение к адресату.

 «Заголовок к тексту» – реквизит, в котором кратко излагается содержание документа. Заголовок формулируется составителем документа, должен быть кратким и емким, а также точно передавать смысл текста и грамматически согласовываться с названием документа.

Общие правила составления и оформления заголовка к тексту документа

Основные правила оформления текста документа содержатся в подп. 7.19 п. 7 Государственного стандарта СТБ 6.38-2016 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядителной документации. Требования к оформлению документов», утв. постановлением Госстандарта от 26.10.2016 № 83) (далее – СТБ 6.38-2016). Заголовок к тексту составляется к документам, оформленным на бланках или чистых листах бумаги формата А4. При этом на документах, текст которых не превышает 7 строк, а также оформляемых на бланках или чистых листах бумаги формата А5, заголовок к тексту допускается не указывать.

Инструкция по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утв. постановлением Минюста от 19.01.2009 № 4 (далее – Инструкция по делопроизводству), регламентирует основные требования к рассматриваемому реквизиту.

Реквизит «Заголовок к тексту» печатается от нулевого положения табулятора (п. 84 Инструкции по делопроизводству). Установлены так­-
же нормы длины заголовка к текс­ту. Так, если он превышает 5 строк, допускается увеличивать длину его строк до 120 мм от границы левого поля (шестое положение табулятора), а при оформлении документа на листах формата А4 в альбомной ориентации – с отступом 160 мм от границы левого поля (восьмое положение табулятора).

Заголовок в кавычки не заключается и не подчеркивается, курсивом и полужирным начертанием не выделяется. В конце заголовка точка не ставится.

В заголовке к тексту разрешается употреблять сокращения слов и словосочетаний, используемых в государственных стандартах Респуб­лики Беларусь, общегосударственных классификаторах Республики Беларусь, сокращенные наименования организаций и общепринятые сокращения (п. 54 Инструкции по делопроизводству). Например:

На основании норм Инструкции по делопроизводству и СТБ 6.38-2016 можно сделать вывод, что заголовок к тесту пишется строчными буквами, кроме заглавной буквы «О», если она в названии заголовка присутствует:

• приказ (о чем?) «О внесении изменений в штатное расписание»;
• положение (о чем?) «О службе документационного обеспечения управления»;
• акт (о чем?) «О выделении к уничтожению дел и документов, не подлежащих хранению»;
• протокол (чего?) «заседания экспертной комиссии»;
• должностная инструкция (кому?) «секретарю приемной»;
• акт (чего?) «приема-передачи дел службы ДОУ» и др.

Оформление заголовка к тексту некоторых видов документов

Заголовок к тексту акта

Заголовком к тексту акта является содержание актируемого события (п. 112 Инструкции по делопроизводству).

Заголовок акта должен согласовываться с названием вида документа и формулироваться с помощью отглагольного существительного в предложном («акт – о чем?» – «О выделении к уничтожению дел и документов, не подлежащих хранению») или родительном («акт – чего?» – «приема-передачи дел и документов») падеже. Например:

Заголовок к тексту протокола

Заголовком к тексту протокола являются название конкретного вида заседания, наименование коллегиального органа (если орган не имеет своего бланка) и вопрос (тема) заседания, если он один (п. 106 Инструкции по делопроизводству). Например:

Заголовок к тексту справки

Относительно справок следует отметить, что в их заголовки включается период времени, к которому относятся приводимые в справке сведения. Например:

Дополнительно отметим, что период времени, к которому относятся приводимые в справке сведения, может также помещаться перед текстом.

В личных справках заголовок допускается не указывать.

Заголовок к тексту приказа

В большинстве приказов заголовок к тексту формулируется при помощи существительного в предложном падеже и отвечает на воп­рос «О чем?»: «Об увольнении…», «О предоставлении…», «О премировании…» и т.д. Например:

Заголовок к тексту письма

В письмах заголовок к тексту также в большинстве случаев формулируется при помощи существительного в предложном падеже и отвечает на вопрос «О чем?»: «О направлении на медицинский осмотр» и т.д. В письмах реквизит «Заголовок к тексту» оформляется ниже реквизита «Ссылка на регистрационный индекс и дату входящего документа». Например:

Все кроется в мелочах. Уделяя внимание заголовкам, вы делаете шаг в сторону понятности и информативности документа для читателя.

СОДЕРЖАНИЕ

 

Введение…………………………………………………………………………..3

1. ЗАГОЛОВОК К ТЕКСТУ
ДОКУМЕНТА……………………………………4

Характеристика
текста документа…………………………………………4
Правила
оформления заголовков и подзаголовков……………………….7
2. ПРИЛОЖЕНИЯ К ТЕКСТУ, ТРЕБОВАНИЯ К ИХ ОФОРМЛЕНИЮ….9
2.1. Основные требования к оформлению приложений………………………9
2.2. Правила оформления приложений………………………………………12

Заключение………………………………………………………………………16

Список
использованной литературы………………………………………… 
18

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ВВЕДЕНИЕ

 

 

Документационное
обеспечение управления (делопроизводство) – это специфическое направление
деятельности, которое заключается в составлении, оформлении документов, их
обработке и хранению. 

Документ
— зафиксированная на материальном
носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. Это же определение дано и в
государственном стандарте на тер­мины и определения «Делопроизводство и
архивное дело».

Текст — главный элемент документа.

В
контрольной работе рассмотрены важный элементы оформления документов –
заголовок к тексту документа, и оформление приложений к тексту. Тема имеет
большое значение, ввиду значимости его роли в делопроизводстве. В работе
уделяется внимание составным частям заголовка, принципам его составления и
характеристике названных элементов; рассмотрены основные требования к
оформлению приложений документа.

Целью
контрольной работы является систематизация, накопление и закрепление знаний о
заголовках документа, приложений к тексту, основных требований к их оформлению.

Задачи
контрольной работы, рассмотреть:

— заголовок
к тексту документа;

— приложения к тексту, требования к их оформлению.

 

 

 

 

 

1. ЗАГОЛОВОК К
ТЕКСТУ ДОКУМЕНТА

 

1.1. Характеристика текста
документа

 

Текст — главный элемент документа. В любом деловом документе он состоит
из логически выстроенных частей: вступления, доказательства, заключения. Во
вступлении адресат готовится к восприятию темы (указывается повод, приведший к
составлению документа, излагается история вопроса и т. п.). В доказательстве
освещается суть проблемы (доказательства, пояснения, размышления,
сопровождающиеся цифровыми расчетами, ссылками на законодательные акты и другие
материалы). В заключении, которое может быть активным или пассивным,
формулируется цель составления документа: активное заключение точно определяет
действие адресата, цель пассивного — проинформировать о каком-либо факте,
обстоятельстве и т. п.

Текст документа,
состоящий только из заключения, называется простым, а содержащий другие элементы — сложным.

В зависимости от содержания документа
используется прямой или обратный порядок размещения логических элементов. В
первом случае после вступления идет доказательство и заключение. При обратном
порядке — сначала излагается заключение, а потом доказательство. Вступление в
таком документе отсутствует[1].

По способу изложения материала документы делятся
на две категории: с высоким и с низким уровнем стандартизации. Первые
составляются в соответствии с утвержденной формой. Унификация как одно из
направлений рационализации документов воплощается в разработке и применении на
практике типизированных и трафаретных текстов.

Типизация текстов — процесс создания
текста-образца, стереотипа, на основе которого могут строиться документы
аналогичного содержания, отвечающие подобным управленческим ситуациям. При этом
наиболее точно сохраняются основные конструкции и формулировки. Типовые тексты,
как правило, оформляются в виде специальных сборников. Т. е. трафаретные тексты
— дословное воспроизведение постоянной информации группы документов с
пропусками для дальнейшего конкретного заполнения.

По способу изложения документы с низким уровнем
стандартизации принято делить на рассказы, описания, размышления.

В рассказе речь идет о событиях (явлениях,
фактах) в той хронологической последовательности, в которой они происходили в
действительности (автобиография, пояснительная записка, заметка, протокол).

В описании характеризуются явления (предмет,
люди, события) с перечислением признаков, свойств, особенностей
(описание-характеристика, приказ, отчет, постановление).

Размышлением называется вид текста, в котором
логические определения, мысли и умозаключения раскрывают внутреннюю связь
явлений, доказывают определенный тезис. Различают два основных вида
доказательств — дедуктивный, когда мысль развивается от общего к частному, и
индуктивный, в котором мысль направлена от отдельных фактов к общему.

Текст делового документа отвечает следующим
основным требованиям: достоверность и объективность содержания, нейтральность
тона, полнота информации, максимальная краткость, убедительность. Убедительным
является тот документ, который приводит к принятию адресатом предложения или
выполнения просьбы, изложенной в документе. Убедительно составленное письмо
может ускорить принятие управленческого решения, помочь избежать назревшего
конфликта. Текст раскрывает основное содержание документа.

Заголовок
необходим для всех видов документов. Он может отсутствовать лишь на кратких
документах, выполненных на бумаге формата А5 (например, сопроводительные
письма), и должен быть максимально коротким и точным. В заголовке должно
отражаться краткое содержание документа. Он необходим для эффективного поиска,
регистрации документов без предварительного прочтения всего текста[2].

В одной
строке заголовка печатается не более 28 знаков, а его содержание не должно
превышать более 3-4 строк. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок
должен грамматически согласовываться с названием вида документа, отвечая на
вопросы: о чем, (о ком)? или чего, (кого)? Например:

приказ – о
приеме на работу;

положение – о
бухгалтерии;

протокол –
собрания акционеров;

должностная
инструкция – менеджера по рекламе.

Заголовок к тексту. Этот
реквизит отражает главную идею документа. Цель заголовка — ускорение процесса
обработки документа и прохождения через структурные подразделения к его
реальному исполнителю.

Заголовок является
неотъемлемой частью документа, оформляется на бланке или листе бумаги формата
А4 независимо от его вида и назначения. Он с максимальной полнотой раскрывает
содержание документа. Перенесенный на регистрационную карточку заголовок определяет
рубрику картотеки и тем самым дает возможность находить и использовать документ
в период его пребывания в учреждении.

 

 

Правила
оформления заголовков и подзаголовков

 

При оформлении заголовков и подзаголовков необходимо соблюдать следующие основные правила:

 1. Заголовок
пишут прописными буквами.

2.  Переносы слов в заголовке не разрешаются.

3. Большой заголовок делится по смыслу на
несколько строк.

4.  В конце
заголовка точка не ставится, остальные знаки препинания (многоточие, вопросительный, восклицательный)
сохраняются. Если заголовок состоит из двух
самостоятельных предложений, то в конце
первого предложения точка ставится, а в конце второго — нет. При этом если
заголовок занимает более одной строки, его
желательно разбить на строки таким образом, чтобы точка попадала внутрь строки, а не заканчивала ее.

5.  Односложные
заголовки могут оформляться с использованием
разреженного интервала между символами.

6.  Заголовок
всегда располагается на одной странице с тем текстом,
к которому он относится. Если заголовок располагается в конце страницы, то после него должно быть не менее трех строк
текста. Если же заголовок попадает в начало
страницы, но не на первую строку, то перед ним должно быть не менее четырех
строк предыдущего текста.

7.  Текст от заголовка пишут через два-три интервала.

8.  Подзаголовки
пишут строчными буквами без подчеркивания. Правила
расположения подзаголовков те же, что и заголовков. Расстояние между
подзаголовком и заголовком, как правило, составляет
два интервала.

9. Заголовки и подзаголовки в текстовых работах обычно
располагают одним из двух способов:

•
центрованным (посередине текста);

• флаговым (от левого края)[3].

Заголовок к тексту составля­ется
исполнителем документа во всех случаях, когда документ оформлен на бумаге
формата А4. Если документ подготовлен на формате А5, реквизит можно опустить.
Заголовок к тексту — реквизит, выражающий в краткой форме основное содержание
документа. Заголовок позволяет быстро определить степень ин­формативности
документа, его важность или срочность, помога­ет ориентироваться в содержании
документа при его получении, рассмотрении. Заголовок обязательно используется
при регист­рации документов.

Заголовок должен быть кратким и
точно передавать смысл текста, он должен быть грамматически согласован с
названием вида документа. Например:

Приказ (о чем?) о создании
структурного подразделения

Протокол (чего?) заседания
ученого совета

Письмо (о чем?) о заключении
договора

Должностная
инструкция (кого?) секретаря

Акт (о чем?) о выделении к
уничтожению документов

Место для размещения заголовка
на документе обычно от­мечается уголками при изготовлении бланка. Заголовок
распо­лагают слева над текстом документа, отступив от надписей бланка 2-3
межстрочных интервала. Заголовок печатают через один интервал. Точку в конце
заголовка не ставят.

Заголовок к
тексту оформляется под реквизитами бланка. Заголовок к тексту может занимать
4-5 строк по 28-30 знаков в строке. В проектах законодательных, иных
нормативных правовых актов заголовок к тексту оформляется по ширине страницы
над текстом центрованным способом.

 

2. ПРИЛОЖЕНИЯ К ТЕКСТУ,
ТРЕБОВАНИЯ К ИХ ОФОРМЛЕНИЮ

 

2.1. Основные требования к оформлению приложений

 

Материал, дополняющий текст
документа, допускается помещать в приложениях. Приложениями могут быть,
например, графический материал, таблицы большого формата, расчеты, описания
аппаратуры и приборов, описания алгоритмов и программ задач, решаемых на ЭВМ и
т.д.

Приложение оформляют как
продолжение данного документа на последующих его листах или выпускают в виде
самостоятельного документа.

Приложения могут быть
обязательными и информационными.

Информационные приложения могут
быть рекомендуемого или справочного характера.

В тексте документа на все
приложения должны быть даны ссылки. Степень обязательности приложений при
ссылках не указывается. Приложения располагают в порядке ссылок на них в тексте
документа, за исключением информационного приложения «Библиография»,
которое располагают последним.

Каждое приложение следует
начинать с новой страницы с указанием наверху посередине страницы слова
«Приложение» и его обозначения, а под ним в скобках для обязательного
приложения пишут слово «обязательное», а для информационного —
«рекомендуемое» или «справочное».

Приложение должно иметь
заголовок, который записывают симметрично относительно текста с прописной буквы
отдельной строкой.

Приложения обозначают
заглавными буквами русского алфавита, начиная с А, за исключением букв Ё, 3, Й,
О, Ч, Ь, Ы, Ъ. После слова «Приложение» следует буква, обозначающая
его последовательность.

Допускается обозначение
приложений буквами латинского алфавита, за исключением букв I и О.

В случае полного использования
букв русского и латинского алфавитов допускается обозначать приложения
арабскими цифрами.

Если в документе одно
приложение, оно обозначается «Приложение А».

Текст каждого приложения, при
необходимости, может быть разделен на разделы, подразделы, пункты, подпункты,
которые нумеруют в пределах каждого приложения. Перед номером ставится
обозначение этого приложения.

Приложения должны иметь общую с
остальной частью документа сквозную нумерацию страниц.

Все приложения должны быть
перечислены в содержании документа (при наличии) с указанием их номеров и
заголовков.

Приложения, выпускаемые в виде
самостоятельного документа, оформляют по общим правилам — первый лист с
основной надписью по форме 2, последующие листы — по форме 2а по ГОСТ 2.104,
ГОСТ 21.1101[4].

При необходимости такое
приложение может иметь «Содержание».

Приложениям или книгам,
выпущенным в виде самостоятельного документа, обозначение присваивают как части
документа с указанием в коде документа ее порядкового номера. Если приложение
или книга имеют титульный лист, то на нем под наименованием документа указывают
слово «Приложение» и его обозначение в случае двух и более
приложений, например «Приложение Б» или «Книга» и ее
порядковый номер, например «Книга 6».

Допускается в качестве
приложения к документу использовать другие самостоятельно выпущенные конструкторские
документы (габаритные чертежи, схемы и др.).

Документ, включая документ, к
которому выпускаются приложения, комплектуют в альбом с составлением к нему
описи альбома. Описи присваивают обозначение изделия, для которого разработан
основной документ, и код ОП.

Опись составляют по форме 4 и
4а ГОСТ 2.106.
Первым в нее записывают документ, для которого в качестве приложения применены
другие конструкторские документы. Далее документы записывают в порядке их
комплектования в альбом. При необходимости к альбому документов составляют
титульный лист.

Отдельные
служебные документы имеют приложения. Такими приложениями могут стать любые
документы, направляемые с сопроводительным письмом, поясняющим причину их
отправки. К нормативным или распорядительным документам в качестве приложения
даются документы, которые ими или утверждены или вводятся в действие. Например,
инструкции, правила, штатные расписания и т.д. Как приложения могут посылаться
документы, дополняющие или поясняющие содержание основного документа, например
таблицы, справки и т.д[5].

Порядок
оформления приложений описан в ГОСТ Р 6.30-97. Если приложения упомянуты в
тексте документа, то отметка об их наличии оформляется по форме:

Приложение;
на 2 л. в
3 экз.

Слово
«Приложение» пишется с заглавной буквы прямо от поля всегда в
единственном числе, после него ставится двоеточие и указывается количество
листов и экземпляров.

Если
приложения в тексте не названы, их наименование дается в отметке о приложениях
с указанием количества листов и экземпляров в каждом приложении. При наличии
нескольких приложений их нумеруют. Например;

Приложение:
1   Инструкция по делопроизводству на 12 л. в 3 экз.

2 Отзыв
на проект инструкции на 2 л.
в 1 экз.

Между
названиями приложений делается 1.5-2 межстрочных интервала, а если название
приложения занимает несколько строк, то оно печатается через один межстрочный
интервал.

Если к
документу прилагается другой документ, который также имеет приложения, то
отметку о наличии приложения оформляют по форме:

Приложение:
письмо Минздрава РФ от 13.11.11 № 01-17/785 и приложение к нему, всего на 12 л.

Если
при направлении документа в несколько адресов приложение направляется не всем
адресатам, то в отметке о наличии приложений указывается, в какой адрес
приложения посылаются, например:

Приложение:
на 5 л. в
1 экз. в первый адрес.

Если
приложение сброшюровано, то количество листов не указывается, например:
Приложение: Типовая инструкция по делопроизводству в министерствах и ведомствах
Российской Федерации в 3 экз.

Сами
документы — приложения к распорядительным документам имеют в правом верхнем
углу первого листа отметку с указанием, приложением к какому документу они
являются.

 

Правила оформления приложений

 

При оформлении приложений следует
соблюдать следующие ­несложные правила:

Приложения всегда оформляются на стандартных
листах бумаги, а не на бланках документов.Так как
приложения отдельно не регистрируются, на них не должны
оформляться реквизиты «Дата документа» и «Регистрационный номер
документа». Ведь дату и регистрационный номер документа, к которым
относится приложение, можно посмотреть в верхнем правом углу
на первой странице приложения в надписи «Приложение…» или
в реквизите «Гриф утверждения документа». Там же можно узнать
об авторе приложения. Именно поэтому на приложении
не оформляется реквизит «Наименование организации».Заголовок
к тексту приложения печатается центрованным способом, в конце
заголовка точка не ставится. Наименование вида приложения (первое слово
заголовка приложения) выделяется прописными буквами и может быть
напечатано в разрядку (П О Л О Ж Е Н И Е, П Е
Р Е Ч Е Н Ь, С П И С О К и т.д.).
Межстрочный интервал между первой строкой заголовка и последующими
строками может быть увеличен на 6 пт. Заголовок приложения располагается
под надписью «Приложение…» или реквизитом «Гриф утверждения документа»
и отделяется от них двумя — четырьмя межстрочными интервалами.Размеры
полей, шрифты и межстрочные интервалы при печатании приложений идентичны
размерам, применяемым при печатании текстов документов.Листы
приложения нумеруются самостоятельно, начиная со второго листа. Номера
страниц проставляют посередине верхнего поля листа. При этом номер пишется
арабскими цифрами без знаков препинания (точки), без указания слова «страница»,
его сокращенных вариантов «стр.» или «с.» и знаков тире.Организационно-правовые
документы — инструкции, правила, положения, регламенты, утверждаемые
распорядительными документами и являющиеся приложениями к ним, —
в обязательном порядке должны быть подписаны руководителем структурного
подразделения, разработавшим данное приложение. Другие приложения при
необходимости также могут быть подписаны уполномоченным на это должностным
лицом. Если приложение не подписывается, то целесообразно его
заканчивать горизонтальной чертой, расположенной по центру текста
на расстоянии примерно 3 межстрочных интервалов. Длина черты должна
составлять несколько сантиметров. Этот нехитрый прием застрахует
от добавления какого-либо текста в конец приложения после подписания
основного документа[6]. 

В тексте ГОСТа Р 6.30–2003 говорится о том, что реквизит «Отметка о наличии приложения» может оформляться в письмах.
То есть если письмо содержит какое-либо приложение,
то данный реквизит должен оформляться в обязательном порядке. При
этом в сопроводительных письмах, основным назначением которых является
отправка документов, не имеющих адресной части, ­реквизит ­«Отметка о наличии ­приложения» должен оформляться всегда. Также реквизит «Отметка о наличия приложения», при
необходимости, может присутствовать в следующих видах информационно-справочных
документов: справках,
докладных записках, объяснительных записках, служебных записках.

Но существуют виды организационно-распорядительных документов,
в которых реквизит «Отметка о наличии приложения»
не оформляется, т.к. информация о приложениях указывается
непосредственно в тексте. Об этом говорится в Методических
рекомендациях по внедрению ГОСТа Р 6.30–2003 и в Типовой
инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной
власти. К таким документам, например, относится протокол.

Реквизит «Отметка о наличии приложения» не оформляется
и в распорядительных документах:
приказах, распоряжениях, указаниях, ­постановлениях и решениях.

Обычно, если к распорядительному документу имеются
приложения справочного или аналитического характера (графики, схемы, таблицы,
списки), то в тексте в соответствующих пунктах распорядительной части
даются ссылки: «(приложение 1)», «(приложение 2)» или «согласно приложению 1»,
«согласно приложению 2». Если приложением к распорядительному документу
является утверждаемый документ (положение, правила, инструкция и т.п.),
в соответствующем пункте распорядительной части делается отметка:
«(прилагается)».

Рассмотрим случаи, когда надпись «Приложение» с указанием ­документа, его даты
и регистрационного номера не следует проставлять.

Во-первых, она нецелесообразна в том случае, когда
вы отправляете какой-либо самостоятельный
документ, не имеющий адресной части, вместе с сопроводительным
письмом.

Однако если отправляется не сопроводительное
письмо, а, например, письмо-извещение или письмо-приглашение и приложение
включает дополнительные материалы, которые были специально подготовлены для
этого письма, то тогда на приложении должна проставляться
вышеуказанная надпись.

Во-вторых, не стоит делать надпись «Приложение» на документе,
который утверждается распорядительным документом. Именно при оформлении таких приложений
чаще всего делают ошибки.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

 

Основные выводы:

Заголовок
необходим для всех видов документов. Он может отсутствовать лишь на кратких
документах, выполненных на бумаге формата А5 (например, сопроводительные
письма), и должен быть максимально коротким и точным. В заголовке должно
отражаться краткое содержание документа. Он необходим для эффективного поиска,
регистрации документов без предварительного прочтения всего текста.

При оформлении заголовков и подзаголовков необходимо соблюдать следующие основные правила:

 1. Заголовок
пишут прописными буквами.

2.  Переносы слов в заголовке не разрешаются.

3. Большой заголовок делится по смыслу на
несколько строк.

4.  В конце
заголовка точка не ставится, остальные знаки препинания (многоточие, вопросительный, восклицательный)
сохраняются.

5.  Односложные
заголовки могут оформляться с использованием
разреженного интервала между символами.

6.  Заголовок всегда располагается на одной странице с тем
текстом, к которому он относится.

7.  Текст от заголовка пишут через два-три интервала.

8.  Подзаголовки
пишут строчными буквами без подчеркивания. 

9. Заголовки и подзаголовки в текстовых работах обычно
располагают одним из двух способов: центрованным
(посередине текста); флаговым (от левого края).

Приложение оформляют как
продолжение данного документа на последующих его листах или выпускают в виде
самостоятельного документа.

Приложения могут быть
обязательными и информационными.

При оформлении приложений следует
соблюдать следующие ­несложные правила:

Приложения всегда оформляются на стандартных
листах бумаги, а не на бланках документов.Так как приложения отдельно
не регистрируются, на них не должны оформляться реквизиты «Дата
документа» и «Регистрационный номер документа». Заголовок к тексту приложения печатается
центрованным способом, в конце заголовка точка не ставится. Размеры полей, шрифты и межстрочные
интервалы при печатании приложений идентичны размерам, применяемым при
печатании текстов документов.Листы приложения нумеруются самостоятельно,
начиная со второго листа. Организационно-правовые документы —
инструкции, правила, положения, регламенты, утверждаемые распорядительными
документами и являющиеся приложениями к ним, —
в обязательном порядке должны быть подписаны руководителем структурного
подразделения, разработавшим данное приложение.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ
ЛИТЕРАТУРЫ

 

ГОСТ 6.30-2003 УСД.
Унифицированная система организационно-распорядительной документации.
Требования к оформлению документов. – М.: ГОССАНДАРТ РОССИИ, 2011. С.87.Андреева В.И. Делопроизводство в кадровой
службе: Практическое пособие с образцами документов. – М.: Бизнес-школа,2010.
С.93.Захаркина О. И., Гусятникова Д. Е., Шитова М. А.
«Кадровая служба предприятия. Делопроизводство, документооборот и нормативная
база» /Изд. Омега-Л, 2009 г.  С. 260.Делопроизводство.
Документационное и оргтехническое обеспечение управления: учеб. пособие / В.В. Паневчик,
В.В. Акулич, С.В. Некраха / под ред. В.В. Паневчик. – Минск: БГЭУ, 2008. С.
318.Делопроизводство (организация и технология
документационного обеспечения управления). Учебник для ВУЗов / под ред. Т.В.
Кузнецовой – .:

ЮНИТИ – ДАНА, 2010. С. 67.

Кирсанова М.В., Аксенов Ю.М.
Курс делопроизводства: Документационное обеспечение управления: Учебное
пособие. – 6-е изд., испр. и доп. – М.:ИНФРА-М, 2010. С. 261.Рогожин М.Ю. «Документы
кадровой службы предприятия» / Изд. ГРОСС МЕДИА, РОСБУХ, 2010г. С. 281.Непогода А.В., Семченко П.А.
Делопроизводство организации: подготовка, оформление и ведение документации.
М.: Омега-Л, 2009. С. 187.Организационно-распорядительные документы:
метод. указания / Краснояр. гос. торг.-экон. ин-т; сост. Г.Б. Блау. – Красноярск,
2008. С.56.Стенюков
М.В. Документы. Делопроизводство: Практ. пособие по документационному
обеспечению. 4-е изд., доп. и перераб. — М.: ПРИОР, 2009. С. 17.

 

 

[1]
Андреева
В.И. Делопроизводство в кадровой службе: Практическое пособие с образцами
документов. – М.: Бизнес-школа,2010. С.93.

 

[2] Кирсанова
М.В., Аксенов Ю.М. Курс делопроизводства: Документационное обеспечение
управления: Учебное пособие. – 6-е изд., испр. и доп. – М.:ИНФРА-М, 2010. С.
261.

 

[3]
Андреева
В.И. Делопроизводство в кадровой службе: Практическое пособие с образцами
документов. – М.: Бизнес-школа,2010. С.93.

 

[4]
ГОСТ 6.30-2003 УСД. Унифицированная система организационно-распорядительной
документации. Требования к оформлению документов. – М.: ГОССАНДАРТ РОССИИ,
2011. С.87.

 

[5] Кирсанова
М.В., Аксенов Ю.М. Курс делопроизводства: Документационное обеспечение
управления: Учебное пособие. – 6-е изд., испр. и доп. – М.:ИНФРА-М, 2010. С.
261.

 

[6]
Андреева
В.И. Делопроизводство в кадровой службе: Практическое пособие с образцами
документов. – М.: Бизнес-школа,2010. С.93.

 

ПРИЛОЖЕНИЯ К ТЕКСТУ, ТРЕБОВАНИЯ К ИХ ОФОРМЛЕНИЮ….9Основные требования к оформлению приложений………………………9Правила оформления приложений………………………………………12