Достаточно ли внимания вы уделяете созданию и оформлению реквизита 17 «Заголовок к тексту»? Небрежно относиться к нему нельзя: именно в этой фразе сформулировано краткое содержание документа. Заголовок к
тексту – это ключ к правильному включению документа в делопроизводственную систему организации и, следовательно, к его корректному использованию и правильному хранению. В статье рассмотрим, что такое заголовок к тексту, зачем он нужен и каким образом следует его оформлять.
ЧТО ТАКОЕ ЗАГОЛОВОК К ТЕКСТУ И ЗАЧЕМ ОН НУЖЕН?
Реквизит 17 «Заголовок к тексту» – это один из 30 реквизитов, которые включены в ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» (далее – ГОСТ Р 7.0.97-2016). Правила оформления этого реквизита описаны в п. 5.17 ГОСТ Р 7.0.97-2016. Кроме этого, отдельные особенности оформления разъяснены в п. 4.17 Методических рекомендаций по применению ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» (далее – Методические рекомендации по применению ГОСТ Р 7.0.97-2016).
Заголовок к тексту облегчает и упрощает обработку документа. Если этот реквизит оформлен верно, вы получите общую информацию о содержании всего документа, что поможет правильно заполнить поле регистрационно-учетной формы в системе электронного документооборота, направить документ в соответствующее структурное подразделение или конкретному исполнителю. Благодаря этому не будет проблем с контролем исполнения документов, их отправкой, а процессы информационно-справочной работы, поиска будут проходить без инцидентов.
Рассмотрим случай из практики. Вы работаете секретарем в организации металлургической отрасли: информация о стали и сплавах всегда есть практически в каждом документе. А теперь представьте, что вы получаете письмо с общим заголовком тексту «О стали и сплавах» или письмо, на котором вообще не оформлен этот реквизит. В какое структурное подразделение направить это письмо? Попробуй угадай! Придется читать весь документ. И даже это не гарантирует, что вы правильно определите получателя.
Пренебрегать реквизитом 17 «Заголовок к тексту» опасно. Иногда этот, казалось бы, «пустяк» может стать причиной задержки распорядительного поручения или ответа, в результате чего сорвется важная сделка, произойдет простой на ремонтном объекте или организация не поучаствует в важном мероприятии. К слову: советую секретарям, особенно тем, кто недавно устроился в узкоспециализированную организацию, составить шпаргалку, которая поможет сходу определить, в какое структурное подразделение следует направлять документ (Таблица 1). Со временем вы запомните, как именно оформляют заголовки к тексту документов отдельные организации или адресанты.
Правильно составленный и внесенный заголовок к тексту документа обеспечивает быстрый и качественный поиск документа в электронных реестрах и бумажных журналах регистрации документов. Если вы отвечаете за делопроизводство только в структурном подразделении, можно регистрировать даже служебные записки, которые ваш отдел направляет в другие структурные подразделения или руководителю организации. Не ленитесь прописывать его в соответствующие поля и графы. Возможно, что буквально завтра или через пару часов это сослужит вам хорошую службу: сэкономит ваше бесценное время, нервы и силы, а также станет доказательством вашего профессионализма, что, безусловно, выгодно выделит вас в глазах коллектива и руководителя.
Материал публикуется частично. Полностью его можно прочитать в журнале «Секретарь-референт» № 10, 2020.
Заголовок
официального документа — реквизит
документа, кратко излагающий его
содержание.1
Заголовок
к тексту (реквизит
18) включает в себя краткое содержание
документа. Заголовок должен быть
согласован с наименованием вида
документа.2
Заголовок
может отвечать на вопросы:
о
чем (о ком)?,
например:
Приказ
о создании аттестационной комиссии;
чего
(кого)?,
например:
Должностная
инструкция ведущего эксперта.3
Наличие
заголовка значительно облегчает
обработку документа, т.к. не читая всего
текста можно получить представление о
содержании и направить документ на
исполнение.4
Заголовок
расмещается над текстом под основными
реквизитами бланка. Заголовок печатается
без кавычек и не подчеркивается.5
Заголовок
составляется исполнителем, готовящим
проект документа, к любому документу
формата А4, кроме извещений, телефонограмм,
телеграмм.6
К
тексту документов, оформленных на
бланках формата А5, заголовок допускается
не указывать.7
Бланк
документа при необходимости может
включать ограничительные отметки для
верхних границ зон расположения реквизита
«Заголовок к тексту».8
Рис.
1.
Пример оформления заголовка
письма
__________
1
ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное
дело. Термины и определения. – Введ.
1999-01-01. – М.: Госстандарт России: Изд-во
стандартов, 1998. – Пункт 55.
2
ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы
документации. Унифицированная система
организационно-распорядительной
документации. Требования к оформлению
документов. – Введ. 2003-07-01. – М.: Госстандарт
России: Изд-во стандартов, 2003. – Пункт
3.18.
3 Там же. – Пункт 3.18.
4
Кузнецов С.Л. Современные технологии
документационного обеспечения управления:
учебное пособие для вузов / Под ред.
проф. Т.В. Кузнецовой. – М.: Издательский
дом МЭИ, 2010. – 232 с.
5 Там же.
6
Там же.
7 ГОСТ Р 6.30-2003. – Пункт
3.18.
8 Там же. – Пункт 4.7.
Реквизит
19 – отметка о контроле
Отметка
о контроле
Отметка
о контроле – реквизит
документа, свидетельствующий о постановке
документа на контроль.
Отметку
о контроле (реквизит
19) за исполнением документа обозначают
буквой «К», словом или штампом
«Контроль».1
Отметка
о контроле обозначает, что документ
поставлен на контроль. Контролю подлежат
все зарегистрированные документы,
требующие исполнения.
Рис.
1.
Пример оформления реквизита «Отметка
о контроле»
__________
1
ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы
документации. Унифицированная система
организационно-распорядительной
документации. Требования к оформлению
документов. – Введ. 2003-07-01. – М.: Госстандарт
России: Изд-во стандартов, 2003. – Пункт
3.19.
Реквизит
20 – текст документа
Текст
официального документа –
информация, зафиксированная любым типом
письма или любой системой звукозаписи,
заключающая в себе всю или основную
часть речевой информации документа.1
Текст
документа составляют на государственном
языке Российской Федерации или на
государственных языках субъектов
Российской Федерации в соответствии с
законодательством Российской Федерации
и субъектов Российской Федерации.2
Официальная
переписка и иные формы официальных
взаимоотношений между государственными
органами, организациями, предприятиями,
учреждениями субъектов Российской
Федерации с адресатами в Российской
Федерации ведутся на государственном
языке Российской Федерации – русском
языке.3
Документы
должны быть написаны деловым стилем,
который обладает совокупностью признаков,
характеризующих его с точки зрения
отбора лексических средств языка,
построения словосочетаний, предложений
и текстов в целом. К основным стилевым
чертам деловой речи относятся: нейтральный
тон изложения; точность и ясность
изложения; лаконичность и краткость
текста. 4
Широкое
распространение в официальных документах
получило применение сокращенных слов
и словосочетаний, что уменьшает объемы
документов и ускоряет восприятие
информации. Сокращения должны быть
понятны адресату, поэтому в текстах
документов используются общепринятые
сокращения. При первом употреблении
сокращения в тексте в скобках может
быть дана его расшифровка. Это же
относится и к употреблению в текстах
документов профессиональных терминов.
5
Тексты
документов оформляют в виде анкеты,
таблицы, связного текста или в виде
соединения этих структур.6
При
составлении текста в виде анкеты
наименования признаков характеризуемого
объекта должны быть выражены именем
существительным в именительном падеже
(«фамилия», «возраст», «место
рождения») или словосочетанием с
глаголом второго лица множественного
числа настоящего или прошедшего времени
(«имеете», «владеете» или
«были», «находились» и т.д.).
Характеристики, выраженные словесно,
должны быть согласованы с наименованиями
признаков.7
При
составлении таблицы ее графы и строки
должны иметь заголовки, выраженные
именем существительным в именительном
падеже. Подзаголовки граф и строк должны
быть согласованы с заголовками. 8
Заголовки
граф пишутся с прописных букв, а
подзаголовки — со строчных, если они
составляют одно целое с заголовком,
т.е. поясняют его. Если подзаголовок
имеет самостоятельное значение, то он
пишется с прописной буквы. Точки в
заголовках и подзаголовках граф не
проставляются.9
В
заголовках и подзаголовках строк и граф
таблицы употребляются только общепринятые
условные обозначения.10
Если
таблицу печатают более чем на одной
странице, графы таблицы должны быть
пронумерованы и на следующих страницах
должны быть напечатаны только номера
этих граф.11
Связный
текст, как правило, состоит из двух
частей. В первой части указывают причины,
основания, цели составления документа,
во второй (заключительной) — решения,
выводы, просьбы, предложения, рекомендации.
Текст может содержать одну заключительную
часть (например, приказы — распорядительную
часть без констатирующей; письма,
заявления — просьбу без пояснения).12
В
тексте документа, подготовленного на
основании документов других организаций
или ранее изданных документов, указывают
их реквизиты: наименование документа,
наименование организации — автора
документа, дату документа, регистрационный
номер документа, заголовок к тексту,13
при этом дата оформляется словесно-цифровым
способом.
Например:
В
соответствии с постановлением
Правительства Российской Федерации от
15 апреля 2005 г. № 221 «Об утверждении
Правил оказания услуг почтовой связи».
Для
лучшего восприятия документа его текст
делится на абзацы – простейшие компоненты
текста, состоящие из одного или нескольких
предложений и характеризующиеся
единством и относительной законченностью
содержания. Каждый абзац печатают,
отступив пять печатных знаков от границы
левого поля. 14
Если
текст содержит несколько решений,
выводов и т.д., то его можно разбивать
на разделы, подразделы, пункты, которые
нумеруют арабскими цифрами.15
Рис.
1.
Пример оформления ссылки на
документ-основание
и нумерации
пунктов
В
документах (приказ, распоряжение и т.д.)
организаций, действующих на принципах
единоначалия, а также документах,
адресованных руководству организации,
текст излагают от первого лица
единственного числа («приказываю»,
«предлагаю», «прошу»).16
В
документах коллегиальных органов текст
излагают от третьего лица единственного
числа («постановляет», «решил»).17
В
совместных документах текст излагают
от первого лица множественного числа
(«приказываем», «решили»).18
Текст
протокола излагают от третьего лица
множественного числа («слушали»,
«выступили», «постановили»,
«решили»).19
В
документах, устанавливающих права и
обязанности организаций, их структурных
подразделений (положение, инструкция),
а также содержащих описание, оценку
фактов или выводы (акт, справка), используют
форму изложения текста от третьего лица
единственного или множественного числа
(«отдел осуществляет функции», «в
состав объединения входят», «комиссия
установила»).20
В
письмах используют следующие формы
изложения:
-
от
первого лица множественного числа
(«просим направить», «направляем
на рассмотрение»); -
от
первого лица единственного числа
(«считаю необходимым», «прошу
выделить»); -
от
третьего лица единственного числа
(«министерство не возражает»,
ВНИИДАД считает возможным»).21
В
деловой переписке принята форма изложения
текста от первого лица множественного
числа (просим, сообщаем, направляем,
напоминаем, высылаем и т.д.), так как
должностное лицо, подписавшее письмо,
выступает от имени организации.22
Изложение
текста письма от первого лица единственного
числа (прошу, предлагаю, направляю и
т.д.) возможно в двух случаях:
-
письмо
оформляется на должностном бланке; -
письмо
носит конфиденциальный характер или
содержит персональное обращение к
адресату.23
При
подготовке документов рекомендуется
применять текстовый редактор Word for
Windows версии 6.0 и выше с использованием
шрифтов Times New Roman Cyr размером № 12-15, Times
DL размером 12-14 через один-два интервала.
При использовании таблиц могут
использоваться шрифты меньших размеров.24
Шрифты,
межстрочные интервалы и другие элементы
печатания устанавливаются в каждом
конкретном случае автором документа в
зависимости от характера документа и
назначения.25
__________
1
ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное
дело. Термины и определения. – Введ.
1999-01-01. – М.: Госстандарт России: Изд-во
стандартов, 1998. – Пункт 58.
2
ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы
документации. Унифицированная система
организационно-распорядительной
документации. Требования к оформлению
документов. – Введ. 2003-07-01. – М.: Госстандарт
России: Изд-во стандартов, 2003. – Пункт
3.20 .
3
Федеральный закон от 25 октября 1991 г. №
1807-1 «О языках народов Российской
Федерации» [по состоянию на 11 декабря
2002 г.] – Статья 17.
4
Организационно-распорядительная
документация. Требования к оформлению
документов: Методические рекомендации
по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003. / Росархив;
ВНИИДАД; Сост.: М.Л. Гавлин, А.С. Красавин,
Л.В. Кузнецов и др.; Общ. ред. М.В. Ларин,
А.Н. Сокова. – М., 2003. – 90 с.
5
Кузнецов С.Л. Современные технологии
документационного обеспечения управления:
учебное пособие для вузов / Под ред.
проф. Т.В. Кузнецовой. – М.: Издательский
дом МЭИ, 2010. – 232 с.
6
ГОСТ Р 6.30-2003. – Пункт 3.20 .
7
Там же. – Пункт 3.20.
8
Там же. – Пункт 3.20.
9
Организационно-распорядительная
документация. Требования к оформлению
документов: Методические рекомендации
по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003. / Росархив;
ВНИИДАД; Сост.: М.Л. Гавлин, А.С. Красавин,
Л.В. Кузнецов и др.; Общ. ред. М.В. Ларин,
А.Н. Сокова. – М., 2003. – 90 с.
10
Там же.
11
ГОСТ Р 6.30-2003. – Пункт 3.20.
12
Там же. – Пункт 3.20.
13
Там же. – Пункт 3.20.
14
Кузнецов С.Л. Современные технологии
документационного обеспечения управления:
учебное пособие для вузов / Под ред.
проф. Т.В. Кузнецовой. – М.: Издательский
дом МЭИ, 2010. – 232 с.
15
ГОСТ Р 6.30-2003. – Пункт 3.20.
16-21
Там же. – Пункт 3.20.
22
Организационно-распорядительная
документация. Требования к оформлению
документов: Методические рекомендации
по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003. / Росархив;
ВНИИДАД; Сост.: М.Л. Гавлин, А.С. Красавин,
Л.В. Кузнецов и др.; Общ. ред. М.В. Ларин,
А.Н. Сокова. – М., 2003. – 90 с.
23-25
Там же.
Реквизит
21 – отметка о наличии приложения
Отметка
о наличии приложения –
реквизит
документа, содержащий сведения о
документах, дополняющих основной
документ.
Отметку
о наличии приложения (реквизит
21), названного в тексте письма, оформляют
следующим образом:1
Приложение:
на 5 л. в 2 экз.
Если
письмо имеет приложение, не названное
в тексте, то указывают его наименование,
число листов и число экземпляров; при
наличии нескольких приложений их
нумеруют.2
Например:
|
Приложение: |
1. 2. Правила |
Рис.
1.
Пример оформления реквизита «Отметка
о наличии приложения» в письме
Если
приложения сброшюрованы, то число листов
не указывают.3
Например:
|
Приложение: |
Методические |
Если
к документу прилагают другой документ,
также имеющий приложение, отметку о
наличии приложения оформляют следующим
образом:4
|
Приложение: |
письмо |
Если
приложение направляют не во все указанные
в документе адреса, то отметку о его
наличии оформляют следующим образом:5
Приложение:
на 3 л. в 5 экз. только в первый адрес.
В
приложении к распорядительному документу
(постановлению, приказу, распоряжению,
правилам, инструкции, положению, решению)
на первом его листе в правом верхнем
углу пишут «Приложение №» с указанием
наименования распорядительного
документа, его даты и регистрационного
номера.6
Например:
|
Приложение к приказу ЗАО «Термика» от |
Если
приложение одно, порядковый номер не
указывается.7
Например:
|
Приложение к приказу ЗАО «Термика» от |
Допускается
выражение «ПРИЛОЖЕНИЕ №» печатать
прописными буквами, а также центрировать
это выражение, наименование документа,
его дату и регистрационный номер
относительно самой длинной строки.8
Например:
|
ПРИЛОЖЕНИЕ к приказу ЗАО «Термика» от 05.04.2009 № 25 |
Реквизит
«Отметка о наличии приложения»
оформляют от поля без абзацного отступа.
Если наименование приложения занимает
несколько строк, оно печатается через
один межстрочный интервал. При наличии
нескольких приложений наименования
приложений отделяются друг от друга
1,5-2 межстрочными интервалами.9
__________
1
ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы
документации. Унифицированная система
организационно-распорядительной
документации. Требования к оформлению
документов. – Введ. 2003-07-01. – М.: Госстандарт
России: Изд-во стандартов, 2003. – Пункт
3.21.
2-6
Там же. – Пункт 3.21.
7
Организационно-распорядительная
документация. Требования к оформлению
документов: Методические рекомендации
по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003. / Росархив;
ВНИИДАД; Сост.: М.Л. Гавлин, А.С. Красавин,
Л.В. Кузнецов и др.; Общ. ред. М.В. Ларин,
А.Н. Сокова. – М., 2003. – 90 с.
8
ГОСТ Р 6.30-2003. – Пункт 3.21.
9
Кузнецов С.Л. Современные технологии
документационного обеспечения управления:
учебное пособие для вузов / Под ред.
проф. Т.В. Кузнецовой. – М.: Издательский
дом МЭИ, 2010. – 232 с.
Реквизит
22 – подпись
Подпись
–
реквизит
документа, представляющий собой
собственноручную роспись полномочного
должностного лица.1
В
состав реквизита
«Подпись» (реквизит
22) входят: наименование должности лица,
подписавшего документ (полное, если
документ оформлен не на бланке документа,
и сокращенное — на документе, оформленном
на бланке); личная подпись; расшифровка
подписи (инициалы, фамилия). 2
Например:
|
Генеральный ЗАО «Термика» |
|
А.Г. |
или
на бланке:
|
Генеральный |
А.Г. |
Рис.
1.
Пример оформления реквизита
«Подпись» в письме
Не
допускается подписывать документы с
предлогом «За» или проставлением
косой черты перед наименованием
должности. Если должностное лицо, подпись
которого оформлена на проекте документа,
отсутствует, документ подписывает
заместитель руководителя, имеющий право
подписывать документы за руководителя,
или иное должностное лицо, имеющее право
подписи. При этом указывается фактическая
должность лица, подписавшего документ,
и его фамилия.3
При
подписании документа лицом, в соответствии
с приказом исполняющим обязанности
временно отсутствующего руководителя
(отпуск, болезнь, командировка), подпись
оформляется следующим образом:4
|
И.о. |
Личная |
Т.П. |
или:
|
Исполняющий генерального директора |
Личная |
Т.П. |
Допускается
в реквизите «Подпись» центрировать
наименование должности лица, подписавшего
документ, относительно самой длинной
строки. 5
Инициалы
и фамилия в реквизите «Подпись»
печатаются с пробелом на уровне последней
строки наименования должности. 6
Например:
|
Генеральный ЗАО «Термика» |
А.Г. |
При
оформлении документа на бланке
должностного лица должность этого лица
в подписи не указывают. 7
Рис.
2.
Пример оформления реквизита
«Подпись» на бланке должностного
лица
При
подписании документа несколькими
должностными лицами их подписи располагают
одну под другой в последовательности,
соответствующей занимаемой должности.8
Например:
|
Генеральный |
А.Г. |
|
|
Главный |
|
Е.О. |
При
подписании документа несколькими лицами
равных должностей их подписи располагают
на одном уровне.9
Например:
|
Технический |
Коммерческий |
|
Личная |
Личная |
Право
подписания документов должностными
лицами организации может быть представлено:
учредительными документами организации
(уставом, учредительным договором,
положением об организации); нормативными
правовыми актами, определяющими порядок
деятельности организации; распорядительными
документами о делегировании полномочий
руководителя организации; доверенностями
на выполнение определенных действий
от имени организации.10
Документы,
исходящие от имени организации,
подписываются руководителем или его
заместителями, документы на бланках
структурных подразделений — руководителями
структурных подразделений или их
заместителями, документы
информационно-справочного характера
(докладные и объяснительные записки,
справки, заявления, отзывы и др.) — их
непосредственными составителями.11
При
подписании совместного документа первый
лист оформляют не на бланке.12
В
документах, составленных комиссией,
указывают не должности лиц, подписывающих
документ, а их обязанности в составе
комиссии в соответствии с распределением.13
Например:
|
Председатель |
Личная |
А.Г. |
|
Члены |
Личная |
Т.П. |
|
Личная |
К.В. |
|
|
Личная |
Е.Н. |
Реквизит
«Подпись» оформляют от поля без
абзацного отступа, при этом оставляя
2-4 межстрочных интервала от реквизита
«Текст» или «Отметка о наличии
приложения». Схема расположения
реквизита «Подпись» приведена на
рисунке 3.
__________
1
ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное
дело. Термины и определения. – Введ.
1999-01-01. – М.: Госстандарт России: Изд-во
стандартов, 1998. – Пункт 50.
2
ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы
документации. Унифицированная система
организационно-распорядительной
документации. Требования к оформлению
документов. – Введ. 2003-07-01. – М.: Госстандарт
России: Изд-во стандартов, 2003. – Пункт
3.22.
3
Методические рекомендации по разработке
инструкций по делопроизводству в
федеральных органах исполнительной
власти, утвержденные приказом Росархива
от 23 декабря 2009 г. № 76. – Приложение №
11.
4
Там же. – Приложение № 11.
5
ГОСТ Р 6.30-2003. – Пункт 3.22.
6
Организационно-распорядительная
документация. Требования к оформлению
документов: Методические рекомендации
по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003. / Росархив;
ВНИИДАД; Сост.: М.Л. Гавлин, А.С. Красавин,
Л.В .Кузнецов и др.; Общ. ред. М.В. Ларин,
А.Н. Сокова. – М., 2003. – 90 с.
7
ГОСТ Р 6.30-2003. – Пункт 3.22.
8
Там же. – Пункт 3.22.
9
Чуковенков А.Ю., Янковая В.Ф. Правила
оформления документов: Комментарий к
ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы
документации. Унифицированная система
организационно-распорядительной
документации. Требования к оформлению
документов». – М.: ТК Велби, Изд-во
Проспект, 2004. – 216 с.
10
Там же.
11
ГОСТ Р 6.30-2003. – Пункт 3.22.
12
Там же. – Пункт 3.22.
13
Там же. – Пункт 3.22.
Реквизит
23 — гриф согласования документа
Гриф
согласования —
реквизит официального документа,
выражающий согласие учреждения или его
органа, не являющегося автором документа,
с его содержанием.1
Гриф
согласования (реквизит
23) документа состоит из слова СОГЛАСОВАНО,
должности лица, с которым согласован
документ (включая наименование
организации), личной подписи, расшифровки
подписи (инициалов, фамилии) и даты
согласования.2
Например:
СОГЛАСОВАНО
коммерческий
директор
ЗАО «Термика»
Личная
подпись
Е.Н. Ярославцева
Дата
Если
согласование осуществляют письмом,
протоколом и др., гриф согласования
оформляют следующим образом:3
СОГЛАСОВАНО
Письмо
ЗАО «Термика»
от 06.04.2009 № 430
или
СОГЛАСОВАНО
Протокол
общего собрания
акционеров ЗАО
«Термика»
от
06.04.2009 № 10
Рис.
1.
Пример оформления реквизита «Гриф
согласования документа»
Схема
расположения реквизита «Гриф
согласования документа» приведена
на рисунке 2.
Рис.
2.
Расположение
реквизита
«Гриф согласования документа»
20
— текст
документа;
21 — отметка
о наличии приложения;
22 — подпись;
23 — гриф
согласования документа;
24 — визы
согласования документа;
25 — оттиск
печати;
26 — отметка
о заверении копии;
27 — отметка
об исполнителе;
28 — отметка
об исполнении документа и направлении
его в дело;
29 — отметка
о поступлении документа в организацию;
30 — идентификатор
электронной копии документа
Гриф
согласования может располагаться на
отдельном листе согласования, в этом
случае в документе перед подписью
делается отметка: Лист согласования
прилагается.4
Лист
согласования может оформляться следующим
образом:5
|
Заполненный
лист согласования подписывается и
датируется руководителем службы ДОУ и
прилагается к проекту документа.6
При
наличии возражений по тексту документа
гриф согласования не подписывается.7
Внешнее
согласование в зависимости от содержания
документа должно осуществляться в
следующей очередности:
-
с
подчиненными и неподчиненными
организациями, когда последние выступают
обязательной стороной в правоотношениях,
возникающих вследствие издания правового
акта, или когда содержание документа
затрагивает их непосредственные
интересы; -
с
научными организациями, занимающимися
исследованиями в той области, к которой
имеет отношение содержание документа; -
с
органами, осуществляющими государственный
надведомственный контроль (надзор) в
определенной области.8
Внешнее
согласование может быть оформлено
грифом согласования, справкой о
согласовании, листом согласования или
представлением протокола обсуждения
проекта документа на заседании
коллегиального органа.9
__________
1
ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное
дело. Термины и определения. – Введ.
1999-01-01. – М.: Госстандарт России: Изд-во
стандартов, 1998. – Пункт 52.
2
ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы
документации. Унифицированная система
организационно-распорядительной
документации. Требования к оформлению
документов. – Введ. 2003-07-01. – М.: Госстандарт
России: Изд-во стандартов, 2003. – Пункт
3.23.
3
Там же. – Пункт 3.23.
4
Организационно-распорядительная
документация. Требования к оформлению
документов: Методические рекомендации
по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003. / Росархив;
ВНИИДАД; Сост.: М.Л. Гавлин, А.С. Красавин,
Л.В. Кузнецов и др.; Общ. ред. М.В. Ларин,
А.Н. Сокова. – М., 2003. – 90 с.
5-7
Там же.
8
Чуковенков А.Ю., Янковая В.Ф. Правила
оформления документов: Комментарий к
ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы
документации. Унифицированная система
организационно-распорядительной
документации. Требования к оформлению
документов». – М.: ТК Велби, Изд-во
Проспект, 2004. – 216 с.
9
Там же.
Оформляем заголовок к тексту документа
В процессе подготовки документа заголовку не всегда придается значение. И напрасно, поскольку «Заголовок к тексту» – важный реквизит, который должен составляться и оформляться по определенным правилам.
Восприятие официального документа зависит от того, как вы его оформляете. Так, заголовок должен точно доносить читателю то, что он увидит в документе. Правильно оформленный и легко читаемый документ отражает ваше уважительное отношение к адресату.
«Заголовок к тексту» – реквизит, в котором кратко излагается содержание документа. Заголовок формулируется составителем документа, должен быть кратким и емким, а также точно передавать смысл текста и грамматически согласовываться с названием документа.
Общие правила составления и оформления заголовка к тексту документа
Основные правила оформления текста документа содержатся в подп. 7.19 п. 7 Государственного стандарта СТБ 6.38-2016 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядителной документации. Требования к оформлению документов», утв. постановлением Госстандарта от 26.10.2016 № 83) (далее – СТБ 6.38-2016). Заголовок к тексту составляется к документам, оформленным на бланках или чистых листах бумаги формата А4. При этом на документах, текст которых не превышает 7 строк, а также оформляемых на бланках или чистых листах бумаги формата А5, заголовок к тексту допускается не указывать.
Инструкция по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утв. постановлением Минюста от 19.01.2009 № 4 (далее – Инструкция по делопроизводству), регламентирует основные требования к рассматриваемому реквизиту.
Реквизит «Заголовок к тексту» печатается от нулевого положения табулятора (п. 84 Инструкции по делопроизводству). Установлены так-
же нормы длины заголовка к тексту. Так, если он превышает 5 строк, допускается увеличивать длину его строк до 120 мм от границы левого поля (шестое положение табулятора), а при оформлении документа на листах формата А4 в альбомной ориентации – с отступом 160 мм от границы левого поля (восьмое положение табулятора).
Заголовок в кавычки не заключается и не подчеркивается, курсивом и полужирным начертанием не выделяется. В конце заголовка точка не ставится.
В заголовке к тексту разрешается употреблять сокращения слов и словосочетаний, используемых в государственных стандартах Республики Беларусь, общегосударственных классификаторах Республики Беларусь, сокращенные наименования организаций и общепринятые сокращения (п. 54 Инструкции по делопроизводству). Например:
<…>
О внесении изменений в Инструкцию
по делопроизводству общества
в связи с внедрением СТБ 6.38-2016
На основании норм Инструкции по делопроизводству и СТБ 6.38-2016 можно сделать вывод, что заголовок к тесту пишется строчными буквами, кроме заглавной буквы «О», если она в названии заголовка присутствует:
- приказ (о чем?) «О внесении изменений в штатное расписание»;
- положение (о чем?) «О службе документационного обеспечения управления»;
- акт (о чем?) «О выделении к уничтожению дел и документов, не подлежащих хранению»;
- протокол (чего?) «заседания экспертной комиссии»;
- должностная инструкция (кому?) «секретарю приемной»;
- акт (чего?) «приема-передачи дел службы ДОУ» и др.
Оформление заголовка к тексту некоторых видов документов
Заголовок к тексту акта
Заголовком к тексту акта является содержание актируемого события (п. 112 Инструкции по делопроизводству).
Заголовок акта должен согласовываться с названием вида документа и формулироваться с помощью отглагольного существительного в предложном («акт – о чем?» – «О выделении к уничтожению дел и документов, не подлежащих хранению») или родительном («акт – чего?» – «приема-передачи дел и документов») падеже. Например:
АКТ
28.06.2021 № 11
г. Минск
О выделении к уничтожению дел и документов, не подлежащих хранению
АКТ
29.06.2021 № 12
г. Минск
приема-передачи дел и документов
Заголовок к тексту протокола
Заголовком к тексту протокола являются название конкретного вида заседания, наименование коллегиального органа (если орган не имеет своего бланка) и вопрос (тема) заседания, если он один (п. 106 Инструкции по делопроизводству). Например:
ПРОТОКОЛ
29.06.2021 № 8
г. Минск
заседания экспертной комиссии
Заголовок к тексту справки
Относительно справок следует отметить, что в их заголовки включается период времени, к которому относятся приводимые в справке сведения. Например:
СПРАВКА
29.06.2021 № 4-12/23
г. Минск
О выполнении мероприятий по сокращению расходов бюджетных средств в 2021 году
Дополнительно отметим, что период времени, к которому относятся приводимые в справке сведения, может также помещаться перед текстом.
В личных справках заголовок допускается не указывать.
Заголовок к тексту приказа
В большинстве приказов заголовок к тексту формулируется при помощи существительного в предложном падеже и отвечает на вопрос «О чем?»: «Об увольнении…», «О предоставлении…», «О премировании…» и т.д. Например:
ПРИКАЗ
29.06.2021 № 34-к
г. Минск
Об увольнении Трушко А.Н.
Заголовок к тексту письма
В письмах заголовок к тексту также в большинстве случаев формулируется при помощи существительного в предложном падеже и отвечает на вопрос «О чем?»: «О направлении на медицинский осмотр» и т.д. В письмах реквизит «Заголовок к тексту» оформляется ниже реквизита «Ссылка на регистрационный индекс и дату входящего документа». Например:
29.06.2021 № 02-03/28
Учреждение здравоохранения
на № ______от _______
«23 городская поликлиника
г. Минска»
О направлении на медицинский осмотр
Все кроется в мелочах. Уделяя внимание заголовкам, вы делаете шаг в сторону понятности и информативности документа для читателя.
СОДЕРЖАНИЕ
Введение…………………………………………………………………………..3
1. ЗАГОЛОВОК К ТЕКСТУ
ДОКУМЕНТА……………………………………4
Характеристика
текста документа…………………………………………4
Правила
оформления заголовков и подзаголовков……………………….7
2. ПРИЛОЖЕНИЯ К ТЕКСТУ, ТРЕБОВАНИЯ К ИХ ОФОРМЛЕНИЮ….9
2.1. Основные требования к оформлению приложений………………………9
2.2. Правила оформления приложений………………………………………12
Заключение………………………………………………………………………16
Список
использованной литературы…………………………………………
18
ВВЕДЕНИЕ
Документационное
обеспечение управления (делопроизводство) – это специфическое направление
деятельности, которое заключается в составлении, оформлении документов, их
обработке и хранению.
Документ
— зафиксированная на материальном
носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. Это же определение дано и в
государственном стандарте на термины и определения «Делопроизводство и
архивное дело».
Текст — главный элемент документа.
В
контрольной работе рассмотрены важный элементы оформления документов –
заголовок к тексту документа, и оформление приложений к тексту. Тема имеет
большое значение, ввиду значимости его роли в делопроизводстве. В работе
уделяется внимание составным частям заголовка, принципам его составления и
характеристике названных элементов; рассмотрены основные требования к
оформлению приложений документа.
Целью
контрольной работы является систематизация, накопление и закрепление знаний о
заголовках документа, приложений к тексту, основных требований к их оформлению.
Задачи
контрольной работы, рассмотреть:
— заголовок
к тексту документа;
— приложения к тексту, требования к их оформлению.
1. ЗАГОЛОВОК К
ТЕКСТУ ДОКУМЕНТА
1.1. Характеристика текста
документа
Текст — главный элемент документа. В любом деловом документе он состоит
из логически выстроенных частей: вступления, доказательства, заключения. Во
вступлении адресат готовится к восприятию темы (указывается повод, приведший к
составлению документа, излагается история вопроса и т. п.). В доказательстве
освещается суть проблемы (доказательства, пояснения, размышления,
сопровождающиеся цифровыми расчетами, ссылками на законодательные акты и другие
материалы). В заключении, которое может быть активным или пассивным,
формулируется цель составления документа: активное заключение точно определяет
действие адресата, цель пассивного — проинформировать о каком-либо факте,
обстоятельстве и т. п.
Текст документа,
состоящий только из заключения, называется простым, а содержащий другие элементы — сложным.
В зависимости от содержания документа
используется прямой или обратный порядок размещения логических элементов. В
первом случае после вступления идет доказательство и заключение. При обратном
порядке — сначала излагается заключение, а потом доказательство. Вступление в
таком документе отсутствует[1].
По способу изложения материала документы делятся
на две категории: с высоким и с низким уровнем стандартизации. Первые
составляются в соответствии с утвержденной формой. Унификация как одно из
направлений рационализации документов воплощается в разработке и применении на
практике типизированных и трафаретных текстов.
Типизация текстов — процесс создания
текста-образца, стереотипа, на основе которого могут строиться документы
аналогичного содержания, отвечающие подобным управленческим ситуациям. При этом
наиболее точно сохраняются основные конструкции и формулировки. Типовые тексты,
как правило, оформляются в виде специальных сборников. Т. е. трафаретные тексты
— дословное воспроизведение постоянной информации группы документов с
пропусками для дальнейшего конкретного заполнения.
По способу изложения документы с низким уровнем
стандартизации принято делить на рассказы, описания, размышления.
В рассказе речь идет о событиях (явлениях,
фактах) в той хронологической последовательности, в которой они происходили в
действительности (автобиография, пояснительная записка, заметка, протокол).
В описании характеризуются явления (предмет,
люди, события) с перечислением признаков, свойств, особенностей
(описание-характеристика, приказ, отчет, постановление).
Размышлением называется вид текста, в котором
логические определения, мысли и умозаключения раскрывают внутреннюю связь
явлений, доказывают определенный тезис. Различают два основных вида
доказательств — дедуктивный, когда мысль развивается от общего к частному, и
индуктивный, в котором мысль направлена от отдельных фактов к общему.
Текст делового документа отвечает следующим
основным требованиям: достоверность и объективность содержания, нейтральность
тона, полнота информации, максимальная краткость, убедительность. Убедительным
является тот документ, который приводит к принятию адресатом предложения или
выполнения просьбы, изложенной в документе. Убедительно составленное письмо
может ускорить принятие управленческого решения, помочь избежать назревшего
конфликта. Текст раскрывает основное содержание документа.
Заголовок
необходим для всех видов документов. Он может отсутствовать лишь на кратких
документах, выполненных на бумаге формата А5 (например, сопроводительные
письма), и должен быть максимально коротким и точным. В заголовке должно
отражаться краткое содержание документа. Он необходим для эффективного поиска,
регистрации документов без предварительного прочтения всего текста[2].
В одной
строке заголовка печатается не более 28 знаков, а его содержание не должно
превышать более 3-4 строк. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок
должен грамматически согласовываться с названием вида документа, отвечая на
вопросы: о чем, (о ком)? или чего, (кого)? Например:
приказ – о
приеме на работу;
положение – о
бухгалтерии;
протокол –
собрания акционеров;
должностная
инструкция – менеджера по рекламе.
Заголовок к тексту. Этот
реквизит отражает главную идею документа. Цель заголовка — ускорение процесса
обработки документа и прохождения через структурные подразделения к его
реальному исполнителю.
Заголовок является
неотъемлемой частью документа, оформляется на бланке или листе бумаги формата
А4 независимо от его вида и назначения. Он с максимальной полнотой раскрывает
содержание документа. Перенесенный на регистрационную карточку заголовок определяет
рубрику картотеки и тем самым дает возможность находить и использовать документ
в период его пребывания в учреждении.
Правила
оформления заголовков и подзаголовков
При оформлении заголовков и подзаголовков необходимо соблюдать следующие основные правила:
1. Заголовок
пишут прописными буквами.
2. Переносы слов в заголовке не разрешаются.
3. Большой заголовок делится по смыслу на
несколько строк.
4. В конце
заголовка точка не ставится, остальные знаки препинания (многоточие, вопросительный, восклицательный)
сохраняются. Если заголовок состоит из двух
самостоятельных предложений, то в конце
первого предложения точка ставится, а в конце второго — нет. При этом если
заголовок занимает более одной строки, его
желательно разбить на строки таким образом, чтобы точка попадала внутрь строки, а не заканчивала ее.
5. Односложные
заголовки могут оформляться с использованием
разреженного интервала между символами.
6. Заголовок
всегда располагается на одной странице с тем текстом,
к которому он относится. Если заголовок располагается в конце страницы, то после него должно быть не менее трех строк
текста. Если же заголовок попадает в начало
страницы, но не на первую строку, то перед ним должно быть не менее четырех
строк предыдущего текста.
7. Текст от заголовка пишут через два-три интервала.
8. Подзаголовки
пишут строчными буквами без подчеркивания. Правила
расположения подзаголовков те же, что и заголовков. Расстояние между
подзаголовком и заголовком, как правило, составляет
два интервала.
9. Заголовки и подзаголовки в текстовых работах обычно
располагают одним из двух способов:
•
центрованным (посередине текста);
• флаговым (от левого края)[3].
Заголовок к тексту составляется
исполнителем документа во всех случаях, когда документ оформлен на бумаге
формата А4. Если документ подготовлен на формате А5, реквизит можно опустить.
Заголовок к тексту — реквизит, выражающий в краткой форме основное содержание
документа. Заголовок позволяет быстро определить степень информативности
документа, его важность или срочность, помогает ориентироваться в содержании
документа при его получении, рассмотрении. Заголовок обязательно используется
при регистрации документов.
Заголовок должен быть кратким и
точно передавать смысл текста, он должен быть грамматически согласован с
названием вида документа. Например:
Приказ (о чем?) о создании
структурного подразделения
Протокол (чего?) заседания
ученого совета
Письмо (о чем?) о заключении
договора
Должностная
инструкция (кого?) секретаря
Акт (о чем?) о выделении к
уничтожению документов
Место для размещения заголовка
на документе обычно отмечается уголками при изготовлении бланка. Заголовок
располагают слева над текстом документа, отступив от надписей бланка 2-3
межстрочных интервала. Заголовок печатают через один интервал. Точку в конце
заголовка не ставят.
Заголовок к
тексту оформляется под реквизитами бланка. Заголовок к тексту может занимать
4-5 строк по 28-30 знаков в строке. В проектах законодательных, иных
нормативных правовых актов заголовок к тексту оформляется по ширине страницы
над текстом центрованным способом.
2. ПРИЛОЖЕНИЯ К ТЕКСТУ,
ТРЕБОВАНИЯ К ИХ ОФОРМЛЕНИЮ
2.1. Основные требования к оформлению приложений
Материал, дополняющий текст
документа, допускается помещать в приложениях. Приложениями могут быть,
например, графический материал, таблицы большого формата, расчеты, описания
аппаратуры и приборов, описания алгоритмов и программ задач, решаемых на ЭВМ и
т.д.
Приложение оформляют как
продолжение данного документа на последующих его листах или выпускают в виде
самостоятельного документа.
Приложения могут быть
обязательными и информационными.
Информационные приложения могут
быть рекомендуемого или справочного характера.
В тексте документа на все
приложения должны быть даны ссылки. Степень обязательности приложений при
ссылках не указывается. Приложения располагают в порядке ссылок на них в тексте
документа, за исключением информационного приложения «Библиография»,
которое располагают последним.
Каждое приложение следует
начинать с новой страницы с указанием наверху посередине страницы слова
«Приложение» и его обозначения, а под ним в скобках для обязательного
приложения пишут слово «обязательное», а для информационного —
«рекомендуемое» или «справочное».
Приложение должно иметь
заголовок, который записывают симметрично относительно текста с прописной буквы
отдельной строкой.
Приложения обозначают
заглавными буквами русского алфавита, начиная с А, за исключением букв Ё, 3, Й,
О, Ч, Ь, Ы, Ъ. После слова «Приложение» следует буква, обозначающая
его последовательность.
Допускается обозначение
приложений буквами латинского алфавита, за исключением букв I и О.
В случае полного использования
букв русского и латинского алфавитов допускается обозначать приложения
арабскими цифрами.
Если в документе одно
приложение, оно обозначается «Приложение А».
Текст каждого приложения, при
необходимости, может быть разделен на разделы, подразделы, пункты, подпункты,
которые нумеруют в пределах каждого приложения. Перед номером ставится
обозначение этого приложения.
Приложения должны иметь общую с
остальной частью документа сквозную нумерацию страниц.
Все приложения должны быть
перечислены в содержании документа (при наличии) с указанием их номеров и
заголовков.
Приложения, выпускаемые в виде
самостоятельного документа, оформляют по общим правилам — первый лист с
основной надписью по форме 2, последующие листы — по форме 2а по ГОСТ 2.104,
ГОСТ 21.1101[4].
При необходимости такое
приложение может иметь «Содержание».
Приложениям или книгам,
выпущенным в виде самостоятельного документа, обозначение присваивают как части
документа с указанием в коде документа ее порядкового номера. Если приложение
или книга имеют титульный лист, то на нем под наименованием документа указывают
слово «Приложение» и его обозначение в случае двух и более
приложений, например «Приложение Б» или «Книга» и ее
порядковый номер, например «Книга 6».
Допускается в качестве
приложения к документу использовать другие самостоятельно выпущенные конструкторские
документы (габаритные чертежи, схемы и др.).
Документ, включая документ, к
которому выпускаются приложения, комплектуют в альбом с составлением к нему
описи альбома. Описи присваивают обозначение изделия, для которого разработан
основной документ, и код ОП.
Опись составляют по форме 4 и
4а ГОСТ 2.106.
Первым в нее записывают документ, для которого в качестве приложения применены
другие конструкторские документы. Далее документы записывают в порядке их
комплектования в альбом. При необходимости к альбому документов составляют
титульный лист.
Отдельные
служебные документы имеют приложения. Такими приложениями могут стать любые
документы, направляемые с сопроводительным письмом, поясняющим причину их
отправки. К нормативным или распорядительным документам в качестве приложения
даются документы, которые ими или утверждены или вводятся в действие. Например,
инструкции, правила, штатные расписания и т.д. Как приложения могут посылаться
документы, дополняющие или поясняющие содержание основного документа, например
таблицы, справки и т.д[5].
Порядок
оформления приложений описан в ГОСТ Р 6.30-97. Если приложения упомянуты в
тексте документа, то отметка об их наличии оформляется по форме:
Приложение;
на 2 л. в
3 экз.
Слово
«Приложение» пишется с заглавной буквы прямо от поля всегда в
единственном числе, после него ставится двоеточие и указывается количество
листов и экземпляров.
Если
приложения в тексте не названы, их наименование дается в отметке о приложениях
с указанием количества листов и экземпляров в каждом приложении. При наличии
нескольких приложений их нумеруют. Например;
Приложение:
1 Инструкция по делопроизводству на 12 л. в 3 экз.
2 Отзыв
на проект инструкции на 2 л.
в 1 экз.
Между
названиями приложений делается 1.5-2 межстрочных интервала, а если название
приложения занимает несколько строк, то оно печатается через один межстрочный
интервал.
Если к
документу прилагается другой документ, который также имеет приложения, то
отметку о наличии приложения оформляют по форме:
Приложение:
письмо Минздрава РФ от 13.11.11 № 01-17/785 и приложение к нему, всего на 12 л.
Если
при направлении документа в несколько адресов приложение направляется не всем
адресатам, то в отметке о наличии приложений указывается, в какой адрес
приложения посылаются, например:
Приложение:
на 5 л. в
1 экз. в первый адрес.
Если
приложение сброшюровано, то количество листов не указывается, например:
Приложение: Типовая инструкция по делопроизводству в министерствах и ведомствах
Российской Федерации в 3 экз.
Сами
документы — приложения к распорядительным документам имеют в правом верхнем
углу первого листа отметку с указанием, приложением к какому документу они
являются.
Правила оформления приложений
При оформлении приложений следует
соблюдать следующие несложные правила:
Приложения всегда оформляются на стандартных
листах бумаги, а не на бланках документов.Так как
приложения отдельно не регистрируются, на них не должны
оформляться реквизиты «Дата документа» и «Регистрационный номер
документа». Ведь дату и регистрационный номер документа, к которым
относится приложение, можно посмотреть в верхнем правом углу
на первой странице приложения в надписи «Приложение…» или
в реквизите «Гриф утверждения документа». Там же можно узнать
об авторе приложения. Именно поэтому на приложении
не оформляется реквизит «Наименование организации».Заголовок
к тексту приложения печатается центрованным способом, в конце
заголовка точка не ставится. Наименование вида приложения (первое слово
заголовка приложения) выделяется прописными буквами и может быть
напечатано в разрядку (П О Л О Ж Е Н И Е, П Е
Р Е Ч Е Н Ь, С П И С О К и т.д.).
Межстрочный интервал между первой строкой заголовка и последующими
строками может быть увеличен на 6 пт. Заголовок приложения располагается
под надписью «Приложение…» или реквизитом «Гриф утверждения документа»
и отделяется от них двумя — четырьмя межстрочными интервалами.Размеры
полей, шрифты и межстрочные интервалы при печатании приложений идентичны
размерам, применяемым при печатании текстов документов.Листы
приложения нумеруются самостоятельно, начиная со второго листа. Номера
страниц проставляют посередине верхнего поля листа. При этом номер пишется
арабскими цифрами без знаков препинания (точки), без указания слова «страница»,
его сокращенных вариантов «стр.» или «с.» и знаков тире.Организационно-правовые
документы — инструкции, правила, положения, регламенты, утверждаемые
распорядительными документами и являющиеся приложениями к ним, —
в обязательном порядке должны быть подписаны руководителем структурного
подразделения, разработавшим данное приложение. Другие приложения при
необходимости также могут быть подписаны уполномоченным на это должностным
лицом. Если приложение не подписывается, то целесообразно его
заканчивать горизонтальной чертой, расположенной по центру текста
на расстоянии примерно 3 межстрочных интервалов. Длина черты должна
составлять несколько сантиметров. Этот нехитрый прием застрахует
от добавления какого-либо текста в конец приложения после подписания
основного документа[6].
В тексте ГОСТа Р 6.30–2003 говорится о том, что реквизит «Отметка о наличии приложения» может оформляться в письмах.
То есть если письмо содержит какое-либо приложение,
то данный реквизит должен оформляться в обязательном порядке. При
этом в сопроводительных письмах, основным назначением которых является
отправка документов, не имеющих адресной части, реквизит «Отметка о наличии приложения» должен оформляться всегда. Также реквизит «Отметка о наличия приложения», при
необходимости, может присутствовать в следующих видах информационно-справочных
документов: справках,
докладных записках, объяснительных записках, служебных записках.
Но существуют виды организационно-распорядительных документов,
в которых реквизит «Отметка о наличии приложения»
не оформляется, т.к. информация о приложениях указывается
непосредственно в тексте. Об этом говорится в Методических
рекомендациях по внедрению ГОСТа Р 6.30–2003 и в Типовой
инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной
власти. К таким документам, например, относится протокол.
Реквизит «Отметка о наличии приложения» не оформляется
и в распорядительных документах:
приказах, распоряжениях, указаниях, постановлениях и решениях.
Обычно, если к распорядительному документу имеются
приложения справочного или аналитического характера (графики, схемы, таблицы,
списки), то в тексте в соответствующих пунктах распорядительной части
даются ссылки: «(приложение 1)», «(приложение 2)» или «согласно приложению 1»,
«согласно приложению 2». Если приложением к распорядительному документу
является утверждаемый документ (положение, правила, инструкция и т.п.),
в соответствующем пункте распорядительной части делается отметка:
«(прилагается)».
Рассмотрим случаи, когда надпись «Приложение» с указанием документа, его даты
и регистрационного номера не следует проставлять.
Во-первых, она нецелесообразна в том случае, когда
вы отправляете какой-либо самостоятельный
документ, не имеющий адресной части, вместе с сопроводительным
письмом.
Однако если отправляется не сопроводительное
письмо, а, например, письмо-извещение или письмо-приглашение и приложение
включает дополнительные материалы, которые были специально подготовлены для
этого письма, то тогда на приложении должна проставляться
вышеуказанная надпись.
Во-вторых, не стоит делать надпись «Приложение» на документе,
который утверждается распорядительным документом. Именно при оформлении таких приложений
чаще всего делают ошибки.
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
Основные выводы:
Заголовок
необходим для всех видов документов. Он может отсутствовать лишь на кратких
документах, выполненных на бумаге формата А5 (например, сопроводительные
письма), и должен быть максимально коротким и точным. В заголовке должно
отражаться краткое содержание документа. Он необходим для эффективного поиска,
регистрации документов без предварительного прочтения всего текста.
При оформлении заголовков и подзаголовков необходимо соблюдать следующие основные правила:
1. Заголовок
пишут прописными буквами.
2. Переносы слов в заголовке не разрешаются.
3. Большой заголовок делится по смыслу на
несколько строк.
4. В конце
заголовка точка не ставится, остальные знаки препинания (многоточие, вопросительный, восклицательный)
сохраняются.
5. Односложные
заголовки могут оформляться с использованием
разреженного интервала между символами.
6. Заголовок всегда располагается на одной странице с тем
текстом, к которому он относится.
7. Текст от заголовка пишут через два-три интервала.
8. Подзаголовки
пишут строчными буквами без подчеркивания.
9. Заголовки и подзаголовки в текстовых работах обычно
располагают одним из двух способов: центрованным
(посередине текста); флаговым (от левого края).
Приложение оформляют как
продолжение данного документа на последующих его листах или выпускают в виде
самостоятельного документа.
Приложения могут быть
обязательными и информационными.
При оформлении приложений следует
соблюдать следующие несложные правила:
Приложения всегда оформляются на стандартных
листах бумаги, а не на бланках документов.Так как приложения отдельно
не регистрируются, на них не должны оформляться реквизиты «Дата
документа» и «Регистрационный номер документа». Заголовок к тексту приложения печатается
центрованным способом, в конце заголовка точка не ставится. Размеры полей, шрифты и межстрочные
интервалы при печатании приложений идентичны размерам, применяемым при
печатании текстов документов.Листы приложения нумеруются самостоятельно,
начиная со второго листа. Организационно-правовые документы —
инструкции, правила, положения, регламенты, утверждаемые распорядительными
документами и являющиеся приложениями к ним, —
в обязательном порядке должны быть подписаны руководителем структурного
подразделения, разработавшим данное приложение.
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ
ЛИТЕРАТУРЫ
ГОСТ 6.30-2003 УСД.
Унифицированная система организационно-распорядительной документации.
Требования к оформлению документов. – М.: ГОССАНДАРТ РОССИИ, 2011. С.87.Андреева В.И. Делопроизводство в кадровой
службе: Практическое пособие с образцами документов. – М.: Бизнес-школа,2010.
С.93.Захаркина О. И., Гусятникова Д. Е., Шитова М. А.
«Кадровая служба предприятия. Делопроизводство, документооборот и нормативная
база» /Изд. Омега-Л, 2009 г. С. 260.Делопроизводство.
Документационное и оргтехническое обеспечение управления: учеб. пособие / В.В. Паневчик,
В.В. Акулич, С.В. Некраха / под ред. В.В. Паневчик. – Минск: БГЭУ, 2008. С.
318.Делопроизводство (организация и технология
документационного обеспечения управления). Учебник для ВУЗов / под ред. Т.В.
Кузнецовой – .:
ЮНИТИ – ДАНА, 2010. С. 67.
Кирсанова М.В., Аксенов Ю.М.
Курс делопроизводства: Документационное обеспечение управления: Учебное
пособие. – 6-е изд., испр. и доп. – М.:ИНФРА-М, 2010. С. 261.Рогожин М.Ю. «Документы
кадровой службы предприятия» / Изд. ГРОСС МЕДИА, РОСБУХ, 2010г. С. 281.Непогода А.В., Семченко П.А.
Делопроизводство организации: подготовка, оформление и ведение документации.
М.: Омега-Л, 2009. С. 187.Организационно-распорядительные документы:
метод. указания / Краснояр. гос. торг.-экон. ин-т; сост. Г.Б. Блау. – Красноярск,
2008. С.56.Стенюков
М.В. Документы. Делопроизводство: Практ. пособие по документационному
обеспечению. 4-е изд., доп. и перераб. — М.: ПРИОР, 2009. С. 17.
[1]
Андреева
В.И. Делопроизводство в кадровой службе: Практическое пособие с образцами
документов. – М.: Бизнес-школа,2010. С.93.
[2] Кирсанова
М.В., Аксенов Ю.М. Курс делопроизводства: Документационное обеспечение
управления: Учебное пособие. – 6-е изд., испр. и доп. – М.:ИНФРА-М, 2010. С.
261.
[3]
Андреева
В.И. Делопроизводство в кадровой службе: Практическое пособие с образцами
документов. – М.: Бизнес-школа,2010. С.93.
[4]
ГОСТ 6.30-2003 УСД. Унифицированная система организационно-распорядительной
документации. Требования к оформлению документов. – М.: ГОССАНДАРТ РОССИИ,
2011. С.87.
[5] Кирсанова
М.В., Аксенов Ю.М. Курс делопроизводства: Документационное обеспечение
управления: Учебное пособие. – 6-е изд., испр. и доп. – М.:ИНФРА-М, 2010. С.
261.
[6]
Андреева
В.И. Делопроизводство в кадровой службе: Практическое пособие с образцами
документов. – М.: Бизнес-школа,2010. С.93.
ПРИЛОЖЕНИЯ К ТЕКСТУ, ТРЕБОВАНИЯ К ИХ ОФОРМЛЕНИЮ….9Основные требования к оформлению приложений………………………9Правила оформления приложений………………………………………12